Tổng quan các công trình nghiên cứu tại Việt Nam về hiện đại hóa văn phòng

LỜI CAM ĐOAN
Chúng tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của chúng tôi trong
thời gian qua. Chúng tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung
thực về thông tin sử dụng trong công trình nghiên cứu này.
Hà Nội, ngày 20 tháng 11 năm 2016


LỜI CẢM ƠN
Chúng tôi xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong khoa Quản trị văn
phòng đã đỡ chúng tôi trong quá trình thu thập thông tin để thực hiện đề tài.
Chúng tôi cũng xin cảm ơn các cán bộ nhân viên Thư viện quốc gia và
Trung tâm Thông tin Thư viện trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã hỗ trợ để chúng
tôi có thể thu thập, tổng hợp được những thông tin hữu ích cho đề tài.
Đặc biệt, chúng tôi xin được gửi lời cảm ơn tới ThS. Lâm Thu Hằng, giảng
viên hướng dẫn của chúng tôi. Cảm ơn cô đã rất hết lòng chỉ bảo, hỗ trợ, và
hướng dẫn chúng tôi trong suốt quá trình thực hiện đề tài. Nhờ có cô mà chúng
tôi có thể thuận lợi hoàn thành đề tài nghiên cứu khoa học của mình.
Do trình độ nghiên cứu còn giới hạn và một số nguyên nhân khác, dù nhóm
chúng tôi đã hết sức cố gắng song đề tài của chúng tôi không tránh khỏi những
hạn chế, thiếu sót. Vì vậy, chúng tôi rất mong nhận được sự góp ý của các thầy
cô cũng như bạn đọc để những đề tài nghiên cứu tiếp theo của chúng tôi được
hoàn thiện hơn.
Chúng tôi xin chân thành cảm ơn!


LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do lựa chọn đề tài
Hiện nay, công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước đang là một tất
yếu của sự phát triển, nó trở thành làn sóng mạnh mẽ tác động đến tất cả các
nước trên thế giới cũng như mọi mặt của đời sống xã hội. Trong một cơ quan,
đơn vị hay bất cứ tổ chức nào, văn phòng là nơi nắm giữ vai trò vô cùng quan

trọng, là bộ máy điều hành các công việc của tổ chức đó. Nhận thức rõ và đúng
vị trí của văn phòng trong giai đoạn phát triển kinh tế hiện nay giúp chúng ta
nâng cao nhận thức, giải quyết tốt công việc của mình, đóng góp vào hoạt động
của đơn vị mình. Yêu cầu xây dựng văn phòng theo xu hướng hiện đại nhằm đáp
ứng yêu cầu của sự nghiệp đổi mới, công nghiệp hoá, hiện đại hoá là rất cấp
bách. Đảng và Nhà nước ta đã rất quan tâm đến vấn đề hiện đại hoá Văn phòng
và đã chỉ rõ “Văn phòng càng sớm hiện đại hoá, càng phục vụ tốt sự lãnh đạo
của Đảng”.
Hiện đại hóa văn phòng là một trong những nhu cầu cấp thiết của các cơ
quan, tổ chức nhằm phát huy được tối đa hiệu quả của văn phòng và có thể thích
ứng được với sự biến đổi, phát triển của xã hội hiện đại. Vì vậy, trong những
năm gần đây, đây là một vấn đề trọng điểm trong công tác văn phòng được nhiều
tác giả lựa chọn để nghiên cứu.
Nhằm tạo ra một cái nhìn tổng quan, đầy đủ nhất và thể hiện được tính hệ
thống của các công trình nghiên cứu tại Việt Nam về vấn đề hiện đại hóa văn
phòng đồng thời đề xuất các hướng nghiên cứu mới trong tương lai về lĩnh vực
này, nhóm nghiên cứu quyết định lựa chọn đề tài “Tổng quan các công trình
nghiên cứu tại Việt Nam về hiện đại hóa văn phòng”. Chúng tôi tin tưởng nếu
có thể nghiên cứu thành công đề tài này thì sẽ phần hỗ trợ cho những tác giả
khác trong việc nghiên cứu về vấn đề này trong tương lai.
2. Tổng quan tình hình nghiên cứu
Có rất nhiều tác giả tại Việt Nam đã nghiên cứu về vấn đề hiện đại hóa văn
phòng. Tuy nhiên, chưa có tác giả nào nghiên cứu tổng quan các công trình


nghiên cứu về hiện đại hóa văn phòng. Vì vậy, nhóm hi vọng rằng đề tài này sẽ
được nghiên cứu thành công.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: hệ thống các công trình nghiên cứu tại Việt Nam về
hiện đại hóa văn phòng.

Phạm vi nghiên cứu: các công trình nghiên cứu tại Việt Nam về hiện đại
hóa văn phòng từ năm 1990 đến nay.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu.
Tổng hợp, hệ thống được một cách đầy đủ nhất có thể về các công trình
nghiên cứu hiện đại hóa văn phòng.
Đánh giá được một cách khái quát về các vấn đề đã nghiên cứu được về
lĩnh vực này.
Đưa ra được các hướng nghiên cứu, các vấn đề có thể tiếp tục nghiên cứu.
5. Mục tiêu nghiên cứu.
Xác định được các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động quản trị văn
phòng.
Khảo sát tình hình hoạt động quản trị văn phòng trong thực tế.
Đưa ra những giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động quản trị văn phòng.
6. Phương pháp nghiên cứu.
Trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi đã sử dụng kết hợp một số
phương pháp nghiên cứu khoa học, trong đó có hai phương pháp được sử dụng
nhiều nhất, đó là:
+ Phương pháp tổng hợp, phân tích, đánh giá,…
+ Phương pháp nghiên cứu tài liệu (khảo sát, tra tìm)
7. Đóng góp mới của đề tài:
Hệ thống, đánh giá một cách tổng quan các công trình nghiên cứu tại Việt
Nam về hiện đại hóa văn phòng.
Đề xuất những hướng nghiên cứu, những vấn đề để nghiên cứu mới hoặc
sâu hơn trong tương lai
8. Cấu trúc dự kiến của đề tài:


Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục…, nội dung
đề tài có cấu trúc gồm 3 chương:
Chương 1: Tổng quan các công trình nghiên cứu tại Việt Nam về hiện đại

hóa văn phòng
Chương 2: Đánh giá, nhận xét các công trình nghiên cứu tại Việt Nam về
hiện đại hóa văn phòng
2.1. Khái niệm hiện đại hóa văn phòng, văn phòng hiện đại
2.2. Nguyên tắc, yêu cầu của hiện đại hóa văn phòng
2.3. Nội dung của hiện đại hóa văn phòng
2.4. Bối cảnh và xu thế hiện đại hóa văn phòng hiện nay
2.5. Hiện trạng vấn đề hiện đại hóa văn phòng ở nước ta hiện nay
Chương 3: Đề xuất các vấn đề có thể nghiên cứu tại Việt Nam về hiện đại
hóa văn phòng trong tương lai
3.1. Đề xuất chung
3.2. Những đề xuất về hướng nghiên cứu cụ thể


CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN CÁC CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU TẠI VIỆT NAM VỀ
HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG
1.1. Nghiêm Kì Hồng (2003), Mấy vấn đề về công tác văn phòng, văn
thư- lưu trữ trong thời kì đổi mới, NXB Chính trị - Quốc gia.
Nghiêm Kì Hồng (2014), Một số vấn đề trong nghiên cứu về Quản trị
văn phòng và Lưu trữ học, NXB Đại học Quốc gia - TP HCM.
Trong các cuốn “Một số vấn đề trong nghiên cứu về Quản trị văn phòng và
Lưu trữ học” và “Mấy vấn đề về công tác văn phòng, văn thư - lưu trữ trong thời
kì đổi mới” cùng của tác giả Nghiêm Kì Hồng đã đề cập tới những vấn đề cơ bản
về hiện đại hóa văn phòng như sau:
Một là, Yêu cầu đổi mới và hiện đại hóa văn phòng. Trong đó bao gồm những
ý chính như:
Đầu tiên là do hiện tượng bùng nổ thông tin, biểu hiện ở năm yếu tố đó là:
Cách mạng khoa học công nghệ phát triển như vũ bão; Các quan hệ kinh tế thương mại được hình thành đòi hỏi các quốc gia phải mở cửa và hội nhập thị
trường; Tăng cường quản lý nhà nước trong công cuộc phát triển kinh tế - xã hội;

Nâng cao vai trò của con người trong thời đại mới; Công nghệ thông tin phát triển
chóng mặt.
Thứ hai là nhu cầu hiện đại hóa văn phòng ở nước ta gắn liền với sự nghiệp
đổi mới và công nghiêp hóa.
Thứ ba là thực trạng công tác văn phòng trong khoảng 10 -15 năm trở lại đây
đặt ra yêu cầu cấp thiết phải hiện đại hóa văn phòng. Công tác văn phòng ở nước ta
có nhiều bước tiến rất đáng kể nhưng bên cạnh đó vẫn còn không ít những tồn tại,
yếu kém.
Hai là, Nội dung đổi mới và hiện đại hóa văn phòng. Trong phần này, tác giả
đã đề cập tới những khía cạnh phải đổi mới như sau:
Đầu tiên phải đổi mới nhận thức về văn phòng và công tác văn phòng. Trước
hết là đổi mới về quan niểm về hiện đại hóa văn phòng. Tiếp theo là đổi mới nhận


thức về vị trí, chức năng của văn phòng. Cuối cùng là đổi mới về mục tiêu hoạt
động trong văn phòng.
Thứ hai là đổi mới tổ chức bộ máy văn phòng. Cần xây dựng đầy đủ quy chế
làm việc trong văn phòng và của từng mặt hoạt động chủ yếu trong văn phòng. Sau
đó phải áp dụng những phương thức điều hành, quản lý mới.
Thứ ba là đổi mới và hiện đại hóa ba mặt cơ bản của văn phòng bao gồm:
trang thiết bị văn phòng, con người làm việc trong văn phòng và nghiệp vụ hành
chính văn phòng.

1.2. Nguyễn Văn Thâm (2002), Kĩ thuật tổ chức công sở, NXB Đại học
quốc gia Hà Nội.
Cuốn “Kĩ thuật tổ chức công sở” đề cập tới vấn đề đổi mới kỹ thuật điều hành
trong cải cách hành chính nhà nước với những nội dung chính như sau:
Một là, tầm quan trọng và bối cảnh của đổi mới kỹ thuật điều hành.
Trước hết về tầm quan trọng thì đổi mới kỹ thuật điều hành có vai trò quan
trọng về mặt kinh tế, phương diện xã hội, phương diện chính trị hay xét trong nội

bộ bộ máy quản lý nhà nước.
Tiếp theo về bối cảnh của đổi mới kỹ thuật điều hành thì thứ nhất, nó được
hình thành và gắn liền với những đặc điểm của truyền thống văn hóa Việt Nam.Thứ
hai, việc đổi mới được đặt ra trong điều kiện đổi mới kinh tế và hợp nhất kinh tế ở
nước ta trong thời gian qua đã đạt được những thắng lợi nhất định. Thứ ba là nó
diễn ra trong điều kiện khoa học kỹ thuật, đặc biệt là công nghệ thông tin đang phát
triển như vũ bão.
Hai là, định hướng đổi mới kỹ thuật điều hành hiện nay.
Đầu tiên phải xây dựng và áp dụng kỹ thuật điều hành và tổ chức công vụ,
kết hợp hiện đại với truyền thống dân tộc. Thứ hai là phải đảm bảo tính khoa học
của quá trình điều hành. Thứ ba là tạo được sự điều hành thuận lợi, đơn giản và phù
hợp. Cuối cùng là giảm nhẹ được cường độ và nâng cao năng suất lao động quản
lý góp phần tinh giản biên chế hành chính của các cơ quan nhà nước.


Ba là, các biện pháp đổi mới kỹ thuật điều hành, cụ thể ở năm phương pháp
như sau:
Một là, xây dựng các mô hình mẫu và các quy trình chuẩn cho quá trình điều
hành hoạt động của các cơ quan, công sở. Hai là, tăng cường sử dụng các thiết bị
hiện đại để hỗ trợ cho việc xử lý công việc cần thiết trong hoạt động của các cơ
quan, công sở, đặc biệt là việc thu thập và xử lý thông tin và truyền đạt các quyết
định quản lý. Ba là, xây dựng các định mức cần thiết và thực hiện việc tiêu chuẩn
hóa trong công việc khi điều kiện cho phép. Bốn là, đổi mới quy trình kiểm tra hoạt
động của các cơ quan, công sở. Năm là, tăng cường bồi dưỡng kỹ năng hành chính
cho cán bộ, công chức.

1.3. Trường Văn thư lưu trữ Trung ương I (2005), Giáo trình Quản trị
văn phòng, NXB Văn hóa - Thông tin.
Cuốn sách đã đề cập đến đổi mới và hiện đại hóa văn phòng, trong Chương
3 cuốn sách có trình bày ba mục lớn:

Một là, sự ra đời của văn phòng hiện đại. Trong phần này tác giả có đề cập
đến hiện tượng Bùng nổ thông tin với sự hội tụ của 5 yếu tố cơ bản sau:
Cách mạng khoa học - công nghệ phát triển mạnh mẽ dẫn đến hiện tượng
rút ngắn chu kỳ đổi mới công nghệ.
Sự hình thành nhanh chóng quan hệ kinh tế - thương mại trong phạm vi
toàn cầu đòi hỏi các nước phải mở cửa và hội nhập sâu rộng.
Chính phủ các nước ra sức tăng cường quản lý nhà nước.
Vai trò của con người ngày càng được nâng cao phản ánh sự giác ngộ cao
hợn của xã hội loài người về vấn đề liên quan đến con người và xã hội.
Cuộc cách mạng thông tin với những thành tựu về công nghệ thông tin phát
triển nhanh đến chóng mặt.
Chính hiện tượng bùng nổ thông tin làm cho các nhà quản lý, chủ nhân của
nền sản xuất hiện đại, các chủ doanh nghiệp nhận ra ngoài nguồn lực truyền
thống thì còn một nguồn lực khác vô cùng quan trọng là thông tin. Thông tin là
vô cùng quan trọng, xử lý thông tin trở thành mục tiêu hàng đầu của mọi ngành,
mọi cấp. Văn phòng nếu chỉ làm những công việc truyền thống thì không còn
thích hợp, cần phải trở thành trung tâm xử lý thông tin để hoạt động xử lý thông
tin được nhanh chóng, chủ động, đầy đủ và chính xác nhất.


Hai là, nội dung đổi mới và hiện đại hóa văn phòng. Trong phần này, tác giả
đề cập đến hai khía cạnh là Làm rõ chức năng chủ động và xử lý thông tin của
văn phòng và Đổi mới và hiện đại hóa toàn diện văn phòng.
Về vấn đề Làm rõ chức năng chủ động và xử lý thông tin của văn phòng,
tác giả cho rằng, cả văn phòng kiểu mới và kiểu cũ đều thực hiện chức năng
tham mưu và việc xử lý thông tin và đảm bảo thông tin là hoạt động sẵn có của
mọi loại hình văn phòng. Tuy nhiên, công việc xử lý thông tin của văn phòng
kiểu cũ còn mang nặng tính thụ động, chủ yếu là tổng hợp lại tình hình, số liệu,
những thứ đã qua, công việc đã làm. Còn văn phòng kiểu mới hướng tới sự chủ
động trong xử lý thông tin và nó trở thành chức năng cơ bản, thành công việc

chủ đạo, chi phối toàn bộ hoạt động của văn phòng.
Đối với vấn đề Đổi mới và hiện đại hóa toàn diện văn phòng bao gồm ba
mặt:
Trang thiết bị kỹ thuật: Chỉ khoảng 10 - 15 năm trở lại đây, trang thiết bị kỹ
thuật trong văn phòng đã có những bước tiến hết sức nhanh chóng. Máy tính
điện tử được ứng dụng ngày càng rộng rãi trong công tác văn phòng tạo ra nhiều
lợi thế. Các phương tiện thiết bị truyền tin, truyền văn bản cùng các thiết bị viễn
thông được sử dụng rộng rãi. Các vật dụng văn phòng ngày càng trở nên phổ
biến và được bán ở nhiều nơi. Môi trường làm việc cũng được cải thiện rất đáng
kể. Nhóm ngành khoa học công thái học vận dụng vào văn phòng nhằm tối ưu
hóa các mẫu thiết bị, môi trường văn phòng, làm cho người làm văn phòng làm
việc thoải mái, đỡ hao tốn sức lao động mà vẫn đạt kết quả cao cho công việc.
Con người: người lao động được đào tạo đạt đến trình độ cao, theo hướng
đa năng, toàn diện. Nhóm ngành khoa học giao tiếp - ứng xử giúp người lao
động có khả năng khẳng định vị trí của mình trong cộng đồng, trong ê kíp làm
việc,…
Các nghiệp vụ hành chính văn phòng: ngày càng được xây dựng hoàn
chỉnh và được hỗ trợ bởi các trang thiết bị hiện đại. Mọi công việc trong văn
phòng đều phải đưa ra những quy định nghiệp vụ đúng đắn, quy trình tổ chức
thực hiện hợp lý.
Ba là, vấn đề hiện đại hóa văn phòng ở nước ta hiện nay. Ở nước ta đã xuất
hiện văn phòng hiện đại ở nhiều ngành, nhiều cấp. Ở các tổ chức sản xuất kinh


doanh lớn, các xí nghiệp liên doanh với nước ngoài áp dụng khá phổ biến. Trong
khi một số cơ quan hành chính nhà nước, cơ quan cấp trung ương và cấp tỉnh bắt
đầu đã có văn phòng theo hướng hiện đại. Nhưng nhiều cơ quan cấp huyện và
đặc biệt là cấp cơ sở trang thiết bị nghèo nàn, lạc hậu, con người ít được đào tạo
chuyên sâu. Yêu cầu xây dựng văn phòng theo xu hướng hiện đại đã trở thành
vấn đề rất cấp bách của Đảng và Nhà nước ta.

1.4. Nguyễn Hữu Tri, Nguyễn Văn Thâm, Đào Xuân Chúc (2005),
Quản trị văn phòng - lý luận và thực tiễn, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội.
Cuốn sách đề cập đến bài viết của từng tác giả. Trong đó có hai bài viết bàn
về hiện đại hóa văn phòng.
Tác giả Xuân Đào của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại
học Quốc gia Hà Nội có bài viết “Tổ chức lao động khoa học công tác văn
phòng, một nội dung của quản trị văn phòng”. Nội dung bài viết gồm:
Một là, ý nghĩa của việc tổ chức lao động khoa học trong quản trị văn
phòng. “Tổ chức lao động khoa học trong văn phòng là việc áp dụng những
phương pháp, kỹ thuật thực hiện trong quá trình quản trị nhằm đưa bộ máy hoạt
động của văn phòng được tổ chức một cách hợp lý nhất, tiết kiệm nhất, đem lại
hiệu quả nhất.”[6; tr.168] Tổ chức lao động khoa học giúp cho công việc thực hiện
nhanh, hiệu quả. Trong những năm gần đây, công việc này đã được chú trọng
hơn bởi áp lực công việc văn phòng gia tăng, sự bùng nổ thông tin và việc áp
dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật tiên tiến, đòi hỏi tổ chức công tác văn phòng phải
được khoa học. Giúp giảm bớt thủ tục hành chính không cần thiết, sự phiền hà
cho dân.
Hai là, những nội dung của tổ chức lao động khoa học văn phòng
Bố trí nơi làm việc của cán bộ công chức, viên chức văn phòng. “Bố trí nơi
làm việc cho công chức là việc xác định vị trí đặt các nơi làm việc theo trình tự
nhất định cho phù hợp với quy trình quản lý, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt
động của cơ quan và của mỗi công chức.”[6;tr.168-169]
Khi bố trí nơi làm việc cần theo các nguyên tắc sau:
Các bộ phận lớn đặt ở những vị trí có tư thế cao, thích hợp nhất trong trụ sở
cơ quan;


Các nơi làm việc được bố trí theo dây chuyền;
Các cục, phòng, ban, bộ phận và các nơi làm việc có quan hệ thường xuyên
với nhau được bố trí gần nhau;

Các phòng tiếp khách nhiều nên bố trí gần lối vào;
Các phòng có phương tiện kỹ thuật được bố trí cách biệt, phòng bảo mật bố
trí ở nơi có điều kiện bảo vệ nhất;
Bố trí bàn làm việc của phòng có nhiều người quay về một hướng;
Có bảng chỉ dẫn hành chính;
Không nên bố trí những bộ phận không thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ
quan trong cơ quan;
Phòng khách bố trí gần phòng hành chính quản trị.
“Bố trí nơi làm việc của công chức văn phòng là toàn bộ những việc tạo
nên không gian nhất định theo vị trí của công chức với những trang thiết bị cần
thiết được sắp xếp theo một trình tự phù hợp với đặc điểm từng nơi làm việc của
công chức.” [6;tr.170]
Trong trụ sở cơ quan, các nơi làm việc được bố trí như sau:
Nơi làm việc của cán bộ lãnh đạo, quản lý là nơi làm việc của các cán bộ từ
cấp phó của các phòng, ban trở lên;
Nơi làm việc của các cán bộ công chức nghiên cứu là nơi làm việc của các
cán bộ chuyên môn, nghiên cứu, tham mưu cho các cán bộ lãnh đạo.
Đối với trụ sở cơ quan việc quan trọng nhất là vị trí đặt cơ quan và kiến trúc
tương xứng với vị trí pháp lý của cơ quan. Kết cấu và kiến trúc các công trình
trong trụ sở cơ quan phải phù hợp với cơ cấu, chức năng quản lý của cơ quan,
công nghệ quản lý hành chính. Cần coi trọng cả những công trình phụ. Bố trí nơi
làm việc phải có quy mô tương xứng với quy mô hoạt động của cơ quan.
Bố trí, sắp xếp thiết bị văn phòng. “Trang bị các thiết bị văn phòng là việc
cung cấp cho cán bộ công chức, viên chức văn phòng những trang thiết bị, máy
móc, dụng cụ cần thiết mà công chức sử dụng để hoàn thành nhiệm vụ của
mình.”[6;tr.171]
Trang thiết bị nơi làm việc có thể chia thành 3 loại:
“Trang thiết bị chính là thiết bị chủ yếu ở nơi làm việc mà công chức sử
dụng cho việc thực hiện trách nhiệm của mình.”[6;tr.171]
Trang thiết bị phụ: không liên quan trực tiếp đến việc thực hiện công việc

của công chức nhưng lại tạo thuận lợi cho công chức trong khi làm việc.


Dụng cụ văn phòng phẩm: là phương tiện làm việc thường xuyên và quan
trọng.
Tiến hành trang bị cho nơi làm việc cần đảm bảo:
Trang bị đầy đủ;
Trang bị máy móc, dụng cụ phải phù hợp;
Sử dụng có hiệu quả, phải đổi mới cho hoàn thiện hơn;
Sắp xếp dụng cụ nơi làm việc cần đảm bảo nguyên tắc:
Trình tự hợp lý nhất của các thao tác;
Mọi tài liệu, đồ dùng phải sắp xếp ở chỗ nhất định, dễ thấy, dễ lấy.
Trang bị bàn ghế làm việc và công cụ thích hợp cho từng người.
Cải thiện môi trường làm việc cho công chức, viên chức văn phòng. Cải
thiện điều kiện lao động có tác dụng giữ vững và nâng cao khả năng làm việc,
sức khỏe của công chức từ đó nâng cao hiệu quả công việc. Môi trường bên
ngoài ảnh hưởng mạnh tới cơ thể con người từ đó ảnh hưởng đến khả năng làm
việc và nâng cao năng suất lao động. Môi trường bên ngoài gồm: khí hậu, ánh
sáng, màu sắc, âm thanh. Cải thiện môi trường gồm:
Cải thiện các yếu tố môi trường tự nhiên (khí hậu): nhiệt độ tốt nhất ở mức
18-250C; độ ẩm cần đảm bảo vừa phải; tiêu chuẩn ánh sáng cho những người
công chức trong cơ quan Nhà nước bằng mức tối thiểu của tiêu chuẩn ánh sáng
dùng để vẽ kỹ thuật, có hai loại ánh sáng là ánh sáng nhân tạo và ánh sáng tự
nhiên.
Màu sắc: lưu ý khi sử dụng màu sắc trong phòng làm việc (dùng màu sắc
theo đặc điểm công việc, không dùng màu đối lập, màu sắc phù hợp với điều
kiện chiếu sáng, không dùng màu đỏ trên tường), cách dùng màu trong trụ sở cơ
quan (hành lang màu sáng; phòng làm việc: trần trắng, tường màu lạnh dịu;
phòng khách dùng màu tươi, êm dịu; nhà kho dùng màu sáng; phòng họp: màu
sáng ở tường bên, màu sẫm ở tường trước và sau; phòng làm việc tùy cá nhân).

Tiếng ồn: ảnh hưởng xấu đến tâm sinh lý của con người. Để giảm tiếng ồn
cần: không bố trí phòng làm việc, họp gần trục đường giao thông; sắp xếp phòng
làm việc tránh gây ồn lẫn nhau; kiểm tra, tu sửa, bôi trơn các thiết bị; trang bị
đầy đủ cửa kính, cửa chớp cho các cửa sổ.
Ba là, trách nhiệm của nhà quản trị văn phòng trong tổ chức lao động khoa
học. Nhà quản trị phải thường xuyên quan tâm đến điều kiện lao động của công


chức, viên chức văn phòng, từ lựa chọn địa điểm xây dựng trụ sở làm việc đến
điều kiện làm việc của cán bộ công chức văn phòng. Phải có kế hoạch tổng thể
để cải thiện điều kiện lao động cho cán bộ công chức văn phòng.
Bài viết thứ hai của tác giả Vũ Đình Khang đã trình bày về vấn đề cải cách
hành chính phải gắn liền với đổi mới, hiện đại hóa công tác văn phòng, thực hiện lộ
trình chính phủ điện tử.
Cải cách nền hành chính nhà nước là khắc phục tình trạng yếu kém hiện nay
của bộ máy nhà nước: thiếu các đạo luật và văn bản dưới luật, các văn bản hướng
dẫn thi hành của Chính phủ và các bộ ngành liên quan, bộ máy cồng kềnh chồng
chéo, nhiều đầu mối, tình trạng thông tin quản lý cát cứ, phân tán; năng lực đội ngũ
cán bộ yếu, nhiều bất cập; tình trạng tham nhũng, xa dân. Và để khắc phục được
điều này cần có quyết tâm cao, đặc biệt phải đưa các tiến bộ khoa học công nghệ
vào nghiên cứu, xây dựng, tổ chức và điều hành các cấp.
Các tác giả đã nêu lên quá trình triển khai các ứng dụng công nghệ thông tin
trong hoạt động quản lý nhà nước và cũng theo quan điểm của các tác giả thì
“Chính phủ điện tử” là bộ máy chính quyền hiện nay vận hành theo cơ chế Đảng
lãnh đạo, Nhà nước quản lý, nhân dân làm chủ được tin học hóa ở các mức độ, cấp
độ khác nhau trong những lĩnh vực quản lý nhà nước có thể ứng dụng công nghệ
thông tin trong hoạt động của mình. “Lộ trình xây dựng Chính phủ điện tử chính là
quá trình từng bước đáp ứng các nhu cầu quản lý nhà nước trong sự nghiệp công
nghiệp hóa - hiện đại hóa bằng cách tin học hóa các hoạt động quản lý nhà nước
trong các điều kiện cụ thể có thể đáp ứng được chứ không phải đưa ngay những gì

công nghệ thông tin có vào hoạt động quản lý nhà nước.” Do đó quá trình xây dựng
Chính phủ điện tử phải được xây dựng trên cơ sở khả năng đầu tư, điều kiện làm
việc và đội ngũ công chức.
Về phương pháp tiếp cận chính phủ điện tử, nhóm tác giả cho rằng đầu tiên
phải xác định được đối tượng phục vụ - đó là tổ chức, công dân là người Việt Nam
ở nước ngoài và là người nước ngoài. Do đó cần có trang thông tin điện tử trên
mạng internet một cách khoa học, bằng cả tiếng việt và tiếng anh. Hai là cần phải


tạo một môi trường làm việc khoa học, chính xác, nhanh chóng theo các quy trình,
quy tắc bộ máy hành chính công ở địa phương.
Về tư tưởng chỉ đạo trong quá trình tổ chức thực hiện cần phải thay đổi tư
duy: đưa các chương trình công nghệ thông tin, các phần mềm chuyên gia lập cho
mọi người ứng dụng, yêu cầu các cấp, các ngành báo cáo cho cấp trên theo mẫu
quy định; triển khai đồng bộ nhưng không cầu toàn. Chú trọng phương thức chọn
điểm, rút kinh nghiệm và triển khai diện rộng, đi từ đơn giản tới phức tạp; ứng
dụng công nghệ thông tin phải phải phù hợp với năng lực cán bộ, triển khai tương
xứng với nguồn lực, vốn đầu tư; đặc biệt phải chú trọng công tác đào tạo lại đội
ngũ cán bộ công chức trong bộ máy hành chính có đủ năng lực làm việc trên hệ
thống mạng, đào tạo chuyên gia và đặc biệt là đào tạo những cán bộ làm nhiệm vụ
quản lý công nghệ thông tin.

1.5. Lưu Kiếm Thanh (Ch.b), Bùi Xuân Lự, Lê Đình Chúc (2002),
Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước, NXB Đại học Quốc gia.
Trong cuốn sách này, các tác giả khi đề cập đến vấn đề Hiện đại hóa công tác
văn phòng đã chú trọng vào 2 nội dung lớn:
Một là, mục tiêu của hiện đại hóa công tác văn phòng. Văn phòng hiện đại sẽ
giúp hạn chế lãng phí thời gian, công sức, giảm chi phí quản lý, điều hành nhưng
vẫn đạt hiệu quả cao trong công việc. Tạo điều kiện phát huy tính sáng tạo của
cán bộ, công chức văn phòng, giúp họ tập trung hoàn thành tốt những nhiệm vụ

chính của mình, đưa ra giải pháp tối ưu để hoàn thành công việc. Hiện đại hóa
công tác văn phòng đáp ứng được những đòi hỏi của công cuộc đổi mới. vì vậy
mà các cấp, các ngành cần đặc biệt quan tâm.
Hai là, những nội dung cơ bản của hiện đại hóa công tác văn phòng bao gồm
các khía cạnh sau:


Tổ chức bộ máy văn phòng khoa học, gọn nhẹ: đảm bảo bộ máy tinh gọn,
đúng chức năng và hiệu lực.
Từng bước công nghệ hóa công tác văn phòng: văn phòng hiện đại là văn
phòng gắn với việc sử dụng các phương tiện kỹ thuật tiên tiến của công nghệ
thông tin. Mọi tác nghiệp của công tác văn phòng đều có thể được thực hiện
trong một phòng máy vi tính và internet. Cơ sở hướng tới văn phòng tự động
hóa, văn phòng điện tử.
Về trang thiết bị văn phòng: các máy móc hiện đại giảm thiểu chi phí sức lực,
đem lại năng suất cao đó là máy vi tính, máy in, máy photocopy, fax, điện toán,
điện thoại,… ngay cả văn phòng phẩm cũng được hiện đại hóa tạo thuận lợi cho
công tác văn phòng.
Về kỹ thuật nghiệp vụ hành chính: là những kỹ năng làm việc, là biện pháp
có tính công nghệ được áp dụng trong điều hành bộ máy hành chính. Đòi hỏi
bản thân nó cần có cấu trúc khoa học, tối ưu hóa để có thể áp dụng thành tựu của
công nghệ hiện đại vào và đạt hiệu quả cao nhất.
1.6. Nghiêm Kì Hồng (2003), Giáo trình Quản trị văn phòng.
Trong cuốn: Giáo trình Quản trị văn phòng của Nghiêm Kì Hồng, tác giả đã
đề cập đến vấn đề hiện đại hóa là phải ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
văn phòng, bao gồm 4 nội dung chính:
Một là, vai trò của công nghệ thông tin trong công tác văn phòng
Trong hoạt động quản trị văn phòng việc thu thập, xử lý thông tin là vô cùng
quan trọng bởi thực chất của quản trị văn phòng là quản trị thông tin với những
công việc cụ thể như: thu thập, chuyển giao, lưu trữ thông tin từ nội bộ cơ quan tới

các thông tin bên ngoài có tác động tới cơ quan để từ đó dự báo, định kế hoạch,
chương trình công tác và đưa ra các quyết định quản lý phù hợp với mục tiêu chung
của cơ quan.


Hai là, nhu cầu và điều kiện tin học hóa trong công tác văn phòng
Nhu cầu tin học hóa hoạt động văn phòng là nhu cầu tất yếu và cấp thiết bởi vì
nó xuất phát từ nhu cầu của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp; sự phát triển của
khoa học công nghệ và xuất phát từ chính chức năng, nhiệm vụ của văn phòng.
Ba là, một số lĩnh vực trong công tác văn phòng cần phải tin học hóa
Trong phần này tác giả đã đề cập đến việc cần phải tin học hóa công tác văn
phòng trong: công tác soạn thảo và ban hành văn bản; trong quản lý văn bản đi, văn
bản đến và quản lý hồ sơ; trong công tác lập, quản lý chương trình công tác, dự án;
và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác hội họp trực tuyến.
Bốn là, giới thiệu một số phần mềm tin học đang sử dụng trong công tác văn
phòng nước ta hiện nay
Để tin học hóa văn phòng, một trong những vấn đề trọng yếu là phải xây dựng
được hệ thống phần mềm để xử lý công việc chuyên biệt. Xu hướng hiện nay là
tích hợp các lĩnh vực công nghệ để sử dụng chung một đầu mối truy cập qua cổng
thông tin điện tử. Tác giả cũng đã giới thiệu 2 phần mềm hữu ích đó là: phần mềm
“Phân hệ quản lý văn bản và điều hành” và phần mềm “Quản lý tài liệu lưu trữ”.

1.7. Nguyễn Thành Độ, Th.s Nguyễn Ngọc Diệp, Th.s Trần Phương
Hiền (2012), Giáo trình Quản trị văn phòng, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân.
Trong Giáo trình Quản trị văn phòng này, các tác giả chỉ mới đề cập đến vấn
đề hiện đại hóa công tác văn phòng mà chưa đi sâu từng vấn đề nhỏ. Tác giả chủ
yếu bàn về xu hướng mua sắm trang thiết bị và bố trí sắp xếp văn phòng hiện nay
như:
Máy vi tính và văn phòng không giấy;
Mạng vi tính với hệ thống thông tin;

Hệ thống thông tin toàn cầu với chương trình World Wide Web;


Thư điện tử;
Văn thư điện tử.
Tác giả cho rằng: với sự phát triển của khoa học công nghệ như hiện nay thì
văn phòng sẽ được phát triển theo hướng: “văn phòng điện tử hóa”. Do đó khi mua
sắm các trang thiết bị hay bố trí chỗ làm việc cùng thiết bị cho mỗi nhân viên phải
được tiến hành cho phù hợp với xu hướng hiện đại hóa công tác văn phòng. Mặt
khác, các quản trị viên văn phòng ngoài kĩ năng nghiệp vụ chuyên môn cần phải
trau dồi kĩ năng, kĩ xảo của công nghệ thông tin, sử dụng thành thạo các trang thiết
bị hiện đại để phân tích, xử lý thông tin một cách khoa học.

1.8. Nguyễn Văn Long (2006), Nghiệp vụ thư kí văn phòng hiện đại kĩ
năng xử lý thông tin - giao tiếp và quản lý hồ sơ của thư kí văn phòng: Cấu
trúc cơ bản của văn phòng hiện đại, NXB Lao động - Xã hội.
Cuốn sách đã đề cập đến vấn đề hiện đại hóa công tác văn phòng, trong cuốn
Nghiệp vụ thư kí văn phòng hiện đại kĩ năng xử lý thông tin - giao tiếp và quản lý
hồ sơ của thư kí văn phòng: Cấu trúc cơ bản của văn phòng hiện đại của tác giả
Nguyễn Văn Long đã bàn về cấu trúc cơ bản của văn phòng hiện đại (Chương 2) và
tổ chức văn phòng hiện đại(Chương 3).
Về cấu trúc cơ bản của văn phòng hiện đại tác giả đã đi sâu tìm hiểu về tính
chất và nội dung của từng thành phần đó là: các trang thiết bị kĩ thuật; con người
làm văn phòng và các nghiệp vụ hành chính văn phòng. Sau đó tác giả cũng nói về
mối quan hệ cũng như sự kết hợp của của 3 thành phần trong văn phòng hiện đại.
Sau khi xác định được chức năng chung của văn phòng hiện đại và hiểu được
mối quan hệ tác động qua lại giữa các bộ phận trong cấu trúc văn phòng hiện đại
tác giả đã bàn về việc tổ chức văn phòng hiện đại. Tổ chức là loại công việc cụ thể
đi vào cân nhắc các điều kiện và hoàn cảnh cụ thể để có được phương án tổ chức
văn phòng một cách phù hợp nhất.

Phần I. Cơ sở xuất phát: các chức năng dịch vụ và bộ phận. Chức năng chung
của văn phòng hiện đại là xử lý thông tin, yểm trợ hành chính. Chức năng chung đó
khi vào tổ chức thực hiện sẽ được thể hiện qua các chức năng dịch vụ bộ phận, ví
dụ chức năng kế toán, dịch vụ, chức năng dịch vụ viễn thông…
Phần II. Chọn lựa phương án tổ chức văn phòng hiện đại. Việc chọn lựa
phương án tổ chức văn phòng hiện đại thật không đơn giản vì nhiều nguyên nhân
như: chúng ta chưa thực sự nắm rõ vấn đề, chúng ta thiếu các quản trị viên và thư
kí viên được đào tạo bài bản, có hệ thống…Tác giả cũng đã đưa ra một số gợi ý
trong việc chọn lựa phương án tổ chức trong văn phòng doanh nghiệp có quy mô
nhỏ, văn phòng doanh nghiệp có quy mô cỡ vừa và lớn.
Phần III. Tổ chức văn phòng hiện đại ở các doanh nghiệp quy mô vừa và lớn.
Ở các doanh nghiệp này, tổ chức văn phòng rất đa dạng, phức tạp, nhiều hình nhiều
vẻ. Hơn nữa, thực tế cho thấy một số thói quen hình thành từ thời bao cấp chưa
được xóa bỏ hết, làm che lấp một cách nhìn khái quát đối với văn phòng hiện đại.
Trong phần này tác giả cũng đã đưa ra một số mô hình tổ chức văn phòng hiện đại
đối với doanh nghiệp vừa và lớn, một số cách tổ chức văn phòng ở cấp phòng, ban.

1.9. Đồng Thị Thanh Phương, Nguyễn Thị Ngọc An (2009), Quản trị hành
chính văn phòng, NXB Thống kê.
Trong cuốn Quản trị hành chính văn phòng, các tác giả Đồng Thị Thanh
Phương và Nguyễn Thị Ngọc An có nêu ra vấn đề hiện đại hóa công tác văn phòng
bằng cách tổ chức khoa học công tác văn phòng theo hướng văn phòng điện tử, văn
phòng không giấy, văn phòng hiện đại hóa và văn phòng của thế kỷ 21.
Bên cạnh đó, tác giả cũng khẳng định cần phải từng bước tin học hóa trong
văn phòng, ứng dụng internet trong làm việc cùng với những trang thiết bị hiện đại
và không ngừng phát triển kỹ thuật nghiệp vụ hành chính.

1.10. Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Nguyễn Văn Báu, Đỗ Văn Thắng

(2015), Giáo trình Quản trị văn phòng, NXB Đại học Quốc gia thành phố Hồ
Chí Minh.


Tác giả Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Nguyễn Văn Báu, Đỗ Văn Thắng có đề
cập đến yêu cầu đổi mới cho văn phòng, đây vừa là yêu cầu mang tính thời đại, vừa
mang tính nội tại của các quốc gia.
Bên cạnh đó, các tác giả cho thấy từ những yêu cầu cấp thiết, cần phải có sự
lột xác cho văn phòng, đó là sự thay đổi về tính ba mặt gắn kết trong văn phòng,
bao gồm con người, cơ sở vật chất và nghiệp vụ hành chính.
Đồng thời, tác giả cũng đánh giá về hiện trạng hiện đại hóa văn phòng ở nước
ta hiện nay. Văn phòng ở nước ta hiện nay, dẫn đầu là văn phòng của các doanh
nghiệp lớn, của công ty liên doanh nước ngoài đã có thực hiện hiện đại hóa văn
phòng, phục vụ hiệu quả, khoa học. Đối với văn phòng cơ quan hành chính nhà
nước cấp Trung ương và cấp tỉnh đã được hiện đại hóa ở các mức độ khác nhau.
Tuy nhiên đối với các văn phòng ở cấp thấp hơn vẫn chưa thực sự phát huy rõ vai
trò tham mưu của mình mà còn mang nặng giấy tờ hành chính quan liêu, điều này
ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả làm việc và dễ dẫn đến tụt hậu so với các quốc gia
khác.

1.11. Lưu Kiếm Thanh (2009), Nghiệp vụ hành chính văn phòng – Công
tác điều hành, tham mưu, tổng hợp, lễ tân, NXB Thống kê.
Cuốn Nghiệp vụ hành chính văn phòng – Công tác điều hành, tham mưu, tổng
hợp, lễ tân của tác giả Lưu Kiếm Thanh chủ yếu phân tích về công tác điều hành,
tham mưu, tổng hợp, lễ tân và các nghiệp vụ hành chính văn phòng.
Kèm theo đó tác giả cũng khẳng định tầm quan trọng của văn phòng đối với
cơ quan, văn phòng phải là đơn vị đi tiên phong trong công cuộc đổi mới.
Và tác giả cũng nhấn mạnh nội dung công tác hiện đại hóa văn phòng. Tác giả
khẳng định hiện đại hóa trang thiết bị phải đi đôi với hiện đại hóa tri thức con
người làm trong văn phòng. Cán bộ làm công tác văn phòng phải đổi mới tư duy,

liên tục rèn luyện, trau dồi kiến thức chuyên môn nghiệp vụ cùng kỹ năng hành
chính để bắt kịp nhịp độ của sự vận động không ngừng trên thế giới.
1.12. PGS.TS. Triệu Văn Cường, Tài liệu điện tử trong việc hiện đại hóa
hành chính nhà nước, Tạp chí Nghiên cứu khoa học Nội vụ, số 9.


Trong bài viết “Tài liệu điện tử trong việc hiện đại hóa hành chính nhà nước”
của Tạp chí Nghiên cứu khoa học Nội vụ, số 9, PGS.TS. Triệu Văn Cường đã đề
cập đến hai vấn đề chính.
Một là, vai trò của tài liệu điện tử trong việc hiện đại hóa hành chính nhà
nước. Thứ nhất, thông tin điện tử đã trở thành tài nguyên quý giá phục vụ cho nhu
cầu quản lý và đời sống xã hội. Thứ ha, tài liệu điện tử đang phát triển rất mạnh mẽ
và có xu hướng thay thế cho tài liệu giấy. Thứ ba, tài liệu điện tử thay đổi diện mạo
hoạt động quản lí, giúp hoạt động quản lí được nhanh chóng, dễ dàng tiết kiệm và
hoạt động hiệu quả hơn. Thứ tư, việc áp dụng tài liệu điện tử giúp cho việc khai
thác, tiếp cận, tìm kiếm và xử lí thông tin trở nên nhanh chóng, thuận lợi, có tính hệ
thống và mang lại kết quả ngay lập tức. Thứ năm, việc chỉnh sửa văn bản cũng đơn
giản và nhanh chóng hơn rất nhiều so với tài liệu giấy. Và cuối cùng, việc sử dụng
tài liệu điện tử giúp dễ dàng và tiết kiệm chi phí cho hoạt động lưu trữ và tăng
“vòng đời” cho văn bản.
Hai là, những thách thức của tài liệu điện tử trong việc hiện đại hóa hành
chính nhà nước. Thứ nhất là sự phụ thuộc vào máy móc công nghệ, và sự lỗi thời
nhanh chóng của công nghệ. Thứ hai, tính pháp lí của tài liệu điện tử không cao,
gây khó khăn cho việc đưa tài liệu điện tử trở nên thông dụng trong cuộc sống và
thay thế hoàn toàn tài liệu giấy. Thứ ba, tính an toàn của thông tin là một thách thức
lớn. Thứ tư, ranh giới giữa bản gốc, bản chính và bản sao sẽ bị xóa nhòa.

Tiểu kết: Có rất nhiều tác giả, nhiều cuốn sách đề cập đến lĩnh vực văn
phòng và quản trị văn phòng, tuy nhiên, qua quá trình nghiên cứu chúng tôi nhận
thấy có rất ít công trình đề cập đến vấn đề hiện đại hóa văn phòng, trong khi đây

lại là vấn đề rất bức thiết mà không một cơ quan, tổ chức nào có thể bỏ qua điều
này nếu muốn tổ chức phát triển. Trên đây là 13 cuốn tài liệu chúng tôi đã tìm
hiểu và thấy có bàn về vấn đề hiện đại hóa văn phòng. Ở chương 2 của bài
nghiên cứu khoa học này, chúng tôi đánh giá chi tiết hơn những nội dung mà các
tác giả đã đề cập trong các cuốn sách kể trên.


CHƯƠNG 2
ĐÁNH GIÁ CÁC CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU TẠI VIỆT NAM VỀ
HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG
2.1. Khái niệm hiện đại hóa văn phòng, văn phòng hiện đại
Qua quá trình tìm hiểu, chúng tôi chưa thấy có công trình nào đề cập, làm
rõ khái niệm hiện đại hóa văn phòng cũng như văn phòng hiện đại. Đây có thể là
một thiếu sót rất lớn khi nghiên cứu vấn đề này ở Việt Nam.
2.2. Nguyên tắc, yêu cầu của hiện đại hóa văn phòng
2.2.1. Nguyên tắc
Đối với vấn đề này, chúng tôi chưa thấy có tác giả nào đề cập đến. Phần lớn
trong các cuốn sách các tác giả chỉ tập chung làm rõ một số vấn đề như yêu cầu,
nội dung và xu hướng của hiện đại hóa văn phòng mà không có cuốn sách nào
nói về nguyên tắc hiện đại hóa văn phòng.
2.2.2. Yêu cầu
Về yêu cầu, mỗi tác giả lại tiếp cận theo từng cách khác nhau, theo quan
điểm của tác giả Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Nguyễn Văn Báu và Đỗ Văn
Thắng trình bày trong cuốn “Giáo trình quản trị văn phòng”, NXB Đại học
Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh năm 2015 cũng đồng quan điểm của tác giả
Nghiêm Kỳ Hồng nêu trong cuốn "Một số vấn đề trong nghiên cứu về Quản trị
văn phòng và Lưu trữ học", NXB Đại học Quốc gia - TP HCM năm 2014 và
cuốn "Mấy vấn đề về công tác văn phòng, văn thư - lưu trữ trong thời kì đổi
mới", NXB Chính trị - Quốc gia năm 2003 cùng tác giả thì vấn đề đổi mới và
hiện đại hóa văn phòng là một xu thế tất yếu, bắt nguồn từ những yêu cầu sau:

1/ Yêu cầu mang tính thời đại có ý nghĩa thúc đẩy quá trình hiện đại hóa văn
phòng đó là hiện tượng bùng nổ thông tin. Là hiện tượng phản ánh dưới dạng
thông tin bởi sự hội tụ đột ngột của 5 yếu tố có tính thời đại sau:
a. Cách mạng khoa học – công nghệ phát triển mạnh mẽ, tạo nên một hệ quả
hết sức quan trọng là sự rút ngắn chu kỳ công nghệ.


b. Các quan hệ kinh tế - thương mại hình thành nhanh chóng từ đó đặt ra yêu
cầu bức thiết cho mỗi quốc gia là phải mở cửa hội nhập thị trường thế giới và
cộng đồng quốc tế.
c. Để có thể cạnh tranh, chính phủ các nước phải tăng cường quản lý nhà
nước trong công cuộc phát triển kinh tế - xã hội trong nước và quan hệ kinh tế
với các quốc gia khác trên thế giới.
d. Vai trò của con người được đề cao hơn cho thấy tính nhân bản của nền sản
xuất hiện đại, phản ánh sự giác ngộ cao hơn của xã hội loài người về những vấn
đề liên quan đến con người và xã hội.
e. Cuộc cách mạng thông tin phát triển với tốc độ chóng mặt đã làm thay đổi
khái niệm cũng như quy trình, phương thức xử lý thông tin trong mọi ngành,
mọi lĩnh vực.
2/ Sự nghiệp đổi mới và công nghiệp hóa, hiện đại hóa ở nước ta đã đạt được
nhiều thành tựu quan trong trên nhiều lĩnh vực. Trước những yêu cầu to lớn của
đất nước cũng như những đòi hỏi, những xu thế tất yếu của thời đại như toàn cầu
hóa, hội nhập quốc tế, xây dựng nền kinh tế tri thức,…đòi hỏi mỗi ngành, mỗi
lĩnh vực đều phải đổi mới và hiện đại hóa. Văn phòng trong cơ quan cũng không
nằm ngoài thực trạng nêu trên và cần được hiện đại hóa nhanh chóng.
3/ Trước những tồn tại, yếu kém của văn phòng đã đòi hỏi cần phải hiện đại
hóa văn phòng. Bên cạnh những mặt tích cực thì công tác văn phòng vẫn còn
một số tồn tại, yếu kém sau:
- Quan niệm, nhận thức về vai trò, chức năng của văn phòng còn nhiều lệch
lạc.

- Quy định pháp luật về văn phòng chưa đầy đủ, thiếu thống nhất.
- Tổ chức và nhân sự văn phòng còn nhiều vấn đề tồn tại về mô hình tổ chức,
lề lối làm việc cũng như việc đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ công chức, viên chức
văn phòng.


- Nghiệp vụ hành chính văn phòng không được thống nhất, còn nhiều thiếu
sót. Tệ quan liêu giấy tờ còn nặng, giấy tờ phát sinh nhiều. Việc quản lý tài liệu
không được chuyên nghiệp.
- Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý chưa đạt yêu cầu.
- Cải cách hành chính còn chậm, chưa đạt hiệu quả thực sự.
Những thiếu sót trên cần được khắc phục ngay và cách duy nhất là đổi mới và
hiện đại hóa công tác văn phòng.
4/ Muốn đổi mới và hiện đại công tác văn phòng thì cần đẩy mạnh ứng dụng
nhiều lĩnh vực khoa học - công nghệ và tổ chức lao động khoa học vào hoạt
động văn phòng, cần chú trọng một số ngành sau:
- Nhóm ngành khoa học giao tiếp - ứng xử: quản trị hiện đại luôn coi trọng,
đề cao vai trò của con người, quan tâm nhiều hơn tới con người, tạo điều kiện tốt
nhất để người lao động tự phát triển và đóng góp. Khoa học giao tiếp - ứng xử
giúp người lao động văn phòng tự khẳng định vị trí của mình trong tổ chức qua
đó tạo động lực, ý chí vươn lên và hoài bão về nghề nghiệp. Ngành khoa học
này giúp người lao động văn phòng dễ dàng thích nghi với những môi trường
làm việc khác nhau.
- Các ngành khoa học - công nghệ mũi nhọn như tin học, kỹ thuật máy tính,
kỹ thuật viễn thông giúp cho văn phòng thực hiện các hoạt động xử lý thông tin,
lưu trữ và truyền tin một cách nhanh chóng, thuận lợi và chính xác.
- Nhóm ngành khoa học công thái học được vận dụng vào văn phòng nhằm
tối ưu hóa các mẫu thiết bị và môi trường văn phòng, tiết kiệm sức lao động mà
vẫn đạt hiệu quả cao. Môi trường văn phòng được thiết kế với nhiệt độ, ánh
sáng, tiếng ồn, màu sắc thích hợp, trang nhã, hài hòa.

- Nhóm ngành khoa học kinh tế thông qua phân tích hiệu quả kinh tế, xây
dựng các tiêu chuẩn, định mức kinh tế - kỹ thuật để áp dụng cho văn phòng hiện
đại góp phần tiết kiệm, tăng năng suất lao động, nâng cao chất lượng và mang
lại lợi ích kinh tế trong nghiệp vụ hành chính văn phòng.


- Ngành khoa học tổ chức và phương pháp nghiên cứu những hoạt động
trong lĩnh vực hành chính, thư ký, văn phòng để cải thiện phương pháp và quy
trình làm việc đang được áp dụng trong quá trình điều hành, tổ chức lao động
khoa học trong cơ quan, tổ chức. Qua nghiên cứu về những ảnh hưởng đến sự
phát triển, quản trị và vận hành các văn phòng, giúp cho nhà quản trị trả lời được
những câu hỏi thường đặt ra trong quá trình quản lý một tổ chức.
Riêng đối với cuốn sách "Mấy vấn đề về công tác văn phòng, văn thư - lưu
trữ trong thời kì đổi mới", NXB Chính trị - Quốc gia năm 2003 của tác giả
Nghiêm Kỳ Hồng thì ông mới chỉ đề cập đến một yêu cầu của đổi mới và hiện
đại hóa văn phòng là bùng nổ thông tin. Nguyên nhân có thể do đây là cuốn sách
nghiên cứu trước nên chưa được đầy đủ, các cuốn sách sau dần phát triển và bổ
sung thêm cho cuốn này.
Với cách tư duy và nhìn nhận khác, tác giả Nguyễn Văn Long đề cập đến
vấn đề này trong cuốn "Nghiệp vụ thư kí văn phòng hiện đại kĩ năng xử lý thông
tin - giao tiếp và quản lý hồ sơ của thư kí văn phòng": Cấu trúc cơ bản của văn
phòng hiện đại, NXB Lao động - Xã hội năm 2006 lại cho rằng “sự xuất hiện
văn phòng hiện đại gắn với bùng nổ thông tin” hay có thể hiểu bùng nổ thông tin
chính là bối cảnh dẫn đến hiện đại hóa văn phòng và tác giả cũng chỉ ra năm
nhân tố thời đại là cách mạng khoa học – công nghệ, các quan hệ kinh tế thương mại, sự tăng cường quản lý nhà nước của chính phủ, vai trò của con
người và cuộc cách mạng thông tin, xét theo thời gian, xuất hiện không cùng
một lúc nhưng trên phạm vi thế giới, về phương tiện thông tin chúng lại tạo nên
một sự hội tụ đột ngột được gọi là bùng nổ thông tin.
Dù các tác giả tiếp cận vấn đề này trên nhiều khía cạnh khác nhau, dùng các
thuật ngữ khác nhau để gọi tên nhưng xét về bản chất thì các quan điểm của từng

tác giả đều bổ sung, củng cố cho nhau.
2.3. Nội dung của hiện đại hóa văn phòng
2.3.1. Con người làm văn phòng


Trong phần lớn các sách viết về hiện đại hóa văn phòng, nội dung đổi mới
con người làm văn phòng chưa được đề cập đến một cách sâu rộng. Mới chỉ có
tác giả Nghiêm Kỳ Hồng và Nguyễn Đức Long là bàn về nội dung đổi mới này.
Trong cuốn "Mấy vấn đề về công tác văn phòng, văn thư- lưu trữ trong thời
kì đổi mới" và "Giáo trình Quản trị văn phòng" của tác giả Nghiêm Kỳ Hồng đã
trình bày tương đối rõ về nội dung đổi mới này. Tác giả khẳng định: Con người
làm việc trong văn phòng là nhân vật trung tâm, là chủ thể của văn phòng và
trong văn phòng hiện đại thì nhân tố con người được coi trọng hơn bao giờ hết.
Tác giả đã chỉ ra sự khác nhau giữa lao động văn phòng kiểu cũ và lao động văn
phòng kiểu mới:
Lao động văn phòng kiểu cũ thường được coi là loại hình lao động giấy tờ,
hành chính mang tính sự vụ, giản đơn. Vì vậy, người làm văn phòng ít được
quan tâm đào tạo và việc bố trí, sử dụng lao động trong văn phòng thường thiếu
ổn định, nhiều khi còn chắp vá, tùy tiện.
Lao động văn phòng kiểu mới phải được coi là lao động thông tin với tính
sáng tạo, trí tuệ và năng động ngày càng cao. Do đó người lao động cần được
đào tạo để đạt đến trình độ cao, theo hướng đa năng, toàn diện về nghiệp vụ
chuyên môn, kỹ năng tổ chức công việc, đặc biệt là kĩ năng xử lý thông tin và kỹ
năng giao tiếp - ứng xử. Theo hướng đào tạo này, người lao động văn phòng
phải thành thạo các nhiệm vụ công tác được giao, dễ dàng thích ứng khi chuyển
đổi công tác, phù hợp với những đòi hỏi ngày càng cao và biến động của thị
trường lao động.
Trong việc đổi mới con người làm văn phòng, tác giả Nghiêm Kỳ Hồng đã
nhấn mạnh vai trò nhóm ngành khoa học giao tiếp - ứng xử trong quá trình đào
tạo: Nhóm ngành khoa học này với các ngành như tâm lý học, xã hội học, dân

tộc học…sẽ giúp người lao động có khả năng tự khẳng định vị trí của mình
trong tổ chức từ đó tạo nên động lực, ý chí vươn lên và hoài bão nghề nghiệp.
Hơn nữa, ngành khoa học này còn giúp người lao động biết cách phòng tránh
các tình huống căng thẳng trong quá trình làm việc, biết cách tăng vẻ đẹp, sức