khảo sát, đánh giá về vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự của uỷ ban nhân dân huyện chợ đồn

LỜI CÁM ƠN
Để hoàn thành được bài tập lớn này tôi đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ
từ các thầy cô và bạn bè. Với tất cả sự kính trọng của mình cho phép tôi được
bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới thầy giáo ThS. Nguyễn Hữu Danh là người đã tận
tình hưỡng dẫn tôi hoàn thành bài tập này.
Qua đây cũng xin cám ơn sự giúp đỡ của UBND huyện chợ đồn đã cung
cấp tài liệu quý báu cho tôi hoàn thành bài tập của mình.
Do thời gian có hạn và chưa nhiều kinh nghiệm nên bài tập không tránh
khỏi những hạn chế, thiếu sót. Tôi rất mong nhận được những ý kiến chỉ bảo,
đóng góp và bổ sung của các thầy cô giáo và các bạn để bài tập được hoàn thiện
hơn.
Một lần nữa tôi xin chân thành cám ơn.


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan với đề tài “ khảo sát, đánh giá về vai trò của Nhà quản
trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự của Uỷ Ban Nhân Dân huyện
Chợ Đồn”là kết quả của chính bản thân tôi.
Trong quá trình thực hiện làm bài tôi đã thực hiện nghiêm túc các quy tắc
đạo đức nghiên cứu. Các kết quả trình bày trong bài là sản phẩm nghiên cứu và
khảo sát của riêng cá nhân tôi.
Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về tính trung thực của các nội dung
khác trong đề tài của mình.


DANH MỤC VIẾT TẮT
STT

Nghĩa đầy đủ

Chữ viết tắt

1

ủy ban nhân dân

UBND


MỤC LỤC
LỜI CÁM ƠN
LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC VIẾT TẮT
MỞ ĐẦU..............................................................................................................1
1. Lí do chọn đề tài.......................................................................................1
2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu..........................................1
3. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 1
4. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài.....................................................2
5. Cấu trúc của đề tài....................................................................................2
Chương 1. KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND
HUYỆN CHỢ ĐỒN.............................................................................................4
1.1. Lịch sử hình thành của huyện Chợ Đồn................................................4
1.2. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Chợ Đồn..........................................4
1.3. Chức năng nhiệm vụ của UBND huyện Chợ Đồn.................................5
1.3.1. Chức năng...........................................................................................5
1.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn..........................................................................6
Tiểu kết............................................................................................................9
Chương 2. VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG
TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ TẠI UBND HUYỆN CHỢ ĐỒN..............10
2.1. Tổ chức thu thập thông tin làm căn cứ hoạch định...............................10

2.2. Tổ chức thiết lập mục tiêu......................................................................11
2.3. Tổ chức xây dựng và thực hiện các giải pháp........................................12
2.3.1. Tuyển dụng nhân sự............................................................................12
2.3.2. Đào tạo, phát triển nhân sự.................................................................14
2.3.3. Bố trí sử dụng nhân sự........................................................................15
2.3.4. Đãi ngộ nhân sự..................................................................................16
2.3.5. Kiểm tra, đánh giá nhân sự.................................................................17
Tiểu kết..........................................................................................................19


Chương 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN
PHÒNG..............................................................................................................20
3.1. Nhận xét, đánh giá.................................................................................20
3.1.1 Ưu điểm................................................................................................20
3.1.2 Nhược điểm.........................................................................................21
3.1.3 Nguyên nhân khách quan và chủ quan.................................................22
3.2 Các giải pháp...........................................................................................23
3.2.1 giải pháp phát huy ưu điểm..................................................................23
3.2.2 Giải pháp khắc phục nhược điểm.........................................................23
Tiểu kết..........................................................................................................25
KẾT LUẬN........................................................................................................26
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................27
PHỤ LỤC


MỞ ĐẦU
1.Lí do chọn đề tài
Bước vào thời kỳ hội nhập với nền kinh tế thế giới, Việt Nam đang dần khẳng
định được vị thế của mình trên trường quốc tế bằng những chủ trương, chính sách của
Đảng và Nhà nước ta. Trong một cơ quan, đơn vị, tổ chức hay doanh nghiệp muốn duy

trì hoạt động được phối hợp nhịp nhàng, liên tục và thông suốt thì cần có bộ phận
nhân sự linh hoạt , muốn có một đội ngũ cán bộ nhân sự có chất lượng cao, hoàn thành
được mục tiêu của cơ quan, đơn vị, yếu tố quan trọng là phải biết hoạch định nhân sự
cho cơ quan, đơn vị đó để xác định được đúng nhu cầu nhân sự trước mắt cũng như lâu
dài. Đó chính là một trong những vai trò của nhà quản trị văn phòng.
Nhận thấy tầm quan trọng và nhu cầu cần thiết của công tác hoạch định nhân sự
của nhà quản trị văn phòng trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Nên tôi quyết
định chọn đề tài “khảo sát, đánh giá vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác
hoạch định nhân sự tại UBND huyện Chợ Đồn”
Vì thời gian có giới hạn nên bài còn nhiều thiếu xót, vì vậy tôi rất mong nhận
được sự nhận xét, góp ý của thầy cô để bài được đầy đủ hơn.

2.Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Tìm hiểu lý luận chung về vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công
tác hoạch định nhân sự
Phân tích đánh giá trong công tác hoạch định nhân sự tại UBND huyện
Chợ Đồn để thấy được những điểm mạnh cũng như những điểm yếu còn tồn tại
và từ đó đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan
Phạm vi và đối tượng nghiên cứu của đề tài là:
-Tìm hiểu lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của
UBND huyện Chợ Đồn
-Vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự
cho UBND huyện: tuyển dụng, đào tạo, đãi ngộ…
-Đưa ra các ưu nhược điểm và các giải pháp nhằm nâng cao vai trò của
nhà quản trị văn phòng.
3.Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử
dụng
1

Có rất nhiều phương pháp nghiên cứu nhưng do đặc thù của đề tài và đặc
thù của cơ quan khảo sát tôi đã lựa chọn những phương pháp sau để phục vụ cho
đề tài nghiên cứu của mình.
+ Phương pháp thu thập, tổng hợp, phân tích tài liệu: Thu thập thông tin
theo đối tượng và mục tiêu nghiên cứu của đề tài. Những thông tin bao gồm các
bài báo, văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản Quản lý Nhà nước liên quan
tới nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự của UBND huyện
Chợ Đồn
+ Phương pháp quan sát: Trong quá trình khảo sát tại cơ quan tôi chủ
động quan sát vấn đề liên quan tới nhà quản trị văn phòng
+ Phương pháp xử lý, phân tích thông tin: Từ những số liệu điều tra, thu
thập được, tôi đã xử lý thông tin bằng bảng, máy tính bấm tay để tính toán tỉ lệ,
tổng số các dữ liệu….
4.Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Ý nghĩa thực tiễn: Bài tập lớn giúp tôi có cơ hội tìm hiểu sâu hơn về vai
trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định trong công tác tuyển
dụng, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức viên chức trên địa bàn UBND
huyện Chợ Đồn. Bài tập này cũng là tài liệu bổ ích cho bản thân tôi, giúp tôi học
hỏi thêm nhiều kinh nghiệm từ thực tế. Đồng thời, bài này cũng là tài liệu tham
khảo hữu ích cho những độc giả quan tâm tới vai trò của nhà quản trị văn phòng
trong công tác hoạch định nhân sự cho cơ quan. Nhất là vấn đề này đang là một
trong những đề tài được nhiều người quan tâm.
Ý nghĩa về mặt phương pháp luận: Qua đề tài “khảo sát, đánh giá về vai
trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự tại UBND
huyện Chợ Đồn” sẽ giúp tôi củng cố, đối chiếu và vận dụng những vấn đề lý
thuyết đã được học tập trên giảng đường, đồng thời giúp tôi bổ sung, củng cố
kiến thức về chuyên ngành mà mình đang theo học.
5.Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết thúc, danh mục tài liệu tham khảo, đề tài được
chia làm 03 chương cụ thể như sau:

2


Chương 1: Khái quát về tổ chức và hoạt động của UBND huyện Chợ Đồn,
tỉnh Bắc Kạn
Chương 2: Vài trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định
nhân sự tại UBND huyện Chợ Đồn
Chương 3: giải pháp nâng cao vai trò của nhà quản trị văn phòng

3


Chương 1
KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND HUYỆN CHỢ
ĐỒN
1.1.Lịch sử hình thành của huyện Chợ Đồn
Theo lịch sử cũ, từ đời nhà Trần trở về trước, địa phận huyện Chợ Đồn
ngày nay là một phần đất của huyện Vĩnh Thông, thuộc phủ Thái Nguyên; thời
thuộc Minh (1407 - 1427) vẫn theo như thế. Đến thời nhà Lê, huyện Vĩnh Thông
được đổi tên thành châu Bạch Thông, thuộc phủ Thông Hóa, do phiên thần họ
Hoàng nối đời cai trị. Từ đó trở đi, Chợ Đồn vẫn thuộc châu Bạch Thông.
Năm 1884, sau khi chiếm được thành Thái Nguyên, thực dân Pháp bắt
đầu mở rộng cuộc xâm lược lên các huyện phía Bắc nước ta. Vấp phải sự phản
kháng quyết liệt của nhân dân các dân tộc cho nên sau 10 năm, thực dân Pháp
mới đến được phủ lỵ Thông Hóa. Đến năm 1895, một đạo quân Pháp tiến lên
vùng thượng lưu sông Cầu, đánh chiếm các vùng rẻo cao của phủ Thông Hóa,
trong đó có phần đất của huyện Chợ Đồn ngày nay.
Năm 1911, châu Chợ Đồn được thành lập, gồm hai tổng: Đông Viên (gồm
các xã hiện nay là Đông Viên, Phương Viên, Rã Bản, Đại Sảo, Ngọc Phái, Bằng
Lãng, Yên Thịnh, Yên Thượng, Bản Thi) và Nhu Viễn (gồm các xã hiện nay là

Quảng Bạch, Tân Lập, Đồng Lạc, Nam Cường và Xuân Lạc).
Đến năm 1914, chính quyền thực dân cắt tổng Nghĩa Tá (gồm các xã hiện
nay là Lương Bằng, Nghĩa Tá, Bình Trung, Phong Huân, Yên Nhuận, Yên Mỹ)
thuộc Thái Nguyên nhập vào châu Chợ Đồn thuộc tỉnh Bắc Kạn. Kể từ đó, châu
Chợ Đồn có 3 tổng với 16 xã. Ngày nay, huyện Chợ Đồn có 21 xã và 1 thị trấn.
Chợ Đồn là một huyện miền núi cao nằm ở phía Tây Bắc của tỉnh Bắc
Kạn; phía Bắc giáp huyện Ba Bể; phía Nam giáp huyện Chợ Mới và tỉnh Tuyên
Quang; phía Đông giáp huyện Bạch Thông; phía Tây giáp tỉnh Tuyên Quang.
Diện tích tự nhiên toàn huyện là 90.337ha, trong đó đất ruộng và soi bãi có trên
2.400ha, còn lại là đất đồi và rừng.
1.2. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Chợ Đồn
-UBND huyện gồm Chủ tịch, phó chủ tịch và các ủy viên
4


-Cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Chợ Đồn gồm có 15 phòng
ban, đơn vị trực thuộc bao gồm:
-

Phòng Nội Vụ
Văn phòng HĐND & UBND
Phòng kinh tế và hạ tầng
Phòng kế Tài chính- kế hoạch
Phòng văn hóa và thông tin
Đài truyền thanh và truyền hình
Phòng nông nghiệp và phát triển

-

Phòng Lao động –Thương binh và

xã hội
- Phòng tài nguyên- môi trường
- Phòng Tư Pháp
- Phòng y tế
- Phòng Giaó dục
- Ban quản lý các dự án
- Phòng thanh tra

nông thôn
- Phòng dân tộc
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Ủy ban Nhân dân huyện Chợ Đồn (xem phụ lục
số 1)
1.3.Chức năng nhiệm vụ của UBND huyện Chợ Đồn
1.3.1. Chức năng
Căn cứ vào Hiến pháp, pháp luật hiện hành và luật tổ chức HĐND và
UBND năm 2003, UBND huyện Chợ Đồn do HĐND cùng cấp bầu, cơ quan
hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân
cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên. UBND chịu trách nhiệm chấp hành
Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của
HĐND cùng cấp nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh
tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện cat chính sách khác trên
địa bàn. UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần
đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ
trung ương tới cơ sở.
UBND huyện Chợ Đồn tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập trung
dân chủ; thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo Hiến pháp, luật và các
văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên; phát huy quyền làm chủ của nhân dân,
tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa, ngăn ngừa và phòng chống các biểu hiện
quan liêu, hách dịch, cửa quyền, tham nhũng, lãng phí, vô trách nhiệm và các

biểu hiện tiêu cực khác của cán bộ, công chức và trong bộ máy chính quyền
huyện.
UBND huyện Chợ Đồn chịu sự chỉ đạo của UBND tỉnh Bắc Kạn. Hiệu
5


quả hoạt động của UBND được đảm bảo bằng hiệu quả hoạt động của tập thể
UBND và các thành viên khác của UBND cùng các cơ quan chuyên môn. Trong
hoạt động của mình UBND phối hợp chặt chẽ với ban thường trực UBMTTQ
Việt Nam và các thành viên của mặt trận, các tổ chức xã hội khác chăm lo và
bảo vệ lợi ích của người dân, vận động nhân dân tham gia vào việc QLNN và
thực hiện nghĩa vụ với nhà nước, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó. Trong
phạm vi quyền hạn do pháp luật quy định, UBND huyện được ra quyết định, chỉ
thị và tổ chức thực hiện.
1.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Theo luật tổ chức HĐND và UBND năm 2003, UBND huyện Chợ Đồn
thực hiện các nhiệm vụ quyền hạn được quy định từ điều 97 đến 110, cụ thể như
sau:
Trong lĩnh vực kinh tế:
-Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm
-Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn
-Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương
-Phê chuẩn kế hoạch kinh tế -xã hội của xã ,thị trấn .
Trong lĩnh vực nông lâm ngư nghiệp, thủy lợi:
-Xây dựng ,trình HĐND cùng cấp thông qua các chương trình khuyến
khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và tổ chức
thực hiện các chương trình đó
-Chỉ đạo UBND xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơ cấu
kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng , trồng rừng
-Thực hiện giao đất , cho thuê đất, thu hồi đất đối với các cá nhân và hộ

gia đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của
pháp luật
-Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của UBND xã, thị trấn
-Xây dựng quy hoạch thủy lợi, tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình thủy
lợi vừa và nhỏ, quản lý mạng lưới thủy nông trên địa bàn theo quy định của
pháp luật
6


Trong lĩnh vực công nghiệp, thủ công nghiệp:
-Phối hợp với UBND tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát
triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện
-Xây dựng ,phát triển các cơ sở công nghiệp ,tiểu thủ công nghiệp,dịch vụ
ở các xã, thị trấn
-Tổ chức, thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống .
Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải:
-Quản lý, khai thác sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng
cơ sở theo sự phân cấp
-Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực
hiên pháp luật về xây dựng
-Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng
Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch:
-Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch
-Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn vệ sinh
-Kiểm tra việc chấp hành quy định của nhà nước về hoạt động thương
mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn
Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hóa, xã hội, thông tin và thể thao:
-Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hóa, giáo dục
-Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập
giáo dục

-Quản lý các công trình công cộng được phân cấp, hướng dẫn các phong
trào về văn hóa
-Thực hiện các kế hoạch sự nghiệp y tế
-Kiểm tra việc chấp hành luật trong hoạt động của các cơ sở hành nghề y
-Tổ chức chỉ đạo dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động
Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường:
-Thực hiện áp dụng tiến bộ khoa học công nghệ
-Tổ chức thực hiện bảo vệ tài nguyên môi trường
7


-Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và
chất lượng sản phẩm.
Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh:
-Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và
quốc phòng toàn dân
-Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự
-Kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý hộ khẩu,
tạm trú, tạm vắng.
-Chỉ đạo và kiểm tra trong việc thực hiện các chính sách dân tộc và tôn
giáo, tín ngưỡng.
Trong việc thi hành pháp luật:
-Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật
-Chỉ đạo việc công tác hộ tịch trên địa bàn
-Tổ chức giải quyết kịp thời khiếu nại tố cáo, kiến nghị của công dân.
Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính
Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân
dân theo quy định của pháp luật.
Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp
của UBND cấp trên.

Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện

8


TIỂU KẾT CHƯƠNG 1
Qua đây cho ta biết được rõ hơn lịch sử hình thành của huyện Chợ Đồn cũng
như cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của UBND huyện Chợ Đồn. Đối với mỗi
một cán bộ UBND đều có những nhiệm vụ và quyền hạn riêng đã được quy định thành
văn bản. Nhận thức rõ được chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mình, cán bộ,
chuyên viên luôn hoàn thành tốt sứ mệnh được giao. Cơ cấu tổ chức của UBND đảm
bảo đầy đủ những bộ phận chuyên môn theo đúng cơ cấu tổ chức của một cơ quan, tổ
chức thông thường. Tuy mỗi đơn vị, cá nhân trong UBND đảm nhận những nhiệm vụ
khác nhau nhưng luôn có sự liên kết, hỗ trợ lẫn nhau trong công việc, đảm bảo hiệu
quả hoạt động của UBND
UBND Huyện Chợ Đồn được bố trí theo mô hình truyền thống, gây khó khăn
cho quá trình quản lý công việc cũng như theo dõi việc thực hiện công việc của các
phòng. Do điều kiện khung viên hạn chế nên các phòng ban ở khá xa nhau nên khó
khăn cho việc đi lại trao đổi các công việc.

9


Chương 2
VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC
HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ TẠI UBND HUYỆN CHỢ ĐỒN
2.1. Tổ chức thu thập thông tin làm căn cứ hoạch định
Trong hoạt động quản lý của cơ quan thì thông tin đóng vai trò vô cùng
quan trọng, nó ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả hoạt động của cơ quan và các
đơn vị. Nhà quản trị văn phòng như một cầu nối trung gian về thông tin trong

hoạt động của cơ quan và họ giữ một vai trò quan trọng trong việc tổ chức thu
thập thông tin làm căn cứ hoạch định nhân sự cho cơ quan.
Nhà quản trị văn phòng có vai trò thu thập thông tin trong hoạt động quản
lý của cơ quan, thông qua bộ máy văn phòng của mình thu thập và tiếp nhận các
thông tin liên quan tới tổ chức, hoạt động của đơn vị về nhân sự. Thông tin làm
căn cứ cho hoạch định phải đảm bảo các yêu cầu sau:
-Sự phù hợp của thông tin: thông tin rất phong phú, phức tạp và được tạo
ra thừ nhiều nguồn, nhiều loại hình khach nhau. Do đó cần đảm bảo sự phù hợp
của các thông tin với yêu cầu thu thập phục vụ cho công tác hoạch định nhân sự
-Bảo đảm chính xác: thông tin là chất liệu để các nhà quản trị phân tích,
đánh giá tình hình do đó phải đảm bảo tính chính xác của thông tin.
-Tính đầy đủ:thông tin đầy đủ
-Đảm bảo tính kip thời
-Tính hệ thống tổng hợp
-Tính đơn giản dễ hiểu
-Bảo đảm tính hiệu quả
Quy trình tổ chức thu thập thông tin làm căn cứ cho hoạch định của nhà
quản trị văn phòng gồm:
*Bước1: tổ chức thu thập thông tin
-Xác định loại thông tin cần thhu thập
-Xác đinh hình thức tồn tại của thông tin
-Xác định nguồn tồn tại của thông tin
-Tổ chức thu thập
10


*Bước 2: Xử lý thông tin
- kiểm tra tính chính xác của thông tin
- loại bỏ những thông tin không cần thiết
- phân loại và tổng hợp thông tin

* Bước 3: Tổ chức sử dụng thông tin làm căn cứ cho công tác hoạch định
Qua quá trình khỏa sát e thấy nhà quản trị văn phòng tổ chức thông tin
làm căn cứ cho hoạch định đúng theo yêu cầu.
2.2. Tổ chức thiết lập mục tiêu
Hoạch định mục tiêu (tập chung vào mục tiêu) là loại hoạch định mà các
nhà quản trị đề ra các mục tiêu (mục tiêu số lượng,mục tiêu chất lượng, mục tiêu
thời gian, mục tiêu kết quả…)cần phải đạt được trong khoảng thời gian nhất
định.
Nhà quản trị văn phòng( cấp trên) tổ chức thiết lập mục tiêu cho cơ quan
tổ chức
Xác định những mục tiêu cụ thể cho từng cán bộ,công chức,viên chức
-Mục tiêu được đề ra do sự chủ động của cấp dưới
-Mục tiêu đưa ra phải hỗ trợ tốt cho mục tiêu cao hơn và hỗ trợ tốt cho
các mục tiêu của các bộ phận
-Cấp trên thông báo cho cấp dưới về các mục tiêu, chiến lược của cơ quan
-Cấp trên cùng với cấp dưới bàn bạc thảo luận về những mục tiêu mà cấp
dưới thực hiện
-Cấp dưới đề ra mục tiêu và cam kết với cấp trên được cấp trên duyệt và
thông qua
-Cấp trên đóng vai trò là cố vấn, khuyến khíCh cấp dưới đề ra mục tiêu.
Hoạch định mục tiêu số lượng nhân sự cho cơ quan, tổ chức
-Số lượng nhân sự làm trong cơ quan, tổ chức đáp ứng được yêu cầu công
việc
-Dự kiến được được những thay đổi về quy mô của cơ quan để điều chỉnh
cho phù hợp
-Dự kiến được những nhân sự sẽ nghỉ hoặc thuyên chuyển để có thể thay
11


thế

-Phương pháp để đạt được mục tiêu về số lượng:
+ thuyên chuyển, cắt giảm biên chế
+ thu hút điều động , thuê….
Hoạch định mục tiêu chất lượng trình độ nhân sự
-Để đáp ứng trình độ học vấn và kỹ năng nghề nghiệp
-Đáp ứng được yêu cầu công việc
-Có tác phong thái độ làm việc khoa học nghiêm túc…
Khi hoạch định ra như vậy mới có thể tổ chức thiết lập mục tiêu nhân sự
cho cơ quan
Khi thiết lập các mục tiêu nhà quản trị cần phải đưa ra các giải pháp cũng
những rủi ro có thể sảy ra trong quá trình thực hiện mục tiêu. Để thực hiện
những mục tiêu có tính chất quan trọng( mục tiêu lớn) của cơ quan nhà quan trị
tổ chức thiết lập mục tiêu cũng như những công việc hàng ngày, hàng tuần,tháng
quý năm…cho nhân sự.
Hoạch định mục tiêu cho cơ quan có vai rất quan trọng là cơ sở, căn cứ để
thực hiện quá trình quản trị vừa là động lực tạo ra tinh thần ý thức tự giác để mỗi
cá nhân phấn đấu và hoàn thành đồng thời là cơ sở cho việc kiểm tra, giám sát
của các cá nhân có vai trò lãnh đạo
2.3. Tổ chức xây dựng và thực hiện các giải pháp
2.3.1. Tuyển dụng nhân sự
Tuyển dụng là một phần công việc trong công tác quản lý nhân lực của tổ
chức. Tìm và thu hút những người có đủ năng lực, trình độ thích hợp về làm việc
cho các bộ phận chuyên môn nhằm mục đích phục vụ cho sự phát triển lâu dài
của cơ quan. Nguồn nhân lực của UBND huyện có thể được lựa chọn ở các
nguồn với các phương pháp khác nhau. Thông thường thì nguồn nhân lực được
tuyển từ hai nguồn cơ bản:
-Nguồn bên trong: Đây là nguồn phong phú bao gồm những người có
trình độ tay nghề, hiểu được phong cách làm việc, văn hoá, các quy trình, chính
sách, chế độ cũng như tính chất công việc của UBND huyện. Có thể tìm người
12

ngay trong thông qua việc thuyên chuyển, thăng chức, bổ nhiệm.
- Nguồn bên ngoài: : Khi nguồn nhân lực bên trong không thích hợp hoặc
không đáp ứng được yêu cầu công việc thì cơ quan sẽ tiến hành tìm nguồn từ
bên ngoài. Có rất nhiều biện pháp thu hút ứng viên bên ngoài vào những chức
vụ đang thiếu như: đăng tin thông báo tuyển dụng trên các phương tiện thông tin
đại chúng ( Tivi, truyền thanh, báo chí, websize, … ), hoặc dán thông báo tuyển
dụng trực tiếp tại cơ quan.
Các công tác tuyển dụng này được thực hiện một cách công khai, minh
bạch và đã thu hút được nhân tài tứ các địa phương khác. Các bước trong quy
trình tuyển dụng cán bộ, công chức, viên chức của UBND huyện được mô hình
hóa theo các bước sau:
Bước1: xác định nhu cầu tuyển dụng trình sở Nội vụ
Bước 2: lập kế hoạch tuyển dụng
Bước 3: thành lập hội đồng tuyển dụng
Bước 4: thông báo tuyển dụng
Bước 5: Tiếp nhận hồ sơ tuyển
Bước 6: Hội đồng tuyển dụng tiến hành thi tuyển
Bước 7: Báo cáo kết quả lên sở nội vụ
Bước 8: Thông báo kết quả những người trúng tuyển
Bước 9: Ra quyết định tuyển dụng và phân công công việc
Trong năm 2015, UBND huyện Chợ Đồn đã tổ chức 3 kỳ thi tuyển dụng
cán bộ, công chức,viên chức.
-Tuyển dụng giáo viên mầm non, tiểu học, trung học cơ sở năm học
(2015-2016) với 183 thí sinh dự tuyển /105 chỉ tiêu tuyển dụng, kết quả trúng
tuyển 90 thí sinh
-Tuyển dụng viên chức cho các đơn vị sự nghiệp với 07 thí sinh dự
tuyển/07 chỉ tiêu tuyển dụng, kết quả trúng tuyển 07 thí sinh
-Tuyển dụng 11 chi tiêu đối với các chức danh:tài chính –kế toàn 05;địa

chính nông nghiệp 02, xây dựng và môi trường 04
Quy trình tuyển dụng viên chức năm 2015 tại UBND huyện chợ Đồn qua
13


sự tìm hiểu e thấy diễn ra đúng theo trình tự quy định của pháp luật tại nghị định
116/2003/NĐ-CP và thông tư số 04/2007/TT-BNV.
-Một vài nhân xét ưu nhược điểm về chế độ tuyển dụng bằng hình thức thi
tuyển tại UBND huyện Chợ Đồn
-Thông qua chế độ thi tuyển có thể tuyển được những người có đủ phẩm
chất đạo đức, năng lực, trình độ, có tinh thần trách nhiệm ….góp phần nâng cao
hiểu quả làm việc trong cơ quan.
-Tuyển dụng bằng hình thức thi tuyển tạo cơ hội bình đẳng trong cho tất
cả những ai muốn được làm việc trong cơ quan đó.
-Hình thức thi tuyển trong công tác tuyển dụng tại cơ quan nhà nước đã
góp phần xóa bỏ cơ chế “xin, cho”…thi tuyển còn có thể nắm được chất lượng
của đội ngũ công chức ngay từ đầu tạo điều kiện cho quá trình bổ nhiệm cũng
như quá trình đào tạo sau này.
Một vài bất cập trong công tác tuyển dụng hiện nay ở UBND huyện Chợ
Đồn
-Một số bộ phận cán bộ, công chức, viên chức vẫn còn thái độ không
đồng tình với việc tuyển dụng bằng hình thức thi tuyển với các nguyên nhân
như: tâm lí sợ đổi mới,sợ ảnh hưởng đến chức vụ của mình….
-Hiện nay, quátrình tuyển dụng còn mang tính khép kín trong nội bộ cơ
quan chưa thật sự tạo ra thị trường
-Quá trình tuyển dụng chưa gắn với công tác kế hoạch hóa nguồn nhân
lực…
2.3.2. Đào tạo, phát triển nhân sự
Đào tạo nhân lực luôn có vai trò quan trọng cho sự phát triển của mỗi cơ
quan, tổ chức. Đào tạo là quá trình bù đắp những thiếu hụt về mặt chất lượng

của người lao động trang bị cho họ những kiến thức, kỹ năng, trình độ để họ có
thể hoàn thành công việc hiện tại với năng suất hiệu quả cao nhất
Trong môi trường làm việc không ngừng thay đổi như hiện nay, những
tiến bộ kĩ thuật diễn ra nhanh chóng thì đào tạo được xem là một quá trình diễn
ra liên tục và tạo ra sự gắn kết giữa cán bộ, công chức, viên chức . Chức năng
14


đào tạo và phát triển nhân lực là một hoạt động thiết yếu của UBND huyện, vì
vậy mà huyện đạt được nhiều lợi thế như: Có nguồn nhân lực lành nghề có năng
lực làm việc, sẵn sàng cống hiến hết sức mình vì mục tiêu phát triển của UBND
huyện.
Với những nỗ lực tích cực nhằm đáp ứng yêu cầu đào tạo nguồn nhân lực
có trình độ cao, phù hợp với cơ cấu kinh tế- xã hội. Huyện đã có chế độ ưu đãi
đối với những sinh viên học khá, giỏi ở các trường đại học và động viên, kêu gọi
trở về quê hương công tác. Đồng thời tiếp tục bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ
cho đội ngũ cán bộ, chuẩn bị xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức trình độ cao
trong giai đoạn mới, góp phần hình thành đội ngũ tri thức giỏi về chuyên môn và
có tác phong đạo đức tốt cho huyện nhà.
Trong năm 2015 thực hiện chủ trương của nhà nước, UBND huyện đã
cho các cán bộ, công chức, viên chức tham gia các lớp đào tạo nâng cao trình độ
chuyên môn, nghiệp vụ nhằm đáp ứng nhu cầu công tác tốt hơn. tổng số có 162
người cử đi đào tạo nâng cao nghiệp vụ trong đó:
- Trung cấp lý luận chính trị 62 người
- Đào tạo chuyên môn 53 người
- Đào tạo quản lý là 47 người
Bên cạnh đó UBND huyện còn tổ chức 5 lớp tập huấn cho hơn 200 viên
chức nhằm nâng cao trình độ chuyên môn nghề nghiệp.
2.3.3. Bố trí sử dụng nhân sự
- Bố trí sử dụng nhân sự là quá trình sắp xếp lại người lao động trong tổ

chức sao cho đúng người, đúng việc nhằm đáp ứng các yêu câu của tổ chức và
phát triển các cá nhân phù hợp với yêu cầu của tổ chức
- các hình thức bố trí nguồn nhân lực
+ thuyên chuyển
+ Đề bạt
+ xuống chức
Công tác thuyên chuyển, đề bạt, xuống chức của của UBND huyện chợ
đồn thực hiện theo quyết định 23/2013/QĐ-UBND tỉnh Bắc Kạn về việc phân
15


công, phân cấp quản lý tổ chức bộ máy- cán bộ, công chức, viên chức-lao động.
UBND huyện đã giao cho phòng Nội vụ chủ trì phối hợp với các cơ quan, đơn vị
có liên quan thực hiện theo quy định.
Năm 2015 UBND huyện tiếp nhận viên chức nơi khác về là:8 viên chức
trong đó: viên chức trung học cơ sở là 05 người; viên chức tiểu học là 03 người.
Thuyên chuyển giữa các cơ quan, đơn vị trong huyện là 32 viên chức
Nhìn chung công tác bố trí sử dụng nhân sự tại UBND huyện Chợ Đồn
diễn ra đúng quy trình thủ tục của pháp luật, việc thuyên chuyển, đề bạt…được
giải quyết một cách nhanh chóng giúp cho cán bộ công chức viên chức sớm ổn
định công tác và hoàn thiện nhiêm vụ.
2.3.4. Đãi ngộ nhân sự
Trong quản trị nhân sự đãi ngộ nhân sự quyết định sự hăng hái hay không
của người lao động và qua đó ảnh hưởng tới hiệu quả công việc. Đãi ngộ nhân
sự có thể được thông qua.
+ Đãi ngộ vật chất: Thể hiện việc thoả mãn nhu cầu về vật chất của người
lao động qua tiền lương, tiền thưởng và phúc lợi xã hội, đây là một nhu cầu cơ
bản của con người.
+ Đãi ngộ tinh thần: Đó là việc quan tâm đến nhu cầu tinh thần của con
người, thoả mãn nhu cầu tinh thần của con người như: có niềm vui trong công

việc, được tôn trọng và quý trọng, được thăng tiến trong công việc, được quan
tâm giúp đỡ, khuyến khích mỗi khi gặp khó khăn hoặc có sự rủi ro xảy ra đối
với bản thân và gia đình họ.
Qua khảo sát tại UBND huyện Chợ đồn e thấy việc đãi ngộ nhân sự được
thực hiện:
Chính sách lương theo đúng quy định của nhà nước
Chính sách thưởng:UBND có chính sách khen thưởng kịp thời và cuối
năm cho những tập thể, đơn vị cá nhân cán bộ công viên chức có thành tích xuất
sắc, giỏi nhằm động viên, khuyến khích cán bộ, công, viên chức nỗ lực cống
hiến và phấn đấu hết mình cho cơ quan.
Chế độ phúc lợi: tất cả cán bộ,công chức, viên chức đều được hưởng các
16


chế độ BHXH,BHYT théo đúng quy định của nhà nước. Hằng năm cơ quan đều
tổ chức cho cán bộ viên chức đi tham quan, nghỉ mát để mọi người có cơ hội
giao lưu, thư giãn,nghỉ ngơi còn thương xuyên quan tâm, tặng quà cho cán bộ
công viên chức vào những ngày quốc tế…
Cơ hội thăng tiến cơ quan luôn tạo mọi điều kiện cho cán bộ, công chức,
viên chức cơ hội thăng tiến nhất là những người có tính cầu tiến ham học hỏi
năng động, sáng tạo và có năng lực trong công việc
2.3.5. Kiểm tra, đánh giá nhân sự
Kiểm tra trong là quá trình đo lường kết quả hoạt động của cơ quan tổ
chức trên cơ sở so sánh giữa mục tiêu, yêu cầu với thực tế công việc của các đơn
vị nhằm nắm bắt tình hình phát hiện sai sót đưa ra phản ánh điều chỉnh nâng cao
hiệu quả hoạt động của cơ quan tổ chức
Nhà quản trị văn phòng có thẩm quyền kiểm tra, đánh giá đội ngũ nhân sự
của văn phòng cơ quan, đơn vị qua các nội dung
Kiểm tra về công tác nhân sự
-Kiểm tra về công tác tuyển dụng nhân sự trong cơ quan

-Kiểm tra về công tác bố trí nhân sự trong cơ quan
-Kiểm tra về công tác đào tạo bồi dưỡng
-Kiểm tra trong công tác đãi ngộ, phát triển nguồn nhân sự
Kiểm tra về nhân sự
-Kiểm tra về trình độ chuyên môn
-Kiểm tra về năng lực làm việc
-Kiểm tra về thái độ ý thức làm việc của nhân sự
-Kiểm tra đạo đức sức khỏe….
Việc đánh giá nhân sự trong văn phòng trong cơ quan nhằm không ngừng
nâng cao phẩm chất , đạo đức, năng lực và hiệu quả công tác của cán bộ,công
chức,viên chức và góp phần nâng cao hiệu quản hoạt động của đơn vị, cơ quan
mà đánh giá nhân sự còn để làm rõ phẩm chất đạo đức, trình độ, năng lực và kết
quả công tác cho nhân sự làm cơ sở xây dựng quy hoạch, bố trí sử dụng, đào tạo
bồi dưỡng, bổ nhiệm,miễn nhiệm, kỷ luật, khen thưởng, thực hiện chế độ chính
17


sách đối với nhân sự. Đánh giá năng lực thực hiện công việc của cán bộ, công
chức, viên chức còn giúp cơ quan có cơ sở dự báo về nhân sự trong tương lai và
từ đó có kế hoạch chi tiết cụ thể.
Các phương pháp đánh giá nhân sự
-Phương pháp đánh giá bảng điểm đồ thị
-Phương pháp xếp hạng luân phiên
-Phương pháp so sánh cặp
-Phương pháp ghi chép lưu trữ
-Phương pháp đánh giá quan sát hành vi
-Phương pháp quản lý bằng mục tiêu
Nguyên tắc và yêu cầu khi đánh giá nhân sự
-Khi đánh giá phải thực hiện nguyên tắc tập chung dân chủ, bảo đảm tính
khách quan, toàn diện, công khai, minh bạch và công bằng.

-Đánh giá làm roc ưu nhược điểm, mặt mạnh mặt yếu về phẩm chất, đạo
đức, năng lực, hiệu quả công tác chiều hướng phát triển của nhân sự trong văn
phòng cũng như trong cơ quan.
Hàng năm UBND huyện có văn bản hưỡng dẫn các đơn vị triển khai thực
hiện việc đánh giá cán bộ viên chức vào tháng 12 của năm( riêng ngành giáo dục
đánh giá theo năm học) theo đúng quy định. Kết quả đánh giá cán bộ,viên chức
năm 2015 của UBND huyện Chợ Đồn như sau:
-Có 542/1547,=35% cán bộ,công chưc, viên chức đạt loại xuất sắc
-Có 962/1547,=62,2% cán bộ,công chức, viên chức đạt loại giỏi
-Có 43/1547,=2,8% các bộ,công chức. viên chức xếp loại trung bình

18


TIỂU KẾT CHƯƠNG 2
Qua đấy chúng ta thấy rõ nhà quản trị văn phòng có vai trò rất quan trọng
trong công tác tổ chức thông tin làm căc cứ cho hoach định, thiết lập các mục
tiêu,hoạch định nhân sự tại UBND huyện Chợ Đồn. Có thể nói hoạch định nhân
sự là một tiến trình quản trị bao gồm việc phân tích nhu cầu nhân sự dưới những
điều kiện thay đổi và sau đó triển khai những chính sách và biện pháp nhằm thỏa
mãn các nhu cầu đó. Đây là một quá trình giúp nhà quản trị văn phòng nhận
thức được cách thức quản trị nhân sự của mình cụ thể là việc bố trí đúng người
đúng việc…Bên cạnh đó hoạch định nhân sự không chỉ đơn thuần chú ý đến
việc dự báo và tuyển đủ nhân sự cần thiết cho cơ quan mà phải mà phải là một
quá trình biến đổi những mục tiêu của cơ quan thành những dự kiến về nhân
công nhằm đáp ứng việc hoàn thành những mục tiêu ấy

19

Chương 3
GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
3.1. Nhận xét, đánh giá
3.1.1 Ưu điểm
Công tác hoạch định của nhà quản trị văn phòng có vai trò cực kỳ quan
trọng trong hoạt động của UBND huyện nó quyết định tới thành quả, sự thành
công của công việc của cơ quan nói chung. Văn phòng phải luôn có những tham
mưu đắc lực có sự đóng góp mang tính đột biến giúp Lãnh đạo quản lý văn bản
và các công việc được giao.
Nhà quản trị văn phòng có chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo,
thông tin đến các đơn vị những nội dung chỉ đạo của lãnh đạo, đồng thời đề nghị
các đơn vị thực hiện công việc đúng tiến độ, thời gian và đảm bảo chất lượng;
tham mưu, tổng hợp giúp lãnh đạo thu thập, xử lý các thông tin, ban hành các
quyết định quản lý phù hợp với tình hình thực tiễn của đơn vị, của Ngành. Chức
năng tham mưu thể hiện trong mỗi nhiệm vụ cụ thể như: Xây dựng các chương
trình công tác, thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo của cơ quan, biên tập, kiểm
tra và chịu trách nhiệm về thủ tục, thể thức của văn bản… nhà quản trị văn
phòng có chức năng phục vụ, hậu cần, quản trị nhằm đảm bảo cho cơ quan thực
hiện nhiệm vụ có hiệu quả, cụ thể như: Tổ chức hội họp, hội thảo, các chuyến
công tác cho lãnh đạo và các đơn vị phòng nghiệp vụ, quản lý tài sản, phương
tiện phục vụ công tác.
Nhà quản trị văn phòng đã làm tốt công tác hoạch định tham mưu, tổng
hợp, phục vụ hiệu quả sự chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo UBND ; phối hợp
chặt chẽ với các đơn vị trực thuộc của UBND xây dựng và trình ban hành
Chương trình công tác của UB và các đơn vị trực thuộc, được lãnh đạo UB, lãnh
đạo các đơn đánh giá cao.
Đã tạo sự chuyển biến mạnh mẽ trong công tác nhân sự tinh giảm biên
chê kiểm soát thủ tục hành chính trong quá trình tuyển dụng, đáp ứng được yêu
cầu đặt ra.
Hàng năm nhà quản trị văn phòng được tập huấn, bồi dưỡng cập nhật

20