Khảo sát, đánh giá về vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự tại công ty CP địa ốc dầu khí viễn thông PVT

LỜI CẢM ƠN
Để có được những buổi khảo sát rất bổ ích và hiệu quả tại Công ty CP Địa
ốc Dầu khí Viễn thông PVT giúp Em có thêm những bài học bổ ích, những kinh
nghiệm quý báu phục vụ cho công việc của bản thân trong tương lai Em xin gửi
lời cảm ơn chân thành đến:
Ban Giám đốc của Công ty CP Địa ốc Dầu khí Viễn thông PVT, các cô
chú của phòng Hành chính – Tổng hợp và toàn thể nhân viên trong Công ty.
Qua đây, cho phép em được gửi lời cảm ơn đến Ths. Nguyễn Đăng Việt
người đã hướng dẫn những bước đầu tiên cho em học hỏi, tiếp thu những kiến
thức thực tiễn bổ ích.
Trong quá trình thu thập thông tin cho bài báo cáo em còn gặp khá nhiều
khó khăn ,thiếu sót. Vì vậy em rất mong nhận được sự góp ý từ phía các thầy cô.
Những ý kiến đóng góp của mọi người sẽ giúp em nhận ra những hạn chế
và qua đó có thêm những nguồn tư liệu mới trên con đường học tập cũng như
nghiên cứu sau này.
Em xin chân thành cảm ơn ./.
Hà Nội, ngày

tháng

Sinh viên thực hiện

năm


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua.
Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử
dụng trong công trình nghiên cứu này.
Hà Nội,ngày

tháng

năm


BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT

STT

Chữ cái viết tắt

Ý nghĩa

1

CP

Cổ phần

2

BGĐ

Ban giám đốc

3

NVTD

Nhân viên tuyển dụng

4

GS, TS

Giáo sư, Tiến sĩ

5

PVT


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................1
LỜI CAM ĐOAN................................................................................................2
BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT.............................................................................3
MỤC LỤC............................................................................................................4
PHẦN MỞ ĐẦU..................................................................................................1
1.Lý do chọn đề tài........................................................................................1
2.Đối tượng, Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu ..........................................2
3.Cơ sở phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu...............................2
4.Phương pháp nghiên cứu:...........................................................................3
5.Ý nghĩa lí luận và thực tiễn của đề tài:.......................................................3
6.Cấu trúc của đề tài:.....................................................................................4
CHƯƠNG I..........................................................................................................5
MỘT SỐ LÍ LUẬN VÀ KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CP ĐỊA ỐC
DẦU KHÍ VIỄN THÔNG PVT..........................................................................5
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty CP Địa

ốc Dầu khí Viễn thông PVT..........................................................................5
1. Sơ lược về lịch sử hình thành và phát triển của Công ty...........................5
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty.............6
2.1. Chức năng...............................................................................................6
2.2. Nhiệm vụ................................................................................................6
2.3. Quyền hạn...............................................................................................6
2.4. Bộ máy Tổ chức của Công ty.................................................................7
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng tại
Công ty CP Địa ốc Dầu khí Viễn thông PVT................................................8


1. Khái quát, Chức năng, Nhiệm vụ, Quyền hạn và Cơ cấu tổ chức của văn
phòng Công ty...............................................................................................8
1.1. Khái quát................................................................................................8
1.2. Chức năng...............................................................................................8
1.3. Nhiệm vụ và Quyền hạn.........................................................................8
1.4. Cơ cấu tổ chức của văn phòng Công ty..................................................9
CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG
CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CP ĐỊA ỐC DẦU
KHÍ VIỄN THÔNG PVT.................................................................................13
2.1. Tổ chức thu thập thông tin làm căn cứ hoạch định...............................13
2.2. Tổ chức thiết lập mục tiêu....................................................................16
2.3. Tổ chức xây dựng và thực hiện các giải pháp......................................19
2.3.1. Tuyển dụng nhân sự...........................................................................19
2.3.2. Đào tạo, phát triển nhân sự................................................................21
2.3.3. Bố trí sử dụng nhân sự.......................................................................22
2.3.4. Đãi ngộ nhân sự.................................................................................22
2.3.5. Kiểm tra, đánh giá nhân sự................................................................23
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ
VĂN PHÒNG.....................................................................................................27

3.1. Nhận xét, đánh giá................................................................................27
3.1.1. Ưu điểm.............................................................................................27
3.1.2. Nhược điểm.......................................................................................27
3.1.3. Nguyên nhân......................................................................................28
3.2 Các giải pháp.........................................................................................28
3.2.1. Hoạch định nhân sự gắn liền với chiến lược kinh doanh..................28
3.2.2. Nâng cao tính khách quan, công bằng trong hoạch định nhân sự.....28
3.2.3. Cần linh hoạt, sang tạo trong công tác đãi ngộ..................................29


KẾT LUẬN........................................................................................................30
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................31


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong quá trình nhập sâu thế giới có nền kinh tế lớn vì vậy các ngành, các
lĩnh vực hoạt động có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn
tới sự hoàn thiện. các doanh nghiệp Việt Nam đang đứng trước các cơ hội phát
triển và thách thức mới. Điều đó đòi hỏi các doanh nghiệp Việt Nam không
ngừng làm mới và hoàn thiện mình. Nhiều doanh nghiệp nhờ có sự thích ứng
với tình hình mới đã nâng cao được hiệu qủa trong hoạt động kinh doanh cũng
như củng cố vị thế, nâng cao uy tín của mình, đứng vững và phát triển trên thị
trường đầy cạnh tranh.
Vậy các doanh nghiệp phải làm thế nào để xây dựng được đội ngũ nhân
sự phù hợp với doanh nghiệp cũng như để đáo ứng được nhu cầu thay đổi nhân
sự? Để giải quyết các vấn đề đó, các doanh nghiệp cần nhận thức rõ vai trò và
vạch ra quá trình hoạch định nhân sự một cách hiệu quả . Hoạch định nhân sự
giúp doanh nghiệp chủ động thấy trước được những biến động nhân sự, thực
trạng về nguồn nhân sự, từ đó có những điều chỉnh phù hợp. Hoạch định nhân

sự sẽ cho biết được : doanh nghiệp cần những nhân viên như thế nào? Khi nào
doanh nghiệp cần họ? họ cần phải có những kĩ năng như thế nào? Doanh nghiệp
đã có sẵn những người thích hợp chưa? Hoạch định nhân sự tốt sẽ giúp cho
doanh nghiệp có một đội ngũ nhân sự phù hợp, giúp cho doanh nghiệp thực hiện
các chiến lược kinh doanh, sản xuất đạt hiệu quả cao nhất. Trong hoạch định
nhân sự thì nhà quản trị văn phòng giữ một vai trò rất quan trọng. Để hiểu hơn
về vị trí và tầm quan trọng của nhà quản trị văn phòng
Vì tôi là Sinh Viên của ngành QTVP nên tôi chọn đề tài này.Tôi thiết
nghĩ đề tài này sẽ giúp ích cho tôi rất nhiều cho việc học tập bây giờ cũng như
tương lai về nghề nghiệp sau này.
Vì tất cả các lí do nêu ở trên cộng với nhận thức được tầm quan trọng của
vấn đề cùng với quá trình lĩnh hội, tiếp thu những tri thức về chuyên ngành
QTVP tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, tôi quyết định chọn đề tài “Khảo sát,
đánh giá về vai trò của Nhà quản trị Văn phòng trong Công tác Hoạch định nhân
1


sự tại Công ty CP Địa ốc Dầu khí Viễn thông PVT ”
2. Đối tượng, Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu .
Tập trung vào các vấn đề nhân sự và đặc biệt là công tác hoạch định nhân
sự tại công ty trong quá trình hoạt động.
Trên cơ sở nghiên cứu những lí luận cơ bản và thực trạng công tác hoạch
định nhân sự của công ty, phân tích vai trò và tầm quan trọng của nhà quản trị
văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự, từ đó phát hiện ra những ưu điểm
và những mặt còn tồn tại để đề xuất những ý kiến đóng góp, xây dựng nhằm
nâng cao hơn nữa hoạt vai trò của nhà quản trị trong công tác hoạch định nhân
sự, giúp cho doạnh nghiệp có một đội ngũ nhân sự hoạt động tốt nhất.
3. Cơ sở phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu.
Cơ sở phương pháp luận :
- Khái niệm Hoạch định nhân sự: Hoạch định nhân sự là quá trình dự

đoán, xác định nhu cầu về nhân sự, đề ra các chính sách và triển khai thực hiện
nhằm đảm bảo cho doanh nghiệp có đủ số lượng nhân sự cùng các kỹ năng,
phẩm chất cần thiết phù hợp với từng giai đoạn hoạt động và đem lại hiệu quả
cao cho Tổ chức.
- Vai trò của hoạch định nhân sự:Vai trò chính của hoạch định nhân sự là
đàm bảo cho tổ chức có đủ số lượng, chất lượng nhân sự để làm đúng việc, đúng
nơi, đúng lúc với đúng chi phí đối với tổ chức.
Để đạt được điều này, hoạch định nguồn nhân sự thực hiện với các chức
năng sau:
Xác định đúng số lượng và mức độ tuyển dụng yêu cầu
Đánh giá tình trạng và mức độ nhân sự hiện tại và xác định sự giảm nếu
cần thiết
Đánh giá sự bố trí lại nhân viên
Xác định sự cần thiết của đào tạo và phát triển
Đánh giá chi phí nhân sự hiện tại với chi phí của tổ chức
Hoạch định nguồn nhân sự giúp cho tổ chức xác định rõ khoảng cách giữa
hiện tại và định hướng tương lai về nhu cầu nhân lực của tổ chức; chủ động thấy
2


trước được các khó khăn và tìm các biện pháp nhằm đáp ứng nhu cầu nhân sự.
Đồng thời, hoạch định nguồn nhân sự giúp cho tổ chức thấy rõ hơn những hạn
chế và cơ hội của nguồn tài sản nhân sự mà tổ chức hiện có.
4. Phương pháp nghiên cứu:
Để nghiên cứu đề tài, các phương pháo được nghiên cứu trong bài tập lớn
chủ yếu là: Phương pháp quan sát, phương pháp phỏng vấn và phương pháp thu
thập thong tin thực tế từ công ty
-Phương pháp thu thập thông tin:
Thu thập thông tin trực tiếp tại Công ty, tham khảo tài liệu số liệu lao
động của các năm trước còn lưu giữ lại, các văn bản của Công ty. Những kiến

thức được học từ các bài giảng của các thầy cô, các thong tin trên internet, các
bài luận văn, báo cáo của các sinh viên các năm trước.
-Phương pháp quan sát:
Việc quan sát cung cấp sự hiểu biết về những gì các thành viên của tổ
chức thực sự đang làm. Nhìn nhận trực tiếp các quan hệ tồn tại giữ những người
ra quyết định và các thành viên khác trong tổ chức.
5. Ý nghĩa lí luận và thực tiễn của đề tài:
- Ý nghĩa lý luận:
Làm rõ khái niệm hoạch định nhân sự
Làm rõ vai trò của nhà quản trị văn phòng trong hoạch định nhân sự
Đề xuất giải pháp nâng cao vai trò của nhà quản trị văn phòng trong
hoạch định nhân sự.
- Ý nghĩa thực tiễn:
Kết quả nghiên cứu giúp đánh giá ưu nhược điểm trong hoạch định nhân
sư của nhà quản trị văn phòng tại Công ty CP Địa ốc Dầu khí Viễn thông PVT .
Kết quả nghiên để định hướng giải pháp nâng cao vai trò của Nhà quản
trị văn phòng trong hoạch định nhân sự

3


6. Cấu trúc của đề tài:
Ngoài phần Mở đầu và phần Kết luận, đề tài có cấu trúc 3 phần như sau:
Chương I: Một số Lý luận và khái quát chung về Công ty CP Địa ốc
Dầu khí Viễn thông PVT.
Chương II: Vai trò của Văn phòng trong công tác Hoạch định Nhân
sự Công ty CP Địa ốc Dầu khí Viễn thông PVT.
Chương III: Giải pháp nâng cao Vai trò của nhà Quản trị Văn phòng
cho Công ty CP Địa ốc Dầu khí Viễn thông PVT.

4


CHƯƠNG I
MỘT SỐ LÍ LUẬN VÀ KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CP ĐỊA ỐC
DẦU KHÍ VIỄN THÔNG PVT
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty CP
Địa ốc Dầu khí Viễn thông PVT
1. Sơ lược về lịch sử hình thành và phát triển của Công ty
Công ty CP Địa ốc Dầu khí Viễn thông PVT là Công ty CP trực thuộc
Công ty Địa ốc Dầu khí Viễn thông PVL.
Tên doanh nghiệp: Công ty cổ phần Địa ốc dầu khí Viễn Thông
Tên tiếng
Anh: REALESTATECORPORATIONTELECOMMUNICATIONS PETROLEUM
Tên viết tắt: PVT
Vốn điều lệ: 240.000.000.000 đồng
Đăng ký kinh doanh số: 0103018343 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành
phố Hà Nội cấp ngày 06 tháng 7 năm 2007.
Lịch sử hình thành và phát triển:
Công ty CP Địa ốc Dầu khí Viễn Thông( tiền thân là Công ty Cổ phần
Dịch vụ Xuyên Thái Bình Dương và được đổi tên từ ngày 12 tháng 1 năm 2012).
Ngành nghề kinh doanh:
- Khai thác và Tổ chức thu phí giao thông
- Đầu tư xây dựng, quản lý kinh doanh khách sạn, nhà hàng (không bao
gồm kinh doanh phòng hát karaoke, vũ trường, quán bar)
- Dịch vụ kê khai thuế hải quan, thu gom, giao nhận, vận chuyển hàng hoá
xuất nhập khẩu;
- Buôn bán hàng nông, lâm, thuỷ hải sản, tinh dầu, thực phẩm tươi sống,
phương tiện vận tải, máy móc thiết bị xây dựng, các loại nguyên vật liệu xây
dựng, hàng nhựa PE, phôi thép, quặng, hàng tiêu dùng;

- Du lịch lữ hành trong nước và quốc tế;
- Kinh doanh văn phòng cho thuê và đầu tư phát triển nhà;
Công ty có tư cách pháp nhân, con dấu riêng và tài khoản riêng tại ngân
5


hàng theo quy định của pháp luật. Là doanh nghiệp xây dựng chuyên ngành, đã
tham gia tư vấn thiết kế và thi công nhiều công trình cấp có quy mô lớn của các
Thành phố, khu đô thị và các khu công nghiệp trong cả nước. Công ty có đội
ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ chuyên môn cao và trình độ công nghệ kỹ
thuật thi công tiên tiến, máy móc thiết bị hiện đại, đáp ứng được các nhu cầu về
tư vấn thiết kế và thi công các công trình.
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty
2.1. Chức năng
Công ty CP Địa ốc Dầu khí Viễn thông PVT đại diện cho Tổng Công ty
giới thiệu và thực hiện chức năng nhiệm vụ của Tổng Công ty trong lĩnh vực Tư
vấn Xây dựng và hoạt động kinh doanh và một số lĩnh vực khác ở một số tỉnh
thành theo quy định của Tổng Công ty.
2.2. Nhiệm vụ
- Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh và lập các biện pháp để triển
khai thực hiện theo ngành, nghề kinh doanh của Công ty đã được đăng ký và
một số lĩnh vực khác của Tổng Công ty giao.
- Đại diện cho Tổng Công ty tham gia đấu thầu, ký kết hợp đồng và thực
hiện các hợp đồng kinh tế khi được Tổng Giám đốc Công ty Ủy quyền.
2.3. Quyền hạn
1. Kinh doanh các ngành nghề theo giấy phép kinh doanh của đơn vị.
2. Tổ chức quảng cáo tiếp thị, khai thác, lựa chọn và tìm kiếm cơ hội hợp
tác, tham gia đàm phán giao dịch, thương thảo, ký kết Hợp đồng kinh tế, mua
bán sản phẩm, dịch vụ trực tiếp với khách hàng theo phân cấp và ủy quyền của
Tổng Giám đốc Tổng Công ty.

3. Được cấp vốn, vay vốn và huy động vốn theo các quy định và phân cấp
của Tổng Công ty để hoạt động; Tự hoach toán chi phí và phân phối tiền lương
dựa trên nguyên tắc phân phối thu thập của Tổng Công ty và hiệu quả sản xuất
kinh doanh của Công ty.
4. Xây dựng quy chế quản lý nội bộ và thực hiện việc tổ chức quản lý, sản
xuất kinh doanh theo phân cấp của Tổng Công ty.
6


5. Đề xuất với Tổng Công ty phương án sắp xếp cơ cấu tổ chức quan quản
lý sản xuất, tuyển chọn, ký kết hợp đồng tuyển dụng lao động phù hợp với
nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty.
6. Kiến nghị các biện pháp và phân phối với các phòng, ban, đơn vị trong
Tổng Công ty để thực hiện những nhiệm vụ có liên quan đến chức năng, nhiệm
vụ của Công ty.
7. Đề nghị khen thưởng, kỷ luật, xét nâng bậc lương của cán bộ CNV trong
Công ty.
8. Các quyền khác do Tổng Công ty quy định.
2.4. Bộ máy Tổ chức của Công ty
Bộ máy tổ chức của Công ty CP Địa ốc Dầu khí Viễn thông PVT hiện nay
rất gọn nhẹ, bao gồm:
Công ty Tư vấn Xây dựng và Kỹ thuật Môi trường có 01 Giám đốc và 02 Phó
Giám đốc (Giám đốc Công ty – ông Trần Tiến Dũng; Phó Giám đốc Công ty ông Phạm Văn Công )
- Giám đốc Công ty là người đứng đầu Công ty nhận các nguồn lực do
Tổng công ty giao để tổ chức quản lý, sử dụng theo mục tiêu, nhiệm vụ Tổng
công ty giao. Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc Tổng công ty về kết quả
hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động khác của Công ty.
-Phó Giám đốc là người giúp việc Giám đốc Công ty điều hành đơn vị
theo sự phân công và uỷ quyền của Giám đốc Công ty. Chịu trách nhiệm trước
Giám đốc Công ty về các nhiệm vụ được phân công và uỷ quyền.

- Các phòng, ban trong Công ty: Giúp việc cho Giám đốc, tham mưu
cho Giám đốc quản lý tổ chức thực hiện và kiểm tra các lĩnh vực gồm các
phòng, ban sau:
+ Phòng Tổ chức - Hành chính là bộ phận giúp Giám đốc Công ty theo
dõi tổng hợp tình hình hoạt động chung của toàn Công ty và các đơn vị trực
thuộc theo đúng pháp luật và thủ tục hành chính Nhà nước.
Tham mưu giúp Giám đốc Công ty quản lý nhà nước về các mặt: công
tác tổ chức cán bộ; công tác quản lý lao động, tiền lương; quản lý thực hiện các
7


chế độ, chính sách đối với người lao động. Thực hiện công tác thanh tra, kiểm
tra các đơn thư tố cáo, khiếu nại, công tác quân sự, bảo vệ an ninh nội bộ.
Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty những công việc được
giao
+ Phòng Kế toán - Tài chính: Tham mưu cho lãnh đạo Công ty, hạch
toán, phân tích hoạt động kinh tế, phản ánh đầy đủ các thông tin một cách chính
xác, kịp thời tình hình tài chính của Công ty và tình hình hoạt động sản xuất
kinh doanh để giúp cho lãnh đạo tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh.
+ Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật Tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo Công
ty trong công tác lập, triển khai, kiểm tra kế hoạch. Kiểm tra, quản lý xây lắp,
quản lý chất lượng công trình, kỹ thuật thi công. An toàn lao động.
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng
tại Công ty CP Địa ốc Dầu khí Viễn thông PVT
1. Khái quát, Chức năng, Nhiệm vụ, Quyền hạn và Cơ cấu tổ chức
của văn phòng Công ty
1.1. Khái quát
Tên gọi là: Phòng Tổ chức – Hành chính giúp việc cho Giám đốc, tham
mưu cho Giám đốc quản lý tổ chức thực hiện và kiểm tra các lĩnh vực gồm:
Hoạt động hành chính, hoạt động Văn thư, hoạt động Lưu trữ, hoạt động tổ chức

nhân sự và công tác đảm bảo cơ sở vật chất cho cơ quan hoạt động.
1.2. Chức năng
Văn phòng Công ty CP Địa ốc Dầu khí Viễn thông PVT là đơn vị thuộc
cơ cấu tổ chức của Công ty Địa ốc Dầu khí Viễn thông PVL có chức năng tham
mưu giúp Giám đốc tổ chức sắp xếp và điều hành hoạt động của cơ quan và thực
hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Công ty phân công.
1.3. Nhiệm vụ và Quyền hạn
Phòng Tổ chức – Hành chính thực hiện công tác tổ chức bộ máy và quản
lý cán bộ, tham mưu giúp Giám đốc Công ty, xây dựng quy định cụ thể, điều
kiện tiêu chuẩn chức danh đối với trưởng, phó các đơn vị thuộc Công ty và các
đơn vị khác trong Công ty.
8


Phòng Tổ chức – Hành chính thực hiện công tác cải cách hành chính: Tiếp
nhận và trả kết quả, giải quyết thủ tục hành chính trong lĩnh vực hoạt động của
Công ty. Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị trong Công ty xây dựng các Quy
định, Quy chế quy định trong việc thực hiện tiếp nhận và giải quyết các thủ tục
hành chính của Công ty.
Phòng Tổ chức - Hành chính thực hiện công tác Tài chính- Kế toán:
Quản lý chi tiêu, thanh quyết toán nguồn kinh phí, báo cáo tổng hợp thu chi
ngân sách.
Phòng Tổ chức - Hành chính thực hiện công tác Văn thư, Lưu trữ: Thực
hiện các nhiệm vụ của Văn thư của cơ quan, thực hiện việc quản lý và sử dụng
con dấu, tiếp nhận, sử lý thông tin, thu thập, chỉnh lý, phân loại và hệ thống hoá
hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng và kỷ luật trong cơ quan.
Thực hiện công tác ứng dụng công nghệ thông tin: Xây dựng kế hoạch và
theo dõi việc triển khai các ứng dụng công nghệ thông tin hàng năm của Công
ty.`

Thực hiện công tác quản trị: Xây dựng kế hoạch, dự trù kinh phí sửa
chữa, mua sắm, cấp phát vật tư, văn phòng phẩm, thực hiện công tác lễ tân, bảo
đảm điều kiện , phương tiện phục vụ công tác của Lãnh đạo Công ty và cán bộ
công chức cơ quan.
Thực hiện công tác tổng hợp và các công tác khác theo sự chỉ đạo, điều
hành của lãnh đạo Công ty.
1.4. Cơ cấu tổ chức của văn phòng Công ty
- Trưởng phòng là người đứng đầu Văn phòng Công ty.
- Phó phòng giúp việc cho Trưởng phòng những công việc, nhiệm vụ
được giao.
- Các phòng, ban giúp việc:
+ Phòng Tổ chức – Hành chính;
+ Phòng Kế toán - Tài chính;
+ Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật;
9


+ Phòng Kinh doanh xuất nhập khẩu;
+ Bộ phận lái xe, bảo vệ.
• Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng Công ty
Trưởng Phòng

Phó Phòng

Phòng
Phòng

Phòng

Phòng

Kế

phận

Xuất

lái xe,

nhập

Bảo vệ

Kỹ

hành
chính

doanh
hoạch

chức
Tài

Bộ

Kế

Tổ
hoạch

Kinh

thuật

chính

khẩu

* Xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng Công ty
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
1. Tên công việc: Trưởng phòng Tổ chức – Hành chính
- Mã số công việc: 01.
- Chức danh: Trưởng phòng.
- Mã ngạch: 234/tp- vp.
- Phòng, ban: Văn phòng.
- Mức lương: 3.500.000 đồng.
2. Cấp trên trực tiếp: Giám đốc Công ty CP Địa ốc Dầu khí Viễn thông PVT
3. Nội dung công việc.
- Tham mưu giúp Giám đốc Công ty xây dựng quy định cụ thể, điều
kiện, tiêu chuẩn chức danh đối với trưởng, phó các đơn vị thuộc Công ty và các
10


chức danh khác trong Công ty.
- Trưởng phòng điều hành chung, phân công và kiểm tra thực hiện chức
năng, nhiệm vụ của từng cán bộ, công chức của Văn phòng.
- Thực hiện chức năng của Trưởng phòng theo quy chế, quy định nội bộ
của Công ty trong việc ký và ký nháy văn bản thuộc chức năng nhiệm vụ của
Văn phòng, trong quản lý chi tiêu hành chính của cơ quan.
- Tham mưu, đề xuất xử lý công văn đến cơ quan.

4. Mối quan hệ trong công việc.
- Trưởng phòng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Công ty và các
Phó Giám đốc.
- Trưởng phòng có mối quan hệ ngang cấp với trưởng các phòng, ban
trong Công ty trong việc liên hệ công tác, giải quyết các công việc của cơ quan.
- Quản lý nhân viên, giao và phân công nhiệm vụ cho các nhân viên trong
văn phòng.
5. Nhiệm vụ.
- Trưởng phòng là lãnh đạo Văn phòng chỉ đạo điều hành mọi công tác
văn phòng.
- Chánh Văn phòng trực tiếp quản lý, chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ như:
Công tác tổ chưc cán bộ, công tác Văn thư, Lưu trữ và các công tác khác.
6. Quyền hạn.
- Trưởng phòng là người đứng đầu Văn phòng, là chủ tài khoản văn
phòng, chịu trách nhiệm thu, chi trong hạn mức ngân sách được phân bổ.
- Có thẩm quyền ra một số quyết định quản lý.
7. Môi trường, điều kiện làm việc:
-70% thời gian làm việc trong Văn phòng, 30% thời gian là đi công tác.
- Được tiếp cận đầy đủ các trang thiết bị văn phòng hiện đại phục vụ cho
công việc văn phòng.
- Môi trường làm việc tốt, ánh sáng, độ ẩm thích hợp.

11


8. Tư cách chức vụ.
- Tốt nghiệp từ Cao đẳng trở lên.
- Nhanh nhẹn trong quá trình xử lý công việc.
- Khả năng giao tiếp tốt.
- Nắm vững chuyên môn nghiệp vụ.

12


CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY
CP ĐỊA ỐC DẦU KHÍ VIỄN THÔNG PVT
2.1. Tổ chức thu thập thông tin làm căn cứ hoạch định.
Trong công ty CP Địa ốc Dầu khí Viễn thông PVT, nhà quản trị văn phòng
cũng đồng thời là một giám đốc nhân sự. Họ có vai trò chủ chốt trong mọi vấn
đề liên quan đến nguồn nhân sự của công ty. Họ là người thường xuyên tiếp xúc
với các nhân viên trong công ty, họ có trách nhiệm hòa giải mâu thuẫn, giải đáp
những khúc mắc, hóa giải những bức xúc trong lòng những nhân viên trong
công việc. Để thực hiện công tác hoạch định, trước hết người quản trị cần thực
hiện công tác tổ chức thu thập thông tin để làm căn cứ hoạch định.
*Phân tích các yếu tố môi trường :
Các yếu tố bên ngoài và môi trường.
Môi trường bên ngoài bao gồm các yếu tố như khung cảnh kinh tế, dân số
và lực lượng lao động trong xã hội, luật lệ của nhà nước, văn hóa và xã hội, đối
thủ cạnh tranh, khoa học kỹ thuật, khách hàng, và chính quyền/đoàn thể. Sau khi
phân tích kỹ môi trường bên ngoài, công ty sẽ đề ra sứ mạng và mục tiêu của
toàn doanh nghiệp. Từ mục tiêu này, ban lãnh đạo sẽ đề ra chiến lược và chính
sách nhân sự cho toàn doanh nghiệp.
Môi trường bên trong.
Môi trường bên trong bao gồm sứ mạng và mục đích của công ty, chính
sách và chiến lược của công ty, bầu không khí văn hóa của công ty, các cổ đông,
và sau cùng là công đoàn. Mỗi loại sản phẩm và dịch vụ mà tổ chức sẽ sản xuất
kinh doanh và đưa ra thị trường sẽ yêu cầu số lượng, chất lượng, trình độ lao
động, kết cấu nghề nghiệp và trình độ lành nghề, kỹ năng lao động của nguồn
nhân lực rất khác nhau. Do đó, công tác kế hoạch hoá nguồn nhân sự cần xem

xét thật kỹ mức độ phức tạp của sản phẩm để xác định loại lao động với cơ cấu
trình độ lành nghề phù hợp.
Các mục tiêu chiến lược của Công ty việc dự báo về bán hàng và sản xuất
sản phẩm… sẽ ảnh hưởng tới nhu cầu tương lai của nó. Khi dự báo có sự tăng
13


trưởng, có sự đầu tư mới mở rộng sản xuất hoặc tiến hành một công việc mới,
một sản phẩm mới… thì nhu cầu về nhân lực sẽ tăng lên và ngược lại, khi có suy
giảm, hay thu hẹp sản xuất – kinh doanh thì tất yếu dẫn đến nhu cầu về nhân sự
sẽ giảm đi
*Phân tích thực trạng nguồn nhân sự:
Phân tích hiện trạng quản trị nguồn nhân sự nhằm xác định được các điểm
mạnh, điểm yếu, những khó khăn, thuận lợi của Công ty. Quản trị nguồn nhân
sự trong Công ty vừa có tính chất hệ thống, vừa có tính chất quá trình.
Xác định những quá trình phát triển dự kiến.
Xác định những quá trình phát triển dự kiến là giai đoạn thứ ba trong quản
lý công việc, năng lực và nguồn nhân sự. Đây là công việc rất quan trọng bởi nó
quyết định tính thích đáng của hoạt động quản lý dự báo sau đó nếu các yếu tố
vận động mang tính quyết định không được xem xét kỹ càng, sự nhìn nhận về
tương lai và nhu cầu tương lai có nguy cơ sẽ bị lệch lạc.
Xác định nhu cầu tương lai về công việc, năng lực và nguồn nhân sự .
Đây là giai đoạn phân tích các yếu tố và kế hoạch phát triển đã được xác
định để nghiên cứu tác động của chúng đối với công việc và nhu cầu biên chế, từ
đó cho phép chỉ rõ nội dung của các công việc trong tương lai, với những năng
lực mà những công việc này đòi hỏi cũng như số lượng biên chế cần thiết cho
mỗi công việc.
Đây là giai đoạn phức tạp nhất trong các giai đoạn tạo nên kết cấu của
hoạt động quản lý dự báo công việc, năng lực và nguồn nhân sự. Việc thể hiện
một yếu tố phát triển thành nhu cầu tương lai về biên chế, về năng lực không

phải là điều đơn giản. Công việc này càng phức tạp hơn khi cần phải xem xét,
phối kết hợp một số yếu tố tác động qua lại, thậm chí triệt tiêu nhau.
Phân tích sự chênh lệch giữa nhu cầu và nguồn sự tương lai.
Việc phân tích sự chênh lệch giữa nhu cầu và nguồn sự tương lai là giai
đoạn dễ thực hiện nhất trong quản lý dự báo công việc, năng lực và nguồn nhân
sự. Giai đoạn này chỉ bao hàm việc đánh giá sự khác biệt về lượng và về chất
giữa kết quả dự báo về nguồn nhân sự và việc xác định nhu cầu tương lai đã
14


thực hiện trước đó. Về một phương diện nào đó, đây là giai đoạn tính toán đơn
thuần, phân tích phần tồn dư giữa nhu cầu và nguồn sự. Bản phân tích này cho
phép xác định những xu hướng chênh lệch giữa nhu cầu và nguồn nhân sự.
Tương tự như vậy, bên cạnh sự biến động của năng lực trong một công việc nào
đó, cần phát hiện những khuynh hướng chủ yếu tác động đến yếu tố định tính
của hệ thống việc làm.
Đánh giá thực chất nguồn nhân sự của Công ty.
Việc phân tích sẽ làm rõ thực trạng về nguồn nhân sự hiện có của doanh
nghiệp và mức độ sử đụng nó. Nó có ý nghĩa rất lớn cho ta hiểu hơn về nguồn
nhân sự hiện tại của công ty và thông qua đó làm cơ sở cho sự dự báo cả về nhu
cầu cũng như về nguồn cung cấp nhân lực trong tương lai. Để làm điều này cần
thu thập đầy đủ các thông tin sau đây:
+ Số lượng và chất lượng lao động của toàn doanh nghiệp cũng như ở
từng bộ phận phòng ban, tổ sản xuất.
+ Số lượng nam, nữ và bậc thợ bình quân trong toàn doanh nghiệp cũng
như ở từng bộ phận + Tháp tuổi và thâm niên công tác của lực lượng lao động.
+ Tình hình sử dụng thời gian lao động (số ngày làm việc có hiệu quả
trong năm, số ngày nghỉ ốm, hội họp, học tập, nghỉ phép, số giờ lao động bình
quân có hiệu quả trong ngày…)
+ Tình hình năng suất lao động bình quân của công nhân sản xuất, công

nhân viên sản xuất công nghiệp. Nhịp độ tăng năng suất lao động trong một số
năm gần đây.
+ Tình hình tuyển dụng, đề bạt, kỷ luật lao động trong một số năm qua.
+ Tình hình nghỉ hưu, ra đi, thay đổi, thuyên chuyển, tai nạn lao động
(chết người) trong một số năm gần đây.
+ Kết quả đánh giá nguồn nhân sự trong những năm đã qua…

15


2.2. Tổ chức thiết lập mục tiêu
Trên cơ sở phân tích nhu cầu nguồn nhân sự trong các kế hoạch dài hạn
và nguồn nhân lực sẵn có, doanh nghiệp sẽ đưa ra các chính sách và một số
chương trình, kế hoạch nguồn nhân sự nhằm giúp Nhà quản trị đưa ra những
điều chỉnh, thích nghi với các yêu cầu mới.
*Lập kế hoạch thực hiện
Kế tiếp kế hoạch nhân sự là một phương tiện đơn giản để dự báo diễn
biến nhân sự , mà trong đó các nhà Quản trị văn phòng ước tính số lượng nhân
công sẽ làm việc trong kế hoạch tương lai có tính đến sự thay đổi (thăng tiến,
thuyên chuyển hay về nghỉ hưu…) ; kể cả khi có những công việc mới, công
việc có khả năng thay đổi…Một trong những công cụ quan trọng thường được
sử dụng là “ma trận chuyển tiếp” (mà thực chất là bảng biểu diễn tỷ lệ nhân
công ở các công việc hai giai đoạn hiện tại và tương lai).

16


*Xây dựng chính sách để loại bỏ, giảm thiểu những chênh lệch dự
kiến.
Xây dựng chính sách để loại bỏ hoặc giảm thiểu sự chênh lệch giữa nguồn

sự và nhu cầu tương lai là giai đoạn cuối cùng và là kết quả của hoạt động quản
lý dự báo đối với công việc, năng lực và nguồn nhân sự (chí ít là trên phương
diện lý thuyết). Vấn đề còn lại chỉ là tổ chức thực hiện chính sách này.Xây dựng
chính sách nhằm loại bỏ hoặc giảm thiểu sự chênh lệch giữa nguồn nhân sự và
17


nhu cầu tương lai là xác định những định hướng nguồn nhân sự lớn cho những
năm trước mắt để quản lý một cách tốt nhất những biến động sẽ xảy đến và đưa
ra những điều chỉnh cụ thể.
* Lập sơ đồ thay thế nhân sự.
Sơ đồ thay thế cũng giống như sơ đồ tổ chức nhưng nó chỉ ra một cách cụ
thể những nhân viên có thể thực hiện những công việc mà được dự báo là thiếu
người hay cần phải thay thế.
Những nhân viên này được phát hiện dựa trên kết quả phân tích công việc
hiện tại, trên cơ sở nđánh giá nhân viên hàng năm cũng như từ các nguyện vọng
của họ và những thông tin tin cậy khác thu thập được từ việc phân tích dữ liệu
của nguồn nhân sự hiện tại
* So sánh giữa cung-cầu nhân sự và các khả năng điều chỉnh.
Sau khi đã thiết lập được dự báo nhu cầu tương lai về nhân sự và lập dự
án cung cấp nhân sự, Nhà quản trị văn phòng cần phải so sánh các ước lượng về
cung và cầu về lao động đó. Trường hợp nếu nhu cầu dự báo vượt quá khả năng
cung cấp thực tế, thì Công ty sẽ thiếu nhân công, và ngược lại, nếu nguồn cung
cấp mà lớn hơn nhu cầu dự báo thì Công ty sẽ thừa nhân công.
Nói chung, Công ty có thể có 4 sự điều chỉnh cơ bản sau đây:
– Điều chỉnh về mặt số lượng lao động : có các hình thức như là tuyển
dụng mới, tạm tuyển theo mùa, đặt gia công bên ngoài, hay cho nghỉ hưu, cho
thôi việc (sa thải), huy động làm thêm giờ hay giảm số giờ làm việc ;
– Điều chỉnh về mặt chất lượng lao động : tiến hành đào tạo lại, đào tạo
bổ sung hay tuyển dụng thêm các nhân viên có trình độ khoa học hiện đại, có

trình độ quản lý cao (mà Công ty thiếu) hoặc có kế hoạch bồi dưỡng và đề bạt
cán bộ ;
– Điều chỉnh về mặt chất lượng người lao động: theo quan điểm hiện đại
có các mức độ chất lượng như sau: có sự hiểu biết; có hiểu biết và biết làm; đã
biết ứng xử và biết tiến hoá.

18


– Điều chỉnh về mặt cơ cấu tổ chức: một khi có sự biến động lớn hoặc khi
cần thiết phải tổ chức lại bộ máy quản lý, Ban lãnh đạo Công ty phải nghiên cứu
và thiết kế lại tổ chức.
2.3. Tổ chức xây dựng và thực hiện các giải pháp.
2.3.1. Tuyển dụng nhân sự.
Tuyển dụng nhân sự là quá trình tìm kiếm và lựa chọn nhân sự để thỏa
mãn nhu cầu sử dụng của doạnh nghiệp và bổ sung lực lượng lao động cần thiết
nhằm thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp.
Các nguồn tuyển dụng nhân sự bao gồm nguồn tuyển dụng bên trong và
nguồn tuyển dụng bên ngoài doanh nghiệp.
• Nguồn tuyển trọng bên trong công ty ( nguồn nội bộ ) là những người
đang làm việc bên trong của công ty có nhu cầu và có khả năng thuyên chuyển
để đảm nhận một công việc khác.
• Nguồn tuyển dụng bên ngoài công ty là những người lao động bên ngoài
tại các trường đại học, các thị trường lao động, . . .
Quy trình tuyển dụng.
Bước 1. Xác định nhu cầu tuyển dụng
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty và căn cứ vào kế
hoạch tuyển dụng của các phòng ban gửi về, lãnh đạo văn phòng có trách nhiệm
giao cho NVTD thu thập thông tin, đánh giá nguồn nhân sự và làm tổng hợp
nhu cầu tuyển dụng trình TGĐ duyệt.

Bước 2. Lập kế hoạch tuyển dụng
NVTD căn cứ vào nhu cầu tuyển dụng, nếu số lượng tuyển dụng trên 05
ứng viên sẽ lập bảng thống kê yêu cầu tuyển dụng và bảng kế hoạch công việc
hoặc lập phiếu đề xuất chọn hình thực tuyển dụng, thông thường có các hình
thức sau:
-

Đăng báo
Đăng tuyển qua trung tâm: Trực tiếp đến trung tâm , điện thoại hoặc fax
Đăng truyền trên mạng
Tìm thông tin ứng viên trên báo, trên mạng
Thông báo nội bộ

Bước 3. Duyệt
19