Công tác Xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch tại Công ty Cổ phần Thương Mại và Truyền Thông Doanh Nhân Việt

MỤC LỤC


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Zig Ziglar - Bậc thầy bán hang của nước Mỹ đã từng có 1 câu nói nổi tiếng về
lập kế hoạch “ Bạn được sinh ra để giành chiến thắng, nhưng để trở thành một người
chiến thắng, bạn phải lập kế hoạch để chiến thắng, chuẩn bị để chiến thắng, và hy vọng
sẽ chiến thắng”. Như vậy ta có thể khẳng định rằng rằng việc lên kế hoạch cho một
hành động, việc xây dựng các kế hoạch trong cuộc sống là bước đầu cần thiết cho
những thành công trong tương lai.
Hơn thế nếu một doanh nghiệp thực hiện tốt công tác xây dựng và quản lý
chương trình, kế hoạch thì doanh nghiệp đó có thể tận dụng tối đa các nguồn lực bên
trong, chủ động năm bắt các cơ hội bên ngoài, nhìn nhận rõ ràng và sẵn sàng đương
đầu với những thánh thức và tiến xa hơn trên con đường của mình.
Ngày nay cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật và công nghệ,
khu vực hóa và toàn cầu hóa nền kinh tế đã làm cho môi trường kinh doanh của các
doanh nghiệp, các ngành có sự thay đổi nhanh chóng cả về xu hướng và tốc độ. Cùng
với đó, môi trường kinh doanh có sự ảnh hưởng rất lớn tới hoạt động kinh doanh của
Công ty, nó luôn luôn thay đổi và phá vỡ sự cứng nhắc các chương trình, kế hoạch của
doanh nghiệp. Vấn đề đặt ra là phải xây dựng, quản lý và triển khai một công cụ kế
hoạch hóa hữu hiệu đủ linh hoạt ứng phó với những thay đổi của môi trường kinh
doanh. Đặc biệt trong xu thế hội nhập kinh tế khu vực và thế giới. Các doanh nghiệp
không những phải đủ sức cạnh tranh trên thị trường nội địa mà phải có khả năng vươn
ra thị trường quốc tế. Vậy làm thế nào để có ưu thế canh tranh hơn đối thủ mạnh. Đó
chính là mục tiêu của công tác xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch ở mỗi công
ty hiện nay, nói cách khác công tác xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch chính
là sự quyết định thành công hay thất bại của doanh nghiệp.
Mặc dù vậy, không phải tổ chức, doanh nghiệp nào cũng nhận thức được tầm
quan trọng và vai trò của công tác xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch. Một số
doanh nghiệp còn hoạt động theo tính tự phát và chưa chú trọng đến công tác này, do

đó mà những kế hoạch, những chương trình phương án kinh doanh được thiết lập
2


thường thiếu tính thực tiễn và chưa phù hợp với bối cảnh doanh nghiệp và bối cảnh đất
nước.
Nhận thấy được tầm quan trọng của công tác xây dựng và quản lý chương
trình, kế hoạch tại doanh nghiệp nên em đã chọn đề tài “Công tác Xây dựng và quản
lý chương trình, kế hoạch tại Công ty Cổ phần Thương Mại và Truyền Thông
Doanh Nhân Việt “ làm đề tài tiểu luận của mình.
2. Lịch sử nghiên cứu
Công tác xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch có vai trò vô cùng quan
trọng bởi kết quả xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch là vẽ ra được đi nước
bước cho doanh nghiệp và quyết định sự thành công hay thất bài của doanh nghiệp. Do
công tác này giữ vai trò quan trọng hàng đầu nên luôn dành được sự quan tâm đặc biệt
của nhà quản trị và cũng được nhiều sinh viên lựa chọn làm đề tài nghiên cứu. Kết quả
nghiên cứu của một số đề tài đã trở thành cơ sở cho các công trình nghiên cứu sau này
và được một số doanh nghiệp quan tâm và áp dụng và đã đạt được những thành tựu
nhất định.
Trong thời gian nghiên cứu đề tài, em đã tìm hiểu nhiều tài liệu của các tác giả
khác nhau và có tham khảo một số đề tài có liên quan đến đề tài của mình.
Một số đề tài nghiên cứu, tiểu luận, luận văn, luận án có giá trị như:
-

Ths.Nguyễn Thị Phượng Duyên (2014), Lập kế hoạch khởi nghiệp cho một công ty

-

trách nhiệm hữu hạn một thành viên thời trang NTP
Phạm Thành Lợi (2009), Luận văn Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch ở Công ty

-

Da Giầy Hà Nội
Nguyễn Minh Thành (2006), Luận văn Lập kế hoạch tại Doanh nghiệp tư nhân Tín
Phát
Các tác giả của các đề tài trên đề cập đến nhiều góc độ khác nhau của công tác
xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch tại doanh nghiệp và đã chỉ ra được một số
tồn tại cũng như một số giải pháp để hoàn thiện công tác xây dựng và quản lý chương
trình, kế hoạch của công ty, tuy nhiên các giải pháp trên vẫn chưa giải quyết triệt để
được những tồn tại đó. Những giải pháp thì vẫn chưa được các tác giả chỉ ra một cách
rõ ràng, còn mang tính chung chung và chưa cụ thể và với đề tài này em mong có thể
tiếp tục hoàn thiện được những thiếu sót của những đề tài nghiên cứu trước, đồng thời
cũng có thể đề cập đến một góc nhìn mới trong công tác xây dựng và quản lý chương
3


trình, kế hoạch của doanh nghiệp.
3. Mục tiêu nghiên cứu
Trên cơ sở lý luận về công tác xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch tại
doanh nghiệp và vai trò của văn phòng trong công tác xây dựng và quản lý chương
trình, kế hoạch tại công ty Cổ phần Thương mại và Truyền thông Doanh Nhân Việt.
Đề tài đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác xây dựng và quản lý
chương trình, kế hoạch tại Công ty Cổ phần Thương mại và Truyền thông Doanh Nhân
Việt. Các giải pháp nhằm mục tiêu đóng góp cho công ty những ý kiến, ý tưởng mới.
Phân tích và đánh giá thực trạng công tác xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch
tại công ty, những thành công, hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế.Vai trò của
bộ phận văn phòng trong công ty nói chung và trong công tác xây dựng và quản lý
chương trình, kế hoạch nói riêng nhằm phục vụ cho việc theo đuổi những mục tiêu
phát triển chung của Công ty Cổ phần Thương mại và Truyền thông Doanh Nhân Việt.

4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để đạt được mục tiêu nghiên cứu, đề tài phải thực hiện một số nhiệm vụ sau:
Một là, hệ thống hóa cơ sở lý luận về xây dựng và quản lý chương trình, kế
hoạch trong doanh nghiệp. Phân tích các khái niệm có liên quan. Cơ sở lý luận là nền
tảng để phân tích thực trạng chính xác nhằm đề ra các giải pháp có khoa học nhằm
nâng cao chất lượng công tác xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch tại Công ty
Cổ phần Thương mại và Truyền thông Doanh Nhân Việt.
Hai là, khảo sát, phân tích, đánh giá thực trạng công tác xây dựng và quản lý
chương trình, kế hoạch tại Công ty Cổ phần Thương mại và Truyền thông Doanh Nhân
Việt, vai trò của văn phòng công ty trong công tác xây dựng và quản lý chương trình,
kế hoạch. Đánh giá kết quả ưu, nhược điểm công tác này tại Công ty Cổ phần Thương
mại và Truyền thông Doanh Nhân Việt. Phân tích nguyên nhân có kết quả tốt và
nguyên nhân dẫn đến các tồn tại.
Ba là, nghiên cứu đưa ra một số giải pháp, khuyến nghị nhằm nâng cao hiệu
quả công tác xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch tại Công ty Công ty Cổ phần
Thương mại và Truyền thông Doanh Nhân Việt, góp phần thúc đẩy sự phát triển
nhanh, mạnh và vững chắc của Công ty Cổ phần Thương mại và Truyền thông Doanh
Nhân Việt trong tương lai.
5. Đối tượng nghiên cứu của đề tài
4


Đối tượng nghiên cứu của đề tài:
Đối tượng nghiên cứu trực tiếp của đề tài công tác xây dựng và quản lý chương
trình, kế hoạch tại Công ty Cổ phần Thương mại và Truyền thông Doanh Nhân Việt
thông là các nhóm đối tượng liên quan đến công tác xây dựng và quản lý chương trình,
kế hoạch bao gồm các phòng ban kinh doanh, phòng hành chính tổng hợp, cán bộ quản
lý,các nhân viên đang làm việc tại Công ty Cổ phần Thương mại và Truyền thông
Doanh Nhân Việt.
Phạm vi nghiên cứu của đề tài:

Thứ nhất, về phạm vi không gian: Nghiên cứu chỉ được tiến hành tại công ty Cổ
phần Thương mại và Truyền thông Doanh Nhân Việt.
Thứ hai, về phạm vi thời gian: Với thời gian nghiên các cứu dữ liệu của công ty
trong 3 năm từ năm 2012 đến hết năm 2015
6. Phương pháp nghiên cứu
Trên cơ sở thế hiện quan khoa học và phương pháp luận, dựa trên yêu cầu, điều
kiện thực tế đề tài được hoàn thiện bằng việc sử dụng các phương pháp nghiên cứu
sau:
Phương pháp thu thập dữ liệu
-

Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp
Phương pháp quan sát: phương pháp này được áp dụng trong quá trình thực tập
tại công ty, em tiến hành quan sát, ghi lại có kiểm soát các hoạt động, các sản phẩm,
các hành vi ứng xử của lao động trong doanh nghiệp và môi trường làm việc tại doanh
nghiệp.
Phương pháp điều tra: Phương pháp này em tiến hành phát ra các phiếu điều tra
dành cho các nhà quản trị và nhân viên của doanh nghiệp với các câu hỏi đóng, mở
liên quan đến vấn đề xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch và vai trò của văn
phòng trong công tác xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch để thu thập thông tin
để làm cơ sở đánh giá thành công và hạn chế.
Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Em tiến hành đối thoại trực tiếp với các cán
bộ công nhân viên của doanh nghiệp, một số nhà quản lý trong doanh nghiệp nhằm thu
thập thông tin về công tác hoạch định để nhằm làm cơ sở lý luận cho đề tài.

-

Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp
Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Em đã tiến hành tìm hiểu và đọc hiểu các tài
5

liệu về công tác xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch tại doanh nghiệp trên thư
viện trường, báo mạng, giáo trình, các tài liệu, nghiên cứu và đặc biệt là những báo
cáo kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2012 – 2015, lịch sử hình thành và phát
triển, những quy tắc, chính sách của Công ty Cổ phần Thương mại và Truyền thông
Doanh Nhân Việt đề làm dữ liệu cho đề tài của mình.
Phương pháp phân tích dữ liệu
Phương pháp so sánh: Phương pháp này em dùng để xem xét, so sánh 1 số chỉ
tiêu với chỉ tiêu gốc và các số liệu từ kết quả kinh doanh, các thông số thị trường, các
chỉ tiêu bình quân và các chỉ tiêu khác có thể so sánh. Điều kiện so sánh là các số liệu
phải phù hợp về không gian, thời gian và nội dung kinh tế, đơn vị đo lường và từ đó có
những nhận xét và định hướng đúng về doanh nghiệp.
Phương pháp thống kê bảng biểu: dựa trên kết quả điều tra, khảo sát em đã tiến
hành tổng hợp lại theo các nhóm với các tiêu chí khác nhau, tìm ra xu hướng hay đặc
điểm chung của các yếu tố phân tích rồi sau đó khái quát vấn đề lại để bài tiểu luân
thuyết phục hơn.
7. Cấu trúc của đề tài
Đề tài được kết cấu gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác xây dựng và quản lý chương trình, kế
hoạch
Chương 2: Thực trạng công tác xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch
tại Công ty Cổ phần Thương mại và Truyền thông Doanh Nhân Việt
Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác xây dựng và quản lý
chương trình, kế hoạch tại Công ty Cổ phần Thương mại và Truyền thông Doanh
Nhân Việt

6

PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1.CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ
CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH
1.1.

Khái niệm lập kế hoạch
Trong việc quản trị đối với bất kì loại hình doanh nghiệp nào thì công tác xây

dựng và quản lý chương trình, kế hoạch đều đóng một vai trò hết sức quan trọng. Công
tác xây dựng và quản lý kế hoạch hỗ trợ các nhà quản trị trong việc đề ra những kế
hoạch, sử dụng hiệu quả các nguồn lực, nguồn tài nguyên cũng như những hạn chế
trong điều kiện môi trường luôn biến động không ngừng.
Trong lịch sử khái niệm xây dựng và quản lý kế hoạch hay khái niệm lập kế
hoạch được nhiều tác giả tiếp cận dưới nhiều góc độ khác nhau, mang tới cho người
đọc cái nhìn thực tế và sâu sắc hơn về công tác xây dựng và quản lý kế hoạch.
Lập kế hoạch hay còn gọi là hoạch định, là chức năng đầu tiên trong bốn chức
năng của quản lý là lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra. Lập kế hoạch là chức
năng rất quan trọng đối với mỗi nhà quản lý bởi vì nó gắn liền với việc lựa chọn mục
tiêu và chương trình hành động trong tương lai, giúp nhà quản lý xác định được các
chức năng khác còn lại nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra.
Nếu đứng trên góc độ ra quyết định thì: “Lập kế hoạch là một loại ra quyết định
đặc thù để xác định một tương lai cụ thể mà các nhà quản lý mong muốn cho tổ chức
của họ“. Quản lý có bốn chức năng cơ bản là lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm
tra. Lập kế hoạch có thể ví như là bắt đầu từ rễ cái của một cây sồi lớn, rồi từ đó mọc
lên các “nhánh” tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra. Xét theo quan điểm này thì lập kế
hoạch là chức năng khởi đầu và trọng yếu đối với mỗi nhà quản lý.
Với cách tiếp cận theo quá trình:
Kế hoạch sản xuất kinh doanh có thể coi là quá trình liên tục xoáy trôn ốc với
chất lượng ngày càng tăng lên kể từ khi chuẩn bị xây dựng kế hoạch cho tới lúc chuẩn
7

bị tổ chức thực hiện kế hoạch nhằm đưa hoạt động của doanh nghiệp theo đúng mục
tiêu đã đề ra.
Theo STEYNER thì :”Lập kế hoạch là một quá trình bắt đầu từ việc thiết lập
các mục tiêu, quyết định các chiến lược, các chính sách, kế hoạch chi tiết để đạt được
mục tiêu đã định. Lập kế hoạch cho phép thiết lập các quyết định khả thi và bao gồm
cả chu kỳ mới của việc thiết lập mục tiêu và quyết định chiến lược nhằm hoàn thiện
hơn nữa.”
Theo cách tiếp cận này thì lập kế hoạch được xem là một quá trình tiếp diễn
phản ánh và thích ứng được với những biến động diễn ra trong môi trường của mỗi tổ
chức, đó là quá trình thích ứng với sự không chắc chắn của môi trường bằng việc xác
định trước các phương án hành động để đạt được mục tiêu cụ thể của tổ chức.
Với cách tiếp cận theo nội dung và vai trò:
Theo RONNER: ”Hoạt động của công tác lập kế hoạch là một trong những hoạt
động nhằm tìm ra con đường để huy động và sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp
một cách có hiệu quả nhất để phục vụ cho các mục tiêu kinh doanh”.
HENRYPAYH cho rằng: “Lập kế hoạch là một trong những hoạt động cơ bản
của quá trình quản lý cấp công ty , xét về mặt bản chất thì hoạt động này nhằm mục
đích xem xét các mục tiêu , các phương án kinh doanh , bước đi trình tự và cách tiến
hành các hoạt động sản xuất kinh doanh”.
Như vậy, Lập kế hoạch là quá trình xác định các mục tiêu và lựa chọn các
phương thức để đạt được các mục tiêu đó. Lập kế hoạch nhằm mục đích xác định mục
tiêu cần phải đạt được là cái gì? Và phương tiện để đạt được các mục tiêu đó như thế
nào? Tức là, lập kế hoạch bao gồm việc xác định rõ các mục tiêu cần đạt được, xây
dựng một chiến lược tổng thể để đạt được các mục tiêu đã đặt ra, và việc triển khai
một hệ thống các kế hoạch để thống nhất và phối hợp các hoạt động
Theo Henry Fayol, công tác quản lý, điều hành của bất cứ cơ quan nào, tổ chức
nào cũng đều phải mang tính dự kiến. Dự kiến không phải là toàn bộ hoạt động quản
lý song là bộ phận cơ bản và không thể hiếu. Trong hoạt động của nhà quản lý xây

8


dựng các chương trình, kế hoạch là yêu cầu quan trọng nhất. Fayol cho rằng “Vạch ra
kế hoạch tức là tìm kiếm tương lai, xây dựng kế hoạch hành động“ nghĩa là căn cứ vào
điều kiện thực tế của cơ quan, đơn vị (điều kiện thiết bị, điều kiện con người, năng lực
hoạt động, mối quan hệ , xu hướng phát triển) để xác định mục tiêu mà đơn vị cần đạt
được trong một thời gian nhất định và con đường, bước đi, biện pháp… cần tuân thủ
khi hành động để thực hiện mục tiêu.
Henry Fayol cũng đưa ra quan điểm: Lập kế hoạch là nhiệm vụ quan trọng hàng
đầu trong hoạt động quản lý và kế hoạch phải được xây dựng trên cơ sở những “tài
nguyên vật chất” của cơ quan. Đương nhiên mục tiêu phải nằm trong chiến lược nội tại
và là trách nhiệm mà cơ quan, đơn vị buộc phải thực hiện.
Theo quan điểm của PGS.TS. Mai Văn Bưu trong giáo trình Lý thuyết quản trị
kinh doanh xuất bản năm 2006 đã nêu khái niệm lập kế hoạch như sau: “Lập kế hoạch
là quá trình xác định những mục tiêu của tổ chức và phương thức tốt nhất để thực hiện
mục tiêu đó”.
Đây cũng là khái niệm được thừa nhận và sử dụng phổ biến hiện nay trong một
số giáo trình giảng dạy về bộ môn quản trị kinh doanh.
Qua các góc độ tiếp cận về lập kế hoạch đã nêu ra ở trên, có thể thấy rằng bản
chất của lập kế hoạch là một quá trình ấn định những mục tiêu, xây dựng và chọn lựa
những biện pháp tốt nhất để thực hiện hiệu quả những mục tiêu đó. Lập kế hoạch có
liên quan tới mục tiêu cần đạt được, cũng như phương tiện để đạt được mục tiêu đó
như thế nào và để quyết định được những vấn đề này đối với một doanh nghiệp thực
sự là công việc không dễ dàng đòi hỏi nhà quản trị phải có những kiến thức tổng hợp,
áp dụng những khái niệm hay những quy tắc phù hợp nhất đối với doanh nghiệp của
chính mình để giúp cho doanh nghiệp có thể đạt được hiệu quả cao nhất trong kinh
doanh cũng như trên con đường xây dựng doanh nghiệp trở thành 1 trong những doanh
nghiệp vững mạnh.
1.2.

Vai trò của lập kế hoạch
Lập kế hoạch (hoạch định) là chức năng đầu tiên và quan trọng đối với doanh

nghiệp và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Việc lập kế hoạch cho biết hướng đi của doanh nghiệp trong từng thời kỳ, và đó
là một bản kế hoạch hành động trong tương lai của mỗi doanh nghiệp trước những
biến động của môi trường kinh doanh được các nhà quản trị doanh nghiệp dựa trên
những phân tích và nhận định tình hình để đưa ra
Lập kế hoạch là công cụ đắc lực trong việc phối hợp nỗ lực các thành viên
9


trong doanh nghiệp. Nó tạo ra một thể thống nhất trong mục tiêu chung từ đó hình
thành nên sức mạnh tổng thể của doanh nghiệp từ sức mạnh của cá nhân các thành
viên trong doanh nghiệp.
Tập trung phân bổ và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực trong các thời kỳ khác
nhau. Việc lập kế hoạch được các nhà quản trị doanh nghiệp thực hiện dựa trên sự
phân tích toàn cảnh môi trường bên ngoài cũng như tiềm lực của doanh nghiệp. Trong
việc lập kế hoạch chứa đựng những hoạch định chiến lược nhằm thiết lập nên những
mục tiêu chung của doanh nghiệp đồng nghĩa với tập trung toàn bộ nguồn lực của
doanh nghiệp để thực hiện phân bổ nguồn lực và sử dụng các nguồn lực sao cho hiệu
quả.
Lập kế hoạch là đối phó với sự bất thường bằng những mục tiêu, những chiến
lược chi tiết để đạt được mục tiêu đề ra. Các nhà quản trị doanh nghiệp đã đi trước để
đề ra các phương pháp hành động trong tương lai. Bởi vậy mà việc lập kế hoạch mang
tính chủ động thích nghi và đối phó với các yếu tố mang tính bất định.
Lập kế hoạch là khâu nối và nền tảng cho các chức năng còn lại. Lập kế hoạch
là một trong 4 chức năng của nhà quản trị và cũng là chức năng đầu tiên của quản trị.
Bất kỳ doanh nghiệp nào thực hiện hoạt động quản trị trước tiên đều phải thực hiện

chức năng lập kế hoạch từ đó mới có nền tảng thực hiện các chức năng còn lại.
Lập kế hoạch là thước đo năng lực quản trị. Chức năng lập kế hoạch luôn được
biết tới là một công cụ để khẳng định năng lực cũng như trình độ chuyên môn của nhà
quản trị doanh nghiệp bởi kế hoạch được đưa ra từ chính các nhà quản trị doanh
nghiệp.
Để hiểu rõ hơn về vai trò của việc lập kế hoạch ta có thể nghiên cứu sơ đồ dưới
đây.
Sơ đồ 1: Sơ đồ về vai trò của việc lập kế hoạch.
Mục đích tạo ra

Xây dựng chương trình
kế hoạch

10


Các mục tiêu
Các việc phải tiến
hành
cụ thể

Các biện pháp

Các điều kiện hỗ trợ

thao tác

(cơ sở vật chất…)

Kết quả và đánh giá

kết quả

11


Như vậy trong hoạt động quản lý của doanh nghiệp công tác xây dựng và quản
lý kế hoạch có một số vai trò sau:
1. Xây dựng kế hoạch là phương tiện, công cụ phục vụ hoạt động của nhà quản lý nhằm
xác định mục tiêu và tổ chức thực hiện
2. Kế hoạch là công cụ để nhà quản lý phối hợp nỗ lực của mọi thành viên trong cơ quan
để thực hiện mục tiêu chung
3. Xây dựng và quản lý kế hoạch sẽ góp phần đảm bảo tính ổn định trong hoạt động của
cơ quan
4. Xây dựng và quản lý kế hoạch sẽ giảm thiểu sự chồng chéo, lãng phí kinh phí hoạt
động
5. Xây dựng và quản lý kế hoạch giúp nhà quản lý xác định tiêu chuẩn, từ đó tiến hành
hoạt động kiểm tra giám sát, đánh giá kết quả
1.3.

Phân loại kế hoạch
Việc phân loại kế hoạch sẽ trợ giúp cho quá trình tổ chức, xây dựng kế hoạch

trong hoạt động quản lý. Tùy theo tính chất , mục tiêu công việc mà nhà quản trị có thể
lựa chọn các loại kế hoạch khác nhau
Hệ thống kế hoạch của một tổ chức là tổng hợp của nhiều loại kế hoạch khác
nhau nhưng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau theo một định hướng nhất định nhằm
thực hiện mục tiêu tối cao của tổ chức.
Các kế hoạch của một tổ chức được phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau.
Theo mỗi tiêu thức phân loại thì lại có một hệ thống kế hoạch khác nhau.

12


1.3.1. Theo mức độ tổng quát
Sơ đồ 2: Sơ đồ phân loại kế hoạch theo mức độ tổng quát
Đường lối – sứ mệnh

Kế hoạch chiến lược

Kế hoạch tác nghiệp

Kế hoạch xây dựng một lần,
sử dụng một lần
-

Kế hoạch xây dựng một lần,
sử dụng nhiều lần

Chương trình
Dự án
Ngân sách

-

Chính sách
Quy tắc
Thủ tục

Sứ mệnh là một bức thông điệp thể hiện lý do tồn tại của tổ chức, sứ mệnh sẽ
trả lời cho câu hỏi: Tổ chức tồn tại vì mục đích nào? Một tổ chức khi thành lập trước

hết đều phải xác định được sứ mệnh của mình. Sứ mệnh của một tổ chức được đặt ra
trên cơ sở xác định những lĩnh vực hoạt động của tổ chức đó, những giả định về mục
đích, sự thành đạt và vị trí của tổ chức trong môi trường hoạt động của nó. Sứ mệnh
của tổ chức là bộ phận tương đối ổn định, mang tính bản sắc của tổ chức và có vai trò
thống nhất cũng như khích lệ các thành viên của tổ chức trong việc thực hiện mục tiêu
chung. Sứ mệnh tổ chức bao gồm hai loại sau:
Sứ mệnh được công bố: là sứ mệnh thông báo được thông báo một cách công
khai cho mọi người, thông qua thị trường để doanh nghiệp đạt đựơc mục tiêu, và nó
đựơc thể hiện thông qua các khẩu hiệu, các triết lý kinh doanh ngắn gọn của doanh
nghiệp.
Sứ mệnh không được công bố: Là sứ mệnh thể hiện lợi ích tối cao của doanh
13


nghiệp.
Như vậy, có thể nói sứ mệnh là cơ sở đầu tiên để xác định mục tiêu chiến lược
của tổ chức, là phương hướng phấn đấu của tổ chức trong suốt thời gian tồn tại của
mình và nó là cơ sở để xác định phương thức hành động cơ bản của tổ chức
Kế hoạch chiến luợc
Kế hoạch chiến lược là những kế hoạch đưa ra những mục tiêu tổng thể, dài
hạn, và phương thức cơ bản để thực hiện nó trên cơ sở phân tích môi trường và vị trí
của tổ chức trong môi trường đó. Các kế hoạch chiến lược do những nhà quản lý cấp
cao của tổ chức thiết kế với mục đích là xác định những mục tiêu tổng thể cho tổ chức.
Các kế hoạch chiến lược liên quan đến mối quan hệ giữa con người của tổ chức với
các con người của những tổ chức khác.
Kế hoạch tác nghiệp
Kế hoạch tác nghiệp là các kế hoạch chi tiết cụ thể hoá cho các kế hoạch chiến
lược, nó trình bày rõ chi tiết tổ chức cần phải làm như thế nào để đạt được những mục
tiêu đã đặt ra trong kế hoạch chiến lược. Kế hoạch tác nghiệp thể hiện chi tiết kế hoạch
chiến lược thành những hoạt động hàng năm, hàng quý, hàng tháng bao gồm các kế

hoạch nguyên vật liệu, kế hoạch nhân công, kế hoạch tiền lương, kế hoạch sản phẩm…
Kế hoạch tác nghiệp nhằm mục đích bảo đảm cho mọi người trong tổ chức đều hiểu về
các mục tiêu của tổ chức và xác định rõ ràng trách nhiệm của họ trong việc thực hiện
mục tiêu chung đó và các hoạt động cần được tiến hành ra sao để đạt được những kết
quả dự định trước. Các kế hoạch tác nghiệp chỉ liên quan đến những người trong cùng
một tổ chức. Các kế hoạch tác nghiệp được chia thành hai nhóm sau:
Các kế hoạch tác nghiệp xây dựng một lần sử dụng một lần: là những kế hoạch
cho những hoạt động không lặp lại. Bao gồm:
Chương trình: Là một tổ hợp các chính sách, các thủ tục, các qui tắc và các
nguồn lực cần thiết có thể huy động nhằm thực hiện các mục tiêu nhất định mang tính
độc lập tương đối. Mục tiêu của chương trình là mục tiêu quan trọng, ưu tiên nhưng lại
mang tính độc lập tương đối vì thế trong quá trình thực hiện nó đòi hỏi phải có sự phối
hợp của các bộ phận khác. Chương trình được hỗ trợ bởi những ngân quĩ cần thiết.
Một chương trình tương đối lớn, quan trọng thường bao gồm trong nó nhiều chương
trình nhỏ phụ trợ. Ví dụ chương trình xoá đói giảm nghèo của chính phủ bao gồm có
các chương trình phụ trợ như chương trình hỗ trợ phát triển kinh tế, chương trình cho
14


vay vốn…
Dự án: Thường có mục tiêu cụ thể, quan trọng, mang tính độc lập tương đối.
Nguồn lực để thực hiện mục tiêu của dự án phải rõ ràng bao gồm cả hình thái nguồn
lực theo thời gian và không gian.
Các ngân quỹ: Là kế hoạch tác nghiệp được thể hiện bằng số. Ngân quỹ không
chỉ đơn thuần là ngân quỹ bằng tiền mà còn có ngân quỹ phi tiền tệ như ngân quỹ nhân
công, ngân quỹ nguyên vật liệu, ngân quỹ máy móc thiết bị…
Các kế hoạch tác nghiệp xây dựng một lần sử dụng nhiều lần: Là các kế hoạch
cho những hoạt động thường xuyên lặp lại. Bao gồm:
Chính sách: Là những qui định chung để hướng dẫn tư duy và hành động khi
ra quyết định trong các lĩnh vực cơ bản của tổ chức. Chính sách thể hiện các quan

điểm và giá trị của tổ chức nhằm giải quyết các vấn đề có tính thường xuyên lặp lại.
Trong một tổ chức có thể có nhiều loại chính sách khác nhau cho những mảng hoạt
động cơ bản. Ví dụ: chính sách hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam nhằm xác
định các giải pháp và công cụ để hỗ trợ các doanh nghiệp này phát triển hơn nữa như
cho vay vốn ưu đãi để đầu tư, giảm thuế suất… Chính sách bảo đảm sự phối hợp hành
động và giúp cho việc thống nhất các kế hoạch khác nhau trong tổ chức. Trong phạm
vi co giãn nào đó thì các chính sách là những tài liệu chỉ dẫn cho việc ra quyết định.
Chính sách khuyến khích được tính tự do sáng tạo nhưng phạm vi tự do sáng tạo lại
tuỳ thuộc vào chức vụ cấp bậc quản lý, mức độ phân quyền của tổ chức….
Thủ tục: Là các kế hoạch chỉ ra một cách chính xác và chi tiết chuỗi các hành
động cần thiết phải thực hiện theo trình tự thời gian hoặc cấp bậc quản lý để đạt được
mục tiêu nhất định. Ví dụ như thủ tục xuất nhập nguyên vật liệu, hàng hoá, thủ tục
tuyển sinh …
Quy tắc: Là loại hình kế hoạch đơn giản nhất cho biết những hành động nào có
thể làm, những hành động nào không được làm. Giữa thủ tục và quy tắc có điểm giống
nhau đó là: Đều là những hướng dẫn mang tính bắt buộc cho các hoạt động. Nhưng
các quy tắc gắn với việc hướng dẫn hành động mà không bao hàm về mặt thời gian,
trong khi đó thủ tục bao hàm quy định trình tự thời gian cho các hành động. Ví dụ:
Quy tắc không được hút thuốc trong công sở, quy tắc không được sử dung tài liệu
trong thi cử. Ngoài ra, các chính sách hướng dẫn việc ra quyết định trong khi quy tắc
cũng là sự hướng dẫn nhưng không cho phép có sự lựa chọn hay sáng tạo trong khi áp
15


dụng chúng. Như vậy, chính sách có độ linh hoạt cao hơn so với quy tắc và thủ tục.
1.3.2. Theo thời gian thực hiện kế hoạch
Các kế hoạch được phân ra thành kế hoạch ngắn hạn, trung hạn, dài hạn.
Kế hoạch dài hạn: Là kế hoạch cho thời kỳ từ 5 năm trở lên nhằm xác định các
lĩnh vực hoạt động của tổ chức, xác định các mục tiêu, chính sách giải pháp dài hạn về
tài chính, đầu tư, nghiên cứu phát triển…do những nhà quản lý cấp cao lập mang tính

tập trung cao và linh hoạt.
Kế hoạch trung hạn: Là kế hoạch cho thời kỳ từ 1 đến 5 năm nhằm phác thảo
các chính sách, chương tình trung hạn để thực hiện các mục tiêu được hoạch định
trong chiến lược của tổ chức. Kế hoạch trung hạn được lập bởi các chuyên gia quản lý
cấp cao, chuyên gia quản lý điều hành đồng thời nó ít tập trung và ít uyển chuyển hơn
kế hoạch dài hạn.
Kế hoạch ngắn hạn: Là kế hoạch cho thời kỳ dưới 1 năm, là sự cụ thể hoá
nhiệm vụ sản xuất kinh doanh dựa vào mục tiêu chiến lược, kế hoạch, kết quả nghiên
cứu thị trường, các căn cứ xây dựng kế hoạch phù hợp với điều kiện năm kế hoạch do
các chuyên gia quản lý điều hành và chuyên gia quản lý thực hiện lập nên. Kế hoạch
này không mang tính chất tập trung và thường rất cứng nhắc, ít linh hoạt.
Ba loại kế hoạch trên có quan hệ hữu cơ với nhau. Trong đó, kế hoạch dài hạn
giữ vai trò trung tâm, chỉ đạo trong hệ thống kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp, là cơ sở để xây dựng kế hoạch trung hạn và kế hoạch hằng năm.
1.3.3. Theo mức cụ thể
Bao gồm kế hoạch cụ thể và kế hoạch định hướng.
Kế hoạch cụ thể: Là những kế hoạch mà mục tiêu đã được xác định rất rõ ràng,
không có sự mập mờ và hiểu nhầm trong loại kế hoạch này.
Kế hoạch định hướng: Là kế hoạch đưa ra những hướng chỉ đạo chung và có
tính linh hoạt. Khi môi trường có độ bất ổn định cao, khi doanh nghiệp đang trong giai
đoạn hình thành và suy thoái trong chu kỳ kinh doanh của nó thì kế hoạch định hướng
hay được sử dụng hơn kế hoạch cụ thể.
Tuy nhiên, việc phân loại kế hoạch theo các tiêu thức trên chỉ mang tính chất
tương đối, các kế hoạch có mối quan hệ qua lại với nhau.Ví dụ như, kế hoạch chiến
lược có thể bao gồm cả kế hoạch dài hạn và ngắn hạn nhưng kế hoạch chiến lược nhấn
mạnh bức tranh tổng thể và dài hạn hơn, trong khi đó kế hoạch tác nghiệp phần lớn là
16


những kế hoạch ngắn hạn.

1.4.

Các bước lập kế hoạch
Bước 1: Xác định sứ mệnh và mục tiêu của doanh nghiệp, tổ chức
Sứ mệnh của tổ chức (mission) là lý do để nó tồn tại. Sứ mệnh của tổ chức

thường trả lời những câu hỏi quan trọng như: Tại sao tổ chức tồn tại? Tổ chức kinh
doanh trong lĩnh vực nào? Tổ chức sẽ đi về đâu? Bản công bố sứ mệnh của tổ chức có
ý nghĩa khuyến khích, thúc đẩy các thành viên suy nghĩ và hành động theo chúng mỗi
ngày.
Các mục tiêu cần được xác định một cách cụ thể trên các phương diện về số
lượng, các điều kiện cụ thể, các dữ kiện có thể đo lường được và được thể hiện bằng
văn bản mang tính bắt buộc để thực hiện trong một thời gian nhất định. Nói cách khác:
Các mục tiêu thể hiện sự cam kết của doanh nghiệp để hoàn thành một công việc cụ
thể ở mức độ và thời gian nào đó.
Bước 2: Phân tích những cơ hội và đe dọa, những điểm mạnh, yếu của tổ
chức
Việc phân tích những cơ hôi, đe doạ, điểm mạnh, yếu của tổ chức thường thông
qua việc sử dụng mô hình phân tích SWOT. SWOT là tập hợp viết tắt những chữ cái
đầu tiên của các từ tiếng Anh: Điểm mạnh (Strengths), Điểm yếu (Weaknesses), cơ hội
(Opportunities) và nguy cơ (Threats). Đây là công cụ cực kỳ hữu ích giúp chúng ta tìm
hiểu vấn đề hoặc ra quyết định trong việc tổ chức, quản lý cũng như trong kinh doanh.
Trên thực tế, việc vận dụng SWOT trong xây dựng kế hoạch kinh doanh, hoạch
định chiến lược, đánh giá đối thủ cạnh tranh, khảo sát thị trường, phát triển sản phẩm
và cả trong các báo cáo nghiên cứu, đang ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa
chọn.
Phân tích SWOT là phân tích các yếu tố môi trường bên ngoài mà doanh
nghiệp phải đối mặt (các cơ hội và nguy cơ) cũng như các yếu tố thuộc môi trường nội
bộ doanh nghiệp (các mặt mạnh và mặt yếu). Đây là một việc làm khó đòi hỏi nhiều
thời gian, công sức, chi phí, khả năng thu nhập, phân tích và xử lý thông tin sao cho

hiệu quả nhất.
Doanh nghiệp xác định các cơ hội và nguy cơ thông qua phân tích dữ liệu về
thay đổi trong các môi trường: Kinh tế, tài chính, chính trị, pháp lý, xã hội và cạnh
tranh ở các thị trường nơi doanh nghiệp đang hoạt động hoặc dự định thâm nhập.
17


Các cơ hội có thể bao gồm tiềm năng phát triển thị trường, khoảng trống thị
trường, gần nguồn nguyên liệu hay nguồn nhân công rẻ và có tay nghề phù hợp.
Các nguy cơ đối với doanh nghiệp có thể là thị trường bị thu hẹp, cạnh tranh
ngày càng khốc liệt, những thay đổi về chính sách có thể xảy ra, bất ổn vê chính trị ở
các thị trường chủ chốt hay sự phát triển công nghệ mới làm cho các phương tiện và
dây chuyền sản xuất của doanh nghiệp có nguy cơ trở nên lạc hậu.
Với việc phân tích môi trường nội bộ của doanh nghiệp, các mặt mạnh về tổ
chức doanh nghiệp có tthể là các kỹ năng, nguồn lực và những lợi thế mà doanh
nghiệp có được trước các đối thủ cạnh tranh (năng lực chủ chốt của doanh nghiệp) như
có nhiều nhà quản trị tài năng, có công nghệ vượt trội, thương hiệu nổi tiếng, có sẵn
tiền mặt, doanh nghiệp có hình ảnh tốt trong mắt công chúng hay chiếm thị phần lớn
trong các thị trường chủ chốt.
Những mặt yếu của doanh nghiệp thể hiện ở những thiếu sót hoặc nhược điểm
và kỹ năng, nguồn lực hay các yếu tố hạn chế năng lực cạnh tranh của các doanh
nghiệp. Đó có thể là mạng lưới phân phối kém hiệu quả, quan hệ lao động không tốt,
thiếu các nhà quản trị có kinh nghiệm quốc tế hay sản phẩm lạc hậu so với các đối thủ
cạnh tranh...
Kết quả của quá trình phân tích SWOT phải đảm bảo được tính cụ thể, chính
xác, thực tế và khả thi vì doanh nghiệp sẽ sử dụng kết quả đó để thực hiện những bước
tiếp theo như: Hình thành chiến lược, mục tiêu chiến lược chiến thuật và cơ chế kiểm
soát chiến lược cụ thể. Chiến lược hiệu quả là những chiến lược tận dụng được các cơ
hội bên ngoài và sức mạnh bên trong cũng như vô hiệu hóa được những nguy cơ bên
ngoài và hạn chế hoặc vượt qua được những yếu kém của bản thân doanh nghiệp.

Bước 3: Xây dựng các kế hoạch chiến lược dự thảo để lựa chọn
Chiến lược dự thảo để lựa chọn chiến lược tối ưu nhất được xây dựng sau khi
hoàn thành đánh giá doanh nghiệp trên mọi phương diện. Quá trình đánh giá và lựa
chọn các chiến lược này được xem xét trong những điều kiện môi trường.
Bốn chiến lược phát triển thông dụng nhất thường được sử dụng trong hoạch
định chiến lược:
• Chiến lược thâm nhập thị trường
Bao hàm việc tìm kiếm cơ hội phát triển trong thị trường mà doanh nghiệp đang
hoạt động với những hàng hoá và dịch vụ hiện có. Sự gia tăng thị phần bằng cách kích
18


thích sức mua đối với sản phẩm, thu hút khách hàng của đối thủ cạnh tranh bằng cách
giảm giá bán, nâng có chất lượng sản phẩm, cải tiến mẫu mã...
Thâm nhập thị trường bằng cách: Tăng quy mô thị trường, biến khách hàng
tiềm năng thành khách hàng hiện tại...
• Chiến lược mở rộng thị trường
Bao hàm việc tìm kiếm những thị trường mới cho sản phẩm hiện có ba phương
pháp cơ bản để thực hiện chiến lược này là tìm những khu vực thị trường mới và
những người tiêu dùng mới.
• Chiến lược phát triển sản phẩm
Quá trình tạo ra những sản phẩm mới hoặc cải tiến những sản phẩm hiện có.
Doanh nghiệp có thể đi vào những lĩnh vực kinh doanh mới được đánh giá có triển
vọng lớn cho sản phẩm mới.
Bước 4 : Triển khai kế hoạch
Sau khi chuẩn bị và lựa chọn một chiến lược thích hợp, doanh nghiệp cần phải
triển khai kế hoạch đó.
1.5.

Khái quát chung về văn phòng

1.5.1. Khái niệm văn phòng
Cho dù là cơ quan quản lý nhà nước, doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp tư
nhân hay công ty đa quốc gia... cũng không thê thiểu dược bộ phận văn phòng, bộ
phận này đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động của cơ quan cũng như doanh
nghiệp.
Có nhiều quan niệm khác nhau vê vân phòng, nhưng công việc chủ yếu của văn
phòng gồm : xử lý và lưu trữ thông tin, tổ chức văn phòng, tổ chức các buổi hội họp,
chiêu đãi, công tác tễ tân, trợ giúp thủ trưởng cơ quan, đơn vị trong công tác quản lý
để thu dược kết quà cao hơn trong công việc…
Trong lịch sử nghiên cứu về quản trị văn phòng có rất nhiều tác giả đã tiếp cận
dưới nhiều góc độ khác nhau, mang tới cho người đọc cái nhìn thực tế và sâu sắc hơn
về quản trị văn phòng.
Theo GS.TS Nguyễn Thành Độ
Văn phòng có thể được hiểu theo nhiều giác độ khác nhau như sau:
●

Nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho

việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị. Theo quan niệm này thì ở các cơ
19


quan thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì thành lập văn phòng (ví dụ
Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Tổng công ty...) còn ở các cơ
quan, đơn vị có quy mô nhỏ thì văn phòng là phòng hành chính tổng hợp.
●
Nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm
giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó
Ngoài ra vãn phòng còn được hiểu là phòng làm việc của thù trưởng có tầm cỡ

cao như: Nghị sỹ, kiến trúc sư trưởng... Mặc dù văn phòng có thể hiểu theo những
cách khác nhau nhưng đều có điểm chung đó là:
●

Văn phòng phải là bộ máy được tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể của

từng cơ quan, ở các cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì bộ máy vãn phòng sẽ gồm nhiều
bộ phận với số lượng cán bộ nhân viên cần thiết để thực hiện mọi hoạt động; còn các
cơ quan đơn vị có quy mô nhỏ, tính chất công việc đơn giản thì văn phòng có thể gọn
nhẹ ở mức độ tối thiểu.
●
Văn phòng phải có địa điểm hoạt động giao dịch với cơ sở vật chất nhất định.
Quy mô của các yếu tố vật chất này sẽ phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động của
công tác văn phòng.
Theo T.S Nguyễn Thị Ngọc An
Hành chính văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động kiểm soát kinh doanh.
Nghĩa là nơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích
thông tin sao cho hiệu quả.
Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên thông qua tiến trình hoạch định, tổ
chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra
Quản trị văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và
kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin
Như vậy ta có thể rút ra khái niệm ngắn gọn và cơ bản nhất của văn phòng như
sau: “Văn phòng là bộ phận không thể tách rời của một cơ quan, tổ chức, doanh
nghiệp; là nơi tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo trong công tác quản lý và điều hành;
thực hiện và hỗ trợ công tác hành chính cho các đơn vị chức năng, nhằm giải quyết có
hiệu quả các nhiệm vụ chung của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp”
1.5.2. Vai trò của văn phòng
Văn phòng là một trung tâm dịch vụ hỗ trợ cho việc hoàn thành các chức năng
chính của công ty do các phòng, ban, bộ phận khác đảm nhiệm. Một số vai trò chủ yếu

của văn phòng là:
20


Trung tâm tiếp nhận, truyền đạt thông tin, phối hợp các qui trình hoạt động của
công ty.
Cánh tay đặc lực của các cấp quản lý cấp cao hỗ trợ thực hiện chính sách quản
lý, hỗ trợ đội ngũ cán bộ quản lý hoàn thành nhiệm vụ.
Trung tâm hoạch định và kiểm soát các hoạt động đảm bảo thường nhật (chỉ
tiêu, định mức, qui trình,…)
Trung tâm cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho các phòng, ban chức năng trong các
hoạt động hoặc dự án chuyên biệt. v.v…
1.5.3. Chức năng của văn phòng
Xuất phát từ quan niệm trên về văn phòng và công tác văn phòng, có thể thấy
vãn phòng có các chức năng cư bán sau
1.5.3.1. Chức năng tham mưu tổng hợp
Tham mưu là nhằm mục đích trợ giúp cho thủ trương có cơ sở để lựa chọn
quyết định quán lý tối ưu phục vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan, tổ chức đó.
Muốn có những quyết định đúng đắn, kịp thời có cơ sứ và mang tính khoa học,
người ra quyết định phái nấm được nhiều lĩnh vực. phái có mặt ớ mọi lúc, mọi nơi…
Điều này vượt quá khá năng của một con người. Vì lý do đó, người thú trướng cần ý
kiến tham mưu cùa lực lượng trợ giúp Thông thường, theo cơ cấu tổ chức trực tuyến –
chức năng, lực lượng trợ giúp về các lĩnh vực chuyên môn nằm ở các phòng ban chức
năng. Vãn phòng sẽ giúp thủ trướng trong việc tổng hợp các ý kiên chuyên môn đó,
phân tích, chọn lọc dể đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho thủ
trướng những thông tin, những phương án quyết định kịp thời và dứng dắn.
Như vậy, tham mưu và tổng hợp là 2 mặt gắn kết hữu cơ với nhau trong một
chứcnăng luôn tỏ ra hữu hiệu vì ná mang tính tham vấn, khách quan, không bị gò bó,
ràng buộc.
1.5.3.2. Chức năng giúp việc điều hành

Văn phòng là bộ máy trực tiếp giúp cho việc điếu hành quản lý của ban lãnh
đạo cơ quan, đơn vị. dự án thông qua các công việc cụ thể như xây dựng chương trình,
kế hoạch còng tác ngàv, tuần, tháng, quý… và tổ chức triển khai thực hiện các kế
hoạch đó. Văn phòng cũng là nơi thực hiện các hoạt động lẻ tân; tổ chức các cuộc họp,
các hội nghị, các cuộc đàm phán, thảo luận; tổ chức các chuyến di công tác của lãnh
đạo; soạn thảo và quán lý các văn bản…
21


1.5.3.3. Chức năng hậu cần
Ở chức năng này, văn phòng tiến hành các công việc đảm bảo đầy đủ cơ sở vật
chất phục vụ cho hoạt động của toàn cơ quan, doanh nghiệp; đảm bảo các trang thiết
bị, phương tiện làm việc được an toàn, thống nhất. Để thực hiện công việc này, văn
phòng tham mưu cho lãnh đạo trong việc xây dựng các kế hoạch mua sắm, bảo trì,
thay thế các trang thiết bị, phương tiện làm việc và các tài sản khác phục vụ cho hoạt
động của toàn cơ quan, doanh nghiệp. Việc đảm bảo công tác lễ tân, khánh tiết, an
ninh, an toàn… cũng là những công việc mà văn phòng tiến hành thực hiện thường
xuyên, phục vụ hiệu quả cho các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp.
1.5.3.4. Chức năng hỗ trợ cho hoạt động - sản xuất kinh doanh (đối với doanh
nghiệp hoạt động về lĩnh vực sản xuất kinh doanh)
Trong hoạt động của các doanh nghiệp thì văn phòng không thuần túy chỉ giải
quyết các công việc hành chính, mà văn phòng còn phải tham gia vào công việc sản
xuất, kinh doanh một cách tích cực và hiệu quả. Văn phòng ngoài các công việc hành
chính còn thực hiện các công việc như giải quyết thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng
hóa; tìm kiếm, giữ gìn các mối quan hệ với đối tác, với khách hàng; giải quyết các thắc
mắc, thậm chí là các tranh chấp với khách hàng về các sản phẩm, dịch vụ của của
doanh nghiệp; thực hiện các hoạt động tiếp thị, duy trì và giải quyết tốt mối quan hệ
với các cơ quan nhà nước… Chức năng này cho thấy rõ vị trí, vai trò quan trọng của
văn phòng doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường.
1.5.4. Nhiệm vụ của văn phòng

Các chức năng của văn phòng được thể hiện ớ các nhiệm vụ cụ thể sau:
a)Tổng hợp chương trình công tác cho cơ quan, đơn vị
Mỗi cơ quan, đơn vị, dự án có nhiều kế hoạch do các bộ phận khác xây dựng.
Song muốn đạt được mục tiêu chung thì các kế hoạch đó phái dược kết nối thành hệ
thống kế hoạch hoàn chính, ăn khớp và hỗ trợ cho nhau. Văn phòng là đơn vị tổng hợp
ké hoạch tổng thể của cơ quan, đơn vị và đôn đốc các hộ phận khác tlụrc hiện.
Mặt khác, văn phòng có nhiệm vụ trực tiếp xây dựng chương trình, kế hoạch
công tác trong quý. tháng, tuần… của ban lãnh đạo. giúp lãnh đạo triển khai, thực
hiện các kế hoạch đó.
b) Thu thập xử lý
Thông tin là căn cứ để thủ trưởng, lãnh đạo đưa ra quyết dinh kịp thời và đúng
22


đắn. thông tin bao gồm nhiều loại và từ nhiều nguồn khác nhau. Nhiều khi khối lượng
thông tin rất lớn. phức tạp. đa dạng, đa chiều. Việc thu thập và xứ lý lượng thông tin
này cần phái có bộ phận trợ giúp, dớ chính là văn phòng. Các thông tin. công văn. giấy
tờ đi và đến đều được văn phòng thu thập, xử lý. phân loại theo những kênh thích hợp
đề’ sau đó chuyến phát di hay lưu trữ.
Văn phòng phái tuân theo những quy định nghiêm ngặt về văn thư. lưu trữ khi
thu nhận, xử lý. bảo quản và chuyến phát thông tin. Thông tin được thu thập đầy đủ,
kịp thời, được xử lý khoa học, đáp ứng yêu cầu của quán lý là cơ sở để thủ trưởng ,
lãnh đạo lựa chọn quvết định quản lý.
c) Tư vấn về văn bản
Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền tin. là phương tiện lưu trữ và truyền
đạt các quyết định quản lý. Văn phòng trợ giúp cho thủ trưởng về công tác soạn thảo
văn bản để đảm bảo cho văn bản có đầy đủ nội dung, hình thức theo yêu cầu; đúng
thẩm quvền và đúng trình tự thủ tục theo quv định.
d) Truyền đạt và theo dõi việc thực hiện các quyết định quản lý
Văn phòng, thông qua việc chuyển phát thông tin, truyền đạt các quyết định của

lãnh đạo. Vãn phòng cũng theo dõi việc triển khai thực hiện các quyết định đó, tổng
hợp tình hình hoạt động của các bộ phận để báo cáo lãnh đạo, đề xuất các biện pháp
phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo.
e) Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp
Văn phòng chịu trách nhiệm trong cõng tác lễ tân như đón, tiếp khách, bố trí
nơi ăn, chốn ở, lịch làm việc với khách, tổ chức các cuộc họp, lễ nghi, khánh tiết của
cơ quan, đơn vị. Văn phòng tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại, giữ vai trò là cầu nối
liên hệ với các cơ quan cấp trên, ngang cấp, cấp dưới và với nhân dân.
h) Đảm bảo nhu cầu hậu cần, quản lý vật tư, tài sàn
Nếu không có bộ phận chuyên trách, văn phòng là bộ phận bảo đảm các yếu tố
vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị thông qua các công việc như lập kế hoạch
nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm, cấp phát, theo dõi sử dụng nhằm quản lý
chặt chẽ các chi phí văn phòng.
i) Tổ chức công tác bảo vệ
Nếu không có bộ phận chuyên trách, văn phòng có thể có nhiệm vụ tổ chức
công tác bảo vệ trật tự, an toàn trong cơ quan, đơn vị. Ngoài ra, văn phòng có thể phối
23


hợp với Công đoàn chăm lo sức khỏe, đời sống vật chất, văn hóa tinh thần cho cán bộ
công nhân viên.
Trên đây là những nhiệm vụ chủ yếu của văn phòng trong một cơ quan, đơn vị
nói chung. Tùy từng điều kiện cụ thể về đặc điểm, tính chất hoạt động mà từng cơ
quan, đơn vị có thể thêm, bớt một số nhiệm vụ cho phù hợp

24


CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ
CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ

TRUYỀN THÔNG DOANH NHÂN VIỆT
2.1. Khái quát về Công ty Cổ phần Thương mại và Truyền thông Doanh
Nhân Việt
2.1.1. Thông tin chung về Công ty Cổ phần Thương mại và Truyền thông
Doanh Nhân Việt
Tên giao dịch: CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ TRUYỀN THÔNG
DOANH NHÂN VIỆT
Tên Tiếng Anh: VIET BUSINESSMAN COMMUNICATIONS AND
TRADING JOINT STOCK COMPANY
Tên viết tắt: Viet D&T,JSC
Địa điểm trụ sở: 81 Nguyễn Phong Sắc – Cầu Giấy – Hà Nội
Điện thoại: 04.6269.3780
Fax: 04.6269.3780
Số ĐKKD: 0103028568
Mã số thuế: 0103084160
Văn phòng giao dịch: 15/26 Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
Số điện thoại: 04.6674.0321 – 04.6269.3780
Website:
Email:
2.1.2. Sự hình thành của Công ty Cổ phần Thương mại và Truyền thông
Doanh Nhân Việt
Trong xu hướng thị trường toàn cầu hóa, xã hội hóa, nhu cầu về an ninh, an
toàn của con người ngày càng được quan tâm chú trọng và đặt lên hàng đầu. Với nhiều
năm hình thành và phát triển các thương hiệu VANTECH, ABELL, NATURE đã dần
khẳng định mình trong lĩnh vực thiết bị an ninh Camera Quan Sát - Báo Động – Báo
Cháy. Các thương hiệu với đội ngũ nhân viên kỹ thuật chuyên nghiệp luôn cập nhật
công nghệ và mang đến sự phục vụ tốt nhất cho khách hàng đã và đang dần khẳng
định vị thế của mình trở thành các thương hiệu thiết bị an ninh hàng đầu tại Việt Nam
25