Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng của tập đoàn Điện lực Việt Nam.

“Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng của tập đoàn Điện lực Việt Nam”
LỜI CẢM ƠN

Lời cảm ơn đầu tiên xin gửi tới quý thầy cô khoa Đào tạo tại chức, thầy
Nguyễn Đăng Việt – giảng viên bộ môn Quản trị văn phòng Doanh nghiệp –
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tận tâm truyền dạy kiến thức cho em trong suốt
học phần môn để em có thể hoàn thành được bài tiểu luận này.
Với thời gian cho phép, khả năng nghiên cứu và kinh nghiệm thực tế còn hạn
chế ắt hẳn bài tiểu luận còn nhiều thiếu sót. Với sự tìm hiểu nghiêm túc, sự đam
mê, tìm tòi, học hỏi rất mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo tận tình của quý thầy cô.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên thực hiện
Nguyễn Thị Thúy

Họ và tên: Nguyễn Thị Thúy (25/8/1991)
Lớp: ĐHLT QTVP 1408A

|1


“Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng của tập đoàn Điện lực Việt Nam”

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
STT

CHỮ CHÍNH

CHỮ VIẾT TẮT

1

Tập đoàn Điện lực Việt Nam

EVN

2

Cán bộ nhân viên

CBNV

3

Sản xuất kinh doanh

SXKD

4

Công nghệ thông tin

CNTT

5

Họ và tên: Nguyễn Thị Thúy (25/8/1991)
Lớp: ĐHLT QTVP 1408A

|2

“Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng của tập đoàn Điện lực Việt Nam”

MỤC LỤC
MỤC LỤC..................................................................................................................3
MỞ ĐẦU....................................................................................................................4
PHẦN NỘI DUNG....................................................................................................8
Chương 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TẬP ĐOÀN
ĐIỆN LỰC VIỆT NAM.............................................................................................8
1.1.Lịch sử ra đời tập đoàn.....................................................................................8
1.1.1. Sự thành lập..............................................................................................8
1.2. Cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ.........................................................9
1.2.1. Hội đồng thành viên...............................................................................10
Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG TẬP ĐOÀN
ĐIỆN LỰC VIỆT NAM...........................................................................................14
2.1. Cơ cấu tổ chức...................................................................................................14
2.1.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của tập đoàn.................................................................14
2.1.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức văn phòng................................................................16
2.2. Chức năng, nhiệm vụ....................................................................................16
2.2.1. Chức năng..................................................................................................16
2.2.2. Nhiệm vụ....................................................................................................17
2.2.2.1. Công tác Văn thư – Lưu trữ................................................................17
2.2.2.2.. Công tác Lễ tân..................................................................................17
2.2.2.3. Công tác Quản trị văn phòng...............................................................18
2.2.2.4. Công tác Lái xe...................................................................................18
2.3. Mối quan hệ giữa các bộ phận......................................................................18
Chương 3: ĐÁNH GIÁ ƯU, NHƯỢC ĐIỂM, ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO
HIỆU QUẢ TỔ CHỨC VĂN PHÒNG CỦA TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM
..................................................................................................................................22
3.1. Đánh giá ưu, nhược điểm..................................................................................22
Họ và tên: Nguyễn Thị Thúy (25/8/1991)

Lớp: ĐHLT QTVP 1408A

|3


“Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng của tập đoàn Điện lực Việt Nam”
3.1.1. Ưu điểm..................................................................................................22

MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Họ và tên: Nguyễn Thị Thúy (25/8/1991)
Lớp: ĐHLT QTVP 1408A

|4


“Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng của tập đoàn Điện lực Việt Nam”
Bước sang thế kỉ 21, đất nước ta đã có nhiều bước tiến đáng kể trong nền
kinh tế. Đặc biệt từ sau khi nước ta ra nhập tổ chức thương mại thế giới WTO, đây
là cơ hội và cũng là thách thức đối với các doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập.
Hơn thế nữa trong nền kinh tế thị trường cùng với sự cạnh tranh gay gắt như hiện
nay các doanh nghiệp muốn đứng vững và phát triển sản xuất phải luôn nâng cao
chất lượng sản phẩm, giảm chi phí sản xuất, nâng cao uy tín nhằm đạt mục tiêu tối
đa hóa lợi nhuận. Để quản lý quá trình sản xuất kinh doanh có hiệu quả các doanh
nghiệp phải sử dụng hàng loạt các công cụ khác nhau. Một trong những công cụ
quan trọng không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ là công
tác văn phòng.
Văn phòng là cửa ngõ của một cơ quan, tổ chức bởi vì văn phòng vừa có mối
quan hệ đối nội vừa có mối quan hệ đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, văn
bản đến, văn bản nội bộ. Đồng thời các hoạt động tham mưu tổng hợp, hậu cần

cũng liên quan trực tiếp đến đơn vị phòng ban trong tổ chức và với vị trí hoạt động
đa dạng đó văn phòng được gọi là phòng văn, phòng vệ, phòng ở của các nhà quản
trị. Vì vậy, với tư cách là công cụ quản lý quan trọng cần thiết bộ phận văn phòng
càng được khai thác tối đa sức mạnh và linh hoạt nhằm hỗ trợ đắc lực cho công tác
quản lý của nhà quản trị.
Chính vì vậy, em đã chọn đề tài: “ Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng của
Tập đoàn Điện lực Việt Nam ” với mục đích khảo sát, đánh giá thực trạng tổ
chức bộ máy văn phòng và đề xuất kiến nghị vào công tác tổ chức bộ máy văn
phòng ở Tập đoàn Điệc lực nói riêng và các Doanh nghiệp nói chung.

2. Lịch sử nghiên cứu
Họ và tên: Nguyễn Thị Thúy (25/8/1991)
Lớp: ĐHLT QTVP 1408A

|5


“Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng của tập đoàn Điện lực Việt Nam”
- Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Tập đoàn
Điện lực Việt Nam .
- Nghiên cức thực trạng và giải pháp nâng cao công tác tham mưu, tổng hợp
của văn phòng Tập đoàn Điện lực Việt Nam.
3. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu
- Về đối tượng nghiên cứu: Khảo sát, đánh giá về thực trạng tổ chức bộ máy
văn phòng của Tập đoàn Điện lực Việt Nam.
- Về phạm vi và giới hạn nghiên cứu: Văn phòng Tập đoàn Điện lực Việt
Nam.
4. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu
- Nghiên cứu làm rõ thực trạng, đánh giá tổ chức bộ máy văn phòng của Tập
đoàn Điện lực Việt Nam.

- Góp phần nâng cao chất lượng hoạt động bộ máy văn phòng của tập đoàn.
- Đánh giá ưu – nhược điểm, đề ra giải pháp xây dựng, nâng cao chất lượng
bộ máy văn phòng của Tập đoàn.
5. Cơ sở phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu được sử dụng
Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu của khoa học chính trị xã hội,
mà chủ yếu là tiếp cận, phân tích tài liệu, thu thập thông tin; tài liệu lưu trữ tại các
văn phòng và tạp chí chuyên ngành. Bên cạnh đó kết hợp các phương pháp phân
tích, tổng hợp, khảo sát, logic, thống kê, so sánh từ các báo cáo, tổng kết thực tiễn,
thảo luận.......
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn
- Đề tài góp phần làm rõ thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng của Tập đoàn
Điện lực Việt Nam.

Họ và tên: Nguyễn Thị Thúy (25/8/1991)
Lớp: ĐHLT QTVP 1408A

|6


“Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng của tập đoàn Điện lực Việt Nam”
- Từ những hạn chế và ưu điểm đề tài rút ra kinh nghiệm và đề xuất các giải
pháp đặc thù, khả thi nhằm thực hiện nâng cao chất lượng tổ chức bộ máy văn
phòng của Tập đoàn Điện lực Việt Nam.
- Kết quả nghiên cứu đề tài có thể sử dụng làm tài liệu tham khảo, đưa vào
thực nghiệm.
7. Cấu trúc đề tài
Với bài tiểu luận này, ngoài phần mở đầu và kết luận, phần nội dung gồm 3
phần:
Chương I: Khái quát về tổ chức và hoạt động của Tập đoàn Điện lực Việt
Nam.

Chương II: Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng của Tập đoàn Điện lực
Việt Nam.
Chương III: Đánh giá ưu nhược điểm, đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả tổ
chức văn phòng của Tập đoàn Điện lực Việt Nam.

Họ và tên: Nguyễn Thị Thúy (25/8/1991)
Lớp: ĐHLT QTVP 1408A

|7


“Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng của tập đoàn Điện lực Việt Nam”

PHẦN NỘI DUNG
Chương 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA
TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM
1.1.Lịch sử ra đời tập đoàn.
1.1.1. Sự thành lập
Tổng công ty Điện lực Việt Nam được thành lập theo Quyết định số 562/QĐTTg ngày 10/10/1994 của Thủ tướng Chính phủ trên cơ sở sắp xếp lại các đơn vị
thuộc Bộ Năng lượng; tổ chức và hoạt động theo Điều lệ ban hành kèm theo Nghị
định số 14/CP ngày 27/1/1995 của Chính phủ. Ngày 22/6/2006, Thủ tướng Chính
phủ ra Quyết định số 147/QĐ-TTg về việc phê duyệt Đề án thí điểm hình thành
Tập đoàn Điện lực Việt Nam và Quyết định 148/2006/QĐ-TTG về việc thành lập
Công ty mẹ - Tập đoàn Điện lực Việt Nam.
Đến ngày 25/6/2010, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 975/QĐTTg về việc chuyển Công ty mẹ - Tập đoàn Điện lực Việt Nam thành công ty trách
nhiệm hữu hạn một thành viên thuộc sở hữu Nhà nước.
Ngày 06/12/2013, Thủ tướng Chính phủ ban hành Nghị định số
205/2013/NĐ-CP về Điều lệ tổ chức và hoạt động của Tập đoàn Điện lực Việt Nam
(Nghị định có hiệu lực thi hành kể từ ngày 03/02/2014) với một số nội dung chính
như:

* Tên gọi:
- Tên gọi đầy đủ: TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM.
- Tên giao dịch: TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM.
- Tên giao dịch tiếng Anh: VIETNAM ELECTRICITY.
- Tên gọi tắt: EVN.
* Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên
Họ và tên: Nguyễn Thị Thúy (25/8/1991)
Lớp: ĐHLT QTVP 1408A
|8


“Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng của tập đoàn Điện lực Việt Nam”
Tập đoàn Điện lực Việt Nam có ngành, nghề kinh doanh chính là: Sản xuất,
truyền tải, phân phối và kinh doanh mua bán điện năng; chỉ huy điều hành hệ thống
sản xuất, truyền tải, phân phối và phân bổ điện năng trong hệ thống điện quốc gia;
xuất nhập khẩu điện năng; đầu tư và quản lý vốn đầu tư các dự án điện; quản lý,
vận hành, sửa chữa, bảo dưỡng, đại tu, cải tạo, nâng cấp thiết bị điện, cơ khí, điều
khiển, tự động hóa thuộc dây truyền sản xuất, truyền tải và phân phối điện, công
trình điện; thí nghiệm điện.
Thực hiện nhiệm vụ cung cấp điện cho nhu cầu phát triển kinh tế - xã hội của
đất nước, EVN hiện có 3 tổng công ty phát điện (GENCO 1, 2, 3) thuộc lĩnh vực
sản xuất điện năng, 5 tổng công ty điện lực kinh doanh điện năng đến khách hàng là
Tổng công ty Điện lực miền Bắc (EVN NPC),Tổng công ty Điện lực miền Trung
(EVN CPC), Tổng công ty Điện lực miền Nam (EVN SPC), Tổng công ty Điện lực
TP. Hà Nội (EVN HANOI), Tổng công ty Điện lực TP. Hồ Chí Minh (EVN
HCMC). Phụ trách lĩnh vực truyền tải điện của Tập đoàn Điện lực Việt Nam hiện
nay là Tổng công ty Truyền tải điện quốc gia (EVN NPT), được thành lập trên cơ
sở tổ chức lại 4 công ty truyền tải (Công ty Truyền tải 1, 2, 3, 4) và 3 Ban quản lý
dự án (Ban quản lý dự án các công trình điện miền Bắc, Trung, Nam).
1.1.2. Trụ sở

- Trụ sở chính: Số 11 Cửa Bắc, phường Trúc Bạch, quận Ba Đình, thành phố
Hà Nội.
1.2. Cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ
Theo Nghị định số 205/2013/NĐ-CP ngày 06/12/2013 của Thủ tướng Chính
phủ về Điều lệ tổ chức và hoạt động của Tập đoàn Điện lực Việt Nam (Nghị định
có hiệu lực thi hành kể từ ngày 03/02/2014), cơ cấu tổ chức quản lý và điều hành
của EVN gồm:
- Hội đồng Thành viên EVN
Họ và tên: Nguyễn Thị Thúy (25/8/1991)
Lớp: ĐHLT QTVP 1408A

|9


“Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng của tập đoàn Điện lực Việt Nam”
- Tổng giám đốc EVN
- Các Phó tổng giám đốc và Kế toán trưởng
- Bộ máy giúp việc của EVN
1.2.1. Hội đồng thành viên
Các ban
Ngày 3/10/2011, Tập đoàn Điện lực Việt Nam có Quyết định số 959/QĐEVN về việc ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ của các Ban thuộc cơ quan
Tập đoàn Điện lực Việt Nam. Ngày 25/3/2013, Tập đoàn Điện lực Việt Nam ban
hành Quyết định số 240/QĐ-EVN về việc thành lập Ban Quản lý đầu tư vốn; ngày
29/3/2013, Tập đoàn Điện lực Việt Nam ban hành Quyết định số 275/QĐ-EVN về
việc thành lập Ban An toàn.
1.2.1.1. Văn phòng
Tham mưu giúp Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc quản lý, điều hành
công tác hành chính, văn thư, lưu trữ và quản trị.
1.2.1.2. Ban Tổ chức và Nhân sự
Tham mưu giúp Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc quản lý, điều hành

công tác tổ chức bộ máy, đổi mới và phát triển doanh nghiệp, cán bộ, đào tạo phát
triển nguồn nhân lực, lao động, tiền lương, y tế, chế độ bảo hộ lao động, thi đua và
khen thưởng.
1.2.1.3. Ban Kế hoạch
Tham mưu giúp Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc quản lý, điều hành
công tác kế hoạch hàng năm, dài hạn, quy hoạch và chiến lược phát triển sản xuất
kinh doanh, đầu tư phát triển và công tác thống kê kết quả hoạt động của EVN.
1.2.1.4. Ban Tài chính Kế toán
Họ và tên: Nguyễn Thị Thúy (25/8/1991)
Lớp: ĐHLT QTVP 1408A

| 10


“Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng của tập đoàn Điện lực Việt Nam”
Tham mưu giúp Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc quản lý, điều hành
công tác kinh tế tài chính và hạch toán kế toán của EVN.
1.2.1.5. Ban Thanh tra bảo vệ
Tham mưu giúp Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc quản lý, điều hành các
lĩnh vực công tác: Thanh tra, kiểm tra; xử lý, giải quyết khiếu nại, tố cáo; công tác
phòng, chống tham nhũng; công tác bảo vệ; bảo vệ bí mật Nhà nước và EVN; công
tác quốc phòng.
1.2.1.6. Ban Pháp chế
Tham mưu giúp Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc quản lý, điều hành
công tác pháp chế trong EVN, những vấn đề pháp lý liên quan đến hoạt động của
EVN; bảo vệ quyền và lợi ích pháp lý của EVN.
1.2.1.7. Ban Quan hệ cộng đồng
Tham mưu giúp Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc quản lý, điều hành
công tác thông tin truyền thông, quảng bá thương hiệu, tuyên truyền văn hóa doanh
nghiệp, công tác truyền thống của EVN.

1.2.1.8. Ban Quan hệ quốc tế
Tham mưu giúp Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc hoạch định chiến lược,
quản lý, điều hành công tác quan hệ, hợp tác với các đối tác nước ngoài trong việc
tìm kiếm, thu xếp nguồn vốn từ các tổ chức tín dụng và các tổ chức tài chính nước
ngoài, hợp tác với các đối tác nước ngoài và các quan hệ quốc tế khác.
1.2.1.9. Ban Kỹ thuật - Sản xuất
Tham mưu giúp Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc quản lý, điều hành
công tác quản lý kỹ thuật sản xuất, vận hành, sửa chữa nguồn điện và lưới điện,
công tác quản lý vật tư cho sản xuất kinh doanh của EVN và các vấn đề kỹ thuật có
Họ và tên: Nguyễn Thị Thúy (25/8/1991)
Lớp: ĐHLT QTVP 1408A

| 11


“Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng của tập đoàn Điện lực Việt Nam”
liên quan trong công tác hoạch định chiến lược khoa học công nghệ và phát triển hệ
thống điện của EVN.
1.2.1.10. Ban Thị trường điện
Tham mưu giúp Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc quản lý, điều hành
công tác vận hành thị trường điện và tham gia thị trường điện của EVN, các hoạt
động mua điện của các đơn vị trong và ngoài EVN.
1.2.1.11. Ban Kinh doanh
Tham mưu giúp Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc quản lý, điều hành
công tác kinh doanh điện năng của EVN.
1.2.1.12. Ban Khoa học công nghệ và Môi trường
Tham mưu giúp Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc quản lý, điều hành
công tác nghiên cứu khoa học, công nghệ và môi trường, tiêu chuẩn hoá, quản lý
chất lượng trong các lĩnh vực sản xuất kinh doanh của EVN.
1.2.1.13. Ban Viễn thông và Công nghệ thông tin

Tham mưu giúp Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc quản lý, điều hành
công tác đầu tư xây dựng, vận hành, kinh doanh và chiến lược phát triển viễn thông
và công nghệ thông tin của EVN
1.2.1.14. Ban Quản lý đầu tư
Tham mưu giúp Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc quản lý, điều hành
công tác đầu tư xây dựng, quy hoạch các dự án đầu tư, thiết kế, dự toán đầu tư xây
dựng và sửa chữa lớn các công trình và công tác giám sát đầu tư.
1.2.1.15. Ban Quản lý xây dựng
Tham mưu giúp Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc quản lý, điều hành
công tác quản lý tiến độ, chất lượng xây dựng các dự án nguồn điện, lưới điện và
Họ và tên: Nguyễn Thị Thúy (25/8/1991)
Lớp: ĐHLT QTVP 1408A

| 12


“Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng của tập đoàn Điện lực Việt Nam”
các dự án khác của EVN từ giai đoạn chuẩn bị xây dựng cho đến khi hoàn thành
đưa vào sử dụng.
1.2.1.16. Ban Quản lý đấu thầu
Tham mưu cho Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc quản lý, điều hành công
tác quản lý đấu thầu trong lĩnh vực đầu tư mới, mua sắm phục vụ sửa chữa lớn, sản
xuất kinh doanh (trừ mua nhiên liệu).
1.2.1.17. Ban Quản lý đầu tư vốn
Tham mưu cho Hội đồng thành viên và Tổng giám đốc quản lý, giám sát
hoạt động của các doanh nghiệp có cổ phần, vốn góp của Tập đoàn Điện lực Việt
Nam (EVN) và người đại diện phần vốn góp của EVN tại doanh nghiệp (Người đại
diện); công tác cổ phần hóa của EVN
1.2.1.18. Ban An toàn
Tham mưu cho Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc quản lý, điều hành công

tác an toàn - bảo hộ lao động của Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN).

Họ và tên: Nguyễn Thị Thúy (25/8/1991)
Lớp: ĐHLT QTVP 1408A

| 13


“Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng của tập đoàn Điện lực Việt Nam”

Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG
TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM
2.1. Cơ cấu tổ chức
2.1.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của tập đoàn

Họ và tên: Nguyễn Thị Thúy (25/8/1991)
Lớp: ĐHLT QTVP 1408A

| 14


“Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng của tập đoàn Điện lực Việt Nam”

Họ và tên: Nguyễn Thị Thúy (25/8/1991)
Lớp: ĐHLT QTVP 1408A

| 15


“Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng của tập đoàn Điện lực Việt Nam”

2.1.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức văn phòng

Trưởng phòng hành chính

Phó phòng hành chính

Phòng

Phòng QTVP

Lễ tân

Phòng Văn thư
– Lưu trữ

Phòng
Lái xe

2.2. Chức năng, nhiệm vụ
2.2.1. Chức năng
Đề xuất cho Ban lãnh đạo tập đoàn về tổ chức bộ máy hoạt động, công tác
hành chính, văn thư – lưu trữ, lễ tân – tiếp khách, tổ chức hội nghị sự kiện.
Là cầu nối công tác từ Ban lãnh đạo tập đoàn đến các bộ phận, cá nhân và
ngược lại.
Là đầu mối xây dựng, ban hành, hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc việc thực hiện
chính sách tập đoàn và thu nhận phản hồi một cách kịp thời, chính xác.
Là đầu mối tiếp nhận, xử lý công văn đi đến, liên hệ công tác trong và ngoài
tập đoàn.
Tổ chức phục vụ hội nghị, sự kiện, khánh thành, đấu thầu…..
Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng phục vụ hoạt động sản xuất

kinh doanh của tập đoàn.
Họ và tên: Nguyễn Thị Thúy (25/8/1991)
Lớp: ĐHLT QTVP 1408A

| 16


“Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng của tập đoàn Điện lực Việt Nam”
Tham mưu cho ban lãnh đạo tập đoàn xây dựng kế hoạch hoạt động, duy trì
và phát triển môi trường làm việc bền vững, văn minh, thân thiện và chuyên
nghiệp.
Cập nhật, tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp luật, hướng dẫn, giải đáp
việc áp dụng các văn bản pháp luật liên quan đến hoạt động SXKD của Tập đoàn.
Định kỳ kiểm tra và đánh giá việc vận dụng quy định của pháp luật của các ban
trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao.
Phối hợp Giải quyết khiếu nại, tranh chấp phát sinh trong nội bộ tập đoàn, và
với các tổ chức, đơn vị ngoài tập đoàn.
2.2.2. Nhiệm vụ
2.2.2.1. Công tác Văn thư – Lưu trữ
Thực hiện công tác Văn thư – Lưu trữ, quản lý công văn đi – đến, văn bản
của đơn vị liên quan gửi đến, xử lý văn bản gửi đi đảm bảo thông tin kịp thời,
thông suốt.
Quản lý và sử dụng con dấu của Tập đoàn trên nguyên tắc an toàn, đảm bảo
bảo mật, đúng quy định.
Quản lý và lữu trữ hồ sơ pháp lý Tập đoàn.
Giải quyết thủ tục hành chính cho CBNV trong tập đoàn.
Theo dõi việc thực hiện các nội quy, quy định của Tập đoàn về giờ giấc, tác
phong, nền nếp làm việc của CBNV, tổng hợp các ý kiến giúp ban lãnh đạo Tập
đoàn kịp thời bổ sung, sửa đổi quy chế nội bộ phù hợp với yêu cầu thực tế.
2.2.2.2.. Công tác Lễ tân

Đón tiếp các đơn vị, cá nhân có quan hệ giao dịch đến làm việc với Tập
đoàn.
Họ và tên: Nguyễn Thị Thúy (25/8/1991)
Lớp: ĐHLT QTVP 1408A

| 17


“Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng của tập đoàn Điện lực Việt Nam”
Tổ chức phục vụ hội nghị, hội họp, sự kiện, lễ khởi công, khánh thành của
Tập đoàn.
Tổ chức buổi lễ, ăn trưa, các hoạt động kỷ niệm, tiệc.
2.2.2.3. Công tác Quản trị văn phòng
Quản lý văn phòng và trang thiết bị văn phòng.
Duy trì hoạt động các thiết bị máy móc, trang thiết bị văn phòng phục vụ
hoạt động SXKD của Tập đoàn.
Mua sắm, quản lý các trang thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm theo định
mức.
Làm thủ tục thanh lý đối với trang thiết bị văn phòng hết giá trị sử dụng.
Làm thủ tục đối chiếu công nợ và thanh toán các chi phí văn phòng.
Đảm bảo an toàn về con người, tài sản trật tự, phòng cháy chữa cháy khối
văn phòng Tập đoàn.
Quản lý các trang thiết bị kỹ thuật, quản lý hệ thống điều hòa, điện nước,
dụng cụ hành chính, vệ sinh đảm bảo phục vụ tốt các phòng, ban.
2.2.2.4. Công tác Lái xe
Bố trí xe đưa đón CBNV và khách theo quy định của Tập đoàn.
2.3. Mối quan hệ giữa các bộ phận
Phối hợp với ban Tổ chức – Nhân sự tham mưu trong công tác thu thập cung
cấp văn bản liên quan đến công tác tổ chức bộ máy, đổi mới và phát triển doanh
nghiệp, cán bộ, đào tạo phát triển nguồn nhân lực, lao động, tiền lương, y tế, chế độ

bảo hộ lao động, thi đua và khen thưởng.
Phối hợp với Ban kế hoạch trong công tác tham mưu giúp Hội đồng thành
viên, Tổng giám đốc quản lý, xây dựng, điều hành công tác kế hoạch hàng năm, dài
Họ và tên: Nguyễn Thị Thúy (25/8/1991)
Lớp: ĐHLT QTVP 1408A

| 18


“Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng của tập đoàn Điện lực Việt Nam”
hạn, quy hoạch và chiến lược phát triển sản xuất kinh doanh, đầu tư phát triển và
công tác thống kê kết quả hoạt động của EVN.
Phối hợp với Ban Tài chính – Kế toán trong công tác cung cấp văn bản liên
quan đến quản lý, điều hành công tác kinh tế tài chính và hạch toán kế toán của
EVN.
Phối hợp với Ban Thanh tra bảo vệ trong công tác Tham mưu xây dựng
chương trình, kế hoạch Thanh tra, kiểm tra; thực hiện xử lý, giải quyết khiếu nại,
tố cáo; xây dựng kế hoạch công tác phòng, chống tham nhũng; công tác bảo vệ; bảo
vệ bí mật Nhà nước và EVN; công tác quốc phòng.
Cùng với Ban pháp chế thu thập văn bản pháp luật, tham mưu xây dựng kế
hoạch hoạt động, công tác pháp chế trong EVN, tham mưu văn bản , lưu giữ văn
bản, tài liệu liên quan đến những vấn đề pháp lý liên quan đến hoạt động của EVN;
bảo vệ quyền và lợi ích pháp lý của EVN.
Làm đầu mối xây dựng các chương trình, sự kiện liên quan đến hoạt động
thông tin truyền thông, quảng bá thương hiệu, tuyên truyền văn hóa doanh nghiệp,
công tác truyền thống của EVN.
Phối hợp xây dựng, định hướng, tìm kiếm công tác quan hệ, hợp tác với các
đối tác nước ngoài trong việc tìm kiếm, thu xếp nguồn vốn từ các tổ chức tín dụng
và các tổ chức tài chính nước ngoài, hợp tác với các đối tác nước ngoài và các quan
hệ quốc tế khác.

Phối hợp với Ban Kỹ thuật – Sản xuất đảm bảo duy trì hoạt động trang thiết
bị kỹ thuật sản xuất, vận hành, sửa chữa nguồn điện và lưới điện, công tác quản lý
vật tư cho sản xuất kinh doanh của EVN và các vấn đề kỹ thuật có liên quan trong
công tác hoạch định chiến lược khoa học công nghệ và phát triển hệ thống điện của
EVN.
Họ và tên: Nguyễn Thị Thúy (25/8/1991)
Lớp: ĐHLT QTVP 1408A

| 19


“Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng của tập đoàn Điện lực Việt Nam”
Với Ban Thị trường điện, phối hợp theo dõi, cập nhật thông tin thị trường
điện và tham gia thị trường điện của EVN, các hoạt động mua điện của các đơn vị
trong và ngoài EVN.
Phối hợp với Ban Kinh doanh Cung cấp cơ sở pháp lý, thông tin hai chiều
công tác kinh doanh điện năng của EVN.
Phối hợp với Khoa học Công nghệ và Môi trường trong tổ chức, cung cấp
văn bản, hồ sơ kỹ thuật trong công tác nghiên cứu khoa học, công nghệ và môi
trường, tiêu chuẩn hoá, quản lý chất lượng trong các lĩnh vực sản xuất kinh doanh
của EVN.
Phối hợp cung cấp trang thiết bị, duy trì hoạt động trang thiết bị cho hoạt
động Ban Viễn thông và CNTT, đảm bảo công tác đầu tư xây dựng, vận hành, kinh
doanh và chiến lược phát triển viễn thông và công nghệ thông tin của EVN
Tham mưu, tổng hợp công văn, thông tin hai chiều giúp Ban quản lý đầu tư
trong công tác đầu tư xây dựng, quy hoạch các dự án đầu tư, thiết kế, dự toán đầu
tư xây dựng và sửa chữa lớn các công trình và công tác giám sát đầu tư.
Tham mưu, tổng hợp, theo dõi, đảm bảo vận hành trang thiết bị giúp Ban
Quản lý xây dựng thực hiện công tác quản lý tiến độ, chất lượng xây dựng các dự
án nguồn điện, lưới điện và các dự án khác của EVN từ giai đoạn chuẩn bị xây

dựng cho đến khi hoàn thành đưa vào sử dụng.
Tham mưu, giúp đỡ Ban Quản lý đấu thầu tổ chức sự kiện, cung cấp nhân
lực phục vụ sự kiện thầu, đảm bảo trang thiết bị, cơ sở vật chất, điều kiện tổ chức
thầu, tư vấn mua sắm phục vụ sửa chữa lớn, sản xuất kinh doanh.
Phối hợp với Ban Quản lý đầu tư vốn trong cung cấp thông tin các doanh
nghiệp có cổ phần, vốn góp của Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN) và người đại

Họ và tên: Nguyễn Thị Thúy (25/8/1991)
Lớp: ĐHLT QTVP 1408A

| 20


“Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng của tập đoàn Điện lực Việt Nam”
diện phần vốn góp của EVN tại doanh nghiệp (Người đại diện); công tác cổ phần
hóa của EVN
Tham mưu, tư vấn, cung cấp văn bản liên quan cho Ban An toàn trong hoạt
động công tác an toàn - bảo hộ lao động của Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN).

Họ và tên: Nguyễn Thị Thúy (25/8/1991)
Lớp: ĐHLT QTVP 1408A

| 21


“Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng của tập đoàn Điện lực Việt Nam”

Chương 3: ĐÁNH GIÁ ƯU, NHƯỢC ĐIỂM, ĐỀ XUẤT GIẢI
PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC VĂN PHÒNG
CỦA TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM

3.1. Đánh giá ưu, nhược điểm.
3.1.1. Ưu điểm
Tính chuyên môn cao. Mỗi bộ phận đảm nhiệm một nhiệm vụ nhất định, vận
dụng được khả năng, trình độ chuyên môn cao. Đội ngũ cán bộ có năng lực, có
kinh nghiệm, có cán bộ nòng cốt, có kinh nghiệm, có tầm nhìn chiến lược, có đủ
năng lực đảm nhận vị trí theo yêu cầu Tập đoàn giao phó.
Sự quan tâm của Ban lãnh đạo tập đoàn để hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy
quản lý và nhiệm vụ của từng cá nhân trong các ban.
Cơ cấu chức năng phân chia các nhiệm vụ rất rõ ràng, thích hợp với những
lĩnh vực cá nhân được đào tạo.
+Trong cơ cấu này, công việc dễ giải thích, phần lớn các nhân viên đều dễ
dàng hiểu công việc của phòng ban mình và công việc của mình.
+ Cơ cấu chức năng thực hiện chặt chẽ, bộ máy tinh gọn, ổn định cao, hiệu
lực, tính tin cậy cao, sắp xếp khoa học, tính kinh tế và đúng chức năng.
+ Phối hợp với các ban hiệu quả. Cho hiệu quả hoạt động cao nhất.
3.1.2. Nhược điểm
Khó kiểm soát thị trường.
+ Có hiện tượng quá tổng hợp nội dung hoạt động một chức năng.

Họ và tên: Nguyễn Thị Thúy (25/8/1991)
Lớp: ĐHLT QTVP 1408A

| 22


“Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng của tập đoàn Điện lực Việt Nam”
3.2. Giải pháp
3.2.1. Thiết lập cơ cấu
Thiết lập cơ cấu bộ máy văn phòng tuân theo đúng quy định của nhà nước và
pháp luật. đồng thời, nâng cao tính năng động, gọn nhẹ, khoa học, đem lại hiệu quả

hoạt động cao, làm cho các chỉ tiêu của Tập đoàn tăng lên.
Tiếp tục Xây dựng cơ cấu gọn nhẹ, phản ứng linh hoạt trong bất kỳ tình
huống xảy ra, các quyết định được thực hiện nhanh chóng, khắc phục tình trạng
trùng lặp hoặc chia cắt chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận nhằm nâng cao hiểu
quả sản xuất kinh doanh, tìm kiếm được nhiều khách hàng và nhiều nhà thầu, đảm
bảo việc làm và thu nhập cho người lao động.
Tăng cường đảm bảo mối quan hệ hai chiều giữa Ban lãnh đạo, các phòng
ban tạo nên khối quản lý thống nhất, hoạt động nhịp nhàng với nhau.
Một số CBNV chưa thực sự đáp ứng được yêu cầu của công việc dẫn đến sự
phối hợp giữa các bộ phận chưa được nhịp nhàng, một số CBNV phải đảm nhiệm
quá nhiều công nhiều nên nhiều lúc có sự bế tắc.
3.2.2. Nhân sự
Nâng cao gắn kết việc kiện toàn tổ chức với việc sắp xếp cán bộ, tổ chức,
đào tạo thi nâng bậc, đào tạo lại đội ngũ cán bộ. chuẩn bị kế hoạch đội ngũ cán bộ
kế cận bằng cách đổi mới. Nếu cần thiết thì có thể tuyển them nhân viên hoặc thay
thế cán bộ quản lý để đáp ứng những đòi hỏi khách quản cho hoạt động SXKD.
Chức danh nhiệm vụ của từng bộ phận công nhân viên được xác định rõ
ràng, sắp xếp lao động đúng người đúng việc. Đảm bảo điều kiện làm việc cho
CBNV.
Tăng cường chính sách khuyến khích lao động, quản lý đi học tập nâng cao
chuyên môn, cử đi học nước ngoài và thuê chuyên gia nước ngoài đến giảng dạy
Họ và tên: Nguyễn Thị Thúy (25/8/1991)
Lớp: ĐHLT QTVP 1408A

| 23


“Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng của tập đoàn Điện lực Việt Nam”
đội ngũ lao động của công ty để có thể thích ứng, vận dụng nhanh chóng công nghệ
mới vào công tác quản lý và SXKD của Tập đoàn.

Tăng cường chính sách thu hút những lao động trẻ, có trình độ đào tạo cao,
nhiệt tình, năng động và thích ứng nhanh với sự thay đổi của môi trường cạnh
tranh.
3.2.3. Phân định chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ công việc.
Rà soát lại chức năng và nhiệm vụ của từng cán bộ để kết quả công việc
được thực hiện tốt hơn nữa nhằm phát huy được những ưu điểm và hạn chế những
tồn tại tạo ra thế mạnh mới để Tập đoàn ngày càng phát triển với sản phẩm đáp ứng
được các yêu cầu ngày càng khắt khe của khách hàng.
Có biện pháp công khai hóa, tăng cường thông tin hai chiều.
Kiện toàn, điều chỉnh, đảm bảo tinh gọn, hiệu quả hơn trong công tác tham
mưu giúp Ban lãnh đạo Tập đoàn trong quản lý điều hành. Phối hợp hoạt động chặt
chẽ, hỗ trợ lẫn nhau giữa Ban văn phòng với các ban trong Tập đoàn. Đội ngũ lãnh
đạo sáng suốt, chức năng nhiệm vụ của các cấp lãnh đạo phải được thống nhất, liên
hệ mật thiết với nhau, không chồng chéo.
Chức năng nhiệm vụ công ty phải được kiện toàn, phân rõ được nhiệm vụ
của từng nhân viên trong các phòng ban.
Hoàn thiện tổ chức nơi làm việc và điều kiện lao động Công tác tỏ chức.
Đảm bảo cung cấp trang thiết bị, kỹ thuật cần thiết phục vụ cho công việc.
Nhanh chóng kịp thời sửa chữa, nâng cấp máy móc, trang thiết bị hỏng, lỗi. Thanh
lý đối với trang thiết bị không còn khả năng sử dụng.
Quan tâm tới chế độ, đời sống, tâm tư, nguyện vọng của CBNV, người lao
động. Nhanh nhạy giải quyết mâu thuẫn nội bộ, các xung đột quyền lợi gây mất

Họ và tên: Nguyễn Thị Thúy (25/8/1991)
Lớp: ĐHLT QTVP 1408A

| 24


“Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng của tập đoàn Điện lực Việt Nam”

đoàn kết nội bộ. Động viên, an ủi đúng lúc khi họ gặp khó khăn, bất chắc trong
cuộc sống, tạo sự thoải mái.
Tăng cường kỷ luật, duy trì chế độ làm việc theo quy định. Cần xây dựng kỷ
luật lao động và nâng cao ý thức tôn trọng kỷ luật lao động, tạo cho CBNV có thói
quen tự chấp hành kỷ luật, tránh tâm lý làm việc đối phó.
Xây dựng nội quy, quy chế lao động, phổ biến rộng rãi cho mọi người trong
Tập đoàn, áp dụng các hình thức bắt buộc thực hiện các quy chế đề ra.
Có hình thức khen thưởng kịp thời các cá nhân đơn vị thực hiện tốt; khiển
trách, kỷ luật những người vi phạm tạo nên một kỷ luật lao động công bằng,
nghiêm túc.
Duy trì thói quen nghề nghiệp, đi làm, nghỉ ngơi có giờ giấc, tập trung và có
thái độ đúng đúng trong quá trình làm việc.
Các biện pháp tổ chức lao động một cách khoa học, nhằm hợp lý hoá lao
động tránh tạo ra thời gian dỗi. Có kế hoạch tổ chức đào tạo, nâng cao trình độ
chuyên môn cho cán bộ
KẾT LUẬN
Tổ chức bộ máy văn phòng là một vấn đề hết sức bức thiết hiện nay, nó góp
phần quyết định sự thành công của mỗi doanh nghiệp trên thương trường. vì vậy,
làm tốt công tác tổ chức bộ máy văn phòng là yếu tố vô cùng quan trọng tạo nên
sức mạnh tổng thể của mỗi doanh nghiệp.
Trên đây, đề tài đã tập trung khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức bộ máy
văn phòng cảu tập đoàn Điện lực Việt Nam; chỉ rõ những thành tựu, kết quả chủ
yếu đã đạt được; những ưu điểm, nhược điểm bất cập và nguyên nhân của hạn chế
yếu kém trong công tác tổ chức bộ máy văn phòng; đề xuất xây dựng hệ thống bộ
máy văn phòng khoa học, tiến tiến đáp ứng nhu cầu phát triển của Tập đoàn.
Họ và tên: Nguyễn Thị Thúy (25/8/1991)
Lớp: ĐHLT QTVP 1408A

| 25