CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TỈNH THÁI NGUYÊN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA VĂN THƯ – LƯU TRỮ

TÊN ĐỀ TÀI:
CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
TẠI SỞ GIÁO DỤCVÀ ĐÀO TẠO TỈNH THÁI NGUYÊN
BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Phương pháp nghiên cứu khoa học
Giảng viên giảng dạy: TS. Vũ Ngọc Hoa
Mã phách:.............................................

HÀ NỘI - 2017


PHIẾU LÀM PHÁCH HÌNH THỨC THI BÀI TẬP LỚN/TIỂU LUẬN
Mã phách

Họ và tên sinh viên: Phùng Sơn Hà

Ngày sinh:

Mã sinh viên: 1607LTHA035
Lớp: 1607LTHA

Khoa: Văn thư – Lưu trữ

Tên đề tài: CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
TẠI SỞ GIÁO DỤCVÀ ĐÀO TẠO TỈNH THÁI NGUYÊN
Học phần: Phương pháp nghiên cứu khoa học
Giảng viên hướng dẫn: TS. Vũ Ngọc Hoa

Sinh viên kí tên

Phùng Sơn Hà


PHIẾU CHẤM ĐIỂM HÌNH THỨC THI BÀI TẬP LỚN/TIỂU LUẬN
Điểm, Chữ kí (Ghi rõ họ tên)

Điểm thống nhất của

Chữ ký xác

của cán bộ chấm thi
CB chấm thi CB chấm thi

bài thi

nhận của

số 1

số 2

Bằng số

Bằng chữ

cán bộ nhận
bài thi

LỜI CẢM ƠN
Trong suốt quá trình học bộ môn này, với sự giảng dạy, hướng dẫn của
Giảng viên bộ môn, tôi đã phần nào hiểu rõ hơn về phương pháp khi làm một
bài tiểu luận làm sao cho tốt và khoa học.
Đầu tiên, để tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất, tôi xin gửi đến Khoa Văn thư –
Lưu trữ trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tổ chức cho chúng tôi được tiếp cận
với môn học mà theo chúng nó rất hữu ích đối với sinh viên trong việc nghiên
cứu, thực hiện các bài tiểu luận, khóa luận. Đó là môn học “Phương pháp nghiên
cứu khoa học”
Tiếp đến, chúng tôi xin chân thành cảm ơn Giảng viên Vũ Ngọc Hoa đã
tận tâm hướng dẫn tôi qua từng buổi học trên lớp, cũng như những buổi trò
chuyện, trao đổi kiến thức, thảo luận về bộ môn này và cảm ơn các cán bộ Trung
tâm Lưu trữ Quốc gia I đã cung cấp những thông tin để chúng tôi thực hiện tốt
bài tiểu luận này. Nếu không có sự hướng dẫn, giúp đỡ thì tôi khó có thể hoàn
thành được bài tiểu luận này.
Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 08 tháng 08 năm 2017


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan rằng đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Mọi
thông tin và số liệu trong đề tài nghiên cứu của bài tiểu luận này là hoàn toàn
trung thực và được ghi rõ nguồn gốc.
Hà Nội, ngày 08 tháng 8 năm 2017
Tác giả


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài......................................................................................1
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu............................................................1
3. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu..........................................2
4. Phương pháp nghiên cứu..........................................................................2
5. Cấu trúc đề tài...........................................................................................2
Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN
TẠI SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TỈNH THÁI NGUYÊN.........................3
1.1. Khái niệm về Công tác soạn thảo văn bản................................................3
1.1.1 Khái niệm về Văn bản............................................................................3
1.1.2. Khái niệm công tác soạn thảo văn bản..................................................4
1.2 Quy trình soạn thảo văn bản..................................................................4
1.2.1. Xác định nội dung văn bản....................................................................5
1.2.2. Xác định loại văn bản............................................................................5
1.2.3. Phạm vi ứng dụng..................................................................................5
1.2.4. Thu thập xử lý thông tin........................................................................6
1.2.5. Xây dựng bản thảo.................................................................................6
1.2.6. Soạn thảo văn bản..................................................................................6
1.2.7. Duyệt và ký văn bản..............................................................................7
1.2.8. Nhân bản và phát hành văn bản.............................................................7
1.3. Vai trò của công tác soạn thảo văn bản.....................................................7
1.4. Khái quát về Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Thái Nguyên.........................9
1.4.1. Lịch sử hình thành.................................................................................9
1.4.2. Cơ cấu tổ chức.....................................................................................10
1.4.3. Chức năng nhiệm vụ............................................................................10
Tiểu kết:.........................................................................................................11
Chương 2. THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI
SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TỈNH THÁI NGUYÊN...............................12

2.2. Thực trạng về Công tác soạn thảo văn bản tại Sở Giáo dục và Đào tạo
tỉnh Thái Nguyên...........................................................................................12


2.2.1. Thực trạng về xác định nội dung soạn thảo văn bản của cán bộ, chuyên
viên Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Thái Nguyên............................................12
2.2.2. Thực trạng về xác định loại văn bản của cán bộ, chuyên viên Sở Giáo
dục và Đào tạo tỉnh Thái Nguyên..................................................................13
2.2.3. Thực trạng thu thập và xử lý thông tin trước khi soạn thảo văn bản của
cán bộ, chuyên viên Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Thái Nguyên...................14
2.2.4. Thực trạng về việc xây dựng bản thảo trước khi soạn thảo văn bản
hoàn chỉnh của cán bộ, chuyên viên Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Thái
Nguyên...........................................................................................................14
2.2.5 Thực trạng soạn thảo văn bản của cán bộ, nhân viên ở công ty...........15
2.2.7. Thực trạng duyệt và ký văn bản của cán bộ, chuyên viên Sở Giáo dục
và Đào tạo tỉnh Thái Nguyên.........................................................................16
2.2.8. Thực trạng nhân bản và phát hành văn bản của cán bộ, chuyên viên Sở
Giáo dục và Đào tạo tỉnh Thái Nguyên.........................................................17
Tiểu kết:.........................................................................................................18
Chương 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SOẠN
THẢO VĂN BẢN TẠI SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TỈNH THÁI
NGUYÊN............................................................................................................19
3.1. Đánh giá về công tác soạn thảo văn bản của Sở.....................................19
3.1.1. Ưu điểm...............................................................................................19
3.1.2. Hạn chế................................................................................................19
3.2. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả soạn thảo văn bản..........................21
3.2.1 Về trang thiết bị....................................................................................21
3.2.2 Về kỹ thuật soạn thảo văn bản..............................................................21
3.3.3 Về cán bộ thực hiện công tác soạn thảo văn bản..................................22
3.3.4 Nâng cao trình độ, phẩm chất cho cán bộ,nhân viên trong cơ quan.....22

Tiểu kết:.........................................................................................................23
KẾT LUẬN........................................................................................................24
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................26
PHỤ LỤC


LỜI MỞ ĐẦU
1.

Lý do chọn đề tài

Hiện nay trong hoạt động của các cơ quan , tổ chức vấn đề soạn thảo và
quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức là một vấn đề hết sức quan trọng và cần
được quan tâm một cách đúng mức. Văn bản vừa là nguồn pháp luật cơ bản vừa
là công cụ quản lý hữu hiệu phục vụ cho việc quản lý và điều hành hoạt động
của cơ quan, tổ chức. Việc soạn thảo và ban hành văn bản sẽ đảm bảo cho hoạt
động của cơ quan, tổ chức diễn ra một cách có hệ thống, đảm bảo hơn nữa tính
pháp quy, thống nhất chứa đựng bên trong các văn bản quản lý trong giải quyết
công việc của cơ quan, tổ chức mình. Chính vì vậy việc quan tâm đúng mức
đến công tác soạn thảo và quản lý văn bản sẽ góp phần tích cực vào việc tăng
cường hiệu lực của quản lý trong các cơ quan, tổ chức. Trong hoạt động giao
tiếp văn bản là một trong những phương tiện quan trọng nhằm ghi lại và truyền
đạt thông tin một cách nhanh chóng. Văn bản hành chính được hình thành trên
niều lĩnh vực, hoạt động sống của con người.
Hiểu được tầm quan trọng của Văn bản qua đó công tác soạn thảo văn bản
cần được chú trọng, ta có thế khẳng định: Soạn thảo văn bản góp phần rất quan
trọng trong hoạt động quản lý của mỗi cơ quan cơ quan, tổ chức, góp phần vào
sự phát triển cơ quan, tổ chức đó.
Qua thời gian học tập, rèn luyện được trang bị kiến thức chuyên môn tại
trường Đại học Nội vụ Hà Nội tôi đã được trang bị kiến thức nhất định về công

tác soạn thảo văn bản. Nhưng học phải đi đôi với hành, kiến thức lý thuyết được
học trên lớp phải được áp dụng vào thực tế.
Xuất phát từ tầm quan trọng, tính thực tế của đề tài nên tôi đã chọn đề tài
nghiên cứu “Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Sở giáo dục và Đào tạo
tỉnh Thái Nguyên”.
2.

Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

2.1 Mục đích
Trau dồi khả năng soạn thảo văn bản thông dụng thường được ban hành
tại Cơ quan Hành chính Nhà nước, đặc biệt tại các văn bản tại Sở Giáo dục và
1


Đào tạo tỉnh Thái Nguyên.
2.2 Nhiệm vụ
Nghiên cứu thực trạng công tác soạn thảo văn bản tại Sở Giáo dục và Đào
tạo tỉnh Thái Nguyên.
Đề xuất phương hướng và giải pháp nhằm tăng cường độ chính xác về thể
thức và nội dung của văn bản được ban hành tại cơ quan.
3.

Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Công tác soạn thảo văn bản.
- Về không gian: Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Thái Nguyên.
- Về thời gian: Các văn bản hành chính thông dụng được ban hành tại Sở
Giáo dục và Đào tạo tỉnh Thái Nguyên như: Quyết định, Công văn đi, Kế hoạch,
Báo cáo, Thông báo.

4.

Phương pháp nghiên cứu

Để hoàn thành đề tài này, tôi có sử dụng một số phương pháp nghiên cứu
phù hợp với nội dung và yêu cầu. Gồm một số phương pháp sau:
- Phương pháp nghiên cứu văn bản, tài liệu;
- Phương pháp quan sát thực tế;
- Phương pháp phỏng vấn;
5.

Cấu trúc đề tài

Ngoài các phần : Mở đầu, Kết luận; Lời cảm ơn, Danh mục tài liệu tham
khảo; Phụ lục thì bố cục của đề tài nghiên cứu sẽ bao gồm 03 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác soạn thảo văn bản tại Sở Giáo dục
và Đào tạo tỉnh Thái Nguyên.
Chương 2: Thực trạng về công tác soạn thảo văn bản tại Sở Giáo dục và
Đào tạo tỉnh Thái Nguyên.
Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo văn bản tại
Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Thái Nguyên.

2


Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI SỞ
GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TỈNH THÁI NGUYÊN
1.1

. Khái niệm về Công tác soạn thảo văn bản

1.1.1 Khái niệm về Văn bản
Văn bản là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học. Tùy theo góc
độ nghiên cứu mà các ngành đó đưa ra các khái niệm khác nhau về văn bản.
Dưới góc độ ngôn ngữ học, Bùi Khắc Việt- tác giả của cuốn sách Kỹ
thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý nhà nước có đưa ra khái niệm: “
Văn bản là sản phẩm của lời nói, được thể hiện bằng hình thức viết. Tuy nhiên,
văn bản không phải đơn thuần là tổng số những từ ngữ, những câu nói được ghi
lên giấy mà là kết quả tổ chức có ý thức của quá trình sáng tạo, nhằm thực hiện
mục tiêu nào đó”[42;10]
Trong sách Tiếng Việt thực hành của nhóm tác giả Nguyễn Quang Ninh
và Hồng Dân cũng có đề cập: “ Văn bản là một thể hoàn chỉnh về hình thức,
trọn vẹn về nội dung, thống nhất về cấu trúc, độc lập về giao tiếp, dạng tồn tại
điển hình của văn bản là dạng viết”.
Dưới góc độ văn bản học và hành chính học , tác giả Vương Đình Quyền
có đề cập đến đến khái niệm này trong cuốn sách Lý luận và phương pháp công
tác văn thư như sau: dưới góc độ văn bản học, văn bản được hiểu theo nghĩa
rộng tức là:”Văn bản được hiểu là vật mang tin được ghi bằng kí hiệu ngôn ngữ
nhất định ” ;dưới góc độ hành chính học thì văn bản được hiểu theo ngvăn bản
được hiểu theo nghĩa hẹp tức là: Khái niệm dùng để chỉ công văn giấy tờ hình
thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức”.
Theo nghĩa hẹp, văn bản được hiểu là các tài liệu giấy tờ được sử dụng
trong hoạt động của các cá nhân, tổ chức xã hội , và của các cơ quan nhà nước.
Theo nghĩa này, các loại dùng giấy tờ dùng để quản lý và điều hành hoạt động
của cơ quan, tổ chức như chỉ thị, thông tư, nghị quyết, quyết định, kế hoạc, báo
cáo…đều được gọi là văn bản. Văn bản là một thể hoàn chỉnh về hình thức, trọn
vẹn về nội dung, thống nhất về cấu trúc, độc lập về giao tiếp, tồn tại điển hình ở
3

dạng viết. Ngày nay, khái niệm này được dùng rộng rãi trong các hoạt động của
các cơ quan, tổ chức mà ở đây cụ thể là Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Thái
Nguyên.
1.1.2. Khái niệm công tác soạn thảo văn bản
Trong hoạt động quản lý của các cơ quan, công tác soạn thảo và ban hành
văn bản là một nhiệm vụ quan trọng và mang tính chất thường xuyên. Để văn
bản ban hành đảm bảo chất lượng, đòi hỏi người soạn thảo phải nắm vững và
biết cách vận dụng các kiến thức và kỹ năng như : Các yêu cầu về công tác soạn
thảo văn bản, phương pháp thu thập và xử lý thông tin, xây dựng đề cương và bố
cục văn bản, kỹ năng về sử dụng từ ngữ, cú pháp đối với các loại văn bản, kỹ
thuật trình bày văn bản.Ngoài ra phải tuân thủ các quy tắc do cơ quan có thẩm
quyền đề ra đối với việc soạn thảo và ban hành văn bản, như các quy định về thể
thức văn bản, thủ tục soạn thảo, duyệt, ký, đóng dấu văn bản…Trong những vấn
đề nêu trên của công tác soạn thảo văn bản, có những vấn đề mang tính chất kỹ
thuật như cách bố cục, sử dụng từ ngữ, cú pháp và trình bày soạn thảo văn bản
cho phù hợp với các loại văn bản nói chung và từng thể loại nói riêng. Bởi vậy,
để thể hiện được đầy đủ bản chất của công tác soạn thảo văn bản, người ta gọi
công việc này là kỹ thuật soạn thảo văn bản. Có thể giải thích khái niệm như
sau:
Kỹ thuật soạn thảo văn bản là khái niệm dùng để chỉ việc vận dụng lý
luận, phương pháp và kỹ năng về soạn thảo văn bản, các quy tắc có liên quan
để xây dựng một văn bản từ khâu mở đầu cho đến lúc văn bản được hoàn thiện.
[10.tr25]
1.2

Quy trình soạn thảo văn bản

Văn bản là phương tiện để ghi nhận những thông tin, truyền đạt các thông
tin từ chủ thể này đến chủ thể khác bằng một ký hiệu hoặc bằng một ngôn ngữ

nhất định nào đó. Soạn thảo văn bản là những quy trình, những đòi hỏi trong các
quá trình diễn ra một cách liên tục từ khi chuẩn bị soạn thảo văn bản đến khi
soạn thảo và chuyển văn bản đến nơi thi hành. Gắn liền với quy trình và những
đòi hỏi là những quy tắc về việc tổ chức biên soạn, thu thập tin tức, khởi thảo
4


văn bản và cả ngôn ngữ thể hiện trong văn bản. Quy trình soạn thảo văn bản
gồm các bước:
1.2.1. Xác định nội dung văn bản
Để đảm bảo cho văn bản được ban hành đúng và có chất lượng cần phải
xác định rõ nội dung của vấn đề cần văn bản hóa.
Thông thường, nội dung văn bản nhằm đề ra các chủ trương, chính sách
hay giải quyết các vấn đề sự việc cụ thể thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
Do đó, khi soạn thảo tiến tới ban hành một văn bản nào đó đòi hỏi phải có tính
mục đích rõ ràng, phải thể hiện được mục tiêu và giới hạn của nó, vì vậy trước
khi soạn thảo cần phải xác định rõ mục đích văn bản ban hành để làm gì? nhằm
giải quyết vấn đề gì? và giới hạn vấn đề đến đâu? kết quả của việc thực hiện văn
bản là gì?
1.2.2. Xác định loại văn bản
Người soạn thảo văn bản cần phải xác định rõ nội dung và có sự phân biệt
rõ ràng loại văn bản, sau đó chọn loại hình văn bản sao cho phù hợp với mục
đích sử dụng. Ví dụ: không dùng chỉ thị thay cho thông báo và ngược lại.
Có thể chọn các loại hình văn bản sau:
- Văn bản quy phạm pháp luật
- Văn bản hành chính
- Văn bản chuyên ngành
- Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức...
1.2.3. Phạm vi ứng dụng
Phạm vi ứng dụng là mô tả ranh giới và quyền hạn quản lý, thẩm quyền

ban hành, thi hành văn bản.
Phạm vi ứng dụng cần được làm rõ khi bắt đầu soạn thảo văn bản. Nó sẽ
giúp xác định những đối tượng và phạm vi áp dụng cụ thể để việc thực hiện, thi
hành văn bản có tính hiệu lực và chính xác hơn.
Phạm vi ứng dụng về không gian có thể là toàn thể cơ quan, hay một cá
nhân, đơn vị thuộc và trực thuộc công ty, cũng có thể là các công ty có liên quan
5


khác.
Phạm vi ứng dụng về thời gian là thường xuyên, liên tục, được áp dụng
nhiều lần hay một lần đối với mọi đối tượng hay một đối tượng cụ thể.
1.2.4. Thu thập xử lý thông tin
- Các thông tin được sử dụng đưa vào văn bản phải cụ thể và đảm bảo
chính xác. Không nên viết văn bản với những thông tin chung và lặp lại từ các
văn bản khác.
- Tiến hành thu thập, phân tích, tổng hợp, lựa chọn các thông tin cần thiết
có liên quan đến nội dung của vấn đề cần ra văn bản, đặc biệt là các thông tin
quan trọng như: thông tin pháp luật, thông tin thực tiễn, yêu cầu về thời gian của
cấp có thẩm quyền.
- Nghiên cứu, rà soát các văn kiện, văn bản pháp luật hiện hành thật chính
xác để đưa vào văn bản
1.2.5. Xây dựng bản thảo
- Bộ phận hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo tiến hành viết dự
thảo văn bản phù hợp với nội dung, hình thức, thể thức văn bản theo quy định
của nhà nước.
- Để văn bản bảo đảm chất lượng cần có sự phối hợp tham gia ý kiến của
các bộ phận chuyên môn về các vấn đề có liên quan và sự chỉ đạo chặt chẽ của
cấp duyệt ký văn bản để nắm được ý đồ chỉ đạo, tránh trường hợp phải sửa chữa
nhiều lần, gây mất thời gian, tốn kém.

1.2.6. Soạn thảo văn bản
- Căn cứ vào tính chất, nội dung và những thông tin đã thu thập được liên
quan đến văn bản để tiến hành soạn thảo.
- Trường hợp cần thiết, đề xuất với Lãnh đạo cơ quan tham khảo ý kiến
của các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến
để hoàn chỉnh bản thảo.
- Khi viết bản thảo, cần phải bám sát đề cương, phân chia dung lượng
trong từng chương, mục, đoạn cho hợp lý.
6


- Sử dụng các thuật ngữ, và văn phong thích hợp kết hợp linh hoạt với các
từ, cụm từ, liên kết các câu, các đoạn để văn bản trở thành một thể thống nhất,
trọn vẹn về cả nội dung lẫn hình thức, và có thể truyền đạt thông tin qua văn bản
một cách chính xác nhất
1.2.7. Duyệt và ký văn bản
- Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản.
- Trong trường hợp dự thảo đã được Lãnh đạo cơ quan phê duyệt, nhưng
thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì người được giao
nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết
định việc sửa chữa, bổ sung.
- Người soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính
xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.)
trước khi trình Lãnh đạo cơ quan ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu
quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật,
đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định
1.2.8. Nhân bản và phát hành văn bản
- Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở số
lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt
kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở

Văn thư. Sau đó, làm các thủ tục văn thư phát hành và lưu giữ văn bản (cho số,
ghi ký hiệu, đóng dấu, gửi văn bản, bảo quản văn bản lưu) theo đúng quy định
hiện hành.
- Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo
đúng thời gian quy định.
- Việc nhân bản văn bản mật phải có ý kiến của Lãnh đạo cơ quan và được
thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày
28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ
bí mật nhà nước
1.3. Vai trò của công tác soạn thảo văn bản
Hiện nay, trong hoạt động của các cơ quan tổ chức thì vấn đề soạn thảo là
7


một vấn đề hết sức quan trọng và cần được quan tâm một cách đúng mức. Văn
bản vừa là nguồn pháp luật cơ bản vừa là công cụ quản lý hữu hiệu phục vụ cho
việc quản lý và điều hành tổ chức. Công tác soạn thảo văn bản giúp cho cơ quan
cung cấp thông tin có giá trị nhằm đạt hiệu quả trong việc giải quyết công việc .
Công tác soạn thảo văn bản là một mảng không thể thiếu trong quá trình quản
lý đồng thời góp phần tích cực đáp ứng nhu cầu quản lý.
Công tác soạn thảo văn bản giúp ghi lại truyền đạt các quyết định quản
lý , là hình thức cụ thể hoá pháp luật và điều chỉnh các mối quan hệ. Công tác
soạn thảo văn bản giúp cho cơ quan cung cấp thông tin có giá trị nhằm đạt hiệu
quả trong việc giải quyết công việc.
Chất lượng của công tác soạn thảo văn bản thể hiện được nhận thức chính
trị, năng lực công tác, nghệ thuật lãnh đạo, hiệu suất và tác phong làm việc của
lãnh đạo cơ quan, tổ chức. Đồng thời cũng là thước đo trình độ chính trị, năng
lực chuyên môn và khả năng nắm bắt thực tiễn của tập thể cán bộ nhân viên
trong cơ quan, tổ chức.Việc soạn thảo văn bản sẽ đảm bảo cho hoạt động của cơ
quan diễn ra một cách có hệ thống, đảm bảo hơn nữa tính pháp quy, thống nhất

chứa đựng bên trong các văn bản quản lý hành chính trong giải quyết công việc
của cơ quan mình.
Công tác soạn thảo văn bản góp phần quan trọng trong công tác định
hướng cũng như là cơ sở để kiểm tra giám sát việc thực hiên những văn bản do
cơ quan ban hành.
Công tác soạn thảo văn bản là công việc thường xuyên và quan trọng
trong hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức. Đặc biệt là các cơ quan có
chức năng hoạch định các chủ trương, chính sách ban hành các quy định quản lý
quan trọng như Chính Phủ, Bộ...
Nếu việc soạn thảo văn bản được thực hiện tốt, văn bản ban hành kịp thời,
chính xác sẽ có tính khả thi cao, có thể nâng cao hiệu quả công việc, thúc đẩy
cho quá trình làm việc và thực hiện được nhanh và hiệu quả hơn. Bên cạnh đó
còn đảm bảo tính pháp lý để tiến hành giải quyết công việc, thực hiện tốt chức
năng và nhiệm vụ của cơ quan đó. Việc soạn thảo văn bản sẽ đảm bảo cho hoạt
8


động của cơ quan diễn ra một cách có hệ thống, đảm bảo hơn nữa tính pháp quy
chứa đựng bên trong các văn bản được ban hành.
Chính vì vậy, việc quan tâm đúng mức đến soạn thảo sẽ góp phần tích cực
vào việc làm tăng cường hiệu lực của việc quản lý cơ quan, tổ chức.
1.4. Khái quát về Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Thái Nguyên.
1.4.1. Lịch sử hình thành
Thái Nguyên là một tỉnh miền núi phía Bắc có những xã vùng sâu, vùng
xa, vùng cao, kinh tế xã hội chậm phát triển, dân số chỉ tập trung ở thành phố,
thị xã và thị trấn. Việc học tập của các em chưa được đáp ứng đầy đủ, cán bộ
giáo viên trong ngành giáo dục chưa có chế độ đãi ngộ phù hợp.
- Từ trước năm 1965 có tên là Sở Giáo dục Khu Việt Bắc.
- Từ năm 1965 sáp nhập hai tỉnh Thái Nguyên và Bắc Kạn có tên gọi là Ty
Giáo dục tỉnh Bắc Thái.

- Năm 1982 đổi tên Ty Giáo dục → Sở Giáo dục Bắc Thái.
- Năm 1988 sáp nhập Ủy ban bảo vệ bà mẹ trẻ em tỉnh vào cơ quan Sở
Giáo dục Bắc Thái.
- Năm 1990 sáp nhập thêm Ban Giáo dục Chuyên nghiệp của tỉnh vào nên
Sở giáo dục Bắc Thái được đổi tên thành Sở Giáo dục và Đào tạo Bắc Thái.
- Quốc hội khóa X (nhiệm kỳ 1997-2002) đã nhất trí thông qua tách tỉnh
Bắc Thái thành hai tỉnh Thái Nguyên và Bắc Kạn để thuận lợi cho sự phát triển
toàn diện về mọi mặt: chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội… Theo đó Sở Giáo dục
và Đào tạo tỉnh Bắc Thái đổi tên thành Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Thái
Nguyên.
- Thái Nguyên có một vị trí địa lý rất thuận lợi cho việc phát triển kinh tế
nông nghiệp, công nghiệp… Đây cũng là cửa ngõ phía Bắc của Thủ đô, là chiến
khu xưa của căn cứ Việt Bắc – được mệnh danh là “Thủ đô gió ngàn”. Nói đến
Thái Nguyên – người ta thường nói đến giáo dục – giáo dục Thái Nguyên đang
đà khởi sắc, đạt được những thành tích rất đáng khích lệ. Năm 1995 toàn tỉnh đã
hoàn thành chương trình xóa mù chữ, phổ cập giáo dục tiểu dục. Năm 2002 –
phổ cập giáo dục tiểu học đúng độ tuổi. Năm 2004, phổ cập xong bậc THCS.
9


Công tác tổ chức cán bộ đã được lãnh đạo sở chú ý từ việc đào tạo, bồi dưỡng,
để kiện toàn, bổ sung đội ngũ cán bộ quản lí, bồi dưỡng chuẩn hóa đội ngũ cán
bộ giáo viên của ngành, tham mưu cho tỉnh về chế độ chính sách đối với giáo
viên ngoài công lập như ngành học mầm non, giáo viên vùng sâu, vùng xa. Cơ
sở vật chất dần được cải thiện, đẩy mạnh việc xóa phòng học tạm, xây dựng
phòng học còn thiếu. Trong những năm qua Sở Giáo dục và Đào tạo Thái
Nguyên đã cử những em có thành tích cao trong học tập và rèn luyện đi tham dự
kỳ thi học sinh giỏi quốc gia và đều mang lại kết quả cao cho tỉnh nhà.
- Năm 2002 ngành giáo dục Thái Nguyên vinh dự được Nhà Nước trao
tặng Huân chương Lao động hạng Nhất. Đây là niềm tự hào lớn đối với ngành

Giáo dục tỉnh miền núi Thái Nguyên.
- Theo quyết định số 3734 ngày 30/12/2015 của Ủy ban nhân dân tỉnh
Thái Nguyên về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Thái Nguyên.
1.4.2. Cơ cấu tổ chức
a. Lãnh đạo Sở có: Giám đốc và 03 Phó Giám đốc.
b. Các đơn vị thuộc Sở gồm có:
+ Văn phòng;
+ Thanh tra;
+ Phòng Tổ chức cán bộ;
+ Phòng Kế hoạch – Tài chính;
+ Phòng Chính trị - Tư tưởng;
+ Phòng Giáo dục Mầm non;
+ Phòng Giáo dục Tiểu học;
+ Phòng Giáo dục Trung học;
+ Phòng Giáo dục Chuyên nghiệp và Giáo dục Thường xuyên;
+ Phòng Khảo thí và Kiểm định chất lượng giáo dục;
Chi tiết tham khảo: Phụ lục số 1
1.4.3. Chức năng nhiệm vụ
a. Chức năng
10


Sở Giáo dục và Đào tạo là cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Thái
Nguyên; thực hiện chức năng tham mưu, giúp UBND tỉnh quản lý nhà nước về
giáo dục và đào tạo trên địa bàn tỉnh theo quy định của pháp luật và theo phân
công hoặc ủy quyền của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh.
Sở Giáo dục và Đào tạo có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản
riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND tỉnh;
chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Bộ Giáo

dục và Đào tạo.
b. Nhiệm vụ
Nhiệm vụ và quyền hạn của Sở Giáo dục và Đào tạo được thực hiện theo
quy định tại Thông tư liên tịch số 11/2015/TTLT-BGDĐT-BNV ngày 29/5/2015
của Bộ Giáo dục và Đào tạo – Bộ Nội vụ.
Tiểu kết:
Phần chương một là quá trình tìm hiểu về cơ sở lý luận về công tác soạn
thảo văn bản cũng như quy trình soạn thảo văn bản. vai trò của công tác soạn
thảo văn bản. Tạo tiền đề cho việc nghiên cứu thực trạng của chương 2.

11


Chương 2
THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI SỞ GIÁO
DỤC VÀ ĐÀO TẠO TỈNH THÁI NGUYÊN
2.2. Thực trạng về Công tác soạn thảo văn bản tại Sở Giáo dục và
Đào tạo tỉnh Thái Nguyên.
2.2.1. Thực trạng về xác định nội dung soạn thảo văn bản của cán bộ,
chuyên viên Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Thái Nguyên.
Việc xác định nội dung của văn bản, là khâu rất quan trọng. Nội dung văn
bản được xem như linh hồn của văn bản, nó quyết định đến sự thành công và sự
hiệu quả của văn bản. Nội dung văn bản đóng vai trò hiện thực hóa các ý tưởng
của lãnh đạo; các kế hoạch mục tiêu phát triển của công ty; là hình thức trao đổi
thông tin giữa các đơn vị, bộ phận, giữa công ty với các đối tác bên ngoài. Làm
tốt công việc này là tiền đề cho những bước tiếp theo.
- Ưu điểm: Trong quá trình đi tìm hiểu thực tế và thu thập từ các kênh
thông tin của công ty, tôi nhận thấy rằng cán bộ, chuyên viên Sở đã có nhiều cố
gắng trong công tác soạn thảo văn bản. Đó là việc, khi được giao nhiệm vụ soạn
thảo văn bản, cán bộ và nhân viên luôn bám sát vấn đề, nội dung và sự chỉ đạo

của lãnh đạo công ty. Nội dung của văn bản cụ thể, chi tiết, có trọng tâm, trọng
điểm phản ánh trung thực, khách quan công việc và nhiệm vụ đặt ra. Đồng thời
cán bộ, nhiên viên soạn thảo luôn đưa ra những sáng kiến khoa học, tham mưu
cho lãnh đạo để giải quyết một vấn đề hoặc một nhiệm vụ nào đó.
Ví dụ: Để ban hành Quyết định nâng bậc lương thường xuyên đối với
công chức, viên chức trong ngành Giáo dục trên địa bàn Thái Nguyên, Cán bộ
phòng Tổ chức Cán bộ đã tham khảo các văn bản tài liệu liên quan như:
 Nghị định số 204/2004/NĐ-CP ngày 14/12/2004 của Chính phủ về chế
độ tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức và lực lượng vũ trang.
 Thông tư số 08/2013/TT-BNV ngày 31/7/2013 của Bộ Nội vụ về việc
Hướng dẫn thực hiện chế độ nâng bậc lương thường xuyên và nâng bậc lương
trước thời hạn đối với cán bộ, công chức, viên chức và người lao động.
 Quyết định số 01/2015/QĐ-UB ngày 07/01/2015 của UBND tỉnh Thái
Nguyên về việc ban hành Quy định phân cấp quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, tiền
12


lương, cán bộ, công chức, viên chức và lao động hợp đồng trong các cơ quan, đơn
vị thuộc tỉnh Thái Nguyên;
- Nhược điểm: Qua tìm hiểu của nhóm, việc xác định nội dung văn bản
của cán bộ, nhân viên được giao soạn thảo còn mắc phải một số lỗi cơ bản như:
xác định nội dung của văn bản còn sơ sài, trùng lặp, nhầm lẫn hoặc bỏ sót nội
dung. Điều này cần phải được khắc phục, tránh trường hợp ảnh hưởng đến hiệu
quả và năng suất lao động của công ty.
Một số văn bản do cơ quan soạn thảo theo đúng nội dung văn bản.(Phụ
lục 2)
2.2.2. Thực trạng về xác định loại văn bản của cán bộ, chuyên viên Sở
Giáo dục và Đào tạo tỉnh Thái Nguyên
Sau khi đã xác định được nội dung của văn bản, việc lựa chọn tên loại văn
bản cũng rất quan trọng. Xác định tên loại văn bản trước hết phải căn cứ vào

mục đích và tính chất của văn bản, dự định ban hành. Bên cạnh đó, còn lệ thuộc
vào thẩm quyền ban hành của cơ quan, tổ chức và đối tượng giải quyết và thực
hiện văn bản đó là những ai. Nếu dung vấn đề cần được văn bản hóa bằng kế
hoạch nhưng lại ban hành bằng hình thức công văn, như vậy sẽ làm giảm đi tầm
quan trọng của vấn đề đó. Điều đó chỉ ra rằng, nếu như người soạn thảo văn bản
xác định không đúng tên loại văn bản, sẽ dẫn đến tình trạng hiểu nhầm vấn đề
hoặc đánh giá thấp nội dung cần truyền tải; ảnh hưởng đến quá trình xử lý và
hiệu quả công việc.
Ví dụ: Trong Cơ quan, đơn vị trực thuộc có cán bộ, công chức, viên chức
đã đủ tuổi nghỉ hưu. Cán bộ phòng Tổ chức cán bộ đã xác định đúng loại hình
của văn bản thuộc thẩm quyền của Phòng ban, phù hợp với chức năng nhiệm vụ
và quyền hạn của Cơ quan đó là: Quyết định về việc nghỉ hưu…
Do đó trong quá trình soạn thảo, cán bộ, chuyên viên phòng ban luôn
căn cứ, bám sát vào nội dung, vấn đề mà lãnh đạo muốn truyền đạt để chọn tên
loại văn bản phù hợp.

13


2.2.3. Thực trạng thu thập và xử lý thông tin trước khi soạn thảo văn bản
của cán bộ, chuyên viên Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Thái Nguyên
- Thu thập thông tin là quá trình xác định nhu cầu thông tin, tìm nguồn
thông tin, thực hiện tập hợp thông tin theo yêu cầu nhằm đáp ứng mục tiêu đã
định trước.
- Xử lí thông tin là hoạt động phân tích, phân loại thông tin theo các
nguyên tắc và phương pháp nhất định, trên cơ sở đó đưa ra các biện pháp giải
quyết công việc; là quá trình đối chiếu, chọn lọc, chỉnh lý, biên tập thông tin
theo mục đích – đây là công việc bắt buộc nhằm nâng cao chất lượng và hiệu
quả sử dụng thông tin, tránh sự quá tải, nhiễu thông tin; là việc sắp xếp, phân
tích dữ liệu có được theo yêu cầu, tiêu chí cụ thể một cách khoa học, chính xác,

khách quan nhằm cung cấp những cơ sở xem xét, giải quyết một vấn đề.
- Thu thập và xử lí thông tin phục vụ trực tiếp cho quá trình soạn thảo văn
bản của cán bộ - chuyên viên nói riêng và việc ra các kế hoạch, quyết định của
Sở nói chung. Tuy nhiên, trong quá trình thu thập và xử lý thông tin của cán bộ
nhân viên công ty vẫn còn tồn tại một số sai sót, trùng lặp thông tin. Điều đó dẫn
đến văn bản ban hành bị trùng lặp giữa các phòng ban, không rõ ràng tới người
tiếp nhận.
2.2.4. Thực trạng về việc xây dựng bản thảo trước khi soạn thảo văn bản
hoàn chỉnh của cán bộ, chuyên viên Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Thái
Nguyên.
Về ưu điểm: Tại Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Thái Nguyên các cán bộ
chuyên viên khi được giao soạn thảo văn bản đều nắm vững quy trình, nghiệp vụ
và các bước tiến hành trước khi soạn thảo văn bản. Đối với việc xây dựng bản
thảo trước khi soạn thảo cũng được các cán bộ, chuyên viên thực hiện rất
nghiêm túc và chuẩn xác. Đối với những văn bản quan trọng như quy chế lương,
bảo hiểm, quy chế hướng dẫn tính hiệu suất công việc đều được xây dựng đề
cương chi tiết và trình trưởng phòng xin ý kiến trước khi soạn thảo. Qua quá
trình chỉnh sửa và duyệt bản thảo cuối, cán bộ nhân viên mới tiến hành soạn
thảo văn bản. Việc này đã giúp cho hệ thống văn bản, nội dung văn bản được
14


mạch lạc rõ ràng, thông tin trong văn bản được ban hành chính xác và không
gây hiểu nhầm cho người tiếp nhận.
Về nhược điểm: Có một số văn bản vì chưa được xây dựng bản thảo kỹ
càng nên khi ban hành gây ra không ít những hiểu lầm cho các đơn vị cấp dưới
2.2.5 Thực trạng soạn thảo văn bản của cán bộ, nhân viên ở công ty.
- Về xác định thẩm quyền ban hành văn bản: cả về nội dung lẫn hình thức
của cơ quan soạn thảo của Cơ quan còn chưa thống nhất. Nội dung quy định
trong các văn bản đã được soạn thảo có tính khả thi cao, tuy nhiên còn một số

văn bản do quá trình xây dựng chưa thực tế nên tính khả thi còn bị hạn chế.
- Về quy trình xây dựng và ban hành văn bản: văn bản được soạn thảo của
Công ty nhìn chung đã tuân thủ theo các bước của quy trình xây dựng và ban
hành văn bản. Bên cạnh đó, do yêu cầu của công việc, tính giải quyết nhanh một
vấn đề nào đó mà nhiều khi các bước không được tiến hành hoàn chỉnh. Điều
này cũng sẽ ảnh hưởng một phần đến chất lượng của văn bản được soạn thảo.
- Về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản: lỗi sai chủ yếu về thể thức của
văn bản là số, ký hiệu văn bản, ở phần nơi nhận; kỹ thuật trình bày văn bản còn
chưa thống nhất về cỡ chữ, kiểu chữ, định lề văn bản… Có nhiều văn bản sai về
thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản của Công ty chủ yếu vì chưa có sự thống
nhất của các chủ thể, cơ quan soạn thảo trong việc thực hiện theo quy định về
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP
ngày 06/5/2005 và Thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ ban hành ngày
19/01/2011 hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Đồng
thời, các phòng ban cần tiến tới tiêu chuẩn hóa các văn bản quản lý của mình.
- Về văn phong, ngôn ngữ của văn bản: công tác soạn thảo văn bản của
Công ty là do các bộ phận soạn thảo, mỗi bộ phận có những chuyên viên phụ
trách về các lĩnh vực cụ thể. Việc soạn thảo văn bản cũng phụ thuộc vào nhiệm
vụ của các lĩnh vực đó nên mỗi chuyên viên sẽ soạn thảo văn bản liên quan đến
nhiệm vụ của mình dưới sự quản lý, điều hành của người lãnh đạo. Do đó, sẽ tồn
tại những lỗi chủ quan của người soạn thảo đến nội dung của văn bản như: sử
dụng từ không đảm bảo tính chất văn phong hành chính; tiếng lóng, từ địa
15


phương; tự tiện ghép từ, ghép nghĩa; hành văn không được rõ ràng… Bên cạnh
đó còn một số lỗi như: lỗi về vần, thanh điệu, viết hoa, viết tắt tùy tiện không
khoa học… Từ đó làm cho người đọc khó hiểu hoặc hiểu theo nhiều cách khác
nhau và làm giảm đi tính trang trọng, nghiêm túc cũng như hiệu quả tác động
của văn bản hành chính trong hoạt động giao tiếp, điều hành quản lý.Cần quan

tâm đến văn phong hành chính trong quá trình soạn thảo văn bản của mình và sử
dụng đúng đắn, chuẩn mực.
2.2.7. Thực trạng duyệt và ký văn bản của cán bộ, chuyên viên Sở Giáo
dục và Đào tạo tỉnh Thái Nguyên.
- Nguyên tắc trình ký: Tất cả các văn bản trình ký Giám đốc dưới dạng :
Quyết định, Tờ trình, Công văn, Báo cáo, Kế hoạch... do các Phòng, Ban soạn
thảo đều phải trực tiếp trình ký Giám đốc, hoặc Phó Giám đốc được phân công
phụ trách từng mảng để ban hành văn bản
Thực hiện trình ký:
Hàng ngày, vào đầu giờ sáng, các Phòng, Ban phải có trách nhiệm đến
phòng Văn thư kiểm tra toàn bộ văn bản đi, đến từ bên ngoài và văn bản ban
hành trong nội bộ Cơ quan do các Phòng, Ban, sắp xếp và phân loại các văn bản
theo mức độ khẩn, mật, bình thường... để trình Giám đốc xử lý.
Các văn bản đã được xử lý và có ý kiến chỉ đạo của Giám đốc (hoặc
người được Giám đốc ủy quyền) sẽ được Giám đốc kiểm soát và theo dõi để
nhắc việc cac Phòng, Ban, Chi nhánh triển khai thực hiện theo ý kiến chỉ đạo
(nội dung ý kiến, thời gian hoàn thành)
Các trường hợp cần giải trình nội dung văn bản trình ký, Giám đốc sẽ yêu
cầu Trưởng, Phó phụ trách các Phòng, Ban có trách nhiệm báo cáo trực tiếp
Giám đốc.
Ký duyệt văn bản:
Giám đốc Sở có quyền ký tất cả các văn bản của Sở Giáo dục và Đào tạo
tỉnh Thái Nguyên thuộc đúng thẩm quyền của Giám đốc.
Các Phó Tổng Giám đốc được quyền ký thay Giám đốc đối với các văn
bản thuộc
16


lĩnh vực được phân công phụ trách (theo Quy chế phân công nhiệm vụ
Ban Lãnh đạo Sở).

Trưởng, Phó phụ trách các Phòng, Ban được thừa lệnh Giám đốc ký một
số văn bản có tính chất thông báo, hướng dẫn, đôn đốc về chuyên môn nghiệp
vụ; trả lời, giải thích chế độ chính sách liên quan tới lĩnh vực, chức năng, nhiệm
vụ của các Phòng, Ban. Đối với các văn bản này, Trưởng các đơn vị trực thuộc
Sở phải báo cáo Giám đốc qua Email sau khi ban hành.
Cấp Phó được ký thay cấp Trưởng trong một số văn bản thuộc lĩnh vực
chuyên môn được phân công phụ trách được ủy quyền và chịu trách nhiệm trước
Trưởng phòng, Ban về các văn bản do mình ký ban hành. Đồng thời phải báo
cao đầy đủ, trung thực nội dung công việc, nhiệm vụ đã giải quyết theo quy
định.
2.2.8. Thực trạng nhân bản và phát hành văn bản của cán bộ, chuyên
viên Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Thái Nguyên
Đánh máy, nhân bản:
Cán bộ, chuyên viên Sở đánh máy đúng nguyên bản thảo, đúng thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản. Nhân bản đúng số lượng quy định ở mục "Nơi
nhận" văn bản. Trong trường hợp nếu phát hiện có lỗi của bản thảo đã được
duyệt, cán bộ văn thư báo lại cho người duyệt văn bản hoặc người thảo văn bản
biết để kịp thời điều chỉnh.
Phát hành văn bản tại Sở:
Văn bản sau khi ký chính thức chuyển cho Phòng văn thư, cán bộ văn thư
thực hiện các công việc sau:
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký
hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản.
- Đóng dấu của Sở và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có).
- Đăng ký vào số công văn đi.
- Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Văn
bản đã làm thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký,
chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.
17

- Lưu văn bản đã phát hành:
Mỗi văn bản lưu ít nhất hai bản chính: Một văn bản lưu tại văn thư cơ
quan, một bản lưu ở đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo.
Cán bộ, chuyên viên Sở đã soạn thảo các văn bản hành chính trong thời
gian qua đã đảm bảo được yêu cầu về quy trình, trình tự các bước khi soạn thảo.
Qua đó, góp phần nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng mà các văn bản soạn thảo
ra trong quá trình ban hành văn bản của mình. Việc soạn thảo văn bản của cán
bộ, nhân viên Công ty cũng dựa trên các nguyên tắc cơ bản như: Nguyên tắc
đảm bảo tính pháp lý; nguyên tắc đảm bảo tính khoa học; nguyên tắc đảm bảo
tính đại chúng và nguyên tắc đảm bảo tính khả thi.
Tiểu kết:
Trên đây là toàn bộ nội dung của Chương 2 “ Thực trạng công tác Soạn
thảo văn bản tại Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Thái Nguyên ”.Trong chương 2
chúng ta đã được nghe giới thiệu khái quát về Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Thái
Nguyên và tìm hiểu về thực trạng công tác soạn thảo văn bản tại cơ quan. Từ
thực trạng công tác soạn thảo văn bản ta có thể đề ra giải pháp nâng cao hiệu
quả soạn thảo văn bản cho Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Thái Nguyên.

18