Khảo sát, đánh giá về vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự của HĐND tỉnh ninh bình

LỜI CẢM ƠN
Trước hết em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến toàn thể Quý thầy
cô Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Quý thầy cô khoa Quản trị Văn phòng đã dạy
dỗ, truyền đạt những kiến thức quý báu cho em trong suốt quá trình học tập và
rèn luyện tại trường. Em xin cảm ơn thầy Nguyễn Đăng Việt, người đã nhiệt tình
hướng dẫn em thực hiện bài tiểu luận này.
Tuy đã có nhiều cố gắng, nhưng chắc chắn bài tiểu luận của em còn có rất
nhiều thiếu sót. Rất mong nhận được sự góp ý của thầy giáo, cô giáo và các bạn
đọc. Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp, phê bình của quý thầy cô
cũng như các bạn đọc. Đó sẽ là hành trang quý giá giúp em hoàn thiện kiến thức
và bài tiểu luận tiếp theo của mình sau này.
Xin chân thành cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Tôi tên là Nguyễn Thị Dung tôi thực hiện bài tiểu luận cá nhân với tên đề
số 02: “Khảo sát, đánh giá về vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong công
tác hoạch định nhân sự của HĐND Tỉnh Ninh Bình”.
Tôi xin cam đoan đây chính là bài tiểu luận của tôi trong thời gian
qua,thông qua tìm hiểu và thu thập thông tin từ nhiều nguồn tài liệu khác nhau.
Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử
dụng trong bài tiểu luận này.
Hà Nội, ngày 02 tháng 12 năm 2016
Sinh viên

Nguyễn Thị Dung


DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
HĐND

HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN

CP
VP
TCN
UBND

CHÍNH PHỦ
VĂN PHÒNG
TRƯỚC CÔNG NGUYÊN
ỦY BAN NHÂN DÂN


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
PHẦN MỞ ĐẦU..................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài......................................................................................1
2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu..........................................2
3. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2
4. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài.....................................................3
5. Cấu trúc của đề tài....................................................................................3
CHƯƠNG I. KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA HĐND
TỈNH NINH BÌNH..............................................................................................4
1.1. Lịch sử hình thành.................................................................................4
1.2. Cơ cấu tổ chức.......................................................................................8
1.2.1 Danh sách các phòng, đơn vị trong Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh..8
1.2.2. Giải thích về cơ cấu tổ chức..................................................................8

1.3. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND tỉnh.........................10
1.3.1. Chức năng.........................................................................................10
1.3.2. Nhiệm vụ và quyền hạn....................................................................10
CHƯƠNG II. VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ TRONG CÔNG TÁC
HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ TẠI HĐND TỈNH NINH BÌNH.........................15
2.1. Tổ chức thu thập thông tin làm căn cứ hoạch định................................15
2.1.1. Khái niệm thông tin.............................................................................15
2.1.2. Phân loại thông tin trong hoạch định..................................................15
2.1.3. Vai trò và đặc điểm của thông tin trong hoạch định............................16
2.1.4. Thu thập thông tin và yêu cầu của quá trình tổ chức thu thập thông tin 17
2.1.5. Xử lý thông tin trong quản lý văn phòng............................................19
2.2. Tổ chức thiết lập mục tiêu......................................................................22
2.3. Tổ chức xây dựng và thực hiện các giải pháp........................................23
2.3.1. Nâng cao nhận thức, đổi mới tư duy đội ngũ cán bộ cấp cơ sở:......23


2.3.2. Xây dựng cụ thể tiêu chí về tuyển dụng và sử dụng cán bộ ở từng vị
trí cụ thể, trong đó đặc biệt quan tâm tới trình độ văn hoá, chuyên môn và
trình độ lý luận chính trị, hỗ trợ đào tạo cán bộ bằng cả hai cách:...............23
2.3.3. Nâng cao năng lực lao động và phát triển nguồn nhân lực..............24
2.4. Tuyển dụng nhân sự..............................................................................25
2.4.1. Quy trình tuyển dụng nhân sự được thực hiện qua các bước như sau:25
2.4.2. Trong vai trò là nhà tuyển dụng nhân sự, bạn cần thiết phải lưu ý
những điểm sau:............................................................................................25
2.5. Đào tạo, phát triển nhân sự....................................................................27
2.5.1

Nhu cầu đào tạo, huấn luyện và phát triển nhân lực.........................27

2.5.2

Tiến trình đào tạo và phát triển nhân lực..........................................28

2.5.3. Huấn luyện tại nơi làm việc................................................................29
2.5.4. Huấn luyện ngoài nơi làm việc.........................................................29
2.6. Bố trí sử dụng nhân sự...........................................................................30
2.6.1. Khái niệm............................................................................................30
2.6.2. Nội dung phân công và hợp tác lao động............................................30
2.7. Đãi ngộ nhân sự.....................................................................................31
2.8. Kiểm tra, đánh giá nhân sự....................................................................32
CHƯƠNG III. GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ
VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ................34
3.1. Nhận xét, đánh giá.................................................................................34
3.1.1. Ưu điểm...............................................................................................34
3.1.2. Nhược điểm.........................................................................................34
3.1.3. Nguyên nhân.......................................................................................35
3.2. Các giải pháp..........................................................................................35
3.2.1. Tập trung hoàn thành việc xác định vị trí việc làm, xây dựng cơ cấu
nguồn nhân lực..............................................................................................35
3.2.2. Tiếp tục hoàn thiện quy trình tuyển dụng công chức..........................36
3.2.3. Nâng cao chất lượng đội ngũ công chức làm công tác tuyển dụng.. . .36
3.2.4. Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát đối với hoạt động tuyển dụng...37
PHẦN KẾT LUẬN............................................................................................38
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................39
PHỤ LỤC



PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài

Hoạch định là tiến trình trong đó nhà quản trị xác định, lựa chọn mục tiêu
của tổ chức và vạch ra các hành động cần thiết nhằm đạt được mục tiêu, để làm
cho các sự việc có thể xảy ra, phải xảy ra hoặc không xảy ra theo hướng có lợi
cho cơ quan, tổ chức dựa trên cơ sở mục tiêu chung của tổ chức có tính đến, đòi
hỏi của các quy luật khách quan chi phối lớn mọi yếu tố, mọi khía cạnh bên
trong nội bộ cũng như bên ngoài môi trường.
Hoạch định nguồn nhân lực (nhân sự) giúp cho tổ chức xác định rõ
khoảng cách giữa hiện tại và định hướng tương lai về nhu cầu nhân lực của tổ
chức, chủ động thấy trước được các khó khăn và tìm các biện pháp nhằm đáp
ứng nhu cầu nhân lực. Đồng thời, hoạch định nguồn nhân lực giúp cho tổ chức
thấy rõ hơn những hạn chế và cơ hội của nguồn tài sản nhân lực mà tổ chức hiện
có.
Hoạt động của con người để thực hiện một việc việc gì đó khác loài vật ở
chỗ con người biết tư duy, suy nghĩ, lựa chọn, hình dung cách làm trước khi còn
người bắt tay vào thực hiện. Đây là hoạt động có kế hoạch hay nói cách khác
dây là hoạch định, nó là một việc rất cần thiết và rất đặc trưng trong hoạt động
của con người. Hoạt động quản trị là một trong những hoạt động của cong
người, chính vì thế cần phải được kế hoạch hóa về mặt phương diện khoa học,
kế hoạch được xem là một chương trình hoạt động cụ thể, còn hoạch định là một
quá trình soạn thảo và thực hiện kế hoạch một cách cụ thể đã được đề ra. Theo
Harold Koonzt, Cyril Odonnel và Heinz thì hoạch định là : Quyết định xem phải
làm cái gì? Làm như thế nào? Khi nào làm? Ai làm? Tuy nhiên, khi một tình
huống nào đó xảy ra bất ngờ thì mọi kế hoạch trong hoạch định sẽ bị đảo lộn,
nhưng dù sao thì trước khi hoạch định nhà quản trị đã vạch ra mọi rủi ro sẽ gặp
phải nên trong mọi kế hoạch đều sẽ dễ giải quyết hơn. Bởi vậy, vai trò của nhà
quản trị trong công tác hoạch định nhân sự rất quan trọng, hay nói cách khác là
mắt xích gỡ mọi rủi ro khi gặp phải trong kế hoạch. Vì thế, tôi chọn đề tài:
“Khảo sát, đánh giá về vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong công tác
1

hoạch định nhân sự của HĐND Tỉnh Ninh Bình”, nhằm đưa ra những ý kiến cá
nhân đóng góp thêm cho công tác hoạch định trong quản trị góp phân nâng cao
vai trò của nhà quản trị trong công tác hoạch định nhân sự, từ đó giúp nhà quản
trị có thêm nhiều kiến thức và kỹ năng phục vụ cho hoạt động quản lý của mình.
2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
 Đối tượng nghiên cứu: Vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công
tác hoạch định nhân sự của HĐND Tỉnh Ninh Bình
 Mục đích nghiên cứu: Đưa ra những bất cập trong vai trò của nhà quản
trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự, từ đó tìm ra các giải pháp
nhằm nâng cao chất lượng của công tác hoạch định nhân sự để giúp cơ quan tổ
chức hoạt đọng của hiệu quả hơn. Với số lượng lao động: Xác định những tiêu
chuẩn để bố trí lại nguồn nhân lực trong cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp,
xác định rõ lao động lưu chuyển, số lao động cần thu hút vào làm việc thông qua
tuyển dụng, xác định số người cần đào tạo mới, đào tạo lại, hay nâng cao. Với
chi phí tiền lương: dự đoán được mức tăng năng suất lao động, nâng cao hiệu
quả làm việc.
 Nhiệm vụ nghiên cứu: Phân tích đánh giá sự thực hiên công việc của
từng cá nhân trong cơ quan, tổ chức, dự đoán khả năng của họ trong tương lai.
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, từ đó đưa ra các kế hoạch cụ thể
cho nguồn nhân lực hiện có và kế hoạch tuyển dụng thêm nguồn nhân lực.
3. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử
dụng

 Cơ sở phương pháp luận:
 Quan điểm thực tiễn và nguyên tắc lý luận gắn liền với thực tiễn
 Quan điểm lịch sử - cụ thể
 Quan điểm toàn diện và hệ thống
 Quan điểm kế thừa và phát triển

 Các phương pháp nghiên cứu sử dụng:
 Phương pháp thống kê
2


 Phương pháp tổng hợp
 Phương pháp kiểm tra
 Phương pháp đánh giá, nhận xét
4. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
 Xây dựng tiến trình hoạch định nguồn nhân lực cho cơ quan, tổ chức.
 Đưa ra những ưu điểm và hạn chế của nhà quản trị trong công tác
hoạch định nhân lực từ đó nếu ra nhưng giải pháp giúp nâng cao chất lượng
hoạch định nguồn nhân lực trong thực tiễn.
5. Cấu trúc của đề tài

 Phần mở đầu:
 Lý do chọn đề tài
 Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng
 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
 Cấu trúc của đề tài

 Phần nội dung:
 Chương 1: Khái quát về tổ chức và hoạt động của HĐND Tỉnh Ninh
Bình.
 Chương 2: Vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch
định nhân sự HĐND Tỉnh Ninh Bình
 Chương 3: Giải pháp nâng cao vai trò của nhà quản trị văn phòng trong
công tác hoạch định nhân sự HĐND Tỉnh Ninh Bình.

 Phần kết luận: Kết luận về kết quả nghiên cứu của từng nhiệm vụ đặt
ra.

3


CHƯƠNG I
KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA HĐND
TỈNH NINH BÌNH
1.1. Lịch sử hình thành
Ninh Bình là một tỉnh ven biển cực Nam của châu thổ sông Hồng, phía
Bắc giáp Hà Nam, đông và đông bắc giáp Nam Định, đông nam giáp vịnh Bắc
bộ, tây bắc giáp Hòa Bình và phía Nam giáp tỉnh Thanh Hóa.
Đất này đời Tần (255-207 TCN) thuộc Tượng quận. Trong giai đoạn Bắc
thuộc lần thứ hai (207TCN-542 TCN), đưới đời nhà Hán thuộc quận Giao Chỉ,
đời Ngô (266-280) và đời Tấn (280- 420) thuộc Giao Châu, đến cuối đời lương
(502-542) là châu Trường Yên. Khi Lý Nam Đế đánh đuổi quân Lương, lập nên
nhà Tiền Lý (542-602) thì vẫn là châu Trường Yên của nước vạn Xuân. Trong
giai đoạn Bắc thuộc lần thứ 3 (603-905) đưới đời nhà Tùy và nhà Đường đất
này vẫn là châu Trường Yên.
Khi Đinh Bộ Lĩnh dẹp xong 12 sứ quân thống nhất đất nước lập nên triều
Đinh (968-980) đóng đô ở Hoa Lư thì đất này gọi là châu Đại Hoàng của nước
Đại Cồ Việt. Đến đời Tiền Lê (981-1009) gọi là châu Trường Yên. Đời nhà Lý
(1010-1225) gọi là phủ Trường Yên, sau gọi là châu Đại Hoàng nước đại cồ
Việt. Đầu đời Trần gọi là lộ, sau đổi là trấn Trường Yên. Năm Quang Thái thứ
10 (1398) đời Trần Thuận tông đổi thành trấn Thiên Quan.
Thời kỳ thuộc Minh (1407-1428) lại gọi là châu Trường Yên. Theo Đại
Thanh nhất thống trí (của Trung Quốc) thì: Phủ Kiến Bình lãnh một châu là
Trường Yên và 6 huyện là Ý Yên, Đại Loan, Yên Bản, Vọng Doanh, Yên Ninh
và Lê Bình, nghĩa là cả một số huyện thuộc tỉnh Nam Định ngày nay. Còn theo

Thiên hạ quận quốc lợi bệnh thư thì năm Vĩnh Lạc thứ 5 đời Minh (1407), châu
Trường Yên nhập vào phủ Kiến Bình gồm 4 huyện Yên Mô, Uy Viễn, Yên Ninh
và Lê Bình. Năm Vĩnh Lạc 6 (1408) nhập huyện Uy Viễn vào châu Trường Yên,
năm 1415 nhập huyện Yên Mô vào huyện Yên Ninh, năm 1419 nhập huyện Lê
4


Bình vào châu Trường Yên.
Đến triều Lê vẫn theo như đời Trần trước. Đời Thiệu Bình (1434-1440)
dưới triều Lê Thái Tông (1433-1442) chia làm 2 phủ Trường Yên và Thiên Quan
thuộc về trấn Thanh Hoa (Thanh Hoá ngày nay) gồm 6 huyện. Phủ Trường Yên
có 3 huyện Gia Viễn, Yên Khang và Yên Mô; phủ Thiên Quan quản 3 huyện
Phụng Hoá, Ninh Hoá và Lạc Thổ. Đời Hồng Đức (1470-1498), Lê Thánh Tông
cho nhập 2 phủ ấy vào Sơn Nam thừa tuyên. Đời Nhà Mạc (1527-1592) gọi hai
phủ này là Thanh Hoa ngoại trấn, ngăn cách với Thanh Hoa nội trấn bởi dãy núi
Tam Điệp. Nhà Lê Trung hưng đóng đô ở Thanh Hoa. Từ phủ Trường Yên trở ra
ngoài bắc do nhà Mạc cai quản; trừ Trường Yên trở vào, bắt đầu từ 1533 do nhà
Lê Trung hưng quản. Hai địa danh Thanh Hoa nội trấn và Thanh Hoa ngoại trấn
bắt đầu có từ đấy. Sau khi nhà Mạc bị diệt (1592), nhà Lê lại đem 2 phủ Trường
Yên và Thiên Quan nhập vào Thanh Hoa gọi là Thanh Hoa ngoại trấn. Thời Tây
Sơn cũng gọi là Thanh Hoa ngoại trấn thuộc Bắc thành.
Dưới triều Nguyễn vẫn theo như cũ: Thanh Hoa ngoại trấn gồm 2 phủ
Trường Yên và Thiên Quan, có 6 huyện là Yên Mô, Yên Khang, Gia Viễn, Yên
Hoá, Phụng Hoá và Lạc Thổ.
Năm Gia Long thứ 5 (1806) đổi thanh Hoa ngoại trấn gọi là đạo Thanh
Bình vẫn thuộc trấn Thanh Hoa. Năm Minh Mệnh thứ 2 (1821) đổi tên phủ
Trường Yên làm phủ Yên Khánh. Năm Minh Mệnh thứ 3 (1822) đổi tên đạo
Thanh Bình làm đạo Ninh Bình. Địa danh Ninh Bình có từ đó, nhưng vẫn là một
đạo thuộc trấn Thanh Hoa. Đến năm Minh Mệnh thứ 10 (1829) mới chính thứ
đổi làm trấn Ninh Bình, đặt các quan cai trị là Trấn thủ, Hiệp trấn Ninh Bình, đặt

các quan cai trị là Trấn thủ, Hiệp trấn và Tham hiệp như các trấn khác năm trong
Bắc Thành. Cũng trong năm 1829 thành lập huyện Kim Sơn, do Dinh diền sứ
Nguyễn Công Trứ khai khẩn đất hoang, đất bồi ven biển lập nên.
Năm Minh Mệnh thứ 12 (1831) đổi trấn Ninh Bình thành tỉnh Ninh Bình
và bỏ Tổng trấn Bắc thành theo chương trình cải cách hành chính của Minh
Mệnh. Tỉnh Ninh Bình dưới triều Nguyễn có 2 phủ gồm 7 huyện. Phủ Yên
Khánh gồm 4 huyện Yên Khánh, Yên Mô, Gia Viễn (khi ấy gồm cả 2 huyện Gia
VIễn Hoa Lư ngày ngay và Kim Sơn. Phủ Thiên Quan (đến đời Tự Đức 15, tức
5


năm 1862 đổi là phủ Nho Quan), Yên Hoà (đời Lê gọi là Ninh Hoá, gồm một
phần huyên Nho Quan và một phần huyện Gia Viễn ngày nay) và huyện Yên
Lạc (trước là Lạc Thổ, sau là Lạc Yên, ngày nay là huyện Lạc Sơn tỉnh Hoà
Bình).
Thời thuộc Pháp có một số thay đổi, như cắt huyện Yên Lạc nhập vào tỉnh
Hoà Bình, đổi tên huyện Phụng Hoá thành huyện Nho Quan và thành lapạ huyện
Gia Khánh gồm một phần huyện Gia Viễn và một phần huyện Yên Khánh.
Năm 1930, Đảng Cộng sản Việt Nam ra đời, Ninh Bình là một trong
những tỉnh sớm có cơ sở Đảng và phong trào cách mạng. Khu căn cứ Quỳnh
Lưu là một trong ba trung tâm của Chiến khu Quang Trung thời tiền khởi nghĩa.
Khu du kích Khánh Trung, Khánh Thiện là những cơ sở chống Pháp kiên cường.
Thời kỳ chống Mỹ, Ninh Bình đã giữ vững mạch giao thông Bắc - Nam. Quân
dân Ninh Bình đã bắn rơi 90 máy bay Mỹ. Tỉnh Ninh Bình đã được Nhà nước
phong tặng danh hiệu Đơn vị Anh hùng Lực lượng vũ trang nhân dân...
Trước Cách mạng Tháng 8 (1945), Ninh Bình có 6 phủ huyện độc lập với
nhau (phủ không quản huyện gồm hai phủ Nho Quan, Yên Khánh, các huyện
Gia Viễn, Gia Khánh, Kim Sơn và Yên Mô cùng với thị xã Ninh Bình.
Sau Cách mạng Tháng 8 (1945), một số tỉnh thành mang tên các danh
nhân hay địa danh lịch sư thì Ninh Bình mang tên các danh nhân hay địa danh

lịch sử thì Ninh Bình mang tên là tỉnh Hoa Lư trong một thời gian ngắn. Các
phủ huyện đều được gọi chung là huyện, gồm 6 huyện và một thị xã. Nhưng
ngày 9.10.1945, Hội đồng Chính phủ quyết định các tỉnh lấy lại tên cũ thì Hoa
Lư lại được gọi là tỉnh Ninh Bình thuộc Bắc Kỳ, sau gọi là Bắc Bộ.
Trong kháng chiến chống Pháp (1946-1954), tỉnh Ninh Bình thuộc khu 3.
Ngày 25.1.1948, hợp nhất các khu 2, khu 3 và khu 11 thành Liên khu thì Ninh
Bình thuộc Liên khu 3.
Sau ngày thống nhất đất nước, năm 1976 Ninh Bình hợp với tỉnh Hà Nam
(gồm Nam Định và Hà Nam) thành tỉnh Hà Nam Ninh và năm 1977 sau đó hợp
nhất 2 huyện Nho Quan và Gia Viễn thành huyện hoàng Long, hợp nhất huyện
Yên Mô và 10 xã huyện Yên Khánh thành huyện Tam Điệp, hợp nhất huyện
Kim Sơn và 9 xã huyện Yên Khánh thành huyện Kiem Sơn, hợp nhất huyện Gia
6


Khánh và thị xã Ninh Bình thành huyện Hoa Lư. Thời gian này đất Ninh Bình
cũ chỉ còn 4 huyện năm trong tỉnh Hà Nam Ninh, thị xã Ninh Bình hạ xuống
thành thị trấn thuộc Huyện Hoa Lư.
Ngày 9.4.1981 lại tách huyện Hoàng Long thành 2 huyện: Hoàng Long và
Gia Viễn. Tháng 12.1991, Quốc Hội khoá VIII kỳ họp thứ 10 quyết định tách
tỉnh Ninh Bình ra khỏi tỉnh Hà Nam Ninh. Ninh Bình trở lại tỉnh cũ khi này gồm
7 đơn vị hành chính là thị xã Ninh Bình, thị xã Tam Điệp và 5 huyện là Hoàng
Long, Hoa Lư, Gia Viễn, Tam Điệp, Kim Sơn.
Tháng 11.1993 đổi tên huyện Hoàng Long thành huyện Nho Quan. Tháng
7.1994, đổi tên huyện Tam Điệp trở về tên cũ Yên Mô và thành lập lại huyện
Yên Khánh.
Đến ngày nay, Ninh Bình là một tỉnh có diện tích 1387,5 km2 với dân số
93 vạn người, bao gồm 8 đơn vị hành chính ( 1 thành phố, 1 thị xã và 6 huyện):
Thành phố Ninh Bình, thị xã Tam Điệp, huyện Nho Quan, huyện Gia Viễn,
huyện Hoa Lư, huyện Yên Mô, huyện Yên Khánh và huyện Kim Sơn.

Địa chỉ cơ quan: Số 3 - Lê Hồng Phong - Phường Vân Giang - Thành
phố Ninh Bình - Ninh Bình
Điện thoại: 030.3871.059
Fax: 030.3871.890

7


Hình ảnh 1. HĐND Tỉnh Ninh Bình
1.2. Cơ cấu tổ chức
1.2.1 Danh sách các phòng, đơn vị trong Văn phòng Uỷ ban nhân dân
tỉnh
Tên gọi
1.
2.
3.
4.

Vp1
Vp2
Vp3
Vp4

Trưởng phòng
- Phòng Hành chính Quản trị Bùi Công Hoan
- Phòng Tổng hợp
Phạm Văn Tam
- Phòng Kinh tế ngành
Phạm Ngọc Anh
- Phòng Đầu tư xây dựng cơ

Hoàng Mạnh Hùng

bản
5. Vp5 - Phòng Phân phối lưu thông Dương Thanh Tuân
6. Vp6 - Phòng Văn xã
Đinh Quốc Trường
7. Vp7 - Phòng Nội chính
Trần Văn Phương
8. Vp9 - Phòng Ngoại vụ
Phạm Đức Phú
9. Vp10 - Ban Tiếp dân và xử lý đơn
thư khiếu nại, tố cáo
10. Đội xe
Nguyễn Tiến Dũng
11. Trung tâm Tin học
12. Dân tộc
Nguyễn Thị Phượng
1.2.2. Giải thích về cơ cấu tổ chức

Điện Thoại

Lĩnh vực
phụ trách

3.873.643
0913501586
3.873.642
3.871.1833
3.871.752
3.871.182

3.871.049
3.889.208
3.876.142
3.873.085
3.874.963

3871.054

1. Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh
a) Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có Chánh Văn phòng và các Phó
Chánh Văn phòng;
b) Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh do
Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo
quy định của pháp luật.
c) Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh là người đứng đầu, chịu trách
nhiệm trước Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và trước pháp
luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng; đồng thời là chủ tài khoản cơ quan
Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.
d) Phó Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh được Chánh Văn phòng
phân công theo dõi từng khối công việc và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn
8


phòng, trước pháp luật về các lĩnh vực công việc được phân công phụ trách. Khi
Chánh Văn phòng vắng mặt, một Phó Chánh Văn phòng được Chánh Văn phòng
ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.
2. Cơ cấu tổ chức
a) Các phòng chuyên môn:
- Phòng Hành chính - Tổ chức (bao gồm cả công tác văn thư, lưu trữ);
- Phòng Quản trị - Tài vụ (bao gồm cả quản lý Đội xe);

- Phòng Tổng hợp;
- Phòng Kinh tế ngành;
- Phòng Đầu tư và xây dựng cơ bản;
- Phòng Phân phối lưu thông;
- Phòng Văn xã;
- Phòng Nội chính;
- Phòng Ngoại vụ;
- Phòng Tiếp công dân;
- Phòng Dân tộc;
Các chuyên viên nghiên cứu thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh được
làm việc trực tiếp với Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng Ủy ban nhân
dân tỉnh và Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh khi có yêu cầu.
b) Các đơn vị sự nghiệp:
- Trung tâm Tin học - Công báo.
- Căn cứ vào tình hình thực tế của địa phương, Chánh Văn phòng Ủy ban
nhân dân tỉnh thống nhất với Giám đốc Sở Nội vụ trình Uỷ ban nhân dân tỉnh
quyết định thành lập mới các tổ chức sự nghiệp thuộc Văn phòng Ủy ban nhân
dân tỉnh theo quy định của pháp luật.

9


1.3. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND tỉnh
1.3.1.Chức năng
Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có chức năng tham mưu tổng hợp, giúp
Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức các hoạt động chung của Ủy ban nhân dân tỉnh,
tham mưu, giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ đạo, điều hành các hoạt động
chung của bộ máy hành chính ở địa phương; bảo đảm cung cấp thông tin phục
vụ công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân.
Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và thông tin cho công chúng theo quy định

của pháp luật; bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Ủy
ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh. Tham mưu giúp UBND tỉnh
thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác dân tộc ở địa phương.
1.3.2.Nhiệm vụ và quyền hạn
Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh căn cứ Nghị định số
13/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của Chính phủ quy định tổ chức
các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc
Trung ương; Thông tư Liên tịch số 02/2011/TTLT-VPCP-BNV ngày 28 tháng 01
năm 2011 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ và Bộ trưởng Bộ
Nội vụ Hướng dẫn về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; các văn bản
pháp luật khác của nhà nước có liên quan, xây dựng Quy chế làm việc của cơ
quan và ban hành nhiệm vụ cụ thể cho các phòng chuyên môn; các đơn vị trực
thuộc, đồng thời chỉ đạo các đơn vị hoạt động đạt kết quả tốt, đảm bảo theo
đúng quy định của Nhà nước và Ủy ban nhân dân tỉnh.
Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn quy
định tại Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của Chính
phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh,
thành phố trực thuộc Trung ương và những nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây:
1. Tham mưu tổng hợp, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh
a) Xây dựng, quản lý chương trình công tác của Ủy ban nhân dân tỉnh,
giúp Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý việc thực hiện chương trình đó theo quy định
10


của pháp luật;
b) Theo dõi, đôn đốc các Sở, cơ quan ngang sở, cơ quan thuộc Ủy ban
nhân dân tỉnh (sau đây gọi tắt là Sở, ngành), Ủy ban nhân dân huyện, thành
phố, thị xã trực thuộc tỉnh (sau đây gọi tắt là Ủy ban nhân dân cấp huyện), các
cơ quan, tổ chức liên quan thực hiện chương trình công tác của Ủy ban nhân dân

tỉnh và Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân tỉnh;
c) Phối hợp thường xuyên với các Sở, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện,
các cơ quan, tổ chức liên quan trong quá trình chuẩn bị và hoàn chỉnh các đề án,
dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét,
quyết định theo quy định của pháp luật;
d) Thẩm tra về trình tự, thủ tục chuẩn bị và có ý kiến đánh giá độc lập đối
với các đề án, dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, các báo cáo quan
trọng theo chương trình công tác của Ủy ban nhân dân tỉnh và các công việc
khác do các Sở, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện, các cơ quan, tổ chức liên
quan trình Ủy ban nhân dân tỉnh;
đ) Xây dựng các đề án, dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật và các
báo cáo theo sự phân công của Ủy ban nhân dân tỉnh;
e) Chủ trì, phối hợp với các Sở, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện, các
cơ quan, tổ chức liên quan chuẩn bị nội dung, phục vụ phiên họp thường kỳ, bất
thường, các cuộc họp và hội nghị chuyên đề khác của Ủy ban nhân dân tỉnh, các
cuộc họp của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh;
g) Chủ trì, điều hòa, phối hợp việc tiếp công dân giữa các cơ quan tham
gia tiếp công dân tại Trụ sở tiếp công dân của tỉnh; quản lý, bảo đảm điều kiện
vật chất cho hoạt động của Trụ sở tiếp công dân của tỉnh.
2. Tham mưu tổng hợp, giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh
a) Xây dựng, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt và đôn đốc
thực hiện chương trình công tác năm, 6 tháng, quý, tháng, tuần của Chủ tịch Ủy
ban nhân dân tỉnh; kiến nghị với Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh những nhiệm vụ
trọng tâm, trọng điểm cần tập trung chỉ đạo, điều hành các Sở, ngành, Ủy ban
nhân dân cấp huyện, các cơ quan, tổ chức liên quan trong từng thời gian nhất
11


định;
b) Kiến nghị với Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giao các Sở, ngành, Ủy

ban nhân dân cấp huyện, các cơ quan, tổ chức liên quan xây dựng cơ chế, chính
sách, các đề án, dự án, dự thảo văn bản pháp luật để trình cấp có thẩm quyền
quyết định;
c) Thẩm tra về trình tự, thủ tục chuẩn bị và có ý kiến đánh giá độc lập đối
với các đề án, dự án, dự thảo văn bản, báo cáo theo chương trình công tác của
Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và các công việc khác do các Sở, ngành, Ủy ban
nhân dân cấphuyện, các cơ quan, tổ chức liên quan trình Chủ tịch Ủy ban nhân
dân tỉnh;
d) Chủ trì, phối hợp với các Sở, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện, các
cơ quan, tổ chức liên quan hoàn chỉnh nội dung, thủ tục, hồ sơ và dự thảo văn
bản để trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định đối với những
công việc thường xuyên khác;
đ) Chủ trì làm việc với lãnh đạo cơ quan, các tổ chức, cá nhân liên quan
để giải quyết những vấn đề thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân
tỉnh mà các Sở, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện còn có ý kiến khác nhau
theo ủy quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh;
e) Chủ trì soạn thảo, biên tập hoặc chỉnh sửa lần cuối các dự thảo báo cáo,
các bài phát biểu quan trọng của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh;
g) Giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ đạo thực hiện các Quy chế
phối hợp công tác giữa Ủy ban nhân dân tỉnh với các cơ quan của Đảng, Hội
đồng nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị - xã hội, Tòa
án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân tỉnh;
h) Giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh kiểm tra thực hiện những công
việc thuộc thẩm quyền kiểm tra của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh đối với các
Sở, ngành, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp huyện, các cơ quan, tổ
chức liên quan để báo cáo và kiến nghị với Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh các
biện pháp cần thiết nhằm đôn đốc thực hiện và bảo đảm chấp hành kỷ cương, kỷ
luật hành chính;
12

i) Đôn đốc các Sở, ngành, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân
dân cấp huyện, các cơ quan, tổ chức liên quan báo cáo tình hình, kết quả thực
hiện các văn bản chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân
dân tỉnh;
k) Được yêu cầu các Sở, ngành, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân
dân cấp huyện, các cơ quan, tổ chức liên quan cung cấp tài liệu, số liệu và văn
bản liên quan hoặc tham dự các cuộc họp, làm việc để nắm tình hình, phục vụ
công tác chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân
tỉnh.
3. Bảo đảm thông tin phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của
Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.
a) Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất với Chủ tịch Ủy ban
nhân dân tỉnh; thông tin để các thành viên Ủy ban nhân dân tỉnh, Thủ trưởng cơ
quan thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân
dân cấp huyện, các cơ quan của Đảng, Nhà nước và các cơ quan, tổ chức liên
quan về tình hình kinh tế - xã hội của địa phương, hoạt động của Ủy ban nhân
dân tỉnh, công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân
tỉnh;
b) Cung cấp thông tin cho công chúng về các hoạt động chủ yếu, những
quyết định quan trọng của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh;
những sự kiện kinh tế, chính trị, xã hội nổi bật mà dư luận quan tâm theo quy
định pháp luật và chỉ đạo của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh;
c) Thực hiện nhiệm vụ phát ngôn của Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định
của pháp luật;
d) Quản lý, xuất bản và phát hành Công báo tỉnh;
đ) Quản lý và duy trì hoạt động mạng tin học của Ủy ban nhân dân tỉnh;
e) Quản lý tổ chức và hoạt động của Trang Thông tin điện tử của Văn
phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.
4. Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Ủy ban

nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.
5. Xây dựng, ban hành các văn bản thuộc thẩm quyền của Văn phòng Ủy
13


ban nhân dân tỉnh theo quy định của pháp luật.
6. Tổ chức việc phát hành và quản lý các văn bản của Ủy ban nhân dân
tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.
7. Tổng kết, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về công tác văn phòng đối
với Văn phòng các Sở, ngành, Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp huyện.
8. Tổ chức nghiên cứu, thực hiện và ứng dụng các đề tài nghiên cứu khoa
học.
9. Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế; thực hiện chế độ tiền lương và các
chế độ, chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật; đào tạo, bồi dưỡng về chuyên
môn, nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc Văn phòng Ủy ban
nhân dân tỉnh.
10. Quản lý tài chính, tài sản được giao theo quy định của pháp luật và
phân cấp của Ủy ban nhân dân tỉnh.
11. Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Ủy ban nhân dân và Chủ
tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giao hoặc theo quy định của pháp luật.
 Tiểu kết: Cung cấp thông tin về văn bản pháp luật cho mọi đối tượng
có yêu cầu; đảm bảo văn bản pháp luật sau khi ban hành được công bố chính
xác, kịp thời theo đúng quy định pháp luật và thường xuyên rà soát, cập nhật
hiệu lực theo nội dung văn bản của cơ quan có thẩm quyền ban hành. Hỗ trợ
pháp lý cho doanh nghiệp theo quy định tại Nghị định số 66/2008/NĐ-CP ngày
28 tháng 5 năm 2008 của Chính phủ về hỗ trợ pháp lý cho doanh nghiệp. Phục
vụ công tác quản lý nhà nước của các cấp, các ngành trên tất cả các lĩnh vực,
góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước. Phục vụ công tác ban
hành, kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan chức năng theo quy
định tại Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy

ban nhân dân và Nghị định số 135/2003/NĐ-CP ngày 14 tháng 11 năm 2003 của
Chính phủ về kiểm tra và xử lý văn bản quy phạm pháp luật. Hướng tới mục tiêu
xây dựng Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa của nhân dân, do nhân dân và
vì nhân dân dưới sự lãnh đạo của Đảng trong thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế,
việc thực hiện chủ trương công khai, minh bạch hóa chính sách, pháp luật của
tỉnh Ninh Bình là một yêu cầu cần thiết.

14


CHƯƠNG II
VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ TRONG CÔNG TÁC
HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ TẠI HĐND TỈNH NINH BÌNH
2.1. Tổ chức thu thập thông tin làm căn cứ hoạch định
2.1.1. Khái niệm thông tin
Thông tin là tất cả các tin tức, sự việc, sự kiện, hiện tượng, ý tưởng, phán
đoán, … làm tăng thêm sự hiểu biết của con người. Trong hoạt động quản lý,
thông tin là những gì mà nhà quản lý cần cho việc ra quyết định. Bên cạnh các
nhà quản lý có vô vàn dữ liệu, thông tin, nhưng chỉ khi nào họ cần đến cho
những mục đích ban hành quyết định quản lý họ mới gọi đó là thông tin. Như
vậy, thông tin là tập hợp tất cả các dữ liệu đã được xử lý, mã hóa, sắp xếp nhằm
giúp cho các nhà quản lý đưa ra các quyết định tốt hơn trong một môi trường cụ
thể.
2.1.2. Phân loại thông tin trong hoạch định
a) Theo kênh tiếp nhận
- Dựa vào mối quan hệ giữa người gửi và người nhận: thông tin từ cấp
trên gửi xuống, cấp dưới gửi lên, ngang cấp hoặc các cơ quan có liên quan gửi
đến.
- Dựa vào phương tiện gửi - nhận: thông tin bằng văn bản, bằng lời, thông
tin phi ngôn ngữ.

- Dựa vào cách thức gửi - nhận: thông tin công khai (thông tin qua các
phương tiện thông tin đại chúng); thông tin bán công khai; thông tin mật.
- Dựa vào nguồn tiếp nhận: Nguồn sơ cấp và nguồn thứ cấp; nguồn bên
trong và nguồn bên ngoài; nguồn mới và nguồn cũ; nguồn quan trọng và nguồn
ít quan trọng; nguồn tin chính thức và nguồn tin không chính thức…
b) Theo tính chất và đặc điểm sử dụng thông tin
- Thông tin phải biết
- Thông tin cần biết
- Thông tin nên biết
c) Theo phạm vi và lĩnh vực hoạt động
15


Phân loại dựa trên các lĩnh vực ngành nghề khác nhau như: nông nghiệp,
công nghiệp, thương mại, giáo dục, y tế, …
d) Theo tính chất thời điểm nội dung
- Thông tin pháp lý (hay còn gọi là thông tin về chính sách)
- Thông tin thực tế (tình hình triển khai, thực hiện các quyết định quản lý
của các đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức)
- Thông tin phản hồi (tâm tư, nguyện vọng, ý kiến của cán bộ, công chức,
công dân, khách hàng)
- Thông tin kinh tế - xã hội
2.1.3. Vai trò và đặc điểm của thông tin trong hoạch định
a) Vai trò của thông tin
- Thông tin là công cụ, là phương tiện, đồng thời cũng là sản phẩm của
quá trình quản lý: Về bản chất, hoạt động quản lý là quá trình làm việc với thông
tin. Thông tin là công cụ để người quản lý thực hiện hoạt động quản lý. Sản
phẩm và cũng chính là phương tiện của quá trình tác động giữa người quản lý và
người bị quản lý là thông tin.
- Thông tin là cơ sở để nhà quản lý ban hành các quyết định quản lý: Một

trong những khâu quan trọng của quá trình ban hành quyết định quản lý là khâu
thu thập thông tin và xử lý thông tin. Đây là điều kiện tiên quyết để đảm bảo cho
quyết định quản lý hợp pháp và hợp lý. Nó liên quan đến chất lượng và hiệu quả
của quyết định hành chính.
- Thông tin là căn cứ để tổ chức kiểm tra, đánh giá và thực hiện các quyết
định quản lý: ở đây, thông tin giúp nhà quản lý nhận thức chính xác công việc
cần tổ chức thực hiện; thông tin giúp cho nhà quản lý có cơ sở xây dựng phương
án thực hiện và phương án dự phòng; thông tin là cơ sở để giải quyết công việc;
thông tin là căn cứ để kiểm tra, đánh giá công việc được thực hiện.
- Thông tin góp phần quan trọng trong việc phân tích, dự báo, phòng ngừa
và ngăn chặn rủi ro trong hoạt động quản lý: Trong quản lý, việc sớm có được
các thông tin liên quan rất quan trọng cho mỗi một công việc cụ thể. Trên cơ sở
những thông tin được cung cấp nhà quản lý có thể phân tích, đánh giá công việc
16


ở nhiều góc độ để đưa ra những dự báo, phòng ngừa và ngăn chặn rủi ro.
b) Đặc điểm của thông tin trong hoạch định có các đặc điểm sau:
- Bên cạnh tính khách quan, thông tin trong quản lý hành chính còn mang
tính chủ quan của người cung cấp thông tin. Thông tin bị bóp méo, sai sự thật
thường xuất hiện trong hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức.
- Mỗi loại thông tin chỉ có giá trị nhất định khi nó được sử dụng cho các
mục đích khác nhau của quản lý. Vì vậy, giá trị thông tin trong quản lý không
thể lượng hóa theo giá cả.
- Thông tin có thể mất giá trị rất nhanh khi được cung cấp. Điều đó đòi
hỏi nhà quản lý phải sử dụng nhanh nhất, tối đa nhất giá trị của thông tin đó.
2.1.4. Thu thập thông tin và yêu cầu của quá trình tổ chức thu thập
thông tin
Thông tin đã trở thành một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động quản
lý hành chính. Công chức, viên chức thực hiện nhiệm vụ thu thập thông tin phục

vụ cho hoạt động quản lý hành chính cần quan tâm tới những yêu cầu sau đây:
a) Hiểu, biết chính xác nhu cầu thông tin phục vụ quản lý
Muốn thu thập và cung cấp thông tin hiệu quả, công chức, viên chức trước
hết cần xác định được đối tượng có nhu cầu cần được cung cấp thông tin. Sau đó
xác định nhu cầu của các đối tượng sử dụng thông tin.
- Đối tượng cần cung cấp thông tin có thể là: bản thân các cán bộ, công
chức; lãnh đạo các cơ quan, tổ chức; các bộ phận quản lý khác trong cơ quan;
các cơ quan bên ngoài, đối tác, khách hàng.
- Nhu cầu thông tin của các đối tượng có thể khác nhau. Có thể là những
thông tin pháp lý (hay còn gọi là thông tin về chính sách); có thể là thông tin
thực tế (tình hình triển khai, thực hiện các quyết định quản lý của các đơn vị
thuộc cơ quan, tổ chức); cũng có thể là thông tin phản hồi (tâm tư, nguyện vọng,
ý kiến của cán bộ, công chức, công dân, khách hàng);...
b) Đánh giá được ý nghĩa thông tin mà mình thu thập xử lý
Bên cạnh số lượng thông tin thu thập được, người quản lý cần chất lượng
và giá trị của thông tin đối với công việc. Vì vậy, công chức, viên chức cần đánh
17


giá được ý nghĩa thông tin mà mình thu thập xử lý. Muốn đánh giá được ý nghĩa
thông tin mà mình thu thập xử lý, công chức, viên chức cần phân tích thông tin;
so sánh các thông tin, số liệu liên quan với nhau.
c) Nắm vững, tìm tòi và có khả năng phát hiện, thu thập những thông tin
cần thiết
Để có thể thu thập thông tin tốt, công chức, viên chức cần nắm vững các
phương pháp để tìm tòi, phát hiện thông tin và thu thập thông tin, sau đây là
những phương pháp cơ bản:
- Đọc và ghi chép thông tin;
- Phương pháp sao chụp tài liệu;
- Phương pháp nghe báo cáo;

- Phương pháp tra cứu qua mạng;
- Các phương pháp điều tra, khảo sát thực tế: phương pháp quan sát;
phương pháp phỏng vấn; phương pháp thống kê xã hội học; phương pháp thực
nghiệm; phương pháp trắc nghiệm; phương pháp ví dụ điển hình; phương pháp
thẩm tra, đối chiếu...
d) Nắm chính xác nguồn thông tin để khai thác, thu thập, cung cấp hợp
lý, đúng lúc, đúng mục đích, phù hợp với quy định của pháp luật
- Cán bộ, công chức, viên chức khi khai thác, thu thập thông tin cần nắm
chính xác nguồn gốc của tin bởi thông tin bao giờ cũng phát sinh từ một nguồn
gốc cụ thể và không phải thông tin của bất kỳ nguồn tin nào cũng đều có giá trị.
Có thể có rất nhiều các nguồn gốc của thông tin như: nguồn sơ cấp và
nguồn thứ cấp; nguồn bên trong và nguồn bên ngoài; nguồn mới và nguồn cũ;
nguồn quan trọng và nguồn ít quan trọng; nguồn tin chính thức và nguồn tin
không chính thức; nguồn tin qua các phương tiện thông tin đại chúng (nguồn tin
công khai); nguồn tin qua văn bản; nguồn tin thu thập từ thực tế và qua trao đổi
trực tiếp...
- Cung cấp thông tin là cách thức công chức, viên chức đưa thông tin đến
với người sử dụng. Khi cung cấp thông tin cần cung cấp hợp lý, đúng lúc, đúng
mục đích, phù hợp với quy định của pháp luật và cần phải lựa chọn những hình
18


thức cung cấp thông tin phù hợp để đạt hiệu quả cao nhất. Có ba hình thức cung
cấp thông tin cơ bản là:
- Cung cấp thông tin bằng văn bản: sao văn bản; viết báo cáo tổng hợp
tình hình hoạt động của toàn cơ quan trong tháng, quý và cả năm…
- Cung cấp thông tin bằng lời: trong các cuộc họp, hội nghị; qua trao đổi
điện thoại; qua trao đổi trực tiếp.
- Cung cấp thông tin kết hợp cả bằng lời và bằng văn bản. Mỗi hình thức
cung cấp thông tin có ưu và nhược điểm riêng. Vì vậy, công chức, viên chức

cung cấp thông tin cần ý thức rõ vì sao lựa chọn hình thức đó: tính hợp lý, đúng
lúc, đúng mục đích và phù hợp với quy định của pháp luật.
2.1.5. Xử lý thông tin trong quản lý văn phòng
a) Khái niệm về xử lý thông tin trong quản lý hành chính
Xử lý thông tin trong quản lý hành chính là việc tác động vào thông tin
đang được quản lý: loại bỏ thông tin nhiễu, liên kết thông tin theo những mối
liên hệ bản chất, vốn có, nhằm rút ra những thông tin thật sự có giá trị, phục vụ
cho việc giải quyết nhiệm vụ quản lý hành chính.
Thông tin tự nó không có giá trị, giá trị của nó là do việc sử dụng nó như
thế nào. Vì vậy, trong quản lý hành chính cần có quy trình và những phương
pháp hiệu quả trong xử lý thông tin như: tập hợp và phân loại thông tin; tóm tắt
thông tin; tổng hợp thông tin; phân tích thông tin; xác định độ tin cậy của thông
tin; lựa chọn thông tin.
b) Quy trình xử lý thông tin trong quản lý hành chính
Quy trình xử lý thông tin là trình tự các bước, biện pháp tác động vào
thông tin nhằm rút ra những thông tin mới, có giá trị phục vụ hoạt động quản lý.
Trong quy trình xử lý thông tin diễn ra các hoạt động và các phương pháp cơ
bản sau:
c) Tiếp nhận thông tin
- Tiếp nhận thông tin là sự tập hợp thông tin từ nhiều nguồn về một nơi
một cách chủ động hoặc bị động.
- Sau khi tiếp nhận thông tin, công chức, viên chức cần tiến hành phân
19