KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TRƯỜNG THPT PHAN HUY CHÚ - ĐỐNG ĐA

Tô Thị Yến - 11/12/1985 - Lớp Quản trị Văn phòng (1306)

0MỤC LỤC

A. LỜI NÓI ĐẦU............................................................................................3
B. PHẦN NỘI DUNG......................................................................................5
CHƯƠNG 1. KẾT QUẢ KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI
TRƯỜNG THPT PHAN HUY CHÚ - ĐỐNG ĐA.......................................5
1. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của nhà trường và
Văn phòng nhà trường................................................................................5
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của nhà
trường.......................................................................................................5
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn
phòng:.......................................................................................................6
2. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản............................................10
2.1. Các loại văn bản của nhà trường ban hành..................................10
2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản......................................................11
2.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản..........................................11
2.4. Quy trình soạn thảo văn bản...........................................................11
3. Công tác quản lý văn bản đi.................................................................11
3.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn
bản...........................................................................................................12
3.2. Đăng ký văn bản..............................................................................12
3.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn.....................14
3.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
.................................................................................................................15
3.5. Lưu văn bản đi.................................................................................16
4. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến.......................................16
4.1. Tiếp nhận văn bản đến....................................................................16
4.2. Đăng ký văn bản đến......................................................................18
4.3. Trình, chuyển giao văn bản đến....................................................19

4.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến.................19
5. Công tác quản lý và sử dụng con dấu..................................................20
5.1. Các loại dấu cơ quan.......................................................................20
1


Tô Thị Yến - 11/12/1985 - Lớp Quản trị Văn phòng (1306)

5.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu........................................20
5.3. Bảo quản con dấu............................................................................22
6. Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan..........22
6.1. Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan, tổ chức.............................22
6.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ.........................................22
6.3. Phương pháp lập hồ sơ...................................................................25
6.4. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan..........................................26
7. Công tác tìm hiểu về nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp............28
7.1. Các quy định hiện hành của cơ quan về nghi thức nhà nước, giao
tiếp trong công sở...................................................................................28
7.2. Nhận xét, đánh giá chung...............................................................29
8. Tìm hiểu thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác
văn phòng...................................................................................................29
8.1. Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của nhà
trường......................................................................................................29
8.2. Quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng....................................30
8.3 Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng......................32
CHƯƠNG 2: ĐÁNH GIÁ CHUNG VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ............33
2. Đánh giá chung......................................................................................33
2.1. Ưu điểm............................................................................................33
2.2. Hạn chế...........................................................................................34
2.3. Nguyên nhân...................................................................................34

2.4. Kiến nghị..........................................................................................35
C. TÀI LIỆU THAM KHẢO........................................................................36

2


Tô Thị Yến - 11/12/1985 - Lớp Quản trị Văn phòng (1306)

A. LỜI NÓI ĐẦU
Theo lời dạy của của Bác Hồ: “Công tác văn phòng có tầm quan
trọng đặc biệt, giúp cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình. Cán bộ văn
phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết không đúng… Cho nên,
phải luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, năng lực công tác và giữ bí mật”.
Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường theo định hướng XHCN tại Việt
Nam, có rất nhiều tổ chức đang hoạt động như các cơ quan quyền lực nhà
nước; các cơ quan hành chính nhà nước; các cơ quan tư pháp; tổ chức chính
trị - xã hội; các đơn vị sự nghiệp; cơ quan, đơn vị thuộc lực lượng vũ trang;
các tổ chức phi chính phủ; các doanh nghiệp… Trong cơ cấu của các cơ quan,
tổ chức đó thì “văn phòng” là một bộ phận không thể thiếu, thậm chí đối với
các doanh nghiệp thì văn phòng (trụ sở chính) được pháp luật quy định như là
một bộ phận bắt buộc khi tiến hành thủ tục đăng ký kinh doanh (Khoản 1
Điều 35 của Luật Doanh nghiệp). Văn phòng không chỉ hiểu đơn giản là bộ
phận giải quyết các công việc hành chính đơn giản như xử lý văn bản, quản lý
con dấu, hay dọn dẹp vệ sinh mà nó phải là nơi mang lại các giá trị khác cho
tổ chức như tham mưu xây dựng hệ thống các quy định, cơ chế làm việc và tổ
chức thực hiện quy định đó để quản lý hệ thống; tham mưu và đảm bảo các
nguồn lực của tổ chức; phối hợp và điều hòa hoạt động của tổ chức thông qua
hệ thống kế hoạch – chương trình hành động; tổ chức các hoạt động đối nội
nhằm xây dựng bộ máy chuyên nghiệp và vững mạnh; tổ chức các hoạt động
đối ngoại để xây dựng hình ảnh và phát triển thương hiệu, uy tín của tổ

chức… Như vậy, rõ ràng văn phòng là một bộ phận rất quan trọng trong cơ
cấu tổ chức của bất kỳ một cơ quan, doanh nghiệp.
Sau một thời gian được kiến tập nghiệp vụ tại trường THPT Phan Huy
Chú – Đống Đa. Trên cơ sở áp dụng những lý thuyết được dạy ở nhà trường
và sự giúp đỡ nhiệt tình của Ban giám hiệu và cán bộ viên chức nhà trường đã
giúp em có những kiến thức thực tế quý báu về công tác văn phòng.
3


Tô Thị Yến - 11/12/1985 - Lớp Quản trị Văn phòng (1306)

Qua bản báo cáo này em xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu, Khoa
Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội cùng các thầy, cô giáo đã
tận tình giảng dạy và giúp đỡ chúng em trong suốt quá trình học tập và
nghiêm cứu. Bên cạnh đó, em cũng xin được cảm ơn Ban giám hiệu và viên
chức trường THPT Phan Huy Chú - Đống Đa đã quan tâm, giúp đỡ, tạo điều
kiện, hướng dẫn trong suốt quá trình kiến tập tại nhà trường. Dù có nhiều cố
gắng nhưng bài báo cáo của em không tránh khỏi những sai sót, rất mong
được sự đóng góp ý kiến của các thầy, cô và các bạn.
Em xin chân thành cảm ơn./.
Hà Nội, ngày 04 tháng 6 năm
2017
Sinh viên

Tô Thị Yến

4


Tô Thị Yến - 11/12/1985 - Lớp Quản trị Văn phòng (1306)

B. PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1. KẾT QUẢ KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
TẠI TRƯỜNG THPT PHAN HUY CHÚ - ĐỐNG ĐA
1. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của nhà trường và
Văn phòng nhà trường
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của nhà trường

1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của nhà trường
Trường THPT Phan Huy Chú - Đống Đa thành lập vào ngày 12 tháng
08 năm 1997 theo Quyết định 3059 QĐUB/UBND của thành phố Hà Nội là
mô hình trường Bán công duy nhất trực thuộc Sở Giáo dục và Đào tạo Hà
Nội. Theo Quyết định số 2312/QĐUB/UBND ngày 28/11/2008 của UBND
Thành phố Hà Nội về việc chuyển trường THPT Bán công thành trường
THPT Công lập và là đơn vị sự nghiệp công lập đầu tiên tự chủ đảm bảo toàn
bộ chi phí, hoạt động thường xuyên theo nghị định 43/2006/NĐ-CP ngày
25.4.2006 của Chính phủ. Với mô hình này cả Hội đồng giáo dục và học sinh
nhà trường rất thân thiện, cởi mở, chan hòa, đoàn kết. Sự chuyển đổi này cũng
đòi hỏi sự năng động, làm việc khoa học của tất cả các bộ phận, cá nhân.
Bắt đầu từ năm học 2008 - 2009, nhà trường đã mạnh dạn xây dựng Đề
án xây dựng trường chất lượng cao, từng bước thí điểm các lớp chất lượng
cao, cuốn chiếu đến năm 2015 toàn trường hoạt động theo mô hình chất lượng
cao.
Năm học 2013 - 2014 trường được công nhận đạt chuẩn Quốc gia và
được chọn thí điểm xây dựng mô hình trường chất lượng cao của thành phố
Hà Nội. Ngày 25/05/2015 nhà trường đã vinh dự nhận được quyết định số
2374/QĐ-UBND của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội về việc công nhận
trường THPT đạt tiêu chí trường chất lượng cao của thành phố.
- Nhà trường tổ chức giảng dạy, học tập và các hoạt động giáo dục khác
theo mục tiêu, chương trình giáo dục phổ thông dành cho cấp THPT do Bộ

trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành. Công khai mục tiêu, nội dung các
5


Tô Thị Yến - 11/12/1985 - Lớp Quản trị Văn phòng (1306)

hoạt động giáo dục, nguồn lực và tài chính, kết quả đánh giá chất lượng giáo
dục.
- Quản lý giáo viên, cán bộ, nhân viên theo quy định của pháp luật.
- Tuyển sinh và tiếp nhận học sinh; vận động học sinh đến trường; quản
lý học sinh theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
- Thực hiện kế hoạch phổ cập giáo dục trong phạm vi được phân công.
- Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực cho hoạt động giáo dục.
Phối hợp với gia đình học sinh, tổ chức và cá nhân trong hoạt động giáo dục.
- Quản lý, sử dụng và bảo quản cơ sở vật chất, trang thiết bị theo quy
định của Nhà nước.
- Tổ chức cho giáo viên, nhân viên, học sinh tham gia hoạt động xã hội.
- Thực hiện các hoạt động về kiểm định chất lượng giáo dục.
- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật.
1.1.2. Cơ cấu tổ chức của nhà trường

HIỆU TRƯỞNG

PHÓ HIỆU
TRƯỞNG 1
Tổ
Toán - Tin
Nhóm
Toán
Nhóm

Tin

Tổ
Tự nhiên
Nhóm
Lý

PHÓ HIỆU
TRƯỞNG 3

PHÓ HIỆU
TRƯỞNG 2
Tổ
Hóa Sinh
Nhóm
Hóa

Tổ
Ngữ văn

Tổ
Xã hội

Tổ
Tiếng Anh

Tổ
Văn
phòng

Nhóm
Sử

Nhóm
VP

Nhóm
Địa

Nhóm
Giám thị

Nhóm
Nhóm
C.
Sinh
Nhóm
Nhóm
Nghệ
Bảo vệ
GDCD
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn
Nhóm
Nhóm
phòng:
Lao
GDTC
công
6

Tô Thị Yến - 11/12/1985 - Lớp Quản trị Văn phòng (1306)

ST
T

Tên nhóm

Thành phần

1

Nhóm Văn
phòng
(Trưởng nhóm:
Đặng Thị Ngọc
Lan - Kế toán)

- Nhân viên
(NV) Kế
toán
- NV Văn
thư
- NV Y tế
- NV phụ
trách phòng
tin
- NV Giáo
vụ
- NV Quản

lý bán trú

7

Số
Chức năng, nhiệm vụ
lượn
và quyền hạn
g
06 - Xây dựng chương trình,
kế hoạch lịch làm việc tuần,
tháng, năm của nhà trường.
- Tổng hợp, xử lý và cung
cấp thông tin mọi mặt về
tình hình hoạt động của nhà
trường và tham mưu cho
Ban giám hiệu về các biện
pháp giải quyết và xử lý.
- Tư vấn văn bản cho Hiệu
trưởng, chịu trách nhiệm
pháp lý, kỹ thuật soạn thảo
văn bản.
- Thực hiện công tác văn
thư lưu trữ, giải quyết các
thủ tục hành chính.
- Tổ chức giao tiếp đối nội,
đối ngoại, giúp nhà trường
trong công tác thư từ, tiếp
khách. Tổ chức phục vụ các
buổi họp, lễ nghi, khánh

tiết, thực hiện công tác lễ
tân, tiếp khách một cách
khoa học và văn minh.
- Lập kế hoạch tài chính, dự
toán kinh phí hàng năm,
quý, dự kiến phân phối hạn
mức kinh phí, báo cáo kế
toán, cân đối hàng quý,
năm, chi trả tiền lương,


Tô Thị Yến - 11/12/1985 - Lớp Quản trị Văn phòng (1306)

ST
T

2

Tên nhóm

Thành phần

Nhóm Giám thị
(Trưởng nhóm:
Nguyễn Minh
Tuấn)

Số
lượn
g

03

8

Chức năng, nhiệm vụ
và quyền hạn
thưởng, nghiệp vụ.
- Mua sắm trang thiết bị
nhà trường, xây dựng cơ
bản, sửa chữa, quản lý cơ
sở vật chất, kỹ thuật,
phương tiện làm việc của
nhà trường, đảm bảo yêu
cầu hậu cần cho hoạt động
và công tác của nhà trường.
- Tổ chức thực hiện công
tác y tế, bảo vệ sức khỏe.
- Quản lý học sinh ngoài
phòng học trong suốt buổi
học.
- Theo dõi học sinh ra, vào
lớp đúng giờ, nghỉ học, sơ
kết số học sinh nghỉ học
hàng tuần để đánh giá thi
đua cuối học kỳ.
- Giáo dục học sinh thực
hiện nội quy nhà trường,
cam kết giữa gia đình và
nhà trường, ngăn chặn mọi

hành vi dẫn tới vi phạm nội
quy.
- Bước đầu quản lý và xử lý
học sinh khi học sinh vi
phạm nội quy hoặc giáo
viên bộ môn cho ra khỏi
lớp trong giờ học. Thông
báo kết quả xử lý kỷ luật


Tô Thị Yến - 11/12/1985 - Lớp Quản trị Văn phòng (1306)

ST
T

Tên nhóm

Thành phần

Số
lượn
g

3

Nhóm Lao công
(Trưởng nhóm:
Nguyễn Thị
Bích Liên)

06

4

Nhóm Bảo vệ
(Trưởng nhóm:
Nguyễn Hồng
Lợi)

05

9

Chức năng, nhiệm vụ
và quyền hạn
học sinh cho GVCN và báo
cáo với GV trực trong ngày.
- Cuối buổi học cùng với
bảo vệ triển khai vòng
ngoài, giải tỏa ùn tắc giao
thông. Kịp thời ngăn chặn
các hiện tượng va chạm,
gây gổ đánh nhau ở ngoài
trường, giữ trật tự an ninh ở
khu vực lớp học.
- Quản lý CSVC và điện
các phòng học theo phòng
được phân công. Hàng
ngày phải ghi đầy đủ nhận
xét, cách giải quyết và kết

quả vào sổ trực.
- Lau chùi, quét dọn khu
lớp học, khu hiệu bộ, các
phòng nghỉ giáo viên…
- Làm sạch sẽ khu vệ sinh
sau mỗi tiết học, không để
vòi nước tự chảy đảm bảo
khu vực vệ sinh luôn sạch
sẽ, không có mùi, khung
cảnh nhà trường luôn sạch,
đẹp.
- Bảo vệ tài sản CSVC của
nhà trường, giữ gìn trật tự
an ninh trong và ngoài
trường.
- Không cho người nào


Tô Thị Yến - 11/12/1985 - Lớp Quản trị Văn phòng (1306)

ST
T

Tên nhóm

Thành phần

Số
lượn
g

Chức năng, nhiệm vụ
và quyền hạn
mang tài sản của trường ra
khỏi trường nếu không có ý
kiến của Hiệu trưởng.
- Không cho người lạ vào
trường.
- Giao tiếp với khách và
phụ huynh học sinh: Lịch
sự, văn minh, niềm nở
- Cuối mỗi ca ghi sổ trực về
hiện tượng xảy ra và biện
pháp giải quyết.

Tổng cộng số thành viên:

20

1.2.2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng

Tổ trưởng tổ Văn phòng
(Nhân viên Kế toán)
Phó tổ trưởng
tổ Văn phòng

NV Văn thư

Nhóm Bảo vệ

NV Y tế

Nhóm Giám thị

NV Tin

Nhóm Lao công

NV Giáo vụ
10


Tô Thị Yến - 11/12/1985 - Lớp Quản trị Văn phòng (1306)

NV QL Bán trú

2. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
2.1. Các loại văn bản của nhà trường ban hành
- Các văn bản hành chính thường xuyên ban hành: Thông báo, Quyết
định, Công văn, Kế hoạch, Báo cáo, Hợp đồng
- Các văn bản hành chính ban hành với số lượng ít: Tờ trình, Chỉ thị
2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản
Trường THPT Phan Huy Chú - Đống Đa được ban hành những loại văn
bản sau: Quyết định, công văn, thông báo, tờ trình, kế hoạch, giấy mời,
chương trình, báo cáo, biên bản…Các văn bản ban hành luôn được đảm bảo
về mặt thể thức và hiệu lực pháp lý.
2.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được nhà trường thực hiện
nghiêm túc theo quy định của

Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày

19/01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản hành chính
2.4. Quy trình soạn thảo văn bản
Bước 1: Nhận yêu cầu xây dựng văn bản, xác định nội dung văn bản.
Tại trường THPT Phan Huy Chú – Đống Đa văn bản thuộc chuyên môn của
bộ phận nào thì bộ phận đó tiến hành soạn thảo và chịu trách nhiệm về nội
dung và thể thức.
Bước 2: Nghiên cứu tài liệu liên quan, thu thập thông tin liên quan đến
việc soạn thảo văn bản.
Bước 3: Thảo luận với các đối tượng liên quan trực tiếp hoặc thảo luận
với các đối tượng có liên quan khác.
11


Tô Thị Yến - 11/12/1985 - Lớp Quản trị Văn phòng (1306)

Bước 4: Cán bộ chuyên môn soạn thảo xong văn bản → trình lãnh đạo
duyệt và cho ý kiến (chỉnh sửa, bổ sung…)
Bước 5: Ký duyệt và ban hành theo đúng quy định.
Bước 6: Triển khai thực hiện
3. Công tác quản lý văn bản đi
3.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn
bản
- Việc kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Ban giám hiệu
nhà trường giao cho cán bộ văn thư của nhà trường thực hiện.
- Trước khi văn bản được ban hành các bộ phận chuyên môn phải gửi
văn bản qua bộ phận văn thư kiểm tra về thể thức và kỹ thuật trình bày. Nếu
đúng theo quy định về thể thức thì sẽ cho đăng ký và ban hành, nếu chưa

đúng phải tiến hành chính sửa cho chuẩn kể cả những văn bản đã được Ban
giám hiệu nhà trường ký.
- Tất cả văn bản đi của nhà trường được ghi số theo hệ thống số chung
do Văn thư thống nhất quản lý.
- Việc ghi số ngày tháng năm văn bản thực hiện theo đúng quy định
hiện hành và do văn thư thực hiện. Mỗi loại văn bản được ghi một hệ thống số
riêng.
- Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng.
3.2. Đăng ký văn bản
Hiện đại hóa công tác văn thư ngày nay đã trở thành nhu cầu cấp bách,
việc áp dụng tin học vào trong quản lý công tác văn thư là rất cần thiết. Việc
đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư vừa bảo đảm
nhanh chóng, an toàn, tiện lợi, đúng nguyên tắc và là mục tiêu của nhà nước
ta trong những năm gần đây. Nó sẽ giúp ích rât nhiều trong quản lý, sử dụng,
12


Tô Thị Yến - 11/12/1985 - Lớp Quản trị Văn phòng (1306)

lưu giữ tài liệu, tra cứu văn bản…Nhận thức được tầm quan trọng của công
nghệ thông tin trong công tác văn thư ngoài việc đăng ký văn bản đến, văn
bản đi vào sổ đăng ký văn thư nhà trường còn đăng ký các văn bản đến và đi
vào trong máy tính bằng chương trình bảng tính Excel. Do đặc thù hiện nay,
hầu như tất cả văn bản đến điều hành, chỉ đạo của cấp trên, nhất là của Sở Giáo
dục và Đào tạo Hà Nội đều được gửi qua hòm thư điện tử có kèm theo file văn
bản. Vì vậy, muốn quản lý - lưu trữ văn bản để dễ tìm kiếm và nhanh chóng văn
thư nhà trường đã sử dụng phương pháp đơn giản như sau:
- Tạo thư mực (Folder) trong My Computer, ổ D:
Thư mục: “Văn bản Đi.2017” để chứa các văn bản gửi đi. Tạo một file
Excel có nội dung giống như sổ văn bản đến với tên là: “Sổ đăng ký công

văn Đi.2017” và mỗi sheets là tên một loại văn bản (ví dụ: như Quyết định,
Công văn, Báo cáo, Kế hoạch…)
Tại cột “Tên loại và trích yếu nội dung” ta dùng lệnh: Ctrl + K hoặc
nhấn chuột phải chọn Hyperlink…/Hộp thoại Insert Hyperkink hiện ra, trong
hộp Look in ta chọn file chứa dữ liệu.
- Ngoài ra, tạo bộ lọc cho file tại các tiêu đề là những mũi tên sổ xuống,
để thuận tiện hơn cho việc tra cứu. Ví dụ ta muốn tìm văn bản của Sở hay của
UBND Phường… ta vào cột nơi phát hành bấm vào mũi tên sổ xuống rồi
chọn Sở hoặc Phường…Sau đó muốn tìm văn bản, ta nhấn chọn Find &
Select hoặc Ctrl+F, gõ từ cần tìm vào khung Find what, nhập chuột vào Find
Next, từ tìm được sẽ được nhấp chọn vào. Sau đó vào liên kết để mở file cần
tìm. Kết quả cho thấy việc tìm kiếm văn bản rất đơn giản, dễ dàng và tiếc
kiệm được thời gian.
3.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn
3.3.1. Nhân bản
Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần
Nơi nhận của văn bản và đúng thời gian quy định.
13


Tô Thị Yến - 11/12/1985 - Lớp Quản trị Văn phòng (1306)

Việc nhân bản văn bản mật đi được thực hiện theo quy định tại Khoản
1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP.
3.3.2. Đóng dấu cơ quan
- Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải
rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. Khi đóng
dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
- Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên
ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ

trưởng cơ quan quản lý ngành.
- Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc
phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang
văn bản.
14


Tô Thị Yến - 11/12/1985 - Lớp Quản trị Văn phòng (1306)

3.3.3. Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật
a) Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”,
“Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại
Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
b) Việc đóng dấu chi các mức độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và
“Mật”), dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại
Khoản 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11).
3.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
- Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay
trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
- Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển
qua mạng để thông tin nhanh.
- Mỗi văn bản đi được lưu hai bản: Bản gốc lưu tại văn thư cơ quan,
được sắp xếp theo thứ tự đăng ký, một bản chính lưu trong hồ sơ giải quyết
công việc và được chuyển giao cho bộ phận lưu trữ theo thời hạn quy định.
- Văn bản đi có chế độ mật được lưu tại văn thư theo chế độ bảo vệ bí
mật Nhà nước, được sắp xếp theo số thứ tự và bảo quản trong cặp, hộp. Tuyệt
đối không được mang ra khỏi cơ quan trường hợp cần khai thác sử dụng phải
được sự đồng ý của lãnh đạo.
- Các văn bản liên ngành mà không lấy số tại văn thư thì sau khi đóng
dấu văn thư có trách nhiệm theo dõi lưu bản chính.

- Bản lưu những văn bản quan trọng của cơ quan phải được in bằng
giấy tốt có độ pH trung tính và được in bằng mực bền màu.
- Bì phát hành văn bản của nhà trường
- Do số lượng văn bản của nhà trường ít nên văn thư nhà trường là
người trực tiếp chuyển phát cho các đơn vị, bộ phận, cá nhân trong nội bộ nhà
15


Tô Thị Yến - 11/12/1985 - Lớp Quản trị Văn phòng (1306)

trường và bên ngoài. Văn thư nhà trường sử dụng sổ đăng ký văn bản đi để
chuyển giao văn bản, có bổ sung thêm cột “Ký nhận” vào sau cột “Nơi nhận
văn bản”
Số, ký

Ngày,

Tên loại và

Người

Nơi nhận

Ký

Đơn vị

Số

Ghi

hiệu

tháng

trích yếu nội

ký

văn bản

nhận

hoặc

lượng

chú

văn bản

văn bản

dung văn bản

người

bản

nhận

bản lưu

- Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay
trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
- Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển
qua mạng để thông tin nhanh.
3.5. Lưu văn bản đi
- Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm
quyền.
- Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Tại
trường THPT Phan Huy Chú – Đống Đa, mỗi loại văn bản đi được đánh số
riêng.
- Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu
cầu sử dụng bản lưu tại văn thư theo quy định của nhà trường.
16


Tô Thị Yến - 11/12/1985 - Lớp Quản trị Văn phòng (1306)

4. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến
4.1. Tiếp nhận văn bản đến
- Tất cả văn bản đến tại cơ quan đều phải được quản lý tập trung, thống
nhất tại văn thư của nhà trường. Tất cả các loại văn bản (kể cả bản Fax, văn
bản được chuyển qua mạng và văn bản mật), đơn, thư gửi đến cơ quan được
gọi chung là văn bản đến. Văn bản đến từ mọi nguồn đều phải được tập trung
tại văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký vào chương trình quản lý văn
bản và hồ sơ của cơ quan.
- Văn bản đến chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộ văn
thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản,
v.v.... Trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi

hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
- Những văn bản do Ban giám hiệu nhà trường, giáo viên đi họp mang
về hoặc nhận trực tiếp phải được đăng ký tại văn thư trước khi xử lý theo quy
định. Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhân
không có trách nhiệm giải quyết.
- Các bì văn bản đến cán bộ văn thư không bóc: bao gồm các bì văn
bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể trong cơ quan và các bì văn bản gửi
đích danh người nhận, được chuyển tiếp cho nơi nhận. Đối với những bì văn
bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung
của cơ quan thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để
đăng ký.
- Đối với những bì thư gửi đích danh người đứng đầu, văn thư gửi trực
tiếp đến tên người nhận hoặc người được phân công bóc gỡ các bì thư của
người đứng đầu; sau khi có ý kiến của người đứng đầu thì văn bản phải được
chuyển đến văn thư để được đăng ký và xử lý tiếp.

17


Tô Thị Yến - 11/12/1985 - Lớp Quản trị Văn phòng (1306)

- Đối với những bì thư có ký hiệu mật, tối mật, tuyệt mật hoặc có ghi
“chỉ người có tên mới được bóc bì”, văn thư chỉ đăng ký và chuyển đến người
nhận hoặc người có trách nhiệm xử lý. Sau khi xử lý xong, các văn bản trên
phải chuyển cho người được giao trách nhiệm quản lý theo chế độ bảo quản
tài liệu mật.
- Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, bảo vệ cơ
quan có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với Hiệu trưởng nhà trường để
xử lý.
- Khi tiếp nhận văn bản đến, văn thư phải kiểm tra về số lượng, tình

trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có) đặc biệt lưu ý đối với những bì
thư có độ khẩn, mật. Văn bản đến bị thiếu, rách, bị bóc, hoặc văn bản bên
trong không đúng với số ghi ngoài bì, nơi nhận, văn bản hỏa tốc hẹn giờ mà
chuyển đến muộn hơn thời gian ghi ở ngoài bì hoặc trường hợp phát hiện sai
sót, văn thư phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao
trách nhiệm xem xét giải quyết, nếu cần thiết phải lập biên bản có chữ ký xác
nhận của người đưa văn bản đến.
4.2. Đăng ký văn bản đến
Tất cả các văn bản đến trường THPT Phan Huy Chú - Đống Đa đều
phải được đăng ký trên hệ thống sổ và trên phần mền quản lý văn bản. Mỗi
năm số lượng văn bản đến nhà trường là dưới 600 văn bản nên được đăng ký
vào 01 sổ đăng ký và 01 sổ đăng ký văn bản mật đến.
Văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký trong ngày, chậm nhất
là trong ngày làm việc tiếp theo.
Phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xách các thông tin cần thiết về văn
bản; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không
thông dụng.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đến, văn bản mật đến, sổ đăng ký đơn thư
được thực hiện theo đúng quy định hiện hành.
18


Tô Thị Yến - 11/12/1985 - Lớp Quản trị Văn phòng (1306)

Văn thư tạo một file Excel có nội dung giống như sổ văn bản đến với
tên là: “Sổ đăng ký công văn Đến.2017”

4.3. Trình, chuyển giao văn bản đến
- Đối với loại văn bản đến có yêu cầu giải quyết công việc khẩn, được
chuyển ngay đến người phụ trách lĩnh vực để xử lý, sau đó chuyển lại văn thư

để được đăng ký.
- Đối với loại văn bản đến bình thường, văn thư đăng ký và chuyển cho
người phụ trách lĩnh vực để xử lý.
- Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, văn thư vào sổ hoặc cơ sở dữ
liệu văn bản đến trên máy vi tính, chuyển tiếp theo ý kiến chỉ đạo hoặc lưu tại
văn thư.
- Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo các yêu cầu về tính chính xác,
giữ gìn bí mật nội dung văn bản và phải được ghi nhận vào chương trình quản
lý văn bản và hồ sơ công việc của cơ quan (hoặc vào sổ chuyển giao văn bản).
4.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến
4.4.1. Giải quyết văn bản đến

19


Tô Thị Yến - 11/12/1985 - Lớp Quản trị Văn phòng (1306)

- Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải
quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định.
Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải giải quyết trước.
- Khi trình Hiệu trưởng quyết định phương án giải quyết, đơn vị, cá
nhân phải đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của đơn
vị, cá nhân.
4.4.2. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
- Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi,
đôn đốc về thời hạn giải quyết.
- Văn thư được giao trách nhiệm thực hiện theo dõi, đôn đốc việc giải
quyết văn bản đến.
- Mẫu Sổ theo dõi giải quyết văn bản đến và cách ghi sổ thực hiện theo
hướng dẫn tại Phụ lục VI thông tư 07.

- Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm
theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
5. Công tác quản lý và sử dụng con dấu
5.1. Các loại dấu cơ quan
- Dấu của nhà trường
- Dấu của Đảng ủy trường
- Dấu của Công đoàn trường
- Dấu chỉ mức độ khẩn, mật
- Dấu phục vụ công tác chuyên môn: dấu sao y bản chính, dấu được lên
lớp, dấu đủ điều kiện dự thi tốt nghiệp THPT.
5.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu
20


Tô Thị Yến - 11/12/1985 - Lớp Quản trị Văn phòng (1306)

- Cán bộ văn thư đuợc giao nhiệm vụ giữ và sử dụng con dấu của cơ
quan; theo đúng quy định.
- Cán bộ văn thư được phân công đóng dấu, không được mang dấu ra
khỏi khu vực đóng dấu khi không có sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan.
- Không được tự ý giao con dấu cho người khác sử dụng khi không có
chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan bằng văn bản.
- Trường hợp văn thư được phân công quản lý và sử dụng con dấu nghỉ
phép, đi học cần báo với Hiệu trưởng để phân công người khác tạm thời quản
lý và sử dụng con dấu trong thời gian văn thư nghỉ phép, đi học (phân công
bằng văn bản và ký giao nhận con dấu).
- Tuyệt đối không được đóng dấu khống chỉ.
- Không đóng dấu đối với các văn bản ký vượt thẩm quyền, thiếu chữ
ký nháy của đơn vị chuyên môn soạn thảo văn bản, các bản sao có chữ ký
không rõ ràng, lem luốc.

- Dấu được đóng trùm lên 1/3 chữ ký về bên trái.
- Đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn
bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ
quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
- Đóng dấu giáp lai lên các bản hợp đồng, biên bản, dự toán có nhiều
trang, dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục
văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy.
- Mực đóng dấu phải là mực đỏ
- Khi con dấu bị mòn, hỏng, biến dạng cán bộ văn thư được giao quản
lý và sử dụng con dấu phải báo cáo cho Chủ tịch UBND phường làm thủ tục
đăng ký lại mẫu dấu, đổi con dấu. Trưởng hợp con dấu bị mất Chủ tịch
21


Tô Thị Yến - 11/12/1985 - Lớp Quản trị Văn phòng (1306)

UBND phường phải báo cáo cơ quan công an nơi con dấu bị mất, lập biên bản
đồng thời làm các thủ tục làm lại con dấu.
- Đối với các tài liệu bí mật Nhà nước, tùy theo mức độ mật phải đóng
dấu độ mật: Tuyệt mật, Tối mật, Mật.
5.3. Bảo quản con dấu
Người được giao giữ, bảo quản con dấu của trường phải là người có
trách nhiệm , đủ tin cậy, có trình độ chuyên môn về văn thư và phải chịu trách
nhiệm trước pháp luật về việc giữ và đóng dấu.
Phải để con dấu trong tủ có khóa chắc chắn tại phòng làm việc của văn
thư. Trường hợp cần thiết phải đưa con dấu ra khỏi cơ quan phải có sự đồng ý
của Hiệu trưởng, phải chịu trách nhiệm về bảo quản và sử dụng con dấu. Con
dấu phải được bảo quản an toàn trong giờ làm việc cũng như ngoài giờ làm
việc.
6. Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

6.1. Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan, tổ chức
- Hồ sơ công việc
- Hồ sơ lưu trữ
- Hồ sơ nguyên tắc
- Hồ sơ văn bản lưu
- Hồ sơ nhân sự
6.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ
Các bộ phận, tổ nhóm chuyên môn dự kiến Danh mục hồ sơ
theo hướng dẫn nghiệp vụ của văn thư; văn thư tổng hợp, xây dựng dự thảo
Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; lấy ý kiến đóng góp của các bộ phận,
cá nhân liên quan.
Trình tự các bước xây dựng Danh mục hồ sơ:

22


Tô Thị Yến - 11/12/1985 - Lớp Quản trị Văn phòng (1306)

Bước 1: Xây dựng khung đề mục, khung phân loại của Danh mục
hồ sơ
Bước 2: Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và
đơn vị lập hoặc người lập
Bước 3: Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ
Bước 4: Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ:
Bước 5: Hoàn thiện dự thảo
- Văn thư trình Hiệu trưởng ký để ban hành vào đầu năm. Văn thư sao
chụp Danh mục hồ sơ đã được ban hành gửi các cá nhân, đơn vị có liên quan
để thực hiện việc lập hồ sơ theo Danh mục;
- Trong quá trình thực hiện, nếu có hồ sơ dự kiến chưa sát với thực tế
thì kịp thời sửa đổi, bổ sung vào phần Danh mục hồ sơ của đơn vị mình để

văn thư tổng hợp, bổ sung vào Danh mục hồ sơ của nhà trường.
SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HÀ
NỘI

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

TRƯỜNG THPT
PHAN HUY CHÚ - ĐỐNG ĐA

DANH MỤC HỒ SƠ CỦA TRƯỜNG THPT PHAN HUY CHÚ - ĐỐNG ĐA

Năm 2017
Số và ký
hiệu HS

Tên đề mục và tiêu đề hồ sơ

Thời hạn bảo
quản

Đơn vị/ người
lập hồ sơ

Ghi chú

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

02 năm
03 năm
03 năm
03 năm
03 năm

Văn thư
Văn thư
Văn thư
Văn thư
Văn thư

03 năm

Văn thư

05 năm
03 năm

Văn thư
Văn thư

VTT01
VTT02

VTT03
VTT04
VTT05
VTT06

I. VĂN THƯ TRƯỜNG
1. Hồ sơ về Công tác văn thư, lưu trữ
2. Hồ sơ về thi Giữa học kỳ II
3. Hồ sơ về thi Học kỳ II
4. Hồ sơ thi thử THPT Quốc gia lần 1
5. Hồ sơ thi thử THPT Quốc gia lần 2
6. Hồ sơ về Công tác thi đua - khen

VTT07
VTT08

thưởng
7. Hồ sơ về Tổng kết năm học
8. Hồ sơ về Tuyển sinh vào lớp 10

23


Tô Thị Yến - 11/12/1985 - Lớp Quản trị Văn phòng (1306)
Số và ký
hiệu HS

Tên đề mục và tiêu đề hồ sơ

Thời hạn bảo

quản

Đơn vị/ người
lập hồ sơ

VTT09
VTT10

9. Hồ sơ về thi THPT Quốc gia 2017
10. Hồ sơ chuyển trường đầu năm học

03 năm
03 năm

Văn thư
Văn thư

BTT01

II. BAN TRUYỀN THÔNG
1. Hồ sơ về Ngày hội sáng tạo

03 năm

BTT02

2. Hồ sơ về Lễ Bế giảng năm học

03 năm

Đ/c Huy
Đ/c Huy

BTT03

3. Hồ sơ về Lễ hội Xuân yêu thương

03 năm

Đ/c Huy

BTT04

4. Hồ sơ về Lễ Tri ân

03 năm

Đ/c Huy

03 năm

Đ/c Thành

BTD01

III. BAN TRÍ DỤC
1. Hồ sơ về thi Học sinh Giỏi cụm Thanh
Xuân

BTD02

2. Hồ sơ về thi Học sinh Giỏi Thành phố

03 năm

Đ/c Thành

BTD03

3. Hồ sơ thi Giáo viên giỏi cấp Cụm

03 năm

Đ/c Thành

BTD04

4. Hồ sơ thi Giáo viên giỏi cấp Thành phố

03 năm

Đ/c Thành

BTD05

5. Hồ sơ thi Olympic cấp trường

03 năm

Đ/c Thành

BTD06

6. Hồ sơ Sáng kiến kinh nghiệm

03 năm

Đ/c Thành

BTD07

7. Hồ sơ Phát triển chương trình giáo dục

03 năm

Đ/c Thành

nhà trường
IV. BAN ĐỨC DỤC
BDD01

1. Hồ sơ quản lý học sinh

03 năm

Đ/c Nga

BDD02

2. Hồ sơ xét duyệt Hạnh kiểm học sinh

03 năm

Đ/c Nga

BDD03

3. Hồ sơ Giáo viên chủ nhiệm

03 năm

Đ/c Nga

Bản Danh mục hồ sơ này có: 24 hồ sơ, bao gồm:
0 hồ sơ bảo quản vĩnh viễn;
24 hồ sơ bảo quản có thời hạn.

6.3. Phương pháp lập hồ sơ
* Những nguyên tắc cơ bản khi lập hồ sơ:
24

Ghi chú


Tô Thị Yến - 11/12/1985 - Lớp Quản trị Văn phòng (1306)

- Chỉ đưa vào hồ sơ những văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ được
giao;
- Văn bản trong một hồ sơ phải hoàn chỉnh và có sự liên hệ mật thiết,
hợp lý chặt chẽ, phản ánh diễn biến của công việc;

- Văn bản trong hồ sơ phải bảo đảm giá trị pháp lý.
Bước 1: Mở hồ sơ:
- Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu
như: Ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ. Bìa hồ sơ được thiết kế và
in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 .
- Mỗi cá nhân khi giải quyết công việc được giao có trách nhiệm mở hồ
sơ về công việc đó (theo Danh mục hồ sơ đã ban hành, kể cả các bộ phận,
phòng ban chưa ban hành Danh mục hồ sơ);
- Khi mở hồ sơ, tiêu đề hồ sơ và thời hạn bảo quản có thể viết bằng bút
chì, khi kết thúc và hoàn chỉnh, hồ sơ mới ghi chính thức bằng bút mực.
Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình
theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ:
Sau khi mở hồ sơ, mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả
văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc vào hồ sơ
tương ứng đã mở, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm bảo đảm sự toàn vẹn, đầy
đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc
Ví dụ: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ có tiêu đề: “Hồ
sơ việc tuyển sinh lớp 10 năm 2016 - Trường THPT Phan Huy Chú - Đống
Đa” cần thu thập đầy đủ các văn bản như: Kế hoạch tuyển sinh; Thông
báo tuyển sinh; Quyết định thành lập Hội đồng tuyển sinh; Thông báo điểm
chuẩn; Đơn tuyển sinh; Thời gian, địa điểm thu nhận hồ sơ; Danh sách học
sinh trúng tuyển; Danh sách xếp lớp học sinh sau khi trúng tuyển, Đĩa CD
chứa dữ liệu học sinh trúng tuyển.
Bước 3: Sắp xếp công văn, giấy tờ trong hồ sơ:

25