Khảo sát và đánh giá vai trò của Nhà quản trị văn phòng tại công ty cổ phần quốc tế Thương mại và Dịch vụ Việt Pháp

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành bài tiểu luận này, em xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc tới
nhà trường, Quý thầy cô trong khoa Quản trị Văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà
Nội và đặc biệt là giảng viên Ths. Nguyễn Đăng Việt đã tận tình truyền đạt kiến
thức trong thời gian em học tập. Vốn kiến thức được tiếp thu trong quá trình học là
nền tảng để viết lên bài tiểu luận này.
Mặc dù đã rất cố gắng nhưng do thực tế công việc phức tạp, cũng như khả
năng thể hiện còn hạn chế nên không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong
được tiếp thu những ý kiến đóng góp, chỉ bảo của các quý thầy cô giáo để báo
cáo của em được hoàn chỉnh hơn.
Qua đây em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới toàn thể cán bộ, công
nhân viên phòng tổng hợp, công ty cổ phần quốc tế Thương mại và Dịch vụ Việt
Pháp, các thầy cô giáo trong khoa Quản trị văn phòng đã giúp đỡ em hoàn thành
tốt bài tiểu luận của mình./.

Hà Nội, ngày 3 tháng 5 năm 2017
Sinh viên thực hiện


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan rằng đây là bài nghiên cứu của em. Các nội dung nghiên
cứu, kết quả trong đề tài này là trung thực. Những số liệu được phân tích trong
bài phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá được em thu thập từ các
nguồn khác nhau có ghi rõ trong phần tài liệu tham khảo. Ngoài ra, trong bài
tiểu luận còn sử dụng một số nhận xét, đánh giá cũng như số liệu của các tác giả
khác, cơ quan tổ chức khác đều có trích dẫn và chú thích nguồn gốc. Nếu phát
hiện có bất kỳ sự gian lận nào em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung
bài tiểu luận của mình.


MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN

BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT
PHẦN MỞ ĐẦU..................................................................................................1
1. Lí do chọn đề tài.........................................................................................1
2. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu..................................................................2
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu..............................................................2
4. Phương pháp nghiên cứu............................................................................3
5.Ý nghĩa lý luận và ý nghĩa thực tiễn............................................................3
6.Cấu trúc đề tài..............................................................................................4
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG
TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ VIỆT PHÁP.......5
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty............5
1.1.1 Giới thiệu công ty..................................................................................5
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của công ty.......................................5
1.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty...................................................................6
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Hành
chính – Nhân sự..............................................................................................7
1.2.1 Chức năng của phòng Hành chính – Nhân sự.......................................7
1.2.2 Nhiệm vụ của phòng Hành chính nhân sự.............................................7
1.2.3 Cơ cấu tổ chức Phòng hành chính nhân sự..........................................10
CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ.......13
VIỆT PHÁP.......................................................................................................13
2.1. Cơ sở lý luận về Nhà quản trị văn phòng..............................................13
2.1.1. Khái niệm Nhà quản trị văn phòng.....................................................13
2.1.2. Chức năng của Nhà quản trị văn phòng.............................................13
2.1.2.1. Chức năng hoạch định.....................................................................13
2.1.2.2. Chức năng tổ chức...........................................................................14

2.1.2.3. Chức năng chỉ đạo, điều hành.........................................................15
2.1.2.4. Chức năng kiểm tra, giám sát..........................................................15
2.1.2.5. Chức năng quản trị nhân sự.............................................................16
2.1.3. Tiêu chuẩn của Nhà quản trị văn phòng.............................................17


2.1.3.1. Tiêu chuẩn về trình độ chuyên môn................................................17
2.1.3.2. Tiêu chuẩn về kỹ năng nghiệp vụ hành chính.................................17
2.1.3.3. Tiêu chuẩn về phẩm chất đạo đức...................................................17
2.1.3.4. Tiêu chuẩn về các kỹ năng mềm......................................................18
2.2. Tìm hiểu vai trò của Nhà quản trị văn phòng tại công ty cổ phần quốc tế
TM&DV Việt Pháp.......................................................................................19
2.2.1. Vai trò lãnh đạo...................................................................................19
2.2.2. Vai trò thông tin..................................................................................20
2.2.3. Vai trò đại diện....................................................................................22
2.2.4. Vai trò liên kết.....................................................................................23
CHƯƠNG 3: NÂNG CAO VAI TRÒ NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VỚI
HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP NHẰM ĐÁP ỨNG YÊU CẦU
TRONG THỜI KỲ HỘI NHẬP.......................................................................24
3.1. Đánh giá vai trò của Nhà quản trị văn phòng tại Công ty cổ phần quốc
tế TM&DV Việt Pháp...................................................................................24
3.1.1. Ưu điểm..............................................................................................24
3.1.2. Nhược điểm........................................................................................25
3.2 Giải pháp nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng với hoạt động của
doanh nghiệp nhằm đáp ứng yêu cầu trong thời kỳ hội nhập.......................26
3.2.1. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo doanh nghiệp đối với lãnh đạo văn
phòng............................................................................................................26
3.2.2.Tổ chức xây dựng tiêu chuẩn đối với Nhà quản trị văn phòng...........27
3.2.3. Đổi mới phong cách lãnh đạo của Nhà quản trị văn phòng...............28
3.2.4. Hoàn thiện hệ thống văn bản về trách nhiệm, quyền hạn của Nhà quản

trị văn phòng.................................................................................................29
3.2.5. Tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng lãnh đạo văn phòng...........30
KẾT LUẬN........................................................................................................31
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................32


BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT
STT

Chữ viết tắt

Đầy đủ

1.

CP

Cổ phần

2.

NQT

3.

CSKH

Chăm sóc khách hàng

4.

WTO

Tổ chức thương mại thế giới

Nhà quản trị

5.

CBCNV

(World trade organization)
Cán bộ, công nhân viên

6.

TM&DV

Thương mại và dịch vụ


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lí do chọn đề tài
Bước sang thế kỷ 21, đất nuớc ta có nhiều bước tiến đáng kể trong nền
kinh tế, đây là cơ hội và cũng là thách thức đối với các doanh nghiệp trong thời
kỳ hội nhập. Hơn nữa trong nền kinh tế thị trường với sự cạnh tranh gay gắt hiện
nay. Đất nước ta đang đổi mới từng ngày, để quản lý quá trình sản xuất kinh
doanh hiệu quả các doanh nghiệp cần đề ra hàng loạt các chiến lược và chính
sách khác nhau. Chính vì vậy một doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đề không thể
thiếu bộ phận văn phòng đây là bộ phận giúp việc đắc lực cho lãnh đạo công ty,

văn phòng là cửa ngõ của mọi cơ quan, tổ chức. Vì vậy với tư cách là người
quản lý quan trọng, cần thiết của bộ phận văn phòng cần hoạt động tối đa sức
mạnh và linh hoạt nhằm hỗ trợ đắc lực cho công tác quản trị của nhà lãnh đạo.
Tuy nhiên để bộ phận văn phòng hoạt động có hiệu quả thực sự là cánh tay đắc
lực của nhà quản lý đòi hỏi phải có sự quản lý, theo dõi, đánh giá quá trình thực
hiện chức năng, nhiệm vụ của văn phòng của những nhà lãnh đạo văn phòng
hơn nữa. Trong quá trình khảo sát tại công ty cổ phần quốc tế TM&DV Việt
Pháp em nhận thấy Ban giám đốc công ty đã nhận thức được tầm quan trọng của
bộ phận văn phòng và lãnh đạo văn phòng, đã bước đầu quan tâm đến việc phát
triển cũng như định hướng mở rộng bộ phận này. Song, công tác quản trị văn
phòng của công ty bên cạnh những mặt tốt còn nhiều mặt hạn chế dấn đến hiệu
quả công tác quản trị văn phòng chưa cao.
Nhà quản lí đóng vai trò quan trọng, góp phần chủ yếu quyết định hiệu
quả và sự phát triển bền vững của tập thể. Với chức trách của mình, người quản
lí đảm đương nhiều vai trò khác nhau. Để hiểu hơn về vị trí và tầm quan trọng,
thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của nhà quản trị
văn phòng trong công tác văn phòng em đã quyết định chọn đề tài: “Khảo sát
và đánh giá vai trò của Nhà quản trị văn phòng tại công ty cổ phần quốc tế
Thương mại và Dịch vụ Việt Pháp. Xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng
doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu trong thời kỳ hội nhập”

1


2. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu
Mục tiêu của bài tiểu luận tập trung nghiên cứu lý luận về văn phòng và
quản trị văn phòng. Phân tích thực trạng về công tác quản trị văn phòng tại công
ty cổ phần quốc tế Thương mại và Dịch vụ Việt Pháp từ đó tìm ra điểm mạnh,
điểm yếu và những nguyên nhân của chúng. Đặc biệt từ những nguyên nhân của
những hạn chế, bất cập em xin đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công

tác quản trị văn phòng của Nhà quản trị văn phòng tại công ty cổ phần quốc tế
Thương mại và Dịch vụ Việt Pháp để công tác quản trị văn phòng ngày càng đạt
được hiệu quả cao hơn.
Nhiệm vụ nghiên cứu lý luận về văn phòng bao gồm: khái nệm, chức
năng, nhiêm vụ, vai trò của văn phòng. Công tác văn phòng như: các hoạt đông
của văn phòng, nghiệp vụ văn phòng. Quản trị văn phòng: khái niệm, nội dung,
mục tiêu, vai trò, các yếu tố ảnh hưởng đến nội dung quản trị văn phòng của
Nhà quản trị văn phòng. Định hướng hoạt động văn phòng của công ty Việt
Pháp những mặt tích cực, hạn chế và tìm ra nguyên nhân đề ra biện pháp khắc
phục. Quản lí là nghệ thuật hoàn thành công việc thông qua người khác; là quá
trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra công việc của các thành viên
trong tổ chức, sử dụng các nguồn lực sẵn có để đạt được các mục tiêu của tổ
chức.
Ngoài ra bài tiểu luận còn nhằm xây dựng một hình ảnh Nhà quản trị văn
phòng với các tiêu chuẩn cụ thể nhằm đáp ứng yêu cầu trong thời kỳ hội nhập
mới hiện nay.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu bài tiểu luận là lý thuyết về văn phòng
và thực tiễn công tác quản lý các hoạt động văn phòng của Nhà quản trị văn
phòng tại công ty cổ phần quốc tế Thương mại và Dịch vụ Việt Pháp bao gồm:
- Nghiên cứu lịch sử hình thành
- Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của công ty đặc biệt là công tác
văn phòng.
- Thực trạng trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng.
2


- Đánh giá hiệu quả hoạt động của lãnh đạo văn phòng trong công tác văn
phòng tại công ty, ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của hạn chế. Trên cơ sở đó
đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả của người lãnh

đạo trong hoạt động văn phòng.
4. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp phân tích - tổng hợp
Để thực hiện nghiên cứu này, em đã nghiên cứu các tài liệu ở sách, báo,
tạp chí, website có liên quan đến công tác văn phòng , các tài liệu và báo cáo
thường niên của công ty trong khoảng thời gian 2014 – 2016, trên website:
www.vfic.vn; một số tài liệu đánh giá, giới thiệu về công ty được công bố ở báo
điện tử. Trên cơ sở đó có một cái nhìn khái quát nhất về thực tiễn công tác văn
phòng tại công ty, so sánh với hệ thống lý luận để chỉ ra những ưu, nhược điểm
và đề ra các giải pháp hợp lý.
- Phương pháp quan sát thực tế
Trong quá trình tìm hiểu tại công ty, em có cơ hội được quan sát các quy
trình, nghiệp vụ về công tác văn phòng tại công ty.
- Phương pháp phỏng vấn
Em đã thực hiện các cuộc phỏng vấn sâu với trưởng bộ phận văn phòng
về nhiệm vụ, yêu cầu công việc của từng vị trí, tình hình lao động hiện tại, kế
hoạch tuyển dụng trong thời gian tới của công ty.
Đồng thời phỏng vấn sâu cũng được tiến hành với trưởng các phòng ban
về kế hoạch kinh doanh của công ty để hiểu rõ hơn về tình hình hoạt động, mối
quan hệ giữa các phòng ban với văn phòng. Như vậy, với việc vận dụng kết hợp
các phương pháp nghiên cứu tài liệu, quan sát, phỏng vấn cho phép em kiểm tra
chéo độ chính xác của các thông tin, đồng thời hỗ trợ việc cung cấp thông tin
cho bài viết, bổ sung các hạn chế của mỗi phương pháp khi nó được tiến hành
một cách riêng rẽ.
5.Ý nghĩa lý luận và ý nghĩa thực tiễn
Sau khi bào tiểu luận hoàn thành sẽ là một tài liệu tham khảo, phục vụ cho
quá trình nghiên cứu cho các bạn sinh viên khoa Quản trị văn phòng và các khoa
3

khác trong nhà trường.
Cung cấp thêm kiến thức về quản trị văn phòng và Nhà quản trị văn
phòng trong doanh nghiệp.
Bổ sung thêm cái nhìn mới, về các khía cạnh mới đối với Nhà quản trị văn
phòng và các tiêu chuẩn để xây dựng hình ảnh một Nhà quản trị văn phòng
trong thời kỳ hội nhập như hiện nay.
6.Cấu trúc đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, bài
tiểu luận có kết cấu thành 3 chương:
Chương 1: Giới thiệu về tổ chức và hoạt động của công ty cổ phần quốc tế
thương mại và dịch vụ Việt Pháp
Chương 2: Khảo sát vai trò của nhà quản trị văn phòng tại công ty cổ phần
quốc tế TM&DV Việt Pháp
Chương 3: Nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng với hoạt động của
doanh nghiệp nhằm đáp ứng yêu cầu trong thời kỳ hội nhập.

4


CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG
TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ VIỆT PHÁP
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty
1.1.1 Giới thiệu công ty
Tên công ty: Công ty Cổ phần Quốc tế Thương mại và Dịch vụ Việt Pháp
Tên tiếng anh: Viet Phap International Commercial and Services .,JSC
Địa chỉ: Hoàng Thanh, Phường Đồng Tiến, Thị xã Phổ Yên, Tỉnh Thái Nguyên
Hotline: 0280.3936.003
Email:
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của công ty
Việt Pháp là một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp

dịch vụ Vệ sinh công nghiệp – Làm sạch công nghiệp. Với mục đích cạnh tranh
bằng chính sách giá hợp lý, đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, lành nghề và máy
móc thiết bị chuyên dùng hiện đại, Việt Pháp luôn sẵn sàng đáp ứng mọi nhu cầu
làm sạch công nghiệp của quý khách hàng, nhằm đảm bảo mang đến cho khách
hàng môi trường sống và làm việc trong sạch, thoáng mát, hiện đại.
Việt Pháp cung cấp sản phẩm và dịch vụ chất lượng, thuận tiện, an toàn,
chu đáo nhằm mang lại sự hài lòng tuyệt đối cho khách hàng.
Mục tiêu- Chiến lược -Tầm nhìn đến năm 2020
- Khẳng định và giữ vị thế là doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực dịch
vụ vệ sinh công nghiệp.
- Trở thành nhà cung cấp hàng đầu các sản phẩm máy móc thiết bị làm
sạch tại Việt Nam; Đặc biệt mở rộng phân phối có chọn lọc các thương hiệu máy
móc thiết bị làm sạch uy tín trên toàn cầu nhằm cung cấp thêm sự lựa chọn cho
khách hàng.
- Tăng cường đầu tư, nghiên cứu cải tiến và nâng cao chất lượng dịch cụ
làm sạch công nghiệp, dịch vụ bán hàng và hậu mãi, đảm bảo nhu cầu khách
hàng luôn được đáp ứng nhanh nhất và chu đáo nhất.
- Sản phẩm dịch vụ công nghiệp chất lượng, an toàn, công nghệ tiên tiến.
- Sản phẩm máy móc thiết bị làm sạch chất lượng cao, kỹ thuật hiện đại.
5


Khách hàng là bạn đồng hành. Thành công của công ty được quyết định
bởi sự lựa chọn của khách hàng. Kiên định với nguyên tắc hoạt động “Uy tín,
chất lượng, vì quyền lợi khách hàng”, sức mạnh của Việt Pháp cùng với đối tác
mang lại giá trị và sự tin cậy cho khách hàng qua những dịch vụ, sản phẩm chất
lượng trong lĩnh vực vệ sinh công nghiệp. Các hoạt động chính:
1. Tư vấn và cung cấp các dịch vụ vệ sinh công nghiệp
2. Kinh doanh thiết bị, vật tư hóa chất ngành vệ sinh
3. Chuyển giao công nghệ làm sạch

4. Cung cấp và chăm sóc cây cảnh và duy trì cảnh quan
5. Gia công cơ khí, xử lý và tráng phủ kim loại
6. Cung cấp nhân viên làm sạch hàng ngày
7. Dịch vụ vệ sinh sau khi xây dựng
8. Dịch vụ giặt thảm-ghế sofa
9. Dịch vụ tổng vệ sinh nhà xưởng
10.Dịch vụ làm vệ sinh công nghiệp theo giờ
11.Dịch vụ đánh bóng san đá marbel
1.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty

GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC

PHÒNG HCNS

PHÒNG
QUẢN TRỊ
-KỸ THUẬT

PHÒNG TÀI
CHÍNH KẾ
TOÁN

PHÒNG
KINH
DOANH

PHÒNG
CSKH

1. Phòng hành chính - nhân sự: giúp lãnh đạo công ty quản lý nhân sự, tổ
chức quản lý tuyển dụng nhân sự, thực hiện việc điều hành và các công việc
6


hành chính văn phòng, quản lý cơ sở vật chất của công ty.
2. Phòng tài chính - kế toán: là bộ phận giúp lãnh đạo công ty quản lý về
mặt tài chính kế toán.
3. Phòng quản trị - kỹ thuật: giúp lãnh đạo cũng như văn phòng quản lý
trang thiết bị sửa chữa bảo dưỡng tất cả những trang tiết vị thuộc quyền sở hữu
của công ty.
4. Phòng Kinh doanh: có nhiệm vụ tìm kiếm nguồn khách hàng, tư vấn
công việc, chất lượng hoàn thành công việc, thực hiện kí kết hợp đồng công
việc…
5. Phòng CSKH: Giải đáp các thắc mắc, yêu cầu dịch vụ cung cấp của
công ty, đánh giá mức độ hài lòng về chất lượng công ty cung cấp..
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng
Hành chính – Nhân sự
1.2.1 Chức năng của phòng Hành chính – Nhân sự
- Là đầu mối giải quyết các công việc để giúp đỡ Giám đốc công ty quản
lý điều hành, chỉ đạo thống nhất và tập trung hoạt động kinh doanh sản xuất của
Công ty.
- Tham mưu, giúp việc cho giám đốc Công ty và tổ chức thực hiện các
việc trong lĩnh vực tổ chức lao động, quản lý và bố trí nhân lực, bảo hộ lao
động, chế độ chính sách, chăm sóc sức khỏe cho cán bộ công nhân viên chức
trong Công ty, bảo vệ quân sự theo luật và quy chế Công ty.
- Kiểm tra, đôn đốc các bộ phận trong Công ty thực hiện nghiêm túc nội
quy, quy chế của Công ty.
- Chủ trì hoặc phối hợp với các bộ phận chuẩn bị liên quan tới tổ chức hội

nghị, hồ sơ tài liệu làm việc cho lãnh đạo Công ty, viết báo cáo định kỳ hoặc đột
xuất của Công ty; chủ trì công tác văn thư, lễ tân, tiếp khách.
1.2.2 Nhiệm vụ của phòng Hành chính nhân sự
 Trong công tác văn phòng:
- Đối nội: công tác nội vụ của cơ quan, tiếp nhận, tổng hợp thông tin, xử
lý thông tin theo chức năng, quyền hạn của phòng.
7


- Đối ngoại: tiếp khách, tiếp nhận tổng hợp các thông tin từ bên ngoài đến
công ty, xử lý các thông tin đó theo chức năng, quyền hạn của mình.
- Tổ chức hội nghị, hội họp và các buổi khánh tiệc công ty tổ chức.
- Soạn thảo văn bản, trình giám đốc ký các văn bản đối nội, đối ngoại và
phải chịu trước giám đốc về giá trị pháp lý của văn bản đó.
- Phát hành, lưu trữ, bảo mật con dấu cũng như các tài liệu đảm bảo tính
chính xác, kịp thời, an toàn.
- Tổ chức kiểm tra và chủ động thanh tra theo đơn thư, theo kế hoạch
được lãnh đạo phê duyệt.
- Tổ chức thanh tra theo đơn thư, ngăn chặn những hành vi thất thoát đến
lợi ích hoạt động của Công ty.
- Tiếp nhận vào sổ theo dõi văn bản đi, văn bản đến, thư báo chí theo quy
định về quản lý văn bản.
- Thực hiện đóng dấu các văn bản theo chức năng của bộ phận theo đúng
quy định quản lý văn bản và quản lý con dấu của Công ty và pháp luật.
 Trong công tác tổ chức, chế độ chính sách:
- Xây dựng kế hoạch, chương trình công tác của Công ty và đôn đốc thực
hiện chương trình, kế hoạch đó; sắp xếp chương trình, lịch làm việc hàng tuần,
tháng, quý, năm của Công ty.
- Xây dựng bộ máy tổ chức Công ty và bố trí nhân sự phù hợp và đáp ứng
nhu cầu hoạt động và phát triển của Công ty.

- Xây dựng quy chế làm việc của Ban Tổng giám đốc công ty, của tất cả
các Phòng chức năng nghiệp vụ và các đơn vị kinh doanh thuộc Công ty.
- Xây dựng các quy chế, quy trình mua sắm, quản lý và sử dụng có hiệu
quả các tài sản của Công ty bao gồm: nhà cửa, xe cộ, trang thiết bị máy móc
trong công ty.
- Phục vụ tốt công tác hành chính để Ban lãnh đạo thuận tiện trong chỉ
đạo, điều hành.
- Theo dõi công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật của Công ty.
- Lưu trữ và bổ sung hồ sơ CBCNV kịp thời, chính xác.
8


- Tổ chức các lớp học, đào tạo bồi dưỡng kiến thức cho cán bộ công nhân
viên.
 Trong công tác bảo hộ lao động:
- Quản lý công tác vệ sinh, an toàn lao động, phòng chống cháy nổ trong
khu vực văn phòng và Công ty.
- Lập kế hoạch kiểm tra, theo dõi, duy trì việc thực hiện chế độ bảo hộ lao
động trong Công ty theo quy chế.
- Chăm sóc sức khỏe cho người lao động.
 Trong công tác bảo vệ:
- Bảo vệ tài sản Công ty và tài sản của người lao động trong địa phận
Công ty.
- Bảo đảm an ninh trật tự trị an trong Công ty.
- Quản lý nhân lực thực hiện theo quy chế, quy định của Công ty.
 Trong công tác hậu cần:
- Lên kế hoạch bảo dưỡng sửa chữa, thanh lý máy móc trong công ty.
- Mua sắm trang thiết bị văn phòng phẩm cho cơ quan Công ty.
- Chủ trì các công tác hậu cần như: phương tiện đi lại, vệ sinh môi trường,...
 Công tác khác:

- Thực hiện quản lý các công việc liên quan đến công nghệ thông tin,
quản trị kỹ thuật website.
- Chủ trì công tác quan hệ báo chí, truyền thông.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác có tính đột xuất theo lệnh của lãnh đạo cấp trên.

9


1.2.3 Cơ cấu tổ chức Phòng hành chính nhân sự
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY PHÒNG HÀNH CHÍNH- NHÂN SỰ
Trưởng phòng

Phó phòng

Bộ vụ
phận truyền thông
Bộ phận văn thư –Bộ
lưuphận
trữ Lễ tân phục
Bộ phận bảo vệ
Bộ phận
Hành
chính
tổng hợp

NHIỆM VỤ CỦA CÁC VỊ TRÍ CÔNG VIỆC TRONG VĂN PHÒNG
 Trưởng phòng:
- Phụ trách chung, chịu tránh nhiệm về mọi hoạt động theo chức năng,
nhiệm vụ của phòng đã được phân công trước giám đốc Công ty, kiểm tra đôn
đốc các nhân viên trong phong thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình.

- Quản lý nhân lực của phòng, phân công cụ thể nhiệm vụ thường xuyên
và đột xuất cho nhân viên trong phòng theo mệnh lệnh của giám đốc Công ty.
- Tham gia làm thư ký cho các Hội đồng do công ty thành lập: Tuyển
dụng, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, bảo hộ lao động, khoa học kỹ thuật,...
- Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên, đột
xuất có liên quan tới những việc như: tuyển dụng, hợp đồng lao động, bố trí lao
động, chấm dứt HĐLĐ; bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thân thể; khen
thưởng kỷ luật của phòng cũng như Công ty;...

10


 Phó phòng:
- Giúp Trưởng phòng và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng điều hành
tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao.
- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch về phát triển lĩnh vực chuyên môn,
chuyên ngành; tổ chức hướng dẫn kiểm tra; tham gia vào việc thực hiện các văn
bản quy phạm pháp luật; sơ kết, tổng kết, đánh giá kết quả hoạt động; tổng hợp
thông tin; báo cáo về lĩnh vực chuyên môn, chuyên ngành, nhiệm vụ được phân
công phụ trách.
- Hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn về lĩnh vực chuyên môn, chuyên
ngành được giao.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng phân công.
 Bộ phận hành chính - tổng hợp
- Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và đột
ngột có liên quan đến các việc: bảo hộ lao đông, an toàn phòng chống cháy nổ;
chăm sóc sức khỏe cho người lao động; đào tạo bồi dưỡng kiến thức cho người
lao động; công tác xuất nhập khẩu vật tư, nguyên liệu Công ty;...
- Thay mặt trưởng phòng giải quyết các công việc của trưởng phòng khi
trưởng phòng đi vắng hoặc được ủy quyền.

- Các công tác có tính đột xuất theo chỉ đạo của giám đốc hay lãnh đạo
văn phòng.
- Tham mưu cho lãnh đạo Công ty các lĩnh vực trên.
 Bộ phận văn thư - lưu trữ
- Chịu trách nhiệm đánh máy các văn bản, văn thư, lưu trữ hồ sơ Công ty.
- Bảo quản và sử sụng con dấu Công ty theo quy chế.
- Tiếp nhận, xử lý các văn bản đi - dến trong Công ty.
- Phân phát công văn của Công ty và cấp trên.
- Kiểm tra, rà soát văn bản của Công ty, lưu trữ và quản lý hồ sơ, tài liệu
của Công ty.
- Tham mưu cho lãnh đạo trong các lĩnh vực trên.
11


 Bộ phận đối ngoại - truyền thông
- Tổ chức các hoạt động làm việc của lãnh đạo Công ty với các đối tượng
trong và ngoài nước và các chuyến đi công tác của lãnh đạo.
- Thực hiện các công tác phiên dịch, biên dịch, ghi biên bản các cuộc làm
việc đối ngoại của lãnh đạo Công ty với các tổ chức nước ngoài.
- Triển khai thực hiện các thủ tục liên quan tới xuất nhập cảnh cho lãnh
đạo đi công tác nước ngoài.
-Trực tiếp quan hệ với các cơ quan bảo vệ pháp luật, cơ quan báo chí và
truyền thông, tuyên truyền trong các lĩnh vực liên quan tới hoạt động kinh doanh
sản xuất của Công ty.
- Quản lý và tổ chức các sự kiện liên quan tới công tác quảng bá hình ảnh
của Công ty, công tác truyền thông, tuyên truyền, hội chợ, triển lãm trong nước
và quốc tế.
 Bộ phận lễ tân - phục vụ
- Chịu trách nhiệm đón khách và tiếp khách trước khi đưa khách đi làm
việc với lãnh đạo Công ty.

- Có nhiệm vụ mua các dụng cụ phục vụ cho công việc của văn phòng.
- Quản lý các trang thiết bị được trang bị trong văn phòng.
- Chịu trách nhiệm về vấn đề đảm bảo vệ sinh môi trường trong Công ty.
- Chịu trách nhiêm về phương tiện đi lại cho lãnh đạo và cán bộ trong
Công ty.
 Bộ phận bảo vệ
- Bảo vệ tài sản Công ty và tài sản người lao động trong địa phận công ty.
- Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự an toàn Công ty.
- Là lực lượng chính trong lực lượng xung kích phòng chống thiên tai, hỏa
hoạn.
- Hướng dẫn, kiểm tra khách và CBCNV khi ra vào cổng, phối hợp cùng
các bộ phận duy trì thời gian làm việc.
- Các công tác đột xuất khác theo sự chỉ đạo của lãnh đạo Công ty.
12


CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ
VIỆT PHÁP
2.1. Cơ sở lý luận về Nhà quản trị văn phòng
2.1.1. Khái niệm Nhà quản trị văn phòng
Quản trị là hoạt động không thể thiếu trong các cơ quan, tổ chức nhằm đạt
được mục tiêu chung. Hoạt động của văn phòng với các nghiệp vụ như soạn
thảo văn bản, quản lý văn bản, phân loại hồ sơ…để đạt được mục tiêu chung của
tổ chức thì các hoạt động của văn phòng cầ được tổ chức, điều hành, phối hợp
một cách khoa học để hỗ trợ các bộ phận khác hoạt động có hiệu quả.
Quản trị văn phòng là quá trình tác động có tổ chức, có đích hướng của
chủ thể đến các đối tượng trong văn phòng nhằm đạt mục tiêu nhất định.[2;tr20]
Quản trị văn phòng là một lĩnh vực thuộc quản trị nói chung, liên quan
tới việc tổ chức, điều hành và phối hợp các công việc của văn phòng nhằm xử lý

thông tin phục vụ hoạt động quản lý của cơ quan, hướng tới mục tiêu chung của
tổ chức.
Nhà quản trị văn phòng là người đứng đầu văn phòng của một cơ quan, tổ
chức; có quyền điều khiển, giám sát công việc của các bộ phận, đơn vị, nhân
viên dưới quyền trong văn phòng, đồng thời là người chịu trách nhiệm trước
lãnh đạo cơ quan về công việc của nhân viên trong văn phòng.
Hay nói cách khác Nhà quản trị văn phòng là nhà quản trị, họ phải hoàn
thành 4 chức năng, nhiệm vụ chính đó là: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm
tra bộ phận hành chính của mình.
2.1.2. Chức năng của Nhà quản trị văn phòng
2.1.2.1. Chức năng hoạch định
Hoạch định là quá trình xây dựng những chương trình hoạt động cho văn
phòng, những công việc dự định sẽ làm trong thời gian nhất định. Hoạch định là
quá trình xác định mục tiêu cho hoạt động văn phòng, cho cơ quan và lựa chọn
hệ thống những phương án, giải pháp để hướng tới mục tiêu đó trong khoảng
thời gian xác định.
13


Để thực hiện chức năng hoạch định Nhà quản trị văn phòng cần thực hiện
các công việc:
 Xác định công việc cần làm
 Phân công cá nhân, đơn vị (đối tượng) thực hiện mục tiêu
 Xác định thời gian, địa điểm hướng tới mục tiêu
 Xác định nguồn lực để đạt được mục tiêu
Chức năng hoạch định của Nhà quản trị văn phòng nhằm ý nghĩa xác định
mục tiêu, phương hướng hoạt động cho cơ quan, tổ chức. Là cơ sở để giúp lãnh
đạo tổ chức, điều hành kiểm tra, giám sát hoạt động của văn phòng, cơ quan.
Ngoài ra, hoạch định còn giúp cơ quan, tổ chức tiết kiệm chi phí, nguồn lực;
giúp cơ quan làm việc một cách khoa học, chuyên nghiệp, tạo ra sự phối hợp

giữa các bộ phận trong cơ quan, tổ chức.
2.1.2.2. Chức năng tổ chức
Chức năng tổ chức là việc lựa chọn những công việc, những nguồn lực và
bố trí sắp xếp hợp lý để đạt được mục tiêu của tổ chức.
Chức năng tổ chức của Nhà quản trị văn phòng gồm có tổ chức bộ máy
hoạt động và tổ chức công việc của văn phòng, cơ quan.
Thực hiện chức năng tổ chức, Nhà quản trị văn phòng giúp cho hoạt động
của văn phòng được chuyên môn hóa và tăng năng suất lao động, duy trì hoạt
động thường xuyên. Là sơ sở để lãnh đạo thực hiện công tác kiểm tra, đánh giá.
Ngoài ra chức năng tổ chức còn giúp thiết lập cơ cấu, tổ chức ổn định , xây dựng
chức năng, nhiệm vụ phù hợp.
Nội dung của công tác tổ chức trong văn phòng gồm:
- Tổ chức bộ máy: gồm xây dựng các mô hình cơ cấu tổ chức của văn
phòng, xây dựng văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ của văn phòng và các
đơn vị trong văn phòng. Xây dựng, thiết lập mối quan hệ giữa các cá nhân, đơn
vị trong văn phòng thông qua quyết định bổ nhiệm, phân công nhiệm vụ và bản
mô tả công việc.
- Tổ chức công việc gồm:
 Tổ chức thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ;
 Tổ chức các cuộc hội họp cho cơ quan;
 Tổ chức các chuyến đi công tác cho cơ quan;
14








Tổ chức xây dựng các quy chế, nội quy, quy định;
Tổ chức mua sắm thanh lý trang thiết bị;
Tổ chức công tác bảo vệ, vệ sinh, môi trường, y tế..
Tổ chức công tác lễ tân, tiếp khách;
Tổ chức các sự kiện.

2.1.2.3. Chức năng chỉ đạo, điều hành
Là quá trình chỉ đạo, đôn đốc, hướng dẫn, động viên các bộ phận, đơn vị
trong văn phòng, thực hiện các công việc của văn phòng nhằm hướng tới mục
tiêu chung của cơ quan, tổ chức.
Thực chất của chức năng chỉ đạo, điều hành là tác động lên con người. Tất
cả các chức năng của quản trị văn phòng như lập kế hoạch, tổ chức và kiểm tra
sẽ không hoàn thành tốt nếu nhà quản trị không hiểu được và không phát huy
được yếu tố con người, vì suy cho cùng con người với tư cách vừa là chủ thể
vừa là đối tượng của quản trị là nhân tố bên trong quyết định sự thành bại của
một tổ chức.
Chức năng chỉ đạo, điều hành có liên quan đến việc ra quyết định, tổ chức
truyền đạt và thực hiện các quyết định bằng cách giao việc, ra lệnh, động viên,
khen thưởng cấp dưới, tích cực hoá thái độ và tinh thần làm việc của người lao
động, đó là những yếu tố liên quan trực tiếp đến năng suất và hiệu quả hoạt động
của văn phòng, của cơ quan.
2.1.2.4. Chức năng kiểm tra, giám sát
Kiểm tra, giám sát là quá trình đo lường kết quả hoạt động của văn phòng
trên cơ sở so sánh giữa mục tiêu với thực tế công việc mà các đơn vị, cá nhân đã
thực hiện, nhằm nắm bắt được tình hình và phát hiến sai sót, để từ đó đưa ra các
phương án điều hành cho phù hợp.
Kiểm tra là chức năng quản trị rất quan trọng, có liên quan mật thiết với
các chức năng hoạch định, tổ chức nhân sự. Về cơ bản, kiểm tra là một hệ thống
phản hồi, là bước sau cùng của tiến trình quản trị.
Kiểm tra, giám sát đảm bảo tính nguyên tắc thống nhất trong hoạt động,

giúp các Nhà quản trị văn phòng nắm bắt được tình hình thực tiễn. Đánh giá,
phát hiện những sai sót để đưa ra phương án điều chỉnh, nâng cao hiệu quả hoạt
15


động của văn phòng, của cơ quan.
Nội dung chức năng kiểm tra của nhà quản trị:
 Kiểm tra về nhân sự trong văn phòng
 Kiểm tra về công việc trong văn phòng
 Kiểm tra hiệu quả hoạt động của văn phòng
2.1.2.5. Chức năng quản trị nhân sự
Quản trị nhân sự là hoạt động xây dựng, phát triển, sử dụng, bảo toàn và
giữ gìn một lực lượng lao động phù hợp với yêu cầu công việc của tổ chức cả về
số lượng và chất lượng
Quản trị nhân sự đóng vai trò quan trọng quyết định tới sự thành bại của
công ty, tổ chức. Để thực hiện các chiến lược kinh doanh, công ty phải có nguồn
nhân lực với kiến thức, kỹ năng cần thiết. Quản trị nhân sự tốt sẽ giúp công ty có
được đội ngũ nhân sự phù hợp, từ đó đảm bảo sắp xếp đúng người, đúng việc
vào đúng thời điểm cần thiết. Trong tổ chức nếu thừa nhân viên sẽ dẫn đến tăng
chi phí, thiếu nhân viên thì sẽ không đáp ứng được yêu cầu về công việc, dẫn
đến hiệu quả kinh tế thấp. Khi không có quản trị nhân sự công ty sẽ không thể
đánh giá được đội ngũ nhân sự của mình. Điều này ảnh hưởng lớn tới kết quả
công việc chung của cả công ty.Quản trị nhân sự giúp các nhà quản trị ứng phó
với sự bất định và thay đổi của các yếu tố môi trường. Bất kỳ một tổ chức nào
trong tương lai cũng luôn có sự thay đổi nhất định.
Để phát triển ổn định lâu dài đòi hỏi mỗi công ty không những cần
kế hoạch kinh doanh hợp lý, chính sách duy trì sự ổn định tài chính của doanh
nghiệp mà còn phải biết cách quản lý nguồn nhân lực của tổ chức, đặc biệt là
công tác quản trị nhân sự của các Nhà quản trị văn phòng trong cơ quan, tổ
chức.

Chức năng quản trị nhân sự của các Nhà quản trị văn phòng bao gồm các
nội dung:






Hoạch định nhân sự
Tuyển dụng nhân sự
Đào tạo nhân sự
Bố trí sử dụng nhân sự
Đãi ngộ nhân sự
16


 Phát triển nhân sự
2.1.3. Tiêu chuẩn của Nhà quản trị văn phòng
2.1.3.1. Tiêu chuẩn về trình độ chuyên môn
Nhà quản trị văn phòng phải là người am hiểu và nắm vững, sử dụng
thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn, làm thuộc tính của Nhà quản trị như:
hoạch định, tổ chức, điều hành, quản trị nhân sự, kiểm tra…
Nắm vững quy trình nghiệp vụ, các lĩnh vực chuyên môn, mặt hoạt động
của cơ quan, tổ chức.
2.1.3.2. Tiêu chuẩn về kỹ năng nghiệp vụ hành chính
Nắm rõ bản chất, sử dụng thành thạo các kỹ năng, nghiệp vụ hành chính
như:










Văn thư, lưu trữ
Tổ chức sự kiện, hội họp
Tổ chức chuyến đi công tác
Xây dựng chương trình, kế hoạch, nội quy, quy chế
Tổ chức quản lý, cung cấp nguồn thông tin
Tổ chức thẩm định văn bản của các đơn vị chuyên ộ
Kỹ năng giao tiếp
Công tác hậu cần

2.1.3.3. Tiêu chuẩn về phẩm chất đạo đức
Là nhà quản trị văn phòng, cần đáp ứng các tiêu chuẩn về phẩm chất đạo
đức như: phẩm chất đạo đức tốt, hòa đồng, lạc quan, công bằng, minh bạch…
Nhà quản trị cần có nhân cách lãnh đạo phù hợp với bản chất xã hội công nghiệp
– xã hội hiện đại phát triển theo hướng nhân văn: xu hướng và mục tiêu chính trị
là phát triển và tiến bộ xã hội – con người.
Công việc đi kèm đạo đức. Đứng trên phương diện một nhà quản lý, một
nhà quản trị, mọi việc làm luôn cần phải có đạo đức, đó chính là đạo đức trong
công việc, đạo đức trong kinh doanh. Thật không đáng để bán rẻ lương tâm và
đạo đức nghề nghiệp chỉ vì những cám dỗ đời thường. Hãy luôn tỏ ra trung thực,
thẳng thắn trong các hoạt động, giao dịch thương mại, nhất là khi bản thân đang
là một người quản lý, hãy để các nhân viên của bạn noi theo.
Do đó, Nhà quản trị văn phòng không những cần phải có tầm mà còn cần
17

có cái tâm trong sáng.
2.1.3.4. Tiêu chuẩn về các kỹ năng mềm
Nhóm tiêu chuẩn về các kỹ năng mềm của Nhà quản trị văn phòng bao
gồm: kỹ năng giao tiếp, kỹ năng nghe, thuyết trình, khả năng kiềm chế cảm xúc,
kỹ năng làm việc nhóm, điều hòa các mối quan hệ.
Kỹ năng giao tiếp: Nhà lãnh đạo phải có một kỹ năng giao tiếp tốt bằng cả
văn nói và văn viết, vì điều đó sẽ bộc lộ được khả năng nhiều mặt và có ảnh
hưởng không nhỏ tới sự thành công của cơ quan. Muốn thuyết phục được nhân
viên tin mình, theo mình, nhà lãnh đạo phải biết cách truyền đạt thông tin. Muốn
thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên, nhà lãnh đạo phải biết cách khuyến
khích, động viên, hay muốn có các bản hợp đồng, nhà lãnh đạo cũng phải biết
cách thương thuyết.
Kỹ năng truyền cảm hứng: Biết cách truyền cảm hứng cho người khác và
sẽ nhận được những điều mà người quản trị mong đợi khi quan tâm nhiều đến
họ. Muốn trở thành nhà lãnh đạo giỏi, cần phải hiểu nhân viên của mình, biết
lắng nghe và chia sẻ với cấp dưới chứ không phải chỉ biết ra lệnh và quát tháo.
Khi có vấn đề rắc rối, phải đặt mình vào hoàn cảnh cụ thể để từ đó có hướng giải
quyết hợp tình hợp lý.
Khả năng làm việc theo nhóm. Người lãnh đạo cần phải có khả năng hoạt
động cùng những người khác, biết lắng nghe, sống trung thực và cởi mở, biết
sắp xếp và bố trí công việc cho nhân viên một cách khoa học và hợp lý, biết
cách giải quyết và dàn xếp những mâu thuẫn nội bộ.
Ngoài ra, nhà quản trị văn phòng cần có câc tiêu chuẩn khác như:





Có phẩm chất chính trị, phẩm chất và tác phong lãnh đạo

Có tầm nhìn chiến lược
Có khả năng thu hút mọi người, có lòng tin đối với công việc
Biết phán đoán và có tính quyết đoán

2.2. Tìm hiểu vai trò của Nhà quản trị văn phòng tại công ty cổ phần
quốc tế TM&DV Việt Pháp.
2.2.1. Vai trò lãnh đạo
Vai trò người lãnh đạo được thực hiện nhằm tạo ra, duy trì và nâng cao
18


động lực cho người lao động, hướng cố gắng của họ tới mục tiêu chung của hệ
thống. Vai trò này bao gồm việc giao tiếp, cổ vũ, khuyến khích, gây ảnh hưởng,
tư vấn, giải quyết xung đột, v.v
Thực chất công việc lãnh đạo là khả năng tạo ra tầm nhìn, cảm hứng và
ảnh hưởng trong tổ chức. Ba nhiệm vụ này kết hợp với nhau, tạo nên sự khác
biệt của một nhà lãnh đạo với bất kỳ ai. Người nhìn xa trông rộng không phải là
người lãnh đạo nếu anh ta không thể truyền cảm hứng. Người tạo ra và duy trì
được ảnh hưởng không phải là người lãnh đạo nếu anh ta không thể tạo ra một
tầm nhìn. Tầm nhìn, cảm hứng và ảnh hưởng cần phải được thực hiện một cách
khéo léo và bài bản, đòi hỏi nhà lãnh đạo phải có những phẩm chất và kỹ năng
riêng biệt. Vì vậy, công việc lãnh đạo vừa mang tính chất nghệ thuật, lại vừa
mang tính chất khoa học.
Khi thực hiện vai trò lãnh đạo một văn phòng cụ thể, nhà quản trị văn
phòng thường thực hiện những hoạt động sau:
- Xác định tầm nhìn rõ ràng, chính xác cho văn phòng, tổ chức và lịch
trình để đạt được mục tiêu đó
- Huy động và thúc đẩy cấp dưới thực hiện mục tiêu. Nhà lãnh đạo tập
trung vào yếu tố con người. Họ kêu gọi, lôi kéo những người dưới quyền đi theo
mình, hướng tới thực hiện mục tiêu chung.

- Liên kết giữa các bộ phận trong công ty và giữa công ty với hệ thống
bên ngoài.
- Thực hiện công việc của một nhà quản lý cấp cao: Xây dựng, thực thi
chiến lược, Lập kế hoạch, phân bổ nguồn lực, lực của công ty. Kiểm tra, đánh
giá mức độ thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp.
Là người lãnh đạo văn phòng, Trưởng phòng HC-NS công ty cổ phần
quốc tế TM&DV Việt Pháp là người cùng lãnh đạo công ty xác định những định
hướng lớn cho sự phát triển của văn phòng và công ty.
Tổ chức, điều hành, duy trì các hoạt động do mình phụ trách. Vai trò lãnh
đạo có liên quan đến việc ra quyết định, tổ chức truyền đạt quyết định và tổ chức
thực hiện quyết định bằng cách giao việc, uỷ quyền, động viên, đề bạt khen
19


thưởng thuộc cấp
Vai trò lãnh đạo được thể hiện qua quá trình tác động đến con người sao
cho họ cố gắng một cách tự nguyện và nhiệt tình phấn đấu để đạt được các mục
tiêu của tổ chức. Người lãnh đạo không đứng đằng sau để thúc đẩy hay thúc
giục, họ đặt mình lên trước, động viên mọi người hoàn thành các mục tiêu đã đề
ra. Bất kể một người quản lý lập kế hoạch, tổ chức và kiểm tra kết quả có tốt đến
đâu, nhà quan trị vẫn phải hỗ trợ những họat động đó bằng cách đưa ra những
chỉ dẫn cho mọi người, thông tin đầy đủ và lãnh đạo tốt. Việc lãnh đạo phải dựa
trên sự hiểu biết về động cơ của con người là gì và điều gì làm cho họ thỏa mãn
khi họ góp sức vào việc hoàn thành các mục tiêu của tổ chức.
2.2.2. Vai trò thông tin
Để quản trị một cách khoa học nhằm đạt được mục tiêu đề ra, các nhà
quản trị phải có thông tin liên quan đến nhu cầu tồn tại của cơ quan, tổ chức đơn
vị mình, nó liên quan đến tính chất, đặc điểm hoạt động đến tiềm năng của các
yếu tố trong tổ chức (nhân lực, tài lực, kỹ thuật, thông tin) và các hoạt động khác
liên quan đến môi trường vĩ mô, vi mô trực tiếp, vi mô nội bộ, đồng thời còn thu

thập các thông tin liên quan đến quá trình thực hiện mục tiêu.
Nhà quản trị không những chỉ thu thập thông tin mà phải có trách nhiệm
tổng hợp thông tin đã thu thập được, tạo ra được nguồn thông tin mới hữu ích
làm cơ sở cho việc đưa ra các quyết định mới một cách nhanh chóng, kịp thời,
hiệu quả.
Ngoài ra, nhà quản trị còn phải chuyển tải các thông tin đó, mang thông
tin đó đến đối tượng quản lý và đến đối tượng có liên quan. Cũng việc này các
nhà quản trị phải lưu giữ lại thông tin theo nhu cầu quản lý và khai thác sử dụng
nó khi cần thiết. Ngoài những công việc liên quan đến quy trình thu thập thông
tin, xử lý thông tin nói trên để đưa ra quyết định nhanh chóng, kịp thời, chính
xác các nhà quản trị còn phải làm công tác tổ chức hoạt động của cơ quan, đơn
vị, kể cả cho lãnh đạo. Đó là cơ sở vật chất, phương tiện hoạt động mua sắm,
quản lý các trang thiết bị, cung cấp các trang thiết bị cho người sử dụng.
Trên thế giới, người ta gọi tất cả các hoạt động hỗ trợ cho nhà lãnh đạo
20