Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng tại Công ty cổ phần tập đoàn Hoa Sao

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành tốt bài tập này ngoài sự nỗ lực của bản thân tôi đã nhận
được sự quan tâm,giúp đỡ, tạo điều kiện của thầy, cô giáo ,bạn bè .Đặc biệt là
sự hướng dẫn chỉ bảo của thầy Nguyễn Đăng Việt đã giúp đỡ tôi hoàn thành đề
tài này.
Qua đây tôi cũng xin được cảm ơn sự giúp đỡ của của các CBCNV trong
Phòng Hành chính tổng hợp của Công Ty CP TĐHS đãcung cấp những tài liệu
quý báu cho tôi để hoàn thành bài tập của mình.
Do trình độ, năng lực bản thân còn hạn chế,dù cố gắng rất nhiều song đề
tài không thể tránh khỏi những thiếu sót.Tôi mong nhận được những ý kiến đóng
góp của các thầy, cô giáo cùng toàn thể các bạn để bài viết của tôi hoàn thiện
hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn.

1


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề tài “Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác xây dựng
chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng tại Công ty cổ phần tập đoàn Hoa
Sao”

là đề tài của riêng cá nhân tôi.
Trong quá trình thực hiện nghiên cứu đề tài tôi đã thực hiện nghiêm túc các

quy tắc đạo đức nghiên cứu.
Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về tính trung thực của các nội dung khác
trong đề tài của mình.


MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
STT
1
2
3
4

Từ viết tắt
CT CPTĐHS
CBCNV
CSKH
QTVP

Viết đầy đủ
Công ty cổ phần tập đoàn Hoa Sao
Cán bộ công nhân viên
Chăm sóc khách hàng
Quản trị văn phòng


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Từ khi nước ta chuyển sang nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ
nghĩa có sự điều tiết của nhà nước với thành phần nền kinh tế tự do cạnh tranh, thì
việc duy trì, tìm kiếm và mở rộng thị trường khách hàng là một yếu tố hết sức quan
trọng.Không loại trừ một doanh nghiệp nào lại muốn tình hình hoạt động không có
hiệu quả, không đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp, công ty CP TĐHS cũng không
phải là ngoại lệ. Các doanh nghiệp muốn phát triển lâu dài và bền vững buộc các

doanh nghiệp phải xây dựng được chương trình, kế hoạch thực hiện các công việc
hàng ngày các chiến lược phát triển lâu dài của công ty, để tạo dựng ,vun đắp mối
quan hệ và cũng như bộ phận văn phòng công ty CP TĐHS luôn góp phần giúp đỡ
công ty thực hiện công tác này vì văn phòng luôn được coi là bộ mặt của công ty.
Xây dựng chương trình kế hoạch công tác có vai trò rất quan trọng trong hoạt
động của cơ quan, tổ chức, xây dựng chương trình kế hoạch công tác giúp cơ quan tổ
chức xác định được mục tiêu phương hướng, tận dụng một cách có hiệu quả các
nguồn lực, thích ứng được với sự thay đổi của môi trường, nâng cao hiệu quả công
việc ,tạo thuận lợi cho công tác kiểm tra. Vì vậy đây là chức năng đầu tiên mà bất kỳ
nhà quản trị nào cũng cần phải thực hiện.
Là sinh viên đang theo học nghành Quản trị văn phòng, Cùng với những kiến
thức được trang bị ở trường em nhận thức được sự phức tạp và tầm quan trọng của
công tác quản trị văn phòng nói chung và công tác xây dựng chương trình kế hoạch
nói riêng ,cũng như vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác này, và những
tìm hiểu thực tế trong đợt thực tập tại công ty CP TĐHS, em nhận thấy Công ty còn
một số hạn chề trong công tác xây dựng chương trình kế hoạch vì vậy em quyết định
chon đề tài nghiên cứu: “Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác xây dựng chương
trình, kế hoạch công tác của văn phòng tại Công ty cổ phần tập đoàn Hoa Sao”
2. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đối tượng nghiên cứu: Công tác xây dựng chương kế hoạch của văn phòng tại
công ty CP TĐHS.


Phạm vi nghiên cứu: Phòng Hành chính tổng hợp tại công ty CP TĐHS 160 Lê
Trọng Tấn Thanh Xuân-Hà Nội.
Do hạn chế về thời gian và không gian nghiên cứu nên đề tài chỉ tập trung
nghiên cứu về công tác xây dựng chương trình kế hoạch tại ông ty CP TĐHS
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
-Mục đích nghiên cứu:
Mục đích nghiên cứu của bài tập lớn này chính là

Khảo sát, đánh giá làm sao để mọi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có thể hiểu
được tầm quan trọng của công tác xây dựng chương trình kế hoạch công tác trong
công ty , đồng thời làm rõ những ưu nhược điểm của công tác này để từ đó đưa ra
những giải pháp, nhằm hoàn thiện công tác xây dựng chương trình kế hoạch công tác
trong văn phòn công ty CPTĐHS.
- Nhiệm vụ nghiên cứu:
Nghiên cứu vai trò của công tác xây dựng chương trình kế hoạch tại công ty
CPTĐHS.
Khảo sát, phân tích, đánh giá ưu nhược điểm của công tác xây dựng chương
trình kế hoạch công tác tại văn phòng công ty.
Đề xuất các giải Pháp nhằm nâng cao công tác xây dựng chương trình kế hoạch
công tác trong văn phòng TĐHS.
4. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng.
Phương pháp thu thập thông tin.
Phương pháp quan sát.
Phương pháp so sánh.
Phương pháp logic.
Phương pháp điều tra bảng hỏi.
Phương pháp phân tích
Ngoài ra, bài tập lớn còn sử dụng, kế thừa thành quả của một số công trình
nghiên cứu, bài viết, tài liệu có liên quan.
5. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài


Ý nghĩa của đề tài này giúp em có cơ hiểu hội sâu hơn về vai trò của công tác
xây dựng chương trình kế hoạch tại công ty CPTĐHS.
Trên cơ sở chiến lược em đã phân tích, bình luận và đưa ra những chính sách,
những phương pháp phù hợp với thực tế của công ty. Và đề tài này đã khảo sát đúng
thực tế của công ty từ đó đưa ra phương pháp phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả công
tác xây dựng chương trình kế hoạch trong công ty. Bên cạnh đó bài tập lớn này sẽ là

tài liệu giúp chúng ta có cái nhìn chính xác, khách quan hơn về vai trò của công tác
xây dựng chương trình kế hoạch công tác trong thời kỳ hiện nay.
6. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu ,Kết luận, phần nội dung của đề tài được kết cấu với 3
chương, cụ thể như sau:
Chương 1. Khái quát về tổ chức và hoạt động của văn phòng của công ty cổ
phần tập đoàn Hoa Sao.
Chương 2. Thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tại
công ty cổ phần tập đoàn Hoa Sao.
Chương 3.giải pháp nâng cao hiệu quả công tác xây dựng chương trình, kế
hoạch công tác tại Công ty cổ phần tập đoàn Hoa Sao.


Chương 1.KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG
CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOA SAO
1.1.Khái quát chung về công ty cổ phần tập đoàn Hoa Sao
Tên Công Ty: Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao
Tên giao dịch Quốc Tế: Hoa Sao Group
Trụ sở chính: 160 Lê Trọng Tấn, Quận Thanh Xuân, Hà Nội
Giấy phép kinh doanh: 0103013277
Điện thoại: (04) 35659596
Email:

website: http/hoasao.vn

Nhận thấy sự chuyển biến đó của thị trường, ngày 21/06/2006, Công ty cổ
phần Tập đoàn Hoa Sao ( gọi tắt là Tập đoàn Hoa Sao) được thành lập với 30 nhân
viên trẻ tuổi, tài năng và tâm huyết với nghề. Sau gần 11 năm hình thành và phát
triển, Hoa Sao không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ CSKH, đã khẳng định được
tên tuổi trong ngành CSKH của Việt Nam, xứng đáng là đối tác tin câỵ của các doanh

nghiệp hàng đầu như Viettel, G mobiel VDC…. Sau gần 11 năm thành lập, đến nay
Hoa Sao đã phát triển vững mạnh về quy mô với hơn 4000 nhân viên CSKH, hơn
1500 bàn Điện thoại viên, hơn 10 trung tâm CSKH, với 250 triệu tương tác khách
hàng mỗi năm, hợp tác với hơn 100 thương hiệu thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau,
cùng bộ máy quản lý nhân sự trực tiếp lên tới hơn 300 nhân sự với 80 cán bộ, chuyên
gia làm việc tại các phòng ban chức năng. Đồng thời Hoa Sao cũng liên tục đạt mức
tăng trưởng về doanh thu hơn 40%/năm. Đến nay, Tập đoàn Hoa Sao đã xây dựng và
hoàn thiện được một hệ thống các quy trình và phương pháp tổ chức hoạt động
CSKH tại các Call Center theo những chuẩn mực của thế giới. Ngoài đội ngũ hơn
4000 nhân viên CSKH, Hoa Sao còn là nơi quy tụ của nhiều chuyên gia giỏi để sẵn
sàng tư vấn hỗ trợ các doanh nghiệp trong hoạt động CSKH ở những ngành nghề đa
dạng như Viễn thông, tài chính ngân hàng, bảo hiểm, hàng tiêu dùng, y tế cho đến giá
dục và thương mại điện tử…Với thông điệp “Trải nghiệm xúc cảm sẻ chia” và với
cam kết trở thành “Người đồng hành số 1” trên con đường cùng các doanh nghiệp đi


đến thành công, Hoa Sao đã góp phần tạo dựng và phát triển một ngành công nghiệp
dịch vụ CSKH Việt nam hiện đại và giàu bản sắc.


Chức năng
Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sao là đơn vị hoạt động trong lĩnh vực CSKH.
Công ty tổ chức và hoạt động với nguyên tắc tập trung ý kiến đứng đầu là Hội
đồng quản trị, Tổng giám đốc được Hội đồng quản trị bầu ra có quyền quyết định các
vấn đề hoạt động của Công ty. Các phòng ban có chức năng tham mưu, mọi hoạt
động của công ty được thống nhất từ trên xuống dưới.
Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sao hoạt động mạnh về lĩnh vực CSKH như:
Hỗ trợ kĩ thuật, tư vấn bán hàng, tiếp nhận và sử lý,telesales…. Với các loại hình từ
viễn thông ,ngân hàng- tài chính, y tế cho đến Giaos dục và thương mại điện tử. là
đối tác cung cấp các giải pháp CSKH và dịch vụ contact center cho những thương

hiệu lớn thuộc nhiều nghành nghề, mang lại sự tăng trưởng cao cho đối tác như:
viettel, viettinbank, vtv cab, Yamaha……


-

Nhiệm vụ, quyền hạn
Công ty hoạt động theo điều lệ của công ty.
Công Ty chị trách nhiệm thi hành các văn bản luật: Luật doanh nghiệp, luật kinh
doanh, luật kinh tế…ngoài ra công ty nhằm đảm bảo chủ trương, biện pháp phát triển

-

kinh tế- xã hội, thực hiện các chính sách trên địa bàn.
Xây dựng kế hoạch thực hiện các dự án CSKH ,…của Công Ty.
Hợp tác với các đơn vị để nâng cao chất lượng…theo đúng quy định của pháp luật.
Công Ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sao ngày càng mở rộng lĩnh vực kinh doanh của



mình để góp phần phát triển đất nước ngày càng giàu mạnh và văn minh.
Cơ cấu tổ chức của công ty.
Cơ cấu tổ chức của Công Ty cổ phần Tập đoàn Hoa Sao bao gồm:

-

Hội đồng quản trị: Đứng đầu Hội đồng quản trị là chủ tịch Hội đồng quản trị.
Ban giám đốc: đứng đầu là Tổng giám đốc, giám đốc và các phó giám đốc.
Các phòng :phòng truyền thông, phòng đối ngoại, phòng kinh doanh, phòng hành
chính-kế toán, phòng nhân sự , phòng truyền thông.

Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sao hoạt động với nguyên tắc tập chung ý
kiến. Đứng đầu là chủ tịch Hội đồng quản trị có quyền quyết định chiến lược, kế
hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hằng năm của Công Ty.Dưới Hội


đồng quản trị là Ban giám đốc, đứng đầu Ban giám đốc là Tổng giám đốc, do Hội
đồng quản trị bổ nhiệm,có quyền Kiểm soát toàn bộ hoạt động của các phòng ban, tổ
chức chỉ đạo việc phối hợp giữa các phòng ban trong công ty. Các phòng ban có chức
năng tham mưu, mọi hoạt của Công ty được thống nhất từ trên xuống dưới.

-

Sơ đồ cơ cấu tổ chức( xem phụ lục 1)
Các lĩnh vực hoạt động chính
Dịch vụ chăm sóc khách hàng
+ Cung cấp dịch vụ chất lượng cao về chăm sóc khách hàng (contact center)
+ Cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng VIP
+ Cung cấp dịch vụ: Xây dựng – đào tạo – chuyển giao và tư vấn chiến lược hệ
thống và trung tâm CSKH – quan hệ khách hàng
+ Đào tạo và cung cấp nhân sự CSKH cao cấp
+ Tổ chức nghiên cứu – khảo sát thị trường, tâm lý - thị hiếu khách hàng và
hiệu quả công tác CSKH; tư vấn giám sát độc lập công tác CSKH.
+ Thiết lập nguồn (hồ sơ) khách hàng VIP tiềm năng cho doanh nghiệp
+ Dịch vụ bán hàng qua điện thoại.

-

Dịch vụ truyền thông
+ Cung cấp các loại hình dịch vụ truyền thông (PR, quảng cáo, tổ chức sự
kiện…)

+ Tư vấn và hỗ trợ xây dựng – triển khai chiến lược, chiến dịch truyền thông;
chiến lược xây dựng – bảo vệ thương hiệu
+ Tư vấn, hỗ trợ giải pháp phòng – chống khủng hoảng truyền thông (đặc biệt
là

trong

các

khủng

hoảng

truyền

thông

do

công

tác

CSKH).

+ Cung cấp dịch vụ: Xây dựng – đào tạo – chuyển giao và tư vấn chiến lược hệ
thống truyền thông doanh nghiệp
+Cung cấp giải pháp truyền thông – tiếp thị
+ Tổ chức khảo sát đánh giá mức độ hiểu biết thương hiệu của công chúng; tư
vấn giám sát độc lập hoạt động truyền thông

+ Liên kết xuất bản sách, tạp chí và tổ chức các xuất bản phẩm phục vụ truyền
thông doanh nghiệp
+ Tổ chức các chương trình truyền thông khoa học (hội thảo, điều tra xã hội
học,…).


Từ năm 2010, Hoa Sao sẽ thiết lập được một hệ thống dịch vụ bao trùm nhiều
ngành dịch vụ và sản xuất – kinh doanh như viễn thông, tài chính – ngân hàng, bán
lẻ, du lịch, bất động sản đồng thời công ty cũng chú trọng nâng cấp chất lượng
chuyên môn, dịch vụ và công nghệ. Bên cạnh việc xây dựng hệ thống dịch vụ phổ
thông, Hoa Sao sẽ coi trọng việc xây dựng hệ thống dịch vụ chất lượng cao để hướng
tới đối tượng khách hàng cao cấp.
1.2. Khái quát chung văn phòng Phòng của công ty cổ phần tập đoàn Hoa
Sao
1.2.1. Chức năng
Tùy theo mô hình tổ chức và tổ chức hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị hoặc
doanh nghiệp mà tổ chức văn phòng được hình thành lớn, nhỏ khác nhau. Nhưng dù
được tổ chức theo cách nào thì Văn phòng cũng có hai chức năng cơ bản: tham mưu
tổng hợp và hậu cần.
Phòng Hành chính tổng hợp là đơn vị trực thuộc Công ty Cổ phần Tập Đoàn
Hoa Sao, có chức năng tham mưu, giúp việc cho Ban giám đốc trong việc quản lý, điều
hành.
Thứ nhất: Tham mưu, đề xuất cho Ban lãnh đạo công ty về tổ chức bộ máy
hoạt động và công tác tổ chức cán bộ của công ty. Thực hiện các chế độ chính sách
cho người lao động về tiền lương, bảo hiểm, khen thưởng, kỷ luật, công tác truyền
thông, báo chí, hành chính, văn thư-lưu trữ, lễ tân khánh tiết.
Thứ hai: Là cầu nối từ Ban Giám đốc đến các bộ phận, cá nhân và ngược lại.
Thứ ba: Là đầu mối xây dựng, ban hành, hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc thực
hiện công việc, thu thập và phản hồi thông tin một cách chính xác, kịp thời.
Thứ tư: Phòng hành chính có chức năng đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị

phục vụ cho hoạt động của công ty.
Thứ năm: Tham mưu cho lãnh đạo xây dựng, duy trì phát triển môi trường làm
việc văn minh, thân thiện và chuyên nghiệp.
Thứ sáu: Thu thập và tổng hợp thông tin cho Lãnh đạo.


Thứ bảy: Phòng hành chính- tổng hợp có chức năng đảm bảo công tác hậu cần.
Phục vụ trực tiếp công việc hàng ngày, tổ chức các cuộc họp, chuyến đi công tác cho
lãnh đạo. Mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng tài sản, đảm vảo điều kiện, cơ sở vật
chất để lãnh đạo làm việc.
1.2.2. Nhiệm vụ
Chịu trách nhiệm về công tác hành chính quản trị của cơ quan.
-

Xây dựng chương trình, kế hoạch và tổ chức thực hiện chương trình kế hoạch công tác.
Xây dựng chức năng nhiệm vụ, quyền hạn cho các phòng ban, bộ phận thuộc văn
phòng.
- Làm đầu mối xây dựng điều lệ hoạt động của công ty, chủ trì đề xuât phương
án quy hoạch.
- Chịu trách nhiệm về công tác văn phòng phục vụ nghiệp vụ lãnh đạo và quản lí
của Ban giám đốc.
- Đảm bảo an ninh, an toàn, trật tự nội vụ, công tác văn thư lưu trữ, quản lý cơ
sở vật chất của cơ quan.
- Gửi văn thư đi, thẩm định loại hình thư tín để gửi theo phương thức phù hợp,
tiết kiệm và hiệu quả.
- Phối hợp tổ chức các hoạt động, các sự kiện, các giải thưởng, cơ hội quà tặng
và các hoạt động truyền thống khác theo sự phân công của Ban giám đốc.
- Quản lý con dấu của cơ quan. Lưu trữ các văn bản của cơ quan theo đúng pháp
lệnh về văn thư lưu trữ.
- Điều động và quản lí xe của cơ quan theo quy định và theo sự chỉ và đạo, điều

động trong công việc và trong công tác đối ngoại của Gíam đốc.
- Xây dựng kế hoạch và thực hiện công tác hậu cần phục vụ các hoạt động của
công ty.
- Trực hành chính và điện thoại cơ quan, đảm bảo thông tin liên lạc thông suốt
cho công ty.
- Phối hợp với phòng kế toán – Tài chính để quản lý, theo dõi, mua sắm văn
phòng phẩm của công ty.


- Đảm bảo giao dịch hành chính, đối nội, đối ngoại.
1.2.3 cơ cấu tổ chức
Cơ cấu của văn phòng gồm có một trưởng phòng và một phó trưởng phòng và
các nhân viên.
Tưởng phòng là người điều hành toàn diện các mặt công tác của phòng và chịu
trách nhiệm trước Ban giám đốc về cá mặt hoạt động .Trưởng phòng chịu trách nhiệm
trước Ban giám đốc về việc điều hành,tổ chức thực hiện nhiệm vụ chung của
phòng,trực tiếp phụ trách công tác tổ chức,bộ máy hành chính,;tham mưu cho ban
gaim đốc thực hiện công tác tuyển dụng ,sắp xếp bố trí cán bộ và thực hiện chính
sách đối cán bộ,nhân viên …..
Phó trưởng phòng chịu trách nhiệm tham mưu cho trưởng phòng,phụ các các
bộ phận tổng hợp, văn thư-lưu trữ, Quản trị, kế toán. Phối hợp với các phòng ban
chuyên môn để thực hiện hiệu quả công việc.
Có thể nói mỗi vị trí của phòng được quy định rất cụ thể về chức năng nhiệm
vụ và quyền hạn ,giúp cho mỗi cán bộ công chức làm việc trong phòng biết được
những công việc mình phải làm nhằm tránh chồng chéo chức năng ,đùn đẩy trách
nhiệm và giúp cho cán bộ công chức làm việc một cách năng suất và hiệu quả hơn.


sơ đồ cơ cấu tổ chức. ( xem phụ lục 2)

Tiểu kết chương 1
Trong chương tác giả đã cho thấy được vài nét khái quát về lịch sử hình thành,
chức năng nhiệm vụ quyền hạn và những mặt hoạt động chính của công ty cổ phần
tập đoàn Hoa sao . Đồng thời khái quát về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của
phòng Hành chính- tổng hợp. Qua đó làm cơ sở cho việc đưa ra các thực trạng xây
dựng chương trình kế hoạch trong chương 2 .


Chương 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ
HOẠCH CÔNG TÁC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN
HOA SAO
2.1. Cơ sở lý luận về công tác xây dựng chương trình, kế hoạch
2.1.1. khái niệm chương trình ,kế hoạch
- Theo nghĩa hẹp: Chương trình ,kế hoạch là một văn bản của một cơ quan,
doanh nghiệp thể hiện công việc mà cơ quan, doanh nghiệp dự định làm trong khoảng
thời gian nhất định.
-Theo nghĩa rộng:Chương trình kế hoạch là một văn bản của một cơ quan,tổ
chức mà nó thể hiện mục tiêu và hệ thống các giải pháp để hướng tới mục tiêu trong
khoảng thời gian nhất định.
Như vậy:Chương trình kế hoạch là một văn bản trong đó thể hiện các mục
tiêu và các giải pháp chủ yếu nhằm sử dụng các nguồn lực, tài nguyên có thể khai
thác được ở trong cơ quan tổ chức một cách tối ưu trong một thời gian nhất định.
- Xây dựng chương trình, kế hoạch là : Qúa trình xác định những mục tiêu cần
đạt được của đơn vị và những phương thức tiến hành tốt nhất để đạt được mục tiêu đó
trong từng thời kỳ.
2.1.2. Vai trò xây dựng chương trình,kế hoạch công tác.
Trong bối cảnh với nguồn lực, tài nguyên mà một cơ quan, tổ chức đơn vị đang
khai thác muốn đạt được chất lượng, hiệu quả tối ưu khi thực hiện ,vậy cơ quan, tổ
chức phải khai thác các nguồn lực đó như thế nào sao cho có hiệu quả nhất, từ nhu

cầu đó các cơ quan, tổ chức cần xây dựng các chương trình kế hoạch hoạt động trong
từng khâu ,từng bộ phận.
Ý nghĩa của việc xây dựng các chương trình kế hoạch là:


- Chương trình kế hoạch giúp cho cơ quan tổ chức xác định được mục tiêu,
phương hướng nhiệm vụ.
- Chương trình kế hoạch giúp cơ quan, tổ chức chủ động trong công việc ứng
phó với bất ổn tận dụng các nguồn lực.
- Chương trình, kế hoạch là cơ sở để lãnh đạo thực hiện các quyết định quản lý.
- Chương trình, kế hoạch là cơ sở pháp lý để lãnh đạo thực hiện công tác hoạch
định, công tác điều hành là cơ sở để kiểm tra đánh giá hoạt động của cơ quan, tổ
chức.
- Chương trình, kế hoạch giúp nhà quản lý chủ động ứng phó với mọi sự thay
đổi trong quá trình điều hành cơ quan, tổ chức một cách linh hoạt mà vẫn đạt mục
tiêu đã đề ra.
- Chương trình, kế hoạch giúp cho lãnh đạo cơ quan phân bổ và sử dụng hợp
lý quỹ thời gian, huy động được các đơn vị giúp việc; bố trí lực lượng tập trung theo
một kế hoạch thống nhất; phốihợp đồng bộ, nhịp nhàng các đơn vị để thực hiện có
hiệu quả những nhiệm vụ đã đề ra.
2.1.3. Các loại chương trình, kế hoạch công tác
Hoạt động của cơ quan, tổ chức, đơn vị diễn ra thường xuyên liên tục vì thế
chương trình, kế hoạch cũng phải được xây dựng cho phù hợp với tiến trình hoạt
động của cơ quan tổ chức. Bao gồm các loại chương trình kế hoạch sau:
 Chương trình, kế hoạch theo thời gian.
-

Chương trình,kế hoạch dài hạn ( thương là các kế hoạch từ 2 năm trở lên)

-

Chương trình, kế hoạch ngắn hạn ( chương trình kế hoạch tháng, quý, tuần….)

 Chương trính, kế hoạch theo mục tiêu


-

Chương trình, kế hoạch chiến lược ( dùng trong trường hợp mục tiêu lớn, thời gian
dài)

-

Chương trình kế hoạch tác nghiệp( dùng trong trường hợp mục tiêu cụ thể, gắn liền
với một sự kiện…)

 Phân loại theo mặt hoạt động của cơ quan, tổ chức.
-

Chương trình, kế hoạch về nhân sự ( kế hoạch đào tạo, kế hoạch tuyển dụng…)

-

Chương trình kế hoạch về tài chính ( kế hoạch thu học phí,kế hoạch quyết toán…)

-

Chương trình kế hoạch về cơ sở vật chất ( chương trình kế hoạch mua sắm, thanh
lý….)

 Chương trình, kế hoạch theo chủ thể
-

Chương trình, kế hoạch chung cho cơ quan, tổ chức

-

Chương trình, kế hoạch của dơn vị

-

Chương trình, kế hoạch của cá nhân.
2.1.4. Căn cứ xây dựng chương trình, kế hoạch

-

Căn cứ vào chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước.
Bất cứ sự vật hiện tượng và lĩnh vực nào muốn giải quyết được hợp lý nhấtđều
cần dựa vào chủ chương, chính sách của Đảng, Nhà nước điều này giúp cho cơ quan,
tổ chức, cá nhân tránh được các chế tài áp đặt lên lĩnh vực đó. Người ta thường căn
cứ vào một số chủ trương như: chương trình về chính trị, đường lối, chủ trương,
chính sách về kinh tế, pháp luật….

-

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ chung của cơ quan, tổ chức. Giúp cho việc xây
dựng nội dung chương trình, kế hoạch không bị trái với thẩm quyền.


-

Căn cứ vào chương trình, kế hoạch dài hạn của cơ quan, tổ chức.Dựa vào các văn
bản này thì cơ quan, tổ chức, lần lượt thực hiện các vấn đề đã đề cập, bởi vì khi các
vấn đề này đã đề cập trong văn bản này thì cơ quan, tổ chức đã coschur trương về
kinh phí, nhân sự để thực hiện vấn đề này.

-

Căn cứ vào yêu cầu thực tế đối với những vấn đề đặt ra. Các nhà quản trị cần căn cứ
vào yêu cầu cấp thiết của vấn đề, sự việc:
+ Tầm quan trọng của vấn đề
+ sự ảnh hưởng và tác hại nếu chúng ta không thực hiện vấn đề đó.
+ ý ngĩa hiệu quả khi vấn đề, sự việc đó được hoàn thiện.

-

Căn cứ vào nguồn lực thực tế của cơ quan, tổ chức.Trên cơ sở yêu cầu thực tế đặt ra
các nhà quản trị cần căn cứ vào một số nguồn lực chủ yếu như sau:nguồn lực tài
chính, nguồn lực cơ sở vật chất, nguồn lục về nhân sự…

-

Căn cứ vào các yếu tố bên ngoài. Căn cứ vào các yếu tố bên ngoài như kinh tế ,thị
trường, môi trường tự nhiên… đều có tác động rất lớn đến nội dung của chương trình,
kế hoạch các nhà quản trị cần cân nhắc các yếu tố này.
1.2.5. Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch
Chương trình, kế hoạch được xây dựng theo các bước sau:

•

Bước 1: Tổ chức thu thập thông tin

-

Căn cứ vào bản đăng ký công việc của các đơn vị

-

Các thông tin, văn bản liên quan đến chủ trương, chính sách của cơ quan cấp trên.

-

Các trương trình, của kỳ trước ( để làm căn cứ. những công việc chưa xong thì tiếp
tục)


-

Biên bản, các kết luận biên bản của các cuộc họp bàn có liên quan đến các cuộc họp

-

Các thông tin về kinh tế, chính trị, văn hóa xã hội có liên quan trực tiếp đến nội dung
chương trình, kế hoạch.

-

Các thông tin liên quan đến nguồn lực , mối quan hệ kinh nghiệm lao động sản xuất.

•

Bước 2: xử lý thông tin

-

Phân loại thông tin

•

Bước 3:Xây dựng bản thảo

-

Xây dựng bản thảo chương trình, kế hoạch theo thời gian

-

Chương trình , kế hoạch tổ chức một công việc, một sự kiện

•

Bước 4: Lấy ý kiến dự thảo

•

Bước 5: Chỉnh sửa

•

Bước 6: Trình ký

Lãnh đạo văn phòng thẩm định thể thức và nội dung sau đó hoàn thiện thủ tục
ban hành.


2.2. Thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của
văn phòng của công ty Cổ phần Tập Đoàn Hoa Sao.
2.2.1. Tổ chức bộ phận xây dựng chương trình, kế hoạch công tác.
-

Tổ chức thiết lập bộ phận xây dựng chương trình, kế hoạch là việc xây dựng thành
lập ra một nhóm người (từ 3 người trở lên) có tổ chức ,có chuyên môn về nghiệp vụ
để thực hiện các hoạt động về xây dựng chương trình, kế hoạch trong cơ quan, tổ

-

chức.
Vai trò của việc tổ chức xây dựng bộ phận xây dựng chương trình, kế hoạch:
+ Đảm bảo cho công tác xây dựng chương trình, kế hoạch trong doanh nghiệp
được thực hiện tốt hơn.
+ Giúp cho cán bộ nhân viên văn phòng có tinh thần trách nhiệm cao hơn
trong công việc.
+ Đảm bảo việc xây dựng chương trình kế hoạch được diễn ra theo đúng quy
trình.
+ giúp cho việc xây dựng các chương trình ,kế hoạch được thực hiện nhanh
chóng, chính xác và tiết kiệm được các nguồn lực.
+ là cơ sở cho lãnh đạo quản lý,kiểm tra, đánh giá công tác văn phòng được
thuận tiện dễ dàng hơn.

-

Lãnh đạo văn phòng có trách nhiệm đối với việc tổ chức thiết lập bộ phận xây dựng
chương trình, kế hoạch trong doanh nghiệp.
+ lãnh đạo văn phòng dựa vào chức năng,nhiệm vụ của văn phòng của doanh
nghiệp ,để xác định việc cần thiết xây dựng bộ phận xây dựng chương trình, kế hoạch
hay không, xin ý kiến chỉ đạo của cấp trên về việc này.
+Sau khi được sự đồng ý của lãnh đạo thì lập kế hoạch ,xây dựng các tiêu chí,
yêu cầu đối với bộ phận xây dựng chương trình, kế hoạch.
+ Tuyển dụng cán bộ cho bộ phận .
+ Xây dựng các nguyên tắc chung cho bộ phận văn thư,lưu trữ.
+ Ra quyết định thành lập
Qua khảo sát Thì TĐHS chưa có bộ phận xây dựng chương trình, kế hoạch
công tác riêng , việc xây dựng chương trình, kế hoạch được giao cho bộ phận văn


phòng chủ trì. Trong TĐHS mỗi cá nhân, đơn vị bộ phận đều phải xây dựng chương
trình, kế hoạch công tác cho mình, cho đơn vị mình.
Từng đơn vị sẽ lập chương trình, kế hoạch của các bộ phận trên cơ sở tổng hợp
các chương trình, kế hoạch của từng cá nhân đồng thời xây dựng chương trình, kế
hoạch chung cho từng bộ phận
Sau khi lập xong chương trình, kế hoạch của đơn vị, bộ phận, từng đơn vị, bộ
phận nộp chương trình, kế hoạch của đơn vị, bộ phậ mình cho văn phòng. Để văn
phòng giúp cho lãnh đạo công ty nghiên cứu, tổng hợp lại thành chương trình, kế
hoạch chung cho toàn cơ quan.
2.2.2. Thực trạng về công tác ban hành văn bản quy định về việc xây dựng
chương trình kế hoạch tại công ty cổ phần TĐHS
Tổ chức xây dựng các văn bản quy định về xây dựng chương trình, kế hoạch là
xây dựng một văn bản mà nó quy định, hướng dẫn về hệ thống các nguyên tắc, cách
thức quy trình thủ tục để xây dựng chương trình, kế hoạch.
Việc xây dựng các văn bản đấy làm cho việc xây dựng các chương trình, kế
-

hoạch được tốt hơn.
Việc xây dựng được văn bản quy định trong công tác xây dựng chương trình, kế

-

hoạch sẽ đưa công tác này vào nền nếp khoa học, tránh làm những việc tùy tiện.
Sẽ đề ra được nguyên tắc chung về hoạt động xây dựng chương trình, kế hoạch trong

-

doanh nghiệp, quy định cụ thể về trách nhiệm .
Quy định cụ thể rõ ràng về từng nghiệp vụ.
Các văn bản đó sẽ là căn cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong điều

-

hành công tác xây dựng chương trình, kế hoạch.
Là tiêu chuẩn giúp cho nhà lãnh đạo kiểm tra đánh giá hoạt động công tác lập chương

-

trình, kế hoạch của các đơn vị trong cơ quan.
Định hướng,hướng dẫn nghiệp vụ cho các đơn vị, cá nhân.
Hiện nay qua khảo sát thì công ty cổ phần TĐHS chưa ban hành văn bản quy
định về việc xây dựng chương trình, kế hoạch. Việc xây dựng chương trình, kế hoạch
tại công ty vẫn được thực hiện theo thói quen. Đây là một hạn chế rất lớn đối với
công ty CP TĐHS.
Trong TĐHS Việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của phòng Hành
chính- tổng hợp chủ yếu dựa trên một số văn bản:

-

Các văn bản chủ trương chính sách của Đảng ,Nhà nước như: chủ trương chính sách

-

về chính trị, chính sách về kinh tế….
Điều lệ hoạt động của công ty.
Luật doanh nghiệp
Dựa trên các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của công ty, của

-

các phòng ban.
Dựa trên các văn bản chương trình, kế hoạch dài hạn của công ty. Ví dụ kế hoạch 5
năm…
2.2.3. Các loại hình chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng của
công ty cổ phần tập đoàn Hoa Sao ban hành.
Văn phòng công ty đã xây dựng chương trình kế hoạch công tác thể hiện rõ các
mục tiêu,nhiệm vụ biện pháp và tiến độ cụ thể đối với từng công việc mà công ty đơn
vị phòng ban cần thực hiện
Qua khảo sát thì TĐHS ban hành các chương trình kế hoạch công tác theo trình
tự như sau:

-

Lập chương trình kế hoạch công tác tuần.: Vào buổi cuối của tuần các phòng ban đơn
vị trong công ty căn cứ vào sự kiện, chương trình những vấn đề cần giải quyết trong

tuần đăng ký vào phiếu đăng ký công việc.và đăng ký trên lịch của gmail để các
phòng ban biết và phối hợp thực hiện.

-

Chương trình Kế hoạch công tác tháng: Văn phòng tổng hợp xây dựng chương trình
công tác tháng dựa trên tình hình thực tế của công ty và chương trình công tác tháng
trước.chương trình công tác tháng được chia theo các lĩnh vực do phó chánh văn
phòng xây dựng.
Chậm nhất vào ngày 28 hàng tháng, văn phòng trình Giam đốc duyệt chương
trình công tác tháng , gửi các phòng ban để thực hiện và phát huy hiệu quả công việc
trong tháng tốt nhất.


-

Chương trình, kế hoạch quý: Chậm nhất vào ngày 15 tháng cuối quý các phòng ban
đơn vị đánh giá kết quả thực hiện chương trình công tác quý đó , triển khai chương
trình công tác quý tới.Từ những gì làm được và chưa làm được tìm ra biện pháp khắc
phục tồn tại và phát huy hơn nữa những gì đã làm được một cách tốt hơn. Sau đó văn
phòng tổng hợp lại xây dựng chương trình kế hoạch làm việc cho toàn doanh
nghiệp.Sau khi văn phòng xây dựng xong sẽ trình lên Giams đốc xem xét và phê
duyệt.

-

Lập chương trình,kế hoạch công tác năm: Chương trình công tác năm được các đơn
vị xây dựng một cách cụ thể chậm nhất vào ngày 31/10, văn phòng yêu cầu các
phòng ban, đơn vị trong công ty nộp Báo cáo tình hình hoạt động của một năm sau đó
văn phòng tổng hợp và xây dựng chương trình làm việc cho năm tới và báo cáo tổng

kết năm cũ trình lên giám đốc xem xét . Sau khi được giám đốc đồng ý văn phòng
nhân bản và gửi cho các phòng ban , đơn vị tiến hành thực hiện
Một số mẫu chương trình, kế hoạch của Công ty CP TĐHS


•

Kế hoạch công tác năm
CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN
HOA SAO

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Số:…../KH-TĐHS

Hà Nội ,ngày…tháng…năm…..

Độc lập- Tự do- Hạnh phúc

KẾ HOẠCH
Công tác năm…….
I.MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU
II.NỘI DUNG

STT

Nội dung công
việc

Cá nhân,

đơn vị
thực hiện

Cá
nhân,
đơn vị
phối
hợp

Thời
gian địa
điểm
thực
hiện

Kết
quả
đạt
được

Kinh
phí dự
trù

1
2
3
4
…

Nơi nhận:

GIÁM ĐỐC

Ghi
chú


-

(Ký)

Họ và tên

•

Kế hoạch tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo

CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN
HOA SAO
VĂN PHÒNG
Số:…../KH-VP

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập- Tự do- Hạnh phúc
Hà Nội ,ngày…tháng…năm…..

KẾ HOẠCH
Chuyến đi công tác…

I.

MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

II.

NỘI DUNG
1. Thành phần chuyến đi
2. Nội dung công tác
3. Thời gian, địa điểm
4. Phương tiên đi lại
5. Kinh phí


III.

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Nơi nhận:

CHÁNH VĂN PHÒNG

-………..

(Ký)

-………..
Họ và tên