Khảo sát, đánh giá vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự của một doanh nghiệp lớn

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành Bài tập lớn này, trong quá trình khảo sát và thu thập, tổng
hợp thông tin em đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của các Anh chị Lãnh đạo và
nhân viên văn phòng Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông,
các Thầy cô trong Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội.
Nhân đây, cho phép em được bày tỏ lời cảm ơn và lòng biết ơn chân thành
với các Anh chị Lãnh đạo và nhân viên văn phòng Công ty Cổ phần Đầu tư xây
dựng Hạ tầng và Giao thông, các Thầy cô trong Khoa Quản trị văn phòng
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã chỉ bảo giúp đỡ em tận tình và cung cấp cho
em những thông tin quý báu để em hoàn thành Bài tập lớn này.
Trong quá trình khảo sát và nghiên cứu em đã gặp khá nhiều khó khăn,
mặt khác do trình độ nghiên cứu còn hạn chế và những nguyên nhân khác nên
dù cố gắng song Bài tập lớn của em không tránh khỏi những hạn chế thiếu sót.
Vì thế, em rất mong nhận được sự góp ý của các Thầy cô.
Em xin chân thành cảm ơn!


DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
DN: Doanh nghiệp
KHHNLĐ: Kế hoạch hóa nguồn lao động
CNKT: Công nhân kỹ thuật
LKHNL: Lập kế hoạch nhân lực


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU..............................................................................................................1
1.Lý do chọn đề tài..........................................................................................1
2.Đối tượng, mục đích nghiên cứu..................................................................1

3.Các phương pháp nghiên cứu được sử dụng................................................2
4. Cấu trúc của đề tài.......................................................................................2
CHƯƠNG I. KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG
TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG..........3
1.1.Lịch sử hình thành.....................................................................................3
1.2Cơ cấu tổ chức............................................................................................5
1.3.Chức năng nhiệm vụ.................................................................................6
1.3.1.Chức năng nhiệm vụ của công ty...........................................................6
1.3.2.Chức năng nhiệm vụ của phòng hành chính – nhân sự công ty............7
1.3.3.Chức năng nhiệm vụ của Trưởng phòng hành chính.............................8
Tiểu kết..........................................................................................................10
CHƯƠNG II. VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG
CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ.........................................................11
2.1 . Khái niệm, vai trò và quy trình của hoạch định nhân sự.......................11
2.2.Vai trò của của lãnh đạo phòng hành chính công ty Cổ phần Đầu tư xây
dựng hạ tầng và Giao thông trong tổ chức thu thập thông tin làm căn cứ
hoạch định nhân lực......................................................................................14
2.2.1.Thu thập thông tin về thực trạng số lượng và chất lượng nguồn nhân
lực của công ty..............................................................................................15
2.2.2. Thu thập các thông tin về công tác tuyển dụng, đào tạo, đãi ngộ nhân
sự của công ty................................................................................................17
2.3.Vai trò của lãnh đạo phòng hành chính công ty trong tổ chức thiết lập
các mục tiêu..................................................................................................18


2.3.1.Tổ chức thiết lập các mục tiêu về nhân sự...........................................18
2.3.2. Xây dựng kế hoạch về nhân sự...........................................................19
2.4.Vai trò của lãnh đạo phòng hành chính trong tổ chức xây dựng và thực
hiện các giải pháp..........................................................................................21
2.4.1.Tuyển dụng nhân sự.............................................................................21

2.4.2. Đào tạo, phát triển nhân sự.................................................................23
2.4.3.Bố trí sử dụng nhân sự.........................................................................25
2.4.4.Đãi ngộ nhân sự...................................................................................26
2.4.5.Kiểm tra, đánh giá nhân sự..................................................................27
Tiểu kết..........................................................................................................28
CHƯƠNG III. GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA LÃNH ĐẠO VĂN
PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ CỦA CÔNG TY
CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG..............29
3.1.Nhận xét, đánh giá vai trò của lãnh đạo văn phòng công ty trong công tác
hoạch định nhân sự........................................................................................29
3.1.1 Ưu điểm:..............................................................................................29
3.1.2. Nhược điểm.........................................................................................29
3.1.3. Nguyên nhân.......................................................................................30
3.2. Các giải pháp nhằm nâng cao vai trò của lãnh đạo văn phòng công ty
trong công tác hoạch định nhân sự................................................................30
3.2.1.Định hướng đổi mới hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo.......30
3.2.2. Ứng dụng công nghệ thông tin nâng cao năng xuất chất lượng trong
công tác hoạch định nhân sự.........................................................................31
3.3.3. Giải pháp nâng cao chất lượng nhân sự..............................................35
Tiểu kết..........................................................................................................37
KẾT LUẬN........................................................................................................38
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................40


MỞ ĐẦU
1.Lý do chọn đề tài
Trong nền kinh tế thị trường đầy cạnh tranh như hiện nay, mọi doanh
nghiệp nói chung và ngành Đầu tư xây dựng cơ sở Hạ tầng và Giao thông nói
riêng đều phải luôn luôn đổi mới, không ngừng nâng cao hiệu quả kinh doanh,
và nguồn nhân lực là yếu tố quan tâm hàng đầu. Hiện nay, con người được xem

là nhân tố quyết định đến sự thành công hay thất bại của bất kì một tổ chức nào.
Để có được sự thành công cho doanh nghiệpthì công tác quản trị nguồn nhân lực
đóng một vai trò rất lớn, trong đó phải kể đến vai trò của nhà quản trị văn phòng
trong việc hoạch định nguồn nhân lực cho doanh nghiệp.
Tuy nhiên, hiện nay công tác hoạch định nguồn nhân lực tại các doanh
nghiệp chưa thực sự được quan tâm đúng mức. Trong giai đoạn khó khăn như
hiện tại, doanh nghiệp nào cũng muốn cắt giảm chi phí, chi phí đầu tiên được
nghĩ tới là chi phí nhân sự. Nhưng nhìn vào thực tiễn công tác quản trị nguồn
nhân lực của các doanh nghiệp khiến cho chúng ta không khỏi lo ngại công tác
hoạch định nguồn nhân lực gần như không có. Hoạch định nguồn nhân lực
là quá trình lập các kế hoạch, dự báo nhu cầu về nguồn nhân lực của một tổ chức
để tiến hành các bước tiếp theo nhằm đáp ứng nhu cầu đó. Từ khái niệm này
chúng ta có thể khái quát lên vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác
hoạch định nguồn nhân sự đó là việc tổ chức thu thập các thông tin làm căn cứ
hoạch định nhân sự, tổ chức thiết lập các mục tiêu và tổ chức xây dựng thực
hiện các phương pháp thực hiện mục tiêu đó. Thế nhưng do việc hoạch định
nhân sự còn nhiều yếu kém và sự quan tâm hạn chế nên em nhận thức được tầm
quan trọng về vai trò của của người làm quản trị văn phòng đối với việc nâng
cao hiệu quả công tác hoạch định nguồn nhân sự tại các doanh nghiệp.
2.Đối tượng, mục đích nghiên cứu
* Đối tượng: Vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định
nhân sự của một doanh nghiệp lớn.
* Mục đích: Khảo sát, đánh giá vai trò của nhà quản trị văn phòng trong
công tác hoạch định nhân sự của một doanh nghiệp lớn để từ đó đưa ra được các
1


giải pháp nâng cao vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định
nhân sự.
3.Các phương pháp nghiên cứu được sử dụng

Để hoàn thành Bài tập lớn này em đã sử dụng một số phương pháp như:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa những thông tin, tài liệu đã có.
- Phương pháp phân tích và tổng hợp: là phương pháp được em sử dụng
trong suốt quá trình làm Bài tập lớn này.
- Phương pháp điều tra, khảo sát, đánh giá thực trạng các lãnh đạo văn
phòng thực hiện công tác hoạch định nguồn nhân sự tại Công ty Cổ phần Đầu tư
xây dựng Hạ tầng và Giao thông như thế nào.
4. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, lời cảm ơn, danh mục chữ viết tắt,
tài liệu tm khảo, mục lục thì đề tài được chia làm 3 chương:
- Chương 1: Khái quát về tổ chức và hoạt động của Công ty Cổ phần Đầu
tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông.
- Chương 2: Vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định
nhân sự
- Chương 3: Các giải pháp nâng cao vai trò của nhà quản trị văn phòng
trong công tác hoạch định nhân sự

2


CHƯƠNG I
KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ
PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG
1.1.Lịch sử hình thành
Tên công ty: Công ty CP Đầu Tư Xây Dựng Hạ Tầng và Giao Thông.
Tên giao dịch Quốc tế: Infastructure Investment and Transportations
Contruction Joint Stock Company.
Tên viết tắt: INTRACOM.
Trụ sở chính: Lô C2F - Khu công nghiệp nhỏ - Quận Cầu giấy - Hà Nội.
Điện thoại: 04.22403439 Fax: 04.37914112

Email:
Website: www.intracom.com.vn
Ngày thành lập: 28/01/2001.
Vốn điều lệ: 50.000.000.000 Đồng ( Năm mươi tỷ đồng).
Các công ty thành viên: Công ty CP thủy điện Nậm pung Intracom; Công
ty TNHH tổ hợp y tế Phương Đông; Công ty CP Đầu tư sản xuất nông nghiệp
Hà Nguyên
Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông (INTRACOM) tiền
thân là Công ty đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông đô thị 100% vốn nhà
nước. Chính thức hoạt động theo mô hình công ty cổ phần từ năm 2006.
Bằng tinh thần đoàn kết, tập thể ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viên
INTRACOM đã từng bước khắc phục khó khăn, xây dựng công ty ngày càng
lớn mạnh. Công ty cũng dần dần mở rộng các hoạt động kinh doanh, hướng tới
mục tiêu phát triển đa ngành nghề, với các lĩnh vực hoạt động chính đầu tư dự
án bất động sản, thủy điện, kinh doanh xây lắp, đầu tư tài chính, sản xuất - kinh
doanh điện và sản xuất vật liệu xây dựng…

3


Tòa nhà INTRACOM
Với đội ngũ gần 1000 cán bộ, kỹ sư, chuyên gia, công nhân viên dày dạn
kinh nghiệm và đang thực hiện nhiều công trình, dự án như: Dự án khu văn
phòng, dịch vụ công cộng và nhà ở bán - Trung Văn, Dự án khu văn phòng, nhà
ở bán - Phú Diễn, Dự án nhà ở tái định cư NOCT – Cầu Diễn, Dự án nhà ở xã
hội - Phú Diễn, Dự án thuỷ điện Nậm Pung, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 3, Dự án
thuỷ điện Tà Lơi 2, Dự án thủy điện Cẩm Thủy, Dự án Tổ hợp Y tế Phương
Đông...
INTRACOM đã đạt được nhiều thành tích trong lĩnh vực đầu tư xây dựng
như Bằng khen của Bộ Xây dựng; Cúp vàng sản phẩm ưu tú hội nhập WTO

2009,...
Mong muốn mang lại cho các đối tác, khách hàng sự “an lạc-hạnh phúc”
nên những công trình của INTRACOM luôn đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật và mỹ
thuật. Chính vì lẽ đó, thương hiệu INTRACOM đang dần được khẳng định trong
thị trường cạnh tranh của ngành xây dựng.
4


1.2Cơ cấu tổ chức

 Giải thích sơ đồ: Bộ máy tổ chức của công ty.
Cơ cấu tổ chức Công ty:
1, Đại hội đồng cổ đông
2, Hội đồng quản trị
3, Ban kiểm soát
4, Ban giám đốc
5, Các phòng ban Công ty
 Phòng Tổ chức - Hành chính
 Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật
 Phòng đầu tư dự án nhà – đô thị số 1
 Phòng đầu tư dự án nhà – đô thị số 2
5


 Phòng đầu tư dự án thủy điện
 Phòng Tài chính - Kế toán
6, Các đơn vị thành viên
 Xí nghiệp Xây lắp số 1
 Xí nghiệp Xây lắp số 2
 Xí nghiệp Xây lắp số 3

 Xí nghiệp Xây lắp số 4
 Xí nghiệp Xây lắp số 5
Đội xây lắp số 1
Đội xây lắp số 5
Đội xây lắp số 6
Đội xây lắp số 8
Đội xây lắp số 9
Đội xây lắp số 11
Các công ty con: Công ty CP thủy điện Nậm pung Intracom; Công ty
TNHH tổ hợp y tế Phương Đông; Công ty CP Đầu tư sản xuất nông nghiệp Hà
Nguyên.
Các công ty liên doanh, liên kết..
1.3.Chức năng nhiệm vụ
1.3.1.Chức năng nhiệm vụ của công ty
1. Xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp.
2. Xây dựng các công trình cầu và đường giao thông.
3. Sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng.
4. Đầu tư Bất động sản, thủy điện.
5. Kinh doanh thương mại.

6


1.3.2.Chức năng nhiệm vụ của phòng hành chính – nhân sự công ty
Chức năng:
- Tham mưu cho Ban lãnh đạo về việc thành lập, tổ chức, hoạt động của
bộ máy trong công ty. Đề xuất ý kiến về công tác tổ chức cán bộ của Công ty.
- Thực hiện tốt công tác tổ chức cán bộ, các chế độ chính sách đảm bảo
quyền lợi của người lao động
- Đề ra, hướng dẫn kiểm tra đôn đốc việc thực hiện, chấp hành nội quy,

quy chế, quy định do Công ty ban hành.
Nhiệm vụ:
 Tổ chức cán bộ:
- Xây dựng: điều lệ, mô hình tổ chức và hoạt động của Công ty. Hàng
năm lập phương án về tổ chức quản lý nhân sự: biên chế tổ chức nhân sự ở các
phòng, ban, đơn vị trực thuộc Công ty; có kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cán bộ
chủ chốt, tuyển dụng bổ sung nhân lực.
- Xây dựng, tổng hợp ý kiến của các phòng ban về nội quy, quy chế, quy
định của Công ty. Tổ chức hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc thực hiện có hiệu quả
các nội quy và quy chế, quy định đã đề ra.
- Xây dựng và hướng dẫn tổ chức thực hiện phong trào thi đua lao động
sản xuất kinh doanh, các quy định về bảo vệ bí mật, quản lý tài sản, chống tham
nhũng, tiêu cực, thực hành tiết kiệm, phòng chống tội phạm…
 Lao động - Tiền lương:
- Xây dựng và triển khai kế hoạch sử dụng lao động, tuyển dụng đào tạo
và đào tạo lại, bồi dưỡng nâng bậc chuyên môn cho CBCNV.
- Phối hợp với các phòng ban trong Công ty hướng dẫn, đào tạo nâng cao
tay nghề, trình độ, công tác an toàn lao động, vệ sinh lao động cho người lao
động.
- Thực hiện đầy đủ và đúng quy định việc ký kết HĐLĐ và quản lý lao
động. Kiểm tra, hướng dẫn chế độ HĐLĐ với các đơn vị phụ thuộc.
- Đề xuất lãnh đạo Công ty giải quyết chế độ chính sách đối với người lao
động theo Luật lao động về tiền lương, các khoản phụ cấp, các chế độ về
7


BHXH, BHYT và các quyền lợi khác của người lao động.
 Hành chính quản trị:
- Thực hiện công tác văn thư, đánh máy, photocopy; đề xuất mua, quản lý
và cấp phát VPP. Quản lý các thiết bị văn phòng, dụng cụ hành chính, tạp vụ, vệ

sinh.
- Lưu trữ, quản lý công văn, văn bản Nhà nước, các cơ quan, đơn vị liên
quan gửi đến, quản lý con dấu của Công ty trên nguyên tắc an toàn bảo mật,
đúng quy định.
- Làm các công việc về lễ tân. Giải quyết các thủ tục hành chính cho
CBCNV cơ quan. Quản lý và cho thuê nhà, xưởng (nếu có); đôn đốc thu tiền
nhà, tiền điện, nước của các đơn vị (nếu có quy định).
- Quản lý, điều động ô tô phục vụ lãnh đạo và CBCNV đi công tác.
1.3.3.Chức năng nhiệm vụ của Trưởng phòng hành chính
(Phụ trách là Bà Nguyễn Thị Kim Anh)
1.Tham mưu Ban Giám đốc tổ chức bộ máy, xây dựng và kiện toàn hệ
thống quy chế quản lý
 Nghiên cứu, đề xuất phương án tổ chức bộ máy, chức năng nhiệm vụ các
phòng ban.
 Chủ trì và phối hợp với các bộ phận liên quan xây dựng và cải tiến chính
sách phát triển nhân lực,đãi ngộ, lương thưởng, quy chế quản lý, nội quy, quy
trình làm việc.
2. Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện tuyển dụng, đào tạo và phát triển
nguồn nhân lực
 Theo dõi và dự báo biến động nhân sự, lập kế hoạch sử dụng và phát
triển nhân lực
 Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho sản xuất kinh doanh
và chiến lược của công ty.
 Đề xuất bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, định biên, bố trí sắp xếp
nhân sự
 Xây dựng kế hoạch tuyển dụng, tổ chức thi tuyển và phối hợp tuyển
8


chọn nhân sự; Dự thảo Hợp đồng lao động trình Tổng Giám đốc.

 Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo, nâng cao trình độ,
năng lực của đội ngũ lao động
3. Lập kế hoạch và tổ chức quản trị thực hiện hệ thống đãi ngộ lao động
và đánh giá hoàn thành công việc tại các Phòng ban.
 Giám sát thực hiện quy chế và các quy định về tiền lương, tiền thưởng
 Đề xuất các phương án điều chỉnh tiền lươngcủa Công ty, phòng ban và
cá nhân.
 Đề xuất phương án thưởng định kỳ và đột xuất cho người lao động
 Tổ chức giám sát việc áp dụng và thực hiện các quy định về đánh giá
hoàn thành công việc và xếp loại lao động tại các Phòng ban.
 Tiếp nhận và giải đáp các thắc mắc về chế độ, chính sách của người lao
động trong Công ty.
 Cập nhật và phổ biến các quy định của pháp luật liên quan đến quyền và
trách nhiệm, nghĩa vụ của người sử dụng lao động, người lao động.
4. Tổ chức và giám sát công tác văn thư, lưu trữ, lễ tân, cung cấp dịch vụ văn
phòng cho các Phòng ban, quan hệ đối ngoại với các cơ quan bên ngoài gồm:
 Giám sát, nhắc nhở nhân viên thực hiện công việc. Điều chỉnh mục tiêu
kế hoạch khi cần thiết và đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên
 Động viên, khuyến khích, thúc đẩy nhân viên thực hiện công việc
 Hướng dẫn và giám sát công tác lễ tân, trực tiếp quan hệ đối ngoại với
các cơ quan bên ngoài.
 Lập kế hoạch, mua và cấp phát văn phòng phẩm; sửa chữa, nâng cấp,
thanh lý thiết bịvăn phòng. Báo cáo tình trạng và tình hình sử dụng theo yêu cầu.
5. Phối hợp và thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Ban Giám đốc
 Hỗ trợ Bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giữa BGĐ
và Người lao động trong Công ty. Hỗ trợ cho các bộ phận liên quan về công tác
đào tạo nhân viên, cách thức tuyển dụng nhân sự… Hỗ trợ các bộ phận liên quan
về công tác hành chính.
9

10


Tiểu kết
Kể từ khi thành lập đến nay Công ty đã và đang đầu tư xây dựng nhiều
công trình đóng góp đáng kể vào sự phát triển của các lĩnh vực Kinh tế, chính
trị, văn hoá ... của Thủ đô và cả nước. Công ty từng bước xây dựng thương hiệu,
truyền thống; Công ty đã được tặng thưởng nhiều giấy khen, bằng khen của
Tổng công ty Đầu tư và phát triển nhà Hà Nội và các cơ quan Bộ ngành khác.
Trong quá trình hoạt động, Công ty luôn thực hiện đầy đủ mọi nghĩa vụ
đối với Nhà nước, sản xuất kinh doanh có hiệu quả, tạo việc làm và đảm bảo đời
sống cho người lao động.
Trong tương lai, để giữ vững ổn định và phát triển kinh doanh cho công ty
thì vai trò của nhà quản trị hoạch định nhân sự càng phải được chú trọng và
nâng cao. Hoạch định nhân lực là một công việc quan trọng kéo theo việc dự
báo các nhu cầu của công ty trong tương lai về vấn đề nhân lực để đảm bảo rằng
công ty sẽ có đủ lực lượng cần thiết vào các thời điểm cần thiết để tạo ra mục
tiêu của tổ chức.

11


CHƯƠNG II
VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG
TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ
2.1 . Khái niệm, vai trò và quy trình của hoạch định nhân sự
Khái niệm
Hoạch định nhân sự là một tiến trình quản lý bao gồm việc phân tích các
nhu cầu nhân sự của một tổ chức dưới những điều kiện thay đổi và sau đó triển

khai các chính sách và biện pháp nhằm thoả mãn nhu cầu đó.
Tiến trình này bao gồm ba bước là:
 Kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp là cơ sở cho hoạch định nhân sự;
 Đánh giá những nhân sự cần có trong tương lai;
 Xây dựng một chương trình đáp ứng những nhu cầu đó.
Vai trò
Thứ nhất, hoạch định nhân lực giữ vai trò trung tâm trong quản trị nguồn
nhân lực trên cơ sở gắn nguồn nhân lực với doanh nghiệp lại với nhau. Hoạch
định nguồn nhân lực là một việc không thể thiếu khi muốn thực hiện các công
tác hoạch định khác, muốn hoạch định mua sắm máy móc thiết bị đầu tư thì phải
hoạch định nhân lực để sử dụng máy móc thiết bị đó, nếu không hoạch định
nhân lực hoặc hoạch định nguồn nhân lực không phù hợp sẽ dẫn đến không có
người sử dụng. Ngày nay máy móc thiết bị rất đắt tiền và công nghệ ngày càng
tiến bộ, do đó phải hoạch định nguồn nhân lực phù hợp để sử dụng nguồn lực
khác hiệu quả nhất. Bởi lẽ hoạch định nguồn nhân lực giúp cho doanh nghiệp
chủ động thấy trước được các biến động nhân sự, thực trạng về nguồn nhân sự,
từ đó có những điều chỉnh phù hợp. Chúng ta sẽ biết được: Doanh nghiệp cần
những nhân viên như thế nào, khi nào doanh nghiệp cần họ, họ cần phải có
những kỹ năng như thế nào, doanh nghiệp đã có sẵn những người thích hợp
chưa? Hoạch định nguồn nhân lực chính là cơ sở cho các hoạt động tuyển dụng,
đào tạo, phát triển duy trì nguồn nhân lực . Vì vậy, hoạch định nguồn nhân lực
12


hiệu quả góp phần tạo nên sự thành công của doanh nghiệp.
Thứ hai, hoạch định nguồn nhân lực đóng vai trò điều hòa các hoạt động
nguồn nhân lực. Thông qua việc hoạch định nguồn nhân lực sẽ cho thấy tất cả
các bộ phận ăn khớp với nhau như thế nào. Xác định nguồn nhân lực có phù hợp
với chiến lược không. Và đặc biệt, nguồn nhân lực có đảm bảo được lợi thế cạnh
tranh hay không.

Thứ ba, hoạch định nguồn nhân lực có ảnh hưởng lớn cho việc ra quyết
định về nhân sự. Để đưa ra một quyết định đúng đắn thì công tác hoạch định
phải được thực hiện một cách hệ thống, nhất quán, khả thi, cụ thể, linh hoạt, phù
hợp với hoàn cảnh thực tiễn và mang tính khách quan khoa học.
Thứ tư, công tác hoạch định nguồn nhân lực đóng vai trò rất quan trọng
đối với chiến lược kinh doanh và đối với doanh nghiệp. Vì quá trình hoạch định
tài nguyên nhân sự tốt, khi thực hiện sẽ giúp cho tổ chức có được những con
người có năng lực phù hợp với sự phát triển của tổ chức trong tương lai.
Thứ năm, hoạch định tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp giảm được chi phí do
phải tuyển chọn, đào tạo lại cũng như tránh được các thiệt hại rủi ro trong quá
trình thực hiện các công việc, mục tiêu, nguyên tắc và chức năng hoạch định
nguồn nhân lực.
Thứ sáu, hoạch định nguồn nhân lực có ảnh hưởng đến hiệu quả của tổ
chức thông qua việc liên kết hành động với kết quả. Hoạch định nói chung giúp
cho doanh nghiệp đi đúng hướng, còn hoạch định nguồn nhân lực giúp cho
doanh nghiệp thực hiện bố trí nhân lực một cách tốt nhất để người lao động làm
việc hiệu quả.
Thư bảy, hoạch định nguồn nhân lực sẽ giúp cho doanh nghiệp thấy rõ
phương hướng, cách thức quản trị nguồn nhân lực, đảm bảo cho doanh nghiệp
có được đúng người cho đúng việc,vào đúng thời điểm cần thiết sẵn sàng đối
phó với mọi tình huống có thể xảy ra trong quá trình thực hiện, chủ động giữ
vững hiệu quả hoạt động kinh doanh của mình. Đồng thời có thể kiểm tra lại các
sự kiện có thể xảy ra trong quá khứ và hiện tại, từ đó lập ra kế hoạch trong
tương lai. Qua đó làm tăng khả năng đạt được các mục tiêu và kết quả mong
13


muốn củadoanh nghiệp, giúp doanh nghiệp thích nghi với sự thay đổi của môi
trường bên ngoài. Trong nền kinh tế thị trường công tác hoạch định được sử
dụng nhằm giảm tối đa các bất trắc, rủi ro và giảm bớt các sai lầm lãng phí.

Quy trình
Để thực hiện hoạch định nguồn nhân lực, doanh nghiệp cần tiến hành theo
5 bước sau: dự báo nguồn nhân lực, phân tích thực trạng nguồn nhân lực, quyết
định tăng hoặc giảm nhân lực, lập kế hoạch thực hiện, đánh giá kế hoạch thực
hiện. Đây là quá trình chung và được áp dụng linh hoạt trong các doanh nghiệp
khác nhau. Các bước phải được thực hiện rõ ràng, cụ thể, phải có sự liên kết
giữa các phòng ban trong doanh nghiệp.
STT

Các bước

Nội dung

1

Dự báo

Bạn phải biết được mục tiêu doanh nghiệp cần đạt được

nhu cầu

là gì, kế hoạch hoạt động và phạm vi sản xuất, kinh

nguồn

doanh của doanh nghiệp. Trên cơ sở đó, xác định nhu

nhân lực

cầu nhân lực cho doanh nghiệp: cần bao nhiêu người,

trình độ chuyên môn, kỹ năng, phẩm chất gì…

2

Phân tích

Phân tích những ưu điểm, nhược điểm của nguồn nhân

thực trạng

lực hiện có trong doanh nghiệp. Xét về phía nhân viên,

nguồn

bạn phải đánh giá được cơ cấu, trình độ, kỹ năng, kinh

nhân lực

nghiệm, thái độ làm việc, trách nhiệm và quyền hạn của
mỗi nhân viên. Xét về phía doanh nghiệp, bạn phải xem
xét các chính sách quản lý nguồn nhân lực, mục tiêu, kế
hoạch hoạt động, môi trường làm việc..của doanh
nghiệp.

3

Quyết định

So sánh dự báo nhu cầu nhân lực trong tương lai với

tăng hay

thực trạng nguồn nhân lực hiện có trong doanh nghiệp.

giảm nhân

Từ đây, bạn xác định nhân lực của doanh nghiệp thừa

lực

hay thiếu, từ đó đưa ra các giải pháp tăng hoặc giảm
14


nhân lực.
4

Lập kế

Bạn phải lập được một bản kế hoạch thực hiện rõ ràng,

hoạch thực

phù hợp với doanh nghiệp. Bản kế hoạch cần xác định

hiện

các vấn đề: tuyển dụng nhân viên, sắp xếp lại nhân sự
các phòng ban như thế nào hay đào tạo nhân viên ra
sao…?

5

Đánh giá

Xem xét quá trình thực hiện có gì sai lệch với mục tiêu

thực hiện

đề ra không và có nảy sinh vấn đề gì mới không. Từ đó,

kế hoạch

tìm nguyên nhân và đưa ra cách giải quyết

2.2.Vai trò của của lãnh đạo phòng hành chính công ty Cổ phần Đầu
tư xây dựng hạ tầng và Giao thông trong tổ chức thu thập thông tin làm căn
cứ hoạch định nhân lực
Thu thập các thông tin liên quan đến việc hoạch định nhân sự là công việc
đầu tiên cần thiết phải biết của mọi quản trị gia trong lĩnh vực quản trị nguồn
nhân lực. Thu thập thông tin là cơ sở cho giải quyết các vấn đề trong lĩnh vực
quản trị nguồn nhân lực.
Thu thập các thông tin được tiến hành nhằm để xác định các nhiệm vụ
thuộc phạm vi công việc đó và các kỹ năng, năng lực quyền hạn và trách nhiệm
cụ thể cần phải có để thực hiện công việc đó một cách tốt nhất.
Cụ thể Thu thập các thông tin nhằm trả lời các câu hỏi sau đây:
 Nhân viên thực hiện những công tác gì?
 Khi nào công việc được hoàn tất?
 Công việc được thực hiện ở đâu?
 Nhân viên làm công việc đó như thế nào?

 Tại sao phải thực hiện công việc đó?
 Để thực hiện công việc đó nhân viên cần hội đủ những tiêu chuẩn trình
độ nào?
 Thu thập các thông tin cung cấp cho các nhà quản trị một bản tóm tắt
15


các nhiệm vụ và trách nhiệm của một công việc nào đó , mối tương quan của
công việc đó với công việc khác , kiến thức và kỹ năng cần thiết và các điều
kiện làm việc .
Tóm lại Thu thập các thông tin được tiến hành nhằm:
 Xác định các nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc.
 Điều kiện để tiến hành công việc.
 Các tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng hoàn thành công việc.
 Mối tương quan của công việc đó với công việc khác.
 Các phẩm chất, kỹ năng nhân viên phải có để thực hiện công việc đó.
2.2.1.Thu thập thông tin về thực trạng số lượng và chất lượng nguồn
nhân lực của công ty
Bảng1.Số lượng lao động của công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng
Hạ tầng và Giao thông năm 2014
Diễn giải
Số lượng
Nam Nữ
Tổng số
890
512
378
Trong đó:
Sau đại học
50

38
12
Đại học
250
169
81
Cao đẳng
96
40
56
Trung cấp
40
27
13
CNKT và LĐ đã qua đào tạo
436
389
47
Số lượng nguồn nhân lực được đo lường thông qua chỉ tiêu về quy
mô nhân lực. Trong biểu đồ trên ta thấy rằng số lượng lao động c ủa công
ty rất lớn lên đến gần 1000 lao động. Do tính chất của công ty là xây d ựng
cơ sở hạ tầng và giao thông, bất đông sản, thủy điện nên số l ượng lao
động nam cao hơn số lượng nữ.
Bảng 2.Sự gia tăng số lượng lao động trong công ty
Chỉ tiêu
Năm 2007
Năm 2008 Năm 2009
(người)
(người)
(người)

Tổng lao động
613
630
680
Phân công theo tính
chất lao động
- Lao động trực tiếp
401
410
434
- Lao động gián tiếp
212
220
246
16


Nhìn vào bảng cơ cấu lao động của công ty ta th ấy: L ực l ượng lao
động của công ty có sự thay đổi rõ rệt về số lượng với tính ch ất ng ười lao
động. Nhìn tổng thể thì người lao động của công ty năm sau h ơn năm tr ước
và tốc độ tăng năm 2009 so với năm 2008 là cao h ơn. Nguyên nhân là do
việc kinh doanh xây dựng mở rộng và phát triển thêm các loại hình kinh
doanh bất động sản nên nhu cầu lao động năm 2009 tăng cao.
Bảng 3.Biến động về cơ cấu lao động theo giới tính và trình đ ộ
Chỉ tiêu
Năm 2010
2011
2012
Tổng lao động
750

788
840
1. Phân công
theo giới tính
- Lao động
550
563
577
nam
200
225
263
- Lao động nữ
3. Phân công
theo trình độ
- Trên Đại học
23
25
38
- Đại học
111
121
128
- Cao đẳng
- Trung cấp
202
219
225
- CNKT, LĐ đã
qua đào tạo (lao

động phổ thông)

366

378

48

400
49

Theo giới tính: Do lĩnh vực hoạt động kinh doanh chủ y ếu là xây
dựng nên số lượng lao động nam cao hơn n ữ. Tuy nhiên năm 2012 t ốc đ ộ
tăng của lao động nữ giới có xu hướng tăng lên. Nh ưng l ực l ượng lao đ ộng
nam trong công ty vẫn chiếm ưu thế hơn lao động nữ.
Xét theo trình độ lao động: Ta nhận thấy số luợng lao động ở r ất
nhiều các trình độ. Lao động phổ thông, trung cấp, Đại học và trên Đại học
có xu hướng tăng. Tuy nhiên mức độ tăng và tốc độ tăng của s ố l ượng lao
động ở các trình độ này là khá chậm chạp và không thống nhất.
Nhìn chung số lao động hiện có của công ty đã đáp ứng được nhu cầu
về số lượng nhưng còn hạn chế trong việc đáp ứng nh ững yêu c ầu của
công việc. Để có thể thực hiện được những chiến lược phát triển trong
17


công ty và đứng vững trên thị trường yêu cầu người lãnh đạo văn phòng
phải hoạc định đội ngũ lao động không những đủ về số lượng mà còn ph ải
có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm. Do đó người làm lãnh đ ạo văn phòng
phải có kế hoạch đào tạo nhân viên, đặc biệt là đội ngũ lao đ ộng tr ẻ nâng
cao hiệu quả công việc hơn nữa.

2.2.2. Thu thập các thông tin về công tác tuyển dụng, đào tạo, đãi ngộ
nhân sự của công ty
*Việc tuyển dụng và trả lương thực hiện theo chế độ hợp đồng lao
động. Hội đồng quản trị công ty phê duyệt mức tối đa tổng số nhân viên và
quỹ lương toàn công ty. Trưởng phòng hành chính đóng vai trò xem xét, phê
duyệt các hồ sơ tuyển dụng.
*Hiện tại Công ty đã có quy chế đào tạo riêng. Công tác đào t ạo c ủa
công ty được thực hiện theo quy chế đào tạo ban hành kèm theo quy ết
định số 88-QĐ/HĐQT-VP ngày 06/09/2008. Phụ trách bộ phận xác định
nhu

cầu đào tạo gửi phòng tổ chức hành chính theo biểu mẫu

(BM/PVV/09). Phòng tổ chức hành chính xem xét nhu cầu đào t ạo trên c ơ
sở phân tích doanh nghiệp, phân tích công việc, phân tích trình đ ộ năng l ực
cá nhân. Nếu xét thấy có nhu cầu phải đào tạo, phòng t ổ ch ức hành chính
lập kế hoạch và trình lãnh đạo công ty phê duy ệt. Sau đào t ạo phòng hành
chính tiến hành đánh giá kết quả đào tạo.
Nhận xét: theo kết quả đào tạo cho thấy công ty Cổ phần Đầu t ư xây
dựng Hạ tầng và Giao thông tổ chức công tác đào tạo khá tốt. Công tác đào
tạo bám sát thực tế và thỏa mãn nhu cầu cá nhân và công ty. Sau đào t ạo
các cá nhân hầu hết hoàn thành tốt công việc được giao.
*Công tác trả lương trả thưởng:
-Công tác trả lương của công ty được tiến hành theo nguyên tắc phân
phối theo lao động; trả lương theo công việc được giao gắn v ới m ức độ
phức tạp, vị trí của người lao động trong hệ thống bộ máy công ty; m ức đ ộ
hoàn thành công việc, số ngày công thực tế..
-Hiện nay công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông áp
dụng hình thức trả thưởng, đãi ngộ nhân sự như sau:
+Thưởng hoàn thành kế hoạch kinh doanh xây dựng, hoàn thành

18


vượt mức kế hoạch được giao.
+Thưởng nâng cao chất lượng hiệu quả của công tác th ực hi ện các
dự án.
+Thưởng tiết kiệm vật tư, nguyên liệu
+Thưởng phát huy sáng kiến cải tiến quy trình kỹ thuật
+Tiền thưởng được trích 3% trong tổng quỹ lương. Tùy thuộc vào l ợi
nhuận thu được sau mỗi một dự án, một công trình hoàn thành. L ợi nhu ận
thu được càng nhiều thì quỹ tiền thưởng càng lớn.
2.3.Vai trò của lãnh đạo phòng hành chính công ty trong tổ chức thiết
lập các mục tiêu
2.3.1.Tổ chức thiết lập các mục tiêu về nhân sự
Để xây dựng và thực hiện tốt các giải pháp về nhấn sự, Trưởng
phòng hành chính của công ty cần thiết lập các mục tiêu như:
– Số lượng và chất lượng nguồn nhân lực (Công ty cần bao nhiêu
người với trình độ, kỹ năng như thế nào để thích ứng và th ực hiện các
nhiệm vụ hay mục tiêu mà doanh nghiệp đã đặt ra?).
–Thiết lập mục tiêu của Công ty trong từng giai đoạn cụ th ể (Khi nào
doanh nghiệp cần họ?)
– Thiết lập các mục tiêu về đào tạo, bố trí, sử dụng, đãi ngộ nhân s ự
sao cho hợp lý và hiệu quả nhất. Công ty đã có sẵn những người thích hợp
chưa? Và nếu họ có tất cả những kiến th ức, thái độ và kỹ năng c ần thi ết
hay không? Công ty sẽ tuyển dụng họ từ bên ngoài hay l ựa chọn từ nh ững
nhân viên hiện có? Khi kế hoạch nhân lực chỉ ra những loại nhân công mà
công ty không có sẵn, công tycó th ể ph ải quy ết đ ịnh tiến hành đào t ạo và
đề bạt để phát triển dự trữ nhân lực cần trong tương lai. Nh ư v ậy trong
việc thiết lập các mục tiêu thì trưởng phòng công ty sẽ lập kế nhân l ực g ắn
chặt với quá trình đào tạo, phát triển nguồn nhân lực.

2.3.2. Xây dựng kế hoạch về nhân sự

19


*Vai trò của kế hoạch hóa nhân lực
Kế hoạch hóa nguồn nhân lực giữ vai trò trung tâm trong quản
lý chiến lược nguồn nhân lực.
Lực lượng lao động có kỹ năng của một công ty ngày càng được nhận
biết, đã và đang trở thành lợi thế cạnh tranh của tổ chức. KHHNNL của
công ty có vai trò quan trọng như kế hoạch hóa về vốn và các nguồn tài chính
20


của công ty. Tuy vậy, đã từ lâu các nhà quản lý rất quan tâm đến kế hoạch
hóa vốn và các nhu cầu nguồn tài chính của công ty nhưng chỉ đến thời gian
gần đây mới nhận thấy rõ những lợi thế cạnh tranh của một công ty có lực
lượng lao động với kỹ năng, trình độ lành nghề cao.
Bất kỳ công ty nào muốn tồn tại và đứng vững trong cạnh tranh cần thiết
phải tiến hành kế hoạch hóa chiến lược nguồn nhân lực.
Kế hoạch hóa chiến lược nguồn nhân lực là quá trình xây dựng các
chiến lược nguồn nhân lực và thiết lập các chương trình hoặc các chiến thuật
để thực hiện các chiến lược nguồn nhân lực đó. Do đó, vai trò của kế hoạch
hóa nguồn nhân lực là giúp cho công ty đạt được mục tiêu công việc.
Kế hoạch chiến lược nguồn nhân lực của công ty một khi được xây dựng
đúng sẽ mang lại nhiều lợi ích trực tiếp hoặc gián tiếp cho công ty.
cụ thể, KHHNNL giúp cho công ty chủ động thấy trước được các khó
khăn và tìm biện pháp khắc phục; xác định rõ khoảng cách giữa tình trạng
hiện tại và định hướng tương lai của công ty; tăng cường sự tham gia của
những người quản lý trực tuyến vào quá trình kế hoạch hóa chiến lược; nhận

rõ các hạn chế và cơ hội của nguồn nhân lực trong công ty.
Sự thành công của chiến lược nguồn nhân lực tuỳ thuộc vào tình hình và
khung cảnh cụ thể mà các chiến lược đó được sử dụng. Nói cách khác, chiến
lược nguồn nhân lực có ảnh hưởng rất quan trọng đến sự hoàn thiện công ty
và hiệu quả của nó tuỳ thuộc vào mức độ phù hợp của chiến lược nguồn
nhân lực với chiến lược tổng thể của công ty, đặc trưng của công ty; năng lực
của công ty; và sự thay đổi của môi trường. Do đó, khi ra các quyết định
nguồn nhân lực phải quan tâm đến các chiến lược khác của công ty như: ..
chiến lược tài chính, thị trường, sản phẩm cũng như các thay đổi của môi .
trường kinh doanh.
Kế hoạch hóa nguồn nhân lực có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả của công ty.
Kế hoạch hóa nguồn nhân lực có quan hệ chặt chẽ với kế hoạch chiến
lược sản xuất kinh doanh của công ty. Để đạt được các mục tiêu trong thời
gian dài, công ty phải có một tập hợp hợp lý những người lao động với
21