Khảo sát, đánh giá vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự của trung tâm thông tin – thư viện đại học quốc gia hà nội

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành bài tiểu luận này, trong quá trình khảo sát và thu thập
thông tin em đã nhận được sự giúp đỡ từ Ban giám hiệu nhà trường, các thầy cô
giáo trong khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Đặc biệt, em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến Ban lãnh đạo, các cô
chú, anh chị của Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN đã tạo điều kiện,
tận tình hướng dẫn và cung cấp cho em những thông tin cần thiết để em có thể
hoàn thành bài tiểu luận này.
Tuy nhiên, do thời gian có hạn nên bài tiểu luận không tránh khỏi những
thiếu sót, hạn chế. Vì vậy, em rất mong nhận được sự chỉ bảo, ý kiến nhận xét
của các thầy cô. Những góp ý quý báu ấy sẽ giúp em nhận ra hạn chế và qua đó
em có thêm những nguồn tư ý của mọi liệu và kinh nghiệm trên con đường học
tập và làm việc sau này.
Em xin chân thành cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đề tài “Khảo sát, đánh giá vai trò của Nhà quản trị văn
phòng trong công tác hoạch định nhân sự của Trung tâm Thông tin – Thư viện
Đại học Quốc gia Hà Nội” là công trình do chính em nghiên cứu và soạn thảo.
Em không sao chép từ bất kì bài viết nào đã được công bố mà không trích dẫn
nguồn gốc. Nếu có bất cứ vi phạm nào em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm.
Hà Nội, ngày 6 tháng 8 năm 2016
Sinh viên thực hiện


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
TỪ VIẾT TẮT
ĐHQGHN
CCVC

GIẢI THÍCH
Đại học Quốc gia Hà Nội
Công chức viên chức


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong thời kì công nghiệp hóa hiện đại hóa hiện nay, khi các công ty,
doanh nghiệp không ngừng mở rộng các quy mô để phát triển, nhu cầu chất
lượng về nguồn nhân sự ngày càng lớn.một tổ chức, doanh nghiệp, quốc gia
muốn thành công phải có được sư kết hợp hài hòa, hiệu quả giữa nguồn lực con
người và cở vật chất, kỹ thuật, trong đó nguồn nhân lực là một vấn đề quan
trọng mang tinh chất quyết định. Vì vậy, nguồn nhân lực, chất lượng nguồn nhân
lực là một vấn đề đáng quan tâm của toàn xã hội.
Có thể nói, trong số các vấn đề mà nhà quản trị cần đối mặt để duy trì và
phát triển được doanh nghiệp, không thể không nhắc đến quản trị nhân sự. Bởi
lẽ nhân sự là mấu chốt dẫn đến sự thành công của bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp
nào. Để làm tốt được vấn đề này vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công
tác hoạch định nhân sự là tương đối quan trọng. Hoạch định nguồn nhân
lực giúp cho tổ chức xác định rõ khoảng cách giữa hiện tại và
định hướng tương lai về nhu cầu nhân lực của tổ chức, chủ động
thấy trước được các khó khăn và tìm các biện pháp nhằm đáp
ứng nhu cầu nhân lực. Đồng thời, hoạch định nguồn nhân lực
giúp cho tổ chức thấy rõ hơn những hạn chế và cơ hội của
nguồn tài sản nhân lực mà tổ chức hiện có. Điều này có ý nghĩa

quan trọng trong hoạch định các chiến lược duy trì và phát
triển.
Sau một thời gian khảo sát, tìm hiểu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện
ĐHQGHN, em nhận thấy vấn đề hoạch định nhân sự là một vấn đề mà các nhà
quản trị đang hết sức quan tâm. Là một sinh viên khoa quản trị văn phòng
trường Đại học Nội vụ Hà Nội, em có điều kiện để tiếp xúc, nghiên cứu, tìm tòi
các tài liệu để hiểu biết sâu rộng hơn về chuyên ngành của mình. Bởi vậy em xin
đi sâu nghiên cứu vào đề tài “Khảo sát, đánh giá vai trò của Nhà quản trị văn
phòng trong công tác hoạch định nhân sự của Trung tâm Thông tin – Thư viện
Đại học Quốc gia Hà Nội”.
5


2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
+
+
+

Đối tượng nghiên cứu:
Công tác hoạch định nhân sự.
Thực trạng nguồn nhân sự tại Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN.
Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Làm rõ vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nguồn

+

nhân sự.
Phân tích, đánh giá thực trạng công tác hoạch định nguồn nhân sự tại Trung tâm

+

+

Thông tin – Thư viện ĐHQGHN.
Tìm những ưu nhược điểm trong thực trạng.
Đưa ra những giải pháp nâng cao chất lượng hoàn thiện công tác nhân sự tại
Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN.
3. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử
dụng

-

Nghiên cứu cơ sở lý luận làm rõ các khái niệm.
Dựa vào yếu tố thực tế: khảo sát, quan sát.
Dựa vào tính lịch sử: phương pháp nghiên cứu tổng hợp, phân tích.
4. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

-

Nghiên cứu cơ sở lý luận góp phần làm rõ các khái niệm: nhân lực, nguồn nhân

-

lực, tuyển dụng nhân sự, đào tạo phát triển nhân sự.....
Từ những thực tiễn nghiên cứu quản lý nhân lực tại Trung tâm Thông tin – Thư
viện ĐHQGHN liên hệ tới tình hình thực tiễn về vấn đề nhân lực Việt Nam hiện
nay. Từ đó đưa ra những giải pháp để góp phần vào việc bồi dưỡng chuyên môn
nghiệp vụ, nâng cao năng lực của các nhà quản trị, giúp ích cho nền kinh tế thị
trường xã hội chủ nghĩa Việt Nam hiện nay.
5. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, bài tiểu luận gồm 3 chương:

Chương 1: Khái quát về Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc
gia Hà Nội.
Chương 2: Vai trò của nhà Quản trị văn phòng trong công tác hoạch định
nhân sự.
Chương 3: Giải pháp nâng cao vai trò của nhà Quản trị văn phòng.
NỘI DUNG
CHƯƠNG 1
6


KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN ĐHQGHN
1.1. Lịch sử hình thành
Thông tin chung về cơ quan:
Tên tiếng Việt: Trung tâm Thông tin - Thư viện, Đại học Quốc
gia

Hà

Nội

Tên tiếng Anh: Library and Information Center Vietnam National
University, Hanoi
Tên giao dịch viết tắt: LIC
Trung tâm Thông tin - Thư viện được thành lập theo quyết định
số66/TCCB ngày 14 tháng 2 năm 1997 của Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội
(ĐHQGHN) trên cơ sở hợp nhất các thư viện của các trường đại học thuộc
ĐHQGHN; và Quyết định số: 4016/QĐ-ĐHQGHN ngày 19/10/2015 Quy định
về tổ chức và hoạt động của trung tâm Thông tin – Thư viện, ĐHQGHN.
1.2. Cơ cấu tổ chức
+

Ban Giám đốc Trung tâm
Ban Giám đốc Trung tâm gồm: Giám đốc Trung tâm và các Phó Giám đốc

+

Trung tâm.
Giám đốc Trung tâm là đại diện theo pháp luật của Trung tâm trong quan hệ với
ĐHQGHN và các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước; chịu trách nhiệm trước

+

pháp luật và trước Giám đốc ĐHQGHN về các hoạt động của Trung tâm.
Phó Giám đốc Trung tâm giúp việc cho Giám đốc Trung tâm, thay mặt Giám
đốc Trung tâm chỉ đạo, điều hành các lĩnh vực hoạt động thuộc phạm vi được
phân công và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Trung tâm về các lĩnh vực công

+

tác đó.
Hội đồng thư viện
Hội đồng thư viện của Trung tâm là cơ quan tư vấn cho Giám đốc Trung tâm về
công tác thông tin thư viện và các công tác khác thuộc chức năng, nhiệm vụ của
Trung tâm. Giám đốc Trung tâm quyết định thành lập Hội đồng Thư viện của
Trung tâm. Nhiệm kỳ của Hội đồng Thư viện theo nhiệm kỳ của Giám đốc

+

Trung tâm.
Hội đồng Thư viện gồm: Ban Giám đốc, một số trưởng, phó trưởng phòng chức

năng, nghiệp vụ, dịch vụ thông tin trực thuộc Trung tâm và các nhà khoa học có
7


uy tín, kinh nghiệm về lĩnh vực thông tin – thư viện trong và ngoài ĐHQGHN.
Giám đốc Trung tâm ra quyết định bổ nhiệm Chủ tịch, Thư ký và các
+

thành viên Hội đồng Thư viện của Trung tâm.
Hội đồng thư viện họp định kỳ sáu tháng một lần và họp bất thường do chủ tịch
Hội đồng triệu tập; cuộc họp được coi là hợp lệ khi có ít nhất 2/3 số thành viên
Hội đồng tham dự; kết luận của cuộc họp có hiệu lực khi có trên 50% tổng số
thành viên tham dự biểu quyết tán thành; biên bản của cuộc họp phải trình lên

+

Giám đốc Trung tâm chậm nhất là sau 10 ngày kể từ ngày họp Hội đồng.
Các đơn vị trực thuộc
Các đơn vị trực thuộc trung tâm gồm các phòng chức năng, nghiệp vụ và
dịch vụ thông tin có nhiệm vụ tham mưu và giúp Giám đốc Trung tâm trong việc
quản lý, tổng hợp, đề xuất ý kiến, tổ chức thực hiện các công việc theo chức

+
+

năng, nhiệm vụ được Giám đốc Trung tâm giao.
Các phòng chức năng
Phòng Hành chính – Tổ chức
Phòng Kế hoạch – Tài chính
Các phòng nghiệp vụ

Phòng Bổ sung – Trao đổi
Phòng Phân loại – Biên mục
Phòng Quản trị công nghệ thông tin
Phòng Phát triển tài nguyên số
Phòng Thông tin trực tuyến
Các phòng phục vụ người dùng tin
Phòng Dịch vụ thông tin tổng hợp
Phòng Dịch vụ thông tin Khoa học tự nhiên – Xã hội nhân văn
Phòng Dịch vụ thông tin Mễ Trì
Phòng Dịch vụ thông tin Ngoại ngữ
Nhân sự của Trung tâm
Nhân sự của Trung tâm bao gồm đội ngũ CCVC và người lao động theo chỉ tiêu

+

nhân lực do ĐHQGHN giao.
Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và nguồn tài chính của Trung tâm,

+
•
•
+
•
•
•
•
•
+
•
•

•
•

trên cơ sở xác định vị trí việc làm và mô tả công việc, Giám đốc Trung tâm xây
dựng Đề án vị trí việc làm và kế hoạch tuyển dụng hàng năm, trình Giám đốc
+

ĐHQGHN phê duyệt.
Căn cứ nhu cầu hoạt động và nguồn thu bổ sung từ các hoạt động bồi dưỡng,
nghiên cứu và triển khai cung cấp các sản phẩm, dịch vụ của Trung tâm, Giám
đốc Trung tâm ký hợp đồng thuê, khoán đối với những công việc không bố trí
8


biên chế thường xuyên; ký hợp đồng lao động đối với các cá nhân khác theo quy
+

định của pháp luật và của ĐHQGHN.
Việc tuyển dụng, quản lý và sử dụng CCVC, người lao động của Trung tâm thực
hiện theo quy định hiện hành của Nhà nước và của ĐHQGHN.
1.3. Chức năng nhiệm vụ
1.3.1. Chức năng
Tham mưu và giúp Ban Giám đốc thực hiện công tác tổ chức, cán bộ;
hành chính - tổng hợp, văn thư - lưu trữ, đối ngoại; thi đua khen thưởng kỷ luật;
thanh tra, kiểm tra, giám sát theo quy định hiện hành; công tác bảo vệ chính trị
nội bộ; quản trị, quản lý tài sản chung, cung ứng trang thiết bị, đảm bảo cơ sở
vật chất cho mọi hoạt động các phòng trong Trung tâm. Đầu mối triển khai các
dự án, hợp tác đối tác trong và ngoài nước.
1.3.2. Nhiệm vụ

+

Công tác tổ chức
Xây dựng bộ máy tổ chức của đơn vị phù hợp với sự phát triển của Trung tâm

+

theo từng giai đoạn, theo chức danh, tiêu chuẩn nghiệp vụ quy định.
Quy hoạch đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ theo từng giai đoạn trung hạn, ngắn

+

hạn, hàng năm.
Xây dựng chiến lược phát triển đội ngũ, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, quản lý,

+

sử dụng đội ngũ cán bộ hiệu quả.
Sắp xếp, bố trí, tiếp nhận, điều động cán bộ của đơn vị phù hợp với chức năng,
nhiệm vụ và quy mô phát triển của Trung tâm, đề xuất, bổ nhiệm, miễn nhiệm

+

cán bộ theo phân cấp.
Làm đầu mối trong việc xây dựng các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ

+

của các đơn vị, tổ chức của Trung tâm.
Quản lý, cập nhật, bổ sung hồ sơ, lý lịch và sổ bảo hiểm của xã hội của cán bộ,

+

viên chức và hợp đồng lao động trong Trung tâm.
Giúp Ban Giám đốc giải quyết các chế độ chính sách cho nguời lao động như:

+

Bảo hiểm y tế, độc hại, nghỉ ốm, nghỉ thai sản và phụ cấp khác theo quy định.
Thực hiện công tác chính trị, tư tưởng làm đầu mối trong việc phổ biến, tuyên
truyền các chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước đến cán

+
+

bộ, viên chức, hợp đồng lao động trong trung tâm.
Xây dựng các văn bản về nội quy, quy chế của đơn vị.
Thống kê và báo cáo về công tác nhân sự theo định kỳ và đột xuất.
9


+
+

Quản lý cơ sở dữ liệu cán bộ toàn Trung tâm.
Công tác hành chính, tổng hợp, đối ngoại và kiểm định.
Quản lý các loại con dấu của Trung tâm, sử dụng các con dấu theo quy định của

+

Nhà nước (Trừ dấu của tổ chức Đảng, các tổ chức đoàn thể…)
Xây dựng kế hoạch công tác ngắn hạn, dài hạn của đơn vị. Tổng hợp tình hình

+

hoạt động của Trung tâm hàng tháng, quý, năm;
Đầu mối trong việc tổ chức công tác hiếu, hỷ, lễ tân, tiếp tân, giao tiếp đối nội –

+

đối ngoại của Trung tâm.
Xây dựng kế hoạch đoàn vào, đoàn ra. Phối hợp với các đơn vị trong việc thực
hiện kế hoạch đoàn vào, đoàn ra. Làm thủ tục, chuẩn bị nội dung và các điều
kiện cần thiết khác cho Ban Giám đốc đi công tác nước ngoài. Tiếp đón các

+

đoàn khách trong và ngoài nước đến tham quan và làm việc.
Hướng dẫn, tổ chức thực hiện, kiểm tra, đôn đóc việc thực hiện các quy định về
công tác quản lý hành chính, công tác văn thư lưu trữ theo quy định của Nhà

+

nước.
Quản lý và tổ chức thực hiện việc tiếp nhận, xử lý, giao nhận các công văn, tài
liệu trong phạm vi quyền hạn và quy định của công tác văn thư; lưu trữ các tài

+

liệu, bảo vệ các tài liệu mật theo quy định của Nhà nước.

Tham mưu đảm bảo tính pháp chế các loại văn bản; tư vấn, thẩm định cơ sở

+

pháp lý, thể thức, kỹ thuật soạn thảo văn bản của Trung tâm trước khi ban hành.
Thực hiện công tác hành chính, tổng hợp, văn thư, lưu trữ. Soạn thảo và ban

+

hành văn bản thuộc lĩnh vực tổ chức, nhân sự, hành chính.
Tham mưu, xây dựng, ban hành các văn bản thuộc phạm vi chức năng, nhiệm

+

vụ.
Tổng hợp, xây dựng chương trình, lịch công tác của Trung tâm. Sắp xếp chương
trình, lịch công tác tuần, quý, năm của Ban Giám đốc. Hướng dẫn và đôn đốc

+
+
+
+
+
+

các phòng, đơn vị phối hợp thực hiện theo chương trình của Ban Giám đốc.
Theo dõi, nắm tình hình, tổng hợp, thống kê báo cáo định kỳ hàng năm.
Xây dựng quản lý cơ sở dữ liệu của toàn Trung tâm.
Đầu mối công tác kiểm định và phối hợp kiểm định theo định kỳ.
Quản lý và phục vụ công tác thông tin liên lạc, thư báo.

Quản lý xe ô tô phục vụ công tác của lãnh đạo và các hoạt động của Trung tâm.
Đầu mối thực hiện in ấn, sao chụp văn bản, tài liệu, văn phòng phẩm, thư báo,
thông tin liên lạc… phục vụ các hoạt động của Trung tâm theo quy định của

+

Giám đốc.
Trưởng/phó phòng được ký một số loại văn bản, giấy tờ theo thừa lệnh của
10


+

Giám đốc.
Công tác quản trị
Đầu mối quản lý cơ sở vật chất bao gồm đất đai, nhà cửa, vật kiến trúc, trang
thiết bị kỹ thuật và các công trình công cộng khác. Kiểm tra, theo dõi việc sử

+

dụng thiết bị phục vụ quản lý, phục vụ bạn đọc của các phòng trong Trung tâm.
Lập kế hoạch hàng năm cho công tác nâng cấp và hoàn thiện cơ sở vật chất của
Trung tâm như: Xây dựng cơ bản, mua sắm, cải tạo, sửa chữa trang bị nội thất,

+

trang thiết bị, dụng cụ, nguyên liệu, vật tư điện nước…
Đầu mối thực hiện các thủ tục đấu thầu, mua sắm tài sản, bảo dưỡng, bảo trì

+

CSVC, trang thiết bị phục vụ hoạt động Trung tâm.
Chuẩn bị hồ sơ về đầu tư xây dựng cơ bản, cải tạo, sửa chữa cơ sở vật chất và
các trang thiết bị khác trình Giám đốc phê duyệt. Giám sát thi công các công
trình xây dựng, cải tạo, sửa chữa, lắp đặt trang thiết bị. Tổ chức nghiệm thu,
thanh quyết toán, bàn giao cơ sở vật chất, thiết bị, công trình, hạng mục đã hoàn

+
+

thành đưa vào sử dụng.
Đầu mối xây dựng, triển khai, tiếp nhận các dự án đầu tư của Trung tâm.
Duy trì trật tự trị an trong khu vực Trung tâm. Đề xuất việc xây dựng kế hoạch,

+

tổ chức thực hiện công tác bảo vệ trật tự, phòng chống cháy nổ, vệ sinh dịch tễ.
Phối hợp các phòng Tài vụ quản lý các hợp đồng dịch vụ tại Trung tâm, đầu mối

+

quản lý dịch vụ dung chung của các đơn vị tại nhà C1T.
Phối hợp với phòng Tài vụ trong việc theo dõi, xác nhận chi trả các kinh phí,
điện nước, vệ sinh… cho các đơn vị, trường tại các khu vực phục vụ của Trung

+

tâm.
Công tác thi đua khen thưởng
Thực hiện và quản lý công tác thi đua khen thưởng hàng năm bao gồm bình xét

+

các danh hiệu thi đua tập thể và cá nhân của Trung tâm theo quy định hiện hành.
Xét, giới thiệu và làm hồ sơ thủ tục đề nghị cấp bằng khen, huân chương, kỷ

+

niệm chương… các cấp.
Xây dựng kế hoạch, biện pháp để thực hiện tốt công tác thi đua khen thưởng của

+

Trung tâm.
Tổ chức các hội nghị lao động sáng tạo, phổ biến và áp dụng kinh nghiệm tiên

+

tiến, sáng kiến cải tiến kỹ thuật nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác.
Đề xuất thành lập các hội đồng tư vấn, tham mưu, tham gia các hội đồng như:
Hội đồng tuyển dụng; Hội đồng Thi đua – Khen thưởng; Hội đồng xét nâng
ngạch, nâng lương; Hội đồng kỷ luật…
11


+

Công tác thanh tra
Theo dõi việc thực hiện các kế hoạch, các chỉ đạo, các kết luận của Giám đốc

+

trong công tác giao ban.
Xây dựng và tổ chức thực hiện về công tác thanh tra của Trung tâm theo năm
học, thực hiện các công tác thanh tra theo quy định hiện hành và đề xuất giải

+

quyết các vụ việc khi có dấu hiệu vi phạm.
Trực tiếp giải quyết các đơn thư khiếu nại, tố cáo cuả cán bộ, học sinh, sinh viên

+

liên quan đến hoạt động của Trung tâm theo quy định hiện hành.
Đầu mối tiếp nhận, xử lý thông tin tại các hòm thư góp ý và mục góp ý trên

+

cổng thông tin Trung tâm.
Phối hợp với các tổ chức kiểm tra khác như: thanh tra nhân dân, kiểm tra Đảng

+

ủy… trong việc thực hiện các nội dung thanh tra, kiểm tra theo quy định.
Phối hợp với các phòng, bộ phận Trung tâm thực hiện việc in, phát thẻ đa năng,

+
+

theo dõi việc chuyển chi trả kinh phí theo nhiệm vụ.

Phối hợp với phòng Tài vụ tổ chức thanh lý tài sản theo quy định.
Quản lý nhân lực, bảo quản, giữ gìn cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật thuộc
phạm vi Phòng quản lý.

CHƯƠNG 2
VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC
HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ
2.1. Tổ chức thu thập thông tin làm căn cứ hoạch định
Thông tin là yếu tố đầu tiên mà các nhà quản trị cần sử
dụng để đưa ra các quyết định của mình. Thu thập và xử lý
thông tin phục vụ trực tiếp cho quá trình lập kế hoạch và ra
quyết định. Lập kế hoạch và ra quyết định là một công việc
phức tạp và khó khăn nhưng nó lại có ý nghĩa tiên quyết đối với
nhà quản lý. Để có được kế hoạch và những quyết định đúng
đắn, các nhà quản lý cần rất nhiều thông tin. Nhờ có thông tin
12


mà các nhà quản lý có thể giải quyết đúng đắn và hiệu quả các
vấn đề sau:
-

Nhận thức vấn đề cần phải lập kế hoạch và ra quyết định
Xác định cơ hội cũng như thử thách đối với tổ chức
Xác lập các cơ sở tiền đề khoa học cần thiết để xây dựng mục

-

tiêu
Lựa chọn các phương án để thự hiện các quyết định quản lý

Để lập kế hoạch và ra quyết định, thông tin quá khứ, thông
tin hiện tại, thông tin dự báo cần phải được thu thập và xử lý,
giúp nhận diện đúng bối cảnh tồn tại, các yếu tố tác động đến
tổ chức, những vấn đề tổ chức cần đối mặt, nhận diện đúng đối
tượng, điều kiện bảo đảm thực hiện của quyết định. Trong các
hoạt động này, quá trình thu thập và xử lý thông tin có liên hệ
mật thiết với nhau. Thông tin thu thập sẽ không giúp nhận diện
được bản chất, quy luật của vấn đề. Thông tin thu thập đầy đủ
nhưng thiếu kỹ năng xử lý cũng sẽ làm giảm ý nghĩa của thông
tin, không đem lại cơ sở khoa học vững chắc cho quá trình lập
kế hoạch và ra quyết định.
Trong thời gian khảo sát, tìm hiểu tại Trung tâm Thông tin –
Thư viện ĐHQGHN, em nhận thấy quá trình thu thập thông tin
làm căn cứ hoạch định nhân sự diễn ra tương đối hoàn thiện.
Công tác này được phó phòng Hành chính – Tổ chức trực tiếp
thực hiện và hướng dẫn các cán bộ nhân viên trong phòng. Có
thể nói, phó phòng Hành chính – Tổ chức hay một nhà quản trị
văn phòng có vai trò quan trọng trong việc thu thập thông tin
làm căn cứ hoạch định nhân sự, cụ thể như sau:

-

Vai trò thu thập và tiếp nhận các thông tin: Nhà quản trị có
nhiệm vụ thường xuyên xem xét, phân tích bối cảnh xung
quanh tổ chức để thu thập những tin tức, sự kiện có ảnh hướng

-

tới hoạt động của tổ chức đặc biệt là vấn đề nhân sự
Vai trò phổ biến thông tin: Phổ biến cho mọi người có liên quan

13


-

tiếp xúc các thông tin cần thiết đối với công việc của họ.
Vai trò cung cấp thông tin: Thay mặt tổ chức để đưa tin tức ra
bên ngoài với mục đích cụ thể có lợi cho Trung tâm.
Phó phòng

Hành chính – Tổ chức có nhiệm vụ lập kế

hoạch, đưa ra các thông tin cần thiết phải thu thập để đảm bảo
cho công việc được thực hiện theo đúng mục tiêu. Việc thu thập
thông tin giúp nhà quản trị có thể xác định, dự báo các vấn đề
có thể xảy ra và có thể lường trước được những rủi ro hoặc cơ
hội đối với nhân sự. Hơn nữa, việc tổ chức thu thập thông tin
còn giúp nhà quản trị bảo đảm cung cấp thông tin kịp thời cho
các bộ phận và các cấp quản lý có liên quan, làm cơ sở để ra
quyết định, kiểm tra, giám sát.
Trong thời gian tìm hiểu em được biết, trong kế hoạch
hoạch định nhân lực cho giai đoạn 2017 – 2020, tại Trung tâm
Thông tin – Thư viện ĐHQGHN nhà quản trị phải thu thập thông
tin về kế hoạch định hướng phát triển của ĐHQGHN giai đoạn
2017 – 2020, thông tin về thực trạng nguồn nhân lực hiện tại
của Trung tâm (có bao nhiêu người, cơ cấu tuổi, giới tính, số
lượng người sắp về hưu, người trong độ tuổi sinh đẻ, nghỉ thai
sản, trình độ học vấn của cán bộ nhân viên...), thông tin kết quả
đánh giá công việc giai đoạn 2015 – 2016, chỉ tiêu hoàn thành
công việc( phải cập nhật, nhập thêm bao nhiêu đầu sách,...), thị

trường lao động (nếu có nhu cầu tuyển thêm thì thị trường lao
động có sẵn sàng đáp ứng không,...), tìm hiểu về sự thay đổi
của các chính sách của nhà nước cho người lao động như: tiền
lương, đãi ngộ lao động, bảo hiểm xã hội......
Trong quá trình hoạch định chiến lược, số lượng thông tin
mà nhà quản trị thu thập được đầy đủ, phong phú giúp cho việc
đánh giá về môi trường hoạt động của Trung tâm được toàn
diện và chính xác, những mục tiêu, chiến lược, chính sách đề ra
14


có tính xác thực và cơ sở khoa học, là tiền đề tốt cho việc thực
hiện thành công cả quá trình.
2.2. Tổ chức thiết lập mục tiêu
Mục tiêu là kết quả mà những nhà quản trị muốn đạt được
trong tương lai cho tổ chức của họ. Không có mục tiêu hoặc mục
tiêu không rõ ràng thì kế hoạch sẽ mất phương hướng . Mỗi chức
năng của quản trị đều hướng về mục tiêu, nhưng chức năng
hoạch định giữ vai trò chủ đạo, do đó mục tiêu là nền tảng của
hoạch định. Muốn tổ chức tốt công tác hoạch định, nhà quản trị
văn phòng cần phải thiết lập các mục tiêu và lựa chọn các chiến
lược để theo đuổi những mục tiêu đó.
Tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà
Nội, việc tổ chức thiết lập các mục tiêu được nhà quản trị hết
sức chú trọng và quan tâm. Vấn đề này được nhà quản trị tại
Trung tâm thực hiện thông qua việc đàm phán với các nhân viên
để có thể lựa chọn được những mục tiêu đem lại hiệu quả tối ưu
nhất. Thêm vào đó, căn cứ vào mục đích công việc mà nhà
quản trị tiến hành thiết lập các loại mục tiêu. Các hoạt động của
Trung tâm được quy về nhiều mục tiêu khác nhau, tùy theo mức

định thời gian của mỗi mục tiêu như mục tiêu ngắn hạn, mục
tiêu trung hạn, mục tiêu dài hạn. Việc thiết lập các mục tiêu
giúp cho Trung tâm định hướng được con đường mình sẽ đi một
cách nhanh nhất để tiến tới thành công. Để đạt được điều đó,
mục tiêu cần phải đảm bảo những yêu cầu sau:
-

Đảm bảo tính thống nhất, liên tục và kế thừa
Đảm bảo tính tiên tiến, hiện thực
Phải rõ ràng bằng các chỉ tiêu định lượng là chủ yếu
Có kết quả cụ thể bằng các chỉ tiêu định lượng là chính
Xác định rõ thời gian thực hiện
Việc thiết lập mục tiêu trong công tác hoạch định nhân sự
là điều không thể thiếu đối với nhà quản trị tại Trung tâm Thông
15


tin – Thư viện ĐHQGHN và nhằm tới các mục tiêu cơ bản như:
-

Sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực nhằm tăng năng suất lao

-

động và nâng cao tính hiệu quả của tổ chức.
Đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của nhân viên, tạo điều kiện
cho nhân viên được phát huy tối đa các năng lực cá nhân, được
kích thích động viên nhiều nhất tại nơi làm việc và trung

-

thành tận tâm với Trung tâm.
Đảm bảo đủ số lượng người lao động với mức trình độ và kỹ
năng phù hợp, bố trí họ vào đúng công việc, và đúng thời điểm
để đạt được các mục tiêu của Trung tâm đề ra.
Nhà quản trị văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc
xây dựng, thiết lập các mục tiêu. Điều đó thể hiện trong chính
qúa trình hoạt động của mỗi tổ chức. Mục tiêu là nền tảng của
hoạch định, nếu không xây dựng mục tiêu khoa học,hợp lý,
đúng đắn thì kế hoạch sẽ mất phương hướng. Có thể nói, sự
thành công của một tổ chức phụ thuộc không nhỏ vào bước
thiết lập mục tiêu.
2.3. Tổ chức xây dựng và thực hiện các giải pháp
2.3.1. Tuyển dụng nhân sự
Tuyển dụng nhân sự là khâu quan trọng để tìm người tài,
người phù hợp với công việc cho cơ quan, tổ chức, doanh
nghiệp. Bởi thế, đây là một nhiệm vụ tương đối lớn của người
quản trị. Chính vì vậy, để quá trình tuyển dụng thành công,
mang lại kết quả cao các nhà tuyển dụng luôn phải chuẩn bị kỹ
lưỡng cho từng khâu trong quy trình tuyển dụng.
Trong quá trình khảo sát và tìm hiểu, em nhận thấy, tại
Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội, việc
tuyển dụng nhân sự dựa vào hai nguồn chính: bên trong và bên
ngoài.
Nguồn bên trong là những người đang làm trong Trung tâm
16


nhưng muốn hoặc có thể thuyên chuyển, đề bạt vào một vị trí
công tác mới.

Nguồn tuyển dụng bên ngoài thường là hệ thống các cơ sở
đào tạo, sự giới thiệu của người quen...
Quy trình tuyển dụng nhân sự tại Trung tâm trải qua 6
bước:
-

Chuẩn bị tuyển dụng.
Thông báo tuyển dụng
Thu nhận và chọn lọc hồ sơ
Phỏng vấn sơ bộ
Phỏng vấn tuyển chọn
Quyết định tuyển dụng
Trong quá trình tuyển dụng nhân sự, vai trò của nhà quản
trị văn phòng khá quan trọng. Tại Trung tâm Thông tin – Thư
viện ĐHQGHN, trách nhiệm tuyển dụng nhân sự thuộc về Phó
phòng hành chính – tổ chức. Nhiệm vụ ấy được thể hiện cụ thể
như sau :

-

Chuẩn bị tuyển dụng
Muốn tìm được ứng viên xuất sắc, phù hợp với vị trí công
việc các nhà tuyển dụng cần phải chuẩn bị thật kỹ bước đầu
tiên này. Công việc chuẩn bị này là giai đoạn đầu tiên của quy
trình tuyển dụng. Vì vậy, nhà tuyển dụng cần phải chuẩn bị kỹ
lưỡng từ những việc nhỏ nhất như: lên kế hoạch tuyển dụng
trong thời gian bao lâu, yêu cầu đặt ra cho ứng viên là gì, trong
thông báo tuyển dụng cần những nội dung gì…

-

Thông báo tuyển dụng
Các nhà tuyển dụng phải soạn một thông báo tuyển dụng
chi tiết về các yêu cầu của công ty, những quyền lợi ứng viên
được hưởng và đăng lên các phương tiện truyền thông đại
chúng. Nhờ vào những thông báo này, các ứng viên sẽ biết được
17


công việc đó có phù hợp với mình hay không và sẽ nộp hồ sơ
ứng tuyển.
-

Thu nhận và chọn lọc hồ sơ
Khi một vị trí công việc được thông báo, nhà tuyển dụng
nhận được nhiều hồ sơ ứng tuyển gửi về. Tuy nhiên, không phải
hồ sơ nào cũng phù hợp với yêu cầu công việc. Chính vì lý do
này nên nhà tuyển dụng phải chọn lọc hồ sơ. Việc chọn lọc hồ
sơ cũng giống như phỏng vấn sơ tuyển, nhà tuyển dụng sẽ lựa
chọn những hồ sơ phù hợp nhất cho vị trí công việc sau đó lên
kế hoạch phỏng vấn. Việc làm này giúp nhà tuyển dụng tiết
kiệm được rất nhiều thời gian vàng ngọc của mình trong quá
trình tuyển dụng.

-

Phỏng vấn sơ bộ
Sau khi đã nhận và lựa chọn hồ sơ ứng viên, nhà tuyển
dụng hẹn lịch phỏng vấn đối với những hồ sơ được lựa chọn.
Vòng phỏng vấn này sẽ giúp nhà tuyển dụng xác định lại các

thông tin trong hồ sơ của ứng viên, đồng thời cũng là cách để
tiếp tục loại những ứng viên không đạt yêu cầu.

-

Phỏng vấn tuyển chọn
Vòng phỏng vấn này nhằm đánh giá ứng viên ở nhiều khía
cạnh, phương diện trình độ và khả năng tiếp nhận công việc.
Bên cạnh đó nhà tuyển dụng cũng phải chuẩn bị những câu hỏi
để khai thác thêm các thông tin về tính cách và phẩm chất cá
nhân có phù hợp với Trung tâm hay không. Trong vòng phỏng
vấn này, đối với những ứng viên được chọn thử việc nhà tuyển
dụng sẽ đề cập đến vấn đề lương thưởng, chế độ của Trung tâm
18


để ứng viên được biết và quyết định.
-

Tập sự thử việc
Mặc dù đã được tuyển dụng, nhưng các ứng viên phải phải
trải qua giải đoạn thử thách, đó là giai đoạn thử việc. Đây là
khoảng thời gian mà ứng viên sẽ được tiếp xúc thực tế với công
việc, là cơ hội để thể hiện khả năng, trình độ của mình có đáp
ứng được nhu cầu công việc hay không. Từ đó nhà tuyển dụng
ra đưa ra quyết định cuối cùng.

-

Quyết định tuyển dụng

Sau thời gian thử việc, nhà tuyển dụng phải đưa ra quyết
định cuối cùng để chọn những ứng viên phù hợp nhất với công
việc, và loại bỏ những ứng viên không đáp ứng được yêu cầu
trong công việc. Sau khi quyết định tuyển dụng, công việc cuối
cùng trong quy trình tuyển dụng đó là ký kết hợp đồng, giải
thích và trả lời các câu hỏi của ứng viên về các chế độ của
Trung tâm để ứng viên hiểu rõ.
Qua thời gian khảo sát, em nhận thấy quy trình tuyển
dụng nhân sự tại Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN diễn
ra không phức tạp, nhưng cần có sự chuẩn bị để đảm bảo trong
quá trình tuyển dụng không xảy ra sai sót nào. Để có thể lựa
chọn được những ứng viên xuất sắc nhất, phù hợp nhất trong
công việc không thể phủ nhận vai trò của nhà quản trị văn
phòng.

19


2.3.2. Đào tạo, phát triển nhân sự
Đào tạo và phát triển nhân sự là một trong những biện
pháp tích cực tăng khả năng thích ứng của tổ chức trước sự
thay đổi của môi trường.
Đào tạo và phát triển cung cấp cho tổ chức nguồn vốn
nhân sự chất lượng cao góp phần nâng cao khả năng cạnh
tranh. Đào tạo được coi là một vũ khí chiến lược của tổ chức
nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh trước các đối thủ.
Góp phần thực hiện tốt chiến lược chung về nhân sự của
một tổ chức và cao hơn là chiến lược chung về nhân sự của
quốc gia.
Ngày nay đào tạo được coi như một khoản đầu tư vào

nguồn vốn nhân lực của tổ chức. Các nghiên cứu cho thấy hiệu
quả của những nhân viên mới được đào tạo ngang bằng với
những nhân viên có kinh nghiệm. Đồng thời đào tạo tạo ra một
nguồn năng lực hiện tại và tương lai cho tổ chức.
Trước tình hình mới nhiều thử thách do đó tại Trung tâm
Thông tin – Thư viện ĐHQGHN, nhà quản trị đã đề ra những hình
thức đào tạo để phát triển nhân sự như:
-

Cử cán bộ nhân viên đi học những lớp đào tạo ngắn hạn, nâng
cao chuyên môn tại các trường Đại học, Cao đẳng và mời các
giảng viên có trình độ giảng dạy tại Trung tâm theo những thời
gian thích hợp.

-

Một số cán bộ nhân viên chưa có trình độ đại học mà công việc
đòi hỏi thì có thể tham gia các lớp đại học tại chức. Các khóa
học này phải phù hợp với công việc và khả năng của từng
20


người, sắp xếp thời gian đi học cho từng người một cách hợp lý,
tránh nhiều người đi học cùng một lúc gây ách tắc công việc.
-

Đối với những cán bộ nhân viên được Trung tâm cử đi học, Trung
tâm nên hỗ trợ một phần kinh phí đào tạo để kích thích họ đi
học có chất lượng. Khi đi học, Trung tâm phải có mối liên hệ
chặt chẽ với nhà trường để Trung tâm có thể giám sát được tình

hình và kết quả học tập của họ để thấy chất lượng của công
việc đào tạo. Đối với những nhân viên xuất sắc trong học tập,
Trung tâm nên có thưởng về vật chất và tinh thần, ngược lại đối
với những nhân viên học tập không tốt Trung tâm phải có biện
pháp kỷ luật.
Nhờ những hình thức phát triển đào tạo nhân sự mà nhà
quản trị đề ra đã giúp nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ năng
của người nhân viên, chuẩn bị cho họ theo kịp với những thay
đổi cơ cấu tổ chức và của bản thân công việc. Đồng thời cũng
giúp cho chất lượng nguồn nhân lực của Trung tâm ngày một
phát triển hơn.
2.3.3. Bố trí sử dụng nhân sự
Bố trí và sử dụng nhân sự là quá trình sắp đặt các nhân sự
vào các vị trí công việc của tổ chức, khai thác và phát huy tối đa
năng lực làm việc của nhân sự nhằm đạt được hiệu quả trong
công việc
Trên thực tế hiện nay rất nhiều doanh nghiệp gặp phải tình
trạng vừa thừa và vừa thiếu nhân sự. Thừa và thiếu ở chỗ có
nhiều nhân viên nhưng ít đáp ứng được yêu cầu công việc với
sức ép ngày càng gia tăng. Vì vậy, mục tiêu chung của bố trí và
sử dụng nhân lực là tạo lập sức mạnh thống nhất cho tổ chức và
21


các nhóm làm việc, phát huy được sở trường làm việc của mỗi
người. Từ đó thúc đẩy nâng cao hiệu suất làm việc, hoàn thành
mục tiêu đặt ra.
Vấn đề bố trí và sử dụng nhân lực cũng được các nhà quản
trị tại Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN đặc biệt chú
trọng và quan tâm. Chính bởi vậy, nhà quản trị đã đặt ra một số

yêu cầu trong việc thực hiện công tác bố trí sử dụng nhân sự để
có thể đạt được hiệu quả cao nhất trong công việc, đó là:
-

Bố trí và sử dụng nhân sự phải đảm bảo đúng số lượng và chất
lượng nhân sự, đáp ứng nhu câu công việc của Trung tâm.

-

Bố trí sử dụng nhân sự phải đảm bảo đúng người, đúng việc.
Mục tiêu cần phải đạt được là bảo đảm sử dụng nhân lực đúng
với năng lực, sở trường và nguyện vọng của mỗi cá nhân, làm
tăng năng suất lao động và thúc đẩy động lực làm việc của mỗi
cá nhân.

-

Bố trí và sử dụng nhân sự phải đảm bảo đúng thời hạn, đảm bảo
tính linh hoạt và mềm dẻo trong việc sử dụng lao động.

-

Bố trí sử dụng nhân sự phải theo quy hoạch.

-

Bố trí sử dụng nhân sự theo logic tâm lý xã hội.
Theo tìm hiểu, em được biết tiến trình bố trí và sử dụng
nhân lực tại Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN được các
nhà quản trị thực hiện như sau:

Bước 1: Lập kế hoạch bố trí nhân sự.

-

Lập kế hoạch cho yêu cầu tương lai.
22


-

Kế hoạch cân đối giữa yêu cầu hiện có và cần có.

-

Kế hoạch tổ chức tuyển dụng chọn nhân sự, cho thôi việc.

-

Kế hoạch chất lượng nhân sự.
Bước 2: Tổ chức tuyển dụng.

-

Diễn giải chức danh công việc mà nhà quản trị cần tuyển dụng.
Đề ra các tiêu chuẩn tuyển dụng: khả năng, tính cách, cá nhân,
trình độ.

-

Việc tuyển chọn nhân sự cho các đơn vị trong Trung tâm phải

đảm bảo các nguyên tắc và các yêu cầu sau:

+ Xuất phát từ yêu cầu nhiệm vụ của Trung tâm
+

Có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, tương xứng với công việc,
nhiệm vụ được giao.

+ Có đủ sức khỏe, có nguyện vọng phục vụ lâu dài, gắn bó với

Trung tâm.
-

Nguồn tuyển dụng: ưu tiên cho các nhân sự đang phục vụ trong
tổ chức hoặc đang ở địa phương có tổ chức đang hoạt động.

-

Thông báo tuyển dụng qua các phương tiện truyền thông đại
chúng.

-

Lựa chọn thời gian, địa điểm phù hợp, thuận lợi cho buổi tiến
hành
tuyển dụng.
Bước 3: Chọn nhân sự.
23

-

Xem xét đơn xin việc.

-

Phỏng vấn, sang lọc hồ sơ.

+ Kiểm tra hồ sơ, những hồ sơ không đúng thủ tục, yêu cầu cá

nhân bổ sung đủ thủ tục theo qui định (theo thông báo tuyển
dụng, hồ sơ được các cấp có thẩm quyền.

24


+ Xác nhận, riêng sơ yếu lý lịch và giấy khám sức khoẻ có thời

gian
chứng nhận không được quá 01 tháng).
+ Nếu đủ tiêu chuẩn thì đưa vào danh sách sơ tuyển, nếu không

đủ tiêu chuẩn thì thông báo trả lại hồ sơ cho ứng viên.
Bước 4: Thử việc và định hướng.
Ứng viên sau khi trúng tuyển được giao việc để làm thử.
Bước 5: Đào tạo và phát triển nghề nghiệp.
-

Có 3 kĩ năng để đào tạo huấn luyện nhân sự: kỹ thuật, quan hệ
đối

xử,

giải quyết vấn đề .
-

Phát triển nghề nghiệp: sự phát triển nghề nghiệp chủ yếu là sự
chuẩn bị của cấp quản trị đối với những biến động sẽ tới, bằng
cách làm cho khả năng và nguyện vọng của cá nhân phù hợp
với nhu cầu của Trung tâm.
Bước 6: Đánh giá công việc và thành quả.
Việc đánh giá có thể thực hiện không chính thức qua xem
xét

theo

dõi

công việc hàng ngày, hoặc chính thức tổ chức đánh giá trên
công

việc.

Bước 7: Điều động nhân sự.
-

Giúp nhân viên thăng tiến.

-

Chuyển công tác.
25