Khảo sát , đánh giá về vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định tại đại học quốc gia hà nội

LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đề tài “Khảo sát , đánh giá về vai trò của văn phòng
trong công tác hoạch định tại Đại học Quốc Gia Hà Nội” là đề tài của cá nhân
em.
Đây là đề tài do chính em thực hiện, các số liệu thu thập và kết quả phân
tích trong đề tài là trung thực, đề tài không trùng với bất kì đề tài khoa học nào.
Em xin chịu mọi trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin được sử
dụng trong đề tài của mình.
Hà Nội, ngày 2 tháng 1 năm 2017
Sinh viên


LỜI CẢM ƠN
Trong kỳ học vừa qua, được sự quan tâm sắp xếp của khoa Quản trị văn
phòng, em đã có điều kiện được tìm hiểu và tiếp cận với môn học Kỹ năng
hoạch định trong Quản trị Văn phòng. Đây thực sự là môn học giúp em có cơ
hội được trau dồi, nghiên cứu sâu hơn về chuyên ngành học của mình. Đề tài
này chính là kết quả quá trình học môn học và là quá trình khảo sát, đánh giá
thực tế vai trò quan trọng của Văn phòng Đại học Quốc Gia Hà Nội trong công
tác hoạch định. Qua đây, em xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu trường Đại
học Nội vụ Hà Nội, Khoa Quản trị văn phòng, giảng viên hướng dẫn Ths. Lâm
Thu Hằng và các cán bộ tại văn phòng Đại học Quốc gia Hà Nội đã nhiệt tình
hướng dẫn, chỉ bảo, giúp đỡ, tạo mọi điều kiện để em hoàn thành tốt đề tài của
mình. Dù đã cố gắng nhưng do thời gian khảo sát thực tế còn nhiều hạn chế nên
đề tài không tránh khỏi những thiếu sót. Chính vì vậy, em rất mong nhận được
sự giúp đỡ,hướng dẫn của thầy cô để bài báo cáo của em hoàn thiện cũng như có
cái nhìn đúng đắn để có thể áp dụng trong công việc tương lai.
Em xin chân thành cảm ơn!


MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN

LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
1.Lý do chọn đề tài..........................................................................................1
2.Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu.............................................1
3. Phương pháp nghiên cứu.............................................................................1
4.Lịch sử nghiên cứu.......................................................................................1
5.Mục tiêu nghiên cứu.....................................................................................2
6. Giải thuyết nghiên cứu................................................................................2
7. Đóng góp....................................................................................................2
8. Cấu trúc đề tài.............................................................................................2
CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ ĐẠI HỌC QUỐC GIAHÀ NỘI...................3
1.Khái quát về lịch sử hình thành của Đại học Quốc gia Hà Nội...................3
2.Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Đại học
Quốc gia Hà Nội.............................................................................................4
2.1 Vị trí và chức năng của Đại học Quốc gia Hà Nội....................................4
2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của Đại học Quốc gia Hà Nội............................4
2.3Cơ cấu tổ chức của Đại học Quốc gia Hà Nội...........................................5
CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH
ĐỊNH TẠI ĐẠI HỌC QUÓC GIA HÀ NỘI.....................................................6
2.1. Vai trò trong công tác thu thập căn cứ,xử lýthông tin..............................6
2.2. Vai trò trong công tác xác định mục tiêu................................................11
2.3. Vai trò trong công tác xây dựng các giải pháp.......................................13
2.4. Vai trò trong công tác tổ chức thực hiện mục tiêu.................................14
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG
TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH............................................................17
3.1. Nhận xét, đánh giá.................................................................................17
3.1.1. Ưu điểm...............................................................................................17

3.1.2. Nhược điểm.........................................................................................17
3.1.3. Nguyên nhân.......................................................................................18
3.2. Các giải pháp..........................................................................................19
KẾT LUẬN........................................................................................................21
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................23


LỜI MỞ ĐẦU
1.Lý do chọn đề tài
Trong giai đoạn đẩy mạnh công nghiệp hóa - hiện đại hóa, nền kinh tế
nước ta đang tăng trưởng với tốc độ cao. Để phát triển mạnh mẽ, vững chắc mỗi
cơ quan tổ chức đều xây dựng chiến lược dài hơi cho tổ chức cơ quan của mình
để đạt được mục tiêu đã đề ra. Hiện nay, cùng với những hoạt động của văn
phòng, công tác hoạch định là một yếu tố không thể thiếu gắn liền với hoạt động
của mỗi cơ quan, tổ chức và giữ một vị trí quan trọng, quyết định đến sự thành
bại của các các doanh nghiệp, các tổ chức sự nghiệp nhà nước lớn nhỏ. Chính vì
vậy, thông qua bài khảo sát và đánh giá chúng ta có thể hiểu rõ được tầm quan
trọng của văn phòng trong công tác hoạch định để rút ra được những đánh giá,
giải pháp để lựa chọn những hướng đi đúng nhất và các giải pháp tối ưu cho cơ
quan tổ chức.
Là một sinh viên Quản trị văn phòng em hiểu được vai trò quan trọng của
văn phòng trong công tác hoạch định trong cơ quan tổ chức. Đó cũng chính là
lí do em chọn nghiên cứu đề tài “Khảo sát , đánh giá về vai trò của văn phòng
trong công tác hoạch định tại Đại học Quốc Gia Hà Nội” làm đề tài nghiên cứu
của mình.
2.Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu mà bài tiểu luận hướng tới chính là các vai trò của
văn phòng trong công tác hoạch định tại cơ quan Đại học Quốc Gia Hà Nội
-Phạm vi nghiên cứu đề tài tại cơ quan Đại học Quốc Gia Hà Nội, Tòa

nhà Điều hành số 144 Xuân Thủy Cầu Giấy Hà Nội
3. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp khảo sát
-Phương pháp nghiên cứu tài liệu
-Phương pháp đánh giá,phân tích tổng hợp
4.Lịch sử nghiên cứu
Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định là một yếu tố quan trọng
trong hoạt động của cơ quan tổ chức. Tuy nhiên chưa có nghiên cứu chuyên sâu
1


một cách toàn diện về vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định
5.Mục tiêu nghiên cứu
- Nghiên cứu làm rõ vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định.
- Khảo sát , đánh giá thực tiễn, các ưu điểm nhược điểm trong công tác
hoạch định của Văn phòng tại Đại học Quốc Gia Hà Nội.
- Đưa ra giải pháp để nâng cao vai trò của văn phòng trong công tác hoạch
định.
6. Giải thuyết nghiên cứu
Chứng minh khẳng định văn phòng giữ vai trò quan trọng và không thể
thiếu trong công tác hoạch định của mọi cơ quan và tổ chức
7. Đóng góp
Đề tài nghiên cứu góp phần chuẩn hóa, nâng cao hiệu quả trong hoạt động
công tác hoạch định tại văn phòng
8. Cấu trúc đề tài
Chương 1: Khái quát về Đại học Quốc Gia Hà Nội
Chương 2: Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định tại Đại học
Quốc gia Hà Nội
Chương 3: Nhận xét, đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả công tác hoạch định
của Văn phòng tại Đại học Quốc Gia Hà Nội

2


CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
1.Khái quát về lịch sử hình thành của Đại học Quốc gia Hà Nội.
Đại học Đông Dương được thành lập theo Quyết định số 1514a ngày
16/5/1906 của Toàn quyền Đông Dương, đặt trụ sở tại số 19 phố Lê Thánh
Tông, quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội (thời Pháp thuộc là phố Boulevard
Bobillot).
Trên cơ sở Đại học Đông Dương, Trường Đại học Quốc gia Việt
Nam được thành lập, khai giảng khoá đầu tiên vào ngày 15/11/1945 dưới sự chủ
toạ của Chủ tịch Hồ Chí Minh. Đây là trường đại học đa ngành, đa lĩnh vực đầu
tiên được thành lập dưới chính thể Việt Nam Dân chủ Cộng hoà. Trụ sở
của Trường vẫn đặt tại số 19 phố Lê Thánh Tông, Hà Nội.
ĐHQGHN được thành lập trên cơ sở tổ chức, sắp xếp lại 3 trường đại học
lớn ở Hà Nội: Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội, Trường Đại học Sư phạm Hà
Nội I và Trường Đại học Sư phạm Ngoại ngữ Hà Nội (theo Nghị định số
97/CP ngày 10/12/1993 của Chính phủ). ĐHQGHN hoạt động theo Quy chế về
Tổ chức và hoạt động do Thủ tướng Chính phủ ban hành theo Quyết định số
477/QĐ-TTg ngày 05/9/1994.
Hiện nay, Đại học Quốc gia Hà Nội (ĐHQGHN - tên giao dịch bằng tiếng
Anh: Vietnam National University, Hanoi; viết tắt là VNU) là cơ sở giáo dục đại
học công lập bao gồm tổ hợp các trường đại học, viện nghiên cứu khoa học
thành viên thuộc các lĩnh vực chuyên môn khác nhau, tổ chức theo hai cấp để
đào tạo các trình độ đại học, thạc sĩ, tiến sĩ; là trung tâm đào tạo, nghiên cứu
khoa học và công nghệ có cơ cấu đa ngành, đa lĩnh vực, chất lượng cao, trong
đó tập trung vào lĩnh vực khoa học, công nghệ cao và một số lĩnh vực kinh tế xã hội mũi nhọn; có chương trình, nội dung, phương pháp đào tạo, nghiên cứu
khoa học tiên tiến; có đội ngũ cán bộ giảng dạy, nghiên cứu trình độ cao; có đội
ngũ cán bộ quản lý chuyên nghiệp và đồng bộ; kết hợp chặt chẽ giữa đào tạo với

nghiên cứu khoa học và triển khai ứng dụng, giữa các ngành khoa học tự nhiên,
xã hội và nhân văn, giữa khoa học và công nghệ để đào tạo nguồn nhân lực chất
lượng cao và bồi dưỡng nhân tài khoa học, công nghệ; định hướng phát triển
3


thành đại học nghiên cứu ngang tầm với các đại học có uy tín trong khu vực và
trên thế giới.
2.Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Đại
học Quốc gia Hà Nội.
2.1 Vị trí và chức năng của Đại học Quốc gia Hà Nội.
- ĐHQGHN là cơ sở giáo dục công lập bao gồm tổ chợp các trường đại
học, viện nghiên cứu khoa học thành viên thuộc các lĩnh vực chuyên môn khac
nhau, tổ chức theo hai cấp để đào tạo các trình độ của giáo dục đại học, là trung
tâm đào tạo, nghiên cứu khoa học, công nghệ đa ngành, đa lĩnh vực chất lương
cao, được nhà nước ưu tiên đầu tư phát triển.
- ĐHQGHN có tư cách pháp nhân, có con dấu hình Quốc huy và tài khoản
riêng, là đầu mối được giao các chỉ tiêu về ngân sách và kế hoạch.
- ĐHQGHN chịu sự quản lý nhà nước của Bộ Giáo dục và Đào tạo về
giáo dục và đào tạo, của Bộ Khoa học và Công nghệ về khoa học và công nghệ,
của các Bộ, ngành khác và Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội nơi ĐHQGHN
đặt trụ sở trong lĩnh vực được phân công theo quy định của Chính phủ và phù
hợp với pháp luật.
2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của Đại học Quốc gia Hà Nội.
Xây dựng chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển của ĐHQGHN
Tổ chức các hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học, hợp tác quốc tế theo
quy định cảu pháp luật; đào tạo, bồi dưỡng nhân tài khoa học; chuyển giao tri
thức và cung cấp nguồn nhân lực chất lượng cao phục vụ phát triển kinh tế - xã
hội và hội nhập quốc tế.
Quản lý, điều hành và chia sẻ các nguồn lực, cơ sở vật chất dùng chung

trong ĐHQGHN, bảo đảm tính hữu cơ, đồng bộ và hiệu quả; huy động nguồn
lực xã hội để xây dựng ĐHQG thành cơ sở giáo dục đại học từng bước đạt
chuẩn quốc tế và khu vực.
Nghiên cứu cung cấp luận cứ khoa học nhằm góp phần xây dựng các định
hướng chủ trương, chính sách, chiến lược, kế hoạch phát triển kinh tế xã hội của
đất nước; đề xuất và thực hện các chương trình nghiên cứu khoa gọc trọng điểm
4


quốc gia theo quy định.
Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo Thủ tướng Chính phủ, Bộ Giáo dục
và Đào tạo, Bộ Khoa học và Công nghệ, các bộ, ngành có liên quan theo quy
định; chịu sự kiểm tra, Thanh tra của Bộ giáo dục và Đào tạo, bộ Khoa học và
Công nghệ,Thanh tra Chính phủ, các bộ ngành có liên quan và Ủy ban nhân dân
thành phố Hà Nội nơi ĐHQGHN đặt trụ sở theo quy định.
Được quyền tự chủ cao trong các hoạt động về đào tạo, nghiên cứu khoa
học, tài chính, quan hệ quốc tế và tổ chức bộ máy theo Quy chế tổ chức và hoạt
động của Đại học quốc gia và các cơ sở giáo dục đại học thành viên và có cơ chế
tài chính đặc thù do Thủ tướng Chính phủ quy định.
Được thí điểm mở các ngành, chuyên ngành đào tạo mới, ngoài danh mục
các ngành, chuyên ngành đào tạo dã được quy định, nhằm đáp ứng nhu cầu xã
hội và thực hiện trên cơ sở có đủ các điều kiện theo quy định, báo cáo Bộ Giáo
dục và Đào tạo theo dõi, kiểm tra.
Được phê duyệt trương chình liên kết đào tạo với nước ngoài trình độ đại
học, thạc sĩ, tiến sĩ tổ chức tại Đại học quốc gia theo quy định của pháp luật.
2.3Cơ cấu tổ chức của Đại học Quốc gia Hà Nội.
Hiện nay, ĐHQGHN có 3 cấp quản lý hành chính:
1) ĐHQGHN là đầu mối được Chính phủ giao các chỉ tiêu về ngân sách
và kế hoạch hàng năm; có tư cách pháp nhân, có con dấu mang hình Quốc huy.
Chủ tịch Hội đồng ĐHQGHN, Giám đốc và các Phó Giám đốc ĐHQGHN do

Thủ tướng Chính phủ bổ nhiệm, miễn nhiệm.
2) Các trường đại học, viện nghiên cứu khoa học thành viên; các khoa
trực thuộc; các trung tâm nghiên cứu khoa học và công nghệ; các tổ chức phục
vụ đào tạo, nghiên cứu khoa học và triển khai ứng dụng; cơ sở sản xuất, kinh
doanh, dịch vụ; bệnh viện, nhà xuất bản, tạp chí khoa học trực thuộc ĐHQGHN
là các đơn vị cơ sở có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng.
3) Các khoa, phòng nghiên cứu và tương đương thuộc trường đại học,
viện nghiên cứu khoa học thành viên và các đơn vị trực thuộc ĐHQGHN.
5


CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH
ĐỊNH TẠI ĐẠI HỌC QUÓC GIA HÀ NỘI
Công tác Hành chính văn phòng trong một cơ quan được xem không khác
gì một "quản gia". Nhiệm vụ của người quản lý hành chính văn phòng là đảm
bảo tất cả những "phần chìm" của hoạt động văn phòng phải được sắp xếp và
chuẩn bị đúng nơi, đúng chỗ, đạt yêu cầu khi sử dụng.
Hiện nay, Văn phòng có nhiều cách hiểu khác, văn phòng hiểu theo nghĩa
rộng là bộ máy giúp việc cho cơ quan còn theo nghĩa hẹp Văn phòng được hiểu
là trụ sở làm việc của cơ quan. Xem xét tới chức năng, nội dung và đặc điểm
hoạt động của văn phòng thì Văn phòng được định nghĩa như sau:
Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan ,đơn vị, là nơi thu
thập , xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực
dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan
tổ chức.
Hoạch định công việc là quá trình xác định mục tiêu nhiệm vụ và xây
dựng kế hoạch hành chính nhằm bảo đảm cho hệ thống hành chính cơ quan tổ
chức thực hiện đúng chức năng và nhiệm vụ của mình để đạt được mục tiêu
chung của tổ chức.
2.1. Vai trò trong công tác thu thập căn cứ,xử lýthông tin

Trong hoạt động quản lý của mọi cơ quan tổ chức thì thông tin đóng vai
trò vô cùng quan trọng, nó làm ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động nói chung
cũng như công tác hoạch định nói riêng của toàn cơ quan và các đơn vị. Trong
đó nhà quản trị văn phòng như một cầu nối trung gian về thông tin trong hoạt
động của cơ quan.
Nói đến văn phòng người ta thường nghĩ đến đó là một bộ phận chỉ làm
công việc liên quan đến công tác văn thư, thiên về chức năng thu nhận, bảo
quản, lưu trữ các loại công văn giấy tờ hình thành trong hoạt động của Văn
phòng . Tuy nhiên , đây chỉ là một nhiệm vụ của Văn phòng do một bộ phận
thuộc Văn phòng- phòng Hành chính đảm nhiệm. Bên cạnh đó, Văn phòng còn
đảm nhiệm nhiều công việc khác, trong đó cán bộ làm công tác văn phòng là
6


đầu mối thu thập các nguồn thông tin, xử lý thông tin và cung cấp thông tin cho
lãnh đạo là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của văn phòng.
Để công tác hoạch định đạt hiệu quả tối đa thì cán bộ làm công tác văn
phòng cần vận dụng các phương pháp nghiệp vụ để thu thập đầy đủ các thông
tin cần thiết để làm căn cứ cho quá trình hoạch định. Nguồn thông tin được sử
dụng là các văn bản tài liệu có liên quan, tham khảo từ các phương tiện truyền
thông, từ nội bộ cơ quan tổ chức, từ tình hình thực tiễn tại cơ quan, địa phương,
và từ chính vấn đề cần hoạch định, giải quyết… Nguồn thông tin không chỉ cần
yêu cầu về số lượng thông tin mà còn cần yêu cầu về những ý nghĩa cũng như
giá trị của thông tin, tính chân thực của thông tin để có thể đảm bảo không có
bất cứ sai lầm nào có thể xảy ra.
Để có được các căn cứ được thu thập đầy đủ, cán bộ văn phòng sẽ áp
dụng các phương pháp thu thập như phương pháp nghiên cứu, phương pháp điều
tra, phương pháp khảo sát, phương pháp so sánh… Đây là nững phương pháp
nghiệp vụ cần thiết cho quá trình thu thập căn cứ phục vụ công tác hoạch
định.Khi nhận được những thông tin đến, văn phòng phải tiến hành xử lý và

cung cấp thông tin cho lãnh đạo. Việc thu thập các thông tin làm căn cứ cho
hoạch định là nhiệm vụ của cán bộ văn phòng. Nguồn thông tin mà cán bộ văn
phòng thu thập và xử lý sẽ góp phần tham mưu cho lãnh đạo trong việc hoạch
định các công việc trong quá trình hoạt động và quản lý cơ quan.
Thu thập căn cứ phục vụ trực tiếp cho việc lập kế hoạch và đưa ra quyết
định. Đây là bước tiền đề có vai trò quyết định cho tính đúng đắn của các kế
hoạch, quyết định về sau. Chính vì vậy bước thu thập căn cứ cần được chú trọng
quan tâm, thực hiện đúng quy trình nghiệp vụ để tránh để xảy ra sai sót.Để đảm
bảo được thông tin luôn được cập nhật, đầy đủ chi tiết để lập kế hoạch hoạt động
trong năm, Văn phòng phải tổng hợp kế hoạch hoạt động của toàn các đơn vị
trực thuộc Đại học quốc gia để có được bản kế hoạch hợp lý, sau đó lấy ý kiến
từ các phòng ban để đảm bảo các công việc cần thực hiện không chồng chéo về
mặt thời gian, nhân lực cũng như các nguồn lực khác rồi khác rồi mới trình lên
lãnh đạo xin ý kiến phê duyệt.
7


Văn phòng còn có trách nhiệm lập lịch công tác của ban lãnh đạo trong
tuần thông qua tổng hợp thông tin trong lịch làm việc của từng thành viên trong
ban lãnh đạo, chuẩn bị, thu nhập thông tin cần thiết có nội dung liên quan đến
nội dung các cuộc họp hoặc những thông tin cần phải báo cáo, cung cấp cho
lãnh đạo trong các buổi họp, các buổi tham luận, các chuyến công tác, phục vụ
báo cáo lên cấp trên. Rà soát văn bản soạn thảo do các đơn vị khác trình lãnh
đạo. Tham dự các cuộc họp của lãnh đạo cơ quan, ghi chép nội dung cuộc họp
cùng ý kiến đóng góp, kết luận của buổi họp, xử lý thông tin những thông tin ấy
và cung cấp khi được yêu cầu
Các chuyên viên được giao nhiệm vụ sẽ tiến hành hoạch định các nội
dung:
-Phân tích, đánh giá để hiểu được ý nghĩa của các căn cứ mà mình cần thu
thập

-Nguồn thu thập
-Phương pháp thu thập
-Phân công công việc cụ thể cho các chuyên viên, liên hệ các khối, đơn vị
liên quan để phối hợp giải quyết.
Để có thể hoàn thành được nhiệm vụ thu nhập, xử lý, cung cấp thông tin
phục vụ cho hoạt động quản lý lãnh đạo, yêu cầu đặt ra cho các cán bộ văn
phòng:
-Phải nắm rõ được quy trình về chức năng, nhiệm vụ trong công tác thu
thập, xử lý, cung cấp thông tin của mình và bộ phận, đơn vị mình hoạt động.
-Nhu cầu thông tin của lãnh đạo: nội dung thông tin, mức độ chi tiết của
thông tin; thời gian cung cấp thông tin.
-Xác định được tất cả những nguồn thông tin cần thu nhập và các kỹ năng
cần thiết để thu nhập thông tin từ những nguồn và kênh thông tin khác nhau.
Đại học quốc gia Hà Nội có cơ cấu tổ chức đặc biệt so với các trường đại
học khác ở Việt Nam gồm 3 cấp hành chính:
Đại học Quốc gia Hà Nội là đầu mối được giao các chỉ tiêu kế hoạch Nhà
nước hàng năm, có tư cách pháp nhân, có con dấu mang hình quốc huy.
8


Các trường đại học, viện nghiên cứu khoa học thành viên là các cơ sở đào
tạo - nghiên cứu do Thủ tướng Chính phủ ra quyết định thành lập, trong đó
Trường Đại học Khoa học Tự nhiên và Trường Đại học Khoa học Xã hội và
Nhân văn là hai trường đại học trọng điểm trong hệ thống giáo dục đại học Việt
Nam. Các khoa, trung tâm nghiên cứu, đơn vị trực thuộc Đại học Quốc gia Hà
Nội là các đơn vị có tư cách pháp nhân độc lập, có con dấu và tài khoản riêng.
Các khoa, phòng nghiên cứu thuộc trường đại học, viện nghiên cứu trực
thuộc trường.
Để làm tốt công tác hoạch định, Văn phòng đã làm công tác thu thập căn
cứ, thông tin có liên quan qua các bước sau:

a) Xây dựng và tổ chức nguồn tin:
Căn cứ vào yêu cầu của lãnh đạo và quản lý về thông tin, tiến hành xây
dựng và tổ chức nguồn tin. Tìm cách hiểu một cách chính xác yêu cầu của người
lãnh đạo hoặc yêu cầu, nội dung hoạch định:
- Yêu cầu cung cấp căn cứ, thông tin về vấn đề gì?
- Phạm vi căn cứ ,thông tin cần phải cung cấp?
- Thời gian cho phép để có thể thu thập và chuẩn bị thông tin.
- Hình thức cung cấp tin (Bằng văn bản hoặc sao chụp các tài liệu hoặc
báo cáo trực tiếp).
b) Thu thập căn cứ, thông tin:
* Nguồn thu thập bao gồm:
- Thông tin, căn cứ từ văn bản, bao gồm: Văn bản từ cấp trên hoặc từ các
nơi khác gửi đến (còn gọi là công văn đến) và văn bản do cơ quan ban hành ra
(còn gọi là công văn đi). Đây là nguồn thông tin chính thức, quan trọng hàng
đầu. Tiêu biểu có thể kể đến:
+ Các văn bản của Đảng, Nhà nước, Thủ tướng chính phủ
VD: Ngày 27 tháng 1 năm 1995, Thủ tướng chính phủ có quyết định số
72/TTg về địa điểm Đại học Quốc gia Hà Nội và Đại học Quốc gia Thành phố
Hồ Chí Minh. Theo quyết định này, diện tích đất để quy hoạch xây dựng Đại học
Quốc gia Hà Nội là 1000 ha, nằm trong phạm vi đất Nông trường 1A thuộc
9


Huyện Thạch Thất, tỉnh Hà Tây (nay là Hà Nội).
+ Thông tin từ Bộ giáo dục và đào tạo
+ Thông tin báo cáo hoạt động của các cơ quan, đơn vị có liên quan như
các trường đại học thành viên Trường Đại học Khoa học Tự nhiên, Trường Đại
học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Trường Đại học Ngoại ngữ, Trường Đại học
Công nghệ, Trường Đại học Kinh tế,Trường Đại học Giáo dục,Trường Đại học
Việt - Nhật.

...
+ Thông tin từ các tổ chức, cơ quan bên ngoài khác như tổ chức thông tấn,
báo chí trong và ngoài nước phản ánh tình hình, sự kiện, những biến động cùng
xu hướng phát triển kinh tế, văn hóa xã hội có liên quan đến ngành giáo dục.
- Thông tin từ sách báo, tạp chí, đài phát thanh, vô tuyến truyền hình,
internet, thu thập thông tin qua mạng nội bộ của đại học Quốc gia…
- Thông tin truyền miệng: qua trao đổi trực tiếp, các buổi họp, qua điện
thoại, trao đổi trực tiếp với người có thông tin.
- Thông tin qua khảo sát, đo đạc, quan sát, phán đoán, tổng hợp các số
liệu …
* Phương pháp lấy tin:
- Đọc và ghi chép
- Sao chụp một phần hoặc toàn bộ văn bản, tài liệu
- Thống kê số liệu, tính tỷ lệ, tính xác suất.
- Đo đạc, quan sát, so sánh và đối chiếu thông tin.
Khi thực hiện công tác thu thập căn cứ, thông tin, Văn phòng đều ghi rõ
xuất xứ để tiện cho lãnh đạo hoặc các bộ phận quản lý có thể xác minh, tra tìm
khi cần thiết.
Tiếp đó Văn phòng sẽ xem xét, nghiên cứu, phân tích và xử lý thông tin,
căn cứ, thu thập được qua các yếu tố sau:
- Tập hợp và hệ thống hoá thông tin theo từng vấn đề, lĩnh vực:
- Phân tích và kiểm tra độ chính xác của các thông tin, tính hợp lý của các
tài liệu, số liệu: xác định độ tin cậy của các nguồn tin, lý giải được sự mâu thuẫn
10


giữa các thông tin (nếu có) và chọn ra những thông tin đầy đủ hơn, có độ tin cậy
cao hơn, chỉnh lý chính xác tài liệu, số liệu.
Ngoài ra còn chú ý một số điểm sau:
Tính khách quan: chất lượng của cách tiếp cận được sử dụng để tạo căn

cứ và tính khách quan của nguồn, cũng như phạm vi những cuộc thảo luận, bàn
bạc liên quan đến căn cứ ấy.
Tính khái quát: thông tin có phạm vi rộng hay chỉ là một vài trường hợp
được lựa chọn hoặc thí điểm?
Tính phù hợp: liệu căn cứ ấy có kịp thời, có phù hợp và có hàm ý về chính
sách không?
Tính sẵn có: sự tồn tại của căn cứ.
Nguồn gốc của căn cứ: căn cứ ấy có thực tế không? Có đáng tin cậy
không?
Tính thực tiễn: liệu những nhà hoạch định có tiếp cận căn cứ trong tình
thái có ích và liệu những hàm ý về chính sách của nghiên cứu có khả thi và đủ
điều kiện không?
Đây là một nhiệm vụ vô cùng khó khăn, phức tạp nhưng cũng là nhiệm vụ
khẳng định vị trí, vai trò tồn tại không thể thiếu của Văn phòng trong mỗi cơ
quan, tổ chức. Ngày này, đứng trước nhu cầu thông tin ngày lớn của lãnh đạo
cùng với tốc độ phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin đòi hỏi Văn
phòng phải phát huy hơn nữa vai trò chủ động tích cực của mình trong công tác
tổ chức thông tin phục vụ hoạt động quản lý
2.2. Vai trò trong công tác xác định mục tiêu
Hoạch định chính là phương thức xử lý và giải quyết các vấn đề một cách
có kế hoạch cụ thể từ trước. Hoạch định có liên quan tới mục tiêu cần phải đạt
được, cầng như phương tiện để đạt được cái đó như thế nào. Nó bao gồm việc
xác định rõ các mục tiêu, xây dựng một chiến lược tổng thể, nhất quán với
những mục tiêu đó, và triển khai một hệ thống các kế hoạch để thống nhất và
phối hợp các hoạt động. Xác định mục tiêu là thành phần quan trọng không thể
thiếu. Trong một tổ chức hệ thống mục tiêu bao gồm mục tiêu của tổ chức và
11


mục tiêu bộ phận. Các mục tiêu này cần phải phù hợp với nhau. Mỗi chức năng

của quản trị đều hướng về mục tiêu, nhưng chức năng hoạch định giữ vai trò chủ
đạo, do đó mục tiêu là nền tảng của hoạch định.
Văn phòng là bộ phận văn phòng tham mưu cho lãnh đạo Đại học Quốc
Gia về các vấn đề tổng hợp, các chương trình, kế hoạch cho cơ quan, bởi vậy
cũng có vai trò trong công tác xác định mục tiêu cho hoạch định. Văn phòng đã
tham mưu cho đại học Quốc gia Hà Nội trong việc xác định rõ các mục tiêu,
xây dựng một chiến lược tổng thể, nhất quán với những mục tiêu đó, và triển
khai một hệ thống các kế hoạch để thống nhất và phối hợp các hoạt động. Cụ
thể:
Nghiên cứu, phân tích các căn cứ hoạch định.
Hoạch định mục tiêu cho chính văn phòng, các khối, đơn vị trong văn
phòng, thậm chí là cho cả các cá nhân trong văn phòng dựa trên mục tiêu của
Đại học Quốc Gia.
Đánh giá các mục tiêu.
Lựa chọn và ấn định mục tiêu.
Tập hợp nhu cầu và xác định những mục tiêu nghiệp vụ hành chính phải
làm:
1. Xác định thời điểm của chuyển giao nhu cầu
2. Xác định thẩm quyền chuyển giao nhu cầu
3. Xác định và thống nhất hình thức biểu mẫu sử dụng
4. Xác định hệ thống thông tin ghi nhận và phản hồi thông tin
Việc văn phòng tham mưu cho công tác hoạch định mục tiêu của Đại học
Quốc gia Hà Nội góp phần vào việc lựa chọn được mục tiêu đúng đắn, phù hợp,
tránh mắc phải việc lựa chọn mục tiêu sai lầm, xa rời với thực tế, vạch ra hướng
đi cụ thể giúp Đai học Quốc gia thực hiện đúng nhiệm vụ, chức năng của mình
và hoạch định mục tiêu phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn cho các hoạt động,
công tác có liên quan.
Công tác xác định mục tiêu có vai trò rất quan trọng trong việc thực hiện
mục tiêu cũng như hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào. Khi thực hiện
12

công tác hoạch định mà không xác định mục tiêu sẽ dẫn chúng ta đến thất bại
nặng nề.
2.3. Vai trò trong công tác xây dựng các giải pháp
Nhờ hoạch định, một tổ chức có thể nhận ra và tận dụng cơ hội của môi
trường và giúp các nhà quản trị ứng phó với sự bất định và thay đổi của các yếu
tố môi trường. Từ các sự kiện trong quá khứ và hiện tại, hoạch định sẽ suy ra
được tương lai. Ngoài ra nó còn đề ra các nhiệm vụ, dự đoán các biến cố và xu
hướng trong tương lai, thiết lập các giải pháp và lựa chọn các giải pháp phù
hợp.Văn phòng luôn luôn phải chú trọng xây dựng các giải pháp cho quá trình
hoạch định bởi đây chính là bộ phận phụ trách và chịu trách nhiệm cho hiệu quả
của công tác hoach định.Sau khi đã xác định được mục tiêu của hoạch định, cán
bộ văn phòng sẽ tiến hành xây dựng các giải pháp để thực hiện mục tiêu đề ra.
Trong quá trình hoạch định các công tác hoạt động, văn phòng cần dự
đoán được các tình huống phát sinh, phân tích tình hình và đưa ra các giải pháp
thực hiện cho phù hợp. Quy trình thực hiện công tác xây dựng giải pháp được
Đại học Quốc gia Hà Nội thực hiện qua các bước:
-Phát triển các tiền đề hoạch định: Đưa ra những dự báo, giả thiết về các
vấn đề phát sinh trong công tác hoạch định
Xác định yêu cầu mục tiêu hoạch định:
+ Nội dung hoạch định là gì?
+ Công tác hoạch định yêu cầu những gì? Có những khó khăn gì?
+ Việc thực hiện mục tiêu đó có ý nghĩa gì đối với cơ quan?
+Xác định địa điểm thực hiện công việc.
+Xác định thời gian của công việc: công việc đó được thực hiện khi nào,
khi nào thì kết thúc… Để xác định được thời gian của công việc, cần xác định
mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của công việc
+Xác định đối tượng sẽ giúp và sự hợp tác cơ quan cần để đạt được mục
tiêu. người thực hiện công việc: người hỗ trợ, hợp tác với ai, người kiểm tra,

người chịu trách nhiệm,
+Xác định những nguồn lực cần có để đạt được mục tiêu: nhân lực, tài
13


chính, hệ thống cung ứng, cơ sở vật chất, hạ tầng, phương pháp thực hiện
+ Phương pháp thực hiện: Hoạch định những điều cần làm để đạt được
mục tiêu, sắp xếp ưu tiên công việc quan trọng cấp thiết
Xác định các giải pháp: Khi đã xác định được mục tiêu thì việc xây dựng
các giải pháp tối ưu là việc làm không thể không thực hiện nhằm đạt được mục
tiêu đó. Nếu không xây dựng được các giải pháp phù hợp, đúng đắn thì cơ quan
rất khó đạt được mục tiêu đã đề ra, không tận dụng được cơ hội phát triển và
khó tránh khỏi những rủi ro. Vì vậy, vai trò của Văn phòng trong việc xây dựng
các giải pháp là không hề nhỏ, nó mang tầm quan trọng thiết thực, giúp công tác
hoạch định của Đại học Quốc Gia hoạt động có hiệu quả, hoàn thành được
những nhiệm vụ được giao cũng như mục tiêu đã đề ra của trường.Trong mỗi
tình huống xảy ra trong công tác hoạch định sẽ có những giải pháp khác nhau.
Và tùy vào tính chất công việc cần hoạch định mà cán bộ văn phòng sẽ đưa ra
các giải pháp hoạch định khác nhau.
Đánh giá và so sánh các giải pháp: Sau khi xây dựng được các giải pháp,
lãnh đạo văn phòng và các chuyên viên xem xét những điểm mạnh và điểm yếu
của từng giải pháp trên cơ sở các tiền đề và mục tiêu phải thực hiện.
Lựa chọn giải pháp tối ưu: Sau khi đánh giá, so sánh các giải pháp, văn
phòng sẽ chọn giải pháp tối ưu để tham mưu cho lãnh đạo Đại học Quốc Gia.
Việc lựa chọn một hay nhiều giải pháp sẽ được bàn bạc và thống nhất dựa trên
yêu cầu công việc cần hoạch định. Nếuchánh văn phòng yêu cầu một công việc
gấp, theo hạn định sát nút thì đó là ưu tiên số một, cả văn phòng hay cơ quan sẽ
dồn sức cho kịp thời hạn quy định.
2.4. Vai trò trong công tác tổ chức thực hiện mục tiêu
Sau khi xác định được mục tiêu và lựa chọn được những giải pháp tối ưu

cho những tình huống có thể xảy ra thì thì nhiệm vụ tiếp theo của văn phòng là
công tác tổ chức thực hiện mục tiêu. Đối với công tác này, Văn phòng đã bám
sát vào mục tiêu, hệ thống giải pháp đã được xây dựng và định hình được các
nội dung sau để tiến hành thực hiện mục tiêu:
- Cân đối khả năng và nhiệm vụ, lựa chọn giải pháp tối ưu.
14


+ Đánh giá khả năng đáp ứng, lên phương án giải quyết. Đó là những dự
báo, giả thiết về môi trường, các chính sách cơ bản có thể áp dụng, các kế hoạch
hiện có của Đại học Quốc Gia.Đánh giá chính xác các điều kiện tiền đề trên, dự
báo được sự biến động và phát triển của nó. Để đảm bảo những người lập kế
hoạch hiểu và đánh giá đúng các điều kiện tiền đề của hoạch định, lãnh đạo văn
phòng phải có trách nhiệm giải thích và tạo điều kiện cho những đơn vị, bộ phận
khác hiểu rõ chúng. Với ý nghĩa đó, việc bàn bạc kỹ lưỡng trong văn phòng để
xây dựng và lựa chọn các giải pháp thích hợp là rất cần thiết.
+ Cân nhắc với áp lực từ môi trường để chọn giải pháp tối ưu, ở mỗi sự
thay đổi, biến động lại có các giải pháp khác nhau.
-Đánh giá và so sánh các giải pháp: Sau khi xây dựng được các giải pháp,
lãnh đạo văn phòng và các chuyên viên xem xét những điểm mạnh và điểm yếu
của từng giải pháp trên cơ sở các tiền đề và mục tiêu phải thực hiện.
Trong trường hợp có một mục tiêu duy nhất và hầu hết các yếu tố để so
sánh có thể lượng hóa được, thì việc đánh giá và so sánh của các giải pháp sẽ
tương đối dễ dàng. Nhưng thực tế lại thường gặp những hoạch định có chứa
nhiều biến động, nhiều mục tiêu và nhiều yếu tố không lượng hóa được. Trong
trường hợp như vậy, việc đánh giá và so sánh các giải pháp thường gặp nhiều
khó khăn.
-Lựa chọn giải pháp tối ưu: Sau khi đánh giá, so sánh các giải pháp, văn
phòng sẽ chọn giải pháp tối ưu. Đôi khi, việc phân tích đánh giá các giải pháp
cho thấy rằng có hai hay nhiều giải pháp thích hợp và lãnh đạo Đại học Quốc

Gia có thể quyết định thực hiện một số giải pháp, chứ không chỉ đúng một giải
pháp tối ưu.
Đôi khi có những biến động bất ngờ, xảy ra không nằm trong phạm vi
hoạch định của cơ quan, của văn phòng. Trong trường hợp này, văn phòng
trường đã nhanh chóng nắm bắt tình huống, phân tích, đánh giá, đề xuất những
giải pháp trước mắt và lâu dài cho lãnh đạo, ngoài ra còn tìm ra biện pháp giải
quyết triệt để.
+ Phản hồi thông tin với các bộ phận để thống nhất biện pháp hành động,
15


hay thỏa thuận cách giải quyết.
- Xây dựng kế hoạch chính thức theo những tiêu chí sau:
+ Văn bản hóa những kế hoạch và giải pháp
+ Bảo đảm tính chính thức của kế hoạch
+ Bảo đảm tính phù hợp, đáp ứng theo nhu cầu của doanh nghiệp
+ Kế hoạch hành chính phải ngắn gọn, chính xác, rõ ràng
Việc tổ chức thực hiện mục tiêu có hiệu quả sẽ giúp cho công tác
hoạch định thành công tốt đẹp. Tạo sự thuận lợi cho lãnh đạo cơ quan trong việc
chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra, giám sát quá trình làm việc của nhân viên và mang
lại hiệu quả cao trong công việc, đạt được những mục đích, kế hoạch đã đề ra và
giúp cơ quan luôn hoàn thành nhiệm vụ.
Tiểu kết
Tóm lại, Văn phòng luôn đóng vai trò là đầu mối thông tin của cơ quan,
thực hiện nhiệm vụ thu nhập, xử lý, cung cấp thông tin, xác định mục tiêu, xây
dựng giải pháp, tổ chức thực hiện mục tiêu cho cả cơ quan và các đơn vị, cá
nhân trong văn phòng. Giúp tham mưu cho lãnh đạo, giảm bớt gánh nặng công
việc cho lãnh đạo, giúp rà soát kiểm soát việc thực hiện mục tiêu đi đúng
hướng, góp phần không nhỏ vào việc hoàn thành các mục tiêu lớn nhỏ của cơ
quan. Hoàn thành tốt nhiệm vụ của Văn phòng sẽ giúp cho cơ quan hoàn thành

mục tiêu mà lãnh đạo Đại học Quốc gia Hà Nội đề ra và ngược lại

16


CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG
TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH
3.1. Nhận xét, đánh giá
3.1.1. Ưu điểm
Trong việc hoạch định các kế hoạch công tác cho cơ quan bộ phận văn
phòng luôn có những cuộc họp để thống nhất đưa ra ý kiến chung về việc xác
định căn cứ cho kế hoạch, xác định mục đích thực hiện công việc điều đó đảm
bảo tính khách quan, và phát huy khả năng, năng lực của công chức trong văn
phòng, các ý kiến được tham mưu cho lãnh đạo, trình lên lãnh đạo cơ quan để
lựa chọn và đưa ra giải pháp cuối cùng tốt nhất.
- Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định được lãnh đạo và cán
bộ chuyên viên thực hiện nghiêm túc, hiệu quả
- Bên cạnh đó vai trò của văn phòng cơ quan trong việc xây dựng các biện
pháp và tổ chức thực hiện mục tiêu kế hoạch được thể hiện cụ thể. Cán bộ văn
phòng tổ chức tham mưu cho lãnh đạo xây dựng những biện pháp để hoàn thành
công việc tốt nhất, tránh lãng phí thời gian tiền của.
- Lãnh đạo văn phòng luôn sát sao theo dõi và giám sát việc thực hiện các
mục tiêu để đạt tới mục tiêu chung của tổ chức
- Công tác hoạch định được thực hiện đầy đủ, đúng quy trình.
- Đội ngũ chuyên viên trẻ trong văn phòng tạo sự linh hoạt, nhanh nhạy
trong tầm nhìn và cách ứng biến với tình huống bất ngờ.
- Văn phòng đã phát huy hiệu quả vai trò của mình trong công tác hoạt
định để tận dụng tối đa có nguồn lực của cơ quan, khai thác triệt để các thế
mạnh của cơ quan, nắm bắt được các cơ hội phát triển góp phần vào thúc đấy sự
phát triển của cơ quan.

3.1.2. Nhược điểm
Mặc dù có rất nhiều ưu điểm nhưng vẫn còn tồn tại một vài những khuyết
điểm cần khắc phục như:
- Công tác xây dựng giải pháp để thực hiện mục tiêu, phương pháp, kiểm
tra đánh giá vẫn chưa được điều chỉnh sát sao.
17


-Sự phân công công việc xảy ra tình trạng một người phải đảm nhiệm quá
nhiều việc ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện công tác hoạch định.
-Các nhân viên trong cơ quan vẫn còn tồn tại một số cá nhân chưa tích
cực, nhiệt tình trong công việc, dẫn đến việc giải quyết vấn đề của sinh viên bị
giải quyết chậm chễ.
-Tiến độ thực hiện mục tiêu bị chậm chễ, tốn nhiều thời gian hơn so với
dự kiến do thái độ hời hợt, ỷ lại, đùn đẩy trách nhiệm cảu một số cán bộ chuyên
viên trong công tác hoạch định .
- Chất lượng của một số hoạch định được đưa ra vẫn còn chưa xác
thực,thiếu thực tế dẫn tới không đạt được mục tiêu đã đề ra
- Sự đồng thuận, thống nhất trong các quyết định do hoạch định đưa ra
còn thấp, vẫn còn nhiều mâu thuẫn nội bộ.
-Công tác tham mưu đạt hiệu quả về thời gian chưa cao
-Trình độ chuyên môn của các chuyên viên còn hạn chế
3.1.3. Nguyên nhân
- Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định tại cơ quan vẫn chưa
được quan tâm đúng mức
-Một số cán bộ chuyên viên thực hiện công tác hoạch định vẫn chưa có
nhận thức đúng đắn , đầy đủ về trách nhiệm của bẩn thân.
-Đội ngũ nhân viên văn phòng còn trẻ thiếu kinh nghiệm là lý do của việc
trình độ chuyên môn chưa cao.
- Cán bộ , chuyên viên chính tại văn phòng thực hiện công tác hoạch định

còn có hạn, mà công việc đôi khi bị quá tải không đáp ứng đủ nên mớixảy ra
tình trạng bị chồng chéo, ảnh hưởng không tốt đến công tác hoạch định.
- Do thiếu sót và chủ quan nên phương pháp, kiểm tra đánh giá vẫn diễn
ra chưa nghiêm túc, không có quy trình cụ thể.
- Việc chất lượng của một số hoạch định được đưa ra không đảm bảo tính
khả thi là do những cán bộ làm công tác hoạch định còn chủ quan, chưa tìm hiểu
rõ nội dung hoạch định và chưa thu thập đầy đủ các căn cứ.
18


3.2. Các giải pháp
- Văn phòng cần định lượng, xác định rõ ràng mục tiêu của mình
- Xác định cụ thể các cách thức thực hiện công việc tối ưu, hiệu quả
-Xác định cụ thể, hợp lí nguồn lực để phân công thực hiện công việc đủ,
đúng tiến độ
- Xác định các phương pháp kiểm tra,đánh giá sát sao cho từng bộ phận cá
nhân thực hiện công tác hoạch định
-Chú trọng tổ chức các lớp tập huấn nâng cao chất lượng công tác tham
mưu và trình độ chuyên môn của cán bộ, công chức văn phòng . Bản thân các
cán bộ, chuyên viên trong văn phòng cần thường xuyên trau dồi kiến thức, tham
gia đào tạo tại các lớp đào tạo kỹ năng cho nhà quàn lý để hoàn thiện bản
thân.Việc tham mưu cần phải được thực hiện một cách cẩn thận, kĩ lưỡng, các
thông tin tham mưu đến lãnh đạo phải là những thông tin chính xác và phục vụ
cho quá trình thực hiện công việc của cơ quan.
-Xây dựng các nguyên tắc về phương pháp kiểm tra, đánh giá công tác
hoạch định tại Đại học Quốc Gia để việc hoạch định đạt được kết quả cao và
phát huy một cách hiệu quả hơn.
- Các chế tài liên quan đến hoạch định, có khen thưởng, kỷ luật phải được
thiết lập một cách công khai đối với những hoạch định có chất lượng hoặc kém
chất lượng. Thúc đẩy tinh thần trách nhiệm, tinh thần cầu tiến của các cán bộ,

chuyên viên văn phòng và những cá nhân, đơn vị làm công tác hoạch định trong
cơ quan.

19


Tiểu kết
Không thế phủ nhận được vai trò hết sức quan trọng cảu văn phòng trong
công tác hoạch định trong Đại học Quốc Gia Hà Nội, là cánh tay đắc lực giúp
cho lãnh đạo cơ quan đạt được những thành tựu có giá trị trong công tác hoạch
định.Tuy nhiên, những sai sót, khuyết điểm còn tồn tại do những tác động từ bên
ngoài và bên trong .Để công tác hoạch định trong Đại học Quốc Gia nói riêng và
các đươn vị cơ quan nói chung được hoàn thiện hơn cũng như đi đúng hướng
théo các mục tiêu đã đặt ra cần phải đưa ra những giải pháp khắc phục các điểm
yếu và phát huy tối đa những điểm mạnh, thành tự đã đạt được.Những giải pháp
em đã đề cập ở trên có thể sẽ góp phần cải thiện được những khuyết điểm còn
tồn tại và nâng cao vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định.

20


KẾT LUẬN
Trong nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa hiện nay ở Việt
Nam bất kỳ một cơ quan tổ chức nào cũng không thể thiếu bộ phận văn phòng
đây là bộ phận giúp việc đắc lực cho lãnh đạo cơ quan khiến các nhà quản trị
văn phòng chủ động trong việc điều hành và tổ chức thực hiện, gắn kết mối quan
hệ công tác đối với các đơn vị, phòng ban khác trong cơ quan, tổ chức, giúp nhà
quản trị văn phòng phối hợp hiệu quả các nguồn lực của văn phòng cũng như
của cơ quan.
Văn phòng với vai trò là cửa ngõ thu thập các căn cứ và xử lý thông tin

rồi truyền tải đến từng cấp lãnh đạo theo đúng chức năng nhiệm vụ để lãnh đạo
nắm được tình hình một cách chính xác, kịp thời, giúp xác định mục tiêu , xây
dựng các giải pháp, tầm quan trọng của văn phòng cần được cân nhắc, tập trung
nhiều hơn trong cơ quan. Qua quá trình khảo sát thực tế vai trò của văn phòng
cơ quan trong quá trình tổ chức hoạch định của cơ quan em nhận thấy để làm tốt
được những công việc trên, vai trò của văn phòng là không hề nhỏ, văn phòng
giúp cho cơ quan thu thập thông tin xây dựng được những căn cứ để từ đó làm
cơ sở cho những bước hoạch định sau này, việc lập căn cứ cũng phải cụ thể,
chính xác, thuyết phục. Giúp cơ quan xác định mục tiêu, mục tiêu là yếu tố tiên
quyết để thực hiện việc hoạch định, các mục tiêu được văn phòng tổ chức xây
dựng từ mục tiêu chung đến mục tiêu cụ thể, từ những mục tiêu cần phải làm
trước mắt đến những mục tiêu lâu dài cho tổ chức, bên cạnh đó mục tiêu được
đề ra cho một hoạch định còn phải phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan.
Có thể thấy vai trò của văn phòng đối với việc hoạch định của cơ quan tổ chức
là hết sức quan trọng, văn phòng là bộ phận đóng vai trò lớn trong xây dựng kế
hoạch hoạt động, kế hoạch lịch trình công tác, kế hoạch cho các sự kiện, chương
trình cụ thể trong cơ quan.
Qua những ưu điểm, nhược điểm thấy được qua quá trình khảo sát đánh
giá, em đã có đề xuất một số giải pháp thực hiện nhằm nâng cao vai trò của văn
phòng trong công tác hoạch định tại Đại học Quốc Gia Hà Nội, có thể những
giải pháp này sẽ mang lại những cách nhìn mới cho cả lãnh đạo và cán bộ,
21