Tìm hiểu thực trạng các quy trình nghiệp vụ công tác lưu trữ tại UBND xã Điềm Mặc
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (817.72 KB, 46 trang )
Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Khoa Văn thư – Lưu trữ
MỤC LỤC
MỤC LỤC....................................................................................................1
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT...................................................................3
UBND............................................................................................................3
Ủy ban nhân dân..........................................................................................3
HĐND...........................................................................................................3
Hội đồng nhân dân......................................................................................3
TLLT.............................................................................................................3
Tài liệu lưu trữ.............................................................................................3
A. LỜI NÓI ĐẦU.........................................................................................1
B. NỘI DUNG..............................................................................................5
CHƯƠNG 1:...............................................................................................5
GIỚI THIỆU CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA
UBND XÃ ĐIỀM MẶC..............................................................................5
1.1 Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức UBND
xã Điềm Mặc................................................................................................5
1.2.Tình hình tổ chức ,chức năng ,nhiệm vụ,quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của bộ phận văn thư-lưu trữ của cơ quan, tổ chức..................................9
1.2.1. Tình hình tổ chức văn thư- lưu trữ ở cơ quan................................9
1.2.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận văn thư - lưu trữ10
CHƯƠNG II:.......................................................................................................13
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA..................................................13
UBND XÃ ĐIỀM MẶC HUYỆN ĐỊNH HÓA TỈNH THÁI NGUYÊN...........13
2.1.Hoạt động quản lý của UBND xã Điềm Mặc....................................13
2.1.1.Xây dựng , ban hành văn bản quy định về công tác lưu trữ........13
2.1.2 Công tác bồi dưỡng cán bộ lưu trữ.................................................14
2.1.3.Tình hình thanh tra , kiểm tra và xử lý vi phạm quy chế của công
tác văn thư-lưu trữ....................................................................................15
Sinh Viên : Trần Thị Điềm
Lớp : DHLTH13A
Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Khoa Văn thư – Lưu trữ
2.2.Hoạt động nghiệp vụ của UBND xã Điềm Mặc................................16
2.2.1.Công tác xác định giá trị tài liệu.....................................................16
2.2.2. Công tác thu thập bổ sung tài liệu:................................................18
2.2.3. Công tác chỉnh lý tài liệu................................................................20
2.2.4.Công tác thống kê tài liệu lưu trữ...................................................23
2.2.5 Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ.......................................................24
2.2.6. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.................................................26
2.2.7. Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu..................................27
CHƯƠNG III:......................................................................................................29
BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI UBND XÃ ĐIỀM MẶC....................29
VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ..............................................................................29
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập
và kết quả đạt được...................................................................................29
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của UBND
xã Điềm Mặc..............................................................................................32
3.2.1.Xây dựng phòng (kho) lưu trữ........................................................32
3.2.2. Trang bị máy tiêu huỷ tài liệu........................................................33
3.3.Một số kiến nghị..................................................................................33
3.3.1.Đối với UBND xã Điềm Mặc............................................................33
3.3.2.Đối với bộ môn lưu trữ ,khoa ,trường............................................36
3.3.2.1.Đối với bộ môn lưu trữ..................................................................36
3.3.2.2.Đối với Nhà trường ,khoa.............................................................36
C. KẾT LUẬN....................................................................................................39
D.PHỤ LỤC........................................................................................................40
Sinh Viên : Trần Thị Điềm
Lớp : DHLTH13A
Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Khoa Văn thư – Lưu trữ
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
UBND
HĐND
TLLT
Sinh Viên : Trần Thị Điềm
Ủy ban nhân dân
Hội đồng nhân dân
Tài liệu lưu trữ
Lớp : DHLTH13A
Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Khoa Văn thư – Lưu trữ
A. LỜI NÓI ĐẦU
Trong công cuộc đổi mới đất nước, nền kinh tế Việt Nam đã đạt được
những kết quả đáng khích lệ, với những thành tựu trên Việt Nam đã và đang là
quốc gia có tiếng nói và vị trí trên trường quốc tế để nền kinh tế Việt Nam phát
triển và hội nhập với nền kinh tế thế giới thì nước ta hiện nay đang chuyển mình,
tự đổi mới từng ngày, từng giờ, phát triển bằng sự hiện đại hoá, công nghiệp hoá
đất nước về kinh tế - xã hội, quốc phòng - an ninh và công tác chính quyền….
Cùng với sự phát triển nhanh chóng của nền kinh tế, chính trị, khoa học - kĩ
thuật và xã hội, công tác cải cách hành chính trong các cơ quan nhà nước đã
được tiến hành từ Trung ương đến địa phương, trong công tác cải cách này có
công tác cải cách Văn thư - Lưu trữ. Công tác Văn thư - Lưu trữ là một lĩnh vực
không thể thiếu được trong hoạt động quản lí Nhà nước cũng như hoạt động
khoa học của mỗi cơ quan.
Xã hội ngày càng phát triển kéo theo đó là nhu cầu của con người càng
cao. Để kịp thời với sự phát triển của đất nước đòi hỏi mỗi con người cần nâng
cao trình độ hiểu biết. Và để nâng cao trình độ thì con người phải học tập qua
sách vở và thực tiễn, nhưng không phải học tập ngày một ngày hai là được mà
những điều đó phải được đúc kết từ lâu dài vì vậy việc sử dụng tài liệu lưu trữ
của họ là cần thiết và là lựa chọn tốt nhất. Tài liệu lưu trữ là phương tiện không
thể thiếu trong mỗi thời kì, là hoạt động quan trọng không thể thiếu trong mọi
hoạt động quản lý điều hành của Đảng và Nhà nước ta. “Tài liệu lưu trữ quốc
gia là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ
tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa”. Chính vì quan điểm đó trong Văn kiện Đại
hội Đảng toàn quốc lần thứ VI đã nêu: “Tổ chức tốt công tác lưu trữ, bảo vệ an
toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia”. Khẳng định điều này tại
Văn kiện Đại hội Đảng lần thứ X có ghi: “Bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu
lưu trữ”. Bác Hồ đã từng nói: “Tài liệu lưu trữ có giá tri đặc biệt trên mọi
phương diện kiến thiết quốc gia..” do đó từ tháng 8/ 1945 sau khi giành được
Sinh Viên : Trần Thị Điềm
1
Lớp : DHLTH13A
Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Khoa Văn thư – Lưu trữ
chính quyền việc bảo vệ TLLT đã được Đảng và Nhà nước ta rất coi trọng coi đó
là một trong những nhiệm vụ chính trị trong công tác quản lý Nhà nước.
Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn tại các cơ quan, tổ chức và vị trí, ý nghĩa,
vai trò của công tác Văn thư - Lưu trữ. Ngày 18 tháng 12 năm 1971 theo đề nghị
của Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước được liên Bộ Đại học và Trung học
chuyên nghiệp - Uỷ ban Kế hoạch Nhà nước đồng ý. Chính phủ đã ban hành
Quyết định số: 109/BT thành lập Trường Trung học Văn thư- Lưu trữ (Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội hiện nay).Trong quá trình đào tạo của Trường để gắn
liền giữa lý thuyết và thực tiễn của chuyên ngành đào tạo. Cuối mỗi khóa học
Nhà trường đã tổ chức cho sinh viên cuối khoá đi thực tập tại các cơ quan, nắm
vững cơ bản về kỹ năng, có khả năng tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của
nhân viên, chuyên viên trong lĩnh vực Văn thư- lưu trữ, ứng dụng tin học và
công nghệ thông tin và công tác văn thư. Tạo nguồn lực cho các cơ quan địa
phương trong việc xây dựng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp hiện đại. công
việc bên ngoài ở các cơ quan để khi sinh viên ra trường áp dụng vào công tác
hoàn thành tốt với nghiệp vụ của mình.
Trong thời gian thực tập này giúp cho các học viên nâng cao phong cách
làm việc, tác phong nhanh nhẹn, kỹ năng về công tác Văn thư- lưu trữ. Đảm
đương tốt hơn công việc hiện tại, nâng cao năng lực tham mưu, tư vấn về công
tác Văn thư - lưu trữ,giải quyết và hoàn thành mọi nhiệm vụ được giao, phù hợp
với yêu cầu đổi mới của đất nước.
Thực hiện kế hoạch đào tạo của trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, được sự
đồng ý tiếp nhận của UBND xã Điềm Mặc, Huyện Định Hóa, Tỉnh Thái Nguyên
em đã về thực tập tại cơ quan từ ngày 10/01/2017 đến ngày 10/03/2017 Trong
thời gian này bản thân đã được tiếp cận trực tiếp công việc, nỗ lực cố gắng học
hỏi kinh nghiệm làm việc, quy trình làm việc của ngành Văn thư-lưu trữ trên cơ
sở áp dụng lý thuyết đã học ở trường trang bị để củng cố, bổ sung thêm kiến
thức cho bản thân, học hỏi được những kinh nghiệm trong giao tiếp ứng xử,
Sinh Viên : Trần Thị Điềm
2
Lớp : DHLTH13A
Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Khoa Văn thư – Lưu trữ
bước đầu làm quen với môi trường làm viêc tại cơ quan.vào công việc thực tế và
được sự hướng dẫn nhiệt tình, chu đáo của cán bộ Văn thư - lưu trữ nơi đây đã
giúp em làm quen với công việc và hoàn thành tốt khóa thực tập này.
Tình hình công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ ở Trung ương và địa phương ngày
càng được các cơ quan, đoàn thể, tổ chức chú trọng và phát triển. Đảng và nhà
nước ta ban hành hàng loạt các văn bản pháp quy, các công văn nhằm hướng
dẫn, chỉ đạo, tổ chức một cách có hệ thống, các cơ quan quản lý công tác Văn
thư - lưu trữ và tài liệu Văn thư, lưu trữ từ Trung ương đến địa phương. Bên
cạnh đó các cơ quan đã có nhiều đầu tư về cơ sở vật chất, về trình độ chuyên
môn cán bộ làm công tác Văn thư - lưu trữ …góp phần làm cho công tác lưu trữ
bước đầu đi vào nề nếp. Nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của vấn đề
này, em quyết định chọn đề tài: “Tìm hiểu thực trạng các quy trình nghiệp vụ
công tác lưu trữ tại UBND xã Điềm Mặc” để làm đề tài báo cáo kết quả thực
tập hai tháng tại UBND xã Điềm Mặc
Qua đây, em xin được gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến nhà trường, các
thầy cô trong khoa Văn thư- Lưu trữ đã trang bị cho em những kiến thức cơ bản
và kỹ năng nghề nghiệp của công tác Văn thư -Lưu trữ, Em xin chân thành cảm
ơn lãnh đạo, các cán bộ chuyên viên, các cô chú, anh chị trong văn phòng thống
kê của UBND xã Điềm Mặc. đã tận tình giúp đỡ, tạo điều kiện cho em trong
suốt thời gian thực tập và hoàn thành bài báo cáo này.
Sau đây là báo cáo kết quả của quá trình khảo sát thực tế cùng sự kết hợp
với phần lý luận chuyên môn em đã đúc kết được tại cơ quan trong quá trình
thực tập.
Bài báo cáo của em có cấu trúc như sau:
Chương I: Giới thiệu vài nét về UBND xã Điềm Mặc, huyện Định
Hóa, tỉnh Thái Nguyên
Chương II: Thực trạng công tác lưu trữ của UBND xã Điềm Mặc,
huyện Định Hóa, tỉnh Thái Nguyên
Sinh Viên : Trần Thị Điềm
3
Lớp : DHLTH13A
Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Khoa Văn thư – Lưu trữ
Chương III: Báo cáo kết quả thực tập tại UBND xã Điềm Mặc, huyện
Định Hóa, tỉnh Thái Nguyên và đề xuất ,kiến nghị
Tuy nhiên trong quá trình thực tập, việc áp dụng những kiến thức đã học
vào công việc thực tiễn còn nhiều bỡ ngỡ, kinh nghiệm chưa nhiều, đây là kết
quả đầu tiên đánh giá bước trưởng thành của em sau hơn 3 năm học tập và rèn
luyện tại trường. Vì vậy trong thời gian thực tập cũng như trong bài báo cáo thực
tập, còn nhiều thiếu xót ,hạn chế. Em rất mong được sự góp ý và nhận xét của
nhà trường, khoa Văn thư- lưu trữ cùng các thầy, cô giáo và cán bộ đơn vị thực
tập để bài viết của em được hoàn chỉnh hơn, giúp cho em có thêm được những
kinh nghiệm trong công việc và điều kiện thuận lợi cho những bước đi tiếp theo
của em trong tương lai.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 10 tháng 3 năm 2017
SINH VIÊN
TRẦN THỊ ĐIỀM
Sinh Viên : Trần Thị Điềm
4
Lớp : DHLTH13A
Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Khoa Văn thư – Lưu trữ
B. NỘI DUNG
CHƯƠNG 1:
GIỚI THIỆU CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA
UBND XÃ ĐIỀM MẶC
1.1 Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức UBND
xã Điềm Mặc
a, Sự ra đời của UBND xã Điềm Mặc
Xã Điềm Mặc, Huyện Định Hoá,Tỉnh Thái Nguyên, có diện tích tự nhiên
là 17,27 km², dân số là 5148 người, mật độ là 298 người/km². Điềm Mặc được
chia thành 28 xóm, xã Điềm Mặc là một vùng quê giàu truyền thống văn hóa,
yêu nước và cách mạng, nhân dân tích cực tham gia các phong trào yêu nước,
chống giặc ngoại xâm. Trong quá trình xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, Đảng bộ và
nhân dân xã Điềm Mặc đã phát huy truyền thống, đánh thức tiềm năng, nguồn
lực của địa phương, đóng góp xứng đáng cho sự nghiệp của toàn Đảng, toàn dân
tộc. xã Điềm Mặc ngày 19/05/1947, Chủ tịch Hồ Chí Minh quyết định đóng đại
bản doanh của người tại đồi Khau Tý- Nạ Tra để lãnh đạo nhân dân ta kháng
chiến chống thực dân Pháp xâm lược.Nơi đây còn nhiều di tích nơi ở của các vị
lãnh đạo của Trung ương Đảng và quân đội: Võ Nguyên Giáp (Khẩu Tràng),
Hoàng Văn Thái(Khẩu Muột), Tôn Đức Thắng (Bản Bắc).....
Là xã thuần nông, chủ yếu phát triển kinh tế nông nghiệp. Nhưng trong những
năm gần đây, cùng với công cuộc đổi mới đất nước xã đã có những bước chuyển
dịch cơ cấu kinh tế tích cực cả về cây trồng và chăn nuôi, nhiều mô hình trang
trại có thu nhập cao. Do đó xã đã có đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, đầu tư
kinh phí chuyển giao khoa học kỹ thuật, áp dụng những tiến bộ vào phát triển
kinh tế, đầu tư xây dụng cơ sở vật chất
Sinh Viên : Trần Thị Điềm
5
Lớp : DHLTH13A
Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Khoa Văn thư – Lưu trữ
b, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND xã Điềm
Mặc
* Chức năng
- UBND xã do Hội đồng nhân dân bầu ra, là cơ quan chấp hành của Hội
đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương chịu trách nhiệm
trước Hội đồng nhân dân xã và cơ quan nhà nước cấp trên.
- UBND xã chịu trách nhiệm chấp hành hiến pháp, Luật và các văn bản
của cơ quan nhà nước cấp trên, Nghị quyết cuả Hội đồng nhân dân xã nhằm đảm
bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc
phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
- UBND xã tổ chức tiếp công dân thường xuyên và định kỳ tại trụ sở theo
quy định. Nội dung đơn tố cáo, khiếu nại liên quan đến bộ phận nào thì trưởng
các bộ phận đó chịu trách nhiệm chuẩn bị nội dung trả lời
- UBND xã thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương góp
phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước
từ trung ương đến cơ sở.
* Nhiệm vụ, quyền hạn
- Trong lĩnh vực kinh tế: Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội
hằng năm trình Hội đồng nhân dân xã, lập dự toán thu, chi ngân sách, tổ chức
thực hiện và phối hợp với các cơ quan nhà nước cấp trên trong việc quản lý ngân
sách nhà nước trên địa bàn xã.
- Trong lĩnh vực Nông – Lâm Nghiệp, thủy lợi và tiểu thủ công nghiệp: tổ
chức hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án khuyến khích
phát triển, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật; xây dựng các công trình thủy lợi
nhỏ, phòng chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt, ở địa phương.
- Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải: Tổ chức việc xây dựng, tu
sửa đường giao thông trong xã; tổ chức bảo vệ, kiểm tra, xử lý vi phạm giao
thông.
Sinh Viên : Trần Thị Điềm
6
Lớp : DHLTH13A
Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Khoa Văn thư – Lưu trữ
- Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa và thể dục thể thao: thực
hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục, y tế, dân số kế hoạch hóa gia đình
và trẻ em; xây dựng phong trào và tổ chức hoạt động văn hóa, thể dục, thề thao.
- Trong lĩnh vực Quốc phòng an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hành
pháp luật ở địa phương: Tổ chức tuyên truyền giáo dục xây dựng quốc phòng
toàn dân, thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh trật tự, an toàn xã hội, phòng
chống tội phạm và các tệ nạn xã hội; quản lý nhân hộ khẩu ở địa phương; tuyên
truyền phổ biến giáo dục pháp luật, tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tổ
chức thực hiện hoặc phối hợp các cơ quan chức năng trong việc thi hành án, tổ
chức thực hiện các quyết định về xử lý vi phạm hành chính theo quy định của
pháp luật.
- Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo: tổ chức
hướng dẫn và bảo đảm thực hiện chính sách dân tộc và tôn giáo theo quy định
của pháp luật.
- Thực hiện nếp sống văn hóa, vệ sinh môi trường và các việc khác theo
quy định của pháp luật.
*Cơ cấu tổ chức
UBND xã Điềm Mặc bao gồm có: 01 Chủ tịch và 01 Phó Chủ tịch, 02 Uỷ
viên Uỷ ban và các ban, ngành chuyên môn.
- Chủ tịch UBND xã là người đứng đầu điều hành mọi công việc của
UBND xã, chịu trách nhiệm cá nhân về thực hiện quyền, nhiệm vụ của mình
theo quy định của Luật tổ chức HĐND và UBND năm 2003. Phụ trách chung,
khối nội chính, quy hoạch và kế hoạch phát triển kinh tế xã hội ở địa phương.
- Các Uỷ viên Uỷ ban nhân dân
+ Một Uỷ viên phụ trách công an.
+ Một Uỷ viên phụ trách quân sự
- Các ban ngành chuyên môn trực thuộc UBND xã là cơ quan tham mưu,
giúp UBND xã thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương và thực hiện
Sinh Viên : Trần Thị Điềm
7
Lớp : DHLTH13A
Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Khoa Văn thư – Lưu trữ
một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự Uỷ quyền của Chủ tịch UBND xã. Theo
Nghị định 121/2003/NĐ-CP ngày 21/10/2003 của Chính Phủ quy định số lượng
công chức cấp xã.
Gồm: - Trưởng công an;
- Chỉ huy trưởng quân sự;
- Văn phòng thống kê;
- Địa chính – xây dựng;
- Tài chính – Kế toán;
- Văn hóa – Xã hội;
- Tư pháp –hộ tịch;
- Lao động thương binh xã hội.
*Nhận xét:
UBND là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, thực hiện quản lý
ở địa phương theo phân cấp quản lý nhà nước và là mắt xích quan trọng trong
việc phát huy hiệu quả của chính quyền địa phương. UBND xã thực hiện chức
năng quản lý Nhà nước ở địa phương, tổ chức, chỉ đạo việc thi hành pháp luật,
các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp
nhằm thực hiện chủ trương biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố an
ninh, quốc phòng và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn xã.
Sinh Viên : Trần Thị Điềm
8
Lớp : DHLTH13A
Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Khoa Văn thư – Lưu trữ
Sơ đồ bộ máy tổ chức của UBND xã Điềm Mặc như sau:
CHỦ TỊCH
UBND
Phó Chủ Tịch
UBND
Tài
chính
Kế
toán
Lao
Địa
Tư
Văn
Văn
Động
Quân
chính
pháp
phòng
thương
Công
hóa
xã
sự
xây1.2.Tình hình tổ binh
hộ ,nhiệmthống
chứcxã ,chức năng
vụ,quyền hạn,
An
hội cơ cấu tổ
kê
dựng
tịch
hội
chức của bộ phận văn thư-lưu trữ của cơ quan, tổ chức
1.2.1. Tình hình tổ chức văn thư- lưu trữ ở cơ quan
UBND xã Điềm Mặc bố trí văn thư, kho lưu trữ chung với văn phòng
UBND, diện tích 25m2, cán bộ thủ quỹ kiêm nhiệm công tác văn thư - lưu trữ,
kho lưu trữ được đặt ở góc trong phòng làm việc.Cơ quan bố trí 01 cán bộ làm
công tác văn thư - lưu trữ, cán bộ lưu trữ của cơ quan làm công tác kiêm
nhiệm.Tài liệu hình thành trong công tác từ năm 1947 đến hết năm 2017. Khối
tài liệu này nhìn chung còn với số lượng rất ít do bị mất mát thất lạc trong hoạt
động của các năm trước đây. Tài liệu hầu hết chưa được chỉnh lý, lập hồ sơ, xác
định giá trị và chưa lập công cụ tra tìm vì vậy trong quá trình giải quyết công
việc gặp rất nhiều khó khăn.
Loại hình tài liệu chủ yếu là loại hình về hành chính, cũng có một vài tài
liệu về phim ảnh, không có tài liệu khoa học công nghệ. Tình trạng vật lý tài
liệu: do chưa có dụng cụ bảo quản nên hầu hết bị phai màu, một số bị rách nát,
lộn xộn. Tài liệu được sắp xếp theo năm và được bó gói cẩn thận.
Sinh Viên : Trần Thị Điềm
9
Lớp : DHLTH13A
Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Khoa Văn thư – Lưu trữ
1.2.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận văn thư - lưu trữ
* Chức năng
Văn phòng UBND xã là bộ phận tham mưu phục vụ sự chỉ đạo và điều
hành các hoạt động của UBND; tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin cho lãnh
đạo, đồng thời đề xuất các biện pháp giải quyết và xử lý. Quản lý tài sản, cơ sở
vật chất của cơ quan, đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất, phương tiện, điều
kiện làm việc cho mọi hoạt động của Uỷ ban nhân dân. Là trung tâm đầu mối
giao tiếp (đối nội, đối ngoại) của Uỷ ban nhân dân.
- Thu thập hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan và chỉnh lý ,xác định giá trị
tài liệu ,thực hiện bảo quản ,khai thác sử dụng tài liệu theo quy định của pháp
luật .
- Chấp hành nghiêm túc các quy định về bảo quản tài liệu, bảo quản
con dấu không xảy ra sự cố.
- Thường xuyên củng cố, nâng cấp, bổ sung trang thiết bị, cơ sở vật
chất đáp ứng nhu cầu lưu trữ.
- Công tác quản lý tài liệu được tăng cường.
Văn thư - Lưu trữ thuộc văn phòng UBND xã Điềm Mặc có chức năng
tham mưu, tổng hợp và mang tính chất phục vụ (hậu cần) cho xã . Phối hợp, điều
hòa mối quan hệ các cơ quan trên địa bàn xã , chịu sự chỉ đạo và quản lý trực tiếp
của thường trực xã đồng thời chịu sự chỉ đạo về mặt nghiệp vụ của văn phòng xã.
Cán bộ Văn thư- Lưu Trữ có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của
mình
*Nhiệm vụ
- Xây dựng chương trình công tác, lịch làm việc và theo dõi việc thực
hiện trương trình, lịch làm việc đó.
- Thống kê, tổng hợp báo cáo tình hình kinh tế xã hội, tham mưu giúp
việc cho chủ tịch UBND xã trong chỉ đạo thực hiện.
- Giúp UBND xã dự thảo văn bản đề án, dự án, các văn bản trước khi
Sinh Viên : Trần Thị Điềm
10
Lớp : DHLTH13A
Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Khoa Văn thư – Lưu trữ
trình ký ban hành hoặc trình cấp có thẩm quyền, đảm bảo tính pháp lý về nội
dung và thể thức, làm báo cáo gửi lên cấp trên
- Chủ trì giữ mối liên hệ công tác giữa Uỷ ban nhân dân với các cơ quan
khác và giữa các ban ngành trong xã hội.
- Giúp Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch lập kế hoạch, xây dựng chương trình
và trực tiếp tổ chức thực hiện hoạt động, giúp Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch tổ
chức các loại hội họp, đi công tác, tiếp khách.
- Giúp Chủ tịch quản lý và trực tiếp thực hiện nghiệp vụ công tác văn
thư, công tác lưu trữ.
- Quản lý công văn, sổ sách, giấy tờ, quản lý việc lập hồ sơ lưu trữ.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do HĐND – UBND xã giao.
*Cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ
Có thể nói công tác lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu được trong
hoạt động quản lý, điều hành, chỉ đạo củaUBND xã Điềm Mặc Thể hiện ở sự
ban hành các văn bản liên quan đến công tác chỉ đạo cũng như thực hiện công
tác lưu trữ, bố trí cán bộ chuyên trách đảm nhiệm công tác, trang bị các phương
tiện kỹ thuật hiện đại phục vụ cho công tác lưu trữ. Một số trang thiết bị đã được
trang bị tại phòng như:
- Máy vi tính
- Bàn ghế làm việc
- Máy photocopy
- Máy in
- Máy scan
- Tủ đựng tài liệu
Công tác lưu trữ của UBND được đặt trong bộ phận văn phòng thống kê
và được bố trí một cán bộ chuyên trách làm công tác Văn thư kiêm Lưu trữ
Bộ phận lưu trữ của UBND xã Điềm Mặc có 1 cán bộ văn thư - lưu trữ
kiêm nhiệm cán bộ lưu trữ do chủ tịch bổ nhiệm , miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ
Sinh Viên : Trần Thị Điềm
11
Lớp : DHLTH13A
Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Khoa Văn thư – Lưu trữ
luật, theo quy định của pháp luật. Cán bộ văn thư- lưu trữ sẽ sưu tầm những tài
liệu có liên quan đến hoạt động của cơ quan, phân loại đánh giá, chỉnh lý tài liệu
và thực hiện lưu trữ các tài liệu theo quy định của ngành và yêu cầu của cơ quan,
tổ chức hướng dẫn công tác văn thư - lưu trữ, khai thác sử dụng tài liệu lưu
trữ cho các bộ phận của cơ quan và thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của
mình.
Sinh Viên : Trần Thị Điềm
12
Lớp : DHLTH13A
Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Khoa Văn thư – Lưu trữ
CHƯƠNG II:
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA
UBND XÃ ĐIỀM MẶC HUYỆN ĐỊNH HÓA TỈNH THÁI NGUYÊN
2.1.Hoạt động quản lý của UBND xã Điềm Mặc
2.1.1.Xây dựng , ban hành văn bản quy định về công tác lưu trữ
Hiện nay Nhà nước ta đã và đang ban hành rất nhiều các văn bản chỉ đạo
và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lưu trữ tạo hành lang cơ sở về
pháp lý cho việc tổ chức công tác lưu trữ ở các cơ quan Nhà nước, các tổ chức,
đoàn thể và các văn bản của cơ quan cấp trên chỉ thị xuống và nó cũng đang
được áp dụng và thực hiện tại UBND xã Điềm Mặc như :
- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011.
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 về hướng dẫn
quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
- Thông tư số 07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP về việc hướng dẫn thực
hiện một số quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của
Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính
phủ quy định về chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.
- Công văn 36/LTNN-NVĐP ngày 24/6/1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước
về việc ban hành danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào trung tâm lưu trữ
tỉnh.
- Công văn 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của CụcVăn thư và
Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính
-Chỉ thị 04/CT-UBND về tăng cường công tác văn thư, lưu trữu tại cơ
quan đơn vị trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên
-Chỉ thị số11/2004/CT-UB ngày 18 tháng 10 năm 2004 của UBND tỉnh
Thái Nguyên về việc chấn chỉnh công tác văn thư, lưu trữ
-Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư.
Sinh Viên : Trần Thị Điềm
13
Lớp : DHLTH13A
Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Khoa Văn thư – Lưu trữ
2.1.2 Công tác bồi dưỡng cán bộ lưu trữ
Thực hiện Chỉ thị số 06/2013/CT-UBND ngày 14/4/2013 của Ủy ban
nhân dân huyện và Quyết Định số 2594/QĐ-UBND ngày 6 tháng 9 năm 2013
của UBND huyện: UBND xã Điềm Mặc đã tăng cường kỷ luật, kỷ cương hành
chính, chấn chỉnh lề lối làm việc, nâng cao ý thức trách nhiệm trong thi hành
công vụ và quy định chuẩn mực ứng sử của cán bộ công chức trong cơ quan.
Công việc chính của cán bộ phụ trách công tác lưu trữ thường là kiêm
nhiệm các công việc của cán bộ văn thư nên công việc thường là : quản lý và
sử dụng con dấu, tiếp nhận, chuyển giao văn bản đi, văn bản đến, thu thập các
văn bản đến hạn nộp lưu từ các phòng ban và thu thập hồ sơ tài liệu vào lưu trữ
cơ quan và chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thực hiện bảo quản, khai thác sử
dụng tài liệu theo quy định của pháp luật .
Chính vì vậy việc giành thời gian cho công tác lưu trữ không nhiều. Việc
thực hiện các khâu trong công tác lưu trữ còn hạn chế. Tuy có trình độ chuyên
môn là cao đẳng nhưng do không thường xuyên thực hiện công tác lưu trữ nên
còn hơi chậm, chưa phát huy được hết khả năng của mình. Do vậy UBND xã
thường xuyên cử cán bộ văn thư- lưu trữ đi học các lớp tập huấn, đào tạo bồi
dưỡng nghiệp vụ, thường xuyên phổ biến các văn bản về công tác lưu trữ.
Vì vậy, cán bộ phụ trách công tác lưu trữ thường xuyên được nâng cao
trình độ, bồi dưỡng nghiệp vụ của mình và được thực hành thực tế. Bên cạnh đó,
các cán bộ trong UBND xã thường xuyên được cử đi tham gia các lớp tập huấn
về công tác quản lý Nhà nước và nghiệp vụ văn thư- lưu trữ do Huyện mở.
Thực hiện tốt việc đeo thẻ công chức, các cán bộ, công chức không gây phiền
hà, sách nhiễu với nhân dân.
Như vậy, số lượng cũng như chất lượng cán bộ làm công tác văn thư -lưu
trữ còn hạn chế. Chưa đáp ứng được số lượng tài liệu của UBND xã Điềm Mặc.
Sinh Viên : Trần Thị Điềm
14
Lớp : DHLTH13A
Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Khoa Văn thư – Lưu trữ
2.1.3.Tình hình thanh tra , kiểm tra và xử lý vi phạm quy chế của
công tác văn thư-lưu trữ.
- Thanh tra, kiểm tra là khâu quan trọng trong việc thực hiện chức năng
quản lý nhà nước của mỗi cơ quan, trong đó có lĩnh vực văn thư- lưu trữ.
- Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của văn bản nhà nước
trong thực tế để phát huy những điểm tích cực, kịp thời phát hiện những sai lệch
(nếu có), từ đó tìm biện pháp khắc phục cho phù hợp với tình hình thực tế của
từng cơ quan, đơn vị.
- Thanh tra, kiểm tra để đưa ra những kết luận, đánh giá về kết quả đạt
được của từng đơn vị, cá nhân từ đó xây dựng cơ chế khen thưởng và kỷ luật
khách quan, công bằng.
- Công tác thanh tra, kiểm tra được tiến hành theo định kỳ và trong những
trường hợp cần thiết thì tiến hành kiểm tra đột xuất. Tuy nhiên, hiện nay chúng
ta vẫn chưa có những quy định cụ thể về công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý
các vi phạm trong lĩnh vực văn thư- lưu trữ. Điều đó cũng phần nào gây khó
khăn cho công tác thanh tra, kiểm tra về lĩnh vực này. Hiện nay, trong Luật Lưu
trữ (Điều 8) quy định về các hành vi bị nghiêm cấm như sau:
1. Chiếm đoạt, làm hỏng, làm mất tài liệu lưu trữ.
2. Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung tài liệu lưu trữ.
3. Mua bán, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu lưu trữ.
4. Sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích xâm phạm lợi ích của Nhà nước,
quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
5. Mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài trái phép .
Đối với công tác văn thư- lưu trữ của UBND xã Điềm Mặc ngoài việc
chịu sự thanh tra, kiểm tra và xử lý các vi phạm pháp luật của Thanh tra cấp
Huyện còn chịu sự thanh tra, kiểm tra của Sở nội vụ tỉnh Thái Nguyên về việc
thực hiện những quy định của pháp luật về lĩnh vực này.
Sinh Viên : Trần Thị Điềm
15
Lớp : DHLTH13A
Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Khoa Văn thư – Lưu trữ
Căn cứ vào những quy định của pháp luật và những quy định, quy chế của
cơ quan về công tác văn thư- lưu trữ để làm căn cứ cho tiến hành thanh tra kiểm
tra thường xuyên theo định kỳ hoặc đột xuất. Từ đó có những đánh giá chính xác
để phát huy điểm tích cực, điều chỉnh những sai sót nếu có và xây dựng cơ chế
khen thưởng, kỷ luật thích đáng.
2.2.Hoạt động nghiệp vụ của UBND xã Điềm Mặc
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất
cả những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa
học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công
tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân.
Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản
và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội.Công tác lưu trữ có vai trò vô cùng
quan trọng trong sự nhiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc. Điều này đã được khẳng
định trong bản “Điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ” ban
hành kèm theo Nghị định số 142/NĐ-CP ngày 28 tháng 9 năm 1969 của Hội
đồng chính phủ khẳng định: “Làm công văn, giấy tờ và giữ gìn hồ sơ, tài liệu là
hai công tác không thể thiếu được trong việc quản lý nhà nước.
Trong phạm vi khá lớn, công việc của một cơ quan, xí nghiệp được tiến
hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt
hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có cẩn trọng hay không.
Ở nước ta công tác lưu trữ thực hiện theo hai nhiệm vụ: thứ nhất là thực
hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ; thứ hai là thực hiện các nhiệm
vụ sự nghiệp lưu trữ như thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản, bảo vệ an
toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
Công tác lưu trữ tại UBND xã được thực hiện theo các quy trình nghiệp
vụ mà Nhà nước quy định:
2.2.1.Công tác xác định giá trị tài liệu.
Sinh Viên : Trần Thị Điềm
16
Lớp : DHLTH13A
Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Khoa Văn thư – Lưu trữ
Xác định giá trị tài liệu là lựa chọn những tài liệu có giá trị để bảo quản lâu
dài và vĩnh viễn. Đây là một trong những khâu nghiệp vụ hết sức quan trọng, phức
tạp. Vì vậy, khi tiến hành xác định tài liệu cần phải tiến hành thận trọng, tỉ mỉ.
Xác định giá trị tài liệu là một công việc khó, phức tạp, có ý nghĩa quyết
định đến số phận của tài liệu. Mỗi loại tài liệu lưu trữ có giá trị và thời hạn bảo
quản khác nhau. Việc xác định giá trị tài liệu tốt sẽ khắc phục được tình trạng
tiêu huỷ tài liệu một cách tuỳ tiện, nâng cao hiệu quả phục vụ khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ, giảm bớt được tình trạng tài liệu tích đống trong cơ quan.
Xác định giá trị tài liệu giúp cho việc quản lý tài liệu được chặt chẽ, nâng
cao hiệu quả khai thác, góp phần tiết kiệm diện tích kho tàng và phương tiện bảo
quản, khắc phục tình trạng văn bản tích đầy trong kho.
Hàng năm cứ vào cuối năm thì UBND xã tiến hành công tác xác định giá
trị tài liệu.
Sau khi công việc kết thúc, tài liệu của các phòng, ban, cá nhân được lập
thành từng hồ sơ. Cuối năm khi công việc của cơ quan kết thúc, lúc này các
công việc đã được giải quyết trong năm được sắp xếp sự việc nào ra sự việc ấy.
Công việc của cán bộ Văn thư- Lưu trữ là kết hợp với cán bộ văn phòng
thống kê, tiến hành xác định giá trị tài liệu. Lựa chọn những tài liệu có giá trị
đưa vào bảo quản, những tài liệu trùng thừa hay tài liệu hết giá trị được loại ra,
những tài liệu bị loại sẽ được thống kê vào tờ danh mục bị loại.
Mẫu: ‘’DANH MỤC TÀI LIỆU LOẠI’’
Cặp số Tập số
(1)
(2)
Tiêu đề
tập tài liệu
(3)
Lý do loại Ghi chú
(4)
(5)
Hội đồng xác định giá trị tài liệu của UBND xã là:
Chủ tịch Hội đồng xác định giá trị tài liệu: 01 phó Chủ tịch phụ trách hành
chính:
Sinh Viên : Trần Thị Điềm
17
Lớp : DHLTH13A
Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Khoa Văn thư – Lưu trữ
Thư ký Hội đồng xác định giá trị tài liệu: cán bộ phụ trách công tác Lưu
trữ của UBND xã Điềm Mặc
Uỷ viên đại diện lãnh đạo các đơn vị có tài liệu của UBND xã Điềm Mặc
Việc tài liệu bị loại ghi vào danh mục tài liệu loại là cần thiết. Khi ghi
chép cần ghi đầy đủ các thông tin đặc biệt là lý do loại, tờ danh mục này cần
phải được lưu lại.
Tại UBND xã Điềm Mặc sau mỗi lần xác định tài liệu thì số lượng tài liệu
loại không nhiều. Chủ yếu là tài liệu trùng thừa. Số lượng tài liệu loại ra này
không được tiêu huỷ mà vẫn được bảo quản riêng.
2.2.2. Công tác thu thập bổ sung tài liệu:
Thu thập bổ sung tài liệu là một nghiệp vụ quan trọng và có ý nghĩa trong
công tác lưu trữ nhằm quản lý thống nhất tài liệu hình thành trong quá trình hoạt
động. Bên cạnh đó nếu công tác thu thập bổ sung đầy đủ sẽ tạo điều kiện thuận
lợi cho việc bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu tại cơ quan.
UBND xã Điềm Mặc thu tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định hàng
năm, sau đó cán bộ lưu trữ còn tổ chức thu vén tài liệu của các ban, ngành, cá
nhân nộp chưa hết vào lưu trữ; Tài liệu trước khi nộp vào lưu trữ cơ quan được
kiểm tra cẩn thận, bó gói, lập phông .
UBND xã Điềm Mặc chỉ có một phông lưu trữ, nội dung tài liệu trong
phông chứa đựng thời kỳ thành lập UBND, những sự kiện tồn tại và phát triển
kinh tế - văn hóa xã hội của địa phương, nội dung tài liệu còn phản ánh chức
năng, nhiệm vụ của UBND xã như: Kế hoạch, Chỉ tiêu, Báo cáo, các Quyết
định…….
Nội dung tài liệu trong phông phản ánh quá trình quản lý, điều hành như:
+ Báo cáo: tháng, quý, 06 tháng, tổng kết năm, tổng kết nhiều năm.
+ Kế hoạch: tháng, quý, 06 tháng, năm, 05 năm …
+ Quyết định, thông báo, tờ trình, bản đề nghị, biên bản và các loại công
văn hành chính khác.
Sinh Viên : Trần Thị Điềm
18
Lớp : DHLTH13A
Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Khoa Văn thư – Lưu trữ
Cán bộ Văn thư- lưu trữ có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá nhân
sau khi kết thúc công việc phải lập hồ sơ và nộp về văn thư.
Tuy nhiên trong quá trình thực tập tại cơ quan em thấy công việc này vẫn
chưa thực hiện nghiêm túc. Nhiều hồ sơ, tài liệu chưa được được chuyển về văn
phòng để văn thư đưa vào lưu trữ.
Thực tế công tác lưu trữ tại UBND xã vẫn còn hạn chế đó là chưa xây
dựng được kho lưu trữ tài liệu riêng. Hiện nay tại đây số tài liệu được lưu trữ
chủ yếu được để trong các tủ lưu trữ bằng kim loại và một số ít tủ bằng gỗ của
những năm trước.
Tổng số tài liệu được bảo quản trong 6 tủ, loại tủ cao 3m và rộng 2m. Mỗi
tủ được chia thành 2 ngăn dọc và 4 ngăn ngang.
Tài liệu của UBND xã chủ yếu là tài liệu hành chính (chủ yếu tài liệu là
về công tác chung của xã, tài liệu về quản lý cán bộ và tài liệu của các phòng
,ban), ngoài ra cũng có tài liệu phim ảnh và tài liệu khoa học kỹ thuật.
Tài liệu của UBND xã chủ yếu được để trong các tủ có khoá cẩn thận. Tài
liệu được để ở nơi cao ráo, thoáng mát nên không có hiện tượng tài liệu bị ẩm
hay bị chuột cắn rách nát.
Tài liệu được đưa vào lưu trữ cơ quan là những tài liệu có giá trị. Khi các
cán bộ chuyên môn hoặc các đơn vị, cá nhân giao nộp tài liệu thì cán bộ Văn thư
lưu trữ có trách nhiệm lập biên bản bàn giao tài liệu để làm cơ sở, đồng thời
cũng giúp cán bộ văn thư làm công tác tra cứu để lập kế hoạch thu thập, bổ sung
tài liệu còn vào lưu trữ.
Thủ tục giao nộp được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước tức là
cán bộ Văn thư -lưu trữ lập 2 biên bản giao nộp tài liệu có giá trị pháp lý như nhau
mỗi bên giữ một bản, đại diện hai bên giao và nhận ký tên và đóng dấu xác nhận.
Mặc dù vậy nhưng các tài liệu thu được hằng năm ở các bộ phận giúp việc
cho lãnh đạo UBND xã. Phòng lưu trữ hầu hết là các tài liệu bó gói, rời lẻ, lẫn
Sinh Viên : Trần Thị Điềm
19
Lớp : DHLTH13A
Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Khoa Văn thư – Lưu trữ
lộn giữa các năm chưa được lập thành hồ sơ cụ thể khiến cho công tác lưu trữ
còn gặp rất nhiều khó khăn.
Nhìn chung công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cũng được thực
hiện khá tốt. Tuy nhiên một số tài liệu sau khi đến thời hạn nộp lưu thì vẫn chưa
nộp, cán bộ văn thư nhắc nhở thì có đơn vị, cá nhân nộp còn một số thì không
thực hiện.
2.2.3. Công tác chỉnh lý tài liệu
Như chúng ta đã biết chỉnh lý tài liệu là một khâu nghiệp vụ quan trọng.
Trong đó tài liệu lưu trữ được hệ thống hoá theo một phương án thích hợp và
được cố định trật tự sắp xếp.
Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo phương án phân loại khoa học
trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện phục hồi hoặc lập mới hồ sơ, xác định
giá trị, hệ thống hoá hồ sơ tài liệu làm công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối
tài liệu đưa ra chỉnh lý.
Mục đích của việc chỉnh lý là để sắp xếp hồ sơ một cách khoa học, tạo
điều kiện cho công tác quản lý, bảo quản, khai thác và sử dụng tài liệu, loại ra
những tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ góp phần tiết kiệm diện tích kho tàng và các
trang thiết bị bảo quản.
Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ có liên quan mật thiết với các khâu
nghiệp vụ khác trong công tác lưu trữ. Trong thực tế muốn tiến hành tốt các
khâu nghiệp vụ như thu thập, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ
chức sử dụng tài liệu lưu trữ phải làm tốt công tác chỉnh lý. Chính vì vậy, công
tác chỉnh lý tài liệu không những có vị trí quan trọng trong toàn bộ công tác lưu
trữ mà còn là một nhiệm vụ có tính cấp thiết cần thực hiện.
Nguyên tắc của chỉnh lý tài liệu đó là: không phân tán phông phải chỉnh
lý tài liệu theo phông. Tài liệu khi phân loại lập hồ sơ phải đảm bảo sự hình
thành tự nhiên của tài liệu. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt
Sinh Viên : Trần Thị Điềm
20
Lớp : DHLTH13A
Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Khoa Văn thư – Lưu trữ
động của cơ quan, tổ chức, phải phản ánh được mối liên hệ logic và lịch sử của
tài liệu.
Trong thời gian thực tập tại UBND xã Điềm Mặc 2 tháng em đã được
khảo sát tài liệu nhưng vì cơ quan chưa có phòng (kho) lưu trữ riêng nên việc
chỉnh lý tài liệu còn gặp rất nhiều khó khăn. Tuy nhiên với sự cố gắng của cơ
quan việc chỉnh lý tài liệu đã được tiến hành một cách thuận lợi và nhanh chóng.
Năm 2006 UBND xã đã tiến hành chỉnh lý khối tài liệu từ năm cơ quan
thành lập đến năm 2006.
Căn cứ vào khối tài liệu hiện có của cơ quan, chức năng, nhiệm vụ được
giao và cơ cấu tổ chức có sự thay đổi, cơ quan đang hoạt động. Vì vây, phương
án phân loại cho phông UBND xã Điềm Mặc là phương án: “ thời gian - cơ cấu
tổ chức ’’.
Theo phương án này tài liệu của UBND xã Điềm Mặc trước hết được chia
về theo các năm. Sau đó, trong từng năm tài liệu lại được chia về các đơn vị, tổ
chức, các phòng ban.
Tuy không được tham gia trực tiếp vào quá trình chỉnh lý tài liệu vì cơ
quan đã tiến hành chỉnh lý tài liệu năm 2006 nhưng qua tìm hiểu và nghiên cứu
em đã được biết quá trình chỉnh lý tài liệu của UBND xã Điềm Mặc. Quá trình
chỉnh lý tài liệu của UBND xã được diễn ra theo các giai đoạn sau:
• Giai đoạn chuẩn bị.
Tiến hành khảo sát sơ bộ khối tài liệu để làm rõ khối lượng, thời gian,
thành phần và nội dung tài liệu từ đó:
+ Viết bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông;
+ xây dựng phương án phân loại;
+ Lập bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu;
+ Lập kế hoạch chỉnh lý;
+ Dự trù vật tư, văn phòng phẩm
• Giai đoạn chỉnh lý.
Sinh Viên : Trần Thị Điềm
21
Lớp : DHLTH13A
Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Khoa Văn thư – Lưu trữ
Được tiến hành qua các bước sau:
+ Bước 1: Tiến hành phân chia tài liệu theo từng năm từ năm cơ quan
thành lập đến năm 2006. Biện pháp để phân chia tài liệu về các năm là căn cứ
vào thời gian sản sinh ra tài liệu và thời gian mà nội dung tài liệu phản ánh để
phân chia.
Nhưng cũng cần chú ý khi phân loại tài liệu lưu trữ theo phương án này
thì các bản kế hoạch, báo cáo tổng kết phải căn cứ vào nội dung tài liệu phản
ánh.
Sau khi phân chia tài liệu về các năm thì tiến hành kiểm tra lại cho đúng.
+ Bước 2: Tiến hành phân chia tài liệu trong từng năm ra thành các nhóm,
tài liệu của các phòng (ban) tương đương với một hồ sơ.
Để phân chia tài liệu được nhanh chóng, chính xác thì ta dựa vào các đặc
trưng về tác giả và đặc trưng nội dung tài liệu.
+ Bước 3: Xác lập các đơn vị bảo quản, sắp xếp thứ tự các đơn vị bảo
quản trong từng nhóm nhỏ. Nếu nhóm nào khối lượng tài liệu nhiều và có nội
dung phức tạp thì lên phương án chi tiết cho từng nhóm đó. Các tài liệu đã phân
chia thành các hồ sơ về một vấn đề cụ thể thì tiến hành lập và hoàn chỉnh hồ sơ.
Khi lập hồ sơ phải kiểm tra xem tài liệu nhóm nhỏ nhất tương đương với
một hồ sơ đa đạt yêu cầu chưa. Nếu thiếu thì phải bổ sung, nếu thừa thì phải bỏ
ra. Sau đó sắp xếp tài liệu trong hồ sơ theo các đặc trưng cụ thể. Dự kiến tiêu đề
và xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ. Đánh số tờ để cố định trật tự tài liệu
trong từng hồ sơ và ghi mục lục văn bản, ghi chứng từ kết thúc và viết bìa hồ sơ.
Sau khi hồ sơ đã được biên mục bên ngoài xong thì tiến hành hệ thống
hoá hồ sơ. Thực chất đây là việc sắp xếp trật tự các hồ sơ, đơn vị bảo quản từ
các nhóm nhỏ nhất đến các nhóm lớn nhất của từng vấn đề và tiến hành lập mục
lục hồ sơ. Sau đó tiến hành sắp xếp trật tự các vấn đề. Sau khi làm xong công tác
này hồ sơ được đưa vào các cặp. Cặp được đánh số và dán nhãn.
•
Kết thúc chỉnh lý
Sinh Viên : Trần Thị Điềm
22
Lớp : DHLTH13A
