Khảo sát, đánh giá về vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định tại ủy ban nhân dân huyện đông anh

LỜI CAM ĐOAN
Em thực hiện bài tập này với đề tài “ Khảo sát, đánh giá về vai trò của văn
phòng trong công tác hoạch định tại Ủy ban nhân dân huyện Đông Anh” .
Em xin cam đoan đây là toàn bộ nội dung em thu thập được trong quá
trình em khảo sát tại UBND huyện Đông Anh. Em xin chịu hoàn toàn trách
nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong bài báo cáo này.
Hà Nội, ngày 11 tháng 12 năm 2016


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài này, trong quá trình khảo sát và thu thập tổng hợp
thông tin, em đã nhận được sự giúp đỡ tận tình từ các cán bộ, nhân viên trong
văn phòng UBND huyện Đông Anh.
Nhân đây, cũng cho phép em được bày t ỏ lòng biết ơn đến thầy Nguyễn
Hữu Danh, giảng viên giảng dạy chính môn “Kỹ năng hoạch định trong quản trị
văn phòng” bởi thầy đã dạy cho bản thân em nói riêng cũng như các bạn sinh
viên lớp Cao đẳng QTVP nói chung rất nhiều kiến thức bổ ích trong các bài
giảng. Giúp chúng em có vốn kiến thức để hoàn thành đề tài này.
Em xin chân thành cảm ơn!


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................2
MỤC LỤC............................................................................................................3
DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT..................................................................6
A. LỜI MỞ ĐẦU.................................................................................................1
1.Lý do chọn đề tài..............................................................................................................................1
2.Lịch sử nghiên cứu...........................................................................................................................2

3.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu...................................................................................................2
4.Phương pháp nghiên cứu................................................................................................................3
5.Bố cục của đề tài..............................................................................................................................3

B. NỘI DUNG......................................................................................................5
CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH
TRONG VĂN PHÒNG.......................................................................................5
1.Khái niệm, ý nghĩa, vai trò của hoạch định.....................................................................................5
1.1.Khái niệm hoạch định...................................................................................................................5
1.2.Ý nghĩa của hoạch định.................................................................................................................5
1.3.Vai trò của hoạch định..................................................................................................................6
2.Các căn cứ, các loại, các hình thức và phương pháp hoạch định...................................................7
1.4.Các căn cứ hoạch định..................................................................................................................7
1.4.1.Căn cứ vào chủ trương , đường lối chính sách của Đảng, Nhà nước và cơ quan....................7
1.4.2.Căn cứ vào chương trình, kế hoạch dài hạn của cơ quan.........................................................7
1.4.3.Căn cứ vào yêu cầu thực tế đặt ra trong từng giai đoạn lịch sử tương ứng với chức năng,
nhiêm vụ, quyền hạn của cơ quan......................................................................................................7
1.4.4.Căn cứ vào nguồn lực thực tế của cơ quan...............................................................................7
1.4.5.Căn cứ vào các yếu tố bên ngoài...............................................................................................7
1.5.Các loại hoạch định.......................................................................................................................8
1.5.1.Hoạch định mục tiêu..................................................................................................................8


1.5.2.Hoạch định chiến lược...............................................................................................................8
1.5.3.Hoạch định chiến thuật.............................................................................................................8
1.5.4.Hoạch định tác nghiệp...............................................................................................................8
1.5.5.Hoạch định thời gian..................................................................................................................8
1.6.Các hình thức hoạch định.............................................................................................................8
1.6.1.Hoạch định từ trên xuống dưới.................................................................................................8
1.6.2.Hoạch định từ dưới lên trên......................................................................................................8

1.6.3.Hoạch định theo quy trình hai xuống một lên..........................................................................9
1.7.Các phương pháp hoạch định.......................................................................................................9
1.7.1.Xác định mục tiêu yêu cầu.........................................................................................................9
1.7.2.Xác định nội dung công việc......................................................................................................9
1.7.3.Xác định đối tượng, địa điểm và thời gian................................................................................9
1.7.4.Xác định cách thức thực hiện..................................................................................................10
1.7.5.Xác định phương pháp kiểm tra, kiểm soát............................................................................10
1.7.6.Xác định nguồn lực thực hiện..................................................................................................10

CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH
ĐỊNH TẠI UBND HUYỆN ĐÔNG ANH........................................................10
2.Vai trò của văn phòng trông công tác hoạch định chức năng nhiệm vụ......................................10
2.1.Vài nét về huyện Đông Anh.........................................................................................................10
2.2.Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng.........................................................................................11
3. Hoạch định chức năng nhiệm vụ của văn phòng.........................................................................13
3.1. Xác định mục tiêu.......................................................................................................................13
3.2. Chức năng...................................................................................................................................14
3.3Các phương pháp để đạt được mực tiêu....................................................................................14
3.4Vai trò của văn phòng..................................................................................................................14
4.Hoạch định bộ máy văn phòng UBND huyện Đ ông Anh..............................................................14
5.Bộ máy văn phòng UBND huyện Đ ông Anh (phụ lục 01).............................................................14
6.Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận (phụ lục 02)....................................................................15
7.Vai trò của văn phòng trong việc hoạch định ra các bộ phận của văn phòng..............................15


7.1.Vai trò chung................................................................................................................................15
7.2.Vai trò trong việc hoạch định nhân sự........................................................................................15
7.2.1.Số lượng nhân sự làm công tác văn phòng.............................................................................15
7.2.2.Chất lượng trình độ nhân sự trong văn phòng.......................................................................15
7.2.3.Tuyển dụng nhân sự.................................................................................................................16

7.2.4.Bố trí, sắp xếp nhân sự............................................................................................................16
7.2.5.Đào tạo, bồi dưỡng, đãi ngộ nhân sự.....................................................................................16
7.2.6.Kiểm tra, đánh giá nhân sự......................................................................................................17
8.Vai trò trong việc hoạch định xây dựng quy chế của cơ quan văn phòng....................................18
9. Xây dựng chương trình kế hoạch trong văn phòng.....................................................................19
9.1. Khái niệm kế hoạch....................................................................................................................19
9.2. Các loại kế hoạch........................................................................................................................19

C. KẾT LUẬN...................................................................................................19
PHỤ LỤC.............................................................................................................1


DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
UBND: Ủy ban nhân dân
QTVP: Quản trị văn phòng
TS: Tiến sĩ
ThS: Thạc sĩ
GSTS: Giáo sư tiến sĩ
VTLT: Văn thư lưu trữ
TNHH: Trách nhiệm hữu hạn


A. LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Như chúng ta đã biết, ngày nay ở bất kỳ một cơ quan hay doanh nghiệp
nào thì đều phải có văn phòng. Bởi bộ máy văn phòng, các đội ngũ nhân viên và
người quản lý là một bộ phận nòng cốt của một cơ quan, doanh nghiệp. Văn
phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức, có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng
hợp thông tin phục vụ lãnh đạo. Hơn nữa, văn phòng còn là bộ máy làm việc
tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành ban lãnh đạo một cơ quan, đơn

vị. Văn phòng còn là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan đơn vị.
Đối với xã hội, tầm quan trọng của văn phòng ngày nay chưa hề bị giảm
đi. Với sự phát triển của xã hội như ngày nay thì ngành văn phòng còn được coi
là một ngành khá đa dạng, giúp cho con người không chỉ phát huy được trí tuệ
của bản thân mà còn phát huy , thể hiện được hết khả năng mà bản thân vốn có.
Hơn nữa, văn phòng còn là một bộ máy có cơ cấu tổ chức rõ ràng, mà
muốn rõ ràng thì điều đầu tiên cần phải làm đó chính là hoạch định. Hoạch định
ra những việc cần phải làm, những người cần được làm công việc đấy,và đề ra
hướng đi,.. được như vậy thì sẽ đem lại hiệu quả tốt cũng như đạt được kết quả
cao trong công tác văn phòng. Chính vì vậy, vai trò của văn phòng trong công
tác hoạch định là vô cùng cần thiết và quan trọng.
Qua quá trình khảo sát và tìm hiểu nội dung đề tài tại văn phòng UBND
huyện Đông Anh. Em đã càng thấy rõ được vai trò của của văn phòng trong
công tác hoạch định. Là những sinh viên chuyên ngành của QTVP, em có nhiều
điều kiện tiếp xúc học hỏi, cũng như tạo điều hiện cho bản thân hiểu biết sâu
hơn về chuyên nghành mình đang theo học. Đồng thời, xuất phát từ thực tế, xã
hội ngày càng phát triển, thì công việc, quy trình trong văn phòng cũng cần phải
được hiện đại hóa lên. Giúp cho công tác văn phòng, cũng như công việc hoạch
định trong công tác đó đạt được kết quả cao, đem lại hiệu quả tốt nhất.
Chính vì lý do trên, em quyết định chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá về vai
trò của văn phòng trong công tác hoạch định của một cơ quan, doanh ngiệp cụ
thể” làm đề tài để em nghiên cứu thực hiện bài tập của mình. Và em đã chọn văn
1


phòng UBND huyện Đông Anh là cơ quan để em khảo sát đề tài của mình. Nhờ
đề tài này, em đã tìm hiểu cũng như học hỏi được rất nhiều điều, giúp em tiếp
cận được thực tế và hiểu hơn được câu nói mà thầy cô vẫn hay dạy “Học đi đôi
với hành” .
2. Lịch sử nghiên cứu

Công tác hoạch định trong văn phòng là bước vô cùng quan trọng, bởi kết
quả hoạch định là yếu tố quyết định cho việc sự phát triển của cơ quan. Do công
tác hoạch định giữ vai trò quan trọng hàng đầu nên luôn được sự quan tâm đặc
biệt của các cấp lãnh đạo cũng như nhân viên, cán bộ văn phòng.
Trong thời gian tìm hiểu đề tài, em đã tìn hiểu được nhiều tài kiệu của các
tác giả khác nhau và có tham khảo được một số luận văn liên quan đến đề tài của
mình, đó là:
- Luận văn tốt nghiệp “Hoàn thiện công tác hoạch định tại công ty
TNHH sản xuất, xây dựng thương mại Trường Phú” của tác giả Lê Thị Hải
(2007) , Trường Đại học Thương Mại : Qua đề tài trên tác giả đã cho chúng ta
biết những lý luận cơ bản về công tác hoạch định cũng như thực trạng của công
tác hoạch định của công ty. Ngoài ra tác giả còn chỉ ra một số giải pháp để hoàn
thiện công tác hoạch định của công ty mà tác giả nghiên cứu.
Bên cạnh đó , em đã tham khảo và được học qua một số giáo trình có lên
quan đến văn phòng và công tác hoạch định trong văn phòng:
- Giáo trình môn “Quản trị học căn bản” – do các tác giả TS. Trần Đăng
Thịnh (Chủ biên) , ThS. Nguyễn Thị Hồng, ThS. Phan Thị Thanh Hiền .
- Giáo trình môn “Quản trị văn phòng” – do các tác giả GS. TS. Nguyễn
Thành Độ, ThS.Nguyễn Ngọc Điệp , ThS.Trần Phương Hiền .
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Khảo sát, đánh giá về vai trò của văn phòng
trong công tác hoạch định tại văn phòng UBND huyện Đông Anh
- Phạm vi nghiên cứu: tại văn phòng UBND huyện Đông Anh

2


4. Phương pháp nghiên cứu
4.1.Phương pháp luận
- Duy vật biện chứng : Phương pháp duy vật biện chứng hay chủ nghĩa

duy vật biện chứng là một bộ phận của học thuyết triết học Karl Marx đề xướng.
Đặc trưng của phương pháp duy vật biện chứng là coi sự vật hay một hiện tượng
trong trạng thái luôn phát triển và xem xét nó trong mối liên hệ với các sự vật
hiện tượng khác. Cốt lõi của chủ nghĩa duy vật biện chứng là chủ nghĩa duy vật
kết hợp với phép biện chứng.
- Duy vật lịch sử: Là hệ thống quan điểm duy vật biện chứng về xã hội
của triết học Mác-Leenin, là kết quả của sự vận dụng phương pháp luận của chủ
nghĩa duy vật biện chứng. Chủ nghĩa duy vật lịch sử lý giải sự tiến hóa của xã
hội loài người bằng sự phát triển của trình độ sản xuất.
4.2.Các phương pháp cụ thể
• Phương pháp phỏng vấn: là phương pháp thu thập thông tin đối thoại
trực tiếp theo một chủ đề nhất định, rõ ràng, có người hỏi có người trả lời.
• Phương pháp quan sát: là phương pháp dùng chi giác hoặc các công
cụ dụng cụ, máy ảnh, máy quay phim, ghi âm,.. để cảm nhân và ghi lại các hoạt
động của vấn đề mà cần nghiên cứu, tìm hiểu.
• Phương pháp thống kê: là phương pháp dực trên những điều tra, khảo
sát, tiến hành tổng hợp lại theo các nhóm, các tiêu chí khác nhau. Bao gồm các
số lượng thống kê đã được chủ thể tiến hành trong không gian và thời gian cụ
thể.

• Phương pháp so sánh: là phương pháp tư duy bằng cách xem xét các

thuộc tính của hai đối tượng để tìm ra mối liên hệ giữa chúng. Tức là tìm ra sự
khác nhau và những nét chung giữa vật thể và hiện tượng cần nghiên cứu.
• Phương pháp tổng hợp: là phương pháp tổng hợp các ý kiến, tính
toán các tỷ lệ phần trăm, đây là cơ sở quan trọng để có thể đưa ra các nhận định,
đánh giá về tình hình thực hiện chức năng hoạch định trong cơ quan.
• Phương pháp nghiên cứu tư liệu: là phương pháp tham khảo các giáo
trình, các đề tài nghiên cứu của sinh viên khóa trước, các luận văn tốt nghiệp,
khóa luận tốt nghiệp, qua sách vở, báo chí, mạnh Internet...

5. Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận thì đề tài có kết cấu gồm 2 chương:
3


Chương 1: Một số lý luận chung về công tác hoạch định trong văn phòng
Chương 2: Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định tại UBND
huyện Đông Anh

4


B. NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH
TRONG VĂN PHÒNG
1. Khái niệm, ý nghĩa, vai trò của hoạch định
1.1.Khái niệm hoạch định
Ở bất kỳ một cơ quan, doanh nghiệp nào thì công tác hoạch định đóng vai
trò hết sức quan trọng
- Xét về tính chất: hoạch định hay kế hoạch đều chung một ý nghĩa là ấn
định trước những việc làm trong tương lai cho cá nhân hay tổ chức.
- Xét về phạm vi sử dụng: hoạch định thường rộng lớn hơn kế hoạch,
bao hàm cả kế hoạch.
Hoạch định còn được coi là chức năng đầu tiên và quan trọng nhất của
quá trình quản trị, vì yêu cầu của quản trị là phải làm đúng ngay từ đầu. Hoạch
định bao gồm tất cả các công việc có liên quan đến công tác chuẩn bị cho các
hoạt động của tổ chức trong tương lai
Tóm lại ta có thể hiểu: Hoạch định là một quá trình ấn định những mục
tiêu và xác định biện pháp, phương án tốt nhất để thực hiện những mục tiêu
đó trong khoảng thời gian nhất định.

1.2.Ý nghĩa của hoạch định
• Hoạch định là nền tảng của nhà quản lý, giúp cho nhà quản lý có tư
duy hệ thống để tiên liệu các tình huống quản lý:
+ Bản chất của hoạch định là lựa chọn một trong những phương án hành
động tương lai cho toàn bộ và từng bộ phận tổ chức
+ Tư duy hệ thống là giao đoạn cao của quá trình nhận thức đi sâu và bản
chất phát hiện ra tính quy luật của sự vật hiện tượng. Qua đó giúp các nhà quản
lý chủ động đối phó với các tình huống tốt hơn, tránh hiện tượng thụ dộng có thể
dẫn đến những tổn thất cho tổ chức.
• Hoạch định trước sẽ giúp tổ chức chủ động, sẵn sàng ứng phó với
những thay đổi của môi trường bên ngoài:
Việc hoạch định là quyết định trước làm gì? Làm như thế nào? Ai làm?
5


Làm ở đâu? Vì thế nó là câu nối để đi đến đích của một cơ quan, tổ chức.
• Hoạch định sẽ giúp tổ chức tập trung vào các mục tiêu và chính sách
đã đặt ra:
+ Khi ban hành kế hoạch thì các mục tiêu đã được xác định cụ thể, bắt
buộc các cá nhân và tổ chức phải hoàn thành.
+ Sự đóng góp của hoạch định và các kế hoạch phụ trợ là hoàn thành mục
đích và mục tiêu cơ sở. Do đó cần xác định và tập trung mục tiêu, chính sách để
hoàn thành.
• Hoạch định là cơ sở để tiến hành các hoạt động kiểm tra, giám sát:
+ Không có kế hoạch thì không thể kiểm tra. Vì kiểm tra là giữ cho các
hoạt động theo đúng tiến trình bằng cách điều chỉnh sai lệch so với kế hoạch.
+Kiểm tra mà không có tiêu chuẩn, nhiệm vụ thì sẽ không biết muốn đi
đâu. Do đó, các kế hoạch cũng sẽ cung cấp các tiêu chuẩn.
1.3.Vai trò của hoạch định
- Hoạch định là chức năng đầu tiên và quan trọng đối với hoạt động làm

việc của cơ quan. Chính vì vậy hoạch định có vai trò quan trọng đối với hoạt
động làm việc của cơ quan.
- Hoạch định cho biết hướng trong văn phòng qua từng thời kỳ
- Hoạch định là một bản kế hoạch hành động tương lai của văn phòng
trước những biến động cũng như sự thay đổi của môi trường làm việc trong cơ
quan. Hơn nữa, hoạch định còn là công cụ đắc lực trong việc phối hợp nỗ lực
các nhân việ, cán bộ trong văn phòng với nhau. Nó tạo ra một thể thống nhất
trong mục tiêu chung từ đó hình thành lên sức mạnh tổng thể của văn phòng cơ
quan từ sức mạnh của các cá nhân, nhân viên trong văn phòng.
- Là khâu nối và nền tảng cho các chức năng còn lại. Hoạch định là một
trong 4 chức năng của nhà quản trị và cũng là chức năng đầu tiên của nhà quản
trị. Bất kỳ một cơ quan hay một doanh nghiệp nào thực hiện hoạt động quản trị
thì trước tiên phải thực hiện chức năng hoạch định, từ đó mới có nền tảng thực
hiện các chức năng còn lại.
- Là thước đo năng lực của nhà quản trị. Chức năng hoạch định luôn
được biết tới là một công cụ để khẳng định năng lực cũng như trình độ chuyên
6


môn của các nhân viên trong văn phòng.
2. Các căn cứ, các loại, các hình thức và phương pháp hoạch định
1.4.Các căn cứ hoạch định
1.4.1. Căn cứ vào chủ trương , đường lối chính sách của Đảng, Nhà
nước và cơ quan
-

Căn cứ vào chủ trương về chính trị
Căn cứ vào chủ trương, đường lối về kinh tế
Căn cứ vào chủ trương, chính sách về pháp luật
Căn cứ vào chủ trương, chính ssch về tài chính

Căn cứ vào chủ trương, chính sách về chỉ tiêu nhân sự
Căn cứ vào chủ trương, chính sách khác...

1.4.2. Căn cứ vào chương trình, kế hoạch dài hạn của cơ quan
- Căn cứ vào mục tiêu mà chương trình, kế hoạch dài hạn của cơ quan đã
được đề ra;
- Căn cứ vào các công việc cụ thể của từng giai đoạn mà chương trình,
kế hoạch dài hạn đưa ra.
1.4.3. Căn cứ vào yêu cầu thực tế đặt ra trong từng giai đoạn lịch sử
tương ứng với chức năng, nhiêm vụ, quyền hạn của cơ quan
Trên cơ sở xã định các mục tiêu, để đạt được các mục tiêu đó thì phải có
sự kết hợp tổng thể của các đơn vị trong cơ quan. Vì vậy để đạt được mục tiêu
đó nhà hoạch định cần căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị trong cơ
quan để phân công, phối hợp công việc giữa các bộ phận, đơn vị một cách tốt
nhất.
1.4.4. Căn cứ vào nguồn lực thực tế của cơ quan
-

Căn cứ vào nguồn nhân sự của cơ quan
Căn cứ vào nguồn tài chính của cơ quan
Căn cứ vào cơ sở vật chất của cơ quan
Căn cứ vào kinh nghiệm làm việc, lao động sản xuất của cơ quan
Căn cứ vào mối quan hệ, nguồn thông tin của cơ quan...

1.4.5. Căn cứ vào các yếu tố bên ngoài
-

Kinh tế
Chính trị
Văn hóa

Xã hội
Thị trường ...
7


1.5.Các loại hoạch định
1.5.1. Hoạch định mục tiêu
- Mục tiêu định lượng: xác định rõ số lượng và thời gian cần đạt được
như lợi nhuận, doanh thu, thu nhập, kết quả học tập, sản phẩm,...
- Mục tiêu định tính: không xác định số lượng và thời gian cần đạt được
như mục tiêu về chấtlượng đào tạo, mục tiêu nâng cao tay nghề, mục tiêu giàu
có, mục tiêu hạnh phúc,..
1.5.2. Hoạch định chiến lược
Là quá trình đưa ra các quyết định dài hạn, xác định con đường phát triển
của tổ chức trong những khoảng thời gian nhất định trong tương lai nhằm liên
kết các nỗ lực của con người và các nguồn lực khác hướng tới mục tiêu.
1.5.3. Hoạch định chiến thuật
Bao gồm hệ thống các kế hoạch quý, năm và các chính sách, các dự án,
chế độ, quy định.
1.5.4. Hoạch định tác nghiệp
1.5.5. Hoạch định thời gian
1.6.Các hình thức hoạch định
1.6.1. Hoạch định từ trên xuống dưới
Đây là hình thức hoạch định thường thấy ở các doanh nghiệp quốc doanh
trong thời bao cấp. Cấp cao nhất của tổ chức xây dựng kế hoạch trước sau đó là
các cấp tiếp theo cho đến cấp cuối cùng.
Ưu điểm: Đảm bảo tính thống nhất trong kế hoạch, giữ vững định hướng
và đảm bảo vai trò điều tiết của cấp trên đối với cấp dưới qua kế hoạch.
Nhược điểm: Kế hoạch thường không sát với thực tế, khó thực hiện, phải
điều chỉnh thường xuyên, ít kích thích tính năng động sáng tạo của cấp dưới,

hoạt động một cách thụ động kém hiệu quả.
1.6.2. Hoạch định từ dưới lên trên
Đây là hình thức ngược lại so với hình thức thứ nhất.
Ưu điểm: Kế hoạch thường sát với thực tế, phát huy tính chủ động sáng
tạo của cấp dưới, khai thác được những tiềm năng cơ sở.
Nhược điểm: Không đảm bảo tính thống nhất trong kế hoạch, khó giữ
8


vững được định hướng chung, làm giảm vai trò điều tiết của cấp trên đối với cấp
dưới thông qua kế hoạch.
1.6.3. Hoạch định theo quy trình hai xuống một lên
Quy trình thực hiện như sau:
- Vào đầu năm (thường là tháng 11 hoặc tháng 12 năm trước) cấp trên
xây dựng kế hoạch cho cấp mình và hướng dẫn việc lập kế hoạch cho cấp đưới
- Cấp dưới căn cứ vào kế hoạch của cấp trên và căn cứ khai thác để xây
dựng cho cấp mình và gửi cho cấp trên để xem xét quyết định.
Ưu điểm: Đây là hình thức đang vậm dụng một cách phổ biến. Đảm bảo
việc kế hoạch được thực hiện một cách thống nhất. Giữ vững các định hướng
của cấp trên. Không hạn chế tính chủ động, sáng tạo của cấp dưới, kế hoạch
luôn sát với thực tế
Nhược điểm: Mất nhiều thời gian, công sức, lỡ cơ hội
1.7.Các phương pháp hoạch định
1.7.1. Xác định mục tiêu yêu cầu
Khi phải làm một công việc, điều đầu tiên mà bạn phải quan tâm là:
- Tại sao bạn phải làm công việc này?
- Nó có ý nghĩa như thế nào đối với tổ chức, bộ phận của bạn?
- Hậu quả nếu như bạn không thực hiện chúng?
Why (tại sao) là 1W trong 5W. Khi bạn thực hiện một công việc thì điều
đầu tiên bạn nên xem xét đó chính là why với nội dung trên.

Xác định được yêu cầu, mục tiêu giúp bạn luôn hướng trọng tâm các công
việc vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối cùng.
1.7.2. Xác định nội dung công việc
- 1W=what? Nội dung công việc đó là gì?
- Chỉ ra các bước thực hiện công việc được giao
- Bước sau là “kết quả” cảu bước trước theo một trình tự logic, khoa học.
1.7.3. Xác định đối tượng, địa điểm và thời gian.
- Ai là người thực hiện?
- Ai làm việc đó?
- Ai kiểm tra?
9


- Ai hỗ trợ phối hợp thực hiện?
- Ai chịu trách hiệm chính?
- Đơn vị nào thực hiện?
- Địa điểm thực hiện ở đâu?
- Thời gian nào, bao lâu?
1.7.4. Xác định cách thức thực hiện
H là how (như thế nào) ?
- Xác định thực hiện quy trình thực thực hiện công việc
- Phương pháp thủ tục thực hiện công việc
- Tài liệu văn bản hướng dẫn
- Tiêu chuẩn thực hiện
- Sự vận hành của máy móc, thiết bị, công nghệ trong cơ quan
1.7.5. Xác định phương pháp kiểm tra, kiểm soát.
- Đặc tính của công việc
- Cách đo lường đặc tính của công việc
- Tần suát kiểm tra
- Người tiến hành kiểm tra

1.7.6. Xác định nguồn lực thực hiện
- Tài chính
- Sức lao động
- Trang thiết bị máy móc
- Công nghệ
- Thông tin, quan hệ...
CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH
ĐỊNH TẠI UBND HUYỆN ĐÔNG ANH
2. Vai trò của văn phòng trông công tác hoạch định chức năng nhiệm vụ.
2.1.Vài nét về huyện Đông Anh
Tên cơ quan: Trụ sở UBND huyện Đông Anh
Địa chỉ: Số 24 Cao Lỗ- Thị trấn Đông Anh- huyện Đông Anh
UBND huyện Đông Anh nằm ở phía bắc thành phố Hà Nội, huyện Đông
Anh có vị thế quan trọng phát triển về kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh quốc
10


phòng. Huyện Đông Anh có 24 xã với sự phát triển về các nghành nghề thủ công
nghiệp và thủ công nghiệp. Huyện Đông Anh đã được thành phố Hà Nội công
nhận là huyện có truyền thống cách mạng và phong trào xuất sắc.
hệ thống chính trị của huyện đươc kiện toàn đầy đủ và hoạt động tốt. Các
tổ chức chính trị được tổ chức chặt chẽ từ huyện đến các xã.
2.2.Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
Chức năng
Uỷ Ban Nhân Dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của
Hội Đồng Nhân Dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách
nhiệm trước Hội Đồng Nhân Dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
Uỷ Ban Nhân Dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp các văn bản của
cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội Đồng Nhân Dân cùng cấp.
Uỷ Ban Nhân Dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,

góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà
nước từ trung ương tới cơ sở.
Nhiệm vụ
*Trong lĩnh lực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp.
- Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình kế hoạc, đồ án,
khuyến khích phát triển và tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển sản xuất và
hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế cây trồng, vật nuôi trong sản xuất
theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch
- Tổ chức xây dựng các công trình thủy lợi nhỏ, thực hiện việc tu bổ bảo
vệ đê điều, bảo vệ rừng, phòng chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão lũ,
ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều, bảo vệ
rừng ở địa phương;
- Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn của
pháp luật;
- Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyền
thống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ và khoa học công nghệ để phát
triển các ngành nghề mới.
11


*Trong lĩnh vực Kinh tế
- Xây dựng kế hoạch phát triển Kinh tế - Xã hội hằng năm trình Hội Đồng
Nhân Dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ Ban Nhân Dân Huyện phê duyệt, tổ
chức thực hiện kế hoạch đó.
- Lập dự án theo ngân sách nhà nước trên địa bàn, dự toán thu chi ngân
sách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách; dự toán điều chỉnh
ngân sách địa phương trong từng trường hợp cần thiết và lập quyết toán ngân
sách địa phương Hội Đồng Nhân Dân cùng cấp quyết định và báo cáo Uỷ Ban
Nhân Dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
- Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ các

nhu cầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng,
đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy
định của pháp luật;
- Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng các
công trình kết cấu hạ tầng của xã, thị trấn trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện.
Việc quản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát và
bảo đảm sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định pháp luật.
*Trong lĩnh vực xây dựng giao thông vận tải:
- Tổ chức thực hiện xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theo phân
cấp.
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm
dân cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật
về xây dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định.
- Tổ chức và bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao
thông và các công trình cơ sở hạ tầng khác của địa phương theo quy định của
pháp luật.
- Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao
thông cầu cống trong xã theo quy định của pháp luật.
*Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa và thể thao;
- Thực hiện kế haochj phát triển của sự nghiệp giáo dục ở địa phương;
12


phối hợp với trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thực
hiện các lớp bổ túc văn hóa; thực hiện xóa mù chữ cho những người trong độ
tuổi;
- Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu
giáo, trường mầm non ở địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp trên
quản lý trường tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn;
- Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch háo gia

đình được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống các dịch bệnh;
- Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hóa, thể dục thể thao;
tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử văn hóa và danh lam thắng cảnh địa phương thao quy định của pháp luật;
- Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ
các gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi
nương tựa; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính
sách ở địa phương theo quy định của pháp luật;
- Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ, quy hoạch, quản lý nghĩa địa ở
địa phương.
Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hành
pháp luật ở địa phương, UBND xã, thị trấn:
- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây
dựng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương;
- Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng
kí, quản lý nhân dân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấn
luyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương;
- Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại của
người nước ngoài ở địa phương.
3. Hoạch định chức năng nhiệm vụ của văn phòng
3.1. Xác định mục tiêu
Văn phòng làm việc của UBND huyện Đông Anh đã xây dựng cho văn
phòng một chức năng, nhiệm vụ tổng thể, ổn định, bộ máy văn phòng chặt chẽ.
13


Nhờ đó đã nâng cao được hiệu quả hoạt động của cơ quan văn phòng về tất cả
các mặt hoạt động, công việc chính.
3.2. Chức năng
Chức năng của văn phòng tổ chức hành chính gồm có: Tham mưu, tổng
hơp, hậu cần, giao dịch và nhân sự.

Văn phòng tham mưu cho lãnh đạo công ty về các vấn đề, công tác tổ
chức nhân sự, tiền lương, đào tạo, và giải quyết các chế độ chính sách với người
lao động, quản lý công tác hành chính quản trị, văn thư lưu trữ, in ấn, trang điện
tử.
3.3Các phương pháp để đạt được mực tiêu
- Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ
- Căn cứ vào lĩnh vực hoạt động
- Căn cứ vào chất lượng nguồn nhân sự
3.4Vai trò của văn phòng
Việc hoạch định chức năng nhiệm vụ văn phòng rõ ràng, giúp cho văn
phòng hoạt động hiệu quả.
- Các nhóm công việc của văn phòng (nhiêm vụ chung)
+ Công việc soạn thảo
+ Công việc tổ chức và xếp đặt
+ Công việc về Văn thư-Lưu trữ
+Công việc về tính toán, thống kê tổng hợp, dự toán, tổng kết,..
+Công việc về giao tiếp, tiếp nhận và phổ biên thông tin
Hơn nữa, khi văn phòng thực hiện hoạch định các chức năng, nhiệm vụ,
thì các cán bộ nhân viên sẽ nắm rõ được công việc mà mình cần làm cũng như
sẽ có trách nhiệm về công việc đó. Để có thể hoạch định được rõ ràng thì văn
phòng cơ quan sẽ lập các bảng phân công công việc giao cho nhân viên và từ
bảng đó sẽ đánh giá, kiểm soát cũng như kiểm tra được quá trình làm việc của
các nhân viên.
4.Hoạch định bộ máy văn phòng UBND huyện Đ ông Anh
5.Bộ máy văn phòng UBND huyện Đ ông Anh (phụ lục 01)
14


6.Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận (phụ lục 02)
7.Vai trò của văn phòng trong việc hoạch định ra các bộ phận của văn

phòng
7.1.Vai trò chung
- Hoạch định trong công tác văn phòng giúp cho công việc đơn giản, gọn
nhẹ, phù hợp với từng khả năng của mỗi người
- Giúp cho các bộ phận phối hợp hài hòa với nhau
- Quy trình làm việc rõ ràng cụ thể, phân công rõ ràng nhiệm vụ công
việc của từng bộ phận. Giúp cho công việc được giải quyết một cách nhanh
chóng mà vô cùng khoa học: tiếp nhận văn bản đến, con dấu,..
- Giúp tổ chức các cuộc họp, đối nội đối ngoại, công việc hành chính
một cách nhanh chóng
7.2.Vai trò trong việc hoạch định nhân sự
7.2.1.Số lượng nhân sự làm công tác văn phòng
Số lượng nhân sự làm công tác văn phòng:
Do UBND huyện Đông Anh hoạt động theo quy mô nhỏ, nên văn phòng
của UBND cũng có quy mô nhỏ
Văn phòng làm việc của UBND chỉ có 2 cán bộ phụ trách tất cả các công
việc liên quan đến hành chính văn phòng, văn thư lưu trữ.
=>Số lượng này đã phù hợp với quy mô hiện tại của văn phòng, đápứng
đủ công việc của văn phòng.
Phương pháp để đạt được mục tiêu về số lượng cán bộ của văn phòng:
- Tuyển dụng thêm cán bộ làm công tác văn phòng
- Thuyên chuyển, cắt giảm biên chế
- Thu hút, thuyên chuyển cán bộ từ bộ phận khác
7.2.2.Chất lượng trình độ nhân sự trong văn phòng
Mục tiêu về chất lượng, trình độ nhân sự trong văn phòng:
Cán bộ văn phòng là những người có trình độ, bằng cấp, tốt nghiệp từ cao
đẳng trở lên, có chứng chỉ về chuyên ngành quản trị văn phòng, văn thư lưu trữ.
15

Có đầy đủ các kĩ năng (mềm): kĩ năng giao tiếp, công tác hậu cần, tổ chức
sự kiện, đối nội, đối ngoại...
Có đầy đủ các kĩ năng (cứng): nắm chắc được trình độ chuyên môn
Có đầy đủ các kĩ năng về đạo đức, cách đối nhân xử thế, giao tiếp giữa
người với người
7.2.3.Tuyển dụng nhân sự
Mục tiêu của tuyển dụng nhân sự:
- Lựa chọn được những cán bộ văn phòng có chất lượng phù hợp với yêu
cầu, tiêu chuẩn tuyển chọn.
- Lựa chọn được đủ số lượng cán bộ đáp ứng nhu cầu công việc của văn
phòng và phù hợp với thực tiễn hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Phương pháp thực hiện mục tiêu:
- Trên cơ sở các mục tiêu về chất lượng và số lượng cán bộ văn phòng
cần phải xây dựng các tiêu chuẩn, yêu cầu đối với người tuyển dụng
- Lãnh đạo văn phòng cần kết hợp với bộ phận phụ trách nhân sự trong
cơ quan để tiến hành tuyển dụng
7.2.4.Bố trí, sắp xếp nhân sự
Mục tiêu sắp xếp, bố trí nhân sự:
- Văn phòng thực hiện theo nguyên tắc thống nhất và chặt chẽ
- Phân công công việc trong văn phòng được rõ ràng
- Sắp xếp nhân sự để hoàn thành công việc chung của văn phòng
- Nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc văn phòng
Phương pháp bố trí, sắp xếp nhân sự:
Văn phòng UBND huyện Đông Anh có sự sắp xếp, bố trí công việc cho
nhân viên một cách khá hợp lý và khoa học. Biết nhìn ra điểm mạnh, điểm yếu
của mỗi người, để phân công công việc, giúp bộ máy văn phòng cũng như cơ
quan ngày càng phát triển
7.2.5.Đào tạo, bồi dưỡng, đãi ngộ nhân sự
Mục tiêu:
- Nâng cao chất lượng, trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ văn

16


phòng
- Xây dựng phong cách làm việc khoa học, chuyên nghiệp cho đội ngũ
cán bộ văn phòng
- Đảm bảo chất lượng cuộc sống cho người lao động trong văn phòng để
họ có thể phục vụ lâu dài cho cơ quan
Giải pháp thực hiện:
- Trên cơ sở nguồn lực cơ quan, nhu cầu chất lượng đội ngũ cán bộ của
cơ quan có thể mở lớp đào tạo về trình độ nghiệp vụ
- Cử cán bộ văn phòng đi học
- Đề nghị với lãnh đạo cơ quan có những chính sách quan tâm tới đời
sống gia đình, tình cảm, tinh thần của người lao động
7.2.6.Kiểm tra, đánh giá nhân sự
Mục tiêu:
- Kiểm tra về nhân sự nhằm đảm bảo thái độ làm việc nghiêm túc của
cán bộ văn phòng
- Phát hiện những ưu điểm, nhược điểm, phát hiện năng lực, sở trường
của nhân viên để có biện pháp đào tạo, bố trí nhân sự cho phù hợp
Giải pháp thực hiện:
- Xác định nội dung kiểm tra
- Hiệu quả công việc
- Phương pháp kiểm tra

17


8.Vai trò trong việc hoạch định xây dựng quy chế của cơ quan văn
phòng

Quy chế hoạt động là văn bản của một cơ quan, tổ chức thể hiện các quy
tắc, quy định, quy trình, thủ tục thực hiện các công việc của cơ quan, tổ chức đó.
Xây dựng và thực hiện tốt quy chế làm việc ủy ban là việc làm quan
trọng, có ý nghĩa quyết định đối với việc nâng cao chất lượng hoạt động của ủy
ban , nhằm thực hiện tốt nguyên tắc tập trung dân chủ, đảm bảo vai trò lãnh đạo
tập trung , phát huy tốt trách nhiệm cá nhân, nhất là người đứng đầu và giải
quyết tốt các mối quan hệ công tác.
* Vai trò của quy chế đối với hoạt động của một cơ quan:
-Đảm bảo nguyên tắc hoạt động
-Là cơ sở giúp lãnh đạo cơ quan điều hành hoạt động của cơ quan
-Là cơ sở giúp lãnh đạo cơ quan kiểm tra, giám sát hoạt động
Việc ban hành ra các nội quy quy chế, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động
của cơ quan.
*Vai trò, ý nghĩa của hoạch định xây dựng quy chế trong hoạt động của
văn phòng:
- Quy chế hoạt động sẽ giúp văn phòng hoạt động được thống nhất.
- Quy chế hoạt động giúp hoạt động của văn phòng có quy tắc, có kỉ luật
và góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng.
- Quy chế hoạt động là cơ sở để nhà quản trị văn phòng giám sát, kiểm
tra hoạt động của văn phòng.
- Quy chế về văn thư-lưu trữ giúp hoạt động của ủy ban thực hiện đúng
theo quy định cơ quan cấp trên.
- Giúp cho hoạt động quản lý của công ty hiệu quả hơn.
* Đánh giá chung: Nhìn chung, vai trò của hoạch định trong công tác văn
phòng rất là quan trọng. Song bên cạnh những tiêu chí, nội dung đ ã nêu trên thì
vẫn còn một số mặt rất hạn chế. Đôi khi việc hoạch định công việc qua cụ thể,
gây ra sự gò bó cũng như phạm vi c ông việc nhỏ hẹp làm cho cán bộ, nhân viên
không phát huy được những khả năng, năng lực của bản thân. Các quy chế, quy
định, nội quy trong văn phòng cơ quan cũng nên đổi mới dầu đều sao cho phù
18

hợp với bối cảnh phát triển của xã hội như bối cảnh của văn phòng cơ quan.
9. Xây dựng chương trình kế hoạch trong văn phòng
9.1. Khái niệm kế hoạch
Xây dựng kế hoạch là một chức năng quan trọng của quản trị văn phòng.
Đây là công việc đầu tiên. Đặt cơ sở cho các hoạt động khác tổ chức.
Kế hoạch là những quyết định, những phương án hoạt động cụ thể, tối ưu
đã lựa chọn hướng tới đạt được mục tiêu một cách hiệu quả nhất. Không thể tổ
chức công việc của một cơ quan, tổ chức đạt được kết quả tốt nếu như không có
một bản kế hoạch
Nội dung cơ bản của một bản kế hoạch cần có:
- Xác định mục tiêu (Làm gì-What)
- Xây dựng nội dung ( Ai làm-Who)
- Lựa chọn phương thức ( Làm như thế nào-How)
- Thời gian (Làm khi nào-When)
- Địa điểm (Làm ở đâu-Where)
9.2. Các loại kế hoạch
Có rất nhiều các loại kế hoạch công tác khác nhau tùy theo nội dung, thời
gian, tính chất của kế hoạch đấy. Người ta dựa vào một số tiêu chí sau đây để
phân loại kế hoạch
Theo tiếu chí thời gian
- Kế hoạch dài hạn (từ 3 năm trở lên)
- Kế hoạch ngắn hạn (dưới 1 năm)
Theo tiêu chí tính chất của kế hoạch, chúng ta phân chia thành hai loại:
- Chiến lược
- Kế hoạch nghiệp vụ
Theo tiêu chí chủ thể thực hiện, chúng ta chia làm hai loại:
- Kế hoạch cá nhân
- Kế hoạch tập thể

C. KẾT LUẬN
19