Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định của uỷ ban nhân dân huyện nguyên bình

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài nghiên cứu này tôi nhận được rất nhiều sự giúp đỡ của
thầy cô và cán bộ, công chức cơ quan nơi tôi thực hiện đề tài nghiên cứu.
Xin chân thành cảm ơn Th.s Nguyễn Đăng Việt đã hướng dẫn tận tình để tôi
có thể hoàn thiện bài nghiên cứu. Xin cảm ơn các cán bộ, công chức cơ quan
UBND huyện Nguyên Bình đã tạo điều kiện cung cấp cho tôi những tài liệu cần
thiết để tôi có thể thực hiện nghiên cứu đề tài.
Xin chân thành cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là bài nghiên cứu của riêng tôi. Các nội dung nghiên
cứu, kết quả khảo sát các số liêu thống kê trong đề tài này là trung thực. Những
thông tin trong bài nghiên cứu là kết quả phân tích, nhận xét, đánh giá của chính
tôi.Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm.
Hà Nội, ngày 07 tháng 12 năm 2016
Sinh viên

Hoàng Thu Trang


BẢNG KÊ CHỮ CÁI VIẾT TẮT
UBND : Uỷ ban nhân dân
HĐND-UBND : Hội đồng nhân dân- Uỷ ban nhân dân


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong việc thực hiện các công việc của cơ quan tổ chức hay các hoạt đọng
thực tiễn hoạch định có vai trò hết sức quan trọng, bởi nó hỗ trợ đắc lực trong mọi
công việc của cơ quan tổ chức trong việc đề ra những phương hướng kế hoạch sử
dụng hiệu quả các nguồn tài nguyên hạn chế và đối phó với những tính không chắc
chắn của môi trường. Như vậy đòi hỏi các cơ quan tổ chức phải tiến hành các hoạt
động hoạch định cần thiết cho cơ quan tổ chức mình;
Trong cơ quan tổ chức việc hoạch định các công việc, chiến lược không thể
không kể đến văn phòng, văn phòng là bộ phận thực hiện chức năng chính tham
mưu tổng hợp và đảm bảo hậu cần . Tham mưu nhằm mục đích trợ giúp cho thủ
trương có cơ sở đế lựa chọn quyết định quán lý tối ưu cũng như hỗ trợ đưa ra
những phương án hoạch định phục vụ cho mục tiêu hoạt dộng cùa cơ quan, tổ
chức. Muốn có những quyết định đúng đắn, kịp thời có cơ sở và mang tính khoa
học, người ra quyết định phải nắm được nhiều lĩnh vực. phái có mặt ớ mọi lúc, mọi
nơi . Văn phòng sẽ giúp thủ trướng trong việc tổng hợp các ý kiến chuyên môn đó,
phân tích, chọn lọc dể đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho thủ
trưởng những thông tin, những phương án quyết định kịp thời và đúng đắn.
Hoạt động của các cơ quan, đơn vị, dự án không thể thiếu các điều kiện vật chất
như nhà cứa, phương tiện, thiết bị. dụng cụ. Vãn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí,
quản lý các phương tiện, thiết bị. dụng cụ đó đê đám báo sử dụng chúng có hiệu
quá. Tóm lại. văn phòng là bộ phận giúp việc cho lãnh dạo,thông qua các chức
năng chình.
Như vậy có thể thấy trên đà phát triển của xã hội hiện nay, mọi lĩnh vực
hoạtđộng đều cần phải được lên kế hoạch, hoạch định hướng đi một cách cụ thể để
đi đến mục tiêu một cách nhanh nhất. Không ngoại trừ cơ quan hành chính nhà
nước, việc hoạch định càng đóng vai trò quan trọng, và văn phòng là một trong
những bộ phận góp phần không nhỏ trong hoạch định của cơ quan tổ chức, giúp tổ
chức thực hiện công việc và hoàn thành mục tiêu công việc một cách hiệu quả nhất
Với lí do muốn đi sâu nghiên cứu về vai trò của hoạch định trong cơ quan

5


nhà nước để tìm hiểu và có cái nhìn thực tế về hoạch định trong cơ quan tổ chức,
nâng cao kiến thức của bản thân, cũng như khảo sát quá trình lập kế hoạch của cơ
quan và đưa ra một số giải pháp để nâng cao hiệu quả lập kế hoạch, Tôi lựa chọn
nghiên cứu đề tài : “ Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định của Uỷ
ban nhân dân huyện Nguyên Bình”
2.Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu : Các kế hoạch của cơ quan Uỷ ban nhân dân huyện
Nguyên Bình, Văn phòng HĐND-UBND huyện Nguyên Bình
Mục đích nghiên cứu: Khảo sát về vai trò của Văn phòng cơ quan UBND
huyện trong việc hoạch định các công việc của cơ quan để có được cái nhìn tổng
thể hơn về công việc, ngành nghề mà mình đang theo học, để mở rộng kiến thức
của bản thân. Đưa ra một số giải pháp để văn phòng cơ quan thực hiện tốt hơn vai
trò của mình trong hoạch định công việc của cơ quan tổ chức
Nhiệm vụ nghiên cứu: Khảo sát và đánh giá về đơn vị khảo sát, đưa ra một
số giải pháp.
3. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử
dụng
-Cơ sở phương pháp luận
Quan điểm thực tiễn và nguyên tắc lí luận, quan diểm lịch sử -cụ thể, quan
điểm toàn diện và hệ thống
-Các phương pháp nghiên cứu được sử dụng
Thu thập xử lí thông tin
Phương pháp quan sát
Phương pháp đánh giá
Phỏng vấn
4.Ý nghĩa lí luận và thực tiễn của đề tài
Đánh giá nhận xét và đưa ra những giải pháp để nâng cao chất lượng công

tác hoạch định của cơ quan tổ chức
Khẳng định tầm quan trọng của văn phòng trong việc hoạch định các công
vệc của cơ quan tổ chức
6


Cung cấp cho bản thân những kiến thức thực tế cơ bản cho ngành nghề của
mình lựa chọn.
5. Cấu trúc của đề tài
Gồm 3 phần :
Phần mở đầu
Phần nội dung
Phần kết luận

7


PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG I
CƠ SỞ LÍ LUẬN
1.1.Các khái niệm cơ bản
Khái niệm hoạch định : Hoạch định là quá trình xác định và lựa chọn mục
tiêu của tổ chức và vạch ra những hành động cần thiết để đối phó với sự thay đổi
và tính không chắc chắn để đạt được mục tiêu.
Khái niệm Văn phòng :Là một bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan đơn
vị, là nơi thu thập cung cấp truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lí, là
nơi chăm lo mọi lĩnh vực hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho các hoạt
động của mỗi cơ quan tổ chức
1.2. Chức năng của văn phòng
- Tham mưu – tổng hợp: Tư vấn đóng góp ý kiến cho lãnh đạo, thống kê xử

lí và tập hợp nhiều vẫn đề.
Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Người quản lý
phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động của họ
một cách nhịp nhàng, khoa học. Muốn vậy đòi hỏi người quản lý phải tinh thông
nhiều lính vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác kịp thời
mọi vấn đề…Điều đó vượt quá khả năng hiện thực của các nhà quản lý. Do đó, đòi
hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công tác tham mưu
tổng hợp. Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết
định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất. chủ thể làm công tác
tham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương
đối với chủ thể quản lý. Trong thực tế, các cơ quan, đơn vị thường đặt bộ phận
tham mưu tại văn phòng để giúp cho công tác này được thuận lợi. để có ý kiến
tham mưu, văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài,
phân tích, quản lý sử dụng các thông tin đó theo những nguyên tắc trình tự nhất
định.
Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể
làm tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu như công nghệ, tiếp
8


thị, tài chính, kế toán…
Cách thức tổ chức này cho phép tận dụng khả năng của các chuyên giá ở
từng lĩnh vực chuyên môn song cũng có lúc làm tản mạn nội dung tham mưu, gây
khó khăn trong việc hình thành phương án điều hành tổng hợp. Để khắc phục tình
trạnh này, văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các bộ phận
chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất trình hoặc đề xuất với
lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp trên cơ sở các phương án riêng biệt
của các bộ phận nghiệp vụ. Như vậy văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham
mưu vừa là nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp các ý kiến của các bộ phận khác cung
cấp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị

- Chức năng hậu cần:
Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất
như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ. văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí,
quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có hiệu quả. Đó là
chức năng hậu cần của văn phòng. Quy mô và đặc điểm của các phương tiện vật
chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các cơ quan, đơn
vị. chi phí thấp nhất với hiệu quả cao nhất là phương châm hoạt động của công tác
văn phòng. Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua ba
chức năng quan trọng trên đây. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung
cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi
cơ quan, đơn vị.
1.3. Ý nghĩa của hoạch định
Hoạch định thiết lập ra những cơ sở và định hướng cho các công việc của cơ
quan tổ chức.
Giúp người thực hiện chủ động đối phó với mọi sự không ổn định trong
tương lai liên quan đến công việc, tối thiểu hóa các bất trắc của tương lai, tập trung
hoạt động để hướng về mục tiêu, giảm thiểu chi phí để gia tăng hiệu quả.
1.4. Quy trình hoạch định
- Xác định mục tiêu
9


+Phân tích các căn cứ
+Xác lập mục tiêu dự kiến và đánh giá tính khả thi
+Ấn định mục tiêu
-Lựa chọn giải pháp đạt mục tiêu
+Xác định nội dung công việc
+Xác định đối tượng thực hiện mục tiêu
+Lựa chọn thời gian địa điểm
+Xác định nguồn lực, giải pháp kiểm soát

1.5. Vai trò của hoạch định trong tổ chức
Hoạch định là công cụ đắc lực trong việc phối hợp nỗ lực của các thành viên
trong một cơ quan. Hoạch định cho biết hướng đi của cơ quan, tổ chức đó
Hoạch định có tác dụng là giảm tính bất ổn định của cơ quan, tổ chức
Hoạch định giảm được sự chồng chéo và những hoạt động lãng phí
Hoạch định làm tăng hiệu quả của cá nhân và tổ chức. Nhờ hoạch định mà
một tổ chức có thể nhận ra và tận dụng cơ hội của môi trường để giúp các nhà quản
trị ứng phó với sự bất định và thay đổi của các yếu tố môi trường
Nhờ có hoạch định mà một tổ chức có thể phát triển tinh thần làm việc tập
thể. Khi mỗi người trong tập thể cùng nhau hành động và đều biết rằng mình muốn
đạt cái gì, thì kết quả đạt được sẽ cao hơn
Hoạch định giúp tổ chức có thể thích nghi được với sự thay đổi của môi
trường bên ngoài, do đó có thể định hướng được số phận của tổ chức
Hoạch định thiết lập nên những tiêu chuẩn tạo điều kiện cho công tác kiểm
tra.
1.6. Vai trò của văn phòng trong hoạch định của cơ quan tổ chức
-Văn phòng có vai trò quan trọng trong công tác thu thập các căn cứ cho
10


việc hoạch định những kế hoạch của cơ quan tổ chức .
-Vai trò trong việc trong việc xác định các mục tiêu của cơ quan
-Vai trò trò trong công tác xây dựng và đưa ra các giải pháp cho kế hoạch
-Vai trò trong công tác tổ chức thực hiện mục tiêu của cơ qua tổ chức.
1.7. Nội dung của hoạch định trong quản trị văn phòng
-Hoạch định chức năng nhiệm vụ của văn phòng
-Hoạch định cơ cấu tổ chức của văn phòng
-Hoạch định nhân sự cho hoạt động văn phòng
-Hoạch định công việc cho hoạt động văn phòng
-Hoạch định các nguồn thông tin cho hoạt động của cơ quan

-Hoạch định các mối quan hệ phối hợp công việc của văn phòng
-Hoạch định tài chính cho hoạt động văn phòng
-Hoạch định cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan văn phòng
1.8. Phân loại hoạch định
-Phân loại theo thời gian
+Hoạch định dài hạn
+ Hoạch định ngắn hạn
-Theo tính chất quan trọng của mục tiêu
+Hoạch định chiến lược
+Hoạch định nghiệp vụ
-Theo vấn đề hoạt động
+Hoạch định nhân sự
+Hoạch định tài chính
+Hoạch định công việc
+Hoạch định cơ sở vật chất
+Hoạch định thông tin
+Hoạch định các mối quan hệ

11


CHƯƠNG II
THỰC TRẠNG VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH
ĐỊNH CỦA UBND HUYỆN NGHUYÊN BÌNH
2.1.Khái quát về UBND huyện Nguyên Bình
2.1.1. Lịch sử hình thành
Trải qua quá trình hình thành và phát triển của đất nước, mỗi địa phương đều
xây dựng cơ chế tổ chức và phân chia quản lí theo từng vùng, đơn vị. Cao Bằng là
một tỉnh vùng núi biên giới phía Đông Bắc của Tổ Quốc, Tỉnh Cao Bằng có diện
tích đất tự nhiên là 6.690,72 km², là cao nguyên đá vôi xen lẫn núi đất, có độ cao

trung bình trên 200 m, vùng sát biên có độ cao từ 600- 1.300 m so với mặt nước
biển. Rừng núi chiếm hơn 90% diện tích toàn tỉnh. tỉnh Cao Bằng có tất cả 1 thành
phố và 12 huyện, thị trấn .
Trong đó Nguyên Bình là một huyện thuộc miền Tây của tỉnh, cách trung
tâm tỉnh lị khoảng 45 km về phía Tây theo đường Quốc lộ 34 , là huyện miền núi
vùng cao của tỉnh Cao Bằng; Có nhiều anh em dân tộc chung sống với những nét
bản sắc vô cùng phong phú; Huyện Nguyên Bình phân chia thành 20 đơn vị hành
chính bao gồm 18 xã: Minh Tâm, Bắc Hợp, Lang Môn, Minh Thanh, Tam Kim,
Hoa Thám, Thịnh Vượng, Thể Dục, Thái Học, Quang Thành, Hưng Đạo, Thành
Công, Phan Thanh, Mai Long, Ca Thành, Vũ Nông, Triệu Nguyên, Yên Lạc và hai
thị trấn: Nguyên Bình, Tĩnh Túc
Uỷ ban nhân dân huyện được thành lập theo Quyết định thành lập của Ủy
ban nhân dân tỉnh Cao Bằng. Hoạt động dưới sự chỉ đạo của Đảng ủy, Uỷ ban
nhân dân huyện, xuất phát điểm là một cơ quan còn non nớt, thuộc vùng dân chí
12


thấp điều kiện học tập, đào tạo của cán bộ cơ quan còn gặp không ít khó khăn tuy
nhiên cùng với sự cố gắng nỗ lực quyết tâm cao đội ngũ cán bộ, công chức, viên
chức cơ quan đã không ngừng đưa huyện nhà phát triển.
Nhiều năm qua Uỷ ban nhân dân huyện Nguyên Bình tích cực phấn đấu thi
đua dành nhiều thành thích cao trong toàn tỉnh. Bên cạnh đó không ngừng đổi mới,
đưa ra những chương trình kế hoạch canh tác, tiến đến xây dựng nông thôn mới
trên khắp các xã trên địa bàn huyện. Nâng cao dân trí, ứng dụng khoa học công
nghệ vào lao động sản xuất, Bên cạnh đó Uỷ ban nhân dân huyện chú trọng xây
dựng trường học cho học sinh vùng sâu vùng xa, nhiều ngôi trường được xây
dựng tu bổ khang trang hơn.
2.1.2. Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Nguyên Bình
Ủy ban nhân dân huyện gồm Chủ tịch, Phó Chủ tịch và các Ủy viên.
Ủy viên Ủy ban nhân dân huyện gồm các Ủy viên là người đứng đầu cơ

quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, Ủy viên phụ trách quân sự, Ủy
viên phụ trách công an.
Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện gồm có các phòng và cơ
quan tương đương phòng.
•

•

Lãnh đạo UBND huyện Nguyên Bình
TT

Họ và tên

Chức vụ, đơn vị công tác

Số điện thoại

1

Đinh Văn Phồn

Chủ tịch UBND huyện

CQ:3.872.114

2

Nông Văn Trường

Phó Chủ tịch UBND huyện

CQ: 3872132

3

Nông Quốc Hùng

Phó Chủ tịch UBND huyện

CQ:3872031

Thành viên UBND huyện Nguyên Bình
TT

Họ và tên

Chức vụ, đơn vị công tác

Số điện thoại

1

Nguyễn Đức Bằng

CHT. BCHQS huyện

CQ:

2

Lãnh Thị Muôn

Trưởng phòng Tài chính – Kế hoạch CQ:

3

Hoàng Văn Hướng

Trưởng Công an huyện
13

CQ:


4

Nguyễn Đức Trường Chánh Văn phòng HĐND và UBND CQ: 0263872201
huyện

14


• Các phòng ban thuộc Uỷ ban nhân dân
STT
1
2
3
4
5
6

7
8
9
10
11
12
13
14

Tên phòng, ban
Văn phòng HĐND và UBND huyện
Phòng Nội vụ
Phòng Tài chính – Kế hoạch
Phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn
Phòng Công Thương
Phòng Tài nguyên – Môi trường
Phòng Văn hóa – Thông tin
Phòng Lao động thương binh và xã hội
Phòng Tư pháp
Phòng Giáo dục – Đào tạo
Thanh tra huyện
Phòng Y tế
Phòng Dân tộc
Hội Chữ Thập đỏ

Điện thoại
0263 872 104
0263 872 175
0263 872 148
0263 872 484

0263 872 566
0263 872 108
0263 872 160
0263 872 118
0263 872 159
0263 872 117
0263 872 165
0263 872 583
0263 872 125
0263 872 150

15
16
17
18

Trạm Khuyến nông – Khuyến lâm
Đài Truyền thanh – Truyền hình
Ban Quản lý Dự án đầu tư và xây dựng
Ủy ban MTTQ huyện

0263 872 744
0263 872 194
0263 872 229
0263 872 089

2.1.3. Chức năng nhiệm vụ của UBND huyện
Ủy ban nhân dân huyện Nguyên Bình do Hội đồng nhân dân huyện bầu là cơ
quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa
phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước

cấp trên.
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản
của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp
nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố
quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp
phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ
trung ương tới cơ sở.
Nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân huyện Nguyên Bình được áp
15


dụng thực hiện theo Luật tổ chức chính quyền địa phương số 77/2015/QH13
“Điều 28. Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện
1. Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân huyện quyết định các nội dung quy
định tại các điểm a, b, c và g khoản 1, khoản 2 và khoản 3 Điều 26 của Luật này và
tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện.
2. Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện.
3. Tổ chức thực hiện ngân sách huyện; thực hiện các nhiệm vụ phát triển
kinh tế - xã hội, phát triển công nghiệp, xây dựng, thương mại, dịch vụ, du lịch,
nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, mạng lưới giao thông, thủy lợi, xây dựng điểm
dân cư nông thôn; quản lý và sử dụng đất đai, rừng núi, sông hồ, tài nguyên nước,
tài nguyên khoáng sản, nguồn lợi ở vùng biển, tài nguyên thiên nhiên khác; bảo vệ
môi trường trên địa bàn huyện theo quy định của pháp luật.
4. Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp
và pháp luật, xây dựng chính quyền và địa giới hành chính, giáo dục, đào tạo, khoa
học, công nghệ, văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao, y tế, lao động, chính sách xã
hội, dân tộc, tôn giáo, quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, hành chính tư
pháp, bổ trợ tư pháp và các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật.

5. Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy
quyền.
6. Phân cấp, ủy quyền cho Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan, tổ chức khác
thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện.”

16


2.2. Thực trạng vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định của
UBND huyện Nguyên Bình
2.2.1. Vai trò của Văn phòng cơ quan trong công tác thu thập căn cứ
cho hoạch định
2.2.1.1. Xác định tầm quan trọng của các căn cứ để xây dựng kế hoạch
Để thực hiện bất cứ bất công việc gì của cơ quan tổ chức cũng cần rất nhiều
thông tin, thông tin đáp ứng cho hoạt động thực tiễn, giải quyết nhiệm vụ của cơ
quan tổ chức, làm căn cứ để xây dựng các kế hoạch, từ các đặc tính của công
việc,cơ cấu tổ chức, nhân sự, tài chính, lịch trình công tác, các buổi họp, kế hoạch
ngắn hạn và dài hạn của cơ quan.
Đặc biệt, việc thu thập các căn cứ có vai trò quan trọng trong hoạch định
công việc trong cơ quan tổ chức, thể hiện trên các phương diện như:
- Cung cấp dữ liệu để lập kế hoạch, xác định mục tiêu.
- Xây dựng các phương án, giải pháp cho kế hoạch
- Các phương án đề phòng rủi ro trong quá trình thực hiện công việc
- Tiến trình thực hiện công việc
Thu thập các căn cứ cho hoạch định là giai đoạn đầu tiên trong quá trình tổ
chức thực hiện hoạch định công việc của văn phòng cơ quan, những căn cứ xuất
phát từ nội bộ cơ quan,như thông tin nội bộ hoặc là thông tin bên ngoài, những căn
cứ đánh giá giá trị pháp lí của thông tin.
2.2.1.2. Văn phòng cơ quan thực hiện xác định các căn cứ pháp lý
Trong bất cứ cơ quan tổ chức nào thì văn phòng cũng là cửa ngõ của cơ

quan, vì văn phòng luôn có mỗi quan hệ đối nội đối ngoại thông qua hệ thống văn
bản đi văn bản đến, văn bản nội bộ. Văn phòng HĐND-UBND huyện là bộ phận
tiếp nhận nhiều thông tin từ nhiều bộ phận khác của cơ quan vì vậy để thu thập
những căn cứ cho quá trình hoạch định công việc cũng thuận lợi hơn.
Trong đó là các căn cứ pháp lí, văn phòng cơ quan UBND huyện thực hiện
xây dựng các căn cứ pháp lí thông qua những quy định, quyết định của nhà
nước,các luật, các văn bản quy định, quyết định.. có liên quan đến việc thực hiện
hoạch định
17


Trước khi hoạch định bất cứ một công việc gì văn phòng cơ quan tổ chức
thu thập căn cứ thông qua việc nghiên cứu các quy định của nhà nước, các tài liệu,
văn bản luật, các quy định quyết định, thông tư liên quan đến công việc cần lập kế
hoach.
Tâp hợp các các căn cứ thu được thực hiện kiểm tra độ chính xác và tiến
hành lựa chọn làm căn cứ pháp lí cho việc hoạch định, đưa những căn cứ hợp lí và
có giá trị nhất vào hoạch định.
2.2.1.3. Xác định các căn cứ thực tiễn
Sau khi nhận được sự chỉ đạo, và xác định những công việc cần phải làm
của cơ quan. Chánh văn phòng HĐND-UBND huyện tổ chức phân công công việc
đến từng bộ phận trong phòng và thu thập các căn cứ trong đó có căn cứ thực tiễn
để hoạch định công việc.
Văn phòng tổ chức xác định các căn cứ thực tiễn để hoạch định các công
việc của cơ quan là những căn cứ thể hiện xu hướng phát triển của cơ qua, các
chương trình kế hoạch của cơ quan ở thời gian trước, các yếu tố kinh tế, chính trị,
văn hóa, môi trường làm việc của cơ quan. Văn phòng sẽ dựa vào đó để xây dựng
các căn cứ thực tiễn cho việc hoạch định.
Ví dụ như Uỷ ban nhân dân huyện Nguyên Bình thường xuyên có những kế
hoạch xây dựng đường liên thôn liên xóm, các chương trình kế hoạch triển khai

nông thôn mới ở những năm trước, để xây dựng được kế hoạch thì văn phòng cơ
quan thu thập những căn cứ thực tiễn dựa vào những kế hoạch đó để làm căn cứ
thực tiễn, qua đó có được những kế hoạch tối ưu, mang lại hiệu quả cao.
2.2.1.4. Xác định những căn cứ khoa học
Văn phòng cơ quan xác định các căn cứ khoa học cho việc hoạch định công
việc thông qua các nghiên cứu khoa học, các cơ sở khoa học, làm cơ sở để kế
hoạch trở nên đáng tin cậy và nâng cao khả năng hoàn thành hiệu quả công việc.
2.2.2. Vai trò của văn phòng trong công tác xác định mục tiêu
2.2.2.1. Ngiên cứu, phân tích các căn cứ hoạch định
Văn phòng cơ quan thực hiện nghiên cứu và phân tích các căn cứ hoạch định
18


sao cho đảm bảo tính phù hợp để đưa vào làm căn cứ xác định mục tiêu.
Các căn cứ pháp lí, thực tiễn, khoa học được văn phòng cơ quan phân tích
về độ chính xác cũng như mức độ phù hợp với công việc để đưa vào hoach định.
Tùy vào tính chất công việc cũng như mục đích công việc cần hoạch định
mà văn phòng thực hiện phân tích các căn cư như:
- Các luật, văn bản quy định, quyết định của cơ quan câp trên, những quy
định, quy chế cơ quan ban hành.
-Căn cứ tiềm lực tài chính, đội ngũ cán bộ công chức cơ quan: khi có cơ sở
về tiềm lực tài chính thì việc lên kế hoạch hoạch định cho các công việc của cơ
quan sẽ thuận lợi hơn. Bên cạnh đó đội ngũ cán bộ công chức cơ quan cũng là căn
cứ không nhỏ, cơ quan có đội ngũ cán bộ công chức đông đảo và trình độ chuyên
môn giúp công việc được tổ chức một cách nhanh chóng và hiệu quả cao
-Cơ câu tổ chức, cơ sở vật chất của cơ quan: cơ cấu tổ chức có tác dụng
phân bố nguồn lực hợp lý cho từng công việc cụ thể, từ đó có thể tiết kiệm nguồn
lực. Mặt khác, cơ cấu tổ chức có chức năng xác định rõ trách nhiệm và cách thức
thể hiện vai trò của mỗi phòng ban, đơn vị, thành viên theo quy chế của cơ quan,
thông qua các quy tắc, quy trình làm việc. Ngoài ra, cơ cấu tổ chức còn góp

phần xác định quy chế thu thập, xử lý thông tin để ra quyết định và giải quyết các
vấn đề của tổ chức. Cơ sở vật chất trang thiết bị cơ quan cũng là một căn cứ được
văn phòng tổ chức thu thập để làm căn cứ, trang thiết bị cơ quan đủ điều kiện để
đáp ứng, thực hiện các mục tiêu sắp tới của cơ quan thì sẽ được tiến hành.
-Các đối tượng hữu quan của cơ quan như các cơ quan tổ chức khác, cán bộ,
công chức viên chức trong cơ quan.
-Đặc điểm, tình hình hoạt động , chức năng nhiệm vụ của UBND huyện
Nguyên Bình
2.2.2.2. Vai trò của văn phòng trong việc đánh giá các mục tiêu
Trong công việc xác định mục tiêu thì đánh giá mục tiêu là bước quan trọng,
giúp cơ quan có thể xác định được những mục tiêu tối ưu nhất và vach ra những
19


công việc có thể được thực hiện. Thay vì đặt ra những mục tiêu thiếu rõ ràng, việc
đánh giá các mục tiêu, xác định mục tiêu cụ thể giúp cho cơ quan có được những
chiến lược tối ưu và sát với thực tế hơn là mục tiêu quá bao hàm, mông lung.
Việc đánh giá các mục tiêu được văn phòng cơ quan dựa trên những tiêu chí
đã đặt ra trước đó như:
-Tính khả thi
-Thời gian thực hiện
-Các thành quả mang lại..
Những mục tiêu được đánh giá cao là những mục tiêu cụ thể, rõ ràng, có tính
khả thi cao, phù hợp với cơ quan.
Khi đánh giá các định mục tiêu cho kế hoạch của cơ quan tổ chức, văn
phòng cơ quan đặt ra những tiêu chuẩn đảm bảo mục tiêu đó đặt ra có khả năng
thực thi, sát với thực tế của cơ quan tổ chức và có thể đảm bảo thực hiện được,
trong trường hợp gặp những rủi ro không đáng có thì phải có những phương pháp
ứng phó với rủi ro đó.
Văn phòng cơ quan UBND huyện có trách nhiệm xem xét điều chỉnh đánh

giá các mục tiêu nếu mục tiêu quá sức so với khả năng có thể đạt được hoặc không
khả thi thì tham mưu với lãnh đạo để có những phương án khác tốt hơn điều chỉnh.
Đánh giá công việc dựa theo yếu tố thời gian hoàn thành công việc, tức là
khả năng thời gian để hoàn thành một công việc nào đó, đặt ra thời hạn cho mục
tiêu ngắn hạn cũng như dài hạn một cách phù hợp nhất. Mục tiêu khả thi bao gồm
khối lượng công việc chính xác, ngày tháng năm thực hiện, cụ thể như là mục tiêu
trong giai đoạn năm 2016-2020 phấn đấu thêm 2 xã đạt tiêu chí nông thôn mới.
2.2.2.3. Lựa chọn và ấn định mục tiêu
Sau khi đánh giá mục tiêu văn phòng HĐND-UBND huyện tiến hành lựa
chọn và ấn định những mục tiêu nào phù hợp để cơ quan tổ chức có thể tiến đến
thực hiện và đem lại hiêu quả tốt nhất cho cơ quan.
Các mục tiêu được lựa chọn phải là những mục tiêu đảm bảo có tính khả thi
mà cơ quan tổ chức có thể thực hiện được.
Ví dụ như đối với việc hoạch định các công việc của cơ quan văn phòng sẽ
20


lựa chọn và ấn đinh những mục tiêu phù hợp cho cơ quan tổ chức
Văn phòng thực hiện lựa chọn các mục tiêu có thể đem lại hiệu quả tốt nhất
cho kế hoạch phát triển kinh tế, cơ sở hạ tầng của huyện cũng như thực hiện các kế
hoạch của cơ quan cấp trên đã giao.
Cụ thể như ấn định một số mục tiêu chung như tiếp tục giữ vững và nâng
cao số lượng đơn vị xã đạt chuẩn nông thôn mới trong giai đoạn 2015 – 2020, số
lượng là 2 xã gồm Minh Thanh và Minh Tâm, đồng thời phấn đấu hoàn thành đạt
và vượt chỉ tiêu kế hoạch chung của chương trình mà Tỉnh đã đề ra trong giai đoạn
tiếp theo, xây dựng và nâng cấp hệ thống điện, đường, trường, trạm ở những địa
phương còn khó khăn
Với vai trò của mình trong việc hoạch định cho cơ quan , văn phòng đã tham
mưu hỗ trợ cho lãnh đạo và ấn định một số mục tiêu cụ thể như phấn đấu thêm 3
xã đạt chuẩn nông thôn mới, dự kiến gồm các xã: Thể Dục, Thành Công, Bắc Hợp,

nâng tổng số xã đạt chuẩn nông thôn mới đến năm 2020 là 10 xã. Tiếp tục thực
hiện các chế độ chính sách, ủng hộ những gia đình có hoàn cảnh khó khăn, giảm
thiểu 30% số hộ nghèo trên địa bàn toàn huyện, giải quyết, đền bù thiệt hại do bão
lũ số 2 vừa gây ra
Văn phòng HĐND-UBND huyện thực hiện lựa chọn và ấn định những mục
tiêu của cơ quan như nâng cấp, cải cách chế độ thực hiện công việc hiện đại hơn cụ
thể như: 100% các cơ quan cấp xã thực hiện kết nối mạng truyền số liệu chuyên
dùng. Trên 70% văn bản trao đổi giữa các cơ quan nhà nước dạng văn bản điện tử.
100% các hệ thống thông tin phục vụ quản lý chuyên ngành, lĩnh vực được nâng
cấp mở rộng hoặc phát triển mới nhằm đảm bảo đáp ứng nhu cầu sử dụng trong
các cơ quan quản lý chuyên môn. Tỷ lệ cán bộ, công chức, viên chức thường
xuyên sử dụng thư điện tử công vụ đạt trên 85%.
Với việc lựa chọn và ấn định các mục tiêu giúp cơ quan có được những mục
tiêu chiến lược và mục tiêu trước mắt cho cơ quan góp phần giảm thiểu gánh nặng
cho Chủ tịch, giúp chủ tịch đưa ra những chỉ đạo hợp lí, nhanh chóng không mất
21


quá nhiều thời gian cho kế hoạch.
2.2.3. Vai trò của văn phòng trong công tác xây dựng và thực hiện các
giải pháp
2.2.3.1. Xác định tầm quan trọng của việc xây dựng các giải pháp trong
hoạch định
Xây dựng các giải pháp là một khâu hết sức quan trọng trong quá trình
hoạch định, nó cũng như việc vẽ ra một cách đích và việc xây dựng giải pháp là
cách mà cơ quan, tổ chức xây dựng con đường lập trình các bước để đi qua con
đường tìm về cái đích đã được xác định trước đó. Con đường lựa chọn đi trên cái
đích chính là phương pháp thực hiện công việc để đi đến mục tiêu, vậy nếu phương
pháp được lựa chọn và xây dựng đúng đắn, phù hợp thì sẽ mang lại hiệu quả cao
nhất cho tổ chức, tổ chức đó đạt được mục tiêu cuối cùng.

Việc xây dựng giải pháp trong hoạch định được Văn phòng HĐND-UBND
huyện chú trọng thực hiện. Các giải pháp để thực hiện một kế hoạch cụ thể như để
thực hiện kế hoạch thống kê, rà soát tài sản của các hộ gia đình trong toàn địa bàn
huyện thì bộ phận Văn phòng đưa ra các giải pháp như cử cán bộ trực tiếp đến từng
hộ dân để thống kê số lượng, hay các phương pháp như căn cứ vào sổ đỏ, hoặc số
liệu của năm cũ để thống kê áng chừng..
Xây dựng các giải pháp cho hoạch định không loại trừ việc dự báo những rủi
ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện công việc. Các giải pháp để giải quyết
hoặc có thể tránh được rủi ro được Văn pòng cơ quan lựa chọn.
Ví dụ như cơ quan tổ chức kế hoạch chuyến đi công tác cho lãnh đạo, Văn
phòng cơ quan đưa ra những giải pháp cụ thể phù hợp sẽ giúp cho việc giải quyết
công việc đạt hiệu quả tốt đẹp tránh hoặc có phương án giải quyết được những tình
huống phát sinh, và hiệu quả chuyến đi sẽ cao hơn, tiết kiệm thời gian và công sức.
2.2.3.2. Nghiên cứu, phân tích các thông tin liên quan đến kế hoạch để
xây dựng giải pháp
Văn phòng HĐND-UBND huyện tổ chức thực hiện việc thu thập thông tin
liên quan đến kế hoạch của cơ quan để xây dựng các giải pháp hiệu quả và phù hợp
nhất để đưa vào thực hiện. Việc thu thập thông tin được văn phòng cơ quan thực
22


hiện từ rất nhiều nguồn khác nhau như đọc báo cáo, tham dự cuộc họp, các thông
tin thu thập được phân tích xử lý để xác định những cơ hội hoặc những vấn đề cần
giải quyết hoặc để có một sự hiểu biết đầy đủ về đặc tính của công việc trước khi
đưa ra giải pháp hoạch định.
Để tổ chức nghiên cứu phân tích các thông tin phục vụ cho việc xây dựng
các giải pháp văn phòn cơ quan tiếp cận những thông tin từ nhiều nguồn khác
nhau. Một số các thông tin được cung cấp từ cấp trên, từ các bộ phận khác. Thông
tin là công cụ, phương tiện đồng thời cũng là sản phẩm của quá trình quản lí, là cơ
sở để văn phòng cơ quan xây dựng những biện pháp hoạch định cho kế hoạch của

cơ quan

Ngoài ra Văn phòng cơ quan tổ chức thu thập thông tin là căn cứ để

tổ chức các phương pháp kiểm tra, đánh giá và thực hiện các công việc theo kế
hoạch đã đề ra, thông tin giúp nhận thức chính xác công việc cần tổ chức thực
hiện, thông tin giúp cho cung cấp cơ sở xây dựng phương án thực hiện và phương
án dự phòng. Văn phòng cơ quan thu tập thông tin cơ sở để giải quyết công việc,
đánh giá công việc được thực hiện.
Thu thập thông tin trong việc phân tích, dự báo, phòng ngừa và ngăn chặn
rủi ro trong hoạt động của cơ quan. Mỗi loại thông tin chỉ có giá trị nhất định khi
nó được sử dụng cho các mục đích khác nhau của công việc.
Sau thi thực hiện thu thập thông tin thì cần phải xử lí thông tin, xử lí thông
tin cần phải thực hiện theo những bước cơ bản:đây là những p giá trị. Có th nhiều
các ngu
-Tiếp nhận thông tin : là sự tập hợp thông tin từ nhiều nguồn về một nơi một
cách chủ động hoặc bị động. Sau khi tiếp nhận thông tin, cán bộ công chức văn
phòng cơ quan cần tiến hành phân loại thông tin. Đó chính là việc chia thông tin ra
thành từng loại, từng vấn đề, từng lĩnh vực khác nhau theo các tiêu chí được lựa
chọn. Có thể phân chia thông tin thành các loại khác nhau theo: nội dung thông tin;
hệ thống quản lý
-Tóm lược thông tin : tóm lược thông tin là việc giảm bớt lượng nội dung tin
nhưng vẫn đảm bảo những nội dung cốt yếu và cơ bản của thông tin để phục vụ
cho việc tổng hợp thông tin và sử dụng thông tin.
23


- Xác nhận, kiểm tra độ tin cậy của thông tin, thông tin được thu thập từ các
nguồn tin khác nhau. Để kiểm tra độ tin cậy của nguồn tin, công chức, viên chức
cần kiểm tra thực tế bằng cách kiểm tra trực tiếp hoặc kiểm tra gián tiếp nguồn tin.

- Phân tích, tổng hợp : Phân tích thông tin là quá trình phân loại, so sánh,
đối chiếu để kiểm tra tính chính xác, tính khoa học, hợp lý của thông tin. Có nhiều
phương pháp so sánh thông tin để xác định độ tin cậy và chính xác của thông tin
như: so sánh thông tin thu được về tiến độ giải quyết công việc, kết quả đạt được
với chương trình, kế hoạch đã định; so sánh thông tin về cách thức tổ chức thực
hiện với ý kiến chỉ đạo của cấp trên. Nói cách khác, khi phân tích tin, cán bộ công
chức văn phòng cần đặt ra và trả lời các câu hỏi như: thông tin nói về việc gì.
Thông tin đề cập đến nội dung gì. Quá trình tổng hợp thông tin sẽ giúp cán bộ công
chức văn phòng tìm hiểu và xây dựng phương pháp thực hiện trong hoạch định
hiệu quả.
2.2.3.3. Xây dựng và lựa chọn các giải pháp tối ưu
Văn phòng cơ quan UBND huyện sau khi thực hiện nghiên cứu tìm hiểu các
thông tin liên quan đến công việc cần hoạch định thì tổ chức tổng hợp các thông tin
có giá trị và dựa vào đó để xây dựng những giải pháp hiệu quả cho kế hoạch của cơ
quan .
Cụ thể như để thực hiện công tác hoạch định nhân sự cho cơ quan thì văn
phòng phải thu thập các thông tin quan trọng liên quan đến công tác hoạch định
nhân sự sắp tới. Thông tin về: Thuyên chuyển, thăng chức, giáng chức, tuyển mộ
tuyển chọn..
Một số giải pháp tối ưu trong hoạch định nhân sự được văn phòng cơ quan
xây dựng thực hiện như:
-Đào tạo và phát triển nhân sự
-Bố trí sử dung nhân sự
-Đãi ngộ nhân sự
-Tuyển dung nhân sự:
Các giải pháp tối ưu để tuyển dụng nhân sự cơ quan được thể hiện cụ thể
24


thông qua các công việc:

Chuẩn bị tuyển dụng: Trước hết cơ quan lên kế hoạch tuyển dụng công
chức, những yêu cầu đặt ra cho vị trí cần tuyển dụng, trong thông báo tuyển dụng
cần những nội dung.
Thông báo tuyển dụng công chức: Cơ quan soạn một thông báo tuyển dụng
chi tiết về các yêu cầu của công việc, những quyền lợi ứng viên được hưởng và
đăng lên các phương tiện truyền thông đại chúng. Nhờ vào những thông báo này,
người nộp đăng kí dự tuyển sẽ biết được công việc đó có phù hợp với mình hay
không và sẽ nộp hồ sơ ứng tuyển.
Sau khi đã nhận hồ sơ ứng viên, bước tiếp theo là gửi thư thông báo thời
gian địa điểm thi công.
Tổ chức thi công chức: Việc thi công chức được tổ chức coi thi, là bảo vệ
chặt chẽ đảm bảo công bằng cho người đăng kí dự thi
Tập sự thử việc:
Đây là khoảng thời gian mà nhân sự sẽ được tiếp xúc thực tế với công việc,
là cơ hội để thể hiện khả năng, trình độ của mình có đáp ứng được nhu cầu công
việc hay không. Từ đó cơ quan đưa ra quyết định cuối cùng để vào biên chế cơ
quan
Như vậy các giải pháp được xây dựng trong kế hoạch cần phải đảm phù
hợp tối ưu nhất với cơ quan để đạt hiệu quả cao nhất.
2.2.4. Vai trò của văn phòng trong công tác tổ chức thực hiện mục tiêu
2.2.4.1. Xác định những công việc cần phải thực hiện để đạt được mục
tiêu
Để tổ chức và thực hiện mục tiêu của cơ quan một cách hiệu quả thì trươc
hết việc xác định được mục tiêu đúng đắn phù hợp là quan trọng nhất, khi xác định
được mục tiêu tiên quyết có nghĩa là đã vạch đường mũi tên để đi đến cái đích cuối
25