Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong phòng hành chính tổng hợp trường đại học nội vụ hà nội

A. PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lí do chọn đề tài
Trong mỗi cơ quan tổ chức dù là cơ quan nhà nước hay là những doanh
nghiệp tư nhân việc thực hiện công tác văn thư- lưu trữ là một phần không thể
thiếu đối với mỗi cơ quan, việc tổ chức công tác văn thư- lưu trữ không chỉ để
cho có mà nó mang lại rất nhiều cho cơ quan đó, với một người lãnh đạo văn
phòng một người luôn phải có trách nhiệm để thúc đẩy các công việc trong Văn
phòng, trong công tác tổ chức, quản lí công tác văn thư, lưu trữ. Sự quản lý tốt
trong các khâu sẽ là một trong những yếu tố quan trọng trong quá trình làm việc
của mỗi cơ quan, tổ chức. Văn phòng của cơ quan được coi là bộ mặt của cơ
quan đó, không thể xem nhẹ những vấn đề cho dù là nhỏ nhất, Công tác tổ chức,
quản lí công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan cũng là một trong những vấn đề
quan trọng mà văn phòng cần phải quan tâm đến và có trách nhiệm để xây dựng
và phát triển nó.
Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ cũng có vai trò đặc
biệt quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng
đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy
tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu,
sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận
sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản
đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu
trữ còn quan trọng hơn nhiều. Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập,
công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là "huyết mạch" trọng
hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo
thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành
công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc
giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ
quan, tổ chức.
Với tầm hiểu biết chút ít của sinh viên thì tôi xin nghiên cứu một chút về
chuyên đề : “ Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu
1

trữ trong Phòng hành chính tổng hợp Trường Đại học nội vụ hà nội”.
Làm tốt công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ sẽ đảm bảo
cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời những quyết định quản lý, qua đó ban lãnh
đạo sẽ làm căn cứ để điều hành mọi hoạt động của Trường một cách hợp pháp,
hợp lý, kịp thời, hiệu quả đảm bảo cho Trường quản lí điều hành theo đúng chức
năng, nhiệm vụ được giao.
Sau khi truyền đạt các lý thuyết cơ bản cho sinh viên về chuyên ngành
Quản trị văn phòng, Trường đã tổ chức đợt thực tập kéo dài hai tháng cho sinh
viên Khóa Đại học Quản trị văn phòng K2 từ ngày 10/01/2017 đến ngày
10/03/2017.
Qua lần thực tập này góp phần cho sinh viên có những trải nghiệm thực tế
về chuyên ngành mình đang học và được học tập tăng thêm kinh nghiệm để có
một nền tảng vững chắc trước khi bước ra đời không bị bỡ ngỡ.
Được sự đồng ý của Nhà trường và sự đồng ý của Phòng Khảo thí và
ĐBCL Trường Đại học Nội vụ Hà nội tiếp nhận về thực tập tại phòng.
2. Mục tiêu của đề tài
Tìm hiểu khảo sát toàn bộ hoạt động của công tác văn phòng của Trường.
Nghiên cứu, phân tích về tổ chức công tác Văn thư – Lưu Trữ ( VT-LT)
của Trường từ đó tìm ra những kết quả đạt được những hạn chế hiện đang còn
tồn đọng và nguyên nhân của những hạn chế đó.
Trên cơ sở lí luận và thực tiễn và đánh giá đúng đắn về thực trạng của
công tác VT-LT đưa ra những đề xuất, kiến nghị các giải pháp có tính khả thi
cao để áp dụng cho cơ quan trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động trong thời
gian tới.
Trên cơ sở lí luận và thực tiễn đánh giá đúng đắn về thực trạng kỹ năng
soạn thảo văn bản của Trường.
Hiểu được ý nghĩa, vai trò, đặc điểm, nội dung của CTVT, biết cách thực
hiện thao tác nghiệp vụ của CTVT: tổ chức giải quyết văn bản đi, văn bản đến,

văn bản nội bộ, văn bản mật, quản lý và sử dụng con dấu, biết cách tổ chức lao
động khoa học trong CTVT.
2


3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
Nội dung trong phần nghiên cứu của em tập trung nghiên cứu về CTVT,
phân tích thực trạng CTVT tại Phòng Hành chính tổng hợp Trường Đại học Nội
Vụ Hà nội, để thấy được những thành tựu đã đạt được và những hạn chế của
CTVT từ đó tìm ra nguyên nhân của những điểm hạn chế, những tồn tại trong
CTVT. Từ đó đưa ra những góp ý nhằm hoàn thiện và phát triển nâng cao chất
lượng của CTVT để hoạt động này ngày càng được hiệu quả và phát triển.
Đối tượng nghiên cứu của đề tài này lí thuyết về văn thư, thực tiễn các
hoạt động văn thư tại Phòng hành chính tổng hợp Trường Đại học Nội vụ Hà
nội, trong đó đi sâu hơn nghiên cứu công tác nghiệp vụ của công tác này, bao
gồm:
- Soạn thảo và ban hành văn bản;
- Quản lí và giải quyết văn bản đến, văn bản đi;
- Quản lí sử dụng con dấu;
- Tổ chức lập hồ sơ hiện hành, nộp hồ sơ và lưu trữ cơ quan.
Phạm vi nghiên cứu của đề tài là CTVT tại Trường Đại học Nội vụ Hà nội
nhằm hoàn thiện công tác này và phần nào đó giúp Phòng Hành chính tổng hợp
nâng cao hiệu quả hoạt động của CTVT nói riêng và hoạt động của Trường Đại
học Nội vụ Hà nội nói chung.
4. Nguồn tài liệu tham khảo
- Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
xây dựng quy chế CTVT- LT của cơ quan tổ chức;
- Nghị định số 135/2003/NĐ-CP ngày 14/11/2003 về kiểm tra và xử lí văn
bản quy phạm pháp luật;
- Nghị đinh số 110/2004/NĐ- ngày 08/4/2004 của Chính phủ về CTVT;

- Nghị đinh số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý
và sử dụng con dấu;
- Thông tư liên tịch số 55/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội
vụ và Văn phòng Chính phủ Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản;
3


- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 của Bộ Nội vụ về hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thưLưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lí văn bản đi, văn bản đến;
- Giáo trình lưu trữ, trường Đại học Nội vụ Hà nội.
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
CTVT là hoạt động đảm bảo các công việc được thực hiện thông qua các
VB, giấy tờ ở cơ quan. CTVT bao gồm cả những quy định chính thức, được ghi
nhận thành VB của một cơ quan, đơn vị hành chính.
Đây là vấn đề không mới và được các nhà khoa học, các nhà văn hóa và
các nhà quản lí đặc biệt quan tâm. Lĩnh vực này đã được một số công trình khoa
học đăng tải trên các giáo trình, luận văn, tạp chí:
- Vương Đình Quyền – “ Lí luận và phương pháp công tác văn thư”, NXB
Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2007;
- Vương Đình Quyền –“ Văn bản Quản lí Nhà nước và công tác công văn
giấy tờ thời kỳ phong kiến Việt Nam” NXB Chính trị Quốc gia Hà Nội năm
2002;
- Văn phòng Quốc hội, hiến pháp 1946 và sự kế thừa, phát triển trong các
hiến pháp Việt Nam, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 1998;
- Xây dựng, ban hành quản lí văn bản và công tác văn thư lưu trữ.
6. Phương pháp nghiên cứu
Các phương pháp nghiên cứu đã được sử dụng trong bài báo cáo:
- Phương pháp phân tích;

- Phương pháp tổng hợp;
- Phương pháp so sánh;
- Phương pháp thống kê;
- Phương pháp duy vật biện chứng;
- Phương pháp phỏng vấn đối thoại;
- Phương pháp đối chiếu.

4


7. Bố cục của đề tài
Đề tài : “ Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức, quản lý công tác văn
thư, lưu trữ trong Phòng hành chính tổng hợp Trường Đại học nội vụ hà
nội”
Ngoài lời mở đầu, mục lục, bảng từ và cụm từ viết tắt, danh mục tài liệu
tham khảo và phụ lục bài báo cáo được bố cục thành 3 phần:
Phần 1: Khảo sát công tác văn phòng tại Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
Phần 2: Tìm hiểu về công tác văn thư tại Phòng Hành chính Tổng
hợp trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Phần 3: Kết luận và đề xuất kiến nghị
Trong quá trình thực tập tại phòng Khảo thí và ĐBCL trường Đại học Nội
vụ Hà Nội với sự giúp đỡ nhiệt tình của các thầy cô trong Phòng cũng như trong
Trường với sự chỉ dẫn nhiệt tình đã tạo điều kiện để em hoàn thành bài báo cáo
này.
Bài báo cáo được hoàn thành trên cơ sở những tài liệu thu thập được,
nhưng do thời gian gấp rút nên không thể tránh khỏi những sai sót không đáng
có.
Kính mong các thầy, cô, giảng viên và lãnh đạo phòng chỉ dẫn cho em để
hoàn thành bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn.

Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày tháng năm 2017
Sinh viên
Đinh Quang Tuân

5


CHƯƠNG 1 : KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TRƯỜNG ĐẠI
HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
Ι. Lịch sử hình thành
1. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trước đây có tên gọi là Trường Cao
đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I. Tiền thân là Trường Trung học văn thư Lưu
trữ Trung ương I, được thành lập năm 1971 theo Quyết định số 109/BT ngày
18/12/1971 của Bộ trưởng Phủ Thủ tướng. Năm 1996, Trường được đổi tên
thành Trường Trung học Lưu trữ và Nghiệp vụ Văn phòng I. Theo quyết định số
3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCT ngày 15 tháng 6 năm 2005 của Bộ trưởng Bộ giáo
dục và Đào tạo được đổi tên trường Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung
ương I (trở thành trường Cao đẳng). Ngày 21/4/2008. Thứ trưởng Thường trực
Bộ Giáo dục và Đào tạo đã ký Quyết định số 2275/QĐ-BGDĐT đổi tên Trường
Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I thành Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội.
Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội trước đây trực thuộc Cục văn thư lưu trữ nhà
nước nhưng từ năm 2005 đến nay trực thuộc Bộ Nội vụ.
2. Theo Quyết định số 2016/QĐ-TTg ngày 14/11/2011 của Thủ tướng
Chính phủ, trường Đại học Nội vụ Hà Nội chính thức là cơ sở giáo dục đại học
công lập thuộc hệ thống giáo dục quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng:
Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học và sau đại học
trong lĩnh vực công tác nội vụ và các ngành nghề khác có liên quan; hợp tác
quốc tế; nghiên cứu khoa học và triển khai áp dụng tiến bộ khoa học công nghệ
phục vụ phát triển kinh tế - xã hội (quy định tại Quyết định 347/QĐ-BNV ngày

19/4/2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ)
3. Tổ chức bộ máy của Nhà trường hiện nay gồm 9 khoa(đào tạo các
ngành nghề như văn thư, lưu trữ, Quản trị văn phòng, Quản trị nhân lực ...), 9
phòng, 8 đơn vị . Với tổng số công chức, viên chức, lao động hợp đồng khoảng
377 người. Với khoảng 51.730 sinh viên, học sinh các bậc học trong đó có 71
lưu học sinh của Cộng hòa DCND Lào.
4. Nhìn lại chặng đường 45 năm hình thành và phát triển của Nhà trường
mặc dù còn nhiều việc phải làm nhưng các thế hệ cán bộ công chức, viên chức
6


và sinh viên, học sinh có quyền tự hào: Huân chương Độc lập hạng ba (năm
2011); Huân chương Tự do hạng Nhất của Chủ tịch nước CHDCND Lào (năm
1983); Huy chương Hữu nghị của Chính phủ nước CHDCND Lào (năm 2007);
Huân chương Lao động của Chủ tịch nước CHXHCN Việt Nam: hạng Nhất năm
2006, hạng Nhì năm 2001, hạng Ba năm 1996; Bằng khen của Chính phủ năm
2011; Bằng khen của Bộ trưởng Bộ Nội vụ; Bằng khen của Bộ trưởng Bộ Giáo
dục và Đào tạo; Bằng khen của Bộ trưởng Bộ Công an; Kỷ niệm chương Hùng
Vương của Chủ tịch UBND tỉnh Vĩnh Phú (năm 1989); Nhiều Bằng khen, giấy
khen của Thành phố Hà Nội, Trung ương Đoàn thanh niên, Liên đoàn Lao động,
Đảng bộ nhà trường đạt danh hiệu trong sạch, vững mạnh, Công đoàn, Đoàn
thanh niên vững mạnh toàn diện nhiều năm liền.
5. Với bề dày kinh nghiệm nhà trường luôn nỗ lực cùng tinh thần đoàn
kết của công chức, viên chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã vượt qua mọi
khó khăn thử thách, phát huy truyền thống, đổi mới, sáng tạo, phấn đấu vì sự
nghiệp giáo dục đào tạo, bồi dưỡng với chất lượng và hiệu quả cao cung cấp
nguồn nhân lực cho ngành Nội vụ và cho xã hội đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp
công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Trường đã tự khẳng định được vị thế
của mình trước yêu cầu của ngành và nhu cầu của xã hội. Đã đào tạo, bồi dưỡng
hàng ngàn cán bộ cung cấp cho ngành nội vụ và cho xã hội. Các thế hệ sinh

viên, học sinh tốt nghiệp ra Trường không ngừng trưởng thành và phát triển.
6. Những năm qua, được sự quan tâm của lãnh đạo, chỉ đạo của Đảng uỷ
Bộ Nội vụ, Đảng uỷ, Ban giám hiệu Nhà trường, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đã ngày một phát triển, tiêu biểu đó là trường có cơ sở đào tạo tại miền Trung
(tỉnh Quảng Nam, Đà Nẵng) và cơ sở tại TP Hồ Chí Minh. Tổ chức bộ máy ngày
càng hoàn thiện phục vụ tốt cho ngành giáo dục nước nhà và đi vào hoạt động
hiệu quả, chất lượng đội ngũ công chức, viên chức, lao động hợp đồng ngày một
nâng cao, số lượng các công trình nghiên cứu khoa học tăng, chất lượng bảo
đảm, các giờ giảng ngày một chất lượng. Trình độ chuyên môn, chính trị, kỹ
năng được đảm bảo đang ngày một nâng cao, đảm bảo đủ cho hoạt động của nhà
trường.
7


ΙΙ. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của trường
Đại học Nội vụ Hà Nội
- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là cơ sở giáo dục đại học công lập thuộc
hệ thống giáo dục quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng: Tổ chức đào
tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học và sau đại học trong lĩnh vực
công tác nội vụ và các ngành nghề khác có liên quan; hợp tác quốc tế; nghiên
cứu khoa học và triển khai áp dụng tiến bộ khoa học công nghệ phục vụ phát
triển kinh tế - xã hội.
- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là đơn vị sự nghiệp có thu, có tư cách
pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng tại kho bạc nhà nước và ngân hàng.
-Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặt trụ sở chính tại thành phố Hà Nội.
Nhiệm vụ và quyền hạn:
-Xây dựng chiến lược, kế hoạch tổng thể phát triển Trường qua từng giai
đoạn, kế hoạch hoạt động hàng năm.
- Tổ chức đào tạo nguồn nhân lực có trình độ đại học và sau đại học các
ngành, lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ và các ngành nghề khác theo

nhu cầu xã hội khi được các cơ quan có thẩm quyền cho phép.
- Xây dựng và triển khai các chương trình bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp
vụ đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế.
- Cấp, xác nhận văn bằng, chứng chỉ theo thẩm quyền.
- Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ giảng viên
của Trường đủ về số lượng, cân đối về cơ cấu trình độ, cơ cấu ngành nghề, cơ
cấu độ tuổi và giới, đạt chuẩn về trình độ được đào tạo; tham gia vào quá trình
điều động của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đối với nhà giáo, cán
bộ, nhân viên.
- Tuyển sinh và quản lý người học.
- Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực theo quy định của pháp luật;
sử dụng nguồn thu từ hoạt động kinh tế để đầu tư xây dựng cơ sở vật chất của
Trường, mở rộng sản xuất, kinh doanh và chi cho các hoạt động giáo dục theo
quy định của pháp luật.
8


- Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa, hiện đại hóa.
- Xây dựng hệ thống giáo trình, tài liệu, trang thiết bị dạy – học phục vụ
các ngành đào tạo của Trường và nhu cầu xã hội.
- Phối hợp với gia đình người học, các tổ chức, cá nhân trong hoạt động
giáo dục và đào tạo.
- Tổ chức cho công chức, viên chức và người học tham gia các hoạt động
xã hội phù hợp với ngành nghề đào tạo và nhu cầu của xã hội.
- Tự đánh giá chất lượng giáo dục và chịu sự kiểm định chất lượng giáo
dục của cơ quan có thẩm quyền; xây dựng và phát triển hệ thống đảm bảo chất
lượng của Nhà trường; tăng cường các điều kiện đảm bảo chất lượng và không
ngừng nâng cao chất lượng đào tạo của Nhà trường.
- Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ; ứng dụng, phát triển và
chuyển giao công nghệ; tham gia giải quyết những vấn đề về kinh tế - xã hội của

địa phương và đất nước; thực hiện dịch vụ khoa học, sản xuất kinh doanh theo
quy định của pháp luật.
- Liên kết với các tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao, y
tế, nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục, gắn đào tạo với sử
dụng, phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội, bổ sung nguồn tài chính cho
Nhà trường.
- Xây dựng, quản lý và sử dụng cơ sở dữ liệu về đội ngũ công chức, viên
chức, các hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ và hợp tác quốc tế của Nhà
trường, về quá trình học tập và phát triển sau tốt nghiệp của người học; tham gia
dự báo nhu cầu nguồn nhân lực trong lĩnh vực đào tạo của Trường.
- Được bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ; chuyển giao, chuyển nhượng kết quả
hoạt động khoa học và công nghệ, công bố kết quả hoạt động khoa học và công
nghệ; bảo vệ lợi ích của Nhà nước và xã hội, quyền và lợi ích hợp pháp của cá
nhân trong hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ của Nhà trường.
- Được Nhà nước giao hoặc cho thuê đất, giao hoặc cho thuê cơ sở vật
chất; được miễn, giảm thuế, vay tín dụng theo quy định của pháp luật.
- Chấp hành pháp luật về giáo dục; thực hiện xã hội hóa giáo dục.
9


- Giữ gìn, phát triển di sản và bản sắc văn hóa dân tộc.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật và quy chế
làm việc của Bộ Nội vụ.
- Tổ chức thực hiện hoạt động hợp tác quốc tế theo quy định của pháp
luật.
- Thực hiện chế độ báo cáo Bộ Nội vụ và các cơ quan quản lý Nhà nước
về hoạt động của Trường theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Nội vụ giao.
Về cơ cấu tổ chức:

a) Ban giám hiệu, gồm: Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng
b) Hội đồng khoa học và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác
c) Các phòng chức năng:
- Phòng Quản lý đào tạo
- Phòng Tổ chức cán bộ
- Phòng Hành chính – Tổng hợp
- Phòng Kế hoạch – Tài chính
- Phòng Quản trị - Thiết bị
- Phòng Khảo thí và bảo đảm chất lượng
- Phòng Quản lý khoa học và sau đại học
10


- Phòng Hợp tác quốc tế
- Phòng Công tác sinh viên
d) Các khoa:
- Khoa Tổ chức xây dựng chính quyền
- Khoa Tổ chức quản lý nhân lực
- Khoa Hành chính học
- Khoa Văn thư – Lưu trữ
- Khoa Quản trị văn phòng
- Khoa Văn hóa – Thông tin và xã hội
- Khoa Nhà nước và pháp luật
- Khoa Khoa học Chính trị
- Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng
đ) Các tổ chức khoa học – công nghệ và dịch vụ:
- Viện Nghiên cứu và phát triển Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Trung tâm Tin học
- Trung tâm Ngoại ngữ
- Trung tâm Thông tin Thư viện

- Tạp chí Đại học Nội vụ
- Ban Quản lý ký túc xá
e) Cơ sở đào tạo trực thuộc:
- Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng và dạy nghề
- Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Miền Trung
- Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí Minh
g) Đảng Bộ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
h) Công đoàn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
i) Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
k) Các tổ chức đoàn thể và tổ chức xã hội khác.

11


ΙΙΙ. Chức năng nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng
Hành chính Tổng Hợp
Phòng Hành chính – Tổng hợp được thành lập theo Quyết định205/QĐĐHNV ngày 24 tháng 4 năm 2012 của Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội với vị trí và chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn sau:
Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính tổng hợp
STT HỌ VÀ TÊN
1 Ths. Hoàng Văn Thanh

CHỨC DANH
Q. Trưởng phòng

HÒM THƯ


Phó trưởng phòng

2

Ths. Dương Thị Dung

3

Ths. Nguyễn Văn Dũng Phó trưởng phòng

4

Phạm Thế Cường

5

Nông Trương Ngọc Sơn Chuyên viên

6

Nguyễn Thị Thanh

Chuyên viên

7

Hoàng Thị Thúy Lan

Chuyên viên

8

Nguyễn Thị Thanh Hòa Chuyên viên



9

Hà Thị Tuyết Mai

Chuyên viên



10 Phạm Thị Duyên

Nhân viên Y tế



11 Đặng Thị Lý

Nhân viên Y tế



12 Nguyễn Thị Tý

Nhân viên Y tế (HĐ)

13 Nguyễn Thị Vượng

Nhân viên
Nhân

Chuyên viên

m


nguyenthithanh:
m


viên

14 Đỗ Thị Thúy Hạnh
Vị trí và chức năng
Phòng Hành chính Tổng hợp là đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội, có chức năng tham mưu, giúp việc Hiệu trưởng thực hiện quản lý về công
tác hành chính, lễ nghi, khánh tiết, văn thư, lưu trữ, cải cách hành chính; thi đua
khen thưởng, pháp chế; thông tin, tổng hợp của Trường; điều phối hoạt động của
các đơn vị thuộc Trường theo chương trình, kế hoạch làm việc.
12


Nhiệm vụ và quyền hạn
* Thực hiện công tác hành chính

- Đầu mối, gắn kết và điều phối chung hoạt động của các đơn vị trong
Trường để triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch công tác; truyền đạt các
quyết định, chỉ thị, thông báo của Trường đến các đơn vị và cá nhân trong toàn
Trường;
- Xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, quy chế trong Trường (Nội quy
cơ quan, quy chế văn hoá công sở, quy chế sử dụng hội trường, phòng họp, nhà
khách, …) theo quy định;
-Thực hiện công tác văn thư - lưu trữ của Trường; xây dựng quy chế và
hướng dẫn các đơn vị thực hiện quy chế công tác văn thư - lưu trữ theo quy định
của Trường và của Nhà nước;
- Thực hiện nhiệm vụ kiểm soát văn bản và chịu trách nhiệm về thể thức văn
bản do Trường ban hành; Chứng thực văn bằng, chứng chỉ, bảng điểm của sinh
viên do Trường cấp và các loại văn bản do Trường ban hành;
- Quản lý và điều phối sử dụng hội trường, phòng họp, nhà khách, phòng
truyền thống của Trường;
- Xây dựng và thực hiện công tác cải cách hành chính, quản lý chất lượng
theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001-2008 trong Trường. Hướng dẫn các đơn vị xây
dựng các quy trình thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của
đơn vị. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hành chính của
Trường;
- Quản lý và tổ chức in ấn: phong bì, lịch, tờ rơi, giới thiệu… Tiếp nhận,
quản lý quà tặng và vật phẩm lưu niệm của Trường;
- Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho công chức, viên chức và lao động
hợp đồng của Trường theo uỷ nhiệm của Ban Giám hiệu;
- Thực hiện công tác lễ tân, lễ nghi, khánh tiết của Trường; phối hợp với
các đơn vị liên quan thực hiện công tác chuẩn bị cho việc tổ chức các cuộc họp,
hội nghị, hội thảo và sự kiện lớn của Trường; thông báo thành phần, thời gian,
địa điểm, nội dung và báo cáo quân số trong cuộc họp của Trường.
13

- Phối hợp với Công đoàn Trường và các đơn vị liên quan thực hiện việc
hiếu, hỉ, thăm hỏi ốm đau đối với công chức, viên chức, người lao động trong
Trường và các cơ quan có quan hệ công tác với Trường.
-Thực hiện công tác y tế trường học, mua bảo hiểm ý tế, phòng chống dịch
bệnh, vệ sinh an toàn thực phẩm và chăm lo bảo vệ sức khoẻ ban đầu cho công
chức, viên chức, người lao động và học sinh, sinh viên trong trường;
-Thực hiện công tác vệ sinh, chăm sóc cây xanh trong trường;
- Tổ chức thực hiện bếp ăn cho công chức, viên chức, người lao động.
* Công tác thi đua,khen thưởng và công tác pháp chế
- Thường trực Hội đồng thi đua, khen thưởng của Trường;
- Tổ chức theo dõi và thực hiện công tác thi đua, khen thưởng đối với
công chức, viên chức, người lao động trong Trường;
- Tham mưu và hướng dẫn hoàn thiện các thủ tục hồ sơ đề nghị xét phong
tặng các chức danh, danh hiệu trình cấp có thẩm quyền theo quy định của pháp
luật;
- Thực hiện công tác pháp chế của Trường: Tuyên truyền phổ biến giáo
dục pháp luật cho công chức, viên chức,người lao động trong Trường; kiểm tra,
rà soát, hệ thống hoá văn bản; thẩm định các quy định, quy chế, quy tắc, nội quy
trong Trường bảo đảm thực hiện theo đúng quy định của pháp luật.
* Thực hiện công tác thông tin, tổng hợp
- Thực hiện công tác thống kê, tổng hợp, báo cáo định kỳ, báo cáo đột
xuất về các nhiệm vụ của Trường theo quy định;
– Lập lịch công tác tuần, thông báo kết luận giao ban, các cuộc họp khác
và theo dõi thực hiện các kết luận của Ban Giám hiệu;
- Thực hiện công tác thư ký cho Ban Giám hiệu;
- Quản lý, điều phối hệ thống thông tin điện thoại, máy fax trong Trường.
* Thừa lệnh Hiệu trưởng ký các văn bản,giấy tờ có liên quan theo phân
cấp quản lý của Hiệu trưởng;
* Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.

• Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn
14


phòng
Lãnh đạo:
* Ông Hoàng Văn Thanh ( Trưởng phòng )
- Phụ trách chung và chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng Nhà trường về
các mặt hoạt động của phòng Hành chính- Tổng hợp;
- Xây dựng kế hoạch,quy hoạch phát triển phòng;
-Phụ trách công tác tổ chức,cán bộ; thi đua,khen thưởng của Phòng;
-Phụ trách công tác tổng hợp,báo cáo;thông báo kết luận giao ban;
-Theo dõi kế hoạch công tác của Nhà trường và các đơn vị thuộc và trực
thuộc Trường;
-Họp giao ban và các cuộc họp khác của Nhà trường khi có thành phần
tham dự của Phòng;
-Thừa lệnh Hiệu trưởng ký các văn bản,giấy tờ có liên quan theo phân cấp
của Hiệu trưởng;
-Phụ trách công tác y tế,cây xanh,vệ sinh môi trường;Quản lý phòng
thờ,phòng truyền thống;Nhà ăn cán bộ,nhà ăn sinh viên,phòng ăn VIP,Nhà
khách,điện thoại,truyền hình cáp;
-Giảng dạy theo quy định;
-Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban giám hiệu giao.
* Bà Dương Thị Dung ( Phó trưởng phòng)
-Giúp Trưởng phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau:
+ Phụ trách công tác thư ký,thực hiện nhiệm vụ thư ký cho Hiệu trưởng
và các Phó Hiệu trưởng;tiếp nhận,kiểm tra thể thức,kỹ thuật trình bày, ký phát
hành các văn bản của Trường;
+ Phụ trách công tác thi đua - khen thưởng;
+ Họp giao ban và các cuộc họp khác theo sự phân công của Trưởng

Phòng;
+ Ký thay Trưởng phòng các văn bản,giấy tờ theo nhiệm vụ được phân
cấp;Ký giấy giới thiệu,giấy đi đường và ký xác nhận giấy đi đường cho khách từ
các cơ quan đến công tác và lưu trú tại Trường;
15


+ Phụ trách công tác hiếu hỉ,khánh tiết;tổ chức các ngày lễ,tết trong năm;
Quản lý và theo dõi công tác phục vụ: các phòng họp,hội trường và phòng
làm việc của Ban Giám hiệu;Quản lý đặt vé máy bay cho CBVC Nhà trường;
+ Theo dõi việc thực hiện “Quy chế văn hóa công sở” của Trường;Theo
dõi việc thực hiện giờ giấc làm việc và trong các cuộc họp chung của CBVC
Nhà trường;
-Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám hiệu và Trưởng phòng giao.
* Ông Nguyễn Văn Dũng ( Phó trưởng phòng)
-Giúp Trưởng phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau:
+Phụ trách và điều hành công tác văn thư,lưu trữ;
+ Phụ trách công tác cải cách hành chính.Xây dựng các văn bản hướng
dẫn quy trình,thủ tục có liên quan đến công tác cải cách hành chính;
+ Phụ trách công tác lễ tân và tiếp khách của Ban giám hiệu;Chuẩn bị nội
dung,cơ sở vật chất và các điều kiện cần thiết phục vụ cho các cuộc họp của Ban
Giám hiệu;
+ Phụ trách thông tin,quảng bá hình ảnh của Trường;Phụ trách công tác in
các ấn phẩm văn phòng,biển tên,cờ,biển lớp,bảng tin,maket trong toàn Trường;
-Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám hiệu và Trưởng phòng giao.
Chuyên viên
* Ông Phạm Thế Cường- Chuyên viên
- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt
động sau:
+ Thực hiện công tác thông tin liên lạc, truyền hình cáp;

+ Phối hợp theo dõi các biển tên, cờ, biển lớp, bảng, maket trong toàn Trường;
+Quản lý, cung cấp, cập nhật nội dung thông tin của Phòng trên website của
Trường;
+ Phối hợp đặt vé máy bay cho cán bộ viên chức Nhà trường theo phê
duyệt của Hiệu trưởng;
+ Phối hợp theo dõi, kiểm tra vệ sinh môi trường, cây xanh; vệ sinh
trường, lớp, khu nhà nội trú, các công trình vệ sinh…;
16


+ Phối hợp thực hiện công tác photocopy công văn, tài liệu phục vụ cho
công tác chung của Nhà trường;
+Phối hợp thực hiện công tác hiếu hỉ, lễ tân, khánh tiết; tổ chức các ngày
lễ, tết trong năm của Trường;
+ Phối hợp theo dõi, tiếp nhận, hướng dẫn khách đến Trường làm việc;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
* Ông Nông Trương Ngọc Sơn- Chuyên viên
- Giúp Lãnh đạo Phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt
động sau:
+ Phối hợp thực hiện kiểm tra, theo dõi việc thực hiện “Quy chế văn hóa
công sở” của các cá nhân và đơn vị thuộc Trường;
+Thực hiện nhiệm vụ in các ấn phẩm văn phòng (logo, card visit của Ban
Giám hiệu, lịch, banner, tờ rơi, giấy giới thiệu...);
+ Thực hiện công tác thuê, theo dõi, kiểm tra máy photocopy công văn, tài
liệu phục vụ cho công tác chung của Nhà trường;
+ Phối hợp thực hiện công tác hiếu hỉ, lễ tân, khánh tiết; tổ chức các ngày
lễ, tết trong năm của Trường;
+ Phối hợp theo dõi, tiếp nhận, hướng dẫn khách đến Trường làm việc;
+Phối hợp theo dõi, kiểm tra vệ sinh môi trường, cây xanh; vệ sinh
trường, lớp, khu nhà nội trú, các công trình vệ sinh…; công tác thông tin liên

lạc, truyền hình cáp; biển tên, cờ, biển lớp, bảng, maket trong toàn Trường;
+ Cập nhật, báo cáo kịp thời các văn bản Quy phạm pháp luật mới ban hành;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt
động sau:
+ Chịu trách nhiệm chính về công tác văn thư, lưu trữ của Nhà trường;
+ Tiếp nhận, phân loại, vào sổ văn bản đến, sao chụp, làm thủ tục chuyển
giao văn bản đến Ban Giám hiệu, các đơn vị và cá nhân trong Trường và chuyển
phát qua bưu điện các công văn, tài liệu gửi đi; tiếp nhận văn bản, theo dõi việc
thực hiện nội dung công việc của các đơn vị theo yêu cầu của các Bộ, Ban,
17


Ngành…;
+ Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi ban hành;
+ Phân loại, lưu trữ các loại công văn, tài liệu gửi đến và gửi đi theo quy
định của Nhà nước, của Nhà trường;
+ Tổ chức, quản lý và hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và tài
liệu lưu trữ trong Trường. Chủ trì xây dựng danh mục các tài liệu cần phải lưu
trữ theo quy định của Nhà nước;
+ Quản lý các con dấu của Trường (trừ dấu của tổ chức Đảng, các tổ chức
đoàn thể); đóng dấu vào văn bản, giấy tờ theo đúng quy định về thể thức và thủ
tục hành chính;
+ Cấp giấy đi đường cho cán bộ viên chức đi công tác được Ban Giám
hiệu phê duyệt; cấp giấy giới thiệu cho cán bộ viên chức, học sinh, sinh viên;
+ Xây dựng các qui định nhằm quản lý thống nhất công tác Văn thư, lưu trữ.
−Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
* Bà Nguyễn Thị Thanh Hòa - Chuyên viên
- Giúp lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt
động sau:

+ Tổng hợp, xây dựng các báo cáo định kỳ và báo cáo đột xuất về thực
hiện các nhiệm vụ của Trường trình Ban Giám hiệu và các Bộ, Ban, Ngành
liên quan;
+ Theo dõi việc thực hiện giờ giấc các cuộc họp giao ban hàng tuần,
tháng, quý, 6 tháng đầu năm; Thảo kết luận giao ban và theo dõi thực hiện kết
luận giao ban của các đơn vị;
+ Soạn thảo lịch công tác tuần của Trường. Sau khi được Hiệu trưởng phê
duyệt, phổ biến đến tận các đơn vị, trang website của Trường và theo dõi, đôn
đốc việc thực hiện lịch công tác tuần;
+ Thực hiện theo dõi, đôn đốc việc triển khai các chương trình, kế hoạch
công tác và kết quả thực hiện nhiệm vụ của Trường và các đơn vị trong Trường;
+ Dự trù, mua sắm văn phòng phẩm, trang thiết bị cho phòng làm việc của
Ban Giám hiệu, của Phòng;
18


+ Đặt vé máy bay cho cán bộ viên chức Nhà trường theo phê duyệt của
Hiệu trưởng;
+ Phối hợp thực hiện công tác thư ký; Công tác cải cách hành chính; công
tác thi đua – khen thưởng; công tác thông tin, quảng bá hình ảnh của Nhà
trường;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
* Bà Nguyễn Thị Thanh- Chuyên viên
- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt
động sau:
+ Ghi số, vào sổ và chuyển các công văn, tài liệu gửi đi các đơn vị trong
và ngoài Trường;
+ Phối hợp tiếp nhận, vào sổ, chuyển phát các loại thư từ, bưu phẩm, bưu
kiện gửi đến Ban Giám hiệu và các đơn vị trong Trường;
+ Tiếp nhận, giao dịch thư điện tử, fax và điện thoại liên hệ công tác;

+ Trích sao, xác minh tài liệu, hồ sơ theo yêu cầu sử dụng của các đơn vị,
cá nhân trong Trường;
+ Phối hợp thực hiện công tác photocopy công văn, tài liệu phục vụ cho
công tác chung của Nhà trường;
+ Quản lý, lưu trữ, chỉnh lí các loại văn bản của Phòng theo qui định;
+ Thực hiện các nhiệm vụ hành chính (chấm công, soạn thảo văn bản, ghi
biên bản các cuộc họp, nhận các văn bản…) của Phòng;
+ Phối hợp thực hiện công tác lễ tân trong các cuộc họp;
+Phối hợp thực hiện công tác hiếu hỉ, khánh tiết; tổ chức các ngày lễ, tết
trong năm của Trường;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
* Bà Hoàng Thị Thúy Lan- Chuyên viên
- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt
động sau:
+ Thường trực phòng y tế trong và ngoài giờ hành chính theo lịch; Kip
thời thăm khám và sơ cứu cho các trường hợp CBVC, học sinh – sinh viên bị
19


bệnh;
+ Lên kế hoạch tổ chức khám sức khỏe toàn diện cho cán bộ viên chức và
học sinh – sinh viên toàn trường;
+ Xây dựng tủ thuốc, trang thiết bị vật tư để phục vụ tốt cho việc khám
chữa bệnh trong Nhà trường;
+ Xây dựng và thực hiện đầy đủ các qui chế, tiêu chuẩn vệ sinh trường
học do Bộ Y tế, Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành trong Nhà trường;
+ Tuyên truyền công tác phòng chống các bệnh học đường cũng như
phòng chống một số bệnh truyền nhiễm, bệnh dịch nguy hiểm như cúm A
(H1N1), sốt xuất huyết, tiêu chảy cấp tới CBGV, CNV và học sinh – sinh viên
toàn trường;

+ Tuyên truyền, giáo dục các em học sinh – sinh viên về công tác bảo vệ
nguồn nước sạch và công tác vệ sinh môi trường, xây dựng môi trường học tập
lành mạnh, xanh-sạch-đẹp-an toàn.
Tổ chức phun muỗi định kỳ hàng năm nhằm diệt trừ côn trùng gây bệnh.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
* Bà Phạm Thị Duyên- Y sỹ
- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt
động sau:
+ Thường trực phòng y tế tại Cơ sở Đông Ngạc trong và ngoài giờ hành
chính theo lịch học; Kịp thời thăm khám và sơ cứu cho các trường hợp CBVC,
học sinh – sinh viên tại Cơ sở bị bệnh;
+ Phối hợp tổ chức khám sức khỏe toàn diện cho CBVC và học sinh –
sinh viên toàn trường;
+ Theo dõi, kiểm tra VSATTP, vệ sinh môi trường, cây xanh; vệ sinh
trường, lớp, khu nhà nội trú, các công trình vệ sinh… tại Cơ sở;
+ Tuyên truyền tạo nhận thức về công tác bảo vệ nguồn nước sạch và
công tác vệ sinh môi trường, thực hiên tiêu chí xanh - sạch - đẹp - an toàn;
Tuyên truyền giáo dục phòng chống AIDS và phòng chống tệ nạn xã hội một
cách đa dạng thiết thực và có hiệu quả tại Cơ sở Đông Ngạc;
20


+ Tuyên truyền công tác phòng chống các bệnh học đường cũng như
phòng chống một số bệnh truyền nhiễm, bệnh dịch nguy hiểm như cúm A
(H1N1), sốt xuất huyết, tiêu chảy cấp tới CBGV, CNV và học sinh – sinh viên
tại Cơ sở;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
* Bà Nguyễn Thị Tý
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt

động sau:
+ Thường trực phòng y tế trong và ngoài giờ hành chính theo lịch; Kip
thời thăm khám và sơ cứu cho các trường hợp CBVC, học sinh – sinh viên bị
bệnh;
+ Phối hợp tổ chức khám sức khỏe toàn diện cho cán bộ viên chức và học
sinh – sinh viên toàn trường;
+ Kiểm tra, tình trạng vật tư, thiết bị y tế phục vụ công tác khám, chữa
bệnh của Nhà trường. Báo cáo và xây dựng kế hoạch thanh lý những vật tư đã quá
hạn sử dụng;
+ Theo dõi, kiểm tra VSATTP, vệ sinh môi trường, cây xanh; vệ sinh
trường, lớp, khu nhà nội trú, các công trình vệ sinh…;
+ Tuyên truyền tạo nhận thức về môi trường trong Nhà trường, thực hiên
tiêu chí xanh - sạch - đẹp - an toàn; Tuyên truyền giáo dục phòng chống AIDS
và phòng chống tệ nạn xã hội một cách đa dạng thiết thực và có hiệu quả;
+ Thực hiện báo cáo định kỳ, thường xuyên về công tác y tế;
+ Phối hợp tổ chức phun muỗi định kỳ hàng năm nhằm diệt trừ côn
trùng gây bệnh
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
* Bà Nguyễn Thị Vượng
- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt
động sau:
+ Vệ sinh, chuẩn bị nước uống tại phòng làm việc của Ban Giám hiệu hàng ngày;
21


+ Đóng mở cửa; phụ trách công tác lễ tân các phòng họp, hội trường của Nhà
trường;
+ Tổ chức quản lý hoạt động, vệ sinh Phòng thờ tại tầng 7, nhà A;
+ Quản lý, bảo quản và kiểm kê tài sản, đồ dùng tại Nhà khách, các phòng
họp, hội trường và phòng truyền thống; dự trù kinh phí mua sắm, sửa chữa các

vật dụng thuộc Nhà khách, phòng họp;
+ Quản lý, bảo quản và cấp trang phục cử nhân theo kế hoạch của Nhà trường;
+ Phối hợp thực hiện công tác lễ tân của Nhà trường.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
Thông báo này thay thế cho Thông báo số 25 ngày 06 tháng 6 năm 2014
của Phòng Hành chính – Tổng hợp.
Căn cứ nhiệm vụ được phân công trên đây, mỗi cán bộ viên chức, nhân
viên cần nắm vững các quy định của Nhà nước, của Bộ Nội vụ và của Trường về
hoạt động công tác của mình, thường xuyên bám sát chương trình công tác và
phối hợp thực hiện tốt công việc.

22


CHƯƠNG 2. TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI PHÒNG HÀNH
CHÍNH- TỔNG HỢP TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
I.1. Giới thiệu vài nét về phòng văn thư Trường ĐHNVHN
Phòng Văn thư là một đơn vị trực thuộc phòng Hành chính-Tổng hợp, có
chức năng đảm bảo nghiệp vụ văn thư chuyên trách của Trường ĐHNVHN theo
quy định của pháp luật, tham mưu cho phòng Hành chính-Tổng hợp về công tác
văn thư của Trường ĐHNVHN.
Phòng Văn thư là đơn vị nằm riêng biệt với phòng lưu trữ, nằm ở tầng 1
nhà A nhằm thuận lợi cho công tác giải quyết công việc của các cá nhân, đơn vị
trong Trường và các đơn vị, cá nhân ngoài cơ quan đến làm việc.
I.2. Công tác văn thư tại Trường ĐHNVHN
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
cho công tác quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động
của Trường trên tất cả mọi phương diện trong nội bộ cũng như hợp tác với các
tổ chức, đơn vị ngoài Trường. Nhận thấy tầm quan trọng trong công tác này ban
lãnh đạo nhà trường chỉ đạo, giao cho phòng Hành chính-Tổng hợp xây dựng

quy chế về công tác văn thư, nhằm đáp ứng phục cho công tác này trong trường
đi vào thực hiện thống nhất cơ sở hiện đại hành chính trong nhà trường.
Tập trung vào chỉ đạo trên các nội dung sau:
• Xây dựng và ban hành văn bản
• Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi, đến
• Bảo quản sử dụng con dấu
I.3. Thực trạng tình hình công tác văn thư của trường
* Công tác văn thư
Công tác văn Thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những
thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động quản lý của trường. Thông tin phục vụ
quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ
yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Mà trên phương diện quản lý
những thông tin mang tính pháp lý là rất cần thiết
Công tác văn thư sẽ góp phần giả quyết công việc của trường được nhanh
23


chóng, chính xác, năng xuất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn
được bí mật của trường và các đơn vị. Công tác này cũng bảo đảm giữ lại đầy đủ
chứng cứ về mọi hoạt động của trường cũng như hoạt động của các cá nhân giữa
các trách nhiệm khác trong cơ quan, sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho
hoạt động của cơ quan một cách chân thực.
Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm
tốt công tác lưu trữ trong quá trình hoạt động của mình, các đơn vị cần phải tổ
chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ. Hồ sơ lập càng tốt càng
hoàn chỉnh, văn bản giữ được đầy đử bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ
tăng lên bấy nhiêu, đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện để triển khai các mặt
nhiệm vụ.
* Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
- Ban hành văn bản:

Văn bản hành chính thuộc thẩm quyền ban hành của Trường gồm các loại
hình văn bản sau: Quyết định, thông báo, công văn, báo cáo, tờ trình, đề án, kế
hoạch, phương án, chương trình, quy chế, quy định, hướng dẫn, dự án, bản ghi
nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, biên bản, hợp đồng, giấy giới thiệu, giấy
chứng nhận, giấy mời, giấy đi đường, giấy nghỉ phép, giấy ủy quyền, phiếu gửi,
phiếu chuyển, giấy biên nhận. Văn bản chuyên ngành, văn bản trao đổi với cơ
quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài.
* Thể thức văn bản:
Thực hiện theo quy định như trong thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19
tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản hành chính.
Văn bản hành chính: Phông chữ trình bày văn bản sử dụng trình bày văn
bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng việt bộ mã kí tự Unicode theo tiêu chuẩn
Việt Nam TCVN 6909:2001.
Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy A4, các văn bản như
giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được trình bày
trên khổ giấy A5 hoặc trên giấy mẫu in sẵn. Văn bản hành chính được theo chiều
24


dài của trang giấy khổ A4 trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng
không được làm thành phụ lục riêng thì văn bản có thể trình bày theo chiều rộng
của trang giấy.
Định lề trang văn bản đối với khổ giấy A4
• Lề trên: Cách mép trên từ 20-25mm
• Lề dưới: Cách mép dưới 20-25mm
• Lề trái: Cách mép trái từ 30-35mm
• Lề phải: Cách mép phải từ 15-20mm
Vị trí trình bày các thành phần thể thức trên một trang giấy khổ A4 được
thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần như theo thông tư 01.

Văn bản chuyên ngành và văn bản của tổ chức thực hiện theo quy định
hiện hành của pháp luật. Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân
nước ngoài thực hiện theo định hiện hành của pháp luật và theo thông lệ quốc tế.
Soạn thảo văn bản:
• Căn cứ vào tính chất, nội dung và thẩm quyền ban hành của văn bản cần
soạn thảo, Hiệu trưởng giao cho một đơn vị hoặc một cá nhân soạn thảo hoặc
chủ trì soạn thảo văn bản.
• Đơn vị và cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản có trách nhiệm
thực hiện các công việc, xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi
nhận văn bản, thu thập xử lí thông tin có liên quan, soạn thảo văn bản, trường
hợp cần thiết, đề xuất với lãnh đạo Trường tham khảo ý kiến của cơ các cơ quan,
tổ chức hoặc cá nhân có liên quan, nghiên cứu thu thập ý kiến đề hoàn chỉnh bản
thảo, trình duyệt dự thảo văn bản.
Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt
• Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản
• Trương hợp dự thảo văn đã được lãnh đạo Trường phê duyệt, nhưng thấy
cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì đơn vị hoặc cá nhân được
giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo xem xét,
quyết định sửa chữa, bổ sung.
25