Thực trạng và giải pháp nâng cao công tác Văn thư – Lưu trữ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA VĂN THƯ – LƯU TRỮ

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
CHUYÊN ĐỀ:
THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC
VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

Sinh viên

: Hoàng Việt Hà

Lớp

: Đại học Lưu trữ học 13B

Người hướng dẫn

: Nguyễn Thị Thanh

Hà Nội, 2017


MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................2
A. LỜI NÓI ĐẦU.................................................................................................1
B. PHẦN NỘI DUNG:........................................................................................3
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ....3
HÀ NỘI...............................................................................................................3
1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:.............................................................................3

1.1.1: Lịch sử hình thành Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:....................................3
1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:........4
1.1.2.1. Chức năng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:.......................................4
1.1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:.......................5
1.1.3.Cơ cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:...........................................7
1.1.3.1.Sơ đồ tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:..........................................7
1.1.3.2.Cơ cấu bộ máy Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:........................................7
1.2.Khái quát cơ cấu, chức năng, quyền hạn và hoạt động của bộ phận Văn thư –
Lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:.........................................................8
1.2.1. Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Tổng hợp:.....................................8
1.2.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Hành chính – Tông hợp:.........8
1.2.3.Cơ cấu tổ chức bộ phận Văn thư – Lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội:........................................................................................................................9

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, – LƯU TRỮ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI..........................................................10
2.1. Hoạt động quản lý công tác Văn thư, Lưu trữ tại Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội:......................................................................................................................10
2.1.1. Tổ chức bộ phận quản lý công tác Văn thư:...............................................10
2.1.2. Bố trí cán bộ làm công tác Văn thư tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:....11
2.1.3. Kho tàng trang thiết bị phục vụ công tác Văn thư – Lưu trữ:.....................12
2.1.4. Ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác Văn thư – Lưu trữ
của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:....................................................................13
2.1.5. Công tác kiểm tra, đánh giá công tác Văn thư – Lưu trữ tại Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội:.....................................................................................................14


2.2. Hoạt động nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:
............................................................................................................................. 14
2.2.1. Nghiệp vụ công tác Văn thư tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:...............14

2.2.1.1. Soạn thảo văn bản:..................................................................................14
2.2.1.2. Tổ chức và quản lý văn bản tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:............16
2.2.2. Nghiệp vụ công tác Lưu trữ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:...............20
2.2.2.1. Thu thập và bổ xung tài liệu vào lưu trữ:.................................................20
2.2.2.2. Phân loại tài liệu lưu trữ:.........................................................................21
2.2.2.3. Chỉnh lý khoa học tài liệu tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:...............23
2.2.2.4. Xác định giá trị tài liệu:...........................................................................24
2.2.2.5. Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ:...............................................................24
2.2.2.6. Bảo quản tài liệu lưu trữ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:..................25
2.2.2.7. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội:......................................................................................................................25

CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ NÂNG CAO CÔNG
TÁCVĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI:
.............................................................................................................................27
3.1. Một vài nhận xét thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ tại trường Đại học
Nội vụ Hà Nội:.....................................................................................................27
3.1.1. Ưu điểm:....................................................................................................27
3.1.2. Nhược điểm:...............................................................................................27
3.2. Một số giải pháp nâng cao công tác Văn thư – Lưu trữ tại Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội:.....................................................................................................27
3.3. Một số kiến nghị:..........................................................................................28

C. PHẦN KẾT LUẬN.......................................................................................29
PHỤ LỤC...........................................................................................................31


A. LỜI NÓI ĐẦU
Văn thư – Lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và thường
xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý Hành chính Nhà nước. Trong các

cơ quan, đơn vị công tác Văn thư – Lưu trữ luôn được quan tâm, bởi đó là công
tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành chính thông qua các văn bản, tài liệu. Làm
tốt công tác văn bản, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải quyết công việc
nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan, đơn vị.
Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lịch vực
đều được hiện đại hóa, nền Hành chính Nhà nước cũng có sự phát triển để phù
hợp. Với vai trò hết sức quan trọng của công tác Văn thư – Lưu trữ trong lĩnh
vực quản lý Hành chính, Đảng và Nhà nước đã có những chủ chương chính sách
ngày càng hiện đại, nhằm phục vụ tốt nhất cho hoạt động quản lý Nhà nước
trong mỗi cơ quan, tổ chức.
Làm theo lời Chủ tịch Hồ Chí Minh: “Học đi đôi với hành, lý thuyết luôn
đi với thực tế” nhằm củng cố lý thuyết đã được học trên giảng đường, giúp cán
bộ tương lai tự tin ra làm việc ở mọi môi trường, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đã tạo điều kiện cho sinh viên đi thực tập tại các cơ quan, tổ chức.
Là sinh viên được đào tạo chuyên ngành Văn thư – Lưu trữ em nhận thấy
các nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ hiện nay còn chưa được chú trọng đúng mức
cần thiết vì vậy em đã chọn đền tài “Thực trạng và giải pháp nâng cao công
tác Văn thư – Lưu trữ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội”. Nhằm chỉ ra
những việc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã làm được đển tiếp tục phát huy,
những hạn chế cần được khắc phục đối với công tác Văn thư, công tác Lưu trữ.
Được sự quan tâm của nhà trường em đã được thực tập ngay tại phòng
Văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, trong ngôi trường Đại học thân
quen. Trong thời gian được thật tập tại Trường em luôn cố gắng, nỗ lực không
ngừng học hỏi, tìm tòi và rút ra kinh nghiệm cho bản thân. Bên cạnh sự nỗ lực
còn có sự giúp đỡ tận tình, chỉ bảo của công nhân viên tại phòng Hành chính –
Tổng hợp nói chung và phòng Văn thư nói riêng.
Trong quá trình thực tập em được tìm hiểu cũng như được làm các công
1

việc liên quan tới chuyên ngành mình đã học. Lý thuyết được học trên ghế nhà
trường cùng với việc áp dụng thực tế quả là có chút khác biệt làm em không
khỏi bỡ ngỡ. Nhưng được các anh chị cùng phòng nhẹ nhàng bảo ban, chỉ dẫn
rất nhiệt tình và có tâm em đã tiếp thu được rất nhiều điều có ích.
Có thể nói qua 3 tháng thực tập tại phòng Văn thư của Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội đã giúp em rất nhiều về chuyên môn nghiệp vụ cũng như cách
ứng xử trong môi trường văn phòng để phục vụ cho công việc trong tương lai
gần.
Báo cáo sau đây của em là kết quả em đã đúc kết được trong thời gian
thực tập. Bài báo cáo gồm 3 chương:
Chương 1: Giới thiệu vài nét về Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Chương 2: Thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ tại Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội
Chương 3: Đề xuất, khuyến nghị giải pháp nâng cao công tác Văn thư –
Lưu trữ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Do thời gian thực tập tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội không nhiều,
thiếu kinh nghiệm thực tế nên khi em viết bài báo cáo thực tập này còn nhiều
thiếu sót. Vì vậy em mong các thầy cô trong khoa Văn thư – Lưu trữ cũng như
các anh chị có những đóng góp để em hoàn thiện bài báo cáo này.
Em xin chân thành cảm ơn cán bộ công nhân viên trong phòng Hành
chính – Tổng hợp đã tạo điều kiện cho em được làm việc và học hỏi trong môi
trường thân thiện và vui vẻ để em hoàn thành thời gian thực tập. Đồng thời em
cũng cảm ơn các thầy cô giáo trong khoa Văn thư – Lưu trữ đã chuẩn bị hành
trang là những bài giảng thật bổ ích làm nền tảng để chúng em bước ra thực tế
không bị bỡ ngỡ. Một lần nữa em xin cảm ơn các thầy cô trong Khoa Văn thư –
Lưu trữ và cán bộ công nhân viên phòng Hành chính – Tổng hợp đã giúp đỡ em
rất nhiều.
Em xin chân thành cảm ơn!

2

B. PHẦN NỘI DUNG:
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ
HÀ NỘI
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:
1.1.1: Lịch sử hình thành Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:
Năm 1971 Trường Trung học Văn thư Lưu trữ được thành lập theo Quyết
định số 109/BT ngày 18/12/1971 của Bộ trưởng Phủ Thủ tướng, theo Quyết định
Trường có nhiệm vụ: Đào tạo cán bộ trung học chuyên nghiệp của ngành Văn
thư, Lưu trữ; Bồi dưỡng, huấn luyện nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ đang
làm công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan nhà nước.
Ngày 11/5/1994 nhằm tháo gỡ những khó khăn cho nhà trường trong đào
tạo và tạo dựng vị thế, Bộ trưởng Trưởng ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ (nay là
Bộ Nội vụ) đã ban hành Quyết định số 50/TCCB-VP về việc chuyển địa điểm
Trường Trung học Văn thư Lưu trữ về Hà Nội (Xuân La, Tây Hồ, Hà Nội).
Quyết định số 50 thể hiện sự quan tâm của Đảng và Nhà nước, tạo cơ hội tốt cho
Trường trong việc tuyển sinh, tiếp nhận giáo viên có chuyên môn cao, cũng như
tạo thuận lợi trong việc đào tạo cán bộ đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn hoá đội ngũ
cán bộ công chức của ngành và của đất nước.
Tiếp theo việc quyết định chuyển Trường về Hà Nội, ngày 25/4/1996 Bộ
trưởng, Trưởng ban Tổ chức cán bộ Chính phủ ban hành Quyết định số
72/TCCB-TC về việc đổi tên Trường Trung học Văn thư Lưu trữ thành Trường
Trung học Lưu trữ và Nghiệp vụ văn phòng I, việc đổi tên Trường đã tạo điều
kiện đa dạng hoá các loại hình đào tạo, mở rộng ngành nghề, đáp ứng tốt hơn
yêu cầu của xã hội.
Ngày 01/10/2003 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số
64/2003/QĐ-BNV về việc đổi tên Trường Trung học Lưu trữ và Nghiệp vụ văn
phòng I thành Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I. Từ đây Trường

lại mang một tên gọi mới gần với tên gọi khi mới thành lập, tuy nhiên tên gọi đó
không làm ảnh hưởng đến quá trình đào tạo và sự phát triển của Nhà trường.
3


Ngày 15/6/2005 Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quyết định
số 3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB về việc thành lập Trường Cao đẳng Văn thư Lưu
trữ Trung ương I trên cơ sở Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I,
Trường trực thuộc Bộ Nội vụ, chịu sự quản lý nhà nước về giáo dục của Bộ
Giáo dục và Đào tạo, Trường hoạt động theo điều lệ Trường Cao đẳng.
Ngày21/4/2008 Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ký Quyết định số
2275/QĐ-BGDĐT đổi tên Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I
thành Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội.
Ngày12/6/2008 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 749/QĐTTg về đơn vị sự nghiệp trực thuộc Bộ Nội vụ, quy định Trường Cao đẳng Nội
vụ Hà Nội là đơn vị sự nghiệp trực thuộc Bộ Nội vụ.
Ngày 22/4/2011Bộ trưởng Bộ Nội vụ ký văn bản số 1396/BNV-TCCB gửi
Bộ Giáo dục và Đào tạo cho phép Trường làm các thủ tục để thành lập Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội. Trên cơsở hồ sơ dự án tiền khả thi thành lập Trường Đại
học, Bộ Giáo dục và Đào tạo đã tiến hành lấy ý kiến các đơn vị có liên quan và
ngày 31/5/2011 Bộ Giáo dục và Đào tạo có Tờ trình số 277/TTr-BGDĐT trình
Thủ tướng Chính phủ phê duyệt chủ trương thành lập Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội.
Ngày 13 tháng 7 năm 2011 Thủ tướng Chính phủ đã có văn bản số
1160/TTg-KGVX về đồng ý chủ trương thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội trên cơ sở nâng cấp Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội:
Căn cứ Quyết định số 347/QĐ-BNV ngày 19/4/2012 của Bộ trưởng Bộ
Nội vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường
ĐHNV Hà Nội như sau:

1.1.2.1. Chức năng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là cơ sở giáo dục đại học công lập thuộc
hệ thống giáo dục quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng: Tổ chức đào
tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học và sau đại học trong lĩnh vực
4


công tác nội vụ và các ngành nghề khác có liên quan, hợp tác quốc tế, nghiên
cứu khoa học và triển khai áp dụng tiến bộ khoa học công nghệ phục vụ phát
triển kinh tế - xã hội.
Trường đặt trụ sở chính tại Hà Nội địa chỉ: 36 Xuân La, Tây Hồ, Hà Nội
và có cơ sở tại Quang Nam và Thành phố Hồ Chí Minh với lần lượt là Phân hiệu
Trường Đại học Hà Nội tại cơ sở miền Trung địa chỉ tại Khu đô thị mới Điện
Nam – Điện Ngọc, huyện Điện Bàn, tỉnh Quảng Nam và cơ sở Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh
1.1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:
−

Xây dựng chiến lược, kế hoạch phát triển Trường qua từng

giai đoạn, kế hoạch hoạt động hàng năm.
−
Tổ chức đào tạo nguồn nhân lực có trình độ đại học và sau
đại học các ngành, lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ và các ngành
nghề khác theo nhu cầu của xã hội khi được cơ quan có thẩm quyền cho
phép.

−

Xây dựng và triển khai các chương trình bồi dưỡng chuyên

môn, nghiệp vụ đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế.
−
Cấp, xác nhận văn bằng, chứng chỉ theo thẩm quyền.
−
Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ
giảng viên của Trường đủ về số lượng, cân đối về cơ cấu trình độ, cơ cấu
ngành nghề, cơ cấu độ tuổi và giới tính, đạt chuẩn về trình độ được đào
tạo; tham gia vào quá trình điều động của cơ quan quản lý nhà nước có
thẩm quyền đối với nhà giáo, cán bộ, nhân viên.
−
Tuyển sinh và quản lý người học.
−
Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực theo quy định của
pháp luật; sử dụng nguồn thu từ hoạt động kinh tế để đầu tư xây dựng cơ
sở vật chất của Trường, mở rộng sản xuất, kinh doanh và chi cho các hoạt
động giáo dục theo quy định của pháp luật.
−
Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa,
hiện đại hóa.
−
Xây dựng hệ thống giáo trình, tài liệu, trang thiết bị dạy –
học phục vụ các ngành đào tạo của Trường và các nhu cầu của xã hội.
5


−

Phối hợp với gia đình người học, các tổ chức, cá nhân trong

hoạt động giáo dục và đào tạo.
−
Tổ chức cho công chức, viên chức và người học tham gia các
hoạt động phù hợp với ngành đào tạo và các nhu cầu của xã hội.
−
Tự đánh giá chất lượng giáo dục và chịu sự kiểm định chất
lượng giáo dục của cơ quan có thẩm quyền; xây dựng và phát triển hệ
thống đảm bảo chất lượng của Nhà trường; tăng cường các điều kiện đảm
bảo chất lượng và không ngừng nâng cao chất lượng đào tạo của Nhà
trường.
−

Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ, ứng dụng, phát

triển và chuyển giao công nghệ; tham gia giải quyết các vấn đề về kinh tế
- xã hội của địa phương và đất nước, thực hiện dịch vụ khoa học, sản xuất
kinh doanh theo quy định của pháp luật.
−
Liên kết với các tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục,
thể thao, y tế, nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục
đào tạo, gắn đào tạo với sử dụng, phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế - xã
hội, bổ sung nguồn tài chính cho Nhà trường.
−
Được bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ; chuyển giao, chuyển
nhượng kết quả hoạt động khoa học và công nghệ, công bố kết quả hoạt
động khoa học và công nghệ; bảo vệ lợi ích của Nhà nước và xã hội,
quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân trong hoạt động đào tạo, khoa học
và công nghệ của Nhà trường.
−
Được Nhà nước giao hoặc cho thuê đất, giao hoặc cho thuê

cơ sở vật chất; được miễn, giảm thuế, vay tín dụng theo quy định của
pháp luật.
−
dục.

−
−

Chấp hành pháp luật về giáo dục; thực hiện xã hội hóa giáo
Giữ gìn, phát triển di sản và bản sắc văn hóa dân tộc.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật và

quy chế làm việc của Bộ Nội vụ.
−
Tổ chức thực hiện hợp tác quốc tế theo quy định của pháp
luật.

−

Thực hiện chế độ báo cáo Bộ Nội vụ và các cơ quan quản lý
6


Nhà nước về hoạt động của Trường theo quy định của pháp luật.
−
Thực hiện nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Nội vụ giao.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:
1.1.3.1. Sơ đồ tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:
(Xem tại Phụ lục 1)
1.1.3.2. Cơ cấu bộ máy Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:

Cơ cấu bộ máy gồm:
- Ban giám hiệu:
+ Bí thư Đảng ủy – Hiệu trưởng – Nhà giáo ưu tú – PGS.TS. Triệu Văn
Cường.
+ Các Phó Hiệu trưởng TS. Hà Quang Ngọc và PGS.TS Nguyễn Minh
Phương

+
+
+
+
+
+
+
+
+

−
−

Phòng Quản lý đào tạo
Tổ chức cán bộ
Phòng Hành chính – Tổng hợp
Phòng Kế hoạch – tài chính
Phòng Quản trị thiết bị
Phòng Khảo thí và đảm bảo chất lượng
Phòng Quản lý khoa học và sau đại học
Phòng Phòng hợp tác quốc tế
Phòng Công tác sinh viên
−

+
+
+
+
+
+
+
+
+

Các khoa:

Khoa Tổ chức và xây dựng chính quyền
Khoa Tổ chức quản lý nhân lực
Khoa Hành chính học
Khoa Văn thư – lưu trữ
Khoa Quản trị văn phòng
Khoa Văn hóa – thông tin và xã hội
Khoa Nhà nước và pháp luật
Khoa Khoa học chính trị
Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng
−

+
+
+
+

Hội động khoa học và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác.

Các phòng chức năng:

Các tổ chức khoa học – công nghệ và dịch vụ

Viện nghiên cứu và phát triển Trường ĐHNV Hà Nội
Trung tâm tin học
Trung tâm ngoại ngữ
Trung tâm Thông tin thư viện
7


+ Tạp chí Đại học Nội vụ
+ Ban quản lý Kí túc xá
−

Cơ sở đào tạo trực thuộc

+ Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng và dạy nghề
+ Phân hiệu TrườngĐại học Nội vụ Hà Nội tại Quảng Nam
+ Cơ sở Đại học Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí Minh
−
−
−

Đảng bộ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Công đoàn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Đoàn Thanh niên Công sản Hồ Chí Minh Trường Đại học

Nội vụ Hà Nội
−

Các tổ chức đoàn thể và tổ chức xã hội khác.
1.2. Khái quát cơ cấu, chức năng, quyền hạn và hoạt động của bộ
phận Văn thư – Lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:
1.2.1. Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Tổng hợp:
(Xem tại Phụ lục 2)
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Hành chính – Tông
hợp:
- Phòng Hành chính Tổng hợp là đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội, có chức năng tham mưu, giúp việc cho Ban giám hiệu, thực hiện quản lý về
công tác hành chính, lễ nghi, khánh tiết, văn thư, lưu trữ, cải cách hành chính;
thông tin, tổng hợp của Trường; điều phối hoạt động của các đơn vị thuộc
Trường theo chương trình, kế hoạch làm việc.
- Đầu mối, gắn kết và điều phối chung hoạt động của các đơn vị trong
Trường để triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch công tác; truyền đạt các
quyết định, chỉ thị, thông báo của Trường đến các đơn vị và cá nhân trong toàn
Trường;
- Xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, quy chế trong Trường (Nội quy
cơ quan,quy chế văn hoá công sở, quy chế sử dụng hội trường, phòng họp, nhà
khách, …) theo quy định;
- Thực hiện công tác văn thư - lưu trữ của Trường; xây dựng quy chế và
hướng dẫn các đơn vị thực hiện quy chế công tác văn thư - lưu trữ theo quy định
của Trường và của Nhà nước;
- Thực hiện nhiệm vụ kiểm soát văn bản và chịu trách nhiệm thể thức văn
8


bản do Trường ban hành;
- Quản lý và điều phối sử dụng hội trường, phòng họp, nhà khách, phòng
truyền thống của Trường.
- Xây dựng và thực hiện công tác cải cách hành chính, quản lý chất lượng

theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001-2008 trong trường. Hướng dẫn các đơn vị xây
dựng các quy trình thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của
đơn vị. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hành chính của
Trường;
- Quản lý và tổ chức in ấn: phong bì, lịch, tờ rơi, giới thiệu,… Tiếp nhận,
quản lý quà tặng và vật phẩm lưu niệm của Trường;
- Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho công chức, viên chức và lao
động hợp đồng của Trường theo uỷ nhiệm của Ban Giám hiệu;
- Thực hiện công tác lễ tân, lễ nghi, khánh tiết của Trường; phối hợp với
các đơn vị liên quan thực hiện công tác chuẩn bị cho việc tổ chức các cuộc họp,
hội nghị, hội thảo và sự kiện lớn của Trường; thông báo thành phần, thời gian,
địa điểm, nội dung và báo cáo quân số trong cuộc họp của Trường.
- Phối hợp với Công đoàn Trường và các đơn vị liên quan thực hiện việc
hiếu, hỉ, thăm hỏi ốm đau đối với công chức, viên chức, người lao động trong
Trường và các cơ quan có quan hệ công tác với Trường.
- Thực hiện công tác y tế trường học, phòng chống dịch bệnh, vệ sinh an
toàn thực phẩm và chăm lo bảo vệ sức khoẻ cho công chức, viên chức, người lao
động và học sinh, sinh viên trong trường;
- Thực hiện công tác vệ sinh, chăm sóc cây xanh trong trường;
- Tổ chức thực hiện bếp ăn cho công chức,viên chức, người lao động;
- Thường trực công tác dân quân tự vệ, quốc phòng an ninh của Trường.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức bộ phận Văn thư – Lưu trữ của Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội:
Công tác Văn thư – Lưu trữ được xác định là một hoạt động của bộ máy
quản lý Nhà nói chung và hoạt động quản lý của từng cơ quan, tổ chức nói
riêng. Trong mọi cơ quan, tổ chức công tác Văn thư – Lưu trữ không thể thiếu
được và là nội dung quan trọng chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt
động văn bản.
Đối với Trường Đại học Nội vụ Hà Nội công tác Văn thư – Lưu trữ cũng
9

hết sức quan trọng và được chú trọng nhằm nâng cao chất lượng để đáp ứng
được tình hình thực tế.
Hiện nay, phòng Văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội được đặt tại
tầng 1 nhà A, kho lưu trữ của Trường hiện nay được đặt tại tầng 6 nhà C và tầng
4 nhà D. Bộ phận Văn thư – Lưu trữ trực thuộc bởi phòng Hành chính – Tổng
hợp do Ths. Hoàng Văn Thanh làm trưởng phòng.
Cán bộ chính làm công tác văn thư là chuyên viên Nguyễn Thị Thanh, là
người được đào tạo chuyên môn về Văn thư – Lưu trữ, có thời gian làm việc lâu
năm, dày dạn kinh nghiệm về chuyên môn nghiệp vụ. Cán bộ Văn thư luôn ý
thức được trách nhiệm lớn lao của mình vì vậy trong công việc chị luôn cẩn
thân, nghiêm túc và luôn thẳng thắn phê bình cá nhân, đơn vị làm chưa tốt. Vừa
phải làm công tác Văn thư còn phải kiêm nghiệm cả công tác Lưu trữ của
Trường, để giảm bớt khối lượng công việc chị Thanh còn có thêm cộng sự là
chuyên viên Hoàng Thúy Lan dù không học chuyên ngành Văn thư nhưng chị
cũng được cử đi học các lớp bồi dưỡng ngắn hạn nên công việc hiện tại chị Lan
cũng nắm được phần nào.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, – LƯU TRỮ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
2.1. Hoạt động quản lý công tác Văn thư, Lưu trữ tại Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội:
2.1.1. Tổ chức bộ phận quản lý công tác Văn thư:
Công tác Văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan
đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ
hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan,
tổ chức.
Trong hoạt động quản lý của cơ quan, từ khâu đề ra các chủ trương, chính
sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho đến việc phản ánh tình hình,
nêu kiến nghị với cấp trên hoặc giải quyết những công việc cụ thể, nói chung

đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan. Thông tin càng đầy đủ càng
chính xác và nắm bắt được kịp thời thì hoạt động quản lý của cơ quan càng đạt
10


hiệu quả cao.
Công tác văn thư thực hiện chức năng đảm bảo thông tin cho hoạt động
quản lý của cơ quan, tổ chức. Nó không thuần túy thuộc nhiệm vụ của một đơn
vị tổ chức nào, mà là một công việc liên quan đến nhiều đơn vị, bộ phận hoặc
các nhân trong toàn cơ quan. Khác với các ngành khác, công tác Văn thư không
phải là một ngành độc lập có hệ thống tổ chức từ trên xuống. Tuy nhiên công tác
Văn thư mang tính chất nghiệp vụ, kỹ thuật và chính trị, nếu không được thực
hiện theo quy định và phương pháp thống nhất trọng phạm vi toàn quốc, sẽ ảnh
hưởng lớn đến hiệu quả hoạt động quản lý Nhà nước nói chung, của từng cơ
quan, tổ chức nói riêng.
Công tác văn thư liên quan đến đơn vị, bộ phận và cán bộ, viên chức trong
cơ quan, nhưng nói chung bất cứ cơ quan nào cũng cần có văn thư chuyên trách.
Điều khác biệt là về hình thức tổ chức văn thư có thể không giống nhau giữa các
cơ quan. Đối với Trường Đại học Nội vụ Hà Nội công tác văn thư được áp dụng
theo hình thức tập trung, có nghĩa là ngoài việc soạn thảo, giải quyết văn bản và
lập hồ sơ hiện hành, các khâu khác của công tác văn thư đều tập trung và một
đầu mối đó là phòng Văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Còn các đơn
vị trong Trường không bố trí bộ phận văn thư, cán bộ chuyên trách hay kiêm
nhiệm về công tác văn thư.
Hiện nay, bộ phận văn thư của Trường thuộc phòng Hành chính – Tổng
hợp trực tiếp quản lý. Phòng văn thư được đặt tại tầng 1 khu nhà A Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội, với vị trí thuận tiện cho việc qua lại vì phòng văn thư là nơi
tập trung rất nhiều người qua lại mỗi ngày để giải quyết rất nhiều công việc.
2.1.2. Bố trí cán bộ làm công tác Văn thư tại Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội:

Với vị trí cán bộ chuyên trách chuyên viên Nguyễn Thị Thanh được đào
tạo chuyên sâu về công tác Văn thư và công tác Lưu trữ đang làm việc tại
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Công việc của cán bộ Văn thư đó là:
- Xây dựng kế hoạch, phương án triển khai công tác văn thư trên cơ sở
11


những quy định của Nhà nước sao cho phù hợp với tình hình của Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội.
- Tham gia xây dựng văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư để
trình Nhà nước ban hành.
- Chủ động tổ chức các buổi tập huấn, hướng dẫn và triển khai công tác
văn thư thuộc phạm vi toàn Trường.
- Tổng kết, đánh giá hiệu quả quản lý công tác văn thư và đề xuất biện
pháp cải tiến công tác văn thư…
Với khối lượng công việc lớn cộng thêm phải kiêm nhiệm công tác Lưu
trữ, cán bộ Nguyễn Thị Thanh khó mà có thể đảm đương được hết, vì thế
Trường có thêm chuyên viên Hoàng Thúy Lan làm công tác văn thư phối hợp
với chuyên viên Nguyễn Thị Thanh.
Chuyên viên Nguyễn Thị Thanh được học đúng chuyên ngành Văn thư –
Lưu trữ, cộng thêm có bề dày kinh nghiệm nên làm việc rất có hiệu quả. Đối với
chuyên viên Hoàng Thúy Lan không được đào tạo chuyên về công tác Văn thư –
Lưu trữ nhưng được Trường cử đi học các lớp bồi dưỡng ngắn hạn, và với sự chỉ
bảo của đồng nghiệp cũng đã hiểu và làm tốt công việc của mình.
Với tinh thần học hỏi, có trách nhiệm trong công việc, cán bộ Văn thư của
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã làm tốt công việc được giao, đưa công tác
quản lý văn bản đi đúng theo quỹ đạo, các công tác nghiệp vụ thực hiện đúng
quy trình của Nhà nước và của nhà Trường quy định.
2.1.3. Kho tàng trang thiết bị phục vụ công tác Văn thư – Lưu trữ:

Để công tác Văn thư, công tác Lưu trữ đạt hiệu quả cao Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội đã chú trọng đầu tư vào các trang thiết bị phục vụ cho công tác
Văn thư, công tác Lưu trữ.
Tại phòng Văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã trang bị đầy đủ
máy móc như: máy vi tính, máy in, máy photocopy, văn phòng phẩm… để phục
vụ cho công việc. Tại hai kho lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cũng
đã được đầu tư giá, cặp, hộp, bìa hồ sơ để đựng hồ sơ, máy hút bụi để vệ sinh tài
liệu,quạt thông gió,…
12


Nhưng do điều kiện kinh tế của Trường còn hạn chế nên kho lưu trữ được
cải tạo từ phòng học, trên tầng cao nhất của Trường, có ánh sáng chiếu trực tiếp
vào kho, kho lưu trữ chưa đạt chuẩn về kỹ thuật xây dựng với quy định của Nhà
nước về kho lưu trữ. Trong kho lưu trữ vẫn chưa có các thiết bị đo nhiệt độ, độ
ẩm trong kho, các trang thiết bị chống cháy; bình chống cháy, hệ thống báo cháy
và hệ thống thông gió, chống ẩm: quạt, máy điều hòa nhiệt độ,…
2.1.4. Ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác Văn thư –
Lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:
Trong quá trình hoạt động của con người, việc trao đổi thông tin diễn ra
như một nhu cầu tất yếu. Trong việc trao đổi thông tin ngoài trao đổi trực tiếp
con người còn có nhiều cách thể hiện thông qua một số phương tiện khác nhau,
trong đó văn bản được coi là phương tiện phổ biến.
Văn bản là hình thức thể hiện và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ viết
trên các chất liệu khác nhau. Văn bản vừa là thông tin vừa là sản phẩm của hoạt
động quản lý, phản ánh mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Hiện nay Trường chưa ban hành văn bản cụ thể về công tác Văn thư và
công tác Lưu trữ ngoài Quy chế công tác Văn thư – Lưu trữ do vậy mà mọi công
tác nghiệp vụ vẫn bám sát vào các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước.
Các văn bản quản lý công tác Văn thư – Lưu trữ của Trường Đại học Nội

vụ Hà Nội:
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính
phủ về công tác văn thư.
- Nghị định 38/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ
về quản lý và sử dụng con dấu.
- Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ
về công tác Lưu trữ.
- Công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn văn bản đi đến.
- Luật Lưu trữ năm 2011.
Ngoài ra, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội còn tổ chức nhiều buổi phổ biến
13


nội dung văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ tới các cán bộ công nhân
viên trong Trường. Mở các lớp ngắn hạn bồi dưỡng về công tác Văn thư – Lưu
trữ, nhằm nhấn mạnh nghiệp vụ soạn thảo văn bản và ban hành văn bản sao cho
đúng quy trình và thể thức văn bản.
2.1.5. Công tác kiểm tra, đánh giá công tác Văn thư – Lưu trữ tại Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội:
Phòng Hành chính – Tổng hợp là đơn vị trực tiếp thực hiện quản lý công
tác Văn thư – Lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, cũng là đơn vị trực
tiếp kiểm tra, đánh giá các nghiệp vụ này.
Hàng tháng, phòng Hành chính – Tổng hợp vẫn họp để tổng hợp công
việc đã làm và chưa làm được của các cán bộ, chuyên viên thuộc phòng Hành
chính – Tổng hợp. Từ đó rút ra khinh nghiệm cũng như tự đánh giá bản thân của
các cán bộ chuyên viên. Ngoài việc kiểm tra của Trưởng phòng Hành chính –
Tổng hợp còn có tổ thanh tra của Nhà trường đôn đốc nhắc nhở công việc.
Mỗi quý các chuyên viên Văn thư còn làm văn bản để báo cáo lên Bộ Nội
vụ về tình hình công tác Văn thư – Lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

Nhìn chung, công tác Văn thư – Lưu trữ được lãnh đạo nhà Trường cùng
với các cán bộ chuyên viên nhìn nhận, đánh giá trung thực, thực hiện cũng rất
nghiêm túc và đúng quy trình, thủ tục.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ tại Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội:
2.2.1. Nghiệp vụ công tác Văn thư tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:
2.2.1.1. Soạn thảo văn bản:
Trong hoạt động quản lý của cơ quan, soạn thảo và ban hành văn bản là
một nhiệm vụ quan trọng và mang tính chất thường xuyên. Để văn bản ban hành
đảm bảo chất lượng, đòi hỏi người soạn thảo phải nắm vững và biết cách vận
dụng các kiến thức và kỹ năng như: các yêu cầu về soạn thảo văn bản, phương
pháp thu thập và xử lý thông tin, xây dựng đề cương và bố cục văn bản, kỹ năng
về từ ngữ, cú pháp đối với các loại văn bản, kỹ thuật trình bày văn bản,… Văn
bản ban hành dưới danh nghĩa một cơ quan nhằm đề ra chủ trương, chính sách,
14


chương trình, kế hoạch công tác hoặc giải quyết các vấn đề, sự việc cụ thể liên
quan đến chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đó. Do vậy phải có mục đích rõ
ràng, nội dung văn bản phải xoay quanh một chủ đề liên quan đến thực hiện
chức năng, nhiệm vụ của cơ qua. Sự chính xác của văn bản cũng được đặt lên
hàng đầu. Một văn bản được coi là chính xác là văn bản đó về hình thức phải thể
hiện đầy đủ và đúng các thành phần đã được cơ quan có thẩm quyền quy định.
Đối với Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phải đủ các yếu tố thể thức sau:
1. Quốc hiệu.
2. Tên cơ quan ban hành văn bản.
3. Số và ký hiệu văn bản.
4. Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản.
5. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
6. Nội dung văn bản.

7. Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền của văn bản.
8. Dấu của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
9. Nơi nhận văn bản.
Ngoài ra để văn bản soạn thảo đảm bảo yêu cầu chính xác, người soạn
thảo phải nắm vững nội dung vấn đề cần văn bản hóa, thu thập đầy đủ và xử lý
tốt các thông tin có liên quan, biết cách diễn đạt và sử dụng từ ngữ chính xác.
Để đảm bảo văn bản chính xác, khi soạn thảo văn bản các cán bộ chuyên
môn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã thực hiện quy trình soạn thảo văn bản
như sau:
XĐ mục đích,
giới hạn, đối
tượng của VB

Chọn tên loại
văn bản

Thu thập, xử lý
thông tin

Hoàn thiện văn
bản để ban hành

Nhân văn bản

Xây dựng đề cương
và viết bản thảo

Duyệt văn
bản

Việc soạn thảo văn bản được giao cho cán bộ chuyên môn soạn thảo. Vì
cán bộ chuyên môn là người nắm rõ tình hình công việc của mình, sẽ có đầy đủ
15


thông tin cũng như trình độ để soạn thảo văn bản.
Nhận xét: Có thể nói, với quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chặt chẽ và thống nhất cùng với sự nắm vững về
chuyên môn nghiệp vụ trong công tác soạn thảo văn bản của các cán bộ công
nhân viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Tuy nhiên còn nhiều trường hợp văn
bản sai lỗi chính tả, sai kiểu chữ hoặc thể thức văn bản được gửi trả và phải làm
lại. Có một số cá nhân còn làm bớt quy trình để ban hành văn bản nhưng cũng
được cán bộ Văn thư yêu cầu làm đúng quy trình.
2.2.1.2. Tổ chức và quản lý văn bản tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:
Việc quản lý và giải quyết văn bản đi, đến là một trong những nghiệp vụ
của công tác Văn thư. Tất cả các văn bản đi, đến của Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội trừ trường hợp được pháp luật quy định đều được phòng Văn thư quản lý
tập trung, thống nhất. Văn bản đi, đến thuộc ngày nào đều được đăng ký, phát
hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
a) Công tác quản lý văn bản đi:
Văn bản bao gồm văn bản Quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn
bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ, văn bản
mật,…) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi là văn bản đi.
Mỗi ngày Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ban hành số lượng không nhỏ
quyết định, công văn, giấy tờ đến các đơn vị trong Trường và cả các đơn vị
ngoài Trường. Do đó nếu không thống nhất, quy trình giải quyết văn bản không
hợp lý thì khó có thể quản lý chặt chẽ được các văn bản được ban hành ra mỗi
ngày. Giải quyết tốt được công tác này sẽ góp phần nâng cao năng lực và hiệu
quả hoạt động quản lý, điều hành của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi của Trường Đại học

Nội vụ Hà Nội được thống nhất và trình tự như sau:
- Trình văn bản:
Các văn bản đi của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội được giao cho các
chuyên viên phụ trách lĩnh vực đó chuẩn bị soạn thảo văn bản. Sau khi văn bản
đã được soạn thảo và in ấn chuyển đến Trưởng đơn vị để kiểm tra thể thức văn
16


bản. Sau đó tới phòng Thư ký Ban giám hiệu, chịu trách nhiệm kiểm tra nội
dung của văn bản. Văn bản sau khi đã tới Thư ký Ban giám hiệu sẽ được chuyển
tới Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng hoặc người được ủy quyền ký văn bản.
Khi trình ký văn bản phải nộp kèm theo tờ trình ký văn bản và các loại
văn bản có liên quan đến việc ký văn bản chính thức.
Nhận xét: Khi ban hành văn bản có nhiều đơn vị cá nhận đã cắt đoạn quy
trình trình ký đó là mang văn bản đến thẳng Ban giám hiệu mà không qua Thư
ký Ban giám hiệu. Hoặc có trưởng hợp khi mang văn bản trình ký không kèm
theo văn bản có liên quan hay không có tờ trình văn bản. Mọi trường hợp đó đều
được nhắc nhở và bắt buộc làm theo đúng quy định của Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội.
- Ghi số ngày tháng văn bản:
Trước khi ghi số, ngày tháng văn bản, cán bộ Văn thư có trách nhiệm
kiểm tra lại lần cuối về thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản. Công
đoạn này chủ yếu kiểm tra xem văn bản có đầy đủ 9 yếu tổ bắt buộc hay không,
các thành phần thể thức có được trình bày đúng theo quy định hay chưa, có lỗi
chính tả hay sai sót nào trong văn bản. Nếu phát hiện ra còn lỗi cán bộ Văn thư
sẽ yêu cầu chỉnh sửa, làm lại.
Nếu văn bản đã đáp ứng đủ và đúng về kỹ thuật, thể thức văn bản sẽ được
ghi 01 số và ngày tháng năm văn bản đó được ban hành. Số nhỏ hơn 10, ngày
nhỏ hơn 10, tháng nhỏ hơn 3 thì được viết thêm số 0 vào đằng trước số đó trách
trường hợp nhầm hoặc sửa.

Tất cả văn bản của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội được đánh theo hệ
thống số thống nhất. Số được đánh bắt đầu từ 01 vào ngày 01 tháng 01 đến hết
ngày 31 tháng 12 của năm đó. Hiện nay, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có hai
hệ thống số đó là số công văn và số quyết định. Số công văn bao gồm các văn
bản như: công văn, kế hoạch, trờ trình, hợp đồng lao động,… Số quyết định chỉ
gồm quyết định. Việc lấy số và ghi số ngày tháng năm văn bản do cán bộ Văn
thư thực hiện.
- Đóng dấu văn bản:
17


Dấu cơ quan là tài sản vô cùng quý giá và hết sức quan trọng của mỗi cơ
quan, tổ chức. Văn bản có hiệu lực pháp lý cần có dấu của cơ quan, vì vậy việc
quản lý và sử dụng con dấu được các cán bộ Văn thư thực hiện hết sức nghiêm
túc dựa theo văn bản mới nhất của Nhà nước là Nghị định số 99/NĐ-CP ngày 01
tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
Sau khi văn bản đã có đầy đủ số ngày tháng năm được đem đi nhân bản,
phòng Văn thư sẽ giữ bản gốc và đóng dấu vào bản có chữ ký photo, sau khi
được đóng dấu đỏ văn bản đó được gọi là bản chính. Ngoài dấu cơ quan cán bộ
Văn thư còn đóng các dấu như: dấu chức danh, dấu họ tên của người ký văn bản.
Việc đóng dấu lên văn bản được thực hiện theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Đóng lệch trùm
lên 1/3 –1/4 về bên trái của chữ ký, sau khi văn bản có dấu của Trường đồng
nghĩa với việc văn bản đã có giá trị pháp lý và có thể ban hành tới các đơn vị
trong Trường và các cơ quan, tổ chức, đơn vị hợp tác ngoài Trường.
Nhận xét:Việc quản lý con dấu của cán bộ Văn thư thực sự đã rất nghiêm
túc và có trách nhiệm. Con dấu được vệ sinh sạch sẽ và đúng cách, khi không
cần dấu được cấp trong két có khóa, chỉ có cán bộ Văn thư có khóa để mở. Dấu
đóng trên văn bản không nhòe, rất rõ ràng, đẹp. Không có trường hợp đóng dấu
khống.

- Đăng ký văn bản đi:
Đăng ký văn bản đi là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần
thiết về văn bản đi như số ký hiệu văn bản, ngày tháng, tên loại, trích yếu nội
dung văn bản, người ký văn bản, nơi nhận và lưu văn bản. Hiện nay công việc
đăng ký văn bản đi cán bộ Văn thư thực hiện toàn bộ trên máy tính, nhằm phục
vụ cho việc quản lý và tra tìm thuận lợi và dễ dàng hơn rất nhiều.
Đối với văn bản mật:
Số lượng văn bản mật của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội không nhiều
nhưng vẫn đươc cán bộ Văn thư làm đúng theo quy định Nhà nước. Văn bản mật
được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản mật riêng. Nội dung thông tin của văn bản
được giữ bí mật tuyệt đối.
18


- Chuyển giao văn bản:
Công việc này được các cán bộ chuyên môn làm. Khi văn bản đã có dấu
cán bộ chuyên môn sẽ tìm những đơn vị nhận văn bản tại phần nơi nhận ở cuối
văn bản để chuyển văn bản. Tại phòng Văn thư có tủ được chia ra rất nhiều
ngăn, mỗi ngăn tương ứng với mỗi đơn vị trong Trường, khi muốn ban hành văn
bản đến các đơn vị trong Trường cán bộ chuyên môn chỉ việc để văn bản vào ô
thích hợp, mỗi ngày khoảng 3-4 lần sẽ có các cán bộ của từng đơn vị lấy văn
bản. Trường hợp văn bản được chuyển đi ra khỏi Trường cán bộ chuyên môn
phải đưa văn bản vào phong bì ghi phiếu chuyển phát và chuyển qua đường bưu
điện.
b) Công tác quản lý văn bản đến:
Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp
luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản
chuyển qua mạng, văn bản mật và đơn thư,…) đến từ các cơ quan, tổ chức được
gọi là văn bản đến.
Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến của Trường Đại học Nội vụ

Hà Nội được thực hiện như sau:
- Tiếp nhận, kiểm tra bì văn bản đế:
Văn bản đến của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tập trung ở phòngVăn
thư chủ yếu được gửi qua đường bưu điện. Khi tiếp nhận văn bản cán bộ Văn
thư kiểm tra sơ bộ về tình trạng phong bì, số lượng, kiểm tra thông tin ghi trên
bì. Khi phát hiện bì không nguyên vẹn, bị rách, lộ tin cán bộ Văn thư phải báo
ngay cho người có trách nhiệm để giải quyết.
- Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến:
Đối với thư riêng cho lãnh đạo, đơn vị, giáo viên hay công nhân viên
trong Trường thì được chuyển trực tiếp đến cá nhân, đơn vị đó.
Đối với các văn bản của cơ quan, tổ chức khác gửi đến Trường, cán bộ
Văn thư có trách nhiệm bóc bì, đóng dấu đến lên văn bản.
- Đăng ký văn bản đến:
Hiện nay, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có 2 hình thức đăng ký văn bản
19


đến:
 Đăng ký bằng sổ văn bản đến.
 Đăng ký bằng máy tính.
Cả hai hình thức này được thực hiện song song và kịp thời.
- Trình văn bản đến:
Tất cả văn bản đến được trình lên Ban thư ký Ban giám hiệu và có bút phê
của lãnh đạo giao cho từng đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm thực hiện. Cán bộ
Văn thư căn cứ vào đó để chuyển văn bản đến các đối tượng có liên quan để giải
quyết công việc.
- Sao văn bản đến:
Cán bộ Văn thư là người làm công việc sao văn bản đến cho các đơn vị
theo bút phê của Thư ký Ban giám hiệu. Bản có dấu đến đỏ sẽ được chuyển trực
tiếp cho các đơn vị, cá nhân được giao công việc, các đơn vị có liên quan sẽ

được bản photo.
- Chuyển giao văn bản đến
Khi nhận bản có dấu đến đỏ các cá nhận, đơn vị sẽ ký vào sổ nhận văn
bản đến để làm căn cứ xác nhận đơn vị, cá nhân đã nhận văn bản đến.
- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản.
Các đơn vị, cá nhân được giao nhiệm vụ cần nhanh chóng giải quyết công
việc được giao. Cán bộ Văn thư có trách nhiệm theo dõi và đôn đốc công việc.
Nếu các đơn vị, cá nhân chậm trễ trong công việc cán bộ Văn thư có trách nhiệm
đôn đốc và nhắc nhở để giải quyết công việc nhanh chóng, kịp thời.
2.2.2. Nghiệp vụ công tác Lưu trữ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:
2.2.2.1. Thu thập và bổ xung tài liệu vào lưu trữ:
Thu thập, bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên
quan tới việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu thuộc lưu trữ cơ quan
và phông lưu trữ quốc gia, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữ
theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định.
Thu thập, bổ sung tài liệu nhằm bảo đảm đưa vào các kho lưu trữ những
tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử để bảo quản và phục vụ yêu cầu
20


nghiên cứu, khai thác, sử dụng tài liệu của độc giả.
Hiện nay, tại kho lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có ba phông,
gồm hai phông đóng và một phông mở. Hai phông đóng gồm Phông Trường
Trung học Văn thư – Lưu trữ, Phông Cao đẳng Văn thư Lưu trữ và phông mở là
Phông Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội.
Đối với Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thì nguồn tài liệu bổ sung chủ yếu
là tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động theo chức năng nhiệm vụ và quyền
hạn của Trường. Đây có thể coi là nguồn tài liệu quan trọng và thường xuyên
của lưu trữ hiện hành. Các đơn vị trong Trường là những đơn vị sản sinh ra tài
liệu đó là nguồn thu thập, bổ sung chính.

Theo quy định Nhà nước thì cuối mỗi năm cán bộ, nhân viên, cán bộ
chuyên môn làm công tác công văn, giấy tờ phải kiểm tra lại hồ sơ, tài liệu mình
đang giữ, giao nộp cho bộ phận lưu trữ cơ quan. Nhưng để phù hợp với tình hình
thực tế của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Trường đã quy định hai năm nộp tài
liệu vào lưu trữ cơ quan một lần.
Vào cuối năm 2016 được sự đồng ý của nhà Trường chuyên viên Lưu trữ
đã đưa ra kế hoạch thu tài liệu vào lưu trữ hiện hành.
Nhận xét: Qua quan sát trong đợt thu thập tài liệu cuối năm 2016 đa số
các đơn vị trong Trường vẫn còn phải để cán bộ Lưu trữ thúc giục. Tài liệu nộp
vào kho vẫn còn trong tình trạng bó gói, nhiều tài liệu trùng thừa hoặc không có
giá trị vẫn được nộp vào lưu trữ hiện hành.
2.2.2.2. Phân loại tài liệu lưu trữ:
Phân loại tài liệu lưu trữ là căn cứ vào những đặc trưng phổ biến của tài
liệu để phân chia chúng ra các khối, các nhóm, hoặc các đơn vị chi tiết lớn, nhỏ
khác nhau nhằm mục đích quản lý và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó.
Việc phân loại tài liệu nhằm hướng tới hai mục đích cơ bản:
- Một là phân loại để tổ chức khoa học tài liệu của các Phông lưu trữ.
- Hai là phân loại tài liệu nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm và
khai thác, sử dụng tài liệu.
Nhờ phân loại khoa học tài liệu, các cơ quan lưu trữ có thể xây dựng hệ
21


thống các công cụ tra tìm theo phông, theo khối, nhóm tài liệu hoặc theo vấn đề.
Mặt khác, cũng nhờ phân loại khoa học tài liệu, người khai thác sẽ thuận lợi
trong việc tra tìm thông tin trong tài liệu theo phông, theo khối, nhóm tài liệu
hoặc theo vấn đề mà họ quan tâm.
Tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hai phông đóng là Phông Trường
Trung học Văn thư – Lưu trữ, Phông Cao đẳng Văn thư Lưu trữ được giảng viên
khoa Văn thư – Lưu trữ và các học viên của Trường đã chăm chỉ thực hiện các

nghiêp vụ lưu trữ để sắp xếp khoa học tài liệu trong kho.
Việc phân loại được giảng viên cùng học viên thực hiện từ bước:
- Biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông.
- Chọn và xây dựng phương án phân loại.
Từ việc nghiên cứu kỹ bản lịch sử phông và lịch sử đơn vị hình thành
phông của trường Đại học Nội vụ Hà Nội năm 2011 tới nay, nhận thấy Trường
có cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ rõ ràng. Năm 2013 đến năm 2015
Trường bổ sung thêm một vài đơn vị phòng, khoa cũng như điều chỉnh chức
năng, nhiệm vụ của một số phòng ban để phù hợp với tình hình thực tế. Tuy
nhiên, sự thay đổi này vẫn có thể theo dõi được. Đồng thời, phông Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội hiện là phông mở do Trường vẫn đang hoạt động. Chính vì
vậy, việc lựa chọn phương án thời gian- cơ cấu tổ chức để phân loại tài liệu lưu
trữ Phông lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội là hợp lý. Phương án này là
phương án đơn giản, dễ xây dựng và phù hợp với tình hình tổ chức và hoạt động
của trường.
- Hoàn chỉnh phương án phân loại.
Theo phương án này:
Bước 1: Tài liệu trong phông được chia thành các nhóm cơ bản là theo
năm.
Bước 2: Tài liệu của các năm lại được chia tiếp thành các nhóm lớn theo
đặc trương cơ cấu tổ chức- đó là các phòng, khoa, trung tâm.
Bước 3: Chia tài liệu của các nhóm lớn là các phòng, khoa trung tâm
thành các nhóm vừa ( các nhóm tài liệu chính phản ánh chức năng, nhiệm vụ của
các phòng, khoa, trung tâm)
22