KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI UBND QUẬN THANH KHÊ, ĐÀ NẴNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ TRÁCH NHIỆM
CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG
CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG
TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI UBND
QUẬN THANH KHÊ, ĐÀ NẴNG

BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN
Học phần: Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị
văn phòng
Giảng viên giảng dạy: ThS. Nguyễn Đăng Việt
Mã phách: ……………

Đà Nẵng, tháng 12 năm 2017


PHIẾU LÀM PHÁCH HÌNH THỨC TIỂU LUẬN
Mã phách

Họ và tên sinh viên: LÊ BẢO TRÂN

Ngày sinh: 08/7/1996

Mã sinh viên: 1405QTVD-MT046
Lớp: 1405QTVD

Khoa: Quản trị văn phòng

Tên Tiểu luận: Khảo sát, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng

trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban
nhân dân quận Thanh Khê, thành phố Đà Nẵng
Học phần: Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng
Giảng viên phụ trách: ThS. Nguyễn Đăng Việt
Sinh viên

Lê Bảo Trân


Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng

ThS. Nguyễn Đăng Việt

LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng em, mọi số
liệu và nội dung đều trung thực, khách quan, không sao chép của người
khác. Em xin chịu trách nhiệm về nghiên cứu của mình.
Người cam đoan
Lê Bảo Trân

1


Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng

ThS. Nguyễn Đăng Việt

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài tiểu luận này, em nhận được sự giúp đỡ nhiệt
tình, vì thế em xin chân thành cảm ơn đến quý thầy cô giáo, bạn bè và

đặc biệt là thầy Nguyễn Đăng Việt đã tận tình hướng dẫn, động viên và
giúp đỡ em hoàn thành đề tài này. Em xin chân thành cảm ơn!

2


Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng

ThS. Nguyễn Đăng Việt

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Từ/ Cụm từ được viết tắt
Ủy ban nhân dân
Hội đồng nhân dân
Công nghệ thông tin
Văn thư lưu trữ

Ký tự viết tắt
UBND
HĐND
CNTT
VTLT

3


Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng

ThS. Nguyễn Đăng Việt

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN

1

LỜI CẢM ƠN

2

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

3

MỤC LỤC

4

LỜI NÓI ĐẦU

6

CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA
BAN NHÂN DÂN QUẬN THANH KHÊ, THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

ỦY
8

1.1. Lịch sử hình thành

8

1.2. Cơ cấu tổ chức

9

1.3. Chức năng nhiệm vụ

10

1.3.1. Chức năng

10

1.3.2. Nhiệm vụ

10

1.4. Giới thiệu sơ lược về Văn phòng UBND quận Thanh Khê

11

1.4.1. Vị trí, chức năng

11

1.4.2. Chức năng

11

1.4.3. Nhiệm vụ, quyền hạn

11

1.4.4. Cơ cấu tổ chức

12

CHƯƠNG 2. TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG
TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ
LƯU TRỮ
13
2.1. Trách nhiệm tổ chức thiết lập bộ phận văn thư – lưu trữ

13

2.2. Trách nhiệm tuyển chọn cán bộ văn thư – lưu trữ

15

2.2.1. Tiêu chuẩn chung của công chức chuyên ngành văn thư – lưu trữ

15

2.2.2. Mô tả, thống kê về cán bộ VTLT tại Văn phòng UBND quận Thanh
Khê
20
2.3. Trách nhiệm tổ chức xây dựng các văn bản của cơ quan về văn thư – lưu
trữ
20

2.4. Trách nhiệm tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá về văn
thư – lưu trữ
21
2.4.1. Trách nhiệm tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ

21

2.4.2. Trách nhiệm kiểm tra, đánh giá

22

4


Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng

ThS. Nguyễn Đăng Việt

CHƯƠNG 3. CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM CỦA
LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
26
3.1. Nhận xét, đánh giá

26

3.1.1. Ưu điểm

26

3.1.2. Nhược điểm

26

3.1.3. Nguyên nhân

27

3.2. Các giải pháp

27

3.2.1. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo văn phòng về công tác văn thư – lưu
trữ
27
3.2.2. Xây dựng và ban hành văn bản quy định trách nhiệm của lãnh đạo văn
phòng về công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ
29
3.2.3. Xây dựng và ban hành các văn bản quy chế, quy định về văn thư – lưu
trữ, danh mục hồ sơ
30
3.2.4. Tổ chức đào tạo hướng dẫn cán bộ về văn thư – lưu trữ

30

3.2.5. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác tổ chức, quản lý công
tác văn thư – lưu trữ
32
KẾT LUẬN

34

TÀI LIỆU THAM KHẢO

36

PHỤ LỤC

37

5


Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng

ThS. Nguyễn Đăng Việt

LỜI NÓI ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Khi các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp được thành lập, công tác
VTLT tất yếu được hình thành nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục
vụ kịp thời cho nhu cầu giải quyết công việc của các cấp lãnh đạo, quản lý,
và ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất
lượng hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Liên hệ khảo sát tại
UBND quận Thanh Khê, thành phố Đà Nẵng, em có cơ hội mở rộng kiến
thức của mình về công tác văn phòng và qua trải nghiệm thực tế với công
việc, em nhận thấy rằng công tác văn thư có vai trò rất quan trọng, là một bộ
phận không thể thiếu và là nội dung quan trọng, chiếm một phần lớn công
việc trong Văn phòng. Để công tác VTLT phát huy hết vai trò của mình,
không thể không nhắc đến trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công
tác tổ chức, quản lý. Vì vậy, em xin trình bày bài tiểu luận với đề tài “Khảo

sát, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức,
quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Thanh Khê, thành phố Đà
Nẵng”, nhằm tìm hiểu sâu về vai trò của lãnh đạo văn phòng trong công tác
VTLT.
2. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đối tượng nghiên cứu: Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong
công tác tổ chức, quản lý công tác VTLT.
Phạm vi nghiên cứu: UBND quận Thanh Khê.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Nghiên cứu về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ
chức, quản lý công tác VTLT của UBND quận Thanh Khê, thành phố Đà
Nẵng để chúng ta hiểu rõ hơn tầm quan trọng của lãnh đạo văn phòng trong
công tác này, từ đó đưa ra được những giải pháp thiết thực để nâng cao hiệu
quả công tác tổ chức, quản lý công tác VTLT tại UBND quận Thanh Khê.
4. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên
cứu được sử dụng
Cơ sở phương pháp luận: Căn cứ vào các văn bản quy định về công
tác tổ chức, quản lý công tác VTLT của UBND cấp quận; các tài liệu liên
quan và tình hình thực tiễn của cơ quan.
6


Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng

ThS. Nguyễn Đăng Việt

Phương pháp nghiên cứu:
-

Phương pháp quan sát

Phương pháp mô tả
Phương pháp phân tích – tổng hợp
Phương pháp điều tra – khảo sát
Phương pháp nghiên cứu tài liệu

5. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Đề tài được thể hiện mang tính thiết thực, gắn liền với thực tế. Bài
viết bố cục rõ ràng, dễ hiểu, phù hợp cho việc tham khảo, nghiên cứu của
cán bộ, công chức làm công tác văn phòng tại các UBND cấp quận (huyện)
và sinh viên chuyên ngành quản trị văn phòng các khóa.
6. Cấu trúc của đề tài
Nội dung của bài tiểu luận gồm 3 chương:
Chương 1. Khái quát về tổ chức và hoạt động của UBND quận Thanh
Khê, thành phố Đà Nẵng.
Chương 2. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ
chức, quản lý công tác VTLT
Chương 3. Các giải pháp nâng cao trách nhiệm của lãnh đạo văn
phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác VTLT.

7


Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng

ThS. Nguyễn Đăng Việt

CHƯƠNG 1
KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA
ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN THANH KHÊ, THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
1.1. Lịch sử hình thành

Thực hiện Nghị quyết kỳ họp thứ 10 (ngày 06-11-1996) Quốc hội
khoá IX, ngày 01-01-1997, Đà Nẵng được tách khỏi tỉnh Quảng Nam-Đà
Nẵng, trở thành thành phố trực thuộc Trung ương. Đây là mốc lịch sử quan
trọng mở đầu giai đoạn phát triển của thành phố Đà Nẵng trong thời kỳ mới,
UBND quận Thanh Khê được thành lập gắn với sự ra đời của quận Thanh
Khê theo Nghị định số 07/1997/NĐ-CP ngày 23-01-1997 của Chính phủ.
Quận Thanh Khê khi mới thành lập có 8 phường: Thạc Gián, Vĩnh Trung,
Tân Chính, Tam Thuận, Chính Gián, Xuân Hà, Thanh Lộc Đán, An Khê, với
diện tích đất liền là 9,28 km2 và 4km chiều dài bờ biển, dân số 164.730
người. Tháng 8 năm 2005, thực hiện Nghị định số 102/2005/NĐ-CP ngày
05-8-2005 của Chính phủ, quận Thanh Khê có 2 phường An Khê và Thanh
Lộc Đán, mỗi phường chia tách thành 2 đơn vị hành chính mới: phường An
Khê chia tách thành 2 phường An Khê và Hòa Khê; phường Thanh Lộc Đán
chia tách thành 2 phường Thanh Khê Đông và Thanh Khê Tây. Quận Thanh
Khê hiện có 10 phường, với diện tích 9,44 km2, dân số 180.910 người, mật
độ dân số trung bình 19.164 người/km2. Mặc dù có nhiều khó khăn, thách
thức mới luôn đặt ra cho UBND và nhân dân quận trong những năm qua,
nhưng với quyết tâm và nỗ lực, tận dụng lợi thế, khai thác tiềm năng, phát
huy tối đa nguồn lực, tranh thủ sự giúp đỡ của thành phố và Trung ương, chú
trọng huy động sức mạnh toàn dân, tạo niềm tin và sự đoàn kết trong cán bộ,
đảng viên và các tầng lớp nhân dân, vượt qua mọi khó khăn, thách thức,
không ngừng phấn đấu vươn lên xây dựng quận phát triển toàn diện; chăm
lo xây dựng Đảng, chính quyền, Mặt trận Tổ quốc, các đoàn thể chính trị-xã
hội; phát huy dân chủ, tạo sức mạnh đoàn kết toàn dân, tạo sự đồng thuận xã
hội, đóng góp xứng đáng vào sự phát triển chung của thành phố Đà Nẵng.
1.2. Cơ cấu tổ chức
Ủy ban nhân dân quận Thanh Khê gồm có 01 Chủ tịch, 03 Phó Chủ
tịch và các cơ quan chuyên môn.
a) Chủ tịch UBND quận là người đứng đầu UBND quận, có trách nhiệm chỉ
đạo, điều hành, quản lý các hoạt động của UBND theo đúng chức năng,

8


Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng

ThS. Nguyễn Đăng Việt

nhiệm vụ được quy định trong Hiến pháp, pháp luật và Luật Tổ chức chính
quyền địa phương.
b) Phó Chủ tịch giúp Chủ tịch phụ trách và theo dõi một số mặt công tác, chịu
trách nhiệm trước Chủ tịch và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công.
Khi Chủ tịch vắng mặt, một Phó Chủ tịch được Chủ tịch ủy nhiệm điều hành
hoạt động của UBND;
c) Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân gồm có các phòng và cơ quan
tương đương phòng.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức UBND quận Thanh Khê

PCT
PCT
Thường
phụ trách
trực
phụ trách
Văn xã
Tài
chính, Nhân
sự
TP
TP

Trung
TP
TP
Văn
Tài
TP
Đội Kiểm
tra Quy

Thanh
chính
hóa
Giáo
tâm
Tư
LĐT
Nội
Nhà
thi
Trưởng
Trung
Hội
9Kinh
–Kế
pháp
văn
dục
tra
tế
BXH

vụ
đấu
ngành
Banthông
Quản
chữ
tâm


Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng

ThS. Nguyễn Đăng Việt

1.3. Chức năng nhiệm vụ
1.3.1. Chức năng
UBND quận Thanh Khê do HĐND quận Thanh Khê bầu, là cơ quan
chấp hành của HĐND quận, cơ quan hành chính nhà nước cấp quận, chịu
trách nhiệm trước HĐND quận và UBND thành phố Đà Nẵng.
UBND quận Thanh Khê chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật
và các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên, nhằm đảm bảo thực hiện chủ
trương, biện pháp phát triển Kinh tế - Phường hội, củng cố Quốc phòng an
ninh, thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
UBND quận thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương góp
phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà
nước từ trung ương tới cơ sở.
1.3.2. Nhiệm vụ
Xây dựng, trình HĐND quận quyết định các nội dung sau: những vấn
đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của HĐND quận; các kế hoạch phát triển kinh
tế - phường hội trung hạn và hằng năm của quận, dự toán thu ngân sách nhà
nước trên địa bàn, dự toán thu, chi ngân sách địa phương và phân bổ dự toán

ngân sách quận, điều chỉnh dự toán ngân sách địa phương trong trường hợp
cần thiết, quyết toán ngân sách địa phương, quyết định, chủ trương đầu tư
chương trình, dự án trên địa bàn quận trong phạm vi được phân quyền; đề ra
các biện pháp để thực hiện các nhiệm vụ do cơ quan nhà nước cấp trên phân
cấp, và tổ chức thực hiện các nghị quyết của HĐND quận.
Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc UBND quận.
Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến
pháp và pháp luật, xây dựng chính quyền và địa giới hành chính, giáo dục,
đào tạo, khoa học, công nghệ, văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao, y tế, lao
động, chính sách phường hội, dân tộc, tôn giáo, quốc phòng, an ninh, trật tự,
an toàn phường hội, hành chính tư pháp, bổ trợ tư pháp và các nhiệm vụ,
quyền hạn khác theo quy định của pháp luật.
Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân
cấp, ủy quyền.
10


Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng

ThS. Nguyễn Đăng Việt

Phân cấp, ủy quyền cho UBND phường, cơ quan, tổ chức khác thực
hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận.
1.4. Giới thiệu sơ lược về Văn phòng UBND quận Thanh Khê
1.4.1. Vị trí, chức năng
Văn phòng UBND quận Thanh Khê là cơ quan chuyên môn thuộc
UBND quận, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự
chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của UBND quận; đồng
thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Văn

phòng UBND thành phố, Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội và HĐND
thành phố.
1.4.2. Chức năng
Văn phòng UBND quận Thanh Khê có chức năng tham mưu, tổng hợp
cho UBND về hoạt động của UBND quận; tham mưu, giúp UBND quận
quản lý nhà nước đối với lĩnh vực ngoại vụ; lĩnh vực dân tộc; văn thư, lưu
trữ nhà nước; tham mưu cho lãnh đạo UBND về chỉ đạo, điều hành; cung
cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động UBND và các cơ quan nhà nước
ở địa phương; bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của UBND.
1.4.3. Nhiệm vụ, quyền hạn
Tổ chức các hoạt động của UBND và lãnh đạo UBND trong chỉ đạo,
điều hành các hoạt động chung của cơ quan.
Xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch công tác tháng, quý, năm
của Thường trực UBND quận. Theo dõi đôn đốc, kiểm tra thực hiện chương
trình, kế hoạch và công tác phối hợp giữa các phòng chuyên môn và HĐND,
UBND các phường.
Quản lý thống nhất các văn bản của Thường trực UBND quận theo
đúng quy định trong việc tiếp nhận, soạn thảo, sao in, đóng dấu, chuyển giao
kịp thời và bảo mật.
Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động
UBND quận; đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện văn bản quy phạm pháp luật
của quận và của cấp trên; giữ mối quan hệ phối hợp giữa Thường trực
UBND quận với Thường trực Quận uỷ, UBMTTQ Việt Nam thành phố và
các tổ chức đoàn thể của thành phố.
11


Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng

ThS. Nguyễn Đăng Việt

Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo,
chỉ đạo điều hành UBND và Chủ tịch UBND quận theo quy định của pháp
luật. Thực hiện công tác báo cáo định kỳ, đột xuất về tình hình hoạt động
của UBND quận.
Trình UBND thành phố các chương trình, kế hoạch, biện pháp tổ chức
thực hiện công tác cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn
phòng UBND thành phố.
Tiếp nhận, tham mưu giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm
quyền; thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm,
chống lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng UBND quận.
1.4.4. Cơ cấu tổ chức

CHÁNH VĂN PHÒNG

02 PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG

Tổ Tiếp nhận và
trả kết quả

Tổ Tổng hợp

Tổ Hành chính
quản trị

Tổ HĐND

Văn thư – Lưu trữ

Quận Thanh Khê là một trong những quận trung tâm của thành phố Đà

Nẵng, số lượng công việc lớn và yêu cầu đặt ra cho công việc cao hơn so với
những quận khác trong địa bàn. Về cơ bản, UBND quận và Văn phòng
UBND quận Thanh Khê đã thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ của đơn vị
và nhiều năm liền đạt thành tích xuất sắc.

12


Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng

ThS. Nguyễn Đăng Việt

CHƯƠNG 2
TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC
TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
2.1. Trách nhiệm tổ chức thiết lập bộ phận văn thư – lưu trữ
Lãnh đạo văn phòng UBND quận có trách nhiệm tổ chức thiết lập bộ
phận VTLT chuyên trách để giúp lãnh đạo văn phòng UBND quận tổ chức
thực hiện và quản lý công tác VTLT đối với các cơ quan chuyên môn và các
tổ chức thuộc quận và đối với UBND các phường; thu thập, chỉnh lý, bảo
quản và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được bảo quản ở kho lưu
trữ cơ quan của quận; thực hiện các nhiệm vụ lưu trữ hiện hành tại Văn
phòng UBND quận.
UBND quận tổ chức VTLT theo mô hình VTLT hỗn hợp. Có nghĩa là
kết hợp cả hai hình thức VTLT tập trung và phân tán, một số công việc như
đánh máy, in, nhận và gửi văn bản thì tập trung giải quyết ở Văn phòng cơ
quan, còn những việc khác vừa tiến hành ở Văn phòng cơ quan vừa ở các
đơn vị chuyên môn.
Chánh Văn phòng là người trực tiếp chỉ đạo, quản lý về công tác
VTLT tại cơ quan, phân chia trách nhiệm cụ thể như sau:

- Trách nhiệm của lãnh đạo cơ quan:
 Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy
định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện
hành;
 Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư,
lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc; giải quyết khiếu nại, tố cáo và
xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền.
- Trách nhiệm của Chánh Văn phòng:
 Giúp lãnh đạo cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát
việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đồng thời tổ chức
hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ cho cơ quan và đơn
vị trực thuộc.
 Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân công cho các đơn vị, cá nhân
và báo cáo với lãnh đạo cơ quan về những công việc quan trọng.
13


Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng

ThS. Nguyễn Đăng Việt

 Ký thừa lệnh lãnh đạo cơ quan một số văn bản được lãnh đạo giao
và ký những văn bản do Văn phòng trực tiếp ban hành.
 Xem xét thể thức văn bản trước khi trình lãnh đạo cơ quan ký ban
hành.
 Trong những điều kiện cụ thể, có thể được lãnh đạo các cơ quan
giao trách nhiệm thực hiện một số việc thuộc nhiệm vụ của văn thư
chuyên trách.
 Chánh văn phòng có thể giao cho cấp phó hoặc cấp dưới của mình
thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi quyền hạn của mình.

- Trách nhiệm của Trưởng các đơn vị phòng ban:
 Triển khai và tổ chức thực hiện các quy định của cơ quan, tổ chức
về VTLT.
 Giải quyết kịp thời những văn bản đến theo yêu cầu của lãnh đạo cơ
quan.
 Lập hồ sơ công việc của mình và nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.
- Trách nhiệm của từng cá nhân trong cơ quan:
 Trong quá trình giải quyết công việc liên quan đến công tác văn thư,
lưu trữ, mỗi cán bộ, công chức, viên chức phải thực hiện nghiêm túc
các quy định của cơ quan, tổ chức về VTLT
- Trách nhiệm của bộ phận VTLT:
 Trách nhiệm về văn thư
 Quản lý và giải quyết văn bản đến
 Quản lý văn bản đi
 Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành
 Quản lý và sử dụng con dấu
 Kiêm nhiệm thêm một số công việc như đánh máy văn bản, trực
điện thoại, kiểm tra và hướng dẫn nghiệp vụ văn thư ở các cơ
quan, đơn vị trực thuộc.
 Trách nhiệm về lưu trữ
14


Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng

ThS. Nguyễn Đăng Việt

 Giúp lãnh đạo cơ quan hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ
sơ, tài liệu.
 Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản

và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
 Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc
Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức huỷ tài
liệu hết giá trị theo quyết định của Chủ tịch UBND quận.
2.2. Trách nhiệm tuyển chọn cán bộ văn thư – lưu trữ
Cán bộ là nhân tố đóng vai trò quan trọng trong công tác VTLT ở các
cơ quan. Trình độ của cán bộ lưu trữ có tác động trực tiếp đến phương pháp,
cách thức tổ chức khoa học tài liệu trong kho lưu trữ cơ quan. Cán bộ có
trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao sẽ tìm ra phương pháp phân loại và sắp
xếp tài liệu của cơ quan một cách khoa học hợp lý, dễ tra tìm. Ngược lại
trình độ cán bộ chuyên môn thấp sẽ ảnh hưởng không tốt đến cách phân loại
và sắp xếp tài liệu của cơ quan ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác khai
thác và sử dụng tài liệu. Chính vì vậy, việc tuyển dụng và bố trí cán bộ làm
công tác lưu trữ ở cơ quan là một việc làm cần thiết cần được sự quan tâm
trực tiếp sát sao của lãnh đạo văn phòng và lãnh đạo cơ quan.
2.2.1. Tiêu chuẩn chung của công chức chuyên ngành văn thư – lưu trữ
Để lựa chọn và tuyển dụng công chức chuyên ngành VTLT phù hợp
với yêu cầu công việc tại UBND quận thì trước hết lãnh đạo văn phòng phải
căn cứ vào những tiêu chuẩn đã được nhà nước quy định như sau:
2.2.1.1. Tiêu chuẩn của công chức chuyên ngành văn thư
Theo Thông tư số 14/2014/TT-BNV của Bộ Nội vụ ban hành ngày
31/10/2014 về Quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ
chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành văn thư, công chức chuyên
ngành văn thư cần có những tiêu chuẩn sau:
a) Tiêu chuẩn về phẩm chất
1. Có bản lĩnh chính trị vững vàng, kiên định với chủ nghĩa Mác Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, nắm vững chủ trương, đường lối của Đảng;
trung thành với Tổ quốc và Hiến pháp nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt
Nam; bảo vệ lợi ích của Tổ quốc, của nhân dân.
15

Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng

ThS. Nguyễn Đăng Việt

2. Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của công chức theo quy định của pháp
luật; nghiêm túc chấp hành sự phân công nhiệm vụ của cấp trên; tuân thủ
pháp luật, giữ vững kỷ luật, kỷ cương, trật tự hành chính; nghiêm chỉnh chấp
hành nội quy, quy chế của cơ quan.
3. Tận tụy, trách nhiệm, trung thực, cẩn thận và gương mẫu trong thực
thi công vụ; cần, kiệm, liêm, chính, chí công vô tư; tuân thủ các quy định
của pháp luật về thẩm quyền, quy trình, thủ tục hành chính và tuyệt đối chấp
hành nguyên tắc bảo mật trong thực thi công vụ.
4. Có lối sống và sinh hoạt lành mạnh, khiêm tốn, đoàn kết; lịch sự,
văn hóa, chuẩn mực trong giao tiếp, phục vụ nhân dân.
5. Thường xuyên có ý thức học tập, rèn luyện nâng cao phẩm chất,
trình độ, năng lực.
b) Tiêu chuẩn nghiệp vụ
- Đối với Ngạch Văn thư:
1. Tiêu chuẩn về năng lực chuyên môn, nghiệp vụ:
+ Nắm vững đường lối, chủ trương của Đảng; chính sách, pháp luật
của Nhà nước và các kiến thức về công tác văn thư; các quy định về
bảo vệ bí mật Nhà nước;
+ Có năng lực kiểm tra, kiểm soát về thẩm quyền, trình tự, thủ tục của
quá trình soạn thảo văn bản; thực hiện thành thạo các công việc liên
quan đến nghiệp vụ của công tác văn thư;
+ Có năng lực tổ chức thực hiện công việc đạt kết quả; có thể áp dụng
công nghệ thông tin và những kinh nghiệm tiên tiến trong nước và
ngoài nước để nâng cao hiệu quả của công tác văn thư;
+ Công chức dự thi nâng ngạch văn thư phải có thời gian giữ ngạch

văn thư trung cấp hoặc tương đương tối thiểu đủ 3 năm (36 tháng).
2. Tiêu chuẩn về trình độ đào tạo, bồi dưỡng:
+ Có bằng tốt nghiệp đại học trở lên chuyên ngành văn thư lưu trữ,
nếu tốt nghiệp đại học chuyên ngành khác thì phải có chứng chỉ bồi
dưỡng bổ sung kiến thức nghiệp vụ văn thư;
+ Có chứng chỉ bồi dưỡng quản lý nhà nước và nghiệp vụ ngạch văn
thư;
16


Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng

ThS. Nguyễn Đăng Việt

+ Có chứng chỉ ngoại ngữ trình độ bậc 2 (hoặc tương đương) khung
năng lực ngoại ngữ Việt Nam theo quy định tại Thông tư số
01/2014/TT-BGDĐT ngày 24/01/2014 của Bộ Giáo dục và Đào tạo
ban hành khung năng lực ngoại ngữ 6 bậc dùng cho Việt Nam hoặc có
chứng chỉ tiếng dân tộc đối với những vị trí việc làm yêu cầu sử dụng
tiếng dân tộc;
+ Có chứng chỉ tin học với trình độ đạt chuẩn kỹ năng sử dụng công
nghệ thông tin cơ bản theo quy định tại Thông tư số 03/2014/TTBTTTT ngày 11/3/2014 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định
Chuẩn kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin.
- Đối với Ngạch Văn thư trung cấp:
1. Tiêu chuẩn về năng lực chuyên môn, nghiệp vụ:
+ Nắm được đường lối, chủ trương của Đảng; chính sách, pháp luật
của Nhà nước và những quy định của Nhà nước về công tác văn thư;
bảo vệ bí mật Nhà nước;
+ Nắm được các kiến thức cơ bản của công tác văn thư;
+ Thực hiện tốt các công việc của công tác văn thư;

+ Sử dụng được các thiết bị văn phòng và các trang thiết bị khác phục
vụ yêu cầu nhiệm vụ.
2. Tiêu chuẩn về trình độ đào tạo, bồi dưỡng:
+ Có bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên chuyên ngành văn thư lưu trữ,
nếu tốt nghiệp chuyên ngành khác thì phải có chứng chỉ bồi dưỡng bổ
sung kiến thức nghiệp vụ văn thư;
+ Có chứng chỉ bồi dưỡng quản lý nhà nước và nghiệp vụ ngạch văn
thư trung cấp;
+ Có chứng chỉ ngoại ngữ trình độ bậc 1 (hoặc tương đương) khung
năng lực ngoại ngữ Việt Nam theo quy định tại Thông tư số
01/2014/TT-BGDĐT ngày 24/01/2014 của Bộ Giáo dục và Đào tạo
ban hành khung năng lực ngoại ngữ 6 bậc dùng cho Việt Nam hoặc có
chứng chỉ tiếng dân tộc đối với những vị trí việc làm yêu cầu sử dụng
tiếng dân tộc;

17


Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng

ThS. Nguyễn Đăng Việt

+ Có chứng chỉ tin học với trình độ đạt chuẩn kỹ năng sử dụng công
nghệ thông tin cơ bản theo quy định tại Thông tư số 03/2014/TTBTTTT ngày 11/3/2014 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định
Chuẩn kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin.
2.2.1.2. Tiêu chuẩn của công chức chuyên ngành lưu trữ
Theo Thông tư số 13/2014/TT-BNV của Bộ Nội vụ ban hành ngày
31/10/2014 về Quy định mã số và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên
chức chuyên ngành lưu trữ, viên chức chuyên ngành văn thư cần có những
tiêu chuẩn sau:

a) Tiêu chuẩn chung về đạo đức nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu
trữ
1. Trung thực, khách quan trong quá trình thực hiện công việc.
2. Cẩn thận và tuân thủ nghiêm các quy định về thẩm quyền, trình tự,
thủ tục trong thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ.
3. Tận tụy, trách nhiệm và có tâm huyết với nghề, với công việc.
4. Đoàn kết, khiêm tốn, phối hợp chặt chẽ với đồng nghiệp trong quá
trình thực hiện nhiệm vụ.
5. Giữ gìn bí mật thông tin tài liệu theo đúng quy định của pháp luật
và quy định của cơ quan, tổ chức, đơn vị.
6. Chủ động nghiên cứu, đề xuất ứng dụng các thành tựu khoa học
công nghệ, sáng kiến vào công tác lưu trữ.
b) Tiêu chuẩn nghiệp vụ
1. Tiêu chuẩn về trình độ đào tạo, bồi dưỡng:
+ Tốt nghiệp đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ trở lên; nếu tốt
nghiệp đại học chuyên ngành khác thì phải có chứng chỉ bồi dưỡng
kiến thức, kỹ năng nghề nghiệp chuyên ngành lưu trữ;
+ Có chứng chỉ ngoại ngữ trình độ bậc 3 (hoặc tương đương) khung
năng lực ngoại ngữ Việt Nam theo quy định tại Thông tư số
01/2014/TT-BGDĐT ngày 24/01/2014 của Bộ Giáo dục và Đào tạo
ban hành Khung năng lực ngoại ngữ 6 bậc dùng cho Việt Nam;
+ Có chứng chỉ tin học với trình độ đạt chuẩn kỹ năng sử dụng công
nghệ thông tin cơ bản theo quy định tại Thông tư số 03/2014/TT18


Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng

ThS. Nguyễn Đăng Việt

BTTTT ngày 11/3/2014 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định

Chuẩn kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin.
2. Tiêu chuẩn về năng lực chuyên môn, nghiệp vụ:
+ Nắm vững và thực hiện đúng đường lối, chủ trương của Đảng, chính
sách, pháp luật của Nhà nước và những quy định, chế độ của ngành về
công tác lưu trữ;
+ Nắm vững lý luận, lịch sử và thực tiễn công tác lưu trữ Việt Nam;
hiểu biết, cập nhật kịp thời những công nghệ hiện đại, xu thế phát
triển về công tác lưu trữ của thế giới;
+ Nắm vững kiến thức của các môn khoa học và chuyên ngành có liên
quan đến việc thu thập, sưu tầm, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản,
thống kê, khai thác sử dụng tài liệu;
+ Có năng lực xây dựng phương án quản lý nghiệp vụ lưu trữ và thủ
tục hành chính về lưu trữ; tổ chức thực hiện có hiệu quả các quy trình
nghiệp vụ lưu trữ;
+ Có năng lực, kỹ năng quản lý và tổ chức lao động khoa học trong
hoạt động lưu trữ. Vận dụng có hiệu quả những kinh nghiệm tiên tiến
trong nước và thế giới vào công tác lưu trữ;
+ Có năng lực tổng hợp, tổ chức chỉ đạo, triển khai nghiệp vụ lưu trữ;
tổ chức phối hợp và kiểm tra kết quả công tác của các viên chức trong
thực hiện nghiệp vụ lưu trữ;
+ Đối với viên chức dự thi hoặc xét thăng hạng lưu trữ viên chính thì
phải là người đã chủ trì, tham gia ít nhất 1 đề tài, đề án nghiên cứu,
công trình khoa học cấp bộ, ngành, tỉnh (hoặc chủ trì ít nhất 1 đề tài,
đề án nghiên cứu, công trình khoa học cấp cơ sở) được cấp có thẩm
quyền nghiệm thu và đánh giá đạt yêu cầu; hoặc là tác giả của ít nhất
3 bài báo khoa học được công bố trên tạp chí chuyên ngành; hoặc có ít
nhất 1 sáng kiến được áp dụng có hiệu quả vào công tác lưu trữ được
cơ quan có thẩm quyền công nhận;
+ Viên chức thăng hạng từ chức danh lưu trữ viên (hạng III) lên chức
danh lưu trữ viên chính (hạng II) phải có thời gian công tác giữ chức

danh lưu trữ viên (hạng III) tối thiểu đủ 9 năm. Trong đó, đã tốt
nghiệp đại học trước khi thi hoặc xét thăng hạng từ đủ 3 năm trở lên.
19


Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng

ThS. Nguyễn Đăng Việt

2.2.2. Mô tả, thống kê về cán bộ VTLT tại Văn phòng
UBND quận Thanh Khê
Văn phòng UBND quận Thanh Khê không có bảng mô tả chi tiết về
cán bộ VTLT, chỉ có Quyết định số 13/QĐ-VP ngày 24/7/2017 của Văn
phòng HĐND và UBND về việc phân công nhiệm vụ công chức, người lao
động thuộc Văn phòng HĐND và UBND quận Thanh Khê (Xem thêm Phụ
lục Quyết định 13/QĐ-VP), theo Quyết định này thì bộ phận VTLT gồm:
- Chuyên viên Võ Thị Thu Hà – Công chức:
 Tham mưu, giúp lãnh đạo Văn phòng công tác quản lý văn bản đi,
lưu trữ, thủ quỹ và hành chính quản trị cơ quan.
 Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của lãnh đạo văn
phòng.
- Nhân viên Đặng Thị Phương Thảo – Nhân viên hợp đồng:
 Tham mưu, giúp lãnh đạo văn phòng công tác quản lý văn bản đến,
phục vụ các hoạt động của UBND và Văn phòng.
 Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của lãnh đạo văn
phòng.
2.3. Trách nhiệm tổ chức xây dựng các văn bản của cơ quan về văn thư
– lưu trữ
Một trong những yếu tố làm căn cứ pháp lý cho việc thực hiện nguyên
tắc quản lý tập trung thống nhất về công tác lưu trữ trong toàn quốc là hệ

thống văn bản quy pham pháp luật của ngành lưu trữ. Hiện nay, nhà nước ta
đã xây dựng và ban hành một hệ thống văn bản quy phạm pháp luật tương
đối đầy đủ về công tác VTLT, tiêu biểu như sau:
 Luật Lưu trữu năm 2011;
 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ Về công
tác Văn thư;
 Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về Sửa
đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày
08/4/ 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

20


Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng

ThS. Nguyễn Đăng Việt

 Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ Hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
 Nghị định 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về Quản
lý sử dụng con dấu;
 Nghị định 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chính phủ về Quy
định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản
quy phạm pháp luật;
 Quyết định 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước về Ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu giấy theo
TCVN ISO 9001:2000;
 Công văn 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư
và Lưu trữ Nhà nước về việc Ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu
hành chính;

 Công văn 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư
và Lưu trữ Nhà nước về việc Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản
đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng;
 Hướng dẫn 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 của Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước về việc Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến
và lập hồ sơ trong môi trường mạng;
 Thông tư 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ về
Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi
trường mạng;
 Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về
Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu vào Lưu trữ cơ
quan;
 Thông tư 13/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ Quy định
về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt
động của các cơ quan, tổ chức;…
Ngoài việc phổ biến và áp dụng các văn bản nêu trên, thì UBND quận
không văn bản quy chế, quy định nào về công tác VTLT, chỉ áp dụng và thực
hiện theo những văn bản đã ban hành.
21


Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng

ThS. Nguyễn Đăng Việt

2.4. Trách nhiệm tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá về
văn thư – lưu trữ
2.4.1. Trách nhiệm tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ
Tại Văn phòng UBND quận Thanh Khê, Chánh Văn phòng là người
chịu trách nhiệm trực tiếp chỉ đạo, điều hành hoạt động VTLT, cũng là người

có trách nhiệm hướng dẫn nghiệp vụ VTLT cho công chức, viên chức VTLT
của cơ quan. Hình thức hướng dẫn chủ yếu là bằng văn bản, lãnh đạo văn
phòng sẽ phổ biến các văn bản quy chế, quy định về VTLT của nhà nước ban
hành đến bộ phận VTLT của Văn phòng và các cơ quan đơn vị thuộc UBND
quận để áp dụng theo. Tính đến nay, thì UBND quận chỉ thực hiện theo các
văn bản nhà nước đã ban hành chứ cơ quan không ban hành văn bản hướng
dẫn riêng nào.
2.4.2. Trách nhiệm kiểm tra, đánh giá
Kiểm tra về công tác VTLT là quá trình so sánh kết quả thực tế trong
việc thực hiện các nghiệp vụ với các tiêu chí, tiêu chuẩn và mục tiêu đã đề
ra, nhằm đánh giá, phát hiện sai sót để ngày càng hoàn thiện công tác VTLT
ở cơ quan. Vì vậy, lãnh đạo văn phòng cần kiểm tra đánh giá công tác VTLT
thường xuyên, định kỳ để nắm bắt tình hình thực tiễn, phát hiện sai sót kịp
thời và đưa ra phương án điều chỉnh phù hợp để nâng cao hiệu quả của công
việc.
Tuy nhiên, hiện nay chúng ta vẫn chưa có những quy định cụ thể về
công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý các vi phạm trong lĩnh vực văn thư, lưu
trữ. Điều đó cũng phần nào gây khó khăn cho công tác thanh tra, kiểm tra
về lĩnh vực này. Hiện nay, trong Luật Lưu trữ (Điều 8) quy định về các hành
vi bị nghiêm cấm như sau:
1. Chiếm đoạt, làm hỏng, làm mất tài liệu lưu trữ.
2. Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung tài liệu lưu trữ.
3. Mua bán, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu lưu trữ.
4. Sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích xâm phạm lợi ích của Nhà
nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
5. Mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài trái phép.
Những tiêu chí đánh giá công tác VTLT tại UBND quận Thanh Khê
bao gồm:
22

Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng

ThS. Nguyễn Đăng Việt

1. Những nội dung về tổ chức, chỉ đạo, điều hành trong công tác VTLT
- Công tác tổ chức và bố trí người làm công tác VTLT:
 Bố trí người làm công tác VTLT
 Trình độ chuyên môn của người làm công tác VTLT
- Chỉ đạo, điều hành công tác VTLT:
 Chỉ đạo, triển khai, phổ biến các văn bản của Trung ương, của tỉnh
liên quan đến công tác VTLT
 Có Quy chế công tác văn thư, lưu trữ được sửa đổi, bổ sung kịp
thời; Danh mục hồ sơ hàng năm; kế hoạch (hoặc phương hướng nhiệm
vụ) công tác VTLT hàng năm
 Kiểm tra công tác VTLT tại phòng ban chuyên môn và các đơn vị
trực thuộc
 Thực hiện chế độ báo cáo thường xuyên, đột xuất về công tác VTLT
 Cử cán bộ, công chức, viên chức tham gia các lớp tập huấn, bồi
dưỡng VTLT do thành phố hoặc các cơ quan khác tổ chức
2. Kết quả thực hiện nghiệp vụ văn thư
- Quản lý văn bản đến:
 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
 Trình văn bản đến
 Chuyển giao văn bản đến
 Theo dõi kết quả xử lý văn bản đến
 Ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành trong Quản lý
văn bản đến
 Số đăng ký văn bản đến
- Quản lý văn bản đi:

 Ghi số và ngày tháng năm văn bản đi
 Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
 Đăng ký văn bản đi
23