Khảo sát đánh giá vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định của công ty cổ phần bảo hiểm petrolimex

LỜI CẢM ƠN

Dưới đây là toàn bài bộ bài tiểu luận của tôi về vai trò của văn phòng
trong công tác hoạch định tại công ty cổ phần bảo hiểm Pêtrolimex. Thông qua
bài tiểu luận của của mình, tôi xin đưa ra những đánh giá nhận xét chung của
bản thân về tình hình kinh doanh cũng như mục tiêu phát triển của PJICO nói
chung và của văn phòng bảo hiểm nói riêng.
Những đánh giá nhận xét trên chỉ mang tính chủ quan của bản thân tôi
nên chắc chắn có những vấn đề còn chưa hợp lý. Tôi rất mong nhận được sự
đóng góp nhiệt tình của cô giáo. Tôi xin chân thành cảm ơn!
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các nội dung
nghiên cứu, kết quả trong đề tài này là trung thực và chưa công bố dưới bất kỳ
hình thức nào trước đây.
Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm
về nội dung tiểu luận của mình.

MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN


Khảo sát đánh giá vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định của
Công ty Cổ phần bảo hiểm Petrolimex
MỞ ĐẦU
1, Lí do chọn đề tài
Văn phòng là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học. Trong quá
trình quản lý nhà nước, văn phòng vừa là phương tiện, vừa là sản phẩm của quá
trình đó, nó được dùng để ghi chép và truyền đạt các quyết định quản lý, các
thông tin từ hệ thống quản lý đến hệ thống bị quản lý và ngược lại. Trong thời
kỳ đẩy mạnh Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa đất nước, đòi hỏi phải có một nền

hành chính đủ mạnh, giải quyết nhanh gọn, đảm bảo tính chính xác, hiệu quả
công việc trong nhiều mặt của đời sống kinh tế, xã hội. Đặc biệt là công cuộc cải
cách hành chính Nhà nước giai đoạn hiện nay, trong đó công tác hành chính văn
phòng cũng góp phần quan trọng trong việc không ngừng cải tiến, phát huy hiệu
quả và chất lượng trong quản lý, điều hành công việc của mỗi cơ quan, đơn vị.
Tùy từng khía cạnh, quy mô khác nhau mà có nhiều định nghĩa về văn phòng,
nhưng chung nhất có thể nói: văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách
nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh
đạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của
toàn cơ quan, tổ chức đó. Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu được trong
cơ cấu tổ chức của các cơ quan, ban ngành .Cho dù có thể khác nhau về tên gọi
(ở một số cơ quan bộ phận này gọi là Phòng Hành chính hoặc Phòng HC-TC,
Phòng HC-QT. Xuất phát từ thực tế khách quan, mỗi cơ quan, tổ chức trong hoạt
động của mình đều hướng tới một mục tiêu nhất định. Muốn đạt được mục tiêu
đề ra thì chúng ta phải có một bộ máy văn phòng khoa học, hợp lý. Từ đó cũng
thấy được vai trò to lớn của công tác văn phòng trong công tác hoạch định của
danh nghiệp. văn phòng ra đời là một yêu cầu thực tế khách quan của công tác
quản trị của một cơ quan, tổ chức. Quản trị hành chính văn phòng là một nội
dung quan trọng của quản trị cơ quan. Tùy theo quy mô, tính chất, mức độ hoạt
động khác nhau mà văn phòng của các cơ quan, đơn vị được tổ chức khác nhau.
2


Xuất phát từ thực tế, sự tồn tại của công tác văn phòng là một yếu tố
khách quan. Văn phòng có chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc quản trị
hậu cần của mỗi cơ quan, tổ chức. Xây dựng văn phòng mạnh là yếu tố rất quan
trọng để giúp cơ quan, tổ chức đổi mới phương thức lãnh đạo và lề lối làm việc,
nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác lãnh đạo. Chính vì vậy, việc tăng
cường xây dựng tổ chức và cải cách hoạt động văn phòng của cơ quan, tổ chức
cần phải quan tâm đặc biệt. Tuy nhiên, ở một số cơ quan, tổ chức còn có nhận

thức chưa thật đúng đắn về vai trò, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, chưa
quan tâm đúng mức việc chăm lo xây dựng tổ chức, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ
văn phòng, chỉ đạo công tác và tạo điều kiện để văn phòng phát huy tốt vai trò
tham mưu giúp lãnh đạo cơ quan, tổ chức điều hành công việc.
2, Lịch sử nghiên cứu
Trước kia cũng có nhiều tác phẩm nghiên cứu về vai trò của văn phòng
trong công tác hoạch định của doanh nghiệp như cuốn giáo trình “Lịch sử, lý
luận, thực tiễn về Lưu trữ và Quản trị văn phòng”. Cuốn sách tập hợp những bài
viết tiêu biểu của PGS.NGƯT Vương Đình Quyền đã công bố trên một số tạp
chí chuyên ngành và kỷ yếu Hội thảo khoa học. Hay “ Tạp chí nghiên cứu lập
pháp- Văn phòng quốc Hội” . Tất cả những nghiên cứu trên đều hệ thống hoá
những kiến thức cơ bản về vai trò cuả văn phòng trong công tác hoạch định của
nhà nước. Từ trước tới nay có rất ít những bài nghiên cứu về vai trò cuả văn
phòng trong công tác hoạch định của một doanh nhiệp tư nhân dù là doanh
nghiệp có quy mô như lớn trong lĩnh vực khí đốt hoá lỏng.
Tôi mong muốn với bài tiểu luận “Khảo sát, đánh giá vai trò của văn
phòng trong công tác hoạch định của Công ty Cổ phần Gas Petrolimex có thể
làm rõ những vấn đề còn hạn chế, những nguyên nhân dẫn đến sự tồn tại hạn chế
cũng như những gì công tác văn phòng đã làm được trong một tổ chức doanh
nghiệp cụ thể. Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quản trị văn phòng tại
công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimex
3, Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đối tượng nghiên cứu: Tiểu luận tập trung nghiên cứu những vấn đề lý
3


luận, thực trạng và giải pháp để ứng dụng văn phòng trong các doanh nghiệp;
như Hoạch định công việc hành chính ,tổ chức công việc văn phòng, lãnh đạo
công việc văn phòng, kiểm soát công việc hành chính , thực hiện dịch vụ hành
chính

Phạm vi nghiên cứu: Tiểu luận đi sâu khỏ sát, vai trò, và các giải pháp
nhằm ứng dụng cơ sở lý luận văn phòng (hay các vấn đề quản trị dự trữ, vận tải,
kho bãi, dịch vụ khách hàng, hệ thống thông tin trong quản trị, …được nêu ở
trên) tại công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimex
4, Mục đích nghiên cứu:
Tiểu luận tập trung nghiên cứu và hệ thống cơ sở lý luận có liên quan đến
các hoạt động quản trị văn phòng trong một doanh nghiệp trong nền kinh tế thị
trường.
Phân tích thực trạng các hoạt động văn phòng trong công tác hoạch định
của Công ty Cổ phần Gas Petrolimex.
Đề xuất một số giải pháp nhằm ứng dụng cơ sở lý thuyết quản trị văn
phòng ứng vào hoạt động của công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimex nhằm hoàn
thiện quản trị chuỗi văn phòng của Công ty trong điều kiện mức độ cạnh tranh
của ngành ngày càng cao.
5, Phương pháp nghiên cứu
Tiểu luận sử dụng phương pháp thống kê, phương pháp phân tích tổng
hợp, …
6, Ý nghĩa lí luận và thực tiễn của đề tài
Hệ thống hoá những kiến thức cơ bản về công tác văn phòng của một
doanh nghiệp, đặc biệt trong lĩnh vực khí đốt hoá lỏng.
Phân tích thực trạng vai trò văn phòng rong công tác hoạch định tại Công
ty Cổ phần Gas Petrolimex qua đó làm rõ những việc đã làm được, những vấn
đề còn hạn chế, cũng như những nguyên nhân dẫn đến sự tồn tại đó.
Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quản trị văn phòng tại công ty cổ
phần bảo hiểm Petrolimex

4


7, Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung chính của luận văn được trình
bày qua 3 chương:
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG
TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH CỦA DOANH NGHIỆP
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG
CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO HIỂM
PETROLIMEX
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG
TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO HIỂM PETROLIMEX.

5


CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG
CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH CỦA DOANH NGHIỆP
Khái niệm văn phòng và công tác hoạch định trong một doanh nghiệp
1,Văn phòng
1.1 Khái niệm
Công tác văn phòng là một thuật ngữ có liên quan đến nhiều nội dung
hoạt động của cơ quan, đơn vị. Nó được coi là một chỉnh thể gồm viêc tổ chức,
quản lí và sử dụng thông tin để duy trì hoạt động của cơ quan, đơn vị nhằm đạt
kết quả mong muốn. Công tác này đòi hỏi các hoạt động như sắp xếp, bố trí
công việc cũng như trang thiết bị làm việc, nguồn nhân lực, các yếu tố vật chất
và phi vật chất… nhằm hoàn thành mục tiêu với kết quả cao nhất. Toàn bộ các
hoạt động trên góp phần hoàn thiện từng bước công tác tổ chức, điều hành hoạt
động văn phòng, thúc đẩy các mối quan hệ để gắn kết các bộ phận trong tổ chức
thành một thể thống nhất, thực hiện được quyết định của lãnh đạo chính xác và
kịp thời nhằm đạt mục tiêu đề ra. Hay văn phòng, hiểu một cách đơn giản, là nơi
làm việc giấy tờ. Chỗ nào có tổ chức làm việc, làm dịch vụ, hoặc làm công việc
quản lí hành chính đều có nơi giao dịch giấy tờ đó là văn phòng.

Hiện nay do văn phòng phát triển rất đa dạng, phong phú nên có rất nhiều
quan niệm về văn phòng, tuy nhiên ta có thể hiểu theo 2 quan niệm sau:
- Theo nghĩa tĩnh thì văn phòng là toàn bộ các yếu tố vật chất hiện hữu
hay các yếu tố phi vật chất phù hợp với yêu cầu hoạt động thông tin nhằm để
thực hiện mục tiêu của đơn vị. Đó là công việc của văn phòng bao gồm việc sắp
xếp bàn ghế, trang trí, ánh sáng, màu sắc,… tất cả cần được quản lí một cách
khoa học.
- Theo nghĩa động thì nó là toàn bộ quá trình vận chuyển thông tin từ đầu
vào đến đầu ra trong đơn vị nhằm thực hiện mục tiêu của đơn vị. Hay nói cách
khác, các hoạt động của cơ quan, đơn vị được thực hiện bằng văn bản giấy tờ
hoặc sẽ kết thúc bằng văn bản, do đó văn phòng trở thành một trung tâm thần
kinh hoặc não bộ cho một cơ quan, đơn vị. Từ đó ta nên hiểu công tác quản trị
văn phòng không phải chỉ đơn thuần là xử lí công văn giấy tờ mà nên hiểu là xử
6


lí thông tin, nó còn là dịch vụ hỗ trợ tất cả các bộ phận hoạt động có hiệu quả.
1.2 Vai trò của công tác văn phòng:
Trong nền kinh tế thị trường, công tác văn phòng có vai trò đặc biệt quan
trọng đối với một tổ chức nói chung, đơn vị kinh doanh nói riêng như Phó chủ
tịch hiệp hội quản trị Mỹ Steven. L. Shee nói: “ Đối với xí nghiệp kinh doanh
ngày nay, nếu không công nhận quản trị hành chính là một ngành chuyên môn
có tính chất chức năng thì điều đó coi như một thảm hoạ, chẳng khác gì việc
khước từ một công nghệ mới”. Vì vậy nếu văn phòng được tổ chức và bố trí một
cách hợp lí, khoa học, hoạt động của văn phòng được diễn ra nhịp nhàng, nề nếp
sẽ mang lại những giá trị thiết thực có ý nghĩa to lớn đối với bất kì cơ quan, đơn
vị nào. Với vị trí và vai trò của mình văn phòng sẽ là trợ thủ đắc lực nhất của
đơn vị trong việc tham mưu, hoạch định, tổng hợp, kiểm tra giám sát và đôn đốc
mọi hoạt động đảm bảo có hiệu quả.
Trong bất kì một cơ quan, đơn vị nào, công tác văn phòng gắn liền với

hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị đó. Công tác văn phòng thực sự là một mắt
xích trong guồng máy hoạt động quản lí của cơ quan, đơn vị, tạo nên sức mạnh
kết hợp các yếu tố rời rạc thành một thể thống nhất và thúc đẩy các yếu tố đó
vận động. Trước hết, công tác văn phòng liên kết những con người, vốn rất tản
mạn về nhu cầu và lợi ích, thành một tập thể gắn bó với nhau, phấn đấu cho
những mục tiêu chung của cơ quan, đơn vị.
2, Công tác hoạch định trong một tổ chức
2.1 Khái niệm
Hoạch định là tiến trình trong đó nhà quản trị xác định, lựa chọn mục tiêu
của tổ chức và vạch ra các hành động cần thiết nhằm đạt được mục tiêu.
Hoạch định là quyết định trước xtôi phải làm gì, làm như thế nào, khi nào
làm… để làm cho các sự việc có thể xảy ra, phải xảy ra hoặc không xảy ra theo
hướng có lợi cho doanh nghiệp dựa trên cơ sở mục tiêu chung của tổ chức có
tính đến đũi hỏi của Các quy luật khách quan chi phối lớn mọi yếu tố, mọi khía
cạnh bờn trong nội bộ cầng như bên ngoài môi trường.
Hoạch định bao gồm việc xác định mục tiêu, hình thành chiến lược tổng
7


thể nhằm đạt được mục tiêu và xây dựng các kế hoạch hành động để phối hợp
các hoạt động trong tổ chức. Theo Harold Koontz, Cyril Odonnel và Heinz
Weihrich thì hoạch định là “quyết định trước xtôi phải làm cái gì, làm như thế
nào, khi nào làm và ai làm cái đó”. Như vậy hoạch định chính là phương thức xử
lý và giải quyết các vấn đề có kế hoạch cụ thể từ trước. Tuy nhiên khi tình
huống xảy ra có thể làm đảo lộn cả kế hoạch. Nhưng dù sao người ta chỉ có thể
đạt được mục tiêu trong hoạt động của tổ chức bằng việc vạch ra và thực hiện
các kế hoạch mang tính khoa học và thực tế cao chứ không phải nhờ vào sự may
rủi.
Hoạch định có thể là chính thức và không chính thức. Các nhà quản trị
đều tiến hành hoạch định, tuy nhiên có thể chỉ là hoạch định không chính thức.

Trong hoạch định không chính thức mọi thứ không được viết ra, ít có hoặc
không có sự chia sẽ các mục tiêu với những người khác trong tổ chức. Loại
hoạch định này hay được áp dụng ở các doanh nghiệp nhỏ, ở đó, người chủ
doanh nghiệp thấy họ muốn đi tới đâu và cái gì đang đợi họ ở đó. Cách hoạch
định này thường chung chung và thiếu tính liên tục. Tất nhiên hoạch định không
chính thức cũng được áp dụng ở một số doanh nghiệp lớn và một số khác cũng
có những kế hoạch chính thức rất công phu.
2.2 Mục đích của hoạch định
Tất cả các nhà quản trị đều phải làm công việc hoạch định dưới hình thức
này hay hình thức khác, vì nhờ vào hoạch định mà tổ chức có được định hướng
phát triển, thích nghi được với những thay đổi, biến động của môi trường, tối ưu
hóa trong việc sử dụng nguồn lực và thiết lập được các tiêu chuẩn cho việc kiểm
tra.
+ Bất kỳ một tổ chức nào trong tương lai cũng có sự thay đổi nhất định,
và trong trường hợp đó, hoạch định là chiếc cầu nối cần thiết giữa hiện tại và
tương lai. Nó sẽ làm tăng khả năng đạt được các kết quả mong muốn của tổ
chức. Hoạch định là nền tảng của quá trình hình thành một chiến lược có hiệu
quả.
+ Hoạch định có thể có ảnh hưởng nhất định đến hiệu quả của cá nhân và
8


tổ chức. Nhờ hoạch định trước, một tổ chức có thể nhận ra và tận dụng cơ hội
của môi trường và giúp các nhà quản trị ứng phó với sự bất định và thay đổi của
các yếu tố môi trường. Từ các sự kiện trong quá khứ và hiện tại, hoạch định sẽ
suy ra được tương lai. Ngoài ra nó còn đề ra các nhiệm vụ, dự đoán các biến cố
và xu hướng trong tương lai, thiết lập các mục tiêu và lựa chọn các chiến lược
để theo đuổi các mục tiêu này.
+ Hướng dẫn các nhà quản trị cách thức để đạt mục tiêu và kết quả mong
đợi cuối cùng. Mặt khác, nhờ có hoạch định, các nhà quản trị có thể biết tập

trung chú ý vào việc thực hiện các mục tiêu trọng điểm trong những thời điểm
khác nhau.
+ Nhờ có hoạch định một tổ chức có thể phát triển tinh thần làm việc tập
thể. Khi mỗi người trong tập thể cùng nhau hành động và đều biết rằng mình
muốn đạt cái gì, thì kết quả đạt được sẽ cao hơn.
+ Hoạch định giúp tổ chức có thể thích nghi được với sự thay đổi của môi
trường bên ngoài, do đó có thể định hướng được số phận của nó. Các tổ chức
thành công thường cố gắng kiểm soát tương lai của họ hơn là chỉ phản ứng với
những ảnh hưởng và biến cố bên ngoài khi chúng xảy ra. Thông thường tổ chức
nào không thích nghi được với sự thay đổi của môi trường thì sẽ bị tan vỡ. Ngày
nay, sự thích nghi nhanh chóng là cần thiết hơn bao giờ hết do những thay đổi
trong môi trường kinh doanh thế giới đang xảy ra nhanh hơn.
+ Hoạch định giúp các nhà quản trị kiểm tra tình hình thực hiện các mục
tiêu thuận lợi và dễ dàng.
2.3 Phân loại hoạch định
Mục tiêu thật và mục tiêu tuyên bố: Các mục tiêu tuyên bố tùy theo đối
tượng của tổ chức là ai mà những mục tiêu này sẽ được diễn đạt khác nhau. Ví
dụ như mục tiêu tuyên bố với cổ đông, với khách hàng, với những thành viên
trong tổ chức, hoặc với cả các đối thủ cạnh tranh... thường không giống nhau.
Mục tiêu tuyên bố có thể khác với mục tiêu thật nhưng chúng đều chứa đựng sự
thật. Nếu không như vậy tất nhiên mục tiêu đó khó có thể thuyết phục.
Mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn: Mục tiêu ngắn hạn là những
9


mục tiêu mà tổ chức cần đạt được trong ngắn hạn (thời hạn dưới một năm), mục
tiêu trung hạn đòi hỏi thời gian từ một đến năm năm, và mục tiêu dài hạn có tính
chất chiến lược trong dài hạn (thời gian dài hơn năm năm).
Mục tiêu định tính và mục tiêu định lượng: Mục tiêu định tính thì không
thể đo lường được hoặc rất khó đo lường. Mục tiêu định lượng chỉ ra rõ ràng

những kết quả có thể đo lường được. Những nhà quản trị ngày nay cho rằng mục
tiêu định tính vẫn có thể lượng hóa được, ví dụ như đánh giá mức độ làm tốt đến
mức nào hoặc thế nào là hoàn thành nhiệm vụ.
Trong thực tế các tổ chức có thể thường gặp phải vấn đề đạt được mục
tiêu này thì lại làm hỏng hay chí ít cũng làm phương hại đến mục tiêu khác. Ví
dụ như một số nhà quản trị chỉ ra rằng việc nhấn mạnh các mục tiêu trước mắt
chẳng hạn như giành thị phần có thể làm giảm đi sự tập trung những nỗ lực để
thực hiện mục tiêu dài hạn là lợi nhuận. Sự mâu thuẫn giữa các mục tiêu cũng có
thể đến từ các nhóm có quyền lợi khác nhau đối với tổ chức bao gồm cổ đông,
công nhân viên, nhà cung ứng, chủ nợ ... Nhà quản trị cần phải xtôi xét nhằm
đảm bảo hệ thống các mục tiêu phải hài hòa nhau.
2.4 Chức năng của hoạch định chiến lược
- Định hướng chiến lược cho hoạt động của tổ chức
- Đảm bảo thế chủ động chiến lược khi tiến công cũng như phòng thủ
trong kinh doanh
- Huy động, khai thác và tập trung sử dụng những thế mạnh chiến lược
trong tổ chức
- Đảm bảo tính thích nghi chiến lược với mọi điều kiện và thay đổi của thị
trường nói riêng và môi trường nói chung trong tương lai dài hạn
- Phòng ngừa mọi rủi ro và nguy cơ nếu nó có khả năng xuất hiện và tận
dụng mọi cơ hội trong tương lai
- Xây dựng và phát triển thế và lực mọi nguồn tài nguyên trong tổ chức
- Xây dựng các kế hoạch dài hạn, hoặc mang tính quan trọng và quyết
định làm nền tảng để triển khai các hoạt động thường xuyên lâu dài ở một tổ
chức.
- Vạch kế hoạch và tổ chức thực hiện các loại chiến lược và sách lược như
chiến lược kinh doanh, đầu tư, marketing, nhân sự.v.v. .
- Phối hợp hoạt động chiến lược giữa các bộ phận với nhau.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG
10

CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO HIỂM
PETROLIMEX
I, Giới thiệu về công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimex
Thị trường bảo hểm Việt nam chỉ thực sự trở nên sôi động khi Chính phủ
ban hành Nghị định 100/CP, với sự
Công ty Cổ phần Bảo hiểm Petrolimex (PJICO) là doanh nghiệp cổ phần
được thành lập theo Giấy phép số 1873/GP-UB ngày 8 tháng 6 năm 1995 do
Chủ tịch Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội cấp với thời gian hoạt động là 25
năm. Vốn điều lệ ban đầu của công ty là 55 tỷ đồng. Công ty được cấp Giấy
chứng nhận đủ tiêu chuẩn và điều kiện hoạt động kinh doanh bảo hiểm số
06/TC/GCN ngày 27 tháng 5 năm 1995 của Bộ Tài chính.
PJICO hoạt động theo Luật Kinh doanh Bảo hiểm và Điều lệ hoạt động đã
được Đại Hội đồng Cổ đông thông qua. Doanh nghiệp được Sở Kế hoạch và
Đầu tư thành phố Hà Nội cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh ngày
15/06/1995 và Đăng ký kinh doanh thay đổi lần 4 số 060256 ngày 21/12/2006.
Lĩnh vực hoạt động kinh doanh chính của PJICO gồm: Kinh doanh bảo hiểm phi
nhân thọ, tái bảo hiểm và đầu tư tài chính.
Tên đơn vị : CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO HIỂM
PETROLIMEX
Tên giao dịch quốc tế : PETROLIMEX JOINT STOCK COMPANY
Tên viết tắt : PJICO

Lôgô :
PJICO là công ty cổ phần bảo hiểm được thành lập với sự đóng góp của
tám cổ đông lớn trong đó có bảy thành viên sáng lập và một thành vên tham gia.

11

Bảng 1: Danh sách các cổ đông sáng lập của Công ty PJICO
STT

Cổ đông

1
2
3
4
5
6
7
8

Tổng công ty xăng dầu Việt Nam
Ngân hàng ngoại thương Việt Nam
Công ty Tái bảo hiểm quốc gia
Tổng công ty thép Việt Nam
Công ty Vật tư và Thiết bị Toàn bộ
Công ty Điện tử Hà Nội
Công ty Thiết bị An toàn
Cá nhân
Tổng cộng

Vốn góp
(tỷ VNĐ)
28.050
5.500
4.400

3.300
1.650
1.100
275
10.725
55.000

Tỷ trọng
51%
10%
8%
6%
3%
2%
0,5%
19,5%
100%

(Nguồn: Công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimex)

12


II, Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng của công ty cổ phần Gas
Petrolimex
1, kết cấu của bộ máy văn phòng

13

ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG

BAN KIỂM SOÁT

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

TỔNG GIÁM ĐỐC

PHÓ T.GIÁM ĐỐC

PHÓ T.GIÁM ĐỐC

CÁC PHÒNG
PHÒNG NGHIỆP VỤ, QUẢN LÝ & KIỂM
SOÁT BẢO HIỂM KHU VỰC 1 - 11

PHÓ T.GIÁM ĐỐC

49 CHI NHÁNH
TRÊN 2000 ĐẠI LÝ

PHÒNG BẢO HIỂM KHU VỰC 1
CHI NHÁNH HẢI PHÒNG
PHÒNG BẢO HIỂM HÀNG HẢI
PHÒNG BẢO HIỂM KHU VỰC 2
CHI NHÁNH TP HCM
PHÒNG PHI HÀNG HẢI
PHÒNG BẢO HIỂM KHU VỰC 3
CHI NHÁNH ĐÀ NĂNG
PHÒNG XE CƠ GIỚI

PHÒNG BẢO HIỂM KHU VỰC 4
CHI NHÁNH QUẢNG NINH
PHÒNG TÀI SẢN HỎA HOẠN
PHÒNG BẢO HIỂM KHU VỰC 5
CHI NHÁNH THÁI NGUYÊN
PHÒNG THỊ TRƯỜNG & QUẢN LÝ NGHIỆP
PHÒNGVỤ
BẢO HIỂM KHU VỰC 6
CHI NHÁNH HÀ TÂY
PHÒNG TÁI BẢO HIỂM
PHÒNG BẢO HIỂM KHU VỰC 7
CHI NHÁNH HUẾ
PHÒNG GIÁM ĐỊNH BỒI THƯỜNG PHÒNG BẢO HIỂM KHU VỰC 8
CHI NHÁNH BÁC NINH
PHÒNG ĐẦU TƯ
PHÒNG BẢO HIỂM KHU VỰC 9
CHI NHÁNH NGHỆ AN
PHÒNG KẾ TOÁN
PHÒNG BẢO HIỂM KHU VỰC 10
CHI NHÁNH QUẢNG BÌNH
PHÒNG TỔNG HỢP
PHÒNG BẢO HIỂM KHU VỰC 11
CHI NHÁNH THANH HOÁ
PHÒNG TỔ CHỨC LAO ĐỘNG
PHÒNG BẢO HỂM KHU VỰC ĐÔNG ANHCHI NHÁNH LÂM ĐỒNG
PHÒNG ĐÀO TẠO
CHI NHÁNH BÌNH ĐỊNH
PHÒNG THANH TRA PHÁP CHẾ
CHI NHÁNH TÂY NGUYÊN
PHÒNG QUẢN LÝ ĐẠI LÝ

……….

2, Chức năng nhiệm vụ của bộ máy văn phòng
Đại hội đồng cổ đông. Là cơ quan quyết định cao nhất của PJICO. Đại
hội cổ đông có nhiệm vụ thông qua các báo cáo của Hội đồng quản trị; Thông
14


qua, bổ sung, sửa đổi điều lệ; Quyết định tăng giảm vốn điều lệ; Thông qua định
hướng phát triển trung và dài hạn; Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Hội đồng quản
trị, Ban kiểm soát và quyết định bộ máy tổ chức của công ty.
Hội đồng quản trị. Là cơ quan quản lý cao nhất của công ty, có toàn
quyền nhân danh PJICO để quyết định mọi vấn đề quan trọng liên quan đến mục
đích, quyền lợi của PJICO, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội cổ
đông. Hội đồng quản trị PJICO gồm 9 thành viên: 3 thành viên đại diện cổ đông
Petrolimex, 5 thành viên đại diện cho 5 cổ đông lớn (Vietcombank, Vinare,
VSC, Matexim, Hanel), 1 thành viên đại diện cho các cổ đông thể nhân.
Ban kiểm soát. Ban kiểm soát của PJICO do Đại hội cổ đông bầu ra có
chức năng kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong hoạt động quản lý của Hội đồng
quản trị, hoạt động điều hành kinh doanh của Tổng giám đốc; Kiểm soát, giám
sát việc chấp hành điều lệ và nghị quyết Đại hội cổ đông. Ban kiểm soát PJICO
gồm 5 thành viên.
Ban Tổng Giám đốc. Tổng giám đốc PJICO do Hội đồng quản trị bổ
nhiệm, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và Đại hội cổ đông về điều
hành và quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Ban Tổng Giám đốc
điều hành PJICO gồm 4 thành viên: 1 Tổng giám đốc, 3 Phó Tổng giám đốc.
Các phó tổng giám đốc giúp Tổng giám đốc điều hành công ty theo sự
phân công hoặc uỷ quyền của Tổng giám đốc.

15

3, Đội ngũ cán bộ văn phòng
Sơ đồ tổ chức của văn phòng khu vực 4.
TRƯỞNG PHÒNG
Lê Quốc Trung

NV

NV

KẾ TOÁN

KHAI THÁC

NV
GIÁM ĐỊNH

- Trưởng phòng: là người điều hành và chịu trách nhiệm trước công ty về mọi
hoạt động của văn phòng. Trưởng phòng cũng có thể đại diện cho công ty để kí
kết hợp đồng trong một vài trường hợp cụ thể.
- Nhân viên kế toán(1 người): thực hiện lưu giữ, sắp xếp hồ sơ bồi thường; phản
ánh tình hình thu chi tài chính và hoạt động kinh doanh của văn phòng. Đảm bảo
thanh toán kịp thời cho khách hàng nhằm phục vụ tốt yêu cầu kinh doanh. Đông
thời hỗ trợ Trưởng phòng trong việc đưa ra các ý kién để đạt được chỉ tiêu của
văn phòng.
- Nhân viên khai thác(từ 3 đến 7 người): là người thường xuyên tiếp xúc trực tiếp
với khách hàng để trao đổi về hợp đồng hoặc bán các sản phẩm bảo hiểm thông
qua việc cung cấp cho khách hàng giấy chứng nhận bảo hiểm; thực hiện thu phí,
giải đáp thắc mắc cho khách hàng.

- Nhân viên giám định(từ 1 đến 2 người): có nhiệm vụ giám định các tổn thất phát
sinh đồng thời giải quyết các tranh chấp về quyền lợi bảo hiểm cho khách hàng,
làm cho khách hàng hiểu rõ quyền lợi của họ được hưởng trong từng nghiệp vụ
tổn thất cuẩ từng lượ hợp đồng bảo hiểm.
(Số lượng nhân viên thay đổi theo từng thời điểm, phục thuộc vào tình
hình kinh doanh của văn phòng cũng như chiến lược của công ty)
Mặc dù có sự phân công công vệc rõ ràng như vậy, nhưng do yêu cầu
16


của công việc, cũng như do sự năng động và nhiệt tình của nhân viên văn phòng
mà tất cả các nhân viên có thể làm công việc của nhau để đảm bảo phục vụ
khách hàng một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả nhất.
III, Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định của công ty cổ
phần bảo hiểm Petrolimix
1, Văn phòng là chủ thể tham mưu tổng hợp đưa ra các hoạch định
cụ thể
Tham mưu là nhằm mục đích trợ giúp cho thủ trương có cơ sứ dế lựa
chọn quyết dịnh quán lý tối ưu phục vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan, tổ
chức đó.
Để có những quyết định kịp thời có cơ sở và mang tính khoa học, người
lãnh đạo công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimix cần nắm được nhiều lĩnh vực, có
mặt ớ mọi lúc, mọi nơi… Điều này vượt quá khá năng của một con người. Vì lý
do đó, người thú trướng cần ý kiến tham mưu cùa lực lượng trợ giúp. Thông
thường, theo cơ câu tổ chức trực tuyên – chức năng, lực lượng trợ giúp về cắc
lĩnh vực chuvèn môn nằm ờ các phòng ban chức năng. Vãn phòng công ty đã
giúp thủ trướng trong việc tổng hợp các ý kiên chuyên môn đó, phân tích, chọn
lọc dể đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung câp cho giám đốc những
thông tin, những phương án quyết định kịp thời và đứng đắn.
Như vậy, tham mưu và tổng hợp là 2 mặt gắn kết hữu cơ với nhau mà văn

phòng công ty công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimix đã thực hiện.
2. Văn phòng công ty giúp việc theo ngành
Văn phòng côn ty là bộ phận trực tiếp giúp cho việc điếu hành quản lý của
ban lãnh đạo cơ quan, đơn vị. Dự án cụ thể đã được thực hiện và triển khai như
xây dựng chương trình, kế hoạch còng tác ngày, tuần, tháng, quý… và tổ chức
triển khai thực hiện các kế hoạch đó. Văn phòng cũng là nơi thực hiện các hoạt
động lễ tân; tổ chức các cuộc họp, các hội nghị, các cuộc đàm phán, thảo luạn;
tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo; soạn thảo và quán lý các văn bản…
3. Văn phong có chức năng hậu cần
Công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimix không thể thiếu các điều kiện vật
17


chất như nhà cứa, phương tiện, thiết bị. dụng cụ. Văn phòng là bộ phận cung
cấp, bố trí, quản lý các phương tiện, thiết bị. dụng cụ để đám báo sử dụng chúng
có hiệu quá. Số lượng, đặc diểm cùa các phương tiện vật chất phụ thuộc vào đặc
điêm và quy mô hoạt động của các cơ quan, đơn vị. Phục vụ một cách tiết kiệm
và có hiệu quá là phương chăm hoạt dộng của còng tác vãn phòng công ty công
ty cổ phần bảo hiểm Petrolimix
4, Văn phòng giúp tổng hợp chương trình công tác cho công ty
Công ty có nhiều kế hoạch do các bộ phận khác xây dựng. Song muốn đạt
được mục tiru chung thì các kế hoạch đó phái được kết nối thành hệ thống kế
hoạch hoàn chính, ăn khớp và hỏ trợ cho nhau. Vãn phòng là đơn vị tổng hợp kế
hoạch tổng thể của cơ công ty. Mặt khác, văn phòng có nhiệm vụ trực tiếp xây
dựng chương trình, kế hoạch công tác trong quý. tháng, tuần… cua han lành
dạo. giúp lãnh đạo triến khai, thực hiện các kẽ hoạch đó.
5, Văn phòng giúp thu thập xử lý các kế hoạch
Thông tin là căn cứ dê giám đốc công ty đưa ra quyết đinh kịp thời và
đúng đắn. Thông tin bao gồm nhiều loại và từ nhiều nguón khác nhau. Nhiều khi
khỏi lượng thông tin rát lớn. phức tạp. đa dạng, đa chiều. Việc thu thập và xứ lý

lượng thõng tin này cần phái có bộ phận trợ giúp, dớ chính là vãn phòng. Các
thõng tin. cõng văn. giây tờ di và đến dều dược vãn phòng thu thập, xử lý. phân
loại theo những kênh thích hợp đề’ sau đó chuyến phát di hay lưu trữ.
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP CHO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC
HOẠCH ĐỊNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO HIỂM PETROLIMEX.
1, Các nhận xét, đánh giá
Công tác quản trị văn phòng có một vai trò chủ đạo trong công tác hoạch
định của công ty cổ phần bảo hiểm Petrolomex. Nó là yếu tố quyết định đến
hiệu quả hoạt động của công ty. Quản trị văn phòng có hiệu quả sẽ là quỹ tiết
kiệm thời gian cho công ty, nhờ đó mà công ty thúc đẩy hoạt động của mình để
nhanh chóng đạt đến mục tiêu. Với một cơ cấu tổ chức khá đầy đủ công ty cổ
phần bảo hiểm Petrolomix đang từng bước tháo gỡ những khó khăn về nghiệp
vụ chuyên môn văn phòng, đưa ra cách quản lí hợp lí hơn để phát triển.
18


Trong xu thế phát triển hiện nay, trước những yêu cầu và thách thức mới,
đòi hỏi công ty cổ phần bảo hiểm Petrolomex phải tiếp tục đẩy mạnh quá trình
cải cách nền hành chính, lề lối làm việc và trình độ của nhân viên văn phòng. Do
đó, công ty cổ phần bảo hiểm Petrolomix cần quan tâm tới vấn đề hiện đại hoá
công tác tổ chức văn phòng để phù hợp với tình hình đổi mới hiện nay. Đầu tiên,
công ty cổ phần bảo hiểm Petrolomex phải xây dựng được đội ngũ cán bộ đủ
năng lực, phẩm chất, đạo đức để xây dựng, củng cố và phát triển. Muốn vậy việc
phải đẩy mạnh công tác đào tạo và phải có phương pháp dùng người đúng đắn.
Bác Hồ đã khẳng định: “Cán bộ là gốc của mọi công việc, công việc thành công
hay thất bại là do cán bộ tốt hay kém”; “Cán bộ là tiền vốn của các đoàn thể, có
vốn mới làm ra lãi. Bất cứ chính sách công tác gì, nếu có cán bộ tốt là có lãi.
Không có cán bộ tốt thì hỏng việc có nghĩa là lỗ vốn”. Vì vậy việc đầu tư vào
con người, đầu tư vào công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ là sự đầu tư cơ bản có
hiệu quả nhất. Ngoài ra, việc đầu tư các trang thiết bị hiện đại phục vụ tốt cho

hoạt động văn phòng cũng rất cần thiết, song do nguồn kinh phí có hạn nên chưa
thể trang bị một cách toàn diện. Sau đây tôi xin mạnh dạn đề nghị một số giải
pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức văn phòng tại công ty cổ phần
bảo hiểm Petrolomix
2./Các biện pháp
2.1 Tổ chức bộ máy quản lý
Văn phòng với vai trò là bộ máy điều hành tổng hợp, là một bộ phận
không thể thiếu trong bất kì cơ quan, đơn vị nào. Do đó việc đổi mới văn phòng
vừa để nâng cao hiệu quả công tác văn phòng, vừa nâng cao hiệu quả hoạt động
của cơ quan là một việc làm cần thiết trong thời đại ngày nay. Nhưng để đạt
được điều đó thì việc đổi mới văn phòng cần phải được tổ chức, bố trí một cách
khoa học, phải có hệ thống, phải được tiến hành đồng bộ và điều cần thiết nhất
là phải áp dụng các tiến bộ khoa học kĩ thuật vào trong công tác văn phòng. Đối
với văn phòng công ty cổ phần bảo hiểm Petrolomex hiện nay thì việc phân
công, bố trí đúng người đúng việc, đúng trình độ chuyên môn nghiệp vụ đã được
thực hiện. Sự phối hợp giữa các cán bộ nhân viên trong văn phòng cũng như
19


giữa cán bộ nhân viên văn phòng với các nhân viên trong cơ quan được tiến
hành rất nhịp nhàng, do đó công việc được thực hiện nhanh chóng hơn
2.2 Tổ chức nhân sự:
- Đối với cán bộ nghiệp vụ tổng hợp: cần tăng cường đầu tư thời gian
nghiên cứu văn bản, chế độ chính sách của Nhà nước, để vận dụng vào công
việc chuyên môn. Ngoài ra, cán bộ nghiệp vụ tổng hợp còn cần bồi dưỡng thêm
nghiệp vụ kế hoạch hoá, xây dựng và quản lí các dự án đầu tư, học thêm ngoại
ngữ, nâng cao sử dụng vi tính để phục vụ chuyên môn,…
- Đối với cán bộ phục vụ hành chính: Phải nâng cao tinh thần trách nhiệm,
thái độ phục vụ, nhiệt tình, năng nổ, tự giác, ham học hỏi. Hơn nữa, ban lãnh
đạo cần quan tâm hơn đến việc đào tạo, bồi dưỡng thêm nghiệp vụ kế toán, văn

thư - lưu trữ, tin học.
Trong thời gian trước mắt, ban lãnh đạo công ty đang cố gắng cải thiện
điều kiện làm việc, có chính sách khuyến khích cán bộ nhân viên trong cơ quan
nói chung và cán bộ văn phòng nói riêng bồi dưỡng kiến thức, nâng cao nghiệp
vụ để có thể đáp ứng được các yêu cầu, đòi hỏi của công việc ngày càng cao.
Bên cạnh đó ban lãnh đạo công ty còn áp dụng chính sách khen thưởng hợp lí,
tạo điều kiện cho cán bộ nhân viên trong cơ quan phát huy tính sáng tạo, phát
huy dân chủ và đóng góp ý kiến, ý tưởng mới.

20


2.3. Công tác văn thư - lưu trữ:
Hiện nay công tác văn thư – lưu trữ ở công ty cổ phần bảo hiểm
Petrolimix đã có những bước phát triển mới, song ở các khâu nghiệp vụ vẫn còn
hạn chế. Để giải quyết những tồn tại và đổi mới công tác văn thư - lưu trữ thì
phải nghiên cứu hướng dẫn thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật,
ban hành các văn bản dưới luật; bố trí nhân viên làm công tác văn thư - lưu trữ
đúng trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, đúng năng lực của họ. Đẩy mạnh công tác
nghiên cứu khoa học, phát huy sáng kiến, cải tiến kĩ thuật, hợp lí hoá sản xuất và
ứng dụng các sáng kiến trong các khâu nghiệp vụ để công tác văn thư – lưu trữ
được thực hiện tốt hơn. Kết hợp với việc áp dụng công nghệ thông tin và trang
bị các phương tiên kĩ thuật hiện đại vào công tác văn thư - lưu trữ. Riêng đối với
cán bộ làm công tác văn thư - lưu trữ, do số lượng công việc quá nhiều, mà chỉ
có một người phải kiêm nhiệm nhiều công việc như: đánh máy, nhận và giao
chuyển công văn, làm thủ quỹ, in, photocopy,… Lãnh đạo công ty cổ phần bảo
hiểm Petrolimex cần xtôi xét và bố trí thêm một người nữa để giảm bớt công
việc cho cán bộ văn thư hiện nay.Ngoài ra, Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng
Bình cũng nên bố trí một phòng kho gần phòng văn thư để tiện cho việc lưu trữ
các tài liệu, công văn, giấy tờ của các phòng trong cơ quan.

2.4. Công nghệ thông tin:
Về công nghệ thông tin, công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimix đã trang bị
cho các phòng phương tiện kĩ thuật như máy vi tính, máy điện thoại,…Tuy
nhiên, công ty cần tập trung khai thác có hiệu quả những tiềm năng hiện có để
tăng cường trang thiết bị kĩ thuật hiện đại cho hoạt động thông tin. Hiện nay,
trong cơ quan chưa nối mạng giữa các phòng với nhau, đây là hạn chế khi khai
thác thông tin trong nội bộ cơ quan. Công ty đã có 7 máy nối mạng quốc gia
(trong đó có 5 một máy của văn phòng), Sắp tới tổng công ty Petrolimix sẽ xét
duyệt cấp kinh phí để thực hiện dự án mở rộng mạng lưới thông tin trên toàn
tỉnh. Công ty cần nhanh chóng nối. Để làm được điều đó thì Công ty cần phải
có một đội ngũ cán bộ thông thạo máy vi tính, nhưng hiện nay số cán bộ thông
thạo máy vi tính trong cơ quan không được nhiều lắm. Do đó, công ty cổ phần
21


bảo hiểm Petrolimix cần tổ chức đào tạo, cử cán bộ đi bồi dưỡng, nâng cao trình
độ vi tính cũng như trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Khuyến khích tính sáng tạo,
sáng kiến trong công việc và tạo cơ hội cho họ tự thể hiện mình trong mọi hoàn
cảnh.
2.5. Cải cách thủ tục hành chính:
Thủ tục hành chính được hiểu là trình tự về thời gian, không gian cũng
như các thức giải quyết một công việc của cơ quan với các tổ chức và cá nhân
trong xã hội. Thủ tục hành chính được diễn ra ở bất kì cơ quan, đơn vị, phòng
ban trong đó có văn phòng. Mà thủ tục có trong đời sống kinh tế xã hội rất nhiều
và đa dạng, muốn quản lí và thực hiện chúng có hiệu quả thì phải nắm được các
thủ tục này.
Ở công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimex thì việc cải cách thủ tục hành
chính là một điều cần thiết. Trước đây, các thủ tục hành chính rất rườm rà, rắc
rối, phức tạp khiến cho mọi người cảm thấy rất phiền hà khi đến công ty . Do
đó, Sở đang cố gắng thực hiện chế độ “một cửa, một dấu” để cho mọi người cảm

thấy an tâm, tin tưởng hơn khi làm việc với cơ quan.
Với văn phòng Công ty là đầu mối trong việc tiếp nhận và tham mưu giải
quyết theo thẩm quyền các khiếu nại, tố cáo của nhân viên liên quan đến hoạt
động của của công ty thì việc thực hiện chế độ “một cửa, một dấu” là rất quan
trọng. Nó đảm bảo mối quan hệ giữa các cấp, các ngành, các tổ chức, cá nhân
được thuận lợi. Hơn nữa, nó còn đảm bảo cho trong công ty có một đội ngũ cán
bộ trong sạch, có đầy đủ phẩm chất, đạo đức, hiếu biết pháp luật, đảm bảo giải
quyết các thủ tục nhanh chóng, từ đó hoạt động của cơ quan được tiến hành dễ
dàng, nhanh chóng hơn. Văn phòng công ty cần rà soát lại các thủ tục hành
chính hiện nay, xét xtôi các thủ tục nào không còn cần thiết, không còn phù hợp
với yêu cầu của đời sống kinh tế thì có thể bỏ hoặc có thể bổ sung thêm một số
điều còn thiếu.
Muốn cho cơ quan đạt hiệu quả thì lãnh đạo công ty cần phải quản lí bằng
các hệ thống và thủ tục sao cho các hoạt động được thông suốt, không bị tắc
nghẽn, tiết kiệm được thời gian, đạt được năng suất cao.
22


2.6. Sắp xếp chỗ làm việc:
Ngày nay, việc bố trí, sắp xếp chỗ làm việc sao cho hợp lí, khoa học, có
hệ thống đang là yêu cầu cấp thiết được đặt ra đối với mỗi cơ quan, đơn vị. Nơi
đặt trụ sở cơ quan phải là nơi đông người qua lại, dễ tìm, dễ thấy, cũng để tiện
cho những người khách mới lần đầu đến liên hệ làm việc với công ty. Chỗ làm
việc của các phòng, các nhân viên trong công ty cũng phải được bố trí để cho
công việc được tiến hành một cách trôi chảy, liên tục, thông suốt. Hiện nay, ở
các cơ quan, đơn vị, hay các doanh nghiệp ở các thành phố lớn thường sử dụng
cách bố trí làm việc theo mặt bằng mở. Riêng đối với công ty cổ phần bảo hiểm
Petrolimix.Việc bố trí làm việc theo mặt bằng mở này còn khá là mới mẻ đối với
một số cơ quan, đơn vị, bởi tuy nó có nhiều ưu điểm nhưng cũng không ít nhược
điểm. Tuy vậy ban lãnh đạo công ty cũng có thể xtôi xét, nghiên cứu về vấn đề

này để đổi mới bộ mặt củacông ty, nhưng cũng vẫn phải nằm trong khả năng
kinh tế cho phép. Còn đối với phòng Tổng hợp – Tổ chức hành chính của công
ty cổ phần bảo hiểm Petrolimix được bố trí trên tầng 3, hơi cách xa với phòng
Giám đốc, do vậy ban lãnh đạo Sở cần nghiên cứu, xtôi xét nên bố trí vị trí của
văn phòng gần với phòng của Giám đốc để tiện cho việc thực hiện chức năng
tham mưu tổng hợp.
2.7. Môi trường làm việc:
Tuy trụ sở công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimix được bố trí theo lối cổ
điển những nó vẫn đảm bảo cho các phòng có không khí trong sạch, không gian
trong phòng được rộng rãi, thoáng mát, ánh sáng tự nhiên được tiếp nhận rất
nhiều, giảm bớt ánh sáng nhân tạo cũng là giảm bớt một phần chi phí cho cơ
quan. Bây giờ thời tiết đang là mùa hè, nhiệt độ trong các phòng rất nóng, nên
các phòng đều được trang bị máy điều hoà, quạt trần, quạt thông gió,… giúp
cho tinh thần của mỗi nhân viên được thoải mái hơn, đỡ căng thẳng hơn. Các
phòng đều được bố trí cửa sổ là cửa kính cho nên nó vừa đảm bảo đủ ánh sáng,
vừa đảm bảo giảm được tiếng ồn do môi trường bên ngoài tạo ra. Tuy nhiên ở
một mức độ nào đó con người không nên quá lạm dụng đến các thiết bị này vì
nó cũng có ảnh hưởng không tốt đến sức khoẻ của con người khi có sự thay đổi
23


quá đột ngột về nhiệt độ với bên ngoài. Do vậy văn phòng cần phải nghiên cứu,
xtôi xét để bố trí phòng làm việc thích hợp cho mọi người.
2.8. Xây dựng mối quan hệ công tác:
- Quan hệ giữa các phòng ban, các cán bộ nhân viên trong cơ quan được
diễn ra tốt đẹp. Các phòng hỗ trợ nhau, giúp đỡ nhau, cùng nhau tiến hành công
việc. Các nhân viên trong văn phòng có mối quan hệ tốt với nhau và với các
phòng ban. Tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiếp nhận thông tin và giải quyết
thông tin nhanh chóng. Tuy nhiên, để cho các cán bộ nhân viên gần gũi với nhau
nhiều hơn thì lãnh đạo văn phòng có thể khuyến khích mọi người tham gia tích

cực hơn nữa vào phong trào thể thao sau giờ làm việc, vừa rèn luyện thân thể,
vừa có thời gian thư giãn tinh thần sau một ngày làm việc căng thẳng.
2.9. Xây dựng được ý thức tổ chức kỉ luật, thực hiện tốt quy chế hoạt
động bộ máy cơ quan.
- Mỗi cán bộ nhân viên trong phòng Tổng hợp – Tổ chức hành chính đều
phải có ý thức được trách nhiệm xây dựng phòng vững mạnh về mọi mặt. Mỗi
cán bộ nhân viên đều phải tự rèn luyện bản thân, xây dựng ý thức tổ chức kỉ
luật, không vi phạm kỉ luật lao động, xây dựng mối đoàn kết nhất trí trong
phòng cũng như toàn cơ quan.
- Để thực hiện tốt quy chế hoạt động của cơ quan mỗi cán bộ nhân viên
trong phòng Tổng hợp – Tổ chức hành chính đều phải nghiên cứu học hỏi,
nghiên cứu để vừa hiểu biết các công việc của mỗi người trong cơ quan, vừa
nắm vững công việc chuyên môn của mình để phối hợp trong tác nghiệp chuyên
môn, đảm bảo cho bộ máy cơ quan hoạt động nhịp nhàng không bị ách tắc.
- Mỗi nhân viên trong phòng đều phải có ý thức nhắc nhở mọi người thực
hiện tốt quy chế của cơ quan đã ban hành. Mọi việc làm không đúng quy chế
đều phải được nhắc nhở, báo cáo với lãnh đạo để có biện pháp uốn nắn kịp thời.
- Phòng Tổng hợp – Tổ chức hành chính có trách nhiệm tăng cường giám
sát việc thực hiện quy chế nhằm đảm bảo cho mọi điều hành hoạt động trong cơ
quan được nhịp nhàng và có hiệu quả

24


3, Thuận lợi:
- Văn phòng bảo hiểm khu vực 4 của PJICO là một trong những văn
phòng đặt tại Hà Nội, lại nằm ở quận Đống Đa – là địa bàn có rất nhiều dân cư,
đặc biệt là dân cư có thu nhập cao. Do đó, số lượng người tham gia bảo hiểm rất
lớn, nhất là bảo hiểm xe cơ giới (nghiệp vụ có doanh thu phí cao nhất). Bên cạnh
đó, văn phòng chỉ cách trụ sở công ty 3km nên việc đi lại, trình duyệt hợp đồng

rất thuận tiện và nhanh chóng giúp cho nhân viên nâng cao năng suất làm việc.
- Cũng như công ty PJICO, văn phòng khu vực 4 cũng có mặt thuận lợi
về đội ngũ nhân viên trẻ, năng động, nhiệt tình giao tiếp tốt. Bởi vậy mà hiệu
quả kinh doanh của văn phòng rất cao.
4. Khó khăn:
- Do là văn phòng trực thuộc công ty, nhưng lại không nằm trong trụ sở
của công ty, nên đôi khi việc giải quyết bồi thường và kí kết hợp đồng bị chậm
trễ có thể gây khó chịu đối vớ khách hàng và đối tác.
- Bên cạnh đó, số lượng nhân viên của văn phòng luôn không ổn định nên
gây khó khăn cho vệc quản lý cũng như mang lại tâm lý không ổn định cho nhân
viên
Không có thời gian: Ở công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimix các văn
phòng luôn điều hành trực tiếp, do đó thời gian chủ yếu của họ được giành cho
việc giải quyết những vấn đề tác nghiệp hàng ngày và hầu như không còn thời
gian để quan tâm tới việc hoạch định dài hạn.
5, Nguyên nhân
- Do không quen với việc hoạch định chiến lược: Người lãnh đạo công ty
cổ phần bảo hiểm Petrolimix chưa nhận thức được sâu vai trò của văn phòng
trong công tác của hoạch định chiến lược hoặc họ cho rằng chiến lược không có
liên quan nhiều đến tình trạng kinh doanh của họ.
-Do thiếu kỹ năng: Văn phòng có nhwgx nhân viên thiếu những kỹ năng
cần thiết để bắt đầu hoạch định một chiến lược, ngoài ra cũng không muốn tốn
tiền để thuê tư vấn.
- Do thiếu niềm tin: Một số người trong bộ phận văn phòng vốn rất nhạy
25