Bài giảng powerpoint: Tổng quan Văn Thư Lưu Trữ.

Chuyên đề I
TỔNG QUAN
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ


NỘI DUNG
1. Khái niệm
2. Nội dung nghiệp vụ công tác văn thư và
công tác lưu trữ
3. Tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ
4. Tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp
5. Chế độ đối với người làm văn thư, lưu trữ


I. KHÁI NIỆM
1. Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ
hoạt động liên quan đến văn bản, bao gồm toàn bộ
công việc từ soạn thảo, ban hành văn bản đến
quản lý văn bản (đi/đến), lập hồ sơ và nộp lưu hồ
sơ vào Lưu trữ cơ quan;quản lý sử dụng con dấu.
2. Công tác lưu trữ là khái niệm chỉ hoạt động
liên quan đến văn bản, bao gồm các công việc thu
tài liệu về kho lưu trữ; tổ chức phân loại, sắp xếp
khoa học; bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu đến
khai thác sử dụng tài liệu phục vụ hoạt động thực
tiễn và nghiên cứu khoa học.


II. NỘI DUNG NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC
VĂN THƯ, LƯU TRỮ
VĂN THƯ

LƯU TRỮ

1. Soạn thảo (xây dựng)
và ban hành văn bản
2. Quản lý văn bản
 Quản lý văn bản đi
 Quản lý văn bản đến
 Lập hồ sơ và nộp lưu hồ
sơ vào lưu trữ cơ quan
3. Quản lý và sử dụng
con dấu

1. Thu thập, xác định giá
trị; Chỉnh lý tài liệu
2. Bảo quản tài liệu (kho
tàng, kỹ thuật bảo quản,
tu bổ phục chế, bảo
hiểm)
3. Tổ chức sử dụng tài
liệu (xây dựng hệ thống
công cụ tra cứu, sử dụng
tài liệu)


III. TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC
VĂN THƯ, LƯU TRỮ
TỔ CHỨC,
QUẢN LÝ
VĂN THƯ,

LƯU TRỮ

HOẠT ĐỘNG
NGHIỆP VỤ
VĂN THƯ,
LƯU TRỮ


1. Hệ thống tổ chức quản lý
nhà nước về văn thư, lưu trữ
a) Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thuộc Bộ Nội
vụ
b) Chi cục Văn thư, Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ ở cấp
tỉnh
c) Phòng Nội vụ ở cấp huyện
d) Chức danh Văn phòng Thống kê ở cấp xã


Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thuộc
Bộ Nội vụ có nhiệm vụ giúp Bộ trưởng Bộ
Nội vụ:
o Thực hiện chức năng quản lý nhà nước về
văn thư, lưu trữ nhà nước trong phạm vi cả
nước
o Quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia
(Quyết định số 1121/QĐ-BNV ngày 28/10/2014
của Bộ Nội vụ) * )


Chi cục Văn thư-Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ

(Thông tư số 15/2014/TT-BNV ngày
31/10/2014): giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham
mưu cho UBND tỉnh:
o Quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ ở tỉnh
*
o Thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử tỉnh
*


Phòng Nội vụ: giúp UBND huyện quản lý nhà nước về
văn thư, lưu trữ ở huyện
o Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy
định về văn thư, lưu trữ của Nhà nước và của tỉnh
đối với các cơ quan, tổ chức ở cấp huyện và cấp xã;
o Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ
theo quy định của pháp luật;
o Tổ chức sơ kết, tổng kết và thực hiện công tác thi
đua, khen thưởng trong hoạt động văn thư, lưu trữ.
o Quản lý tài liệu lưu trữ của cấp huyện theo hướng
dẫn của Sở Nội vụ;


Văn phòng-Thống kê (Thông tư số 14/2011/TTBNV ngày 08/11/2011 của Bộ Nội vụ) và Thông tư
số 06/2012/TT-BNV ngày 30/10/2012) có nhiệm
vụ:
o Giúp Chủ tịch UBND xã thực hiện chức năng
quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ ở xã (Xây
dựng Quy chế VTLT/Hướng dẫn, kiểm tra việc
thực hiện các quy định của Nhà nước về
VTLT/Thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ

về VTLT
o Thực hiện nhiệm vụ của VT xã
o Thực hiện nhiệm vụ Lưu trữ xã


2. Tổ chức quản lý văn thư, lưu trữ
trong phạm vi bộ/ngành
Phòng Văn thư-Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ (Thông
tư số 06/2015/TT-BNV ngày 08/12/2015):
o Quản lý công tác văn thư, lưu trữ của Bộ; *
o Thực hiện nhiệm vụ của Văn thư cơ quan Bộ;
o Thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ cơ quan Bộ.
Tại Tổng cục, cục (và tổ chức tương đương); đơn
vị sự nghiệp, tổ chức kinh tế tùy theo khối
lượng công việc mà thành lập phòng, tổ
hoặc bố trí người làm văn thư, lưu trữ cho
phù hợp (gọi tắt là Văn thư cơ quan hoặc
Lưu trữ cơ quan).


3. Tổ chức quản lý văn thư, lưu trữu
trong pham vi từng cơ quan
Người đứng đầu: Quản lý thống nhất công tác
văn thư-lưu trữ:
o

Ban hành văn bản;

o

Lập tổ chức, bố trí biên chế

o

Bảo đảm cơ sở vật chất, kinh phí


3. Tổ chức quản lý văn thư, lưu trữ
trong pham vi từng cơ quan
Chánh VP/Trưởng phòng HC: tham mưu, giúp
người đứng đầu quản lý công tác văn thư, lưu
trữ:
o Tổ chức xây dựng văn bản quản lý VTLT;
o
o

Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện
văn bản;
Sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ;

o Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn
thư, lưu trữ;
o Tổ chức NCKH và ứng dụng KHCN vào trong
công tác văn thư-lưu trữ;


Người đứng đầu đơn vị (Trưởng phòng/Trưởng
khoa, Trưởng ban…):
a) Tổ chức thực hiện việc soạn thảo văn bản;
kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung VB

trình ký;
b) Tổ chức việc lập hồ sơ trong đơn vị;
c) Tổ chức bảo quản hồ sơ, tài liệu của đơn vị;
c) Tổ chức lựa chọn và giao nộp hồ sơ, tài liệu
có giá trị lưu trữ của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan.
CBCCVC chuyên môn:
a) Soạn thảo văn bản;
b) Lập hồ sơ về việc được giao giải quyết;
c) Nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan khi đến


Văn thư cơ quan có nhiệm vụ:
a)Giúp người đứng đầu quản lý công tác VT;
o Xây dựng văn bản quy định/hướng dẫn chi tiết
các chế độ, quy định về VT;
o Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện
các chế độ về VT;
o Xây dựng và báo cáo thực hiện chương trình, kế
hoạch về VT;
o Phối hợp với các đơn vị trong cơ quan tổ chức
các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ VT;
o Thực hiện chế độ báo cáo thống kê về VT.


b) Thực hiện nghiệp vụ văn thư:
o Quản lý văn bản đến
o Quản lý văn bản đi
o Quản lý sổ sách và CSDL đăng ký, quản lý văn
bản;
o Làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường;

o Bảo quản, sử dụng con dấu.


Lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ:
a)Giúp người đứng đầu quản lý công tác LT;
o Xây dựng văn bản quy định/hướng dẫn chi tiết
các chế độ, quy định về LT;
o Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện
các chế độ về LT;
o Xây dựng và báo cáo thực hiện chương trình,
kế hoạch về LT;
o Phối hợp với các đơn vị trong cơ quan tổ chức
các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ LT;
o Thực hiện chế độ báo cáo thống kê về LT.


b) Trực tiếp thực hiện hoạt động nghiệp vụ
lưu trữ
o Hướng dẫn các đơn vị chuẩn bị tài liệu giao nộp
vào Lưu trữ cơ quan
o Thu thập tài liệu; chỉnh lý tài liệu; xác định giá
trị tài liệu
o Thống kê, bảo quản tài liệu
o Tổ chức sử dụng tài liệu
o Giao nộp tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn
vào Lưu trữ lịch sử


IV. TIÊU CHUẨN CHỨC DANH
1. Tiêu chuẩn chức danh văn thư *

o Văn thư chính
o Văn thư
o Văn thư trung cấp
2. Tiêu chuẩn chức danh lưu trữ *
o Lưu trữ viên chính
o Lưu trữ viên
o Lưu trữ viên trung cấp


V. CHẾ ĐỘ ĐỐI ĐÃI NGỘ
1. Phụ cấp chức vụ lãnh đạo (Cục trưởng/Phó Cục
trưởng/Chi cục trưởng/Phó Chicục trưởng Chi cục
VTLT/Trưởng phòng Quản lý VTLT hay Giám đốc
TTLTtỉnh…theo quy định chung) *
2. Phụ cấp độc hại nguy hiểm (theo Công văn 2939/BNVTL ngày 04/10/2005 của Bộ Nội vụ):
• Mức hệ số 0,2 tính theo lương tối thiểu đối với
người trực tiếp tiếp xúc với tài liệu lưu trữ
• Mức hệ số 0,3 tính theo lương tối thiểu đối với
người trực tiếp khử trùng hoặc tu bổ, phục chế tài
liệu.
• Cách tính: theo thực tế làm việc, trên 4 giờ được
tính 1 ngày công.Trả: cùng kỳ lương tháng
• Không tính đóng bảo hiểm và hưởng BHXH


V.CHẾ ĐỘ ĐÃI NGỘ
3. Chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật (theo hướng dẫn
tại Công văn số 758/VTLTNN-TCCB ngày 13/11/2006):
•
4.000,đ/ngày = 2/10 hộp sữa (tiếp xúc trực tiếp với tài

liệu)
•
6.000, đ/ngày= 3/10 hộp sữa (tu bổ, vệ sinh, in
tráng phim ảnh..)
•
8.000, đ/ngày=4/10 hộp sữa (khử trùng).
Chi phí này được hạch toán vào trong kinh phí chi
thường xuyên (đối đơn vị hành chính sự nghiệp) và
vào giá thành hoặc phí lưu thông (đối với đơn vị sản
xuất kinh doanh).
Hiện nay, Cục VT & LTNN đang trình Bộ Nội vụ
ban hành mức bồi dưỡng theo Thông tư số số
15/2016/TT-BLĐTBXH ngày 28/6/2016