skkn nâng cao hiệu quả công tác văn phòng ở trường thpt cao bá quát – gia lâm

S
S
S
Ở
Ở
Ở



G
G
G
I
I
I
Á
Á
Á
O
O
O



D
D
D
Ụ
Ụ
Ụ

C
C
C



V
V
V
À
À
À



Đ
Đ
Đ
À
À
À
O
O
O



T
T
T

Ạ
Ạ
Ạ
O
O
O



H
H
H
À
À
À



N
N
N
Ộ
Ộ
Ộ
I
I
I

T
T
T
R
R
R
Ư
Ư
Ư
Ờ
Ờ
Ờ
N
N
N
G
G
G



T
T
T
H
H
H
P
P
P

T
T
T



C
C
C
A
A
A
O
O
O



B
B
B
Á
Á
Á



Q
Q
Q

U
U
U
Á
Á
Á
T
T
T



–
–
–



G
G
G
I
I
I
A
A
A

L
L
L
Â
Â
Â
M
M
M













SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

NÂNG CAO HIỆU QUẢ
CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Ở
TRƯỜNG THPT CAO BÁ
QUÁT – GIA LÂM

Lĩnh vực : Nhân viên
Người thực hiện : Nguyễn Thị Hoàng Yến
Tổ : Văn phòng
Trường : THPT Cao Bá Quát – Gia Lâm





Hà Nội, tháng 5 năm 2012




LỜI CẢM ƠN

Với tấm lòng biết ơn sâu sắc, chúng tôi xin chân thành cảm ơn Ban giám
hiệu, các thầy cô giáo, cán bộ công nhân viên Trường THPT Cao Bá Quát – Gia
Lâm và các bạn bè đồng nghiệp đã quan tâm giúp đỡ, tận tình, chu đáo hướng
dẫn chúng tôi thực hiện đề tài này.

Hà Nội, ngày 16 tháng 5 năm 2012

Tác giả



NGUYỄN THỊ HOÀNG YẾN

PHẦN I: MỞ ĐẦU
Bất kì một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, trường học nào muốn duy trì
hoạt động của mình đều phải có một bộ phận để thực hiện chức năng của một
Văn phòng. Văn phòng được hiểu là Bộ phận phụ trách công việc hành chính,
giấy tờ của một cơ quan, trường học bao gồm rất nhiều công việc cụ thể như: tổ
chức – văn thư, thông tin liên lạc, đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm
việc cho bộ máy lãnh đạo, quản lý và công tác giảng dạy, học tập của nhà
trường.
Để thực hiện tốt nhiệm vụ nói trên, công việc văn phòng có thể giao cho
một hoặc nhiều người tùy theo qui mô của từng cơ quan, đơn vị.
Hoạt động của bộ phận văn phòng các trường học nói chung và ở trường
THPT Cao Bá Quát – Gia Lâm nói riêng có ý nghĩa quan trọng là giúp việc chỉ
đạo, điều hành của Ban giám hiệu đối với công tác giáo dục, đào tạo và các
công tác khác của nhà trường. Vì vậy, cải tiến công tác của bộ phận văn phòng
là đòi hỏi cấp thiết mang tính thường xuyên nhằm đáp ứng giải quyết nhiệm vụ
của nhà trường.
Trường THPT Cao Bá Quát – Gia Lâm trong nhiều năm qua có phong
trào dạy tốt, học tốt, được Sở Giáo dục – Đào tạo và UBND thành phố Hà Nội
đánh giá là trường tiên tiến xuất sắc. Tỉ lệ học sinh khá giỏi cao, tỉ lệ đỗ tốt
nghiệp luôn đạt trên 99%, nhiều học sinh được giải trong các kỳ thi học sinh
giỏi cấp thành phố. Góp phần làm nên thành tích chung đó có sự phấn đấu và
cải tiến công tác của bộ phận văn phòng. Phát huy truyền thống của nhà trường
trong những năm học qua, Chi ủy và Ban giám hiệu nhà trường đã có nhiều chủ
trương đúng đắn, kịp thời cho bộ phận văn phòng để có những cải tiến trong
hoạt động.

Nhận thức được đầy đủ về ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn
phòng, qua nhiều năm làm việc tại trường THPT Cao Bá Quát – Gia Lâm, tôi

đã không ngừng học hỏi, nghiên cứu những tài liệu, văn bản và mạnh dạn thực
hiện đề tài: “Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng ở trường THPT” và
bước đầu thu được một số kết quả khả quan. Chúng tôi mong nhận được những
nhận xét và ý kiến đóng góp của các bạn đồng nghiệp để công việc văn phòng
đạt hiệu quả cao hơn.

PHẦN II: NỘI DUNG
I/ Khái quát chung
Trường THPT Cao Bá Quát nằm trên địa bàn huyện Gia Lâm, là địa bàn
đông dân cư. Nhà trường đã nỗ lực, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho con em
nông dân học tập tốt, rèn luyện tốt. Trong quá trình xây dựng và trưởng thành,
nhà trường luôn chú trọng đến chất lượng giáo dục đi đôi với phát triển số
lượng học sinh. Trường có qui mô 39 lớp với gần 2000 học sinh và 94 cán bộ,
giáo viên. Nhìn chung, đội ngũ giáo viên của trường được đào tạo bài bản,
100% đạt chuẩn, có gần 30% giáo viên có trình độ trên chuẩn (Thạc sỹ), nhiều
thầy cô có kinh nghiệm giảng dạy, yêu nghề, đây là nền tảng để nhà trường
hoàn thành tốt nhiệm vụ Giáo dục trong nhiều năm qua. Cơ cấu tổ chức của nhà
trường gồm Ban giám hiệu, 7 tổ chuyên môn: tổ Toán, tổ Lý – KT, tổ Hóa –
Sinh – Công nghệ, tổ Văn, tổ Sử - Địa – GDCD, tổ Anh, tổ Thể dục – Quốc
phòng – Tin và Bộ phận văn phòng. Các tổ chức đoàn thể được đặt dưới sự lãnh
đạo của chi bộ Đảng nhà trường. Bộ phận văn phòng gồm kế toán, thủ quỹ, thư
viện, bảo vệ và lao công, tạp vụ.
Bộ phận văn phòng thực hiện nhiệm vụ thu chi tài chính, nhận và chuyển
công văn, giấy tờ, chăm lo cơ sở vật chất, trang thiết bị học tập, duy trì nề nếp
học tập, giảng dạy của nhà trường, làm tham mưu cho lãnh đạo nhà trường
trong công tác tài chính và các mặt hoạt động khác liên quan đến việc thực hiện
nhiệm vụ của trường. Hiệu trưởng nhà trường trực tiếp lãnh đạo, chỉ đạo mọi
hoạt động của Bộ phận văn phòng đồng thời là chủ tài khoản, chịu trách nhiệm
trước pháp luật về các khoản thu, chi học phí nhằm đảm bảo cho nhiệm vụ giáo
dục và đào tạo của nhà trường.

Trường THPT Cao Bá Quát – Gia Lâm học 2 ca/ ngày nên công việc của
Bộ phận văn phòng tăng lên đáng kể, muốn hoàn thành tốt phải mất không ít

thời gian. Có thể khái quát những công việc chính của Bộ phận văn phòng như
sau:
- Thu thập, xử lý, cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho lãnh đạo nhà
trường và hoạt động của cơ quan.
- Tổ chức sắp xếp và quản lý các văn bản, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu, học bạ,
sổ điểm, sổ ghi đầu bài của giáo viên và học sinh.
- Giúp lãnh đạo nhà trường các hoạt động như quản lý, điều hành việc
giảng dạy và học tập của giáo viên, học sinh; tham quan, đón tiếp cấp
trên hoặc các đơn vị bạn đến giao lưu, học hỏi, trao đổi kinh nghiệm.
- Thu chi học phí theo quy định để đảm bảo nhiệm vụ giáo dục của nhà
trường.
- Tham gia giải quyết các thủ tục hành chính để đảm bảo kinh phí và cơ sở
vật chất cho hoạt động của nhà trường và Ban giám hiệu; giúp lãnh đạo
trường ký kết và thực hiện các hợp đồng xây dựng cơ sở vật chất, mua
sắm trang thiết bị đồ dung giảng dạy, học tập của nhà trường (việc này do
kế toán nhà trường đảm nhiệm).
Để thực hiện các nhiệm vụ trên cần phải có đội ngũ cán bộ làm công tác văn
phòng quen việc, tháo vát. Do đặc điểm về nhân sự nên ở trường THPT Cao Bá
Quát – Gia Lâm có 8 người biên chế thuộc bộ phận văn phòng. Trong năm học
vừa qua, bộ phận văn phòng đã có nhiều nỗ lực, phát huy sáng kiến, cải tiến ở
các khâu nên đã đạt được kết quả khả quan.
II/ Kết quả của công tác văn phòng ở trường THPT Cao Bá Quát – Gia
Lâm năm học 2011 – 2012.
Năm học 2011 – 2012, bộ phận văn phòng nhà trường đã thực hiện tôt
nhiệm vụ của mình, giúp nhà trường thực hiện tốt nhiệm vụ giảng dạy, học tập,
duy trì nề nếp làm việc, xây dựng cảnh quan môi trường sư phạm xanh, sạch,
đẹp; giúp lãnh đạo nhà trường điều hành tốt công tác chuyên môn.

Trong thực tế, hàng ngày, các bộ phận chức năng, các tổ chuyên môn luôn
cần cung cấp thông tin để triển khai, giải quyết các nhiệm vụ được giao một
cách kịp thời và chính xác. Nếu bộ phận văn phòng làm tốt công tác chuẩn bị và
cung cấp thông tin sẽ giúp cho các bộ phận quản lý và các tổ chuyên môn giải
quyết công việc nhanh chóng, hiệu quả. Ngược lại, nếu thông tin do bộ phận
văn phòng cung cấp không đáp ứng được yêu cầu thì sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến
hoạt động của lãnh đạo và tập thể nhà trường.
Có thể nói, việc chuẩn bị, cung cấp thông tin là nhiệm vụ cơ bản và hết sức
quan trọng của công tác văn phòng. Trong năm học vừa qua, chúng tôi đã cố
gắng cải tiến hoạt động của mình để nắm vững nhu cầu về thông tin của lãnh
đạo và các bộ phận, đồng thời xác định rõ các loại thông tin cần thu thập, nguồn
cung cấp thông tin đó. Đối với các văn bản, công văn giấy tờ của cấp trên,
chúng tôi làm theo quy trình:
1. Xây dựng chương trình hoạt động hàng tuần, hàng tháng.
2. Thường xuyên theo dõi và thực hiện chương trình theo đúng kế hoạch đề
ra.
3. Đảm bảo chế độ thông tin, báo cáo lên cấp trên kịp thời.
4. Tổ chức có khoa học công tác văn thư lưu trữ, tài liệu của nhà trường.
5. Giúp Hiệu trưởng kiểm tra về mặt pháp chế các văn bản do nhà trường
soạn thảo.
6. Chế độ báo cáo thống kê đầy đủ, chính xác theo từng chỉ tiêu, từng biểu
mẫu trong hệ thống thống kê biểu mẫu định kỳ.
Từ kế hoạch trên, tôi đã cụ thể hóa từng nội dung công việc như sau:
- Tiếp nhận văn bản, công văn giấy tờ từ bưu điện chuyển đến hoặc các
cán bộ văn phòng trực tiếp đến cơ quan cấp trên nhận; phân loại, sao,
chụp nguyên vẹn hoặc một phần tài liệu cho người và bộ phận có liên

quan; cung cấp thông tin tổng hợp bằng văn bản, cung cấp thông tin trực
tiếp từ bộ phận văn phòng đến người có yêu cầu cung cấp thông tin.

- Nhà trường đề ra quy định và văn phòng nghiêm chỉnh thực hiện chế độ
lưu công văn đi và đến, sắp xếp cẩn thận và ghi vào sổ đăng kí. Các công
văn đã được xử lý nhanh chóng, chính xác và kịp thời.
- Tổ chức sắp xếp, phân loại các văn bản, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu của nhà
trường: học bạ, sổ sách, sổ ghi đầu bài của giáo viên và học sinh theo
từng nội dung, lập hồ sơ hệ thống hóa, sắp xếp tài liệu trên cơ sở những
văn bản theo quy định.
Đây là hoạt động hàng ngày chiếm nhiều thời gian. Bộ phận văn phòng
đã tiến hành sắp xếp phân loại sổ điểm, học bạ, hồ sơ của học sinh theo từng
khối lớp một cách thường xuyên, khoa học, dễ thấy, dễ lấy, dễ tìm, nhất là
hồ sơ khối 12. Vì vậy, các yêu cầu của ban lãnh đạo, của giáo viên đều được
cung cấp nhanh chóng, chính xác, giúp lãnh đạo tổ chức sắp xếp các hoạt
động của nhà trường như: quản lý giảng dạy, tiếp đón cấp trên về chỉ đạo,
kiểm tra và các đoàn đến giao lưu, học hỏi kinh nghiệm.
Chúng tôi đã cắt cử các cán bộ của mình tham gia các tổ chức ngoại khóa
của học sinh, các buổi biểu diễn văn nghệ, thi đấu thể thao của giáo viên và
học sinh trong trường, đưa đón học sinh đi thi học sinh giỏi chu đáo, tận
tình, động viên các em làm bài thi thật tốt.
Do làm tốt các công việc nêu trên nên hoạt động của tổ Văn phòng năm
qua đã góp phần duy trì tốt các hoạt động của nhà trường với hiệu quả cao.
Thu chi học phí theo quy định để đảm bảo thực hiện nhiệm vụ giáo dục của
nhà trường.
Nhận thức rõ tầm quan trọng của hoạt động thu chi tài chính trong trường
học nên năm học qua, chúng tôi đã có nhiều cố gắng, cải tiến trong hoạt

động nên đã đảm bảo tính pháp quy, phù hợp với tình hình thực tiễn của nhà
trường.
Trên cơ sở nguồn thu học phí, các khoản chi được bộ phận văn phòng, kế
toán, thủ quỹ thực hiện một cách nghiêm túc, đảm bảo chi đúng đối tượng,
kịp thời, tạo không khí phấn khởi, yên tâm trong cán bộ giáo viên; thực hiện

tốt nhiệm vụ tiền lương, các khoản phụ cấp cho cán bộ, giáo viên trong
trường, không để lương chậm, kịp thời giải quyết tốt BHYT, BHTT với mức
bồi thường cao nhất, nhanh nhất, đảm bảo cho quyền lợi của giáo viên và
học sinh trong trường.
III/ Nguyên nhân thành công
1. Nguyên nhân khách quan:
Những kết quả đạt được của trường THPT Cao Bá Quát – Gia Lâm trong
công tác của bộ phận văn phòng là nhờ sự hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc
thường xuyên của Ban giám hiệu nhà trường cũng như của cấp trên. Ngay từ
đầu năm học, Sở Giáo dục và Đào tạo Hà Nội đã có những cuộc điều tra
tuyển sinh, kiểm tra cơ sở vật chất nhà trường và các lĩnh vực khác của
nghiệp vụ văn phòng, đã tạo điều kiện thuận lợi cho nhà trường chúng tôi
chỉ đạo bộ phận văn phòng thực hiện nhiệm vụ có hiệu quả.
Những năm qua, Đảng và Nhà nước ta đã đặc biệt quan tâm đến giáo
dục trên tất cả các lĩnh vực. Vì vậy, cơ sở, trang thiết bị của nhà trường ngày
càng được nâng cao, tạo điều kiện thuận lợi để bộ phận văn phòng thực hiện
tốt nhiệm vụ của mình. Hiện nay, tất cả các công việc của bộ phận văn
phòng đều được thực hiện và quản lý trên máy tính. Các bảng biểu, thống kê
hay văn bản vì thế cũng được rõ ràng, chính xác, thuận tiện.
2. Nguyên nhân chủ quan
Chi bộ Đảng nhà trường đã có sự lãnh đạo thường xuyên, định hướng cho
công tác văn phòng mà đặc biệt là đồng chí Hiệu trưởng kiêm Bí thư chi bộ

nhà trường đã dành sự quan tâm đặc biệt cho công tác văn phòng, thường
xuyên chỉ đạo, nhắc nhở, đôn đốc, kiểm tra bộ phận văn phòng để anh, chị
em văn phòng hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
Nhận thức rõ ảnh hưởng của công tác văn phòng đối với hoạt động của
nhà trường, của các đoàn thể xã hội trong nhà trường cũng tích cực tham gia
ủng hộ đối với các mặt công tác của bộ phận văn phòng…. Thực hiện tốt
công tác kiểm tra, giám sát hoạt động của bộ phận văn phòng, đặc biệt trong

công tác thu, chi học phí nên không để xảy ra sai sót hoặc vi phạm nào.
Trên đây là những nguyên nhân dẫn đến thành công và hạn chế trong
việc thực hiện nhiệm vụ của bộ phận văn phòng. Đánh giá các nguyên nhân
khách quan, chủ quan, chúng tôi cho rằng bên cạnh sự nỗ lực của các cán bộ
làm công tác văn phòng thì sự quan tâm của các cấp lãnh đạo là điều kiện
mang tính chất quyết định đối với sự thành công trong công tác của bộ phận
văn phòng.




PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ NGHỊ
Từ thực tiễn hoạt động của bộ phận văn phòng, chúng tôi mạnh dạn đưa
ra một vài kết luận sau:
- Trong hoạt động của bộ phận văn phòng, mọi cán bộ cần nắm vững các
văn bản của Nhà nước, của Sở Giáo dục và Đào tạo trên mọi lĩnh vực,
trong đó chú trọng đến các văn bản về thu chi học phí, công tác tuyển
sinh, các hoạt động thanh tra, kiểm tra. Các văn bản đó chứa đựng đường
lối, chỉ thị, hướng dẫn của cấp có thẩm quyền, là hành lang pháp lý cho
hoạt động văn phòng. Phải nắm vững các văn bản đó, công tác văn phòng
mới đảm bảo yêu cầu chính xác, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác
quản lý, thanh tra, kiểm tra của các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
- Đảm bảo sự lãnh đạo của Ban giám hiệu nhà trường đối với toàn bộ hoạt
động của nhà trường trong đó có công tác văn phòng. Đầu mỗi năm học,
nhà trường có nghị quyết đề ra chủ trương đối với công tác văn phòng,
nhất là công tác tuyển sinh, thu chi học phí và các loại hồ sơ của học
sinh.
- Xây dựng tốt mối quan hệ, phối hợp tốt công tác của bộ phận văn phòng
và các tổ nhóm chuyên môn trong việc quản lý học tập của học sinh. Đây
là điểm mấu chốt để phát huy tính dân chủ, đảm bảo công bằng giữa giáo

viên và bộ phận văn phòng.
- Do bộ phận văn phòng liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau nên năm
qua, Ban giám hiệu đã phân công công việc cụ thể cho từng người, động
viên mọi người thực hiện tốt nhiệm vụ được giao, đồng thời sẵn sang hỗ
trợ đồng nghiệp khi cần thiết, điều phối linh hoạt công việc cho phù hợp
với tình hình thực tế.

- Đối với công tác tuyển sinh vào lớp 10, ngay đần năm, sau khi ổn định sĩ
số của lớp, trong sổ điểm mỗi em đều có hai thông tin cần thiết là điểm
tuyển và số thứ tự trong danh sách tuyển sinh, từ đó tra cứu được thông
tin học sinh một cách nhanh chóng.
- Đối với công tác hồ sơ học sinh, hồ sơ cần được sắp xếp gọn gàng, đánh
số thứ tự theo sĩ số, để riêng rẽ từng lớp để dễ thấy, dễ lấy, dễ tìm.
Tuy đã đạt được một số kết quả nhưng công tác văn phòng vẫn bộc lộ
những hạn chế cần khắc phục để công tác này ngày càng hoàn thiện hơn. Nhân
đây, chúng tôi xin kiến nghị:
- Công tác văn phòng có ý nghĩa quan trong trọng việc quản lý, điều hành
ở bất kỳ cơ quan nào, nên tạo điều kiện thuận lợi để cán bộ văn phòng
tham gia các khóa học, các lớp tập huấn ở các cơ sở hoặc do cấp trên mở.
- Nhà trường cần xây dựng cơ chế phối hợp hoạt động giữa bộ phận văn
phòng với các tổ chuyên môn, với các giáo viên chủ nhiệm sao cho các
hoạt động của nhà trường luôn thống nhất, hỗ trợ nhau.
- Tổ chức các buổi tọa đàm của bộ phận văn phòng các trường để giao lưu,
học hỏi để cán bộ văn phòng được chuyên môn hóa, đáp ứng yêu cầu đổi
mới trong giáo dục và đào tạo hiện nay ở bậc THPT.
Xin chân thành cảm ơn./.

Xác nhận của thủ trưởng đơn vị
Hà Nội, ngày 16 thàng 5 năm 2012
Tôi x

in cam đoan đây là SKKN do
bản thân mình viết, không sao chép
của bất cứ ai




Nguyễn Thị Hoàng Yến



Mục lục


Lời cảm ơn 1


Phần I: Mở đầu 2

Phần II: Nội dung
4

I/ Khái quát chung 4
II/ Tình hình và kết quả của công tác văn phòng
ở trường THPT Cao Bá Quát – Gia Lâm
năm học 2011 – 2012. 5
III/ Nguyên nhân thành công 8


Phần III: Kết luận và đề nghị 10

Mục lục 12