Khảo sát công tác lập kế hoạch tại công ty cổ phần XNK thời trang quốc tế TOMA

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

TÊN ĐỀ TÀI:
KHẢO SÁT CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XNK THỜI TRANG
QUỐC TẾ TOMA
BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Kỹ năng hoạch định trong quản trị văn phòng
Giảng viên giảng dạy: Nguyễn Hữu Danh
Mã phách:………………………………….


Hà Nội - 2017

PHIẾU CHẤM ĐIỂM HÌNH THỨC THI BÀI TẬP LỚN/TIỂU LUẬN

Điểm, Chữ kí (Ghi rõ họ tên) của cán bộ

Điểm thống nhất

Chữ kí

chấm thi

của bài thi

xác nhận

CB chấm thi số 1

CB chấm thi số 2

Bằng
số

của cán
Bằng chữ

bộ nhận
bài thi


PHIẾU LÀM PHÁCH HÌNH THỨC THI BÀI TẬP LỚN/TIỂU LUẬN

Mã phách

Họ và tên sinh viên: Vũ Thị Nụ

Ngày sinh:

Mã sinh viên:
Lớp: ĐHLTQTVP K14B

Khoa: Quản trị văn phòng

Tên Tiểu luận/Bài tập lớn: Khảo sát công tác lập kế hoạch tại công ty cổ phần XNK thời
trang Quốc tế TOMA
Học phần: Kỹ năng hoạch định trong quản trị văn phòng.
Giảng viên phụ trách: Nguyễn Hữu Danh

Sinh viên kí tên


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan các nội dung nghiên cứu đưa ra trong bài tiểu luận này
dựa trên các kết quả thu được trong quá trình khảo sát và phân tích tài liệu.
Những kết quả và số liệu trong bài nghiên cứu được thực hiện tại Công ty cổ
phần XNK thời trang Quốc tế TOMA, không sao chép của bất kì tác giả nào. Em
xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước nhà trường về sự cam đoan này.
SINH VIÊN


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài nghiên cứu này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành
tới Thầy Nguyễn Viết Danh - Giảng viên Khoa Quản trị văn phòng, Trường Nội
vụ Hà Nội đã hướng dẫn em thực hiện đề tài nghiên cứu này. Qua đây em cũng
xin gửi lời cảm ơn tới toàn thể các anh chị cán bộ, nhân viên Phòng Hành chính
Nhân sự - Công ty cổ phần XNK thời trang Quốc tế TOMA đã giúp đỡ và tạo
mọi điều kiện thuận lợi cho em trong suốt quá trình em thực hiện đề tài nghiên
cứu này. Với thời gian nghiên cứu tương đối ngắn và kiến thức của bản thân còn
hạn chế, vì vậy đề tài nghiên cứu của em không tránh được còn nhiều thiếu sót,
kính mong nhận được sự góp ý quý báu của Quý thầy cô và Ban lãnh đạo Công
ty cổ phần XNK thời trang Quốc tế TOMA để đề tài nghiên cứu của em được
hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 06 tháng 03 năm 2017
Sinh viên

MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN................................................................................................4
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................5
MỤC LỤC............................................................................................................6
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT.....................................................................................8
MỞ ĐẦU..............................................................................................................1
1.Lý do chọn đề tài..............................................................................................................................1
2.Lịch sử nghiên cứu...........................................................................................................................1
3.Đối tượng nghiên cứu:.....................................................................................................................1
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu.................................................................................................2
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng...................................2
6. Giả thuyết khoa học........................................................................................................................2
7. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài............................................................................................2
8. Cấu trúc của đề tài..........................................................................................................................3

PHẦN NỘI DUNG..............................................................................................4
CHƯƠNG 1..........................................................................................................4
KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG.............................................4
CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XNK THỜI TRANG QUỐC TẾ TOMA...........4
1.1: Khái quát về Công ty cổ phần XNK thời trang Quốc tế TOMA....................................................4
1.1.1: Lịch sử hình thành và phát triển...............................................................................................4
1.1.2: Chức năng, nhiệm vụ................................................................................................................5
1.1.3: Cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần XNK thời trang Quốc tế TOMA.............................................6
1.2: Khái quát phòng Hành chính nhân sự.........................................................................................6
1.2.1: Chức năng của phòng HCNS.....................................................................................................6
1.2.2: Nhiệm vụ của phòng HCNS.......................................................................................................6
1.2.3: Cơ cấu tổ chức phòng HCNS.....................................................................................................7

CHƯƠNG 2:........................................................................................................8


THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
XNK THỜI TRANG QUỐC TẾ TOMA...........................................................8
2.1:Cơ sở lý luận về công tác lập kế hoạch.........................................................................................8
2.1.1: Khái niệm công tác lập kế hoạch..............................................................................................8
2.1.2: Vai trò của công tác lập kế hoạch.............................................................................................9
2.1.3: Hệ thống kế hoạch của tổ chức..............................................................................................10
2.1.4: Quy trình lập kế hoạch............................................................................................................15
2.2: Thực trạng công tác Lập kế hoạch tại công ty cổ phần XNK thời trang Quốc tế TOMA...........18
2.2.1: Trách nhiệm thực hiện lập kế hoạch......................................................................................18
2.2.2: Hệ thống các kế hoạch hiện nay cuả công ty.........................................................................18
2.2.3: Các căn cứ để lập kế hoạch....................................................................................................19
2.2.4: Quy trình xây dựng công tác lập kế hoạch tại công ty...........................................................19

CHƯƠNG 3........................................................................................................21
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC........21
LẬP KẾ HOẠCH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XNK THỜI TRANG...........21
QUỐC TẾ TOMA.............................................................................................21
3.1: Đánh giá công tác lập kế hoạch tại công ty...............................................................................21
3.1.1: Ưu điểm...................................................................................................................................21
3.1.2: Hạn chế....................................................................................................................................21
3.2: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác lâp kế hoạch cho công ty.......................21

PHỤ LỤC...........................................................................................................21


BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
TOMA

HCNS

Công ty cổ phần XNK thời trang Quốc tế TOMA
Phòng Hành chính - Nhân sự


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Đối với mỗi một doanh nghiệp bất kỳ thì hoạt động Lập kê hoạch là chức
năng đầu tiên của quá trình quản lý – có vai trò rất quan trọng. Lập kế hoạch gắn
liền với việc lựa chọn mục tiêu và chương trình hành động trong tương lai, là cơ
sở để xác định và triển khai các chương trình kế hoạch hành động trong tương
lai, là cơ sở để xây dựng và triển khai các chức năng còn lại là tổ chức, lãnh đạo,
kiểm tra. Bởi vậy, chất lượng của công tác lập kế hoạch được nâng cao sẽ là điều
kiện cần thiết để đảm bảo quá trình phát triển sản xuất, kinh doanh của doanh
nghiệp đạt hiệu quả cao hơn.
Công ty cổ phần XNK thời trang Quốc tế TOMA là doanh nghiệp có lịch
sử thành lập khá lâu và nổi tiếng về lĩnh vực thời trang của Việt Nam, được rất
nhiều khách hàng trong và ngoài nước tin dùng. Vì vậy vị thế của công ty ngày
càng được khẳng định trong ngành thời trang trong nước. Do đó xuất phát từ vai
trò của việc lập kế hoạch nói trên và yêu cầu mở rộng thị trường phát triển của
công ty cùng với việc được tiếp xúc nghiên cứu thực trạng hoạt động lập kế
hoạch tại công ty.
Với những lý do đề cập trên, tôi tập trung tìm hiểu về vấn đề “Khảo sát
công tác lập kế hoạch tại công ty cổ phần XNK thời trang Quốc tế TOMA”
làm đề tài cho bài tiểu luận này.
2. Lịch sử nghiên cứu
Công tác lập kế hoạch được xem là bước quan trọng đầu tiên trong việc
hoach định chiến lược của một doanh nghiệp. Nhưng qua việc khảo sát và
nghiên cứu tại công ty cổ phần XNK thời trang Quốc tế TOMA hiện nay vẫn

chưa có để tài nào nghiên cứu về công tác lập kế hoạch tại công ty nên em mạnh
dạn nghiên cứu và đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao công tác lâp kế hoạch
tại công ty.
3. Đối tượng nghiên cứu:
- Đối tượng nghiên cứu:“công tác lập kế hoạch tại công ty cổ phần XNK
thời trang Quốc tế TOMA”.
1


- Phạm vi nghiên cứu: Công ty cổ phần XNK thời trang Quốc tế TOMA
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu.
Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài nhằm làm rõ công tác lập kế
hoạch tại các doanh nghiệp nói chung và công tác lập kế hoạch tại Công ty cổ
phần XNK thời trang Quốc tế TOMA nói riêng. Từ đó giúp đẩy mạnh và nâng
cao vai trò của công tác lập kế hoạch cho công ty. Đây như là một cánh tay đắc
lực giúp cho lãnh đạo Công ty nắm bắt được tình hình hoạt động sản xuất kinh
doanh hiện tại của công ty một cách nhanh chóng, kịp thời để từ đó có những
chính sách, chiến lược phù hợp phát triển công ty.
Đề tài nghiên cứu còn đóng góp cho công tác hoàn thiện tổ chức bộ phận
lập kế hoạch của Công ty nhằm quản lý công tác lập kế hoạch được thống nhất
và tập trung. Giúp mọi cá nhân có cái nhìn đúng đắn về công tác lập kế hoạch từ
đó nâng cao ý thức và tình thần trách nhiệm đối với cá nhân trong công ty.
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử
dụng.
Để hoàn thiện đề tài nghiên cứu này, em đã sử dụng các phương pháp
nghiên cứu như sau:
- Phương pháp quan sát, tiếp cận;
- Phương pháp phân tích, thống kê, thu thập thông tin dữ liệu;
- Phương pháp thực nghiệm khoa học;
- Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế;

- Phương pháp phỏng vấn.
6. Giả thuyết khoa học
Đề tài nghiên cứu này, chỉ khảo sát, đánh giá về thực trạng công tác lập kế
hoạch của Công ty cổ phần XNK thời trang Quốc tế TOMA và giúp đưa ra các
giải pháp để hoàn thiện hơn nữa công tác lập kế hoạch của Công ty cổ phần
XNK thời trang Quốc tế TOMA.
7. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Đề tài nghiên cứu này nêu lên được thực trạng công tác lập kế hoạch tại
Công ty cổ phần XNK thời trang Quốc tế TOMA nói riêng và của các doanh
2


nghiệp nói chung giúp mọi người có cái nhìn sâu sắc về hoạt động lập kế hoạch
để từ đó xây dựng mô hình tổ chức công tác lập kế hoạch chuyên trách một cách
hoàn thiện, đồng thời thúc đẩy quá trình hoàn thành nhiệm vụ của mỗi cá nhân.
Nâng cao công tác lập kế hoạch là việc làm tất yếu của mỗi cơ quan, tổ chức.
8. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, cấu
trúc đề tài của em gồm 3 chương như sau:
Chương 1:Khái quát về tổ chức và hoạt động của Công ty cổ phần XNK
thời trang Quốc tế TOMA
Chương 2:Thực trạng công tác lập kế hoạch tại Công ty cổ phần XNK
thời trang Quốc tế TOMA
Chương 3:Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lập kế
hoạch tại
Công ty cổ phần XNK thời trang Quốc tế TOMA

3

PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1
KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG
CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XNK THỜI TRANG QUỐC TẾ TOMA
1.1: Khái quát về Công ty cổ phần XNK thời trang Quốc tế TOMA
1.1.1: Lịch sử hình thành và phát triển
Tên công ty viết bằng tiếng Việt: Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Thời
trang Quốc tế TOMA
Tên công ty viết bằng tiếng nước ngoài: TOMA International Fashion
Import Export Joint Stock Company
Tên công ty viết tắt: TOMA INFAS .,JSC
Biểu tượng của công ty:

Thực hiện phương châm: “Chúng tôi đảm bảo bạn vui”.
- Trụ sở: Số 12, ngách 46/19, ngõ 46, Nguyễn Hoàng Tôn, Quận Tây Hồ,
Hà Nội.
- Mã số thuế công ty: 0104220507
- Điện thoại: 04.6684.9348
- Fax: 04.6684.9348
- Vốn điều lệ: 1.800.000.000 đồng
Bằng chữ : Một tỷ tám trăm triệu đồng.
Mệnh giá cổ phần: 10.000 đồng
Tổng sổ cổ phần: 180.000 cổ phần
- Mail:
- Website: />Giấy phép đăng ký kinh doanh số 0104220507 do phòng đăng ký kinh
doanh Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Thành Phố Hà Nội cấp ngày 20/10/2009.
Năm 1987, Công ty chỉ là một cửa hàng thời trang đồ da nhỏ lẻ, kinh
4

doanh cá nhân trên các tuyến phố cổ Hàng Đào, Hàng Đường, sau hơn 20 năm
nỗ lực phấn đấu, đến năm 2009 đã hình thành lên Công ty Cổ phần Xuất nhập
khẩu Thời trang Quốc tế TOMA với đội ngũ nhân viên ban đầu còn non trẻ
nhưng đầy nhiệt huyết và năng động. Thực hiện phương châm “Chúng tôi đảm
bảo bạn vui”, TOMA đã mang đến những sản phẩm hàng hóa có chất lượng tốt
nhất và tạo sự uy tín với khách hàng.
Đến tháng 4 năm 2011, công ty đã mở thêm hai showroom ở 2 trung tâm
thương mại lớn (Tầng 2 – TTTM The Garden và Tầng 2 – TTTM Parkson
Keangnam). Ngoài ra, công ty còn phân phối sản phẩm ra các shop thời trang
bên ngoài thị trườngnhư: Khu vực Cầu Giấy, Chùa Bộc, Kim Mã, Núi Trúc, Từ
Liêm, Thanh Xuân… Hiện nay đã có 37 showroom được mở trên toàn quốc như
Hải Dương, Bắc Giang, Bắc Ninh, Quảng Ninh, Hải Phòng, Hưng Yên, Lào Cai,
Thanh Hóa, Hà Tĩnh, tp Hồ Chí Minh… và không ngừng nâng cao, sáng tạo
mẫu mã sản phẩm cho hợp thời trang và xu hướng của thời đại.
1.1.2: Chức năng, nhiệm vụ
Chức năng của công ty là tư vấn và bán các mặt hàng về da tự nhiên (da
bò, da cá sấu, da đà điểu, da kì đà,…)
Bán buôn bán lẻ các mặt hàng thắt lưng da, ví da, túi xách da và các phụ
kiện khác bằng da dành cho cả nam và nữ.
Nhiệm vụ:
• Tư vấn về các mặt hàng đồ da.
• Bán buôn, bán lẻ mặt hàng đồ da trong và ngoài nước.
• Đẩy mạnh kinh doanh, phát triển và mở rộng thị trường, liên kết, hợp
tác, ký kết và thực hiện hợp đồng với các tổ chức, doanh nghiệp.
• Công ty được quản lý theo chế độ thủ trưởng trên cơ sở thực hành quyền
làm chủ tập thể của người lao động.
• Thực hiện đầy đủ chính sách với người lao động, chăm lo đời sống của
nhân viên trong công ty.
• Hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước.
5

Mạng lưới kinh doanh của công ty hoạt động chính ở khu vực Hà Nội,
đẩy mạnh phát triển ra các tỉnh thành phố lẻ như Hải Dương, Bắc Giang, Bắc
Ninh, Quảng Ninh, Hải Phòng, Hưng Yên, Lào Cai.
1.1.3: Cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần XNK thời trang Quốc tế TOMA
Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần XNK thời trang Quốc tế TOMA
(phụ lục 01)
1.2: Khái quát phòng Hành chính nhân sự
Phòng hành chính nhân sự: gồm các bộ phận tổng hợp về tổ chức lao
động và hành chính quản trị, bảo vệ an ninh, y tế,…
- Tham mưu, giúp việc cho giám đốc công ty và tổ chức thực hiện các
việc trong lĩnh vực tổ chức lao động, quản lý và bố trí nhân lực, bảo hộ lao
động, chế độ chính sách, chăm sóc sức khỏe cho người lao động, bảo vệ quân sự
theo luật và quy chế công ty.
- Kiểm tra , đôn đốc các bộ phận trong công ty thực hiện nghiêm túc nội
quy, quy chế công ty
- Làm đầu mối liên lạc cho mọi thông tin của giám đốc công ty xây dựng
các nội quy, quy chế, kỷ luật lao động.
1.2.1: Chức năng của phòng HCNS
Chức năng: Thực hiện công tác pháp chế hành chính văn thư, xây dựng
bộ máy quản lý chung. Tuyển dụng, đào tạo; Đãi ngộ nhân lực; Điều hành các
công việc, sự vụ của công ty; Quản lý vệ sinh lao động và quỹ lương, phân phối
tiền lương trong công ty.
1.2.2: Nhiệm vụ của phòng HCNS
- Nhiệm vụ cụ thể:
Hành chính: Quản lý và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và pháp chế
hành chính, quản lý con dấu của công ty, quản trị thiết bị; Quản lý và thực hiện
công tác lễ tân, sắp xếp các cuộc hội nghị của công ty, phục vụ hội nghị; Lập và
điều độ lịch công tác của Giám đốc; ấn toán công văn giấy tờ, in đồ án, thực

hiện quan hệ giao dịch với các địa phương nơi công ty đặt trụ sở.
Nhân sự: Tham mưu cho Giám đốc về vấn đề nhân sự;định mức lao
6


động, lưu hồ sơ nhân sự theo phân cấp; Đề ra các chính sách đãi ngộ, lập kế
hoạch bồi dưỡng, đào tạo nhân sự; Tham gia soạn thảo quy chế chi trả lương và
hướng dẫn áp dụng, trực tiếp tính lương cho các phòng ban; tham gia kiểm tra
quyết toán tiền lương, Tuyển dụng hợp đồng lao động, bố trí lao động, chấm dứt
HĐLĐ. Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, bảo hiểm thân thể .Giải quyết chế độ
chính sách đối với người lao động Trật tự trị an khu vực, trật tự nội vụ. Khen
thưởng, kỷ luật của phòng cũng như công ty. Tổ chức tham gia giải quyết các vụ
việc vi phạm chế độ chính sách, nội quy, quy chế của công ty; Tham gia tuyên
chuyền phổ biến pháp luật, chế độ cho các thành viên trong công ty; Tổng hợp
báo cáo số liệu về lao động tiền lương định kỳ lên ban Giám đốc. Chăm sóc sức
khỏe cho người lao động, theo dõi, thực hiện chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao
động trong toàn công ty.
1.2.3: Cơ cấu tổ chức phòng HCNS
Xem sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng HCNS (phụ lục số 02)

7


CHƯƠNG 2:
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
XNK THỜI TRANG QUỐC TẾ TOMA
2.1:Cơ sở lý luận về công tác lập kế hoạch
2.1.1: Khái niệm công tác lập kế hoạch
Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên trong bốn chức năng của quản lý là
lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra. Lập kế hoạch là chức năng rất quan

trọng đối với mỗi nhà quản lý bởi vì nó gắn liền với việc lựa chọn mục tiêu và
chương trình hành động trong tương lai, giúp nhà quản lý xác định được các
chức năng khác còn lại nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra.
Cho đến nay thì có rất nhiều khái niệm về chức năng lập kế hoạch. Với
mỗi quan điểm , mỗi cách tiếp cận khác nhau đều có khái niệm riêng nhưng tất
cả đều cố gắng biểu hiện đúng bản chất của phạm trù quản lý này.
Nếu đứng trên góc độ ra quyết định thì : “ Lập kế hoạch là một loại ra
quyết định đặc thù để xác định một tương lai cụ thể mà các nhà quản lý mong
muốn cho tổ chức của họ”. Xét theo quan điểm này thì lập kế hoạch là chức
năng khởi đầu và trọng yêú đối với mỗi nhà quản lý.
Theo STEYNER thì :”Lập kế hoạch là một quá trình bắt đầu từ việc thiết
lập các mục tiêu, quyết định các chiến lược, các chính sách , kế hoạch chi tiết để
đạt được mục tiêu đã định. Lập kế hoạch cho phép thiết lập các quyết định khả
thi và bao gồm cả chu kỳ mới của việc thiết lập mục tiêu và quyết định chiến
lược nhằm hoàn thiện hơn nữa.”
Theo cách tiếp cận này thì lập kế hoạch được xem là một quá trình tiếp
diễn phản ánh và thích ứng được với những biến động diễn ra trong môi trường
của mỗi tổ chức, đó là quá trình thích ứng với sự không chắc chắn của môi
trường bằng việc xác định trước các phương án hành động để đạt được mục tiêu
cụ thể của tổ chức.
Với cách tiếp cận theo nội dung và vai trò :
RONNER cho rằng: “Hoạt động của công tác lập kế hoạch là một trong
những hoạt động nhằm tìm ra con đường để huy động và sử dụng các nguồn lực
8


của doanh nghiệp một cách có hiệu quả nhất để phục vụ cho các mục tiêu kinh
doanh .”
Theo HENRYPAYH : “Lập kế hoạch là một trong những hoạt động cơ
bản của quá trình quản lý cấp công ty, xét về mặt bản chất thì hoạt động này

nhằm mục đích xem xét các mục tiêu , các phương án kinh doanh , bước đi trình
tự và cách tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh.”
Như vậy, Lập kế hoạch được hiểu là quá trình xác định các mục tiêu và
lựa chọn các phương thức để đạt được các mục tiêu đó. Lập kế hoạch nhằm mục
đích xác định mục tiêu cần phải đạt được là cái gì? và phương tiện để đạt được
các mục tiêu đó như thế nào? tức là, lập kế hoạch bao gồm việc xác định rõ các
mục tiêu cần đạt được , xây dựng một chiến lược tổng thể để đạt được các mục
tiêu đã đặt ra và việc triển khai một hệ thống các kế hoạch để thống nhất và phối
hợp các hoạt động đó.
2.1.2: Vai trò của công tác lập kế hoạch
Kế hoạch là một trong những công cụ có vai trò quan trọng trong việc
phối hợp nỗ lực của các thành viên trong một doanh nghiệp.
- Lập kế hoạch cho biết mục tiêu , và cách thức đạt được mục tiêu của
doanh nghiệp . Khi tất cả nhân viên trong cùng một doanh nghiệp biết được
doanh nghiệp mình sẽ đi đâu và họ sẽ cần phải đóng góp gì để đạt được mục tiêu
đó, thì chắc chắn họ sẽ cùng nhau phối hợp, hợp tác và làm việc một cách có tổ
chức. Nếu thiếu kế hoạch thì quĩ đạo đi tới mục tiêu của doanh nghiệp sẽ là
đường ziczăc phi hiệu quả .
-Lập kế hoạch có tác dụng làm giảm tính bất ổn định của doanh nghiệp
hay tổ chức. Sự bất ổn định và thay đổi của môi trường làm cho công tác lập kế
hoạch trở thành tất yếu và rất cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp , mỗi nhà quản
lý .Lập kế hoạch buộc những nhà quản lý phải nhìn về phía trước, dự đoán được
những thay đổi trong nội bộ doanh nghiệp cũng như môi trường bên ngoài và
cân nhắc các ảnh hưởng của chúng để đưa ra những giải pháp ứng phó thích
hợp.
-Lập kế hoạch làm giảm được sự chồng chéo và những hoạt động làm
9


lãng phí nguồn lực của doanh nghiệp . Khi lập kế hoạch thì những mục tiêu đã

được xác định, những phương thức tốt nhất để đạt mục tiêu đã được lựa chọn
nên sẽ sử dụng nguồn lực một cách có hiệu quả , cực tiểu hoá chi phí bởi vì nó
chủ động vào các hoạt động hiệu quả và phù hợp.
-Lập kế hoạch sẽ thiết lập được những tiêu chuẩn tạo điều kiện cho công
tác kiểm tra đạt hiệu quả cao. Một doanh nghiệp hay tổ chức nếu không có kế
hoạch thì giống như là một khúc gỗ trôi nổi trên dòng sông thời gian. Một khi
doanh nghiệp không xác định được là mình phải đạt tới cái gì và đạt tới bằng
cách nào thì đương nhiên sẽ không thể xác định đựợc liệu mình có thực hiện
được mục tiêu hay chưa, và cũng không thể có được những biện pháp để điều
chỉnh kịp thời khi có những lệch lạc xảy ra . Do vậy, có thể nói nếu không có kế
hoạch thì cũng không có cả kiểm tra .
Như vậy , lập kế hoạch quả thật là quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp ,
mỗi nhà quản lý . Nếu không có kế hoạch thì nhà quản lý có thể không biết tổ
chức , khai thác con người và các nguồn lực khác của doanh nghiệp một cách có
hiệu quả , thậm chí sẽ không có được một ý tưởng rõ ràng về cái họ cần tổ chức
và khai thác . Không có kế hoạch , nhà quản lý và các nhân viên của họ sẽ rất
khó đạt được mục tiêu của mình , họ không biết khi nào và ở đâu cần phải làm
gì .
2.1.3: Hệ thống kế hoạch của tổ chức
Hệ thốngkế hoạch của một tổ chức là tổng hợp của nhiều loại kế hoạch
khác nhau nhưng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau theo một định hướng nhất
định nhằm thực hiện mục tiêu tối cao của tổ chức.
Các kế hoạch của một tổ chức được phân loại theo nhiều tiêu thức khác
nhau. Theo mỗi tiêu thức phân loại thì lại có một hệ thống kế hoạch khác nhau.
Theo mức độ tổng quát

10


Sứ mệnh

Sứ mệnh là một bức thông điệp thể hiện lý do tồn tại của tổ chức , sứ
mệnh sẽ trả lời cho câu hỏi : Tổ chức tồn tại vì mục đích nào? Một tổ chức khi
thành lập trước hết đều phải xác định được sứ mệnh của mình . Sứ mệnh của
một tổ chức được đặt ra trên cơ sở xác định những lĩnh vực hoạt động của tổ
chức đó , những giả định về mục đích , sự thành đạt và vị trí của tổ chức trong
môi trường hoạt động của nó .Sứ mệnh của tổ chức là bộ phận tương đối ổn định
, mang tính bản sắc của tổ chức và có vai trò thống nhất cũng như khích lệ các
thành viên của tổ chức trong việc thực hiện mục tiêu chung . Sứ mệnh tổ chức
bao gồm hai loại sau :
Sứ mệnh được công bố : là sứ mệnh thông báo được thông báo một cách
công khai cho mọi người , thông qua thị trường để doanh nghiệp đạt đựơc mục
tiêu , và nó đựơc thể hiện thông qua các khẩu hiệu , các triết lý kinh doanh ngắn
gọn của doanh nghiệp .
Sứ mệnh không được công bố: Là sứ mệnh thể hiện lợi ích tối cao của
11


doanh nghiệp.
Như vậy , có thể nói sứ mệnh là cơ sở đầu tiên để xác định mục tiêu chiến
lược của tổ chức, là phương hướng phấn đấu của tổ chức trong suốt thời gian tồn
tại của mình và nó là cơ sở để xác định phương thức hành động cơ bản của tổ
chức.
Kế hoạch chiến luợc
Kế hoạch chiến lược là những kế hoạch đưa ra những mục tiêu tổng thể,
dài hạn,và phương thức cơ bản để thực hiện nó trên cơ sở phân tích môi trường
và vị trí của tổ chức trong môi trường đó . Các kế hoạch chiến lược do những
nhà quản lý cấp cao của tổ chức thiết kế với mục đích là xác định những mục
tiêu tổng thể cho tổ chức. Các kế hoạch chiến lược liên quan đến mối quan hệ
giữa con người của tổ chức với các con người của những tổ chức khác .
Kế hoạch tác nghiệp

Kế hoạch tác nghiệp là các kế hoạch chi tiết cụ thể hoá cho các kế hoạch
chiến lược , nó trình bày rõ chi tiết tổ chức cần phải làm như thế nào để đạt được
những mục tiêu đã đặt ra trong kế hoạch chiến lược . Kế hoạch tác nghiệp thể
hiện chi tiết kế hoạch chiến lược thành những hoạt động hàng năm, hàng quý ,
hàng tháng bao gồm các kế hoạch nguyên vật liệu , kế hoạch nhân công , kế
hoạch tiền lương , kế hoạch sản phẩm ….Kế hoạch tác nghiệp nhằm mục đích
bảo đảm cho mọi người trong tổ chức đều hiểu về các mục tiêu của tổ chức và
xác định rõ ràng trách nhiệm của họ trong việc thực hiện mục tiêu chung đó và
các hoạt động cần được tiến hành ra sao để đạt được những kết quả dự định
trước . Các kế hoạch tác nghiệp chỉ liên quan đến những người trong cùng một
tổ chức . Các kế hoạch tác nghiệp được chia thành hai nhóm sau:
Các kế hoạch tác nghiệp xây dựng một lần sử dụng một lần: là những kế
hoạch cho những hoạt động không lặp lại.Bao gồm:
-Chương trình: Là một tổ hợp các chính sách , các thủ tục , các qui tắc và
các nguồn lực cần thiết có thể huy động nhằm thực hiện các mục tiêu nhất định
mang tính độc lập tương đối . Mục tiêu của chương trình là mục tiêu quan
trọng , ưu tiên nhưng lại mang tính độc lập tương đối vì thế trong quá trình thực
12


hiện nó đòi hỏi phải có sự phối hợp của các bộ phận khác . Chương trình được
hỗ trợ bởi những ngân quĩ cần thiết .Một chương trình tương đối lớn , quan
trọng thường bao gồm trong nó nhiều chương trình nhỏ phụ trợ . Ví dụ chương
trình xoá đói giảm nghèo của chính phủ bao gồm có các chương trình phụ trợ
như chương trình hỗ trợ phát triển kinh tế , chương trình cho vay vốn , …
-Dự án : Thường có mục tiêu cụ thể , quan trọng , mang tính độc lập
tương đối . Nguồn lực để thực hiện mục tiêu của dự án phải rõ ràng bao gồm cả
hình thái nguồn lực theo thời gian và không gian.
-Các ngân quĩ: Là kế hoạch tác nghiệp được thể hiện bằng số . Ngân quĩ
không chỉ đơn thuần là ngân quĩ bằng tiền mà còn có ngân quĩ phi tiền tệ như

ngân quĩ nhân công , ngân quĩ nguyên vật liệu , ngân quĩ máy móc thiết bị …
Các kế hoạch tác nghiệp xây dựng một lần sử dụng nhiều lần : Là các kế
hoạch cho những hoạt động thường xuyên lặp lại. Bao gồm:
-Chính sách: Là những qui định chung để hướng dẫn tư duy và hành động
khi ra quyết định trong các lĩnh vực cơ bản của tổ chức .Chính sách thể hiện các
quan điểm và giá trị của tổ chức nhằm giải quyết các vấn đề có tính thường
xuyên lặp lại .Trong một tổ chức có thể có nhiều loại chính sách khác nhau cho
những mảng hoạt động cơ bản . Ví dụ : chính sách hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và
vừa ở Việt Nam nhằm xác định các giải pháp và công cụ để hỗ trợ các doanh
nghiệp này phát triển hơn nữa như cho vay vốn ưu đãi để đầu tư,giảm thuế
suất… Chính sách bảo đảm sự phối hợp hành động và giúp cho việc thống nhất
các kế hoạch khác nhau trong tổ chức . Trong phạm vi co giãn nào đó thì các
chính sách là những tài liệu chỉ dẫn cho việc ra quyết định. Chính sách khuyến
khích được tính tự do sáng tạo nhưng phạm vi tự do sáng tạo lại tuỳ thuộc vào
chức vụ cấp bậc quản lý , mức độ phân quyền của tổ chức ….
-Thủ tục: Là các kế hoạch chỉ ra một cách chính xác và chi tiết chuỗi các
hành động cần thiết phải thực hiện theo trình tự thời gian hoặc cấp bậc quản lý
để đạt được mục tiêu nhất định . Ví dụ như thủ tục xuất nhập nguyên vật liệu,
hàng hoá , thủ tục tuyển sinh …
-Quy tắc : Là loại hình kế hoạch đơn giản nhất cho biết những hành động
13


nào có thể làm , những hành động nào không được làm . Giữa thủ tục và qui tắc
có điểm giống nhau đó là : Đều là những hướng dẫn mang tính bắt buộc cho các
hoạt động . Nhưng các qui tắc gắn với việc hướng dẫn hành động mà không bao
hàm về mặt thời gian , trong khi đó thủ tục bao hàm qui định trình tự thời gian
cho các hành động . Ví dụ : Qui tắc không được hút thuốc trong công sở , qui tắc
không được sử dung tài liệu trong thi cử . Ngoài ra , các chính sách hướng dẫn
việc ra quyết định trong khi qui tắc cũng là sự hướng dẫn nhưng không cho phép

có sự lựa chọn hay sáng tạo trong khi áp dụng chúng . Như vậy , chính sách có
độ linh hoạt cao hơn so với qui tắc và thủ tục .
Theo thời gian thực hiện kế hoạch
Các kế hoạch được phân ra thành kế hoạch ngắn hạn , trung hạn , dài hạn.
•

Kế hoạch dài hạn : Là kế hoạch cho thời kỳ từ 5 năm trở lên nhằm xác

định các lĩnh vực hoạt động của tổ chức,xác định các mục tiêu,chính sách giải
pháp dài hạn về tài chính , đầu tư , nghiên cứu phát triển …do những nhà quản
lý cấp cao lập mang tính tập trung cao và linh hoạt.
-Kế hoạch trung hạn: Là kế hoạch cho thời kỳ từ 1 đến 5 năm nhằm phác
thảo các chính sách , chương tình trung hạn để thực hiện các mục tiêu được
hoạch định trong chiến lược của tổ chức.Kế hoạch trung hạn được lập bởi các
chuyên gia quản lý cấp cao , chuyên gia quản lý điều hành đồng thời nó ít tập
trung và ít uyển chuyển hơn kế hoạch dài hạn.
-Kế hoạch ngắn hạn : Là kế hoạch cho thời kỳ dưới 1 năm , là sự cụ thể
hoá nhiệm vụ sản xuất kinh doanh dựa vào mục tiêu chiến lược , kế hoạch , kết
quả nghiên cứu thị trường , các căn cứ xây dựng kế hoạch phù hợp với điều kiện
năm kế hoạch do các chuyên gia quản lý điều hành và chuyên gia quản lý thực
hiện lập nên .Kế hoạch này không mang tính chất tập trung và thường rất cứng
nhắc , ít linh hoạt .
Ba loại kế hoạch trên có quan hệ hữu cơ với nhau .Trong đó, kế hoạch dài
hạn giữ vai trò trung tâm , chỉ đạo trong hệ thống kế hoạch sản xuất kinh doanh
của doanh nghiệp, là cơ sở để xây dựng kế hoạch trung hạn và kế hoạch hằng
năm.
14


Theo mức cụ thể

Bao gồm kế hoạch cụ thể và kế hoạch định hướng.
-Kế hoạch cụ thể : Là những kế hoạch mà mục tiêu đã được xác định rất
rõ ràng , không có sự mập mờ và hiểu nhầm trong loại kế hoạch này.
-Kế hoạch định hướng : Là kế hoạch đưa ra những hướng chỉ đạo chung
và có tính linh hoạt .Khi môi trường có độ bất ổn định cao, khi doanh nghiệp
đang trong giai đoạn hình thành và suy thoái trong chu kỳ kinh doanh của nó thì
kế hoạch định hướng hay được sử dụng hơn kế hoạch cụ thể .
Tuy nhiên, việc phân loại kế hoạch theo các tiêu thức trên chỉ mang tính
chất tương đối ,các kế hoạch có mối quan hệ qua lại với nhau.Ví dụ như, kế
hoạch chiến lược có thể bao gồm cả kế hoạch dài hạn và ngắn hạn nhưng kế
hoạch chiến lược nhấn mạnh bức tranh tổng thể và dài hạn hơn , trong khi đó kế
hoạch tác nghiệp phần lớn là những kế hoạch ngắn hạn.
2.1.4: Quy trình lập kế hoạch
1.Nghiên cứu và dự báo
Nghiên cứu và dự báo là điểm bắt đầu của công tác lập kế hoạch. Để nhận
thức được cơ hội của mình thì doanh nghiệp cần phải có những hiểu biết về môi
trường , thị trường ,về sự cạnh tranh , về điểm mạnh và điểm yếu của mình so
với các đối thủ cạnh tranh khác. Chúng ta phải dự đoán trước các yếu tố không
chắc chắn có thể xảy ra từ đó đưa ra phương án đối phó thích hợp .Công tác lập
kế hoạch đòi hỏi doanh nghiệp phải có những dự đoán thực tế về cơ hội .Doanh
nghiệp phải phân tich môi trường để biết:
-Hiện nay, công nghệ của các đối thủ cạnh tranh đã đi đến đâu , họ đã
tung ra những sản phẩm mới nào ? giá cả bao nhiêu ? Đồng thời cũng phải biết
được hiện nay nhu cầu của khách hàng là sản phẩm gì?
-Dự đoán trước những luật và chính sách mới nào sẽ ra đời có ảnh hưởng
đến công việc kinh doanh của doanh nghiệp.Đây là điều rất quan trọng , bởi hiện
nay Nhà nước ta đang hoàn thiện hệ thống luật nên có rất nhiều luật và chính
sách mới ra đời có ảnh hưởng tới công việc kinh doanh của doanh nghiệp , mà
để tồn tại lâu dài trên thương trường thì doanh nghiệp không thể không phân tích
15

những thay đổi đó như luật thuế , các chế độ kế toán mới, luật xuất nhập khẩu…
-Những thay đổi của thị trường cung ứng đầu vào như lao động , vật tư ,
nguyên vật liệu cho sản xuất , máy móc thiết bị…
Ngoài ra , doanh nghiệp cũng cần phải phân tích các nguồn lực của mình
để xác định những điểm yếu và điểm mạnh của doanh nghiệp so với các đối thủ
cạnh tranh khác .
2.Thiết lập các mục tiêu
Khi lập kế hoạch các tổ chức cần phải thiết lập được hệ thống các mục
tiêu mà mình cần đạt tới .Các mục tiêu đưa ra phải xác định rõ thời hạn để thực
hiện và được lượng hoá đến mức cao nhất có thể . Trong tổ chức có hai loại mục
tiêu là mục tiêu định tính và mục tiêu định lượng, nhưng mục tiêu định lượng
thường rõ ràng và dễ thực hiện hơn . Ngoài ra, theo các thứ tự ưu tiên khác nhau
thì các mục tiêu cũng nên được phân nhóm . Một tổ chức hay doanh nghiệp đều
có thể có hai loại mục tiêu là mục tiêu hàng đầu và mục tiêu hàng thứ hai .
Những mục tiêu hàng đầu thường liên quan đến sự sống còn và thành đạt của tổ
chức .Đối với một doanh nghiệp, đó là những mục tiêu về lợi nhuận , doanh thu
hay thị phần. Nếu không đạt được một mức lợi nhuận , mức doanh thu hay mức
thị phần nhất định trong một thời kỳ nào đó , thì doanh nghiệp có thể bị phá sản.
Còn mục tiêu hàng thứ hai lại liên quan đến tính hiệu quả của doanh nghiệp.
Chúng không ảnh hưởng lớn đến sự sống còn của doanh nghiệp như các mục
tiêu hàng đầu nhưng cũng rất quan trọng đối với sự thành công của doanh
nghiệp. Những mục tiêu này thể hiện mức độ quan tâm của khách hàng đối với
sản phẩm của doanh nghiệp,sự phát triển sản phẩm mới hay tính hiệu quả của
công tác quản lý hành chính …Trong những năm gần đây , các doanh nghiệp
Nhà nước và tư nhân đều tập trung chú trọng tới các mục tiêu hàng thứ hai để
thu hút khách hàng , được coi là nhân tố có ảnh hưởng về mặt lâu dài đến sự
sống còn của doanh nghiệp và cả các mục tiêu hàng đầu với sự ảnh hưởng trực
tiếp và trước mắt hơn. Cho dù doanh nghiệp có chú trọng tới mục tiêu nào hơn

chăng nữa thì điều quan trọng là doanh nghiệp phải xác định được các mục tiêu
thật rõ ràng , có thể đo lường được và có thể thực hiện được. Bên cạnh đó, cũng
16


cần xác định rõ trách nhiệm trong việc thực hiện mục tiêu và thời hạn phải hoàn
thành.
3.Phát triển các tiền đề
Tiền đề để lập kế hoạch là các dự báo , các chính sách cơ bản có thể áp
dụng , là các giả thiết cho việc lập kế hoạch . Đó có thể là địa bàn hoạt động ,
qui mô hoạt động của doanh nghiệp , mức giá , sản phẩm gì , triển khai công
nghệ gì, mức chi phí , mức lương , mức cổ tức và các khía cạnh tài chính , xã
hội, chính trị khác .
Tiền đề còn có thể là những dự báo hay các chính sách còn chưa được ban
hành.Ví dụ như , nếu một công ty đưa ra chương trình phát triển sản phẩm mới
thì khi lập kế hoạch phải dự báo được những phản ứng của khách hàng đối với
sản phẩm mới này .Các tiền đề được giới hạn theo các giả thiết có tính chất
chiến lược hoặc cấp thiết để đưa đến một kế hoạch. Sự hoạt động của các kế
hoạch này sẽ chịu nhiều ảnh hưởng cuả các tiền đề.Sự nhất trí về các tiền đề
chính là điều kiện quan trọng để lập kế hoạch phối hợp.Vì vậy không nên đòi
hỏi những kế hoạch và ngân quĩ từ cấp dưới khi chưa có , trước hết , nên có
những chỉ dẫn cho những người đứng đầu các bộ phận của mình.
4.Xây dựng các phương án
Ở bước này các nhà lập kế hoạch cần phải tìm ra và nghiên cứu các
phương án hành động để đạt được mục tiêu.Trong môĩ phương án cần phải xác
định được hai nội dung cơ bản là : Phải xác định được giải pháp của kế hoạch là
gì để trả lời cho câu hỏi làm gì để đạt được mục tiêu.Phải xác định được các
công cụ và nguồn lực cần thiết để thực hiện mục tiêu.Các nhà lập kế hoạch cần
phải thực hiện bước khảo sát sơ bộ lựa chọn ra các phương án có triển vọng nhất
để đưa ra phân tích và giảm bớt các phương án lựa chọn .

5.Đánh giá các phương án
Khi đã xây dựng được một hệ thống các phương án thi các nhà lập kế
hoạch cần phải tiến hành đánh giá lại các phương án đó nhằm lựa chọn được
những phương án tối ưu nhất .Đánh giá các phương án theo các tiêu chuẩn phù
hợp với mục tiêu đã định và trung thành với các tiền đề đã được xác định.Các
17