THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC QUY CHẾ, NỘI QUY, QUY ĐỊNH CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY TỰ ĐỘNG HÓA CƠ KHÍ MÔI TRƯỜNG SƠN TRÀ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
ĐỖ ĐỨC NGHĨA

TIỂU LUẬN

NGÀNH: ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
LỚP: LIÊN THÔNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K15A

Tên đề tài:

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ TỔ CHỨC
THỰC HIỆN CÁC QUY CHẾ, NỘI QUY, QUY ĐỊNH CỦA
VĂN PHÒNG CÔNG TY TỰ ĐỘNG HÓA CƠ KHÍ MÔI
TRƯỜNG SƠN TRÀ

Tên đơn vị công ty tự động hoá - Cơ khí - Môi truờng Sơn Trà
Trụ sở Công ty : Số 89, Phố Lương Đinh Của, Phường Kim Liên - Quận Đống Đa Thành Phố Hà Nội.
Giảng viên hướng dẫn: Ths Nguyễn Đăng Việt
Sinh viên Đỗ Đức Nghĩa 04/09/1994 mã sinh viên 1507qtva036
Đại học liên thông qtvp k15a

Hà Nội - 2017

1


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của em trong thời gian qua.
Những kết quả và các số liệu trong bài tiểu luận được thực hiện tại Công ty tự
động hoá - Cơ khí - Môi truờng Sơn Trà, không sao chép bất kỳ nguồn nào

khác. Em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Nhà trường về sự cam đoan
này.
Hà Nội, ngày 01 tháng 04 năm 2017
Sinh viên


LỜI CẢM ƠN
Kính thưa quý thầy cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung và
khoa Quản trị văn phòng nói riêng. Kính thưa Ban Giám Đốc công ty tự động
hoá - Cơ khí - Môi truờng Sơn Trà
Em xin gửi lời tri ân đến quý thầy cô trong trường đã truyền đạt cho em
những kiến thức như ngày hôm nay. Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc
đến thầy giáo - Thạc sĩ Nguyễn Đăng Việt vì thầy đã giành nhiều thời gian,
công sức tận tình hướng dẫn giúp đỡ em hoàn thành bài tiểu luận này.
Cuối cùng em xin chúc quý thầy, cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội,
thầy giáo - Thạc sĩ Nguyễn Hữu Danh, Ban Giám đốc và các anh chị trong
Công ty lời chúc sức khỏe, hạnh phúc và thành đạt trong sự nghiệp. Chúc
công ty tự động hoá - Cơ khí - Môi truờng Sơn Trà ngày càng phát triển.
Xin chân thành cảm ơn.!
Hà Nội, ngày 01 tháng 04 năm 2017
Sinh viên


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
MỞ ĐẦU..................................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài...............................................................................................1
2. Mục tiêu và nội dung nghiên cứu của đề tài.....................................................1
3. Phương pháp nghiên cứu...................................................................................2

4. Đối tượng, phạm vi và giới hạn nghiên cứu......................................................2
5. Ý nghĩa của đề tài..............................................................................................2
6. Cấu trúc của đề tài.............................................................................................3
CHƯƠNG I. KHÁI QUÁT VỀ BỘ MÁY TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA
VĂN PHÒNG CÔNG TY CÔNG TY TỰ ĐỘNG HOÁ - CƠ KHÍ - MÔI
TRUỜNG SƠN TRÀ...............................................................................................4
1.1.Lịch sử hình thành và phát triển......................................................................4
1.1.1.Về cơ sở vật chất của công ty......................................................................6
1.1.2.Về nhân sự....................................................................................................6
1.1.3.Về trang thiết bị............................................................................................7
1.1.4. Chức năng nhiệm vụ của Công ty...............................................................7
1.2.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty..................................................8
1.3. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban.......................................................9
2.1.Cơ cấu tổ chức văn phòng của Công ty........................................................12
2.1.1. Trưởng phòng............................................................................................13
2.1.2. Phó phòng.................................................................................................14
2.1.3. Văn thư - lưu trữ........................................................................................15
2.1.4. Nhân viên tạp vụ.......................................................................................16
2.1.5. Nhân viên bảo vệ.......................................................................................16
2.2. Đội ngũ cán bộ văn phòng...........................................................................17
2.3.Chức năng nhiệm vụ của văn phòng công ty................................................17
CHƯƠNG II . THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ TỔ CHỨC
THỰC HIỆN CÁC QUY CHẾ, NỘI QUY, QUY ĐỊNH CỦA VĂN PHÒNG.20
2.1 Thực trạng tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty...................20
2.1.1. Thời giờ làm việc......................................................................................20


2.1.2 Các trường hợp đặc biệt.............................................................................21
2.1.3 Vi phạm thời gian làm việc........................................................................21
2.1.4. Làm thêm giờ............................................................................................21

2.1.5 Làm thêm giờ có hưởng lương thêm giờ..................................................22
2.1.6 Thời giờ nghỉ ngơi.....................................................................................23
2.1.7 Nghỉ phép năm..........................................................................................24
2.1.8 Tổ chức nghỉ phép.....................................................................................24
2.1.9 Tính lương ngày nghỉ (áp dụng với CNV có HĐLĐ từ đủ 12 tháng trở lên)
.............................................................................................................................24
2.1.10 Thủ tục xin phép nghỉ..............................................................................26
2.1.11 Trật tự trong công ty.................................................................................26
2.1.12. Tác phong làm việc.................................................................................27
2.1.13. Sử dụng các phương tiện làm việc..........................................................29
CHƯƠNG III . THỰC TRẠNG ƯU, NHƯỢC ĐIỂM VÀ MỘT SỐ GIẢI
PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ TỔ
CHỨC THỰC HIỆN CÁC QUY CHẾ, NỘI QUY, QUY ĐỊNH CỦA VĂN
PHÒNG CÔNG TY TỰ ĐỘNG HOÁ CƠ KHÍ VÀ MÔI TRƯỜNG SƠN TRÀ
.................................................................................................................................40
3.1 Đánh giá ưu điểm.......................................................................................40
3.1.1 Về bộ máy Văn phòng................................................................................40
3.1.2 Về nội quy, quy định của Văn phòng Công ty..........................................40
3.1.3 Đánh giá nhược điểm.................................................................................40
3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác xây dựng, tổ chức
thực hiện các nội quy, quy định của công ty.......................................................41
3.2.1 Về bộ máy Văn phòng................................................................................41
3.2.2 Về nội quy, quy định của công ty...............................................................42
KẾT LUẬN............................................................................................................43
TÀI LIỆU THAM KHẢO.....................................................................................44


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Nội quy, quy định là một trong những công cụ quan trọng của văn phòng

hay bất kể đơn vị, doanh nghiệp nào để duy trì hoạt động hàng ngày, là phương
tiện cần thiết giúp cho công tác quản lý. Đội ngũ cán bộ công nhân viên của đơn vị
hoạt động, duy trì chung một mục đích, một cách thức làm việc, hoạt động, tạo lên
văn hóa của doanh nghiệp. Muốn vậy đơn vị được phân công xây dựng phải tìm
tòi, nghiên cứu kỹ văn hóa, hoạt động, mục đích, chiến lược xây dựng và phát triển
của doanh nghiệp để những nội quy, quy định, quy chế xây dựng lên phải bao hàm
được hết các yếu tố văn hóa doanh nghiệp, mục đích hoạt động, sự tôn nghiêm của
doanh nghiệp và quan trọng được sự đồng thuận, tuyệt đối tuân theo của đội ngũ
cán bộ công nhân viên trong đơn vị.
2. Mục tiêu và nội dung nghiên cứu của đề tài
2.1.

Mục tiêu

Nghiên cứu làm rõ thực trạng, những mặt tích cực, những ưu điểm cần phát
huy những hạn chế yếu kém và nguyên nhân trong công tác xây dựng và tổ chức
thực hiện các quy chế, nội quy, quy định của Văn phòng Công ty tự động hoá -

Cơ khí - Môi truờng Sơn Trà.
Đề xuất các giải pháp chủ yếu để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác xây
dựng nội quy, quy chế quy định của văn phòng phục vụ, duy trì hoạt động , góp
phần vào sự thành công của Công ty tự động hoá - Cơ khí - Môi truờng Sơn

Trà
-

trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá.

2.2.

Nội dung nghiên cứu của tiểu luận

Tiểu luận tập trung vào 2 nội dung chính như sau:
Đánh giá thực trạng tình hình công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các
quy chế, nội quy, quy định của Công ty tự động hoá - Cơ khí - Môi truờng Sơn

Trà
Xây dựng các giải pháp chủ yếu nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác xây

1


dựng nội quy, quy chế của Công ty tự động hoá - Cơ khí - Môi truờng Sơn Trà
-

trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá.

3. Phương pháp nghiên cứu
Đề tài sử dụng các phương pháp sau để nghiên cứu:
- Phương pháp so sánh.
- Phương pháp phân tích.
- Tiếp cận, phân tích tài liệu, thu thập thông tin từ văn bản, tài liệu lưu trữ
tại… Tổng Công ty, báo chí, tài liệu chuyên ngành.
- Chú trọng phương pháp tổng kết hoạt động thực tiễn của đơn vị, chọn lọc
phân tích thông tin, số liệu từ các báo cáo sơ kết, tổng kết công tác.
- Tham khảo ý kiến đóng góp, chỉ bảo của các thầy cô giáo trong trường.
- Thảo luận, làm việc tập trung theo nhóm, ý kiến chia sẻ từ các đồng
nghiệp.
4. Đối tượng, phạm vi và giới hạn nghiên cứu
Về đối tượng nghiên cứu: Công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các quy

chế, nội quy quy định của Văn phòng Công ty tự động hoá - Cơ khí - Môi

truờng Sơn Trà
Về phạm vi và giới hạn nghiên cứu: Tại Văn phòng Công ty tự động hoá -

Cơ khí - Môi truờng Sơn Trà
5. Ý nghĩa của đề tài
- Thực hiện đề tài là điều kiện thuận lợi cho các cá nhân thực hiện đề tài
nâng cao năng lực nghiên cứu, hoàn thành tốt nhiệm vụ của bản thân.
- Cung cấp luận cứ khoa học để xây dựng các đề án tăng cường chất lượng,
hiệu quả công tác các xây dựng nội quy, quy chế trong đơn vị.
- Sản phẩm đề tài là nguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho sinh viên khoa
quản trị văn phòng và Cán bộ nhân viên làm công tác quản trị văn phòng, nhân sự
tại các đơn vị doanh nghiệp.
- Góp phần duy trì cải tiến lề lối, tác phong làm việc, nâng cao vai trò lãnh
đạo của các nhà quản lý doanh nghiệp, các đơn vị sự nghiệp


6. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo, nội
dung báo cáo tổng kết đề tài được thể hiện trong ba chương:
Chương I: Khái quát về bộ máy tổ chức và hoạt động của Văn phòng

Công ty tự động hoá - Cơ khí - Môi truờng Sơn Trà .
- Chương II: Thực trạng công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các
quy chế, nội quy, quy định của Văn phòng.
Chương III: Thực trạng ưu, nhược điểm và một số giải pháp nhằm nâng
cao hiệu quả công tác xấy dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, nội quy, quy
định của văn phòng công ty tự động hóa cơ khí và môi trường Sơn Trà

CHƯƠNG I
KHÁI QUÁT VỀ BỘ MÁY TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN
PHÒNG CÔNG TY CÔNG TY TỰ ĐỘNG HOÁ - CƠ KHÍ - MÔI
TRUỜNG SƠN TRÀ
1.1.Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty được thành lập ngày 11/10/1999, theo luật doanh nghiệp.
Tên đầy đủ bằng tiếng việt: Công ty tự động hoá - Cơ khí - Môi truờng
Sơn Trà
Theo điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty thì phạm vi hoạt động của
công ty bao gồm:
- Thư nhất: Hợp tác khoa học công nghệ với nước ngoài. Cụ thể là trao
đổi, phân phối nghiên cứu đề tài khoa học, công nghệ, chuyển giao tài liệu,
kết quả nghiên cứu, trao đổi tư liệu khoa học công nghệ .
- Thứ hai: Kinh doanh trong lĩnh vực khoa học công nghệ và kỹ thuật.
Cụ thể là nhập khẩu máy móc, thiết bị, dụng cụ vật tư phục vụ cho nghiên cứu
khoa học và sản xuất. Nhập khẩu phương tiện vận tải và phụ tùng thay thế, xuất
nhập khẩu ấn phẩm thông tin khoa học, công nghệ, thiết bị văn phòng, hàng
công nghiệp tiêu dùng, dụng cụ cơ khí, hàng may mặc và hàng thủ công mỹ
nghệ.
- Thứ ba: Dịch vụ và tổ chức sản xuất. Cụ thể là thực hiện các dịch vụ
khoa học kỹ thuật, nhận làm đại lí trong việc giới thiệu thiết bị, sản phẩm
khoa học công nghệ tại thị trường Việt Nam, thực hiện dịch vụ sở hữu công
nghiệp, lắp ráp thiết bị điện tử, hạt nhân, xây lắp các công trình khoa học kỹ
thuật, dân dụng và công nghiệp, kiểm định chất lượng sản phẩm bằng kỹ
thuật hạt nhân, tư vấn chuyển giao công nghệ cung ứng và hợp tác lao động
kỹ thuật theo qui định hiện hành của Nhà nước.
Công ty tự động hoá - Cơ khí - Môi truờng Sơn Trà là công ty trách
nhiệm hữu hạn, có tư cách pháp nhân đầy đủ, hạch toán kinh tế độc lập, có tài

khoản tiền Việt Nam ở ngân hàng, có con dấu riêng để giao dịch. Hiện nay
công ty tập trung đầu tư kinh doanh nhập khẩu các máy móc thiết bị phục vụ
cho nghiên cứu khoa học: Máy vi tính, máy in, thiết bị lạnh, thiết bị bảo vệ
môi trường, đo lường kiểm nghiệm...Khách hàng của công ty là các tổng
công ty, viện nghiên cứu, trường đại học, các công ty trách nhiệm hữu hạn...
đóng trên địa bàn thành phố Hà Nội và các tỉnh lân cận. Khách hàng của
công ty là những nước phát triển, có kỹ thuật, trình độ công nghệ tiên tiến mà
sản phẩm nổi tiếng trong khu vực và trên thế giới, điển hình là Nhật, Mỹ và
Hàn quốc...
- Tên của công ty :Công ty TNHH Tự động hoá, cơ khí và môi trường
Sơn Trà
- Tên giao dịch đối ngoại : The Automation Mechanics and
Environment Company Ltd.
- Tên viết tắt : AMECO.
- Trụ sở Công ty : Số 89, Phố Lương Đinh Của, Phường Kim Liên Quận Đống Đa - Thành Phố Hà Nội.
- Điên thoại :84-4-6453535

Fax : 84-4-9717273

- Giấy phép thành lập : Số 3709 GP/TLDN do UBND Thành phố Hà
Nội cấp ngày 02/10/1999.
- Số đăng ký kinh doanh : Số 043764 cấp ngày 7/10/1999.
- Vốn điều lệ : 1.200.000.000.
- Thời gian hoạt động : 18 năm
- Mã số thuế : 010077 5593-1
- Tài khoản: 43111.02.00217 Ngân hàng TMCP Kỹ Thương Việt Nam
(TECHCOM BANK)
- Giấy phép nhập khẩu trực tiếp số :3104
Công ty tự động hoá - Cơ khí - Môi truờng Sơn Trà là công ty TNHH

hai thành viên.Các thành viên chịu trách nhiệm về các khoản nợ và các nghĩa


vụ tài sản khác của công ty trong phạm vi số vốn đã cam kết góp vào công ty.
Công ty không được phát hành cổ phiếu, có tư cách pháp nhân kể từ ngày
được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
Công ty AMECO là đại lý phân phối sản phẩm cho các tập đoàn và các
hãng sản xuất thiết bị ,công nghệ tiên tiến trên thế giới như Mỹ, Pháp, Nhật,
Israel... Là một công ty thương mại ,dịch vụ nên AMECO có một quy trình
kinh doanh đặc thù. Hầu hết hàng hoá của công ty được nhập chủ yếu từ
nước ngoài và một phần ở trong nước với hàng trăm mặt hàng khác nhau.
Hàng hoá chủ yếu là các máy móc thiết bị về tự động hoá với công nghệ mới
và hiện đại .Do đó việc kinh doanh các mặt hàng này mang tính độc quyền
cao trong nước. Hàng hoá của công ty có thời gian sử dụng lâu dài, tồn kho
lâu không sợ bị hỏng. Đây cũng là một trong những thuận lợi cho công ty
trong thời gian đầu thâm nhập và làm quen thị trường .
1.1.1.Về cơ sở vật chất của công ty
- Trụ sở chính : Số 89, Phố Lương Đinh Của, Phường Kim Liên - Quận
Đống Đa - Thành Phố Hà Nội.
- Điên thoại :84-4-6453535

Fax : 84-4-9717273

- Trung tâm Dịch vụ và tích hợp hệ thống : Số 8 Ngõ 31 Phố Phương
Liệt, Thanh Xuân, Hà Nội
Điện thoại : (04) 868 7104 ; Fax (04) 868 7589
- Hệ thống các đại lý bán hàng : Đại lý bán hàng tại các tỉnh và các
thành phố lớn trong toàn quốc như : Thành phố Hà nội, Thành phố Hồ Chí
Minh, Thành phố Đà Nẵng .
1.1.2.Về nhân sự

Tổng số nhân viên : 35 người
+ Cử nhân : 8 người .
+ Kỹ Sư : 27 người .
Công ty tự động hoá - Cơ khí - Môi truờng Sơn Trà có một nguồn nhân


lực tương đối tốt và ổn định .(85% tổng số nhân viên đạt trình độ đại học và
trên đại học ), có kinh nghiệm thâm niên trong công việc. Họ làm việc năng
động, nhiệt tình, và được đào tạo chính quy từ các trường đại học kỹ thuật
với nhiều chuyên nghành khác nhau như ngành cơ khí chế tạo máy, tự động
hoá, điện tử viễn thông, nhiệt điện lạnh ôtô máy kéo ..., các trường khối kinh
tế như : Đại học Ngoại thương, Đại học Tài chính Kế toán ,Đại học ngoại
ngữ, Đại học Bách khoa, Đại học Kinh tế Quốc dân.....
1.1.3.Về trang thiết bị
Công ty tự động hoá - Cơ khí - Môi truờng Sơn Trà luôn tạo điều kiện
làm việc tốt nhất cho cán bộ công nhân viên của mình với các trang thiết bị
hiện đại như :
- Hệ thống máy vi tính : Tất cả các máy tính tại công ty đều có cấu hình
cao với màn hình tinh thể lỏng của hãng COMPACT, kết nối mạng
INTERNET sử dụng đường truyền tốc độ cao ADSL rất thuận tiện cho khai
thác ,quản lý thông tin từ đối tác cũng như các khách hàng.
- Bàn ghế xoay nhiều tư thế phù hợp với kiểu văn phòng nhỏ gọn, máy
điều hoà nhiệt độ HITACHI, bền, tốt tạo không khí làm việc thoải mái cho
cán bộ công nhân viên trong những điều kiện thời tiết khắc nghiệt.
- Đồ dùng cho văn phòng đạt yêu cầu. Máy Fax, máy Potocopy, máy in
Laser của hang CANON. Điện thoại di động, máy tính xách tay hiện đại của
hãng NOKIA, SONY ERISSON,….
Ngoài ra,công ty cung đã mạnh dạn đầu tư, mua sắm nhiều phương tiện
sang trọng,hiên đại như xe TOYOTA ARTIS, FORD MONDEO phục vụ cho
việc đi lại của Giám đốc cũng như các cán bộ quan trọng khác trong công ty .

Tất cả các trang thiết bị kể trên đã hỗ trợ đắc lực cho hoạt động sản
xuất kinh doanh, đặc biệt trong các hoạt động văn phòng của doanh nghiệp.
1.1.4. Chức năng nhiệm vụ của Công ty
Công ty tự động hoá - Cơ khí - Môi truờng Sơn Trà là nhà tích hợp hệ


thống, cung cấp các giải pháp kỹ thuật cho khách hàng trong lĩnh vực Tự
động hoá,cơ khí và môi trường .
Cùng sự hợp tác của đội ngũ các chuyên gia đầu ngành trong nước và
các chuyên gia của các hãng nước ngoài đầy kinh nghiệm trong các lĩnh vực
hoạt động như SIEMENS của Đức, METTER TORODOL của Mỹ … Công
ty tự động hoá - Cơ khí - Môi truờng Sơn Trà có thể tiến hành dịch vụ tư vấn
về công nghệ, giải pháp kỹ thuật đồng bộ (từ khâu lập dự toán ,đầu tư, mua
sắm, đến vận hành các thiết bị máy móc), tư vấn xây dựng dự án, thành lập
và nâng cấp các dây chuyền sản xuất, các phòng thí nghiệm trong lĩnh vực
liên quan cho khách hàng là các nhà máy công nghiệp, các cơ sở nghiên cứu
và đào tạo.
Với khả năng như vậy Công ty tự động hoá - Cơ khí - Môi truờng Sơn
Trà đã cung cấp được rất nhiều loại máy móc, thiết bị tiên tiến phù hợp với
thị trường trong nước đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao trong công cuộc
hiện đại hoá công nghiệp hoá của nước ta.
Tuy mới được thành lập và hoạt động trong một khoảng thời gian
không lâu nhưng hàng hoá và dịch vụ mà công ty cung cấp chiếm lĩnh được
thị trường không những ở trong nước (Hà nội ,Hải phòng,thành phố Hồ Chí
Minh ,Thái Nguyên ,Đà nẵng ) mà còn vươn ra quốc tế (Lào ,Campuchia…)
1.2.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
Để quản lý và điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh các doanh
nghiệp đều phải tổ chức bộ máy hoạt động riêng cho mình .
Công ty tự động hoá - Cơ khí - Môi truờng Sơn Trà là một công ty
TNHH có con dấu riêng ,có tư cách pháp nhân, được mở tài khoản tại ngân

hàng theo quy định của pháp luật Việt Nam .
Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình “trực tuyến
chức năng” nghĩa là người lãnh đạo doanh nghiệp được sự giúp sức của tập
thể lãnh đạo để chuẩn bị các quyết định, hướng dẫn và kiểm tra việc thực


hiện quyết định đối với cấp dưới. Người lãnh đạo doanh nghiệp chịu trách
nhiệm về mọi lĩnh vực hoạt động và toàn quyền quyết định. Trong phạm vi
doanh nghiệp việc truyền lệnh, ra các quyết định, chỉ thị vẫn theo tuyến đã
quy định.
Tuy nhiên mô hình trên luôn được lãnh đạo công ty vận dụng linh hoạt
không cứng nhắc để có thể chủ động hơn trong điều hành công việc và phát
huy được trí tuệ và năng lực của đội ngũ chuyên gia của nhiều bộ phận chức
năng nhằm nghiên cứu xây dựng dự án, phương án, chiến lược hay chương
trình cho từng lĩnh vực cụ thể.
Sơ đồ 1: Bộ máy tổ chức công ty

GIÁM ĐỐC

PGĐ.Kỹ thuật

P.Kinh doanh

P.Kỹ thuật

PGĐ.Tài chính

P.Dự án

P.Hành chính

P.Kế toán

Trung tâm

Nguồn: công ty tự động hoá - Cơ khí - Môi truờng Sơn Trà
1.3. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
Lãnh đạo của công ty bao gồm : Giám đốc và hai phó giám đốc.
* Giám đốc : là người dứng đầu, điều hành hoạt động kinh doanh hàng
ngày của Công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên về thực hiện
các quyền và nghĩa vụ của mình như :
- Quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của
Công ty.


- Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và kế hoạch đầu tư của Công
ty
- Ban hành quy chế quản lý nội bộ Công ty.
- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong Công
ty trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng thành viên.
- Ký kết các hợp đồng nhân danh Công ty, trừ trường hợp thuộc thẩm
quyền của Chủ tịch Hội đồng thành viên.
- Kiến nghị phương án bố trí cơ cấu tổ chức Công ty.
- Trình báo cáo quyết toán tài chính năm lên Hội đồng thành viên.
- Kiến nghị phương án sử dụng lợi nhuận hoặc xử lý các khoản lỗ trong
kinh doanh.
- Tuyển dụng lao động.
- Không được lạm dụng địa vị và quyền hạn, sử dụng tài sản của Công
ty để thu lợi riêng cho bản thân, cho người khác; không được tiết lộ bí mật
của Công ty, trừ trường hợp được Hội đồng thành viên chấp thuận.

- Kiến nghị biện pháp khắc phục khó khăn về tài chính cho Công ty.
* Phó giám đốc phụ trách Tài chính:
Giúp đỡ giám đốc và cùng giám đốc quản lý nguồn vốn, chỉ đạo hoạt
động kinh tế tài chính trong công ty, tham mưu về cơ chế tài chính, biện pháp
huy động vốn, tạo vốn cho công ty,giám sát các phòng ban chức năng thuộc
quyền quản lý như phòng hành chính, phòng Kế toán, trung tâm.
* Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật :
Giúp đỡ giám đốc và cùng chỉ đạo các bộ phận được phân công, phụ
trách các vấn đề về kỹ thuật trong kinh doanh của công ty .
Để thực hiện quy trình kinh doanh, công ty tổ chức thành các phòng
ban chức năng. Mỗi phòng ban có một nhiệm vụ riêng nhưng đều cùng phối
kết hợp trong quá trình kinh doanh tạo thành một thể thống nhất không thể
tách rời.


+ Phòng kinh doanh : Giúp giám đốc về lĩnh vực kinh doanh tăng cường công tác đối ngoại, phát triển mối quan hệ giữa công ty với khách hàng
và các doanh nghiệp. Mở rộng thị trường, tìm kiếm nguồn đầu tư, nâng cao
khả năng cạnh tranh trong mọi lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp .
Có nhiệm vụ cung ứng hàng hoá, nghiên cứu thị trường, lập kế hoạch
kinh doanh, đề ra các biện pháp tiêu thụ hàng hoá, dịch vụ hợp lý, đảm bảo
cho quá trình kinh doanh đạt hiệu quả cao.
+ Phòng kỹ thuật : nghiên cứu chế tạo sản phẩm mới, thiết kế chi tiết
thiết bị, thay thế, sửa chữa bảo dưỡng, đồng thời kiểm tra chất lượng hàng
hoá .
+ Phòng dự án : Có nhiệm vụ tham gia đấu thầu các dự án kỹ thuật ,tư
vấn và cung cấp máy móc cho khách hàng. Giúp giám đốc lập và theo dõi
thực hiện dự án của công ty thuộc lĩnh vực sản xuất kinh doanh, đầu tư xây
dựng cơ bản .... đánh giá tính khả thi và báo cáo lên cấp trên .
+Phòng Hành chính :
Đối với Giám đốc Công ty tự động hoá - Cơ khí - Môi truờng Sơn Trà

thì việc tổ chức tốt công tác hành chính và bộ máy hành chính của doanh
nghiệp là việc đầu tiên phải làm để thực thi chức trách quản lý nhằm nâng
cao hiệu quả quản lý của doanh nghiệp mình.
Bộ máy hành chính là trợ thủ đắc lực nhất cho giám đốc.Vì vậy giám
đốc luôn đôn đốc nhắc nhở các cấp lãnh đạo trong toàn công ty trau dồi kiến
thức tiếp thu những cải cách, đổi mới trong hoạt động hành chính (cách thức
quản lý nhân lực, sáng kiến, tài chính, hậu cần, nghiên cứu và phát triển ….)
*Một số chức năng nhiệm vụ của phòng hành chính
- Cùng giám đốc xây dựng hoàn thiện hệ thống quy chế, quy định và
nội quy về quản lý trong công ty nhằm chỉ đạo chặt chẽ thống nhất công tác
quản lý.

- Thực hiện chặt chẽ thống nhất các hoạt động tổ chức xử lý các

văn bản, công văn đi đến một cách nhanh chóng, chính xác, bí mật đúng thủ


tục trình tự quy định, tổ chức đánh máy sao chụp in ấn các văn bản thuộc lĩnh
vực được giao
- Giúp giám đốc tổ chức các cuộc họp hành chính, phục vụ tiếp đón
khách đến làm việc với ban giám đốc công ty, quản lý Fax, lên lịch làm việc,
tiếp khách .
- Quan hệ với các cơ quan của công ty : PPCC, an ninh nội bộ, địa phương.
- Tổ chức quản lý các thiết bị văn phòng nhằm phục vụ tốt công tác
chung của công ty, quản lý tốt tài sản của văn phòng
- Mua sắm, cấp phát theo theo dõi việc sử dụng văn phòng phẩm của
công ty.
+ Phòng kế toán : giám sát chế độ tài chính của nhà nước tại công ty,
phản ánh chính xác trung thực đầy đủ toàn bộ tài sản, tiền vốn, thực hiện
nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước theo đúng luật định .Theo dõi quản lý các

nguồn vốn, theo dõi công nợ trực tiếp của công ty, tổ chức hạch toán chi tiêu
cho một số hoạt động tại doanh nghiệp khi được giao.
+ Trung tâm tư vấn, dịch vụ và tích hợp hệ thống :
Cung cấp các giải pháp kỹ thuật về công nghệ, tư vấn xây dựng dự án
…cho khách hàng .
+ Đội bảo vệ đảm bảo an toàn cho hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp
2.1.Cơ cấu tổ chức văn phòng của Công ty
Văn phòng của Công ty tự động hoá - Cơ khí - Môi truờng Sơn Trà
gồm có 07 người :
- Trưởng phòng: 01 người .
- Phó phòng: 01 người .
- Nhân viên:05 người .
Văn phòng của công ty được tổ chức như sau:


Trưởng phòng
Phó phòng

Lễ
tân

Văn
thư Lưu
trữ

Lái
xe

Nhân

viên
bảo
vệ

Tạp
vụ

2.1.1. Trưởng phòng
Giám sát, kiểm tra các hoạt động của văn phòng chung trong toàn công ty.
Đánh giá, báo cáo kết quả thực hiện lên cấp trên nêu những khó khăn, nhiệm về
mọi hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ của phòng đã được phân công trước giám
đốc công ty. Kiểm tra, đôn đốc các nhân viên trong phòng thực hiện tốt các nhiệm
vụ của mình.
- Quản lý nhân nhân lực của phòng. Phân công cụ thể nhiệm vụ các
nhiệm vụ thường xuyên và đột xuất cho nhân viên của phòng theo lệnh của giám
đốc công ty.
- Tham gia làm thư ký các hội đồng do công ty thành lập : Tuyển dụng,
nâng lương, khen thưởng , kỷ luật, bảo hộ lao động, khoa học kỹ thuật .....
- Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và đột
xuất có liên quan đến những việc cụ thể sau:
+ Tuyển dụng, hợp đồng lao động, bố trí lao động, chấm dứt HĐLĐ.
+ Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, bảo hiểm thân thể .
+ Giải quyết chế độ chính sách đối với người lao động
+ Trật tự trị an khu vực, trật tự nội vụ
+ Khen thưởng, kỷ luật của phòng cũng như công ty


+ Hồ sơ cán bộ công nhân viên
+ Xây dựng các văn bản có tính pháp quy, quy chế của công ty
+ Đối nội, đối ngoại

+ Cung cấp các nhu yếu phục vụ công tác của lãnh đạo công ty
+ Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phó giám
đốc công ty
- Quyền hạn:
+ Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong các lĩnh vực trên
+ Thừa lệnh giám đốc ký tên đóng dấu công ty các loại văn bản đã được
giám đốc ủy quyền: giấy giới thiệu khám chũa bệnh, giấy công tác của CBCNV và
khách, giấy giới thiệu công tác và các văn bản giải quyết các công việc hành chính
khác.
+ Giải quyết cho nhân viên nghỉ việc riêng 1 ngày

2.1.2. Phó phòng
Hỗ trợ Trưởng phòng quản lý nhân nhân lực của phòng. Phân công cụ thể
nhiệm vụ các nhiệm vụ thường xuyên và đột xuất cho nhân viên của phòng theo
lệnh của giám đốc công ty.
- Tham gia làm thư ký các hội đồng do công ty thành lập : Tuyển dụng,
nâng lương, khen thưởng , kỷ luật, bảo hộ lao động, khoa học kỹ thuật .....
- Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và đột
xuất có liên quan đến những việc cụ thể sau:
+ Tuyển dụng, hợp đồng lao động, bố trí lao động, chấm dứt HĐLĐ.
+ Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, bảo hiểm thân thể .
+ Giải quyết chế độ chính sách đối với người lao động
+ Trật tự trị an khu vực, trật tự nội vụ
+ Khen thưởng, kỷ luật của phòng cũng như công ty
+ Hồ sơ cán bộ công nhân viên
+ Xây dựng các văn bản có tính pháp quy, quy chế của công ty
+ Đối nội, đối ngoại
+ Cung cấp các nhu yếu phục vụ công tác của lãnh đạo công ty

+ Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phó giám
đốc công ty
- Quyền hạn:
+ Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong các lĩnh vực trên

2.1.3. Văn thư - lưu trữ
Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và
đột xuất có liên quan đến những việc cụ thể sau:
+ Bảo hộ lao động, an toàn phòng chống cháy nổ
+ Chăm sóc sức khỏe cho người lao động, theo dõi, thực hiện chế độ
ốm đau, thai sản, tai nạn lao động trong toàn công ty
+ Đào tạo, bồi dưỡng kiến thức cho người lao động
+ Định mức lao động
+ Đánh máy, văn thư lưu trữ hồ sơ công văn công ty (trừ hồ sơ cá
nhân, Bảo hiểm xã hội)
+ Công tác xuất nhập khẩu vật tư, nguyên liệu công ty.
+ Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phó
giám đốc, trưởng phòng.
+ Thay mặt trưởng phòng giải quyết các công việc của trưởng phòng
khi trưởng phòng đi vắng hoặc được ủy quyền.
+ Công tác thủ quỹ tiền mặt công ty
+ Bảo quản và sử dụng con dấu công ty theo quy chế
+ Phân phát công văn của công ty và cấp trên
+ Mua sắm các dung cụ, vật tư văn phòng phẩm phục vụ toàn công ty
+ Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phó
giám đốc, trưởng phòng.
- Quyền hạn:
+ Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong các lĩnh vực trên

2.1.4. Nhân viên tạp vụ
Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và đột
xuất có liên quan đến những việc cụ thể sau:
+ Tạp vụ, phục vụ lãnh đạo công ty
+ Mua sắm các nhu yếu phẩm phục vụ công tác hàng ngày và các ngày lễ
của công ty
+ Phục vụ vệ sinh của khu nhà văn phòng làm việc công ty
+ Phụ việc cho người nấu ăn chính
+ Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phó giám
đốc, trưởng phòng và tổ trưởng.

2.1.5. Nhân viên bảo vệ
Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và đột
xuất có liên quan đến những việc cụ thể sau:
+ Bảo vệ tài sản công ty và tài sản người lao động trong địa phận công ty.
+ Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự trị an trong toàn công ty.
+ Là lực lượng chính trong lực lượng xung kích phòng chống thiên tai hỏa
hoạn.
+ Hướng dẫn, kiểm tra khách và CBCNV khi ra vào cổng. Phối hợp cùng
các bộ phận duy trì thời gian làm việc.
+ Bơm nước lên bể phục vụ sản xuất, vệ sinh của công ty
+ Bảo quản các dụng cụ phòng chống cháy nổ, thiên tai và tài sản công cộng
+ Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phó giám
đốc, trưởng phòng.
Riêng tổ trưởng tổ bảo vệ còm thêm các nhiệm vụ:
+ Quản lý nhân lực của tổ, lên lịch, đôn đốc các nhân viên thực hiện nhiệm
vụ trực bảo vệ. Chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của tổ trước giám đốc và
trưởng phòng
+ Quản lý nhân lực thực hiện theo luật nghĩa vụ quân sự trong toàn công ty.
+ Lên kế hoạch dự trù mua sắm các dụng cụ, thiết bị phòng chống cháy nổ

thiên tai


+ Là cán bộ chủ chốt trong lực lượng xung kích phòng chống cháy nổ, thiên
tai
- Quyền hạn:
+ Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong các lĩnh vực trên

2.2. Đội ngũ cán bộ văn phòng
Giới

ST
T

Họ và Tên

1

Ngô Thị Thuý Hà

tính
Nữ

Tuổi

Chức danh

Trình độ

45

Trưởng phòng

Thạc sĩ

Na
2

Nguyễn Huy Quỳnh

m

40

Phó phòng

Đại học

3

Trần Thị Hạnh

Nữ

32

Lễ tân

Cao đẳng

4

Đặng Thị Nga

Nữ

25

Văn thư - Lưu trữ

Cao đẳng
Lao động

5

Nguyễn Mai

Nữ
Na

36

Tạp vụ

phổ thông
Lao động

6

Lê Văn Tính

m
Na

39

Bảo vệ

phổ thông
Lao động

7

Trần Xuân Quỳnh

m

28

Lái xe

phổ thông

2.3.Chức năng nhiệm vụ của văn phòng công ty
Công ty tự động hoá - Cơ khí - Môi truờng Sơn Trà là một đơn vị kinh
tế với quy mô nhỏ nên mọi hoạt động kinh doanh của công ty đều tập chung
tại nơi đặt trụ sở chính. Cũng như các tổ chức kinh tế khác Công ty tự động
hoá - Cơ khí - Môi truờng Sơn Trà có một văn phòng riêng. Nó là bộ phận
tổng hợp, giúp thủ trưởng, ban lãnh đạo thực hiện các chức năng nhiệm vụ và
điều hành công việc của toàn công ty, trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ hành

chính (bố trí, sắp xếp lịch làm việc hàng tần với giám đốc, hội đồng quản trị,
thực hiện các báo cáo tháng, quý, năm, luôn chuyển công văn đi, đến ....)
Văn phòng có hai chức năng cơ bản là:
* Tham mưu tổng hợp, xử lý thông tin hành chính hỗ trợ .
Toàn bộ thông tin được thu thập và duy trì bởi hệ thống văn phòng với
mục đích xử lý chúng nhằm cung cấp thông tin hữu ích .
Thông tin là những dữ liệu được sắp xếp thành những mẫu hình có ý
nghĩa, được lãnh đạo sử dụng để ra những quyết định, hoạch định và kiểm
soát các hoạt động của doanh nghiệp.
Sản phẩm của văn phòng là thông tin. Phần lớn các hoạt động của văn
phòng đều liên quan tới việc thu thập thông tin. Với chức năng tham mưu
tổng hợp và bằng xử lý thông tin hành chính hỗ trợ là góp phần vào việc điều
hành ra quyết định kịp thời có hiệu quả của các cấp quản lý .
* Dịch vụ hỗ trợ :
Đựơc thể hiên qua các công việc của các bộ phận cụ thể :
+ Nhóm dịch vụ có tính chuyên môn cao : Kế toán, tài vụ, thông kê, kế
hoạch.
+ Nhóm dịch vụ thuộc về qúa trình xử lý thông tin, xử lý văn bản, viễn
thông, in ấn.
+ Nhóm dịch vụ thuộc công tác tổng hợp-hành chính nhân sự .
Mục đích của cả ba nhóm là cung cấp các thông tin hành chính hỗ trợ
theo yêu cầu nhanh chóng, chính xác, kịp thời, chất lượng cao để các cấp
quản lý ra quyết định .
Để thực hiện tốt hai chức năng của mình văn phòng doanh nghiệp phải
đề ra những nhiệm vụ sau :
+ Xây dựng chương trình công tác tháng, quý, năm, lịch làm việc hàng
tuần của doanh nghiệp và thường xuyên đôn đốc nhắc nhở theo dõi thực hiện
chương trình.

+ Thu thập, xử lý thông tin chuẩn bị văn bản để ra quyết định quản lý
theo sự giao phó của thủ trưởng doanh nghiệp .
+ Kiểm tra thể thức văn bản, biên tập văn bản, quản lý văn bản.
+ Giữ nhiệm vụ là cầu nội liên lạc với các cơ quan cấp trên, ngang cấp,
cấp dưới và với công dân .


CHƯƠNG II
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN
CÁC QUY CHẾ, NỘI QUY, QUY ĐỊNH CỦA VĂN PHÒNG
2.1 Thực trạng tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
Đặc điểm hoạt động kinh doanh nhập khẩu phân phối máy móc môi
trường là một ngành sản xuất đặc biệt, sản phẩm của quá trình nhập khẩu là
quá trình di chuyển hàng hoá từ nơi này đến nơi khác. Do vậy, tổ chức hoạt
động sản xuất kinh doanh vận tải của công ty có những đặc trưng sau:
+ Công ty quản lý quá trình hoạt động theo nhiêu khâu khác nhau như
giao dịch, hợp đồng vận chuyển hàng hoá, thanh toán hợp đồng, lập kế hoạch
điều vận và kiểm tra tình hình thực hiện sản xuất.
+ Kế hoạch tác nghiệp được cụ thể cho từng ngày, tuần, định kỳ
ngắn ...công nhân và lái xe và phương tiện làm việc chủ yếu làm bên ngoài
doanh nghiệp. Vì thế, quá trình quản lý rất cụ thể, xây dựng chế độ vật chất
rõ ràng, khoán định mức hợp lý.
“Nội quy lao động” là tài sản của công ty và chỉ được lưu hành trong
nội bộ công ty. Nghiêm cấm mọi hành vi phát tán ra ngoài nếu chưa được sự
cho phép của Tổng giám đốc Công ty.
“Nội quy lao động” là văn bản quy định về trách nhiệm, nghĩa vụ của
mọi CNV khi làm việc tại công ty, những quy tắc ứng xử chung và là căn cứ
để xử lý kỷ luật và thực hiện trách nhiệm vật chất đối với CNV vi phạm.

* THỜI GIỜ LÀM VIỆC - THỜI GIỜ NGHỈ NGƠI – TIÊU CHUẨN
TUYỂN DỤNG - HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG - NGHỈ VIỆC
2.1.1. Thời giờ làm việc
Thời giờ làm việc quy định: 08giờ/ngày, 47giờ/tuần (từ thứ 2 đến thứ 7
hàng tuần)


Buổi sáng

: từ 08giờ đến 12giờ.