Khảo sát công tác văn phòng tại phòng Hành chính – Tổ chức của Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN

THÔNG TIN CÁ NHÂN
Họ và tên: Nguyễn Thị Thanh Xuân
Ngày sinh: 10/05/1984
Lớp: CĐLT QTVP 15A
Mã sinh viên: 1512QTVA030


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU..........................................................................................................1
NỘI DUNG.......................................................................................................2
1.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan và Văn
phòng..............................................................................................................2
1.1.Khái quát quá trình hình thành, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ
chức của cơ quan.........................................................................................2
1.1.1.Thông tin chung về cơ quan...............................................................2
1.1.2.Chức năng..........................................................................................2
1.1.3.Nhiệm vụ và quyền hạn.....................................................................3
1.1.4.Cơ cấu tổ chức của Trung tâm...........................................................4
1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Hành
chính – Tổ chức...........................................................................................7
1.2.1.Chức năng..........................................................................................7
1.2.2.Nhiệm vụ và quyền hạn.....................................................................8
1.2.3.Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Tổ chức...........................12
2.Soạn thảo và ban hành văn bản.................................................................14
2.1.Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành........................................14
2.2.Thẩm quyền ban hành văn bản...........................................................14
2.2.1.Thẩm quyền ban hành văn bản........................................................14
2.2.2.Ký văn bản.......................................................................................14
2.3.Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản...............................................15
2.4.Quy trình soạn thảo văn bản...............................................................17
2.5.Nhận xét, đánh giá..............................................................................19

3.Quản lý văn bản đi....................................................................................19
3.1.Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn bản..19
3.2.Đăng ký văn bản.................................................................................21
3.3.Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn............................21
3.4.Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi....22


3.4.1.Làm thủ tục chuyển phát văn bản....................................................22
3.4.2.Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi..............................................23
3.5.Lưu văn bản đi....................................................................................23
3.6.Nhận xét, đánh giá..............................................................................23
4.Quản lý và giải quyết văn bản đến............................................................24
4.1.Tiếp nhận văn bản đến........................................................................24
4.1.1.Hình thức tiếp nhận văn bản đến.....................................................24
4.1.2.Trách nhiệm tiếp nhận văn bản đến.................................................24
4.2.Đăng ký văn bản đến...........................................................................24
4.3.Trình, chuyển giao văn bản đến..........................................................25
4.4.Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến.....................25
4.5.Nhận xét, đánh giá..............................................................................26
5.Quản lý và sử dụng con dấu......................................................................26
5.1.Các loại dấu cơ quan...........................................................................26
5.2.Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu.............................................27
5.3.Bảo quản con dấu................................................................................28
5.4.Nhận xét, đánh giá..............................................................................28
6.Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu tại lưu trữ cơ quan..................................28
7.Tìm hiểu nghi thức Nhà nước, kỹ năng giao tiếp......................................28
8.Tìm hiểu các thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác
văn phòng.....................................................................................................29
8.1.Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của cơ quan
...................................................................................................................29

8.2.Quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng.........................................29
8.3.Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng...........................30
NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT..........................................................................31
KẾT LUẬN....................................................................................................34


LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình khảo sát và thu thập thông tin để hoàn thành bài báo cáo
kiến tập này, tôi đã nhận được sự giúp đỡ từ Ban giám hiệu nhà trường, các
thầy cô giáo trong khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến Ban giám hiệu nhà trường, các
thầy cô giáo. Đặc biệt, tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Ban lãnh đạo, các
anh chị trong phòng Hành chính – Tổ chức của Trung tâm Thông tin – Thư
viện, ĐHQGHN đã tạo điều kiện, tận tình hướng dẫn và cung cấp cho tôi
những thông tin cần thiết trong suốt quá trình kiến tập để tôi có thể hoàn
thành bài báo cáo này.
Tuy nhiên, do thời gian có hạn nên bài báo cáo không tránh khỏi những
thiếu sót, hạn chế. Vì vậy, tôi rất mong nhận được sự chỉ bảo, ý kiến nhận xét
của các thầy cô và các anh chị tại Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN.
Những ý kiến góp ý của mọi người sẽ giúp tôi nhận ra hạn chế và qua đó
tôi có thêm những nguồn tư liệu và kinh nghiệm trên con đường học tập và
làm việc sau này.
Tôi xin chân thành cảm ơn!


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong xã hội hiện nay, hành chính văn phòng là hoạt động không thể
thiếu của các cơ quan, tổ chức. Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có
trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành

của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt
động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó.
Mỗi cơ quan quản lý hành chính nhà nước thực hiện chức năng trong
khuôn khổ nhiệm vụ, quyền hạn thông qua các quyết định trong hệ thống
hành chính và những mối quan hệ bên ngoài. Do đó, bộ máy trợ giúp của cơ
quan quản lý hành chính nhà nước là yếu tố được quan tâm trong việc nâng
cao hiệu quả hoạt động của cơ quan nhằm đáp ứng nhu cầu về quản lý của các
cơ quan, doanh nghiệp, công tác hành chính văn phòng và trở thành một
nghiệp vụ cần thiết.
Trong thời gian kiến tập tại Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN.
là sinh viên khoa Quản trị văn phòng, tôi có điều kiện để tiếp xúc, nghiên cứu,
học tập, tìm tòi tài liệu để giúp bản thân hiểu biết hơn và có thêm kinh nghiệm
thực tế về chuyên ngành đang theo học. Do thời gian kiến tập có hạn nên tôi
xin phép được đi sâu nghiên cứu đề tài “Khảo sát công tác văn phòng tại
phòng Hành chính – Tổ chức của Trung tâm Thông tin – Thư viện
ĐHQGHN”

1


NỘI DUNG
1.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan và Văn
phòng
1.1.Khái quát quá trình hình thành, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu
tổ chức của cơ quan
1.1.1.Thông tin chung về cơ quan
Tên tiếng Việt: Trung tâm Thông tin - Thư viện, Đại học Quốc gia Hà
Nội
Tên tiếng Anh: Library and Information Center Vietnam National
University, Hanoi

Tên giao dịch viết tắt: LIC
Trung tâm Thông tin - Thư viện được thành lập theo quyết định số
66/TCCB ngày 14 tháng 2 năm 1997 của Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội
(ĐHQGHN) trên cơ sở hợp nhất các thư viện của các trường đại học thuộc
ĐHQGHN; và Quyết định số: 4016/QĐ-ĐHQGHN ngày 19/10/2015 Quy
định về tổ chức và hoạt động của trung tâm Thông tin – Thư viện, ĐHQGHN.
1.1.2.Chức năng
- Lưu giữ, quản lý thông tin, tư liệu và thư viện phục vụ công tác đào tạo,
nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng và quản lý của ĐHQGHN; nghiên
cứu, thu thập, xử lý, thông báo, phổ biến và cung cấp tin, tài liệu khoa học,
dịch vụ thông tin phục vụ cán bộ, công chức, viên chức, người lao động, học
sinh, sinh viên, học viên cao học, nghiên cứu sinh của ĐHQGHN.
- Triển khai các hoạt động nghiên cứu khoa học thuộc lĩnh vực thông tin
– thư viện; ứng dụng kết quả nghiên cứu khoa học nhằm hiện đại hóa hoạt
động thư viện, phát triển thư viện số phục vụ đại học nghiên cứu.
- Tư vấn, cung cấp các dịch vụ thông tin – thư viện; tổ chức các khóa bồi
dưỡng nhằm nâng cao nghiệp vụ, kiến thức về thông tin – thư viện cho đội
ngũ nhân sự làm công tác thông tin, tư liệu, thư viện và người dung tin ở
trong và ngoài ĐHQGHN.
1.1.3.Nhiệm vụ và quyền hạn
2


+ Trung tâm có nhiệm vụ nghiên cứu, thu thập, xử lí, thông báo và cung
cấp tin, tư liệu về khoa học, giáo dục, ngoại ngữ và công nghệ phục vụ cán bộ
và sinh viên ĐHQGHN cụ thể là:
+ Tham mưu cho quyết định của lãnh đạo về phương hướng tổ chức và
hoạt động thông tin, tư liệu, thư viện nhằm phục vụ nghiên cứu khoa học,
giảng dạy và học tập trong ĐHQGHN.
+ Xây dựng kế hoạch ngắn hạn và chiến lược phát triển; tổ chức và điều

phối toàn bộ hệ thống thông tin, tư liệu, thư viện trong ĐHQGHN.
+ Thu thập, bổ sung - trao đổi, phân tích - xử lí tài liệu và tin. Tổ chức
sắp xếp, lưu trữ, bảo quản kho tư liệu ĐHQGHN bao gồm tất cả các loại hình
ấn phẩm và vật mang tin.
+ Xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin thích hợp; thiết lập mạng lưới truy
nhập và tìm kiếm thông tin tự động hoá; tổ chức cho toàn thể bạn đọc trong
ĐHQGHN khai thác, sử dụng thuận lợi và có hiệu quả kho tin và tài liệu của
Trung tâm và các nguồn tin bên ngoài.
+ Thu nhận lưu chiểu những xuất bản phẩm do ĐHQGHN xuất bản, các
luận án tiến sĩ, thạc sĩ bảo vệ tại ĐHQGHN hoặc người viết là cán bộ, sinh
viên ĐHQGHN; Những báo cáo tổng kết của các đề tài nghiên cứu cấp
ĐHQGHN và cấp Nhà nước đã được nghiệm thu đánh giá do các đơn vị thuộc
ĐHQGHN chủ trì hoặc do cán bộ ĐHQGHN thực hiện. Xây dựng các cơ sở
dữ liệu đặc thù của ĐHQGHN, xuất bản các ấn phẩm thông tin tóm tắt, thông
tin chuyên đề phục vụ công tác quản lí, nghiên cứu khoa học và đào tạo.
+ Nghiên cứu khoa học thông tin, tư liệu, thư viện, góp phần xây dựng
lý luận khoa học chuyên ngành. ứng dụng những thành tựu khoa học và kỹ
thuật mới vào xử lí và phục vụ thông tin, thư viện.
+ Tổ chức đào tạo và bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ tổ chức, xử lí,
cung cấp tin và tài liệu của đội ngũ cán bộ thông tin, tư liệu, thư viện. Trang
bị kiến thức dụng thư viện cho cán bộ và sinh viên ĐHQGHN.
+ Phát triển quan hệ trao đổi, hợp tác trực tiếp với các trung tâm thông
tin, thư viện, các tổ chức khoa học, các trường đại học trong và ngoài nước.
Tham gia tổ chức và điều hành Liên hiệp thư viện các trường đại học và Hiệp
hội thông tin - thư viện Việt nam. Tham gia các hiệp hội thư viện quốc tế.

3


Làm đầu mối nối mạng hệ thống thông tin - thư viện ĐHQGHN và ngành đại

học vào mạng quốc gia, khu vực và thế giới.
+ Tổ chức và quản lí đội ngũ cán bộ, kho tài liệu, cơ sở hạ tầng và các
tài sản khác của Trung tâm phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao theo
quy định của ĐHQGHN.
1.1.4.Cơ cấu tổ chức của Trung tâm
- Ban Giám đốc Trung tâm
+ Ban Giám đốc Trung tâm gồm: Giám đốc Trung tâm và các Phó Giám
đốc Trung tâm.
+ Giám đốc Trung tâm là đại diện theo pháp luật của Trung tâm trong
quan hệ với ĐHQGHN và các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước; chịu
trách nhiệm trước pháp luật và trước Giám đốc ĐHQGHN về các hoạt động
của Trung tâm.
+ Phó Giám đốc Trung tâm giúp việc cho Giám đốc Trung tâm, thay mặt
Giám đốc Trung tâm chỉ đạo, điều hành các lĩnh vực hoạt động thuộc phạm vi
được phân công và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Trung tâm về các lĩnh
vực công tác đó.
- Hội đồng thư viện
+ Hội đồng thư viện của Trung tâm là cơ quan tư vấn cho Giám đốc
Trung tâm về công tác thông tin thư viện và các công tác khác thuộc chức
năng, nhiệm vụ của Trung tâm. Giám đốc Trung tâm quyết định thành lập Hội
đồng Thư viện của Trung tâm. Nhiệm kỳ của Hội đồng Thư viện theo nhiệm
kỳ của Giám đốc Trung tâm.
+ Hội đồng Thư viện gồm: Ban Giám đốc, một số trưởng, phó trưởng
phòng chức năng, nghiệp vụ, dịch vụ thông tin trực thuộc Trung tâm và các
nhà khoa học có uy tín, kinh nghiệm về lĩnh vực thông tin – thư viện trong và
ngoài ĐHQGHN.
Giám đốc Trung tâm ra quyết định bổ nhiệm Chủ tịch, Thư ký và các
thành viên Hội đồng Thư viện của Trung tâm.
+ Hội đồng thư viện họp định kỳ sáu tháng một lần và họp bất thường
do chủ tịch Hội đồng triệu tập; cuộc họp được coi là hợp lệ khi có ít nhất 2/3

số thành viên Hội đồng tham dự; kết luận của cuộc họp có hiệu lực khi có trên
50% tổng số thành viên tham dự biểu quyết tán thành; biên bản của cuộc họp
4


phải trình lên Giám đốc Trung tâm chậm nhất là sau 10 ngày kể từ ngày họp
Hội đồng.
+ Các đơn vị trực thuộc
Các đơn vị trực thuộc trung tâm gồm các phòng chức năng, nghiệp vụ và
dịch vụ thông tin có nhiệm vụ tham mưu và giúp Giám đốc Trung tâm trong
việc quản lý, tổng hợp, đề xuất ý kiến, tổ chức thực hiện các công việc theo
chức năng, nhiệm vụ được Giám đốc Trung tâm giao.
+ Các phòng chức năng
 Phòng Hành chính – Tổ chức
 Phòng Kế hoạch – Tài chính
+ Các phòng nghiệp vụ
 Phòng Bổ sung – Trao đổi
 Phòng Phân loại – Biên mục
 Phòng Quản trị công nghệ thông tin
 Phòng Phát triển tài nguyên số
 Phòng Thông tin trực tuyến
+ Các phòng phục vụ người dùng tin
 Phòng Dịch vụ thông tin tổng hợp
 Phòng Dịch vụ thông tin Khoa học tự nhiên – Xã hội nhân văn
 Phòng Dịch vụ thông tin Mễ Trì
 Phòng Dịch vụ thông tin Ngoại ngữ
+ Nhân sự của Trung tâm
+ Nhân sự của Trung tâm bao gồm đội ngũ CCVC và người lao động
theo chỉ tiêu nhân lực do ĐHQGHN giao.
+ Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và nguồn tài chính của

Trung tâm, trên cơ sở xác định vị trí việc làm và mô tả công việc, Giám đốc
Trung tâm xây dựng Đề án vị trí việc làm và kế hoạch tuyển dụng hàng năm,
trình Giám đốc ĐHQGHN phê duyệt.
+ Căn cứ nhu cầu hoạt động và nguồn thu bổ sung từ các hoạt động bồi
dưỡng, nghiên cứu và triển khai cung cấp các sản phẩm, dịch vụ của Trung
tâm, Giám đốc Trung tâm ký hợp đồng thuê, khoán đối với những công việc
không bố trí biên chế thường xuyên; ký hợp đồng lao động đối với các cá
nhân khác theo quy định của pháp luật và của ĐHQGHN.
+ Việc tuyển dụng, quản lý và sử dụng CCVC, người lao động của
Trung tâm thực hiện theo quy định hiện hành của Nhà nước và của
ĐHQGHN.
5


6


Đảng uỷ

Giám đốc

Công đoàn

Chi đoàn TN

PGĐ phụ trách cơ sở

PGĐ phụ trách công tác phục

PGĐ phụ trách kỹ thuật

vật chất

vụ

HỘI ĐỒNG THƯ VIỆN

Phòng

Phòng

Phòng

Phòng BS

HC-TC

KH-TC

thiết bị

trao đổi

Phòng

Phòng

PL biên

QTCN

mục

TT

Phòng
Phòng PT

TT

TNS

thông
tin

Phòng DV

Phòng DV TT KHTN-

Phòng DV TT

Phòng DV TT

TTTH

XHNV

ngoại ngữ

Mễ Trì

Đọc tổng hợp

Mượn tham khảo

Đọc báo, tạp chí

Mượn giáo trình

Đọc chuyên đề

Multimedia

Tra cứu

CSDL hối cố

1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng
Hành chính – Tổ chức
1.2.1.Chức năng
- Tham mưu và giúp Ban Giám đốc thực hiện công tác tổ chức, cán bộ;
hành chính – tổng hợp, văn thư – lưu trữ, đối ngoại; thi đua khen thưởng kỷ
luật; thanh tra, kiểm tra, giám sát theo quy định hiện hành; công tác bảo vệ
chính trị nội bộ; quản trị, quản lý tài sản chung, cung ứng trang thiết bị, đảm
7


bảo cơ sở vật chất cho mọi hoạt động các phòng trong Trung tâm. Đầu mối
triển khai các dự án, hợp tác đối tác trong và ngoài nước.
1.2.2.Nhiệm vụ và quyền hạn

- Công tác tổ chức
+ Xây dựng bộ máy tổ chức của đơn vị phù hợp với sự phát triển của
Trung tâm theo từng giai đoạn, theo chức danh, tiêu chuẩn nghiệp vụ quy
định.
+ Quy hoạch đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ theo từng giai đoạn trung
hạn, ngắn hạn, hàng năm.
+ Xây dựng chiến lược phát triển đội ngũ, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng,
quản lý, sử dụng đội ngũ cán bộ hiệu quả.
+ Sắp xếp, bố trí, tiếp nhận, điều động cán bộ của đơn vị phù hợp với
chức năng, nhiệm vụ và quy mô phát triển của Trung tâm, đề xuất, bổ nhiệm,
miễn nhiệm cán bộ theo phân cấp.
+ Làm đầu mối trong việc xây dựng các văn bản quy định về chức năng,
nhiệm vụ của các đơn vị, tổ chức của Trung tâm.
+ Quản lý, cập nhật, bổ sung hồ sơ, lý lịch và sổ bảo hiểm của xã hội
của cán bộ, viên chức và hợp đồng lao động trong Trung tâm.
+ Giúp Ban Giám đốc giải quyết các chế độ chính sách cho nguời lao
động như: Bảo hiểm y tế, độc hại, nghỉ ốm, nghỉ thai sản và phụ cấp khác
theo quy định.
+ Thực hiện công tác chính trị, tư tưởng làm đầu mối trong việc phổ
biến, tuyên truyền các chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà
nước đến cán bộ, viên chức, hợp đồng lao động trong trung tâm.
+ Xây dựng các văn bản về nội quy, quy chế của đơn vị.
+ Thống kê và báo cáo về công tác nhân sự theo định kỳ và đột xuất.
+ Quản lý cơ sở dữ liệu cán bộ toàn Trung tâm.
- Công tác hành chính, tổng hợp, đối ngoại và kiểm định
+ Quản lý các loại con dấu của Trung tâm, sử dụng các con dấu theo quy
định của Nhà nước (Trừ dấu của tổ chức Đảng, các tổ chức đoàn thể…)
+ Xây dựng kế hoạch công tác ngắn hạn, dài hạn của đơn vị. Tổng hợp
tình hình hoạt động của Trung tâm hàng tháng, quý, năm;
+ Đầu mối trong việc tổ chức công tác hiếu, hỷ, lễ tân, tiếp tân, giao tiếp

đối nội – đối ngoại của Trung tâm.

8


+ Xây dựng kế hoạch đoàn vào, đoàn ra. Phối hợp với các đơn vị trong
việc thực hiện kế hoạch đoàn vào, đoàn ra. Làm thủ tục, chuẩn bị nội dung và
các điều kiện cần thiết khác cho Ban Giám đốc đi công tác nước ngoài. Tiếp
đón các đoàn khách trong và ngoài nước đến tham quan và làm việc.
+ Hướng dẫn, tổ chức thực hiện, kiểm tra, đôn đóc việc thực hiện các
quy định về công tác quản lý hành chính, công tác văn thư lưu trữ theo quy
định của Nhà nước.
+ Quản lý và tổ chức thực hiện việc tiếp nhận, xử lý, giao nhận các công
văn, tài liệu trong phạm vi quyền hạn và quy định của công tác văn thư; lưu
trữ các tài liệu, bảo vệ các tài liệu mật theo quy định của Nhà nước.
+ Tham mưu đảm bảo tính pháp chế các loại văn bản; tư vấn, thẩm định
cơ sở pháp lý, thể thức, kỹ thuật soạn thảo văn bản của Trung tâm trước khi
ban hành.
+ Thực hiện công tác hành chính, tổng hợp, văn thư, lưu trữ. Soạn thảo
và ban hành văn bản thuộc lĩnh vực tổ chức, nhân sự, hành chính.
+ Tham mưu, xây dựng, ban hành các văn bản thuộc phạm vi chức năng,
nhiệm vụ.
+ Tổng hợp, xây dựng chương trình, lịch công tác của Trung tâm. Sắp
xếp chương trình, lịch công tác tuần, quý, năm của Ban Giám đốc. Hướng dẫn
và đôn đốc các phòng, đơn vị phối hợp thực hiện theo chương trình của Ban
Giám đốc.
+ Theo dõi, nắm tình hình, tổng hợp, thống kê báo cáo định kỳ hàng
năm.
+
+

+
+

Xây dựng quản lý cơ sở dữ liệu của toàn Trung tâm.
Đầu mối công tác kiểm định và phối hợp kiểm định theo định kỳ.
Quản lý và phục vụ công tác thông tin liên lạc, thư báo.
Quản lý xe ô tô phục vụ công tác của lãnh đạo và các hoạt động của

Trung tâm.
+ Đầu mối thực hiện in ấn, sao chụp văn bản, tài liệu, văn phòng phẩm,
thư báo, thông tin liên lạc… phục vụ các hoạt động của Trung tâm theo quy
định của Giám đốc.
+ Trưởng/phó phòng được ký một số loại văn bản, giấy tờ theo thừa lệnh
của Giám đốc.
- Công tác quản trị

9


+ Đầu mối quản lý cơ sở vật chất bao gồm đất đai, nhà cửa, vật kiến
trúc, trang thiết bị kỹ thuật và các công trình công cộng khác. Kiểm tra, theo
dõi việc sử dụng thiết bị phục vụ quản lý, phục vụ bạn đọc của các phòng
trong Trung tâm.
+ Lập kế hoạch hàng năm cho công tác nâng cấp và hoàn thiện cơ sở vật
chất của Trung tâm như: Xây dựng cơ bản, mua sắm, cải tạo, sửa chữa trang
bị nội thất, trang thiết bị, dụng cụ, nguyên liệu, vật tư điện nước…
+ Đầu mối thực hiện các thủ tục đấu thầu, mua sắm tài sản, bảo dưỡng,
bảo trì CSVC, trang thiết bị phục vụ hoạt động Trung tâm.
+ Chuẩn bị hồ sơ về đầu tư xây dựng cơ bản, cải tạo, sửa chữa cơ sở vật
chất và các trang thiết bị khác trình Giám đốc phê duyệt. Giám sát thi công

các công trình xây dựng, cải tạo, sửa chữa, lắp đặt trang thiết bị. Tổ chức
nghiệm thu, thanh quyết toán, bàn giao cơ sở vật chất, thiết bị, công trình,
hạng mục đã hoàn thành đưa vào sử dụng.
+ Đầu mối xây dựng, triển khai, tiếp nhận các dự án đầu tư của Trung
tâm.
+ Duy trì trật tự trị an trong khu vực Trung tâm. Đề xuất việc xây dựng
kế hoạch, tổ chức thực hiện công tác bảo vệ trật tự, phòng chống cháy nổ, vệ
sinh dịch tễ.
+ Phối hợp các phòng Tài vụ quản lý các hợp đồng dịch vụ tại Trung
tâm, đầu mối quản lý dịch vụ dung chung của các đơn vị tại nhà C1T.
+ Phối hợp với phòng Tài vụ trong việc theo dõi, xác nhận chi trả các
kinh phí, điện nước, vệ sinh… cho các đơn vị, trường tại các khu vực phục vụ
của Trung tâm.
- Công tác thi đua khen thưởng
+ Thực hiện và quản lý công tác thi đua khen thưởng hàng năm bao gồm
bình xét các danh hiệu thi đua tập thể và cá nhân của Trung tâm theo quy định
hiện hành.
+ Xét, giới thiệu và làm hồ sơ thủ tục đề nghị cấp bằng khen, huân
chương, kỷ niệm chương… các cấp.
+ Xây dựng kế hoạch, biện pháp để thực hiện tốt công tác thi đua khen
thưởng của Trung tâm.

10


+ Tổ chức các hội nghị lao động sáng tạo, phổ biến và áp dụng kinh
nghiệm tiên tiến, sáng kiến cải tiến kỹ thuật nhằm nâng cao chất lượng và
hiệu quả công tác.
+ Đề xuất thành lập các hội đồng tư vấn, tham mưu, tham gia các hội
đồng như: Hội đồng tuyển dụng; Hội đồng Thi đua – Khen thưởng; Hội đồng

xét nâng ngạch, nâng lương; Hội đồng kỷ luật…
- Công tác thanh tra
+ Theo dõi việc thực hiện các kế hoạch, các chỉ đạo, các kết luận của
Giám đốc trong công tác giao ban.
+ Xây dựng và tổ chức thực hiện về công tác thanh tra của Trung tâm
theo năm học, thực hiện các công tác thanh tra theo quy định hiện hành và đề
xuất giải quyết các vụ việc khi có dấu hiệu vi phạm.
+ Trực tiếp giải quyết các đơn thư khiếu nại, tố cáo cuả cán bộ, học sinh,
sinh viên liên quan đến hoạt động của Trung tâm theo quy định hiện hành.
+ Đầu mối tiếp nhận, xử lý thông tin tại các hòm thư góp ý và mục góp
ý trên cổng thông tin Trung tâm.
+ Phối hợp với các tổ chức kiểm tra khác như: thanh tra nhân dân, kiểm
tra Đảng ủy… trong việc thực hiện các nội dung thanh tra, kiểm tra theo quy
định.
+ Phối hợp với các phòng, bộ phận Trung tâm thực hiện việc in, phát thẻ
đa năng, theo dõi việc chuyển chi trả kinh phí theo nhiệm vụ.
+ Phối hợp với phòng Tài vụ tổ chức thanh lý tài sản theo quy định.
+ Quản lý nhân lực, bảo quản, giữ gìn cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ
thuật thuộc phạm vi Phòng quản lý.
1.2.3.Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Tổ chức
- Trưởng phòng: Tổng hợp xây dựng kế hoạch công tác tuần, tháng,
quý, năm cho Lãnh đạo Trung tâm và đôn đốc thực hiện sau khi được phê
duyệt, tổ chức thực hiện các công tác báo cáo định kỳ, đột xuất về thực hiện
nhiệm vụ của Trung tâm; xây dựng các quy chế của Trung tâm và đôn đốc
việc thực hiện sau khi ban hành.
Tham mưu về công tác tổ chức cán bộ, thực hiện chế độ tiền lương,
chính sách và chế độ đãi ngộ đối với cán bộ, viên chức; tham mưu về công tác
tổ chức đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ đối với cán bộ thuộc phạm
vi quản lý của Trung tâm theo quy định của pháp luật;
11

Tham mưu giúp lãnh đạo Trung tâm thực hiện công tác thi đua khen
thưởng, quản lý công tác kế toán, tài chính, tài sản cuả Trung tâm theo quy
định của Nhà nước đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả, đúng chế độ; lập kế hoạch
kinh phí hoạt động hàng năm trình Lãnh đạo Trung tâm xem xét;
Tiếp đón hướng dẫn khách đến thăm và làm việc; trang trí khánh tiết,
phục vụ, chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu cho các hội nghị, cuộc họp
của Trung tâm;
Quản lý công văn đến, công văn đi, hồ sơ, tài liệu, văn bằng, chứng chỉ
quản lý và sử dụng con dấu… theo quy định của công tác văn thư lưu trữ;
Tổ chức thực hiện tốt công tác đảm bảo an ninh, phòng gian bảo mật,
phòng chống cháy nổ, vệ sinh môi trường Trung tâm;
Phối hợp với các tổ chức Công đoàn, Đoàn thanh niên chăm lo đời sống
vật chất, tinh thần và các chế độ khác cho cán bộ viên chức trong Trung tâm.
- Phó phòng: Là người giúp trưởng phòng, được Lãnh đạo và trưởng
phòng phân công phụ trách chỉ đạo thực hiện một hoặc một số lĩnh vực công
tác. Phó phòng chủ động xử lý các công việc thuộc phạm vi được phân công.
Trong những trường hợp cần thiết thì phó phòng trao đổi, bàn bạc với Trưởng
phòng để cùng xem xét và đưa ra quyết định cuối cùng.
- Các bộ phận chuyên môn

+

Bộ phận hành chính văn thư: có nhiệm vụ quản lý điều hành công tác

tiếp nhận, xử lý bảo quản,chuyển giao văn bản trong và ngoài cơ quan, tổ
chức công tác lễ tân, khánh tiết bảo mật, quản lý sử dụng có hiệu quả các
trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động của văn thư.

+ Bộ phận tổng hợp: gồm một số chuyên viên có trình độ có nhiệm vụ
nghiên cứu chủ trương đường lối chính sách của cấp trên, các lĩnh vực chuyên
môn có liên quan tư vấn cho thủ trưởng trong công tác lãnh đạo, điều hành
hoạt động, theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động của cơ quan để báo cáo kịp
thời cho thủ trưởng và đề xuất các phương án giải quyết.

+ Bộ phận quản trị: cung cấp kịp thời đầy đủ các phương tiện, điều kiện
vật chất cho hoạt động của cơ quan, quản lý sửa chữa theo dõi sử dụng các
phương tiện vật chất đó nhằm sử dụng tiết kiệm có hiệu quả.

12


+ Bộ phận Kế hoạch –Tài chính: dự trù kinh phí cho hoạt động của cơ
quan, tổ chức thực hiện việc cấp phát và theo dõi sử dụng kinh phí của các bộ
phận trong cơ quan.

+ Bộ phận tổ chức nhân sự: xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các
hoạt động như: tuyển dụng, bố trí sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng lao động, theo
dõi, đánh giá lao động, tổ chức công tác khen thưởng, kỹ luật, quản lý hồ
sơ nhân dự.

+ Bộ phận bảo vệ: bảo vệ tài sản của Trung tâm, bảo đảm an ninh trật tự
trị an trong toàn Trung tâm . Hướng dẫn, kiểm tra khách và cán bộ nhân viên
khi vào cổng, phối hợp cùng các bộ phận duy trì thời gian làm việc.

2.Soạn thảo và ban hành văn bản
2.1.Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành
Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN ban hành một số loại văn
bản như:

- Công văn: trao đổi, giao dịch về công việc của cơ quan đoàn thể, ví dụ
như: công văn đôn đốc, công văn trả lời, công văn yêu cầu, công văn kiến
nghị.
- Báo cáo: dùng để trình bày cho rõ tình hình hay sự việc, ví dụ như: báo
cáo tuần, báo cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo năm, báo cáo định kỳ, báo cáo
đột xuất, báo cáo chuyên đề, báo cáo hội nghị.
- Thông báo: dùng để báo cho mọi người biết tình hình hoạt động, tin tức
liên quan tới đơn vị bằng văn bản.
- Biên bản: dùng để ghi chép lại những gì đã xảy ra hoặc tình trạng của
một sự việc để làm chứng về sau.
- Tờ trình: dùng để trình bày với cấp trên về một chủ trương, chính sách,
chế độ, đề án công tác, dự thảo văn bản, các tiêu chuẩn, định mức kĩ thuật

13


- Giấy mời: dùng để mời cơ quan khác hoặc cá nhân tham dự một công
việc nào đó hoặc đến cơ quan để giải quyết các vấn đề liên quan, ví dụ như
mời họp, hội nghị.
2.2.Thẩm quyền ban hành văn bản
2.2.1.Thẩm quyền ban hành văn bản
- Giám đốc Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN (Trung tâm) có
thẩm quyền ban hành văn bản trong phạm vi thuộc thẩm quyền của Trung tâm
Thông tin – Thư viện, ĐHQGHN.
2.2.2.Ký văn bản
2.2.2.1.Thẩm quyền ký
- Giám đốc Trung tâm có thẩm quyền ký tất cả các văn bản của Trung
tâm. Giám đốc có thể ủy quyền cho Phó Giám đốc ký thay (KT.) các văn bản
thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
- Trong trường hợp đặc biệt, khi Giám đốc và các Phó Giám đốc đều đi

vắng, Giám đốc có thể uỷ quyền cho cán bộ lãnh đạo dưới (Trưởng, Phó
phòng ) ký thừa lệnh (TL) một số văn bản.
- Trưởng phòng được ký thừa lệnh (TL.) Giám đốc Trung tâm ký các văn
bản, giấy tờ giao dịch thông thường thuộc lĩnh vực hành chính; thông báo về
những vấn đề chung trong toàn Trung tâm, sao y văn bản.
2.2.2.2.Trách nhiệm của người ký văn bản
- Người ký văn có trách nhiệm toàn diện về nội dung và thể thức văn
bản.
- Khi ký văn bản phải sử dụng bút có mực màu xanh, không sử dụng bút
có mực màu đen, màu đỏ, màu tím, bút chì, bút dạ và các thứ mực dễ phai.
2.3.Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, Trung tâm Thông tin – Thư
viện ĐHQGHNcăn cứ vào Điều 7 Quyết định số 2889/QĐ-ĐHQGHN ngày
23/8/2013của Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội về việc ban hành Quy định
công tác văn thư, lưu trữ tại Đại học Quốc gia Hà Nội.
Điều 7. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
Thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm
14


2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản hành chính , gồm 9 nội dung sau:
- Quốc hiệu: Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: “CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”.
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản: Tên của cơ quan, tổ chức ban
hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc được viết tắt theo quy định tại văn
bản thành lập, quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ
máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặc công nhận tư cách pháp nhân
của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền
- Số, ký hiệu của văn bản

+ Số của văn bản: Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư
của cơ quan, tổ chức. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ
số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
+ Ký hiệu của văn bản: Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết
tắt tên loại văn bản theo bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên
cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước (áp dụng đối với chức danh Chủ
tịch nước và Thủ tướng Chính phủ) ban hành văn bản
- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
+ Địa danh ghi trên văn bản: là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính
(tên riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã,
thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở;
đối với những đơn vị hành chính được đặt tên theo tên người, bằng chữ số
hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó, cụ
thể như sau:
+ Ngày, tháng, năm ban hành văn bản: Ngày, tháng, năm ban hành văn
bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành. Ngày, tháng, năm ban hành
văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ảrập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở
trước
- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
+ Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban
hành. Khi ban hành văn bản đều phải ghi tên loại, trừ công văn.

15


+ Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ
phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.
- Nội dung văn bản: Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của văn
bản.
- Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

+ Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:
 Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay
mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức.
 Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ
viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu.
 Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào
trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
 Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủy
quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:
+ Chức vụ của người ký: Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo
chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức; chỉ ghi chức vụ như
Bộ trưởng (Bộ trưởng, Chủ nhiệm), Thứ trưởng, Chủ tịch, Phó Chủ tịch,
Giám đốc, Phó Giám đốc, Q. Giám đốc (Quyền Giám đốc) v.v
+ Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản
- Dấu của cơ quan, tổ chức:
+ Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu
quy định.
+ Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký
về phía bên trái.
+ Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn
bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ
quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
+ Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên
ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản
lý ngành.
- Nơi nhận: Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá
nhân nhận văn bản và có trách nhiệm như để xem xét, giải quyết; để thi hành;
để kiểm tra, giám sát; để báo cáo; để trao đổi công việc; để biết và để lưu
2.4.Quy trình soạn thảo văn bản
16

Việc soạn thảo, ban hành văn bản được Trung tâm tuân thủ chặt chẽvà
thực hiện theo Quyết định ban hành công tác văn thư số 2889/QĐĐHQGHN ngày 23/8/2013
- Căn cứ vào tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Giám đốc
Trung tâm giao cho một đơn vị có chức năng hoặc một viên chức soạn thảo
soạn thảo văn bản.
- Đơn vị hoặc viên chức được giao chủ trì soạn thảo văn bản có trách
nhiệm thực hiện các công việc sau:
+ Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản;
+ Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;
+ Soạn thảo văn bản;
+ Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với Giám đốc Trung tâm tham khảo
ý kiến của các cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh
bản thảo;
+ Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan, có ý kiến
đề xuất của người soạn thảo, đơn vị soạn thảo và ý kiến xử lý của lãnh đạo
Trung tâm ghi rõ trong Tờ trình
 Căn cứ vào đối tượng nhận, người soạn thảo văn bản dự kiến số lượng
văn bản cần nhân bản để người ký văn bản quyết định.
 Bản thảo phải theo mẫu quy định, rõ ràng, sạch đẹp, đúng thể thức.
 Người đánh máy phải đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, trường
hợp phát hiện thấy có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì người
đánh máy phải trao đổi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt
bản thảo đó.
 Người đánh máy phải chịu trách nhiệm giữ gìn bí mật nội dung văn
bản, thực hiện nhân bản đúng số lượng và thời gian quy định; ghi tên mình
bằng chữ cái viết tắt và số lượng văn bản sau ký hiệu đơn vị nhận lưu văn
bản.
- Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản

+ Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.
+ Trong trường hợp dự thảo đã được lãnh đạo Trung tâm phê duyệt,
nhưng thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thì đơn vị hoặc cá nhân được
giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo xem xét,
quyết định việc sửa chữa, bổ sung.
17


- Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
+ Người chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về
tính pháp lý, độ chính xác của nội dung văn bản, thể thức và ký nháy/tắt vào
cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trìnhlãnh đạo Trung tâm ký ban
hành.
+ Văn bản trình lãnh đạo Trung tâm ký ban hành phải là bản đã hoàn
chỉnh về nội dung và thể thức.
+ Khi trình lãnh đạo lãnh đạoTrung tâm ký ban hành phải có đầy đủ các
hồ sơ, tài liệu liên quan.
- Ký văn bản
+ Giám đốc Trung tâm có thẩm quyền ký tất cả các văn bản của Trung
tâm. Giám đốc có thể ủy quyền cho Phó Giám đốc ký thay (KT.) các văn bản
thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
+ Trong trường hợp đặc biệt, khi Giám đốc và các Phó Giám đốc đều đi
vắng, Giám đốc có thể uỷ quyền cho cán bộ lãnh đạo dưới (Trưởng, Phó
phòng ) ký thừa lệnh (TL) một số văn bản.
+ Trưởng phòng được ký thừa lệnh (TL.) Giám đốc Trung tâm ký các
văn bản, giấy tờ giao dịch thông thường thuộc lĩnh vực hành chính; thông báo
về những vấn đề chung trong toàn Trung tâm, sao y văn bản.
2.5.Nhận xét, đánh giá
Việc soạn thảo và ban hành văn bản Trung tâm Thông tin – Thư viện
ĐHQGHN được các cán bộ nhân viên có chuyên môn trong phòng Hành

chính - Tổ chức thực hiện nghiêm túc theo đúng quy định công tác văn thư,
lưu trữ tại Đại học Quốc gia Hà Nộivà quy định của Nhà nước ban hành.
3.Quản lý văn bản đi
3.1.Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn
bản
Căn cứ vàoQuy định công tác văn thư, lưu trữ tại Đại học Quốc gia Hà
Nội.Tất cả văn bản do Trung tâm phát hành (văn bản đi) phải được quản lý
và ban hành theo trình tự sau:
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
18


+ Trước khi phát hành văn bản, cán bộ làm công tác văn thư kiểm tra
lại hình thức, thể thức và kỹ thuật trình văn bản theo đúng quy định tại
Thông tư số 01/2011/TT-BNV cũng như Quy định của ĐHQGHN. Nếu
phát hiện có sai sót, phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét,
giải quyết.
+ Trường hợp văn bản có nội dung chồng chéo, người ký không đúng
thẩm quyền, văn thư phải báo cáo với lãnh đạo trực tiếp; không đảm bảo thể
thức và kỹ thuật trình bày, văn thư được phép trả lại và báo cáo với lãnh đạo
trực tiếp.
- Ghi số và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
+ Ghi số của văn bản
 Tất cả văn bản đi của Trung tâm được ghi số theo hệ thống số chung do
văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
 Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại điểm a
Khoản 1 Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
+ Ghi ngày, tháng, năm của văn bản
Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản được thực hiện theo quy định
tại điểm b Khoản 1 Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.

- Văn bản sau khi vào sổ được nhân bản đúng số lượng đã đăng ký.
Sau khi nhân bản, văn thư kiểm tra đúng số lượng văn bản đã nhân bản,
đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có). Trong trường hợp số
lượng nhân bản thừa, văn thư không đóng dấu ban hành.
- Văn bản được vào sổ theo đúng mẫu quy định và nhập dữ liệu vào phần
mềm quản lý văn bảnVNU-EOFFICE.

3.2.Đăng ký văn bản
Tại Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN Việc đăng ký
văn bản đi được thực hiện theo phương pháp đăng ký bằng sổ viết tay và đăng
ký trên phần mềm VNU-EOFFICE.
- Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi.
19


- Văn bản đi được đăng ký trên phần mềm VNU-EOFFICE.
3.3.Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn
Việc nhân bản, đóng dấu cơ quan về dấu mật, dấu khẩn được thực hiện
theo đúng quy định mà Đại học Quốc gia Hà Nội đã ban hành:
- Nhân bản
+ Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở
số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không
liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để
lưu ở văn thư;
+ Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn
bản chỉ gửi đến đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực
hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung
văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng, không
gửi đến các đối tượng khác chỉ để biết, để tham khảo.
+ Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo

đúng thời gian quy định.
- Đóng dấu cơ quan
+ Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về
phía bên trái.
+ Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực dấu màu
đỏ tươi theo quy định.
+ Đóng dấu vào phụ lục kèm theo.
Việc đóng đấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn
bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên đơn vị
hoặc tên của phụ lục.
+ Đóng dấu giáp lai
Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ
lục kèm theo: Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ
lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu không quá 05 trang.
- Đóng dấu độ khẩn, mật
20


+ Việc đóng dấu các độ khẩn (khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, hỏa tốc hẹn
giờ) trên văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại điểm b Khoản
2 Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
+ Việc đóng dấu các độ mật (mật, tuyệt mật, tối mật) và dấu thu hồi được
khắc sẵn theo quy định tại Mục 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13
tháng 9 năm 2002 hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP.
+ Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu phạm vi lưu hành (trả lại
sau khi họp, xem xong trả lại, lưu hành nội bộ) trên văn bản được thực hiện
theo quy định tại điểm c Khoản 2 Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
3.4.Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản
đi
3.4.1.Làm thủ tục chuyển phát văn bản

- Văn thư Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHNtiến hành các công
việc sau đây khi phát hành:
- Lựa chọn bì;
- Viết bì;
- Vào bì và dán bì;
- Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có).
- Chuyển phát văn bản đi
+ Những văn bản đã làm đầy đủ các thủ tục hành chính phải được phát
hành ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm nhất là trong ngày làm
việc tiếp theo, trong đó có website của ĐHQGHN, đơn vị (tùy thuộc tính
chất và nội dung, người ký văn bản sẽ quyết định việc đưa văn bản đó lên
website).
+ Đối với những văn bản hẹn giờ, hỏa tốc, khẩn, thượng khẩn phải được
phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục hành chính.
+ Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện được ghi vào sổ theo dõi.
Việc chuyển giao trực tiếp văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan hay
các đơn vị, cá nhân bên ngoài cơ quan đều được ký nhận vào sổ chuyển giao
văn bản.
21