Khảo sát, đánh giá vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định của một cơ quan hoặc một doanh nghiệp cụ thể

LỜI CẢM ƠN
Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến tất cả những chuyên viên, cán bộ, công
chức, viên chức của văn phòng đã giúp đỡ em rất nhiều trong việc cung cấp nhiều
tài liệu quý báu để em có thể hoàn thành bài tập lớn này.
Đặc biệt em xin được gửi lời cảm ơn tới nhà giáo Nguyễn Hữu Danh là
người giảng dạy, giúp đỡ và trả lời các câu hỏi để em hoàn thành bài tập lớn này.
Trong quá trình khảo sát và tìm hiểu với một khoảng thời gian ngắn, mặt
khác do năng lực còn hạn chế và một số nguyên nhân khách quan, nên dù cố gắng
nhưng bài tiểu luận em đã thực hiện không thể tránh khỏi những sai sót. Vì thế, em
rất mong được sự góp ý của các thầy cô trong khoa Quản trị Văn phòng. Những ý
kiến đóng góp đó sẽ giúp em nhận ra hạn chế, và qua đó em sẽ có thêm được
những nguồn tài liệu, tư liệu bổ ích trên con đường học tập cũng như công việc
thực tế sau này.
Em xin chân thành cảm ơn !


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là bài tập lớn do chính em thực hiện.
Tất cả các nội dung nghiên cứu trong vấn đề này là hoàn toàn trung thực.
Ngoài ra, trong bài tập lớn còn sử dụng một số nhận xét, đánh giá cũng như
số liệu của các tác giả khác, cơ quan tổ chức khác đều có trích dẫn và chú thích
nguồn gốc.
Nếu phát hiện có bất kì sự gian lận nào, em xin chịu những hình thức kỉ luật
của trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

Sinh viên

Nguyễn Hùng Linh


CHỮ CÁI VIẾT TẮT

Ủy ban nhân dân: UBND


PHẦN I: LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Đề tài: Khảo sát, đánh giá vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định
của một cơ quan hoặc một doanh nghiệp cụ thể.
Có thể thấy rằng, trong một cơ quan hành chính Nhà nước, đặc biệt là văn
phòng thì công tác hậu cần là rất quan trọng trong khâu tổ chức các kế hoạch, chiến
lược để thực hiện những nhiệm vụ, mục tiêu đã đề ra. Công tác hoạch định có một
vị trí quan trọng trong sự vận hành bộ máy cơ quan, tổ chức không chỉ trong ngắn
hạn mà còn cả trong dài hạn, vì vậy mà các cơ quan tổ chức dù lớn hay nhỏ đều
cần chú trọng đến công tác hoạch định. Thiếu tư duy chiến lược, thiếu khả năng
hoạch định thì hoạt động trong cơ quan sẽ không vận hành theo đúng yêu cầu đã
đặt ra. Việc nhận định công tác hoạch định của cơ quan tổ chức, đặc biệt là đối với
văn phòng hiện nay là rất cần thiết, giúp chúng ta khảo sát và vài nét về thực trạng,
từ đó đưa ra những đánh giá để thực hiện tốt công tác hoạch định trong cơ quan tổ
chức.
2. Lịch sử nghiên cứu
Trên thực tế, đã có rất nhiều nghiên cứu về vai trò của công tác hoạch định trong
cơ quan tổ chức ở các trường Đại học trên cả nước cũng như các bài Nghiên cứu
khoa học của các chuyên gia.
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đối tượng nghiên cứu: Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định của
UBND quận hai Bà Trưng.
Phạm vi nghiên cứu: Văn phòng của UBND quận Hai Bà Trưng
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu


Mục đích: Làm sáng tỏ, hoàn thiện các kiến thức về công tác hoạch định, cũng

như vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định
Nhiệm vụ nghiên cứu: Khảo sát, tìm hiểu thực trạng công tác hoạch định của
các cơ quan, tổ chức hiện nay. Trên cơ sở khảo sát thực trạng rút ra những ưu điểm,
nhược điểm từ đó đưa ra một số đánh giá về vai trò của văn phòng trong công tác
hoạch định ở văn phòng của UBND quận Hai Bà Trưng.
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng
- Thu thập và xử lý thông tin
- Tổng hợp thông tin
- Khảo sát
- Phỏng vấn điều tra
- So sánh đối chiếu
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của bài
Khi thực hiện bài tập lớn này, em không chỉ tiếp thu kiến thức, cũng như hoàn
thiệu kiến thức về công tác hoạch định cho bản thân mà còn giúp cho cơ quan tổ
chức em khảo sát có được cơ sở để từ đó hoàn thiện nhưng điều còn thiếu sót.
Đồng thời, cũng giúp cho sinh viên chúng em có thêm thông tin để phục vụ cho
hoạt động học tập và tích lũy kiến thức.
7. Cấu trúc của đề tài:
Bài tập lớn của em sẽ có: Phần mở đầu và 3 chương.
Chương 1: Khái quát về chức năng và hoạt động của UBND quận Hai Bà Trưng
Chương 2: Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định tại UBND quận
Hai Bà Trưng
Chương 3: Giải pháp nâng cao vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định


CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ CHỨC NĂNG VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA
UNBD QUẬN HAI BÀ TRƯNG
1.1. Lịch sử hình thành UBND quận Hai Bà Trưng.
Quận Hai Bà Trưng nằm ở phía Đông Nam nội thành Hà Nội, là địa bàn có vinh
dự được mang tên hai vị Nữ anh hùng đầu tiên trong lịch sử chống ngoại xâm của

dân tộc: Hai Bà Trưng Trắc và Trưng Nhị.
Hình 1: Sơ đồ quận Hai Bà Trưng – Thành phố Hà Nội

Trước đây, vùng đất Hai Bà Trưng thuộc các tổng Hậu Nghiêm (sau đổi là
Thanh Nhàn), Tả Nghiêm (sau đổi là Kim Liên), Tiền Nghiêm (sau đổi là Vĩnh
Xương) thuộc huyện Thọ Xương cũ; một số xã của huyện Thanh Trì, thuộc trấn
Sơn Nam Thượng.


Từ năm 1954-1961, vùng đất Hai Bà Trưng gồm các khu phố mang tên Bạch
Mai, Hai Bà, Hàng Cỏ và một phần đất thuộc quận VI ngoại thành Hà Nội.
Từ năm 1961-1981, gọi là khu Hai Bà (sau gọi là khu Hai Bà Trưng).
Tháng 6/1981, khu Hai Bà Trưng chính thức gọi là quận Hai Bà Trưng gồm 22
phường: Nguyễn Du, Lê Đại Hành, Bùi Thị Xuân, Phố Huế, Ngô Thì Nhậm, Phạm
Đình Hổ, Đồng Nhân, Đống Mác, Bạch Đằng, Thanh Lương, Thanh Nhàn, Cầu
Dền, Bách Khoa, Quỳnh Lôi, Bạch Mai, Quỳnh Mai, Vĩnh Tuy, Minh Khai,
Trương Định, Đồng Tâm, Giáp Bát, Tương Mai.
Ngày 2/6/1982, Hội đồng Bộ trưởng ban hành Quyết định số 173-HĐBT, thành
lập phường Mai Động thuộc quận Hai Bà Trưng trên cơ sở điều chỉnh diện tích và
nhân khẩu của thôn Mai Động và xóm Mơ Táo của xã Hoàng Văn Thụ thuộc
huyện Thanh Trì. Sau khi điều chỉnh, quận Hai Bà Trưng có 23 phường.
Ngày 14/3/1984, Hội đồng Bộ trưởng ban hành Quyết định số 42-HĐBT, thành
lập thêm phường Tân Mai trên cơ sở tách từ phường Giáp Bát. Sau khi điều chỉnh,
quận Hai Bà Trưng có 24 phường.
Tháng 10/1990, xã Hoàng Văn Thụ thuộc huyện Thanh Trì được sáp nhập vào
quận Hai Bà Trưng và đổi thành phường Hoàng Văn Thụ. Sau khi điều chỉnh, quận
Hai Bà Trưng có 25 phường.
Ngày 6/11/2003, Chính phủ ra Nghị định số 132/2003/NĐ-CP, điều chỉnh toàn
bộ diện tích tự nhiên và dân số của các phường Mai Động, Tương Mai, Tân Mai,
Giáp Bát, Hoàng Văn Thụ (quận Hai Bà Trưng) về thuộc Quận Hoàng Mai quản lý.

Sau khi điều chỉnh, quận Hai Bà Trưng còn 20 phường.
 Các đơn vị hành chính
Quận Hai Bà Trưng hiện có 20 phường: Nguyễn Du, Lê Đại Hành, Bùi Thị
Xuân, Phố Huế, Ngô Thì Nhậm, Phạm Đình Hổ, Đồng Nhân, Đống Mác, Bạch
Đằng, Thanh Lương, Thanh Nhàn, Cầu Dền, Bách Khoa, Quỳnh Lôi, Bạch Mai,
Quỳnh Mai, Vĩnh Tuy, Minh Khai, Trương Định, Đồng Tâm.


Trụ sở UBND quận: số 30 phố Lê Đại Hành.
 Tình hình kinh tế-xã hội
- Về kinh tế: Trên địa bàn quận Hai Bà Trưng có nhiều nhà máy, xí nghiệp của
Trung ương và Hà Nội như: Dệt Kim Đồng Xuân; cảng Hà Nội; cụm công nghiệp
Minh Khai-Vĩnh Tuy với hàng chục xí nghiệp nhà máy, chủ yếu thuộc các ngành
dệt, cơ khí, chế biến thực phẩm.
Kinh tế nhiều thành phần trên địa bàn quận phát triển nhanh. Hiện trên địa bàn
quận có hơn 3.300 doanh nghiệp, trong đó 70% là thương mại, dịch vụ, còn lại là
hoạt động công nghiệp. Năm 2008, giá trị sản xuất công nghiệp ngoài quốc doanh
tăng 14,5%; doanh thu thương mại, du lịch, dịch vụ tăng hơn15%; tổng thu ngân
sách nhà nước trên địa bàn quận đạt 933,841 tỷ đồng.
- Về công tác xã hội: Hơn 5 năm qua quận đã hỗ trợ sửa chữa và xây dựng 167
nhà đại đoàn kết, hỗ trợ cho 1.201 hộ gia đình thoát nghèo, trên 33.000 lao động
được giới thiệu việc làm. Đến nay, số hộ nghèo trong toàn quận còn 1.022 hộ
(chiếm 1,35%).
- Công tác y tế, dân số, kế hoạch hóa gia đình: công tác giáo dục đào tạo; công
tác thông tin tuyên truyền và tổ chức các hoạt động văn hóa nghệ thuật, thể dục thể
thao tiếp tục giữ vững và đạt kết quả tốt trong nhiều năm qua.
1.2. Cơ cấu tổ chức, biên chế, kinh phí hoạt động của UBND quận Hai Bà
Trưng

 Cơ cấu tổ chức của UBND quận Hai Bà Trưng

Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân có Chánh Văn phòng,
không quá 03 Phó Chánh Văn phòng, các công chức chuyên môn và lao động hợp
đồng theo quy định của pháp luật.


Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban
nhân dânquận, và trước pháp luật về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn được giao và toàn bộ hoạt động của Văn phòng.
Phó Chánh Văn phòng giúp Chánh Văn phòng phụ trách và theo dõi một số mặt
công tác; chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ
được phân công. Khi Chánh Văn phòng vắng mặt một Phó Chánh Văn phòng được
Chánh Văn phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Văn phòng.
Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn nhiệm, từ
chức, thực hiện chế độ, chính sách đối với Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn
phòng do Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận quyết định theo quy định của pháp luật.

 Biên chế và kinh phí hoạt động của UBND quận Hai Bà Trưng
Biên chế của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân do Ủy ban
nhân dân quận quyết định trong tổng biên chế hành chính của quận.

1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Quận Hai Bà Trưng
A. Đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của Ủy ban nhân dân
- Trình Ủy ban nhân dân quận chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng
tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của Ủy ban nhân dân quận. Đôn đốc, kiểm
tra các phòng, ban chuyên môn, Ủy ban nhân dân phường việc thực hiện chương
trình, kế hoạch công tác của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận
sau khi được phê duyệt; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa các
phòng chuyên môn, Ủy ban nhân dân phường theo quy định của pháp luật;
- Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo,
điều hành của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận theo quy định

của pháp luật. Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao
theo quy định của pháp luật;


- Trình Ủy ban nhân dân quận quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các
chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng Ủy ban nhân dân quận;
- Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủ tịch Ủy
ban nhân dân quận; theo dõi, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn, Ủy ban nhân
dân phường soạn thảo, chuẩn bị các đề án được phân công phụ trách;
- Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các phòng,
ban chuyên môn, Ủy ban nhân dân phường trước khi trình Ủy ban nhân dân và
Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận xem xét, quyết định;
- Giúp Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận giữ mối quan hệ
phối hợp công tác với Quận ủy, Thường trực Quận ủy, Thường trực Hội đồng nhân
dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc quận, các đoàn thể nhân dân quận, và các cơ quan,
tổ chức của Trung ương, của thành phố đóng trên địa bàn quận;
- Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của Ủy ban nhân dân quận;
các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có liên quan. Giúp
Ủy ban nhân dân quận phối hợp với các cơ quan chức năng theo dõi, đôn đốc, kiểm
tra việc thực hiện các văn bản đó tại các phòng chuyên môn, Ủy ban nhân dân
phường;
- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy
ban nhân dân quận; công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính, lưu trữ, tin
học hoá hành chính nhà nước của Ủy ban nhân dân quận;
- Trình Ủy ban nhân dân quận chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công
tác cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng Ủy ban nhân dân
quận;
- Phối hợp với Phòng Nội vụ, hướng dẫn Ủy ban nhân dân phường về nghiệp vụ
hành chính, văn thư, lưu trữ, tin học hoá quản lý hành chính nhà nước theo quy
định của pháp luật;

- Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng,
lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng Ủy ban nhân dân quận theo quy
định của pháp luật và phân công của Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận;
- Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của Ủy ban
nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận; bảo đảm điều kiện hoạt động của Ủy
ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận và các tổ chức có liên quan theo quy
định của Ủy ban nhân dân quận;
- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên
chức của cơ quan;
- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức và tài sản,
trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật và
phân cấp quản lý của Ủy ban nhân dân quận;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân
dân quận giao.
B. Đối với việc tổ chức phục vụ hoạt động của Hội đồng nhân dân, thường trực
Hội đồng nhân dân,Ban của Hội đồng nhân dân và đại biểu Hội đồng nhân dân
quận, Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận có các nhiệm vụ
sau đây:
- Tham mưu xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động hàng tháng,
hàng quý, sáu tháng và cả năm của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng
nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân; tổ chức phục vụ việc thực hiện chương
trình, kế hoạch đã được phê duyệt;
- Tham mưu, phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân điều hành công việc
chung của Hội đồng nhân dân; điều hoà, phối hợp hoạt động các Ban của Hội đồng
nhân dân; bảo đảm việc thực hiện quy chế hoạt động của Hội đồng nhân dân,
Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân, nội quy kỳ họp Hội

đồng nhân dân; giúp Thường trực Hội đồng nhân dân giữ mối liên hệ với Tổ đại
biểu và đại biểu Hội đồng nhân dân; phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội
đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân trong hoạt động đối ngoại;
- Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân xây dựng chương trình, tổ chức phục vụ
kỳ họp Hội đồng nhân dân, cuộc họp của Thường trực Hội đồng nhân dân và Ban
của Hội đồng nhân dân; đôn đốc cơ quan, tổ chức hữu quan chuẩn bị tài liệu phục
vụ kỳ họp Hội đồng nhân dân, cuộc họp của Thường trực Hội đồng nhân dân, cuộc
họp Ban của Hội đồng nhân dân;
- Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân xây dựng
báo cáo công tác; phục vụ Ban của Hội đồng nhân dân thẩm tra đề án, báo cáo, dự
thảo nghị quyết; giúp Thư ký kỳ họp Hội đồng nhân dân hoàn chỉnh Nghị quyết
của Hội đồng nhân dân; giúp Thường trực Hội đồng nhân dân hoàn thiện các nghị
quyết của Hội đồng nhân dân;
- Phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội
đồng nhân dân và đại biểu Hội đồng nhân dân trong hoạt động giám sát; theo dõi,
đôn đốc cơ quan, tổ chức và cá nhân thực hiện kiến nghị trong kết luận;
- Phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội
đồng nhân dân và đại biểu Hội đồng nhân dân tiếp công dân, tiếp nhận, xử lý kiến
nghị, đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết
khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;
- Phối hợp với cơ quan, tổ chức hữu quan phục vụ đại biểu Hội đồng nhân dân
tiếp xúc cử tri; giúp Thường trực Hội đồng nhân dân tổng hợp ý kiến, kiến nghị;
- Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân tổ chức lấy ý kiến đóng góp vào dự
án Luật, dự án Pháp lệnh và các văn bản khác theo yêu cầu của Thường trực Hội
đồng nhân dân thành phố;


- Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân trong công tác bầu cử đại biểu Quốc
hội và bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dâncác cấp; phê chuẩn kết quả bầu Chủ tịch,
Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân phường;

- Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân trong
công tác giao ban, trao đổi kinh nghiệm, bồi dưỡng kỹ năng hoạt động cho đại biểu
Hội đồng nhân dân các cấp.
- Phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội
đồng nhân dân giữ mối liên hệ công tác với các cơ quan thành phố và quận,
Thường trực Quận ủy, Ủy ban nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Tòa
án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân và các cơ quan, tổ chức, đoàn thể ở địa
phương;
- Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân lập dự toán kinh phí hoạt động hàng
năm, tổ chức thực hiện, quản lý kinh phí hoạt động của Hội đồng nhân dân;
- Bảo đảm điều kiện hoạt động của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng
nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân, Tổ đại biểu Hội đồng nhân dân và đại biểu
Hội đồng nhân dân; phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân thực hiện chế độ,
chính sách đối với đại biểu Hội đồng nhân dân;
- Quản lý cơ sở vật chất, hoạt động nghiên cứu khoa học, công tác hành chính,
lưu trữ, bảo vệ và lễ tân của cơ quan của Hội đồng nhân dân;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực Hội đồng nhân dân giao.


CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC
HOẠCH ĐỊNH TẠI UBND QUẬN HAI BÀ TRƯNG
2.1. Lý luận chung về hoạch định trong quản trị văn phòng
- Khái niệm của hoạch định
+ Là chức năng đầu tiên và cũng là chức năng quan trọng nhất của quá trình quản
trị, vì yêu cầu của quản trị đó là phải làm đúng từ đầu.
+ Hoạch định cũng là chuẩn bị những hoạt động cho tổ chức trong tương lai.
- Ý nghĩa
+ Là nền tảng của quản lý, giúp cho nhà quản lý có tư duy một cách hệ thống và
tiên liệu được các tình huống sẽ xảy ra trong quá trình hoạt động của cơ quan.
+ Giúp cho cơ quan trong quá trình hoạt động tập trung hoàn toàn vào mục tiêu,

chính sách của cơ quan, tổ chức.
+ Hoạch định cũng mang ý nghĩa là cơ sở để tiến hành hoạt động kiểm tra.
 Hoạch định có rất nhiều ý nghĩa khác nhau, đóng góp cho tổ chức và các cá nhân
trong tổ chức. Trên đây là những ý nghĩa cơ bản nhất.
Hoạch định là chức năng đầu tiên cho nên trong quá trình quản trị các nhà quản
trị thường tập trung các nguồn lực để thực hiên các chức năng này, thường xuyên
kiểm tra, phân tích để xác nhận tính đúng đắn của mục tiêu và phương pháp được
nêu ra trong hoạch định.
- Các căn cứ của hoạch định
Hoạch định có một số căn cứ như sau:
+ Căn cứ vào chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng, Nhà nước và cơ quan.
+ Căn cứ vào chương trình, kế hoạch dài hạn của cơ quan.
+ Căn cứ vào yêu cầu thực tế đặt ra trong từng giai đoạn lịch sử tương ứng với
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan.


+ Căn cứ vào các nguồn lực thực tế của cơ quan.
+ Căn cứ vào các yếu tố bên ngoài khác như: kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội,
môi trường, thị trường,…
- Các loại hoạch định
Có một số loại hoạch định cơ bản như sau:
+ Hoạch định mục tiêu.
+ Hoạch định chiến lược.
+ Hoạch định chiến thuật.
+ Hoạch định tác nghiệp.
+ Hoạch định thời gian
 Nhận xét chung về các loại hoạch định:
Trong thực tế, hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, công tác hoạch
định giữ vai trò rất quan trọng và mang tính quyết định đến sự thành công của tổ
chức.

Các cơ quan, tổ chức có nhiều cách thức hoạch định, sử dụng nhiều loại hoạch
định khác nhau, nhưng chủ yếu sử dụng 5 loại hoạch định nêu trên cho từng lĩnh
vực cụ thể sao cho phù hợp với chức năng nhiệm vụ, quy mô hoạch động của cơ
quan.
Người ta thường kết hợp hoạch định chiến lược, chiến thuật với hoạch định tác
nghiệp để vận dụng một cách linh hoạt trong quá trình hoạt động của cơ quan.
Dù hoạch định được thể hiện hình thức nào, thì trong đó phải có các vấn đề như:


Hoạch định về vấn đề gì? Mục tiêu như thế nào? Thời gian hoàn thành ra sao?
Nhân lực thực hiện gồm có? Cơ sở vật chất hỗ trợ như thế nào?...
2.2. Vai trò của văn phòng trong hoạch định nhân sự tại UBND quận Hai Bà
Trưng
- Khái niệm về hoạch định nhân sự
+ Hoạch định nguồn nhân sự là quá trình xem xét một cách có hệ thống các nhu
cầu về nguồn nhân lực để vạch ra kế hoạch làm thế nào để đảm bảo mục tiêu “đúng
người, đúng việc, đúng nó, đúng lúc”.
2.2.1. Hoạch định về số lượng nhân sự trong văn phòng
- Vai trò của hoạch định về số lượng nhân sự
+ Giúp cho văn phòng đáp ứng đủ số lượng người làm công tác văn phòng, các
công việc thực hiện theo chức năng nhiệm vụ của văn phòng, tránh sự quá tải hay
thừa nhân sự.
+ Giúp cho văn phòng có thể phân công, bố trí công việc, hỗ trợ cho các đơn vị cá
nhân và trong phòng giải quyết kịp thời các công việc được đặt ra theo chương
trình kế hoạch.
+ Trên cơ sở hoạch định số lượng nhân sự đó, thì hoạch định cũng giúp cho văn
phòng ấn định về quy mô, dự phòng được công tác nhân sự.
- Mục tiêu của hoạch định về số lượng nhân sự
+ Tối đa hóa việc sử dụng nguồn nhân lực và bảo đảm sự phát triển liên tục của nó.
+ Bảo đảm đủ và đúng nguồn nhân lực, đúng thời gian để thực hiện các mục tiêu

của văn phòng.


+ Phối hợp các hoạt động về nguồn nhân lực với các mục tiêu của phòng
+ Tăng năng suất làm việc của văn phòng.
+ Dự báo các nhu cầu của phòng trong tương lai về nhân lực và cung cấp nhân lực
để đảm bảo rằng cơ quan sẽ có đủ cán bộ cần thiết vào các thời điểm cần thiết để
tạo thuận lợi cho đạt mục tiêu của cơ quan.
- Một số các phương pháp để đạt được mục tiêu về số lượng cán bộ để thực hiện
các nhiệm vụ, chức năng của văn phòng như sau:
+ Tuyển dụng thêm nhân sự.
+ Thuyên chuyển các cán bộ thuộc các cơ quan từ bên ngoài hay từ nội bộ các
phòng ban thuộc UBND quận Hai Bà Trưng.
+ Thu hút, điều động cán bộ từ bộ phận khác làm công tác văn phòng.
- Thực trạng về công tác hoạch định về số lượng nhân sự của văn phòng
+ Hiện nay, vấn đề về số lượng nhân sự trong văn phòng của UBND quận đang
được văn phòng triển khai rất khoa học, số lượng nhân sự phù hợp với khối
lượng công việc.
+ Không có sự dư thừa về nhân sự, nên công việc không bị chồng chéo.
2.2.2. Hoạch định về chất lượng, trình độ nhân sự phù hợp với quy mô của văn
phòng UBND quận Hai Bà Trưng
- Vai trò của hoạch định về chất lượng nhân sự
+ Giúp cho văn phòng nâng cao được trình độ nhân sự
+ Giúp cho văn phòng cải thiện được tiến độ, chất lượng, thời gian hoàn thành
công việc, tránh dồn đọng công việc


+ Giúp cho phòng ổn định công việc, đảm bảo quyền lợi.
- Mục tiêu:
+ Nhẳm đảm bảo chất lượng nhân sư làm văn phòng sao cho phù hợp với quy

mô hoạt động, lĩnh vực hoạt động của văn phòng UBND quận.
+ Đảm bảo hiệu quả công việc tối ưu với trình độ của nhân sự trong phòng.
- Các phương pháp để tiến hành hoạch định nhân sự:
+ Tuyển dụng những cán bộ văn phòng có chất lượng phù hợp với chức năng
nhiệm vụ quyền hạn cảu phòng Nội vụ.
+ Đào tạo kỹ năng chuyên môn nhằm nâng cao trình độ cho nhân sự.
+ Cử cán bộ đi học, nâng cao kỹ năng nghiệp vụ.
+ Thu hút nhân sự từ cơ quan, doanh nghiệp hay bộ phận khác từ bên ngoài.
- Thực trạng của hoạch định về chất lượng nhân sự trong văn phòng
+ Chất lượng về nguồn nhân lực hiện nay của văn phòng khá tốt với tất cả các
cán bộ, công chức đều có trình độ: Đại học trở lên và kèm theo một số bằng cấp
khác về Tin học, Ngoại ngữ, các chứng chỉ chuyên môn khác…
+ Nguồn nhân lực bên trong văn phòng có trình độ chuyên môn cao, các kỹ năng,
nghiệp vụ thuần thục.
2.2.3. Về hoạch định trong tuyển dụng nhân sự
- Mục tiêu:
+ Lựa chọn những cán bộ văn phòng sao cho phù hợp với công việc của phòng.


+ Lựa chọn đủ số lượng người làm trong văn phòng sao cho phù hợp với số lượng
người của cơ quan.
- Phương pháp tuyển dụng nhân sự:
+ Tuyển dụng ở những cơ quan chuyên môn.
+ Tuyển dụng từ các nguồn là cơ quan hành chính.
+ Tuyển dụng những lao động tự do từ nguồn bên ngoài.
+ Tuyển dụng từ đơn vị khác thuộc cơ quan, tổ chức khác.
 Ngoài ra, còn có hoạch định công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn phòng
- Mục tiêu:
+ Thông qua hoạt động đào tạo, bồi dưỡng giúp cho cán bộ văn phòng nâng cao
nghiệp vụ giải quyết tốt các công việc hàng ngày.

+ Thông qua hoạt động đào tào, bồi dưỡng cán bộ để rèn luyền cán bộ văn phòng,
sẵn sàng đáp ứng yêu cầu hàng ngày của văn phòng, hoặc đáp ứng mục tiêu tối đa
của phòng hay các nhiệm vụ được cấp trên chỉ đạo.
- Phương pháp thực hiện:
+ Cử cán bộ đến các cơ quan chuyên môn tham gia khóa học.
+ Mở lớp đào tạo bồi dưỡng tại cơ quan như: lớp tin học, lớp ngoại ngữ, lớp kỹ
năng mềm, hay các lớp nâng cao nghiệp vụ chuyên môn…
+ Tham gia các hình thức đào tạo tại cơ quan như: cử cán bộ tham gia lớp tập
huấn, đi thực tập…
2.3. Vai trò của văn phòng trong hoạch định về xây dựng quy chế tại UBND
quận Hai Bà Trưng
- Khái niệm về Quy chế
+ Quy chế là một văn bản điều chỉnh một lĩnh vực lớn của cơ quan, lien quan đến
một cá nhân, đơn vị,…
+ Hệ thống quy chế: là một hệ thống văn bản mang tính chất pháp lý của cơ quan,


dung để điều chỉnh các lĩnh vực mà cơ quan quản lý. Hệ thống quy chế này tuân
thủ theo hệ thống pháp luật Nhà nước sao cho phù hợp cơ quan để thực hiện tốt các
công việc hàng ngày.
- Vai trò của quy chế
+ Hệ thống pháp lý của cơ quan là cơ sở pháp lý quan trọng giúp cơ quan làm việc
có nguyên tắc, quy củ, nề nếp.
+ Là cơ sở giúp lãnh đạo cơ quan điều hành hoạt động cơ quan theo đúng pháp
luật.
+ Thông qua hệ thống quy chế giúp cho lãnh đạo cơ quan kiểm tra, giám sát mọi
hoạt động cơ quan, đồng thời giúp cho cán bộ nhân viên thực hiện công việc theo
một cách thống nhất.
+ Hệ thống quy chế cũng làm rõ chức năng nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các bộ
phận trong cơ quan từ đó nâng cao khả năng phối hợp, rút ngắn thời gian và đảm

bảo hiệu quả công việc.
+ Thông qua quy chế thì các quy định được thể hiện cụ thể theo trình tự, thủ tục rõ
ràng, nhất quán và dễ dàng thực hiện.
+ Thông qua hệ thống quy chế thể hiện rõ những quy tắc giao tiếp, văn hóa ứng xử,
tạo nên những thương hiệu của cơ quan.
- Vai trò của văn phòng trong hoạch định quy chế
+ Giúp cho cơ quan có được những quy chế hoàn thiện, đầy đủ, đồng bộ.
+ Hoạch định quy chế giúp cho cơ quan từng bược thực hiện và hoàn thiện đưa vào
sử dụng các quy chế của cơ quan.


+ Giúp cho cơ quan có được những quy định, quy tắc để giữ vững được tác phong
làm việc.
- Mục tiêu:
+ Rà soát hệ thống quy chế của cơ quan, qua đó đánh giá được hệ thống quy chế
này.
+ Hoạch định, xây dưng được quy chế trong từng giai đoạn hoạt động của cơ quan.
+ Đưa vào thực hiện và theo dõi việc thực hiện các quy chế đã ban hành.
+ Xây dựng được kế hoạch hoàn thiện quy chế của cơ quan.
- Thực trạng về hoạch định quy chế của văn phòng
+ Hiện nay, các quy chế nhằm phục vụ cho các hoạt động của văn phòng cũng như
UBND quận đều được đưa ra rất hợp lý.
+ Các văn bản quy chế đều sát với hoạt động của cơ quan.
+ Việc chấp hành quy chế, quy định của cơ quan trong thời gian làm việc được
thực hiện nghiêm túc. Mỗi cán bộ đều có ý thức chấp hành sự chỉ đạo, điều hành
của lãnh đạo, từ đó phấn đầu hoàn thiện bản thân, tích cực tham gia xây dựng mối
quan hệ tốt đẹp giữa các thành viên trong cơ quan;
+ Một số các văn bản quy chế mà văn phòng tham mưu để ban hành có thể kể đến
như: Quy chế về công tác giải quyết các công việc hàng ngày, quy chế làm việc của
văn phòng UBND, quy chế về văn hóa công sở trong cơ quan tổ chức, quy chế về

quản lý và sử dụng con dấu…
VD: Quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính Nhà nước.
+ Quy

chế này quy định về trang phục, giao tiếp và ứng xử của cán bộ, công chức,

viên chức khi thi hành nhiệm vụ, bài trí công sở tại các cơ quan hành chính nhà
nước…
+ Mục đích của Quy chế này nhằm: Bảo đảm tính trang nghiêm và hiệu quả hoạt
động của các cơ quan hành chính nhà nước; Xây dựng phong cách ứng xử chuẩn
mực của cán bộ, công chức, viên chức trong hoạt động công vụ, hướng tới mục


tiêu xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức có phẩm chất đạo đức tốt,
hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao.
2.4. Vai trò của văn phòng trong hoạch định xây dựng chương trình, kế hoạch,
lịch công tác
- Khái niệm hoạch định xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch công tác
+ Hoạch định xây dựng chương trình kế hoạch là việc xây dựng kế hoạch thực hiện
các hoạt động trong khoảng thời gian nhất định mà các hoạt động đó muốn thực
hiện được thì phải xây dựng được một kế hoạch cụ thể.
+ Đây là hình thức hoạch định mang tính tổng hợp bao quát kế hoạch, chứa đựng
kế hoạch cụ thể, muốn hoạch định được như vậy thì những nhà quản trị phải có tư
duy khái quát và toàn diện trong khoảng thời gian dài.
- Ý nghĩa của hoạch định xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch công tác
+ Đối với lịch công tác thì sẽ giúp cho cán bộ, nhân viên chủ động trong quá trình
thực hiện công việc.
+ Căn cứ vào lịch công tác thì các cán bộ nhân viên sẽ phối hợp, hỗ trợ với các đơn
vị và cá nhân có lien quan để công việc diễn ra thuận lợi và đạt được kết quả cao.
+ Giúp cho cơ quan tiết kiệm chi phí và khai thác tối đa cơ sở vật chất hiện có của

cơ quan.
+ Giúp cho cán bộ nhân viên cơ quan nâng cao tinh thần trách nhiệm, ý thức đối
với cơ quan, đồng thời góp phần tích cực vào hoạt động chung của cơ quan.
- Một số chương trình, kế hoạch, lịch công tác được văn phòng tham mưu cho
UBND quận ban hành


+ Kế hoạch: Số 12/KH-UBND ngày 25 tháng 01 năm 2016 về việc kiểm tra công
tác cải cách hành chính năm 2016 trên địa bàn quận Hai Bà Trưng < Phụ lục số 1>
+ Lịch công tác: năm, quý, tháng, tuần, theo từng công việc, hoạt động của cơ
quan…
+ Chương trình: Kỉ niệm ngày thành lập UBND, Chào mừng đại hội Đảng toàn
quốc…
- Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định xây dưng chương trình, kế
hoạch, lịch công tác
+ Với nhiệm vụ chính là tham mưu, văn phòng đã thực hiện tốt trong việc hỗ trợ,
đóng góp ý kiến để ban hành những kế hoạch, chương trình hay lịch công tác phù
hợp với từng thời điểm và hoạt động của cơ quan.
+ Văn phòng cũng nắm giữ vai trò rất quan trọng trong việc cung cấp những thông
tin có giá trị để lãnh đạo có thể đưa ra những quyết định đúng đắn và kịp thời đẻ
tiến độ công việc không bị chậm trễ.
2.5. Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định cơ sở vật chất
- Mục tiêu của hoạch định cơ sở vật chất trong cơ quan
+ Giúp cho cơ quan kiểm tra, quản lý, và sử dụng được các trang thiết bị một cách
hợp lý, tránh lãng phí.
+ Lập kế hoạch loại bỏ những trang thiết bị đã không còn tác dụng đối với văn
phòng, cơ quan.
+ Đảm bảo cho cơ quan, đơn vị có đầy đủ các trang thiết bị cần thiết để phục vụ
các hoạt động công việc hàng ngày.
- Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định cơ sở vật chất

+ Giúp cho cơ quan có đầy đủ trang thiết bị, cở sở vật chất để phục vụ cho hoạt
động hàng ngày của cơ quan.
+ Nâng cao chất lượng trang thiết bị để từ đó nâng cao được hiệu quả làm việc.
+ Tham mưu cho cơ quan về các quy định, nội quy sử dụng trang thiết bị trong cơ
quan để quản lý, bảo quản và sử dụng hợp lý.
+ Lập kế hoạch nâng cấp cơ sở vật chất.
+ Đưa ra các giải pháp, biện pháp để quản lý cơ sở vật chất.
+ Lên kế hoạch, thời gian cụ thể để kiểm tra về chất lượng cơ sở vật chất trong cơ
quan.
+ Đảm bảo cho cán bộ nhân viên trong văn phòng có được những điều kiện làm
việc tốt nhất.
- Thực trạng về công tác hoạch định về cơ sở vật chất của văn phòng tại UBND
quận Hai Bà Trưng
+ Văn phòng đã tham mưu giúp cho UBND quận ban hành được nội quy, quy định
về quản lý, bảo quản và sử dụng trang thiết bị hợp lý, phù hợp với chức năng
nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan.
+ Các trang thiết bị được đổi mới, nâng cấp để phù hợp với quá trình hoạt động của
cơ quan,
+ Cơ sở vật chất, trang thiết bị đáp ứng được nhu cầu thiết yếu của các cán bộ,
nhân viên trong cơ quan giúp nâng cao hiệu quả làm việc.
+ Văn phòng đã và đang thực hiện tốt công tác hoạch định về cơ sở vật chất tại
UBND quận Hai Bà Trưng.


Tiểu kết:
Trong quá trình nghiên cứu về đề tài này, em nhận thấy công tác hoạch định về
nhân sự, hoạch định về xây dựng quy chế của cơ quan và văn phòng, hoạch định
xây dưng chương trình, kế hoạch, lịch công tác và hoạch định về cơ sở vật chất

trong văn phòng có nhiều sự đổi mới, nhiều sự sáng tạo trong công tác hoạch định.
Các vấn đề đều có sự chặt chẽ, liên kết với nhau về nội dung để hướng đến mục
tiêu chung nhất cho toàn thể văn phòng và cơ quan đó là tổ chức hoàn thành công
việc với năng suất và hiệu quả cao nhất. Bên cạnh đó, cũng có một vài hạn chế, em
xin mạnh dạn đưa ra những đánh giá chủ quan, để từ đó đề xuất một số giải pháp
nhằm nâng cao vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định.