Khảo sát, đánh giá về phương pháp hoạch dịnh chương trình lập kế hoạch cho văn phòng của nhà quản trị văn phòng tại công ty cơ khí hà nội

LỜI CẢM ƠN
Nhằm áp dụng kiến thức lý thuyết vào việc thực tê việc quan sát, phân
tích, thu thập thông tin và đưa ra các đánh giá nhận xét nên tôi có tiến hành khảo
sát và đánh giá về vai trò của Nhà Quản trị văn phòng trong công tác hoạch định
nhân sự tại Công ty Cơ khí Hà Nội.
Nhân đây tôi xin bày tỏ sự cảm ơn chân thành đến quý cơ quan đã giúp
đỡ, đặc biệt là đối với Th.S Nguyễn Đăng Việt trong quá trình hoàn thiện đề tài.
Những ý kiến đóng góp của mọi người sẽ giúp tôi nhận ra hạn chế, thiếu
sót để từ đó hoàn thiện hơn cho các chủ đề sau này.


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua.
Tôi xin chịu toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng
trong công trình nghiên cứu này.
Hà Nội, tháng 12 năm 2016


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
STT
1
2
3
4
5
6
7

Từ viết tắt
TNHH
CBCNV

KH
VP
SXKD
P.KT
QLDA

Nghĩa từ viết tắt
Trách nhiệm hữu hạn
Cán bộ công nhân viên
Kế hoạch
Văn phòng
Sản xuất kinh doanh
Phòng kinh tế
Quản lý dự án


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................1
LỜI CAM ĐOAN................................................................................................2
Hà Nội, tháng 12 năm 2016.................................................................................2
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT...........................................................................3
MỤC LỤC............................................................................................................4
MỞ ĐẦU..............................................................................................................1
1.Lý do chọn đề tài........................................................................................1
2.Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu...........................................1
3.Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu đề tài...............2
4.Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài.......................................................2
5.Cấu trúc của đề tài......................................................................................2
CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CÔNG TY

CƠ KHÍ HÀ NỘI.................................................................................................3
1.1Lịch sử hình thành và phát triển của công ty............................................3
1.2Cơ cấu tổ chức của công ty......................................................................5
1.3Chức năng nhiệm vụ của công ty.............................................................7
CHƯƠNG 2. PHƯƠNG PHÁP HOẠCH ĐỊNH CHƯƠNG TRÌNH, KẾ
HOẠCH CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CƠ KHÍ
HÀ NỘI................................................................................................................9
2.1.Phương pháp hoạch định công việc theo thời gian..................................9
2.1.1Hoạch định công việc theo năm............................................................9
2.1.2Hoạch định công việc theo quý, tháng................................................16
2.1.3Hoạch định công việc theo tuần..........................................................17
2.2.Phương pháp hoạch định công việc theo nội dung................................17
CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN PHƯƠNG PHÁP HOẠCH ĐỊNH
CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
TẠI CÔNG TY CƠ KHÍ HÀ NỘI...................................................................20
3.1. Nhận xét, đánh giá................................................................................20
3.1.1. Ưu điểm.............................................................................................20
3.1.2 Nhược điểm........................................................................................20
3.2. Giải pháp..............................................................................................22
KẾT LUẬN........................................................................................................26
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................27


MỞ ĐẦU
1.Lý do chọn đề tài
Trong công việc lẫn cuộc sống, ở bất kì vai trò, vị trí, hay công việc nào
tại những mảng lĩnh vực khác nhau, thì chắc hẳn bạn có cả khối những thứ cần
phải làm và thực hiện đúng theo thời hạn của nó. Tuy nhiên, thời gian là hữu
hạn, thế nên nếu bạn không có sự hoạch định công việc tốt, thì rất có thể hiệu
quả thực hiện sẽ không cao, có khi lại mang đến những kết quả không tốt.

Là một trong những ngành công nghiệp nặng, Ngành Cơ khí đang phát
triển và làm nền tảng cho công nghiệp hoá hiện đại hoá của đất nước. Trong khi
nhiều doanh nghiệp đang vướng phải những khó khăn về lao động, tài chính,
công nghệ và khoa học quản lý, thì Công ty cơ khí Hà Nội hầu như không gặp
phải những mối quan ngại này. Vấn đề, Công ty đang phải đối diện hiện nay là
các chiến lược phát triển tổng thể có phù hợp hay không trong thời kỳ chuyển
đổi kinh tế - xã hội. Bước sang giai đoạn mới khi nền kinh tế nước ta chuyển
sang cơ chế thị trường, cũng như các ngành khác, ngành cơ khí đã bị thả nổi,
phải tự lo về mọi mặt.
Trong bối cảnh đó để tìm một giải pháp hợp lý để tồn tại và phát triển thì
Công ty cơ khí Hà Nội phải xây dựng cho mình một chiến lược phát triển riêng,
cụ thể như vấn để huy động vốn, phát triển thị trường tiêu thụ, đổi mới khoa học
– công nghệ, trang thiết bị máy móc…Hoạch định công việc của công ty hiện
nay vẫn còn nhiều vấn đề cần phải khắc phục,vì vậy em chọn đề tài nghiên cứu
là “Khảo sát,đánh giá về phương pháp hoạch dịnh chương trình lập kế hoạch
cho văn phòng của Nhà quản trị văn phòng tại công ty cơ khí Hà Nội”
2.Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu:
Phương pháp hoạch định công việc của Công ty cơ khí Hà Nội
Mục đích nghiên cứu:
Khảo sát thực trạng Phương pháp hoạch định công việc của Công ty cơ
khí Hà Nội
Trên cơ sở phân tích thực trạng rút ra những tồn tại, nguyên nhân, từ đó
1


đưa ra một số giải pháp Phương pháp hoạch định công việc của Công ty cơ khí
Hà Nội
3.Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu đề tài
Trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa

duy vật lịch sử, đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu đặc thù của kinh tế chính
trị Mác - Lênin: trừu tượng hóa khoa học, kết hợp lôgíc và lịch sử, phân tích, tổng hợp
và một số phương pháp khác: thông kê, so sánh, chuyên gia v.v…
4.Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Hoạch định là một quá trình ấn định những mục tiêu và xác định biện
pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu đó. Tài liệu lập hoạch định của các
nhà quản lý cấp trung và cấp cao. Rất cần thiết trong việc định hướng công việc
và kinh doanh của công ty.
Ý nghĩa
- Tư duy có hệ thống để tiên liệu các tình huống quản lý
- Phối hợp mọi nguồn lực của tổ chức hữu hiệu hơn.
- Tập trung vào các mục tiêu và chính sách của tổ chức.
- Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của tổ chức để phối hợp với các quản lý
viên khác.
- Sẵn sàng ứng phó và đối phó với những thay đổi của môi trường bên
ngoài
- Phát triển hữu hiệu các tiêu chuẩn kiểm tra.
5.Cấu trúc của đề tài
CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CÔNG
TY CƠ KHÍ HÀ NỘI
CHƯƠNG 2. PHƯƠNG PHÁP HOẠCH ĐỊNH CHƯƠNG TRÌNH, KẾ
HOẠCH CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CƠ KHÍ HÀ
NỘI
CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN PHƯƠNG PHÁP HOẠCH
ĐỊNH CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
TẠI CÔNG TY CƠ KHÍ HÀ NỘI
2


CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CÔNG TY

CƠ KHÍ HÀ NỘI
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
Công ty cơ khí Hà Nội là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc bộ công
nghiệp nặng , chuyên chế tạo máy công cụ ( sản xuất máy móc thiết bị dưới
dạng BOT xây dựng ,vận hành, chuyển giao). Công ty được coi là con chim đầu
đàn của ngành cơ khí Hà Nội. Công ty có con dấu riêng, hạch toán độc lập, có
tài khoản ngân hàng theo quy định của nhà nước.
Tên thường gọi : Công ty TNHH 1 thành viên Cơ khí Hà Nội
Tên giao dịch quốc tế : Hanoi Mechanical Company
Tên giao dịch viết tắt : HAMECO
Tài khoản Viêt Nam số : 710A – 00006 tại Ngân hàng công thương Quận
Đống Đa Hà Nội
Tài khoản ngoại tệ số : 362111307222 tại Ngân hàng Ngoại thương Việt
Nam
Trụ sở chính của Công ty : 74 Nguyễn Trãi, quận Thanh Xuân, Hà Nội.
Công ty được thành lập ngày 12/04/1958 với tên gọi ban đầu là Nhà máy
cơ khí Hà Nội do Liên Xô (cũ) giúp đỡ về trang thiết bị kỹ thuật . Qua hơn 40
năm hoạt động, mặc dù gặp rất nhiều khó khăn , song lãnh đạo và cán bộ công
nhân viên của Công ty đã nỗ lực phát huy mọi tiềm năng nội lực để hoàn thành
nhiệm vụ .
Trong cơ chế thị trường công ty vẫn đứng vững và cung cấp cho xã hội
những sản phẩm mũi nhọn của ngành cơ khí chế tạo phục vụ sự nghiệp công
nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước, giữa vững vị trí là một trung tâm cơ khí Việt
Nam
Qúa trình phát triển của Công ty được chia thành các giai đoạn sau
Giai đoạn 1965-1975 ( Giai đoạn sản xuất và chiến đấu ) :
Trong thời gian này , nhà máy phải tích cực sản xuất vừa phải kiên cường
chiến đấu chồng lại sự phá hoại của giặc Mỹ. Sản xuất trong điều kiện chiến
tranh phá hoại ác liệt, song với tinh thần quyết tâm của Đảng bộ , lãnh đạo và
3

anh em công nhân viên nhà máy đã giúp cho nhà máy tồn tại và tiếp tục phát
triển .
Giai đoạn từ 1975-1985 ( sản xuất và chiến đấu ) :
Cùng cả nước xây dựng xã hội chủ nghĩa. Sự kiện Miền Nam được hoàn
thành giải phóng đã đánh dấu một bước ngoặc lớn trên con đường phát triển của
nhà máy, toàn bộ cán bộ công nhân viên của nhà máy đã hoà mình vào niêm vui
của dân tộc, thống nhất đất nước đã đem lại những cơ hội, những thách thức mới
cho nhà máy. Nhà máy được giao nhiệm vụ phục vụ cho những công trình có
tầm cỡ của nhà nước như : Xây dựng lăng Bác Hồ, công trình phân lũ sông
Đáy ...địa bàn hoạt động được mở rộng, có thêm nhiều bạn hàng mới đã không
ngừng đưa nhà máy đi lên , cùng nhà nước xây dựng xã hội chủ nghĩa .
Giai đoạn từ 1986- 1993 ( chặng đường khó khăn ) :
Cũng như nhiều doanh nghiệp khác, Nhà máy cơ khí Hà Nội phải đương
đầu với những khó khăn thử thách trong quá trình chuyển đổi nền kinh tế tập
trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ
nghĩa, có sự điều tiết vĩ mô của nhà nước. Nhà máy đã gặp nhiều khó khăn do
quá trình chuyển đổi mới chậm, sản phẩm của nhà máy đã gặp nhiều khó khăn
do chất lượng kém , giá cao, thị trường tiêu thụ sản phẩm giảm, Nhà máy phải
bù lỗ, năng suất lao động thấp , nhiều lao động buộc phải nghỉ việc ( khoảng
30% ) do không có việc làm .
Đứng trước tình hình đó, nhà máy đã từng bược thay đổi để phù hợp với
tình hình mới như: Tổ chức lại sản xuất , đa dạng hoá sản phẩm, nâng cao chất
lượng sản phẩm và mở rộng thị trường tiêu thụ...
Giai đoạn từ 1994 đến nay ( Vững bước đi lên ) :
Năm 1994 là năm đầu tiên kể từ khi chuyển xang nền kinh tế thị trường
nhà máy đã hoàn thành kế hoạch, sản xuất kinh doanh có lãi .Cũng từ đây với sự
giúp đỡ của Nhà nước, sự cố gắng của ban lãnh đạo, lòng quyết tâm của đội ngũ
cán bộ công nhân viên nhà máy đã đưa nhà máy đi lên ngày càng vững mạnh

Từ đó nhà máy đã đặt ra mục tiêu cho những năm tới là phấn đấu đặt tốc
độ tăng trưởng hàng năm sản xuất kinh doanh từ 20% - 50% và tiền lương của
4


cán bộ công nhân viên tăng từ 15 - 30% . Để đạt được điều đó , cần tiến hành
đổi mới trong hoạt động kinh doanh, đổi mới công tác tiếp thị đổi mới phong
cách làm việc .
Mở rộng thị trường , tăng cường phục vụ và hướng tới xuất khẩu là những
mục tiêu mà Công ty phấn đấu . Mặt khác, giữ vững thị trường truyền thống, thị
trường mới... giữ vững và nâng cao chất lượng thẩm mỹ sản phẩm truyền thống,
tạo và gia tăng thu nhập cho cán bộ công nhân viên trong Công ty.
1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty
Tổ chức sản xuất
Với các phân xưởng sản xuất và các phòng ban có liên quan, Công ty Cơ
khí Hà Nội đã có nhiều thay đổi qua các thời kỳ và cho đến nay để bắt kịp với
qui mô sản xuất và quản lý mới đem lại hiệu quả trong sản xuất và kinh doanh
trong giai đoạn của nền kinh tế thị trường, Công ty đã đưa ra mô hình tổ chức
sản xuất trực tuyến chức năng như sau :

5


Chủ tịch Công ty kiêm
tổng giám đốc

Trợ lý giám đốc

Các đơn vị SXKD
hạch toán độc lập

do công ty góp

vốn

Phó tổng giám đốc
phụ trách kỹ thuật
KHCN.CLSP

Phó tổng giám đốc
phụ trách đời sống,
bảo vệ,XDCB

Phó tổng giám đốc
phụ trách điều
hành sản xuất

XN. đúc

P.tổ chức
TT.TKTĐH
P.KT-TKTC

Bộ phận
NC ĐT
và QLDA

P.bảo vệ

Tr. Mầm
non hoa

sen

P.y tế

Bộ phận
KD
KDXNK
Trường
THCNCT
M

X.GCAL&
NL
X.kết cầu
thép
X.cơ khí
lớn
X.cơ khí
chính xác

P.QL
CLSP

Vp công
ty

P.Q.trị
đời sống

TT.XDC

B

TT.TKĐHSX

X.cơ khí
chế tạo
X.lắp ráp

Bp chế tạo,
cb c.cụ giá
lắp
XN.
LĐSCTB
XN vật tư

6


Xem sơ đồ ta thấy sự liên quan chặt chẽ và luôn có sự giám sát từ trên
xuống dưới. Nó giúp cho Công ty luôn đảm bảo thông tin chính xác và cập nhật
từ dưới lên trên.
Bộ máy quản lý
Các chức danh của Công ty gồm có :
Một giám đốc, hai phó giám đốc, các trưởng phòng, các đội trưởng do
giám đốc Công ty bổ nhiệm
Các phòng chức năng của Công ty bao gồm :
- Phòng hành chính
- Phòng kế toán
- Phòng kinh doanh
- Phòng quản lý sản xuất

Giám đốc Công ty căn cứ vào tình hình thực tế của đơn vị mình để bố trí
tổ chức cho phù hợp và gọn nhẹ.
1.3 Chức năng nhiệm vụ của công ty
Chức năng của Công ty cơ khí Hà Nội
Là đơn vị kinh tế chuyên sản xuất mặt hàng phục vụ cho nền công nghiệp,
mục tiêu của Công ty là hoàn thiện và phát triển sản xuất sản phẩm của mình
phục vụ nhu cầu thị trường .
Nhiệm vụ của Công ty cơ khí Hà Nội
Với chức năng trên Công ty cơ khí Hà Nội có nhiệm vụ sau :
- Bảo tồn và phát triển vốn được giao .
- Thực hiện phân phối theo lao động, chăm lo đời sống vật chất cho cán
bộ (CBCNV), bồi dưỡng nâng cao trình độ văn hoá, trình độ khoa học kỹ thuật,
chuyên môn nghiệp vụ cho CBCNV
- Bảo vệ công việc sản xuất của Công ty, bảo vệ môi trường, giữ trật tự
toàn Công ty, giữ gìn an ninh chính trị, làm tròn nghĩa vụ quốc phòng đối với đất
nước .
- Đẩy mạnh đầu tư, mở rộng công suất, đổi mới thiết bị áp dụng nền khoa
học kỹ thuật tiên tiến, công nghệ mới nhằm mục đích nâng cao năng suất lao
7


động, chất lượng sản phẩm để kinh doanh có hiệu quả.
Hiện nay, Công ty cơ khí Hà Nội đang hoạt động trong các ngành kinh
doanh chủ yếu sau :
+ Công nghiệp sản xuất cát gọt kim loại .
+ Thiết bị công nghiệp, phụ tùng thay thế .
+ Xuất nhập khẩu và kinh doanh vật tư thiết bị .
+ Sản xuất tôn định hình mạ mầu, mã kẽm ,sản xuất kinh doanh máy và
thiết bị nâng hạ.
+ Thiết kế chế tạo lắp đặt sửa chữa thiết bị áp lực.

Tiểu kết: Chương 1 tập trung vào tìm hiểu về quá trình hình thành và phát
triển của công ty, cơ cấu tổ chức của công ty, chức năng nhiệm vụ của công ty.

8


CHƯƠNG 2. PHƯƠNG PHÁP HOẠCH ĐỊNH CHƯƠNG TRÌNH, KẾ
HOẠCH CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CƠ KHÍ
HÀ NỘI
2.1.Phương pháp hoạch định công việc theo thời gian
2.1.1Hoạch định công việc theo năm
Nguồn thông tin từ để lập hoạch định năm bao gồm:
- Từ chiến lược của công ty
- Từ các dự án tham gia
- Từ mục tiêu của công ty và mục tiêu bộ phận do công ty giao
- Từ các nhiệm vụ theo chức năng nhiệm vụ bộ phận.
Nội dung của hoạch định công tác năm:
- Nội dung các mục tiêu công việc
- Thời gian thực hiện
- Mức độ quan trọng của các công viêc (để giúp bộ phận có thể đặt trọng
tâm vào công tác nào và đánh giá công việc cuối năm).
Căn cứ để hoạch định công việc hàng năm :
Tình hình thực hiện hoạch định năm trước
Đây là căn cứ cơ bản, quan trọng nhất để xây dựng hoạch định công việc
hàng năm. Từ bản báo cáo kết quả kinh doanh mà phòng Thống kê tài chính kế
toán xây dựng, phòng kế toán phân tích thực hiện kế toán sản xuất kinh doanh
của Công ty trong toàn năm. Từ đó tạm thời dự kiến hoạch định công việc cho
năm tới bằng cách tăng các chỉ tiêu sản xuất của năm trước lên một tỷ lệ ngầm
định nào đó tuỳ theo sự đánh giá của người làm kế hoạch. Sau đó kết hợp với
các căn cứ khác để điều chỉnh và đưa ra bản dự thảo hoạch định đầu tiên.

Khă năng thực tế về nguồn lực, trình độ khai thác tiềm năng của Công
ty
Để xây dựng hoạch định công việc hàng năm có hiệu quả, các cán bộ
hoạch định công việc tiến hành nghiên cứu kỹ tình hình sản xuất của năm trước,
kết quả nghiên cứu tình hình thị trường và các nguồn lực hiện có của Công ty.
Bởi vì một bản hoạch định có giá trị là bản hoạch định phù hợp với nhu cầu của
9


thị trường.
Hệ thống định mức kinh tế - kỹ thuật
Công ty áp dụng hệ thống định mức kỹ thuật của Ngành cơ khí, có sự điều
chỉnh cho phù hợp với tình hình Công ty và thực tế thị trường các yếu tố đầu vào
Trình tự xây dựng
Giai đoạn chuẩn bị :
Kết thúc quý III sang quý IV hàng năm, Công ty chuẩn bị xây dựng hoạch
định cho năm sau. Phòng hoạch định Công ty tiến hành đánh giá tình hình hoạch
định công việc trong 9 tháng đầu năm thông qua báo cáo hàng tháng về tình hình
sản xuất của các xưởng, đội sản xuất và các bộ phận khác, nhận dạng tình hình
để xây dựng và gửi lên bộ công nghiệp đề nghị điều chỉnh hoạch định năm để
đảm bảo hoàn thành hoạch định cả năm. Căn cứ vào tình hình thực hiên hoạch
định năm báo cáo, phòng kế toán – tài chính đưa ra quyết toán hoạch định năm
Sau khi thu thập các số liệu về tình hình sản xuất kinh doanh 9 tháng đầu
năm, phòng hoạch định cùng phòng kế toán thống kế tài chính phân tích tình
hình, khả năng phát huy năng lực sản xuất để thực hiện hoạch định năm của
Công ty. Rà soát lại hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật, đánh giá lại tiềm lực
của Công ty. Từ đó có sự điều chỉnh phù hợp trong giai đoạn tới. Từ đây những
nguyên nhân của việc chưa hoàn thành hay hoàn thành vượt mức hoạch định sẽ
được phát hiện làm căn cứ để điều chỉnh hoạch định năm báo cáo và dự kiến
hoạch định cho năm sau

Phòng hoạch định dựa trên những hợp đồng đã ký kết, các công trình dự
kiến, các sản phẩm vẫn bán được trên thị trường( Thông tin dựa trên cáo báo
nghiên cứu thị trường ) để chuẩn bị xây dựng dự thảo kế hoạch.
Xây dựng dự thảo hoạch định :
Sau khi hoàn thành giai đoạn chuẩn bị, phòng hoạch định Công ty xây
dựng hoạch định dự thảo lần I . Trình lãnh đạo công ty và gửi cho các đơn vị
phòng ban đóng góp ý kiến. Sau đó nhận lại những phản hồi từ các bộ phận kinh
doanh. Phòng hoạch định tổng hợp, cân đối xây dựng bản hoạch định chính
thức. Bản hoạch định cho năm tới phải được hoàn thành trước ngày 20/11 năm
10


nay. Bản hoạch định này có đầy đủ các bộ phận hoạch định năm của Công ty
Trình giám đốc và giao hoạch định chính thức .
Bản dự thảo hoạch định mà phòng hoạch định tổng hợp và xây dựng, sau
khi được giám đốc Công ty thông qua và có sự bổ xung sữa chữa kịp thời bản
thảo sẽ trở thành bản KH chính thức
Căn cứ hoạch định đăng ký, căn cứ đánh giá của tổng Công ty về khả
năng và nguồn lực của Công ty mà tiến hành giao các chỉ tiêu hoạch định chủ
yếu cho các bộ phân phân xưởng, đội.
Bản hoạch định công việc bao gồm :
Báo cáo tình hình thực hiện hoạch định công việc năm hiện tại
( Hoạch định giao và dự kiến thực hiện )
Đăng ký hoạch định công việc năm của các phân xưởng, đội
Dựa vào các hợp đồng ký kết phân nhóm các loại sản phẩm
Điều chỉnh hoạch định :
Sau khi bản hoạch định năm thực hiện được 9 tháng, vào cuối quý III
hàng năm, đồng thời với việc chuẩn bị xây dựng hoạch định cho năm sau, Công
ty trình Giám đốc nhằm bảo đảm hoàn thành hoạch định năm. Việc điều chỉnh
này căn cứ vào tình hình thực hiện hoạch định trong 9 tháng đầu năm của Công

ty. Công ty tiến hành đánh giá, sơ kết đánh giá tìm ra những mặt làm được và
chưa làm được, trên cơ sở nguồn lực hiện có của Công ty và sự biến động của
thị trường mà Công ty có sự điều chỉnh cho phù hợp
Sự điều chỉnh này là hết sức cần thiết ; đảm bảo hoàn thành hoạch định
năm mà Công ty đã đăng kí trong bản kế hoạch, từ đó quỹ lương và hoạch định
phân phối của Công ty được ổn định và không ngừng nâng cao. Việc điều chỉnh
này còn có tác dụng giúp Công ty tiết kiệm nguồn lực, chống lãng phí nhằm
nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên Công ty không nên lạm dụng
việc điều chỉnh này mà cần làm tốt, làm đúng ngay từ đầu, điều chỉnh chỉ là
những yếu tố ngẫu nhiên không lường trước được. Có như vậy hiệu quả sản xuất
mới được cao hơn.

11


Sơ đồ quy trình hoạch định công việc hàng năm của Công ty

Các đơn vị SX
Phòng kế
hoạch

Phòng kế toán

Các hợp đồng kinh
tế

Ý
kiến
đóng
góp

Hoạch định SX
chính thức

Bản
thảo
KH
lần I

Tổng
hợp

Bản thảo lần
II

Lãnh đạo
Công ty

Tổng
Công ty

Đăng ký KH TrìnhTrình duyệt
Phân công xây dựng hoạch định công việc
Phòng hoạch định - tiếp thị của Công ty có trách nhiệm hoàn thành bản
hoạch định chính thức năm của Công ty. Tuy nhiên, không phải phòng hoạch
định xây dựng tất cả các bộ phận kế hoạch. Nhiệm vụ chính của phòng là tổng
hợp, phân tích, xây dựng hoạch định công việc và các bộ phận khác dựa trên bản
12

đăng ký hoạch định của các đơn vị, phòng ban khác trong Công ty cụ thể :
Các đơn vị sản xuất :- Đăng ký hoạch định sản xuất
Phòng kế toán :- Đăng ký doanh thu về các mặt hàng ( truyền thống, thiết
bị máy móc,CNC..)
- Xây dựng hoạch định tài chính
Phòng tổ chức :- Xây dựng hoạch định lao động
Phòng quản lý sản xuất : - Xây dựng hoạch định công việc sản phẩm
Phòng kinh doanh : + Xây dựng hoạch định công việc kinh doanh chung
toàn Công ty
+ Xây dựng hoạch định Maketing
+ Xây dựng hoạch định tiền lương
+ Xây dựng hoạch định xây dựng cơ bản và sữa chữa lớn
+ Xây dựng hoạch định Vật tư
Phương pháp lập KH của Công ty
Các bảng lập hoạch định
Hoạch định được phản ánh thông qua hệ thống các biểu mẫu, bao gồm các
chỉ tiêu và các chỉ tiêu đều được thể hiện bằng các con số cụ thể. Trong cơ chế
cũ, các chỉ tiêu hoạch định thường được các cơ quan cấp trên giao xuống theo
nhiệm vụ của từng ngành, do đó thường không sát với thực tế từng cơ sở, trong
qua trình thực hiện phải điều chỉnh xuống mới có thể thực hiện được, làm cho
vai trò của hoạch định bị hạ thấp trong công tác quản lý doanh nghiệp. Khi nước
ta chuyển sang nền kinh tế thị trường thì mới tạo cho môi trường hoạch định
hoạt động, nghĩa là hoạch định phải xuất phát từ yếu tố thị trường, từ khả năng
thực tế của doanh nghiệp và trong điều kiện pháp luật cho phép. Xuất phát từ cơ
sở này, hoạch định mới thực sự trở thành một công cụ quản lý quan trọng nhằm
xác định mục tiêu phương hướng của các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh, từ
đó mới xác định hướng phát triển và đầu tư mở rộng hoặc thu hẹp qui mô sản
xuất của doanh nghiệp cho thích ứng với môi trường kinh doanh. Về lĩnh vực
sản xuất nhờ có hoạch định doanh nghiệp mới tạo cho mình thế chủ động trên
mọi lĩnh vực như:

13


- Chủ động khai thác triệt để mọi nguồn khả năng tiềm tàng về vốn, vật
tư, thiết bị và lao động hiện có
- Chủ động trong việc mua sắm vật tư, thiết bị trong việc đổi mới kỹ thuật
và công nghệ
- Chủ động trong việc tạo và tìm các nguồn vốn, chủ động trong việc liên
doanh liên kết và hợp tác sản xuất với đơn vị bạn
- Chủ động trong việc tìm thị trường mua nguyên liệu và tiêu thụ sản
phẩm …
Ví dụ như các bảng biểu mẫu của Công ty :
Hoạch định tổng quát :
Đơn vị tính : triệu đồng
Stt Chỉ tiêu
1
2

Thực hiện năm

Hoạch định năm

trước

nay

Giá trị TSL
Tổng D.thu trong đó:
D. thu SXCN

3

Kinh doanh thương mại
Thu nhập bình quân

4

( triệu đồng/người/tháng
Các khoản trích nộp ngân

5

sách
Giá trị hợp đồng ký
(trong đó gối đầu cho năm
sau)
Những năm gần đây Công ty không ngừng đa dạng hoá sản phẩm nên

ngoài sản xuất những mặt hàng truyền thống Công ty còn nhận thêm các đơn
hàng khác như lắp đặt tại các công trình thuỷ điện, sản phẩm cho ngành điện,
thiết bị xi măng, thiết bị cho ngành mía đường, máy công cụ… cho nên việc
hoạch định công việc phụ thuộc rất lớn vào việc ký các hợp đồng kinh tế

14


Phương pháp lập hoạch định
Tuỳ từng loại hình kinh doanh mà doanh nghiệp sử dụng phương pháp
hoạch định công việc phù hợp cho doanh nghiệp mình để tạo ra lợi thế khác biệt
so với đối thủ cạnh tranh

Phương pháp mà Công ty xây dựng hoạch định công việc gồm 3 bước sau
Bước1 :
Xác định mục đích kinh doanh dự kiến, từ đó đưa ra nhu cầu cần phải có
của các yếu tố sản xuất kinh doanh.
Mục tiêu kinh doanh của Công ty sử dụng phương pháp tổng mức và
phương pháp dự báo là chính, dựa trên các mô hình, công thức tính toán và kinh
nghiệm của người làm kế hoạch, Công ty xác đinh các chỉ tiêu chính như : Tổng
mức doanh thu, tổng sản lượng, tổng chi phí, tổng lợi nhuận. Từ đó lựa chọn
phương án sản xuất có tổng lợi nhuận cao nhất và khả thi nhất. Việc tối đa hoá
lợi nhuận là tiêu chí quan trọng nhất để lựa chọn phương án
n

LN =

∑ Q i( G i – Zi ) – T
i =1

Trong đó :
LN : Tổng lợi nhuận của doanh nghiệp
Qi : Sản lượng hàng hoá loại i dự kiến tiêu thụ
Gi : Gía bán hàng hoá loại i dự kiến
Zi : Giá thành hàng hoá dự i kiến
T : Thuế thu nhập doanh nghiệp, thu trên vốn
i = 1,n : Số loại hàng hoá tiêu thụ
Việc tính toán các chỉ tiêu này tuân theo các chuân mực chung của hệ
thống chỉ tiêu kinh tế mà Nhà Nước quy định
Xem xét thống kê các chỉ tiêu thực hiện của Công ty trong những năm
trước. Tính tốc độ phát triển bình quân cho từng chỉ tiêu doanh thu của từng loại
mặt hàng. Phòng hoạch định dự kiến được tốc độ tăng doanh thu của
Bước2 : Đánh giá khả năng, tiềm năng trong ngắn hạn về các nguồn

lực của Công ty
Các nguồn lực của Công ty trong giai đoạn này đã đáp ứng được yêu cầu
của sản xuất cũng như mục tiêu kinh doanh mở rộng thị trường và phát triển sản
15


phẩm
Trong tương lai Công ty có thể chuyển sản xuất sản phẩm thô sang sản
phẩm hoàn chỉnh để xuất khẩu hàng hóa sang các thị trường tiềm năng
Bước 3 : Cân đối giữa nhu cầu và khả năng về các yếu tố sản xuất.
Khi có tiềm năng sản xuất thì Công ty phải xác định lại nhu cầu của sản
phẩm trên thị trường để đảm bảo một điều rằng sản phẩm của Công ty không dư
thừa
Đồng thời cũng cần phân tích nhu cầu mới về sản phẩm trong Nghành cơ
khí để tạo cơ hội kinh doanh cho Công ty
Có thể nói : Phương pháp này đã xuyên xuốt quá trình xây dựng hoạch
định ở Công ty cơ khí Hà Nội trong thời gian qua. Việc áp dụng phương pháp
này ở Công ty ngoài bằng kinh nghiệm nhiều năm qua của các cán bộ làm công
tác hoạch định còn được trợ giúp bằng máy tính bằng những phần mềm chuyên
dụng
2.1.2Hoạch định công việc theo quý, tháng
Nguồn thông tin lập hoạch định tháng
- Các công việc trong hoạch định năm
- Các công việc tháng trước còn tồn tại
- Các công việc mới phát sinh do công ty giao
Nội dung hoạch định tháng:
- Các công việc quan trọng trong tháng
- Phần các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện,
người thực hiện
- Các công việc chưa xác định được lịch (nhưng phải làm trong tháng

hoặc làm trong tháng sau)
Sau khi hoạch định năm đã được xây dựng xong, phòng hoạch định tiến
hành phân chia hoạch định năm ra các quý và cho các xưởng, đội. Việc
phân chia hoạch định hàng năm ra các quý không phải chia đều các chỉ
tiêu, các biện pháp hành động làm bốn phần bằng nhau, việc phân chia
này dựa vào các căn cứ cụ thể :
Tình hình thực hiện hoạch định các quý của những năm trước
Sự biến động của các nhân tố theo mùa vụ tác động đến Công ty
16


Tốc độ tăng trưởng của ngành
Ngày lễ- tết nghỉ trong mỗi quý
Còn việc phân chia hoạch định cho các bộ phận sản xuất phụ thuộc vào
các yếu tố sau :
Đăng ký hoạch định của các xưởng
Năng lực sản xuất kinh doanh của từng đơn vị
Năng lực của máy móc thiết bị
Sự biến động của thị trường tiêu thụ các loại sản phẩm mà mỗi đơn vị phụ
trách .
2.1.3Hoạch định công việc theo tuần
Nguồn thông tin để lập hoạch định tuần:
- Các công việc trong hoạch định tháng
- Các công việc trong tuần trước chưa thực hiện xong
- Các công việc mới phát sinh do công ty giao thêm.
Nội dung hoạch định tuần:
- Các công việc quan trọng trong tuần
- Phần các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện,
người thực hiện, ghi chú (yêu cầu kết quả).
- Các công việc chưa xác định được lịch (nhưng phải làm trong tuần hoặc

làm trong tuần sau).
2.2.Phương pháp hoạch định công việc theo nội dung
Sau khi xây dựng các căn cứ, trình tự của kế hoạch, phòng quản lý sản
xuất sẽ bước vào công việc lấp kế hoạch. Phòng tiến hành tổng hợp các thông tin
liên quan đến việc hoạch định công việc sau đó trình lên tổng Công ty. Nếu
hoạch định được phê duyệt sẽ được gửi đi và phân công, pháp lệnh sản xuất cho
các đơn vị liên quan để thực hiện, nếu tổng giám đốc yêu cầu cần phải điều
chỉnh hoạch định thì phòng kinh doanh phải sữa đổi, bổ sung hoạch định cho
hoàn chỉnh.
Nhiệm vụ, chức năng của các phòng ban trong Công ty cần phải xây
dựng một bản hoạch định công việc thống nhất, bao gồm các công việc xác định
số lượng và khối lượng công việc, tổng thời gian phải hoàn thành tất cả các công
việc, thời gian và kết thúc của từng công việc cũng như thứ tự thực hiện công
17


việc của các phòng ban.
Bảng trách nhiệm và nôi dung của các phòng trong Công ty
Trách nhiệm
Phòng bán hàng

Nội dung
Thu thập thông tin về đối
thủ canh tranh, khách hàng,
khả năng cạnh tranh của SP

Tổng kết tình hình tiêu
thụ kỳ trước
Xây dựng KH tiêu thụ
kỳ này

Phòng kinh doanh

Phòng quản lý sản xuất

Xây dựng các căn
cứ, nguồn lực, khả
năng SX sản phẩm

Khả năng cung ứng NVL
Lựa chọn nhà cung ứng

Phòng cung ứng vật tư

Phòng quản lý sản xuất

Phân
công
KHSX
cho các
đơn vị SX

Đơn vị sản xuất, phòng

Báo cáo khả năng
SX cho phòng SX

QLSX

Lấy ý kiến của các phòng

ban
Duyệt KHSX chính thức

Chủ tịch kiêm TGĐ

18


Tiểu kết: Chương 2 tập trung vào các phương pháp hoạch định công việc
tại công ty. Phương pháp hoạch định công việc theo thời gian (năm, tháng, tuần),
phương pháp hoạch định công việc theo nội dung

19


CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN PHƯƠNG PHÁP HOẠCH ĐỊNH
CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
TẠI CÔNG TY CƠ KHÍ HÀ NỘI
3.1. Nhận xét, đánh giá
3.1.1. Ưu điểm
- Khai thác các đơn hàng lớn, đặc biệt là các đơn hàng xuất khẩu để phát
huy hêt tiềm năng của Công ty, từng bước đưa công ty tham gia vào thị trường
quốc tế.
- Tiếp tục tăng cường hợp tác quốc tế nhằm chuyển giao thiết kế và công
nghệ chế tạo thiết bị thuỷ điện để cung cấp và lắp đặt thuỷ điện cho các nhà máy
điện. Trong đó tập trung nghiên cứu và chế tạo các loại turbin và điều tốc cho
thuỷ điện vừa và nhỏ.
- Hợp tác sản xuất máy công cụ chất lượng cao, bao gồm cả các loại máy
công cụ được CNC để cung cấp cho nhu cầu trong nước và xuất khẩu.
- Hợp tác trong và ngoài nước để chế tạo máy nghiền đứng cho các nhà

máy xi măng. Dự kiến trong năm 2017 sẽ ký hợp đồng cung cấp khoảng 06 máy
nghiền đứng cho các nhà máy xi măng.
- Tiếp tục khai thác có hiệu quả dây chuyền đúc chất lượng cao, sản lượng
12.000 tấn/năm phục vụ nhu cầu sản xuất trong nước và xuất khẩu. Đặc biệt chú
trọng đến xuất khẩu.
Khai thác và phát triển thị trường tiêu thụ các thiết bị phụ tùng phục vụ
cho các ngành kinh tế quốc dân như thiết bị phụ tùng ngành mía đường, thiết bị
phụ tùng ngành đường sắt, đóng tàu thủy…
3.1.2 Nhược điểm
Thứ nhất : Hoạt động nghiên cứu và dự báo nhu cầu thị trường còn chưa
được quan tâm đúng mức. Công ty có xác định một trong những căn cứ để xây
dựng hoạch định công việc là kết quả của việc nghiên cứu thị trường. Nhưng đó
mới chỉ là lý thuyết trên thực tế, công tác điều tra nghiên cứu thị trường còn
thiếu hệ thống và không bài bản, chủ yếu dựa vào kinh nghiệm mà tiên đoán,
ước tính. Công ty thường dựa vào kết quả thực hiện kế hoạch, tình hình tiêu thụ
20


của những năm trước để đưa ra dự đoán cho kỳ hoạch định tới như chỉ tiêu về
hiện vật của hoạch định năm và quý mà không đưa ra nguyên nhân và biện pháp
tích cực để tăng các chỉ tiêu hoạch định
Thứ hai : Hệ thống chiến lược của Công ty chưa đầy đủ. Như trên đã trình
bầy, danh mục sản phẩm của Công ty tương đối nhiều loại, nhóm. Nhưng Công
ty chưa có chiến lựoc phát triển đối với nhóm sản phẩm trọng điểm . Công ty
chưa có hệ thống chiến lược hoàn chỉnh làm căn cứ cho xây dựng hoạch định
công việc hàng năm. Chiến lược mới chỉ là những định hướng rất chung.
Thứ ba : Để tính các chỉ tiêu hoạch định công việc chung, Công ty sử
dụng phương pháp dự báo theo mô hình hoạch định xu hướng và phương pháp
bình quân giản đơn. Với phương pháp này, cac chỉ tiêu đưa ra chưa chính xác vì
mới chỉ tính đến mặt lượng và mới chỉ xem xét sự ảnh hưởng theo thời gian mà

bỏ qua ảnh hưởng của nhiều biến ngẫu nhiên khác nhau. Công ty chú trọng chỉ
tiêu giá trị trong khi dự báo chú trọng chỉ tiêu hiện vật cho kết quả chính xác
hơn.
Thứ tư : Một thiếu sót trong bản hoạch định năm của Công ty là không
nêu rõ các chỉ tiêu của hoạch định hỗ trợ mà mới chỉ dừng ở các biện pháp định
tính, không phân những cơ hội, rủi ro của môi trường, những thế mạnh hay hạn
chế của Công ty trong kỳ kế hoạch.
Thứ năm : Sự trình duyệt hoạch định lên tổng Công ty chỉ là hình thức, nó
không mang nghĩa trình duyệt mà chỉ là thủ tục đăng ký mang tính hành chính.
Hoạch định mà tổng Công ty giao đầu năm là hoạch định Công ty tự xây dựng
gửi lên, đến cuối quý III, nếu có điều chỉnh hoạch định thì Công ty lại gửi bản
đề nghị lên tổng Công ty xem xét có đây là qui định của Nhà nước và của ngành
nhưng đôi khi bước làm này gây mất thời gian mà không đem lại hiệu quả gì.
Thứ sáu : Việc phổ biến, triển khai, theo dõi tình hình thực hiện hoạch
định còn nhiều hạn chế. Để xây dựng một bản hoạch định tốt đã khó nhưng đưa
hoạch định thực hiện và đặt kết quả tốt còn khó hơn. Việc theo dõi tiến trình
thực hiện hoạch định để đưa vào điều chỉnh cho kịp thời cũng có thể coi là một
biện pháp công việc của xây dựng kế hoạch, vấn đề này tại Công ty cơ khí còn
21