Khảo sát, đánh giá về vài trò của Văn phòng trong công tác hoạch định tại Tập Đoàn Bưu Chính Viễn Thông Việt Nam

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài nghiên cứu này tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành
đến TS. L âm Thu H ằng – Giảng viên học phần k ỹ n ăng ho ạch đ ịnh đã tận
tình chỉ dạy giúp tôi hoàn thành đề tài nghiên cứu cá nhân. Tôi cũng xin gửi lời
cảm ơn sâu sắc tới các lãnh đạo, cán bộ công chức của Tập Đoàn Bưu Chính
Viễn Thông Việt Nam đã tạo mọi điều kiện thuận lợi để tôi đợc tìm hiểu, thu
thập thông tin, tài liệu một cách đầy đủ và khoa học nhất.
Do trình độ nghiên cứu của bản thân còn hạn chế nên tôi vẫn không tránh
khỏi những thiếu sót, hạn chế. Vì vậy, tôi mong nhận được những đóng góp từ
Quý cơ quan và Quý thầy cô để tôi rút ra được những kinh nghiệm cho bản thân
đồng thời cũng giúp cho đề tài nghiên cứu của tôi được hoàn thiện hơn nữa.
Tôi xin chân thành cảm ơn.

1


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan:
Những nội dung trong đề tài này là do em thực hiện dưới sự hướng dẫn
của cô giáo Lâm Thu Hằng .
Các số liệu và tài liệu sử dụng trong đề tài là tài liệu hợp pháp. Tôi xin
chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự cố không trung thực về thông tin sử dụng
trong bài tiểu luận này.

Hà Nội, ngày tháng năm 2016
Sinh viên

Tr ần Thanh Hu yền

2

MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Văn phòng là một đơn vị rất quan trọng trong một cơ quan, tổ chức. Văn
phòng được xem như là cánh tay phải đắc lực cho lãnh đạo. Ngày nay, vị trí của
Văn phòng được nâng cao hơn nữa, đặc biệt trong vai trò hoạch định trong cơ
quan, tổ chức. Hoạch định rất quan trọng trong cơ quan, tổ chức.
Người làm công tác Văn phòng phải nắm chắc tình hình, phải thực hiện
đúng chức năng nhiệm vụ của mình thì mới hoàn thành nhiệm vụ và phục vụ tốt
các hoạt động của HĐND, UBND.Một trong những vai trò quan trọng của người
làm công tác Văn phòng chính là vai trò hoạch định.
Là một sinh viên của khoa Quản trị văn phòng Trường đại học Nội vụ Hà
Nội, em đã được học những kiến thức về văn phòng, hoạch định, em biết được
văn phòng đóng vai trò như thế nào trong công tác hoạch định cơ quan, tổ chức.
Những kiến thức đã giúp em có thêm kỹ năng để hoàn thiện.
Từ những lí do trên, em đã chọn đề tài: “ Khảo sát, đánh giá về vài trò của
Văn phòng trong công tác hoạch định t ại T ập Đo àn B ưu Ch ính Vi ễn Th ông
Vi ệt Nam’’.

MỞ ĐẦU
1. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
3


1.1.

Đối tượng nghiên cứu
Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định.
1.2. Mục đích nghiên cứu
- Khảo sát, đánh giá vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định tại Trung

tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo.
- Đề xuất các giải pháp nâng cao vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định
1.3.

tại Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo.
Nhiệm vụ nghiên cứu
- Làm rõ vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định.
- Nghiên cứu thực tiễn tại Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo.
- Đánh giá, đề xuất giải pháp nâng cao vai trò của văn phòng trong công
tác hoạch định tại Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo. và đi đến kết luận
vấn đề.
2. Phương pháp nghiên cứu được sử dụng
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu
- Phương pháp quan sát
- Phương pháp phân tích tổng hợp
3. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Đề tài góp phần mở rộng số lượng các đề tài nghiên cứu về vai trò của văn
phòng nói chung và các đề tài nghiên cứu về vai trò của văn phòng trong công
tác hoạch định nói riêng.
Về mặt thực tiễn, đề tài khảo sát, phân tích, đánh giá vai trò của văn
phòng trong công tác hoạch định tại Tập Đoàn Bưu Chính Viễn Thông Việt Nam
đồng thời chỉ ra những sai lầm trong quan điểm, nhận thức và chỉ đạo của lãnh
đạo cơ quan về vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định tại Trung tâm
Nghiên cứu khoa học và đào tạo.
Đề tài này có thể trở thành tài liệu chuyên ngành dùng để nghiên cứu,
tham khảo khi cần thiết.
5.Cấu trúc của đề tài
Trong phạm vi đề tài, em trình bày 3 phần: phần mở đầu, nội dung và kết
luận.

Trong đó, phần nội dung bao gồm 3 chương, cụ thể:
- Chương 1: Khái quát về tổ chức và hoạt động của Trung tâm Nghiên cứu khoa
4


học và đào tạo;
- Chương 2: Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định tại Trung tâm
Nghiên cứu khoa học và đào tạo;
- Chương 3: Giải pháp nâng cao vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định.

5


B. PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TẬP
ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG VIỆT NAM
viễn thông, công nghệ thông tin và bưu chính là các ngành kinh doanh
chính; gắn kết chặt chẽ giữa sản xuất, kinh doanh với khoa học, công nghệ,
nghiên cứu triển khai, đào tạo; có sự tham gia của nhiều thành phần kinh tế; làm
nòng cốt để ngành bưu chính, viễn thông Việt Nam phát triển nhanh và bền
vững, cạnh tranh và hội nhập kinh tế quốc tế có hiệu quả.
Ngoài ra, Tập đoàn VNPT còn có chức năng có chức năng đầu tư tài chính
vào các doanh nghiệp khác, giữ quyền chi phối các công ty con thông qua vốn,
nghiệp vụ, công nghệ, thương hiệu, thị trường; trực tiếp quản lý, kinh doanh
mạng lưới viễn thông đường trục và bảo đảm việc thực hiện các nhiệm vụ công
ích do Nhà nước giao.
Để đảm bảo thực hiện tốt các chức năng thì Tập đoàn phải thực hiện tốt các
nhiệm vụ cụ thể sau:
• VNPT có nhiệm vụ kinh doanh theo quy hoạch, kế hoạch và chính sách của
Nhà nước, bao gồm trực tiếp thực hiện các hoạt động đầu tư, sản xuất, kinh

doanh hoặc đầu tư vào doanh nghiệp khác trong các ngành, nghề lĩnh vực chủ
yếu sau:
- Dịch vụ viễn thông đường trục;
- Dịch vụ viễn thông - công nghệ thông tin;
- Dịch vụ truyền thông;
- Khảo sát, tư vấn, thiết kế, lắp đặt, bảo dưỡng các công trình viễn thông và
công nghệ thông tin;
- Sản xuất, kinh doanh xuất nhập khẩu, cung ứng vật tư, thiết bị viễn thông
và công nghệ thông tin;
- Dịch vụ tài chính, tín dụng, ngân hàng;
6


- Dịch vụ quảng cáo;
- Kinh doanh bất động sản, cho thuê văn phòng;
- Các ngành, nghề khác theo quy định của pháp luật
• Kinh doanh có lãi; bảo toàn và phát triển vốn chủ sở hữu đầu tư tại VNPT
và vốn của VNPT đầu tư tại các doanh nghiệp khác; hoàn thành các nhiệm vụ
khác do chủ sở hữu giao;
• Tối đa hoá hiệu quả hoạt động của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Quốc
gia Việt Nam;
• Phát triển thành tập đoàn kinh tế có trình độ công nghệ, quản lý hiện đại và
chuyên môn hoá cao; kinh doanh đa ngành, trong đó viễn thông và công nghệ
thông tin là các ngành, nghề kinh doanh chính; gắn kết chặt chẽ giữa sản xuất,
kinh doanh với khoa học, công nghệ, nghiên cứu, đào tạo; có sự tham gia của
nhiều thành phần kinh tế; làm nòng cốt để ngành bưu chính, viễn thông Việt
Nam phát triển nhanh và bền vững, cạnh tranh và hội nhập kinh tế quốc tế có
hiệu quả.
1.2 Cơ cấu tổ chức
• Bộ máy quản lý của Tập đoàn bao gồm: Hội đồng quản trị, Ban kiểm

soát, Tổng giám đốc, các Phó tổng giám đốc, Kế toán trưởng và bộ máy giúp
việc.
- Hội đồng quản trị Tập đoàn: là đại diện trực tiếp chủ sở hữu Nhà nước tại
Tập đoàn, có 9 thành viên do Thủ tướng Chính phủ bổ nhiệm theo đề nghị của
Bộ trưởng Bộ Bưu chính, Viễn thông và thẩm định của Bộ Nội vụ. Chủ tịch Hội
đồng quản trị, Tổng giám đốc, Trưởng ban kiểm soát là thành viên chuyên trách;
Chủ tịch Hội đồng quản trị Tập đoàn không kiêm Tổng giám đốc. Nhiệm kỳ của
thành viên Hội đồng quản trị không quá 05 năm. Hội đồng quản trị chịu trách
nhiệm trước Thủ tướng Chính phủ và trước pháp luật về mọi hoạt động của
VNPT
7


- Ban kiểm soát: thành viên Ban kiểm soát do Hội đồng quản trị Tập đoàn
bổ nhiệm, có tối đa 05 người. Ban kiểm soát có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát tính
hợp pháp và trung thực trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh; báo cáo
Hội đồng quản trị định kỳ hàng tháng, quý, năm và theo vụ việc về kết quả kiểm
tra, giám sát của mình. Ban kiểm soát chịu trách nhiệm trước trước Hội đồng
quản trị và trước pháp luật .
- Tổng giám đốc: là người đại diện theo pháp luật, điều hành hoạt động hàng
ngày của VNPT, điều hành kế hoạch phối hợp kinh doanh theo mục tiêu, kế
hoạch phù hợp với Điều lệ VNPT và các nghị quyết, quyết định của Hội đồng
quản trị; chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và trước pháp luật về việc
thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao
- Phó tổng giám đốc và kế toán trưởng Tập đoàn giúp việc cho Tổng giám
đốc, do Hội đồng quản trị bổ nhiệm theo đề nghị của Tổng giám đốc
- Các bộ phận tham mưu và uỷ nhiệm điều hành: Văn phòng tập đoàn,
Văn phòng đại diện, Ban Viễn thông, Ban Tiếp thị - Bán hàng, Ban Đầu tư - Phát
triển, Ban Kế hoạch, Ban Hợp tác quốc tế, Ban Kế toán - Thống kê - Tài
chính,Ban Tổ chức cán bộ - lao động, Ban Khoa học công nghệ - công nghiệp,

Ban Đào tạo và Phát triển nguồn nhân lực, Ban Thi đua - Truyền thống, Ban
Kiểm toán nội bộ, Ban Thanh tra - Quân sự - Bảo vệ, Ban Quản lý dự án các
công trình Viễn thông, Ban Quản lý dự án Trung tâm giao dịch và điều hành
viễn thông Quốc gia, Ban Quản lý dự án Cáp quang biển, Ban Quản lý dự án
Cụm công trình KVC C30, Ban Quản lý dự án Trung tâm tính cước và chăm sóc
khách hàng, Ban Quản lý dự án Bệnh viện bưu điện III, Ban Quản lý dự án các
công trình Kiến trúc, Ban Đầu tư và quản lý vốn ngoài doanh nghiệp.
• Các đơn vị thành viên của Tập đoàn:
- Tổng công ty Bưu chính Việt Nam
- Các Tổng công ty Viễn thông I, II, III hoạt động theo mô hình công ty
mẹ - công ty con, do Tập đoàn nắm giữ 100% vốn điều lệ;
8


- Các công ty do Tập đoàn nắm giữ 100% vốn điều lệ: Công ty TNHH một
thành viên Điện toán và Truyền số liệu, Công ty TNHH một thành viên Phần mềm
và Truyền thông;
- Các công ty do Tập đoàn nắm giữ trên 50% vốn điều lệ: Công ty cổ phần
Thông tin di động, Công ty cổ phần Dịch vụ viễn thông,…;
- Các công ty do Tập đoàn nắm giữ dưới 50% vốn điều lệ: Công ty cổ
phần Cáp và vật liệu viễn thông, Công ty cổ phần Điện tử viễn thông tin học,…
- Các đơn vị sự nghiệp: Học viện Công nghệ Bưu chính, Viễn thông;
Bệnh viện Bưu điện I, II, III.
Chức năng, nhiệm vụ:
- Dịch vụ viễn thông đường trục;
- Dịch vụ viễn thông - công nghệ thông tin;
- Dịch vụ truyền thông;
- Khảo sát, tư vấn, thiết kế, lắp đặt, bảo dưỡng các công trình viễn thông và
công nghệ thông tin;
- Sản xuất, kinh doanh xuất nhập khẩu, cung ứng vật tư, thiết bị viễn thông

và công nghệ thông tin; Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (sau đây viết
tắt là VNPT) là công ty nhà nước, do Nhà nước quyết định đầu tư và thành lập,
hoạt động theo quy định của pháp luật đối với công ty nhà nước và theo Điều lệ,
có chức năng kinh doanh, kinh doanh đa ngành, trong đó viễn thông, công nghệ
thông tin và bưu chính là các ngành kinh doanh chính; gắn kết chặt chẽ giữa sản
xuất, kinh doanh với khoa học, công nghệ, nghiên cứu triển khai, đào tạo; có sự
tham gia của nhiều thành phần kinh tế; làm nòng cốt để ngành bưu chính, viễn
thông Việt Nam phát triển nhanh và bền vững, cạnh tranh và hội nhập kinh tế
quốc tế có hiệu quả.
Ngoài ra, Tập đoàn VNPT còn có chức năng có chức năng đầu tư tài chính
vào các doanh nghiệp khác, giữ quyền chi phối các công ty con thông qua vốn,
9


nghiệp vụ, công nghệ, thương hiệu, thị trường; trực tiếp quản lý, kinh doanh
mạng lưới viễn thông đường trục và bảo đảm việc thực hiện các nhiệm vụ công
ích do Nhà nước giao.
Để đảm bảo thực hiện tốt các chức năng thì Tập đoàn phải thực hiện tốt
các nhiệm vụ cụ thể sau:
• VNPT có nhiệm vụ kinh doanh theo quy hoạch, kế hoạch và chính sách
của Nhà nước, bao gồm trực tiếp thực hiện các hoạt động đầu tư, sản xuất, kinh
doanh hoặc đầu tư vào doanh nghiệp khác trong các ngành, nghề lĩnh vực chủ
yếu sau:

- Dịch vụ tài chính, tín dụng, ngân hàng;
- Dịch vụ quảng cáo;
- Kinh doanh bất động sản, cho thuê văn phòng;
- Các ngành, nghề khác theo quy định của pháp luật
• Kinh doanh có lãi; bảo toàn và phát triển vốn chủ sở hữu đầu tư tại VNPT
và vốn của VNPT đầu tư tại các doanh nghiệp khác; hoàn thành các nhiệm vụ

khác do chủ sở hữu giao;
• Tối đa hoá hiệu quả hoạt động của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Quốc
gia Việt Nam;
• Phát triển thành tập đoàn kinh tế có trình độ công nghệ, quản lý hiện đại và
chuyên môn hoá cao; kinh doanh đa ngành, trong đó viễn thông và công nghệ
thông tin là các ngành, nghề kinh doanh chính; gắn kết chặt chẽ giữa sản xuất,
kinh doanh với khoa học, công nghệ, nghiên cứu, đào tạo; có sự tham gia của
nhiều thành phần kinh tế; làm nòng cốt để ngành bưu chính, viễn thông Việt
Nam phát triển nhanh và bền vững, cạnh tranh và hội nhập kinh tế quốc tế có
hiệu quả.
10


1.3 Chức năng nhiệm vụ:
- Dịch vụ viễn thông đường trục;
- Dịch vụ viễn thông - công nghệ thông tin;
- Dịch vụ truyền thông;
- Khảo sát, tư vấn, thiết kế, lắp đặt, bảo dưỡng các công trình viễn thông và
công nghệ thông tin;
- Sản xuất, kinh doanh xuất nhập khẩu, cung ứng vật tư, thiết bị viễn thông
và công nghệ thông tin; Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (sau đây viết
tắt là VNPT) là công ty nhà nước, do Nhà nước quyết định đầu tư và thành lập,
hoạt động theo quy định của pháp luật đối với công ty nhà nước và theo Điều lệ,
có chức năng kinh doanh, kinh doanh đa ngành, trong đó viễn thông, công nghệ
thông tin và bưu chính là các ngành kinh doanh chính; gắn kết chặt chẽ giữa sản
xuất, kinh doanh với khoa học, công nghệ, nghiên cứu triển khai, đào tạo; có sự
tham gia của nhiều thành phần kinh tế; làm nòng cốt để ngành bưu chính, viễn
thông Việt Nam phát triển nhanh và bền vững, cạnh tranh và hội nhập kinh tế
quốc tế có hiệu quả.
Ngoài ra, Tập đoàn VNPT còn có chức năng có chức năng đầu tư tài chính

vào các doanh nghiệp khác, giữ quyền chi phối các công ty con thông qua vốn,
nghiệp vụ, công nghệ, thương hiệu, thị trường; trực tiếp quản lý, kinh doanh
mạng lưới viễn thông đường trục và bảo đảm việc thực hiện các nhiệm vụ công
ích do Nhà nước giao.
Để đảm bảo thực hiện tốt các chức năng thì Tập đoàn phải thực hiện tốt
các nhiệm vụ cụ thể sau:
• VNPT có nhiệm vụ kinh doanh theo quy hoạch, kế hoạch và chính sách
của Nhà nước, bao gồm trực tiếp thực hiện các hoạt động đầu tư, sản xuất, kinh
doanh hoặc đầu tư vào doanh nghiệp khác trong các ngành, nghề lĩnh vực chủ
yếu sau:
11


- Dịch vụ tài chính, tín dụng, ngân hàng;
- Dịch vụ quảng cáo;
- Kinh doanh bất động sản, cho thuê văn phòng;
- Các ngành, nghề khác theo quy định của pháp luật
• Kinh doanh có lãi; bảo toàn và phát triển vốn chủ sở hữu đầu tư tại VNPT
và vốn của VNPT đầu tư tại các doanh nghiệp khác; hoàn thành các nhiệm vụ
khác do chủ sở hữu giao;
• Tối đa hoá hiệu quả hoạt động của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Quốc
gia Việt Nam;
• Phát triển thành tập đoàn kinh tế có trình độ công nghệ, quản lý hiện đại và
chuyên môn hoá cao; kinh doanh đa ngành, trong đó viễn thông và công nghệ
thông tin là các ngành, nghề kinh doanh chính; gắn kết chặt chẽ giữa sản xuất,
kinh doanh với khoa học, công nghệ, nghiên cứu, đào tạo; có sự tham gia của
nhiều thành phần kinh tế; làm nòng cốt để ngành bưu chính, viễn thông Việt
Nam phát triển nhanh và bền vững, cạnh tranh và hội nhập kinh tế quốc tế có
hiệu quả.

12


TI ỂU K ẾT
Bộ máy VP c ủa T ập đo àn B ưu Ch ính Vi ễn Th ông Vi ệt Nam được tổ
chức theo quy định của pháp luật, đảm bảo tốt nhất cho việc hoạt động cũng như
quản lý, quy định chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn cho từng vị trí công việc rất rõ
ràng,cụ thể.

13


CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG
CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI T ẬP ĐO ÀN B ƯU CH ÍNH VI ỄN
THÔNG VI ỆT NAM
2.1. Vai trò trong công tác thu thập các căn cứ
Là cơ quan quản lý hành chính nhà nước việc cung cấp thông tin quản lý
cho lãnh đạo UBND huyện là rất quan trọng. Việc thu thập các thông tin làm căn
cứ cho hoạch định là nhiệm vụ của cán bộ văn phòng. Nguồn thông tin mà cán
bộ văn phòng thu thập và xử lý sẽ góp phần tham mưu cho lãnh đạo trong việc
hoạch định các công việctrong quá trình hoạt động và quản lý cơ quan.
Để có được các căn cứ được thu thập đầy đủ, cán bộ văn phòng sẽ áp
dụng các phương pháp thu thập như phương pháp nghiên cứu, phương pháp điều
tra, phương pháp khảo sát, phương pháp so sánh,… Đây là nững phương pháp
nghiệp vụ cần thiết cho quá trình thu thập căn cứ phục vụ công tác hoạch định.
Đặc biệt, việc thu thập các căn cứ có vai trò quan trọng trong hoạch định
công việc trong cơ quan tổ chức, thể hiện trên các phương diện như:
- Cung cấp dữ liệu để lập kế hoạch, xác định mục tiêu.
- Xây dựng các phương án, giải pháp cho kế hoạch
- Các phương án đề phòng rủi ro trong quá trình thực hiện công việc

- Tiến trình thực hiện công việc
Những vấn đề mà văn phòng cần xem xét khi thu thập căn cứ là:
- Tính kỹ càng: căn cứ có mô tả đúng những gì mà chúng ta cần hay định làm
không?
- Tính khách quan: chất lượng của cách tiếp cận được sử dụng để tạo căn cứ và
tính khách quan của nguồn, cũng như phạm vi những cuộc thảo luận, bàn bạc
liên quan đến căn cứ ấy.
- Uy tín: điều này liên quan đến tính đáng tin cậy của các căn cứ.
- Tính khái quát: thông tin có phạm vi rộng hay chỉ là một vài trường hợp được
lựa chọn hoặc thí điểm?
- Tính phù hợp: liệu căn cứ ấy có kịp thời, có chủ để và có hàm ý về chính sách
không?
14


- Tính sẵn có: sự tồn tại của căn cứ.
- Nguồn gốc (căn nguyên) của căn cứ: căn cứ ấy có nền móng thực tế không?
- Tính thực tiễn: liệu những nhà hoạch định có tiếp cận căn cứ trong tình thái có
ích và liệu những hàm ý vê chính sách của nghiên cứu có khả thi và đủ điều kiện
không?
Thu thập căn cứ phục vụ trực tiếp cho quá trình lập kế hoạch và ra quyết
định. Lập kế hoạch và ra quyết định là công việc phức tạp và khó khăn nhưng nó
lại có ý nghĩa tiên quyết đối với các nhà quản lý. Để có được những kế hoạch và
những quyết định đúng đắn, các nhà quản lý cần rất nhiều thông tin, Căn cứ có
tiềm năng ảnh hưởng lên quá trình hoạch định chính sách trong tất cả các giai
đoạn.
2.2. Vai trò trong công tác xác định mục tiêu
Mọi mục tiêu được xác định trong công tác hoạch định đều dựa trên cơ sở
thực tế của địa phương và yêu cầu của vấn đề cần hoạch định.Việc văn phòng
xác định mục tiêu cho quá trình hoạch định góp phần vào việc lựa chọn được

mục tiêu đúng đắn, phù hợp, tránh mắc phải việc lựa chọn mục tiêu sai lầm, xa
rời với thực tế;
Trong công việc xác định mục tiêu thì đánh giá mục tiêu là bước quan
trọng, giúp cơ quan có thể xác định được những mục tiêu tối ưu nhất và vach ra
những công việc có thể được thực hiện. Thay vì đặt ra những mục tiêu thiếu rõ
ràng, việc đánh giá các mục tiêu, xác định mục tiêu cụ thể giúp cho cơ quan có
được những chiến lược tối ưu và sát với thực tế hơn là mục tiêu quá bao hàm,
không khả thi.
Việc đánh giá các mục tiêu được văn phòng cơ quan dựa trên những tiêu
chí đã đặt ra trước đó như:
-

Đảm bảo tính thống nhất, liên tục
Đảm bảo tính hợp pháp và hợp lý
Đảm bảo tính khả thi
Phải rõ ràng, cụ thể

Những mục tiêu được đánh giá cao là những mục tiêu cụ thể, rõ ràng, có
tính khả thi cao, phù hợp với cơ quan.
15


Khi đánh giá các định mục tiêu cho kế hoạch của cơ quan tổ chức, văn
phòng cơ quan đặt ra những tiêu chuẩn đảm bảo mục tiêu đó đặt ra có khả năng
thực thi, sát với thực tế của cơ quan tổ chức và có thể đảm bảo thực hiện được,
trong trường hợp gặp những rủi ro không đáng có thì phải có những phương
pháp ứng phó với rủi ro đó.
Ví dụ mục tiêu trong giai đoạn 20150-2020 hoàn thành đào tạo, cấp giấy
phép lái xe các tỉnh , các thành phố vệ tinh.
hạng A1 cho 20000 lượt công dân, hoàn thành thử nghiệp, lắp đặt 50 sản

phẩm công nghệ cao, phần mểm cho toàn hệ thống giao thông vận tải thành phố
Hà Nội cũng như
- Lựa chọn mục tiêu dài hạn, ngắn hạn cho

Trung tâm Nghiên cứu khoa học và

đào tạo , các phòng ban trong Trung tâm.
- Hoạch định mục tiêu cho chính Phòng Hành chính – Tổng hợp, các tổ, đơn vị
trong phong, thậm chí là cho cả các cá nhân trong phòng dựa trên mục tiêu của
Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo
- Lựa chọn chiến lược hoặc chiến thuật để đạt được các mục tiêu này.
- Phân bổ nguồn lực (nhân sự, tài chính, thiết bị và cơ sở vật chất) để đạt được các
mục tiêu khác nhau của chiến lược và chiến thuật.
Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo đã vận dụng và phát huy vai
trò của mình trong công tác xác định mục tiêu. Vai trò xác định mục tiêu trong
công tác hoạch định của Phòng Hành chính – Tổng hơp được thể hiện là trong
việc xác định rõ các mục tiêu, xây dựng một chiến lược tổng thể, nhất quán với
những mục tiêu đó, và triển khai một hệ thống các kế hoạch để thống nhất và
phối hợp các hoạt động. Các mục tiêu mà Phòng Hành chính – Tổng hợp xác
định trong quá trình hoạt động là các mục tiêu nằm trong phạm vi quyền hạn
theo quy định.
Mọi mục tiêu được xác định trong công tác hoạch định đều dựa trên cơ sở
thực tế của Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo . Việc Phòng Hành
chính- Tổng hợp xác định mục tiêu cho quá trình hoạch định góp phần vào việc
lựa chọn được mục tiêu đúng đắn, phù hợp, tránh mắc phải việc lựa chọn mục
16


tiêu sai lầm, xa rời với thực tế; chỉ ra hướng đi cụ thể cho quá trình hoạch định
giúp lãnh đạo Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo thực hiện đúng nhiệm

vụ, chức năng của mình và hoạch định mục tiêu phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn
tại Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo cũng như tại Sở giao thông vận
tải thành phố Hà Nội.
V í d ụ th ực ti ễn
Trong n ăm 2017, T ập Đo àn s ẽ đ ạt m ục ti êu l ợi nhu ận t ăng tr ư ởng
15% doanh thu đ ạt m ức 8% v à n ộp ng ân s ách nh à n ư ớc v ư ợt ch ỉ ti êu k ế
ho ạch n ộp ng ân s ách nh à n ư ớc 2016.
- Dự đoán được các vấn đề sẽ phát sinh trong quá trình xây dựng kế hoạch
và thực hiện.
- Hoạch định được các nội dung cần thiết, khắc phục các điểm hạn chế
cong tồn tại, hoạch định được các tình huống mới có thể phát sinh.
2.3. Vai trò trong công tác xây dựng các giải pháp
Hoạch định có thể có ảnh hưởng nhất định đến hiệu quả của cá nhân và tổ
chức. Nhờ hoạch định trước, một tổ chức có thể nhận ra và tận dụng cơ hội của
môi trường và giúp các nhà quản trị ứng phó với sự bất định và thay đổi của các
yếu tố môi trường.
Trong quá trình hoạch định các công tác hoạt động, văn phòng cần dự
đoán được các tình huống phát sinh, phân tích tình hình và đưa ra các giải pháp
thực hiện cho phù hợp. Quy trình thực hiện công tác xây dựng giải pháp được
văn phòng T ập đo àn B ưu Ch ính Vi ễn Th ông Vi ệt Nam thực hiện qua các
bước:
Phát triển các tiền đề hoạch định: Đưa ra những dự báo, giả thiết về các
vấn đề phát sinh trong công tác hoạch định… Để đảm bảo những người lập kế
hoạch hiểu và đánh giá đúng các điều kiện tiền đề của hoạch định. Do việc có
đợc ý kiến thống nhất trong văn phòng trong việc xây dựng và lựa chọn các giải
pháp thích hợp là rất cần thiết.
- Xác định các giải pháp: Trong mỗi tình huống xảy ra trong công tác hoạch định
sẽ có những giải pháp khác nhau. Và tùy vào tính chất công việc cần hoạch định
17

mà cán bộ văn phòng sẽ đưa ra các giải pháp hoạch định khác nhau.
- Đánh giá và so sánh các giải pháp: Sau khi xây dựng được các giải pháp, lãnh
đạo văn phòng và các chuyên viên xem xét những điểm mạnh và điểm yếu của
từng giải pháp trên cơ sở các tiền đề và mục tiêu phải thực hiện.
- Lựa chọn giải pháp tối ưu: Sau khi đánh giá, so sánh các giải pháp, văn phòng sẽ
chọn giải pháp tối ưu để tham mưu cho lãnh đạo Trung tâm Nghiên cứu khoa
học và đào tạo , việc chọn 1 hay nhiều giải pháp sẽ được bàn bạc và thống nhất
dựa trên yêu cầu công việc cần hoạch định.

2.4. Vai trò trong công tác tổ chức thực hiện mục tiêu
Để tổ chức thực hiện mục tiêu tốt cần phải có được bản kế hoạch thật chi
tiết cụ thể về những công việc cụ thể cần làm trước và những công việc cần làm
sau, hay nói cách khác là quy trình để tổ chức thực hiện mụ tiêu nó.
- Tổ chức xác định nội dung công việc
Trước khi thực hiện bất cứ công việc gì cũng cần phải xác định được nội
dung công việc, cũng như việc để đạt được mục tiêu chúng ta cần xác định nội
dung công việc mà ta cần tiến hành thực hiện.
Việc xác định nội dung công việc giúp cho người thực hiện nắm bắt được
toàn bộ yêu cầu công việc sắp diễn ra,công việc đó là công việc gì và được thực
hiện như thế nào
- Xác định cách thức thực hiện các công việc
Văn phòng cơ quan sau khi xác định nội dung công việc cần phải làm sẽ
tổ chức xác định cách thức thực hiện các công việc đó. Cách thức thực hiện công
việc được xác định rõ ràng cụ thể về tiến trình thực hiện, cũng như phương pháp
để thược hiện.
Làm tốt bước xác định nội dung công vệc sẽ giúp Văn phòng đẩy
nhanh tiến độ của công tác hoạch định, tránh được việc trùng lặp chồng chéo
công việc cũng như nhân sự. Giúp cán bộ văn phòng nắm vững được tiến trình
thực hiện các mục tiêu của công tác hoạch định.

18


- Xác định nguồn lực thực hiện mục tiêu
Nguồn lực được cho là yếu tố quan trọng trong việc thực hiện mục tiêu.
Một khi nguồn lực được tổ chức và sử dụng hiệu quả nghĩa là công việc đã có
những bước đầu thành công.
Nguồn nhân lực để thực hiện công việc, đối với những công việc có khối
lượng lớn đòi hỏi nhân sự nhiều và trình độ chuyên môn cao thì văn phòng xác
định ra những nhân sự nào phù hợp với công việc và số lượng nhân sự, còn phụ
thuộc vào số lượng nhân sự trong cơ quan mà thực hiện xác định sao cho phù
hợp
- Xác định phương pháp kiểm tra đánh giá
Văn phòng cơ quan thực hiện việc xác định các phương pháp kiểm tra
đánh giá công việc. Xác định các phương pháp kiểm tra đánh đảm bảo có thể
kiểm tra được chất lượng công việc, tiến độ thực hiện công việc.
Đây là bước quan trọng trong tổ chức và thực hiện mục tiêu bởi đối với
bất cứ công việc gì của cơ quan tổ chức khi hoàn thành cũng cần được đảm bảo
chính xác, và được kiểm tra một cách kĩ càng.

Tiểu kết
Hoạch đinh chỉ là 1 trong những chức năng của Văn phòng, nhưng qua
đây có thể thấy được vai trò quan trọng của Văn phòng trong công tác hoạch
định tại cơ quan tổ chức.Giúp tham mưu cho lãnh đạo, giúp rà soát kiểm soát
việc thực hiện mục tiêu đi đúng hướng, góp phần không nhỏ vào việc hoàn
thành các mục tiêu lớn nhỏ của cơ quan.
CHƯƠNG 3 : GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG
TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH
3.1. Nhận xét, đánh giá
3.1.1. Ưu điểm

V ăn ph òng đã thực hiện vai trò của mình trong công tác hoạch định của
cơ quan tổ chức một cách hiệu quả và làm tròn nhiệm vụ.
19


V ăn ph òng cơ quan luôn là bộ phận năng nổ và có nhiều những sáng tạo
trong tổ chức các công việc hoạt động của của quan, bên cạnh đó tiến độ làm
việc cũng như năng lực của công chức trong phòng rất tốt .
Việc hoạch định tốt của Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo đã
thiết lập nên một khuôn khổ mang tính định hướng cho việc thực hiện các chức
năng cũng như vai trò của mỗi cá nhân trong cơ quan
- Nhận thức của cán bộ văn phòng về tầm quan trọng của công tác hoạch
định ngày càng được nâng cao.
- Các công tác được thực hiện đầy đủ, đúng quy trình.
3.1.2. Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm kể trên, công tác hoạch định tại Trung tâm
Nghiên cứu khoa học và đào tạo còn mắc phải những nhược điểm như sau:
Công tác tổ chức thực hiện mục tiêu còn một số hạn chế.
Chất lượng công tác hoạch định còn chưa thực sự đạt hiêu quả, chưa đảm
bảo tính khả thi.
Trình độ chuyên môn của các chuyên viên văn phòng còn những hạn chế
nhất định
- Nhiều cán bộ, chuyên viên còn hời hợt trong công tác hoạch định cũng
như thực hiện nhiệm vụ của bản thân.
3.2. Các giải pháp.
- Tăng cường đào tạo cán bộ, công chức, viên chức đi học tập nâng cao
trình độ, kỹ năng chuyên môn, cũng như kỹ năng vê hoạch định.
- Bản thân các cán bộ, chuyên viên trong văn phòng cần thường xuyên
trau dồi kiến thức, tham gia đào tạo tại các lớp đào tạo kỹ năng cho nhà quàn lý
để hoàn thiện bản thân.

- Nâng cao nhận thức của cán bộ, chuyên viên văn phòng về tầm quan
trọng và trách nhiệm trong công tác hoạch định tại Tập đoàn bưu chính viễn
thong Việt Nam.
- Hoàn thiện bản chất của công tác hoạch định. Nếu hiểu rõ được bản
chất của công tác hoạch định sẽ có một cái nhìn đúng đắn về vai trò của hoạch
20


định.
Tiểu kết
Để làm tốt vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định thì văn phòng
cần phải tổ chức thực hiện các biện pháp nhằm nâng cao vai trò của mình hơn
nữa giúp cơ quan, tổ chức có được những kế hoạch một cách thành công và hiêu
quả nhất.Bên cạnh đó không thể tránh khỏi những sai sót hạn chế , do những những tác
động từ bên ngoài và bên trong. Vì vậy cần tìm hiểu và đưa ra những giải pháp khắc
phục những hạn chế và phát huy những điểm mạnh để công tác hoạch định trong cơ
quan nói chung được hoàn thiện hơn cũng như nâng cao được vai trò của nhà quản trị
văn phòng trong công tác hoạch định nói riêng
.

C. PHẦN KẾT LUẬN
21


Hoạch định công việc được xem là một việc quan trọng đầu tiên không
thể thiếu khi thi tiến hành tổ chức các hoạt động, công việc của cơ quan. Bởi vì
đó là sự định hướng cho toàn bộ công việc cần thực hiện để đạt mục tiêu của
mình đề ra. Công tác hoạch định giúp chỉ ra cách thức của từng công việc,từng
nhiệm vụ cho từng bộ phận hay từng cá nhân thực hiện . Nếu công tác hoạch
định của cơ quan được thực hiện tốt thì điều đó cũng có nghĩa là cơ quan đã

hoàn thành một phần công việc của mình.
Đề tài này đã tiến hành khảo sát, đánh giá về vai trò của Văn phòng trong
công tác hoạch định tại T ập đo àn bbuuwchinhs vi ễn th ông Vi ệt Nam, chỉ ra
những mặt ưu điểm và những mặt hạn chế còn tồn tại của công tác trên tại T ập
đo àn B ưu ch ính Vi ễn Th ông Vi ệt Nam.Qua thời gian khảo sát tôi đã có được
nhiều bài học kinh nghiệm quý báu về chuyên ngành mình đang theo học, có cơ
hỏi tìm hiểu sâu sát hơn về chức năng hoạch định của văn phòng, củng cố kiến
thức đã học trên giảng đường. Đồng thời trau dồi thêm kiến thức và kỹ năng
thực t ế.
Văn phòng đóng vai trò không nhỏ trong việc xây dựng các biện pháp để
thực hiện công việc, như đã đề cập thì biện pháp là cách thức để cơ quan có
được con đường để tiến đến mục tiêu,văn phòng có nhiệm vụ xây dựng các biện
pháp hợp lí để cơ quan có thể đạt được mục tiêu một cách tốt nhất và đem lại
hiệu quả cao nhất.

22


TÀI LIỆU THAM KHẢO
Đề tài có tham khảo thông tin tại:
1. Giáo trình kỹ năng hoạch định trong công tác quản trị Văn phòng.
2. Giáo trình trình Quản trị Học. TG- Nguyễn Hải Sản.
3. http://
4. GS.TS Nguyễn Thành Độ, 2005. Giáo trình Quản trị văn phòng. Hà Nội, NXB
Lao động - Xã hội;

PHỤ LỤC
Phụ lục 1
23

Phụ lục 1. Sơ đồ tổ chức bộ máy của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông
Việt Nam

Phụ lục 02:
Sơ đồ cơ cấu tổ chức Phòng hành chính tổng hợp
Khoa
24

Học


Lãnh đạo văn phòng

Hành
Chính

Văn

Tổng

Thư

Hợp

25

Lưu
Trữ

Tài
chínhk
k ế to
án