khảo sát đánh giá về vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự của UBND quận tây hồ

LỜI CAM ĐOAN
Tôi thực hiện đề tài “ khảo sát đánh giá về vai trò của nhà quản trị văn phòng
trong công tác hoạch định nhân sự của UBND quận Tây Hồ “.
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi và được sự
hướng dẫn khoa học của Ths. Nguyễn Đăng Việt. Các nội dung nghiên cứu, kết
quả trong đề tài này là trung thực .
Hà Nội, tháng 12 năm 2016


MỞ ĐẦU

1.Lý do chọn đề tài
Nguần nhân lực có thể quyết định sự thành công hoặc thất bại của cơ quan tổ
chưc.Vì vậy xây dựng đội ngũ cán bộ nhấn sự phù hợp với sự phát triển của tổ
chức là điều hết sức quan trọng. Hơn nữa cơ cấu tổ chức luân có sự đổi mới như
mở rộng quy mô, ….
Vậy các cơ quan tổ chức phải xây dựng được đội nũ cán bộ phù họp
với nhu cầu của cơ quan cũng như đáp ứng được với sự biến đổi của các tác nhân
bên ngoài đảm bảo cho sự hoạt động xuyên suất không gián đoạn. Để giải quyết
được vấn đề trên các cơ quan tổ chức cần phải nhận thức rõ và vạch ra các quá
trình hoạch định nguần nhân lực một cách hiệu quả.
Vì vậy tôi lựa chọn đề tài “ khảo sát đánh giá về vai trò của nhà quản trị văn
phòng trong công tác hoạch định nhân sự của UBND quận Tây Hồ “. Để làm bài
nghiên cứu.
2.Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu :Khảo sát đánh giá vai tò của nhà quản trị văn phòng
trong công tác hoạch định nhân sự của UBND Quận Tây Hồ.
Mục đích nghiên cứu: tìm hiểu về vai trò của nhà quản trị văn phòng đối với
việc tổ chức hoạch định nhân sự của UBND Quận Tây Hồ.
Nhiệm vụ nghiên cứu: tìm hiểu vai trò của nhà quản trị văn phòng về việc tổ
chức hoạch định nhân sự; vai trò của việc hoạch định nhân sự đối với cơ quan.

3.Cớ sở phương pháp luận và các phương pháp được sử dụng


Để hoàn thành đề tài nghiên cứu trên tôi đã sử dụng các phương pháp như:
Phương pháp nghiên cứu tài liệu: khai thác xử lý các thông tin để biến các
thông tin cũ làm căn cứ phục vụ nghiên cứu đề tài.
Phương pháp phân tích tổng hợp: là phương pháp được sử dụng nhiều nhất
trong quá trình nghiên cứu.
Phương pháp điều tra khảo sát cán bộ nhân viên của UB quận để tạo lập tài
liệu thông tin.
So sánh đối chiếu: để làm nổi bật vấn đề cần chú trọng trong đề tài.
4.Ý nghĩa phương pháp luận và thực tiễn của đề tài
Thể hiện được một phần nào về vai trò của nhà quản trị văn phòng đối với
công tác tổ chức hoạch định nhân sự của UBND Quận Tây Hồ.
Là tài lệu cho các đọc giả có nhu cầu tìm hiểu về nội dung của đề tài.
5.Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận ,cơ cấu của đề bao gồm ba chương
chính.
Chương 1 khái quát về tổ chức và hoạt động của UBND quận Tây Hồ
Chương 2 Vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định
nhân sự của UBND quận Tây Hồ.
Chương 3 giải pháp và nâng cao vai trò của nhà quản trị văn phòng đối với
hoạch định nhân sự.


PHẦN NỘI DUNG
Chương 1 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND
QUẬN TÂY HỒ
1.1. Lịch sử hình thành UBND Quận Tây Hồ
Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ thành phố Hà Nội được thành lập theo Nghị

định 69/CP ngày 28/10/1995 và được Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội giao cho
nhiệm vụ quản lý Nhà nước trên địa bàn bắt đầu từ ngày 01/01/1996.
Khi thành lập tại quyết định số 4428/QĐ- UBND thành phố Hà Nội ban
hành ngày 15 tháng 12 năm 1995 về thành lập các phòng, ban chuyên môn giúp
việc thuộc UBND quận Tây Hồ. Uỷ ban nhân dân quận có 12 phòng , đoàn thể.
Sau đó tỏng quá trình hoạt động số lượng các phòng ban của UBND có sự
thay đổi do tách và sác nhập một số phòng, ban cho phù hợp với đặc điểm địa hình
của tưng thời kì .Hiện nay, UBND quận Tây Hồ gồm 12 phòng, ban chuyên môn
thực hiện những chức năng , nhiệm vụ của mình .
Quận Tây Hồ nằm pử phíaTây Bắc thành phố Hà Nội , phía Nam giáp với
quận Ba Đình , từ Đông Bắc xuống Đông Nam dọc theo sông Hồng, quận Tây Hồ
giáp với Huyện Đông Anh Và Gia Lâm . Phía Tây giáp với quận Từ Liêm Và quận
Cầu Giấy .
Quận có diện tích khoảng 24,0 km2 với trên 105 ngàng người ( năm 2005) và
8 phường : Yên Phụ ,Từ Liêm, Quảng An, Nhật Tân, Phú Thượng, Xuân La, Thuỵ
Khuê, Bưởi, Các phường nằm xung quanh Tây Hồ một danh lam thắng cảnh mà
thiên nhiên ban tặng .
Là quận đầu tiên được làm điểm thành lập mới, UBND quận Tây Hồ đã
nhận sự lãnh đạo, chỉ đạo sát sao của Đảng, chính quyền và sự giúp đỡ của các sở,
ban, ngành thành phố Hà Nội. Từ khi thành lập, trải qua 13 năm hoạt động, hệ
thống cơ quan Đảng, Chính quyền và đoàn thể UBND quận Tây Hồ vừa xây dựng,
kiện toàn bộ máy, vừa xây dựng thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình trong
công tác lãnh đạo, tổ chức bộ máy chính quyền Nhà nước ở địabàn quận trên các
lĩnh vực như: kinh tế , văn hoá , xã hội , chính trị , an ninh ,quốc phòng. Theo định
hướng của thủ đô năm 2020, quận Tây Hồ thuộc khu vực phát triển của thành phố
trung tâm. Như vậy Tây Hồ sẽ là khu vực trung tâm của thành phố Hà Nội .
1.2.Cơ cấu tổ chức .
( Sơ đồ xem phụ lục )

Bất cư cơ quan quản lý hành chính Nhà nước nào thực hiện quyền hạn, tổ
chức tốt, nếu thiếu công tác tổ chức sẽ gây nhiều vấn đề khó khăn phức tạp cho
công tác quản lý điều hành như hoạt động của cơ quan đều dựa vào quy chế hoat
động các chương trình ,, kế hoạch chế độ…. Của cơ quan , đơn vị đó.UBND quận
là một cơ quan có quy mô bộ máy
lớn, do đó việc tổ chức cho cơ quan đi vào oat động một cách khoa học, hiệu quả,
là điều quan trọng.
UBND quận Tây Hồ là một cơ quan quản lý nhà nước , thực hiện nhiệm vụ,
quyền hạn và tổ chức hoạt động theo quy định của luật Tổ chức HĐND và UBND
ngày 26/11/2003. Bộ máy UBND quận là toàn bộ hệ thống các thành viên các
phòng ban được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến .
Nhìn chung rất đa dạng và phong phú với các mặt, các lĩnh vực hoạt động,
chứ năng phù hợp với yêu cầu thực hiện chức năng của huyện Uỷ. Mỗi thànhviên
trong UBND quận chịu trách nhiệm cá nhân về phần công tác được phân công
trước HĐND , UBND và chủ tịch UBND quận , cùng ccas thành viên khác chịu
trách nhiệm tập thể về hoạt động của UBND quận trước Thành uỷ, HĐND và
UBND thành phố.Quận uỷ. HĐND quận Tây Hồ cấp trên .
1.2.1. Chủ tịch UBND quận
Đứng đầu UBND quận là chủ tịch UBND ,người phụ trách chung ,người
lãnh đạo điều hành toàn diện các mặt công tác của UBND quận , đôn đốc, kiểm
tra công tác của UBND , chỉ đạo điều hành hoạt động của các thành viên cấp dưới
và các phòng, ban chuyên môn trực thuộc UBND quận , trừ các vấn đề thuộc
thẩm quyền tập thể UBND quận.
Chủ tịch UBND phải chịu trách nhiệm cá nhân về những nhiệm vụ, quyền
hạn được giao riêng cá nhân và cùng với các thành viên của UBND quận chịu trách
nhiệm về hoạt động của UBND trước HĐND quận và cấp trên .


Là chủ tịch các hội đồng : Hội Thi Đua – Khen Thưởng , Hội đồng nghĩa vụ quân
sự , Hội đồng phối hợp công tác phổ biến , giáo dục pháp luật quận, Trưởng ban

chỉ đạo hành án quận, Trưởng ban chỉ đạo chống tham nhũng quận.
Trực tiếp chỉ đạo các lĩnh vực sau: Nội chính , an ninh – quốc phòng,kế hạch
phát triển kinh tế - xã hội, kế hoạch đầu tư, đối ngoại, quy hoạch đô thị , địa giới
hành chính, công tác cán bộ, chương trình công tác của UBND quận. Trực tiếp phụ
trách các đơn vị : Thanh tr, tư pháp, tổ chức chính quyền , kế hoạch kinh tế , ban
quản lý dự án xây dựng HTKT xung quanh Hồ Tây và UBND các phường.
Xử lý các công việc liên quan đến ngành :công an ,toà án nhân dân , viện
kiểm soát nhân dân , cơ quan thi hành án,ban chỉ huy quân sự và phòng thống ke
quận.
Đảm bảo giữ mối quan hệ thường xuyên giữa UBND quận với UBND
Thành phố, quận uỷ, HĐND quận , cơ quan thi hành án , ban chỉ huy quân sự vừ
phòng thống kê quận.
1.2.2.phó chủ tịch UBND quận
Giúp việc cho chủ tịch bao gồm 4 phó chủ tịch , mỗi một phó chủ tịch phụ
trách một mặt quan trọng như : văn xã, xây dựng, về kinh tế đô thị .. của quận
uỷ .Các phó chủ tịch được chủ tịch phân công chỉ đạo một số lĩnh vực công tác; chỉ
đạo điều hành hoạt động của một số phòng , ban ngành chuyên môn của UBND
quận.
1.2.3. các phòng ban chuyên môn
Giúp việc cho chủ tịch và phó chủ tịch bao gồm các phòng ban chuyên môn
trực thuộc UBND quận, hoạt động theo chức năng và nhiệm vụ của từng phòng.
Có 12 phòng ban trực thuộc tất cả :


Phòng HĐND vag UBND
Phòng nội vụ
Phòng lao động thương binh và xã hội
Phòng văn hoá thoonh tin – thể dục thể thao
Phòng kinh tế
Phòng giáo dục và đào tạo

Phòng xây dựng đo thị
Phòng tài chính – kế hoạch
Phòng tư pháp
Phòng tài nguyên và môi trường
Phòng y tế
Ngoài ra còn có : Hội cựu chiến binh , Hội phụ nữ , Hội nông dân , Đoàn
thanh niên , Mặt trận Tổ quốc , Liên đoàn lao động ,các đội như Đội quản lý thị
trường, dội thanh tra giao thông công chính, đội quản lý trật tự xây dựng.
1.3.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Quận Tây Hồ
Bất kể cơ quan, tổ chức nào khi thành lập cũng đều có chức năng, nhiệm vụ
riêng vì đó lý do, cơ sở để cho cơ quan tồn tại, hoạt động.
1.3.1.Chưc năng của UBND quận Tây Hồ.
UBND quận với tư cách là cơ quan hành chính Nhà nước oqr quận khi quản
lí Nhà nước tỏng từng phạm vi lãnh thổ của quận thao Hiến pháp, Luật, Pháp
lệnh,Nghị quyết của HĐND quận và các cơ quan quản lý nhà nước cấp trên trong
các lĩnh vực Kinh tế, Chính trị, An ninh, Xã hội, Quốc phòng cụ thể là :
Phát triển kinh tế, công nghiệp, lâm nghiệp, thương nghiệp, văn hoá , giáo
dụ , y tế, dịch vụ


Về thu chi ngân sách địa phương
Về tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật
Về phòng chống thiên tai , bảo vệ tài sản Nhà nước xủa tổ chức và công dân,
bảo vệ các quyền tự do dân chủ của nhân dân.
Về công tác thi hành án, giải quyết khiếu nại của nhân dân.
1.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Tây Hồ
UBND quận có nhiệm vụ chỉ đạo điều hành thực hiện các nhiệm vụ ,
chương trình, công tác tuần, tháng , quý, năm đã đề ra, quản lý chỉ đạo, hướng dẫn
các phường hoạt động quản lý trong nhà nước.UBND quận thực hiện nhiệm vụ của
mình theo Luật tổ chức HĐND cụ thể như sau:

Xấy dựng chương trình, kế hoạch phát triển xã hội , an ninh quốc phòng dài
hạn và hàng năm của quận .Xây dựng kế hoạch đầu tư xây dựng các công trình
trọng điểm của quận trình HĐND quận quyết định. Xây dựng quy chế làm việc của
quận , coong tác tổ chức bộ máy và thực hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp
và quy đinh nàh nước bổ nhiệm miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các tập
thể cá nhân do UBND quận trực tiếp quản lý .
Kết luận những việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ chủ chốt cho UBND
quản lý những vụ phức tạp theo quy định của Luật
- khiếu nại, tố cáo .
- Kiểm điểm, đánh giá công tác chỉ đoạ điều hành của tập thể và mỗi cá nhân ,
thành viên của UBND quận hàng năm .
- Giả quyết những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền của UBND
quận .


Tiểu kết: trên đây là một vài nét mô phỏng về vị trí trụ sở ,lịch sử hình
thành cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ, hiểu rõ được cơ quan được hình
thành dựa trên quy định thành lập tổ chức của cơ quan cấp trên, là một phần trong
hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước.cũng như chức năng, nhiệm vụ quyền
hạn của UBND quận Tây Hồ.

Chương 2 VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG
CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ
2.1 Tổ chức thu thập thông tin làm căn cứ hoạch định.
2.1.1. Hoạch định nhân sự và vai trò của hoạch định nhân sự.
Hoạch định là lựa chọn các mục tiêu, các giải pháp, và các biện pháp tốt nhât
để thực hiện mục tiêu đó.
Hoạch định nhân sự là quá trình dự đóa, xác định nhu cầu về nhân sự, đề ra
các chính sách và triển khai thực hiện nhằm đảm bảo cho cơ quan tổ chức có đủ
số lượng nhân sự cùng các kỹ năng, phẩm chất cần thiết phù hợp với từng giai

đoạn hoạt động và đem lại hiệu quả cao cho tổ chức.
Hoạch định nhân sự đã tạo cho cơ quan tổ chức luân ở thế chủ động về nhân
sự; đảm bảo cho tổ chức luân có đủ số lượng cán bộ công nhân viên với đầy đủ
các kỹ năng cần thiết vào đúng thời điểm; tránh dủi do trong sử dụng lao động;
đồng thời giúp cho các nhà quản trị xác định được rõ ràng phương hướng hoạt
động của tổ chức.
2.1.2. Thu thập thông tin làm căn cứ hoạch định.
* Môi trường bên trong
Các điều kiện của tổ chức về chức năng nhiệm vụ quyền hạn, cơ sở vật chất,
quy mô, số lượng nhân sự hiện có …; các kế hoạch về mảng hoạt động của tổ


chức theo sự phân công của cơ quan cấp trên, tỷ lệ thay thế nhân viên trong cơ
quan để dự báo về số lượng,kinh nghiêm,tài năng, sự đa dạng về nguần nhân lực
của cơ quan giúp cho nhà quản lý lắm được và bố trí phân bổ nguần nhân sự phù
hợp và đạt hiệu quả tối đa.
* Môi trường bên ngoài
Tình hình kinh tế ảnh hưởng lớn đến quản lý nhân sự. Khi kinh tế biến động
thì cơ quan phải biết điều chỉnh các hoạt động của mình sao cho có thể thích nghi
và phát triển tốt. Cần duy trì lực lượng lao động có kỹ năng cao để khi có cơ hội
mới sẽ sẵn sàng tiếp tục mở rộng hoạt động, cần đào tạo lại nhân sự.
Tình hình phát triển dân số với lực lượng lao động tăng đòi hỏi phải tạo
thêm nhiều việc làm mới; ngược lại sẽ làm đội ngũ lao động bị "lão hóa" và khan
hiếm nguồn nhân lực.
Luật pháp cũng ảnh hưởng đến quản lý nhân sự, ràng buộc các doanh
nghiệp trong việc tuyển dụng, đãi ngộ người lao động: đòi hỏi giải quyết tốt mối
quan hệ về lao động.
Đặc thù văn hóa - xã hội của mỗi nước, mỗi vùng là một ảnh hưởng không
nhỏ đến quản lý nhân sự với nấc thang giá trị khác nhau (giới tính, đẳng cấp...).
Việc đổi mới công nghệ và thiết bị đặt ra nhiều thách thức về quản lý nhân

sự; đòi hỏi tăng cường việc đào tạo, đào tạo lại nghề nghiệp, sắp xếp lại lực lượng
lao động và thu hút nguồn nhân lực mới có kỹ năng cao.
* Nhu cầu nhân lực
các nhu cầu nhân sự của một tổ chức dưới những điều kiện thay đổi và sau
đó triển khai các chính sách và biện pháp nhằm thoả mãn nhu cầu đó.
Kế hoạch hoạt động của cơ quan là cơ sở cho hoạch định tài nguyên nhân
sự;Đánh giá những tài nguyên nhân sự cần có trong tương lai;Xây dựng một
chương trình đáp ứng những nhu cầu đó.
2.2. Tổ chức thiết lập mục tiêu.
2.2.1. Khái niệm


là cơ sở giúp các nhà quản trị lựa chọn chiến lược và phương hướng hình
thành các kế hoạch tác nghiệp thích nghi với môi trường.
Là động lực thúc đẩy các thành viên trong cơ quan phấn đấu hoàn thành
nhiệm vụ.
Là một trong những tiêu chuẩn quan trọng giúp các nhà quản trị kiểm tra,
đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của cơ quan, của các đơn vị, các bộ phận
chức năng... trong từng thời kỳ.
Là yếu tố để đánh giá sự tiến bộ của tổ chức trong quá trình phát triển.
2.2.2. Các bước thiết lập mục tiêu nhân sự
A. Hoạch định mục tiêu
•

Thiết lập mục tiêu tổ chức

•

Thiết lập mục tiêu cho từng bộ phận

•

Thiết lập mục tiêu cá nhân thuộc bộ phận

•

Xây dựng quy chế khen thưởng, kỷ luật.

B. Tổ chức thực hiện mục tiêu
•
•

Ban lãnh đạo cung cấp nguồn lực để nhân viên hoàn thành mục tiêu.
Mục tiêu đặt ra phải có :

Cụ thể: nhân viên sẽ cố gắng làm việc nhiều hơn nếu họ biết cụ thể nhiệm vụ
của mình. .
Phù hợp: mục tiêu đặt ra phải tương thích với công việc và khả năng kiểm soát
của nhân viên.


Có tính thách thức: mục tiêu có tính thách thức sẽ tác động đến nhu cầu thành
tích hay nhu cầu phát triển của nhân viên. Khi đặt ra mục tiêu này phải xét đến yếu
tố nguồn lực cần thiết cung cấp cho nhân viên cũng như không quá áp lực cho họ. .
Có cam kết thực hiện: để nhân viên cam kết thực hiện mục tiêu, thì nhà quản lý
phải đặt ra được các mục tiêu có tính thách thức ở mức tối ưu và có khả năng động
viên nhân viên hoàn thành mục tiêu này
Tham gia đưa ra mục tiêu: nếu nhân viên được tham gia vào quá trình
đề ra mục tiêu, thì mục tiêu đó sẽ hiệu quả hơn vì nó phù hợp với khả năng và
nguồn lực cần thiết hiện có của nhân viên đồng thời cũng phù hợp với kiến thức,

và thông tin nhân viên có được, mục tiêu đặt ra sẽ có chất lượng hơn.
C. Hướng dẫn và lãnh đạo
•

Trong quá trình thực hiện, lãnh đạo, người quản lý sẽ hỗ trợ để nhân viên
hoàn thành mục tiêu

D. Kiểm tra đánh giá.
Nhà quản lý sẽ tiến hành kiểm tra và đánh giá quá trình thực hiện để có thể khen
thưởng nếu có.
Việc thực hiện thiết lập mục tiêu gồm có mô hình "Từ trên xuống dưới" trong đó
nhà quản lý sẽ áp đặt mục tiêu, mô hình "từ dưới lên trên": nhân viên các bộ phận
sẽ tự xây dựng mục tiêu cho mình và đệ trình, mô hình phối hợp cả 2. Mô hình kết
hợp là mô hình tối ưu.
2.3. Tổ chứ xây dựng và thực hiện các giải pháp .
2.3.1. Tuyển dụng nhân sự.
* Khái niệm và vai trò tuyển dụng nhân sự


Tuyển dụng nhân sự là quá trình tìm kiếm và lựa chọn đúng người để thỏa
mãn những nhu cầu lao động và bổ sung cho lực lượng lao động hiện có.Mục đích
của tuyển dụng là tuyển được nhân sự mới có kiến thức, kỹ năng, năng lực nhân
phẩm phù hợp với yêu cầu của công việc cũng như cơ quan đã đề ra.
Vai trò của tuyển dụng thế hiện ở hai mặt đó là trong tổ chức và trong xã hội:
Đối với tổ chức :Hoạt động tuyển dụng tốt thì tổ chức sẽ có một đội ngũ nhân
viên có trình độ, kinh nghiệm để giúp tổ chức tồn tại và phát triển tốt, có tính cạnh
tranh cao. Ngược lại có thể dẫn đến suy yếu nguồn nhân lực → hoạt động kém
hiệu quả, lãng phí nguồn lực
Đối với xã hội: Hoạt động tuyển dụng tốt thì sẽ giúp xã hội sử dụng hợp lý tốt
đa nguồn lực. Là đầu ra của đào tạo nguồn nhân lực. Nó có thể giải quyết vấn đề

việc làm xã hội.
Để tuyển dụng cán bộ công chức cho UBND quận đều phải dựa vào các văn
bản quy định của nhà nước như :
+ luật cán bộ công chức ngày 28 tháng 11 năm 2008.
+ Thông tư số 13 của BNV Quy định chi tiết một số điều về tuyển dụng và
nâng ngạch công chức của Nghị định số 24/2010/NĐ-CP ngày 15 tháng 3 năm
2010 của chính phủ ,quy định về tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức
+ Nghị định của chính phủ số 24/2010/NĐ_CP quy định về tuyển dụng, sử
dụng và quản lý công chức.
*Tuyển mộ nhân sự
Là quá trình thu hút nguần lao động có trình độ vào tuyển dụng ( sử dụng
truyền tải thông tin đến với các ứng viên


Các nguần tuyển mộ bao gồm cả nguần bên trong cơ quan và bên ngoài cơ
quan, cả 2 nguần này đều có những ưu và nhược điểm khác nhau.
+ Nguần bên trong ( nguần nội bộ ) là những lao động đang làm việc tại cơ quan
nhưng lại có nhu cầu và có khả năng thuyên chuyển để đảm nhận một công việc
khác.
Ưu điểm của nguần là : sử dụng hiệu quả hơn nguần nhâ sự hiện có, tạo cơ
hội thăng tiến, tạo môi trường cạnh tranh , nhân sự có khả năng thích ứng hôi nhập
có lòng trung thành , chi phí tuyển dụng thấp.
Đồng thời cũng có các nhược điểm như: hạn chế về số lượng và chát lượng
ứng viên, gây xáo chộn về mặt tổ chức, gây hiện tượng sơ cứng giảm thiểu sáng
tạo, hình thành nhóm không thành công bi quan có xu hướng từ chức…
+ Nguần bên ngoài là những nguần tồn tại bên ngoài xã hội, ở các trường đào tạo
các hội trợ trung tâm việc làm, người nước ngoài, các tỉnh địa phương khác có nhu
cầu .
Ưu điểm của nguần là có nguần ứng viên phong phú, đa dạng, môi trường
làm việc mới ,tính tuyển chọn cao đưa ra những ứng viên phù hợp nhất; đồng thời

có động lực làm việc mạnh hơn.
Nhược điểm của nguần là người lao động khó thích ứng với môi trường mới;
chi phí tuyển dụng cao; mất nhiều thời gian.
Thông báo tuyển mộ : là văn bản có tính chất truyền tải thông tin tới ứng
viên, trong thông báo phải ghi đầy đủ thông tin như ( thông tin ngắn gọn về tổ
chức,vị trí cần tuyển, số lượng, mô tả vắn tắt về vị trí, yêu cầu ngắn gọn với nhân
sự , thông tin về tiền lương thời gian làm việc cũng như chế độ ưu đãi, các thủ tục
hồ sơ)


*Tuyển chọn nhân sự
Là quá trình đánh giá các ứng viên theo góc độ khác nhau dựa trên yêu cầu
của cong việc nhằm lựa chọn được người phù hợp nhất, với yêu cầu công việc
trong số những người được thu hút.
Việc đánh giá dựa trên các yêu cầu của vị trí công việc; kiến thức chuyên
ngành; các mối quan hệ; tình trạng sức khỏe …
+ yêu cầu tuyển chọn:
•
•
•
•
•

Xuất phát từ kế hoạch nhân lực công việc (bản lề )
Tuyển chọn được người phù hợp nhất
Người có trình độ cao
Người có kỷ luật và trung thành với tổ chức
Quy trình có thể xét tuyển hoặc thi tuyển ( sơ đồ xem phụ lục ).

2.3.2. Đào tạo phát triển nhân sực của UBND quận Tây Hồ.

*Khái niệm, vai trò của đào tạo phát triển nhân sự
Là hoạt động nhằm duy trì và nâng cao chất lượng nhân sự cho tổ chức.
Đào tạo có vai trò với tổ chức: nâng cao năng suất lao động hiệu quả công
việc; chất lượng thực hiện công việc; giảm bớt sự giám sát và nâng cao tính ổn
định nhân lực,sáng tạo đảm bảo cho sự tồn tại phát triển của tổ chức.
Với người lao động đào tạo có vai trò : tạo sự gắn bó giữa người lao động
với tổ chức; tính chuyên nghiệp; đáp ứng nhu cầu nguyện vọng phát triển nguần
lao động tạo cơ hội thăng tiến; nâng cao chất lượng lao động; góp phần tăng
trưởng kinh tế văn hóa xã hội chính trị an ninh nhân dân.
Mục diêu rang bị kiến thức, kỹ năng, phương pháp thực hiện nhiệm vụ, công
vụ.Góp phần xây dựng đội ngũ công chức chuyên nghiệp có đủ năng lực xây dựng
nền hành chính tiên tiến, hiện đại.


Dựa theo từng đối tượng mà tổ chức có các hình thức đào tạo khác nhau
+Người mới vào cơ quan tổ chức thì đào tạo để hội nhập, để làm quen bắt
nhịp với công việc môi trường, nắm được cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ
của công việc và các mối quan hệ trong cơ quan.
+ Đối với công nhân viên làm trong tổ chức thì hoạt động đào tạo nhằm mục
đích nâng cao trình độ tạo năng xuất làm việc; khắc phục những điểm yếu về
mặt kỹ thuật chuyên môn trong quá trình hoạt động công việc; việc thích ứng
được với sự thay đổi của môi trường bên ngoài.
*Cách thức đào tạo và phát triển nhân sự
Đào tạo tại nơi làm việc : là phương pháp đào tạo trực tiếp tại nơi làm việc
trong đó người học sẽ học những kiến thứ, kỹ năng cần thiết cho công việc
thông qua thực tế thực hiện công việc.
Phương pháp đào tạo : theo chỉ dẫn công việc; theo kiểu học thuật; luân
chuyển thuyên chuyển; kèm cặp chỉ đạo …
Về ưu điểm của phương pháp này : là đơn giản dễ tổ chức; ít tốn kém chi
phí, đồng thời tạo ra sản phẩm; nắm được ngay những cách thức giải quyết vấn

đề qua thực tế, có thông tin phản hồi thông qua đào tạo; mang lại tính chuyển
biến cao mất ít thời gian đào tạo.
Nhược điểm: lý thuyết không lắm chắc còn nhiều lỗ hổng; người hướng dẫn
không nhiệt tình.
Cách thức đào tạo thoát ly khỏi công việc : là phương pháp trong đó người được
đòa tạo thoát ly ra khỏi thực hiện công việc thực tế đang đảm nhận.
Phương pháp đào tạo: tổ chức lớp học; cử đi học ;tham gia các hội thảo,
chuyên gia.


Về ưu điểm của phương pháp này là: được trang bị đầy đủ kiến thứ lý thuyết
và thực hành; không ảnh hưởng tới thực hiên công việc của đồng nghiệp vụ khác
ở cơ quan , bộ phận khác.
Nhược điểm là: cần nhiều phương pháp trang thiết bị riêng phục vụ cho việc
đào tạo; tốn kém chi phí của tổ chức, bao gồm cả chi phí vật chất lẫn chi phí cơ
hội.
*Đánh giá và nâng cao hiệu quả đào tạo cán bộ công chức
Đánh giá sự thay đổi của nhân viên sau quá trình đào tạo, phản ứng của nhân
viên ( so sánh giữa hai thời kỳ trước và sau khi đào tạo ).
Nội dung chương trình đào tạo; khả năng lĩnh hội kiến thức; mục tiêu chi phí
cho hoạt động đào tạo…
2.3.3. Bố trí sử dụng nhân sự.
Bố trí và sử dụng nhân sự là quá trình sấp đặt nhân sự vào các vị trí công
việc cuat tổ chức, khai thác và phát huy tối đa năng lực làm việc của nhân sự
nhằm đạt được hiệu quả cao trong công việc.
Mục tiêu của bố trí và sử dụng nhân sự, có thể thấy bốn mục tiêu cơ bản cần
đạt được trong bố trí và sử dụng nhân sự là:
– Đảm bảo đúng số lượng: đảm bảo đủ số lượng lao động theo yêu cầu của
hoạt động của tổ chức tránh tình trạng thừa hoặc thiếu nhân lực.
. – Đảm bảo đúng người: đảm bảo sử dụng lao động đúng với năng lực, sở

trường và nguyện vọng của người lao động.
– Đảm bảo đúng nơi, đúng chỗ: đúng theo yêu cầu của quá trình kinh doanh,
đúng theo nhu cầu của bộ phận sử dụng lao động.


– Đảm bảo đúng thời hạn: có nghĩa là phải đảm bảo tính mềm dẻo và linh hoạt
trong sử dụng lao động.
*Các nguyên tắc bố trí và sử dụng nhân sự Bố trí và sử dụng nhân sự
- Bố trí và sử dụng nhân sự phải có trù tính trước:cần phải có quy hoạch cụ
thể trong bố trí và sử dụng nhân sự để đảm bảo bố trí đúng người đúng việc..
-Bố trí và sử dụng nhân sự theo lôgíc hiệu suất hay phải đảm bảo tính khoa học của
tổ chức lao động:Đảm bảo tính chuyên môn hoá, thống nhất quy trình nghiệp
vụ;tính hợp tác giữa các cá nhân và nhóm;có tầm hạn quản trị phù hợ;
-bố trí và sử dụng nhân sự theo lôgíc tâm lý xã hội hay tạo nhóm làm việc hiệu
quả. Con người sẽ làm việc tích cực khi có các động cơ thúc đẩy, nếu động cơ càng
mãnh liệt thì sự tích cực càng gia tăng.Vận dụng lý thuyết của A. Maslow, có thể
rút ra các kết luận về bố trí và sử dụng nhân sự như: Giao cho người lao động
nhiều việc phức tạp để tạo ra thách thức Khích lệ nhu cầu thành đạt Luân chuyển
công việc Tạo niềm vui trong công việc.
-Bố trí nhân sự phải đảm bảo phát triển cho từng cá nhân và làm giàu công việc
*Nội dung bố trí và sử dụng nhân sự
Biến động về nhân sự

Dự báo trong 5 năm

Cácphát
giả thiết
Kế hoạch
triển về
thăng tiến nhân sự

Đánh giá nhu cầu về
nhân sự


So sánh

Chính sách nhân sự

2.3.4. Đãi ngộ nhân sự.
*Khái niệm và vai trò của đãi ngộ nhân sự đối với có quan tổ chức.
Đãi ngộ nhân sự là quá trình chăm lo đời sống vật chất và tinh thần của
người lao động để họ có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và qua đó đóng
góp phần hoàn thành mục tiêu của cơ quan tổ chức.
+ đãi ngộ nhân sự là một quá trình: mọi nhà quản trị đều có trách nhiệm về
đãi ngộ nhân sự từ việc xây dựng các chính sách đãi ngộ đến viêc tổ chức thực hiện
công tác đĩa ngộ trong cơ quan tổ chức.
+ Là hướng tới việc thỏa mãn nhu cầu vật chất và tinh thần của người nhân
sự.
+ Giúp đạt được mục tiêu của cơ quan thông qua nhân sự làm việc có hiệu
quả.
Vai trò của đãi ngộ nhân sự được thể hiện ở các mặt sau :


+ Đối với nhân sự (người lao động) : tạo điều kiện để họ nâng cao đời sống
vật chất ,tinh thần từ đó tạo động lực kích thích người lao đông làm việc với hiệu
quả cao nhất.
+ Đối với cơ quan tổ chức: là đều kiện đủ để nâng cao chất lượng và hiệu
quả hoạt động của tổ chức. Nâng cao hiệu quả các chức năng quản trị nhân sự
khác.

+ Đôi với xã hội: giúp duy trì được nguần nhân lực ổn định và có chất lượng
tốt cho xã hội.
*Các hình thứ đãi ngộ nhân sự Quận Tây Hồ.
Đối với đãi ngộ phi vật chất: là những ông việc hay và phù hợp với khả năng
của lao động; có cơ hội thăng tiến được đảm nhận các công việc có trọng trách;
quan hệ với đồng nghiệp thân thiện cởi mở ; có cơ hội được tham gia quá trình ra
quyết định.
Đối với đãi ngộ vật chất tài chính : bao gồm tiền lương cơ bản, theo quy
định rõ tại chương IV của luật lao động năm 2012. Mức lương của người lao động
có thể cao hay thấp còn tùy thuộc vào vị trí việc làm cũng như khả năng đáp ứng
nhu cầu hoàn thành công việc của cơ quan sẽ có những phúc lợi khác như khen
thưởng, các ngày lễ, hiếu hỉ…
Cơ sở pháp lý để làm rõ và có áp dùng thêm một số văn bản quy định thêm
về công chức nhà nươc được nêu rõ tại chương II nghị định Số: 204/2004/NĐ-CP
nghị định về chế độ tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức và lực lượng
vũ trang.
Phụ cấp của cán bộ công chức “bằng 25% mức lương hiện hưởng cộng phụ
cấp chức vụ lãnh đạo và phụ cấp thâm niên vượt khung (nếu có) hoặc phụ cấp quân
hàm.”.dựa theo nghị định Số: 34/2012/NĐ-CP nghị định Về chế độ phụ cấp công


vụ.Ngoài ra còn có những phúc lợi và các trờ cấp khác của cơ quan tổ chức nhằm
thu hút nguần nhân lực tốt nhất. Đưa ra các hình thức thi đua khen thưởng đối vơi
ao động xuất sắc…
Các chế độ về bảo hiểm y tế, xã hội, chế độ làm việc đối với các vị trí đặc
biệt….
Các thủ tục thăng chức, thuyên chuyển công tác, nghỉ việc… hay các chế độ
nghỉ mát tham quan và các chế độ phúc lợi khác dựa theo điều kiện cũng như môi
trường làm việc có độc hại hay không …..
*Tổ chức đãi ngộ nhân sự

Xây dựng các chính sách đĩa ngộ nhân sự dựa trên các yếu tố công bằng,
công khai kịp thời, rõ ràng có lý có tình tạo sự đồng thuận của mọi lao động trong
cơ quan.
Một số chính sách chủ yếu như :
+ tiền lương tối thiểu chung dựa vào vị trí cấp bậc của người lao động, quy
mô hoạt động, các chính sách khác phụ trờ của nhà nước..
+ xây dựng hệ thống bảng lương theo phân cấp ( nhà quản lý với nhân viên)
để đưa ra các mức lương phù hợp.
+ thiết lập hình thức quy chế trả lương bao gồm : hình thức, thời gian trả
lương, các cơ chế tăng lương theo cấp bậc và nâng bậc lương ….
2.3.5. Kiểm tra, đánh giá nhân sự của UBND Quận Tây Hồ.
*Khái niệm
Kiểm tra đánh giá nhân viên (nhân sự ) hay còn gọi là đánh giá hiệu quả làm
việc của nhân viên là “Quy trình đã được chuẩn hóa để thu thập thông tin từ các


cấp bậc quản lý về hành động và ứng xử trong chuyên môn nghiệp vụ của toàn bộ
nhân sự”.
Đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên còn được hiểu là một hệ thống
chính thức duyệt xét sự hoàn thành công tác của một cá nhân theo định kỳ.
*Mục đích
Đánh giá nhân sự là một việc làm quan trọng cần được ưu tiên thực hiện đề
đặn hàng năm đối với tất cả cơ quan tổ chức.
Đánh giá nhân sựu để có nhìn nhận hiệu suất làm việc của nhân sự công
chức; giúp cho cơ quan có cái nhìn tổng quát nhất về thực trạng nhân sự , đưa ra
những phương án trong việc đào tạo và xây dựng đội ngũ nhân sự vững mạnh.
Điều chỉnh công tác quản lý nhân lực, đảm bảo sự công bằng giữa quyền lợi
cũng như trách nhiệm của từng thành viên tránh trường hợp đùn đẩy trách nhiệm
khi sảy ra vấn đề.
Là cơ sở để hoạch định tương lai cho tỏ chức, giúp cho mối quan hệ giữa

nhà quản lý với nhân viên trở nên tốt đẹp và gắn kết hơn.
* Phương pháp đánh giá
Đánh giá nhân viên dựa trên những tiêu chí cơ bản: sự trung thực, tính lạc
quan, độ tin cậy bào chỉ số mục tiêu, tuân thủ quy định nội quy tổ chức, sự nhiệt
tình..
Dựa vào các chỉ số mục tiêu lập bảng các chỉ số về hành chính, mục tiêu
phát triển và mục tiêu hoàn thành công việc.
Dựa trên hình thức đánh giá của cấp trên, đồng nghiệp ngang cấp,và toàn bộ
điện tử khách hàng cũng như đồng nghiệp.


*Quy trình đánh giá

Xác định
mục tiêu cụ
thể của
đánh
Tiểu
kết:
giá công
chức

Thiết lập
những
chuẩn mực
cho công
việc

Xác định
mức độ

hoàn thành
công việc

Đánh giá
công chức

Thảo luận
việc đánh
giá với
công chức

*Một số lỗi và giải pháp thường mắc trong đánh giá của UBND Quận Tây
Hồ.
Một số lỗi thường mắc:
+ tiêu chuẩn chưa rõ ràng (xác lập kiêu mẫu, tiêu chí khong có tính chất định
lượng…) nguyên nhân là do thiết kế chua dựa trên đặc thù của từng công việc.
+ Thiên kiến khả năng đánh giá quá cao đối với người thực hiện công việc)
là do sự thiên vị ,yêu thích của người đánh giá đối với nhân sự được đánh giá.
+ do định kiến( dựa vào nguyên nhân định kiến để đánh giá, đánh giá thấp
hơp hoặc cao hơn đối với người được đánh giá) nguyên nhân là do vùng miền sở
thích của người đánh giá…
+ xu hướng đánh giá thái quá; người đánh giá lệch về một hướng nguyên
nhân là do người đánh giá và người cuối cùng xem xét.
Một số biện pháp khắc phục:
+tăng cường mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên củng cố lòng tin của
người lãnh đạo , phản ánh được kết quả công việc.
+ tổ chứ đánh giá thường xuyên và định kỳ
+ tìm hiểu sát sao, có tri thức về vị trí công việc đánh giá

+ phải đánh giá thực hiên công việc trên cơ sở so sánh với mục tiêu đăng ký
cua cá nhân.
Tiểu kết:

Chương 3 GIẢI PHÁP VÀ NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ
VĂN PHÒNG ĐỐI VỚI HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ
3.1. Nhận xét, đánh giá.
3.1.1. Ưu điểm
Hoạch định nguồn nhân lực giúp cho tổ chức xác định rõ khoảng cách giữa
hiện tại và định hướng tương lai về nhu cầu nhân lực của tổ chức, chủ động thấy
trước được các khó khăn và tìm các biện pháp nhằm đáp ứng nhu cầu nhân lực
Nhờ có viêc hoạch định nguần nhân sự của cơ quan Quận , các nhà lãnh đạo
nắm rõ được tình hình thực tế nguần nhân lực của cơ quan có những điểm mạnh
yếu khác nhau, hướng đến đào tạo bồi dưỡng cán bộ công nhân viên tạo lên nguần
nhân lực có chất lượng tốt nhất.
giúp cho tổ chức thấy rõ hơn những hạn chế và cơ hội của nguồn tài sản
nhân lực mà tổ chức hiện có. Điều này có ý nghĩa quan trọng trong hoạch định
Thu hút được nguần nhân lực có chất lượng tốt.
Lắm bắt được tình hình nguần nhân sự, chất lượng nhân sự thừa thiếu để tiến
hành tái cơ cấu tổ chức, thuyên chuyển công tác nếu xuất hiện tình trạng thừa
nhân sự và đề bạt lãnh đạo tổ chức tuyển dụng các vị trí còn khuyết trong trong
cơ quan nếu thếu nhân sự.Tuyển dụng nhân sự đúng với chuyên ngành.


Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ công chức cơ quan cũng như mong
muấn được học hỏi mở rộng thêm kiến thức chuyên môn của công chức Quận.
Lãnh đạo nhận thức rõ dàng hơn về tầm quan trọng của nhân sự đối với sự
tồn tại cũng như phát triển của cơ quan .
Cơ quan đã tổ chức nhiều hoạt động thường liên cũng như các hoạt động
theo kỳ nhằm mục đích giao lưu, tăng tình đoàn kết giữ cón bộ công nhân viên

chưc với nhau và với các tổ chức đơn vị khác. Tạo lên thể thống nhất là thuận lợi
cho các công cuộc chao đổi trong công việc.
Cơ quan hoạt động trong sự sôi động nhiệt tình với cái tâm của người cán bộ viên
chức, tính trẻ trong hệ thống đội ngũ cán bộ trẻ, tạo nhiều ý kiến sáng tạo tham
mưu lãnh đạo, phục vụ phát triển hoạt động cơ quan.
3.1.2. Nhược điểm
Bên cạnh những mặt tích cực UBND quận đã đạt được trong thời gian qua ,
trong quá trình thực hiện công việc của UB quận vẫn còn một số hạn chế tồn tại .
Lãnh đạo cơ quạn Quân vẫn chưa quan tâm sâu đến vấn đề hoạch định nhân
sự.
Việc đào tạo bồi dưỡng nâng cao chất lượng cán bộ vẫn còn không đồng đều
và chất lượng chưa đạt yêu cầu.
Vẫn còn tồn tại một bộ phận nhỏ cán bộ thực hiện công việc của cơ quan
không đúng với chuyên ngành…..
Đánh giá kết quả công tác thực hiện công việc của cán bộ chưa được sát sao
đúng với các tiêu chí của từng công việc….
3.1.3. Nguyên nhân