Khảo sát, đánh giá về vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định của công ty TNHH thương mại và dịch vụ du lịch vikosmile việt

DANH MỤC VIỆT TẮT
TNHH

: Trách nhiệm hữu hạn

TS

: Tiến sĩ

ThS

: Thạc sĩ

GS.TS

: Giáo sư tiến sĩ


MỤC LỤC
DANH MỤC VIỆT TẮT
PHẦN MỞ ĐẦU..................................................................................................1
1.Tính cấp thiết của đề tài...............................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu......................................................................................1
3.Đối tượng và phạm vi...................................................................................2
4.Phương pháp nghiên cứu..............................................................................2
5.Bố cục của đề tài..........................................................................................2
PHẦN NỘI DUNG..............................................................................................2
CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ HOẠCH ĐỊNH....................................3
1.Khái niệm.....................................................................................................3
2.Ý nghĩa.........................................................................................................3
3.Căn cứ hoạch định........................................................................................4

3.1. Căn cứ vào chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng, Nhà nước và
cơ quan............................................................................................................4
3.2. Căn cứ vào chương trình, kế hoạch dài hạn của cơ quan.........................4
3.3. Căn cứ vào yêu cầu thực tế đặt ra trong từng giai đoạn lịch sử tương ứng
với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan..........................................4
3.4.Căn cứ vào các nguồn lực thực tế của cơ quan.........................................5
3.5.Căn cứ vào các yêu tố bên ngoài...............................................................5
4.Các loại hoạch định......................................................................................5
4.1.Hoạch định mục tiêu.................................................................................5
4.2. Hoạch định chiến lược.............................................................................5
4.3. Hoạch định chiến thuật............................................................................6
4.4. Hoạch định tác nghiệp..............................................................................6
4.5.Hoạch định thời gian.................................................................................6
5.Hình thức hoạch định...................................................................................6
5.1. Hoạch định từ trên xuống dưới................................................................6
5.2.Hoạch định từ dưới lên trên......................................................................6
5.3.Hoạch định theo quy trình hai xuống một lên...........................................6


6. Phương pháp hoạch định.............................................................................6
CHƯƠNG 2. VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH
ĐỊNH TRONG VĂN PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH CÔNG TY
TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ DU LỊCH VIKOSMILE VIỆT.........7
2.1.Hoạch định chức năng nhiệm vụ...............................................................7
2.1.1. Mục tiêu của hoạch định chức năng, nhiệm vụ.....................................7
2.1.2.Phương pháp đạt được mục tiêu.............................................................8
2.1.3.Vai trò của văn phòng trong việc hoạch định chức năng, nhiệm vụ......8
2.2. Hoạch định bộ máy văn phòng................................................................9
2.3.Hoạch định trong công tác quản lý nguồn nhân sự.................................10
2.3. Hoạch định trong xây dựng nội quy, quy chế của văn phòng công ty.. .12

2.4.Hoạch định trong xây dựng quy trình, chương trình, kế hoạch..............15
2.4.1.Khái niệm.............................................................................................15
2.4.2.Phân loại kế hoạch...............................................................................15
2.4.3.Vai trò của văn phòng trong việc xây dựng quy trình kế hoạch...........16
KẾT LUẬN........................................................................................................18
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................19


PHẦN MỞ ĐẦU
1.Tính cấp thiết của đề tài
Trong thời kì đẩy mạnh công nghiệp hóa-hiện đại hóa đất nước, đòi hỏi
phải có một nền hành chính đủ mạnh, giải quyết nhanh gọn, đảm bảo tính chính
xác, hiệu quả công việc trong nhiều mặt của đời sống kinh tế, xã hội. Công tác
hành chính văn phòng cũng góp phần quan trọng trong việc không ngừng cải
tiến, phát huy hiệu quả và chất lượng trong quản lý, điều hành công việc của mỗi
cơ quan, đơn vị, tổ chức.
Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu được trong cơ cấu tổ chức của
một cơ quan. Cho dù khác nhau về tên gọi, nhưng nhìn chung văn phòng các cơ
quan đều có những chức năng, nhiệm vụ khá giống nhau. Để quản trị một cách
khoa học nhằm đạt được mục tiêu đề ra của văn phòng nói riêng và cơ quan nói
chung thì công tác hoạch định trong văn phòng phải được rõ ràng, hợp lý, chính
xác. Và vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định cũng rất quan trọng.
Để tìm hiểu rõ hơn về vấn đề này, e xin chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá về
vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định của công ty TNHH Thương mại
và Dịch vụ du lịch Vikosmile Việt” làm đề tài nghiên cứu của mình.
2. Lịch sử nghiên cứu
Hoạch định trong quản trị văn phòng là một vấn đề được rất nhiều người
quan tâm.Đã có rất nhiều các luận văn, khóa luận đã đề cập về vấn đề này.
Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên: Nguyễn Tuấn Anh (2011) về đề tài
“Hoàn thiện công tác hoạch định tại công ty cổ phần nông sản quốc tế”. Đề tài

này đã đánh giá được rất rõ về vai trò hoạch định trong công tác quản trị cũng
như đã nêu ra được các thực trạng, các nội dung của hoạch định, các nhân tố ảnh
hưởng đã được tác giả chỉ ra một cách rõ ràng và cụ thể. Ngoài ra các biện pháp
tác giả đưa ra đã giải quyết được các tồn tại trong công tác hoạch định của công
ty. Ngoài những thành tựu đáng kể đạt được thì đề tài nghiên cứu của tác giả chỉ
tồn tại một phần nhỏ trong thực trạng quy trình các hoạch định dẫn đến khi đưa
ra các biện pháp giải quyết vẫn còn chung chung.
Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định cũng được đề cập nhiều
1


trong các bài báo mạng.
Bên cạnh đó , em đã tham khảo và được học qua một số giáo trình có lên
quan đến văn phòng và công tác hoạch định trong văn phòng:
- Giáo trình môn “Quản trị học căn bản” – do các tác giả TS. Trần Đăng
Thịnh (Chủ biên) , ThS. Nguyễn Thị Hồng, ThS. Phan Thị Thanh Hiền .
- Giáo trình môn “Quản trị văn phòng” – do các tác giả GS. TS. Nguyễn
Thành Độ, ThS.Nguyễn Ngọc Điệp , ThS.Trần Phương Hiền .
3.Đối tượng và phạm vi
Đối tượng: Công tác hoạch định trong văn phòng tại công ty TNHH
Thương mại và Dịch vụ du lịch Vikosmile Việt.
Phạm vi:
Thời gian: 3 năm (Từ năm 2013-2016)
Không gian: Trên địa bàn Hà Nội
4.Phương pháp nghiên cứu
a.Phương pháp luận:
-Duy vật biện chứng
-Duy vật lịch sử
b.Phương pháp cụ thể
-Phương pháp mô tả

-Phương pháp phân tích
-Phương pháp so sánh, thống kê
5.Bố cục của đề tài
Chương 1.Lý luận chung về hoạch định
Chương 2.Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định tại công ty
TNHH Thương mại và Dịch vụ du lịch Vikosmile Việt.

PHẦN NỘI DUNG
2


CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ HOẠCH ĐỊNH
1.Khái niệm
Hoạch định là chức năng đầu tiên và quan trọng nhất của quá trình quản
trị, vì yêu cầu của quản trị là phải làm đúng ngay từ đầu.Hoạch định bao gồm tất
cả các công việc có liên quan đến chuẩn bị cho các hoạt động của tổ chức trong
tương lai.
Hoạch định là một quá trình ấn định những mục tiêu và xác định biện
pháp, phương án tốt nhất để thực hiện những mục tiêu đó trong khoảng thời gian
nhất định.
Hoạch định rất quan trọng, tất cả những người quản lý đều làm công tác
hoạch định.
2.Ý nghĩa
Thứ nhất, hoạch định là nền tảng của quản lý, giúp nhà quản lý có tư duy
hệ thống để tiên liệu các tình huống quản lý.
Bản chất của hoạch định là lựa chọn một trong những phương pháp hành
động tương lai cho toàn bộ và từng bộ phận trong tổ chức.
Tư duy hệ thống là giai đoạn cao của quá trình nhận thức đi sâu vào bản
chất và phát hiện ra tính quy luật của sự vật và hiện tượng. Qua đó giúp các nhà
quản lý:

-Chủ động đối phó với các tình huống tốt hơn, tránh hiện tượng thụ động
có thể dẫn đến những tổn thất cho tổ chức.
-Có những chính sách, biện pháp nhất quán, hỗ trợ tốt cho nhau, không
được mâu thuẫn, chồng chéo.
-Tập trung được các nguồn lực hoàn thành tốt công việc trong từng thời
kì, khắc phục hiện tượng cào bằng, đánh đồng dẫn đến các nhiệm vụ cơ bản bị
ảnh hưởng.
-Chi ohis thấp mà hiệu quả đem lại cao nhất.
Thứ hai, hoạch định trước sẽ giúp tổ chức chủ động, sẵn sàng ứng phó với
những thay đổi của môi trường bên ngoài.
Việc hoạch định là quyết định trước làm gì?Làm như thế nào?Ai làm?Làm
3


ở đâu.Vì thế nó là cầu nối để đi đến đích của một cơ quan, tổ chức.
Thứ ba, hoạch định sẽ giúp tổ chức tập trung vào các mục tiêu và chính
sách đã đặt ra.
Khi ban hành kế hoạch thì các mục tiêu đã được xác định cụ thể, bắt buộc
các cá nhân và tổ chức phải hoàn thành. Sự đóng góp của hoạch định và các kế
hoạch phụ trợ là hoàn thành mục đích và mục tiêu cơ sở. Do đó cần xác định và
tập trung mục tiêu, chính sách để hoàn thành.
Thứ tư, hoạch định là cơ sở để tiến hành các hoạt động kiểm tra, giám sát.
Không có kế hoạch thì không thể kiểm tra. Vì kiểm tra là giữ cho các hoạt
động theo đúng tiến trình bằng cách điều chỉnh các sai lệch so với kế hoạch.
Kiểm tra mà không có tiêu chuẩn, nhiệm vụ thì sẽ không biết muốn đi đâu. Do
đó, các kế hoạch sẽ cung cấp tiêu chuẩn kiểm tra.
3.Căn cứ hoạch định
3.1. Căn cứ vào chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng, Nhà
nước và cơ quan
-Căn cứ vào chủ trương về chính trị

-Căn cứ vào chủ trương, đường lối về kinh tế
-Căn cứ vào chủ trương, chính sách về pháp luật
-Căn cứ vào chủ trương, chính sách về tài chính
-Căn cứ vào chủ trương, chính sách về chỉ tiêu nhân sự
-Căn cứ vào chủ trương, chính sách khác…
3.2. Căn cứ vào chương trình, kế hoạch dài hạn của cơ quan
-Căn cứ vào các mục tiêu mà chương trình, kế hoạch dài hạn của cơ quan
đã được đề ra
-Căn cứ vào các công việc cụ thể của từng giai đoạn mà chương trình, kế
hoạch dài hạn đưa ra
3.3. Căn cứ vào yêu cầu thực tế đặt ra trong từng giai đoạn lịch sử
tương ứng với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan
Trên cơ sở xác định các mục tiêu, để đạt được các mục tiêu đó thì phải có
sự kết hợp tổng thể của các đơn vị trong cơ quan. Vì vậy để đạt được mục tiêu
4


đó nhà hoạch định cần căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị trong cơ
quan để phân công, phối hợp công việc giữa các bộ phận, đơn vị một cách tốt
nhất.
3.4.Căn cứ vào các nguồn lực thực tế của cơ quan
-Căn cứ vào nguồn nhân sự của cơ quan
-Căn cứ vào nguồn tài chính của cơ quan
-Căn cứ vào cơ sở vật chất của cơ quan
-Căn cứ vào kinh nghiệm làm việc, lao động sản xuất của cơ quan
-Căn cứ vào các mối quan hệ, nguồn thông tin của cơ quan…
3.5.Căn cứ vào các yêu tố bên ngoài
-Kinh tế
-Chính trị
-Văn hóa

-Xã hội
-Thị trường…
4.Các loại hoạch định
4.1.Hoạch định mục tiêu
Là trạng thái mong đợi, có thể có và cần phải có đối với một tổ chức hoặc
cá nhân tại một thời điểm nhất định.Trạng thái mong đợi là cái mà chúng ta
mong muốn nó sẽ xảy ra trong tương lai. Trạng thái có thể có là cái mà chúng ta
mong đợi có thể thực hiện được, không phải là sự mong muốn viển vông thiếu
căn cứ. Trạng thái cần phải có, nói lên tính chất rất cần thiết phải có nó nếu
không tổ chức khó có thể tồn tại và phát triển hoặc cá nhân không thể thành đạt.
4.2. Hoạch định chiến lược
Là quá trình đưa ra các quyết định dài hạn, xác định con đường phát triển
của tổ chức trong những khoảng thời gian nhất định trong tương lai nhằm liên
kết các nỗ lực của con người và các nguồn lực khác hướng tới mục tiêu.

5


4.3. Hoạch định chiến thuật.
Bao gồm hệ thống các kế hoạch quý, năm và các chính sách, các dự án,
chế độ, quy định.
4.4. Hoạch định tác nghiệp.
Bao gồm:
-Xây dựng các kế hoạch ngày, tuần, tháng
-Xây dựng các chương trình hành động cụ thể, trong đó đề cập rõ các giải
pháp, hình thức tiến hành, phân bố nguồn lực
4.5.Hoạch định thời gian
5.Hình thức hoạch định
5.1. Hoạch định từ trên xuống dưới.
Đây là hình thức hoạch định thường thấy ở các doanh nghiệp quốc doanh

trong thời bao cấp.Cấp cao nhất của tổ chức xây dựng kế hoạch trước sau đó là
các cấp tiếp thep cho đến cấp cuối cùng.
5.2.Hoạch định từ dưới lên trên.
Là hình thức ngược lại so với hình thức hoạch định từ trên xuống dưới.
5.3.Hoạch định theo quy trình hai xuống một lên
Quy trình được thực hiện như sau:
-Vào đầu năm (thường là tháng 11 hoặc 12 năm trước) cấp trên xây dựng
kế hoạch cho cấp mình và hướng dẫn việc lập kế hoạch cho cấp dưới.
-Cấp dưới căn cứ vào kế hoạch của cấp trên và các căn cứ khác để xây
dựng cho mình và gửi cho cấp trên để xem xét quyết định.
-Sau đó cấp trên gửi trả lại cho cấp dưới tổ chức thực hiện.
6. Phương pháp hoạch định.
-Xác định mục tiêu yêu cầu
-Xác định nội dung công việc
-Xác định đối tượng, địa điểm và thời gian
-Xác định cách thức thực hiện
-Xác định phương pháp kiểm tra, kiểm soát
-Xác định nguồn lực thực hiện.
6


CHƯƠNG 2. VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH
ĐỊNH TRONG VĂN PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH CÔNG TY
TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ DU LỊCH VIKOSMILE VIỆT.
Giới thiệu về lịch sử hình thành phát triển của công ty.
Tên công ty: CÔNG TY THHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ DU LỊCH
VIKO SMILE VIỆT.
Tên giao dịch quốc tế: VIKO SMILE VIET TOURIST SERVICES AND
TRADING COMPANY LIMITED.
Tên công ty viết tắt: VIKOSMILE CO .,LTD

Trụ sở chính: Lô 45, dãy TT4, Khu Đô thị Mỹ Đình-Mễ Trì, Phường Mỹ
Đình 1, Quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Công ty được đăng ký kinh doanh lần đầu ngày 08 tháng 10 năm 2013,
đến nay công ty đã hoạt động được 3 năm. Là một doanh nghiệp mới, một công
ty du lịch chuyên cung cấp các dịch vụ du lịch, lữ hành chuyên nghiệp, hiện đại
với nhiều ưu đãi và phục vụ tốt nhất.
Ở bài khảo sát này, em khảo sát về vai trò của văn phòng tổ chức hành
chính của công ty trong công tác hoạch định.
2.1.Hoạch định chức năng nhiệm vụ
2.1.1. Mục tiêu của hoạch định chức năng, nhiệm vụ
Mục tiêu của hoạch định chức năng, nhiệm vụ: gọn nhẹ, linh hoạt, không
chồng chéo, rõ ràng.
Hoạch định chức năng, nhiệm vụ giúp trong văn phòng công ty giúp cho
việc xây dựng văn phòng có một chức năng, nhiệm vụ tổng thể, ổn định.Văn
phòng xác định được những mặt hoạt động chính, những công việc chính cần
phải thực hiện để phục vụ cho quá trình hoạt động của cơ quan.Giúp việc xây
dựng về thiết lập bộ máy văn phòng chặt chẽ, khoa học.
Tại văn phòng tổ chức hành chính công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ
du lịch vikosmile Việt, công tác hoạch định chức năng nhiệm vụ đã được xác
định mục tiêu rõ ràng, giúp cho việc hoạt động của văn phòng nói riền và cơ
7


quan nói chung đã đạt được hiệu quả.
2.1.2.Phương pháp đạt được mục tiêu
-Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
Chức năng của văn phòng tổ chức hành chính gồm có: Tham mưu, tổng
hơp, hậu cần, giao dịch và nhân sự.
Văn phòng tham mưu cho lãnh đạo công ty về các vấn đề, công tác tổ
chức nhân sự, tiền lương, đào tạo, và giải quyết các chế độ chính sách với người

lao động, quản lý công tác hành chính quản trị, văn thư lưu trữ, in ấn, trang điện
tử.
Giúp giám đốc công ty trong lĩnh vực đối ngoại. Phục vụ sự chỉ đạo, điều
hành của lãnh đạo công ty…
Nhiệm vụ của văn phòng tổ chức hành chính: Nghiên cứu, đề xuất và tổ
chức thực hiện công tác tuyển dụng, đào tạo, đề bạt nhận sự, đáp ứng nhu cầu
của công ty. Tổ chức tiếp nhận , quản lý đội ngũ nhân sự, điều phối hợp lý, quản
lý tốt hồ sơ nhân sự, giải quyết đúng đắn việc thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ
luật, nghỉ chế độ đối với người lao động. Thực hiện chức năng soạn thảo, trình
duyệt, ban hành, hướng dẫn và kiểm tra, đôn đốc, báo cáo việc thực hiện các văn
bản có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòng. Quản lý tài sản, quản lý
và sử dụng con dấu, mua sắm trang thiết bị…
-Căn cứ vào lĩnh vực hoạt động: Lĩnh vực hoạt động của văn phòng tổ
chức hành chính về các lĩnh vực thương mại và dịch vụ du lịch.
-Căn cứ vào chất lượng nguồn nhân sự: Nguồn nhân sự có chất lượng khá
tốt, phần lớn đều có chuyên môn về công việc của từng cá nhân phụ trách.
2.1.3.Vai trò của văn phòng trong việc hoạch định chức năng, nhiệm
vụ.
Văn phòng trong việc hoạch định chức năng, nhiệm vụ rất quan trọng. Có
văn phòng thì mới có hoạch định. Văn phòng và hoạch định chức năng, nhiệm
vụ có mối quan hệ qua lại với nhau, gắn bó mật thiết với nhau.
Việc hoạch định chức năng, nhiệm vụ giúp cho văn phòng hoạt động có
hiệu quả.Từng cá nhân, bộ phận trong văn phòng làm đúng người đúng
8


việc.Hoạt động của văn phòng nhanh, gọn.Tạo cho điều kiện cho nhân viên
trong văn phòng hoạt động dễ dành, thuận lợi, chủ động trong công việc.
Hàng tuần, hàng quý, hàng năm, văn phòng luôn có bảng phân công công
việc, bảng đánh giá, xếp loại năng lực làm việc của nhân viên một cách rõ ràng,

chính xác, cụ thể.
2.2. Hoạch định bộ máy văn phòng.
Cơ cấu tổ chức của văn phòng:
TRƯỞNG
PHÒNG
PHÓ TRƯỞNG
PHÒNG
TÀI CHÍNH

VĂN THƯ

WEBSITE

TỔNG HỢP

Chức năng, nhiệm vụ:
 Trưởng phòng:
- Phụ trách chung, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động theo chức năng,
nhiệm vụ của phòng đã được phân công trước giám đốc công ty. Kiểm tra, đôn
đốc các nhân viên trong phòng thực hiện tốt nhiệm vụ của mình.
- Quản lý nhân sự của phòng. Phân công cụ thể nhiệm vụ các nhiệm vụ
thường xuyên và đột xuất cho nhân viên của phòng theo lệnh của giám đốc công
ty.
- Tham gia làm thư ký các hội đồng do công ty thành lập: Tuyển dụng,
nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, bảo hộ lao động…
- Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và đột
xuất có liên quan đến công việc được giao (Tuyển dụng, bảo hiểm xã hội, chế độ
lao động, khen thưởng, kỷ luật…)
 Phó phòng:
-Trợ giúp ban giám đốc và trưởng phòng một số lĩnh vực, công việc có

9


liên quan và được giao.
-Theo dõi, tổng hợp, xây dựng các báo cáo được giao.
 Nhân viên tài chính: Chịu trách nhiệm tham mưu, tổ chức, thực hiện các
công tác thường xuyên và đột xuất có liên quan đến công tác thủ quỹ của công
ty.
 Nhân viên văn thư

: Chịu trách nhiệm tham mưu, tổ chức, thực hiện

các công tác thường xuyên và đột xuất có liên quan đến công tác bảo quản và sử
lý con dấu; quản lý văn bản, công văn của công ty…
 Nhân viên điều hành website: Chịu trách nhiệm tham mưu, tổ chức thực
hiện các công tác liên quan đến việc bổ xung, điều chỉnh, cải thiện…website của
công ty.
 Nhân viên thực hiện công tác in ấn: Chịu trách nhiệm tổ chức, thực hiện
các công tác liên quan đến việc in ấn văn bản, phim, tranh ảnh, báo…của công
ty.
 Nhân viên tổng hợp: Chịu trách nhiệm tổ chức, thực hiện công tác liên
quan đến một số vấn đề được trưởng phòng, phó phòng giao.
Việc hoạch định ra các bộ phận như trên giúp cho văn phòng có một bộ
máy đơn giản, gọn nhẹ, phù hợp, phối hợp hài hòa với nhau. Mỗi bộ phận của
văn phòng đã có những chức năng, nhiệm vụ cụ thể, độc lập, không trùng lặp,
chồng chéo nhau. Các bộ phận có mối quan hệ mật thiết, liên quan đến nhau, tạo
điều kiện thuận lợi trong việc phối hợp công việc giữa các bộ phận, nâng cao
năng suất lao động của văn phòng.
Mối quan hệ giữa lãnh đạo văn phòng (Trưởng phòng) với các bộ phận
trong văn phòng giúp cho việc phối hợp công việc giữa các bộ phận.

2.3.Hoạch định trong công tác quản lý nguồn nhân sự
Số lượng thực tại của nhân viên văn phòng tổ chức hành chính là 7 người
gồm: 1 trưởng phòng, 1 phó trưởng phòng, 1 nhân viên tài chính, 1 nhân viên
văn thư, 1 nhân viên điều hành website, 1 nhân viên thực hiện công tác in ấn, 1
nhân viên tổng hợp.
Số lượng này đã phù hợp với quy mô hiện tại của văn phòng, đáp ứng đủ
10


công việc của văn phòng.
Trong khoảng thời gian ba năm từ năm 2013-2016, văn phòng tổ chức
hành chính cũng đã có nhiều lần thay đổi về số lượng nhân sự. Có nhân viên
nghỉ việc và được tuyển dụng thêm, không có trường hợp tuyên chuyển hay cắt
giảm biêm chế.
Chất lượng, trình độ nhân sự trong văn phòng nhìn chung khá tốt. Trình
độ học vấn có cao đẳng và đại học chính quy về nghề nghiệp. Hàng năm, căn cứ
vào trình độ đội ngũ cán bộ nhân viên, yêu cầu của công tác quản lý, phát triển
của văn phòng nói riêng và công ty nói chung, nhu cầu đào tạo nâng cao trình độ
của đội ngũ nhân sự, văn phòng đã xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng trình
độ:
-Kế hoạch đào tạo bồi dưỡng đổi nghề, hoặc nâng cao tại các trường trong
và ngoài ngành, dài hạn, ngắn hạn.
-Kế hoạch các lớp bồi dưỡng ngắn hạn, với các nội dung cập nhận nghiệp
vụ, dịch vụ mới, bồi dưỡng thêm trình độ nghiệp vụ cho đội ngũ nhân sự, đăng
lý mở các lớp tin học, ngoại ngữ.
Nhân viên trong văn phòng không ngừng rèn luyện và học tập để nâng
cao trình độ. Với chế độ tính lương theo hệ số phức tạp của công việc, theo hệ số
chất lượng sẽ phát triển nhân viên một cách toàn diện về phẩm chất, tinh thần,
họ hăng hái tham gia vào các khóa đào tạo mong có đủ kiến thức cần thiết để
hoàn thành tốt nhiệm vụ, đảm bảo chất lượng sản phẩm dịch vụ, ý chí tiến thủ…

vì công việc gắn liền với lương và thưởng.
Tổ chức thực hiện việc bố trí, sắp xếp lại lượng nhân viên phù hợp với mô
hình văn phòng giúp cho phát triển năng lực của cá nhân nhân viên.
Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị nguồn nhân lực tại
văn phòng công ty:
-Hoàn thiện công tác nguồn nhân lực. Nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ
làm công tác kế hoạch để đáp ứng yêu cầu công việc. Nắm vững định hướng
phát triển của công ty.Thường xuyên thực hiện việc đánh giá về chất lượng và số
lượng nhân viên hiện có.
11


-Hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân sự. Để tuyển dụng được nguồn lao
động có chất lượng cao thì văn phòng công ty cần thu hút lao động từ nhiều
nguồn
-Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực thích hợp và chính xác.
-Tăng cường hoạt động đánh giá thực hiện công việc.
-Hoàn thiện công tác thù lao lao động, công tác khen thưởng, khuyến
khích nhân viên cần có những ý tưởng mới, sánh tạo mới và đảm bảo yếu tố
khách quan, chính xác.
2.3. Hoạch định trong xây dựng nội quy, quy chế của văn phòng công
ty.
Quy chế hoạt động là văn bản của một cơ quan, tổ chức thể hiện các quy
tắc, quy định, quy trình, thủ tục thực hiện các công việc của cơ quan, tổ chức đó.
Xây dựng và thực hiện tốt quy chế làm việc công ty là việc làm quan
trọng, có ý nghĩa quyết định đối với việc nâng cao chất lượng hoạt động của
công ty, nhằm thực hiện tốt nguyên tắc tập trung dân chủ, đảm bảo vai trò lãnh
đạo tập, phát huy tốt trách nhiệm cá nhân, nhất là người đứng đầu và giải quyết
tốt các mối quan hệ công tác.
Vai trì của quy chế đối với hoạt động của một cơ quan:

-Đảm bảo nguyên tắc hoạt động
-Là cơ sở giúp lãnh đạo cơ quan điều hành hoạt động của cơ quan
-Là cơ sở giúp lãnh đạo cơ quan kiểm tra, giám sát hoạt động
Việc ban hành ra các nội quy quy chế, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động
của cơ quan.
Hiện tại, công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ du lịch Vikosmile Việt là
một công ty trẻ, mới thành lập từ năm 2013, nên văn bản quy định quy chế
không nhiều.
Ví dụ: Quy định về việc sử dụng trang thiết bị tại văn phòng công ty ngày
23 tháng 5 năm 2014. (Phụ lục 1)
Quy chế hoạt động của văn phòng là một văn bản của văn thể hiện các
quy tắc, quy định, cách thức, quy trình, thủ tục thực hiện các công việc của văn
12


phòng.
Nội dung chính của một văn bản quy chế hoạt động văn phòng gồm:
Thứ nhất, quy chế cần thể hiện nguyên tắc hoạt động quản lý của văn
phòng. Trong nội dung là quy chế cần thể hiện rõ nguyên tắc quản lý theo thứ
bậc hành chình của văn phòng doanh nghiệp. Nguyên tắc này cần quy định rõ
mỗi quan hệ quản lý giữa lãnh đạo văn phòng với lãnh đạo các bộ phận trong
văn phòng và với nhân viên trong văn phòng
Thứ hai, quy chế cũng cần thể hiện rõ chắc năng, nhiệm vụ, mối quan hệ
phối hợp công việc giữa các bộ phận trong văn phòng.
Thứ ba, quy chế phải quy định cụ thể từng cách thức, quy trình và thủ tục
thực hiện các công việc văn phòng
Thứ tư, quy chế cũng cần phải thể hiện các quy tắc, quy định về thời gian
làm việc, quy tắc, quy định về văn hóa, ứng xử, giao tiếp, ăn mặc trong văn
phòng.
Vai trò, ý nghĩa của hoạch định xây dựng quy chế trong hoạt động của

văn phòng:
- Quy chế hoạt động sẽ giúp văn phòng hoạt động được thống nhất.
- Quy chế hoạt động giúp hoạt động của văn phòng có quy tắc, có kỉ luật
và góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng.
- Quy chế hoạt động là cơ sở để nhà quản trị văn phòng giám sát, kiểm tra
hoạt động của văn phòng.
- Quy chế về văn thư-lưu trữ giúp công tác văn thư-lưu trữ của công ty
được thống nhất theo quy định của công ty.
- Quy chế về văn thư-lưu trữ giúp hoạt động của công ty thực hiện đúng
theo quy định cơ quan cấp trên.
- Giúp cho hoạt động quản lý của công ty hiệu quả hơn.
Hiện nay, việc áp dụng các quy chế của công ty trong văn phòng tổ chức
hành chính nói riêng và công ty nói chung khá tốt. Nhân viên trong công ty chấp
hành là làm đúng theo đúng nội dung của các bản quy chế, quy định.
Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn những hạn chế:
13


-Nội dung quy định quy chế rờm rà, khó hiểu
-Việc thiếu quy chế, hoặc xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế không
tốt thường dẫn đến tình trạng phân công nhiệm vụ cho nhân viên không căn cứ
vào hướng dẫn của cấp trên; việc xác định nhiệm vụ lãnh đạo không rõ nhiệm vụ
nào là nhiệm vụ chính, nhiệm vụ nào là kiêm nhiệm, khi gặp khó khăn vướng
mắc đùn đẩy, né tránh trách nhiệm. Hoặc có những việc chưa thực sự lấy quy
chế làm căn cứ, cơ sở để giải quyết công việc, không thực hiện nguyên tắc tập
trung dân chủ. Có trường hợp người được phân công phụ trách công tác nhân sự
không nghiên cứu đề xuất chủ trương để tập thể thống nhất trước khi làm quy
trình, nhưng lại tự cho mình có quyền tiến hành tất cả các bước đến khi làm
xong mới báo cáo trình cấp trên để biểu quyết thống nhất, đặt công ty vào những
sự đã rồi.

Từ thực tế của việc xây dựng và thực hiện quy chế làm việc của công ty
có thể rút ra một số vấn đề sau:
Một là, trong quá trình xây dựng và thực hiện quy chế làm việc phải nhận
thức đúng, đầy đủ các nguyên tắc làm việc.Phân biệt rõ chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn của từng cấp. Cần phải phân định rõ chức năng lãnh đạo của nhà
quản lý, phát huy vai trò lãnh đạo,tăng cường sự đoàn kết thống nhất nội bộ.
Hai là, cấp trên cần thường xuyên tiến hành kiểm tra việc xây dựng và tổ
chức thực hiện quy chế của để làm rõ những ưu điểm và kịp thời uốn nắn việc
làm chưa đúng, những thiếu sót, tùy tiện và việc làm vi phạm quy chế, lợi dụng
chức quyền, lợi dụng danh nghĩa để giải quyết công việc theo động cơ cá nhân,
vi phạm nguyên tắc của công ty.
Ba là, mỗi nhân viên phải nêu cao ý thức trách nhiệm, chấp hành nghiêm
các quy định quy chế trong giải quyết công việc phải đặt lợi ích chung trên lợi
ích cá nhân, luôn có sự phối hợp chặt chẽ, vận dụng xử lý linh hoạt các mối
quan hệ, khắc phục tư tưởng "quyền tôi, quyền anh”.
Bốn là, trong quá trình xây dựng, nhất là thực hiện quy chế các công ty
tham mưu giúp việc cần thường xuyên giúp cấp trên rà soát phát hiện những
điều cần sửa đổi và bổ sung, kịp thời đưa vào quy chế những nội dung mớị phù
14


hợp và đặc biệt là khi thấy cấp trên giải quyết công việc chưa đúng với quy chế
cần phải kịp thời góp ý, đề xuất tham mưu để giúp lãnh đạo chấn chỉnh, sửa
chữa không mắc sai lầm. Đối với các nhân viên được phân công lãnh đạo cấp
dưới cần phải biết lắng nghe và xử lý tốt các thông tin để có quyết định chính
xác, đúng đắn.
2.4.Hoạch định trong xây dựng quy trình, chương trình, kế hoạch
2.4.1.Khái niệm
Chương trình là toàn bộ những việc cần làm đối với một lĩnh vực công tác
hoặc tất cả các mặt công tác của một cơ quan, tổ chức theo một trình tự nhất

định và trong một thời gian nhất định.
Đối với những chương trình quan trọng, cần có sự phê duyệt hoặc ra
quyết định ban hành của cơ quan có thẩm quyền.Sau khi đã được phê duyệt hoặc
ban hành thì các cơ quan, tổ chức có liên quan phải tổ chức thực hiện nghiêm
túc.
Kế hoạch công tác là việc xác định phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu,
biện pháp tiến hành một lĩnh vực, một nhiệm vụ công tác của từng ngành, cơ
quan, đơn vị, tổ chức. Kế hoạch thường được xây dựng cho từng thời gian nhất
định theo niên hạn như: kế hoạch dài hạn, ngắn hạn.
Theo nguyên tắc, kế hoạch mỗi khi đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt
thì bắt buộc các cơ quan, đơn vị cấp dưới triển khai thực hiện và hoàn thành
đúng thời hạn. Kế hoạch đề ra hoặc được giao có được hoàn thành tốt và đúng
thời hạn hay không căn cứ chủ yếu để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ
được giao của một cơ quan, đơn vị, tổ chức.
Lịch làm việc là bản ghi ngày giờ thực hiện công việc theo dự kiến của kế
hoạch.
2.4.2.Phân loại kế hoạch
Theo thời gian dự kiến thực hiện
- Kế hoạch dài hạn: là những kế hoạch có nội dung lớn, quan trọng, có
phạm vi ảnh hưởng rộng và thời gian tác động lâu dài (5 năm, 10 năm, 20 năm)
với cơ quan, tổ chức.
15


- Kế hoạch trung hạn: là những kế hoạch cụ thể hóa những kế hoạch dài
hạn, chiến lược trong những khoảng thời gian không dài. Thông thường, đó là kế
hoạch năm.
- Kế hoạch ngắn hạn: là những kế hoạch cụ thể hóa những kế hoạch trung
hạn, chỉ ra những công việc cụ thể, được thiết lập để thực hiện những mục tiêu
ngắn hạn, cụ thể hóa bằng các hoạt động trực tiếp làm sản sinh ra kết quả. Các

kế hoạch loại này thường là kế hoạch nửa năm, kế hoạch quý, kế hoạch tháng
hay kế hoạch tuần.
Tuy nhiên, tất cả sự phân loại kế hoạch như trên chỉ mang tính tương đối.
Theo phạm vi tác động
- Kế hoạch chiến lược: là loại kế hoạch đề cập đến các mục tiêu có tính
tổng quát cao. Loại kế hoạch này có tầm tác động rộng lớn, bao quát nhiều khía
cạnh khác nhau của tổ chức và định hướng chung cho sự phát triển chung của cơ
quan, tổ chức.
- Kế hoạch tác nghiệp: là loại kế hoạch cụ thể các mục tiêu của kế hoạch
chiến lược thành những mục tiêu cụ thể, chỉ ra chính xác những việc cần phải
làm và cách thức tiến hành các công việc đó.
Theo lĩnh vực hoạt động
- Kế hoạch hoạt động của cơ quan.
- Kế hoạch công tác của lãnh đạo.
- Kế hoạch hoạt động của văn phòng…
2.4.3.Vai trò của văn phòng trong việc xây dựng quy trình kế hoạch.
Yêu cầu của kế hoạch công tác
- Kế hoạch phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan tổ chức.
- Kế hoạch phải đáp ứng được chủ trương quyết định của cấp trên.
- Nội dung của kế hoạch cần chỉ rõ danh mục những công việc dự kiến,
nguồn lực (nhân lực, vật lực, tài lực) và phải thể hiện rõ các mục tiêu, nhiệm vụ,
biện pháp và tiến độ cụ thể đối với từng việc.
- Các kế hoạch phải cân đối và ăn khớp với nhau.
- Phải đảm bảo tính khả thi, tránh ôm đồm quá nhiều công việc
16


Văn phòng cần thực hiện tốt hoạch định xây dựng quy trình kế hoạch vì:
-Chương trình, kế hoạch có vai trò quan trọng trong tổ chức hoạt động của
công ty cũng như của cá nhân nhân viên

-Chương trình, kế hoạch giúp cho công ty đạt được mục tiêu một cách
tương đối chính xác. Chương trình, kế hoạch góp phần đảm bảo tính ổn định
trong hoạt động của công ty.
-Chương trình, kế hoạch giúp tăng tính hiệu quả làm việc của công ty: có
chương trình, kế hoạch tốt sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực cho công
ty trong các hoạt động; có chương trình, kế hoạch tốt sẽ hạn chế được rủi ro
trong quá trình hoạt động. Làm việc theo chương trình, kế hoạch giúp cho công
ty chủ động công việc, biết làm việc gì trước, việc gì sau, không bỏ sót công
việc.
-Chương trình, kế hoạch giúp nhà quản lý chủ động ứng phó với mọi sự
thay đổi trong quá trình điều hành công ty một cách linh hoạt mà vẫn đạt mục
tiêu đã đề ra. Chương trình, kế hoạch giúp cho lãnh đạo công ty phân bổ và sử
dụng hợp lý quỹ thời gian, huy động được các đơn vị giúp việc; bố trí lực lượng
tập trung theo một kế hoạch thống nhất; phốihợp đồng bộ, nhịp nhàng các đơn vị
để thực hiện có hiệu quả những nhiệm vụ đã đề ra. Chương trình, kế hoạch đảm
bảo cho giám đốc công ty điều hành hoạt động được thống nhất, tránh chồng
chéo và mâu thuẫn trong việc lãnh đạo, chỉ đạo, phát huy được trí tuệ của tập thể
lãnh đạo công ty.
-Chương trình, kế hoạch làm cơ sở cho việc kiểm tra, giám sát, đánh giá
mọi hoạt động của công ty

KẾT LUẬN
17


Tóm lại, văn phòng ra đời là một yêu cầu thực tế khách quan của công tác
quản trị của một cơ quan, tổ chức. Quản trị hành chính văn phòng là một nội
dung quan trọng của quản trị cơ quan. Tùy theo quy mô, tính chất, mức độ hoạt
động khác nhau mà văn phòng của các cơ quan, đơn vị được tổ chức khác nhau.
Xuất phát từ thực tế, sự tồn tại của công tác văn phòng là một yếu tố

khách quan. Xây dựng văn phòng mạnh là yếu tố rất quan trọng để giúp cơ quan,
tổ chức đổi mới phương thức lãnh đạo và lề lối làm việc, nâng cao chất lượng và
hiệu quả công tác lãnh đạo.
Chính vì vậy, việc tăng cường xây dựng tổ chức và cải cách hoạt động văn
phòng của cơ quan, tổ chức cần phải quan tâm đặc biệt chú trọng nhận thức thật
đúng đắn về vai trò, quan tâm đúng mức việc chăm lo xây dựng tổ chức, đào tạo,
bồi dưỡng nhân viên văn phòng, chỉ đạo công tác và tạo điều kiện để văn phòng
phát huy tốt vai trò tham mưu giúp lãnh đạo cơ công ty điều hành công việc.
Hơn thế nữa, nhân viên cần am hiểu, tinh thông và áp dụng có hiệu quả
các tác nghiệp của nghiệp vụ hành chính văn phòng sẽ giúp công ty đảm bảo
tính liên tục, ổn định, tập trung và hiện đại trong hoạt động công vụ của mình.
Tất cả các yếu tố của văn phòng đều có vai trò, ý nghĩa vô cùng quan trọng
trong công tác hoạch định trở nên hiệu quả.

TÀI LIỆU THAM KHẢO
- Giáo trình môn “Quản trị học căn bản” – do các tác giả TS. Trần Đăng
18


Thịnh (Chủ biên) , ThS. Nguyễn Thị Hồng, ThS. Phan Thị Thanh Hiền .
- Giáo trình môn “Quản trị văn phòng” – do các tác giả GS. TS. Nguyễn
Thành Độ, ThS.Nguyễn Ngọc Điệp , ThS.Trần Phương Hiền .
- />- />
19