Khảo sát, đánh giá về vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định tại ủy ban nhân dân huyện đông hưng, tỉnh thái bình

LỜI CẢM ƠN
Đề tài này là kết quả của quá trình học tập môn Kỹ năng hoạch định tại
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và quá trình tìm hiểu, khảo sát thực tế tại Uỷ ban
nhân dân huyện Đông Hưng, tỉnh Thái Bình. Để có được kết quả này tôi đã nhận
được rất nhiều sự giúp đỡ từ giảng viên Lâm Thu Hằng – Khoa quản trị văn
phòng, các cô chú cán bộ tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
huyện Đông Hưng, tỉnh Thái Bình.
Qua đây tôi cũng xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc tới giảng viên Lâm Thu
Hằng, sự giúp đỡ của của các cô, chú trong Văn phòng Hội đồng nhân dân và
Ủy ban nhân dân huyện Đông Hưng, đặc biệt là anh Bùi Đình Quân – Phó chánh
văn phòng đã cung cấp những tài liệu quý báu cho tôi để hoàn thành bài tập của
mình.
Do thời gian có hạn và chưa có nhiều kinh nghiệm nên đề tài sẽ không
tránh khỏi những hạn chế ,thiếu sót.Tôi mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo của
thầy, cô giáo, bạn bè để đề tài này được hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn.


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề tài: “ Khảo sát, đánh giá về vai trò của Văn phòng
trong công tác hoạch định tại Ủy ban nhân dân huyện Đông Hưng, tỉnh Thái
Bình” là đề tài của cá nhân tôi.
Các số liệu và tài liệu sử dụng trong đề tài là tài liệu hợp pháp. Tôi xin
chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự cố không trung thực về thông tin sử dụng
trong bài tiểu luận này.
Hà Nội, ngày tháng năm 2016
Sinh viên

Vũ Thị Nhiễu

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
STT
1
2

Từ viết tắt
HĐND
UBND

Giải thích
Hội đồng nhân dân
Ủy ban nhân dân

3

CB,CC

Cán bộ, công chức


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
PHẦN MỞ ĐẦU..................................................................................................1
1.Lý do chọn đề tài..........................................................................................1
2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu............................................1
3.Cơ sở phương pháp luận và các Phương pháp nghiên cứu được sử dụng.. .2
4.Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài.........................................................2

5.Cấu trúc của đề tài........................................................................................3
CHƯƠNG I. KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND
HUYỆN ĐÔNG HƯNG, TỈNH THÁI BÌNH....................................................4
1.1, Lịch sử hình thành....................................................................................4
1.2. Cơ cấu tổ chức..........................................................................................5
1.3, Chức năng nhiệm vụ của văn phòng HĐND và UBND huyện................6
1.3.1, Vị trí, chức năng....................................................................................6
1.3.2. Nhiệm vụ và quyền hạn:.......................................................................7
CHƯƠNG II. VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH
ĐỊNH TẠI UBND HUYỆN ĐÔNG HƯNG, TỈNH THÁI BÌNH..................12
2.1. Vai trò trong công tác thu thập các căn cứ.............................................12
2.2. Vai trò trong công tác xác định mục tiêu................................................14
2.3. Vai trò trong công tác xây dựng các giải pháp.......................................16
2.4. Vai trò trong công tác tổ chức thực hiện mục tiêu.................................17
2.4.1. Xác định những yêu cầu để đạt được mục tiêu đề ra........................17
2.4.2, Tổ chức xác định nội dung công việc để thực hiện mục tiêu..............18
2.4.3 Xác định cách thức thực hiện mục tiêu................................................18
2.4.4 Xác định nguồn lực thực hiện mục tiêu...............................................18
2.4.5 Xác định phương pháp kiểm tra đánh giá việc thực hiện mục tiêu......19


CHƯƠNG III. GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG
TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH...........................................................21
3.1. Nhận xét, đánh giá.................................................................................21
3.1.1. Ưu điểm...............................................................................................21
3.1.2. Nhược điểm.........................................................................................21
3.1.3. Nguyên nhân.......................................................................................22
3.2. Các giải pháp..........................................................................................22
C. PHẦN KẾT LUẬN.......................................................................................25
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................26

PHỤ LỤC...........................................................................................................27


PHẦN MỞ ĐẦU
1.Lý do chọn đề tài
Văn phòng HĐND và UBND huyện là cơ quan chuyên môn thuộc UBND
huyện, là "đầu mối công việc", được HĐND, UBND ủy quyền “thừa lệnh”
trong giải quyết một số thủ tục hành chính thông thường giúp Thường trực
HĐND và UBND huyện trong quá trình triển khai thực hiện nhiệm vụ của
mình. Văn phòng, cơ quan có tầm quan trọng đặc biệt, mà Chủ tịch Hồ chí Minh
đã khặng định “Công tác văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ
lãnh đạo nắm được tình hình. Cán bộ văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo
sẽ giải quyết công việc không đúng. ....cho nên phải luôn nêu cao tinh thần
trách nhiệm, năng lực công tác và giữ bí mật, để phấn đấu thực hiện tốt nhiệm
vụ được giao”.
Người làm công tác Văn phòng phải nắm chắc tình hình, phải thực hiện
đúng chức năng nhiệm vụ của mình thì mới hoàn thành nhiệm vụ và phục vụ tốt
các hoạt động của HĐND, UBND. Một trong những vai trò quan trọng của
người làm công tác Văn phòng chính là vai trò hoạch định.
Có thể nói công tác hoạch định rất quan trọng trong cơ quan, tổ chức.
Hoạch định đúng sẽ đưa cơ quan, tổ chức phát triển mạnh mẽ, và ngược lại, nếu
hoạch định sai sẽ đưa cơ quan, tổ chức rơi vào khủng hoảng nghiêm trọng và
đứng trước nguy cơ tan vỡ, phá sản.
Xác định được tầm quan trọng của Văn phòng trong công tác hoạch định
cùng với những kiến thức được trang bị ở trường qua môn Kỹ năng hoạch định
trong quản trị văn phòng tôi nhận thấy UBND huyện Đông Hưng là một cơ quan
có nhiều vấn đề cần bàn luận về vai trò của văn phòng trong công tác hoạch
định. Từ những lí do trên, tôi đã chọn đề tài: “ Khảo sát, đánh giá về vai trò của
Văn phòng trong công tác hoạch định tại UBND huyện Đông Hưng, tỉnh Thái
Bình”

2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu:
Cán bộ làm công tác văn phòng .
1


Vai trò của Văn phòng trong công tác hoạch định.
- Mục đích nghiên cứu:
Mục đích nghiên cứu của bài đề tài này chính là dựa trên đặc điểm, tình
hình thực tế của Văn phòng tại UBND huyện Đông Hưng từ đó để mọi cơ quan,
tổ chức, doanh nghiệp có thể hiểu được tầm quan trọng của nhà quản trị văn
phòng trong công tác hoạch định của cơ quan tổ chức, đồng thời phân tích chỉ ra
những ưu điểm và nhược điểm của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch
định để từ đó đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện vai trò của nhà quản trị
văn phòng.
- Nhiệm vụ nghiên cứu:
Nghiên cứu vai trò của nhà trị văn phòng trong công tác hoạch định tại
UBND huyện Đông Hưng, tỉnh Thái Bình.
Khảo sát, phân tích, đánh giá ưu nhược điểm của công tác hoạch định.
Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao vai trò của nhà quản trị văn phòng
trong công tác hoạch định tại UBND huyện Đông Hưng, tỉnh Thái Bình.
3.Cơ sở phương pháp luận và các Phương pháp nghiên cứu được sử
dụng.
Phương pháp thu thập thông tin.
Phương pháp quan sát.
Phương pháp phân tích tổng hợp.
Phương pháp nghiên cứu tài liệu.
4.Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài.
Ý nghĩa của bài tập này giúp tôi có cơ hội khảo sát và tìm hiểu sâu hơn về
tình hình thực tế tại UBND huyện Đông Hưng cũng như vai trò của văn phòng

trong công tác hoạch định tại UBND huyện Đông Hưng.
Trên cơ sở phân tích tài liệu và khảo sát thực tế tôi đã phân tích, chỉ ra và
những phương pháp phù hợp với thực tế của địa phương nhằm khắc phục nhưng
hạn chế còn tồn tại.
Góp phần mở rộng số lượng đề tài nghiên cứu về coog tác văn phòng.
Đề tài này có thể trở thành tài liệu chuyên ngành dùng để nghiên cứu,
2


tham khảo khi cần thiết.
5.Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, phần nội dung của đề tài được kết cấu với
3 chương, cụ thể như sau:
Chương 1: Khát quát về tổ chức và hoạt động của UBND huyện Đông
Hưng, tỉnh Thái Bình.
Chương 2: Vai trò của Văn phòng trong công tác Hoạch định tại
UBND huyện Đông Hưng, tỉnh Thái Bình.
Chương 3: Một số giải pháp nâng cao vai trò của văn phòng trong công
hoạch định.

3


CHƯƠNG I .
KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND HUYỆN
ĐÔNG HƯNG, TỈNH THÁI BÌNH
1.1, Lịch sử hình thành
Huyện Đông Hưng, tỉnh Thái Bình ngày nay được thành lập theo Quyết
định số 93-CP ngày 17/6/1969 của Hội đồng Chính phủ trên cơ sở sáp nhập hai
huyện Đông Quan và huyện Tiên Hưng. Sau khi thành lập, huyện có 47 xã, gồm

22 xã của huyện Tiên Hưng và 25 xã của huyện Đông Quan (huyện Tiên Hưng
tách 05 xã sáp nhập vào huyện Hưng Hà). Ngày 02 tháng 02 năm 1986, Hội
đồng Bộ trưởng ra Quyết định số 159/HĐBT thành lập thị trấn Đông Hưng.
Ngày 20/03/1986, Hội đồng Bộ trưởng tách 04 xã về thị xã Thái Bình. Hiện nay
đơn vị hành chính của huyện Đông Hưng gồm 43 xã và 01 thị trấn.
Huyện Đông Hưng nằm ở phía bắc tỉnh Thái Bình. Phía Bắc giáp huyện
Quỳnh Phụ, phía năm giáp sông Trà Lý (đối ngạn là huyện Vũ Thư), phía Đông
giáp huyện Thái Thụy, phía Tây giáp huyện Hưng Hà.
Trung tâm huyện lỵ Đông Hưng cách trung tâm thành phố Thái Bình 10
km.
Huyện Đông Hưng có diên tích đất tự nhiên 19835,08 km2.
Dân số: 252.728 người
Về chức năng nhiệm vụ quản lý hành chính được quy định tại các điều từ
97 đến 107 Luật tổ chức HĐND &UBND ngày 26/11/2003, trong đó có một số
nhiệm vụ chủ yếu như :
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội; chương trình phát triển
nông - lâm - ngư nghiệp; phát triển mạng lưới thương mại dịch vụ; xây dựng và
phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp; các chương trình, đề án
phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế.
- Chỉ đạo UBND các xã, thị trấn triển khai thực hiện có hiệu quả chương
trình kế hoạch đề án đã xây dựng nhằm không ngừng cải thiện và nâng cao đời
sống vật chất tinh thần của nhân dân.
- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn, dự toán thu chi ngân
4


sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra UBND các xã, thị trấn xây dựng và thực
hiện ngân sách.
- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia
đình; giải quyết tranh chấp đất đai.

- Tham gia với UBND tỉnh xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công
nghiệp, tiểu thủ công nghiệp.
- Xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng hạ tầng cơ sở theo phân
cấp.
- Thực hiện các biện pháp ứng dụng khoa học công nghệ phục vụ sản xuất
và đời sống nhân dân địa phương.
- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang
và quốc phòng toàn dân. Giữ gìn trật tự an ninh, an toàn xã hội; xây dựng lực
lượng công an nhân dân huyện vững mạnh.
- Chỉ đạo tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật. Bảo vệ tài sản
của Nhà nước, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do,
danh dự, nhân phẩm, tài sản và các quyền, lợi ích hợp pháp của công dân.
- Tổ chức chỉ đạo công tác thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại tố cáo
của công dân.
- Thực hiện việc bầu cử Đại biểu Quốc hội, Đại biểu HĐND, quản lý hố
sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện.
- Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành
chính địa phương.
1.2. Cơ cấu tổ chức
UBND huyện Đông Hưng là cấp chính quyền cao nhất của huyện Đông
Hưng. UBND huyện bao gồm các phòng ban trực thuộc:
1. Văn phòng HĐND-UBND huyện
2. Phòng Nội vụ
3. Phòng Nông nghiệp và PTNT
4. Phòng Công Thương
5. Phòng Tài nguyên và Môi trường
5


6. Thanh tra huyện

7. Phòng Tư pháp
8. Phòng Y tế
9. Phòng Giáo dục và Đào tạo
10. Phòng Văn hoá và thông tin
11. Phòng Lao động TB và xã hội
12. Phòng Tài chính - Kế hoạch
Hiện nay, Ban lãnh đạo UBND huyện Đông Hưng gồm các Đồng chí:
- Đồng chí Nguyễn Tiến Hưng – Chủ tịch UBND huyện
- Đồng chí Phạm Văn Hằng – Phó chủ tịch thường trực UBND huyện
- Đồng chí Hoàng Văn Kiếm – Phó Chủ tịch UBND huyện
- Đồng chí Bùi Văn Huân – Phó Chủ tịch UBND huyện
1.3, Chức năng nhiệm vụ của văn phòng HĐND và UBND huyện
1.3.1, Vị trí, chức năng
- Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện là cơ quan
chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, có chức năng tham mưu tổng hợp
cho Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân về hoạt động của Hội đồng nhân
dân, Ủy ban nhân dân; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân về chỉ đạo, điều
hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt
động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và các cơ quan nhà nước ở địa
phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Hội đồng nhân dân
và Ủy ban nhân dân.
Đối với các huyện có đồng bào dân tộc thiểu số sinh sống, Văn phòng Hội
đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thực hiện
chức năng quản lý nhà nước về công tác dân tộc;
- Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân có tư cách pháp
nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên
chế và công tác của Ủy ban nhân dân huyện đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra,
hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện.

6

1.3.2. Nhiệm vụ và quyền hạn:
* Đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của Ủy ban nhân dân;
- Trình Ủy ban nhân dân huyện chương trình làm việc, kế hoạch công tác
hàng tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của Ủy ban nhân dân huyện. Đôn
đốc, kiểm tra các phòng, ban chuyên môn, Ủy ban nhân dân cấp xã, thị trấn việc
thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy
ban nhân dân huyện sau khi được phê duyệt; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công
tác phối hợp giữa các phòng chuyên môn, Ủy ban nhân dân xã, thị trấn theo quy
định của pháp luật;
- Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ
đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện theo
quy định của pháp luật. Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất
được giao theo quy định của pháp luật;
- Trình Ủy ban nhân dân huyện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm,
các chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng Ủy ban nhân dân
huyện;
- Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủ
tịch Ủy ban nhân dân huyện; theo dõi, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn, Ủy
ban nhân dân cấp xã soạn thảo, chuẩn bị các đề án được phân công phụ trách;
- Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các
phòng, ban chuyên môn, Ủy ban nhân dân xã, thị trấn trước khi trình Ủy ban
nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện xem xét, quyết định;
- Giúp Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện giữ mối quan
hệ phối hợp công tác với Huyện uỷ, Thường trực Huyện ủy, Thường trực Hội
đồng nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc huyện, các đoàn thể nhân dân cấp
huyện, và các cơ quan, tổ chức của Trung ương, của thành phố đóng trên địa bàn
địa phương;
- Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của Ủy ban nhân dân

huyện; các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có liên
quan. Giúp Ủy ban nhân dân huyện phối hợp với các cơ quan chức năng theo
7


dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó tại các phòng chuyên môn,
Ủy ban nhân dân xã, thị trấn;
- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của Ủy ban nhân dân, Chủ
tịch Ủy ban nhân dân huyện; công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính,
lưu trữ, tin học hoá hành chính nhà nước của Ủy ban nhân dân huyện;
- Trình Ủy ban nhân dân huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện
công tác cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng Ủy ban
nhân dân huyện;
- Phối hợp với Phòng Nội vụ, hướng dẫn Ủy ban nhân dân xã, thị trấn về
nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ, tin học hoá quản lý hành chính nhà nước
theo quy định của pháp luật;
- Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng, chống tham
nhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện
theo quy định của pháp luật và phân công của Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện;
- Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của
Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện; bảo đảm điều kiện hoạt
động của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện và các tổ chức có
liên quan theo quy định của Ủy ban nhân dân huyện;
- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức,
viên chức của cơ quan;
- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức và tài
sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật
và phân cấp quản lý của Ủy ban nhân dân huyện;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban
nhân dân huyện giao.

* Đối với việc tổ chức phục vụ hoạt động của Hội đồng nhân dân, Thường
trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân và đại biểu Hội đồng nhân
dân huyện, Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện có các
nhiệm vụ sau đây:
- Tham mưu xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động hàng
8


tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội
đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân; tổ chức phục vụ việc thực hiện
chương trình, kế hoạch đã được phê duyệt;
- Tham mưu, phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân điều hành công
việc chung của Hội đồng nhân dân; điều hoà, phối hợp hoạt động các Ban của
Hội đồng nhân dân; bảo đảm việc thực hiện quy chế hoạt động của Hội đồng
nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân, nội quy
kỳ họp Hội đồng nhân dân; giúp Thường trực Hội đồng nhân dân giữ mối liên
hệ với Tổ đại biểu và đại biểu Hội đồng nhân dân; phục vụ Hội đồng nhân dân,
Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân trong hoạt động
đối ngoại;
- Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân xây dựng chương trình, tổ chức
phục vụ kỳ họp Hội đồng nhân dân, cuộc họp của Thường trực Hội đồng nhân
dân và Ban của Hội đồng nhân dân; đôn đốc cơ quan, tổ chức hữu quan chuẩn bị
tài liệu phục vụ kỳ họp Hội đồng nhân dân, cuộc họp của Thường trực Hội đồng
nhân dân, cuộc họp Ban của Hội đồng nhân dân;
- Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân xây
dựng báo cáo công tác; phục vụ Ban của Hội đồng nhân dân thẩm tra đề án, báo
cáo, dự thảo nghị quyết; giúp Thư ký kỳ họp Hội đồng nhân dân hoàn chỉnh
Nghị quyết của Hội đồng nhân dân; giúp Thường trực Hội đồng nhân dân hoàn
thiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân;
- Phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của

Hội đồng nhân dân và đại biểu Hội đồng nhân dân trong hoạt động giám sát;
theo dõi, đôn đốc cơ quan, tổ chức và cá nhân thực hiện kiến nghị trong kết luận
giám sát;
- Phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của
Hội đồng nhân dân và đại biểu Hội đồng nhân dân tiếp công dân, tiếp nhận, xử
lý kiến nghị, đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân; theo dõi, đôn đốc việc giải
quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;
- Phối hợp với cơ quan, tổ chức hữu quan phục vụ đại biểu Hội đồng nhân
9


dân tiếp xúc cử tri; giúp Thường trực Hội đồng nhân dân tổng hợp ý kiến, kiến
nghị của cử tri và gửi cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xem xét giải quyết;
- Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân tổ chức lấy ý kiến đóng góp
vào dự án Luật, dự án Pháp lệnh và các văn bản khác theo yêu cầu của Thường
trực Hội đồng nhân dân huyện;
- Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân trong công tác bầu cử đại biểu
Quốc hội và bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp; phê chuẩn kết quả bầu
Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân xã, thị trấn;
- Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân
trong công tác giao ban, trao đổi kinh nghiệm, bồi dưỡng kỹ năng hoạt động cho
đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp.
- Phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của
Hội đồng nhân dân giữ mối liên hệ công tác với các cơ quan thành phố và
huyện, Thường trực Huyện ủy, Ủy ban nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt
Nam, Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân và các cơ quan, tổ chức, đoàn
thể ở địa phương;
- Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân lập dự toán kinh phí hoạt động
hàng năm, tổ chức thực hiện, quản lý kinh phí hoạt động của Hội đồng nhân
dân;

- Bảo đảm cơ sở vật chất, hoạt động nghiên cứu khoa học, công tác hành
chính, lưu trữ, lễ tân và điều kiện hoạt động của Hội đồng nhân dân, Thường
trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân, Tổ đại biểu Hội đồng nhân
dân và đại biểu Hội đồng nhân dân; phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân
thực hiện chế độ, chính sách đối với đại biểu Hội đồng nhân dân;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực Hội đồng nhân dân giao.

10


TIỂU KẾT
Bộ máy của UBND huyện Đông Hưng được tổ chức theo quy định của
pháp luật, đảm bảo tốt nhất cho việc hoạt động cũng như quản lý.Việc sắp xếp
cán bộ, phân chia các phòng ban và quy định chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn
cho từng vị trí công việc rất rõ ràng,cụ thể tạo được thuận lợi trong giải quyết
công việc cho cán bộ công chức.
Đây là mô hình cơ cấu truyền thống của các cơ quan quyền lực Nhà nước
ở nước ta. Ngoài những ưu điểm kể trên thì việc quản lý theo mô hình này khá
bó buộc không phát huy được tối đa tính sáng tạo của cán bộ công chức, gây
tình trạng “lãng phí” năng lực của cán bộ công chức.

11


CHƯƠNG II.
VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI
UBND HUYỆN ĐÔNG HƯNG, TỈNH THÁI BÌNH
2.1. Vai trò trong công tác thu thập các căn cứ
Trong hoạt động quản lý của mọi cơ quan tổ chức thì thông tin đóng vai
trò vô cùng quan trọng, nó làm ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động nói chung

cũng như công tác hoạch định nói riêng của toàn cơ quan và các đơn vị. Trong
đó nhà quản trị văn phòng như một cầu nối trung gian về thông tin trong hoạt
động của cơ quan. Cán bộ làm công tác văn phòng là đầu mối thu thập các
nguồn thông tin, xử lý thông tin.
Để công tác hoạch định đạt hiệu quả tối đa thì cán bộ làm công tác văn
phòng cần vận dụng các phương pháp nghiệp vụ để thu thập đầy đủ các thông
tin cần thiết để làm căn cứ cho quá trình hoạch định. Nguồn thông tin được sử
dụng là các văn bản tài liệu có liên quan, tham khảo từ các phương tiện truyền
thông, từ nội bộ cơ quan tổ chức, từ tình hình thực tiễn tại cơ quan, địa phương,
và từ chính vấn đề cần hoạch định, giải quyết,…. Nguồn thông tin không chỉ cần
yêu cầu về số lượng thông tin mà còn cần yêu cầu về những ý nghĩa cũng như
giá trị của thông tin, tính chân thực của thông tin để có thể đảm bảo không có
bất cứ sai lầm nào có thể xảy ra.
Để có được các căn cứ được thu thập đầy đủ, cán bộ văn phòng sẽ áp
dụng các phương pháp thu thập như phương pháp nghiên cứu, phương pháp điều
tra, phương pháp khảo sát, phương pháp so sánh,… Đây là nững phương pháp
nghiệp vụ cần thiết cho quá trình thu thập căn cứ phục vụ công tác hoạch định.
Là cơ quan quản lý hành chính nhà nước việc cung cấp thông tin quản lý
cho lãnh đạo UBND huyện là rất quan trọng. Việc thu thập các thông tin làm căn
cứ cho hoạch định là nhiệm vụ của cán bộ văn phòng. Nguồn thông tin mà cán
bộ văn phòng thu thập và xử lý sẽ góp phần tham mưu cho lãnh đạo trong việc
hoạch định các công việc trong quá trình hoạt động và quản lý cơ quan.
Thu thập căn cứ phục vụ trực tiếp cho việc lập kế hoạch và đưa ra quyết
định. Đây là bước tiền đề có vai trò quyết định cho tính đúng đắn của các kế
12


hoạch, quyết định về sau. Chính vì vậy bước thu thập căn cứ cần được chú trọng
quan tâm, thực hiện đúng quy trình nghiệp vụ để tránh để xảy ra sai sót.
Tại UBND huyện Đông Hưng, qua khảo sát thực tế tôi thấy vai trò của

cán bộ văn phòng trong việc thu thập các căn cứ được chú trọng đề cao. Chánh
văn phòng là người chịu trách nhiệm cung cấp các thông tin cho lãnh đạo huyện
để làm căn cứ lập kế hoạch và ra quyết định. Thông qua bộ máy văn phòng,
Chánh văn phòng sẽ thu thập và phân tích các nguồn thông tin để có được thông
tin cần thiết liên quan đến vấn đề cần xử lý.
Các chuyên viên được giao nhiệm vụ sẽ tiến hành hoạch định các nội
dung:
- Phân tích, đánh giá để hiểu được ý nghĩa của các căn cứ mà mình cần
thu thập
- Nguồn thu thập
- Phương pháp thu thập
- Phân công công việc cụ thể cho các chuyên viên, liên hệ các khối, đơn
vị liên quan để phối hợp giải quyết.
Để quá trình thu thập căn cứ được hiệu quả và chính xác, cán bộ văn
phòng cần lưu ý đến 1 số khía cạnh của căn cứ thu thập được như:
- Tính kỹ càng: căn cứ có mô tả đúng những gì mà chúng ta cần hay định
làm không?
- Tính khách quan: chất lượng của cách tiếp cận được sử dụng để tạo căn
cứ và tính khách quan của nguồn, cũng như phạm vi những cuộc thảo luận, bàn
bạc liên quan đến căn cứ ấy.
- Uy tín: điều này liên quan đến tính đáng tin cậy của các căn cứ.
- Tính khái quát: thông tin có phạm vi rộng hay chỉ là một vài trường hợp
được lựa chọn hoặc thí điểm?
- Tính phù hợp: liệu căn cứ ấy có kịp thời, có chủ để và có hàm ý về
chính sách không?
- Tính sẵn có: sự tồn tại của căn cứ.
- Nguồn gốc của căn cứ: căn cứ ấy có nền móng thực tế không?
13

- Tính thực tiễn: liệu những nhà hoạch định có tiếp cận căn cứ trong tình
thái có ích và liệu những hàm ý về chính sách của nghiên cứu có khả thi và đủ
điều kiện không.
* Ví dụ thực tế tại UBND huyện Đông Hưng:
Văn phòng UBND huyện được lãnh đạo UBND huyện giao nhiệm vụ
hoạch định kế hoạch tổng kết phong trào thi đua trên địa bàn huyện năm 2016,
phát động phong trào thi đua năm 2017. Dựa trên nhiệm vụ được giao, lãnh đạo
văn phòng phân công cho chuyên viên phụ trách thu thập các căn cứ cần thiết để
phục vụ cho công tác hoạch định.
Các căn cứ mà chuyên viên văn phòng UBND thu thập được là Hướng
dẫn số 02/HD-UBNd của UBND tỉnh Thái Bình Hứơng dẫn tổng kết phong trào
thi đua và công tác khen thưởng năm 2016, Kế hoạch tổng kết phong trào thi
đua trên địa bàn huyện năm 2015, phát động phong trào thi đua năm 2016 của
UBND huyện Đông Hưng, Báo cáo thành tích của các phòng ban, UBND các
xã, thị trấn, tình hình ngân sách huyện, tình hình thực tế của địa phương,….
Các căn cứ trên có được nhờ quá trình nghiên cứu, tìm hiểu các tài liệu,
khảo sát đánh giá tình hình, phân tích và tổng hợp thông tin,… Chuyên viên phụ
trách sẽ báo cáo lại cho Chánh văn phòng các thông tin thu thập được để làm
căn cứ cho công tác hoạch định kế hoạch được giao. Dựa trên các căn cứ thu
thập được Chánh văn phòng sẽ tổng hợ, phân loại và chọn lọc những căn cứ cần
thiết cho công tác hoạch định kế hoạch được giao. Đông thời chịu trách nhiệm
về nội dung của các căn cứ đươc sử dụng.
Tại văn phòng UBND huyện Đông Hưng, việc thu thập các căn cứ phục
vụ công tác hoạch định được chú trọng từ khâu thực hiện đến các bước kiểm tra
để đảm bảo có được nguồn thông tin chất lượng. Cán bộ được giao nhiệm vụ là
những cán bộ nắm vững chuyên môn nghiệp vụ, đồng thời có kỹ năng xử lý linh
hoạt sáng tạo.
2.2. Vai trò trong công tác xác định mục tiêu
Văn phòng HĐND - UBND huyện Đông Hưng là bộ phận tham mưu cho
lãnh đạo UBND huyện về các vấn đề tổng hợp, các chương trình, kế hoạch cho

14


UBND, bởi vậy, văn phòng cũng có vai trò xác định mục tiêu cho quá trình
hoạch định cũng như hoạch định mục tiêu của UBND huyện.
Đối với quá trình hoạch định, mục tiêu có vai trò đặc biệt quan trọng. Nó
chi phối toàn bộ quá trình hoạch định cũng như tổ chức thực hiện các nội dung
hoạch định. Mục tiêu là căn cứ để đánh giá và phân tích công việc. Mục tiêu đã
xác định được là nền tàng của hoạch định. Mục tiêu chỉ ra điểm kết thúc cũng
như kết quả của quá trình hoạch định, nếu mục tiêu không được xác định thì qua
trình hoạch định sẽ không có hiệu quả.
Việc xác định mục tiêu đúng đắn sẽ giúp quá trình hoạch định đi đúng
hướng và đem lại hiệu quả, tránh làm lãnh phí thời gian công sức trong quá trình
hoạch định.
Nhận thức được vấn đề này, văn phòng UBND huyện Đông Hưng đã vận
dụng và phát huy vai trò của mình trong việc xác định mục tiêu cho công tác
hoạch định. Vai trò xác định mục tiêu trong công tác hoạch định của văn phòng
UBND huyện Đông Hưng được thể hiện là trong việc xác định rõ các mục tiêu,
xây dựng một chiến lược tổng thể, nhất quán với những mục tiêu đó, và triển
khai một hệ thống các kế hoạch để thống nhất và phối hợp các hoạt động. Các
mục tiêu mà văn phòng UBND huyện xác định trong quá trình hoạt động là các
mục tiêu nằm trong phạm vi quyền hạn theo quy định.
Mọi mục tiêu được xác định trong công tác hoạch định đều dựa trên cơ sở
thực tế của địa phương và yêu cầu của vấn đề cần hoạch định. Việc văn phòng
xác định mục tiêu cho quá trình hoạch định góp phần vào việc lựa chọn được
mục tiêu đúng đắn, phù hợp, tránh mắc phải việc lựa chọn mục tiêu sai lầm, xa
rời với thực tế; chỉ ra hướng đi cụ thể cho quá trình hoạch định giúp lãnh đạo
UBND huyện thực hiện đúng nhiệm vụ, chức năng của mình và hoạch định mục
tiêu phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn tại cơ quan cũng như địa phương.
Mục tiêu được xây dựng phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Đảm bảo tính thống nhất, liên tục
- Đảm bảo tính hợp pháp và hợp lý
- Đảm bảo tính khả thi
15


- Phải rõ ràng, cụ thể
Từ việc việc nghiên cứu tìm hiểu, áp dụng các phương pháp nghiệp vụ,
cán bộ văn phòng được giao nhiệm vụ sẽ tiến hành xác định mục tiêu cho quá
trình hoạch định. Tại văn phòng UBND huyện Đông Hưng, tùy vào tính chất và
nội dung của vấn đề cần hoạch định mà mục tiêu của công tác hoạch định sẽ
được lựa chọn thông qua bàn bạc thống nhất.
* Ví dụ thực tế tại UBND huyện Đông Hưng:
Mục tiêu của quá trình hoạch định Kế hoạch “tổng kết thi đua khen
thưởng năm 2016, phát động phong trào thi đua năm 2017” được xác định như
sau:
- Hoạch định chi tiết được kế hoạch “tổng kết thi đua khen thưởng năm
2016, phát động phong trào thi đua năm 2017” từ đó làm căn cứ tạo tiền đề xây
dựng Kế hoạch báo cáo lãnh đạo UBND huyện phê duyệt.
- Dự đoán được các vấn đề sẽ phát sinh trong quá trình xây dựng kế hoạch
và thực hiện.
- Hoạch định được các nội dung cần thiết, khắc phục các điểm hạn chế
cong tồn tại, hoạch định được các tình huống mới có thể phát sinh.
2.3. Vai trò trong công tác xây dựng các giải pháp
Là bộ phận phụ trách và chịu trách nhiệm cho hiệu quả của công tác
hoach định, văn phòng luôn luôn phải chú trọng xây dựng các giải pháp cho quá
trình hoạch định.
Đồng thời cần phải phân biệt việc xây dựng giải pháp cho quá trình
hoạch định với việc xây dựng giải pháp giải quyết công việc được nêu trong
hoạch định, để tránh nhầm lẫn giúp công tác hoạch định đạt hiệu quả tối đa.

Sau khi đã xác định được mục tiêu của hoạch định, cán bộ văn phòng sẽ
tiến hành xây dựng các giải pháp để thực hiện mục tiêu đề ra.
Trong quá trình hoạch định các công tác hoạt động, văn phòng cần dự
đoán được các tình huống phát sinh, phân tích tình hình và đưa ra các giải pháp
thực hiện cho phù hợp. Quy trình thực hiện công tác xây dựng giải pháp được
văn phòng UBND huyện Đông Hưng thực hiện qua các bước:
16


- Phát triển các tiền đề hoạch định: Đưa ra những dự báo, giả thiết về các
vấn đề phát sinh trong công tác hoạch định… Để đảm bảo những người lập kế
hoạch hiểu và đánh giá đúng các điều kiện tiền đề của hoạch định. Do việc có
đợc ý kiến thống nhất trong văn phòng trong việc xây dựng và lựa chọn các giải
pháp thích hợp là rất cần thiết.
- Xác định các giải pháp: Trong mỗi tình huống xảy ra trong công tác
hoạch định sẽ có những giải pháp khác nhau. Và tùy vào tính chất công việc cần
hoạch định mà cán bộ văn phòng sẽ đưa ra các giải pháp hoạch định khác nhau.
- Đánh giá và so sánh các giải pháp: Sau khi xây dựng được các giải
pháp, lãnh đạo văn phòng và các chuyên viên xem xét những điểm mạnh và
điểm yếu của từng giải pháp trên cơ sở các tiền đề và mục tiêu phải thực hiện.
- Lựa chọn giải pháp tối ưu: Sau khi đánh giá, so sánh các giải pháp, văn
phòng sẽ chọn giải pháp tối ưu để tham mưu cho lãnh đạo UBND. Việc lựa chọn
1 hay nhiều giải pháp sẽ được bàn bạc và thống nhất dựa trên yêu cầu công việc
cần hoạch định.
2.4. Vai trò trong công tác tổ chức thực hiện mục tiêu
Tổ chức thực hiện mục tiêu là 1 bước quan trọng của quá trình hoạch
định. Cán bộ văn phòng cần kết hợp các bước đã làm để tổ chức thực hiện mục
tiêu bằng các giải pháp đã đề ra dựa trên các căn cứ đã có.
Vai trò của văn phòng trong việc tổ chức thực hiện mục tiêu được thể hiện
qua những việc cụ thể sau:

- Xác định những yêu cầu để đạt được mục tiêu đề ra
- Tổ chức xác định nội dung công việc
- Xác định cách thức thực hiện mục tiêu
- Xác định nguồn lực thực hiện mục tiêu
- Xác định phương pháp kiểm tra đánh giá
2.4.1. Xác định những yêu cầu để đạt được mục tiêu đề ra
Việc xác định yêu cầu sẽ giúp cho nhà hoạch định thấy được tầm quan
trọng của mục tiêu đề ra. Cán bộ văn phòng nên đặt ra các câu hỏi như : + Tại
sao phải thực hiện công việc này?
17


+ Nó có ý nghĩa như thế nào đối với công tác hoạch định?
+ Hậu quả xảy ra không thực hiện được mục tiêu đó?
Xác định được yêu cầu giúp cán bộ văn phòng luôn hướng trọng tâm các
công việc vào mục tiêu và có cơ sở để đánh giá hiệu quả cuối cùng.
2.4.2, Tổ chức xác định nội dung công việc để thực hiện mục tiêu
Không chỉ trong công tác hoạch định mà trong tất cả các hoạt động và
công tác nói chung, trước khi thực hiện bất kì công việc gì cũng cần phải xác
định nội dung công việc. Việc xác định nội dung công việc bao gồm danh mục
những việc cần làm để thực hiện mục tiêu, phân công công việc, xác định thời
gian và địa điểm thực hiện mục tiêu.
Làm tốt bước xác định nội dung công vệc sẽ giúp Văn phòng đẩy nhanh
tiến độ của công tác hoạch định, tránh được việc trùng lặp chồng chéo công việc
cũng như nhân sự. Giúp cán bộ văn phòng nắm vững được tiến trình thực hiện
các mục tiêu của công tác hoạch định.
2.4.3 Xác định cách thức thực hiện mục tiêu
Cách thức thực hiện mục tiêu chính là các phương pháp đề ra để thực hiện
mục tiêu. Sau khi xác định được nội dung công việc cần làm, cán bộ văn phòng
sẽ tổ chức xác định các thức thực hiện mục tiêu .

Đối với mỗi mục tiêu khác nhau mà cán bộ văn phòng sẽ đưa ra các cách
thức thực hiện khác nhau.
Các cách thức đề ra cần đảm bảo tính hiệu quả, phù hợp, giảm thiểu tối đa
chi phí, thời gian và công sức.
2.4.4 Xác định nguồn lực thực hiện mục tiêu
Tại văn phòng HĐND – UBND huyện Đông Hưng, việc xác định nguồn
lực thực hiện mục tiêu được thực hiện khá hiệu quả. Tùy vào tính chất và nội
dung của vấn đề cần hoạch định, lãnh đạo văn phòng sẽ xác định nguồn lực cần
thiết để thực hiện mục tiêu cho phù hợp.
Nguồn lực ở đây bao gồm cả nguồn nhân lực, vật lực và nguồn lực tài
chính. Cần có sự kết hợp hài hòa giữa các nguồn lực để đạt được hiệu quả công
việc cao nhất.
18


 Ví dụ thực tế tại UBND huyện Đông Hưng.
Sau khi được lãnh đạo UBND giao cho Hoạch định Kế hoạch “tổng kết
thi đua khen thưởng năm 2016, phát động phong trào thi đua năm 2017” lãnh
đạo văn phòng đã tổ chức thực hiện việc xác định mục tiêu, giải pháp thực hiện
mục tiêu và nguồn lực để thực hiện mục tiêu hoạch định được giao. Nguồn lực
mà lãnh đạo văn phòng UBND huyện Đông Hưng xác định để thực hiện mục
tiêu chính là các cán bộ công chức, các chuyên viên trong Văn phòng, các cơ sở
vật chất có trong văn phòng, các Văn bản, giấy tờ tài liệu có liên quan đến quá
trình hoạch định,… Việc xác định nguồn lực không chỉ giúp văn phòng thực
hiện hiệu quả mục tiêu đề ra mà còn giúp tận dụng khai thác tối đa nguồn lực tại
cơ quan đơn vị mình, kích thích, phát huy sức sáng tạo của nguồn nhân lực hiện
có.
2.4.5 Xác định phương pháp kiểm tra đánh giá việc thực hiện mục
tiêu
Đây là bước quan trọng trọng việc tổ chức thực hiện mục tiêu của công

tác hoạch định. Bất kì công việc gì sau khi thực hiện cũng cần phải tổ chức kiểm
tra đánh giá.
Lãnh đạo văn phòng UBND huyện Đông Hưng luôn chú trọng việc tổ
chức thực hiện kiểm tra đánh giá việc thực hiện mục tiêu nhằm kiểm soát tiến
trình thực hiện mục tiêu cũng như hiệu quả của việc tổ chức thực hiện mục tiêu.
Giúp quá trình hoạch định diễn ra nhanh chóng và đạt hiệu quả tối đa.

19


Tiểu kết
Mặc dù hoạch đinh chỉ là 1 trong những chức năng của Văn phòng, nhưng
qua đây có thể thấy được vai trò quan trọng của Văn phòng trong công tác hoạch
định tại cơ quan tổ chức.Văn phòng UBND huyện Đông Hưng rất quan tâm, chú
trọng đến vai trò của mình trong việc hoạch định các công tác thu thập căn cứ,
xác định mục tiêu, xây dựng giải pháp, tổ chức thực hiện mục tiêu cho cả cơ
quan và các đơn vị, cá nhân trong văn phòng. Việc thực hiện chức năng vai trò
của mình trong công tác hoạch định để được lãnh đạo văn phòng UBND huyện
Đông Hưng chú trọng thực hiện, tuy nhiên việc thực hiện vẫn còn khuôn mẫu,
quy tắc, hạn chế sự sáng tạo nhạy bén trong giải quyết công việc nói chung và
trong công tác hoạch định nói riêng.

20