Khảo sát đánh giá vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự tại HĐND – UBND huyện điện biên

LỜI CẢM ƠN
Trân trọng cảm ơn thầy giáo hướng dẫn Th.S Đinh Văn Mạnh, các thầy cô
giáo trong Khoa Quản trị Quản trị Văn phòng của Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội đã tạo những điều kiện tốt nhất để tôi thực hiện đề tài. Đặc biệt, xin được
bày tỏ lòng biết ơn chân thành nhất đến HĐND – UBND huyện Điện Biên đã
tạo điều kiện cho tôi tiến hành khảo sát trong cơ quan, có được những thông tin
vô cùng quý báu để tôi có thể hoàn thành đề tài nghiên cứu này.


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề tài nghiên cứu là đề tài độc lập của riêng tôi, các
thông tin phân tích trong đề tài là sự thật mà tôi thu thập được trong quá trình
khảo sát tại HĐND – UBND huyện Điện Biên.Nếu sai tôi xin chịu hoàn toàn
trách nhiệm.
Sinh viên


BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
UBND
HĐND

Uỷ ban Nhân dân
Hội đồng Nhân dân


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
MỞ ĐẦU..............................................................................................................1

1. Lý do chọn đề tài......................................................................................1
2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu..........................................1
3. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng.. 2
4. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài.....................................................2
5. Cấu trúc của đề tài....................................................................................3
Chương 1. KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨCVÀ HOẠT ĐỘNG CỦA HĐNDUBND HUYỆN ĐIỆN BIÊN..............................................................................4
1.1. Lịch sử hình hành..................................................................................4
1.2. Cơ cấu tổ chức.......................................................................................5
1.3. Chức năng, nhiệm vụ.............................................................................5
1.3.1. Chức năng.............................................................................................5
1.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn............................................................................6
Chương 2. VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG
TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ TẠI HĐND – UBND HUYỆN ĐIỆN BIÊN
.............................................................................................................................10
2.1. Tổ chức thu thập thông tin làm căn cứ hoạch định................................10
2.2. Tổ chức thiết lập mục tiêu......................................................................11
2.3. Tổ chức thực hiện và xây dựng các giải pháp........................................12
2.3.1. Tuyển dụng nhân sự............................................................................12
2.3.2. Đào tạo và phát triển nhân sự..............................................................13
2.3.3. Bố trí sử dụng nhân sự........................................................................15
2.3.4. Đãi ngộ nhân sự..................................................................................17
2.3.5. Kiểm tra, đánh giá nhân sự.................................................................17


Chương 3. CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ
VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ TẠI
HĐND – UBND HUYỆN ĐIỆN BIÊN.............................................................20
3.1. Nhận xét, đánh giá.................................................................................20
3.1.1. Ưu điểm...............................................................................................20
3.1.2. Nhược điểm.........................................................................................20

3.1.3. Nguyên nhân.......................................................................................21
3.2. Các giải pháp nâng cao vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công
tác hoạch định nhân sự tại HĐND – UBND huyện Điện Biên ....................22
3.2.1. Nâng cao tầm quan trọng của nhà quản trị văn phòng........................22
3.2.2. Nâng cao tầm nhìn cho nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch
định nhân sự..................................................................................................23
3.2.3. Nâng cao tính linh hoạt của nhà quản trị văn phòng trong công tác
hoạch định nhân sự........................................................................................23
KẾT LUẬN........................................................................................................26
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................27
PHỤ LỤC.


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài.
Nguồn nhân sự có một vai trò quan trọng trong họat động của cơ quan tổ
chức, nó quyết định sự thành bại của cơ quan tổ chức.Vì vậy công tác hoạch
định nguồn nhân sự rất quan trọng.Trong quá trình hoạt động của cơ quan Nhà
quản trị văn phòng phải hoạch định nguồn nhân sự cho cơ quan tổ chức, cung
cấp nguồn nhân sự thật sự có chất lượng để đáp ứng yêu cầu của công
việc.Hoạch định nguồn nhân sự là quá trình nghiên cứu, xác định nhu cầu nguồn
nhân sự, đưa ra các chính sách và thực hiện các chương trình, hoạt động đảm
bảo cho doanh nghiệp có đủ nguồn nhân sự với các phẩm chất, kỹ năng phù
hợp.Hoạch định nguồn nhân sự là quá trình xem xét các nhu cầu về nguồn nhân
sự trong cơ quan tổ chức.Hoạch định nguồn nhân sự thường được cụ thể hóa
bằng các kế hoạch ngắn hạn về nhân lực, dựa vào kết quả của quá trình dự báo
về tình trạng thừa hay thiếu nhân lực.
Hiện nay tại HĐND- UBND huyện Điện Biên vai trò của Nhà quản trị
văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự phục vụ cho họat động của cơ
quan chưa thật sự tốt, còn gặp phải một số vấn đề như nhân sự có bộ phận thừa

nhân sự nhưng có một bộ phận không đủ nhân sự, nhân sự không đủ năng lực
phục vụ công việc, làm ảnh hưởng đến họat động của cơ quan.Nên em chọn đề
tài “ Khảo sát đánh giá vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong công tác
hoạch định nhân sự tại HĐND – UBND huyện Điện Biên”.Để đánh giá vai
trò củavai trò của Nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự tại
HĐND – UBND huyện Điện Biên và đưa ra giải pháp nâng cao vai trò của Nhà
quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự tại HĐND – UBND
huyện Điện Biên.
2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu.
Đối tượng nghiên cứu của đề tài: Vai trò của Nhà quản trị văn phòng
trong công tác hoạch định nhân sự tại HĐND – UBND huyện Điện Biên.
Mục đích nghiên cứu của đề tài: Khảo sát vai trò của Nhà quản trị văn
phòng trong công tác hoạch định nhân sự tại HĐND – UBND huyện Điện Biên.
1


Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài: Đánh giá vai trò của Nhà quản trị văn
phòng trong công tác hoạch định tại HĐND – UBND huyện Điện Biên.
3. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử
dụng.
Đề tài sử dụng các phương pháp:
- Phương pháp thu thập xử lý thông tin: thu thập là tìm kiếm, góp nhặt và
tập hợp lại. là quá trình tập hợp thông tin theo những tiêu chí cụ thể nhằm làm
rõ những vấn đề, nội dung liên quan đến lĩnh vực nhất định, là quá trình xác
định nhu cầu thông tin, tìm nguồn thông tin, thực hiện tập hợp thông tin theo yêu
cầu nhằm đáp ứng mục tiêu đã được định trước. Xử lý thông tin là hoạt động
phân tích, phân loại thông tin theo các nguyên tắc và phương pháp nhất định,
trên cơ sở đó đưa ra các biện pháp giải quyết công việc. Xử lý thông tin là quá
trình đối chiếu, chọn lọc, chỉnh lý, biên tập thông tin theo mục đích, yêu cầu xác
định.

- Phương pháp điều tra, giám sát: Điều tra là phương pháp khảo sát một
nhóm đối tượng trên một diện rộng nhằm phát hiện những quy luật phân bố,
trình độ phát triển, những đặc điểm về mặt định tính và định lượng của các đối
tượng cần nghiên cứu.Giám sát là quátrình theo dõi cập nhậtnhững thông tin về
hướng của sự thay đối, tốc độ của sự thay đổi và mức độ của sự thay đổi của sự
vật hiện tượng. Những thông tin này không nói lên quan hệ nhân quả, không
phân tích lý do có sự thay đổi cần thiết và cũng không nói rõ điểm mạnh, yếu
của sự vật hiện tượng.
- Phương pháp phân tích và tổng hợp: Phương pháp phân tích là phương
pháp phân chia cái toàn thể của đối tượng thành các bộ phận, những mặt, những
yếu tố đơn giản hơn để đi sâu vào các bộ phận đó.Phương pháp tổng hợp là
phương pháp là từ sự phân tích từng yếu tố bộ phận của bộ phận để khái quát lại
tìm ra cái chung nhất, bản chấtvà quy luật vận động của đối tượng.
4. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài.
Ý nghĩa lý luận của đề tài: Khảo sát đánh giá vai trò của Nhà quản trị văn
phòng trong công tác hoạch định nhân sự tại HĐND – UBND huyện Điện Biên.
Ý nghĩa thực tiễn của đề tài: Góp phần nâng cao vai trò của nhà quản trị
2


văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự tại HĐND – UBND huyện Điện
Biên.
5. Cấu trúc của đề tài.
Đề tài được chia làm 3 chương:
Chương 1: KHÁI QUÁT VÀI NÉT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG
CỦA HĐND – UBND HUYỆN ĐIỆN BIÊN.
Chương 2: VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG
CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ TẠI HĐND – UBND HUYỆN ĐIỆN
BIÊN.
Chương 3: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN

TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ TẠI
HĐND – UBND HUYỆN ĐIỆN BIÊN

3


Chương 1.
KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨCVÀ HOẠT ĐỘNG CỦA HĐND- UBND
HUYỆN ĐIỆN BIÊN
1.1. Lịch sử hình hành.
Sau năm 1954, huyện Điện Biên có thị trấn Điện Biên, thị trấn nông
trường Điện Biên và 29 xã: Chiềng Sơ, Háng Lìa, Khẩu Hú, Luân Giới, Mường
Luân, Mường Mươn, Mường Nhà, Mường Nói, Mường Phăng, Mường Pồn, Na
Son, Nà Tấu, Nà Ư, Noọng Hẹt, Noong Luống, Núa Ngam, Pa Thom, Phì Nhừ,
Phình Giang, Pù Nhi, Sam Mứn, Thanh An, Thanh Chăn, Thanh Luông, Thanh
Minh, Thanh Nưa, Thanh Xương, Thanh Yên, Xa Dung.
Năm 5-7-1975, chia xã Phình Giàng thành hai xã lấy tên là xã Phình
Giàng và xã Keo Lôm; giải thể xã Khẩu Hú.
Ngày 16-4-1988, chia xã Thanh Chăn thành hai xã lấy tên là xã Thanh
Chăn và xã Thanh Hưng; tách bản Na Khếnh của xã Thanh Luông để sáp nhập
vào xã Thanh Hưng.
Đến cuối năm 1991, huyện Điện Biên có 1 thị trấn Điện Biên (huyện
lị), thị trấn Nông trường Điện Biên và 30 xã: Chiềng Sơ, Háng Lìa, Keo Lôm,
Luân Giới, Mường Luân, Mường Mươn, Mường Nhà, Mường Nói, Mường
Phăng, Mường Pồn, Na Son, Nà Tấu, Na Ủ, Noọng Hẹt, Noong Luống, Núa
Ngam, Pa Thom, Phì Nhừ, Phình Giang, Pù Nhi, Sam Mứn, Thanh An, Thanh
Chăn, Thanh Hưng, Thanh Luông, Thanh Minh, Thanh Nưa, Thanh Xương,
Thanh Yên, Xa Dung.
Ngày 18-4-1992, tách thị trấn Điện Biên và xã Thanh Minh để thành lập
thị xã Điện Biên Phủ - thị xã tỉnh lị tỉnh Lai Châu bấy giờ.

Ngày 7-10-1995, tách 10 xã: Xa Dung, Pu Nhi, Na Son, Chiềng Sơ,
Mường Luân, Keo Lôm, Phình Giàng, Háng Lìa, Luân Giới, Phì Nhừ để thành
lập huyện Điện Biên Đông.
Ngày 26-5-1997, chuyển xã Mường Mươn về huyện Mường Lay (nay là
huyện Mường Chà) quản lý; giải thể thị trấn nông trường Điện Biên và thành lập
thị trấn Mường Thanh (trên cơ sở tách đất của xã Thanh Xương).
4


Ngày 26-9-2003, sáp nhập thị trấn Mường Thành vào thành phố Điện
Biên Phủ quản lý và chuyển thành phường Nam Thanh.
Ngày 26-12-2003, sau khi tách tỉnh Lai Châu thành 2 tỉnh: Lai Châu và
Điện Biên, huyện Điện Biên thuộc tỉnh Điện Biên.
Ngày 6-6-2005, thành lập xã Nà Nhạn.
Ngày 25-8-2012, thành lập 6 xã: Hua Thanh, Pom Lót, Hẹ Muông, Na
Tông, Phu Luông và Pá Khoang.
1.2. Cơ cấu tổ chức.
Bao gồm:
Chủ tịch UBND huyện: Vũ Ngọc Vương
Phó Chủ tịch UBND huyện: Lường Văn Lún và Nguyễn Minh Trịnh
Các phòng ban chuyên môn:
Phòng nội vụ
Phòng tài chính – kế hoạch
Phòng tài nguyên – môi trường
Phòng lao động – thương binh xã hội:
Phòng văn hóa thông tin xã hội:.
Phòng giáo dục đào tạo:
Phòng y tế
Thanh tra huyện
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân

Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
1.3. Chức năng, nhiệm vụ.
1.3.1. Chức năng
Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội
đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm
trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.Uỷ ban nhân
dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà
nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm bảo đảm
thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng,
5


an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.Uỷ ban nhân dân thực hiện
chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản
lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở.
1.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
HĐND – UBND huyện Điện Biên thực hiện quản lý tất cả mọi mặt của
đời sống xã hội trong huyện từ kinh tế, văn hóa, xã hội.
Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm
vụ, quyền hạn sau đây:
Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng
nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ
chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;
Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán
ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong
trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo
Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban
nhân dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết

của Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy
định của pháp luật;
Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn.
Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể
thao:
Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin,
thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi
được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập
giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chức
các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn; chỉ
đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế
6


thi cử;
Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,
trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch
bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương
tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạch
hoá gia đình;
Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường:
Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả
thiên tai, bão lụt;
Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và
chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn
huyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại
địa phương.
Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội:
Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và

quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện;
quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự
vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;
Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập
ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường
hợp vi phạm theo quy định của pháp luật;
Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây
dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước;
thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các
hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;
Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo:
Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn
giáo;
Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn
giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào
7


của công dân ở địa phương;
Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng, tôn
giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp
luật và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật.
Trong việc thi hành pháp luật:
Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc
chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà
nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;
Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp
luật;
Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổ
chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;

hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn.
Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính:
Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân
dân theo quy định của pháp luật;
Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;
Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính
ở địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp trên xem
xét, quyết định.
HĐND – UBND huyện Điện Biên nằm trên địa bàn tỉnh Điện Biên, nằm ở
phía tây của tổ quốc.Trong những năm chiến tranh nơi đây là một trong những
căn cứ địa quan trọng của quân ta, đã từng diễn ra nhiều trận đánh giữa ta và
địch.Khi hòa bình được lập lại, qua quá trình phát triển HĐND – UBND huyện
Điện Biên đã được thành lập, đóng vai trò là cơ quan là tiếng nói của dân đã
thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ của mình.Quản lý mọi mặt đời sống từ kinh
tế, văn hóa – xã hội, giữ gìn trật tự bảo vệ an ninh quốc phòng trên toàn
huyện.Đã đưa cuộc sống của người dân ngày một nâng cao cùng đất nước hướng
đến xây dựng nước Việt Nam dân chủ, công bằng, văn minh.

8


TIỂU KẾT:
Qua sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện Điện Biên em thấy rằng mô
hình tổ chức này là một mô hình tổ chức bộ máy rất khoa học.Việc quy định
chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn cho từng vị trí công việc rất rõ ràng,cụ thể tạo
được thuận lợi trong giải quyết công việc cho cán bộ công chức.
Ưu điểm của mô hình tổ chức thể hiện qua cơ chế quản lý, điều hành
trong hệ thống. Chủ tịch UBND, các phó chủ tịch, Thủ trưởng cơ quan chuyên
môn theo chức năng, quyền hạn của mình sẽ trực tiếp và chủ động giải quyết các
vấn đề phát sinh trong thẩm quyền của mình và chịu trách nhiệm trước thủ

trưởng cấp trên từ đó nâng cao được tinh thần trách nhiệm của tập thể và cá
nhân.Hình thức tổ chức này còn giảm bớt sự chồng chéo trong công việc giữa
các cá nhân, phòng ban trong UBND huyện từ đó việc phân rõ trách nhiệm được
làm tốt hơn trong công tác quản lý.
Ngoài những ưu điểm kể trên thì việc quản lý theo mô hình này khá bó
buộc không phát huy được tính sáng tạo của nhân viên cấp dưới do cơ chế quản
lý theo một chiều mang nhiều tính áp đặt.

9


Chương 2
VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC
HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ TẠI HĐND – UBND HUYỆN ĐIỆN BIÊN
2.1. Tổ chức thu thập thông tin làm căn cứ hoạch định.
Thông tin rất phong phú, phức tạp và được tạo ra từ nhiều nguồn, nhiều
loại hình thức khác nhau.Do đó nhà quản trị văn phòng cần bảo đảm sự phù hợp
của các thông tin với yêu cầu thu thập, phục vụ cho công tác hoạch trong hoạt
động của cơ quan.Thông tin là chất liệu để các nhà quản trị văn phòng phân
tích, đánh giá tình hình do đó phải bảo đảm tính chính xác của thông tin.Nếu
thông tin sai lệch sẽ làm cho kết quả phân tích không chính xác, từ đó quyết
định có thể sai lầm, gây hậu quả xấu.Thông tin phải đầy đủ mới mô tả trọn vẹn
được sự vật, hiện tượng, thông tin phải kịp thời nếu không kịp thời thì sẽ không
có giá trị trong việc ra quyết định, nhất là trong thời đại ngày nay các đơn vị đểu
chạy đua để tìm kiếm thông tin thì tính kịp thời.Trong hoạch định nói chung và
hoạch định nhân sự nói riêng bao gồm các căn cứ: Căn cứ pháp lý, căn cứthực
tiễn và căn cứ khoa học.
Căn cứ pháp lý đó là căn cứ vào các quy định của Nhà nước có liên quan
đến chủ trương chính sách nội dung hoạch định của cơ quan.Trong quá trình
tuyển dụng nhân sự nhà quản trị văn phòng phải đọc và nghiên cứu các văn bản

quy định của pháp luật quy định về tuyển dụng nhân sự cho HĐND – UBND
huyện Điện Biên
Căn cứ thực tiễn: Căn cứ trực tiếp vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan
tổ chức; Căn cứ vào nguồn lực của cơ quan tổ chức: tài chính, cơ sở vật chất
trang thiết bị, kinh nghiệm lao động sản xuất và các mối quan hệ; Căn cứ vào xu
hướng phát triển của cơ quan tổ chức; Căn cứ vào yếu tố bên ngoài: chính trị,
kinh tế, văn hóa- xã hội, điều kiện tự nhiên có tác động trực tiếp đến nội dung và
quá trình hoạch định; Căn cứ trực tiếp vào ý kiến chỉ đạo của cấp trên, ý kiến
đóng góp của cấp dưới.Ngoài căn cứ pháp lý,căn cư vào các quy định của nhà
nước thì căn cứ thực tiễn cũng rất quan trọng.Nhà quản trị văn phòng phải căn
10


cứ vào nguồn sựdự báo nhu cầu nguồn nhân sự, mong muốn đạt được mục tiêu
gì? Cần phải thực hiện những hoạt động gì? Số lượng: bao nhiêu nhân viên cho
từng vị trí công việc? Chất lượng: những phẩm chất và kỹ năng cần thiết là gì?
Thời gian: khi nào thì cần? nhằm mục đích xác định những ưu và nhược điểm
nguồn nhân lực hiện có của cơ quan.
Căn cứ khoa học là căn cứ vào kết quả nghiên cứu khoa học của các công
trình nghiên cứu khoa học về các vấn đề liên quan đến hoạch định.Căn cứ khoa
học cũng đóng một vai trò quan trọng trong hoạch định nguồn nhân sự cho cơ
quan tổ chức.Nhà quản trị văn phòng phải tìm hiểu về các bài viết, các công
trình nghiên cứu về hoạch định nguồn nhân sự cho cơ quan.
Sau đó dựa vào các căn cứ nhà quản trị văn phòng tiến hành tổng hợp,
phân tích, đánh giá để hoạch định nguồn nhân sự cho cơ quan.
2.2. Tổ chức thiết lập mục tiêu
Trên cơ sở các thông tin thu thập làm căn cứ hoạch định Nhà quản trị văn
phòng phải tổ chức thiết lập mục tiêu về nhân sự cho cơ quan.Trong hoạch định
nhân sự cho cơ quan nhà quản trị văn phòng phải thiết lập các mục tiêu về nhân
sự, mục tiêu trong hoạch định nhân sự bao gồm: mục tiêu về số lượng nhân sự,

các đơn vị bộ phận trong cơ quan cần bao nhiêu nhân sự; Về trình độ chuyên
môn của nhân sự, nhân sự phải đảm bảo trình độ như thế nào bằng cấp hay kiến
thức thế nào, năng lực phải đáp ứng được yêu cầu của công việc hơn nữa đòi hỏi
nhân sự phải có được các kỹ năng để vân dụng kiến thức chuyên môn vào thực
tế công việc.Làm việc trong cơ quan tổ chức là làm việc trong một tập thể vì vậy
khi hoạch định nhân sự nhà quản trị văn phòng còn phải chú ý đến thái độ, ý
thức của nhân sự.Thái độ ý thức rất quan trọng trong khi làm việc vì nó thuộc
bản tính vốn có của mỗi cá nhân, rất khó có thể thay đổi, nếu thái độ ý thức
mang tính tiêu cực sẽ ảnh hưởng đến công việc đến hoạt động của cơ
quan.Ngoài các mục tiêu trên còn có mục tiêu khác như sức khỏe, độ tuổi, giới
tính.Tùy vào tính chất của các công việc trong cơ quan mà có sự đòi hỏi khác
nhau.Sau khi đã xác định được các mục tiêu trong hoạch định nhân sự Nhà quản
trị văn phòng sẽ tiến hành tổ chức thực hiện các mục tiêu, lên kế hoạch cụ thể
11


chi tiết để việc thực hiện mang tính khả thi, đạt hiệu quả.
2.3. Tổ chức thực hiện và xây dựng các giải pháp.
2.3.1. Tuyển dụng nhân sự
Tuyển dụng nhân sự quá trình tìm kiếm, lựa chọn nhân sự để đáp ứng
nhu cầu công việc của cơ quan về số lượng, chất lượng và cơ cấu tổ chức trong
một thời kỳ nhất định.Quá trình này có thể được tiến hành theo các bước công
việc và trở thành những thủ tục trong khi tuyển dụng nhân sự như sau: Chuẩn bị
tuyển dụng nhân sự cho công việc mà cơ quan đang cần; Trên cơ sở phân tích
công việc, tiến hành thông báo về việc tuyển dụng nhân sự; Thu nhận hồ sơ và
tiến hành nghiên cứu các hồ sơ của các ứng cử viên;Tổ chức phỏng vấn, sát hạch
kiểm tra trình độ năng lực của người dự tuyển; So sánh, lựa chọn và ra quyết
định về việc tuyển dụng nhân sự hay còn có thể chia thành các giai đoạn của
cuộc tuyển dụng bao gồm : soạn thảo các thông báo, tiếp nhận CV, phân loại, đặt
lịch hẹn phỏng vấn và phỏng vấn.Quy trình tuyển dụng nhân sự được thực hiện

qua các bước như sau: Lập kế hoạch tuyển dụng; Xác định phương pháp và các
nguồn tuyển dụng; Xác định địa điểm, thời gian tuyển dụng; Tìm kiếm, lựa chọn
ứng viên; Đánh giá quá trình tuyển dụng; Hướng dẫn nhân viên mới hòa nhập.
Tại HĐND – UBND huyện Điện Biên có hai hình thức tuyển dụng nhân
sự là xét tuyển và thi tuyển.Xét tuyển nhân sự gồm các bước: nộp hồ sơ, xét hồ
sơ , phòng vấn, thẩm tra lý lịch và ra quyết định tuyển dụng.Còn hình thức thi
tuyển nhân sự bao gồm các bước: Tiếp nhận diện mạo; Sàng lọc hồ sơ ( trong hồ
sơ của các ứng viên bao gồm sơ yếu lý lịch, giấy khai sinh, bằng cấp chứng chỉ,
giấy khám sức khỏe, ảnh...); trắc nghi.m đây là hình thức kiểm tra gián tiếp để
có bước đầu nắm được sơ bộ một số thông tin về ứng viên có thể trắc nghiệm về
thành tích, năng khiếu, khả năng, sở thích...; Phỏng vấn lần 1 có thể phỏng vấn
theo mẫu hoặc theo tình huống; Khám sức khỏe; Phỏng vấn lần 2; Thẩm tra các
thông tin thu thập được; Tham quan công việc và ra quyết định tuyển dụng.
Nhà quản trị văn phòng là người thiết lập ra các quy trình tuyển dụng trên
và tiến hành giám sát việc thực hiện các quy trình đó, nhằm tuyển dụng cho cơ
quan nguồn nhân sự thực sự có chất lượng phục vụ yêu cầu công việc và hợp
12


lý.Hơn lúc nào hết,lúc này nhà quản trị văn phòng phải thể hiện vai trò của
mình.Tuy nhiên trong quá trình tuyển dụng nhân sự hội đồng tuyển dụng còn
gặp một số vấn đề như nội dung một số quy trình còn chức rõ ràng, trùng lặp,
đôi khi gây khó khăn cho các ứng viên tham gia dự tuyển.
2.3.2. Đào tạo và phát triển nhân sự
Đào tạo và phát triển nhân sự là quá trình giảng dạy, hướng dẫn bồi
dưỡng, nhằm nâng cao trình độ chuyên môn tay nghề, trình độ hiểu biết và các
phẩm chất khác đối với mỗi người nhân viên trong cơ quan văn phòng. Mỗi
công việc trong cơ quan đơn vị đều cần đến một loại lao động có trình độ,
chuyên môn ở mức nhất định, phải có kế hoạch đào tạo cụ thể giúp cho người
lao động làm quen với công việc, đúng chuyên môn, sở trường và thích nghi với

công việc được giao. Hoạt động của cơ quan diễn ra thường xuyên liên tục đòi
hỏi các bộ phận nhân sự phải bố trí hợp lý, cân đối với các yếu tố vật chất và
giữa các bộ phận.Ngày nay với sự phát triển của khoa học kỹ thuật thì yêu cầu
và đòi hỏi về năng lực người lao động ngày càng cao, muốn vậy mỗi cơ quan,
đơn vị cần coi trọng và quan tâm chú ý tới vấn đề hoạch định nhân sự.Đào tạo
và phát triển nhân sự có vai trò quan trọng đối với hoạt động của cơ quan: Nâng
cao năng suất lao động thực hiện hiệu quả công việc, giảm bớt sự giám sát, nâng
cao tính ổn định và năng động của cơ quan, chuẩn bị được đội ngũ quản lý
chuyên môn kế cận là cơ sở cho thăng tiến và thăng tiến cán bộ, đảm bảo cho sự
tồn tại và phát triển của cơ quan.Ngoài ra đối với cán bộ công nhân viên làm
việc trong cơ quan, giúp họ tăng sự thích ứng đối với sự thay đổi của công việc,
đáp ứng nhu cầu nguyện vọng phát triển của họ, tạo cơ hội thăng tiến và tăng
thêm sự gắn kết của họ với cơ quan.
Sau khi tuyển dụng nhân sự nhà quản trị văn phòng phải xem xét tình
hình thực tế làm việc của cán bộ công nhân viên để tiến hành đào tạo hợp lý, cán
bộ công nhân viên năng lực còn hạn chế ở đâu, cần phải bổ sung kiến thức ở chỗ
nào hay còn yếu về mặt kỹ năng để thực hiện công việc, yếu về sử dụng các
trang thiết bị, phần mềm trong cơ quan…Với các đơn vị bộ phận khác nhau
trong cơ quan nhà quản trị văn phòng phải xác định được nội dung và đối tượng
13


cần phải đào tạo, trong cơ quan nhà quản trị quan tâm đào tạo cán bộ công nhân
viên mới hoặc những người thiếu năng lực hoặc cũng có thể người có năng lực
để đào tạo tạo điều kiện thăng tiến lên những chức cao hơn trong cơ quan.Tại
HĐND – UBND huyện Điện Biên có các hình thức đào tạo như:
Đào tạo bồi dưỡng hướng dẫn thực tiếp tại cơ quan, áp dụng cho nhân sự
mới,với hình thức này sẽ giảm chi phí đào tạo của cơ quan.Hình thức này giúp
nhân sự mới cảm thấy tự tin khi hòa nhập với môi trường mới, nhanh chóng
thích nghi với công việc chung và giúp cơ quan có chính sách hợp lý đối với sự

phát triển trong tương lai của họ.Đối với hình thức này nhà quản trị văn phòng
phải xây dựng được phương án hợp lý, lựa chọn người hướng dẫn phù hợp có
thể là những nhân viên cũ có kinh nghiệm chuyên môn và hiểu biết hoạt động cơ
quan.Xây dựng quan hệ tương tác cá nhân từ buổi đầu nhân sự làm quen với môi
trường mới. Có thể giới thiệu họ với người giám sát trực tiếp và các đồng nghiệp
khác dưới hình thức một cuộc trò chuyện thân mật, thoải mái, một buổi đi ăn
trưa hoặc một bữa tiệc thân mật. Đồng thời, nên thông báo trước về tên tuổi,
hình ảnh, chức vụ của họ để nhân viên cũ biết và chào đón.Giúp nhân sự mới có
một bức tranh tổng quan về cơ quan bao gồm: lịch sử thành lập và hoạt động của
cơ quan, các quy định, nguyên tắc, chính sách đối với nhân viên, chức năng của
các phòng ban.Tiến hành đào tạo nghiệp vụ chuyên môn và những kỹ năng cơ
bản như giao tiếp, làm việc nhóm..., tạo điều kiện cho nhân viên tiếp xúc và trau
dồi thêm kinh nghiệm ở những công việc liên quan đến phạm vi mà họ đảm
trách hoặc tìm hiểu công việc của các phòng ban khác để họ nắm bắt được tình
hình hoạt động chung của cơ quan.Hoạch định cho tương lai bằng cách tìm hiểu
những tiềm năng, nguyện vọng công tác của nhân sự mới (đôi khi quá trình
tuyển dụng chưa đủ điều kiện làm rõ), từ đó chuẩn bị để giúp phát triển nghề
nghiệp và định hướng đầu tư cho họ hiệu quả hơn.Nhà quản trị văn phòng lên kế
hoạch các công việc cần thực hiện trong hình thức: Xác định công việc, hướng
dẫn lý thuyết, làm mẫu, thực hiện, thảo luận.
Tổ chức đào tạo tập trung: Trong cơ quan mở lớp học và mời các chuyên
gia về giảng dạy, giảng viên mời tham gia giảng dạy, truyền đạt kiến thức cần
14


mời những người có kiến thức sâu, rộng, có nhiều kinh nghiệm trong thực tế;
cung cấp cho người học những thông tin, kiến thức thiết thực; mời lãnh đạo các
cơ quan, đơn vị công tác trong ngành, trong địa phương có kinh nghiệm thực
tiễn để truyền đạt kiến thức, hướng dẫn kỹ năng theo từng vị trí việc làm.Nội
dung, chương trình đào tạo tổ chức theo tiêu chuẩn nghiệp vụ công chức, viên

chức và tập trung theo hướng chuyên nghiệp, chuyên sâu; điều này được thể
hiện ở chỗ là mỗi chức danh, mỗi vị trí việc làm được bồi dưỡng những kiến
thức và kỹ năng phù hợp, thiết thực với công việc đang đảm nhận, các chương
trình cụ thể như: kỹ năng dành cho công chức, viên chức lãnh đạo quản lý;
nghiệp vụ cho công chức, viên chức làm công tác nhân sự, cải cách hành chính,
văn thư lưu trữ, thực hành văn bản; ứng dụng công nghệ thông tin; xử lý tình
huống...đào tạo lớp học là tính tương tác giữa học viên và giảng viên cao.
Những kiến thức đưa ra dựa trên kinh nghiệm thực tế của giảng viên nên học
viên dễ dàng tiếp thu và vận dụng. Đồng thời đây cũng là phương pháp quen
thuộc với cách học truyền thống của người học nên dễ dàng được học viên đón
nhận. Nhược điểm của hình thức đào tạo này chính là yếu tố thời gian và chi phí
tổ chức. Để tiến hành một lớp học như vậy cơ quan phải bổ trí thời gian hợp lý
để không làm ảnh hưởng đến công việc của cơ quan.
Cử đi học tại các trung tâm, các trường đại học cao đẳng: Đây cũng là
hình thức đào tạo cán bộ công nhân viên tại HĐND – UBND huyện Điện Biên,
nhà quản trị văn phòng lên kế hoạch cụ thể vềđối tượng được cử đi học, thời
gian đào tạo, nguồn kinh phí đào tạo.Liên hệ với các trung tâm, các trường đại
học cao đẳng tạo điều kiện thuận lợi cho việc học của đối tượng được cử đi
học.Hơn nữa nhà quản trị văn phòng cũng phải bố trí cán bộ công nhân viên
hoàn thành công việc của đối tượng được cử đi học để không làm ảnh hưởng tới
công việc cũng như hoạt động của cơ quan.
2.3.3. Bố trí sử dụng nhân sự.
Sau khi đào tạo nguồn nhân sự, nhà quản trị văn phòng phải tiến hành bố
trí sử dụng nhân sự sao cho hợp lý và phù hợp. Bố trí và sử dụng nhân sự đảm
bảo đủ số lượng, chất lượng nhân sự, đáp ứng yêu cầu của cơ quan.Bố trí và sử
15


dụng nhân sự đảm bảo đúng người đúng việc: Mục tiêu cần đạt được là đảm bảo
sử dụng nhân lực đúng với năng lực, sở trường và nguyện vọng của mỗi cá nhân

nhằm tăng hiệu quả công việcvà tạo động lực của nhân viên khi làm việc. Hơn
nữa, trong xã hội hiện đại, nguyện vọng của người lao động cũng cần được chú
ý nhằm tạo động lực cho họ trong quá trình lao động. Người lao động khi được
sắp xếp vào vị trí đúng chuyên môn, sở trường của họ thì sẽ phát huy được hết
khả năng, sự nhiệt tình và hăng say trong công việc, hơn nữa đúng người, đúng
việc.Bố trí và sử dụng nhân sự đảm bảo đúng thời hạn, đảm bảo tính mềm dẻo
và linh hoạt trong sử dụng lao động. Việc sử dụng lao động phải đảm bảo các
đột biến về nhân sự trong quá trìnhhoạt động do tác động đến từ hưu trí, bỏ việc,
thuyên chuyển công tác… Bố trí và sử dụng nhân sự do vậy phải xuất phát từ
nhu cầu thực tế của cơ quan và năng lực của cán bộ công nhân viên. Sự thành
công của mỗi con người đều có quan hệ chặt chẽ đến môi trường của nó, trong
tình huống bình thường hoàn cảnh hiện thực có thể trở thành điều kiện và cũng
có thể trở thành vật cản cho sự thành công của người đó.Ngay từ khi đào tạo nhà
quản trị văn phòng đã phải lên kế hoạch bố trí và sử dụng nhân sự xem cơ quan
còn thiếu chức vụ nào để đào tạo đúng chuyên môn, bố trí nhân sự theo chuyên
môn của từng cá nhân nhằm đảm bảo mỗi cán bộ công nhân viên đều thấy hứng
thú khi thực hiện công việc đúng chuyên môn. Một nhân viên thường có năng
lực trên nhiều lĩnh vực khác nhau và có thể tham gia vào nhiều công việc khác
nhau. Tuy nhiên, nhà quản trị văn phòng cần phải sử dụng phương pháp phân
tích đánh giá để xem xét lĩnh vực chuyên môn nào nhân viên nổi trội và có ích
nhất cho cơ quan. Từ đó bố trí, sử dụng nhân viên vào các công việc mà họ có
chuyên môn giỏi nhất và có thể đem lại hiệu quả nhất cho hoạt động của cơ
quan. Chúng ta đều biết, người ta không thể biết làm mọi thứ, bố trí nhân sự do
vậy phải đảm bảo cho nhân viên phát huy hết sức của họ nhưng không mai một
tài năng của họ. Bố trí và sử dụng nhân sự do vậy cần chuyên sâu chứ không cần
ham nhiều nên hạn chế việc kiêm chức kiêm nhiệm. Trong mỗi chức vụ cũng
không nên kiêm nhiệm nhiều việc khác nhau mà đòi hỏi một người khó đảm
nhiệm hết được trên khía cạnh chuyên môn. Thực tế có thể thấy rằng không phải
16

ai cũng là thiên tài, một người do vậy đảm nhiệm nhiều chức vụ khác nhau thì
rất khó khăn có thể hoàn thành tốt nhất tất cả các công việc.
2.3.4. Đãi ngộ nhân sự.
Đãi ngộ nhân sự là quá trình chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho
người lao động để học có thế hoàn thành tốt công việc, góp phần hoàn thành
mục tiêu của cơ quan tổ chức.Đãi ngộ nhân sự góp phần duy trì nguồn nhân sự,
không ngừng nâng cao chất lượng nhân sự cho hoạt động của cơ quan, tổ
chức.Giúp nguồn nhân sự của cơ quan tổ chức tăng hiệu quả làm việc, thức đấy
sự sáng tạo và cống hiến của cán bộ công nhân viên.Tại HĐND – UBND huyện
Điện Biên công tác đãi ngộ nhân sự so với các doanh nghiệp thương mại thì
công tác này chưa thật sự được chú trọng quan tâm,Chánh văn phòng đóng vai
trò là nhà quản trị văn phòng ít chú trọng đến công tác này.Trong quá trình làm
việc cán bộ công nhân viên ngoài tiền lương cơ bản rất ít khi được tiền thưởng
vì đặc thù công việc hành chính phục vụ dân nhưng về đãi ngộ tinh thần thì so
với đãi ngộ vật chất được quan tâm hơn.Nhà quản trị văn phòng quan tâm tới
nhu cầu tinh thần của cán bộ công nhân viên: Tạo không khí làm việc thoải mái
nhưng vẫn trong khuôn khổ cho cán bộ công nhân viên, tạo ra niềm vui trong
công việc, được tôn trọng và quý trọng, được thăng tiến trong công việc, được
quan tâm giúp đỡ, khuyến khích mỗi khi gặp khó khăn hoặc có sự rủi ro xảy ra
đối với bản thân và gia đình họ.
2.3.5. Kiểm tra, đánh giá nhân sự.
Kiểm tra đánh giá nhân sự là một khâu quan trọng, căn bản trong quá
trình quản lý và sử dụng nhân sự, hiểu được vai trò này nhà quản trị văn phòng
luôn coi trọng công tác này.Hàng năm tại HĐND – UBND đều tiến hành kiểm
tra đánh giá cán bộ công nhân viên trong cơ quan hoặc trước khi xem xét đề bạt,
chuyển công tác. Mục đích của hoạt động kiểm tra đánh gía nhằm phát hiện các
sai xót và làm cơ sở c ho các quyết định quy hoạch, đào tạo, bố trí sử dụng,
tuyển chọn, đề bạt, lương, thưởng đối với cán bộ công nhân viên. Đánh giá
đúng, chính xác kết quả làm việc của cán bộ công nhân viên là căn cứ để lựa

chọn, sắp xếp, bố trí, đề bạt, sử dụng đúng với năng lực, sở trường, từ đó chủ
17


động trong việc đào tạo, bồi dưỡng, rèn luyện và bổ nhiệm cán bộ. Đồng thời,
hoạt động kiểm tra đánh giá sẽ cho biết rõ về năng lực và việc thực hiện công
việc của họ hiện tại đang ở mức độ nào, giúp họ phấn đấu tự hoàn thiện bản thân
và hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao.Đánh giá cán bộ công nhân viên phải
dựa trên mức độ thực hiện chức trách, nhiệm vụ được giao, thể hiện ở khối
lượng, chất lượng, tiến độ, hiệu quả của công việc trong từng vị trí, từng thời
gian; tinh thần trách nhiệm trong thực hiện công việc.Nhà quản văn phòng là
người xây dựng kế hoạch đánh giá, tại HĐND – UBND huyện Điện Biên nhà
quản trị văn phòng đưa ra các phương pháp và nội dung kiểm tra đánh giá như
sau:
Phương pháp đánh giá bao gồm: cán bộ công nhân viên tự đánh giá bản
thân mình, mỗi cán bộ công nhân viên sẽ được phát một bản với các tiêu chí khá
nhau và tự soi xét năng lực của mình để sắp xếp vào mức độ hợp lý.Đây là
phương pháp mà đòi hỏi cán bộ công nhân viên phải có tính tự giác rất cao, nhìn
nhận đúng năng lực của mình thì kết quả của phương pháp này mới chính xác.
Phương pháp đánh giá của lãnh đạo cơ quan: đánh giá của lãnh đạo cơ
quan rất quan trọng vì lãnh đạo cơ quan trong quá trình điều hành công việclà
người nắm được năng lực sở trường, sở đoản của các cán bộ công nhân
viên.Hơn nữa trong lựa chọn, bổ nhiệm, đề bạt cán bộ lãnh đạo cũng như trong
việc đánh giá để sắp xếp, phân công công việc đối với cán bộ công nhân.Đối với
phương pháp quá trình đánh giá phải được đánh giá, đúng đắn, khách quan, đầy
đủ, chính xác.Nếu trong việc đánh giá không phân biệt rạch ròi giữa công việc
và tình cảm sẽ dẫn đến đánh giá lệch lạc, không chính xác.
Phương pháp đánh giá của đồng nghiệp: phương pháp này dựa trên đánh
giá của đồng nghiệp, những người hiểu biết về công tác, về nhân thân, về đạo
đức hoặc đánh giá các hoạt động công tác mà cán bộ công nhân viên đang phụ

trách. Phương pháp này tiến hành theo hình thức dùng phiếu hỏi ý kiến hay
phỏng vấn trực tiếp. Trên cơ sở kết quả tổng hợp phiếu, tổng hợp ý kiến báo cáo
và đưa ra những ý kiến về mặt công tác hoặc về năng lực, đạo đức cán bộ công
nhân viên.
18


Các nội dung kiểm tra đánh giá cán bộ công nhân viên: Các nội dung
đánh giá chủ yếu bao gồm: chấp hành chủ trương, đường lối của Đảng và chính
sách, pháp luật của Nhà nước; phẩm chất chính trị, đạo đức, lối sống, tác phong
và lề lối làm việc; thực hành tiết kiệm, chống lãng phí và những biểu hiện tiêu
cực khác; năng lực, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ; tiến độ và kết quả thực
hiện nhiệm vụ; tinh thần trách nhiệm và phối hợp trong thực hiện nhiệm vụ; thái
độ phục vụ nhân dân.Ngoài các nội dung nêu trên còn được đánh giá theo các
nội dung như: kết quả hoạt động của cơ quan, tổ chức, đơn vị được giao lãnh
đạo, quản lý; năng lực lãnh đạo, quản lý; năng lực tập hợp, đoàn kết cán bộ công
nhân viên.
Trên đây là vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định
nhân sự tại HĐND – UBND huyện Điện Biên.Từ tổ chức thu thập thông tin làm
căn cứ hoạch định, tổ chức thiết lập mục tiêu đến tổ chức xây dựng thực hiện
các giải pháp: công tác tuyển dụng nhân sự, đào tạo phát triển nhân sự, bố trí sử
dụng nhân sự, đãi ngộ nhân sự và kiểm tra đánh giá nhân sự, nhà quản trị văn
phòng luôn đóng một vai trò quan trọng.Công tác hoạch định nhân sự hướng đến
có một đội ngũ nhân sự có chuyên môn, năng lực, trình độ, có phẩm chất đạo
đức phục vụ công việc cho cơ quan, một lòng phục vụ nhân dân.
Tiểu kết:
Trong quá trình khảo sát cho thấy ,Hoạch định nhân sự trong cơ quan có
một vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý của UBND huyện , đây là một
trong những chức năng đầu tiên của một nhà quản trị văn phòng.Chức năng này
đòi hỏi nhà quản trị văn phòng chủ động thu thập thông tin,lập kế hoạch, xác

định được các mục tiêu ( mục tiêu trước mắt, và mục tiêu lâu dài, mục tiêu chiến
lược…) và tổ chức thực hiện các mục tiêu để phục vụ cho công tác hoạch định
nhân sự trong cơ quan.

Chương 3
19


CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN
PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ TẠI HĐND –
UBND HUYỆN ĐIỆN BIÊN
3.1. Nhận xét, đánh giá.
3.1.1. Ưu điểm.
Tại HĐND – UBND huyện Điện Biên, nhà quản trị văn phòng đã thực
hiện tương đối tốt vai trò của mình trong công tác hoạch định nhân sự cho hoạt
động của cơ quan.Công tác hoạch định nhân sự được chú trọng quan tâm, bởi vì
con người là yếu tố rất quan trọng, quyết định đến hoạt động của HĐND –
UBND huyện Điện Biên nói riêng và của các cơ quan tổ chức nói chung.Nhà
quản trị văn phòng đã có những kế hoạch từ tuyển dụng nhân sự đến đào tạo
phát triển nhân sự, bố trí nhân sự, đãi ngộ nhân sự và kiểm tra đánh giá nhân
sựmang tính đúng đắn và khoa học.Ngay từ khi tuyển dụng nhân sự nhà quản trị
văn phòng đã có những phân tích nguồn nhân sự chính xác: số lượng nhân sự,
trình độ kỹ năng, năng lực làm việc, thái độ làm việc và phẩm chất đạo đức cần
có của của nhân sự.Có các hình thức đào tạo phát triển nhân sự hợp lý, tạo điều
kiện cho nhân sự phát triển, đồng thời tiết kiệm kinh phí cho cơ quan.Đánh giá
nhân sự thực hiện công việc tương đối chính xác từ đó phát hiện kịp thời những
sai lệch so với yêu cầu của cơ quan từ đó đề ra các phương pháp để khắc phục
những sai lệch không cần thiết đó.Từ đó đã tạo ra một đội ngũ nhân sự có trình
độ chuyên môn,đủ năng lực để hoàn thành công việc, góp phần phát triển cơ
quan cũng như chính bản thân nhân sự.

3.1.2. Nhược điểm.
Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm còn tồn tại nhữngnhược điểm:
Mặc dù nhà quản trị văn phòng đã đưa ra được các kế hoạch, quy trình
tuyển dụng nhân sự nhưng trong quá trình tổ chức thực hiện còn gặp nhiều vấn
đề nhân sự tuyển dụng chủ yếu do người quen giới thiệu hoặc con em trong cơ
quan do đó chưa có nhiều lựa chọn để tìm được những nhân tài đáp ứng nhu cầu
phát triển của cơ quan. Ngoài ra việc ưu tiên tuyển dụng cán bộ công nhân viên
trong nội bộ cơ quan bằng hình thức thăng chức còn gây hiện tượng chai lỳ, xơ
20