Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng tại Công ty cổ phần may Thăng Long

LỜI CAM ĐOAN
Tôi thực hiện đề tài với tên: tài “ Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác
xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng tại Công ty cổ phần
may Thăng Long” .
Tôi xin cam đoan đây là bài làm của tôi trong thời gian qua.Tôi xin
chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng
trong quá trình thực hiện đề tài này.
Hà Nội, tháng 05 năm 2017


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài này, trong quá trình khảo sát và thu thập, tổng hợp
thông tin tôi đã nhận được sự giúp đỡ hướng dẫn nhiệt tình của giảng viên
Lâm Thu Hằng trong suốt quá trình thực hiện đề tài.
Trong quá trình làm bài tôi cũng gặp khá nhiều khó khăn, do trình độ
còn hạn chế không có nhiều kinh nghiệm và nhiều nguyên nhân khác nên dù
cố gắng song đề tài của tôi cũng không tránh khỏi những hạn chế thiếu sót. Vì
thế, tôi rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô trong khoa
trong trường cũng như của các bạn đọc.
Những ý kiến của mọi người sẽ giúp tôi nhận ra những thiếu sót của
mình và qua đó tôi cũng rút ra kinh nghiệm để hoàn thành tốt hơn trong
những lần thực hiện sau.
Tôi xin chân thành cảm ơn!


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN


DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

EU
FOB

Liên minh châu Âu
là miễn trách nhiệm Trên Boong tàu hay Giao lên
tàu. Nó là một thuật ngữ trong thương mại quốc tế


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Với vai trò là con chim đầu đàn của ngành dệt may Việt Nam, Công ty
cổ phần may Thăng Long đã và đang thực hiện nhiều chương trình, kế hoạch
và chiến lược mới để bắt nhịp với xu thế hội nhập kinh tế quốc tế của nước
nhà. Một trong những công tác quan trọng phải kể đến là nâng cao chất lượng
của công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty.
Đối với một doanh nghiệp bất kỳ thì hoạt động xây dựng chương trình,
kế hoạch là chức năng đầu tiên của quá trình quản lý, có vai trò rất quan
trọng. Lập chương trình, kế hoạch gắn liền với việc lựa chọn mục tiêu và
chương trình hành động trong tương lai, là cơ sở để xác định và triển khai các
chức năng còn lại là tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra. Bởi vậy chất lượng của công
tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh được nâng cao sẽ là điều kiện cần thiết
để đảm bảo quá trình kinh doanh của doanh nghiệp đạt hiệu quả cao.
Xuất phát từ vai trò quan trọng của việc xây dựng chương trình, kế
hoạch công tác nên em đã tìm hiểu và chọn đề tài “ Khảo sát, đánh giá thực
trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng tại
Công ty cổ phần may Thăng Long” để làm bài báo cáo cho mình.
2. Lịch sử nghiên cứu
Các bài báo cáo thực tập tại Công ty cổ phần may Thăng Long
- Báo cáo thực tập tốt nghiệp “Thực tế hoạt động của Công ty cổ phần
may Thăng Long” của tác giả Hà Thị Trường Lâm

3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu:
- Cơ sở lý luận về văn phòng và nghiên cứu thực tiễn các hoạt động của
văn phòng tại Công ty cổ phần may Thăng Long.
- Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của công ty.
- Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ ngành nghề kinh doanh của công
ty và đặc biệt là bộ phận văn phòng của công ty.
5


- Thực trạng công tác xây dựng chương trình kế hoạch của Công ty cổ
phần may Thăng Long
- Đánh giá hiệu quả các hoạt động văn phòng tại công ty. Trên cơ sở đó
đưa ra một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả và góp phần hoàn thiện công
tác văn phòng tại công ty.
Phạm vi nghiên cứu của bài tiểu luận: Tìm hiểu, nghiên cứu, thu thập
và xử lý thông tin về Thực trạng công tác xây dựng chương trình kế hoạch
của Công ty cổ phần may Thăng Long
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Qua việc nghiên cứu, tìm hiểu cơ sở lý luận về chương trình kế hoạch và
công tác xây dựng chương trình kế hoạch, từ đó đánh giá chỉ ra được thực
trạng hiện nay và đưa ra những giải pháp để góp phần vào việc vững chuyên
môn nghiệp vụ, giúp ích cho quá trìnhxây dựng chương trình kế hoạch của
doanh nghiệp.
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được
sử dụng
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa những thông tin, tài liệu đã
có.
- Phương pháp điều tra khảo sát thông tin về công ty
- Phương pháp phân tích và tổng hợp: đây là phương pháp được sử

dụng trong suốt quá trình làm đề tài.
- Phương pháp tra tìm tài liệu trên mạng Internet và trên trung tâm
thông tin thư viện của trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
6. Ý nghĩa lý luận và ý nghĩa thực tiễn của đề tài
Làm rõ hơn vai trò của công tác xây dựng chương trình kế hoạch để
thấy rõ hơn tầm quan trọng của xây dựng chương trình kế hoạch trong tổ chức
doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp hoàn thiện hơn trong công tác xây dựng
chương trình kế hoạch.

6


7. cấu trúc đề tài
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ
lục đề tài có cấu trúc 3 chương:
Chương1: Khái quát chung về tổ chức và hoạt động của Công ty cổ
phần may Thăng Long.
Chương 2: Thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công
tác tại Công ty cổ phần may Thăng long.
Chương 3: Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác xây dựng
chương chình, kế hoạch công tác tại Công ty cổ phần may Thăng Long.

7


NỘI DUNG
CHƯƠNG 1
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN
PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN MAY THĂNG LONG
1.1. Khái quát chung về công ty cổ phần may Thăng Long

- Tên công ty : Công ty cổ phần may Thăng Long
- Tên giao dịch : Thang Long Garment Joint Stock Company
- Tên viết tắt : Thaloga
- Địa chỉ trụ sở chính : 250 - Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội
- Điện thoại : (84) 04 8623372,

Fax: (84) 04 8623374

- Email:
- Website: www.thaloga.vn
Công ty cổ phần May Thăng Long được thành lập ngày 08/05/1958 tiền
thân là Công ty May mặc xuất khẩu; tháng 8/1965 được đổi thành Xí nghiệp
may mặc xuất khẩu trực thuộc Tổng công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm TOCONTAP, Bộ Ngoại thương. Năm 1979, được đổi tên thành Xí nghiệp
may Thăng Long thuộc Liên hiệp xí nghiệp may - Bộ công nghiệp nhẹ. Tháng
3/1992 được đổi tên thành Công ty May Thăng Long theo quyết định số:
218/BCN-TCLC của Bộ công nghiệp nhẹ; trực thuộc Tập đoàn Dệt May Việt
Nam. Tháng 10/2003 Công ty May Thăng Long được chuyển đổi từ doanh
nghiệp Nhà nước thành Công ty Cổ phần May Thăng Long, nhà nước nắm
giữ cổ phần chi phối 51% theo quyết định số : 165/TCLĐ-BCN ngày
14/10/2003 của Bộ trưởng Bộ công nghiệp và công ty hoạt động hoạt động
theo Luật doanh nghiệp. Tháng 12/2006 Công ty cổ phần May Thăng Long
thực hiện việc đấu giá bán cổ phần thuộc sở hữu nhà nước tại doanh nghiệp,
để chuyển thành Công ty cổ phần May Thăng Long 100% vốn thuộc các cổ
đông ngoài nhà nước.
Chặng đường dài 50 năm xây dựng và phát triển của Công ty May
Thăng Long có thể nói là một chặng đường đầy gian khó thử thạch và phấn
8


đấu vươn lên hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ. Vinh dự là một đơn vị đầu tiên

làm mặt hàng xuất khẩu đã hun đúc lòng tự hào, nghị lực và ý chí phi thường
của tập thể cán bộ công nhân viên Công ty may Thăng Long; xứng đáng với
niềm tin yêu tin tưởng Đảng và Nhà nước giao phó.
1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
Ngày 8/5/1958 Bộ ngoại thưong ra quyết định thành lập Công ty may
mặc xuất khẩu – tiền thân của Công ty cổ phần may Thăng Long hiện nay.
Đây là công ty may mặc đầu tiên của Việt nam đặt trụ sở tai 15 Cao Bá Quát.
Ban đầu, Công ty có khoảng 2000 công nhân và khoảng 1700 máy may công
nghiệp. Mặc dù trong những năm đầu hoạt động công ty gặp rất nhiều khó
khăn như mặt bằng sản xuất phân tán, công nghệ, tiêu chuẩn kỹ thuật còn thấp
nhưng công ty đã hoàn thành và vượt mức kế hoạch do nhà nước giao. Đến
ngày 15/12/1958 Công ty đã hoàn thành kế hoạch năm với tổng sản lượng là
391.129 sản phẩm đạt 112,8% chỉ tiêu. Đến năm 1959 kế hoạch Công ty được
giao tăng gấp 3 lần năm 1958 nhưng Công ty vẫn hoàn thành và đạt 102%kế
hoạch. Trong những năm này Công ty đã mở rộng mối quan hệ với các khách
hàng nước ngoài như Liên Xô, Đức, Mông Cổ, Tiệp Khắc.
Bước vào thực hiện kế hoạch 5 năm lần thứ nhất (1961-1965), Công ty
đã có một số thay đổi lớn. Tháng 7/1961 Công ty đã chuyển địa điểm làm việc
về 250 Minh Khai, Hà Nội, là trụ sở chính của công ty ngày nay. Địa điểm
mới có nhiều thuận lợi, mặt bằng rộng rãi, tổ chức sản xuất ổn định. Các bộ
phận phân tán trước nay đã thống nhất thành một mối, tạo thành dây chuyền
sản xuất khép kín khá hoàn chỉnh từ khâu nguyên liệu, cắt may, là, đóng gói.
Ngày 31/8/1965 theo quyết định của Bộ ngoại thương bộ phận gia công đã
tách thành đơn vị sản xuất độc lập với tên gọi Công ty gia công may mặc xuất
khẩu, Công ty may mặc xuất khẩu đổi thành Xí nghiệp may mặc xuất khẩu.
Vào những năm chiến tranh chống Mỹ, Công ty đã gặp rất nhiều khó
khăn như Công ty đã phải 4 lần đổi tên, 4 lần thay đổi địa điểm, 5 lần thay đổi
các cán bộ chủ chốt nhưng Công ty vẫn vững bước tiến lên thực hiện kế
9

hoạch 5 năm lần thứ hai. Trong các năm 1976 - 1980 Công ty đã tập trung vào
một số hoạt động chính như: Triển khai thực hiện là đơn vị thí điểm của
ngành may, trang bị thêm máy móc, nghiên cứu cải tiến dây chuyền công
nghệ. Năm 1979, Công ty được Bộ quyết định đổi tên thành Xí nghiệp may
Thăng Long.
Bước vào thực hiện kế hoạch 5 năm lần thứ 3 (1980 -1985) trước
những đòi hỏi ngày càng cao của sự nghiệp xây dựng chủ nghĩa xã hội, Công
ty đã không ngừng đổi mới và phát triển. Trong quá trình chuyển hướng trong
thời gian này, Công ty luôn chủ động tạo nguồn nguyên liệu để giữ vững tiến
độ sản xuất, thực hiện liên kết với nhiều cơ sở dịch vụ của Bộ ngoại thương
để nhận thêm nguyên liệu. Giữ vững nhịp độ tăng trưởng từng năm, năm 1981
Công ty giao 2.669.771 sản phẩm, năm 1985 giao 3.382.270 sản phẩm sang
các nước: Liên Xô, Pháp, Đức, Thuỵ Điển. Ghi nhận chặng đường 25 năm
phấn đấu của Công ty, năm 1983 Nhà nước đã trao tặng Xí nghiệp may Thăng
Long Huân chương lao động hạng nhì.
Cuối năm 1986 cơ chế bao cấp được xoá bỏ và thay bằng cơ chế thị
trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa, các doanh nghiệp lúc này phải tự
tìm bạn hàng, đối tác. Đến năm 1990, Liên bang cộng hoà xã hội chủ nghĩa
Xô Viết tan rã và các nước xã hội chủ nghĩa ở Đông Âu sụp đổ thị trường của
Công ty thu hẹp dần. Đứng trước những khó khăn này, lãnh đạo của Công ty
may Thăng Long đã quyết định tổ chức lại sản xuất, đầu tư hơn 20 tỷ đồng để
thay thế toàn bộ hệ thống thiết bị cũ của Cộng hoà dân chủ Đức (TEXTIMA)
trước đây bằng thiết bị mới của Cộng hoà liên bang Đức (FAAP), Nhật Bản
(JUKI). Đồng thời công ty hết sức chú trọng đến việc tìm kiếm và mở rộng thị
trường xuất khẩu, Công ty đã ký nhiều hợp đồng xuất khẩu với các công ty ở
Pháp, Đức, Thuỵ Điển, Hàn Quốc, Nhật Bản.
Với những sự thay đổi hiệu quả trên, năm 1991 Xí nghiệp may Thăng
Long là đợn vị đầu tiên trong ngành may được Nhà Nước cấp giấy phép xuất
nhập khẩu trực tiếp. Công ty được trực tiếp ký hợp đồng và tiếp cận với khách

10


hàng đã giúp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả kinh doanh. Tháng 6/1992
Xí nghiệp được Bộ công nghiệp nhẹ (nay là Bộ công nghiệp) cho phép được
chuyển đổi tổ chức từ Xí nghiệp thành Công ty và giữ nguyên tên Thăng
Long theo quyết định số 218TC/LĐ-CNN. Công ty may Thăng Long ra đời,
đồng thời là mô hình Công ty đầu tiên trong các xí nghiệp may mặc phía Bắc
được tổ chức theo cơ chế đổi mới. Nắm bắt được xu thế phát triển của toàn
ngành năm 1993 Công ty đã mạnh dạn đầu tư hơn 3 tỷ đồng mua 16.000 m
đất tại Hải Phòng thu hút gần 200 lao động. Công ty đã mở thêm nhiều thị
trường mới và trở thành bạn hàng của nhiều Công ty nước ngoài ở thị trường
EU, Nhật Bản, Mỹ. Ngoài thị trường xuất khẩu Công ty cũng chú trong đến
việc phát triển thị trường nội địa, năm 1993 Công ty đã thành lập Trung tâm
thương mại và giới thiệu sản phẩm tại 39 Ngô Quyền, Hà Nội. Với sự năng
động và sáng tạo của mình, Công ty đã đăng ký bản quyền thương hiệu
THALOGA tại thị trường Việt Nam vào năm 1993 và được cấp chứng nhận
đăng ký bản quyền tại Mỹ vào 9/2003. Nhờ sự phát triển đó, Công ty là một
trong những đơn vị đầu tiên ở phía Bắc chuyển sang gắn hoạt động sản xuất
với kinh doanh, nâng cao hiệu quả. Bắt đầu từ năm 2000 Công ty đã thực hiện
theo hệ thống quản lý ISO 9001-2000, hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn SA
8000.
Cho đến nay, Công ty đã liên tục giành được nhiều Huân chương lao
động, Huân chương độc lập cao quí. Gần đây nhất là năm 2002 Công ty đã
được Nhà nước trao tặng Huân chương Độc Lập hạng nhì. Năm 2004 Công ty
may Thăng Long được cổ phần hoá theo quyết định số 1496/QĐ-TCCB ngày
26/6/2003 của Bộ công nghiệp về việc cổ phần hoá doanh nghiệp Nhà nước.
Công ty may Thăng Long chuyển sang công ty cổ phần, Nhà nước nắm giữ cổ
phần chi phối 51% vốn điều lệ, bán một phần vốn của Nhà nước tại doanh
nghiệp cho các cán bộ công nhân viên Công ty 49%. Trong quá trình hoạt

động, khi có nhu cầu và đủ điều kiện Công ty sẽ phát hành thêm cổ phiếu
hoặc trái phiếu để huy động vốn đầu tư phát triển sản xuất kinh doanh. Theo
11


phương án cổ phần hoá: Công ty có vốn điều lệ là 23.306.700.000 đồng được
chia thành 233.067 cổ phần, mệnh giá của mỗi cổ phần là 100.000đồng.
1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty
Chức năng của Công ty:
Khai thác và sử dụng có hiệu quả tài sản và nguồn vốn, lao động để
phát triển sản xuất, tìm nhiều mặt hàng, đồng thời nghiên cứu, ứng dụng khoa
học kỹ thuật để phát triển sản xất, mở rộng thị trường.
Nhiệm vụ của Công ty:
Xây dựng và thực hiện đầy đủ các kế hoạch sản xuất kinh doanh. đáp
ứng nhu cầu may mặc của mọi tầng lớp trong xã hội đồng thời hoàn thành
nghĩa vụ với nhà nước, tổ chức tốt đời sống cho cán bộ công nhân viên trong
Công ty.

12


1.1.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
Tổng Giám Đốc

Phó TGĐ điều hành kỹ thuật

Phó TGĐ điều hành sản xuất

Phó TGĐ điều hành nội chính

Phòng kỹ thuật
Phòng
chất kinh
lượngdoanh nội
Vănđịa
phòng
Phòng kế hoạch
Phòng
thị trường
chuẩn bị
Phòng
sản xuất
kế toán
Trungtàitâm
vụ TMCửa
và GTSP
hàng
Xíthời
nghiệp
trangdịch vụ đời sống

Cửa hàng trưởng
Giám đốc các xí nghiệp thành viên

Nhân viên thống kê các xí nghiệp

XN I

XN II

Nhân viên thống kê PX

Xn thiết kế TTK
XN III Kho ngoại quan
Xưởng SX nhựa
XN may Hà Nam
XN may Nam Hải
XN phụ trợ

PX thêu

Mô hình tổ chức quản lý ở Công TyCổ Phần May Thăng Long

13

PX mài


1.2. Khái quát chung về văn phòng Công ty cổ phần may Thăng
Long
1.2.1. Chức năng
Xuất phát từ quan niệm trên về văn phòng và công tác văn phòng, có
thể thấy văn phòng có 2 chức năng cơ bản sau:
* Chức năng tham mưu tổng hợp
Tham mưu là nhằm mục đích trợ giúp cho thủ trưởng có cơ sở để lựa
chọn quyết định quản lý tối ưu phục vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan,
tổ chức đó.
Muốn có những quyết định đúng đắn, kịp thời có cơ sở và mang tính
khoa học, người ra quyết định phải nắm được nhiều lĩnh vực. phải có mặt ớ

mọi lúc, mọi nơi… Điều này vượt quá khả năng của một con người. Vì lý do
đó, người thủ trưởng cần ý kiến tham mưu của lực lượng trợ giúp. Thông
thường, theo cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng, lực lượng trợ giúp về các
lĩnh vực chuyên môn nằm ở các phòng ban chức năng. Văn phòng sẽ giúp thủ
trưởng trong việc tổng hợp các ý kiến chuyên môn đó, phân tích, chọn lọc để
đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung câp cho thủ trưởng những thông
tin, những phương án quyết định kịp thời và đúng đắn.
* Chức năng hậu cần
Hoạt động của các cơ quan, đơn vị, dự án không thể thiếu các điều kiện
vật chất như nhà cửa, phương tiện, trang thiết bị. Văn phòng là bộ phận cung
cấp, bố trí, quản lý các phương tiện, trang thiết bị đó để đảm bảo sử dụng
chúng có hiệu quá. Số lượng, đặc điểm của các phương tiện vật chất luônphụ
thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các cơ quan, đơn vị. Phục vụ

14


một cách tiết kiệm và có hiệu quả là phương châm hoạt động của công tác văn
phòng.
Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh dạo, thủ trưởng
thông qua ba chức năng quan trọng trên. Các chức năng này vừa độc lập, vừa
hỗ trợ, bổ sung cho nhau và cùng khẳng định sự cần thiết và tầm quan trọng
của văn phòng.
1.2.2. Nhiệm vụ
Theo những chức năng trên văn phòng có thể xây dựng nhiều nhiệm
vụ, với chức năng tham mưu lại có tham mưu về chiến lược kinh doanh, tham
mưu về công tác tuyển dụng, đãi ngộ nhân sự…
Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan đơn vị
Mọi tổ chức muốn được sinh ra và đi vào hoạt động đều phải tuân thủ
theo những quy định về tổ chức, về cơ chế hoạt động và các điều kiện duy trì

hoạt động.
Các điều kiện đó không giống nhau giữa các cơ quan đơn vị, do tính
chất hoạt động, vai trò, chức năng, nhiệm vụ khác nhau nên mỗi cơ quan, tổ
chức đều cần phải có nội quy, quy chế hoạt động riêng.
Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia, hoàn chỉnh thông qua
lãnh đạo, ban bố thi hành, giám sát, bổ sung, hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt
động của cơ quan là thuộc về công tác văn phòng. Đây là nhiệm vụ quan
trọng hàng đầu mà văn phòng phải thực hiện khi cơ quan đƣợc tổ chức và đi
vào hoạt động.
Xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch hoạt động của cơ quan,
đơn vị
Căn cứ vào chiến lược phát triển văn phòng sẽ xây dựng kế hoạch
ngành, sản phẩm, dịch vụ cụ thể cho từng năm, quý, tháng, tuần, ngày cho cả
cơ quan và từng bộ phận.

15


Trên cơ sở những kế hoạch, chương trình đó mà các bộ phận chỉ đạo
hoàn thành nhiệm vụ đơn vị mình được giao để các sản phẩm, dịch vụ được
làm ra với chất lượng tốt, giá thành giảm. Cũng qua việc chỉ đạo thực hiện
chương trình, kế hoạch chung mà các bộ phận trong cơ quan, đơn vị có điều
kiện liên hệ, phối hợp với nhau mật thiết và đồng bộ hơn.
Thu thập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin
Bất kỳ một cơ quan tổ chức nào cũng cần có sự trao đổi thông tin.
Thông tin bao gồm: thông tin về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, hành
chính… Đây là một hoạt động quan trọng trong văn phòng, nó liên quan đến
sự thành bại trong hoạt động của cơ quan tổchức.
Vì vậy văn phòng tuân thủ nghiêm ngặt những quy định về công tác
văn thư, lưu trữ khi thu nhận, xử lý, bảo quản và chuyển phát thông tin.

Trợ giúp về văn bản
Văn bản là một phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin khá hữu
hiệu.
Bộ phận văn phòng phải nắm bắt được thông tin đầu vào, phân loại và
xử lý thông tin, biết sử dụng vàchuyển phát thông tin.
Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng
Đây là việc làm thiết thực mang tính ổn định của bộ máy văn phòng
nhằm thực hiện tốt những nhiệm vụ nêu trên. Việc tổ chức bộ máy văn phòng
cũng cần tuân thủ những nguyên tắc chung của tổ chức để đảm bảo tính thống
nhất của toàn bộ hệthống.
Nhiệm vụ đó đặt ra cho văn phòng yêu cầu rất cao trong công tác tổ
chức quản lý và điều hành công việc.
Duy trì hoạt động thường nhật của cơ quan nói chung và văn phòngnói
riêng
Khác với hoạt động của các bộ phận, đơn vị khác trong cơ quan, tổ
chức, văn phòng phải hoạt động thường xuyên, liên tục trong lĩnh vực đối nội,
đối ngoại, vừa lập quy vừa thực thi, vừa kiểm tra, giám sát hoạt động của cả
16


cơ quan, tổ chức. Đặc tính hoạt động này xuất phát từ những chức năng của
văn phòng (tham mưu, tổng hợp và hậu cần) để đảm bảo tiếp nhận mọi nguồn
thông tin của mọi đối tượng với hoạt động của cơ quan tổ chức..

17


1.2.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng
Để phù hợp với các điều kiện làm việc văn phòng của công ty được tổ
chức một cách gọn nhẹ khoa học. Điều đó được thể hiện qua sơ đồ cơ cấu tổ

chức sau:
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng công ty cổ phần may Thăng Long
TRƯỞNG PHÒNG

BỘ PHẬN VĂN THƯ
LƯU TRỮ

BỘ PHẬN BẢO VỆ BỘ PHẬN TẠP VỤ

Trong cơ cấu tổ chức của công ty văn phòng có vị trí như một nhân tố
trung tâm của các luồng thông tin và phục vụ hậu cần. Có thể xem xét văn
phòng như một trạm trung chuyển giao lưu giữa nhiều đầu mối khác nhau cả
bên trong và bên ngoài công ty.
Văn phòng công ty cổ phần may Thăng Long bao gồm: Trưởng phòng,
bộ phận văn thư lưu trữ, bộ phận bảo vệ và bộ phận tạp vụ. Chức năng cụ thể
của từng bộ phận trên như sau:
* Trưởng phòng:
Trưởng phòng là người đứng đầu bộ phận văn phòng có nhiệm vụ quản
lý, điều hành toàn bộ hoạt động của văn phòng. Ngoài ra trưởng phòng còn có
quyền tổ chức và điều hành toàn bộ các yếu tố có trong văn phòng cho phù
hợp với yêu cầu, nhiệm vụ trong từng thời kỳ. Trưởng phòng chịu trách nhiệm
trước thủ trưởng cơ quan về toàn bộ kết quả hoạt động của văn phòng.

18


* Bộ phận văn thư lưu trữ.:
Nhân viên văn thư lưu trữ thực hiện các nhiệm vụ sau: xử lý bưu tín,
biên tập các văn bản, chuẩn bị thư từ, các bản ghi nhớ, các văn bản, các báo
cáo, thu thập các dữ liệu trong và ngoài doanh nghiệp, đánh máy, sao in tài

liệu chuẩn bị phát hành, lập hồ sơ lưu trữ và tra cứu hồ sơ, chuẩn bị các cuộc
họp, hội nghị,...
* Bộ phận bảo vệ:
Nhân viên bảo vệ chịu trách nhiệm đảm bảo an ninh trật tự về cả con
người và tài sản của công ty.
* Nhân viên tạp vụ:
Nhân viên tạp vụ chịu trách nhiệm về vấn đề đảm bảo vệ sinh môi
trường trong công ty, từ phòng tổng giám đốc, đến nơi làm việc của các phòng
ban và tất cả các khu vệ sinh.
Tiểu kết
Trên đây là toàn bộ những nét cơ bản nhất về Công ty cổ phần may
Thăng Long. Nó giúp chúng ta hiểu rõ hơn về công ty từ chức năng , nhiệm
vụ cho đến cơ cấu tổ chức hoạt động để từ đó giúp lãnh đạo văn phòng thực
hiện tốt hơn việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho công ty một
cách phù hợp nhất.

19


CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH KẾ
HOẠCH CỦA DOANH NGHIỆP
2.1. Khái niệm
Văn phòng: là thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức, bộ máy
điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị, nơi thu nhận, xử lý thông tin nhằm
hỗ trợ cho các hoạt động quản lý của các nhà lãnh đạo, là nơi chăm lo mọi
lĩnh vực dịch vụ, hậu cần và đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động
của cơ quan, đơn vị được thông suốt, hiệu quả.
Chương trình: là toàn bộ những việc cần làm đối với một lĩnh vực công
tác hoặc tất cả các mặt công tác của một cơ quan, một ngành chủ quản hay

của Nhà nước nói chung theo một trình tự nhất định và trong thời gian nhất
định.
Đối với những chương trình quan trọng, cần có sự phê duyệt hoặc ra
quyết định ban hành của cơ quan có thẩm quyền. Sau khi đã được phê duyệt
hoặc ban hành thì các cơ quan, tổ chức có liên quan phải tổ chức thực hiện
nghiêm túc.
Kế hoạch: Kế hoạch công tác là việc xác định phương hướng, nhiệm
vụ, chỉ tiêu, biện pháp tiến hành một lĩnh vực, một nhiệm vụ công tác của
Nhà nước nói chung hoặc của từng ngành, cơ quan, đơn vị, địa phương nói
riêng. Kế hoạch thường được xây dựng cho từng thời gian nhất định theo niên
hạn như: kế hoạch dài hạn (5 năm, 10 năm, 20 năm…); kế hoạch trung hạn (2
– 3 năm), kế hoạch ngắn hạn (1 năm, 6 tháng, quý).
2.2. Vai trò xây dựng chương trình, kế hoạch công tác
- Chương trình, kế hoạch có vai trò quan trọng trong tổ chức hoạt động
của cơ quan, tổ chức cũng như của cá nhân.

20


+ Chương trình, kế hoạch giúp cho cơ quan, tổ chức đạt được mục tiêu
một cách tương đối chính xác. Chương trình, kế hoạch góp phần đảm bảo tính
ổn định trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.
+ Chương trình, kế hoạch giúp tăng tính hiệu quả làm việc của cơ quan,
tổ chức: có chương trình, kế hoạch tốt sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí,
nhân lực cho cơ quan, tổ chức trong các hoạt động; có chương trình, kế hoạch
tốt sẽ hạn chế được rủi ro trong quá trình hoạt động. Làm việc theo chương
trình, kế hoạch giúp cho cơ quan chủ động công việc, biết làm việc gì trước,
việc gì sau, không bỏ sót công việc.
+ Chương trình, kế hoạch giúp nhà quản lý chủ động ứng phó với mọi
sự thay đổi trong quá trình điều hành cơ quan, tổ chức một cách linh hoạt mà

vẫn đạt mục tiêu đã đề ra. Chương trình, kế hoạch giúp cho lãnh đạo cơ quan
phân bổ và sử dụng hợp lý quỹ thời gian, huy động được các đơn vị giúp việc;
bố trí lực lượng tập trung theo một kế hoạch thống nhất; phốihợp đồng bộ,
nhịp nhàng các đơn vị để thực hiện có hiệu quả những nhiệm vụ đã đề ra.
Chương trình, kế hoạch đảm bảo cho thủ trưởng cơ quan điều hành hoạt động
được thống nhất, tránh chồng chéo và mâu thuẫn trong việc lãnh đạo, chỉ đạo,
phát huy được trí tuệ của tập thể lãnh đạo cơ quan.
+ Chương trình, kế hoạch làm cơ sở cho việc kiểm tra, giám sát, đánh
giá mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức.
- Lịch làm việc đóng vai trò quan trọng để thực hiện hoạt động trong cơ
quan, tổ chức một cách khoa học, nề nếp và hiệu quả. Lịch làm việc của cá
nhân sẽ giúp cho cá nhân quản trị được thời gian cá nhân và thực hiện công
việc được giao một cách hiệu quả.
2.3. Các loại chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng doanh
nghiệp công ty cổ phần may Thăng Long
21


2.3.1. Các loại chương trình
* Phân loại theo cấp lãnh đạo
- Chương trình quản lý cấp lãnh đạo do lãnh đạo Trung ương hoạch
định.
- Chương trình quản lý cấp trung gian do lãnh đạo cấp tỉnh, thành phố,
quận, huyện đưa ra.
- Chương trình cấp thừa hành do lãnh đạo từng công sở, phòng ban
chuyên môn đưa ra.
* Phân loại theo thời gian
- Chương trình công tác năm: là bản thể hiện những mục tiêu, những
định hướng, nhiệm vụ và các giải pháp lớn, quan trọng trong hoạt động của cơ
quan, đơn vị trong năm.

- Chương tình công tác nửa năm: có chương trình công tác 6 tháng đầu
năm và chương trình công tác 6 tháng cuối năm. Thông thường, loại chương
trình này chỉ áp dụng cho các cơ quan lớn với nhiều nhiệm vụ khác nhau và
cần phải tiến hành kiểm soát công việc chặt chẽ hơn.
- Chương trình công tác quý: để triển khai chương trình công tác năm.
Loại chương trình công tác này có tính cụ thể hơn chương trình năm.
- Chương trình công tác tháng: là cụ thể hóa những mục tiêu của
chương trình công tác quý. nó thể hiện những công việc phải làm trong tháng.
- Chương trình công tác tuần: để xác định cụ thể, chính xác các hoạt
động cần làm của cơ quan hoặc của lãnh đạo trong tuần.
- Ngoài ra, do đặc điểm hoạt động một số cơ quan còn có loại chương
trình công tác nhiệm kỳ.
2.3.2. Phân loại kế hoạch công tác
* Theo thời gian dự kiến thực hiện
- Kế hoạch dài hạn: là những kế hoạch có nội dung lớn, quan trọng, có
phạm vi ảnh hưởng rộng và thời gian tác động lâu dài (5 năm, 10 năm, 20
năm) với cơ quan, tổ chức.
22


- Kế hoạch trung hạn: là những kế hoạch cụ thể hóa những kế hoạch dài
hạn, chiến lược trong những khoảng thời gian không dài. Thông thường, đó là
kế hoạch năm.
- Kế hoạch ngắn hạn: là những kế hoạch cụ thể hóa những kế hoạch
trung hạn, chỉ ra những công việc cụ thể, được thiết lập để thực hiện những
mục tiêu ngắn hạn, cụ thể hóa bằng các hoạt động trực tiếp làm sản sinh ra kết
quả. Các kế hoạch loại này thường là kế hoạch nửa năm, kế hoạch quý, kế
hoạch tháng hay kế hoạch tuần.
Ba loại kế hoạch trên có quan hệ hữu cơ với nhau .Trong đó, kế hoạch
dài hạn giữ vai trò trung tâm , chỉ đạo trong hệ thống kế hoạch sản xuất kinh

doanh của doanh nghiệp, là cơ sở để xây dựng kế hoạch trung hạn và kế
hoạch hằng năm.
* Theo phạm vi tác động
- Kế hoạch chiến lược: là loại kế hoạch đề cập đến các mục tiêu có tính
tổng quát cao. Loại kế hoạch này có tầm tác động rộng lớn, bao quát nhiều
khía cạnh khác nhau của tổ chức và định hướng chung cho sự phát triển
chung của cơ quan, tổ chức.
- Kế hoạch tác nghiệp: là loại kế hoạch cụ thể các mục tiêu của kế
hoạch chiến lược thành những mục tiêu cụ thể, chỉ ra chính xác những việc
cần phải làm và cách thức tiến hành các công việc đó.
* Theo lĩnh vực hoạt động
- Kế hoạch hoạt động của cơ quan.
- Kế hoạch công tác của lãnh đạo.
- Kế hoạch hoạt động của văn phòng…
* Theo mức cụ thể bao gồm: kế hoạch cụ thể và kế hoạch định hướng.
- Kế hoạch cụ thể : Là những kế hoạch mà mục tiêu đã được xác định
rất rõ ràng , không có sự mập mờ và hiểu nhầm trong loại kế hoạch này.

23


- Kế hoạch định hướng : Là kế hoạch đưa ra những hướng chỉ đạo
chung và có tính linh hoạt .Khi môi trường có độ bất ổn định cao, khi doanh
nghiệp đang trong giai đoạn hình thành và suy thoái trong chu kỳ kinh doanh
của nó thì kế hoạch định hướng hay được sử dụng hơn kế hoạch cụ thể .
Tuy nhiên, việc phân loại kế hoạch theo các tiêu thức trên chỉ mang
tính chất tương đối ,các kế hoạch có mối quan hệ qua lại với nhau.Ví dụ như,
kế hoạch chiến lược có thể bao gồm cả kế hoạch dài hạn và ngắn hạn nhưng
kế hoạch chiến lược nhấn mạnh bức tranh tổng thể và dài hạn hơn , trong khi
đó kế hoạch tác nghiệp phần lớn là những kế hoạch ngắn hạn.

2.4. Thực trạng xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của văn
phòng doanh nghiệp công ty cổ phần may Thăng Long
Để xây dựng được chương trình, kế hoạch công tác phù hợp thì văn
phòng công ty đã dựa vào một số căn cứ cụ thể sau:
2.4.1. Căn cứ vào chỉ tiêu kế hoạch do Tập Đoàn Dệt –May giao
Hằng năm, Công ty sẽ nhận quyết định giao kế hoạch sản xuất kinh
doanh do Tổng Công ty gửi xuống sau khi Tổng Công ty đã nhận được bản
báo cáo thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch năm trước của Công ty.
Chỉ tiêu do Tổng Công ty giao xuống gồm ba phần, đó là:
- Chỉ tiêu chính thức: Là các chỉ tiêu sản xuất như giá trị sản xuất công
nghiệp, tổng doanh thu, mua vải nội bộ trong Tổng Công ty…Và các chỉ tiêu
hiệu quả như lợi nhuận, các khoản nộp Ngân sách…
Năm 2010 Tổng công ty giao cho Công ty: Giá trị sản xuất công nghiệp
là 135 tỷ, Tổng doanh thu 245 tỷ, mua vải nội bộ trong Tổng Công ty là
400.000 m trong đó mua vải của Công ty nhuộm Yên Mỹ 100.000 m. Lợi
nhuận là 10 tỷ, các khoản nộp ngân sách 1.958 triệu đồng.
- Chỉ tiêu hướng dẫn: Là các chỉ tiêu như Kim ngạch xuất khẩu, nhập
khẩu, số lượng các sản phẩm sản xuất chủ yếu.
- Chỉ tiêu thi đua: Là chỉ tiêu Tỷ suất lợi nhuận/Vốn kinh doanh.
24


2.4.2. Căn cứ vào kết quả nghiên cứu và dự báo thị trường
Trong nền kinh tế thị trường, doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển
lớn mạnh thì phải lấy thị trường là trung tâm cho mọi hoạt động sản xuất kinh
doanh của mình, thị trường chính là nơi quyết định sản xuất cái gì ? Sản xuất
như thế nào ? Sản xuất cho ai ? Do vậy nghiên cứu thị trường là công việc cần
thiết đầu tiên đối với bất cứ doanh nghiệp nào trong quá trình kinh doanh.
Một doanh nghiệp không thể khai thác hết tiềm năng của mình cũng như
không thoả mãn tốt được nhu cầu của khách hàng nếu không có được đầy đủ

các thông tin chính xác về thị trường. Vì vậy nghiên cứu thị trường là khâu
quan trọng đầu tiên làm cơ sở cho việc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng
năm của Công ty trong điều kiện nền kinh tế thị trường mở cửa và hội nhập
kinh tế quốc tế như hiện nay.Thông qua việc nghiên cứu thị trường Công ty sẽ
nắm được những thông tin về giá cả, tình hình cung cầu sản phẩm mà Công ty
sản xuất để đề ra những phương án chiến lược và lập kế hoạch kinh doanh
cho Công ty. Và Công ty cổ phần may Thăng Long cũng phải tuân thủ qui luật
này nếu muốn tồn tại và phát triển. Hằng năm công ty thường tiến hành
nghiên cứu thị trường trước để làm căn cứ cho việc lập kế hoạch sản xuất kinh
doanh trong năm. Cụ thể là hằng năm Công ty đều phải xem xét tác động của
cả yếu tố chủ quan và khách quan như dự báo tình hình phát triển kinh tế của
Việt Nam, nhu cầu thời trang của người dân thay đổi như thế nào.
Theo đánh giá của Công ty thì hiện tại 90% giá trị sản lượng của Công
ty có được là do xuất khẩu, chỉ có 10% thu được là từ thị trường nội địa. Vì
vậy có thể nói thị trường xuất khẩu đang là thị trường sống còn của Công ty.
Định hướng cơ bản của hoạt động thị trường trong thời gian tới của Công ty
là giữ vững thị trường cũ, từng bước mở rộng thị trường mới, chuyển từ thế bị
động gia công xuất khẩu sang chủ động xuất khẩu FOB. Các thị trường hoạt
động của Công ty:
- Thị trường nước ngoài: Công ty hiện có hai bạn hàng lớn là EU và
Nhật Bản.
25