Khảo sát, đánh giá về vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định tại tổng công ty thép việt nam

LỜI CẢM ƠN
Trên thực tế không có sự thành công nào mà không gắn liền với những sự
hỗ trợ, giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác. Với
lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến cô Lâm Thu Hằng giảng viên bộ môn Kỹ năng hoạch định trong Quản trị văn phòng đã cùng với tri
thức và tâm huyết của mình để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em
trong suốt thời gian học tập tại trường. Nếu không có những lời hướng dẫn, dạy
bảo của Cô thì em nghĩ bài thu hoạch này của em rất khó có thể hoàn thiện
được. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn Cô.
Đồng thời em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đối với các anh chị tại
Văn phòng – Tổng công ty Thép Việt Nam đã tạo điều kiện cho em để em có thể
hoàn thành tốt bài tiểu luận này.
Trong quá trình khảo sát, cũng như là trong quá trình làm bài, khó tránh
khỏi sai sót, rất mong các Thầy, Cô bỏ qua. Đồng thời do trình độ lý luận cũng
như kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên bài tiểu luận không thể tránh khỏi
những thiếu sót, em rất mong nhận được ý kiến đóng góp Thầy, Cô để em học
thêm được nhiều kinh nghiệm và sẽ hoàn thành tốt hơn trong những đề tài
nghiên cứu sắp tới.
Em xin chân thành cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Em tên là Nguyễn Thị Quỳnh Anh – sinh viên lớp Đại học liên thông quản
trị văn phòng 15A, em thực hiện đề tài “Khảo sát, đánh giá về vai trò của Văn
phòng trong công tác hoạch định tại Tổng Công ty Thép Việt Nam "
Em xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của em trong thời gian qua.
Những kết quả và các số liệu trong đề tài được thực hiện tại Tổng Công ty Thép
Việt Nam, không sao chép bất kỳ nguồn nào khác. Em xin hoàn toàn chịu trách
nhiệm trước Nhà trường về sự cam đoan này.
Hà Nội, ngày 06 tháng 01 năm 2017
Sinh viên

MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN

MỞ ĐẦU..............................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài.........................................................................................1
2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu...............................................................1
3. Phương pháp nghiên cứu.............................................................................1
4. Lịch sử nghiên cứu......................................................................................2
5. Mục tiêu nghiên cứu....................................................................................2
6. Đóng góp nghiên cứu..................................................................................2
7. Cấu trúc đề tài.............................................................................................2
CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ TỔNG CÔNG TY THÉP VIỆT
NAM.....................................................................................................................3
1.1 Quá trình hình thành và phát triển............................................................3
1.2 Cơ cấu tổ chức...........................................................................................5
CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TRONG
QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG..................................................................................7
2.1. Các khái niệm cơ bản...............................................................................7
2.2. Chức năng của văn phòng........................................................................7
2.3. Ý nghĩa của hoạch định............................................................................8
2.4. Quy trình hoạch định................................................................................8
2.5. Vai trò của hoạch định trong tổ chức.......................................................9
2.6. Vai trò của văn phòng trong hoạch định của cơ quan tổ chức..................9
2.7. Nội dung của hoạch định trong quản trị văn phòng.................................9
2.8. Phân loại hoạch định..............................................................................10
CHƯƠNG III. KHẢO SÁT VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG
TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI TỔNG CÔNG TY THÉP VIỆT NAM................11
3.1. Vai trò trong công tác thu thập các căn cứ.............................................11

3.2. Vai trò trong việc xác định mục tiêu......................................................12
3.3. Vai trò trong công tác xây dựng các giải pháp.......................................13
3.4. Vai trò trong việc tổ chức thực hiện các mục tiêu..................................14
CHƯƠNG IV. GIẢI PHÁP GIÚP VĂN PHÒNG NÂNG CAO HIỆU QUẢ
THỰC HIỆN CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH CHO CƠ QUAN TỔ CHỨC. .17
4.1. Nhận xét và đánh giá..............................................................................17
4.1.1.Ưu điểm................................................................................................17
4.1.2. Nhược điểm.........................................................................................17
4.2. Nguyên nhân..........................................................................................17
4.3. Các giải pháp..........................................................................................18
KẾT LUẬN........................................................................................................20


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Ngày nay, cùng với sự đi lên của đất nước, sự phát triển nhanh và mạnh
của nền kinh tế thị trường là sự ra đời của các cơ quan, tổ chức với những quy
mô lớn, nhỏ và các loại hình kinh doanh đa dạng và phong phú. Mỗi cơ quan, tổ
chức doanh nghiệp đều có những cách tổ chức sắp xếp bộ máy hoạt động riêng
cho phù hợp với tiến trình đi lên hội nhập của doanh nghiệp, tổ chức. Trong bất
cứ một tổ chức, cơ quan doanh nghiệp nào, bộ phận Văn phòng cũng đóng vai
trò vô cùng quan trọng. Tại mỗi cơ quan tổ chức, văn phòng sẽ có những chức
năng nhiệm vụ riêng bên cạnh những chức năng chính như: Chức năng tổng
hợp, chức năng hậu cần, chức năng tham mưu giúp việc,… Ngày nay, cùng với
sự phát triển của văn phòng hiện đại, các chức năng của Văn phòng ngày càng
được coi trọng. Đặc biệt là chức năng hoạch định. Có thể nói công tác hoạch
định là công tác tiền đề tạo nền móng cho việc giải quyết các công việc tại cơ
quan tổ chức 1 cách nhanh chóng, hiệu quả. Làm tốt công tác hoạch định sẽ đảm

bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời những quyết định quản lý. Trên cơ sở
đó ban lãnh đạo đưa ra được những quyết sách đúng đắn đảm bảo có lợi cho
doanh nghiệp. Để tìm hiểu rõ hơn về vai trò của Văn phòng trong công tác
hoạch định tại cơ quan tổ chức, trong quá trình khảo sát tại Tổng Công ty Thép
Việt Nam em xin đưa ra đề tài: " Khảo sát, đánh giá về vai trò của Văn phòng
trong công tác hoạch định tại Tổng Công ty Thép Việt Nam "
2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác hoạch định, Vai trò của Văn phòng
trong công tác hoạch định.
- Phạm vi nghiên cứu: Văn phòng - Tổng Công ty Thép Việt Nam
3. Phương pháp nghiên cứu
Việc nghiên cứu đề tài được tiến hành bằng các phương pháp:
- Phương pháp quan sát;
- Phương pháp sưu tầm, thống kê số liệu;
1


- Phương pháp phân tích lý luận;
4. Lịch sử nghiên cứu
Tại Tổng công ty thép Việt Nam hiện nay chưa có đề tài nghiên cứu nào
liên quan đến công tác hoạch định và vai trò của văn phòng trong công tác hoạch
định.
5. Mục tiêu nghiên cứu
- Mục tiêu chung: Cung cấp các thông tin về vai trò của văn phòng trong
công tác hoạch định và đưa ra các nhóm giải pháp nâng cao vai trò của văn
phòng trong công tác hoạch định tại Tổng Công ty Thép Việt Nam
- Mục tiêu cụ thể:
Khảo sát, đánh giá về vai trò của Văn phòng trong công tác hoạch định
tại Tổng Công ty Thép Việt Nam;
Đánh giá các ưu điểm, hạn chế và đưa ra các giải pháp nhằm khắc phục

các hạn chế trong vai trò của Văn phòng trong công tác hoạch định cho Công ty
6. Đóng góp nghiên cứu
- Ý nghĩa lý luận:
Nghiên cứu đề tài này sẽ góp phần bổ sung thêm cơ sở lý luận và thực
tiễn của vấn đề vai trò của Văn phòng trong công tác hoạch định của Tổng Công
ty Thép Việt Nam nói riêng và trên cả nước nói chung
- Ý nghĩa thực tiễn:
Làm rõ vai trò của Văn phòng trong công tác hoạch định tại Tổng công ty
Là tư liệu tham khảo có thể ứng dụng vào thực tiễn, góp phần nâng cao
hiệu quả trong công tác hoạch định của Tổng Công ty và các đơn vị doanh
nghiệp khác.
7. Cấu trúc đề tài
Ngoài các phần: Lời cam đoan, Lời cảm ơn, Mở đầu, Tài liệu tham khảo,
Phụ lục, Kết luận, thì bố cục của bài gồm có 04 chương như sau:
Chương 1: Giới thiệu chung về Tổng công ty Thép Việt Nam
Chương 2: Cơ sở lý luận về công tác hoạch định
Chương 3: Vai trò của Văn phòng trong công tác Hoạch định tại Tổng
2


công ty Thép Việt Nam
Chương 4: Một số kiến nghị và giải pháp nâng cao vai trò của Văn
phòng trong công tác hoạch định tại Tổng công ty thép Việt Nam
CHƯƠNG 1
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ TỔNG CÔNG TY THÉP VIỆT NAM
1.1 Quá trình hình thành và phát triển
- Tổng công ty Kim khí được thành lập vào những năm đầu của thập kỷ
70 thế kỷ trước với nhiệm vụ tiếp nhận và cung ứng vật tư kim khí trong toàn
quốc. Do chuyển đổi mô hình quản lý, vào những năm 80 của thế kỷ XX, Nhà
nước đã giải thể Tổng công tay để thành lập các Xí nghiệp liên hiệp thuộc Bộ

Vật tư. Năm 1985, thực hiện chủ trương của Chính phủ về tổ chức kinh doanh
cung ứng vật tư theo Nghị định số 204-HĐBT ngày 11/7/1985, Bộ Vật tư có
Quyết định số 422/VT-QĐ ngày 13/9/1985 thành lập Tổng công ty Kim khí trực
thuộc Bộ Vật tư. Cuối năm 1990, Công ty Vật tư Thứ liệu Trung ương thuộc Bộ
Vật tư được sáp nhập vào Tổng công ty Kim khí theo Quyết định số 1278
TN/TCCB của Bộ Thương nghiệp. Tổng công ty Kim khí là tổ chức quản lý
kinh doanh ngành hàng kim khí của cả nước, hoạt động theo chế độ hạch toán
kinh tế, có trụ sở đặt tại số 55B, phố Hàng Cót, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội.
- Ngày 30/5/1990, Bộ Công nghiệp nặng có Quyết định số 128/CNNg-TC
thành lập Tổng công ty Thép trên cơ sở tổ chức, sắp xếp các đơn vị khai thác,
tuyển luyện các loại khoáng sản kim loại đen và các đơn vị nghiên cứu, đào tạo,
dịch vụ về lĩnh vực luyện kim đen thuộc Bộ Công nghiệp nặng, trụ sở đặt tạm
thời tại số 6- phố Phạm Ngũ Lão, Hoàn Kiếm, Hà Nội.
- Ngày 10/11/1993, Thủ tướng Chính phủ có Quyết định số 549/TTg
chuyển Tổng công ty Kim khí từ Bộ Thương mại về Bộ Công nghiệp nặng quản
lý từ ngày 01 tháng 01 năm 1994, đến ngày 04 tháng 7 năm 1994 hợp nhất với
Tổng công ty Thép thành Tổng công ty Thép Việt Nam.
- Trên cơ sở đó, ngày 29 tháng 4 năm 1995, Thủ tướng Chính phủ ký
Quyết định số 255/TTg thành lập Tổng công ty Thép Việt Nam. Tên giao dịch
3


quốc tế là VIETNAM STEEL CORPORATION, viết tắt là VSC, trụ sở chính đặt
tại D2, phố Tôn Thất Tùng, Đống Đa, Hà Nội. Đến năm 1997 Tổng công ty
chuyển trụ sở số 91, phố Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội.
- Tổng công ty Thép Việt Nam là một trong 17 Tổng công ty 91 được Thủ
tướng Chính phủ thành lập và hoạt động theo mô hình Tổng công ty Nhà nước
quy định tại Luật doanh nghiệp Nhà nước năm 1995. Mục tiêu của Tổng công ty
Thép Việt Nam là xây dựng và phát triển mô hình kinh doanh đa ngành trên cơ
sở sản xuất và kinh doanh thép làm nền tảng.

- Theo quyết định thành lập, Tổng công ty Thép Việt Nam hoạt động kinh
doanh chủ yếu trên các lĩnh vực như khai thác quặng sắt, than mỡ, nguyên liệu
trợ dung; sản xuất gang, thép và các kim loại, sản phẩm thép; xuất nhập khẩu
thép, vật tư thiết bị và trang thiết bị luyện kim, chuyển giao công nghệ và hỗ trợ
kỹ thuật; thiết kế, chế tạo, thi công xây lắp trang thiết bị công trình luyện kim và
xây dựng dân dụng; kinh doanh khách sạn, nhà hàng và vật tư tổng hợp; đào tạo
nghề, nghiên cứu khoa học công nghệ; đầu tư, liên doanh, liên kết kinh tế và hợp
tác lao động với nước ngoài.
- Hệ thống VNSTEEL gồm các đơn vị có quan hệ mật thiết về lợi ích kinh
tế, tài chính, công nghệ, cung ứng, dịch vụ, thông tin, tiêu thụ, đào tạo, nghiên
cứu, xuất nhập khẩu, tiếp thị; có các nhà máy sản xuất, cơ sở khai thác mỏ,
mạng lưới kinh doanh và dịch vụ, viện nghiên cứu, trường học.... trong phạm vi
toàn qốc và hoạt động chủ yếu trong ngành thép. Hiện tại, các doanh nghiệp
trong hệ thống VNSTEEL cung cấp trên 50% nhu cầu thép xây dựng và 30%
thép cán nguội trong nước.
- Với tiêu chí chất lượng sản phẩm và dịch vụ hàng đầu, trong những năm
qua VNSTEEL đã không ngừng đầu tư mới, thay thế các thiết ị lạc hậu bằng các
thiết bị công nghệ, thiết bị tiên tiến để nâng cao chất lượng sản phẩm.
VNSTEEL đang sở hữu nhiều công nghệ, thiết bị hiện đại nhất trong nước và
ngang tầm với các quốc gia khác trên thế giới. VNSTEEL luôn đảm bảo các sản
phẩm sản xuất ra đáp ứng đủ nhu cầu trong nước cũng như xuất khẩu đạt tiêu
chuẩn quốc gia, quốc tế.
4


- Định hướng chiến lược phát triển đến năm 2015, tầm nhìn 2025
VNSTEEL sẽ trở thành Tổng Công ty Thép liên hợp hàng đầu Việt Nam đa
ngành nghề, đa sở hữu trên cơ sở chủ đạo là kinh doanh các sản phẩm thép, giữ
vai trò chủ lực trong ngành thép Việt Nam nói riêng và nền kinh tế Việt Nam nói
chung. Cùng với việc phát triển thị trường nhằm giữ vững vị trí hàng đầu trong

lĩnh vực sản xuất thép tại Việt Nam cũng như trong khu vực, VNSTEEL chú
trọng đầu tư để phát triển bền vững; đồng thời cam kết bảo vệ môi trường và sử
dụng hợp lý nguồn tài nguyên quốc gia; quan tâm đến lợi ích chung của cộng
đồng góp phần thiết thực vào sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước.
- Ngày thành lập Tổng công ty theo mô hình Tổng công ty 91 (29/4 hàng
năm) được Hội đồng quản trị Tổng công ty chọn làm ngày kỷ niệm thành lập
Tổng công ty Thép Việt Nam.
1.2 Cơ cấu tổ chức

ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ
ĐÔNG

HÔI ĐỒNG QUẢN
TRỊ

THƯ KÝ TỔNG
CÔNG TY

BAN KIỂM SOÁT
BAN TỔNG GIÁM ĐỐC

VĂN PHÒNG

B. QUẢN LÝ ĐẦU TƯ

B. KẾ HOẠCH THỊ
TRƯỜNG

5

BAN TỔ CHỨC NHÂN
SỰ

BAN TÀI CHÍNH - KẾ
TOÁN

B. KỸ THUẬT

B.THANH TRA PHÁP
CHẾ


CÔNG TY CON

ĐƠN VỊ PHỤ THUỘC

CÔNG TY LIÊN KẾT

TIỂU KẾT
Tổng công ty Thép Việt Nam là một doanh nghiệp lớn, có thâm niên trong
lĩnh vực kinh doanh. Bộ máy cơ cấu tổ chức của Tổng công ty thép Việt Nam
được tổ chức sắp xếp khoa học tạo sự thuận lợi trong việc hoạt động và quản lý,
thu hút được nhiều nhân lực chất lượng cao. Bên cạnh đó tổng công ty còn luôn
chú trọng việc cải tiến nâng cao chất lượng kinh doanh và nguồn nhân lực.

6


7

CHƯƠNG II:
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ VĂN
PHÒNG
2.1. Các khái niệm cơ bản
Khái niệm hoạch định : Hoạch định là quá trình xác định và lựa chọn
mục tiêu của tổ chức và vạch ra những hành động cần thiết để đối phó với sự
thay đổi và tính không chắc chắn để đạt được mục tiêu.
Khái niệm Văn phòng :Là một bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan
đơn vị, là nơi thu thập cung cấp truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản
lí, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho các
hoạt động của mỗi cơ quan tổ chức
2.2. Chức năng của văn phòng
- Tham mưu – tổng hợp: Tư vấn đóng góp ý kiến cho lãnh đạo, thống kê
xử lí và tập hợp nhiều vẫn đề.
Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Người quản
lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động
của họ một cách nhịp nhàng, khoa học. Muốn vậy đòi hỏi người quản lý phải
tinh thông nhiều lính vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính
xác kịp thời mọi vấn đề…Điều đó vượt quá khả năng hiện thực của các nhà
quản lý. Do đó, đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết
là công tác tham mưu tổng hợp. Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần
tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất.
chủ thể làm công tác tham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập
thể tồn tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý. Trong thực tế, các cơ quan, đơn
vị thường đặt bộ phận tham mưu tại văn phòng để giúp cho công tác này được
thuận lợi. để có ý kiến tham mưu, văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên
trong và bên ngoài, phân tích, quản lý sử dụng các thông tin đó theo những
nguyên tắc trình tự nhất định.
Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ

8


thể làm tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu như công
nghệ, tiếp thị, tài chính, kế toán…
Cách thức tổ chức này cho phép tận dụng khả năng của các chuyên giá ở
từng lĩnh vực chuyên môn song cũng có lúc làm tản mạn nội dung tham mưu,
gây khó khăn trong việc hình thành phương án điều hành tổng hợp. Để khắc
phục tình trạnh này, văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ
các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất trình
hoặc đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp trên cơ sở các
phương án riêng biệt của các bộ phận nghiệp vụ. Như vậy văn phòng vừa là nơi
thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp các ý kiến
của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị
- Chức năng hậu cần:
Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất
như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ. văn phòng là bộ phận cung cấp, bố
trí, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có hiệu quả.
Đó là chức năng hậu cần của văn phòng. Quy mô và đặc điểm của các phương
tiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các
cơ quan, đơn vị. chi phí thấp nhất với hiệu quả cao nhất là phương châm hoạt
động của công tác văn phòng. Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh
đạo thông qua ba chức năng quan trọng trên đây. Các chức năng này vừa độc
lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải
tồn tại văn phòng ở mỗi cơ quan, đơn vị.
2.3. Ý nghĩa của hoạch định
Hoạch định thiết lập ra những cơ sở và định hướng cho các công việc của
cơ quan tổ chức.
Giúp người thực hiện chủ động đối phó với mọi sự không ổn định trong
tương lai liên quan đến công việc, tối thiểu hóa các bất trắc của tương lai, tập

trung hoạt động để hướng về mục tiêu, giảm thiểu chi phí để gia tăng hiệu quả.
2.4. Quy trình hoạch định
9


- Xác định mục tiêu
+Phân tích các căn cứ
+Xác lập mục tiêu dự kiến và đánh giá tính khả thi
+Ấn định mục tiêu
-Lựa chọn giải pháp đạt mục tiêu
+Xác định nội dung công việc
+Xác định đối tượng thực hiện mục tiêu
+Lựa chọn thời gian địa điểm
+Xác định nguồn lực, giải pháp kiểm soát
2.5. Vai trò của hoạch định trong tổ chức
Hoạch định là công cụ đắc lực trong việc phối hợp nỗ lực của các thành
viên trong một cơ quan. Hoạch định cho biết hướng đi của cơ quan, tổ chức đó
Hoạch định có tác dụng là giảm tính bất ổn định của cơ quan, tổ chức
Hoạch định giảm được sự chồng chéo và những hoạt động lãng phí
Hoạch định làm tăng hiệu quả của cá nhân và tổ chức. Nhờ hoạch định mà
một tổ chức có thể nhận ra và tận dụng cơ hội của môi trường để giúp các nhà
quản trị ứng phó với sự bất định và thay đổi của các yếu tố môi trường
Nhờ có hoạch định mà một tổ chức có thể phát triển tinh thần làm việc tập
thể. Khi mỗi người trong tập thể cùng nhau hành động và đều biết rằng mình
muốn đạt cái gì, thì kết quả đạt được sẽ cao hơn
Hoạch định giúp tổ chức có thể thích nghi được với sự thay đổi của môi
trường bên ngoài, do đó có thể định hướng được số phận của tổ chức
Hoạch định thiết lập nên những tiêu chuẩn tạo điều kiện cho công tác
kiểm tra.
2.6. Vai trò của văn phòng trong hoạch định của cơ quan tổ chức

-Văn phòng có vai trò quan trọng trong công tác thu thập các căn cứ cho
việc hoạch định những kế hoạch của cơ quan tổ chức .
-Vai trò trong việc trong việc xác định các mục tiêu của cơ quan
-Vai trò trò trong công tác xây dựng và đưa ra các giải pháp cho kế hoạch
10


-Vai trò trong công tác tổ chức thực hiện mục tiêu của cơ qua tổ chức.
2.7. Nội dung của hoạch định trong quản trị văn phòng
-Hoạch định chức năng nhiệm vụ của văn phòng
-Hoạch định cơ cấu tổ chức của văn phòng
-Hoạch định nhân sự cho hoạt động văn phòng
-Hoạch định công việc cho hoạt động văn phòng
-Hoạch định các nguồn thông tin cho hoạt động của cơ quan
-Hoạch định các mối quan hệ phối hợp công việc của văn phòng
-Hoạch định tài chính cho hoạt động văn phòng
-Hoạch định cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan văn phòng
2.8. Phân loại hoạch định
-Phân loại theo thời gian
+Hoạch định dài hạn
+ Hoạch định ngắn hạn
-Theo tính chất quan trọng của mục tiêu
+Hoạch định chiến lược
+Hoạch định nghiệp vụ
-Theo vấn đề hoạt động
+Hoạch định nhân sự
+Hoạch định tài chính
+Hoạch định công việc
+Hoạch định cơ sở vật chất
+Hoạch định thông tin

+Hoạch định các mối quan hệ

11


CHƯƠNG III
KHẢO SÁT VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH
ĐỊNH TẠI TỔNG CÔNG TY THÉP VIỆT NAM
3.1. Vai trò trong công tác thu thập các căn cứ
Các căn cứ là cơ sở tiền đề cho việc tiến hành công tác hoạch định. Tất cả
các loại hoạch định nếu cần đến căn cứ. Căn cứ của công tác hoạch định là các
thông tin cần thiết để có thể tiến hành được hoạch định bao gồm các căn cứ pháp
lý, căn cứ khoa học và căn cứ thực tiễn. Chuyên viên phòng chính là người có
trách nhiệm thu thập các căn cứ đó. Để có thể làm tốt công tác thu thập tài liệu,
cán bộ văn phòng cần làm tốt những việc sau:
- Xác định tầm quan trọng của các căn cứ .
Để thực hiện bất cứ bất công việc gì của cơ quan tổ chức cũng cần rất
nhiều thông tin, thông tin đáp ứng cho hoạt động thực tiễn, giải quyết nhiệm vụ
của cơ quan tổ chức, làm căn cứ để xây dựng các kế hoạch, từ các đặc tính của
công việc, cơ cấu tổ chức, nhân sự, tài chính, lịch trình công tác, các buổi họp,
kế hoạch ngắn hạn và dài hạn của cơ quan.
Đặc biệt, việc thu thập các căn cứ có vai trò quan trọng trong hoạch định
công việc trong cơ quan tổ chức, thể hiện trên các phương diện như:
- Cung cấp dữ liệu để lập kế hoạch, xác định mục tiêu.
- Xây dựng các phương án, giải pháp cho hoạch định
- Các phương án đề phòng rủi ro trong quá trình thực hiện công việc
- Tiến trình thực hiện công việc.
Nguồn căn cứ cũng cần phải được xác minh và chọn lọc
Thu thập các căn cứ cho hoạch định là giai đoạn đầu tiên trong quá trình
tổ chức thực hiện hoạch định công việc của văn phòng cơ quan, những căn cứ

12


xuất phát từ nội bộ cơ quan,như thông tin nội bộ hoặc là thông tin bên ngoài,
những căn cứ đánh giá giá trị pháp lí của thông tin.
- Tập hợp các các căn cứ thu được thực hiện kiểm tra độ chính xác và tiến
hành lựa chọn làm căn cứ cho việc hoạch định, đưa những căn cứ hợp lí và có
giá trị nhất vào hoạch định.
Tùy vào nội dung và quy mô của hoạch định mà cán bộ văn phòng sẽ lựa
chọn các căn cứ cho phù hợp.
Qua quá trình quan sát, tôi thấy việc hoạch định trong công tác thu thập
căn cứ của văn phòng Tổng công ty thép Việt Nam được thực hiện nghiêm túc,
cụ thể, rõ ràng. Xác định được tầm quan trọng của việc thu thập căn cứ cho quá
trình hoạch nên lãnh đạo Văn phòng luôn chú trọng quan tâm. Việc thu thập căn
cứ được giao cho cán bộ cho trình độ chuyên môn nghiệp vụ.
3.2. Vai trò trong việc xác định mục tiêu
Văn phòng cơ quan thực hiện nghiên cứu và phân tích các căn cứ hoạch
định sao cho đảm bảo tính phù hợp để đưa vào làm căn cứ xác định mục tiêu.
Tất cả các công việc trong đó có cả hoạch định đều cần phải có mục tiêu. Trước
khi bắt đầu bắt tay vào hoạch định một công việc nào đó, cán bộ văn phòng đều
phải xác định mục tiêu của hoạch định. Xác định mục tiêu sẽ giúp cán bộ văn
phòng đi đúng hướng, tránh hoạch định sai lầm, giúp công tác hoạch định đạt
được hiệu quả tối đa.
Đồng thời mục tiêu là căn cứ để đánh giá và phân tích công tác hoạch
định. Chính vì có tầm quan trọng như vậy nên việc xác định mục tiêu cần được
đặc biệt quan tâm.
Cán bộ văn phòng căn cứ vào yêu cầu công việc mà xác định các mục tiêu
cho hoạch định. Mỗi hoạch định sẽ có mục tiêu khác nhau. Việc văn phòng tham
mưu cho công tác hoạch định mục tiêu của cơ qaun, doanh nghiệp sẽ góp phần
vào việc lựa chọn được mục tiêu đúng đắn, phù hợp, tránh mắc phải việc lựa

chọn mục tiêu sai lầm, xa rời với thực tế; Vạch ra hướng đi cụ thể giúp doanh
nghiệp thực hiện đúng nhiệm vụ, chức năng của mình và hoạch định mục tiêu
13


phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn cho các hoạt động, công tác có liên quan trong
toàn Tổng công ty.
Trong công việc xác định mục tiêu thì đánh giá mục tiêu là bước quan
trọng, giúp cơ quan có thể xác định được những mục tiêu tối ưu nhất và vạch ra
những công việc có thể được thực hiện. Thay vì đặt ra những mục tiêu thiếu rõ
ràng, việc đánh giá các mục tiêu, xác định mục tiêu cụ thể giúp cho cơ quan có
được những chiến lược tối ưu và sát với thực tế hơn.
Sau khi đã xác định được mục tiêu, Văn phòng sẽ chịu trách nhiệm đánh
giá các mục tiêu, xác định đâu là muc tiêu chính, mục tiêu quan trọng, mục tiêu
trọng tâm. Từ đó làm cơ sở để chọn ra các mục tiêu phù hợp nhất với hoạch định
cần làm.
3.3. Vai trò trong công tác xây dựng các giải pháp
Xây dựng các giải pháp là một khâu hết sức quan trọng trong quá trình
hoạch định, nó cũng như việc vẽ ra một cách đích và việc xây dựng giải pháp là
cách mà cơ quan, tổ chức xây dựng con đường lập trình các bước để đi qua con
đường tìm về cái đích đã được xác định trước đó. Con đường lựa chọn đi trên
cái đích chính là phương pháp thực hiện công việc để đi đến mục tiêu, vậy nếu
phương pháp được lựa chọn và xây dựng đúng đắn, phù hợp thì sẽ mang lại hiệu
quả cao nhất cho tổ chức, tổ chức đó đạt được mục tiêu cuối cùng.
Xây dựng các giải pháp cho hoạch định không loại trừ việc dự báo những
rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện công việc. Các giải pháp để giải
quyết hoặc có thể tránh được rủi ro được Văn phòng cơ quan lựa chọn.
Các bước để xây dựng được các giải pháp hiệu quả mà cán bộ văn phòng
cần làm bao gồm:
- Xác định tầm quan trọng của việc xây dựng các giải pháp trong hoạch

định
- Nghiên cứu, phân tích các thông tin liên quan đến hoạch định để xây
dựng giải pháp
- Xây dựng và lựa chọn các giải pháp tối ưu
14


Văn phòng cơ quan sau khi thực hiện nghiên cứu tìm hiểu các thông tin
liên quan đến công việc cần hoạch định thì tổ chức tổng hợp các thông tin có giá
trị và dựa vào đó để xây dựng những giải pháp hiệu quả cho kế hoạch của cơ
quan .
Việc xây dựng các giải pháp cần dựa trên căn cứ thực tiễn để đem lại hiệu
quả cao nhất, cán bộ văn phòng dùng các nghiệp vụ chuyên môn xây dựng nên
các giải pháp phù hợp.
Ví dụ như để thực hiện công tác hoạch định nhân sự cho cơ quan thì văn
phòng phải thu thập các thông tin quan trọng liên quan đến công tác hoạch định
nhân sự sắp tới. Thông tin về: Thuyên chuyển, thăng chức, giáng chức, tuyển
mộ tuyển chọn..
Tại Văn phòng tổng công ty thép Việt Nam, việc xây dựng giải pháp luôn
đi liền với việc xác định mục tiêu. Song song với việc xác định mục tiêu, các
cán bộ văn phòng sẽ đề ra các phương án giải quyết. Như vậy hiệu quả công
việc sẽ tăng đáng kể. Đây là một bước mới và sáng tạo của Văn phòng Tổng
công ty thép Việt Nam mà ít có văn phòng nào làm được.
3.4. Vai trò trong việc tổ chức thực hiện các mục tiêu.
Để tổ chức và thực hiện mục tiêu của cơ quan một cách hiệu quả thì trước
hết việc xác định được mục tiêu đúng đắn phù hợp là quan trọng nhất, khi xác
định được mục tiêu tiên quyết có nghĩa là đã vạch đường mũi tên để đi đến cái
đích cuối cùng, bên cạnh đó là cách giải pháp để thực hiện mục tiêu, giải pháp
đúng đắn sẽ đem lại kết quả tốt nhất mà không mất thời gian, tiền của công sức
quá nhiều.

Để tổ chức thực hiện mục tiêu tốt cần phải có được bản kế hoạch thật chi
tiết cụ thể về những công việc cụ thể cần làm trước và những công việc cần làm
sau, hay nói cách khác là quy trình để tổ chức thực hiện mục tiêu nó.
Một yếu tố quan trọng nữa là việc phân công công việc để thực hiện, phân
công công việc sẽ giúp cho cá nhân, bộ phận, phòng ban định hình được những
công việc của mình phải làm cũng như tiến độ thực hiện công việc ra sao .
15


Để tổ chức thực hiện các mục tiêu đạt hiệu quả, cán bộ văn phòng cần
thực hiện tốt các bước sau:
- Xác định những công việc cần phải thực hiện để đạt được mục tiêu
- Tổ chức xác định nội dung công việc
- Xác định cách thức thực hiện các công việc
- Xác định nguồn lực thực hiện mục tiêu
- Xác định đối tượng, địa điểm và thời gian
- Xác định phương pháp kiểm tra đánh giá
Văn phòng cơ quan tổ chức thực hiện việc thu thập thông tin liên quan
đến công tác hoạch định của cơ quan để xây dựng các giải pháp hiệu quả và phù
hợp nhất để đưa vào thực hiện. Việc thu thập thông tin được văn phòng cơ quan
thực hiện từ rất nhiều nguồn khác nhau như đọc báo cáo, tham dự cuộc họp, các
thông tin thu thập được phân tích xử lý để xác định những cơ hội hoặc những
vấn đề cần giải quyết hoặc để có một sự hiểu biết đầy đủ về đặc tính của công
việc trước khi đưa ra giải pháp hoạch định.
Đối với mỗi mục tiêu khác nhau thì cách thức tổ chức thực hiện sẽ khác
nhau.

16

TIỂU KẾT
Như vậy, có thể thấy văn phòng có những vai trò quan trọng không thể
thiếu trong việc hoạch định công việc của cơ quan tổ chức, văn phòng xây dựng
căn cứ hoạch định, xây dựng các mục tiêu, giải pháp để thực hiện mục tiêu, và
trong việc tổ chức thực hiện mục tiêu sao cho hiệu quả. Giúp tham mưu cho lãnh
đạo, giảm bớt gánh nặng công việc cho lãnh đạo, giúp rà soát kiểm soát việc
thực hiện mục tiêu đi đúng hướng, góp phần không nhỏ vào việc hoàn thành các
mục tiêu lớn nhỏ của cơ quan.

17


CHƯƠNG IV
GIẢI PHÁP GIÚP VĂN PHÒNG NÂNG CAO HIỆU QUẢ THỰC HIỆN
CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH CHO CƠ QUAN TỔ CHỨC

4.1. Nhận xét và đánh giá
4.1.1.Ưu điểm
Qua quá trình khảo sát tại tổng công ty thép Việt Nam về vai trò của của
Văn phòng trong công tác hoạch định, em có một số nhận xét về ưu điểm như
sau:
Văn phòng Tổng công ty là bộ phận năng nổ và có nhiều những sáng tạo
trong tổ chức các công việc hoạt động của cơ quan, bên cạnh đó tiến độ làm việc
cũng như năng lực của chuyên viên trong phòng rất tốt.
Công tác hoạch định của Văn phòng được tiến hành đúng với pháp luật:
Khi tiến hành hoạch định, văn phòng căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp
luật nên độ chính xác cao và tín pháp lý cao.
Văn phòng đã phát huy hiệu quả vai trò của mình trong công tác hoạt định
để tận dụng tối đa có nguồn lực của cơ quan, khai thác triệt để các thế mạnh của
cơ quan.

4.1.2. Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm kể trên, công tác hoạch định tại UBND tỉnh Bắc
Ninh còn mắc phải những nhược điểm như sau:
18


Một số lần hoạch định nhầm mục tiêu và không sát thực tế
Một số lần hoạch do chủ quan và không đánh giá được mục tiêu nên dẫn
đến việc hoạch định sai làm ảnh hưởng tới mục tiêu và kết quả, tuy nhiên nó
không quá nghiêm trọng
Trình độ chuyên môn của các chuyên viên văn phòng còn những hạn chế
nhất định.
4.2. Nguyên nhân.
Qua tìm hiểu, tôi nhận thấy được một số nguyên nhân dẫn đến các nhược
điểm như sau:
Một bộ phận cán bộ còn chưa có nhận thức sâu sắc về tầm quan trọng của
công tác hoạch định đối với hoạt động chung của toàn cơ quan.
Việc giám sát kiểm tra công tác hoạch định còn chưa hiệu quả
Trình độ chuyên môn của 1 bộ phận cán bộ còn hạn chế, thiếu tính linh
hoạt sáng tạo, từ đó hạn chế tầm nhìn trong công tác hoạch định.
4.3. Các giải pháp
Qua việc quan sát, nhận thức vấn đề, tôi xin đưa ra một số giải pháp sau:
Văn phòng cần phải nâng cao hơn vai trò của mình trong việc xác định
cách thức thực hiện công việc, bởi vì cách thức thực hiện một công việc sẽ quyết
định một phần lớn thành quả của công việc đó.
Cần tổ chức xác định các cách thức thực hiện công việc sao cho phù hợp
nhất và đảm bảo mang lại hiệu quả.
Bên cạnh đó nâng cao chất lượng công tác chuyên môn của cán bộ văn
phòng trong công tác hoạch định.
Xây dựng các nguyên tắc hoạch định tại cơ quan.

19


TIỂU KẾT
Là 1 doanh nghiệp lớn nên Tổng công ty thép Việt Nam đã chú trọng
nhiều đến công tác hoạch đinh. Qau khảo sát có thể dễ dàng nhận thấy những
ueu điểm trong công tác này, tuy nhiên bên cạnh đó do nhiều nguyên nhân mà
vẫn còn tồn tại 1 số nhược điểm. Để làm tốt vai trò của văn phòng trong công
tác hoạch định thì văn phòng cần phải tổ chức thực hiện các biện pháp nhằm
nâng cao vai trò của mình hơn nữa giúp cơ quan, tổ chức có được những hoạch
định một cách thành công và hiệu quả nhất. Nâng cao vai trò của văn phòng cụ
thể qua việc tổ chức thực hiện các mục tiêu thật hiểu quả , xác định nội dung của
hoạch định và những công việc cần phải làm.

20


KẾT LUẬN
Hoạch định công việc được xem là một việc quan trọng đầu tiên không
thể thiếu khi thi tiến hành tổ chức các hoạt động, công việc của cơ quan. Bởi vì
đó là sự định hướng cho toàn bộ công việc cần thực hiện để đạt mục tiêu của
mình đề ra. Công tác hoạch định giúp chỉ ra cách thức của từng công việc,từng
nhiệm vụ cho từng bộ phận hay từng cá nhân thực hiện . Nếu công tác hoạch
định của cơ quan được thực hiện tốt thì điều đó cũng có nghĩa là cơ quan đã
hoàn thành một phần công việc của mình.
Trên thực tế là các công việc của cơ quan không thể được thực hiện bằng
sự cảm nhận chủ quan của bất cứ cá nhân nào trước một loạt các vấn đề phát
sinh trong công việc mà nó đòi hỏi phải có sự tính toán, xem xét, phân tích các
yếu tố ảnh hưởng một cách có khoa học. Từ đó đưa ra các giải pháp để giải

quyết các vấn đề. Các giải pháp này đóng vai trò tháo gỡ các khó khăn và tìm
các yếu tố thuận lợi giúp cơ quan thực hiện có hiệu quả các hoạt động quản lí,
điều hành, xử lí giải quyết công việc. Hoạch định giúp cho cơ quan loại bỏ các
rủi ro ảnh hưởng tới kết quả hoạt động của cơ quan. Đồng thời từ việc hoạch
định cơ quan có thể khai thác được các cơ hội, các hướng đi có hiệu quả.
Qua việc khảo sát thực tế vai trò của văn phòng cơ quan trong quá trình tổ
chức hoạch định của Tổng công ty thép Việt Nam tôi nhận thấy để làm tốt được
21