Tình hình công tác Văn Thư – Lưu Trữ của UBND phường Ngọc Thụy

PHẦN A. LỜI NÓI ĐẦU
Xã hội loài người nói chung và con người nói riêng luôn luôn vận
động và phát triển, trải qua nhiều giai đoạn khác nhau của lịch sử con
người ngày càng đi lên không ngừng. Và thông tin là những cái không thể
thiếu được đối với sự phát triển đi lên của con người nói riêng và xã hội
nói chung. Trong quá trình hoạt động của một cơ quan thì hoạt động đảm
bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho công tác quản lý một hoạt động
vô cùng quan trọng.
Trong đó công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động
chỉ đạo và điều hành công việc của các cơ quan, các tổ chức, một phần
phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không tốt cũng chính vì điều
đó mà công tác văn thư trong các cơ quan, các tổ chức ngày càng được
quan tâm nhiều hơn. Đặc biệt trong công cuộc cải cách hành chính nhà
nước, công tác văn thư là một trong những trọng tâm được đổi mới.
Nhận thức được ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn thư,
ngày 19 tháng 12 năm 1971 Bộ trưởng Phủ Thủ tướng đã ban hành Quyết
định số 109/TB Về việc thành lập Trường Trung học Văn thư Lưu trữ
(nay là trường Đại học Nội vụ Hà Nội ) với nhiệm vụ:
- Đào tạo cán bộ Trung học chuyên nghiệp văn thư, lưu trữ.
- Bồi dưỡng, huấn luyện nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ đang
làm công tác văn thư, lưu trữ cho các cơ quan nhà nước.
Từ đó đến nay, trường đã mở thêm nhiều ngành và đào tạo liên tục
để phục vụ tốt hơn nhu cầu xã hội. Đặc biệt là những năm gần đây theo
sự phát triển của khoa học công nghệ hiện đại và để xây dựng đất nước
theo con đường công nghiệp hóa, hiện đại hoá thuận lợi hơn và việc trao
đổi thông tin càng cần thiết để kịp thời nắm bắt những thông tin cần thiết
giúp cho xã hội phát triển mạnh mẽ hơn.


Chính vì vậy mà công tác văn thư, lưu trữ ngày càng được coi
trọng để đáp ứng tốt yêu cầu đó. Thực hiện phương châm “Học đi đôi với

hành”, “Lý thuyết gắn liền với thực tiễn”, để lĩnh hội tốt hơn những kiến
thức đã học vào thực tế sau này để khỏi bỡ ngỡ khi vận dụng những kiến
thức đã học vào thực tiễn công việc, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ
chức cho học sinh đi thực tập tại các cơ quan từ ngày 10 tháng 1 đến ngày
10 tháng 3 năm 2017. Với sự giới thiệu của trường, UBND phường Ngọc
Thuỵ đã đồng ý tiếp nhận và tạo điều kiện cho em tiếp xúc với công việc
thực tế tại văn phòng HĐND&UBND phường.
Trải qua gần 2 tháng thực tập tại cơ quan, tuy rằng thời gian không
dài nhưng đó là khoảng thời gian giúp em được có điều kiện tiếp xúc với
các công việc thực tế ở cơ quan, vận dụng những lý thuyết đã học vào
thực tế, tạo cho em niềm tin và sự tâm huyết với nghề nghiệp sau khi ra
trường công tác, ngoài những nghiệp vụ chính của công tác văn thư, văn
phòng em còn được tiếp xúc với tài liệu lưu trữ, đánh máy vi tính. Trong
bản báo cáo này em xin trình bày đến nghiệp vụ công tác văn thư của
UBND phường Ngọc Thuỵ. Bản báo cáo gồm IV chương:
Chương I: Giới thiệu vài nét về UBND phường Ngọc Thụy.
Chương II: Tình hình công tác Văn Thư – Lưu Trữ của UBND
phường Ngọc Thụy.
Chương III: Nội dung và kết quả thực tập.
Chương IV: Một số giải pháp và kiến nghị về công tác Văn Thư –
Lưu Trữ của UBND phường Ngọc Thụy.
Mặc dù trong đợt thực tập em đã được sự hướng dẫn của các thầy,
các cô giáo ở trường với sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô, các chú, các
bác, các anh, các chị trong UBND phường Ngọc Thụy nhưng đây vẫn là
lần đầu tiên em được tiếp xúc với thực tế nên trong bản báo cáo này
không tránh khỏi những sai sót nhất định.
Vì vậy em rất mong được sự góp ý của các thầy cô.


Em xin chân thành cảm ơn!

Ngọc Thụy, ngày 13 tháng 03 năm 2017
Sinh viên

Hoàng Trung Nam


PHẦN B. NỘI DUNG
CHƯƠNG I
GIỚI THIỆU VÀI NÉT
VỀ UBND PHƯỜNG NGỌC THỤY
1. Điều kiện tự nhiên, kinh tế - xã hội của UBND Phường Ngọc
Thụy.
UBND phường Ngọc Thụy có địa chỉ: Số 270 đường NgọcThụy, phường
Ngọc Thụy, quận Long Biên, thành phố Hà Nội.
1.1 Điều kiện tự nhiên:
Phường Ngọc Thuỵ là một phường được thành lập cách đây 14
năm theo Nghị định 132/NĐ-CP của Chính phủ ngày 06 tháng 11 năm
2003. Phường được thành lập trên cơ sở toàn bộ diện tích đất tự nhiên và
dân số của Xã Ngọc Thuỵ với 888.89 ha trong đó có 350 ha là đất ở; 78,3
ha đất nông nghiệp, các công trình giao thông, đê kè và 5338, 89 ha là đất
mặt nước. Dân số của Phường 22.340 nhân khẩu với 5.478 hộ gia đình
được chia ra làm 38 tổ dân phố.
Ngọc Thuỵ nằm ở Phía Tây Bắc của Quận Long Biên, là nơi ngã ba
sông Hồng và sông Đuống, phía Đông giáp với Phường Thượng Thanh,
phía Nam giáp với Phường Ngọc Lâm, phía Đông Bắc là sông Đuống,
phía Tây là sông Hồng. Ngọc Thuỵ là Phường có nhiều đầu mối giao
thông chạy qua như đường bộ, đường thuỷ và đường sắt, việc đi lại từ các
tổ dân phố tới Phường từ Phường tới tổ dân phố khá dễ dàng, lại là một
phường mới, cơ chế một cửa được đưa về làm thí điểm của Quận nên cơ
sở vật chất được đầu tư tạo nhiều điều kiện khá thuận lợi.

Từ vị trí địa lý và các đặc điểm trên Phường Ngọc Thuỵ có nhiều
lợi thế trong phát triển các lĩnh vực kinh tế, xã hội, đời sống vật chất và
tinh thần của người dân được nâng cao.
1.2 Điều kiện xã hội.
1.2.1 Về kinh tế:
- Trong nông nghiệp, Phường có diện tích đất nông nghiệp rộng
78,3 ha trong đó 56 ha đất trồng lúa, 32,3 ha trồng màu.
- Trong buôn bán , UBND có 781 hộ kinh doanh, 3 chợ tạm: chiếm
50% thu nhập, thu thuế được hơn 1 tỷ đồng.


- Trong nghề thủ cồng: may, đan, len, mộc: 500 hộ.
1.2.2 Về xã hội:
- Hệ thống y tế đạt chuẩn quốc gia về y tế cơ sở, chính sách xã hội
được đảm bảo đầy đủ, công tác dân số, gia đình, trẻ em được chăm sóc
chu đáo, có 02 trường tiểu học và 01 trường trung học cơ sở cho toàn
Phường đáp ứng đầy đủ nhu cầu về giáo dục cho trẻ em.
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
UBND Phường Ngọc Thụy.
2.1. Chức năng của UBND Phường Ngọc Thuỵ:
- UBND Phường Ngọc Thuỵ là cơ quan chấp hành của HĐND
Phường (là cơ quan quyền lực nhà nước ở địa phương, quyết định các kế
hoạch phát triển kinh tế, xã hội, dự toán và quyết toán ngân sách cũng
như chủ trương, biện pháp nhằm phát triển kinh tế, xã hội, an ninh trật tự,
quốc phòng của toàn phường. Các vấn đề trên được Hội đồng nhân dân
thông qua và chỉ có thể thực hiện được thông qua UBND phường. UBND
phường là cơ quan chịu trách nhiệm chủ yếu trong việc triển khai tổ chức
thực hiện các Nghị quyết của HĐND, biến mục tiêu, nhiệm vụ trong Nghị
quyết thành hiện thực.
UBND Phường là cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương

thực hiện hoạt động quản lý Hành chính Nhà nước ở địa phương là chủ
yếu và mang tính toàn diện trên tất cả các lĩnh vực kinh tế, chính trị, văn
hoá, xã hội, an ninh - quốc phòng...
UBND phường Ngọc Thụy thực hiện chức năng quản lý hành
chính nhà nước và giải quyết các thủ tục hành chính trên địa bàn phường
trong các hoạt động:
- Cấp giấy khai sinh;
- Cấp giấy chứng nhận kết hôn;
- Cấp giấy chứng tử, giấy báo tử và giấy chứng tử trong trường hợp
quá hạn;
- Cấp trích lục bản đồ địa chính;


- Đăng ký giám hộ, thay đổi hoặc chấm dứt giám hộ;
- Đăng ký, thay đổi, bổ sung, điều chỉnh, cải chính hộ tịch;
- Đăng ký nghĩa vụ quân sự và xác nhận hồ sơ chuyển đăng ký
nghĩa vụ quân sự;
- Xác nhận sơ yếu lý lịch thông thường;
- Xác nhận tình trạng hôn nhân;
- Xác nhận đơn đề nghị giải quyết chế độ tuất cho thân nhân người
có công với cách mạng;
- Xác nhận hồ sơ giải quyết chế độ trợ cấp đối với nạn nhân bị
nhiễm chất độc hóa học;
- Xác nhận đơn đề nghị hỗ trợ thăm viếng, tìm và chuyển mộ liệt
sỹ;
- Xác nhận thông tin đất đai từ hồ sơ địa chính và xây dựng tình
trạng nhà
1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Phường Ngọc Thuỵ.
UBND Phường Ngọc Thuỵ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân
chủ, tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách. Phát huy quyền làm chủ của

nhân dân, tăng cường pháp chế XHCN, ngăn ngừa và chống các biểu hiện
quan liêu, thiếu trách nhiệm, cửa quyền hách dịch, tham nhũng, lãng phí
và các biểu hiện khác trong cơ quan, trong cán bộ công chức và trong cơ
quan, trong cán bộ công chức và bộ máy chính quyền địa phương.
Chịu trách nhiệm quản lý về mặt Nhà nước đối với tất cả lĩnh vực,
các mặt hoạt động trên địa bàn Phường, thảo luận và quyết định tập thể
các vấn đề trọng yếu sau đây:
- Quán triệt và tổ chức thực hiện việc thi hành Hiến pháp, Luật, các
văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Đảng uỷ Phường, HĐND
Phường. Chỉ đạo từng tổ dân phố, các phòng chuyên môn trong toàn
Phường ra các quyết định, chỉ thị và việc tổ chức chỉ đạo thực hiện các
quyết định, chỉ thị của mình.


- Quản lý Nhà nước ở địa phương về các lĩnh vực Nhà nước, ngư
nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương mại, vận tải đường sông, văn hoá –
giáo dục, y tế, đất đai, trật tự xây dựng, truyền thanh và các lĩnh vực kinh
tế, xã hội khác theo hướng dẫn và kế hoạch của UBND Phường.
- Bàn và quyết định chương trình công tác tháng, quý, năm của
UBND Phường.
1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND Phường Ngọc Thuỵ
Đứng đầu UBND Phường là Chủ tịch UBND Phường chịu trách
nhiệm với UBND Quận, điều hành quản lý mọi hoạt động trong phạm vi
hành chính của một huyện. Theo định kỳ, Chủ tịch UBND Phường phải
báo cáo về sự phát triển kinh tế, xã hội, an ninh trật tự trên địa bàn
Phường và có trách nhiệm báo cáo những hoạt động của mình cho UBND
Quận, HĐND Phường và các cấp uỷ Đảng về tình hình nhiệm vụ chung.
- Nhân sự:
Căn cứ Nghị định số 107/2004/NĐ-CP ngày 01/4/2004 của Chính
phủ về quy định số lượng Phó Chủ tịch và cơ cấu thành viên UBND các

cấp.
Hội đồng nhân dân Phường đã bầu ra Chủ tịch, Phó Chủ tịch và các
thành viên UBND Phường như sau:
* Thường trực UBND Phường gồm 03 đồng chí:
- 1 Chủ tịch: phụ trách chung.
- 2 Phó chủ tịch:
+ 1 đồng chí Phó chủ tịch phụ trách khối kinh tế, xây dựng cơ sở
hạ tầng, khoa học – công nghệ, nhà đất và tài nguyên môi trường.
+ 1 đồng chí Phó chủ tịch phụ trách khối văn hóa – xã hội và các
lĩnh vực xã hội khác.
- 2 Uỷ viên UBND.
+ 1 đồng chí phụ trách công an.
+ 1 đồng chí phụ trách quân sự.


Ngoài ra còn có các cán bộ công chức thuộc các lĩnh vực trong
UBND Phường trong đó có 1 cán bộ văn phòng - thống kê và 1 cán bộ
nhận giải quyết thủ tục hồ sơ của Văn phòng “1 cửa”, cán bộ không
chuyên trách thuộc các lĩnh vực chuyên môn.
- Các phòng : Theo quy định của UBND Thành phố Hà Nội và
cũng theo đặc điểm và điều kiện cụ thể của địa phương, UBND Phường
Ngọc Thuỵ sắp xếp bộ máy quản lý Hành chính thành các phòng:
- Văn phòng HĐND & UBND;
- Phòng Hành chính một cửa;
- Phòng Chính sách – Lao động – Xã hội;
- Phòng Tư pháp - Hộ tịch;
- Phòng Địa chính;
- Phòng Thanh tra xây dựng;
- Phòng Kế toán – Thuế;
- Phòng Văn hoá – Thông tin;

- Phòng Dân số - Gia đình - Trẻ em;
- Ngoài ra còn có các cơ quan chuyên môn giúp việc cho UBND
Phường:
+ Trạm y tế phường
+ Đài truyền thanh
Chủ tịch UBND Phường Ngọc Thuỵ chỉ đạo, uỷ nhiệm cho các
phòng ban chuyên môn, nghiệp vụ, nhằm đảm bảo đầy đủ chức năng,
nhiệm vụ và quyền hạn quản lý các văn bản Hành chính mang tính chất
thừa lệnh, chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND Phường và kết quả
thực hiện uỷ quyền này.


CHƯƠNG II
TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ CỦA UBND
PHƯỜNG NGỌC THỤY
UBND Phường Ngọc Thuỵ có Văn phòng HĐND & UBND, thuộc
Văn phòng có một cán bộ làm công tác Văn phòng - Thống kê, một cán
bộ công nghệ thông tin và một cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ.
Ngoài ra, UBND phường còn có bộ phận “Một cửa” chuyên tiếp nhận hồ
sơ hành chính của công dân đến giải quyết. Văn phòng “Một cửa” không
có một số chức năng của Văn phòng nói chung, nhưng nó vẫn có những
chức năng cơ bản trong công tác hành chính và một số công tác khác.
1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng
1.1 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng; mô tả cụ thể các công
việc của lãnh đạo văn phòng
* Chức năng
- Tham mưu, tổng hợp, phục vụ HĐND&UBND, quản lý Nhà
nước của UBND Phường đảm bảo về mọi mặt hoạt động của cơ quan
UBND Phường.
- Tiếp nhận hồ sơ hành chính, giải quyết thủ tục hành chính cho

công dân.
* Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND&UBND phường
Ngọc Thuỵ:
- Xây dựng chương trình công tác, lịch làm việc cho UBND; tổng
hợp báo cáo kinh tế - xã hội các tháng, quý, sơ kết đầu năm, tổng kết
năm;tham mưu giúp việc cho lãnh đạo; chỉ đạo thực hiện công việc.
- Giúp UBND dự thảo văn bản trình cấp có thẩm quyền, gửi bản
báo cáo lên cấp trên của UBND.
- Quản lý công văn, sổ sách, giấy tờ, quản lý công tác lập hồ sơ
hiện hành và nộp hồ sơ lập vào lưu trữ cơ quan, quản lý tài liệu lưu trữ
của cơ quan.


- Giúp HĐND tổ chức kỳ họp, giúp UBND tổ chức tiếp nhận hồ
sơ, tiếp dân, nhận đơn thư, khiếu nại tố cáo của công dân gửi đến UBND
Phường.
- Đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất cho các cuộc họp
HĐND&UBND.
- Giúp UBND về công tác thi đua, khen thưởng của Phường.
- Giúp HĐND&UBND thực hiện công tác bầu cử đại biểu
HĐND&UBND.
- Thường trực tại Văn phòng giúp Chủ tịch, Phó Chủ tịch nhân dân
tiếp đón khách, công dân trong phường đến liên hệ công tác và giải quyết
công việc hành chính.
Vì UBND phường Ngọc Thuỵ chỉ có 1 cán bộ làm công tác văn
phòng - thống kê, không có lãnh đạo Văn phòng, việc quản lý và kiểm tra
thuộc quyền của Phó chủ tịch phụ trách lĩnh vực văn hóa xã hội tại
UBND Phường Ngọc Thuỵ.
1.2. Sơ đồ hoá việc bố trí phòng làm việc của văn phòng thực
tập; nhận xét những ưu, nhược điểm, đề xuất phương án tối ưu.

( Phụ lục C)
* Ưu điểm.
- Phòng làm việc được bố trí tập trung ở tầng 1 tạo điều kiện thuận lợi
cho việc đi lại, tiếp xúc trao đổi thông tin giữa lãnh đạo với nhân viên.
- Phòng Văn thư được tách riêng đảm bảo không ảnh hưởng, gây tiếng
ồn cho các phòng khác đồng thời cũng giúp ích cho việc bảo mật thông tin.
- Các phương tiện, trang thiết bị phục vụ cho nhu cầu giải quyết công
việc đầy đủ và hiện đại, giúp công việc được giải quyết nhanh chóng không bị
ùn tắc.
- Vị trí các thiết bị, phương tiện được sắp đặt khoa học và phù hợp tạo
điều kiện tốt nhất cho cán bộ văn phòng khi thực hiện nhiệm vụ.
* Nhược điểm.


- Tuy đã được đầu tư các thiết bị hiện đại trong phòng làm việc nhưng
việc bố trí, sắp xếp vẫn chưa khoa học như: bố trí bàn làm việc gần cửa ra vào;
đặt điện thoại ở bên phải bàn làm việc…làm ảnh hưởng đến hiệu quả công
việc; đồng thời một số đồ dùng, dụng cụ đã cũ cần được mua mới.
- Diện tích phòng làm việc còn hẹp, khoảng trống di động ít, khó khăn
cho việc đổi mới, tổ chức lại phòng làm việc khi cần.
- Do điều kiện kinh tế của địa phương không cho phép nên việc đầu tư
các trang thiết bị văn phòng còn gặp nhiều khó khăn. Số lượng máy vi tính còn
ít, một số phòng chưa có điều hoà nhiệt độ, làm ảnh hưởng đến tuổi thọ của
máy cũng như sức khoẻ của cán bộ, công chức đặc biệt là vào mùa hè oi bức.
Nhìn chung việc bố trí phòng làm việc ở đây được tổ chức tương đối
khoa học, nhưng bản thân em xin đề xuất thêm một số phương án khác như:
1. Nên có thêm đèn., điều hoà.
2. Bàn làm việc đặt xa, chếch so với cửa ra vào và quay lưng vào cửa sổ.
3. Tủ đựng hồ sơ nên đặt ở hai bên bàn làm việc.
4. Máy fax, đèn nên đặt phía bên trái bàn làm việc.

5. Máy tính, máy in đặt phía bên phải bàn làm việc.
6. Bàn làm việc nên sử dụng mô hình bàn chữ U hoặc chữ L.
7. Trang bị thêm các trang thiết bị làm việc hiện đại cho văn phòng.
2. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư – lưu trữ :
2.1. Về tổ chức văn thư- lưu trữ
Công tác VT-LT là: hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản
phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các
cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức, chính
trị, xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân (gọi chung là các cơ quan).
Là một cơ quan không lớn, chức năng, nhiệm vụ khá đơn giản,
khối lượng văn bản ban hành hàng năm không nhiều nên công tác VT-LT
ở UBND phường Ngọc Thụy được tổ chức theo hình thức tập trung. Toàn


bộ các công đoạn và thao tác nghiệp vụ về xử lý văn bản được thực hiện
tại một nơi chung cho cả cơ quan, đó là văn phòng HĐND & UBND( do
cán bộ VT-LT thuộc văn phòng đảm nhiệm).
Hình thức tổ chức văn thư tập trung ở UBND phường Ngọc Thụy
là hợp lý vì nó cho phép giảm bớt chi phí cho việc thực hiện các công tác
VT-LT, cải tiến tổ chức lao động của người làm công tác VT-LT và trong
một số trường hợp, tạo điều kiện thuận lợi cho việc định mức hóa, chuyên
môn hóa, đảm bảo sự thống nhất trong chỉ đạo về tổ chức nghiệp vụ.
Trong công tác quản lý ở bất cứ một cơ quan đều phải thông qua
bằng văn bản, giấy tờ và muốn quản lý công tác văn bản giấy tờ thì đòi
hỏi phải có công tác VT-LT. Hơn nữa, công tác văn thư còn tiếp nhận
những văn bản trao đổi thông tin từ bên ngoài, phát hiện những sai sót về
nội dung thể thức, quản lý và thực hiện chế độ con dấu theo quy định của
Nhà nước, đánh máy, sao chụp, in ấn các văn bản, tài liệu thuộc phạm vi
trách nhiệm Văn phòng phải làm, đảm bảo giữ gìn các trang thiết bị Văn
phòng, đảm bảo không bị hư hỏng, lãng phí, thất thoát.

Như vậy, công tác VT-LT là một mặt hoạt động trong bộ máy quản
lý, nó có vai trò không thể thiếu và chiếm một phần lớn trong hoạt động
Văn phòng, nó giúp hoạt động của cơ quan được thông suốt, hiệu quả và
nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý, cũng như năng suất trong
công việc của cơ quan.
UBND Phường Ngọc Thuỵ nhờ xác định rõ tầm quan trọng của
công tác Văn thư nên đã quan tâm sâu sát đến công tác này.
Công tác VT-LT bao gồm các nội dung chính, không thể thiếu:
- Xây dựng và ban hành văn bản;
- Tổ chức quản lývăn bản đi;
- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến;
- Bảo quản và sử dụng con dấu.
- Lập hồ sp và nộp lưu hồ sơ vào LT cơ quan


- Thu thập và xác định giá trị tài liệu
- Chỉnh lý tài liệu
- Bảo quản tài liệu, thống kế và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu
2.2.Về cán bộ làm công tác VT-LT:
- UBND phường Ngọc Thụy đã bố trí một cán bộ VT-LT kiêm
nhiệm thuộc văn phòng HĐND&UBND nhưng CBVTLT của phường
không tốt nghiệp chuyên ngành VTLT mà tốt nghiệp ĐH ngành quản trị
kinh doanh nên việc tiến hành các khâu nghiệp vụ VTLT còn gặp nhiều
khó khăn, hạn chế.
* Trách nhiệm của cán bộ VT chuyên trách:
a, Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến:
- Tiếp nhận văn bản đến;
- Kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến; ghi số đến, ngày đến;
- Đăng ký văn bản đến vào các phương tiện;
- Trình văn bản đến cho lãnh đạo;

- Sao văn bản đến;
- Chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải
quyết;
- Giúp lãnh đạo cơ quan theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc giải quyết
văn bản đến của cơ quan.
b, Đối với việc tổ chức quản lý văn bản đi:
- Tiếp nhận các bản dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền
xem xét, duyệt, ký ban hành.
- Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày, ghi số và ngày
tháng của văn bản, nhân bản.
- Đóng dấu cơ quan và các loại dấu khác của cơ quan lên văn bản
đi.
- Đăng ký văn bản đi vào các phương tiện.


- Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát
văn bản đi.
- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ tra cứu, sử dụng văn bản lưu.
- Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản, làm
thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức của cơ
quan.
c, Đối với việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan:
- Thu thập và làm thủ tục nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
- Hoàn chỉnh các tập lưu văn bản đi để nộp vào lưu trữ cơ quan.
d, Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu:
- Giữ, bảo quản an toàn con dấu của cơ quan.
- Trực tiếp đóng dấu vào văn bản đi và các văn bản, giấy tờ khác của
cơ quan.
Ngoài ra, cán bộ VTLT còn thực hiện những nhiệm vụ khác theo sự

phân công của lãnh đạo và yêu cầu của cơ quan như: đánh máy, trực điện
thoại, lễ tân…
e, Đối với việc thu thập và xác định giá trị tài liệu:
- Thu thập tài liệu từ các phòng ban chức năng
- Ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ
g, Đối với chỉnh lý tài liệu:
- Vệ sinh sơ bộ bổ sung tài liệu và tập trung về điểm chỉnh lý
- Lập kế hoạch chỉnh lý
- Phân loại tài liệu, khôi phục chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ
- Hệ thống hóa, biên mục hồ sơ
- Thống kê, kiếm tra và làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
h, Đối với bảo quản và tồ chức sử dụng tài liệu:
- Thống kê hồ sơ tài liệu cho vào các cặp hộ đựng tài liệu và để lên giá
đựng tài liệu


- Sắp xếp khoa học tài liệu, vệ sinh phòng kho bảo quản tài liệu
- Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu trên phần mềm tin học, cho mược
tài liệu,..

3. Tình hình thực hiện nội dung công tác VT-LT:
3.1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản.
Văn bản quản lý Nhà nước đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt
động quản lý Nhà nước của Phường, chúng là phương tiện để chỉ đạo,
điều hành hoạt động của cơ quan, tổ chức và nó sẽ tác động đến quá trình
hoạt động của UBND và HĐND Phường.
Theo Luật tổ chức UBND và HĐND các cấp được Quốc hội nước
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 21 tháng 6 năm
1994 quy định chức năng, nhiệm vụ của UBND các cấp, UBND Phường
Ngọc Thuỵ đã căn cứ vào đó để ban hành ra những văn bản đúng với

chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Phường theo quy định.
UBND phường Ngọc Thuỵ ban hành các văn bản phục vụ quản lý
nhà nước ở cấp phường, xã và theo thẩm quyền, UBND phường được
phép ban hành các loại văn bản: văn bản quy phạm dưới luật, văn bản cá
biệt, văn bản hành chính thông thường.
Trong đó, các đơn vị chuyên môn của phường không có thẩm
quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật và để giải quyết những công
việc thường ngày theo đúng chuyên môn thì các đơn vị chỉ được phép ban
hành các văn bản hành chính.
Văn bản do phường ban hành thực hiện theo Thông tư 01 & Thông
tư 55
* Ưu điểm:
- Văn bản ban hành đúng thẩm quyền quy định của nhà nước, đúng
quy trình thủ tục được đề ra.


- Văn bản ban hành có nội dung ngôn ngữ phù hợp, văn phong
hành chính.
* Nhược điểm:
- Do nhiều cán bộ chuyên môn chưa có đủ trình độ, hiểu biết về kỹ
thuật soạn thảo văn bản nên nhiều văn bản mắc nhiều lỗi về thể thức song
vẫn được ban hành.
SỐ LƯỢNG BAN HÀNH VĂN BẢN TỪ NĂM 2012 – Năm 2016
Năm
Số lượng

2012
678

2013

704

văn bản
văn bản
3.2. Công tác quản lý văn bản đi:

2014
727

2015
952

2016
1243

văn bản

văn bản

văn bản

a, Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản, ghi
số và ngày tháng văn bản, nhân bản:
- Trước khi làm các thủ tục phát hành, cán bộ văn thư kiểm tra lần
cuối về thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định hiện
hành để đảm bảo các văn bản của cơ quan ban hành ra được chính xác,
đúng quy định, không có sai sót, giúp cho xử lý, giải quyết công việc của
cơ quan được nhanh chóng, chính xác và hiệu quả.
- Mỗi một văn bản được được ghi một số và một ngày tháng nhất
định và do văn thư ghi. Hiện nay, cơ quan đang áp dụng phương pháp

đánh số hỗn hợp, vừa đánh số riêng thao từng loại văn bản vừa đánh số
chung.( VD: Tập lưu Quyết định năm 2015; Tập lưu Công văn năm 2015;
Tập lưu đề án, dự án, phương án năm 2015)
b, Đóng dấu văn bản:
- Ngoài đóng dấu cơ quan lên chữ ký, cán bộ văn thư còn đóng dấu
“treo”, đóng dấu giáp lai, dấu chỉ mức độ mật, khẩn…lên văn bản.
c, Đăng ký văn bản:
- Văn bản sau khi được đóng dấu, cán bộ sẽ ghi các thông tin cần
thiết về văn bản do cơ quan ban hành vào các phương tiện đăng ký để tiện


cho việc quản lý, tra tìm, nghiên cứu văn bản và theo dõi giải quyết công
việc.
d, Chuyển giao văn bản:
- Văn bản đi có thể chuyển trong nội bộ cơ quan, chuyển trực tiếp
ra ngoài cơ quan, qua bưu điện hoặc qua mạng.
- Hiện nay, UBND đã bố trí một cán bộ thư báo làm công việc
chuyển giao văn bản.
Tuy nhiên ở UBND phường Ngọc Thụy vẫn chưa có sổ chuyển
giao văn bản nên vẫn thường xuyên xảy ra tình trạng nhầm lẫn, chuyển
giao đến chưa đúng đối tượng hoặc nhiều đối tượng không nhận được văn
bản…
e, Sắp xếp, bảo quản, phục vụ sử dụng văn bản lưu:
- Mỗi văn bản đi đều được lưu lại một bản gốc ở bộ phận văn thư
để đưa vào tập lưu.
- Bộ phận văn thư có trách nhiệm sắp xếp các tập lưu, quản lý và
phục vụ cho việc tra tìm, nghiên cứu, sử dụng bản lưu của lãnh đạo và
cán bộ, công chức của cơ quan.
Nhìn chung quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi là một tổng
thể các bước như: kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn

bản; trình văn bản, ghi số, ngày tháng năm và đóng dấu đến; đăng ký,
chuyển giao văn bản đi (qua Bưu điện, fax, mạng Lan của cơ quan hoặc
văn thư chuyển trực tiếp), thường xuyên, tổng hợp văn bản, xếp vào cặp
để lưu.
* Ưu điểm: Qua thực tế và trực tiếp giải quyết công việc tại văn
phòng HĐND& UBND phường Ngọc Thuỵ. Em thấy nhân viên văn thư
của cơ quan là người có kinh nghiệm làm việc lâu năm, rất nhiệt tình với
công việc, luôn hoàn thành tốt công việc của mình, đảm bảo đúng nguyên
tắc, chính xác, cẩn thận.


Ví dụ: Nhân viên văn thư rất cẩn thận trong việc đăng ký văn bản,
các dữ liệu được nhập tuần tự, chính xác; con dấu được đóng ngay ngắn
đúng quy định.
* Nhược điểm: Do không được đào tạo chuyên ngành, bồi dưỡng
thường xuyên nên việc đăng ký văn bản vẫn còn thực hiện trên sổ chứ
không có phần mềm quản lý văn bản riêng. Bên cạnh đó trong quá trình
đánh máy văn bản chưa được kiểm tra kỹ lưỡng, còn sai lỗi chính tả. Khi
trình bày văn bản có lúc còn nhầm lẫn từ số này sang số khác.
Sơ đồ hoá quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của
cơ quan (Phụ lục A.)
3.3. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến:
STT

Trình tự

1
2
3

Tiếp nhận văn bản đến
Kiểm tra, phân loại, bóc bì,
đóng dấu đến
Đăng ký văn bản đến

4

Trình văn bản đến

5

Sao văn bản đến

6

Chuyển giao văn bản đến

7

Giải quyết và theo dõi, đôn
đốc việc giải quyết văn
bản đến

Trách nhiệm
giải quyết
Văn thư
Văn thư
Văn thư

Văn thư, thủ trưởng cơ

quan
Văn thư

Văn thư

Đơn vị, cá nhân chịu
trách nhiệm giải quyết,
văn thư

Sản phẩm
Bì chứa văn bản đến
Văn bản đến được kiểm
tra và đóng dấu
Văn bản đến được đăng
ký các thong số vào sổ
đăng ký
Văn bản đến có ý kiến
của người có thẩm quyền
Nhiều bản sao văn bản
đến
Văn bản được chuyển
giao cho các đơn vị, cá
nhân
Văn bản được giải quyết
kịp thời

 Mô tả:
1. Tiếp nhận văn bản đến:
Văn thư có các nhiệm vụ sau đây đối với văn bản đến:
- Nhận và kiểm tra số lượng văn bản đến của cơ quan, đối chiếu với

số chuyển giao của cán bộ chuyển giao.


2. Kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến:
- Kiểm tra tình trạng của văn bản.
- Kiểm tra, phân các loại văn bản đến theo từng loại: Loại văn bản
và sách báo, loại bóc bì và không bóc bì.
- Bóc bì đựng văn bản đến, đóng đấu văn bản đến.
- Văn bản ở bì có dấu mức độ “Mật”, “Tuyệt mật” thì văn thư chỉ
vào sổ theo dõi và chuyển cho người có trách nhiệm giải quyết.
- Văn bản “Khẩn”, “Thượng khẩn” và “Hỏa tốc” thì ghi vào sổ theo
dõi và chuyển giao ngay đến đối tượng có trách nhiệm giải quyết.
- Mọi văn bản đến đều được đóng dấu đến để xác định văn bản đã
được đăng ký tại bộ phận văn thư.
- Tất cả văn bản đến đều được chuyển cho Chánh văn phòng kèm
theo “Phiếu chuyển văn bản”.
3.Đăng ký văn bản đến:
- Đăng ký văn bản đến vào sổ đăng ký các thông tin: Số đến, ngày
đến, số ký hiệu, tên loại và trích yếu nội dung văn bản, tác giả,…
4.Trình văn bản đến:
Các văn bản do văn thư chuyển đến, Chánh văn phòng xem xét,
xử lý những văn bản thuộc quyền được phân cấp và chuyển cho Chủ tịch
và các Phó Chủ tịch theo lĩnh vực quản lý các văn bản thuộc quyền của lãnh
đạo UBND quận.
Căn cứ vào nội dung văn bản đến, lãnh đạo xem xét và ghi ý kiến
chỉ đạo, phân công đơn vị thực hiện vào “Phiếu chuyển văn bản” để văn
thư gửi tới các đơn vị hoặc cá nhân lien quan thực hiện.
5. Sao văn bản đến:
Căn cứ vào ý kiến của lãnh đạo mà cán bộ văn thư tiến hành việc sao
văn bản đến và tính số bản sao văn bản.

Việc sao văn bản được tiến hành theo các thể thức quy định: Sao y
bản chính, sao lục, trích sao.
6. Chuyển giao văn bản đến:
Căn cứ vào ý kiến của lãnh đạo, cán bộ văn thư tiến hành chuyển
giao các văn bản vừa sao cho các phòng, ban, cá nhân trực tiếp giải quyết
công việc và các phòng, ban, cá nhân phối hợp giải quyết văn bản.
7.Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:
Đơn vị, cá nhân liên quan có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn
bản đến theo chỉ dẫn ghi trên “Phiếu chuyển văn bản”.
Cán bộ văn thư có trách nhiệm đôn đốc việc giải quyết văn bản đến kịp
thời.
Văn bản chuyển đến cơ quan được tổ chức, giải quyết theo các
bước sau: văn thư cơ quan chịu trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra, phân
loại, bóc bì, đóng dấu đến và vào sổ để đăng ký văn bản đến. Sau đó văn
bản được chuyển đến người có thẩm quyền để giải quyết và chuyển giao
cho người có thẩm quyền để tiếp nhận xử lý công việc.
* Ưu điểm: Tuy những hồ sơ được lập không đáng kể, xong về số
lượng văn bản khá đầy đủ và thực hiện tốt theo trình tự.
* Nhược điểm: Đôi khi vẫn còn bị thất thoát nội dung văn bản đến
chưa được Văn thư quản lý chặt chẽ, chưa có sổ tiếp nhận tài liệu.
Sơ đồ hoá quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
của cơ quan (Phụ lục B)
3.4. Công tác lập hồ sơ hiện hành
Lập hồ sơ là tập văn bản tài liệu có liên quan về 1 vấn đề sự việc,
về 1 đối tượng cụ thể, hoặc 1 đặc điểm chung hình thành trong quá trình
giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ
chức cá nhân.

Văn bản sau khi giải quyết xong phải được lập hồ sơ hiện hành
theo từng vấn đề. Mục đích của việc lập hồ sơ là tạo điều kiện thuận lợi
cho việc nghiên cứu trước mắt cũng như lâu dài của cơ quan.
Việc lập hồ sơ hiện hành là nhiệm vụ của cán bộ chuyên môn, nếu
trong công tác văn thư làm tốt công việc lập hồ sơ sẽ tạo điều kiện cho
cán bộ lưu trữ thực hiện nghiệp vụ chuyên môn của mình là lập hồ sơ, sắp
xếp các văn bản theo quy định được tốt. Và đây cũng là bước đầu xây
dựng giá trị tài liệu. Khi nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan, văn thư nộp
toàn bộ cả văn bản và sổ đăng ký văn bản đi, đến của năm đó để Lưu trữ
cơ quan tiến hành xử lý. Thông thường cuối năm Văn thư nộp lưu vào lưu
trữ cơ quan.
3.5. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan
3.5.1. Quy định về quản lý và sử dụng con dấu:
Việc quản lý và sử dụng con dấu của Văn phòng HĐND và UBND
Phường Ngọc Thuỵ được thực hiện theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư – Lưu trữ và Nghị
định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử
dụng con dấu. Ngoài ra HĐND và UBND Phường Ngọc Thuỵ cũng quy
định việc sử dụng và cất giữ con dấu tại Văn phòng HĐND và UBND
Phường như sau:
- Dấu của cơ quan được tập trung sử dụng và cất giữ tại Văn phòng
HĐND và UBND Phường.
- Cán bộ phụ trách công tác văn thư được quyền sử dụng và sử
dụng con dấu của cơ quan mình.
- Văn thư giữ dấu không được mang dấu của UBND về nhà hoặc
mang đi cất nơi khác, không được giao cho người khác đóng dấu khi
chưa được phép của người có thẩm quyền .

- Cán bộ Văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của
HĐND&UBND, ngoài các văn bản hành chính, văn thư còn đóng dấu các
hồ sơ thủ tục hành chính của dân theo quy định.
- Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ khi đã có chữ ký
của người có thẩm quyền, không được phép đóng dấu khống lên văn bản
chưa có chữ ký, chưa có nội dung hoặc sai thẩm quyền.
- Những văn bản của UBND Phường ban hành thì phải được đóng
dấu của UBND Phường, những văn bản do các phòng hoặc đơn vị trực
thuộc Phường ban hành thì phải đóng dấu của đơn vị đó.
3.5.2. Việc thực hiện quy định về quản lý và sử dụng con dấu của
cán bộ văn thư phường Ngọc Thuỵ:
- Sử dụng con dấu:
+ Dấu đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và đúng tỷ lệ đã quy
định.
+ Ngoài dấu đóng trực tiếp vào chữ ký, cán bộ văn thư cũng thực
hiện đầy đủ khi cần đóng dấu treo ở phần danh sách, biểu mẫu kèm theo,
đóng dấu giáp lai vào những văn bản nhiều trang. Cán bộ văn thư cũng
đóng dấu lên hồ sơ được giải quyết của công dân đúng với quyền hạn giải
quyết công việc hành chính của UBND Phường.
- Việc bảo quản con dấu cũng được thực hiện rất nghiêm túc và
chấp hành đúng theo quy định:
+ Cán bộ văn thư tự tay đóng dấu lên văn bản.
+ Khi đóng dấu xong, cán bộ văn thư cất dấu vào trong tủ có khóa
rồi mới làm tiếp công việc khác. Khi đi ra khỏi phòng, vì là phòng tiếp
dân nên không thể đóng cửa mà cán bộ văn thư khoá tủ đựng dấu, cất
chìa khoá cẩn thận, nhờ người ở lại văn phòng rồi mới ra ngoài.
+ Khi xong công việc, cán bộ văn thư để lại dấu tại cơ quan và
khoá cửa cẩn thận.

+ Khoảng 3 tháng, cán bộ văn thư lại vệ sinh sạch sẽ các con dấu
bằng chất tẩy rửa chuyên dùng, vệ sinh lại hộp mực dấu để giúp cho việc
đóng dấu được tốt hơn và hạn chế việc hư hại cho con dấu.
Như vậy việc quản lý và sử dụng con dấu tại UBND Phường Ngọc
Thuỵ được thực hiện rất chặt chẽ, điều đó không chỉ đảm bảo cho công
tác văn thư được thực hiện đầy đủ, nghiêm túc mà còn giúp bảo vệ cho
con dấu của cơ quan an toàn, lành lặn.
3.5.3. Các loại dấu mà UBND Phường Ngọc Thuỵ đang sử
dụng:
Tất cả các con dấu của HDND&UBND Phường để giải quyết các
công việc chung của Phường đều được tập trung tại Văn phòng “1 cửa”
và do cán bộ văn thư trực tiếp đóng dấu. Các con dấu tại Văn phòng bao
gồm:
- Dấu của UBND Phường Ngọc Thuỵ: Dấu có hình quốc huy, trên
dấu có chữ UBND Phường Ngọc Thuỵ, đường kính 35mm, dấu này được
đóng lên các văn bản có chữ ký của Chủ tịch UBND hoặc Phó chủ tịch UBND
phường Ngọc Thuỵ.
- Dấu của HĐND phường Ngọc Thuỵ: Dấu có hình quốc huy, trên
dấu có chữ HĐND phường Ngọc Thuỵ, dấu này được đóng lên văn bản
có chữ ký của Chủ tịch HĐND, Phó Chủ tịch HĐND và Thường trực
HĐND phường Ngọc Thuỵ.
- Dấu chức danh: Dấu này khắc chức danh của Chủ tịch và Phó chủ
tịch UBND phường Ngọc Thuỵ:
VD:
CHỦ TỊCH
- Dấu họ tên: Dấu này khắc họ tên của Chủ tịch UBND và Phó chủ
tịch UBND Phường Ngọc Thuỵ: VD:


Lê Đăng Lễ

- Các loại dấu chỉ mực độ mật, khẩn: Dấu mật, tối mật, tuyệt mật;
dấu khẩn, thượng khẩn, hoả tốc, hoả tốc hẹn giờ, dấu niêm phong, tuy
nhiên các loại dấu này rất ít khi dùng tới:
Ví dụ:
MẬT
THƯỢNG KHẨN
- Ngoài những loại dấu thông thường của các cơ quan hành chính,
Văn phòng HĐND&UBND phường Ngọc Thuỵ còn có các con dấu khác:
Dấu xác nhận hành chính , dấu nhận hồ sơ hành chính....
- Các phòng ban, đơn vị trực thuộc Phường Ngọc Thuỵ cũng có
con dấu riêng và việc đóng dấu đều do các phòng ban, đơn vị thực hiện:
Dấu Đảng uỷ Phường, dấu Đoàn Thanh niên, Hội Phụ nữ, Hội Cựu chiến
binh, Hội Nông dân, Phòng Tư pháp, Trạm Y tế...
3.4 Công tác giao nộp và thu thập tài liệu:
Công tác giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan là công tác mà sau
mỗi năm làm việc các đơn vị trong cơ quan phải lập hồ sơ công việc mình
đã làm xong, để đưa vào lưu trữ cơ quan, tạo nguồn nộp lưu cho lưu trữ
lịch sử sau 5 năm. Đây là hình thức thu thập tài liệu Lưu trữ, nhằm Lưu
trữ những tài liệu có giá trị cao trong hoạt động của UBND phường Ngọc
Thụy phục vụ mục đích lâu dài
Nhìn chung, ở UBND phường Ngọc Thụy các tài liệu nộp được lập
hồ sơ theo công việc, tài liệu thu thập tương đối đầy đủ chọn ven. Tuy
nhiên, bên cạnh đó vẫn còn một số vấn đề chưa tốt trong công tác này
như: Các hồ sơ được biên mục chưa cụ thế gây khó khăn cho tra tìm…
Thu thập, bổ sung nguồn tài liệu vào lưu trữ cơ quan là một công
việc thường xuyên và tất yếu nhằm hoàn thiện phông lưu trữ UBND
phường Ngọc Thụy.

Các phòng ban luôn tuân thủ theo quy tắc về giao nộp tài liệu của
cơ quan và các loại tài liệu được nộp như: Tài liệu hành chính nhà nước,
tài liệu về tổ chức chính quyền tài địa phương, tài liệu phát triển kinh tếvăn hóa – xã hội tại cả tổ thuộc địa bàn phường,….
Bên cạnh những ưu điểm là tài liệu đã được các phòng ban giao
nộp đúng thời hạn, đầy đủ thì còn một số tài liệu còn chưa lập hồ sơ, chất
lượng chưa cao, còn tài liệu hết giá trị sử dụng được lưu trữ.
3.5 Công tác xác định giá trị tài liệu
Văn phòng UBND phường Ngọc Thụy đã ban hành bảng thời hạn
bảo quản tài liệu lưu trữ, trên cơ sở đó xác định giá trị trong quá trình
chỉnh lý được chính xác và hiệu quả hơn.
Nhìn chung quá trình xác địnhg giá trị tài liệu tại UBND phường
Ngọc Thụy đã tiến hành đúng nghiệp vụ.Tuy nhiên, việc xác định giá trị
cho từng hồ sơ chưa có thời hạn cụ thể, mới chỉ dừng ở 3 mức: Vĩnh viễn,
lâu dài và tạm thời. Trong khi đó, việc bảo quản với thời hạn lâu dài chưa
quy định là bao nhiêu năm cho từng hồ sơ.
3.6 Công tác chỉnh lý tài liệu
Chỉnh lý khoa học tài liệu là biện pháp kết hợp nhiều khâu nghiệp
vụ của công tác lưu trữ như: lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị, thu thập
bổ sung tài liệu… để nhằm tổ chức khoa học, tài liệu của một phông, loại
ra những tài liệu hết giá trị, bảo quản những tài liệu quan trọng.
Hiện nay, khối tài liệu lưu trữ tại cơ quan còn một số đang ở trong
tình trạng bó gói, lộn xộn, Cơ quan chỉ lập hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản
cho một số tài liệu, và cũng có bảng thời hạn bảo quản.
Công tác chỉnh lý ở UBND phường Ngọc Thụy được tổ chức đúng
quy định nhưng để công tác phát triển tốt hơn thì cần có chính sách cụ thể
và quan tâm nhiều hơn của lãnh đạo cơ quan về mọi mặt cả về chuyên
môn lẫn về kinh phí đầu tư.