Khảo sát thực trạng công tác tổ chức điều hành hoạt động của văn phòng Công ty Cổ phần Cung ứng Nhân lực Quốc tế và Thương mại (SONA)

LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là đề tài nghiên và số liệu trong đề tài được thu thập
qua quá trình tìm hiểu và khảo sát thực tế tạiCông ty Cổ phần Cung ứng Nhân
lực Quốc tế và Thương mại (SONA), không sao chép công trình nghiên cứu của
người khác. Em hoàn toàn chịu trách nhiệm trước giảng viên và nhà trường về
sự cam đoan này.
Hà Nội, ngày 02 tháng 5 năm 2017


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
1.CBCNV: Cán bộ, công nhân viên
2. HĐQT: Hội đồng quản trị
3. TGĐ: Tổng giám đốc
4. KH-TC: Kế hoạch – Tổ chức


MỞ ĐẦU
1Lý do chọn đề tài
Trong giai đoạn đất nước đang trên đà tích cực thực hiện công nghiệp
hóa, hiện đại hóa nhằm thay đổi căn bản và toàn diện bộ mặt nước nhà, làm
bước đệm quan trọng và vững chắc cho sự nghiệp xây dựng chủ nghĩa xã hội thì
vai trò của các doanh nghiệp là vô cùng cần thiết bởi các doanh nghiệp chính là
mắt xích quan trọng đóng góp phần lớn cho sự phát triển của nền kinh tế quốc
dân. Nói cách khác doanh nghiệp càng lớn mạnh, hoat động sản xuất, kinh
doanh càng hiệu quả thì nền kinh tế càng phát triển, quốc gia càng giàu mạnh.
Doanh nghiệp muốn có những bước tiến nhanh, mạnh và vững chắc thì trước

tiên nó cần phải có một cơ chế quản lý đồng bộ và hiệu quả mà nòng cốt nằm ở
hoạt động cung cấp thông tin của bộ phận văn phòng doanh nghiệp.
Công ty Cổ phần Cung ứng Nhân lực Quốc tế và Thương mại (SONA) là
doanh nghiệp do Bộ Lao động - Thương Binh và Xã hội Việt Nam nắm cổ phần
chi phối. Trong suốt 27 năm xây dựng và phát triển (từ năm 1990 đến nay),
công ty đã trở thành một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực xuất
khẩu lao động và đào tạo lao động xuất khẩu. Sự thành công đáng kích lệ đó có
một phần không nhỏ là từ sự đóng góp của bộ phận văn phòng tại công ty bởi
đây chính là đầu mối cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho hoạt động quản
lý, đưa ra các tham mưu, đề xuất phù hợp với từng giai đoạn phát triển của công
ty. Tuy nhiên do nhiều nguyên nhân khác nhau mà vai trò to lớn của văn phòng
công ty vẫn chưa thực sự phát huy tối đa tiềm năng, xứ mệnh của mình để giúp
cho doanh nghiệp thành công hơn nữa. Bởi vậy việc đề ra và thực hiện hệ thống
giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức điều hành hoạt động của Văn phòng
Công ty Cổ phần SONA là vô cùng cần thiết.
Xuất phát từ những lý do và thực trạng trên, em quyết định lựa chọn đề
tài “Khảo sát thực trạng công tác tổ chức điều hành hoạt động của văn
phòng Công ty Cổ phần Cung ứng Nhân lực Quốc tế và Thương

4


mại (SONA)” làm đề tài kết thúc học phần Quản trị văn phòng doanh nghiệp.
2Mục tiêu của đề tài
Đề tài này nhằm hướng tới một số mục tiêu như sau:
- Nghiên cứu lý luận chung về công tác tổ chức điều hành hoạt động của
văn phòng doanh nghiệp;
- Đánh giá thực trạng tổ chức điều hành hoạt động của văn phòng Công ty
Cổ phần Cung ứng Nhân lực Quốc tế và Thương mại (SONA);
- Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức điều hành hoạt

động của văn phòng Công ty Cổ phần Cung ứng Nhân lực Quốc tế và Thương
mại (SONA) .
3Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
3.1.Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là thực trạng công tác tổ chức điều hành
hoạt động của văn phòng Công ty Cổ phần Cung ứng Nhân lực Quốc tế và
Thương mại (SONA).
3.2. Phạm vi nghiên cứu
Đề tài tập trung khảo sát thực trạng công tác tổ chức điều hành hoạt động
tại văn phòng Công ty Cổ phần Cung ứng Nhân lực Quốc tế và Thương
mại (SONA) giai đoạn 2012 - 2016.
4Nhiệm vụ nghiên cứu
Để đạt được mục tiêu đã đặt ra, đề tài cần thực hiện các nhiệm vụ sau:
Một là: Tìm hiểu vị trí, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Công ty Cổ
phần Cung ứng Nhân lực Quốc tế và Thương mại (SONA).
Hai là: Nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức điều hành hoạt động tại
văn phòng Công ty Cổ phần Cung ứng Nhân lực Quốc tế và Thương
mại (SONA). Trên cơ sở đó đưa ra đánh giá về kết quả đạt được cũng như
những tồn tại, đồng thời phân tích nguyên nhân dẫn đến những tồn tại, hạn chế
của công tác này.
Ba là: Nghiên cứu đề xuất một số giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu

5


quả công tác tổ chức điều hành hoạt động tại văn phòng Công ty Cổ phần Cung
ứng Nhân lực Quốc tế và Thương mại (SONA).
5Lịch sử nghiên cứu
Qua tìm hiểu, nghiên cứu em đã tổng hợp được một số đề tài, luận văn,
bài viết có liên quan đến đề tài. Cụ thể như sau:

- Luật Doanh nghiệp số 68/2014/QH13;
- Giáo trình Quản trị hành chính văn phòng của TS. Nguyễn Ngọc An xuất bản
năm 2006
- Giáo trình Quản trị văn phòng của GS.TS. Nguyễn Thành Độ do Nhà xuất bản
Đại học Kinh tế quốc dân xuất bàn năm 2012;
- Tiểu luận Công tác Tổ chức và hoạt động văn phòng của công ty thương mại
sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải của tác giả Nguyễn Thị Ngọc đăng
trên trang Luanvan.com ngày 10/12/2012;
- Tiểu luận Công tác Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Tổng công ty Công
trình giao thông 8 của tác giả Phạm Thị Mai đăng trên trang Luanvan.com ngày
01/10/2016
Qua khảo sát các nguồn tài liệu trên cho thấy hầu hết các công trình, bài
viết chỉ tập trung vào một số chủ đề chủ yếu như lý luận chung về văn phòng và
quản trị văn phòng, thực tiễn công tác văn phòng tại một số doanh nghiệp nhất
định mà chưa đi sâu nghiên cứu về thực trạng công tác tổ chức điều hành hoạt
động tại văn phòng doanh nghiệp. Có thể nói, kết quả nghiên cứu của các công
trình trên đây là nguồn tài liệu tham khảo quý báu, cung cấp cái nhìn tổng quan
về tình hình lý luận và thực tiễn công tác văn phòng tại các doanh nghiệp để em
thực hiện khóa luận này.
6Phương pháp nghiên cứu
Thực hiện đề tai này, em đã vận dụng một số phương pháp nghiên cứu
sau:
- Cơ sở phương pháp luận biện chứng của Chủ nghĩa Mác - Lênin
- Phương pháp phân tích chức năng để đi sâu tìm hiểu chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn của văn phòng Công ty Cổ phần Cung ứng Nhân lực Quốc tế và
Thương mại (SONA) .
6


- Phương pháp điều tra, thăm dò, khảo sát sát về thực trạng công tác tổ

chức điều hành hoạt động tại văn phòng Công ty Cổ phần Cung ứng Nhân lực
Quốc tế và Thương mại (SONA) nhằm thu thập thông tin từ lãnh đạo và nhân
viên trong Văn phòng công ty.
- Phương pháp phỏng vấn lãnh đạo Văn phòng về công tác tổ chức điều
hành hoạt động tại đây.
- Phương pháp so sánh, đối chiếu giữa lý luận với thực tế, từ đó rút ra
được những ưu điểm và tồn tại trong công tác này để có những giải pháp phù
hợp.
Ngoài các phương pháp chủ yếu trên em còn sử dụng phương pháp
nghiên cứu các giáo trình, luận án, luận văn, khóa luận.
7Đóng góp của đề tài
Từ việc nghiên cứu khảo sát thực trạng công tác tổ chức điều hành hoạt
động tại văn phòng Công ty Cổ phần Cung ứng Nhân lực Quốc tế và Thương
mại (SONA), đề tài đã đánh giá được ưu điểm, hạn chế và tìm ra các nguyên
nhân của hoạt động này. Đồng thời, đề xuất các giải pháp cụ thể giúp Văn
phòng công ty nâng cao hiệu quả công tác tổ chức điều hành hoạt động của
mình.
Ngoài ra, kết quả nghiên cứu đề tài có thể làm tài liệu tham khảo giúp cho
việc học tập, nghiên cứu của sinh viên khoa Quản trị Văn phòng chưa có điều
kiện tiếp cận với thực tế.
8Bố cục của đề tài
Ngoài các phần mở đầu, phần kết luận, đề tài được kết cấu với 3 chương
như sau:
Chương 1. Lý luận chung về công tác tổ chức điều hành hoạt động của
văn phòng doanh nghiệp .
Chương 2. Thực trạng công tác tổ chức điều hành hoạt độngcủavăn
phòng Công ty Cổ phần Cung ứng Nhân lực Quốc tế và Thương mại (SONA).
Chương 3. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức điều
hành hoạt động của văn phòng Công ty Cổ phần Cung ứng Nhân lực Quốc tế
7

và Thương mại (SONA).

8


CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH HOẠT
ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP
1.1. Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp
1.1.1. Khái niệm về văn phòng doanh nghiệp
- Doanh nghiệp: Là một tổ chức được thành lập để tiến hành các hoạt
động sản xuất, kinh doanh nhằm đem lại lợi ích kinh tế cho tổ chức hoặc cho
các cá nhân có liên quan.
- Văn phòng: Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ
chức để thực hiện các chức năng theo theo yêu cầu của nhà quản trị tổ chức đó.
Văn phòng có thể được hiểu theo nhiều giác độ khác nhau; Văn phòng theo
nghĩa rộng được hiểu là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho
việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị
- Văn phòng doanh nghiệp: Doanh nghiệp thường được chia thanh ba khu
vực bao gồm: Sản xuất; Kinh doanh; Hành chính. Khu vực hành chính được
hiểu chính là văn phòng doanh nghiệp. Văn phòng là nơi làm việc của bộ máy
lãnh đạo và các nhân viên hành chính. Là trụ sở giao dịch và liên lạc chính thức
của cơ quan, tổ chức với đối tác bên ngoài
Văn phòng doanh nghiệp được hiểu là nơi thu thập, xử lý thông tin; bàn
thảo ra các quyết định quản lý. Là nơi theo dõi, kiểm tra, đánh giá các quyết
định đã được ban hành, là bộ phận tham mưu đắc lực cho các cấp lãnh đạo, điều
hành trong doanh nghiệp.
1.1.2. Chức năng của văn phòng doanh nghiệp
- Thu thập và xử lý thông tin từ nhiều cấp, nhiều nguồn khác nhau;

- Tổng hợp và cung cấp thông tin cho lãnh đạo cơ quan và các bộ phận
quản lý về tình hình hoạt động và các biện pháp tổ chức điều hành của doanh
nghiệp.
1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp
- Tổ chức bộ máy và xác định vị trí, phạm vi chức danh của các bộ phận
thuộc khối văn phòng;

9


- Thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý
của doanh nghiệp;
- Xây dựng quy chế về tổ chức và hoạt động của Văn phòng doanh
nghiệp và doanh nghiệp;
- Soạn thảo các quyết định quản lý hành chính;
- Xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác cho doanh nghiệp và văn
phòng;
- Tổ chức các chuyến đi công tác cho lãnh đạo;
- Tổ chức và quản lý các nghiệp vụ văn phòng : Kỹ năng soạn thảo văn
bản; quản lý văn bản đi – đến; Thu thập và xử lý thông tin; Kỹ năng tổ chức các
hoạt động, sự kiện; Kỹ năng truyền thông; Kỹ năng làm việc nhóm;
- Tổ chức đảm bảo về cơ sở vật chất, điều kiện làm việc cho khối Hành
chính;
- Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý và điều hành như:
Quản lý nhân sự, quản lý công việc, kỹ năng phân công công việc…
1.2. Tổ chức điều hành hoạt động của văn phòng doanh nghiệp
1.2.1. Khái niệm về lãnh đạo, điều hành
- Lãnh đạo: Là quá trình tác động lên con người, làm cho họ sẵn sang,
nhiệt tinh phấn đấu để hoàn thành các mục tiêu của cơ quan, tổ chức
- Điều hành: Là tiến hành lãnh đạo, chỉ huy và tác động lên người khác

để họ thực hiện và hoàn thành tốt các công việc, nhiệm vụ được giao, hướng tới
hoàn thành các mục tiêu đã định của tổ chức hay doanh nghiệp.
1.2.2 Nguyên tắc tổ chức điều hành văn phòng doanh nghiệp
Chánh văn phòng hay trưởng phòng Hành chính là người đúng đầu văn
phòng và thực hiện theo nguyên tắc thủ trưởng lãnh đạo.
Tổ chức điều hành trong văn phòng doanh nghiệp cần tuân thủ một số
nguyên tắc như:
- Nguyên tắc tập trung, thống nhất;
- Nguyên tắc gắn với mục tiêu của tổ chức, của doanh nghiệp;

10


- Nguyên tắc tiết kiệm chi phí;
- Nguyên tắc linh hoạt nhằm ứng phó kịp thời với những thay đổi cảu môi
trường và linh hoạt trong hoạt động để đáp ứng tiến độ công việc của cơ quan,
tổ chức.
1.2.3 Nội dung tổ chức điều hành hoạt động của văn phòng
1.2.3.1. Xây dựng kế hoạch lãnh đạo, điều hành của văn phòng doanh
nghiệp
Xây dựng kế hoạch là xác định những mục tiêu của doanh nghiệp và xã
định phương pháp tốt nhất để đạt được mục tiêu đó
Kế hoạch xây dựng bao gồm: Xác định các mục tiêu: Xây dựng các chiến
luowcj tổng thể của Văn phòng doanh nghiệp; Triển khai kế hoạch dể thống
nhất và phối hợp với các hoạt động khác của doanh nghiệp.
Các kế hoạch có thể chia làm hai loại: Kế hoạch theo tuần, tháng, quý
năm… của văn phòng và kế hoạch tổ chức công việc theo nội dung hoạt động.
1.2.3.2. Tổ chức phân công công việc, phối hợp với các bộ phận
Văn phòng phân cấp quản lý trong toàn bộ hoạt động của văn phòng
doanh nghiệp. Xây dựng bản phân công công công việc cho từng người, từng

bộ phận cụ thể
Giao quyền cho các đơn vị, các bộ phận thuộc văn phòng quyết định
những vấn đề có liên quan đến toàn bộ hoạt động chuyên môn của từng bộ
phận, từng phòng ban
1.2.3.3. Tổ chức điều hành văn phòng theo quy chế hoạt động
Văn phòng xây dựng ra các quy chế, nội quy, quy định cho doanh nghiệp,
văn phòng doanh nghiệp. Yêu cầu toàn bộ các bộ phận, đơn vị có liên quan
trong toàn doanh nghiệp phải thực thi. Ban hành các văn bản về quy chế, nội
quy, quy định như: quy chế làm việc, quy chế trong các nghiệp vụ, quy chế văn
hóa công sở, quy định về các chế độ, nội quy cơ quan…

11


Tiểu kết:
Chương 1 đã khái quát một số nội dung cơ bản về văn phòng doanh
nghiệp và hoạt động tổ chức điều hành văn phòng doanh nghiệp làm cơ sở lý
luận để triển khai các vấn đề trong chương tiếp theo

12


CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH
HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN CUNG ỨNG
NHÂN LỰC QUỐC TẾ VÀ THƯƠNG MẠI (SONA)
2.1. Khái quát về Công ty Cổ phần Cung ứng nhân lực Quốc tế và
Thương mại (SONA)
2.1.1 Giới thiệu chung về công ty Cổ phần SONA
Công ty Cổ phần Cung ứng Nhân lực Quốc tế và Thương
mại (SONA) được thành lập năm 1990, là doanh nghiệp do Bộ Lao động Thương Binh và Xã hội Việt Nam nắm cổ phần chi phối. Từ khi thành lập đến

nay, SONA đã đưa được hơn 50.000 lao động đi làm việc ở trên 20 nước và
vùng lãnh thổ nước ngoài.
Với 25 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực cung ứng lao động đi
làm việc ở ngoài nước, Công ty SONA đã trở thành một trong những công ty
hàng đầu trong lĩnh vực xuất khẩu lao động và đào tạo lao động xuất khẩu.
2.1.1.1 Lĩnh vực kinh doanh chính:
Lĩnh vực kinh doanh chính của Công ty SONA là:
•

Xuất khẩu lao động

•

Đào tạo

•

Tư vấn du học

•

Đại lý vé máy bay
Với nhiều năm kinh nghiệm, với uy tín và thương hiệu, với năng lực hoạt
động và chất lượng dịch vụ, mỗi năm Công ty SONA đưa đi trung bình hơn
2.000 chuyên gia, lao động, thực tập sinh trong các ngành nghề khác nhau sang
làm việc tại nhiều quốc gia như: Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan, Macao, Séc,
Nga, Ucraina, Rumania, Malaysia, Trung Đông, Libya,... SONA đã hợp tác với
nhiều tập đoàn lớn trên thế giới :,…………
Bên cạnh đó, Công ty cũng không ngừng khai thác mở rộng thị trường ra
nhiều quốc gia, vùng lãnh thổ, đa dạng hoá ngành nghề.

13


Với thành tích đưa được hơn 50,000 lao động đi làm việc ở nước ngoài,
Công ty SONA đã góp phần tích cực trong công cuộc phát triển kinh tế và xây
dựng đất nước; tạo công ăn việc làm cho người lao động, đóng góp tích cực vào
chủ trương xóa đói giảm nghèo bền vững của Đảng và Chính phủ.
Bên cạnh đó, Công ty SONA quan tâm đến công tác đào tạo, chế độ phúc
lợi cho cán bộ nhân viên, tạo điều kiện cho CBCNV yên tâm công tác và phát
triển
2.1.1.2. Tầm nhìn và sứ mệnh
Tầm nhìn: Công ty SONA phấn đấu trở thành công ty hàng đầu về cung
cấp dịch vụ tuyển dụng và đào tạo tại Việt Nam và trong khu vực
Sứ mệnh:
- Đối với Khách hàng, SONA sẽ cung cấp các dịch vụ/giải pháp hoàn
hảo và toàn diện về nguồn nhân lực có chất lượng của Việt Nam để lại sự thành
công cho Khách hàng.
- Đối với Người lao động, SONA sẽ cung cấp các dịch vụ tư vấn tuyển
dụng tốt nhất để người lao động tự nguyện lựa chọn việc làm phù hợp ở trong
và ngoài nước. SONA sẽ luôn đồng hành để bảo vệ quyền lợi, lợi ích chính đáng
của người lao động.
- Đối với nhân viên, SONA phấn đấu xây dựng môi trường làm việc
chuyên nghiệp và đoàn kết; tạo điều kiện tối đa cho nhân viên phát huy hết năng
lực và cơ hội phát triển công bằng cho tất cả nhân viên công ty.
2.1.1.3. Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty SONA được cụ thể hóa qua sơ đồ
sau:

14

2.1.2. Giới thiệu về Văn phòng Công ty Cổ phần SONA
2.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Công ty Cổ Phần SONA
Chức năng:
Văn phòng công ty có chức năng tham mưu giúp việc cho hội đồng quản
trị và ban giám đốc trong quản lý, điều hành công việc về các mặt cụ thể sau:
- Tổng hợp tình hình chung của các đơn vị trực thuộc để báo cáo với lãnh
đạo công ty chỉ đạo quản lý, điều hành mọi công việc của công ty.
- Tổ chức các cuộc hội nghị, các ngày lễ lớn của công ty, các cuộc ký kết
các hợp đồng trong và ngoài nước, tổ chức các lễ khởi công, đọng thổ, khánh
thành các dự án, mời và đón tiếp khách trong nước và ngoài nước dự các hội
nghị và ngày lễ trên của công ty, giải quyết công việc đối nội và đối ngoại ;
- Tổ chức quản lý hành chính từ công ty đến các công ty đơn vị trực
thuộc;
- Tổ chức, quản lý mạng lưới thông tin liên lạc toàn công ty.

15


Nhiệm vụ:
- Xây dựng lịch làm việc hàng tuần của Chủ tịch HĐQT và Ban giám đốc
- Theo dõi tổng hợp mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của tổng công ty
hàng tháng, hàng quý hàng năm;
- Tiếp nhận công văn giấy tờ ở các nơi gửi đến, căn cứ theo tính chất các
loại công văn trình lãnh đạo công ty rồi tiếp nhận lại sau khi có ý kiến giải quyết
của lãnh đạo để phân phối cho các phòng nghiệp vụ đảm bảo chính xác, kịp
thời, nhanh chóng;
- Theo dõi, đôn đốc giải quyết công văn giấy tờ gửi đi;
- Nhận các bản thảo công văn của các phòng nghiệp vụ lý duyệt cho đánh
máy và photocopy;

- Tiếp nhận công văn hồ sơ lưu trữ của các đơn vị trong toàn công ty.
Hướng dẫn chỉ đạo các đơn vị trực trong công ty về mặt nghiệp vụ văn thư lưu
trữ;
- Quản lý nhà nước, tài sản của cơ quan bao gồm nhưng trang thiết bị
phục vụ làm việc sinh hoạt trong cơ quan;
- Lập kế hoạch dự toán chi tiêu hàng năm cho cơ quan;
- Đảm bảo thông tin liên lạc kịp thời chính xác, bí mật;
- Làm tốt công tác thường trực và bảo vệ cơ quan. Quản lý và theo
dõi,phân loại khách đến làm việc với lãnh đạo công ty và các phòng chức năng,
các cơ quan đoàn thểtrong cơ quan;
- Đảm bảo vệ sinh khu vực cơ quan sạch sẽ, đáp ứng cho làm việc của cơ
quan.

16


2.1.2.2. Sơ đồ hoạt động của văn phòng công ty Cổ Phần SONA

Chánh văn phòng

Các Phó Chánh văn phòng

Tổng
hợp

Văn
thư
Lưu
trữ

Thôn
g tin
Tuyê
n
truyề

Quản
trị

Đội xe

Tiếp
khách

Tạp vụ

Tổ bảo
vệ

2.2. Thực trạng công tác tổ chức điều hành hoạt động của văn phòng
Công ty Cổ phần SONA
2.2.1. Xây dựng chương trình, kế hoạch lãnh đạo, điều hành
Chương trình, kế hoạch có vai trò quan trọng trong tổ chức và hoạt động
của cơ quan, doanh nghiệp cũng như của mỗi cá nhân. Lập chương trình, kế
hoạch là quá trình xác định những mục tiêu cần đạt được của doanh nghiệp và
phương thức tiến hành tốt nhất để đạt được mục tiêu đó trong từng thời kỳ.
Hiện nay, một năm tại Công ty Cổ phần Cung ứng nhân lực Quốc tế và
Thương mại SONA ban hành một số chương trình kế hoạch lãnh đạo, điều hành
trong hoạt động của cơ quan theo hai loại:
+ Theo thời gian: Kế hoạch công tác năm, nửa năm (06 tháng đầu năm và

06 tháng cuối năm); kế hoạch công tác tháng; kế hoạch công tác tuần.
+ Tổ chức công việc theo nội dung hoạt động:
Mục đích của việc ban hành chương trình, kế hoạch cho cơ quan là để:
+ Đảm bảo khai thác một cách tối ưu, chi phí thấp nhất các nguồn lực mà

17


doanh nghiệp đang sở hữu;
+ Đảm bảo cho các hoạt động được triển khai theo trình tự, có thời gian
xác định, tạo khả năng kiểm soát các hoạt động một cách chặt chẽ, có cơ sở;
+ Tạo khả năng chủ động ứng phó với những tình huống thay đổi của môi
trường.
* Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch bao gồm:

Xác định mục tiêu

Xác định các chiến lược tổng

Triển khai kế hoạch để thống

thể của văn phòng doanh nghiệp

nhất phối hợp với các hoạt động

* Nội dung xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của
văn phòng công ty
+Quy trình xây dựng kế hoạch công tác năm:
Chánh văn phòng công ty sẽ chủ trì việc xây dựng chương trình, kế hoạch
công tác; Theo dõi, đôn đốc, đánh giá thực hiện chương trình, kế hoạch công tác

đó sau khi được Ban giám đốc quyết định; kiến nghị với Ban giám đốc các giải
pháp bảo đảm thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của công ty và cân đối
các nhiệm vụ được giao.
Tại công ty, vào tháng 11 hàng năm, trưởng phòng các các phòng ban
chuyên môn trong cơ quan trình Ban giám đôc những vấn đề cần đưa vào kế
hoạch năm sau. Trên cơ sở đó, Chánh Văn phòng hoàn chỉnh văn bản và trình
Chủ tịch HĐQT và Ban giám đốc thông qua tại phiên họp đầu tháng 12.
+ Quy trình xây dựng chương trình công tác quý (nửa năm):
Vào tháng cuối của mỗi quý, các đơn vị chủ động đánh giá tình hình thực
hiện kế hoạch công tác 6 tháng và xem xét các vấn đề mới phát sinh để đề nghị

18


điều chỉnh kế hoạch công tác quý sau và gửi cho Văn phòng. Văn phòng tổng
hợp và trình Ban giám đốc xem xét, quyết định. Chậm nhất là ngày 25 của
tháng cuối quý, Văn phòng gửi kế hoạch công tác quý sau cho lãnh đạo để chỉ
đạo, đồng thời gửi cho các phòng ban thuộc trong cơ quan để thực hiện.
+ Quy trình xây dựng chương trình công tác tháng:
Hàng tháng các đơn vị căn cứ vào kế hoạch công tác quý để xây dựng và
triển khai thực hiện kế hoạch công tác tháng.
Các phòng ban thuộc công ty sẽ phải báo cáo cho ban giám đốc kế hoạch
tháng, văn bản báo cáo đều phải gửi qua Văn phòng. Sau đó Văn phòng tổng
hợp kế hoạch công tác tháng sau trình Ban giám đốc xét duyệt, sau đó gửi đến
các phòng thuộc công ty để thực hiện.
+ Quy trình xây dựng chương trình công tác tuần:
Bao gồm các công việc mà Tổng giám đốc, Phó Tổng giám đốc giải quyết
trong tuần. Dựa vào chương trình công tác tháng Văn phòng phối hợp với các
phòng ban xây dựng chương trình công tác tuần, trình lãnh đạo cơ quan xét
duyệt và gửi các đơn vị vào chiều thứ 6 hàng tuần để các đơn vị chủ động trong

việc bố trí công việc cho tuần sau.
Khi có sự thay đổi chương trình công tác tuần của Lãnh đạo, Văn phòng
phải kịp thời thông báo cho các phòng ban có liên quan để phổi hợp thực hiện.
Sơ đồ quy trình ban hành kế hoạch công tác ( Xem phụ lực số 01).
Ngoài ra, mỗi năm Công ty Cổ phần Cung ứng nhân lực quốc tế và
Thương mại SONA cũng ban hành các kế hoạch tổ chức công việc theo nội
dung hoạt động như: Tổ chức Hội nghị tổng kết công tác thi đua, khen thưởng,
kế hoạch cung ứng nguồn nhân lực có tay nghề cao, Kế hoạch đào tạo, bồi
dưỡng nhân sự, Kế hoạch tư vấn du học, kế hoạch tổ chức hội nghị, hội họp…
Nhìn chung, trong xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tại công ty
đã đáp ứng được yêu cầu và nguyên tắc của chương trình kế hoạch, phù hợp với
chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. Việc xây dựng chương trình kế hoạch cho cơ
quan đã tạo điều kiện cho việc tổ chức và điều hành diễn ra hầu hết đều đảm

19


bảo về chất lượng, công khai, minh bạch, có tính khả thi và hiệu quả cao;
Tuy nhiên, việc thực hiện chương trình kế hoạch đề ra của công ty vẫn
còn nhiều thiếu sót (khối lượng công việc hoàn thành theo kế hoạch đạt khoảng
90%);
Vẫn còn hiện tượng đề ra quá nhiều việc, trong khi đó lại không tính đến
yếu tố cơ sở vật chất, trang thiết bị, nguồn lực, kinh phí thực hiện … nên có
nhiều việc chưa thể thực hiện được theo chương trình đề ra.
2.2.2. Tổ chức phân công công việc của văn phòng công ty
Phân công công việc là một trong những nội dung quan trọng của tổ chức
điều hành các cơ quan nói chung và Công ty Cổ phần Cung ứng Nhân lực Quốc
tế và Thương mại SONA nói riêng. Có thể thấy, phân công công việc là bố trí,
sắp xếp nhiệm vụ cho từng bộ phận, từng đơn vị, từng cá nhân trong công ty
theo kế hoạch, lịch trình định trước.

Tại văn phòng công ty chưa ban hành văn bản cụ thể về phân công công
việc cho các cá nhân, đơn vị trong công ty. Việc phân công công việc cho từng
bộ phận hay cá nhân là dựa trên chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận thuộc cơ
cấu tổ chức của văn phòng công ty.
Lãnh đạo văn phòng công ty thường căn cứ vào các nhiệm vụ cụ thể đã
được đề ra trong kế hoạch hoạt động chung của cơ quan, của văn phòng để phân
công trực tiếp cho nhân viên thực hiện sao cho phù hợp với năng lực, trình độ
hiểu biết và vị trí công tác của họ.
Sự phân công này tuy tạm thời đáp ứng được nhu cầu trong giải quyết các
công việc của cơ quan, của văn phòng. Tuy nhiên, việc phân công công việc như
vậy gây mất nhiều thời gian mà chưa thực sự rõ ràng, đôi khi các nhiệm vụ của
nhân viên bị chồng chéo lẫn nhau hoặc chưa phù hợp với chuyên môn, nghiệp
vụ công tác của từng người gây nhiều cản trở trong công việc, giảm hiệu suất
làm việc, hiệu quả công việc mang lại không cao. Đồng thời, việc không ban
hành văn bản để đảm bảo hiệu lực pháp lý sẽ dẫn đến khó khăn trong việc truy
cứu trách nhiệm khi cần thiết.

20


Lãnh đạo văn phòng doanh nghiệp muốn thực hiện được những mục tiêu,
nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị mình thì phải làm tốt việc xây dựng bản phân
công công việc cho từng bộ phận, cá nhân bởi việc phân công công việc hợp lý
và khoa học sẽ góp phần khai thác năng lực của cán bộ nhân viên, khai thác trí
tuệ tập thể vào giải quyết công việc của cơ quan; Tăng cường sự đoàn kết, hợp
tác lẫn nhau của mọi thành viên trong các bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp,
tránh được tình trạng chồng chéo nhiệm vụ, chức năng, đảm bảo viecj hoàn
thành khối lượng và tính chất công việc được giao. Nâng cao trách nhiệm được
giao và năng lực của mỗi cán bộ nhân viên với việc hoàn thành nhiệm vụ góp
phần hoàn thành mục tiêu chung của công ty. Vì vậy, lãnh đạo văn phòng cần

xem xét, đề xuất và xây dựng bảng phân công công việc cho các bộ phận, đơn
vị, cá nhân để cải thiện những hạn chế còn tồn tại.
Có thể phân công công việc dụa trên 3 cơ sở chính, đó là : Phân công theo
vị trí và thẩm quyền của đơn vị, cá nhân.; Phân công theo khối lượng và tính
chất của công việc; Phân công theo số lượng nhân sự. Việc xây dựng bản phân
công công việc trong công ty đòi hỏi ở người xây dựng phải nắm rõ về cơ cấu,
nhân sự, chương trình kế hoạch và mục tiêu cần đạt được của công ty để xây
dựng một cách có hiệu quả.
2.2.3. Tổ chức điều hành văn phòng theo quy chế hoạt động
Việc ban hành hệ thống quy chế, quy phạm, có ý nghĩa rất quan trọng
trong quản lý điều hành doanh nghiệp; tuy nhiên để xây dựng và ban hành một
văn bản quy phạm hợp pháp, phù hợp thực tế, đảm bảo tính khoa học ứng dụng
là điều không đơn giản. Quy phạm nội bộ, phải đảm bảo:

21


•

Phù hợp với các quy định của pháp luật, không trái luật

Tính hợp pháp

doanh nghiệp trong từng lĩnh vực cụ thể.

•

Phù hợp với yêu cầu quản lý điều hành, phù hợp với hoạt động của

Tính thực tiễn

người tôn trọng và quán triệt thực thi
bộ hoạt động của doanh nghiệp; khi được áp dụng phải đượcmọi
góp phần tích cực vào công tác quản lý, điều hành cũng như toàn

•

Tính hiệu quả

Quy phạm nội bộ tạo hành lang pháp lý nội bộ cho doanh nghiệp,

Trước khi xây dựng quy phạm nội bộ, cần xác định mục đích, sự cần
thiết, phạm vi, đối tượng điều chỉnh cụ thể. Xác định được mục đích và đối
tượng chính là doanh nghiệp đã xác định được loại quy phạm cần ban hành.
Quy chế, quy định, nội quy là những thuật ngữ riêng dành cho những mục đích
và đối tượng riêng đó.
Quy chế là quy phạm điều chỉnh các vấn đề liên quan đến chế độ chính
sách, công tác tổ chức hoạt động, công tác nhân sự, phân công và phân cấp
nhiệm vụ, quyền hạn, định mức, đơn giá áp dụng. Đồng thời, quy chế đưa ra
yêu cầu cần đạt được và có tính định khung mang tính nguyên tắc .Do tính chất
hoạt động, vai trò, chức năng nhiệm vụ khác nhau nên mỗi doanh nghiệp đều
cần phải có nội quy, quy chế hoạt động riêng.
Sự thiếu thống nhất và một số hạn chế tồn tại trong hoạt động về quản lý
điều hành gây ra sự kém hiệu quả trong quá trình thực hiện công việc của Văn

22


phòng công ty Cổ phần SONA, điều này đặt ra một yêu cầu cấp thiết là cần phải
xây dựng một quy chế chung cụ thể hóa các quy định của nhà nước vào trong

hoạt động của cơ quan
Hiện nay, Công ty Cổ phần Cung ứng nhân lực Quốc tế và Thương mại
SONA đang trong giai đoạn xây dựng quy chế cho văn phòng doanh nghiệp,
chưa được ban hành thực hiện.
Việc thiếu công cụ quản lý bằng văn bản mang tính pháp quy trong cơ
quan đã gây khó khăn trong việc thực hiện công việc theo chương trình, kế
hoạch đã đề ra. Việc không có quy chế công tác điều hành văn phòng không
những gây khó khăn cho lãnh đạo trong việc quản lý mà còn tạo ra tình trạng
biết sai nhưng vẫn làm, bỏ qua, bỏ xót các khâu nghiệp vụ trong thực hiện công
việc của các cán bộ công nhân viên trong văn phòng công ty.
Trong kiểm tra, đánh giá hoạt động của văn phòng doanh nghiệp, do công
ty chưa ban hành quy chế công tác văn phòng cũng như văn bản về phân công
công việc cụ thể nên gây khó khăn cho việc đánh giá khen thưởng, kỷ luật và
quy trách nhiệm khi cần thiết vì không có cơ sở chính xác xà thuyết phục.
2.3. Nhận xét, đánh giá.
2.3.1. Ưu điểm
Trong hoạt động tổ chức điều hành văn phòng Công ty Cổ phần Cung
ứng Nhân lực Quốc tế và Thương mại SONA việc xây dựng kế hoạch lãnh đạo
điều hành đã được quan tâm và tổ chức thực hiện. Lãnh đạo văn phòng đã có sự
tham mưu, đề xuất xây dựng một số văn bản làm công cụ hỗ trợ trong việc quản
lý điều hành văn phòng công ty và đang được xem xét để ban hành.
Đa số các cán bộ nhân viên có tinh thần yêu nghề, tiếp thu, hỗ trợ cho
lãnh đạo văn phòng cũng như lãnh đạo công ty một cách tích cực trong công tác
điều hành hoạt động văn phòng nói riêng và cơ quan nói chung.
2.3.2. Hạn chế
Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm vẫn còn tồn tại những hạn chế đó là
việc thiếu công cụ quản lý bằng văn bản pháp quy. Đó là lỗ hổng lớn trong công

23

tác điều hành khiến cho nhiều mặt hoạt động của văn phòng còn bị trì trệ và
chồng chéo do không phân trách nhiệm rõ ràng và chưa có chế tài đủ mạnh để
xử lý những sai phạm xảy ra trong quá trình thực hiện công việc.
Một số cán bộ nhân viên chưa nhận thức đúng về vai trò của văn phòng
nên coi nhẹ các quyết định quản lý, bỏ sót công việc, thực hiện chưa nghiêm túc
trách nhiệm của mình khi được phân công công việc.
Mặt khác, các kế hoạch đặt ra đôi khi còn chưa phù hợp với nguồn lực
của công ty nên chưa hoàn thành triệt để đòi hỏi việc xác định rõ ràng và khách
quan hơn trong khâu xác định mục tiêu và nguồn lực để xây dựng kế hoạch cho
cơ quan có thể hoàn thành một cách tốt nhất.
2.3.3. Nguyên nhân dẫn đến hạn chế
Hoạt động tổ chức điều hành văn phòng còn gặp phải những bất cập và
hiệu quả chưa cao do một số nguyên nhân:
Thứ nhất, do chưa phân công nhiệm vụ, công việc một cách rõ ràng nên
tình trạng đùn đẩy trách nhiệm cho nhau còn xảy ra.
Thứ hai, Hệ thống văn bản quy định chưa chặt chẽ, chưa được chú trọng
đầu tư xây dựng và thực hiện.
Thứ ba, một số cán bộ, nhân viên chưa nhận thức được tầm quan trọng
của công tác văn phòng đối với hoạt động tổ chức điều hành hoạt động của văn
phòng công ty kém hiệu quả.
Tiểu kết: Công tác tổ chức và điều hành hoạt động của văn phòng công
ty cổ phần SONA đã được thể hiện ở chương 2 qua những vấn đề cụ thể
như: Xây dựng chương trình kế hoạch cho lãnh đạo, điều hành; Tổ chức xây
dựng bảng phân công công việc cụ thể cho từng bộ phận, đơn vị, cá nhân; Tổ
chức xây dựng và thực hiện theo quy chế, quy định của công ty. Qua đó cũng
đưa ra một vài nhận xét về ưu nhược điểm của hoạt động tổ chức điều hành
văn phòng công ty làm cơ sở cho chương tiếp theo.

24

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NĂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC ĐIỀU
HÀNH HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN CUNG
ỨNG NHÂN LỰC QUỐC TẾ VÀ THƯƠNG MẠI SONA
3.1. Xây dựng bảng phân công công việc chi tiết cho văn phòng công
ty
Hiện nay, Công ty Cổ phần Cung ứng nhân lực Quốc tế và Thương mại
SONA chưa có văn bản quy định về phân công công việc trong hoạt động của
các bộ phận, đơn vị, cá nhân. Vì vậy, cần nhanh chóng xây dựng bảng phân
công công việc một cách khoa học, hợp lý, đúng chuyên môn, vị trí việc làm,
như vậy lãnh đạo sẽ san sẻ được khối lượng công việc cho từng cá nhân, bộ
phận được hợp lý hơn, giúp dễ dàng hoàn thành tốt nhiệm vụ và mục tiêu đã đề
ra của tổ chức.
Bảng phân công công việc cho hoạt động của văn phòng công ty có thể
xây dựng theo mẫu sau:
PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ PHÒNG HÀNH CHÍNH
1. Nhiệm vụ chung
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……....
2. Nhiệm vụ cụ thể
Họ tên – Chức vụ
Nguyễn Văn A
Trưởng phòng Hành chính

Phụ trách mảng công việc
……………………………………
….......

……………………………………
……...
……………………………
……………………………………
……
……...
……………………………………
………
……………………………
……………………………………
…….
……...

25