Thực trạng quản lý hồ sơ hưởng BHXH tại cơ quan BHXH thành phố hà tĩnh giai đoạn 2013 2015

MỤC LỤC

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
ASXH: An sinh xã hội
BHXH: Bảo hiểm xã hội
BHYT: Bảo hiểm y tế
NLĐ: Người lao động
NSDLĐ: Người sử dụng lao động
TNLĐ- BNN: Tai nạn lao động- bệnh nghề nghiệp

1


DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 1: Quản lý hồ sơ hưởng BHXH (2013 – 2015)
Bảng 2: Số hồ sơ hưởng chế độ một lần (2013- 2015)
Bảng 3: Số hồ sơ hưởng chế độ tử hưu trí giai đoạn 2013-2015
Bảng 4: Số hồ sơ hưởng chế độ BHXH tử tuất( 2013- 2015)
Bảng 5: Số hồ sơ lưu trữ giai đoạn (2013 – 2015)

2


LỜI MỞ ĐẦU
Trước điều kiện kinh tế Việt Nam ngày càng phát triển cùng với đó là sự
phát triển của Bảo hiểm Xã hội Việt Nam. Nước ta đã xây dựng và thực hiện
chính sách bảo hiểm xã hội cho người lao động trên 40 năm nay và đạt được các
kết quả to lớn trong việc làm ổn định đời sống của hàng chục triệu người lao
động và gia đình họ trong các trường hợp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động,
mất sức lao động, hưu trí và tử tuất. Với kết quả đó, chính sách bảo hiểm xã hội
đã góp phần tích cưc động viên cán bộ công nhân viên chức nhà nước, lực

lượng vũ trang và người lao động tham gia chiến đấu, lao động sản xuất trong
sự nghiệp bảo vệ và phát triển kinh tế xã hội. Để đảm bảo phục vụ tốt nhất
cho công tác của ngành Bảo hiểm xã hội (BHXH), ngoài sự đóng góp của đội
ngũ viên chức các phòng nghiệp vụ, sự phối kết hợp của BHXH quận, huyện,
thị xã thì sự góp sức của những viên chức làm công tác quản lý hồ sơ hưởng
BHXH thật không hề nhỏ.
Quản lý hồ sơ hưởng, tài liệu hành chính, nghiệp vụ của Ngành chính là
nhằm đảm bảo nguồn dữ liệu quan trọng, phản ánh chân thực quá trình hình
thành và phát triển của Ngành, phục vụ cung cấp kịp thời thông tin, góp phần
đảm bảo cho hoạt động của Ngành được thông suốt. Hồ sơ, tài liệu hành chính,
nghiệp vụ của Ngành được lưu giữ đầy đủ sẽ trở thành phương tiện theo dõi,
kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó, kiểm tra, đúc rút kinh nghiệp
góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và
đó cũng chính là mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở
nước ta hiện nay
Như vậy vấn đề quản lý hồ sơ hưởng có vai trò khá quan trọng đối với sự
phát triển của BHXH Việt Nam nói chung và BHXH quận, huyện nói riêng
trong cả nước, trong đó có BHXH thành phố Hà Tĩnh. Do vậy mà em đã chọn
đề tài: “Thực trạng quản lý hồ sơ hưởng BHXH tại cơ quan BHXH Thành phố
Hà Tĩnh giai đoạn 2013-2015” để xem xét và đánh giá kết quả của việc quản lý
hồ sơ hưởng BHXH trong những năm qua, cũng như những vấn đề còn hạn chế
để từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý hồ sơ
BHXH.
Ngoài phần mở đầu và kết luận, bài tiểu luận bao gồm 3 chương:

3


Chương I: Một số lý luận chung về quản lý hồ sơ hưởng BHXH
Chương II: Thực trạng quản lý hồ sơ hưởng BHXH tại Tỉnh Hà Tĩnh giai

đoạn 2013-2015
Chương III: Một số giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện việc quản lý hồ
sơ hưởng BHXH tại Tỉnh Hà Tĩnh giai đoạn 2013-2015
Trong quá trình làm bài mặc dù đã cố gắng, song do thời gian hạn hẹp và
trình độ còn hạn chế nên bài viết của em không thể tránh khỏi những thiếu sót.
Em rất mong nhận được sự góp ý của cô giáo để bài viết của em được hoàn
thiện tốt hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!

4


CHƯƠNG I: MỘT SỐ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ
HƯỞNG BHXH
1.1
1.1.1

1.1.2

1.1.3

1.1.4

1.1.5

Khái quát chung về quản lý hồ sơ hưởng BHXH
Khái niệm Bảo Hiểm Xã Hội
BHXH là sự bảo đảm bù đắp một phần hoặc thay thế thu nhập của người
lao động khi họ bị giảm hoặc mất thu nhập do ốm đau, thai sản, tai nạn lao
động, bệnh nghề nghiệp, hết tuổi lao động hoặc chết…trên cơ sở đóng góp quỹ

BHXH do Nhà nước tổ chức thực hiện và sử dụng quỹ đó nhằm đảm bảo ổn
định đời sống cho người lao động và an toàn xã hội.
Khái niệm về hồ sơ, hồ sơ BHXH
Theo định nghĩa của từ điển Tiếng Việt thì: “Hồ sơ là mọi tập tài liệu, giấy
tờ có liên quan với nhau về một sự việc, một vấn đề hay một con người, hình
thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, của tổ chức xã hội hay cá nhân”.
Với định nghĩa về hồ sơ trên thì: “Hồ sơ BHXH là những văn bản, tài
liệu, các xác nhận kê khai liên quan đến quá trình làm việc có đóng BHXH của
NLĐ để làm căn cứ thực hiện chế độ BHXH đối với NLĐ theo quy định của
pháp luật”. Hồ sơ BHXH lập theo đúng trình tự, thủ tục và đủ căn cứ pháp lý
theo quy định cụ thể với từng loại chế độ BHXH. Hồ sơ BHXH bao gồm hồ sơ
tham gia BHXH và hồ sơ hưởng BHXH.
Khái niệm về hồ sơ hưởng BHXH
Hồ sơ hưởng BHXH là những văn bản, tài liệu, các xác nhận kê khai liên
quan đến quá trình làm việc có đóng BHXH của người lao động để làm căn cứ
thực hiện chế độ BHXH đối với NLĐ theo quy định của pháp luật.
Khái niệm quản lý
Quản lý là một khái niệm mang tính trừu tượng rất cao, vì vậy có rất
nhiều khái niệm khác nhau về thuật ngữ quản lý ở góc độ kinh tế và góc độ xã
hội. Nhưng khái niệm quản lý được hiểu chung nhất là: Quản lý là sự tác động
có kế hoạch, sắp xếp, tổ chức, chỉ huy, điều khiển, hướng dẫn, kiểm tra của các
chủ thể quản lý (cá nhân hay tổ chức) đối với các quá trình xã hội và hoạt động
của con người, để chúng phát triển phù hợp với quy luật, đạt tới mục đích đề ra
của tổ chức và đúng với ý chí của nhà nước quản lý với chi phí thấp nhất.
Khái niệm quản lý hồ sơ BHXH
5


1.1.6

1.2

Quản lý hồ sơ BHXH bao gồm việc sắp xếp, thiết kế và xem xét lại các
văn bản, hồ sơ trong tổ chức liên quan đến quá trình làm việc có đóng BHXH
của NLĐ và liên quan đến việc phối hợp các nhiệm vụ, quản lý, bảo quản, tiêu
hủy trong sự hoạt động của một tổ chức.
Khái niệm quản lý hồ sơ hưởng BHXH
-Hồ sơ hưởng BHXH là những văn bản, tài liệu, các xác nhận kê khai liên
quan đến quá trình làm việc có đóng BHXH của người lao động để làm căn cứ
thực hiện chế độ BHXH đối với NLĐ theo quy định của pháp luật.
- Hồ sơ hưởng BHXH là tổng hợp quá trình và mức độ tham gia BHXH
của NLĐ, sự đóng góp của NSDLĐ, trên cơ sở tài liệu gốc như lý lịch, hợp
đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc, sổ BHXH… để cơ quan chức năng làm
căn cứ lập và xác định các quyền lợi, chế độ BHXH đối với NLĐ.
Quản lý hồ sơ hưởng BHXH
1.2.1 Vai trò của hồ sơ hưởng BHXH
- Thứ nhất, hồ sơ hưởng BHXH là cơ sở pháp lý để thực hiện các chế độ
BHXH. Chẳng hạn muốn tính được trợ cấp ốm đau người cán bộ BHXH phải
biết được mức tiền lương hoặc tiền công đóng BHXH của tháng liền kề, thời
gian đóng BHXH, điều kiện làm việc của đối tượng trước khi nghỉ ốm; hoặc
muốn giải quyết được chế độ hưu trí, cán bộ BHXH phải tính được mức tiền
lương hoặc tiền công tháng đóng BHXH của những năm cuối trước khi nghỉ
hưu, thời gian (số năm) đóng BHXH của đối tượng, điều kiện làm việc... của
đối tượng. Những nội dung mà cán bộ BHXH cần đã được phản ánh trong hồ sơ
hưởng chế độ ốm đau và hồ sơ hưởng chế độ hưu trí.
- Thứ hai, hồ sơ BHXH là cơ sở pháp lý để giải quyết tranh chấp về
BHXH (khiếu nại, tố cáo). Khi có xảy ra tranh chấp về BHXH, chẳng hạn như
đối tượng được hưởng chính sách BHXH khiếu nại về việc cơ quan BHXH
thanh toán không đúng chế độ cho họ hoặc người dân tố cáo cán bộ của cơ quan
BHXH giải quyết cho một số trường hợp hưởng chế độ hưu trí không đúng chế

độ…). Để giải quyết được những sự việc nói trên thì thanh tra của BHXH hoặc
cơ quan thực thi pháp luật có thẩm quyền trước hết phải thu thập hồ sơ (hồ sơ
gốc), tài liệu có liên quan; đói chiếu với các văn bản quy phạm pháp luật hiện
hành, từ đó mới đưa ra được các kết luận, giải quyết vấn đề.
- Thứ ba,hồ sơ BHXH còn là cơ sở để điều chỉnh trợ cấp BHXH, lương
6


hưu cho các đối tượng đang hưởng BHXH giữa các thời kỳ.
- Thứ tư, hồ sơ hưởng BHXH còn là cơ sở để giải quyết một số chính sách
xã hội khác như: Chính sách người có công, chính sách nhà đất cho cán bộ công
nhân viên đã nghỉ việc hưởng chế độ BHXH,... đồng thời các thông số từ hồ sơ
hưởng BHXH còn giúp cho việc nghiên cứu, bổ sung, sửa đổi và hoạch định
chính sách BHXH phù hợp với hiện tại và phát triển của BHXH trong tương lai.
1.2.2 Vai trò của công tác quản lý hồ sơ BHXH
- Giảm chi phí mua sắm thiết bị
- Đảm bảo cung cấp thông tin hợp thời
- Xử lý công việc nhanh gọn, có hiệu quả.
-Có thể dễ dàng tìm hồ sơ khi người lao động bệnh, nghỉ việc riêng.
-Thuận lợi cho việc chuyển giao thông tin hồ sơ khi người lao động
chuyển bộ phận, nghỉ việc
1.2.3 Tính đặc thù của hồ sơ hưởng BHXH
- Hồ sơ hưởng BHXH hình thành khi có phát sinh đối tượng hưởng
BHXH.
- Hồ sơ hưởng BHXH khi được cơ quan có thẩm quyền xác lập thì đó là
cơ sở pháp lý để thực hiện chế độ BHXH.
- Phân loai theo thời gian thì hồ sơ hưởng BHXH chia thành 2 loại hồ sơ:
+Hồ sơ hưởng các chế độ thường xuyên (hàng tháng): Hồ sơ hưởng chế độ
BHXH thường xuyên (hàng tháng) là hồ sơ của đối tượng hàng tháng được lĩnh
lương hưu hoặc trợ cấp BHXH. Mức lương hưu hoặc trợ cấp hàng tháng của

NLĐ được pháp luật quy định theo mức độ tham gia BHXH của người đó. Hồ
sơ hưởng BHXH thường xuyên có các loại sau: hưu trí, mất sức lao động,
TNLĐ, tử tuất, trợ cấp cho cán bộ xã, phường.
+ Hồ sơ hưởng các chế độ một lần
Hồ sơ hưởng chế độ một lần là hồ sơ của đối tượng chỉ được lĩnh trợ cấp
một lần, mức trợ cấp do pháp luật quy định gồm hồ sơ hưởng các chế độ ngắn
hạn: ốm đau, thai sản, trợ cấp dưỡng sức, phục hồi sức khỏe.
1.2.4 Yêu cầu cụ thể đối với công tác quản lý hồ sơ hưởng
- Đảm bảo cho mọi đối tượng đang hưởng BHXH phải có hồ sơ, với
những hồ sơ chưa hoàn chỉnh phải được bổ sung đầy đủ, hợp lệ.
- Việc quản lý và lưu trữ hồ sơ phải đảm bảo được tính thống nhất trong
toàn ngành.
7






- Hồ sơ phải được lưu trữ một cách khoa học và thực hiện ứng dụng công
nghệ thông tin trong công tác quản lý, lưu trữ hồ sơ góp phần quản lý ngày một
tốt hơn các mặt hoạt động của ngành.
- Đảm bảo được độ bền cho hồ sơ trong suốt thời gian hồ sơ còn hiệu lực,
thực hiện kịp thời việc hủy hồ sơ đối với hồ sơ hết hiệu lực.
1.2.5 Hồ sơ hưởng BHXH
Hồ sơ hưởng chế độ ốm đau
- Sổ BHXH
-Giấy ra viện (bản chính hoặc bản sao) hoặc Giấy chứng nhận nghỉ việc
hưởng BHXH (mẫu C65-HD).
- Giấy ra viện (bản chính hoặc bản sao). Đối với trường hợp có thời gian

không điều trị nội trú: Phiếu hội chẩn (bản sao) hoặc Biên bản hội chẩn (bản
sao) thể hiện thời gian nghỉ việc để điều trị.
- Trường hợp NLĐ hoặc con của NLĐ khám bệnh, chữa bệnh ở nước
ngoài thì hồ sơ thay bằng bản dịch tiếng Việt được chứng thực của giấy khám
bệnh, chữa bệnh do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh ở nước ngoài cấp.
- Danh sách theo mẫu C70a-HD do người sử dụng lao động lập (bản
chính).
Hồ sơ hưởng chế độ thai sản
- Sổ BHXH
- Bản sao giấy khai sinh hoặc bản sao giấy chứng sinh của con;
- Bản sao giấy chứng tử của con trong trường hợp con chết, bản sao giấy
chứng tử của mẹ trong trường hợp sau khi sinh con mà mẹ chết;
- Giấy xác nhận của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có thẩm quyền về tình
trạng người mẹ sau khi sinh con mà không còn đủ sức khỏe để chăm sóc con;
- Trích sao hồ sơ bệnh án hoặc giấy ra viện của người mẹ trong trường
hợp con chết sau khi sinh mà chưa được cấp giấy chứng sinh;
- Giấy xác nhận của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có thẩm quyền về việc
lao động nữ phải nghỉ việc để dưỡng thai đối với trường hợp quy định tại khoản
3 Điều 31 của Luật này.
* Trường hợp lao động nữ đi khám thai, sẩy thai, nạo, hút thai, thai chết
lưu hoặc phá thai bệnh lý, người lao động thực hiện biện pháp tránh thai theo
quy định tại khoản 1 Điều 37 của Luật này phải có giấy chứng nhận nghỉ việc
hưởng bảo hiểm xã hội đối với trường hợp điều trị ngoại trú, bản chính hoặc bản
8


sao giấy ra viện đối với trường hợp điều trị nội trú.
* Trường hợp người lao động nhận nuôi con nuôi dưới 06 tháng tuổi phải
có giấy chứng nhận nuôi con nuôi.
* Trường hợp lao động nam nghỉ việc khi vợ sinh con phải có bản sao

giấy chứng sinh hoặc bản sao giấy khai sinh của con và giấy xác nhận của cơ sở
y tế đối với trường hợp sinh con phải phẫu thuật, sinh con dưới 32 tuần tuổi.
* Danh sách người lao động nghỉ việc hưởng chế độ thai sản do người sử
dụng lao động lập.




Hồ sơ hưởng trợ cấp dưỡng sức, phục hồi sức khỏe
Danh sách theo mẫu C70a-HD do người sử dụng lao động lập (bản
chính).
Hồ sơ hưởng chế độ TNLĐ
-Sổ bảo hiểm xã hội.
-Biên bản điều tra tai nạn lao động, trường hợp bị tai nạn giao thông được
xác định là tai nạn lao động thì phải có thêm biên bản tai nạn giao thông hoặc
biên bản khám nghiệm hiện trường và sơ đồ hiện trường vụ tai nạn giao thông.
-Giấy ra viện sau khi đã điều trị tai nạn lao động.
-. Biên bản giám định mức suy giảm khả năng lao động của Hội đồng
giám định y khoa.
-Văn bản đề nghị giải quyết chế độ tai nạn lao động.



Hồ sơ hưởng chế độ BNN
-Sổ bảo hiểm xã hội.
-Biên bản đo đạc môi trường có yếu tố độc hại, trường hợp biên bản xác
định cho nhiều người thì hồ sơ của mỗi người lao động có bản trích sao.
-Giấy ra viện sau khi điều trị bệnh nghề nghiệp, trường hợp không điều trị
tại bệnh viện thì phải có giấy khám bệnh nghề nghiệp.
-Biên bản giám định mức suy giảm khả năng lao động của Hội đồng giám

định y khoa.
-Văn bản đề nghị giải quyết chế độ bệnh nghề nghiệp



Hồ sơ hưởng lương hưu
* Hồ sơ hưởng lương hưu đối với người lao động đang tham gia bảo hiểm
9





xã hội bắt buộc bao gồm:
-Sổ bảo hiểm xã hội;
- Quyết định nghỉ việc hưởng chế độ hưu trí hoặc văn bản chấm dứt hợp
đồng lao động hưởng chế độ hưu trí;
-Biên bản giám định mức suy giảm khả năng lao động của Hội đồng giám
định y khoa đối với người nghỉ hưu theo quy định tại Điều 55 của Luật này hoặc
giấy chứng nhận bị nhiễm HIV/AIDS do tai nạn rủi ro nghề nghiệp đối
với trường hợp người lao động quy định tại Điều 54 của Luật này.
* Hồ sơ hưởng lương hưu đối với người lao động đang tham gia bảo hiểm
xã hội tự nguyện, người bảo lưu thời gian tham gia bảo hiểm xã hội gồm cả
người đang chấp hành hình phạt tù bao gồm:
- Sổ bảo hiểm xã hội;
-Đơn đề nghị hưởng lương hưu;
-Giấy ủy quyền làm thủ tục giải quyết chế độ hưu trí và nhận lương hưu
đối với người đang chấp hành hình phạt tù;
-Văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc trở về nước định
cư hợp pháp đối với trường hợp xuất cảnh trái phép;

-Quyết định có hiệu lực pháp luật của Tòa án hủy bỏ quyết định tuyên bố
mất tích đối với trường hợp người mất tích trở về.
Hồ sơ hưởng BHXH một lần
- Sổ BHXH.
- Đơn theo mẫu số 14-HSB (bản chính).
- Đối với người ra nước ngoài để định cư có thêm một trong các giấy tờ
sau:
+ Giấy xác nhận của cơ quan có thẩm quyền về việc thôi quốc tịch Việt
Nam;
+ Bản dịch tiếng Việt được chứng thực hoặc công chứng của một
trong các giấy tờ sau đây:
Hộ chiếu do nước ngoài cấp;
Thị thực của cơ quan nước ngoài có thẩm quyền cấp có xác nhận việc cho phép



nhập cảnh với lý do định cư ở nước ngoài;
Giấy tờ xác nhận về việc đang làm thủ tục nhập quốc tịch nước ngoài; giấy tờ



xác nhận hoặc thẻ thường trú, cư trú có thời hạn từ 05 năm trở lên của cơ quan
nước ngoài có thẩm quyền cấp.
Trích sao hồ sơ bệnh án thể hiện người lao động đang bị mắc một trong những



10



bệnh nguy hiểm đến tính mạng như ung thư, bại liệt, xơ gan cổ chướng, phong,
lao nặng, nhiễm HIV đã chuyển sang giai đoạn AIDS và những bệnh khác theo
quy định của Bộ Y tế.
Hồ sơ hưởng chế độ tử tuất
* Hồ sơ hưởng chế độ tử tuất đối với người đang đóng bảo hiểm xã hội
và người bảo lưu thời gian đóng bảo hiểm xã hội bao gồm:
-Sổ bảo hiểm xã hội;
-Bản sao giấy chứng tử hoặc giấy báo tử hoặc bản sao quyết định tuyên
bố là đã chết của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật;
-Tờ khai của thân nhân và biên bản họp của các thân nhân đối với trường
hợp đủ điều kiện hưởng hằng tháng nhưng chọn hưởng trợ cấp tuất một lần;
-Biên bản điều tra tai nạn lao động, trường hợp bị tai nạn giao thông được
xác định là tai nạn lao động thì phải có thêm biên bản tai nạn giao thông hoặc
biên bản khám nghiệm hiện trường và sơ đồ hiện trường vụ tai nạn giao thông
quy định tại khoản 2 Điều 104 của Luật này; bản sao bệnh án điều trị bệnh nghề
nghiệp đối với trường hợp chết do bệnh nghề nghiệp;
-Biên bản giám định mức suy giảm khả năng lao động đối với thân nhân
bị suy giảm khả năng lao động từ 81% trở lên.
* Hồ sơ hưởng chế độ tử tuất của người đang hưởng hoặc người đang tạm
dừng hưởng lương hưu, trợ cấp tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp hằng tháng
bao gồm:
-Bản sao giấy chứng tử hoặc giấy báo tử hoặc quyết định tuyên bố là đã
chết của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật;
-Tờ khai của thân nhân và biên bản họp của các thân nhân đối với trường
hợp đủ điều kiện hưởng hằng tháng nhưng chọn hưởng trợ cấp tuất một lần;
-Biên bản giám định mức suy giảm khả năng lao động đối với thân nhân
bị suy giảm khả năng lao động từ 81% trở lên.
1.3 Quy trình lưu trữ quản lý hồ sơ hưởng

- Hồ sơ hưởng BHXH được tổ chức lưu trữ theo mô hình thống nhất từ
Trung ương đến địa phương; quản lý bằng phần mềm Quản lý hồ sơ hưởng
BHXH của BHXH Việt Nam; được phân loại theo chế độ hưởng và lưu trữ
trong hộp đựng hồ sơ, xếp trên giá. Tiêu chuẩn của giá, hộp đựng hồ sơ thực
hiện theo Công văn số 789/BHXH-CĐCS ngày 8/7/1998 của BHXH Việt Nam.
- Đối với hồ sơ tiếp nhận mới hàng tháng, Phòng TN-QLHS sau khi hoàn
11


tất việc kiểm tra chuyển toàn bộ hồ sơ hưởng BHXH vào lưu trữ theo đúng vị trí
được định vị tự động theo phần mềm của BHXH .
- Đối với hồ sơ đã lưu trữ trước đây: BHXH tỉnh xây dựng kế hoạch, tổ
chức thực hiện việc lưu trữ hồ sơ đối tượng hưởng BHXH theo mô hình do
BHXH Việt Nam quy định, hoàn thành trước ngày 31/12/2012.
1.4. Các nhân tố ảnh hưởng tới quản lý hồ sơ hưởng BHXH
- Khung cảnh nền kinh tế: Chu kỳ nền kinh tế cũng ảnh hưởng lớn tới
công tác quản lý hồ sơ hưởng BHXH. Tình hình kinh tế sẽ ảnh hưởng tới tình
hình kinh doanh của các doanh nghiệp khiến cho doanh nghiệp quyết định về số
lượng lao động, số lượng lao động biến động làm cho biến động số lượng hồ sơ
hưởng BHXH, nhr hưởng tới công tác quản lý hồ sơ hưởng BHXH.
- Dân số, lực lượng lao động: Tỷ lệ dân số phát triển nhanh và lớn hơn tỷ
lệ phát triển kinh tế, lực lượng lao động hàng năm cần việc làm cao thì doanh
nghiệp có nhiều cơ hội lựa chọn lao động có chất lượng. Điều này làm gia tăng
số lượng hồ sơ hưởng BHXH, gây khó khăn cho việc quản lý.
- Điều kiện cơ sở kỹ thuật: số lượng hồ sơ càng lớn thì càng gây khó khăn
cho việc quản lý chính vì vậy điều kiện cơ sở vật chất càng tốt thì sẽ giúp tiết
kiệm được nhiều thời gian và công sức trong việc quản lý hồ sơ hưởng BHXH.
- Người lao động: ý thức của người lao động cũng rất quan trọng trong
công tác quản lý hồ sơ hưởng BHXH. Nhiều trường hợp NLĐ cung cấp thông
tin các laoij giấy tờ không kịp thời hoặc không chính xác khiến cho việc quản lý

hồ sơ mất nhiều thời gian cho việc thu thập, kiểm tra, xét duyệt hồ sơ hưởng
BHXH.
- Cán bộ nhân viên: trình độ của cán bộ của nhân viên ảnh hưởng lớn tới
quản lý hồ sơ hưởng BHXH. Đội ngũ cán bộ nhân viên có trình độ nghiệp vụ
chuyên nghiệp giúp cho công tác quản lý được diễn ra nhanh chóng, chính xác
hơn.
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ
HƯỞNG BHXH TẠI TỈNH HÀ TĨNH GIAI ĐOẠN 2013-2015
2.1 Giới thiệu chung về BHXH Tỉnh Hà Tĩnh
2.1.1 Khái quát chung về Tỉnh Hà Tĩnh
Hà Tĩnh như một bức tranh thu nhỏ của dải đất miền Trung nói riêng và
12


nước Việt nói chung, tựa lưng vào dãy Trường Sơn và hướng ra biển Đông, với
nhiều cảnh quan thiên nhiên kỳ thú và di tích, danh thắng tiêu biểu, có giá trị
tầm cỡ quốc gia và quốc tế như bãi biển Thiên Cầm, Xuân Thành, Kỳ Ninh,
Mũi Đao, hồ Kẻ Gỗ, chùa Hương Tích, núi Hồng Lĩnh 99 ngọn kéo dài trên địa
bàn 34 xã ở các huyện Nghi Xuân, Can Lộc và thị xã Hồng Lĩnh, nhiều di tích
lịch sử, văn hoá được công nhận cấp Quốc gia; Có hệ thống giao thông thuỷ bộ
thuận tiện, nguồn tài nguyên và nhân lực dồi dào, nhiều chính sách khuyến
khích ưu đãi đầu tư ... Hà Tĩnh đang nỗ lực vươn lên, mở rộng vòng tay chào
đón
bè
bạn.
Hà Tĩnh nằm ở vùng kinh tế trọng điểm miền Trung Việt Nam, với diện tích đất
liền 6.054,85 km2 và trên 18.000 km2, có đầy đủ vùng miền Đô thị, Đồng bằng,
Miền núi, Ven biển v.v... với hơn 1,3 triệu dân cần cù, sáng tạo, chịu thương,
chịu khó, phía Bắc giáp với tỉnh Nghệ An, phía Nam với tỉnh Quảng Bình, phía
Tây với Cộng hoà Dân chủ Nhân dân Lào 143 km và phía Đông có bờ biển đẹp

với những dãi cát trắng mịn chạy dài 137 km.
2.1.2 Sơ lược về cơ quan BHXH Tỉnh Hà Tĩnh
BHXH tỉnh do Giám đốc BHXH tỉnh quản lý, và điều hành theo chế độ
thủ trưởng.
- Giám đốc chịu trách nhiệm điều hành toàn diện và quản lý mọi hoạt
động BHXH tỉnh để thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của BHXH tỉnh theo quyết
định số 149/BHXH/TCCB ngày 3/10/1995 của BHXH Việt Nam về chức năng,
nhiệm vụ và quyền hạn của hệ thống tổ chức BHXH địa phương. Giám đốc chịu
trách nhiệm trước pháp luật, trước tổng giám đốc về những nhiệm vụ giao cho
BHXH Hà Tĩnh.
- Giúp việc cho giám đốc có Phó giám đốc. Phó giám đốc được giám đốc
phân công chỉ đạo một số lĩnh vực công tác và chỉ đạo một số đơn vị trực thuộc,
phó giám đốc thay mặt giám đốc và chịu trách nhiệm trước giám đốc và trước
pháp luật Nhà nước giải quyết các công việc thuộc phạm vi trách nhiệm được
phân công. Phó giám đốc trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ theo lĩnh
vực được phân công và giải quyết các vấn đề được bàn thống nhất trong tập thể
lãnh đạo. Những vấn đề mới phát sinh thuộc lĩnh vực mình phụ trách, phó giám
đốc cần xin ý kiến của giám đốc để giải quyết.
- BHXH Hà Tĩnh có 10 phòng nghiệp vụ, các trưởng phòng quản lý, điều
13


-

hành hoạt động của phòng theo chế độ thủ trưởng. Trưởng phòng chịu trách
nhiệm trước giám đốc về nhiệm vụ được giao, về hoạt động của phòng và quản
lý cán bộ thuộc phòng. Giúp việc cho trưởng phòng có phó trưởng phòng. Phó
trưởng phòng có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ được trưởng phòng hoặc thủ
trưởng cơ quan phân công. Trưởng phòng có trách nhiệm tổ chức thực hiện các
nhiệm vụ, kế hoạch, chương trình công tác cụ thể đã được thủ trưởng cơ quan

giao, có trách nhiệm phối hợp với các phòng chức năng khác để giải quyết các
công việc liên quan đến phòng. Những việc vượt quá thẩm quyền quy định thì
phải báo cáo giám đốc để xem xét giải quyết, duy trì chế độ báo đúng quy định.
- BHXH Hà Tĩnh có 12 đơn vị BHXH huyện thị xã trực thuộc, có chức
năng giúp cho giám đốc BHXH tỉnh quản lý quỹ BHXH và tổ chức thực hiện
chính sách, chế độ BHXH trên địa bàn huyện. BHXH các huyện, thị xã chịu sự
quản lý trực tiếp, toàn diện của BHXH tỉnh, chịu sự quản lý hành chính Nhà
nước của UBND huyện. BHXH các huyện, thị xã các huyện, thị xã cũng gồm có
ban giám đốc và các bộ phận chức năng, có tư cách pháp nhân, trụ sở đặt tại
huyện, có con dấu và tài khoản riêng. BHXH huyện có nhiệm vụ tổ chức thu
BHXH của người sử dụng lao động và người lao động tham gia BHXH trên địa
bàn huyện. Tổ chức chi trả trợ cấp BHXH cho từng người hưởng BHXH trên
địa bàn huyện theo phân cấp của Tổng giám đốc BHXH VN và giám đốc
BHXH tỉnh. Quản lý công chức, viên chức, quản lý tài chính thuộc BHXH
huyện theo phân cấp. Ta có hệ thống tổ chức của Bảo hiểm xã hội tỉnh Hà Tĩnh
như sau:
BHXH các huyện có tư cách pháp nhân đầy đủ, có con dấu, tài khoản
riêng và có trụ sở đặt tại quận, huyện, thị xã tương ứng.
BHXH huyện Cẩm Xuyên
BHXH huyện Kỳ Anh
BHXH thành phố Hà Tĩnh
BHXH huyện Thạch Hà
BHXH huyện Can Lộc
BHXH huyện Đức Thọ
BHXH thị xã Hồng Lĩnh
BHXH huyện Lộc Hà
BHXH huyện Vũ Quang
BHXH huyện Nghi Xuân
BHXH huyện Hương Sơn
BHXH huyện Hương Khê

14


2.2 Thực trạng công tác quản lý hồ sơ hưởng BHXH Tỉnh Hà Tĩnh
giai đoạn 2013-2015
2.2.1 Quản lý hồ sơ tham gia BHXH
Trong những năm gần đây, nền kinh tế nước ta đang dần ổn định và phát
triển, kéo theo đó là sự xuất hiện của các khu công nghiệp mới, các khu đô thị
mới, vì vậy các thành phần tham gia vào nền kinh tế ngày càng đa dạng và
phong phú làm cho số lượng đơn vị cũng như người lao động thuộc diện tham
gia BHXH gia tăng đáng kể, từ đó dẫn đến lượng hồ sơ hưởng khi tham gia
BHXH cũng tăng.
Hồ sơ tham gia BHXH là công cụ quản lý đối tượng tham gia không thể
thiếu trong một hệ thống BHXH. Cơ quan BHXH Tĩnh Hà Tĩnh tiếp nhận và
quản lý hồ sơ tham gia BHXH của NLĐ đảm bảo khoa học để thuận tiện khai
thác và sử dụng.
Kết quả thực hiện công tác quản lý hồ sơ tham gia BHXH của BHXH
Tỉnh Hà Tĩnh được thể hiện qua bảng sau:
Bảng 1: Quản lý hồ sơ tham gia BHXH (2013 – 2015)

Năm
Hồ sơ đã tham gia

2013

2014

103021 115321

2015

140229

12300
24908
30801
Hồ sơ tham gia mới
(Nguồn: BHXH tỉnh Hà Tĩnh)
Từ bảng số liệu ta thấy: Số hồ sơ hưởng BHXH tăng lên qua 3 năm với
tốc độ tăng trung bình 14,7% năm. Năm 2013 số hồ sơ tham gia là 103021 hồ
sơ, đến năm 2015 số hồ sơ tham gia tăng lên 140229 hồ sơ. Năm 2014, số hồ sơ
tham gia mới tăng 24908 hồ sơ. Nguyên nhân do năm 2014, các đơn vị sử dụng
lao động đã có ý thức hơn trong việc tham gia BHXH cho NLĐ nên số lao động
được tham gia BHXH tăng lên đáng kể. Có thể thấy, số hồ sơ hưởng mới tăng
lên nhanh qua các năm.
2.2.2 Quản lý hồ sơ hưởng các chế độ BHXH
15




Chế độ ốm đau, thai sản, TNLĐ-BNN, dưỡng sức PHSK
Trong 3 năm qua BHXH tỉnh Hà Tĩnh luôn hoàn thành tốt công tác chi trả
chế độ ốm đau, thai sản, TNLĐ- BNN, dưỡng sức PHSK cho NLĐ. Kết quả
thực hiện các chế độ thể hiện qua bảng sau:

Bảng 5: Số hồ sơ chế độ ốm đau, thai sản, TNLĐ- BNN, dưỡng sức PHSK
(2013 -2015)
( Đơn vị: hồ sơ)
Năm
Ốm đau

2014

42.377

Thai sản
TNLĐ- BNN

2013

46.614

48.256

11.032

11.987

12.692

6.406

6.565

6.890

689

653

618

19903

21342

23476

Hàng tháng
Một lần

Dưỡng sức PHSK

2015

(Nguồn: BHXH tỉnh Hà Tĩnh)
Nhìn vào bảng số liệu ta thấy:
+ Chế độ ốm đau: số hồ sơ hưởng chế độ ốm đau tương đối cao. Số hồ sơ
hưởng tăng lên qua các năm, cao nhất là năm 2015 tăng 10% tương ứng 4.2377
hồ sơ so với năm 2014. Nguyên nhân là do năm 2015 có nhiều bệnh dịch như:
sốt xuất huyết, sởi…
+ Chế độ thai sản: Số hồ sơ hưởng thai sản cũng tăng lên qua các năm. Cụ
thể: Năm 2014 tăng 7,23% so với năm 2013 tương ứng tăng 1660 hồ sơ. Năm
2015 tăng 5,5% so với năm 2014 tương ứng tăng 955 hồ sơ. Sự gia tăng này là
do việc thực hiện kế hoạch hóa gia đình không được nghiêm ngặt như trước,
nhiều gia đình sinh con thứ 3 trở lên.
+ Chế độ TNLĐ – BNN: Số hồ sơ hưởng chế độ không biến động nhiều
qua các năm. Số hồ sơ hưởng chế độ TNLĐ – BNN một lần ít, chủ yếu là hồ sơ
hưởng hàng tháng. Năm 2015 số hồ sơ hưởng trợ cấp này chỉ tăng 7,55% so với
năm 2013 tương ứng tăng 484 hồ sơ. Số hồ sơ tăng lên hàng năm có xu hướng

giảm, đó là do ý thức của NLĐ tăng lên và NSDLĐ ngày càng quan tâm hơn
đến vấn đề bảo hộ lao động và an toàn lao động cho NLĐ của mình.
16




+ Chế độ dưỡng sức PHSK: đây là một chế độ cần thiết cho NLĐ khi bị
suy giảm sức khỏe tạm thời do ốm đau, thai sản hoặc TNLĐ- BNN, NLĐ cần
được nghỉ việc trong thời gian nhất định để phục hồi sức khỏe. Số lượng hồ sơ
hưởng tăng lên qua các năm nhưng không nhiều, cụ thể năm 2015 tăng 3573 hồ
sơ so với năm 2013 tương ứng 17.95%. Nguyên nhân là do những năm gần đây
dịch vụ y tế được nâng cao, đội ngũ y bác sĩ được đào tạo chuyên sâu, thiết bị
vật tư y tế được đầu tư hơn, nhiều bệnh lý được trị liệu nhanh hơn.
Chế độ hưu trí
Kết quả thực hiện chế độ hưu trí trong giai đoạn 2013 – 2015 của BHXH
tỉnh Hà Tĩnh được thể hiện qua bảng sau:
Bảng 3: Số hồ sơ hưởng chế độ hưu trí (2013- 2015)
(Đơn vị: hồ sơ)
Năm
Số hồ sơ đã hưởng
Số hồ sơ mới hưởng

2013

2014

2015

15.809

16706

17708

897

1.002

1.120

(Nguồn: BHXH tỉnh Hà Tĩnh)
Qua bảng số liệu ta thấy, số lượng hồ sơ hưởng ở chế độ này tương đối
lớn và tăng dần qua từng năm từ năm 2013 đến năm 2015 với tốc độ tăng bình
quân 5,1%/năm. Số hồ sơ mới được hưởng chế độ cũng tăng lên qua các năm.
Năm 2014 số lượng hồ sơ hưởng tăng cao nhất 11,7% so với năm 2013 tương
ứng tăng 897 hồ sơ, năm 2015 tăng 8,58% so với năm 2013 tương ứng tăng
1899 hồ sơ. Nguyên nhân, hưu trí là một chế độ dài hạn hơn thế nữa dân số việt
nam hiện nay đang bị già hóa, lực lượng lao động cũng bị già hóa theo, số lượng
lao động về hưu ngày càng nhiều.


Chế độ tử tuất
Chế độ tử tuất được BHXH tỉnh Hà Tĩnh thực hiện qua 3 năm từ 2013 đến
2015 như sau:
Bảng 4: Số hồ sơ hưởng chế độ tử tuất giai đoạn 2013-2015
(Đơn vị: hồ sơ)
Chỉ tiêu
NSNN

2013

Hàng tháng

2014
42

17

2015
96

160


Một lần
Quỹ
BHXH

32

26

21

Mai táng phí

968

1296

1606

Hàng tháng

81

138

189

Một lần

13

10

10

592

872

1293

Mai táng phí

(Nguồn: BHXH tỉnh Hà Tĩnh)
Nhận xét:
Cũng giống như hưu trí, tử tuất là một chế độ dài hạn nên số lượng hồ sơ

hưởng tăng dần qua từng năm. Số hồ sơ hưởng do NSNN đảm nhận lớn hơn hồ
sơ hưởng của quỹ BHXH. Do đối tượng đa phần là bố, mẹ hoặc con cái trường
hợp là vợ hoặc chồng chiếm rất ít nên thời gian hưởng trợ cấp kéo dài, thường
từ 10 – 25 năm.



Chế độ BHXH một lần.

Kết quả thực hiện chế độ BHXH một lần cho NLĐ được thể hiện qua
bảng sau:
Bảng 2: Số hồ sơ hưởng chế độ BHXH một lần( 2013- 2015)
(Đơn vị: hồ sơ)
Năm
Số hồ sơ hưởng

2013

2014

2015

992

1.054

1.122

(Nguồn: BHXH tỉnh Hà Tĩnh)
Nhìn vào bảng số liệu trên ta thấy, số lượng hồ sơ hưởng chế độ tăng lên

qua các năm từ 2013 đến 2015 với tốc độ tăng trung bình là 6,35%/năm. Cụ thể
năm 2014 số hồ sơ hưởng tăng 62 hồ sơ so với năm 2013 tương ứng tăng
6,25%. Năm 2015 tăng 68 hồ sơ so với năm 2014 tương ứng tăng 6,45%.

18


2.2.2 Công tác lưu trữ hồ sơ hưởng
Bảng 5: Số hồ sơ lưu trữ giai đoạn 2013 – 2015
Năm
Số hồ sơ

2013
8.824

2014
9.782

Đơn vị: hồ sơ
2015
15.242

Nhận xét:
Số lượng hố sơ lưu trữ ngày càng tăng nhanh, cụ thể năm 2013 là 8.824
đến năm 2015 đã lên tới 15.242 hồ sơ. Điều đó thể hiện số NLĐ tham gia, thụ
hưởng BHXH hồ sơ càng nhiều đồng thời cũng phản ánh được khó khăn trong
công tác lưu trữ hồ sơ.
2.2. Một số đánh giá về công tác quản lý hồ sơ hưởng tại BHXH tỉnh Hà
Tĩnh
2.3.1. Một số kết quả đạt được

- Trong 3 năm trở lại đây BHXH tỉnh Hà Tĩnh luôn hoàn thành tốt nhiệm
vụ được giao, công tác tuyên truyền phổ biến và những văn bản quy định bắt
buộc đối với người tham gia BHXH được kết hợp với các chế tài xử lí vi phạm
BHXH được giao đến từng cơ quan đơn vị, quận, phường xã… nên số người
tham gia đã tăng lên tương đối.
- Cán bộ BHXH tỉnh được trau dồi phẩm chất, nâng cao trình độ chuyên
môn, nghiệp vụ, tinh thần vì người tham gia ,thụ hưởng , vì công việc mà phục
vụ, quản lý hồ sơ một cách ngăn nắp mang lại hiệu quả cao.
- Cơ quan BHXH tỉnh đã từng bước thực hiện cải cách thủ tục hành chính
trong công tác quản lý và giải quyết chế độ chính sách cho NLĐ thông qua việc
áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ và cơ chế “một cửa liên thông”
đem lại hiệu quả tích cực; hồ sơ, thủ tục giấy tờ liên quan đến việc tham gia và
hưởng chế độ đã từng bước được đơn giản hóa.
2.3.2. Một số mặt hạn chế và nguyên nhân
● Hạn chế
Việc không thực hiện giao nộp tài liệu đến hạn nộp lưu của các đơn vị vào
lưu trữ cơ quan dẫn đến những hạn chế sau:
- Hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan không
được tập trung vào một đầu mối nhằm tạo điều kiện thuận tiện cho việc quản lý
19


và phục vụ nhu cầu nghiên cứu sử dụng của cán bộ, công chức trong cơ quan,
Ngành;
- Cán bộ, công chức của các đơn vị không có nghiệp vụ lưu trữ nên hồ sơ,
tài liệu không được sắp xếp, bảo quản một cách khoa học, không đáp ứng mục
tiêu phục vụ khai thác, sử dụng lâu dài.
- Mặt khác việc không giao nộp kịp thời hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ sẽ dẫn
đến tình trạng tài liệu chất đống, gây khó khăn cho việc khai thác sử dụng, đồng
thời làm cho diện tích làm việc hiện đang quá chật của các đơn vị càng thêm bề

bộn hồ sơ;
- Hồ sơ, tài liệu dễ bị thất lạc do các cá nhân nghỉ hưu, chuyển công tác
không bàn giao lại cho đơn vị hoặc nộp vào lưu trữ cơ quan;
- Do không thu thập được đầy đủ hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị nên lưu trữ
cơ quan rất khó khăn trong việc lựa chọn những hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp
lưu vào Lưu trữ Quốc gia theo quy định.
● Nguyên nhân
Theo quy định: hồ sơ, tài liệu của các đơn vị sau khi giải quyết xong thì
để lại đơn vị một năm, sau đó giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Tuy nhiên các đơn
vị chưa thực hiện nghiêm quy định này. Hầu như hồ sơ, tài liệu của đơn vị chức
năng nào vẫn do đơn vị đó tự quản lý.
Một số đơn vị đã thực hiện nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan nhưng
chưa giao nộp hết hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình thực hiện chức năng,
nhiệm vụ của đơn vị. Tài liệu giao nộp chưa được lập hồ sơ, chủ yếu còn giao
nộp theo bó, gói, cặp hoặc thùng tôn, ảnh hưởng đến chất lượng và giá trị của
tài liệu lưu trữ.
Tại BHXH tỉnh, kho bảo quản tài liệu chưa được bố trí hợp lý, diện tích
kho nhỏ hẹp, phân tán, chưa được trang bị đầy đủ các trang thiết bị để bảo vệ,
bảo quản an toàn tài liệu; việc chỉnh lý, phân loại, xác định thời hạn bảo quản
tài liệu chưa thực hiện tốt; một số loại tài liệu hết giá trị chưa được đưa ra xem
xét để tổ chức tiêu huỷ; cán bộ làm công tác lưu trữ còn thiếu và yếu về chuyên
môn, nghiệp vụ; công tác quản lý, khai thác giá trị tài liệu lưu trữ chưa được
phát huy đầy đủ để phục vụ có hiệu quả hoạt động thực tiễn và nghiên cứu lịch
sử; một số BHXH tỉnh chưa thực hiện đầy đủ các chế độ, chính sách đối với cán
bộ làm công tác lưu trữ theo quy định.
20


CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM
HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ HƯỞNG BHXH TẠI

BHXH TỈNH HÀ TĨNH GIAI ĐOẠN 2013-2015
3.1. Định hướng phát triển chung của BHXH tỉnh Hà Tĩnh
Trong tiến trình đổi mới, hướng tới mục tiêu “dân giầu nước mạnh, xã hội
công bằng dân chủ văn minh”, trước yêu cầu của sự nghiệp Công nghiệp hóaHiện đại hóa đất nước, để thực hiện tốt công tác BHXH BHYT đáp ứng những
yêu cầu của đời sống xã hội BHXH tỉnh đã xác định rõ định hướng phát triển
những năm tới như sau:
Tiếp tục phát huy các kết quả đạt được trong những công tác thực hiện
chính sách BHXH đưa chính sách gắn liền với cuộc sống của NLĐ. Tích cực
tìm ra các biện pháp hạn chế khó khăn, giải đáp thắc mắc của người tham gia.
Hoàn thành xuất sắc những mục tiêu đề ra.
Không ngừng nâng cao hiệu quả quản lý, sửa đổi bổ sung hoàn thiện
nghiệp vụ, đề xuất với BHXH Việt Nam xây dựng toàn kiện bộ máy đáp ứng
nhu cầu và khối lượng công việc.
Nâng cao chất lượng hoạt động bộ máy làm việc quản lý, nâng cao trách
nhiệm năng lực nghề nghiệp trong toàn bộ cán bộ nhân viên viên chức trong
toàn đơn vị với bản lĩnh vững vàng, có năng lực chuyên môn vững vàng để thật
sự là những cán bộ công chức mẫu mực, tận tụy phục vụ nhân dân, tiến hành cải
cách thủ tục hành chính sao cho tinh giản thuận tiện nhanh chóng nhất.
Kiểm tra theo dõi quản lý chặt chẽ các đơn vị tham gia và người tham gia,
đảm bảo quyền lợi cho người tham gia.
Ứng dụng có hiệu quả công nghệ thông tin vào công tác quản lý BHXH,
đảm bảo thu đúng thu đủ thu có hiệu quả, chi trả kịp thời an toàn cho các chế độ
BHXH BHYT… góp phần đảm bảo ASXH trên địa bàn.
3.2. Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý hồ sơ hưởng
BHXH tại BHXH tỉnh Hà Tĩnh
Để công tác quản lý hồ sơ của Ngành nói chung, của cơ quan BHXH tỉnh
Nghệ An nói riêng từng bước đi vào nề nếp, phát triển, đáp ứng yêu cầu phát
triển ngày càng lớn mạnh của Ngành, sớm khắc phục tồn tại, hạn chế nêu trên,
nhằm tăng cường và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của Ngành, chúng ta cần tập
trung thực hiện một số giải pháp sau:

21


Thứ nhất, cần đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp
luật hiện hành và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về quản lý hồ sơ để nâng cao
hơn nữa nhận thức về công tác này trong cán bộ, công chức, viên chức của
BHXH tỉnh.
Thứ hai, cán bộ quản lý hồ sơ cần được đào tạo, bồi dưỡng nắm chắc
chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ. BHXH tỉnh cần quan tâm thực hiện đầy đủ các
chế độ, chính sách đối với cán bộ quản lý hồ sơ theo quy định, nhằm kịp thời
động viên, khích lệ cán bộ quản lý hồ sơ. Ngược lại, cán bộ làm công tác quản
lý hồ sơ cũng cần tích cực tự học hỏi nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ;
rèn luyện đạo đức nghề nghiệp để có trách nhiệm cao trong thực hiện nhiệm vụ,
có tinh thần phục vụ tốt, tâm huyết với công việc được giao.
Thứ ba, cần hoàn thiện hệ thống văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác
quản lý hồ sơ. Trước mắt, tập trung vào các văn bản như: Quy định về công tác
lưu trữ của cơ quan; văn bản hướng dẫn về lập hồ sơ hiện hành; văn bản quy
định thành phần hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ cơ quan; bảng
thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan.
Thứ tư, từng bước bố trí kho lưu trữ theo quy chuẩn từ Trung ương đến
địa phương. Trang bị đầy đủ các phương tiện thiết yếu để vệ, bảo quản an toàn
tài liệu như: phương tiện báo cháy, chữa cháy; phương tiện bảo vệ, máy điều
hoà, máy hút bụi, giá, hộp, cặp đựng tài liệu; bìa hồ sơ...
Thứ năm, tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ
trong Ngành; tổng hợp các vướng mắc trong quá trình thực hiện và đề xuất các
biện pháp kịp thời trình cấp có thẩm quyền giải quyết;
Thứ sáu, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý
hồ sơ. Ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ tạo được một cơ sở dữ liệu và hệ
thống quản lý chặt chẽ đối với tài liệu, phục vụ việc tra cứu thông tin nhanh và
hiệu quả nhất nhằm nâng cao năng lực quản lý, đáp ứng nhu cầu khai thác sử

dụng tài liệu lưu trữ, góp phần xây dựng một nền hành chính hiện đại, thúc đẩy
sự nghiệp thực hiện BHXH đối với mọi người lao động, BHYT toàn dân của
BHXH tỉnh.
KẾT LUẬN
Qua bài viết chúng ta có cái nhìn bao quát hơn về hoạt động quản lý hồ sơ
22


hưởng BHXH của BHXH thành phố Hà Tĩnh. Trong giai đoạn này, công tác
quản lý hồ sơ của thành phố bên cạnh những thành tựu đã đạt được vẫn còn rất
nhiều những hạn chế còn tồn tại, kết quả vẫn chưa đạt được như mong muốn.
Những bất cập còn tồn tại trong công tác quản lý hồ sơ cần được giải quyết để
hệ thống BHXH tỉnh hoạt động hiệu quả hơn, đặc biệt là tình trạng không giao
nộp hồ sơ kịp thời dẫn đến hồ sơ bị chất đống. Tuy nhiên để giải quyết được các
vấn đề bất cập đó không phải là đơn giản. Nhưng với sự nỗ lực của BHXH Tỉnh
Hà Tĩnh, hi vọng rằng trong thời gian tới công tác quản lý hồ sơ BHXH tỉnh sẽ
đạt được kết quả tốt hơn, không những góp phần đảm bảo quyền lợi cho NLĐ
mà còn đóng góp cho sự phát triển kinh tế- xã hội của thành phố. Với vốn kiến
thức còn hạn hẹp, bài viết không tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong nhận
được sự đóng góp của cô giáo để cho bài làm của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn.

23


1.
2.
3.
4.
5.

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
Báo cáo kết quả công tác BHXH của BHXH tỉnh Hà Tĩnh năm
2013,2014,2015
BHXH tỉnh Hà Tĩnh
Hệ thống các văn bản về BHXH và các văn bản có liên quan đến BHXH
qua các năm
Luật BHXH số 71/2006/QH 11 ngày 29/06/2006 của Quốc hội nước
CHXHCN Việt Nam
Trang web:
-
- www.tailieu.com

24