Khảo sát và đánh giá thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại tổng công ty may 10 và đưa ra giải pháp

LỜI CẢM ƠN
Để có những kiến thức thực tế về ngành quản trị văn phòng như ngày hôm
nay, em xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu nhà trường, các thầy cô trong
trường Đại học Nội vụ nói chung và khoa Quản trị văn phòng nói riêng, đã đã
tận tình hướng dẫn và trang bị cho tôi những kiến thức cơ bản và vô cùng quý
giá để hoàn thành tốt đề tài của mình và đây cũng là nền tảng kiến thức cho tôi
thực hiện công việc chuyên ngành trong tương lai.
Em cũng xin chân thành cảm ơn tới Ban lãnh đạo, các anh, chị chuyên
viên trong phòng Tổ chức – Hành chính thuộc Tổng Công ty May 10 đã tạo điều
kiện và nhiệt tình giúp em có cơ hội học hỏi, nghiên cứu để hoàn thành tốt đề tài
của mình.
Em xin chân thành cảm ơn !


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan những nội dung tôi trình bày trong đề tài đều do em tự
tìm hiểu, nghiên cứu. Các nội dung nghiên cứu, kết quả trong đề tài này là trung
thực. Những số liệu trong các bảng biểu, các nhận xét, đánh giá của chuyên gia
được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau đều được chú thích nguồn gốc.
Em xin chịu trách nhiệm với đề tài của mình.
Hà Nội, ngày 03 tháng 9 năm 2017


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN


MỞ ĐẦU
1.Lý do chọn đề tài
Từ sau khi đất nước ta gia nhập tổ chúc thương mại ths giới WTO đây là

cơ hội cũng như thách thức đối với các doanh nghịp trong thời kỳ hội nhập. Đr
quản lý quá trình sản xuất kinh doanh có hịêu quả các doanh nghịêp phải sử
dụng nhìu công cụ khác nhau và một trong những công cụ quan trọng đó là công
tác văn phòng. Văn phòng là cửa ngõ của một cơ quan bởi vì văn phòng vừa có
mối quan hj đối nội vừa có quan hệ đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi văn
bản đến và các hoạt động tham mưu tổng hợp, hậu cần cũng liên quan trực tíêp
đến các đơn vị phòng ban trong cơ quan . Vì vậy với tư cách là công cụ quản lý
quan trọng cần thít bộ phận văn phòng ngày càng được khai thác tối đa nhằm hỗ
trợ đắc lực cho công tác quản lý của nhà quản trị. VÌ vậy qua quá trình khảo sát
em nhận thấy tại công ty may 10 đã thực hịn tốt các nghịêp vụ công tác văn
phòng để góp phần cho công ty ngày cầng phát trỉên tuy nhin bn canh đó vẫn
còn một số han chế nên em đã đưa ra một số giải pháp nâng cao hịêu quả các
nghịêp vụ công tác văn phòng. Chính vì vậy dưới sự hướng dẫn của các thầy
trong khoa quản trị văn phòng nên em đã chọn đề tài “ Khảo sát và đánh giá
thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại Tổng công ty May 10 và
đưa ra giải pháp” nhằm góp phần đr hoàn thịn và phát huy hịu quả các nghiệp vụ
văn phòng được tốt hơn.
2. Lịch sử nghiên cứu
Hiện nay đã có rất nhiều công trình nghiên cứu về tổ chúc nghiệp vụ công
tác văn phòng nhưng chưa có nhiu bài nghiên cứu vf tổ chức nghiệp vụ công tác
văn phòng doanh nghiệp
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đối tượng nghiên cứu: Khảo sát và đánh giá thực trạng tổ chức nghiệp
vụ công tác văn phòng tại Tổng công ty May 10 và đưa ra giải pháp
Phạm vi nghin cứu : Từ năm 2016 đsn nay.
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Tìm hiểu sâu sắc hơn về lý luận chung của công tác tổ chúc các nghiệp vụ
4

văn phòng , tìm hiểu rõ hơn về tổ chức và hoạt động của Tổng công ty May 10,
khảo sát về thực trạng công tác tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại Tổng
công ty May 10. Từ những kết quả khảo sát thực tiễn đó rút ra được những ưu
điểmvà hạn chế để từ đó tìm ra giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chúc nghiệp vụ
công tác văn phòng tại tổng công ty may 10.
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp quan sát
- Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp phân tích
- Nghiên cứu tài liệu tham khảo
- Thu thập thông tin từ nguồn Internet
6. Ý nghĩa lý luận thực tiễn của đề tài
Đề đem lại cái nhìn khách quan về vai trò của văn phòng trong vịc lãnh
đạo và đìu hành công ty . Đấy là những kiến thức quan trọng giúp sinh viên học
tập nghiên cứu và áp dụng vào công việc sau này.
Đề tài giúp nhà lãnh đạo văn phòng nhận thức được vai trò của các nghiệp
vụ trong công tác văn phòng từ đó góp phần và mục tiêu chung của cơ quan tổ
chức
7. Cấu trúc của đề tài
Đề tài nghiên cứu bao gồm 3 phần
PHẦN MỞ ĐẦU
PHẦN NỘI DUNG
Chương 1 Khái quát về tổ chức và hoạt động của Tổng công ty May 10
Chương 2 Thực trạng tổ chức nghịp vụ công tác văn phòng tại Tổng công
ty May 10.
Chương 3 Giải pháp nâng cao chất lượng hiệu quả tổ chức nghịp vụ công
tác văn phòng tại Tổng công ty May 10.
PHẦN KẾT LUẬN

5

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TỔNG
CÔNG TY MAY 10
1.1 Khái quát chung về lịch sử hình thành và phát triển của tổng công ty
may 10
1.1.1 Lịch sử hình thành Tổng công ty May 10.
Công ty May 10( GARCO 10 JSC) được thành lập ngày 8/ 11/ 1946, là
một doanh nghiệp nhà nước chuyên sản xuất và kinh doanh hang may mặc thuộc
Tổng Công ty dệt may Việt Nam( Vinatex). Ngày 26/ 3/ 2010 Công ty Cổ phần
May 10 đã chính thức đổi tên thành Tổng Công ty May 10. Ra đời từ những
ngày đầu của kháng chiến chống thực dân Pháp, đến nay công ty đã có hơn nửa
thế kỷ tồn tại và phát triển. Từ những công việc, bán công xưởng với máy móc
thô sơ lúc đầu, ngày nay May 10 đã trở thành doanh nghiệp mạnh, quy mô lớn,
trang bị máy móc hiện đại. Từ nhiệm vụ phục vụ quân đội là chính, ngày nay
công ty May 10 đã không ngừng mở rộng các mặt hàng phong phú, đa dạng,
phục vụ nhu cầu may mặc trong và ngoài nước. Trong đó, sơ mi May 10 là mặt
hàng được khách hàng ưa chuộng, đánh giá cao và trở thành mặt hàng tiêu biểu của
công ty.
Năm 1946, Bác Hồ ra lời kêu gọi toàn quốc kháng chiến, xưởng may
X1( tiền thân của công ty May 10 ngày nay) dời từ Hà Nội lên Việt Bắc. Đến
năm 1952, xưởng may X1 ở Việt Bắc đổi tên thành xưởng may X10 mang bí số
X10. Có thể thấy cái tên May 10 đã trở thành tên gọi chính thức của công ty cho
đến tận bây giờ. Năm 1956, cuộc kháng chiến chống Pháp thành công, xưởng
may X10 rời về Hà Nội và sáp nhập thtôi xưởng may X40.Trụ sở ở Gia Lâm, Hà
Nội. Đây cũng là nơi tiến hành sản xuất của công ty May 10 bây giờ
Tháng 12/1961 miền Bắc xây dựng chủ nghĩa xã hội và chi viện cho miền
Nam, xưởng may X10 được Bộ công nghiệp nhẹ tiếp quản và đổi tên là Xí
nghiệp May 10.Nhiệm vụ chính là phục vụ quân trang và sản xuất thêm một số
mặt hàng phục vụ xuất khẩu và dân dụng.
Năm 1975, đất nước thống nhất, xí nghiệp May 10 cũng chuyển sang

bước ngoặt mới làm nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, chuyên sản xuất, gia công
6


hàng xuất khẩu, thị trường chủ yếu lúc đó là Liên Xô và Đông Âu. Như vậy
May 10 đã có sự phát triển vượt bậc về thị trường hàng hóa, May 10 là một
trong những doanh nghiệp xuất khẩu sớm nhất của Việt Nam.
Năm 1990, chủ nghĩa xã hội ở Liên Xô và Đông Âu tan rã, xí nghiệp May
10 đứng trước nguy cơ tan rã do mất thị trường. Sau đó Nhà nước tiền hành cải
cách đổi mới, công ty thoát khỏi khủng hoảng và đối mặt với những thử thách
của thị trường và các bạn hàng lớn.
Sự trưởng thành và phát triển của May 10 được đánh dầu bắt quyết định
của Bộ công nghiệp nhẹ là chuyển đổi xí nghiệp May 10 thành Công ty May 10.
Từ đó công ty May 10 có quyền tự chủ trong kinh doanh, có quyền kinh doanh
các mặt hàng xuất khẩu nhằm đtôi lại lợi nhuận cao nhất cho công ty.
Từ đó đến nay, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của nghành dệt may việt
nam, công ty đã mạnh dạn tìm kiếm thị trường trong và ngoài nước, đẩy mạnh
đầu tư hạ tầng kinh tế- kĩ thuật, cải tiến sản phẩm, đào tạo đội ngũ công nhân và
cán bộ quản lý nên mỗi năm tốc độ tang trưởng bình quân đạt trên 30 %. Với
chiến lược phát triển trong 10 năm tới, Công ty đang từng bước vững chắc vươn
lên trở thành một trung tâm sản xuất và kinh doanh hàng may mặc của Việt
Nam.
Với 8000 lao động, mỗi năm sản xuất hơn 20 triệu sản phẩm chất lượng
cao, 80 sản phẩm được xuất khẩu sang thị trường Đức, Mỹ, Nhật Bản…nhiều
tên tuổi lớn của nghành may mặc thế giới đã hợp tác sản xuất với công ty May
10.
Năm 2009, mặc dù nên kinh tế trong nước và các nước trên thế giới gặp
nhiều khó khăn nghưng doanh thu cả năm của May 10 vẫn đạt 700 tỷ đồng, vượt
7,8% so với kế hoạch đầu năm và lợi nhuận là 17,5 tỷ đồng. Thu nhập bình quân
của 8000 lao động ở mức 2,25 triệu/người/tháng.

Logo của công ty
Logo May 10 được thiết kế với những ý tưởng cách điệu từ chữ m10 với
bố cục chặt chẽ những nét uốn lượn như những dải lụa thể hiện sự phát triển của
doanh nghiệp luôn có hướng vươn lên một cách bền vững. Màu xanh của logo
7


nói lên sự hòa bình, tinh thần hợp tác, nhất trí cao trong doanh nghiệp cũng như
tinh thần hợp tác chặt chẽ tạo niềm tin với đối tác và khách hàng.

1.1.2 Lĩnh vực hoạt động và định hướng phát triển
Lĩnh vực hoạt động chủ yếu của công ty là sản xuất các sản phẩm may
mặc tiêu thụ trên thị trường nội địa và thị trường thế giới. Hàng hóa đưa ra thị
trường nước ngoài chủ yếu theo con đường ra công toàn bộ sản phẩm hoặc bán
thành phẩm hoặc xuất khẩu trực tiếp , cơ cấu mặt hàng đa dạng. Sản phẩm của
công ty mang một số nhãn như: Bigman, Jackhot, Freland, Chambray…
Các mặt hàng chủ yếu của công ty gồm: sơ mi nam nữ các loại, veston,
jacket, quần âu, quần áo trẻ tôi, quần áo thể thao. Trong đó, sơ mi nam là sản
phẩm mũi nhọn đtôi lại nguồn thu chủ yếu của công ty.
Tôn chỉ của công ty là hàng hóa có chất lượng cao, mang lại sự sang
trọng, lịch lãm cho khách hàn. Vì vậy sản phẩm của May 10 trở nên có uy tín
cao với thị trường trong nước. Bên cạnh đó các sản phẩm gia công, xuất khẩu
khác cũng rất được ưa chuộng.
Định hướng của công ty là trở thành một tập đoàn kinh tế mạnh trên cơ sở
củng cố và phát triển thương hiệu. Với lĩnh vực kinh doanh chính là sản xuất
kinh doanh các loại quần áo thời trang và nguyên phụ liệu ngành may ngoài ra
theo đuối chiến lược đa dạng hóa với việc kinh doanh các mặt hàng thủ công mỹ
nghệ, kinh doanh văn phòng, bất động sản, đào tạo nghề.. Các mục tiêu cụ thể
-

như sau:
Tiếp tục kiện toàn tổ chức hoạt động của công ty theo hướng đa dạng hóa hoạt
8


-

động kinh doanh nhằm đáp ứng nhu cầu hoạt động trong tình hính mới
Giữ vững danh hiệu doanh nghiệp dệt may tiêu biểu nhất của nghành dệt may

-

việt nam, xây dựng May 10 thành trung tâm thời trang của việt nam.
Đa dạng hóa sản phẩm, chuyên môn hóa sản xuất, phát triển dịch vụ, kinh doanh

-

tổng hợp, tư vấn thiết kế và biểu diễn thời trang.
Nâng cao năng lực quản lý, đầu tư các nguồn lực, chú trọng phát triển yếu tố con

-

người để thực hiện thành công các nhiệm vụ trong thời kỳ hội nhập.
Tiếp tục thực hiện hệ thống tiêu chuẩn quốc tế ISO 9000, SA 8000.
Xây dựng và phát triển thương hiệu của công ty , mở rộng kênh phân phối trong

-

và ngoài nước
Xây dựng nền tài chính vững mạnh, minh bạch.

Tạo điều kiện chăm lo cuộc sống cho người lao động
Với định hướng đó, công ty luôn coi con người là yếu tố quan trọng tạo
nên thành công của thương hiệu May 10.
1.1.3 Chức năng nhiệm vụ của công ty
Công ty có chức năng chính là sản xuất và kinh doanh các sản phẩm may
mặc.
Trong giai đoạn hiên nay cong ty có nhiệm vụ là: Đảm bảo kinh doanh có
hiệu quả hoàn thành tốt nghĩa vụ với nhà nước. Đa dạng hóa sản phẩm đẩy mạnh
phát trỉn sản phầm, mở rộng quy mô sản xuất nâng cao chất lượng sản phẩm và
hệ thống quản lý chất lượng. Nâng cao thị phần trong nước và mở rộng thị
trường xuất khẩu. Đảm bảo công ăn việc làm ổn định không ngừng cải thiện và
đìu kiện làm vịc nâng cao đời sống cán bộ công nhân viện trong công ty. Thực
hiện quỳên lợi đối với người lao động theo quy định. Tuân thủ các quy định của
pháp luật như kiểm toán kês toán nghĩa vụ nộp thúê.
1.1.4 Cơ cấu tổ chức ( Phục lục 1)
1.2 Khái quát chung về văn phòng của tổng công ty may 10
1.2.1 Chức năng – nhiệm vụ của văn phòng tổng công ty may 10
Văn phòng công ty là chức năng tổng hợp vừa có chức năng giải quýêt
nghịêp vụ quản lý sản xuất kinh doanh vừa làm nhịêm vụ vêf hành chính và xã
hội. Đồng thời quản lý công tác cán bộ, tin lương, hành chính, y tê, nhà tre, bảo
vê quân sự cùng các hoạt động xã hội khác theo chính sách và pháp luật
1.2.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty (Phụ lục 2)
9


Tiểu kết
Ở chương 1 em đã trình bày khái quát về tổ chức và hoạt động về sự hình
thành và phát triển của Tổng công ty May 10 để tìm hiểu rõ hơn thì ở chương 2
em tiến hành nghiên cứu về Thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng
tại tổng công ty May 10

10


CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN
PHÒNG TẠI TỔNG CÔNG TY MAY 10
2.1 Công tác xây dựng kế hoạch, chương trình công tác
2.1.1 khái niệm
Kế hoạch công tác là việc xác định phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu biện
pháp, tiến hành một lĩnh vực công tác nói chung kế hoạch thường được xây
dựng cho từng thời gian nhất định theo niên hạn như: kế hoạch dài hạn, kế hoạch
trung hạn, kế hoạch ngắn hạn
Chương trình là toàn bộ những việc cần làm đối với một lĩnh vực công tác
hoặc tất cả các mặt công tác của 1 cơ quan theo một trình tự nhất định và theo
thời gian nhất định.
2.1.2 Nội dung
Văn phòng công ty đã xây dựng chương trình làm việc thể hiện rõ các
mục tiêu nhiệm vụ biện pháp và tiến độ cụ thể đối với từng công việc mà công
ty, đơn vị phòng ban cần thực hiện. Thực hiện chương trình làm việc theo đúng
nguyên tắc, giải quyết nhiều công việc theo đúng chức năng nhiệm vụ được giao
, nhanh chóng không đùn đẩy công việc cho người khác. Công tác xây dựng
chương trình kế hoạch công tác tháng của Tổng công ty May 10 được thực hiện
theo quy trình sau:
Chương trình kế hoạch công tác tháng:Hàng tháng Phòng Hành chính – tổ
chức căn cứ vào dự kiến chương trình làm việc quý, những vấn đề tồn đọng và
phát sinh để điều chỉnh kế hoạch công tác tháng. Dự kiến làm việc công tác
tháng được gửi cho giám đốc vào ngày 28 hàng tháng.
Văn phòng công ty thường xuyên phối hợp với vcasc trưởng phòng kỹ
thuật, trưởng phòng kinh doanh để xây dựng kế hoạch công tác của văn phòng
nói riêng cũng như của toàn công ty nói chung.

- Kế hoạch, chương trình công tác tháng Trong tháng cuối của mỗi quý
các bộ phận phòng ban đánh giá tình hình thực hiện chương trình công tác của
quý đó, những thiếu xót những khó khăn, những kết quả đạt được đồng thời
nghiên cứu xem xét chương trình kế hoạch công tác của tháng tiêp theo dựa trên
11


kế hoạch cong tác năm vầ xem xét những vấn đề phát sinh mới đề nghị ban giám
đốc điều chỉnh kế hoạch quý sau.
- Kế hoạch công tác năm Cuối năm văn phòng công ty đã gửi báo cáo
thống kê và xây dựng kế hoạch công tác năm mới lên cho giám đốc và các
phòng ban trong công ty, đề các phòng ban căn cứ vào đó để thực hiện.
2.1.3 Những kết quả đạt được
Văn phòng công ty đã phối hợp với ban giám đốc công ty trong việc xây
dựng thực hiện kế hoạch chương trình công tác tháng, quý năm của công ty. Các
chương trình làm việc đó đã bám sát trọng tâm, thực trạng sản xuất kinh doanh
của công ty giúp cho hoạt động của công ty được thong suốt hiệu quả.
Các chế độ hội họp giao ban của công ty cũng như từng đơn vị phòng ban
được thực hiện đúng theo lịch công tác đã đề ra. Các phòng ban đã có trách
nhiệm cao hơn trong việc thực hiện theo đúng cá chỉ tiêu chương trình làm việc
và kế hoạch đã đề ra.
2.1.4 Những mặt hạn chế
Xây dựng chương trình công tác hợp lý đã khó thì việc tổ chức thự hiện
lại càng khó hơn, dó đó công tác này tại Tổng công ty May 10 vẫn còn một số
hạn chế như: nhiều nhiệm vụ chỉ đạt về mặt số lượng, hình thức còn chất lượng
thì lại chưa đạt yêu cầu.
Việ xây dựng kế hoạch công tác chưa được chú trọng quan tâm đúng mức,
chương trình đôi khi chưa bám sát vào thực tế dẫn đến việc thực hiện khó khăn
và hiệu quả thực hiện công việc chưa cao.
2. Tổ chức thông tin phục vụ hoạt động của lãnh đạo

2.2.1 Nội dung
Trong hoạt động của cơ quan, tổ chức nhu cầu thong tin là rất lớn. nhu
cầu này rất đa dạng và luôn thay đổi nó được xác định tùy thuộc vào từng công
việc hay từng loại công việc hay phạm vi hoạt động và nhiều yếu tố khác.
Trong đời sống hành ngày công tác thong tin bao gồm các hoạt động như:
thu thập xử lý thong tin, lựa chọn, sắp xếp thong tin truyền đạt khai thác và bảo
quản thong tin. Các hoạt động này nhằm một mục đích nhất định và gọi chung là
12


quá trình xử lý thông tin.
Công tác thông tin là khâu rất quan trọng trong chức năng tham mưu tổng
hợp của văn phòng. Nó quyết định đến hiệu quả công tác lãnh đạo chỉ đạo điều
hành của lãnh đạo cơ quan. Thông tin được cập nhật hang ngày giúp lãnh đạo cơ
quan nắm bắt và xử lý các vấn đề nảy sinh trong quá trình quản lý.
Văn phòng công ty với nhiệm vụ giao dịch hành chính, kết nối thong tin
giữa các đơn vị tổ chức bên ngoài thường phải xử lý thông tin để giúp lãnh đạo
điều hành công việc một cách hiệu quả. Văn phòng công ty là đầu mối thu thập
và xử lý thông tin giúp lãnh đạo đưa ra những quyết định tối ưu. Thông tin được
thu thập gồi 2 loại: Thông tin có tính hệ thống và thông tin không có tính hệ
thống.
Tại tổng công ty May 10 thông tin được thu thập từ các nguồn sau:
- Hệ thống các văn bản: Mọi thông tin từ cấp lãnh đạo xuống các phòng
ban chức năng và các đơn vị chủ yếu là băng các văn bản, do đó tính chính xác
và cụ thể hóa cao.
- Nguồn thông tin từ các hội nghị hội họp
- Ngoài ra còn thu thập thông tin qua báo chí, hệ thống máy fax đường
bưu ddienj, chuyển phát nhanh, hệ thống mạng internet cũng góp phần không
nhỏ trong việc cung cấp thông tin một cách chính xác và khoa học.
Các thông tin sau khi được thu thập sẽ được xử lý đây là bước quan trọn

vì nó xác định đâu là thông tin chính đâu là thông tin chính xác, đâu là thông tin
quan trọng.
2.2.2 Những kết quả đạt được
Văn phòng công ty đã giúp ban giám đốc công ty cũng cố thông tin giũa
các phòng ban trong công ty từng bước đảm bảo thông tin 2 chiều thực hiện tốt
chế độ thông tin. Công ty đã vân dụng rất tốt công nghệ thông tin và tư điện tử
vào trong công việc. Thay vì phải đến tận các phòng ban giải quyết công việc thì
nhân viên văn phòng có thể chuyển giao tài liệu qua địa chỉ email nhờ đó thông
tin được chuyển đi nhanh chóng và thể hiện tính chuyên nghiệp trong công việc.
Trong trường hợp lãnh đạo đi công tác xa không thể trực tiếp chỉ đạo điều hành
13


thì lãnh đạo vẫn có thể điều hành công việc từ xa. Sử dụng điện thoại nội bộ,
nhân viên văn phòng có thể báo cáo công việc với ban giám đốc thông qua hệ
thống điện thoại nội bộ
Việc thu thập và xử lý thông tin luôn được ban giám đốc công ty và nhân
viên trong công ty chú trọng thực hiện vì vậy mà các thông tin luôn đảm bảo các
yêu cầu về tính chính xác, tính đầy đủ, tính kịp thời.
Văn phòng công ty cũng quan tâm đến thông tin nội bộ, tổ chức thông tin
khá nhanh nhạy, có hiệu quả thực hiện tốt chế độ gửi thông tin theo đúng quy
định của công ty đầy đủ nội dung trình bày rõ rang thông qua hệ thống văn bản.
Thu thập thông tin cần thiết giuso lãnh đạo nắm bắt được tình hình và có
những quyết định sáng suốt.
Ngoài ra còn trang bị cho toàn bộ công nhân viên trong công ty những
thông tin về chủ chương chính sách của Đảng và Nhà nước
Chuyên môn nghiệp vụ những thông tin về tình hình kinh tế, chính trị xã
hội nhằm nâng cao hiểu biết của họ
2.2.3 Những mặt hạn chế
Các thông tin cung cấp nhiều khi chưa cụ thể, rõ ràng còn nhiều thông tin

chung chung mơ hồ. Công tác xử lý thông tin phản hồi chưa được thực hiện kịp
thời dẫn đến tình trạng các văn bản đã được ban hành khá lâu nhưng chưa được
triển khai thực hiện được triển khai nhưng rất chậm.Hiện nay các trang thiết bị
trong văn phòng như máy tính máy photo máy in chưa đáp ứng được kịp thời
với công việc. Văn phòng đã kết máy vi tính với mạng internet nhưng việc thu
thập thông tin trên mạng vẫn chưa đạt kết quả cao.
2.3 Tổ chức và quản lý công tác văn thư – Lưu trữ
2.3.1 Công tác văn thư
2.3.1.1 Khái niệm
Công tác văn thư là tất cả các công việc có lien quan đến công văn giấy tờ
bắt đầu từ khi thảo văn bản đến khi giải quyết xong công việc lập hồ sơ và nộp
lưu vào lưu trữ cơ quan.

14


2.3.1.2 Nội dung
Công tác văn thư tại Tổng công ty May 10 gồm những nội dung sau: Xây
dựng và ban hành văn bản, Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản, Quản lý và sử
dụng con dấu.
Trong các doanh nghiệp nhà nước văn bản được sử dụng như một phương
tiện truyền đạt và ghi lại các quyết định quản lý và thông tin cần thiết hình thành
trong doanh nghiệp, nóp phản ánh đến mọi mặt hoạt động và kết qủa kinh doanh
của công ty.
Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần thúc đảy hoạt động phục vụ kịp thời
cho việc điều hành và lãnh đạo có hiệu quả. Ngược lại nếu không làm tốt công
tác này sẽ ảnh hương không nhỏ tới hoạt động của công ty. Vì vây việc xây dựng
quy chế vă bản phải dựa vào chức năng nhiệm vụ và điều kiện thực tế của công
ty.
*Xây dựng và ban hành văn bản

Để đảm bảo cho việc văn bản sau khi được ban hafnh có hiệu lực thì văn
bản đó phải được xây dựng theo đúng thể thức văn bản. Phải đảm bảo theo đúng
thể loại thể thức, mẫu quy định theo các văn bản hướng dẫn.
-

Thể thức văn bản
Thể thức văn bản là một trong những yếu tố quan trọng trong việc xây
dựng và ban hành văn bản. Đây là yếu tố đảm bảo hiệu lức phá lý của văn bản
đảm bảo cho văn bản được ban hành theo đúng quy định. Chính vì vậy tỏng
công ty May 10 đẫ đảm bảo đầy đủ các yếu tố về thể thức của văn bản.
Các văn bản do Tổng công ty May 10 ban hành có các văn bản như:
Văn bản hành chính: Quyết định, thông báo, chương trình, kế hoạch, báo
cáo, công văn, phương án, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy đi đường, hợp đồng,
biên bản, giấy đề nghị…
Văn bản chuyên ngành

-

Quy trình xây dựng và ban hành văn bản.
Các phòng ban đơn vị trực tiếp soạn thảo nội dung văn bản sau đó chuyển
lên cho bộ phận văn thư xem xét về thể thức văn bản Tiếp theo nhân viên văn
15


thư sẽ chuyển lên cho trưởng phòng xem xét về thủ tục văn bản và kiểm tra nội
dung văn bản thì được chuyển lên cho giám đốc xem xét nội dung văn bản và ký
ban hành văn bản. Văn bản sau khi được ký thì chuyển xuống bộ phận văn thư
để làm thủ tục đăng ký và ban hành văn bản kịp thời.
Công tác xây dựng và ban hành văn bản tại văn phòng Tổng công ty May
10 đã đáp ứng được các yêu cầu sau:

- Ngôn ngữ được sử dụng là ngôn ngữ chính luận, đúng chính tả, điễn đạt
chính xác đặt câu đúng với mục đích giao tiếp. Bảo đảm tính khách quan trang
trọng lịch sự và có tính khuôn mẫu.
- Nội dung văn bản ngắn gọn nhưng đầy đủ thông tin, không lặp từ lặp ý.
* Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản
Công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản tại Tổng công ty May 10
bao gồm 2 công tác chính là công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
và công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi.
-

Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
Văn bản đến là mọi văn bản từ bên ngoài được gửi tới cơ quan mình, công
tác quản lý văn bản đến phải tuân theo nguyên tắc chung và các nghiệp vụ cụ thể
Số lượng văn bản đến trong năm qua tương đối nhiều chur yếu là các quyết định,
công văn, thông báo…
Quy trình giải quyết văn bản đến của công ty
Văn bản đến Công ty dù dưới bất kỳ hình thức nào đều được xử lý theo
nguyên tắc kịp thời, chính xác, và thống nhất. Khi nhận được văn bản của bất kỳ
đối tượng nào gửi đến đều phải xem xét phân loại, đăng ký, giải quyết kịp thời,
chính xác và thồng nhất theo quy định hiện hành của Nhà nước. Việc tổ chức
quản lý và giải quyết văn bản đến tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III được các
lãnh đạo văn phòng chỉ đạo thực hiện theo đúng quy trình và nguyên tắc.
Tiếp nhận, kiểm tra bì văn bản đến
Tất cả các loại văn bản đến đều phải tập trung vào bộ phận văn thư thuộc
Phòng Hành chính – Tổ chức của công ty. Theo nhiệm vụ được giao, văn thư cơ
quan tiếp nhận tất cả văn bản do các nơi gửi đến
16


Tất cả các văn bản nói trên đều được kiểm tra, xem xét thận trọng, kiểm

tra xem văn bản đó có phải gửi đến cơ quan mình không, nếu phát hiện văn bản
gửi sai đối tượng hoặc bì văn bản bị rách, nát có dấu hiệu bị lộ thông tin của tài
liệu… thì báo ngay cho Trưởng phòng để có ý kiến giải quyết thậm chí phải lập
biên bản đối với người giao. Đối với những văn bản gửi qua máy Fax cũng phải
kiểm tra số lượng trang, tờ văn bản…
Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến
Sau khi đã phân loại và bóc bì văn bản đến (đối với những văn bản văn
thư được quyền bóc), cán bộ văn thư tiến hành đóng dấu “Đến” vào văn bản.
Mục đích của việc đóng dấu “Đến” là để xác nhận văn bản đó được chuyển đến
cơ quan và có số, ngày đến bao nhiêu, ngoài ra còn giúp Trưởng phòng ghi ý
kiến giải quyết về phân phối và giải quyết văn bản đến.
Đăng ký văn bản đến
Tổng công ty May 10 thực hiện việc đăng ký văn bản đến bằng cả 2
phương tiện đăng ký là máy vi tính và vào sổ. Khối lượng văn bản đến của cơ
quan rất đa dạng và phong phú nên việc đăng ký văn bản phải phân loại làm
nhiều sổ khác nhau cho từng loại văn bản.
Trình văn bản đến
Ở Tổng công ty May 10 ,tất cả văn bản đến sau khi đã đăng ký cán bộ văn
thư của cơ quan phải trình ngay cho lãnh đạo xem xét và nghiên cứu để quyết
định phương hướng để giải quyết, lãnh đạo văn phòng ghi rõ văn bản được
chuyển đến đơn vị hay cá nhân giải quyết; Văn thư cơ quan căn cứ vào đó để
chuyển văn bản đến các đối tượng có liên quan trong thời gian sớm nhất.
Ý kiến giải quyết của lãnh đạo được ghi vào mục “chuyển” trong dấu đến
khi đã có ý kiến giải quyết văn bản được gửi trả lại cho văn thư để vào mục
“đơn vị hoặc người nhận” trong sổ đăng ký văn bản đến. Sau tất cả các thủ tục
như đã trình bày ở trên thì cán bộ văn thư mới tiến hành chuyển văn bản đến bộ
phận có trách nhiệm giải quyết.
Chuyển giao văn bản đến
Văn bản đến sau khi đã có ý kiến của lãnh đạo Văn phòng, văn thư cơ
17

quan phải chuyển đến đúng đối tượng có trách nhiệm xứ lý, giải quyết.
Giải quyết theo dõi và đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Giải quyết văn bản đến: Khi nhận văn bản các đơn vị, cá nhân có trách
nhiệm giải quyết kịp thời, chính xác theo quy định của Nhà nước và theo quy
định cụ thể của cơ quan.
Việc theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến: Thường xuyên nhắc
nhở, đôn đốc các đơn vị, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyêt vấn đề liên
quan đến nội dung văn bản đến và xử lý thông tin phản hồi, sau đó báo cáo lãnh
đạo văn phòng để khi cần thiết có thể trả lời cơ quan gửi.
*Tổ chức và quản lý văn bản đến
Tất cả các giấy tờ tài liệu của tổng công ty May 10 được gửi đi gọi là văn
bản đi. Công ty đã thực hiện tốt nguyên tắc tất cả các văn bản đi của tổng công
ty May 10 phải qua bộ phận văn thư để đăng ký, đóng dấu và làm thủ tục gửi đi.
Hàng năm công ty thường ban hành các loại văn bản giấy tờ sau: công văn, tờ
trình, thông báo, quyết định, giấy giới thiệu, giấy mời…
Công ty đã tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi khá tốt quy trình được
thực hiện như sau:
Trình văn bản
Sau khi đơn vị soạn thảo xong thì chuyển đến bộ phận văn thư để trình ký
rồi tiến hành đăng ký, chuyển giao văn bản.
Kiểm tra thể thức, ghi số, ngày, tháng văn bản
Việc kiểm tra về thể thức văn bản trước khi ban hành của cán bộ văn thư
được thực hiện tương đối, có thể do nhiều khi công việc quá nhiều mà cán bộ
văn thư không kiểm tra được hết các văn bản, một số văn bản trước khi trình ký
vẫn còn mắc các lỗi nhỏ về thể thức.
Đóng dấu cho văn bản đi
Khi văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và hoàn thiện về mặt
thể thức thì văn thư tiến hành đóng dấu cho văn bản.

Đăng ký văn bản đi
Việc đăng ký văn bản đi của công ty được thực hiện bằng cách đăng ký
18


vào máy vi tính. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm văn bản, hồ sơ
tài liệu nhanh chóng, chính xác.
Chuyển giao văn bản đi
Sau khi đã hoàn thành các thủ tục như đã nói ở phần trên văn thư sẽ tiến
hành bao gói văn bản của cơ quan chủ yếu thông qua đường bưu điện và được
thực hiện đúng nguyên tắc chính xác, đúng đối tượng, kịp thời.
Sắp xếp bảo quản phục vụ sử dụng bản lưu
Văn bản sau khi được vào sổ, lấy số, đóng dấu và phát hành, văn thư phải
giữ lại bản gốc để cuối năm nộp vào lưu trữ cơ quan. Bộ phận soạn thảo văn bản
cũng phải gửi 01 bản để tiện theo dõi quá trình giải quyết văn bản và lập hồ sơ
công việc sau khi đã giải quyết xong công việc.
Tổng công ty May 10 cũng đã áp dụng 2 hình thức sắp xếp: theo thời gian
ban hành văn bản và theo tên loại văn bản (mỗi một tập lưu tương ứng với một
tên loại nhất định).
Bản lưu sau khi sắp xếp được đưa vào tờ bìa hồ sơ và đánh số tờ bằng bút
chì đen ở góc phải phía trên của tờ văn bản.
* Quản lý và sử dụng con dấu
- Quản lý con dấu
Con dấu của công ty được giao cho nhân viên văn thư quản lý với những
quy định sau:
Các loại Con dấu Trung tâm được giao cho cán bộ văn thư quản lý và sử
dụng. Văn thư cơ quan đã thực hiện nhiệm vụ đóng dấu văn bản theo đúng quy
định, không có việc đóng dấu sai hoặc giao dấu cho người khác khi chưa được
phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Các loại con dấu được văn thư cơ
quan bảo quản cẩn thận, mỗi khi sử dụng xong đều cất vào két và khoá cẩn thận.

Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản
của người có thẩm quyền.
-

Sử dụng con dấu
Việc sử dụng con dấu của công ty phải tuân theo những quy định sau:
Những văn bản do công ty ban hành phải được đóng dấu của công ty, Những
19


văn bản do các phòng ban đơn vị trong công ty ban hành phải đóng dấu của van
phòng hay dấu của phòng ban đơn vị đó.
-

Đóng dấu
Việc đóng dấu lên chữ ký hoặc các phụ lục kèm theo văn bản được thực
hiện theo quy định tại khoản 2 và 3điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ – CP ngày
08 tháng 4 của chính phủ về công tác văn thư.
2.3.1.3 Những kết quả mà công tác văn thư đã đạt được
Thời gia qua công tác văn thư của công ty đã đảm bảo được tính chính
xác kịp thời và hiệu quả hướng dẫn các đơn vị trong công ty về thể thức kỹ thuật
trình bày văn bản, xử lý công văn đi, đến, in ấn tài liệu phục vụ cho hoạt động
của công ty. Xây dựng các biểu mẫu theo đúng quy định của quy trình ISO
Công ty cũng đã ban hành một số hướng dẫn trình bày thể thức, từ những
văn bản đấy đã góp phần thống nhất về thể thức trình bày văn bản đưa công tác
soạn thảo và ban hành và quản lý văn bản hành chính được khoa học và phù hợp
với quy định của nhà nước và thống nhất của toàn công ty
Nội dung văn bản được đáp ứng được nhu cầu thực tế đặt ra phù hợp với
pháp luật hiện hành, hạn chế nhiều sai sót về nội dung cung như hình thức .
Tông tin đưa vào văn bản chính xác và xử lý khoa học. Những kết quả trên đã

đạt được là nhờ sự cố gắng của toàn thể ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viên
trong công ty tuy nhiên bên cạnh đó còn tồn tại những yếu kém cần khắc phục.
2.3.1.4 Những mặt hạn chế
Việc chuyển giao văn bản đôi khi còn chậm, việc quản lý văn bản đi đến
chưa thật sự sát sao. Cách tra cứu tài liệu chưa khoa học nên đôi khi gây chậm
chễ trong việc sử dụng tài liệu
2.3.2 Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ
2.3.2.1 Khái niệm
Lưu trữ là lựa chọn tài liệu giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản tài
liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, cá nhân để
làm bằng chứng và tra cứu thông tin khi cần thiết

20


2.4.2.2 Nội dung
-

Công tác lưu trữ của tổng công ty May 10 gồm những nội dung sau:
+ Thu thập bổ sung tài liệu: Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ vào
phông lưu trữ được thực hiện tốt. Thành phần tài liệu thu thập được rất đa dạng
và phong phú, ngoài tài liệu hành chính còn có tài liệu khoa học và kỹ thuật, tài
liệu nghe nhìn.
+ Xác định giá trị tài liệu, sắp xếp, phân loại đăng ký thống kê làm công
cụ tra cứu văn bản Nhân viên văn thư đã xắp xếp sơ bộ theo nguyên tắc từ trên
xuống dưới. Tài liệu của công ty được sắp xếp thẳng đứng tiện cho việc khai
thác và sử dụng tài liệu.
+ Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
Sau khi đã tiến hành thu thập tài liệu, cán bộ lưu trữ đã tiến hành chỉnh lý
tài liệu theo đúng quy trình nghiệp vụ lưu trữ. Nghiệp vụ chỉnh lý được thực

hiện theo hướng dẫn tại Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm
2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Trong quá trình chỉnh lý tài liệu, đã tuân theo đầy đủ những nguyên tắc
chỉnh lý. Tài liệu của từng đơn vị được chỉnh lý và sắp xếp riêng biệt; khi phân
loại và lập hồ sơ phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải
quyết công việc; tài liệu sau khi chỉnh lý phản ánh được hoạt động của đơn vị
hình thành tài liệu.
Lưu trữ đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác chỉnh lý tài liệu, đó
là chương trình “Quản lý và chỉnh lý tài liệu lưu trữ trên máy tính. Chương trình
này được xây dựng và có sự bổ sung, nâng cấp qua các năm để dần hoàn thiện
hơn. So với việc chỉnh lý theo phương pháp truyền thống thì chỉnh lý tài liệu có
sự trợ giúp của máy tính đã đem lại rất nhiều lợi ích: Không những giảm bớt
một số khâu trong quy trình mà việc chỉnh lý tài liệu cũng nhanh hơn, giảm thời
gian, công sức cho cán bộ; không bỏ sót tài liệu; giúp in được tiêu đề và mục lục
hồ sơ luôn; tiết kiệm được kho tàng, phương tiện cần thiết cho việc chỉnh lý; dựa
trên cơ sở dữ liệu giúp cán bộ lưu trữ và bạn đọc tra tìm tài liệu được dễ dàng,
nhanh chóng.
21


+ Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: Khu vực lưu trữ tài liệu được bô trí ở
nơi cao ráo thoáng mát để tránh ẩm mốc, nhân viên văn thư thường xuyên lau
chùi quét dọn kho lưu trữ, tủ đựng hồ sơ dử dụng thuốc chối mối mọt để chống
mối.
+ Tiêu hủy tài liệu hết giá trị Trước khi tiêu hủy nhân viên đã đánh giá lại
giá trị của tài liệu, văn bản. Hủy tài liệu khi có sự đồng ý của Trưởng phòng tổ
chức Hành chính, có người làm chứng và có biên bản tiêu hủy.
2.3.2.3 Những kết quả đạt được
Công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu được thực hiện tương đối tốt theo tiêu
chuẩn của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000. Trước khi lưu trữ bộ

phận văn phòng tiến hành lập hồ sơ tài liệu trước, khi giải quyết công việc nào
thì tiến hành lập hồ sơ công việc đó luôn. Hồ sơ được hình thành từ khi bắt đầu
công việc đến khi kết thúc công việc được hoàn thành. Đay chính là điều kiện
thuận lợi để tiến hành lưu trữ. Hồ sơ tài liệu được lưu theo cả file cứng và cả file
mềm thuận tiện cho việc khai thác và sử dụng tài liệu được nhanh chóng chính
xác. Xây dựng quy chế công tác lưu trữ tập huấn cho nhân viên văn thư từng
bước đưa công tác này ngày càng khoa học hơn.
2.3.2.4 Những mặt hạn chế
Phân loại tài liệu lưu trữ còn nhiều thiếu xót gây khó khăn cho việc khai
thác và sử dụng tài liệu. Việc tham khảo tài liệu phục vụ cho công việc của các
phòng ban đơn vị gặp nhiều khó khăn
2.4 Tổ chức công tác hậu cần
Để duy trì quản lý để công việc được diễn ra trôi chảy thì bất cư một công
ty nào cũng cần phải chú trọng đến công tác hậu cần. Các điều kiện vật chất như
nhà cửa, trang thiết bị trong công ty đều thuộc về công tác hậu cần của văn
phòng trong công ty.
Trình tự thủ tục cung ứng trang thiết bị văn phòng như sau:
-Đối với các trang thiết bị trong các phòng ban: Văn phòng căn cứ vào
phiếu yêu cầu mua vă phòng phẩm rồi tổng hợp kế hoạch mua sắm trình giám
đốc ký. Sau khi giám đốc xét duyệt cán bộ kế toán viết phiếu chi thủ quỹ của
22


công ty xuất tiền mua các trang thiết bị.
Công tác hậu cần của công ty được thực hiện với các công việc như: quản
lý tài sản, bảo đảm điều kiện làm việc của công ty, tổ chức các cuộc họp, hội
nghị, lễ tân, khánh tiết…
*Chuẩn bị chuyến đi công tác cho lãnh đạo
Hoạt động của văn phòng trong việc tổ chức chuyến đi công tác của lãnh
đạo công ty bao gồm các công việc chính dưới đây:

- Trong việc lập kế hoạch chuyến đi công tác:
Trước mỗi chuyến đi, đơn vị chủ trì phải lập kế hoạch chuyến đi, Phải xác
định rõ mục đích, nội dung công việc, thời gian, địa điểm đến, thành phần,
phương tiện giao thông và kinh phí.
- Trong việc chuẩn bị trước chuyến đi:
Sau khi kế hoạch được duyệt, nếu được giám đốc giao, văn phòng thông
báo cho cơ quan, đơn vị đoàn sẽ đến công tác: Tên đoàn công tác, trưởng đoàn
và các thành viên; nội dung và lịch làm việc; thời gian đoàn đi từ cơ quan.
- Trong việc chuẩn bị nội dung công tác:
Nội dung công tác căn cứ vào mục đích, nội dung chuyến đi, lãnh đạo sẽ
phân công đơn vị chuẩn bị. Biết sự phân công của Lãnh đạo, văn phòng đôn đốc
các đơn vị được phân công chuẩn bị đảm bảo yêu cầu nội dung và đúng tiến
độ.Tổ chức đánh máy, nhân bản văn bản phục vụ chuyến đi công tác.
- Trong việc chuẩn bị phương tiện giao thông, kinh phí:
Chuẩn bị phương tiện giao thông và kinh phí phù hợp với nội dung và tính
chất của chuyến đi, vừa đảm bảo đáp ứng nhu cầu công tác và tiết kiệm.
- Chuẩn bị những nội dung khác có liên quan:
Trong trường hợp Lãnh đạo cơ quan đi công tác dài ngày thì văn phòng phải
tổ chức tốt các việc sau:
- Trước ngày lãnh đạo đi công tác, văn phòng đôn đốc, nhắc nhở các đơn
vị chuẩn bị hoàn tất và trình dự thảo văn bản thuộc thẩm quyền ký của lãnh đạo.
- Nếu lãnh đạo thấy cần thiết, văn phòng tổ chức thông báo để các đơn vị
biết thời gian và sự phân công trong thời gian lãnh đạo đi công tác.
23


- Sau khi lãnh đạo đi công tác về, Phòng Hành chính báo cáo tóm tắt
công tác của cơ quan trong thời gian lãnh đạo đi công tác.
- Trên cơ sở kết quả chuyến đi công tác, văn phòng bổ sung những việc
công phát sinh vào chương trình công tác của cơ quan.

* công tác tổ chức các cuộc hội nghị
Tổ chức hội nghị là công việc cần có nhiều thời gian để chuẩn bị, đòi hỏi
sự phối hợp của các đơn vị có liên quan cùng tham gia tổ chức vì các Hội nghị
thường có quy mô lớn, đông người dự, có nhiều nội dung cần chuẩn bị. Mục
đích nhằm tổ chức thực hiện chương trình công tác hoặc tổng kết đánh giá
những kết quả của việc thực hiện một công việc, một nhiệm vụ cụ thể thuộc
chức năng, nhiệm vụ và phạm vi hoạt động của công ty
- Chuẩn bị Hội nghị:
Đơn vị chủ trì Hội nghị phải lập kế hoạch tổ chức hội nghị. Căn cứ vào kế
hoạch, Văn phòng có trách nhiệm giúp lãnh đạo trung tâm theo dõi, đôn đốc các
đơn vị chuẩn bị công việc được phân công, đúng tiến độ thời gian.
Trong Hội nghị thường có các văn bản như báo cáo, tờ trình, đề án,
Phương án, tài liệu tham khảo… Văn phòng đề xuất với lãnh đạo phân công đơn
vị chuẩn bị các văn bản đó.
Lãnh đạo phòng có trách nhiệm kiến nghị với ban giám đốc về chương
trình làm việc, thành phần đại biểu mời dự và chuyển đến đại biểu những giấy
tờ, tài liệu như: công văn triệu tập hội nghị, chương trình hội nghị, báo cáo
chính, báo cáo tham luận, giấy mời .
Thuộc trách nhiệm của mình, Phòng Hành chính phải chuẩn bị đầy đủ, tốt
nhất cơ sở vật chất đảm bảo cho hội nghị thành công.
- Trong quá trình Hội nghị làm việc:
Lãnh đạo phòng chủ trì và phối hợp với đơn vị tổ chức hội nghị tổ chức
đón tiếp đại biểu. Phòng Hành chính cung cấp kịp thời tình hình đại biểu dự hội
nghị để phục vụ việc khai mạc, điều hành, bế mạc và thông báo kết quả hội nghị.
Văn phòng chủ trì theo dõi diễn biến hội nghị, cử người làm công tác
thường trực Hội nghị để giải quyết việc đột xuất sảy ra trong quá trình hội nghị
24


làm việc.

Cùng với đơn vị chủ trì, Văn phòng cử cán bộ ghi biên bản hội nghị. Tổng
hợp các ý kiến để phục vụ cho tổng kết hội nghị.
- Sau khi Hội nghị bế mạc:
Phòng Hành chính đề xuất với thủ trưởng nội dung và hình thức thông
báo kết quả hội nghị.
Văn phòng đôn đốc, nhắc nhở đơn vị chủ trì tổ chức hội nghị đó hoàn
thành hồ sơ theo quy định.
Căn cứ vào kết luận hội nghị, lãnh đạo Văn phòng tổ chức bổ sung những
công việc hội nghị đề ra vào chương trình công tác của công ty.
Văn phòng đảm nhiệm việc thanh quyết toán kinh phí hội nghị.
2.4.1 Những kết quả đạt được
Văn phòng đã luôn đảm bảo những chuyến đi công tác của lãnh đạo công
ty được chu đáo an toàn thực hiện tốt công tác quản lý của công ty.
Tổ chức hội nghị các cuộc họp của công ty diễn ra thành công tốt đẹp
Các điều kiện vật chất trang thiết bị văn phòng đã được cung cấp đúng
đầy đủ số lượng và chất lượng
2.4.2 Những mặt hạn chế
Có một số chuyến công tác đột xuất của lãnh đạo văn phòng chưa xử lý
kịp thời, chưa chuẩn bị kịp thời những tài liệu cần thiết.
2.5 Công tác bảo vệ và công tác tạp vụ
2.5.1 Công tác bảo vệ
Công tác bảo vệ là một trong những hoạt động quan trọng của văn phòng.
Nhận thức được vấn đề này nên công tác bảo vệ tại Tổng công ty May 10 được
thực hiện một cách rất nghiêm túc. Nhân viên bảo vệ công ty đã thực hiện đày
đủ những quy định của công tác bảo vệ trước giờ nhận ca hết giờ thì làm các thủ
tục chuyển giao bằng sổ giao ca.
Khi có sự cố mất cắp, cháy nổ hay hư hại tài sản nhân viên bảo vệ đã báo
cáo kịp thời cho Trưởng phòng xin ý kiến chỉ đạo xử lý kịp thời.

25