Thực trạng công tác văn thư - lưu trữ của Viện nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương

LỜI MỞ ĐẦU
Văn thư- Lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác
thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý Hành chính Nhà nước.
Trong các cơ quan đơn vị công tác Văn thư- Lưu trữ luôn được quan tâm, bởi đó
là công tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành chính thông qua các văn bản...
Có thể khẳng định, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối
với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Đối với các cơ quan, tổ chức, công
tác văn thư, lưu trữ cũng có vai trò đặc biệt quan trọng. Công tác văn thư, lưu trữ
nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản
lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực
tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt
động của mỗi cơ quan, tổ chức.
Trong giai đoạn hiện nay, đất nước đang trên đà đổi mới gắn liền với sự
nghiệp phát triển công nghiệp hóa, đi đôi với hiện đại hóa, thì công tác Văn thưLưu trữ càng được Đảng và Nhà nước quan tâm đặc biệt và trở thành một ngành
khoa học mang cả bề rộng và bề sâu.
Thực hiện phương châm “Học đi đôi với hành, lý thuyết đi đôi với thực
tế” nhằm giúp cán bộ văn thư - lưu trữ trong tương lai, nắm vững lý thuyết đã
được học để vận dụng vào thực tế. Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội đã tạo điều kiện
cho sinh viên đi thực tập tại các cơ quan.
Sau khi hoàn thành xong chương trình truyền đạt lý thuyết cơ bản cho
sinh viên chuyên nghành Văn thư – Lưu trữ. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
ngành Lưu Trữ Học đã tổ chức đợt thực tập kéo dài 2 tháng.Từ ngày 10/01/2017
đến ngày 10/03/2017 cho sinh viên. Đợi thực tập này nhằm giúp cho sinh viên
xâm nhập thực tế học hỏi kiến thức, bổ sung cho phần lý luận nghiệp vụ chuyên
môn đã học trên lớp. Được sự quan tâm của nhà trường và sự tiếp nhận của Viện
nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương , tôi đã có đợt thực tập đúng quy định về
thời gian cũng như việc thực hành các nội dung mà bản đề cương thực tập đã
nêu ra. Trong khoảng thời gian này, bản thân tôi đã cố gắng, nỗ lực không ngừng
học hỏi các kinh nghiệm làm việc cũng như rèn luyện kỹ năng nghiệp vụ văn
1

thư – lưu trữ trên cơ sở áp dụng những lý thuyết đã được học và dưới sự hướng
dẫn giúp đỡ tận tình của Cán bộ Văn thư - Lưu trữ của cơ quan trong đợt kiến
tập, tôi đã học được phong cách làm việc của một cán bộ Văn thư – Lưu trữ.
Một công việc đòi hỏi sự nhẹ nhàng khéo léo, tế nhị giúp đỡ đắc lực cho lãnh
đạo trong việc giải quyết các công việc hàng ngày.
Thấy được vai trò đó của công tác Văn thư-Lưu trữ là cấp thiết đối với
mỗi người. Là một sinh viên thực tập sau bốn năm được học tập tại trường Đại
học Nội vụ Hà Nội tôi đã nắm được những kỹ năng, thao tác làm việc trong
chương trình đào tạo bậc đại học ngành Lưu Trữ Học.Tuy nhiên còn nhiều điều
tôi chưa biết và cần học hỏi thêm rất nhiều khi ứng dụng vào công việc thực tế.
Đợt thực tập đã giúp tôi cụ thể hoá và nắm chắc hơn kiến thức của mình, trưởng
thành hơn sau khi đã thực tập ở cơ quan.
Báo cáo sau đây là kết quả của quá trình khảo sát thực tế cùng với sự kết
hợp của lý luận chuyên môn mà tôi đã đúc rút được ở cơ quan thực tập.
Chương 1: Giới thiệu vài nét về Viện nghiên cứu quản lý kinh tế
Trung ương
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư - lưu trữ của Viện nghiên cứu
quản lý kinh tế Trung ương
Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại cơ quan, tổ chức và đề xuất,
khuyến nghị
Do thời gian thực tập ngắn và thiếu kinh nghiệm thực tế cho nên bài báo
cáo này còn nhiều thiếu sót khó tránh. Vì vậy tôi rất mong nhận được nhiều ý
kiến đóng góp của các thầy cô giáo, bạn bè để tôi có cơ hội học tập thêm kinh
nghiệm và có thể vận dụng tốt hơn những kiến thức đã học vào thực tế sau này.
Tôi xin chân thành cảm ơn các lãnh đạo Viện nghiên cứu quản lý kinh tế
Trung ương, cán bộ, nhân viên Văn phòng Viện nghiên cứu quản lý kinh tế
Trung ương đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi hoàn thành tốt đợt thực tập này và giảng
viện thạc sĩ Phạm Thị Hồng Quyên cùng các thầy, cô giáo Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội đã giúp tôi hoàn thành báo cáo thực tập này.

Tôi xin chân thành cảm ơn!
2


CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ VIỆN NGHIÊN CỨU QUẢN LÝ
KINH TẾ TRUNG ƯƠNG
1.1. Lịnh sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Viện nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương
1.1.1. Lịch sử hình thành
Cuối những năm 70, đầu những năm 80 thế kỷ XX tình hình kinh tế mọi
mặt của đất nước ta gặp nhiều khó khăn, trì trệ: các cơ sở sản xuất cạn kiệt
nguyên liệu, nhiều nhà máy đóng cửa, công nhân thất nghiệp, vật tư nguyên liệu
có thứ thiếu ở nơi này, thừa ở xí nghiệp khác và chất đống trong kho nhưng
không luân chuyển được, sản phẩm làm ra không tiêu thụ được xếp kho, trong
khi xã hội khan hiếm, nhiều xí nghiệp xé rào…
Trước đòi hỏi bức xúc của thực tiễn, một yêu cầu cấp bách đặt ra là phải
nghiên cứu có luận cứ về phương thức quản lý mới nên đã thúc đẩy việc chuyển
Ban nghiên cứu cải tiến quản lý kinh tế, trực thuộc Ban Bí thư thành Viện
nghiên cứu.
Ngày 14/7/1977 Bộ Chính trị Ban Chấp hành Trung ương (khóa 4) đã ban
hành Quyết định số 209/NQ-NS/TW thành lập Viện nghiên cứu quản lý kinh tế
của Trung ương Đảng và Chính phủ, cử đồng chí Nguyễn Văn Trân làm Viện
trưởng, đồng chí Đoàn Trọng Truyến làm Phó Viện trưởng.
Tiếp đó, ngày 10/11/1977, Ban Bí thư ban hành Quyết định số 04
-QĐ/TW quy định về nhiệm vụ, quyền hạn và quy chế công tác của Viện nghiên
cứu quản lý kinh tế Trung ương.
Căn cứ Điều 53 của Hiến pháp 1959, Điều 3 của Luật tổ chức Hội đồng
Chính phủ và theo đề nghị của Hội đồng Chính phủ, Ủy ban Thường vụ Quốc
hội đã ban hành Quyết nghị số 215-NQ/QHK6 ngày 17 tháng 4 năm 1978 phê
chuẩn việc thành lập Viện nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương, cơ quan

ngang Bộ của Hội đồng Chính phủ.
Năm 1992, Chính phủ ban hành Nghị định số 07-CP ngày 27/10/1992
giao Uỷ ban Kế hoạch Nhà nước (nay là Bộ Kế hoạch và Đầu tư) phụ trách Viện
Nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương.
3


1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Theo Quyết định số 117/2009/QĐ-TTg ngày 29/9/2009 của Thủ tướng
Chính phủ, Viện Nghiên cứu quản lý kinh tế được giao những nhiệm vụ và
quyền hạn chủ yếu sau:
 Vị trí và chức năng:
Viện Nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương là tổ chức sự nghiệp khoa
học cấp quốc gia trực thuộc Bộ Kế hoạch và Đầu tư, thực hiện chức năng nghiên
cứu và đề xuất về cơ chế, chính sách quản lý kinh tế, phát triển môi trường kinh
doanh; cung ứng dịch vụ công trong các lĩnh vực nghiên cứu khoa học, đào tạo,
bồi dưỡng cán bộ quản lý kinh tế và thực hiện hoạt động tư vấn theo qui định
của pháp luật; có tư cách pháp nhân, con dấu, tài khoản riêng và trụ sở tại thành
phố Hà Nội; kinh phí hoạt động do ngân sách nhà nước cấp.
 Nhiệm vụ và quyền hạn:
- Nghiên cứu và đề xuất cơ quan có thẩm quyền xem xét, quyết định:
+ Dự thảo lộ trình, kế hoạch xây dựng, sửa đổi các cơ chế, chính sách
quản lý kinh tế vĩ mô và cơ chế, chính sách quản lý vĩ mô trong từng thời kỳ kế
hoạch;
+ Đề án về thể chế kinh tế, đổi mới quản lý kinh tế, chính sách kinh tế, cơ
chế quản lý kinh tế, kế hoạch hóa, môi trường kinh doanh và những vấn đề
thuộc lĩnh vực quản lý kinh tế liên ngành khác.
- Tổng kết thực tiễn quản lý kinh tế trong nước, kinh nghiệm quốc tế; đề
xuất việc thí điểm áp dụng cơ chế, chính sách, mô hình quản lý kinh tế mới.
- Nghiên cứu lý luận và phương pháp luận về khoa học quản lý kinh tế và

phát triển khoa học quản lý kinh tế tại Việt Nam.
- Nghiên cứu, tham gia ý kiến về cơ chế, chính sách quản lý kinh tế do các
cơ quan, tổ chức khác soạn thảo.
- Xây dựng hệ thống thông tin về quản lý kinh tế và cung cấp cho cơ
quan, tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật.
Ngoài ra Viện còn thực hiện cung ứng các dịch vụ công như:
- Triển khai các chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học về quản lý kinh
4


tế, phát triển môi trường kinh doanh và lĩnh vực khoa học có liên quan khác theo
quy định của pháp luật;
- Đào tạo tiến sĩ và đào tạo, bồi dưỡng cán bộ chuyên ngành quản lý kinh
tế theo quy định của pháp luật;
- Thực hiện hoạt động tư vấn về quản lý kinh tế, phát triển môi trường
kinh doanh;
- Biên soạn và xuất bản ấn phẩm, công trình nghiên cứu khoa học, tài liệu
nghiên cứu về quản lý kinh tế, phát triển môi trường kinh doanh;
- Hỗ trợ hoạt động của Câu lạc bộ doanh nghiệp nhà nước, hợp tác với
các câu lạc bộ doanh nghiệp thuộc thành phần kinh tế khác;
- Thực hiện hợp tác quốc tế trong quản lý kinh tế theo phân công của Bộ
trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức Viện và các tổ chức Đảng, đoàn thể
* Cơ cấu tổ chức Viện: Theo Quyết định số 117/2009/QĐ-TTg ngày
29/9/2009 của Thủ tướng Chính phủ, cơ cấu tổ chức của Viện như sau:
- Lãnh đạo Viện: Viện trưởng và các phó Viện trưởng do Bộ trưởng Bộ Kế
hoạch và Đầu tư bổ nhiệm.
- Các đơn vị trực thuộc Viện:
(1)Ban Thể chế kinh tế
(2)Ban Chính sách kinh tế vĩ mô

(3)Ban Môi trường kinh doanh và năng lực cạnh tranh
(4)Ban Cải cách và phát triển doanh nghiệp
(5) Ban Chính sách phát triển nông thôn
(6)Ban Chính sách dịch vụ công
(7)Ban Chính sách đầu tư
(8)Trung tâm Tư vấn quản lý và Đào tạo
(9)Trung tâm thông tin tư liệu
(10)Văn phòng
(11)Tạp chí Quản lý kinh tế.

5


1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn
thư, lưu trữ của Viện nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương
1.2.1. Chức năng
Phòng Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn phòng và có chức năng giúp Chánh
Văn phòng tham mưu cho Viện trưởng quản lý và tổ chức thực hiện công tác văn
thư, lưu trữ của Viện.
1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
- Căn cứ quy định của pháp luật, giúp Chánh Văn phòng Viện xây dựng
các văn bản của Viện hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn
thư, lưu trữ;
- Giúp Chánh Văn phòng Viện xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn,
hàng năm trình Lãnh đạo Viện phê duyệt để tổ chức thực hiện và kiểm tra việc
thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan,
tổ chức trực thuộc Viện;
- Giúp Chánh Văn phòng Viện xây dựng kế hoạch trình Lãnh đạo Viện
phê duyệt để chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào
công tác văn thư, lưu trữ; phối hợp với cơ quan, tổ chức trực thuộc Viện và các

cơ quan hữu quan hàng năm tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn
văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức;
- Giúp Chánh Văn phòng Viện phối hợp với Thanh tra Viện, Bộ trong
việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư,
lưu trữ;
- Thực hiện thống kê về văn thư và lưu trữ theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của văn thư cơ quan theo quy định tại
Khoản 2 Điều 29 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính
phủ về công tác văn thư;
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của lưu trữ hiện hành cơ quan Bộ;
- Tổ chức sơ kết, tổng kết và quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong
hoạt động văn thư, lưu trữ thuộc phạm vi của Bộ;
- Thực hiện một số dịch vụ công về công tác lưu trữ theo quy định của
6


pháp luật.
- Tổ chức và biên chế
- Phòng Văn thư - Lưu trữ có Trưởng phòng, các Phó trưởng phòng và
một số cán bộ, công chức, viên chức nghiệp vụ;
- Biên chế của Phòng Văn thư - Lưu trữ do Bộ trưởng quyết định theo đề
nghị của Chánh Văn phòng trong tổng số biên chế của bộ để bảo đảm hoàn
thành nhiệm vụ được quy định tại điểm 1.2 Mục I của Thông tư này;
- Cán bộ, công chức, viên chức của Phòng Văn thư - Lưu trữ phải có đủ
tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định của
Pháp luật.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức
- Bộ phận Văn thư, lưu trữ nằm trong phòng Hành chính – Nhân sự thuộc
Văn phòng (cán bộ Văn thư làm kiêm nhiệm công việc của cán bộ Lưu trữ).

7


CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA
VIỆN NGHIÊN CỨU QUẢN LÝ KINH TẾ TRUNG ƯƠNG
2.1. Hoạt động quản lý
2.1.1. Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác văn thư, lưu
trữ
Qua quá trình kiến tập, khảo sát tình hình công tác văn thư cho thấy cán
bộ văn thư thực hiện theo những văn bản do các cơ quan như : Chính Phủ, Bộ
Nội Vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã ban hành, chỉ đạo và hướng dẫn
các nghiệp vụ. Cụ thể là các văn bản được quy định như:
+ Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội về lưu
trữ (11/11/2011)
+ Nghị định 09/2010/NĐ – CP ngày 08/02/2010 của chính phủ về sửa đổi
bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ – CP về công tác Văn thư.
+ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về
Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
+ Nghị định 58/2001/NĐ – CP ngày 24/8/2001 của chính phủ về quản lý
và sử dụng con dấu.
+ Công văn 425/ VTLTNN – NVTƯ ngày 18/7/2005 hướng dẫn quản lý
và giải quyết văn bản đi, văn bản đến.
+Thông tư số 04/2013/TT- BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội Vụ hướng
dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư- lưu trữ của các cơ quan tổ chức.
+Thông tư 07/2012/TT- BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn
quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
- Ngoài ra Viện còn soạn thảo một số văn bản hướng dẫn về công tác văn
thư, lưu trữ dành riêng cho Viện để phù hợp với tính chất công việc như:
+ Sổ tay chất lượng ban hành ngày 26/12/2011
+ Quy trình tiếp nhận, xử lý công văn đi và đến ban hành ngày

26/12/2011
+ Quy trình kiểm soát hồ sơ ban hành ngày 26/12/2011
+ Quy trình kiểm soát tài liệu ban hành ngày 26/12/2011
8


2.1.2. Quản lý phông lưu trữ cơ quan, tổ chức
Viện Nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương đã trải qua 35 năm thành
lập, mặc dù có nhiều thay đổi về cơ quan quản lý cấp trên nhưng chức năng và
vai trò cơ bản của Viện không thay đổi, Viện luôn là cơ quan nghiên cứu xây
dựng và phát triển khoa học quản lý kinh tế ở Việt Nam. Hiện Viện đang quản lý
1 phông lưu trữ duy nhất và được sắp xếp theo phương án phân loại Thời gian –
Cơ cấu tổ chức.
Tất cả các hồ sơ, tài liệu của các phòng ban và các hồ sơ liên quan đều
được lưu trữ tại kho lưu trữ của Viện trừ một số hồ sơ đề án, báo cáo phải nộp
vào lưu trữ quốc gia theo yêu cầu.
2.1.3. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu Khoa
học – Công nghệ trong hoạt động lưu trữ củaViện
Các hoạt động về Văn thư – Lưu trữ của Viện đều được áp dụng theo quy
trình ISO 9001: 2011 do Viện nghiên cứu, soạn thảo và ban hành nhằm phù hợp
với tính chất hoạt động công việc (các sổ tay chất lượng, các quy trình, hướng
dẫn, biểu mẫu và các tài liệu, dữ liệu có nguồn gốc từ bên ngoài, trong cơ quan
Viện được sử dụng để thực hiện các hoạt động trong hệ thống chất lượng)
2.1.4. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý
công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động Văn thư – Lưu trữ
- Hàng năm Bộ Kế hoạch & Đầu tư tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cho cán
bộ, công chức, viên chức Văn thư - Lưu trữ.
- Tổ chức thi đua, khen thưởng dựa trên báo cáo đánh giá và thực tế làm
việc của mỗi cán bộ. Cuối mỗi năm cán bộ Văn thư – Lưu trữ sẽ làm bản kiểm
điểm tự đánh giá những công việc đã làm tốt và chưa tốt.

2.1.5. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác
văn thư – lưu trữ
- Tổ chức thanh tra, kiểm tra hàng tháng đối với các cán bộ, xử lý vi phạm
nếu có cán bộ mắc lỗi và nêu ra ở các cuộc họp nội bộ để xử lý.
2.1.6. Hợp tác quốc tế về văn thư – lưu trữ
Không thực hiện các hợp tác quốc tế về văn thư – lưu trữ
9


2.2. Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
- Hồ sơ: là một tập ( hoặc một ) văn bản có liên quan với nhau về một nội
dung, sự việc, vấn đề, được hình thành trong quá trình giải quyết công việc, vấn
đề đó. Hồ sơ còn có thể là một tập văn bản được kết hợp lại do có những điểm
giống nhau như cùng một loại văn bản, cùng một tác giả, cùng thời gian ban
hành, cùng một khu vực, lãnh thổ.
- Lập hồ sơ: là tập hợp những văn bản hình thành trong quá trình giải
quyết công việc thành từng vấn đề, sự việc hoặc theo các đặc trưng khác của văn
bản, đồng thời sắp xếp và biên mục chúng theo một phương pháp khoa học.
- Biên mục hồ sơ: Là công việc bao gồm viết mục lục văn bản, viết chứng
từ kết thúc, viết bìa hồ sơ.
 Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan, tổ chức
- Có 3 loại:
+ Hồ sơ công việc
+ Hồ sơ nhân sự
+ Hồ sơ nguyên tắc
 Lập danh mục hồ sơ, theo dõi tình trạng và phân phối tài liệu
Các chuyên viên/nghiên cứu viên được phân công giải quyết phải theo dõi
và lập hồ sơ công việc sau khi đã thụ lý giải quyết xong những công việc được
phân công xử lý, giải quyết.

Các đơn vị thuộc Viện, các cá nhân sau khi hoàn thành công việc liên
quan đến công văn giấy tờ, các đề án, đề tài đều phải lập hồ sơ công việc theo
quy định chung và đúng quy trình chuyên môn của công tác lập hồ sơ
Văn thư cập nhật các tài liệu được phê duyệt theo Danh mục tài liệu nội
bộ để theo dõi toàn bộ tài liệu được ban hành trong Cơ quan và tài liệu phân
phối cho Lãnh đạo Cơ quan.
Văn thư phân phối các tài liệu đã được phê duyệt tới các đơn vị trực
thuộc và các cá nhân liên quan theo Sổ phân phối tài liệu.

10


 Quá trình lập và quản lý hồ sơ lưu trữ
B1: Cán bộ, công chức, viên chức thu thập, sắp xếp văn bản trong hồ sơ
- Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc phải
tiến hành thu thập đủ công văn, giấy tờ hình thành trong quá trình giải quyết
công vệc.
- Các văn bản trong hồ sơ cần được sắp xếp theo một trình tự thời gian
B2: Cán bộ, công chức, viên chức thực hiện biên mục hồ sơ theo biểu
mẫu bao gồm: ghi số thứ tự, số/ký hiệu, ngày tháng, tác giả văn bản (tên cơ
quan ban hành văn bản), trích yếu nội dung văn bản, số tờ và viết tiêu đề hồ sơ
vào bìa hồ sơ.
Mục lục văn bản trong hồ sơ được viết thể hiện trên bìa hồ sơ hoặc có thể
trên tờ riêng.
 Biểu mẫu ( phụ lục)
 Bìa hồ sơ: (phụ lục)
 Mục lục văn bản (phụ lục)
B3: Cán bộ, công chức, viên chức giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
cho cán bộ lưu trữ
Thời gian giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tùy theo đối tượng hồ sơ,

như sau:
a. Hồ sơ, tài liệu công việc của các đơn vị thuộc Viện: nộp vào quý I năm
sau khi công việc đó kết thúc.
b. Tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình, đĩa vi tính: sau 03 tháng, kể từ khi
công việc đó kết thúc;
c. Hồ sơ các đề tài nghiên cứu khoa học: sau 01 năm, kể từ khi đề tài
nghiệm thu chính thức;
d.Các văn bản do Viện phát hành:
- Công văn, Thông báo: nộp mỗi tháng 1 lần vào 5 ngày đầu của tháng
sau.
- Quyết định, Công văn Mật: nộp mỗi quý 1 lần vào 5 ngày đầu của quý
sau.
11


Tiến hành giao nộp hồ sơ, tài liệu tại Phòng Hành chính – Nhân sự. Thời
gian giao nộp quy định tại mục a, b, c, d như trên.
Khi nộp hồ sơ vào kho lưu trữ, cán bộ, công chức, viên chức và Phòng
Hành chính – Nhân sự lập biên bản giao nhận hồ sơ (phụ lục), mục lục Hồ sơ
nộp lưu (phụ lục), mỗi bên giữ một bản.
B4: Cán bộ lưu trữ tổ chức khoa học và bảo quản tài liệu
Chỉnh lý tài liệu là sắp xếp, hệ thống hoá tài liệu theo một phương pháp
khoa học, chỉnh lý tài liệu gắn liền với yêu cầu xác định giá trị và thời hạn bảo
quản tài liệu, bổ sung lưu trữ và làm các công cụ tra cứu hồ sơ, tài liệu để việc
tra tìm được nhanh chóng, chính xác.
Sau khi chỉnh lý tài liệu lưu trữ, cán bộ lưu trữ Phòng Hành chính – Nhân
sự viết chứng từ kết thúc (phụ lục), lập Mục lục hồ sơ (phụ lục) và bổ sung các
thông tin vào bìa hồ sơ (phụ lục).
Bảo quản tài liệu lưu trữ là công tác tổ chức và thực hiện các biện pháp,
trong đó chủ yếu là các biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo vệ an toàn và kéo

dài tuổi thọ của tài liệu.
2.2.2. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ
2.2.2.1. Nguồn thu tài liệu vào lưu trữ của Viện
Nguồn thu tài liệu chủ yếu là từ các phòng ban, trung tâm, đơn vị, các
công chức, viên chức thuộc Viện nghiên cứu tiến hành giao nộp tài liệu vào lưu
trữ theo quy định. Các ngồn tài liệu khác nhau có nội dung và thời hạn bảo quản
khác nhau
2.2.2.2. Thành phần tài liệu thu thập vào lưu trữ của Viện
- Hồ sơ, tài liệu công việc của các đơn vị thuộc Viện
- Tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình, đĩa vi tính
- Hồ sơ các đề tài nghiên cứu khoa học
- Các văn bản do Viện phát hành: Công văn, thông báo, quyết định, công
văn mật
2.2.2.3. Thời hạn thu thập tài liệu vào lưu trữ Viện
- Hồ sơ, tài liệu công việc của các đơn vị thuộc Viện: nộp vào quý I năm
12


sau khi công việc đó kết thúc.
- Tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình, đĩa vi tính: sau 03 tháng, kể từ khi
công việc đó kết thúc.
- Hồ sơ các đề tài nghiên cứu khoa học: sau 01 năm, kể từ khi đề tài
nghiệm thu chính thức;
- Các văn bản do Viện phát hành:
+ Công văn, Thông báo: Nộp nỗi tháng 1 lần vào 5 ngày đầu của tháng
sau.
+ Quyết định, Công văn Mật: nộp mỗi quý 1 lần vào 5 ngày đầu của quý
sau.
2.2.2.4. Thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ
Tiến hành giao hồ sơ, tài liệu tại Phòng Hành chính – Nhân sự.Thời gian

giao nộp quy định tại mục 2.2.2.3.Khi nộp hồ sơ vào kho lưu trữ, cán bộ, công
chức, viên chức và Phòng Hành chính – Nhân sự lập biên bản giao nhận hồ sơ,
Mục lục hồ sơ, mỗi bên giữ một bản.
 Biên bản giao nhận hồ sơ (phụ lục 5)
 Mục lục hồ sơ ( phụ lục 6)
2.2.3. Xác định giá trị tài liệu
2.2.3.1. Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu tại lưu trữ Viện
- Các đề án, báo cáo lớn thì được sắp xếp theo đầu mục, còn các văn bản
khác sắp xếp theo ngày, tháng, năm
- Công văn đi của Viện được lưu lại toàn bộ, còn các văn bản cơ quan
khác gửi đến thì tiến hành sàng lọc hàng năm và lưu theo quy định.
- Khi các tài liệu không còn giá trị sử dụng, hết ý nghĩa sử dụng, Văn
phòng (văn thư cơ quan) thu hồi các tài liệu bên ngoài cũ ở tất cả các đơn vị
được phân phối dựa vào sổ phân phối tài liệu và phân phối tài liệu hiện hành
nhất
- Các tài liệu lỗi thời phải có dấu hiệu nhận biết tài liệu lỗi thời
2.2.3.2. Xử lý tài liệu loại
- Tiêu huỷ bằng máy xén giấy
- Cuối mỗi năm, Lãnh đạo Văn phòng yêu cầu phòng Hành chính sắp xếp
13


lại, loại bỏ những văn bản đã hết thời hạn lưu theo quy định
2.2.4. Chỉnh lý tài liệu
2.2.4.1. Phương án phân loại tài liệu được Viện áp dụng
Viện đang thực hiện phương án phân loại thời gian – cơ cấu tổ chức. Cụ
thể là theo năm, tháng, loại văn bản, văn bản của cơ quan khác, của Viện.
2.2.4.2. Quy trình chỉnh lý tài liệu được Viện áp dụng
Các bước mô tả chi tiết Quy trình Chỉnh lý tài liệu giấy theo quyết định
128/QĐ-VTLTNN ngày 01/06/2009 của Cục Văn Thư và Lưu trữ Nhà nước về

việc ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001: 2000
Bước 1. Giao, nhận tài liệu
Biên bản giao nhận tài liệu
Bước 2. Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản về địa điểm chỉnh lý
Bước 3. Vệ sinh sơ bộ tài liệu
Bước 4. Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý
- Lập kế hoạch chỉnh lý
- Bản lịch sử đơn vị hình thành thành phông, lịch sử phông
- Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu
- Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ
Bước 5. Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại
Bước 6. Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ, kết hợp với xác định
giá trị tài liệu sơ theo Hướng dẫn lập hồ sơ
a) Lập hồ sơ đối với tài liệu chưa được lập hồ sơ
- Tập hợp tài liệu theo đặc trưng chủ yếu thành hồ sơ
- Biên soạn tiêu đề hồ sơ
- Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ, loại bỏ tài liệu trùng thừa
- Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ
- Xác định tiêu đề, lý do loại đối với tài liệu hết giá trị
b) Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với tài liệu đã được lập hồ sơ nhưng
chưa đạt yêu cầu
Kiểm tra việc lập hồ sơ theo những nội dung công việc quy định tại điểm
14


a và tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện đối với những hồ sơ chưa đạt yêu cầu.
Bước 7. Biên mục phiếu tin
Bước 8. Kiểm tra, chỉnh sửa việc lập hồ sơ và việc biên mục phiếu tin
Bước 9. Hệ thống hoá phiếu tin theo phương án phân loại
Bước 10. Hệ thống hoá hồ sơ theo phiếu tin

Bước 11. Biên mục hồ sơ
a) Đánh số tờ cho tài liệu bảo quản từ 20 năm trở lên và điền số tờ vào
trường số 10 của phiếu tin
b) Viết mục lục văn bản đối với tài liệu bảo quản vĩnh viễn
c) Viết bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc.
Bước 12. Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ
Bước 13. Đánh số chính thức cho hồ sơ vào trường số 3 của phiếu tin và
lên bìa hồ sơ
Bước 14. Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng và đưa tài liệu
vào bìa hồ sơ
a) Vệ sinh tài liệu
b) Tháo bỏ ghim kẹp
c) Làm phẳng tài liệu
d) Đưa tài liệu vào bìa hồ sơ.
Bước 15. Đưa hồ sơ vào hộp (cặp)
Bước 16. Viết và dán nhãn hộp (cặp)
Bước 17. Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá
Bước 18. Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý
Biên bản giao, nhận tài liệu
Bước 19. Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu
Bước 20. Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin
Bước 21. Lập mục lục hồ sơ
a) Viết lời nói đầu
b) Lập các bản tra cứu bổ trợ
c) Tập hợp dữ liệu và in mục lục hồ sơ từ cơ sở dữ liệu (03 bộ)
15


d) Đóng quyển mục lục (03 bộ).
Bước 22. Xử lý tài liệu loại

a) Sắp xếp, bó gói, thống kê danh mục tài liệu loại
b) Viết thuyết minh tài liệu loại
c) Tổ chức tiêu huỷ tài liệu loại (thực hiện theo quy trình xử lý tài liệu
loại)
d) Bổ sung tài liệu giữ lại theo kết quả thực hiện quy trình xử lý tài liệu
loại (nếu có).
Bước 23. Kết thúc chỉnh lý
a) Hoàn chỉnh và bàn giao hồ sơ phông
b) Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý
c) Tổ chức họp rút kinh nghiệm.
2.2.5. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ
Thống kê tài liệu lưu trữ là xác định thành phần, số lượng tài liệu theo các
đơn vị thống kê đã quy định và được thể hiện trên các loại sổ sách thống kê.
Thống kê tài liệu lưu trữ để nắm được số lượng tài liệu hiện có, thành phần và
chất lượng tài liệu, cố định việc tổ chức sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ theo
các phương án phân loại, phương án hệ thống hoá tài liệu và bảo đảm khả năng
tra tìm tài liệu nhanh chóng, thuận lợi.
Công tác thống kê tài liệu trong các kho lưu trữ dựa trên nguyên tắc tập
trung, thống nhất và bảo đảm tính kế thừa trong các giai đoạn công việc. Tất cả
tài liệu bảo quản trong kho lưu trữ đều phải được phản ánh vào các loại sổ sách
thống kê; kể cả tài liệu chưa được chỉnh lý, biên mục hoặc tài liệu không thuộc
đối tượng quản lý của cơ quan, đơn vị nhưng hiện đang bảo quản trong kho lưu
trữ.
Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ là phương tiện tra tìm tài liệu trong các
Phòng, Kho lưu trữ nhằm giới thiệu thành phần, nội dung và nơi bảo quản tài
liệu trong Kho lưu trữ.
Công cụ tra cứu tài liệu phản ánh những thông tin cần thiết của mỗi hồ sơ,
tài liệu, khối tài liệu, Phông Lưu trữ và toàn Kho lưu trữ, tạo điều kiện thuận lợi
16

cho việc quản lý, thống kê số lượng, thành phần tài liệu, tránh bị mất hoặc thất
lạc tài liệu.
Công cụ thống kê và tra cứu chủ yếu áp dụng trong Viện, là:
 Mục lục hồ sơ (phụ lục)
 Biên bản giao nhận tài liệu (phụ lục)
2.2.6. Bảo quản tài liệu lưu trữ
2.2.6.1. Kho lưu trữ
Có 1 phòng làm việc bố trí làm kho lưu trữ; chưa được đảm bảo theo đúng
chuẩn của kho lưu trữ nhưng phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của Viện; là kho
lưu trữ không chuyên dụng.
2.2.6.2. Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ
Được trang bị các phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ hiện đại như: Giá,
tủ, cặp, hộp, máy hút ẩm, quạt thông gió, điều hòa nhiệt độ và các trang thiết bị
hỗ trợ phòng chống chữa cháy.

17


2.2.7. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
 Sơ đồ quá trình khai thác và sử dụng tài liệu
Người thực hiện
Cán bộ Lưu trữ
Thông
báo

Quá trình thực hiện

Tiếp nhận nhu cầu khai
thác của các đơn vị, cá

nhân

Trưởng phòng Hành
Xem xét và tổ chức
chính – Nhân sự
khai thác

VB mật

VB
thường

Trình lãnh đạo Văn
phòng

Khôngđạo
duyệt
Lãnh
Văn phòng
Lãnh đạo
Bộ duyệt

Cán bộ Lưu trữ
Phục vụ khai thác hồ
sơ, tài liệu và cập nhật
sổ khai thác

18

Mô tả nội dung sơ đồ quá trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
 Tiếp nhận nhu cầu khai thác của các đơn vị, cá nhân
Cán bộ lưu trữ tiếp nhận nhu cầu khai thác hồ sơ, tài liệu của các đơn vị
hay cá nhân đến khai thác và xem xét các giấy tờ cần thiết;
- Đối với cán bộ trong cơ quan Viện: Phải có “Giấy đề nghị sử dụng, khai
thác tài liệu”, có chữ ký của Lãnh đạo đơn vị quản lý và ý kiến đồng ý của Lãnh
đạo đơn vị ban hành tài liệu, văn bản đó (phụ lục)
- Đối với cán bộ của các đơn vị ngoài Cơ quan Bộ: Phải có Giấy giới
thiệu, chứng minh thư nhân dân và có ý kiến đồng ý của Lãnh đạo đơn vị ban
hành tài liệu, văn bản đó.
 Xem xét, tổ chức khai thác văn bản
Lãnh đạo Phòng Hành chính – Nhân sự xem xét yêu cầu khai thác tài liệu
lưu trữ. Đối với văn bản thường nếu có đủ giấy tờ theo quy định thì tổ chức cho
khai thác, đối với văn bản có độ mật thì trình Lãnh đạo Văn phòng xin ý kiến.
 Trình Lãnh đạo Văn phòng
Đối với những văn bản có độ mật: Phòng Hành chính – Nhân sự trình
Lãnh đạo Văn phòng xin ý kiến của Lãnh đạo Viện. Nếu được Lãnh đạo Viện
phê duyệt thì chuyển cho cán bộ lưu trữ phục vụ khai thác. Nếu không được
Lãnh đạo Viện phê duyệt thì thông báo cho đơn vị hoặc cá nhân xin khai thác
biết, thời gian chậm nhất không quá 01 ngày.
 Phục vụ khai thác hồ sơ, tài liệu và cập nhật sổ khai thác
Sau khi có đầy đủ thủ tục giấy tờ theo quy định, Lãnh đạo Phòng Hành
chính – Nhân sự giao cho cán bộ lưu trữ tiến hành phục vụ khai thác, sử dụng hồ
sơ, tài liệu.
Cán bộ lưu trữ có trách nhiệm đăng ký vào sổ khai thác tài liệu lưu trữ
(phụ lục)

19

CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA KHUYẾN NGHỊ
3.1 Tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết
quả đạt được
3.1.1. Nhiệm vụ được giao
Sau thời gian 2 tháng thực tập tại Viện nghiên cứu quản lý kinh tế Trung
ương được tiếp xúc và làm việc với công việc theo chuyên ngành đã được đào
tạo tôi đã vận dụng những kiến thức và khả năng của mình vào công việc một
cách có hiệu quả.
Ngoài các công việc của bên Văn thư như:
- Chuyển giao văn bản
- Soạn thảo công văn, tài liệu
- Hỗ trợ phòng Lễ tân khi có khách nước ngoài và trong các cuộc họp
Lãnh đạo Viện
…
Còn thực hiện các công việc của bên Lưu trữ:
- Biên mục hồ sơ, tài liệu
- Sắp xếp hồ sơ, tài liệu, vệ sinh sạch sẽ kho lưu trữ
- Phục vụ độc giả khai thác, sử dụng tài liệu
…
3.1.2. Kết quả dạt được
- Rèn luyện và tiếp thu thêm được các kỹ năng mềm và chuyên môn
nghiệp vụ
- Có ý thức học tập để nâng cao trình độ phục vụ công việc
- Chấp hành nghiêm chỉnh, có trách nhiệm và hoàn thành nhiệm vụ khi
được giao
- Nhận công văn và trình Lãnh đạo kịp thời, chuyển giao công văn đến
các đơn vị theo yêu cầu
- Phục vụ độc giả khai thác tài liệu với thái độ nhiệt tình, vui vẻ, kho lưu
trữ luôn được vệ sinh sạch sẽ, gọn gàng
- Hỗ trợ phòng Lễ tân khi có khách hoặc các cuộc họp

3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư- Lưu trữ
của Viện nghiên cứu quản lý kinh tế Trung Ương.
3.2.1. Đánh giá, nhận xét
20


Qua thực tế tôi đã tìm hiểu về công tác Văn thư- Lưu trữ và đã khẳng định
được đây là một nghiệp vụ quan trọng trong hoạt động quản lý của cơ quan nhà
nước.
Nhìn chung công tác Văn thư- Lưu trữ của Viện nghiên cứu quản lý kinh
tế Trung ương hiện nay có rất nhiều mặt tích cực và đang đi vào nền nếp. Được
sự quan tâm, chỉ đạo của lãnh đạo Viện nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương
mà công tác Văn thư – Lưu trữ đã được tổ chức ở tất cả các khâu như: tiếp nhận
các văn bản,việc tiếp nhận thông tin, xử lý thông tin nhanh chóng, lưu trữ hồ sơ
tài liệu một cách khoa học. Viện đã xây dựng , ban hành, áp dụng các văn bản
và các sổ tay chất lượng về công tác văn thư – lưu trữ dành riêng cho Viện. Tài
liệu trong kho lưu trữ Viện được sắp xếp gọn gàng, không bị bó gói, quy trình
chỉnh lý tài liệu lưu trữ diễn ra liên tục, hàng năm.
Bên cạnh đó công tác Văn thư- Lưu trữ của Viện nghiên cứu quản lý kinh
tế Trung ương đã và đang được đầu tư về cơ sở vật chất hiện đại để phục vụ cho
công tác Văn thư- Lưu trữ để có thể giải quyết nhanh chóng và hoàn thành công
việc của cơ quan một cách tốt nhất.
Song bên cạnh đó còn một số hạn chế:
 Về công tác văn thư - lưu trữ:
Chưa có cán bộ chuyên môn về lưu trữ mà chỉ có cán bộ Văn thư kiêm
nhiệm
Chưa thu thập hồ sơ, tài liệu của các phòng ban chuyên môn về kho lưu
trữ
Trang thiết bị bảo quản tài liệu ở kho lưu trữ còn sơ sài, chưa đầy đủ
Vì thế cơ quan cần có các biện pháp khắc phục để công tác Văn thư- Lưu

trữ của cơ quan ngày càng hoàn thiện hơn
3.2.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu
trữ
Nâng cao nhận thức, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu
trữ và tăng cường trách nhiệm của các ngành, các cấp đối với công tác văn thư ở
cơ quan, tổ chức.
21


Tuyên truyền, phổ biến đầy đủ các văn bản liên quan đến công tác văn
thư- lưu trữ của Viện nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương để toàn thể cán bộ
công chức trong cơ quan nắm một cách hệ thống về công tác Văn thư- Lưu trữ ,
những việc cần làm để bảo đảm hoạt động của công tác văn thư đi vào nề nếp,
ngày càng đạt chất lượng cao.
Thường xuyên tổ chức kiểm tra việc thực hiện các văn bản chỉ đạo về
công tác văn thư - lưu trữ đối với các phòng, ban chuyên môn để chấn chỉnh
công tác này đi vào nề nếp và đúng quy định của pháp luật.
Bố trí công chức, viên chức phụ trách lĩnh vực văn thư - lưu trữ đúng tiêu
chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ, đồng thời, bồi dưỡng nghiệp vụ về văn thư - lưu
trữ cho công chức, viên chức các phòng, ban chuyên môn, để nâng cao trình độ,
đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ được giao.
Nâng cao hơn nữa chất lượng quản lý của Lãnh đạo Văn phòng tổng hợp
đối với công tác Văn thư- Lưu trữ
3.3 Một số khuyến nghị
 Đối với Viện nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương
Phải kiện toàn bộ máy tổ chức chức Văn thư- lưu trữ, cán bộ văn thư lưu
trữ phải được đào tạo, thi tuyển theo đúng chuyên môn
Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại để phục vụ cho công tác văn
thư lưu trữ để giải quyết các công việc của cơ quan một cách nhanh chóng, kịp
thời.

Đê, tham mưu cho Lãnh đạo Viện quan tâm hơn tới công tác lưu trữ,
không để văn thư kiệm nhiệm.
 Đối với bộ môn Văn thư- Lưu trữ , khoa, trường.
Nâng cao chất lượng đào tạo, công tác giảng dậy và các quy trình nghiệp
vụ cho sinh viên trong chương trình đào tạo ngành học
Nhà trường cần thường xuyên tổ chức các buổi đi thực tế về ngành học,
các đợt đi kiến tập- thực tập cho sinh viên để sinh viên hình dung ra công việc
thực tế sau khi ra trường.
Thường xuyên tổ chức các buổi tọa đàm nói chuyện về ngành học giữa
22


sinh viên với các doanh nhân thành đạt để sinh viên có cái nhìn đúng đắn về
ngành học.
Nhà trường cần tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên
môn, nghiệp vụ cho các giảng viên thuộc Khoa.

23


KẾT LUẬN
Hơn lúc nào hết việc tổ chức cho sinh viên đi thực tập luôn là việc làm
cần thiết và không thể thiếu được trong kế hoạch đào tạo của hệ thống các
trường Đại học, Cao đẳng, Trung cấp chuyên nghiệp nói chung và Trường Đại
học Nội vụ nói riêng. Bởi sau 2 tháng thực tập tại cơ quan tôi đã tiếp thu được
nhiều kiến thức bổ ích, được đi sâu vào thực tế, trực tiếp làm việc đúng với
chuyên môn của mình, rút ra được nhiều kinh nghiệm cho bản thân để phục vụ
cho công việc sau này. Đồng thời tự xây dựng cho bản thân mình phong cách
làm việc khoa học, hợp lý đáp ứng được yêu cầu của xã hội nói chung và cơ
quan nói riêng. Bằng những kiến thức đã học và những hành trang đã được trang

bị, mỗi bạn trẻ chúng ta hãy phát huy hết khả năng , hoàn thành tốt công việc
của mình, giúp ích cho công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước ngày càng phát
triển đi lên.
Bên cạnh những kết quả đã đạt được như trên, trong quá trình làm quen
với thực tế về công tác Văn thư – Lưu trữ đôi khi tôi cũng không tránh khỏi
những thiếu xót trong chuyên môn nghiệp vụ. Tôi rất mong nhận được sự quan
tâm, chỉ bảo, góp ý kiến của các cán bộ văn phòng về chuyên môn nghiệp vụ để
khi tôi ra trường sẽ trở thành cán bộ Văn thư – Lưu trữ có năng lực vững vàng
về mặt chuyên môn cũng như ý thức tránh nhiệm, kinh nghiệm nghề nghiệp để
phục vụ cho quê hương mình nói riêng và hơn thế nữa có thể góp phần vào công
tác Văn thư – Lưu trữ của nước nhà ngày càng hoàn thiện hơn.
Qua đây tôi xin chân thành cảm ơn lãnh đạo Viện nghiên cứu quản lý kinh
tế Trung ương cùng các cán bộ công chức – viên chức trong cơ quan đã tạo điều
kiện thuận lợi về mọi mặt để tôi có thể hoàn thành tốt đợt thực tập này và tôi xin
gửi lời cảm ơn sâu sắc tới giảng viên Thạc sĩ Phạm Thị Hồng Quyên cùng toàn
thể các thầy, cô giáo trong khoa Văn thư- Lưu trữ đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ
tôi hoàn thành xuất sắc bản báo cáo thực tập này.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày…tháng…năm 2017
Sinh viên
Nguyễn Thị Vui

24


PHỤ LỤC
 Phụ lục: Bìa hồ sơ của Viện nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương
BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ
VIỆN NGHIÊN CỨU QUẢN LÝ KINH TẾ TRUNG ƯƠNG

Ký hiệu thông tin..................................

Số:...............VT

HỒ SƠ
.....................................................................................
.....................................................................................
.....................................................................................

Từ ngày...../....../......đến ngày......./......../.......
Gồm................tờ

Phông số:....................

THỜI HẠN BẢO QUẢN

Mục lục số:.................

...........................

Hồ sơ số:....................
 Phụ lục: Biên bản giao nhận hồ sơ
25