Công tác xử lý tài liệu tại Thư viện của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn

1 of 103.

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
-----------------------------------------------------

VŨ THÚY HẬU

CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN CỦA
BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC THÔNG TIN THƢ VIỆN

Chuyên ngành

: Khoa học Thông tin - Thư viện

Mã số

: 60 32 02 03

Ngƣời hƣớng dẫn : TS. Vũ Dƣơng Thúy Ngà
XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO GÓP Ý CỦA HỒI ĐỒNG
Giáo hiên hướng dẫn

Chủ tịch Hội đồng chấm Luận văn

TS. Vũ Dƣơng Thúy Ngà

PGS. TS. Nguyễn Thị Lan Thanh

HÀ NỘI – 2016

Header Page -Header Page -Header Page - Header Page -Header Page -Header Page-Footer Page -Footer Page -Footer Page -Footer Page -F


2 of 103.

XÁC NHẬN CỦA HỘI ĐỒNG CHẤM LUẬN VĂN

.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
Chủ tịch Hội đồng

PGS.TS. Nguyễn Thị Lan Thanh

Header Page -Header Page -Header Page - Header Page -Header Page -Header Page-Footer Page -Footer Page -Footer Page -Footer Page -F


3 of 103.

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các kết
quả nghiên cứu là hoàn toàn trung thực.
Tôi xin cam đoan rằng những tài liệu tham khảo được trích dẫn trong
luận văn đều được xác định rõ nguồn gốc.

Hà Nội, tháng 10 năm 2016
Tác giả luận văn

Vũ Thúy Hậu

Header Page -Header Page -Header Page - Header Page -Header Page -Header Page-Footer Page -Footer Page -Footer Page -Footer Page -F


4 of 103.

LỜI CẢM ƠN
Trong thời gian nghiên cứu và hoàn thành luận văn của mình, tôi đã
nhận được sự hỗ trợ của giáo viên hướng dẫn, các thầy cô giáo, các bạn đồng
nghiệp và người thân.
Đầu tiên, tôi xin gửi lời cảm ơn tới TS. Vũ Dương Thúy Ngà, người đã
tận tình chỉ bảo cho tôi trong suốt thời gian thực hiện nghiên cứu.
Tiếp đến tới xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo, những người đã
giúp đỡ tôi trong suốt quá trình học cao học, cung cấp kiến thức và chia sẻ
kinh nghiệm về chuyên môn để tôi có thể hoàn thành đề tài này.
Và xin cảm ơn Ban Giám đốc, các bạn đồng nghiệp tại Thư viện Bộ đã
tạo điều kiện thuận lợi cho tôi tham gia học tập nâng cao trình độ chuyên môn.
Cuối cùng, tôi xin bày tỏ sự biết ơn tới những người thân trong gia đình
đã luôn động viên để tôi hoàn thành khóa học và thực hiện Luận văn một cách
tốt nhất.

Header Page -Header Page -Header Page - Header Page -Header Page -Header Page-Footer Page -Footer Page -Footer Page -Footer Page -F


5 of 103.

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
1. Từ viết tắt tiếng Việt
CSDL

Cơ sở dữ liệu

KHPL

Ký hiệu phân loại

MLTT

Mục lục trực tuyến

NCT

Nhu cầu tin

NDT

Người dùng tin

NVTV

Nhân viên thư viện

TCVN

Tiêu chuẩn Việt Nam

Thư viện Bộ

Thư viện của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

XLTL

Xử lý tài liệu

XLHT

Xử lý hình thức

XLND

Xử lý nội dung

Header Page -Header Page -Header Page - Header Page -Header Page -Header Page-Footer Page -Footer Page -Footer Page -Footer Page -F


6 of 103.

2. Từ viết tắt tiếng Anh
AACR2

Anglo-American Cataloguing Rule, Edition Two
Quy tắc biên mục Anh-Mỹ

BBK

Bibliothekarisch Bibliographische Klassifikation
Bảng phân loại thư viện thư mục

DC

Dublin Core Metadata Standard
Chuẩn biên mục siêu dữ liệu

DDC

Dewey Decimal Classification
Bảng phân loại thập phân Dewey

ISBN

International Standard Book Number
Mã số tiêu chuẩn quốc tế cho sách

ISO

International Standard Organization
Tổ chức tiêu chuẩn quốc tế

ISSN

International Standard Serial Number
Mã số chuẩn quốc tế cho xuất bản phẩm nhiều kỳ

LCC

Library of Congress classification
Bảng phân loại Thư viện Quốc hội Hoa Kỳ

LCSH

Library of Congress Subject Headings
Khung đề mục chủ đề Thư viện Quốc hội Mỹ

MARC

Machine readable Cataloguing
Biên mục đọc máy

OPAC

Online Public Access Catalog
Mục lục truy cập công cộng trực tuyến

RDA

Resource Description and Access
Quy tắc biên mục mô tả và truy cập tài nguyên

UDC

Universal Decimal Classification
Bảng phân loại thập phân bách khoa

Header Page -Header Page -Header Page - Header Page -Header Page -Header Page-Footer Page -Footer Page -Footer Page -Footer Page -F


7 of 103.

MỤC LỤC
MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1
1. Tính cấp thiết của đề tài ............................................................................ 1
2. Tình hình nghiên cứu ................................................................................. 3
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu. ............................................................ 6
4 . Giả thuyết nghiên cứu ............................................................................. 6
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ............................................................. 7
6. Phương pháp nghiên cứu .......................................................................... 7
7. Ý nghĩa khoa học và ứng dụng của đề tài ................................................. 8
8. Kết quả nghiên cứu ................................................................................... 8
CHƢƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CÔNG TÁC XỬ LÝ
TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN CỦA BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT
TRIỂN NÔNG THÔN .................................................................................... 9
1.1. Cơ sở lý luận về xử lý tài liệu ................................................................. 9
1.1.1. Khái niệm chung về xử lý tài liệu ........................................................ 9
1.1.2. Đặc điểm của công tác xử lý tài liệu ................................................. 14
1.1.3. Chức năng và vai trò của công tác xử lý tài liệu .............................. 15
1.1.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng xử lý tài liệu ......................... 18
1.1.5. Các tiêu chí đánh giá chất lượng xử lý tài liệu................................. 30
1.2.Khái quát về Thư viê ̣n của Bộ Nông nghiê ̣p và Phát triển nông thôn và
lược sử công tác xử lý tài liệu ..................................................................... 33
1.2.1 Chức năng và nhiệm vụ của Thư viện Bộ ........................................... 33

1.2.2 Nguồ n lực thông tin của Thư viện ...................................................... 34
1.2.3 Đặc điểm nhu cầu tin tại Thư viện Bộ................................................ 35
1.2.4 Cơ sở vật chấ t, hạ tầng công nghệ của Thư viện ............................... 36
1.2.5 Nguồn nhân lực của Thư viện Bộ ....................................................... 39
1.2.6. Lược sử công tác xử lý tài liệu tại Thư viện Bộ ................................ 39
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƢ
VIỆN CỦA BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN ...... 43
2.1 Phương thức tổ chức xử lý tài liệu ........................................................ 43
2.1.1 Xử lý tài liệu truyền thống .................................................................. 44

Header Page -Header Page -Header Page - Header Page -Header Page -Header Page-Footer Page -Footer Page -Footer Page -Footer Page -F


8 of 103.

2.1.2 Xử lý tài liệu điện tử ........................................................................... 44
2.2 Biên mục mô tả ...................................................................................... 45
2.2.1 Công cụ hỗ trợ biên mục mô tả .......................................................... 45
2.2.2 Đánh giá kết quả biên mục mô tài liệu............................................... 51
2.3 Phân loại tài liệu ................................................................................... 55
2.3.1 Công cụ phân loại tài liệu .................................................................. 55
2.3.2 Quy trình phân loại tài liệu ................................................................ 57
2.3.3 Đánh giá kết quả phân loại tài liệu .................................................... 58
2.4 Định từ khóa tài liệu .............................................................................. 60
2.4.1 Quy trình định từ khóa tài liệu ........................................................... 60
2.4.2 Đánh giá kết quả định từ khóa tài liệu ............................................... 61
2.5 Tóm tắt tài liệu....................................................................................... 66
2.5.1 Quy trình tóm tắt tài liệu .................................................................... 66
2.5.2 Đánh giá kết quả tóm tắt tài liệu ........................................................ 69
2.5. Nhận xét về công tác xử lý tài liệu ....................................................... 72

2.5.1 Ưu điểm .............................................................................................. 73
2.5.2 Nhược điểm......................................................................................... 75
CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC XỬ
LÝ TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN CỦA BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT
TRIỂN NÔNG THÔN .................................................................................. 78
3.1 Nhóm giải pháp về quản lý .................................................................... 78
3.1.1 Đưa ra định hướng chỉ đạo thống nhất .............................................. 78
3.1.2 Thiết lập các quy định nội bộ ............................................................. 79
3.1.2 Nâng cao trình độ nguồn nhân lực ..................................................... 80
3.2 Nhóm giải pháp về chuyên môn ............................................................ 82
3.2.1 Xây dựng các công cụ hỗ trợ .............................................................. 82
3.2.2 Hiệu đính kết quả xử lý tài liệu .......................................................... 84
3.2.3 Ứng dụng công nghệ thông tin trong xử lý tài liệu ............................ 85
KẾT LUẬN .................................................................................................... 89
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................ 91

Header Page -Header Page -Header Page - Header Page -Header Page -Header Page-Footer Page -Footer Page -Footer Page -Footer Page -F


9 of 103.

DANH MỤC BẢNG BIỂU
Tên

Nội dung

Trang

Hình 1.1

Giới thiệu hệ thống quản lý thư viện VLIB

37

Hình 1.2

Các modul của hệ thống quản lý thư viện VLIB

38

Hình 2.1

Sơ đồ quy trình tổ chức XLTL tại Thư viện Bộ

43

Bảng 2.2

Danh sách trường dữ liệu trên CSDL của Thư viện Bộ

49

Bảng 2.3

Bảng mô tả trường dữ liệu cho tài liệu điện tử

50

Bảng 2.4

Lỗi vi phạm tính chính xác trong mô tả tài liệu

52

Bảng 2.5

Lỗi vi phạm tính thống nhất trong mô tả tài liệu

54

Bảng 2.6

Số liệu thống kê đánh giá chất lượng biên mục mô tả

55

Bảng 2.7

KHPL đặc thù thường khai thác sử dụng

56

Bảng 2.8

Lỗi vi phạm tính thống nhất trong phân loại tài liệu

58

Bảng 2.9

Lỗi vi phạm tính chính xác trong phân loại tài liệu

59

Bảng 2.10 Lỗi vi phạm tính chính xác trong định từ khóa

62

Bảng 2.11 Lỗi vi phạm tính phù hợp trong định từ khóa

66

Bảng 2.12 Lỗi vi phạm tính chính xác trong tóm tắt tài liệu

69

Header Page -Header Page -Header Page - Header Page -Header Page -Header Page-Footer Page -Footer Page -Footer Page -Footer Page -F


10 of 103.

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Ngày nay cùng với sự tiến bộ của khoa học và công nghệ và sự phát triển
mạnh mẽ của công nghệ thông tin, thế giới hiện đại chuyển từ thời đại công
nghệ sang thời đại thông tin. Ở đó tri thức-thông tin trở thành nguồn lực thúc
đẩy phát triển của mỗi quốc gia. Từ đó, vị thế hoạt động thông tin-thư viện đã
được khẳng định trong đời sống xã hội. Để đáp ứng đầy đủ các thông tin khác
nhau cho người dùng tin (NDT) một cách có chất lượng và hiệu quả thì công
tác xử lý tài liệu (XLTL) của các cơ quan thông tin-thư viện phải được đặt lên

hàng đầu.
Thư viện của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn (Thư viện Bộ) là
nơi thu thập, lưu trữ và phổ biến nguồn thông tin có giá trị của ngành, tuyên
truyền các mô hình sản xuất và giới thiệu các tiến bộ khoa học, nhất là công
nghệ giống, công nghệ bảo quản - chế biến nông sản, tạo bước đột phá về
năng suất, chất lượng sản phẩm góp phần đảm bảo cho ngành Nông nghiệp
phát triển với trình độ cao và bền vững... Thư viện đã tập hợp các thông tin tư
liệu về cơ cấu cây trồng, đối tượng vật nuôi, phương pháp sản xuất năng động
theo hướng sản xuất hàng hóa, thích ứng với biến đối khí hậu; dựa trên khai
thác hiệu quả tiềm năng và lợi thế đất đai, lao động; nâng cao giá trị gia tăng
cho những nông sản đặc trưng với khối lượng và chất lượng sản phẩm có sức
cạnh tranh cao.
Được sự quan tâm của các cấp lãnh đạo, hàng năm Thư viện Bộ được duy
trì riêng một dòng kinh phí cho việc bổ sung nhằm đa dạng và phong phú các
nguồn lực thông tin. Chính vì vậy các nhân viên thư viện (NVTV) cần phải
quản lý và tổ chức các nguồn thông tin hiện có để bạn đọc có thể khai thác
được một cách hiệu quả nhất. Để làm được việc này thì hoạt động XLTL cần
phải được chú trọng nhất.
1

Header Page -Header Page -Header Page - Header Page -Header Page -Header Page-Footer Page -Footer Page -Footer Page -Footer Page -F


11 of 103.

Thư viện Bộ là thư viện chuyên ngành đa lĩnh vực, là đầu mối kết nối các
hoạt động thư viện tại các đơn vị thuộc Bộ. Muốn phát huy thế mạnh mạng
lưới thông tin thư viện chuyên ngành, các thư viện cần phải kết nối và chia sẻ
nguồn dữ liệu của mình. Điều đó chỉ thực hiện được khi các thư viện thực
hiện tốt khâu XLTL dựa trên sự thống nhất chuẩn chung trong các khâu xử lý

kỹ thuật cho tài liệu.
Thư viện Bộ trực thuộc Trung tâm Tin học và Thống kê nên có nhiều điều
kiện triển khai ứng dụng công nghệ thông tin. Khởi đầu là phần mềm ISIS,
tiếp đến là phần mềm tích hợp quản trị cơ sở dữ liệu Libol, và sử dụng kết
hợp phần mềm quản lý nguồn tài nguyên số Dlib. Nay Thư viện được Bộ cấp
kinh phí đầu tư nâng cấp triển khai ứng dụng phần mềm tích hợp quản trị cơ
sở dữ liệu thư viện VLIB thực hiện quản lý thống nhất các tài liệu truyền
thống và tài liệu điện tử. Trong tương lai, phần mềm có thể sẽ được triển khai
và ứng dụng trong toàn đơn vị thư viện thuộc ngành Nông nghiệp và Phát
triển nông thôn. Việc ứng dụng những thành tựu mới trong công nghệ thông
tin đã tạo ra những thuận lợi trong quy trình XLTL.
Về các quy tắc và chuẩn nghiệp vụ trong XLTL, Thư viện Bộ đã sử dụng
chuẩn ISBD, quy tắc AACR2. Thư viện đã ứng dụng khổ mẫu biên mục
MARC21 và DC, phân loại tài liệu theo khung phân loại DDC. Có thể nói,
Thư viện Bộ đã ứng dụng một cách kịp thời và đầy đủ các chuẩn nghiệp vụ
trong công tác XLTL để quản lý và khai thác nguồn tài liệu một cách tốt nhất.
Tuy nhiên, vẫn cần phải có nghiên cứu đánh giá việc ứng dụng các chuẩn
nghiệp vụ này để xác định chuẩn XLTL phù hợp với mô hình tổ chức và hoạt
động Thư viện Bộ mang lại sự hiệu quả và hướng đến thống nhất XLTL tại
đơn vị Thư viện Bộ nói riêng và tại các đơn vị thuộc mạng lưới thư viện
ngành Nông nghiệp và Phát triển nông thôn nói chung.

2

Header Page -Header Page -Header Page - Header Page -Header Page -Header Page-Footer Page -Footer Page -Footer Page -Footer Page -F


12 of 103.

Những yêu cầu cấp thiết đó đặt ra cho Thư viện một nhiệm vụ mới là

nghiên cứu công tác XLTL mà trước hết là cần phải nghiên cứu, tìm hiểu thực
trạng và đánh giá những mặt mạnh, mặt yếu của công tác XLTL cụ thể tại
Thư viện Bộ và đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác
XLTL. Từ những lý do đó, tôi đã chọn đề tài “Công tác xử lý tài liệu tại Thư
viện của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn” cho luận văn tốt nghiệp
của mình.
2. Tình hình nghiên cứu
XLTL là hoạt động cốt lõi của hoạt động thông tin-thư viện, vì thế đã có
nhiều công trình nghiên cứu về lĩnh vực này. Theo hướng nghiên cứu của đề
tài, trong nước đã có nhiều đề tài về XLTL tại các thư viện được thực hiện.
Tuy nhiên những công trình nghiên cứu này đều mang lý thuyết hoặc mang
tính chất ứng dụng, điều tra tại các cơ quan thông tin-thư viện cụ thể.
Về nghiên cứu mang tính hệ thống hóa lý thuyết khâu XLTL của thư viện
có thể kể đến “Kỹ năng biên mục mô tả MARC21-AACR2-ISBD” của tác giả
Phạm Thị Minh Tâm xuất bản năm 2014, giáo trình “Phân loại tài liệu” của
tác giả Vũ Dương Thúy Ngà xuất bản năm 2009, giáo trình “ Định chủ đề và
định từ khóa tài liệu” của tác giả Vũ Dương Thúy Ngà và Vũ Thúy Bình xuất
bản năm 2008, giáo trình “Xử lý tài liệu trong hoạt động thông tin-thư viện”
của tác giả Trần Thị Quý và Nguyễn Thị Đào xuất bản năm 2007. Các tài liệu
trên đã phân tích cơ sở lý luận trong công tác XLTL, từ đó khái quát hóa về
công tác XLTL và cung cấp những kiến thức cụ thể cho từng khâu trong quy
trình XLTL.
Về nghiên cứu thực tiễn công tác XLTL tại một số cơ quan thông tin-thư
viện cụ thể, có thể chỉ ra một số luận án và luận văn tiêu biểu đã được bảo vệ.
Đối với chuẩn nghiệp vụ XLTL có luận án tiến sỹ có tác giả Vũ Dương Thúy
Ngà bảo vệ năm 2012 về “Nghiên cứu hoàn thiện việc chuẩn hóa trong việc
3

Header Page -Header Page -Header Page - Header Page -Header Page -Header Page-Footer Page -Footer Page -Footer Page -Footer Page -F

13 of 103.

xử lý tài liệu tại các thư viện Việt Nam”. Tại trường Đại học Văn hóa có các
luận văn sau: năm 2014 “Công tác xử lý tài liệu tại Thư viện Đại học Hà Nội”
của tác giả Lê Thị Huyền, “Công tác xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông tinThư viện trường Đại học Hoa Lư” của tác giả Đỗ Kim Hồng, “Xử lý tài liệu
tại Trung tâm Thông tin-Thư viện trường Đại học Mỏ Địa chất” của tác giả
Nguyễn Thu Trang; năm 2012 “Công tác xử lý tài liệu tại Thư viện thuộc
Trung tâm Thông tin Tư liệu Viện Khoa học và công nghệ Quốc gia Việt
Nam” của tác giả Hoàng Thị Hiền, “Công tác xử lý tài liệu tại Trung tâm
Thông tin Thư viện Viện Đại học Mở Hà Nội” của tác giả Lê Thị Huệ; năm
2011 có “Công tác xử lý tài liệu tại Thư viện trường Đại học Ngoại thương
Hà Nội: thực trạng và giải pháp”. Tại trường Đại học Khoa học xã hội và
nhân văn có các luận văn sau: năm 2015 “Xử lý tài liệu tại thư viện của các
trường đại học trên địa bàn Hà Nội” của tác giả Luyện Thị Trang, “Xử lý tài
liệu tại Trung tâm Thông tin-Thư viện Học viện Ngân hàng” của tác giả
Nguyễn Thị Tứ; năm 2013 “Công tác xử lý tài liệu tại Thư viện trường Đại
học Sài Gòn, thực trạng và giải pháp” của tác giả Đinh Thị Hồng Thúy.
Những luận văn trên đã đưa ra cơ sở lý luận chung cho công tác XLTL và
phản ánh thực tế hoạt động XLTL tại các Trung tâm Thông tin-Thư viện một
cách cụ thể. Qua đó, các tác giả đã đánh giá hiện trạng và đề xuất giải pháp
nhằm nâng cao chất lượng công tác XLTL phù hợp với từng Trung tâm
Thông tin-Thư viện. Có thể khẳng định đề tài “Công tác xử lý tài liệu tại Thư
viện của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn” là hoàn toàn mới.
Bên cạnh đó, cùng chủ đề về XLTL còn có một số bài viết được đăng tải
trên các tạp chí chuyên ngành, kỷ yếu hội thảo khoa học chuyên ngành về thư
viện. Đó là các bài viết của tác giả Trần Thị Quý, Vũ Dương Thúy Ngà,
Nguyễn Hữu Viêm, Nguyễn Thị Đào,... đề cập đến thực trạng, định hướng và
giải pháp XLTL như kiểm soát tính nhất quán trong quá trình phân loại, định
4

Header Page -Header Page -Header Page - Header Page -Header Page -Header Page-Footer Page -Footer Page -Footer Page -Footer Page -F


14 of 103.

từ khóa,.... nhằm tăng cường chuẩn hóa trong XLTL tại các thư viện. Như vậy
nghiên cứu về “Công tác xử lý tài liệu tại Thư viện của Bộ Nông nghiệp và
Phát triển nông thôn” là đề tài mới, không trùng lặp.
Về công tác XLTL, bản thân tác giả đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp của
mình về “Tìm hiểu Bộ Từ khóa chuyên ngành Thủy sản tại Trung tâm Thông
tin khoa học và kinh tế thủy sản” năm 2002-một trong những công cụ được sử
dụng trong XLND tài liệu tại Thư viện của Bộ Thủy sản. Trong quá trình
công tác tại Thư viện Bộ, tác giả cũng có một số bài viết đăng trên tạp chí
Thư viện Việt Nam số 6 năm 2015 về “Ứng dụng công nghệ thông tin trong
hoạt động thông tin thư viện tại Thư viện Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông
thôn”, bài đăng trong hội thảo khoa học “Thực trang và giải pháp đổi mới mô
hình quản lý và phương thức hoạt động thư viện Việt Nam” năm 2015 về
“Thực trạng tổ chức quản lý và phương thức hoạt động của Thư viện Bộ
Nông nghiệp và Phát triển nông thôn”, bài đăng trong hội thảo khoa học
“Chính sách đào tạo và sử dụng nguồn nhân lực thư viện ở Việt Nam” năm
2013 về “Thực trạng và định hướng trong công tác sử dụng nguồn nhân lực
tại Thư viện Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn”. Đây mới chỉ là những bài
viết nghiên cứu về từng khía cạnh đơn lẻ của Thư viện Bộ chứ không phải là
những nghiên cứu chuyên sâu một vấn đề lớn và cấp thiết của thư viện hiện nay.
Với mong muốn đóng góp một phần công sức và hy vọng nâng cao chất
lượng của hoạt động XLTL tại Thư viện Bộ dựa trên việc kế thừa những
thành quả nghiên cứu của các nhà khoa học đi trước và những kinh nghiệm
làm việc của bản thân, tác giả luận văn tiến hành tìm hiểu, nghiên cứu, khảo sát
thực trạng, điểm mạnh, điểm yếu của công tác XLND tài liệu tại Thư viện Bộ.

Từ đó, đề xuất những giải pháp nâng cao chất lượng công tác XLTL tăng cường
hiệu quả hoạt động Thư viện của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.

5

Header Page -Header Page -Header Page - Header Page -Header Page -Header Page-Footer Page -Footer Page -Footer Page -Footer Page -F


15 of 103.

3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu.
3.1. Mục đích nghiên cứu
Đề xuất một số giải pháp khả thi nhằm nâng cao chất lượng hoạt động
XLTL nhằm thỏa mãn tối đa nhu cầu thông tin của NDT tại Thư viện Bộ.
3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Nghiên cứu cơ sở lý luận và thực tiễn XLTL tại Thư viện của Bộ Nông
nghiệp và Phát triển nông thôn;
- Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác XLTL tại Thư viện của Bộ Nông
nghiệp và Phát triển nông thôn;
- Đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác XLTL tại
Thư viện của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
4 . Giả thuyết nghiên cứu
Trong mỗi cơ quan thông tin-thư viện, công tác XLTL đóng vai trò thiết
yếu trong việc tăng cường hiệu quả hoạt động của công tác phục vụ NDT.
Hiện nay, công tác XLTL tại thư viện của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông
thôn đã góp phần giúp khai thác hiệu quả nguồn lực thông tin được đầu tư,
từng bước phát huy thế mạnh của một thư viện chuyên ngành, đang triển khai
những cam kết giữa các đơn vị thư viện tại các đơn vị thuộc Bộ nhằm thống
nhất được sức mạnh của mạng lưới liên kết thư viện ngành, góp phần thúc đẩy
chất lượng nghiên cứu khoa học, quản lý, sản xuất trong lĩnh vực Nông

nghiệp và Phát triển nông thôn. Nghiên cứu nhằm chỉ ra các vấn đề còn tồn
tại trong công tác XLTL tại Thư viện Bộ và đưa ra giải pháp nhằm tăng
cường hiệu quả XLTL như thiết lập chính sách, đầu tư cơ sở vật chất và xây
dựng, hoàn thiện bộ công cụ XLTL… Nếu các giải pháp đề xuất được áp
dụng trong thực tiễn, thì có thể sẽ phát huy tối đa hiệu quả của công tác
XLTL, từ đó nâng cao chất lượng sử dụng thư viện và tạo tiền đề cho thư viện
thực hiện được mục tiêu hội nhập và phát triển với các thư viện khác trong
6

Header Page -Header Page -Header Page - Header Page -Header Page -Header Page-Footer Page -Footer Page -Footer Page -Footer Page -F


16 of 103.

mạng lưới thư viện ngành Nông nghiệp và Phát triển nông thôn nói riêng
cũng như với các thư viện trong và ngoài nước nói chung.
5. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
5.1 Đối tượng nghiên cứu
Công tác xử lý tài liệu tại Thư viện của Bộ Nông nghiệp và Phát triển
nông thôn.
5.2 Phạm vi nghiên cứu
- Không gian: Tại Thư viện của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
- Phạm vi quy mô của mẫu khảo sát: 150 biểu ghi sách tiếng Việt được
trích rút từ CSDL của Thư viện Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
- Thời gian: từ năm 2014 đến nay. Đây là thời điểm thư viện Bộ Nông
nghiệp và Phát triển nông thôn bắt đầu triển khai và áp dụng phần mềm mới
cùng các chuẩn nghiệp vụ.
6. Phƣơng pháp nghiên cứu
6.1 Phương pháp luận
Dựa trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng và

chủ nghĩa duy vật lịch sử, quán triệt quan điểm của Đảng và Nhà nước về
hoạt động thông tin-thư viện.
6.2 Phương pháp nghiên cứu cụ thể:
- Phương pháp thu thập, phân tích và tổng hợp tài liệu về cơ sở lý luận
XLTL tại thư viện và các sản phẩm của quá trình XLTL tại Thư viện Bộ.
- Phương pháp khảo sát thực tế quá trình XLTL tại Thư viện Bộ.
- Phương pháp điều tra bằng bẳng hỏi cho các đối tượng NDT để tìm hiểu
chất lượng sản phẩm XLTL tại Thư viện Bộ.
- Phương pháp phỏng vấn NVTV thông qua các quy trình và phương pháp
tiến hành XLTL cụ thể.

7

Header Page -Header Page -Header Page - Header Page -Header Page -Header Page-Footer Page -Footer Page -Footer Page -Footer Page -F


17 of 103.

-Phương pháp quan sát thực tế NVTV trong việc thực hiện các khâu của
XLTL và NDT trong việc tìm kiếm, thỏa mãn nhu cầu về tài liệu.
7. Ý nghĩa khoa học và ứng dụng của đề tài
7.1 Ý nghĩa khoa học
Đề tài được thực hiện góp phần bổ sung, hoàn thiện lý luận về công tác
XLTL trong hoạt động thông tin-thư viện
7.2 Ý nghĩa thực tiễn
- Đánh giá thực trạng công tác XLTL tại Thư viện của Bộ Nông nghiệp và
Phát triển nông thôn. Phân tích những ưu điểm và nhược điểm của công tác
XLTL và đưa ra các giải pháp có cơ sở khoa học và thực tiễn để nâng cao
hiệu quả công tác XLTL của Thư viện Bộ, từ đó góp phần nâng cao công tác
phục vụ NDT, tổ chức tốt nguồn dữ liệu và khai thác tối ưu kho tư liệu.

- Kết quả nghiên cứu còn là tài liệu tham khảo cho các thư viện khác có
cùng mô hình hoạt động giống thư viện Bộ để nghiên cứu, vận dụng đổi mới,
nâng cao chất lượng công tác XLTL, tăng cường hiệu quả hoạt động của thư
viện đáp ứng tối đa NCT của người dùng.
8. Kết quả nghiên cứu
Là công trình có độ dài hơn 100 trang khổ giấy A4, ngoài phần mở đầu,
kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, luận văn chia thành 3 chương.
Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn công tác xử lý tài liệu tại Thư viện
của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
Chương 2: Thực trạng công tác xử lý tài liệu tại Thư viện của Bộ Nông
nghiệp và Phát triển nông thôn
Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng công tác xử lý tài liệu tại Thư
viện của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

8

Header Page -Header Page -Header Page - Header Page -Header Page -Header Page-Footer Page -Footer Page -Footer Page -Footer Page -F


18 of 103.

CHƢƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CÔNG TÁC XỬ LÝ
TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN CỦA BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT
TRIỂN NÔNG THÔN
1.1. Cơ sở lý luận về xử lý tài liệu
1.1.1. Khái niệm chung về xử lý tài liệu
Theo TCVN 10274:2013 Hoạt động thư viện-Thuật ngữ và định nghĩa
chung (Library activities-General terms and definitions). Xử lý kỹ thuật
(technical processing) cho tài liệu là tổ hợp các quy trình xử lý tài liệu trước
khi tiến hành xử lý hình thức và nội dung, bao gồm các công việc đóng dấu,

cập nhật vào sổ đăng ký cá biệt,… [39, tr. 11]. Kết quả của xử lý kỹ thuật
phụ thuộc rất nhiều vào công tác xử lý phân tích và tổng hợp (analytic and
synthetic processing) từ tài liệu. Xử lý phân tích và tổng hợp là quá trình phân
tích tài liệu để rút ra những thông tin cần thiết và tổng hợp lại ở dạng thức phù
hợp với yêu cầu của người sử dụng [39, tr. 13].
Trong hoạt động thông tin -thư viện , XLTL đươ ̣c xem là một công đoạn
trong dây chuyền thông tin tư liệu, công đoạn xử lý thông tin. XLTL được
thực hiện với nhiều khâu khác nhau như: biên mục mô tả, phân loại, định từ
khóa, định chủ đề, tóm tắt/ chủ giải,..
XLTL là quá trình nghiên cứu và biến đổi các thông tin chính yếu của tài
liệu thành các điểm truy cập thông tin hoặc các bài viết ngắn gọn giúp cho
người sử dụng có một hình dung khái lược về tài liệu đó mà không phải đọc
tài liệu gốc [20, tr. 1].
Chất lượng và hiệu quả hoạt động thư viện phụ thuộc rất nhiều vào công
tác XLTL. XLTL là một hoạt động cốt lõi giúp thư viện tổ chức, quản lý và
khai thác nguồn tài nguyên tư liệu nhằm thỏa mãn tối đa nhu cầu của bạn đọc.
Quá trình XLTL là quá trình lựa chọn những đặc điểm hình thức và phân tích
nội dung của tài liệu theo các chuẩn nghiệp vụ.
9

Header Page -Header Page -Header Page - Header Page -Header Page -Header Page-Footer Page -Footer Page -Footer Page -Footer Page -F


19 of 103.

XLTL nhằ m mu ̣c đić h kiể m soát , quản lý vố n tài liê ̣u; đồ ng thời ta ̣o lâ ̣p ra
các loại mục lục , bô ̣ máy tra cứu và các điể m truy câ ̣p giúp cho

NDT có thể

tra cứu, tìm kiếm tài liệu một cách dễ dàng , thuâ ̣n lơ ̣i. Về bản chất, XLTL là
quá trình nhằm tạo ra những điểm truy cập giúp NDT có thể tìm được tài liệu
theo tác giả, nhan đề, chủ đề,… Về đặc trưng, XLTL bao gồm xử lý hình thức
(XLHT) và xử lý nội dung (XLND).
Nhiệm vụ của thư viện là phục vụ người đọc bằng nguồn tài liệu của
mình, phải luôn đáp ứng được nhu cầu đa dạng của người đọc về hình thức
lẫn nội dung của tài liệu. Do đó thư viện cần tiến hành XLTL theo nhiều cách
khác nhau: XLHT tài liệu gọi là biên mục mô tả bao gồm kê khai các yếu tố
như tên sách, tên tác giả, chi tiết xuất bản, tùng thư, khổ giấy,… XLND tài
liệu bao gồm nhiều công đoạn như phân loại tài liệu, định từ khóa, định chủ
đề (biên mục chủ đề), tóm tắt,…
Xƣ̉ lý hin
̀ h thƣ́c
XLHT tài liê ̣u là quá triǹ h xác định đặc trưng và mô tả một tài liệu thông
qua việc xác định một số dữ liệu, nêu lên những đặc trưng hình thức của tài
liệu (nhan đề , tác giả, nhà xuất bản, nơi xuất bản, số trang,…). Theo TCVN
10274:2013 mô tả tài liệu chính là thao tác hoặc kết quả, bao gồm nắm bắt
phân tích, tổ chức và ghi dữ liệu trên các tài liệu để đảm bảo nhận dạng và
kiểm soát chúng [39, tr. 12]. Mô tả thư mục tiến hành theo các quy tắc được
thiết lập, dựa trên các dữ liệu sao lại từ các nguồn lấy thông tin cụ thể chủ yếu
trong phạm vi của tài liệu. XLHT chính là biên mục mô tả tài liệu.
Hiê ̣n nay, các cán bộ biên mục đã áp dụng các tiêu chuẩn và quy tắc biên
mục để mô tả các đặc trưng hình thức của tài liệu. ISBD, AACR2 là hai chuẩn
nghiệp vụ được áp dụng rộng rãi ở Việt Nam hiện nay. Việc mô tả với những
quy đinh
̣ thố ng nhấ t trong tấ t cả các t hư viê ̣n, có tác dụng rất lớn trong việc
trao đổ i thông tin thư mục, khắ c phu ̣c những khó khăn về hàng rào ngôn ngữ ,
10

Header Page -Header Page -Header Page - Header Page -Header Page -Header Page-Footer Page -Footer Page -Footer Page -Footer Page -F

20 of 103.

tạo điều kiện cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác thư viê ̣n .
Sản phẩm của XLHT giúp cho việc tổ chức kho, biên soạn thư mục, bổ sung,
đăng ký, thiết lập các điểm tìm tin theo tiêu đề mô tả.
Biên mục mô tả tài liê ̣u giúp NVTV hình dung được tên tài liê ̣u và tên tác
giả, giúp NDT nhâ ̣n da ̣ng đươ ̣c tài liê ̣u mô ̣t cách chính xác và không nhầ m lẫn
với các tài liê ̣u khác . Do vậy muố n biên mục mô tả tài liệu tốt thì phải xác
định và lựa chọn chính xác các yếu tố quy ước đặc trưng cho tài liệu căn cứ
vào các quy tắc hiện hành.
Tóm lại, có thể hiểu mô tả thư mục là qu

á trình chọn lọc và trình bày

những yế u tố đă ̣c trưng cơ bản của tài liê ̣u dưới mô ̣t hình thức chuẩ n hóa

,

giúp bạn đọc và người tìm tin xác định và phân biệt tài liệu này với những tài
liê ̣u khác ; từ đó quyế t đinh
̣ xem tài l iê ̣u nào đáp ứng yêu cầ u tìm kiế m . Sản
phẩm của XLHT chỉ mang l ại những thông tin đơn giản mang tiń h hiǹ h
thức/sơ bô ̣ trong khi nhu cầ u của NDT ngày một cao . Để ta ̣o điề u kiê ̣n tim
̀
kiế m nhanh chóng và dễ dàng tài liê ̣u , các NVTV cầ n phải thực hiê ̣n công tác
XLTL sâu hơn. Đó là xử lý nô ̣i dung tài liê ̣u.
Xƣ̉ lý nô ̣i dung
XLND tài liê ̣u là quá triǹ h phân tić h nô ̣i dung tài liê ̣u và thể hiê ̣n nô ̣i dung

đó bằ ng các da ̣ng khác nhau của ngôn ngữ tư liê ̣u . Ngôn ngữ tư liê ̣u là ngôn
ngữ đươ ̣c hin
̀ h thức hóa hay còn gọi là ngôn ngữ nhân ta ̣o. Khác với ngôn ngữ
tự nhiên, ngôn ngữ nhân tạo là ngôn ngữ có các quy tắc được thiết lập rõ ràng
trước khi được đưa vào sử dụng. Ngôn ngữ nhân tạo dùng để diễn đa ̣t các đă ̣c
trưng nô ̣i dung của tài liê ̣u , phục vụ cho việc lưu trữ và tìm kiếm các tài liệu .
Các ngôn ngữ nhân t ạo thông du ̣ng bao gồ m kí hiê ̣u phân loa ̣i

(KHPL), đề

mục chủ đề , từ khóa . Ngôn ngữ nhân t ạo giúp NDT và NVTV có thể tìm l ại
đươ ̣c các thông tin đã đươ ̣c lưu trữ hoă ̣c thể hiê ̣n chúng bằ ng các sản phẩ m
11

Header Page -Header Page -Header Page - Header Page -Header Page -Header Page-Footer Page -Footer Page -Footer Page -Footer Page -F


21 of 103.

thông tin khác ngắ n go ̣n cô đo ̣ng đ ể quản lý, tổ chức và tìm kiếm mô ̣t cách
nhanh chóng và thuâ ̣n tiê ̣n.
Theo TCVN 5453:2009 [41, tr. 36], các thuật ngữ sử dụng trong quá trình
phân tích và mô tả nội dung tài liệu được chỉ rõ. Cụ thể như sau:
- Phân tích nội dung tài liệu (phân tích chủ đề) là phân tích tài liệu để xác
định các thành phần nội dung của nó cùng với mối quan hệ giữa chúng.
- Mô tả nội dung là mô tả dựa trên dữ liệu rút ra từ tài liệu và kết quả từ
việc phân định thuật ngữ chỉ mục hoặc ký hiệu từ ngôn ngữ đánh chỉ số. Mô tả
nội dung có thể cũng đạt được thông qua việc thể hiện bằng lời văn và phân định
thuật ngữ chỉ mục có thể dẫn xuất từ kiến thức hoặc bằng các chương trình.
- Từ vựng có kiểm soát là danh sách các từ hoặc cụm từ được chuẩn hóa

cho định chỉ mục.
- Ngôn ngữ định chỉ mục là ngôn ngữ nhân tạo được thiết lập để nêu đặc
trưng nội dung hoặc dạng tài liệu.
- Từ khóa là từ có nghĩa được rút ra từ nhan đề của văn bản tài liệu để thể
hiện nội dung.
- Thuật ngữ chỉ mục là từ hoặc cụm từ trong bảng tra (bảng chỉ mục).
- Bài tóm tắt là bài trình bày tài liệu đạt được thông qua một quá trình trí
tuệ, cung cấp chỉ định chung về nội dung tài liệu.
- Bài chú giải là bài mô tả nội dung ngắn gọn của một tài liệu. Chú giải
thường chỉ gồm một cụm từ hoặc câu.
Như vậy, có thể thể thấy nội dung của hoạt động XLND tài liê ̣u bao gồ m
định chỉ số phân loa ̣i, định chủ đề, đinh
̣ từ khóa, chú giải, tóm tắt nội dung tài
liệu. Tuy nhiên theo thực tế công tác XLND tài liệu tại Thư viện Bộ, luận văn
chỉ tập trung nghiên cứu các công đoạn phân loại, tóm tắt, định từ khóa cho
tài liệu.

12

Header Page -Header Page -Header Page - Header Page -Header Page -Header Page-Footer Page -Footer Page -Footer Page -Footer Page -F


22 of 103.

Phân loa ̣i tài liê ̣u là quá trinh phân tích nội dung tài liệu nhằm xác định
nội dung chủ yếu và thể hiện nội dung đó theo các dấ u hiê ̣u nào đó như liñ h
vực tri thức, vấ n đề , đố i tươ ̣ng hoă ̣c theo dấ u hiê ̣u hình thức . Kế t quả của quá
trình phân loại tài liệu được thể hiện bằng KHPL. KHPL là mô ̣t loa ̣i ngôn ngữ
tư liê ̣u gồ m các đơn vi ̣từ vựng đươ ̣c mã hóa nhờ ký hiê ̣u số và /hoă ̣c chữ đươ ̣c
sử du ̣ng để đánh chỉ số cho các tài liê ̣u. Ký hiệu này có thể đơn giản hay phức

tạp tùy thuộc vào nội dung tài liệu đề cập . Các hệ thố ng phân loa ̣i hiê ̣n nay
đang đươ ̣c triể n khai là DDC, LCC, UDC, BBK.
Đinh
̣ từ khóa cho tài liê ̣u là quá trình phân tích nô ̣i dung tài liê ̣u để xác
đinh
̣ những khái niê ̣m đă ̣c trưng mà nô ̣i dung tài liê ̣u đề câ ̣p và mô tả nô ̣i
dung chín h của tài liê ̣u bằ ng mô ̣t từ /cụm từ khóa nhằm mục đích lưu giữ tài
liê ̣u và tra tìm tài liê ̣u theo phương thức tự đô ̣ng hóa . Có hai loại từ khóa là từ
khóa tự do và từ khóa có kiểm soát . Từ khóa tự do là từ khóa đươ ̣c người xử
lý thông tin đặt ra theo nguyên tắc chung , nhưng không đươ ̣c kiể m soát theo
mô ̣t phương tiê ̣n kiể m soát nào . Từ khóa kiể m soát là từ khóa tự do đươ ̣c
kiể m soát theo mô ̣t phương tiê ̣n kiể m soát đươ ̣c chấ p nhâ ̣n . Phương tiê ̣n kiể m
soát từ khóa thường là bộ từ khóa, từ điể n từ khóa,…
Tóm tắt nội dung tài liệu là trình bày lại nội dung chính của tài liệu gốc
mô ̣t cách ngắ n go ̣n dưới da ̣ng mô ̣t bài văn

, sao cho người đo ̣c tiế p thu nô ̣i

dung đó nhanh nhấ t, chính xác nhất. Bài tóm tắt được hình thành dựa trên quá
trình nghiên cứu tài liệu gốc. Độ dài bài tóm tóm tắt tùy thuộc vào khối lượng
thông tin/tài liệu gốc, giá trị thông tin chứa trong đó và mức độ tiếp nhâ ̣n nô ̣i
dung từ thông tin/tài liệu gốc.
Như vậy, việc XLND tài liệu sẽ tạo ra những sản phẩm thông tin theo các
cấp độ khác nhau. Tùy từng cơ quan, đơn vị, nhân lực xử lý sẽ lựa chọn mức
độ XLND ở phù hợp với nhiệm vụ và đối tượng bạn đọc.

13

Header Page -Header Page -Header Page - Header Page -Header Page -Header Page-Footer Page -Footer Page -Footer Page -Footer Page -F

23 of 103.

Quy trình XLTL đòi hỏi phải tuân thủ các yêu cầu về nghiệp vụ trong quá
trình XLHT và XLND để thể hiện đặc điểm và phát huy chức năng, vai trò
của kết quả XLTL trong hoạt động thông tin-thư viện, đặc biệt trong thời đại
ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin hiện nay.
1.1.2. Đặc điểm của công tác xử lý tài liệu
XLTL luôn tuân thủ các quy đ ịnh chung khi thực hiện XLHT hay XLND.
Phương thức cơ bản hiê ̣n nay là sử du ̣ng các quy tắ c biên mu ̣c để diễn đa ̣t các
đă ̣c trưng hình thức của tài liê ̣u (ISBD và AACR2) và sử du ̣ng các ngôn ngữ
tư liê ̣u để diễn đa ̣t các đă ̣c trưng nô ̣i dung cùa tài liê ̣u.
Mă ̣c dù cán b ộ xử lý sử du ̣ng các ngôn ngữ tư liê ̣u để diễn đa ̣t các đă ̣c
trưng nô ̣i dung của tài liê ̣u nhưng trên thực tế , các phương thức này đươ ̣c thực
hiê ̣n chủ yế u thông qua quá trình tư duy của con người. Do vâ ̣y chấ t lươ ̣ng
của quá trình XLTL phụ thuộc vào trình độ và kinh nghiệm của NVTV.
XLTL giúp xây dựng các sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện đáp ứng
yêu cầu của NDT. Tuy nhiên, các sản phẩm và dịch vụ này lại phu ̣ thuô ̣c vào
mục đích và yêu cầu của NDT và cơ quan thông tin -thư viê ̣n. Cụ thể như đă ̣c
thù riêng của từng hệ thống thông tin , đố i tươ ̣ng sử du ̣ng thông tin , dạng tài
liê ̣u đươ ̣c quản lý , diê ̣n bao quát thông tin , các khía cạnh ưu tiên và giới hạn
về khả năng.
XLTL nhằm tạo ra các điểm tìm kiếm thông tin hiệu quả góp phần khắc
phục các vấ n đề trong thời đa ̣i bùng nổ thông tin như trùng lă ̣p

, phân tán,

nhiễu tin, và giảm đô ̣ tin câ ̣y. Các tài liệu tìm kiếm được hay không phụ thuộc
rất nhiều vào độ chuẩ n xác và mức đô ̣ bao quát khi XLTL . Đây cũng là một
trong những yêu cầu rất quan trọng trong khâu định từ khóa cho tài liệu.

Tóm lại, XLTL tuân thủ các phương thức cơ bản, tạo ra các sản phẩm và
dịch vụ hỗ trợ công tác phục vụ độc giả đáp ứng yêu cầu tin một cách cao
nhất, khai thác hiệu quả nguồn tài nguyên tư liệu được đầu tư của mỗi cơ
14

Header Page -Header Page -Header Page - Header Page -Header Page -Header Page-Footer Page -Footer Page -Footer Page -Footer Page -F


24 of 103.

quan thông tin thư viện, kiểm soát công tác bổ sung trong dây chuyền thông
tin tư liệu. XLTL chất lượng giúp nâng cao công tác phục vụ bạn đọc và quản
lý tốt nguồn lực thông tin tư liệu của thư viện.
1.1.3. Chức năng và vai trò của công tác xử lý tài liệu
Đối với thư viện thuộc loại hình nào, XLTL cũng có vai trò quan trọng.
XLTL là công đoạn trung gian được thực hiện sau khi bổ sung tài liệu và tiền
đề để tạo ra các công cụ tra cứu thư mục và các xuất bản phẩm thông tin trong
thư viện. XLTL không chí có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động nghiệp vụ
của công tác thông tin thư viện mà nó còn có ý nghĩa quan trọng đối với NDT.
Các thư viện không thể triển khai các khâu công việc nếu không tiến hành việc
XLTL. Vai trò của XLTL được thể hiện trên nhiều phương diện khác nhau. Có
thể khái quát một số chức năng và vai trò chính của XLTL như sau:
- Chức năng nhận dạng
XLHT cung cấp các thông tin đặc trưng về tài liệu, giúp người sử dụng có
khái niệm ban đầu về tài liệu . Sản phẩm của quá trình XLHT chính là các bản
mô tả thư mu ̣c. Nó bao gồm thông tin về đă ̣c điể m hiǹ h thức của tài liê ̣u (nhan
đề, tác giả, thông tin xuát bản, khổ cỡ, số trang...). Đây chính là cơ sở để phân
biệt tài liệu này với tài liệu khác.
- Chức năng thông tin
Bản mô tả thư mục liệt kê các yếu tố cấu thành tài liệu gốc như nhan đề ,

phụ đề, tác giả, các yếu tố về xuất bản… và thông qua các yếu tố này , bản mô
tả thư mục hoặc gián tiếp , hoă ̣c trực tiế p thông báo cho NDT những thông tin
cơ bản về tài liê ̣u gố c.
XLND tài liệu giúp NDT nắm được đầy đủ và chính xác nội dung tài liệu
mà không phụ thuộc vào kiến thức của họ về ngôn ngữ tài liệu, nhiều trường
hợp NDT không cần tìm đọc tài liệu gốc.
- Chức năng tìm tin
15

Header Page -Header Page -Header Page - Header Page -Header Page -Header Page-Footer Page -Footer Page -Footer Page -Footer Page -F


25 of 103.

Thông qua thông tin cơ bản (thông tin đặc trưng) có được sau khi XLHT
tài liệu, NDT sẽ xác định được mức độ phù hợp của tài liệu gốc với yêu cầu
tin bằng các phương pháp và kỹ năng tìm kiếm thông tin.
XLND tài liệu giúp NVTV xác định chính xác nội dung tài liệu để sắp
xếp, tổ chức, lưu giữ tài liệu theo nội dung; xây dựng CSDL theo nội dung;
xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin theo nội dung chủ đề, khía cạnh nghiên cứu
của chủ đề. Qua đó, NVTV định vị được các tài liệu hiện có để nhanh chóng
đáp ứng các NCT.
- Chức năng trợ giúp
Trong bố i cảnh nguồ n tài liê ̣u liên tu ̣c phát triể n c ả về số lươ ̣ng và thể loại
như hiê ̣n nay, NDT ngày càng có xu hướng muốn được cung cấp những thông
tin sâu hơn và cu ̣ thể hơn về nô ̣i dung tài liê ̣u để tiế t kiê ̣m thời gian tìm kiế m ,
bảo đảm chọn đủ và chọn đúng những tài liệu phù hợp với yêu cầ u. XLND tài
liệu đáp ứng những đòi hỏi này thông qua quá trình phân tích nội dung tài liệu
và thể hiện nội dung đó bằng các ngôn ngữ tư liệu (KHPL, định từ khóa, chủ
đề hoặc một sản phẩm thông tin ngắn gọn và cụ thể hơn như bản tóm tắt, chú

giải, tổng luận…) để trợ giúp tối đa cho NDT và CBTV.
XLND tài liệu là quá trình tư duy của CBTV do vậy sẽ trợ giúp cán bộ
phát triển kỹ năng của bản thân, đặc biệt là kỹ năng phân tích và tổng hợp
thông tin, kỹ năng viết, kiến thức chuyên ngành và trình độ ngoại ngữ.
- Kiểm soát nhất quán trong biên mục
Kiểm soát nhất quán hay kiểm soát tính thống nhất (Authority control) là
một phần trong công tác biên mục, là quá trình đảm bảo tính nhất quán trong
khi diễn đạt một điểm truy cập, cho thấy mối quan hệ giữa các tên riêng, các
tác phẩm hay chủ đề dựa trên các quy tắc mô tả, khung đề mục chủ đề, bộ từ
khóa có kiểm soát, từ điển từ chuẩn bằng cách tra cứu hộp phiếu hay tệp quy
định thống nhất. Trong quá trình biên mục, việc kiểm soát tính thống nhất các
16

Header Page -Header Page -Header Page - Header Page -Header Page -Header Page-Footer Page -Footer Page -Footer Page -Footer Page -F