KẾ HOẠCH ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN tại CÔNG TY cổ PHẦN NAM dược

KẾ HOẠCH ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
NAM DƯỢC

I.

THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI NAM
DƯỢC

1. Lịch sử hình thành:

Công ty cổ phần Nam Dược được thành lập vào ngày 01/01/2004. Tháng 9 năm
2006, Công ty hoàn thành việc xây dựng nhà máy sản xuất dược phẩm theo tiêu
chuẩn GMP - WHO, GSP, GLP. Vốn điều lệ là 56.800.000.000 đồng (Năm mươi
sáu tỷ tám trăm triệu đồng). Lĩnh vực kinh
doanh của công ty là mua bán, ký gửi
dược phẩm, mỹ phẩm, thực phẩm; trang
thiết bị y tế; Tư vấn, đào tạo và dịch vụ chuyển giao công nghệ dược, mỹ phẩm;
nuôi trồng, thu mua chế biến dược liệu và kinh doanh dược liệu.
2. Phân tích thực trạng
a. Thực trạng nhận thức: Mặc dù tích cực cập nhật và ứng dụng để tận dụng
sự tiện lợi do sự phát triển của công nghệ thông tin đưa lại, nhưng ban lãnh
đạo doanh nghiệp vẫn chưa có một chiến lược tổng thể, thống nhất về tận
dụng và ứng dụng công nghệ thông tin cho doanh nghiệp. Các kế hoạch
ứng dụng vẫn dừng lại ở những giải pháp sự vụ.
b. Thực trạng cơ sở hạ tầng: Cho đến nay, Nam Dược cơ bản trang bị thiết bị
làm việc cho toàn bộ cán bộ công nhân viên bằng máy tính làm việc, bao

Quản trị hệ thống thông tin tại công ty Nam Dược

Page 1

gồm máy bàn và máy Laptop; 100% cán bộ quản lý có sử dụng máy laptop.
100% máy tính đều được kết nối mạng qua các thiết bị mạng ADSL hoặc
thiết bị mạng Dcom – 3G. Tuy vậy cho đến nay, Nam Dược vẫn chưa có
máy chủ để lưu trữ cơ sở dữ liệu mà vẫn thông qua các máy chủ, thuê Host
của các đối tác bên ngoài.
c. Thực trạng ứng dụng phần mềm: Khoảng 50% số máy tính được trang bị hệ
điều hành có bản quyền Window XP; Ngoài ra, 100% số máy có sử dụng
phần mềm diệt vi rút của BKAV hoặc Kapersky. Bên cạnh đó những ứng
dụng phần mềm khác đều được trang bị đầy đủ nhằm phục vụ nâng cao
hiệu quả công việc.
d. Cổng thông tin điện tử và hệ thống website của doanh nghiệp: Nam Dược
hiện là doanh nghiệp có số lượng các website lớn nhất trong ngành dược.
Số website này bên cạnh phục vụ mục đích quảng bá thương hiệu của
doanh nghiệp thì còn là kênh kết nối thông tin của doanh nghiệp với người
tiêu dùng, là nơi tư vấn thông tin hàng ngày với người tiêu dùng. Mỗi ngày,
có hàng chục ngàn lượt truy cập vào các website của Nam Dược.
 www.namduoc.vn





e. Thực trạng nguồn nhân lực: Hiện nay, Nam Dược mới chỉ có một nhân viên
phụ trách công nghệ thông tin với công việc chủ yếu là quản trị website của
doanh nghiệp; Còn các website khác là do các quản lý nhãn hiệu (Brand
Manager) quản trị. Nhân viên quản trị cũng hỗ
trợ các phòng ban trong việc theo dõi, quản lý,
bảo trì máy tính và kết nối internet.
f. Thực trạng về ứng dụng thương mại điện tử:

Nam Dược đã và đang xây dựng lại hệ thống
website phù hợp để ứng dụng thương mại điện tử và bán hàng trực tuyến.
Tuy vậy, các hoạt động vẫn còn thiếu tầm chiến lược, chưa triển khai quyết
liệt và gắn liền với chiến lược marketing tổng thể.
g. Thực trạng ứng dụng hệ thống phần mềm ERP vào công tác quản lý: Hiện
nay Nam Dược đang kết hợp với công ty phần mềm FAST để xây dựng hệ
thống quản trị phần mềm kế toán giữa công ty mẹ với các công ty con. Dự

Quản trị hệ thống thông tin tại công ty Nam Dược

Page 2


kiến 01/01/2013, hệ thống này chính thức được đưa vào sử dụng. Ngoài ra,
công ty đang đàm phán để tiếp tục xây dựng hệ thống quản trị bán hàng.
3. Đánh giá điểm mạnh và điểm yếu của sản phẩm theo mô hình SWOT
Điểm mạnh
Điểm yếu
Trang bị máy tính như những công cụ làm việc Các cấp quản lý không thể có cái
quan trọng và thiết yếu cho tất cả cán bộ công nhìn toàn diện đối với hệ thống của
nhân viên. Đặc biệt 100% quản lý đều có máy mình nên các quyết định và tầm
tính xách tay làm việc.

nhìn cũng bị hạn chế.

Ứng dụng phần mềm có bản quyền đối với các Các máy tính vẫn còn chưa tính đến
phần mềm thông dụng.

mức độ sử dụng trong tương lai nên

Xây dựng hệ thống website của doanh nghiệp và cấu hình có thể bị lỗi thời khi ứng
của các nhãn hiệu uy tín, thẩm mỹ và đáp ứng dụng đồng bộ các phần mềm mới.
được nhu cầu thông tin của khách hàng.

Chưa ứng dụng những phần mềm

Nhân sự trẻ, có hiểu biết cơ bản và tiếp cận chuyên sâu và nâng cao.
nhanh với công nghệ thông tin.
Chưa ứng dụng thương mại điện tử.
Cơ hội
Thách thức
Nhà nước đang tiếp cận và có nhiều chương Vốn đầu tư cho một kế hoạch ứng
trình hỗ trợ ứng dụng công nghệ thông tin cho dụng công nghệ thông tin trong 5
doanh nghiệp.

năm là khá cao, trong khi nếu trang

Nam Dược đang có một chiến lược lớn và có thể bị theo từng giai đoạn thì dễ bị tình
thiết lập từ đầu một chiến lược đồng bộ.

trạng thiếu đồng bộ.

4. Phân tích so sánh với 3 đối thủ cạnh tranh trong ngành
Tiêu chí
Nam Dược
Cơ sở hạ tầng
Cài đặt phần mềm
Xây dựng cổng thông tin
Ứng dụng internet-marketing
Chất lượng nhân sự IT

Ứng dụng thương mại điện tử
Xây dựng phần mềm ERP

5
7
9
8
6
5
5

Doanh nghiệp
Traphaco Thái
7
5
5
7
7
5
4

Dương
6
5
6
4
8
7
6

Hậu
Giang
8
7
8
7
6
6
8

5. Phân tích kinh nghiệm và bài học từ các doanh nghiệp khác trong và ngoài
nước.
Quản trị hệ thống thông tin tại công ty Nam Dược

Page 3


a. Việt Nam đang phấn đấu trở thành một trung tâm của khu vực về lắp ráp
thiết bị điện tử, viễn thông và máy tính, sản xuất một số chủng loại linh,
phụ kiện, và thiết kế chế tạo thiết bị mới. Công nghiệp công nghệ thông tin
sẽ trở thành ngành kinh tế mũi nhọn quan trọng, có tốc độ tăng trưởng trung
b.nh 20-25% một năm, đạt tổng doanh thu khoảng 6-7 tỷ USD vào năm
2010. Máy tính cá nhân, điện thoại di động và phần mềm mang thương hiệu
Việt Nam chiếm lĩnh được thị phần trong nước, xuất khẩu hơn 1 tỷ USD.
(Nguồn:Chiến lược phát triển công nghệ thông tin và truyền thông Việt
Nam đến năm 2010 và định hướng đến 2020).
b. Thực tế cho thấy, những doanh nghiệp có những bước tiến mạnh mẽ trong
ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị và điều hành doanh nghiệp
đều sớm mang lại những hiệu quả thành công thực sự và bước phát triển
vững chắc. Ví dụ điển hình và đáng học tập là từ doanh nghiệp Vinamilk:

Trong quá trình triển khai, công ty đã gặp không ít khó khăn. Những khó
khăn chính liên quan đến việc học để tiếp thu công nghệ; thay đổi quy
trình trong công ty cho phù hợp với quy trình phần mềm; thay đổi cơ cấu
tổ chức của công ty. Hệ thống giúp công ty thực hiện chặt chẽ, tránh được
rủi ro trong công tác kế toán; với sự phân cấp, phân quyền rõ ràng, công
tác tài chính – kế toán thuận lợi hơn nhiều so với trước đây. Các khâu quản
lý kho hàng, phân phối, điều hành doanh nghiệp, quan hệ khách hàng và
sản xuất đã được công ty quản lý tốt hơn, giảm đáng kể rủi ro; giữa bán
hàng và phân phối có sự nhịp nhàng, uyển chuyển hơn; các chức năng theo
dõi đều tiến hành theo thời gian thực. Trình độ nhân viên CNTT tại
Vinamilk đã được nâng cao hơn so với trước. Hạ tầng CNTT được kiện
toàn, đồng bộ, chuẩn hoá và củng cố.
6. Các giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong ngành
a. Trong khi đó, những doanh nghiệp Dược về cơ bản vẫn còn chậm chạp
trong ứng dụng công nghệ thông tin.
b. Một số doanh nghiệp bắt đầu xây dựng hệ thống công thông tin trực tuyến
khá tốt. Trong khi đó, cũng rất nhiều doanh nghiệp lập website mà không
chăm sóc và trở thành một kênh thông tin chết, không có người truy cập,
không đổi mới thông tin.
Quản trị hệ thống thông tin tại công ty Nam Dược

Page 4


c. Ứng dụng thương mại điện tử trong ngành cũng còn sơ khai. Một số doanh
nghiệp thiết lập các trang bán hàng trực tuyến. Tuy vậy do cơ sở hạ tầng hỗ
trợ còn kém nên quy trình bán hàng trực tuyến vẫn còn chưa tốt. Khối
lượng giao dịch trực tuyến quá ít, giao hàng trực tiếp nên hiệu quả mang
lại chưa cao.
d. Ứng dụng các phần mềm và xây dựng các cơ sở dữ liệu để quản lý và phân

quyền quản lý cũng chưa được tốt. Hầu hết các doanh nghiệp chưa có phần
mềm quản lý cơ sở dữ liệu khách hàng. Một số doanh nghiệp tiên tiến đã
bắt đầu có những phần mềm chăm sóc khách hàng, quản lý nhân sự, quản
lý cung ứng, tồn kho, v.v…
II.

CHIẾN LƯỢC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI NAM
DƯỢC
1. Chiến lược ứng dụng công nghệ thông
tin và thương mại điện tử

 Một phần mềm ERP, nó tích hợp những chức
năng chung của một tổ chức vào trong một hệ
thống duy nhất. Thay vì phải sử dụng phần
mềm kế toán, phần mềm nhân sự-tiền lương,
quản trị sản xuất ... song song, độc lập lẫn
nhau thì Nam Dược đặt mục tiêu xây dựng
một hệ thống ERP gồm tất cả vào chung 1
gói phần mềm duy nhất mà giữa các chức năng đó có sự liên thông với nhau.
 ERP giúp tăng năng suất lao động, các thông tin của DN được tập trung, đầy đủ,
kịp thời và có khả năng chia sẻ. Bên cạnh đó, các thông tin có tính an toàn cao.
Hơn thế nữa ERP giúp tổ chức lại các hoạt động của DN theo các quy trình chuyên
nghiệp.
Có thể tóm tắt lợi thế của ERP như sau:
 Là hệ thống thông tin hoàn toàn tích hợp
 Có đầy đủ các phân hệ quản lý với tính năng phong phú, đáp ứng nhiều hình thức
sản xuất, kinh doanh và ngành nghề cũng như qui mô khác nhau.

Quản trị hệ thống thông tin tại công ty Nam Dược

Page 5


 Làm việc theo quy trình quản lý chuẩn và hiện đại của các doanh nghiệp hàng đầu
thế giới.
ERP có các chức năng quản lý tổng thể và phong phú, đáp ứng toàn diện nhu cầu
quản lý của doanh nghiệp ở tất cả các phòng ban, được thiết kế thành các module có mối
quan hệ hữu cơ với nhau tạo thành các quy trình tác nghiệp khép kín, tự động hóa toàn bộ
các khâu trung gian.
- Quản lý tài chính kế toán: bao gồm các module Kế hoạch tài chính, Kế toán
tổng hợp (GL – General ledger), Quản lý dòng tiền (CM – Cash management), Kế toán
công nợ phải thu (AR – Accounts Receivable); Kế toán công nợ phải trả (AP - Accounts
Payable), Quản lý tài sản cố định (FA), Kế toán chi phí giá thành, Kế toán xây dựng cơ
bản và các báo cáo kế toán,
báo cáo quản trị tài chính, các
báo cáo theo quy định của Bộ
tài chính như Bảng cân đối kế
toán, Kết quả hoạt động kinh
doanh, thuế VAT và báo cáo
dòng tiền.
Các giao dịch kế toán được tích hợp với các phân hệ quản lí khác như Quản lí kho,
quản lí mua hàng hoá - vật tư, quản lí bán hàng và quản lí sản xuất. Nhờ đó, khi các giao
dịch tác nghiệp xảy ra thì các bút toán hạch toán tương ứng như tăng, giảm hàng tồn kho
(từ phân hệ quản lí kho), công nợ phải thu (từ phân hệ bán hàng), công nợ phải trả (từ
phân hệ mua hàng), kế toán giá thành (từ phân hệ sản xuất) được tạo ra tự động và ghi
vào các sổ phụ kế toán. Hệ thống tích hợp cho phép giảm thiểu thời gian nhập liệu và
luôn đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán phát sinh.
Cuối kì, cán bộ có trách nhiệm phải thực hiện việc đóng sổ tại phân hệ Sổ cái tổng
hợp để hoàn tất việc quyết toán cho kì đó. Phân hệ này cung cấp các báo cáo theo quy
định của Nhà nước cũng như các báo cáo quản trị theo yêu cầu quản lí của doanh nghiệp.

Quản trị hệ thống thông tin tại công ty Nam Dược

Page 6


- Quản lý mua hàng và cung ứng vật tư (PO – Purchasing Order): ERPcung cấp
quy trình quản lí thông tin Từ mua hàng đến thanh toán bao gồm các chức năng như:
Quản lí yêu cầu mua hàng, Quản lí
đơn đặt hàng, hóa đơn, thanh toán và
hạch toán kế toán nghiệp vụ mua
hàng và thanh toán.
Quy trình này cho phép doanh
nghiệp quản lí nghiệp vụ mua hàng
một cách xuyên suốt từ khi xuất phát
yêu cầu mua hàng cho đến khi nhận
được hàng và thanh toán. Quy trình này được thực hiện thông qua các phân hệ Mua hàng,
Kho hàng, Kế toán phải trả và sổ cái tổng hợp. Quy trình này cho phép quản lí các thông
tin như:
+ Các yêu cầu mua hàng: nhờ tính tích hợp của hệ thống nên các yêu cầu mua
hàng có thể được tạo tự động từ phân hệ quản lí sản xuất (khi hệ thống tính toán thiếu vật
tư, hàng hóa để phục vụ sản xuất và bán ra thị trường). Người sử dụng cũng có thể tạo
các yêu cầu mua hàng thủ công khi phát sinh các yêu cầu mua hàng hóa và nguyên vật
liệu.
+ Quản lí các đơn đặt hàng / hợp đồng mua hàng: chức năng này cho phép
doanh nghiệp lưu các thông tin liên quan đến các đơn mua hàng hay hợp đồng mua hàng
hóa vật tư với đầy đủ các thông tin liên quan đến nghiệp vụ mua hàng như: nhà cung cấp,
ngày mua, ngày nhận hàng, ngày có hiệu lực, mặt hàng, số lượng, đơn giá, điều khoản
thanh toán…
+ Quản lí việc theo dõi nhận hàng: thông qua các đơn hàng, hệ thống có chức

năng nhận hàng và đối chiếu với các đơn hàng. Ngoài ra, chức năng này cho phép thực
hiện quản lí trả lại hàng (nếu nhận thừa hoặc hàng mua vào không đúng yêu cầu…)
+ Quản lí hóa đơn: hệ thống cho phép tạo hóa đơn mua hàng tự động dựa trên
thông tin trên đơn mua hàng hoặc nhân viên kế toán nhập bằng tay vào hệ thống. Tính
năng này được thao tác trên phân hệ Kế toán phải thu.
+ Thanh toán: chức năng này thuộc phân hệ Kế toán phải thu và thực hiện chức
năng lưu trữ chứng từ liên quan đến thanh toán các khoản tiền liên quan đến mua hàng.
+ Hạch toán kế toán: việc hạch toán kế toán liên quan đến quy trình mua hàng
được thực hiện tự động khi tạo các giao dịch như nhập kho, trả lại hàng, nhập hóa đơn và
Quản trị hệ thống thông tin tại công ty Nam Dược

Page 7


thanh toán. Các bút toán này được lưu vào sổ phụ và sẽ được cập nhật lên sổ cái khi có
lệnh của kế toán tổng hợp.
- Quản lý bán hàng & phân phối (OM – Order Management): quản lý các thông
tin liên quan đến các hợp đồng bán hàng hay đơn bán hàng, thông tin khách hàng, giao
hàng cho khách hàng, đối chiếu với hoá đơn bán hàng và công nợ phải thu. Phân hệ bán
hàng cho phép nhập, xử lý đơn đặt hàng, Thuế doanh thu/ thuế GTGT, Kế hoạch giao
hàng, Vận chuyển, Mua giao thẳng (không qua kho), Treo đơn đặt hàng, Kiểm tra tín
dụng, Chính sách giá và chiết khấu, Hàng trả lại...
+ Quy trình: theo dõi thông tin xuyên suốt từ khi nhận đơn hàng cho đến khi giao
hàng cho khách hàng, phát hành
hóa đơn bán hàng, thu tiền và
hạch toán kế toán.
+ Bán hàng: quản lí các
đơn bán hàng hay hợp đồng,
phần này cho phép Công ty lưu
trữ tất cả các hợp đồng bán hàng,

đơn bán hàng cho khách hàng.
Thông tin đơn hàng bao gồm các thông tin như: mặt hàng bán, số lượng, đơn giá, ngày
giao hàng, điều khoản thanh toán, khách hàng và địa chỉ giao hàng… Ngoài ra, chức
năng quản lí đơn hàng cho phép Công ty khai báo các chính sách bán hàng như chiết
khấu, giảm giá, quản lí vận chuyển…
+ Giao hàng: chức năng giao hàng cho phép theo dõi thông tin liên quan đến việc
giao hàng cho khách hàng. Thông tin kết
quả của quá trình này là hàng đã được
xuất khỏi kho và khách hàng đã nhận
được hàng.
+ Tạo hóa đơn bán hàng và
thanh toán: hệ thống cho phép tạo hóa
đơn bán hàng tự động hoặc thủ công để
theo dõi công nợ của khách hàng theo
các thông tin trên hợp đồng/đơn bán
hàng. Đồng thời, hệ thống cũng thực
hiện việc thanh toán (thu tiền) khi khách
Quản trị hệ thống thông tin tại công ty Nam Dược

Page 8


hàng trả tiền mua hàng hóa. Các giao dịch này được thực hiện trên phân hệ Kế toán phải
thu.
+ Hạch toán kế toán: tất cả các giao dịch hạch toán kế toán phát sinh trong quá
trình bán hàng như xuất kho, hóa đơn và thanh toán đều được hạch toán tự động và lưu
vào sổ phụ kế toán. Các giao dịch này sẽ cập nhật vào sổ cái khi có lệnh của kế toán.
- Quản trị quan hệ khách hàng: CRM cho phép quản lý khách hàng xuyên suốt
toàn bộ quá trình từ khách hàng tiềm năng, các cơ hội bán hàng, các giao dịch bán hàng,
đến dịch vụ bảo hành, chăm sóc khách hàng sau bán hàng. CRM gồm các phân hệ nhỏ:

Quản lý hồ sơ khách hàng, Quản lý cơ hội bán hàng, Quản lý lịch hẹn và quá trình giao
dịch, Quản lý dịch vụ khách hàng.
- Quản lý kho, vật tư và hàng tồn kho (INV – Inventory): Giải pháp quản trị
doanh nghiệp ERPcung cấp phân hệ quản lí kho có khả năng đáp ứng nhu cầu quản lí kho
phức tạp với nhiều kho vật lí và nhiều chủng loại hàng hóa, vật tư khác nhau.
+ Tổ chức kho: tính năng này cho phép doanh nghiệp thực hiện việc khai báo hệ
thống kho cho doanh nghiệp. ERPcho phép khai báo tổ chức kho cho nhiều phân xưởng,
kho NVL, kho thành phẩm… Tính năng này cho phép chia sẻ thông tin liên quan đến
hàng tồn kho trong các kho khác nhau cho người có quyền sử dụng.

- Quản lý sản xuất và tính giá thành sản phẩm (MFG - Manufacturing): Lập kế
hoạch sản xuất (PP – Production Plan), tập hợp Nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất
(MRP – Material Resource Planning), lập Định mức nguyên vật liệu (Bills of material),
tính giá thành sản phẩm (Costing), quản lý các công đoạn sản xuất và giá trị, số lượng sản
phẩm dở dang (WIP – Work in Process).

Quản trị hệ thống thông tin tại công ty Nam Dược

Page 9


Quy trình quản lí từ nhu cầu sản xuất đến bán hàng được minh họa trong sơ đồ sau:

Phân hệ Quản lý sản xuất (QLSX) của giải pháp quản trị doanh nghiệp ERPcó các tính
năng chính đáp ứng tốt nhu cầu QLSX của doanh nghiệp như sau:


Chức năng tập hợp nhu cầu sản xuất (MDS: Master Demand Schedule



Chức năng lập kế hoạch sản xuất (MPS : Master Production Schedule):



Chức năng hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP – Material Resource
Planning



Định mức NVL và Công đoạn sản xuất (BOM - Bills of material, Routing):



Quản lí thông tin các công đoạn sản xuất (WIP- Work in Process):



Tính giá thành sản xuất



Tích hợp với các phân hệ khác

Quản trị hệ thống thông tin tại công ty Nam Dược

Page 10




Tự động hạch toán.
- Quản lý nhân sự tiền lương: Quản lý thông tin về cán bộ công nhân viên như lý

lịch, thông tin chung, tình hình làm việc. Tính toán lương cho cán bộ công nhân viên theo
các phương thức khác nhau như theo thời gian, theo sản phẩm, … tự động chuyển chi phí
lương sang các phân hệ khác.
Các phân hệ này được tích hợp với nhau theo sơ đồ sau:

Sơ đồ tích hợp các phân hệ của ERP
BẢNG TỔNG HỢP CÁC PHÂN HỆ, CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA ERP

Stt
I

Module chính

Chức năng

Quản lý tài chính -

Quản lý kế hoạch tài chính

Kế toán

Kế toán tổng hợp
Kế toán vốn bằng tiền (Tiền mặt, TGNH, tiền vay)
Kế toán công nợ phải thu
Kế toán công nợ phải trả
Kế toán chi phí giá thành

Kế toán đầu tư xây dựng cơ bản
Kế toán thuế
Báo cáo tài chính

Quản trị hệ thống thông tin tại công ty Nam Dược

Page 11


II

Quản lý mua hàng

Quản lý yêu cầu mua hàng

và cung ứng vật tư

Quản lý đơn đặt hàng/hợp đồng
Theo dõi nhận hàng/hóa đơn/thanh toán
Quản lý nhà cung cấp

III

Quản lý bán hàng

Quản lý báo giá

và phân phối

Quản lý đơn hàng bán/hợp đồng

Theo dõi giao hàng/hóa đơn/thanh toán
Quản lý hạn mức tín dụng/chiết khấu
Quản lý khách hàng

IV

Quản trị quan hệ Quản lý hồ sơ khách hàng (Accounts)
khách hàng

Quản lý cơ hội bán hàng (Opportunities)
Quản lý lịch hẹn và giao dịch (Calendar & Activities)
Quản lý dịch vụ khách hàng (Customer service)

V

Quản lý kho vật tư

Kế hoạch kho

và hàng hóa

Quản lý hàng hóa, vật tư, phụ tùng
Quản lý nhập/xuất/điều chuyển kho
Quản lý kho

VI

Quản lý sản xuất

Quản lý định mức/cấu trúc sản phẩm

Lập kế hoạch sản xuất
Hoạch định nhu cầu vật tư
Lệnh sản xuất
Theo dõi tiến độ sản xuất

VII

Quản lý nhân sự Quản lý hồ sơ nhân sự
tiền lương

Quản lý chấm công
Quản lý tính lương

2. Kế hoạch hành động và các chỉ tiêu cụ thể
Các giai đoạn cơ bản trong quá trình triển khai giải pháp ERP:
Quản trị hệ thống thông tin tại công ty Nam Dược

Page 12


Tìm hiểu
yêu cầu

Đề xuất
cải tiến

Theo dõi
& hỗ trợ

Cấu hình

phần mềm

Sử dụng chính
thức

Chuyển
đổi dữ liệu

Đào tạo người
sử dụng

Mô phỏng
thử nghiệm

3. Ngân sách dự kiến:
HẠNG MỤC

CHI PHÍ

Máy chủ tại doanh nghiệp và các đơn vị

8.000.000.000 VNĐ

Phần cứng

thành viên
Phần mềm
1

Quản lý tài chính - Kế toán

5.000.000.000 VNĐ

2

Quản lý phân phối và bán hàng

5.000.000.000 VNĐ

3

Quản lý cung ứng

500.000.000 VNĐ

4

Quản trị quan hệ khách hàng

500.000.000 VNĐ

5

Quản trị kho & Vật tư hàng hóa

500.000.000 VNĐ

6

Quản trị nhân sự

500.000.000 VNĐ

7

Quản trị mối quan hệ khách hàng

500.000.000 VNĐ

8

Quản trị sản xuất

500.000.000 VNĐ

Thuê nhân sự triển khai của một công ty IT
Tổng chi phí

4.000.000.000 VNĐ
16.000.000.000vnĐ

4. Nhân lực:
 Số nhân sự thường trực tại doanh nghiệp: 12
 Số nhân sự thuê ngoài: 20 nhân sự
5. Thời gian:
Giai đoạn

Công việc

Quản trị hệ thống thông tin tại công ty Nam Dược

Thời gian

Page 13


Giai đoạn 1:

Viết đề án và tính toán mức độ khả thi

5 tháng

Giai đoạn 2
Giai đoạn 3
Giai đoạn 4
Giai đoạn 5
Tổng cộng

Thuê thiết kế phần mềm
Mua phần cứng và ứng dụng thử phần mềm
Ứng dụng triển khai
Chỉnh sửa, cải thiện

18 tháng
6 tháng
6 tháng
12 tháng
47 tháng

6. Giải pháp về chọn lựa nhà cung cấp:

Thị trường ERP hiện nay rất đa dạng và doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn khi lựa chọn
sản phẩm ERP. Nhà cung cấp ERP nào cũng đảm bảo sản phẩm của mình là nhất, đã
được áp dụng ở công ty A, công ty B, sử dụng công cụ hiện đại…Ngoài ra, cách tính giá
của mỗi nhà cung cấp lại hoàn toàn khác nhau Nhà cung cấp ERP nước ngoài cho rằng
sản phẩm đạt quy trình chuẩn quốc tế đã được kiểm nghiệm nhiều năm trên thế giới, nhà
cung cấp sản phẩm trong nước thuyết phục doanh nghiệp với giá cả “mềm” hơn, dễ sử
dụng, giao diện bằng tiếng Việt. phù hợp với hoàn cảnh và điều kiện của Việt Nam.
Nếu không có sự chuẩn bị chu đáo về các tiêu chí đánh giá và thành viên đánh giá thì
doanh nghiệp sẽ rất hoang mang trước những lời mời gọi mua sản phẩm ERP của họ Một
số doanh nghiệp chưa căn cứ vào tên tuổi của giải pháp, tên tuổi của đơn vị triển khai,
thông tin về ERP qua sách báo đã quyết định ký hợp đồng triển khai với đối tác.
Muốn biết sản phẩm nào phù hợp, doanh nghiệp cần nắm rõ yêu cầu quản lý, đặc điểm
kinh doanh từ đó đưa ra những tiêu chí đánh giá cụ thể Những tiêu chí này được phân
loại và sắp xếp theo mức độ ưu tiên Đây là căn cứ để so sánh giữa các nhà cung cấp với
nhau
Một số tiêu chí sau đây doanh nghiệp cần đưa ra trước khi lựa chọn:
- Khả năng hoạt động: đặc điểm và chức năng của sản phẩm, khả năng đáp ứng yêu cầu
của doanh nghiệp, khả năng thay đổi để đáp ứng yêu cầu mới, tính tương thích với hệ
thống hiện tại.
- Tính kiểm soát của hệ thống: xem xét kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng của hệ
thống qua việc truy cập, nhập liệu, xử lý, kết xuất đầu ra.
- Khả năng hỗ trợ bao gồm xem xét hỗ trợ trong việc huấn luyện; giao diện thân thiện và
dễ sử dụng; ngôn ngữ hỗ trợ; hồ sơ hướng dẫn chi tiết và đầy đủ; hỗ trợ các báo cáo theo
yêu cầu bên ngoài.

Quản trị hệ thống thông tin tại công ty Nam Dược

Page 14

- Năng lực của nhà cung cấp: thể hiện qua kinh nghiệm triển khai dự án, khả năng hỗ trợ
doanh nghiệp, cách tính phí sản phẩm,…
+ Kinh nghiệm triển khai: doanh nghiệp nên quan tâm đến kinh nghiệm của nhà cung cấp
qua các dự án triển khai ở khách hàng trên cả hai khía cạnh số lượng và chất lượng
+ Khi khảo sát nhà cung cấp, doanh nghiệp nên tìm hiểu về lịch sử phát triển, hỗ trợ khi
xảy ra sự cố, các khóa đào tạo cũng như tính cập nhật và phiên bản mới ứng dụng của sản
phẩm
+ Doanh nghiệp cũng nên xem xét phiên bản dùng thử của nhiều giải pháp khác nhau và
trao đổi với nhà cung cấp về những yêu cầu trong hiện tại và tương lai của doanh nghiệp.
+ Cách tính phí sản phẩm: mỗi nhà cung cấp khác nhau sẽ có cách tính phí khác nhau
Doanh nghiệp cần làm rõ cách tính phí của đơn vị triển khai và so sánh với tổng chi phí
sở hữu cho dự án ERP
+ Ngoài ra, việc học hỏi kinh nghiệm và tìm hiểu những vấn đề của một số doanh nghiệp
đã từng gặp phải khi ứng dụng ERP là công việc nên làm Tham khảo ý kiến khách quan
của các đơn vị đã và đang sử dụng ERP sẽ giúp cho doanh nghiệp giảm rủi ro và chi phí:
Sau đây là những lựa chọn cần xem xét:
Một số nhà cung cấp giải pháp ERP hàng đầu:
Microsoft
Các sản phẩm ERP của Microsoft được bán dưới bốn dạng như sau:
• Phần mềm Microsoft ERP Navision
• Great Plains
• Solomon
• Axapta
Khi nói đến CNTT thì Microsoft là một trong những nhà cung cấp giải pháp hàng đầu.
Tuy nhiên họ vẫn chưa chiếm được một vị trí thích đáng trong thị trường ERP mặc dù
liên tục đứng trong danh sách những người bán ERP đứng đầu thị trường. Họ không chỉ
phục vụ cho các công ty lớn hơn mà thực tế dịch vụ của họ phù hợp hơn với yêu cầu của
các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Microsoft thu hút một lượng người dùng lớn bởi vì họ sản xuất các sản phẩm với tầm
nhìn của một nhà cung cấp, người biết những khó khăn thực tế hơn bất kỳ một nhà sản

xuất hoặc người sử dụng cuối cùng nào bởi vì ông nhìn thấy được toàn bộ quá trình cài
Quản trị hệ thống thông tin tại công ty Nam Dược

Page 15


đặt và triển khai chứ không phải đơn thuần chỉ mang phần mềm đến các công ty.
Microsoft đã liên tục chuyển dịch cơ cấu sản phẩm của mình và nâng cấp các phiên bản
để làm cho nó tương thích hơn trên thị trường. Nói cách khác, công ty đã có một chính
sách rất linh hoạt trong việc giải quyết các nhu cầu của khách hàng. Công ty thậm chí đã
cho phép người bán hàng giới thiệu và bán các dịch vụ của các công ty thứ ba với các
chức năng không được cung cấp bởi Microsoft, ví dụ như: quản lý chuỗi cung ứng.
Microsoft cần mang lại các tính năng sáng tạo hơn và thêm các chức năng để làm cho
người sử dụng sản phẩm dễ dàng sử dụng và cho phép sản phẩm thu hút nhu cầu lớn trên
thị trường. Điều này đã được các công ty phần mềm ERP nói chung và Microsoft nói
riêng thực hiện.
Oracle ERP
Oracle là một công ty lớn khác trong thị trường ERP. Công ty này đã luôn luôn làm cho
các đối thủ cạnh tranh nể sợ với nhiều chiến lược và nền tảng. Oracle đã trở thành đối
tượng của chương trình phát triển sáng kiến của Liên hiệp quốc trong cuộc vận động
tranh cử. Các sản phẩm của Oracle đã vượt qua các sản phẩm của PeopleSoft’s ERP và
việc sáp nhập giữa Microsoft và SAP đã tạo ra rất nhiều suy đoán trên thị trường, làm cho
khách hàng tin tưởng vào chất lượng sản phẩm.
Sự kết hợp của phần mềm Oracle và People đã giúp khách hàng trong việc sử dụng
những tính năng tốt nhất của hai sản phẩm đó, điều mà không một phần mềm nào có thể
làm được.
SAP ERP
SAP ERP là một chương trình phần mềm mà mục đích là nhằm cung cấp các giải pháp
cho người sử dụng trong việc khắc phục các vấn đề kỹ thuật và quản lý của họ có liên
quan đến việc xử lý và chuyển đổi dữ liệu. Phần mềm này đã trở thành sự lựa chọn yêu

thích của các doanh nghiệp bởi vì nó tạo ra giá trị của cho các công ty bằng cách định
nghĩa lại các phương thức kinh doanh.
Các đặc tính của phần mềm MYSAP ERP như sau:
• Ứng dụng minh bạch và linh hoạt
• Một giải pháp toàn diện
Quản trị hệ thống thông tin tại công ty Nam Dược

Page 16


• Giúp để đạt được quản trị tốt
• Giúp để quản lý hoạt động và nguồn nhân lực
Một số trong những lợi thế của MYSAP ERP như sau:
• Tạo điều kiện quyết định nhanh hơn và tốt hơn
• Chuyển đổi kinh doanh tổng thể
• Giảm chi phí và rủi ro
• Theo đuổi thực tiễn hiện đại
• Đặc biệt

Tài liệu tham khảo
 Kế hoạch chiến lược của công ty Cổ phần Nam Dược giai đoạn 2011 – 2015.
 Sổ tay công nghệ thông tin và truyền thông cho doanh nghiệp do VNCI & VCCI
phát hành.
 Website: ERP softwave, Enterprise Resource Planning,ERP Vendors, ERP
Systems,ERP Guide: />

Website ERP Việt Nam />------ Hết -------V

Quản trị hệ thống thông tin tại công ty Nam Dược

Page 17