Khảo sát đánh gia vai trò của văn phòng trong công tác hoạch đinh

LỜi MỞ ĐẦU
Văn phòng là bộ máy của cơ quan,tổ chức có trách nhiệm thu thập xử lý
và cung cấp thông tin cho lãnh đạo,là bộ máy giúp các nhà quản lý điều hành
công việc,đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất,kỹ thuật cho hoạt động chung
của CQ,tổ chức. Đặc biệt các chức năng trong văn phòng giữ vai trò quan
trọng,trong đó chức năng hoạch định là chức năng quan trọng nhất.
Thực hiện tốt công tác hoạch định trong văn phòng giúp cho các nhà quản
trị,đặc biệt trong quản trị bộ máy văn phòng của các cơ quan hành chính nhà
nước cũng như của tổ chức duy trì được sự ổn định,thúc đẩy công việc phát
triển,đồng thời phát hiện những rủi ro trong quá trình hoạt động của tổ chức.
Là một sinh viên khoa Quản trị văn phòng khi được khảo sát thực tế về
vần đề này sẽ giúp tôi hiểu rõ được nội dung của công tác văn phòng và thực
trạng công tác hoạch định của UBND huyện Nho Quan cũng như ở các cơ
quan,tổ chức của nước ta.
Qua bài tiểu luận “Khảo sát,đánh giá vai trò của văn phòng trong công
tác hoạch định” giúp mọi người hiểu hơn về công tác hoạch định hiện nay của
cơ quan,tổ chức. đặc biệt của UBND huyện Nho Quan.


LỜI CAM ĐOAN
Tôi tên là Nguyễn Ngọc Huyền tôi thực hiện hiện bài tiểu luận “ Khảo sát
đánh gia vai trò của văn phòng trong công tác hoạch đinh”
Tôi xin cam đoan đây chính là bài tiểu luận của mình dựa trên tinh thần cá
nhân tích cực học hỏi,nghiên cứu,tìm tòi,khảo sát thực tế,tham khảo thông tin
đại chúng.
Hà Nội,ngày 1 tháng 12 năm 2016
Sinh viên thực hiện
NGUYỄN NGỌC HUYỀN


DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

STT
1
2
3
4

CỤM TỪ VIẾT TẮT
UBND
HĐND
P
PCT

TỪ,CỤM TỪ ĐẦY ĐỦ
Ủy ban nhân dân
Hội đồng nhân dân
Phòng
Phó chủ tịch


MỤC LỤC


A.PHẦN MỞ ĐẦU
1.Lý do chọn đề tài
Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong bộ máy hành chính của
cơ quan nhà nước hay của doanh nghiệp lớn hay nhỏ. Là bộ mặt của cơ
quan,văn phòng thay mặt cho cơ quan tham gia công tác đối nội,đối ngoại.
Để xây dựng được một văn phòng hiện đại,đạt hiệu quả công việc tốt,lãnh
đạo văn phòng cần phải đưa ra được Hoạch định rõ ràng,cụ thể để giải quyết tốt
công việc một cách nhanh chóng kịp thời và đạt hiệu quả cao .Hoạch định chính

là khâu quan trọng,có tác dụng lớn trong việc xác lập để đạt được mục tiêu cuối
cùng trong công việc của văn phòng cũng như của cơ quan.
Nếu không có hoạch định sẽ dễ dẫn đến thất bại trong việc quản lý mọi
hoạt động của công tác văn phòng từ công tác tổ chức , khai thác con người và
các nguồn lực khác của doanh nghiệp một cách có hiệu quả , thậm chí sẽ không
có được một ý tưởng rõ ràng về cái họ cần tổ chức và khai thác .Không có kế
hoạch ,nhà quản lý và các nhân viên của họ sẽ rất khó đạt được mục tiêu của
mình , họ không biết khi nào và ở đâu cần phải làm gì.
Vì thế để tôi đã tiến hành thực hiện bài tiểu luận với tiêu đề “Khảo sát
đánh gia vai trò của văn phòng trong công tác hoạch đinh” để làm rõ vai trò của
hoạch định trong công tác cơ quan,tổ chức hiện nay,đặc biệt là UBND huyện
Nho Quan.Từ đó giúp cho mọi người có thể thấy được Hoạch định là chức năng
đầu tiên và quan trọng nhất giữ vai trò mở đường trong mọi công việc.
2. Đối tượg, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
2.1 Đối tượng
Đối tương nghiên cứu của bài viết này là thực tiễn hoạt động hoạch định
của văn phòng UBND huyện Nho Quan-tỉnh Ninh Bình.Công tác hoạch định
trong văn phòng ở cơ quan này được đưa ra với mục đích và nhiệm vụ như sau:
2.2 Mục tiêu
- Nghiên cứu làm rõ thực trạng,vai trò của văn phòng trong công tác
hoạch định .Những mặt được, chưa được, những hạn chế yếu kém và nguyên
5


nhân trong công tác hoạch định văn phòng của Ủy ban nhân dân huyện Nho
Quan-tỉnh Ninh bình
- Đề xuất các giải pháp chủ yếu để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác
hoạch định của văn phòng ủy ban nhân dân huyện Nho Quan,nhằm phục vụ
cho lãnh đạo trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá.
2.3 Nhiệm vụ

-Nghiên cứu lịch sử hình thành,chức năng,nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của
UBND huyện Nho quan
- Nghiên cứu Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định tại UBND
huyện Nho Quan
-Đánh giá hiệu quả công tác hoạch định trong văn phòng của UBND
huyện Nho Quan như: Ưu điểm,nhược điểm,các nguyên nhân.Từ đó đưa ra một
số giải pháp nhằm nâng cao vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định.
3. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử
dụng
Trong bày khảo sát này,sử dụng một số phương pháp nghiên cứu cụ thể
như::
-Phương pháp thu thập và xử lý thông tin
-Phương pháp tổng hợp và phân tích
-Phương pháp sưu tầm
4. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Qua đợi khảo sát đánh giá vai trò của văn phòng trong công tác hoạch
định tại UBND huyện Nho Quan đã giúp tôi mở rộng hơn về công việc hành
chính,có thêm phần nào kiến thức mới.
Từ việc tìm hiểu và khảo sát thực tế đã giúp tôi có thể thấy được :
-Tầm quan trọng của hoạch định trong công tác văn phòng của .Trong
công tác hoạch định vai trò của người lãnh đạo là hết sức quan trọng.

6


u trúc của đề tài
Bố cục của bài tiểu luận gồm 3 phần :
PHẦN MỞ ĐẦU
1.Lý do chọn đề tài
2. Đối tượng,mục đích

và nhiệm vụ nghiên cứu
3. Cơ sở phương pháp
luận và các phương pháp
nghiên cứu được sử
dụng
4. Ý nghĩa lý luận và
thực tiễn của đề tài
5.Cấu trúc đề tài

PHẦN NỘI DUNG
Chương 1 : Khái quát về
tổ chức và hoạt động của
Ủy Ban Nhân Dân huyện
Nho Quan
Chương 2 : Vai trò của
văn phòng trong công tác
hoạch định tại UBND
huyện Nho Quan
Chương 3: Giải pháp
nâng cao vai trò của văn
phòng trong công tác
hoạch định

7

KẾT LUẬN
Khái quát lại vai trò
của văn phòng trong
công tác hoạch định và
ý nghĩa của hoạch định

đối với văn phòng
UBND huyện Nho
Quan


B.PHẦN NỘI DUNG
Chương 1 : Khái quát về tổ chức và hoạt động của Ủy Ban Nhân Dân huyện
Nho Quan
1.1 Lịch sử hình thành
Nho Quan là một trong những huyện miền núi nằm ở phía tây bắc tỉnh
Ninh Bình; có 26 xã và 1 thị trấn; địa hình của huyện mang đặc trưng 3 vùng
rõ rệt: vùng núi, vùng bán sơn điạ và vùng đồng bằng chiêm trũng, với tổng
diện tích tự nhiên của huyện là 45.833 ha. Dân số toàn huyện có gần 150.000
người, với 9 dân tộc, trong đó chủ yếu là dân tộc Kinh chiếm trên 80%, dân
tộc Mường chiếm gần 20%, tập trung chủ yếu ở 8 xã miền núi của huyện. Trải
qua lịch sử phát triển lâu dài của đất nước, vùng đất Nho Quan hiện nay đã có
nhiều tên gọi khác nhau. Đến năm Tự Đức thứ 15 (1862) phủ Thiên Quan được
đổi thành Phủ Nho Quan, tên gọi Nho Quan có từ đó. Đến ngày 23/11/1993,
sau hơn 1 năm tỉnh Ninh Bình được tái lập, theo Nghị định số 88-NĐ/CP của
Chính phủ đổi tên huyện Hoàng Long trở lại tên cũ là huyện Nho Quan. Chính
tại nơi đây, chi bộ Đảng đầu tiên của tỉnh Ninh Bình được thành lập vào tháng
9/1927 tại làng Lũ Phong (tổng Quỳnh Lưu, Nho Quan) do đồng chí Lương
Văn Thăng làm Bí thư. Trong suốt tiến trình của lịch sử cách mạng, kế thừa và
phát huy truyền thống của cha ông, dù trong bất cứ giai đoạn và hoàn cảnh
nào, Đảng bộ, quân và dân huyện Nho Quan luôn đoàn kết, thống nhất một
lòng đi theo Đảng, và có những đóng góp quan trọng trong các cuộc kháng
chiến, giải phóng dân tộc. Năm 2000, vinh dự huyện Nho Quan được Đảng và
Nhà nước trao tặng Danh hiệu cao quý “Anh hùng lực lượng vũ trang nhân
dân”. Đây là niềm vinh dự tự hào, và là nguồn cổ vũ động viên to lớn, để Đảng
bộ, quân và dân trong huyện tiếp tục phát huy truyền thống Anh hùng Cách

mạng của quê hương, đoàn kết, lao động sáng tạo thực hiện thắng lợi sự nghiệp
đổi mới do Đảng lãnh đạo.

8


Trích
( )
1.2Cơ cấu tổ chức
1.2.1 Cơ cấu tổ chức UBND huyện Nho Quan
UBND huyện Nho Quan có 1 Chủ tịch,3 phó chủ tịch và gồm 11 phòng
ban chuyên môn như sau :
-Văn phòng HĐND-UBND
-Phòng Nội vụ
-Phòng Lao động-Thương binh và xã hội
-Phòng Công Thương
-Phòng Tư pháp
-Phòng Tài chính-Kế hoạch
-Phòng Dân tộc
-Phòng Y tế
-Phòng Giáo dục và Đào tạo
-Phòng Tài nguyên và Môi trường
1.2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức :

9


Chủ Tịch

Phó Chủ Tịch

PCT Tài chính

P.Tài
chínhKế
hoạch

P. Tài
nguyênMôi
trường

PCT Văn xã

P.Tư
pháp

P. Giáo
dục và
đạo tạo

PCT Nghề
nghiệp chính trị

P. Lao
động
TBXH

P. Công
Thương

-Các lãnh đạo HĐND-UBND huyện:
TT
1
2
3
4

Họ Và Tên
Bùi Thị Quế
Nguyễn Mạnh Tưởng
Trần Văn Sính
Đinh Văn Trang

5

Trần Đức Hưng

6

Vũ Hồng Phong

Chức vụ
Chủ tịch UBND huyện
Phó chủ tịch HĐND huyện
Phó chủ tịch UBND huyện(Tài chính)
Phó chủ tịch UBND huyện(Văn xã)
Phó chủ tịch UBND huyện(Nghề nghiệpchính trị)
Thư ký HĐND huyện

1.3 Chức năng,nhiệm vụ

UBND huyện Nho Quan có chức năng,nhiệm vụ như sau:
Chức năng
-Ủy ban nhân dân huyện Nho Quan là cơ quan hành chính nhà nước,chịu
trách nhiệm chấp hành Hiến Pháp;Pháp luật;các bản chỉ đạo,điều hành của cơ
quanh Nhà nước cấp trên,nghị quyết của Huyện ủy và là cơ quan chấp hành của
HĐND huyện
10


Nhiệm vụ
-UBND huyện tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc : Tập trung dân
chủ,tập thể lãnh đạo,cá nhân phụ trách trong lĩnh vực được phân công.Mỗi thành
viên của
-UBND huyện chịu trách nhiệm cá nhân về công tác của mình trước
UBND
huyện;đồng thời cùng các thành viên khác của UBND huyện chịu trách
nhiệm trước tập thể về các hoạt động của UBND huyện trước Huyện ủy,UBND
huyện và cơ quan nhà nước cấp trên.
-Chế độ làm việc tập thể của UBND huyện được thông qua các phiên họp
để
thảo luận và quyết định về những vấn đề theo luật định về những vấn đề
trọng tâm khác thuộc thẩm quyển của UBND huyện.
-Các Quyết định chỉ đạo,điều hành của tập thể UBND huyện ,được thể chế
bằng các văn bản theo đúng thể thức,đúng pháp luạt và được quá nửa số thành
viên UBND huyện biểu quyết tán thành.Việc sửa đổi những vấn đề mà tập thể
UBND đã quyết định,nhất thiết phải được đa số các thành viên của UBND
huyện nhất trí mới có hiệu lực thi hành(trừ trường hợp được cấp trên quyết định
-UBND huyện làm việc theo kế hoạch hàng tháng,hàng quý,hàng năm.
Tiểu kết
UBND huyện Nho quan là cơ quan hành chính nhà nước,thực hiện đầy đủ

các khâu nghiệp vụ của mọi cơ quan. Chịu trách nhiệm chấp hành Hiến
pháp,Luật và các nhiệm vụ khác theo quy định của nhà nước,của các cơ quan
cấp trên.Thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo
đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung
ương tới cơ sở.

11


Chương 2: Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định tại
UBND huyện Nho Quan
2.1. Vai trò trong công tác thu thập các căn cứ
- Hoạch định không phải là dự báo mà là một quá trình xác lập có căn cứ,có
thực tế những vấn đề quyết định tương lai cuả cơ quan.Để có thể hoạch định
được các nhà lãnh đạo cần phải đưa ra những quyết đinh đúng đắn dựa vào các
căn cứ từ những nguồn khác nhau,từ đó giải quyết đúng đắn và hiệu quả một số
vấn đề sau trong quá trình hoạch định:
+Nhận thức được vấn đề cần phải hoạch định
+Xác định thách thức,cơ hội đối với tổ chức
+Xác định cơ sở để xây dựng các mục tiêu trong công tác hoạch định
+Lựa chọn các phương án để giải quyết.
-Để có thể xây dựng một bộ máy văn phòng đạt hiệu quả cần phải xây dựng
có hoạch định cụ thể,rõ ràng. Và căn cứ là điều đầu tiên cần phải đưa ra để cho
mọi người cùng hiểu được.
- Muốn thu thập được các căn cứ,người làm lãnh đạo văn phòng cần phải :
+ Dựa vào nguồn tiếp nhận: nguồn bên trong và nguồn bên ngoài; nguồn
mới và nguồn cũ của cơ quan tổ chức để tiến hành hoạch định
+Thường xuyên xem xét,phân tích các thông tin chính xác kịp thời nhằm
góp phần vào việc xây dựng mục tiêu đã đề ra.
+ Theo dõi và kiểm tra các hoạt động của công tác văn phòng.

- Các căn cứ được coi như là tiền đề để hoạch định.Dựa trên tình hình thực
tế của UBND huyện Nho Quan mà lãnh đạo văn phòng có thể xây dựng và đưa
phương hướng để xây dựng văn phòng hiện đại, bảng phân công,công việc và
một số vấn đề khác liên quan đến hoạt động của công tác văn phòng.

12


* Bảng phân công công việc của nhân viên thuộc bộ phận văn phòng
TT

1
2

3

4

Họ Và Tên

Công việc

Ghi chú

-Phụ trách soạn thảo văn bản của cơ
Nguyễn Hoài
quan
Thu
-Trực tiếp tham mưu cho lãnh đạo thực
hiện công việc

Phạm Quang
-Thực hiện chế độ chính sách đối với
Quân
người lao động
-Quản lý,sắpxếp
-Chuyển giao văn bản đến,văn bản đi,
Lê Phương Liên -Quản lý và sử dụng con dấu,lập hồ
sơ,sắp xếp bản lưu,lưu trữ hồ sơ,tài liệu
theo quy định.
Quản lý cấp phát công lệnh như:giấy đi
Nguyễn Đức
đường,cho cán bộ nhân viên chức trong
Thành
cơ quan

-Qua bảng phân công công việc của nhân viên thuộc bộ phận hành chính
UBND huyện Nho Quan,cho ta thấy hoạch định có vai trò vô cùng quan trọng
trong công tác văn phòng. Nhờ có hoạch định giúp cho chúng ta có thể thấy rõ
được những công việc cần phải thực hiện để giúp cho bộ phận,cơ quan của
mình,thấy rõ được trách nhiệm mà mình cần phải gánh vác trong công việc đó
-Việc thu thập các căn cức giúp các nhà quản trị văn phòng nắm bắt được
phương hướng và cách thức cần phải làm để hoạt động công tác trong văn phòng
luôn đạt hiệu quả tốt. Đồng thời thu thập từ các yếu tố khác nhau để có thể xây
dựng hoạch định đạt hiệu quả như:
•

Phân tích môi trường bên trong và bên ngoài của tổ chức.

•

Hình thành mục tiêu chung.

•

Tạo lập và chọn lựa các chiến lược để theo đuổi.

•

Phân bổ nguồn lực để đạt được mục tiêu của tổ chức
Khi có thể phân tích từ những vấn đề cụ thể,xác định mục tiêu của tổ chức
các thành viên sẽ tập trung sự toàn bộ vào một công việc để đạt được mục tiêu
13


này và như vậy sẽ thống nhất mọi hoạt động tương tác giữa văn phòng và các bộ
phận khác trong cơ quan.
2.2. Vai trò trong công tác xác định mục tiêu
Một vai trò quan trọng của quá trình hoạch định là thiết lập các mục tiêu
mang tính thực tế cho cơ quan,tổ chức mà ở đây cụ thể là văn phòng UBND
huyện Nho Quan.
-Để có thể thực hiện công tác xác định mục tiêu cần phải Xây dựng mục
tiêu. Các bước để xác định mục tiêu đó là:
+Xác định mục tiêu chung của toàn bộ tổ chức
+ Xác định mục tiêu chính của bộ phận chính
+ Xác định mục tiêu phụ của bộ phận phụ
-Mục tiêu là những kết quả cụ thể mà cơ quan,tổ chức mong muốn đạt
được trong một khoảng thời gian nhất định. Để xác định tốt mục tiêu sao cho
linh hoạt,phát triển từng bước,hướng tới mục tiêu lâu dài để xây dựng bộ máy
của cơ quan,lãnh đạo văn phòng UBND huyện Nho Quan đã đưa ra một số tiêu
chí cụ thể sau:

+ Xác định rõ thời gian để hoàn thành mục tiêu,bao gồm :
 Mục tiêu ngắn hạn: Dưới hoặc bằng 1 năm. Là khoảng thời gian để thực
hiện và giải quyết những công việc trước mắt,công việc diễn ra hàng ngày của
văn phòng.
Mục tiêu trung hạn: Là hoạch định cho khoảng thời gian từ trên 1 năm
đến dưới 5 năm.
 Mục tiêu dài hạn: thường trên 5 năm. Thời gian cần để thực hiện những
kế hoạch,chiến lược đã hoạch định ra trong một một khoảng thời gian dài
+ Xác định rõ nội dung công việc
14


Ảnh hưởng của hoạch định
Thời gian thực hiện
Môi trường thực hiện
Mục tiêu đề ra
Thông tin để hoạch định
Kết quả thực hiện
Thất bại nếu xảy ra
Rủi ro nếu xảy ra

Cục bô
Ngắn hạn
Xác định
Cụ thể,rõ ràng
Đầy đủ,chính xác
Có thể điều chỉnh
Có thể khắc phục
Hạn chế

Toàn bộ
Dài hạn
Biến đổi
Lớn,tổng quát
Tổng hợp,không đầy đủ
lâu dài
Nặng nề
Lớn

+ Xác định rõ phương pháp để hoàn thành mục tiêu
Phương pháp quan sát: Theo dõi,xem xét thực hiện vấn đề để có thể trách
được các vấn đề khi xảy ra
Phương pháp lập kế hoạch: Xác định từng vấn đề cần thực hiện,thời gian
thực hiện,cách thức thực hiện,nội dung,nguồn lực để hoàn thành mục tiêu.
+ Sử dụng nguồn lực đã được phân bổ để hoàn thành mục tiêu đã đề ra
Đó là mục tiêu đặt ra phải tạo được động lực để các nhân viên có hứng
thú làm việc và phát triển tư duy.Nguồn lực nhân sự cùng với nguồn lực tài
chính là yếu tố cân thiết để hoàn thành tốt hoạch định đã đề ra.
Trong công tác văn phòng nguồn lực được sử dụng khá triệt để và có tính
khả thi cao thực hiện tốt công việc,mục tiêu đã đề ra.
- Mục tiêu đã được xác định là nền tảng của hoạch định, khi xác định mục
tiêu cho tổ chức thì mục tiêu phải giữ vai trò nền tảng của hoạch định, nhằm xây
dựng hệ thống văn phòng thống nhất bền vững. Do đó mục tiêu giữ vai trò quyết
định toàn bộ quá trình phát triển khi hoạch định được đưa ra.
2.3. Vai trò trong công tác xây dựng các giải pháp
-Mục tiêu chi phối toàn bộ quá trình hoạt động,cũng như tổ chức thực hiện
mục tiêu hoạch định. Để đạt được mục tiêu cần phải đề ra những phương án và
giải pháp có tính khả thi ,như vậy mới dễ đạt được mục tiêu trong công tác
hoạch định đã đề ra
-Công việc hoạch định được thực hiện theo 5 bước sau:

+Thiết lập mục tiêu
15


+Đánh giá vị trí hiện tại
+Xây dựng một mục tiêu hoạch định rõ ràng
+Chuẩn bị và thực hiện một kế hoạch để đạt được mục tiêu
+Đánh giá và điều chỉnh mục tiêu hoạch định
-Qua các bước tiến hành quy trình hoạch định có thể thấy rằng giải pháp là
một những vai trò quan trọng đem lại hiệu quả tốt nhất cho văn phòng.Giải pháp
là một trong những cách thức mà khi đưa ra một vấn đề nào đấy cũng phải có
giải pháp đi cùng.
-Khi các giải pháp được đưa ra đúng và thực hiện đúng,giúp cho văn phòng
cơ quan có thể giải quyêt được toàn bộ vấn đề công việc,làm việc có hiệu quả có
khoa học. Giải pháp là một trong những việc mà các nhà quản trị cần phải xem
xét và đưa ra các phương án để thực hiện,giải pháp có vai trò lớn trong việc thực
hiện mục tiêu đến thành công.
-Để xây dựng các giải pháp tốt trong công tác hoạch định,lãnh đạo văn
phòng UBND huyện Nho Quan luôn nghiên cứu và tìm hiểu thực tế cũng như
kinh nghiệm từ các nhà quản trị văn phòng khác để thực hiện tốt công tác hoạch
định của mình.
2.4. Vai trò trong công tác tổ chức thực hiện mục tiêu
-Tổ chức thực hiện mục tiêu có thể coi là một quá trình vận dụng các
phương pháp với nhau để cùng đạt được mục tiêu chung.Công tác tổ chức thực
hiện mục tiêu bao gồm: những nhiệm vụ,thiết lập những mối liên hệ, sự hợp tác
và trao đổi thông tin để hoàn thành mục tiêu.
-Hoạch định giúp đề ra mục tiêu,biện pháp,nguồn lực,cách thức.Đảm bảo
hoạt động hiệu quả trong môi trường luôn thay đổi. Khi đã có mục tiêu để hoạch
định nhà quản lý văn phòng sẽ tổ chức tiến hành thực hiện mục tiêu,để làm sao

16


cho mục tiêu phải đạt thành công,hiệu quả trong công tác văn phòng cũng như
giữa các phòng ban khác trong cơ quan.
-Công tác tổ chức thực hiện mục tiêu có mối liên hệ với chặt chẽ với công
tác hoạch định,bởi khi có những phương pháp và quy tình tổ chức tốt hiệu quả
đem lại sẽ là rất cao.Xây dựng tốt tổ chức thực hiện mục tiêu trong công tác văn
phòng mục tiêu giúp phân bổ hợp lý cho từng công việc cụ thể,tiết kiệm nguồn
lực,chi phí để hoàn thành kế hoạch.Đồng thời công tác tổ chức thực hiện mục
tiêu trong văn phòng cho thấy rõ vai trò trách nhiệm của lãnh đạo của các cấp
quản trị là vô cùng quan trọng
-Công việc tổ chức thực hiện mục tiêu cần phải cẩn thận,chính xác từng
bước sẽ giúp cho văn phòng tránh được những rủi ro không thể lường trước đem
lại.
-Để thực hiện những mục tiêu đã đề ra,lãnh đạo quản lý văn phòng UBND
huyện Nho Quan đã đưa ra 9 bước sau:
B1:Phân tích các
yếu tố bên ngoài
ngòa

B2:Phân tích các
yếu tố bên trong

Xác định mục
tiêu của tổ chức

B4 : Xác định mục tiêu
B5: Đưa ra những điểm mạnh,điểm yếu
B6 : Phát hiện các mối nguy hiểm,rủi ro

B7 : Kiểm tra và đánh giá kết quả
B8: Thực thi kế hoạch
17


B9: Tiếp tục hoạch định
-Để tổ chức thực hiện mục tiêu ngoài phương án như trên,lãnh đạo văn
phòng UBND huyện đã đẩy mạnh hơn công tác kiểm tra,kiểm soát nhằm thúc
đẩy sự hoàn thành của việc xây dựng văn phòng hiện đại,mà trước tiên là cần
phải xây dựng nguồn nhân lực có chất lượng,có kỹ năng để đạt được hiệu quả
công việc.
- Tiểu kết:
Hoạch định là chức năng quan trọng nhất trong công tác quản trị văn
phòng.Mọi kế hoạch,công việc cần phải thực hiện trước tiên đều cần phải hoạch
định. Khi có hoạch định sẽ định hướng được cho các chức năng khác trong văn
phòng như kiểm tra-tổ chức,điều hành. Trên thực tế hoạch định có sức ảnh
hưởng vô cùng lớn tới hiệu quả quản lý và kết quả đạt được công việc của văn
phòng cũng như của cơ quan. .Do đó cần phải hoạch định các công việc trong
văn phòng một cách cẩn thận để đạt được hiệu quả.

18


Chương 3 : Giải pháp nâng cao vai trò của văn phòng trong công tác
hoạch định
3.1. Nhận xét, đánh giá
3.1.1. Ưu điểm
- Hoạch định là công cụ đắc lực trong việc phối hợp nỗ lực để đạt được
hiệu quả làm việc của các nhân viên giữa trong văn phòng và các phòng ban với
nhau.Khi thiết lập được một kế hoạch làm việc cụ thể hay định ra một muc tiêu

cụ thể,sẽ giúp cho mọi người biết được phương hướng mà cơ quan cần và sẽ
làm.
- Khi có môt Hoạch định cụ thể sẽ giảm được sự chồng chéo mọi công việc
và những hoạt động lãng phí của văn phòng . Tạo ra mục tiêu và phương hướng
rõ ràng, không lãng phí trí tuệ,tài nguyên.
- Đối với người lãnh đạo của cơ quan, Khi có khả năng Hoạch định chính là
yếu tố quan trọng nhất phản ánh trình độ năng lực,khả năng điều hành lãnh đạo
toàn bộ công việc của văn phòng đó.
- Hoạch định là quá trình định hướng và điều khiển theo định hướng đối
với sự phát triển của mọi cơ quan,tổ chức. Nếu có sự hoạch định,phân chia công
việc,thời gian rõ ràng giữa các cá nhân và các bộ phận phụ trách trong văn
phòng sẽ có sự hợp tác và phối hợp với nhau để đạt được kết quả.
-Hoạch định giúp cho người quản trị văn phòng thuận tiện kiểm tra tình
hình thực hiện các mục tiêu thuận lợi và dễ dàng.
3.1.2. Nhược điểm
-Không lường trước được những diễn biến bất lợi khi tình huống xấu xảy ra
có thể làm đảo lộn kế hoạch hoạt động của văn phòng.

19


- Đôi khi hơi theo khuôn khổ,gò bó trong việc thực hiện, không được linh
hoạt,hạn chế sự sáng tạo của nhân viên trong cơ quan. Việc hoạch định theo
khuôn khổ những cái đã định trước không làm cho mọi người cảm thấy hứng thú
vì chỉ biết là làm đúng theo những gì đã đưa ra từ trước.
-Không chỉ rõ được các điểm bất cập trong hoạch định mà chỉ có thể dự
đoán được những vấn đề chung của một dự án nào đó.
-Thông tin để hoạch định quá cũ hoặc không chính xác
3.1.3. Nguyên nhân
3.1.3.1 Điều kiện khách quan

-Do UBND huyện là một huyện vùng núi ,điều kiện kinh tế chưa được phát
triển,cơ sở vật chất còn thiếu.Vì thế không đủ kinh phí để mở rộng,mua sắm các
trang thiết bị phục vụ cho công tác quản lý,hoạch định.
- Chưa được sự chú trọng và quan tâm của Nhà nước để phát triển kinh
tế,đời sống và trang thiết bị phục vụ trong công tác quản lý văn phòng và mọi
lĩnh vực khác.
- Công tác lãnh đạo quản lý chưa được nâng cao,có công tác tập huấn,bồi
dưỡng xong điều kiện phát triển đổi mới tư duy,hội nhập với thế giới chưa được
mở rộng và chú trọng.
3.1.3.2 Điều kiện chủ quan
- Nguyên nhân dẫn đến các sai lầm trên trong công tác hoạch định gồm rất
nhiều nguyên nhân như :
+ Lãnh đạovăn phòng con có nhiều thiếu sót như sau: chưa được đào tạo
hoặc công tác đào tạo lại chưa được chú ý đến .Có quá ít kinh nghiệm,tư duy
còn thiếu sót.Công tác quản lý lãnh đạo,điều hành văn phòng còn hạn chế.
+Lãnh đạo văn phòng chưa hoạch định tốt chiến lược dài hạn hoặc xây
dựng chiến lược còn thiếu sót.Trong xã hội hiện nay có nhiều vấn đề thay
đổi,đặc biệt là môi trường làm việc và những biến đổi từ yếu tố xã hội đòi hỏi
các nhà lãnh đạo phải rất linh hoạt ứng phó nhanh để giải quyết vấn đề.
20


+Nhà nước không có chính sách hỗ trợ các cơ quan,tổ chức về công tác
quản lý,về đi học hỏi kinh nghiệm trong và ngoài nước.
3.2. Các giải pháp
-Thứ nhất: Hoàn thiện mô hình tổ chức văn phòng. Xây dựng các mô hình
hoàn thiện trong văn phòng sao cho phù hợp với xu thế,lĩnh vực hoạt động của
cơ quan. Như để Triển khai một mô hình văn phòng hiện cần đáp ứng những yêu
cầu sau đây:
+Hệ thống máy tính có kết nối Internet hoặc các thiết bị thông minh như

Smartphone, Ipad... là công cụ bắt buộc cần phải có để triển khai mô hình văn
phòng hiện đại. Vì mọi hoạt động quản lý, trao đổi công việc, cung cấp, xử lý
thông tin từ lãnh đạo đền nhân viên đều được thực hiện trên máy tính hoặc các
thiết bị thông minh.
+Cài đặt phần mềm văn phòng điện tử. Đây là điều kiện quan trọng cần
phải có để thực hiện văn phòng hiện đại vô cùng tiện lợi,giúp các đơn vị quản lý
văn bản, hồ sơ, tài liệu, điều hành văn phòng và quản lý công việc.
+Sử dụng các kỹ năng máy tính cơ bản.
-Thứ hai: Đổi mới về công tác quản lý và điều hành trong văn phòng. Lãnh
đạo Văn phòng phải là người biết dung hòa các mối quan hệ giữa các nhân viên,
tạo mối quan hệ tốt đẹp với nhau, phối hợp nhiệm vụ trong công tác Văn phòng,
trong đó yêu cầu phải thành thạo nghiệp vụ văn phòng; kỹ năng quản lý nhân
sự; kỹ năng tổ chức, điều hành, ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, sử
dụng phần mềm quản lý văn phòng.
-Thứ ba: Cần phải làm tốt công tác thông tin,báo cáo.Bộ phận văn phòng
muốn làm tốt công tác hoạch định cần phải nắm bắt được mọi thông tin từ các
bộ phận trong cơ quan,đồng thởi xác định rõ loại thông tin cần thu thập và
nguồn của thông tin đó.
-Thứ tư: Nâng cao trình độ năng lực, tầm nhận thức của nhà lãnh đạo trong
cơ quan.Các nhà quản trị văn phòng phải nắm được lợi ích của việc hoạch định
trong văn phòng, đó là việc tất yếu ,là khâu quan trọng trước khi thực hiện kế
21


hoạch của lãnh đạo cấp trên. Để có thể hoàn thiện công tác hoạch định trong văn
phòng lãnh đạo cần phải nâng cao trình độ nghiệp vụ khi tiến hành thực hiện
từng giai đoạn của công tác hoạch định. Vì mỗi một giai đoạn có một vai trò rất
quan trọng và mối liên hệ chặt chẽ với nhau. Do vậy đòi hỏi các nhà hoạch định
hết sức chú ý tới từng giai đoạn của quy trình hoạch định
Thứ năm: Tăng cường công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ, trang bị cho

cán bộ những kỹ năng hoạt động cần thiết và chuyên sâu về công tác văn
phòng,đặc biệt trong công tác hoạch định.Nhằm hướng tới mục tiêu phát triển
công tác văn phòng hiện đại,phù hợp với xu thế.
Tiểu kết:
Hoạch định là chức năng không thể thiếu trong quá trình quản lý của mọi
cơ quan,tổ chức. Đặc biệt trong lĩnh vực quản lý văn phòng,là bộ máy điều hành
tổng hợp của mọi cơ quan,tổ chức,là nơi đảm bảo đầy đủ các điều kiện vật chất
cho hoạt động của mọi cơ quan,tổ chức. Ở UBND huyện Nho quan cũng như
UBND khác,phát triển công tác văn phòng luôn được chú trọng và đổi mới,từ
khâu quản lý đến khâu làm việc.

22


KẾT LUẬN
Sau quá trình khảo sát và thực tế về công tác hoạch định trong văn phòng
tại UBND huyện Nho Quan,cùng với việc tìm hiểu qua sách báo và các trang
điện tử đến nay tôi đã có thể hoàn tất được bài tiểu luận này.
Trong suốt quá trình đi khảo sát và làm bài,đã cho tôi thấy được hoạch định
là một công việc vô cùng quan trọng, là chức năng đầu tiên và quan trọng nhất
giữ vai trò mở đường trong công tác văn phòng cũng như ở mọi lĩnh vực
khác.Là yếu tố quyết định đến mọi công việc của một bộ máy hành chính văn
phòng và của cả cơ quan.
Vì vậy qua bài viết này mong rằng những nhà lãnh đạo văn phòng,cũng
như lãnh đạo văn phòng UBND huyện Nho Quan có thể xem xét và đưa ra
những giải pháp và hoạch định tốt để có thể phát triển văn phòng của cơ quan
mình thành văn phòng hiện đại,phù hợp với xu hướng hiện nay.

23

TÀI LIỆU THAM KHẢO
1.Trang web:
/>-su-hinh-thanh-va-phat-trien/
2. Giáo trình quản trị học đại học kinh tế quốc dân

24