THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ NINH BÌNH

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

Sinh viên: Trần Thị Nhung

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
DANH MỤC CHỮ CẦN VIẾT TẮT

STT
1
2
3
4
5
6
7
8

TỪ VIẾT TẮT
TK
TKVP
HĐND
CBCNV
VB

VBLT
VBPL
GĐ

Sinh viên: Trần Thị Nhung

NGHĨA TIẾNG VIỆT
TK: Thư ký
TKVP: Thư ký văn phòng
HĐND: Hội đồng nhân dân
CBCNV: Cán bộ công nhân viên
VB: Văn bản
VBLT: Văn bản lưu trữ
VBPL: Văn bản pháp luật
GĐ: Giám đốc.

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
DANH MỤC BẲNG BIỂU, HÌNH VẼ

STT
1
2
3
4

STT
1
2

DANH MỤC BẢNG
Bảng 1.1 Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty cổ phần
vật tư
Bảng 1.2: Bảng phân tích cơ cấu lao động theo các chỉ tiêu
Bảng 2.1. Kế hoạch trong tuần (phụ lục 1)
Bảng 2.2. Thống kê các cuộc họp được tổ chức tại công ty
giai đoạn 2015-2016 tại công ty cổ phần vật tư giao thông
Ninh Bình
Bảng 2.3. Nội dung trong sổ đăng ký văn bản đến ( phụ lục
4)
Bảng 2.4. Mẫu sổ đăng ký văn bản đi ( phụ lục 5)
DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty cổ phần vật
tư giao thông Ninh Bình
Sơ đồ 1.2. Cơ cấu tổ chức phòng Hành chính - Tổng hợp công
ty
Sơ đồ 2.1. Tổ chức hội nghị tại công ty cổ phần vật tư Ninh
Bình( phụ lục 2)
Sơ đồ 2.2. Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh
đạo( phụ lục 2)

Sinh viên: Trần Thị Nhung

TRANG
10
13

57
33
60
60

TRANG
7
15

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI CẢM ƠN

Trước tiên cho phép em xin gửi lời cảm ơn tới toàn thể cán bộ công nhân viên công
ty cổ phần vật tư giao thông Ninh Bình đã giúp đỡ em rất nhiệt tình trong suốt thời gian
tôi về thực tế tại văn phòng. Ngoài ra cho em cảm ơn tất cả các chuyên viên hiện đang
công tác tại nơi kiến tập đã cùng em làm việc và hướng dẫn em về các nghiệp vụ chuyên
môn.
Và bài cáo này sẽ không hoàn thành tốt nếu không có sự giúp đỡ của thầy cô khoa
Quản trị văn phòng trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tận tụy truyền dạy kiến thức cho
tôi trong trong thời gian qua để tôi có thể hoàn thành được quá trình thực tế này.
Với thời gian thực tế tuy ngắn nhưng nhờ sự giúp đỡ của giảng viên hướng dẫn và
cán bộ hướng dẫn đã tạo cơ hội cho em áp dụng lý thuyết được trang bị vào công tác tại
cơ quan. Em bước đầu đã thực hành các công tác văn phòng và những công việc đơn giản
như soạn thảo, in ấn, sao chép, sắp xếp tài liệu... Qua đó em đã tự rèn luyện được kỹ năng
làm việc và nâng cao hiểu biết của mình trong việc trao đổi nghiệp vụ, từ đó nhận thức rõ

hơn về tầm quan trọng của công tác văn phòng.
Qua quá trình tự học hỏi của bản thân và sự giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ hướng
dẫn, các nghiệp vụ, tác phong làm việc và kỹ năng giao tiếp nơi công sở của cá nhân em
đã cải thiện rất nhiều – đó là kết quả lớn nhất mà tôi đã đạt được.Vì đây là lần đầu tiên
em tập làm một nhân viên văn phòng nên còn nhiều bỡ ngỡ và thời gian hạn hẹp, vốn
kiến thức còn hạn chế nên trong khuôn khổ của bản báo cáo kiến tập không tránh khỏi
những hạn chế, sai sót.
Một lần nữa cho phép em xin cảm ơn giáo viên hướng dẫn của nhà trường, Cán bộ
hướng dẫn tại văn phòng công ty cổ phần vật tư giao thông Ninh Bình đã tạo điều kiện,
giúp đỡ để hoàn thành tốt báo cáo này.
Hà Nội, ngày 16 tháng 4 năm 2017
SINH VIÊN

Trần Thị Nhung

Sinh viên: Trần Thị Nhung

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỞ ĐẦU

Chúng ta đang sống trong thời đại khoa học kỹ thuật, tin tức được cập nhật tính
theo từng giây. Vì vậy thông tin có vai trò hết sức quan trọng và có quan hệ sống còn đối
với một tổ chức, như LêNin đã khẳng định “ Không có thông tin thì không có bất cứ
thắng lợi trong lĩnh vực nào, và cả khoa học kỹ thuật và sản xuất”. Mà hoạt động thông
tin lại gắn chặt với công tác văn phòng, vì vậy hoạt động văn phòng có một vị trí hết sức

đặc biệt nếu không muốn nói hoạt động văn phòng là hoạt động quan trọng nhất trong
mỗi tổ chức đơn vị.
Công tác văn phòng được thực hiện tốt tạo tiền đề phát triển cho cơ quan đơn vị,
đồng thời nó còn giúp cho hoạt động trong cơ quan được duy trì liên tục và kiểm soát
chặt chẽ. Bên cạnh đó tổ chức công tác văn phòng khoa học còn có ý nghĩa là xây dựng
quy chế khuyến khích người lao động tham gia hoạt động sao cho hợp lý, góp phần nâng
cao năng xuất lao động của đơn vị.
Thời gian vừa qua trường Đại học Nội Vụ Hà Nội cùng với khoa Quản trị văn
phòng tổ chức cho sinh viên thực tập đi tìm hiểu thực tế tại các cơ quan với mục đích "
học đi đôi với hành". Dưới đây là phần báo cáo tổng kết quá trình thực tập của em tại
Văn phòng công ty cổ phần vật tư giao thông Ninh Bình. Ghi lại và đánh giá một cách
khách quan những gì mà em đã làm được cũng như chưa làm được. Những nội dung
chính mà em tiến hành nghiên cứu và khảo sát:

- Tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, văn
phòng( phòng hành chính); nhiệm vụ của cán bộ phụ trách văn phòng , chuyên
viên văn phòng.
- Vận dụng kiến thức về giao tiếp vào giải quyết tình huống thực tế tại công ty
- Tìm hiểu một số nhiệm vụ cơ bản của người thư ký văn phòng tại công ty.
- Tham gia thực hiện các nghiệp vụ: Tổ chức hội họp, tổ chức thu thập và cung cấp
thông tin, tổ chức chiêu đãi- tiếp khách…
- Nghiên cứu, xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan.
- Thực hiện các nhiệm vụ văn phòng khác trong công ty.
Qua đây cho em được gửi lời cám ơn, lời chúc sức khoẻ đến toàn thể cán bộ công ty
cổ phần vật tư giao thông Ninh Bình , các thầy cô trong Khoa Quản Trị Văn Phòng và
Nhà trường đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành nhiệm vụ trong đợt thực tập tốt nghiệp.
Em kính mong các thầy cô giáo và các bạn có ý kiến đóng góp để bản báo cáo thực tập
tốt nghiệp của em được hoàn thiện và đầy đủ hơn. Em xin trân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 16 tháng 4 năm 2017.
SINH VIÊN

Trần Thị Nhung

Sinh viên: Trần Thị Nhung

5

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ GIAO
THÔNG NINH BÌNH

I.1. Giới thiệu khái quát về công ty cổ phần vật tư giao thông Ninh Bình
I.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển công ty cổ phần vật tư giao thông Ninh
Bình

-

Tên công ty : CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ GIAO THÔNG NINH BÌNH
Tên giao dịch: NINH BINH TRAFFIC SUPPLIES JOINT STOCK COMPANY
Mã số thuế: 0106198342
Địa chỉ: Số 21 ngõ 172 đường Xuân Đỉnh, Phường Xuân Đỉnh, Quận Bắc Từ

-

Liêm, Thành phố Hà Nội

Đại diện pháp luật: Tạ Nguyễn Kim Hoàn
Ngày cấp giấy phép: 06/06/2013
Ngày hoạt động: 04/06/2013 (Đã hoạt động 4 năm)
Điện thoại: 0987987991
Công ty cổ phần vật tư giao thông Ninh Bình ban đầu thành lập là công ty một

thành viên sáng lập năm 2013. Xuất phát từ một doanh nghiệp sản xuất nhỏ, bằng khả
năng sản xuất và kinh doanh của công ty mình mà công ty đã ngày càng tạo được nhiều
uy tín không chỉ đối với thị trường trong nước mà còn vươn ra thị trường ngoài nước,
hiện nay công ty có quan hệ với trên 15 công ty kinh doanh của các nước trên thế giới
Hoạt động của công ty theo Luật doanh nghiệp và các quy định khác của pháp luật.
Chính thức đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh từ 4/6/2013 trong nền kinh tế thị
trường định hướng xã hội chủ nghĩa và hướng tới khẳng định mình trong một môi trường
cạnh tranh quyết liệt với phương châm “ Chất lượng Nhật- Bảo hành Nhất”công ty luôn
tâm niệm sự hài lòng và niềm tin của khách hàng vào công ty là thứ tài sản quý giá nhất.
Với đội ngũ kỹ sư được đào tạo đúng chuyên ngành và không ngừng được nâng cao
tay nghề thông qua các khoá đào tạo của các nhà sản xuất, công ty hy vọng rằng trong
một tương lai gần. Công ty sẽ trở thành một đối tác truyền thống của Quý khách hàng với
tư cách là một nhà cung cấp thiết bị, vật liệu có giá cả hợp lý nhất, chất lượng tốt nhất và

Sinh viên: Trần Thị Nhung

6

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

dịch vụ sau bán hàng hoàn hảo.

 Ngành nghề kinh doanh
- C1030 - Chế biến và bảo quản rau quả
- C23990 - Sản xuất sản phẩm từ chất khoáng phi kim loại khác chưa được phân vào
-

đâu
C25920 - Gia công cơ khí; xử lý và tráng phủ kim loại
C2599 - Sản xuất sản phẩm khác bằng kim loại chưa được phân vào đâu
C28210 - Sản xuất máy nông nghiệp và lâm nghiệp
C28220 - Sản xuất máy công cụ và máy tạo hình kim loại
C28230 - Sản xuất máy luyện kim
C2829 - Sản xuất máy chuyên dụng khác
F41000 - Xây dựng nhà các loại
F4210 - Xây dựng công trình đường sắt và đường bộ
F42200 - Xây dựng công trình công ích
F42900 - Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng khác
F43110 - Phá dỡ ; F43120 - Chuẩn bị mặt bằng
F43210 - Lắp đặt hệ thống điện
F43290 - Lắp đặt hệ thống xây dựng khác
F43300 - Hoàn thiện công trình xây dựng
G4511 - Bán buôn ô tô và xe có động cơ khác
G45120 - Bán lẻ ô tô con (loại 12 chỗ ngồi trở xuống);
G4513 - Đại lý ô tô và xe có động cơ khác
G45200 - Bảo dưỡng, sửa chữa ô tô và xe có động cơ khác
G4610 - Đại lý, môi giới, đấu giá
G4632 - Bán buôn thực phẩm
G4649 - Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình

G46520 - Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông
G46530 - Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy nông nghiệp
G4659 - Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác
G4661 - Bán buôn nhiên liệu rắn, lỏng, khí và các sản phẩm liên quan (Ngành chính)
G4663 - Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng
G4669 - Bán buôn chuyên doanh khác chưa được phân vào đâu
H4931 - Vận tải hành khách đường bộ trong nội thành, ngoại thành (trừ vận tải bằng

-

xe buýt);
H4933 - Vận tải hàng hóa bằng đường bộ
I5510 - Dịch vụ lưu trú ngắn ngày
I5610 - Nhà hàng và các dịch vụ ăn uống phục vụ lưu động
I56210 - Cung cấp dịch vụ ăn uống theo hợp đồng không thường xuyên với khách

hàng (phục vụ tiệc, hội họp, đám cưới...);
- N7710 - Cho thuê xe có động cơ
- G4741 - Bán lẻ máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm và thiết bị viễn thông trong
các cửa hàng chuyên doanh

Sinh viên: Trần Thị Nhung

7

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- D3530 - Sản xuất, phân phối hơi nước, nước nóng, điều hoà không khí và sản xuất
-

nước đá
N82990 - Hoạt động dịch vụ hỗ trợ kinh doanh khác còn lại chưa được phân vào đâu
C1104 - Sản xuất đồ uống không cồn, nước khoáng
C13220 - Sản xuất hàng may sẵn (trừ trang phục);
C13230 - Sản xuất thảm, chăn đệm
C13240 - Sản xuất các loại dây bện và lưới
C1629 - Sản xuất sản phẩm khác từ gỗ; sản xuất sản phẩm từ tre, nứa, rơm, rạ và vật
liệu tết bện
C19100 - Sản xuất than cốc
C2013 - Sản xuất plastic và cao su tổng hợp dạng nguyên sinh
N79110 - Đại lý du lịch
N79120 - Điều hành tua du lịch
N79200 - Dịch vụ hỗ trợ liên quan đến quảng bá và tổ chức tua du lịch
I.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của công ty
I.1.2.1. Chức năng của công ty
- Tiến hành việc sản xuất kinh doanh các sản phẩm phục vụ nhu cầu khách hàng
- Đảm bảo công ăn việc làm ổn định, cải thiện đời sống vật chất cho cán bộ công

-

nhân viên trong Công ty.
Bảo vệ doanh nghiệp, bảo vệ môi trường, giữ gìn trật tự an toàn xã hội. Tuân thủ

các quy định của pháp luật, chính sách của Nhà nước.
I.1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của công ty

- Xây dựng và thực hiện có hiệu quả các hoạt động sản xuất kinh doanh dịchvụ
- Doanh nghiệp tự tạo nguồn vốn, quản lý, khai thác sử dụng chúng một cách hiệu

-

quả
Tuân thủ các chính sách, chế độ quản lý kinh tế, quản lý xuất khẩu và giao dịch

-

đối ngoại
Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ trong hợp đồng kinh tế có liên quan
Nâng cao chất lượng, gia tăng lượng hàng xuất khẩu, mở rộng thị trường nước

ngoài, thu hút ngoại tệ và đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu
- Đào tạo cán bộ lành nghề, có kinh nghiệm phục vụ lâu dài cho công ty
- Làm tốt mọi nghĩa vụ và công tác xã hội khác
I.1.3. Cơ cấu tổ chức
I.1.3.1. Sơ đồ bộ máy quản lý
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty cổ phần vật tư giao thông
Ninh Bình

Sinh viên: Trần Thị Nhung

8

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
BAN GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC
CHUYÊN MÔN

Phòng hành chính nhân sự Kho vận

PHÓ GIÁM ĐỐC
KINH DOANH

Phòng
Kinh doanh

PHÓ GIÁM ĐỐC
TÀI CHÍNH

Phòng Phòng tài chính kế toán
Marketing

(Nguồn: Phòng hành chính – nhân sự)

Sinh viên: Trần Thị Nhung

9

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A

Báo cáo thực tập
I.1.3.2.

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban

Ban Giám đốc: Là người lãnh đạo cao nhất trong mọi hoạt động của Công ty, chịu
trách nhiệm trước Nhà nước về mọi hoạt động và kết quả SXKD của Công ty; Tự chủ về
kế hoạch sản xuất và tìm kiếm việc làm, tự chủ về tài chính cho các hoạt động sản xuất
kinh doanh; Là người Quản lý, điều hành và kiểm tra mọi hoạt động của Công ty theo kế
hoạch đã xây dựng và được cấp trên phê duyệt; Khen thưởng, kỷ luật, nâng lương, hợp
đồng lao động theo phân cấp quản lý DN; Bảo đảm các điều kiện an toàn lao động, vệ
sinh môi trường, nâng cao trình độ tiến bộ kỹ thuật cho người lao động.
Phó Giám đốc: Các Phó Giám đốc Công ty là người giúp việc cho Giám đốc, được
Giám đốc ủy quyền, hoặc chịu trách nhiệm trong 1 số lĩnh vực quản lý chuyên môn, chịu
trách nhiệm trực tiếp với Giám đốc về công việc được phân côngPhó giám đốc chuyên
môn: phụ trách chuyên môn về tình hình nghiên cứu sản phẩm dược phẩm mới và duy trì
các sản phẩm hiện có của công ty. Tham mưu cho công ty về tình hình biến động dược
phẩm trong nước, đưa ra các chiến lược phát triển sản phẩm của công ty. Bên cạnh đó
còn quản lý nhân viên dưới quyền. Định ra kế hoạch cho các nhân viên

- Phó giám đốc kinh doanh: Có nhiệm vụ là xây dựng kế hoạch ngắn hạn và dài hạn của
công ty. Trên cơ sở kế hoạch của các phòng xây dựng kế hoạch tổng thể bao gồm: sản
xuất kinh doanh, tài chính, lao động, xây dựng và đầu tư, và các kế hoạch liên quan
đến hoạt động của công ty. Dự báo thường xuyên về cung cầu, giá cả thị trường dược
phẩm trong phạm vi toàn quốc nhằm phục vụ cho sản xuất kinh doanh. Bên cạnh đó
cân đối lực lượng hàng hóa và có kế hoạch điều hòa hợp lý trong sản xuất lưu thông
góp phần bình ổn thị trường đạt hiệu quả kinh doanh trong công ty, tổ chức quản lý các
thông tin kinh tế, báo cáo thống kê để tổng hợp báo cáo thường xuyên theo định kỳ lên

giám đốc hoặc báo cáo đột xuất khi giám đốc có yêu cầu. Ngoài ra, còn phải đảm bảo
thông tin kinh tế đối với những người không có trách nhiệm để tránh thiệt hại cho hoạt
động kinh doanh của công ty.
- Phó giám đốc tài chính: Phân tích cấu trúc và quản lý rủi ro tài chính; theo dõi lợi
nhuận và chi phí, điều phối, củng cố và đánh giá dữ liệu tài chính, chuẩn bị các báo
cáo đặc biệt; thiết lập tình hình tài chính bằng cách triển khai và áp dụng hệ thống thu
thập, phân tích, xác minh và báo cáo tài chính; quản lý nhân viên; phân tích đầu tư và
quản lý danh mục (nếu có); thiết lập và duy trì các quan hệ với ngân hàng và các cơ
quan hữu quan; theo sát và đảm bảo chiến lược tài chính đặt ra.

Sinh viên: Trần Thị Nhung

10

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Dưới sự quản lý của ban lãnh đạo công ty có các phòng

- Văn phòng: chịu trách nhiệm tham mưu cho giám đốc về nguồn nhân lực như tuyển
dụng, đào tạo, xây dựng phương án trả lương, thưởng đảm bảo chế độ chính sách cho
người lao động theo quy định chăm lo cơ sở vật chất cho đơn vị quản lý, đón tiếp
khách tới thăm và làm việc tại công ty. Xử lý các hoạt động nội bộ của công ty
- Phòng kho vận: nhiệm vụ và mục đích của phòng kho vận là: Cải thiện một cách hiệu
quả hoạt động quản lý dây chuyền cung ứng và kho vận nhằm thỏa mãn các như cầu
khách hàng nội bộ và bên ngoài công ty thông qua việc đạt được các mục tiêu chính

sau đây:
+ Đúng sản phẩm

+ Đúng số lượng

+ Đúng thời gian

+ Đúng nơi

+ Đúng giá

+ Đúng điều kiện

+ Đúng thông tin
Hợp tác và hỗ trợ một cách hữu hiệu với các bộ phận, phòng ban chức năng trong
công ty và các đối tác bên ngoài để hoàn thành chiến lược, dự án công việc được giao vì
mục đích chung

- Phòng kinh doanh: tham mưu cho phó giám đốc về các hoạt động kinh doanh. Đưa ra
các kế hoạch kinh doanh trong ngắn hạn và dài hạn, cân đối lực lượng hàng hóa và có
kế hoạch điều hòa hợp lý trong sản xuất kinh lưu thông góp phần bình ổn thị trường
đạt hiệu quả kinh doanh trong công ty
- Phòng Marketing: có nhiệm vụ là thiết kế ý tưởng quảng cáo sản phẩm, quảng bá
thương hiệu, tổ chức và lên kế hoạch rồi thực hiện các kế hoạch Marketing của công
ty. Phối hợp với phòng kinh doanh để đưa ra kế hoạch kinh doanh nghiên cứu cung
cầu trên thị trường. Nghiên cứu thị trường rồi tham mưu cho ban lãnh đạo tình hình
tiêu thụ dược phẩm trong nước. Xây dựng thương hiệu ngày càng có uy tín trong nước.
- Phòng tài chính kế toán: có nhiệm vụ:

• Tham mưu cho ban lãnh đạo công ty trong lĩnh vực quản lý các hoạt động tài chính –

kế toán, trong đó đánh giá sử dụng tài sản, tiền vốn theo đúng chế độ quản lý tài chính
của công ty của Nhà nước.Trên cơ sở các kế hoạc tài chính và kế hoạch kinh doanh
xây dựng kế hoạch cho toàn công ty.
• Tổ chức quản lý kế toán, kiểm tra việc hạch toán kế toán theo đúng chế độ của công
ty.Định kỳ tập hợp phản ánh cung cấp các thông tin cho lãnh đạo công ty về tình hình
biến động các nguồn vốn, hiệu quả sử dụng tài sản vật tư, tiền vốn của công ty
• Phối hợp các phòng ban chức năng trong công ty nhằm phụ vụ tốt công tác sản xuất

Sinh viên: Trần Thị Nhung

11

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

kinh doanh của văn phòng cũng như công tác chỉ đạo quản lý của lãnh đạo công ty
Bên cạnh đó Công ty còn có:
- Quầy tiếp tân: có nhiệm vụ là đón tiếp khách, chỉ dẫn cho khách biết vị trí các phòng
ban khi khách đến công ty làm việc ký kết hợp đồng…….
- Phòng quản trị mạng: có nhiệm vụ đảm bảo hệ thống mạng luôn luôn ổn định cho toàn
công ty. Ngăn chặn các hành vi ăn cắp tài liệu, quấy rối đến hoạt động kinh doanh của
công ty qua internet.
1.1.4. Đặc điểm sảm xuất kinh doanh tại công ty cổ phần vật tư giao thông
Ninh Bình

1.1.4.1. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh

Bảng 1.1 Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty cổ phần vật tư giao thông
Ninh Bình giai đoạn 2014-2016.
ĐVT: VNĐ
Cuối năm

Chênh lệch

2015/2014

Chỉ tiêu
Năm 2014

Năm 2015

Năm 2016

2016/2014

Chỉ tiêu

TL(%
)

TL(%
)

53.800.116.289

91.076.134.067

138.451.928.013

37.276.017.778

69,29

5.399.023.971

6.595.479.095

21.988.988.274

1.196.455.124

22,16

Chỉ tiêu
47.375.793.94
6
15.393.509.17
9

48.401.092.318

84.480.654.972

116.462.939.739

36.079.562.654

74,54

31.982.284.76
7

737.574.739

1.543.378.937

2.499.583.645

805.804.197

109,25

956.204.708

61,96

16.052.368.173

22.147.645.438

14.307.283.295

6.095.277.265

37,97

-7.840.362.143

-35,4

15.112.284.010

13.271.448.417

12.327.944.293

-1.840.835.593

-12,18

-7,11

LNTT
THUẾ
TNDN

16.498.865.396

47.518.182.180

87.328.128.506

31.019.316.785

188,01

-943.504.124

39.809.946.32
6

3.299.773.079

9.503.636.436

17.465.625.701

6.203.863.357

188,01

LNST

13.199.092.317

38.014.545.744

69.862.502.805

24.815.453.428

188,01

Doanh thu
thuần
Giá vốn
hàng bán
Lợi nhuận

gộp
Chi phí lãi
vay
Chi phí
bán hàng
Chi phí
quản lý

7.961.989.265
31.847.957.06
1

( Nguồn BCTC của Công ty cổ phần vật tư giao thông Ninh Bình gđ 2013-2016)
Ta thấy, Lợi nhuận sau thuế của công ty tăng đáng kể sau 3 năm 2014- 2016 cụ thể
như sau. Năm 2014 LNST đạt 13 tỷ đồng, đến năm 2015 đã tăng thêm đến 24 tỷ nữa tức
là tăng 188,01% so với năm trước. Năm 2016, LNST tiếp tục tăng thêm 31 tỷ đồng tương

Sinh viên: Trần Thị Nhung

12

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A

52,02
233,39
37,86

83,78
83,78
83,78

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

đương với 83,78%. Chứng tỏ doanh nghiệp đang làm ăn rất tốt, liên tục có lãi và lãi năm
sau cao hơn năm trước. Qua bảng ta thấy, hầu như toàn bộ doanh thu, và chi phí đều tăng
chứng tỏ doanh nghiệp đang mở rộng hơn quy mô sản xuất. Doanh thu bán hàng tăng
thêm 37 tỷ đồng trong năm 2015 tương đương với tỷ lệ tăng 69,29%. Năm 2016, Doanh
thu bán hàng lại tiếp tục tăng thêm 47 tỷ đồng tức là tăng thêm 52,02% so với năm trước.
Cùng chiều với doanh thu bán hàng, giá vốn hàng bán cũng tăng lần lượt 22,16% và
233,39% trong năm 2015 – 2016.
Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ ở mức cao và tăng rất nhanh. Năm
2015, doanh thu thuần ở mức 91 tỷ đồng, tức là tăng đến 27 tỷ tương đương với 69,29%
so với năm 2014. Năm 2016 doanh thu thuần lại tiếp tục tăng thêm 47 tỷ đồng tương
đương với 52,02%. Bên cạnh sự gia tăng của doanh thu thuần, giá vốn hàng bán cũng gia
tăng đáng kể cụ thể như sau. Giá vốn hàng bán trong 4 năm của công ty lần lượt là 5,3 tỷ,
6,5 tỷ và 21,9 tỷ đồng. Tuy nhiên khoảng cách của giá vốn hàng bán so với doanh thù
thuần còn khá xa nên lợi nhuận gộp của công ty khá lớn.
Nhìn vào bảng trên, ta có thể thấy sự chênh lệch rất cao của doanh thu thuần và giá
vốn hàng bán. Sở dĩ giá vốn của công ty là rất thấp bởi công ty là đại lý phân phối chuyên
kinh doanh các thiết bị. Công ty hầu như không phải bỏ vốn kinh doanh mà chỉ là đại lý
phân phối cho hầu hết các mặt hàng kể trên. Chính vì vậy, giá vốn hàng bán là tương đối
thấp nhưng bù lại công ty tốn khá nhiều vào chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh
nghiệp. Do đặc thù kinh doanh không cần bỏ vốn trước nên công ty tiết kiệm được một
khoản lớn về giá vốn hàng bán.
Chi phí lãi vay và chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp khá thấp là một
thuận lợi lớn để tăng lợi nhuận:năm 2014 là 737.574.739vnđ ; năm 2015 là
1.543.378.937vnđ; năm 2016 là 2.499.583.645 vnđ. Dù lượng vốn vay lớn nhưng chủ

yếu là vay vốn ngắn hạn nên lãi suất cho vay thấp. Đồng thời, công ty tận dụng được một
số khoản đặt trước của khách hàng, và mua chịu sản phẩm cùng với việc chỉ làm đại lý
phân phối cho một số công nên nguồn vốn này hoàn toàn không mất nhiều chi phí. Bên
cạnh đó, sản phẩm của công ty được đáp ứng theo các đơn đặt hàng, và đổ buôn thường
xuyên cho các đại lý lớn nên chi phí bán hàng của doanh nghiệp cũng được giảm đi đáng
kể.
Chi phí lãi vay không cao do doanh nghiệp tận dụng được các khoản đặt cọc của
khách hàng và những chính sách bán chịu của nhà cung cấp. Chính vì vậy, công ty tiết

Sinh viên: Trần Thị Nhung

13

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

kiệm được rất nhiều chi phí lãi vay hiện nay.
Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tuy tăng lên sau 3 năm nhưng vẫn
là những con số khá thấp do công ty đã có những biện pháp cắt giảm chi phí hiệu quả.
Chính vì vậy, chi phí bán hàng và chi phí quản lý được tiết kiệm tối đa, lợi nhuận sau
thuế nhờ vậy mà tăng lên từng ngày.
Chi phí của công ty không quá lớn do công ty đã tiết kiệm và cắt giảm tối đa chi phí
không cần thiết. Giá vốn hàng bán và chi phí lãi vay tương đối thấp nhờ công ty làm đại
lý cho các hàng sơn nên ít phải bỏ vốn mà hầu như được hưởng chiết khấu khá cao. Công
ty tận dụng được khá nhiều khoản tín dụng nhà cung cấp cung như các khoản trả trước
của khách hàng. Nhờ đó, chi phí tài chính của công ty khá thấp và không biến động lớn.

Hai khoản chi phí cao nhất của công ty là chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh
nghiệp. Do đặc thù kinh doanh đại lý nên công ty tốn khá nhiều chi phí để bán và vận
chuyển hàng hóa. Bên cạnh đó, công ty cần thanh toán các khoản phí cho bố máy quản
lý, cho các kỹ sư và kỹ thuật viên lành nghê để hoạt động tư vấn thiết kế đạt hiệu quả cao
nhất.
Qua bảng trên ta thấy, cả doanh thu, chi phí và LNTT của doanh nghiệp đều tăng
khá nhanh. Tuy nhiên, tốc độ tăng của doanh thu có phần tăng nhanh hơn tốc độ tăng của
chi phí. Chính vì vậy, lợi nhuận sau thuế tăng nhanh đáng kể. Cụ thể, năm 2015 tổng
doanh thu tăng gần 37 tỷ đồng trong khi tổng chi phí chỉ tăng khoảng 6 tỷ đồng tức là
doanh thu tăng nhanh hơn chi phí đến gần 31 tỷ đồng, khiến cho lợi nhuận sau thuế cũng
tăng 1 lượng tương tự. Năm 2016, doanh thu vẫn tăng chậm hơn chi phí một lượng là
khoảng 39 tỷ đồng. chính vì vậy, lợi nhuận trước thuế cũng tăng lên tương ứng với tỷ lệ
tăng là 83.78%.
Doanh thu và chi phí đều có xu hướng tăng nhưng tốc độ tăng của doanh thu nhanh
hơn. Chính vì vậy, LNTT có tốc độ tăng khá cao và nhanh. Qua đó, có thể thấy tình hình
kinh doanh của doanh nghiệp đang rất thuận lợi. ông ty cổ phần vật tư giao thông Ninh
Bình đã và đang gặt hái được nhiều thành công và ngày một đứng vững trên thị trường.

1.1.4.2. Đặc điểm về nguồn lao động trong công ty cổ phần vật tư giao thông Ninh
Bình
Nguồn nhân lực là thành phần quan trọng bậc nhất của một tổ chức, đặc biệt là trong
lĩnh vực kinh doanh thiết bị, nhận thức được điều đó, công ty luôn chú trọng tuyển mộ
những nhân viên giỏi về chuyên môn, nghiệp vụ cho khối văn phòng, bên cạnh đó tuyển

Sinh viên: Trần Thị Nhung

14

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

dụng thêm các lao động có trình độ thấp hơn vào các vị trí không đòi hỏi chuyên môn cao
( kho vận) và đào tạo họ để thành thạo trong công việc.
Tình đến thời điểm năm 2016, nguồn nhân lực làm việc tại công ty cổ phần vật tư
giao thông Ninh Bình gồm khoảng 85 cán bộ nhân viên, trong đó có 49 lao động biên chế
thuộc các phòng ban như tài chính kế toán, kinh doanh, marketing,… và hơn 100 nhân
công thời vụ, số lượng nhân viên không có biến động nhiều qua các năm.
Bảng 1.2: Bảng phân tích cơ cấu lao động theo các chỉ tiêu

Chỉ tiêu

1

2

3

Theo giới
tính
Nam
Nữ
Theo độ tuổi
16 – 34
35 – 44
45 – 54
Theo trình

độ
Trên đại học
Đại học
Cao đẳng,
trung cấp
Lao động sơ
cấp

Năm 2014
Số
Tỷ lệ
lượng
(%)
(người)

Năm 2015
Số
Tỷ lệ
lượng
(%)
(người)

Năm 2016
Số
Tỷ lệ
lượng
(%)
(người)

39

100

42

100

49

100

32
7
39
24
12
3

82.21
17.79
100
61.54
30.77
7.69

32
10
42
28
12

2

76.19
23.81
100
66.67
28.57
4.76

35
14
49
35
10
4

71.43
28.57
100
71.43
20.41
8.16

39

100

42

100

49

100

5
21

12.82
53.85

7
22

16.67
52.38

8
26

16.33
53.06

10

25.64

9

21.43

9

18.37

3

7.69

4

9.52

6

12.24

(Nguồn: phòng tài chính kế toán công ty cổ phần vật tư giao thông Ninh Bình )
Ta thấy, tỷ lệ lao động nữ tăng dần trong 3 năm. Cụ thể, năm 2015 tăng 6.02% so
với năm 2014 và năm 2016 tăng nhẹ 4.76% so với năm 2014. Có thể thấy, công việc tại
doanh nghiệp đòi hỏi người lao động không những có kỹ năng tốt, độ khéo léo mà cần
phải có sức khoẻ, độ dẻo dai. Chính vì vậy, tỷ lệ lao động nam vẫn chiếm một phần khá
lớn. Tuy nhiên, tỷ lệ lao động nữ có xu hướng tăng cho thấy công ty đang chú trọng hơn
vào việc sử dụng lao động nữ.
Đội ngũ lao động của công ty có tuổi đời khá trẻ. Khoảng tuổi 16 – 34 chiếm 61.54%
(2014) và có xu hướng tăng, đến năm 2016 chiếm khoảng 71.43%. Do công ty mới thành
lập và kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ nên nên lực lượng lao động trong khoảng 16 –

Sinh viên: Trần Thị Nhung

15

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

34 chiếm đa số là phù hợp với yêu cầu của hoạt động kinh doanh trong thời gian tới. Đội
ngũ lao động này tuy năng động, sáng tạo, nhạy bén trong công việc nhưng kinh nghiệm
của họ còn hạn chế, điều mà rất cần thiết cho cạnh tranh thị trường.
Do đặc điểm kinh doanh thuộc lĩnh vực dịch vụ,thiết bị đòi hỏi chuyên môn nghiệp
vụ cao nên số lượng lao động có trình độ đại học và trên đại học chiếm khá cao (Đại học:
16.33%; Đại học: 53.06% năm 2015) và thường giữ các vị trí lãnh đạo đòi hỏi nghiệp vụ
chắc. Ngoài ra, công ty cũng tận dụng nguồn lao động trình độ thấp hơn vào các vị trí
thấp hơn và đào tạo lại cho thành thạo với công việc.
Qua bảng ta thấy, số lượng cán bộ nhân viên có trình độ đại học và trên đại học tăng
dần qua các năm và số lao động cao đẳng, trung cấp có xu hướng giảm hoặc giữ nguyên.
Nguyên nhân chủ yếu do công tác đào tạo của công ty được chú trọng và thực hiện tốt
chứ không phải do số lượng tuyển dụng lao động đầu vào tăng.

1.2.

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng

1.2.1. Cơ cấu tổ chức văn phòng tại công ty cổ phần vật tư giao thông Ninh
Bình
Công ty cổ phần vật tư giao thông Ninh Bình không có cơ cấu tổ chức văn phòng
riêng, nội dung công tác văn phòng của công ty được đảm bảo bởi một đơn vị chức năng

có tên là phòng Hành chính-Tổng hợp, nhưng cũng thực hiện đầy đủ các chức năng và
nhiệm vụ của văn phòng, dưới sự chỉ đạo của trưởng phòng Hành chính tổng hợp (tương
đương như Chánh văn phòng).
Sơ đồ 1.2. Cơ cấu tổ chức phòng Hành chính - Tổng hợp công ty

Trưởng phòng hành chính tổng hợp

Phó phòng hành chính tổng hợp

Nhân viên văn thưNhân viên y tếNhân viên văn phòng
Nhân viên phục vụ

Nguồn: phòng hành chính tổng hợp công ty

Sinh viên: Trần Thị Nhung

16

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Hiện nay phòng hành chính với số lượng nhân viên 8 người, những nhân viên này đều
là những nhân viên có chất lượng, và qua xét tuyển kỹ càng với trình độ được đào tạo qua
các trường đại học cao đẳng, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao. Nói chung với số
lượng công việc hiện nay thì với số lượng người như trên là tương đối phù hợp. Với chế
độ một thủ trưởng quản lý, điều hành trực tiếp các nhân viên cùng với sự điều hành gián

tiếp của phó phòng hành chính đã dần củng cố bộ máy văn phòng hoàn thiện với các
chức năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần.
Xét về nhân sự của phòng hành chính hiện nay đang là điều kiện thuận lợi cho
công tác tổ chức, quản trị văn phòng. Bởi về hầu hết các lãnh đạo và nhân viên trong văn
phong đều ở độ tuổi trẻ, nhưng có chuyên môn và nghiệp vụ cao được đào tạo chuyên
nghiệp trong đó: Trưởng, phó phòng đều tốt nghiệp sau đại học, các nhân viên văn phòng
đều tốt nghiệp đại học chuyên nghành hành chính văn phòng.
Mặt khác trong quá trình hoạt động phòng hành chính được chú trọng, quan tâm
phát triển hơn để khảng định vai trò là trợ thủ tham mưu đắc lực cho thủ trưởng và là cửa
ngõ thông tin quan trọng của công ty. Bởi lãnh đạo đã nắm bắt được vai trò quan trọng
của thông tin trong hoạt động của công ty và tầm quan trọng của thông tin gắn liền với
hoạt động của văn pòng. Chính vì vậy mặc dù gặp nhiều khó khăn nhưng trưởng phòng
và các nhân viên trong văn phòng đã khẳng định vai trò quan trọng của họ và công tác
văn phòng đối với sự tồn tại và phát triển của công ty.
1.2.2. Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng công ty

 Chức năng chung của văn phòng công ty
- Chức năng tổng hợp: Là chức năng phân tích và tổng hợp thông tin từ các nguồn
thông tin đầu vào, thông tin đầu ra và thông tin nội bộ nhằm giúp cho thủ trưởng đơn
vị đưa ra những quyết định quản lý kịp thời và chính xác. Trong các thông tin tổng
hợp được có thể thông qua bộ phận tham mưu hoặc trực tiếp tiến trình cho lãnh đạo.
+ Thực hiện các kế hoạch từ Phòng kế hoạch kinh doanh đã được Giám đốc phê

-

duyệt.
+ Quản lý con người, máy móc thiết bị trong phạm vi công ty.
+ Bảo đảm môi trường làm việc phù hợp.
Chức năng tham mưu : là chức năng nghiên cứu, đề xuất, tham mưu cho lãnh đạo đề
ra các quyết định chỉ đạo, điều hành công việc có hiệu quả hơn. Trong một cơ quan thủ

trưởng là người chỉ đạo tất cả các công việc của đơn vị mình và cần phải nắm bắt và

Sinh viên: Trần Thị Nhung

17

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

hiểu rõ được tất cả các hoạt động của đơn vị mình. Bên cạnh đó, các hoạt động trong
cơ quan diễn ra trong phạm vi không gian lớn ở tất cả các ngành tham gia. Vì vậy đòi
hỏi phải có một bộ phận tham mưu thủ trưởng điều hành và ra quết định quản lý.
+ Tham mưu cho Ban Giám Đốc, Các Phòng ban khác về kế hoạch sản xuất, phát
triển nguồn nhân lực..
+ Phối hợp đào tạo, đánh giá nhân viên cùng phòng TCHC.
+ Nghiên cứu nâng cao năng suất, cải tiến chất lượng sản phẩm.
+ Tham gia xây dựng Hệ thống Quản lý chất lượng, Hệ thống Quản lý Môi
trường và Trách nhiệm Xã hội tại Công ty.
- Chức năng hậu cần: là chức năng tổ chức, sắp xếp bảo đảm điều kiện, vật chất,
phương tiện cho cơ quan như văn phòng phẩm, xe cộ, bố trí nơi làm việc của cơ quan,
tổ chức các cuộc họp, hội nghị, tiếp khách, chuẩn bị các chuyến đi công tác cho thủ
trưởng, kinh phí, y tế và môi trường…có thể nói chức năng hậu cần là rất quan trọng
trong quá trình hoạt động của cơ quan đơn vị. Nếu không đảm bảo được các yếu tố đó,
tiến độ công việc sẽ bị trì trệ, ngắt quãng và làm việc thực hiện mục tiêu của cơ quan
không được đảm bảo
 Nhiệm vụ chung của văn phòng công ty .

- Để thực hiện chức năng tổng hợp : Văn phòng tổ chức công tác văn thư soạn thảo ban
hành quản lý văn bản trong cơ quan và văn bản bên ngoài gửi đến, giúp thủ trưởng
theo dõi giải quyết các văn bản theo đúng chính sách, pháp luật của nhà nước, tổ chức
công tác hồ sơ, tài liệu của cơ quan đơn vị giúp thủ trưởng kiểm tra về mặt pháp chế
các văn bản do cơ quan soạn thảo ban hành.
Thực hiện các chương trình làm việc theo kế hoạch do ban Giam đốc chuyển giao; Báo
cáo tình hình thực hiện công việc cho giám đốc .
Phối hợp cùng Phòng Quản lý chất lượng giải quyết các sự cố phát sinh về chất lượng
trong sản xuất.
Quản lý và báo cáo tình hình nhân sự trong phòng Hành chính tổng hợp cũng như
trong toàn công ty cho lãnh đạo, tổ chức đào tạo nguồn nhân lực cho công ty.
Quản lý máy móc, bảo trì máy móc định kỳ.
- Để thực hiện chức năng tham mưu : Văn phòng phải xây dựng chương trình công tác
hàng năm, 6 tháng, 3 tháng, hàng tháng và sắp xếp lịch làm việc hàng tuần của cơ
quan đơn vị. Hoạt động của cơ quan có tốt hay không là do chương trình hoạt động
của văn phòng lập ra. Văn phòng còn phải tham gia điều phối hoạt động của toàn cơ
quan. Thường xuyên theo dõi đôn đốc các đơn vị thực hiện chương trình theo đúng kế
hoạch đề ra giải quyết những vấn đề đột xuất, những khó khăn trở ngại trong việc

Sinh viên: Trần Thị Nhung

18

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, đảm bảo chế độ thông tin báo cáo lên cấp
trên kịp thời.
- Để thực hiện chức năng hậu cần : văn phòng phải đảm bảo nhiệm vụ cung cấp dịch vụ
Văn phòng, bố trí phương tiện đi lại cho cán bộ lãnh đạo công ty , cho CBCNV.
 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng nhân sự trong văn phòng
• Trưởng phòng hành chính tổng hợp
- Là người đứng đầu bộ phận văn phòng của công ty, là người có trách nhiệm nghiệp vụ
quản lý điều hành toàn bộ hoạt động của văn phòng ; chịu trách nhiệm về một số công
việc có tính chuyên môn như :Tổng hợp ,kiểm tra, giám sát ...Có quyền điều hành toàn
bộ các yếu tố trong văn phòng cho phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ trong từng thời kỳ
hoạt động của cơ quan, của tổ chức.
- Chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan về tình hình hoạt động của bộ phận văn
phòng .
- Trưởng phòng thực hiện công tác tham mưu cho lãnh đạo về công tác tuyển dụng, bố
trí nhân sự trong công ty, thường xuyên theo dõi, nắm bắt những thông tin liên quan
đến nhân sự để kịp thời giải quyết những thắc mắc của nhân viên. Đồng thời tham
mưu cho lãnh đạo về công tác khen thưởng, kỷ luật, đánh giá chất lượng công việc,
thẩm định dự án đầu tư của từng bộ phận, phòng ban chuyên môn.
+ Tổng hợp các ý kiến của nhân viên trong doanh nghiệp sau khi được chuyên viên hành
chính tổng hợp để trình lãnh đạo.
+ Chỉ đạo công tác lập kế hoạch sản xuất, kinh doanh, kế hoạch ngắn hạn, dài hạn của
công ty, thực hiện việc kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện công việc, những kế
hoạch đề ra, những nhiệm vụ được giao.
+ Tham gia các buổi ký kết hợp đồng đấu thầu của công ty bởi trưởng phòng là người
tham mưu chiến lược kinh doanh cho công ty.
+ Thực hiện các chuyến đi công tác theo sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, kiểm tra quá
trình hoạt động của công ty đảm bảo mọi hoạt động diễn ra có hiệu quả cao nhất.
+ Thường xuyên tổ chức các cuộc họp tổng kết hàng tháng trong văn phòng để nắm bắt
kịp thời tình hình hoạt động của văn phòng, từ đó tìm hiểu được nguyện vọng, ý kiến
của các thành viên để có phương pháp quản lý tốt hơn, nắm bắt được những thiếu sót

trong công tác điều hành, quản lý, thực hiện những nhiệm vụ trong tháng.
• Phó phòng hành chính tổng hợp
- Giúp trưởng phòng tổ chức điều hành một số lĩnh vực trong văn phòng ,cũng có thể
kiêm nhiệm trưởng một số bộ phận có trong văn phòng, có thể đảm nhiệm một số công
việc cụ thể do chánh văn phòng giao phó

Sinh viên: Trần Thị Nhung

19

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A


Báo cáo thực tập
-

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Là người có quyền điều hành các công việc thuộc lĩnh vực mình phụ trách (Đối
ngoại ,phụ trách đội xe, quản lý việc cho thuê hội trường của công ty ...) ,và chụi trách

nhiệm trước chánh văn phòng về kết quả hoạt động do mình phụ trách .
- Chịu trách nhiệm trong công tác tuyển dụng, điều phối nhân sự trong công ty dưới sự
chỉ đạo của trưởng phòng
- Chỉ đạo việc quản lý hồ sơ, thường xuyên kiểm tra, theo dõi tình hình nhân sự để kịp
thời bổ sung hoặc thuyên chuyển các lao động trong công ty.
- Cùng với trưởng phòng thực hiện công tác lập kế hoạch đào tạo, gửi cán bộ đi học tại
các trường để nâng cao trinh độ chuyên môn
- Thực hiện việc chỉ đạo trực tiếp, đôn đốc, kiểm tra, giám sát việc thực hiện các kế
hoạch, nhiệm vụ đề ra đối với văn phòng, các chi nhánh, phong ban trong công ty.

- Chịu trách nhiệm trong công tác hành chính văn thư trong công ty :Tổ chức việc tiếp
nhận,quản lý, sử dụng, lưu trữ văn bản đến đi trong công ty. Chức năng này hết sức
quan trọng nhằm giúp cho công ty tìm ra những bạn hàng tiềm năng, định hướng nhu
cầu trong tương lai giúp văn phòng lập kế hoạch khả thi.
• Nhân viên văn phòng
- Làm công tác thông tin tuyên truyền trong công ty, nội dung quảng bá, quảng cáo sản
phẩm theo yêu cầu
- Khai thác mạng internet: Hàng ngày nắm bắt các thông tin trên mạng phục vụ cho giới
thiệu sản phẩm, kinh doanh bán hàng.Tìm khách hàng hoặc những văn bản pháp luật
mới hoặc chưa có lưu trữ tại công ty . Có trách nhiệm duy trì trang web của công ty .
Cập nhật các thông tin liên quan từ nơi khác đến thông qua mạng điện tử, quản lý các
thiết bị văn phòng về kỹ thuật, chất lượng và số lượng, hoàn thành các nhiệm vụ khác
khi lãnh đạo văn phòng giao.
- Là người trực tiếp trợ giúp cho lãnh đạo tổ chức thực hiện các công việc, giải phóng
lãnh đạo khỏi những công tác mang tính sự vụ để tập chung vào những vấn đề cơ bản
- Xây dựng triển khai các kế hoạch thực hiện các công việc được giao. Tư vấn cho lãnh
đạo về soạn thảo, ban hành văn bản theo quy định chung
- Xây dựng kế hoạch làm việc, bố trí thời gian, địa điểm tiếp khách cho trưởng phòng và
chịu trách nhiệm về những công việc được giao.
- Giúp trưởng phòng kiểm tra, sắp xếp các văn bản vào tủ hồ sơ riêng. Thường xuyên
báo cáo cho trưởng phòng biết tình hình thực hiện kế hoạch làm việc để không bị bỏ
sót công việc.
- Kiểm tra, chuẩn bị tài liệu, thiết kế nội dung cuộc họp cho trưởng phòng tại các cuộc
họp. Bố trí phương tiện vận chuyển, nơi nghỉ ngơi cho chuyến đi công tác xa của lãnh

Sinh viên: Trần Thị Nhung

20

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

đạo
• Nhân viên phục vụ
- Phải đảm bảo sạch sẽ vệ sinh nước uống, đảm bảo có đủ nước sôi phục vụ, dọn vệ sinh
khu vực làm việc, nhân viên phục vụ hàng ngay phải đến sớm trước giờ làm việc của
công ty ít nhất 30 phút để quét dọn vệ sinh toàn bộ trục đường chính và thu gom rác lá
cây tập kết vế nơi quy định
- Hàng ngày tưới và chăm bón cây cảnh khu vực văn phòng giám đốc, làm sạch cỏ quét
dọn ở các vườn hoa vườn cây trong công ty.
- Hoàn thành các nhiệm vụ khi lãnh đạo giao
• Nhân viên y tế
- Khám, cấp phát thuốc và điều trị cho cán bộ công nhân viên hàng ngày, sơ cấp cứu tại
chỗ .
- Làm công tác vệ sinh phòng bệnh,vệ sinh lao động, mua bảo hiểm y tế cho cán bộ
công nhân viên.
- Lập kế hoạch khám sức khoẻ định kỳ, lập hồ sơ về nghỉ hưu mất sức lao động để đưa
ra hội đồng y khoa, hoàn tất các hồ sơ trường hợp tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp
cần giám định sức khoẻ.
- Hàng tháng xem xét tất cả các trương hợp ốm đau, thai sản tai nạn lao động để xác
định đúng chế độ, quyền lợi cho người lao động .
- Lập dự trù mua thuốc dụng cụ khám chữa bệnh cho cán bộ nhân viên công ty và các
sự kiện đột xuất như dịch bệnh, cháy nổ, bão lụt...
- Hoàn thành các nhiệm vụ khác do lãnh đạo giao phó.
• Nhân viên văn thư lưu trữ
- Lưu giữ hồ sơ tài liệu của công ty (công văn di, công văn đến) lĩnh đủ vật tư giấy mực

phục vụ cho công tác in ấn, sử dụng máy photocopy để sao các công văn gửi đi, gửi
đến,các loại tài liệu, in ấn các tài liệu cho công ty, sau khi in xong giao tài liệu cho đối
tượng đặt in và vào sổ, giải quyết tốt công tác phân loại công văn đi đến, đảm bảo độ
mật và chính sác kịp thời của các thông tin, nhận các tài liệu văn bản, thư, báo trí từ
văn phòng để phát đến các đơn vị cá nhân, lưu trữ hố sơ tài liệu khoa học hợp lý dế tìm
kiếm khi cần thiết.
- Những yêu cầu đối với đội ngũ nhân viên văn phóng : Tận tuy phục vụ cán bộ công
chức trong công ty, mọi công cụ hành chính văn phòng đều xuất phát từ quyền lợi và
lợi ích hợp phát. Bình tính, sáng suốt xử lý thông tin, nhiệt tình tâm huyết với nghề
nghiệp. Sáng tạo năng động trong cơ chế mới, phát huy nếp sống văn hoá trong cộng
đồng, có lối sống lành mạnh tôn trọng lối sống cộng đồng.
- Phải biết mình biết người, làm việc có khoa học, tiết kiệm thời gian, muốn đổi mới cần

Sinh viên: Trần Thị Nhung

21

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

có kiến thức và nhân cách.

Sinh viên: Trần Thị Nhung

22

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN VẬT TƯ NINH BÌNH

2.1. Vận dụng kiến thức về giao tiếp vào giải quyết tình huống thực tế tại công ty
2.1.1. Nghiệp vụ tổ chức một ngày làm việc.
• Lên lịch làm việc
- Lịch làm việc của lãnh đạo
- Lịch làm việc của văn phòng
- Lịch làm việc của cá nhân

• Một số công việc thực hiện hàng ngày của người thư ký:
 Khởi đầu ngày làm việc:
- Đến văn phòng làm việc đúng giờ, tốt nhất nên đến sớm vài phút để: Mở cửa phòng,
bàn làm việc, các tủ hồ sơ, kiểm tra điện thoại; Kiểm tra phòng làm việc của lãnh đạo:
nhiệt độ, mở máy lạnh, mở đèn , sắp xếp bàn làm việc, xé lịch;
- Khẩn trương giải quyết văn bản đi, văn bản đến
- Khi lãnh đạo xem và cho ý kiến giải quyết các văn thư, tờ trình, thư ký chuyển giao
ngay cho các cá nhân, đơn vị có trách nhiệm thi hành, đồng thời phải ghi vào sổ tay
của mình những công việc được giao
 Lên kế hoạch lịch làm việc trong ngày:
- Lên kế hoạch công tác trong ngày: Có 3 loại lịch làm việc trong ngày: Lịch làm việc
hàng ngày của Thư ký; Lịch làm việc hàng ngày để trên bàn của lãnh đạo; Lịch bỏ túi
của người lãnh đạo.

Các lịch này phải luôn được thống nhất với nhau. Ngay chiều hôm trước, thư ký
xem lại các lịch tuần, sổ tay để lên kế hoạch cho hôm sau. Công việc trước tiên của
buổi sáng và kiểm tra lại 3 lịch , điều chỉnh, bổ sung kịp thời để 3 lịch này luôn thống
nhất

- Lịch tiếp khách: Thư ký cần xếp lịch tiếp khách hàng ngày cùng với lịch làm việc
ngày. Với các cuộc giao tiếp mang tính xã hội hoặc kinh doanh cần ghi chính xác ngày
giờ hẹn, các chi tiết về quần áo, ăn mặc, đính kèm theo giấy mời, chương trình cuộc

Sinh viên: Trần Thị Nhung

23

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

họp. Nếu địa điểm giao tiếp ngoài cơ quan, thư ký phải tính cả thời gian để người lãnh
đạo khi đến tham dự cuộc họp có thời gian nghỉ ngơi, đọc qua tài liệu . Khi có cuộc
hẹn gặp hoặc báo qua điện thoại, thư ký phải ghi ngay ngày hẹn vào tập lịch làm việc.
 Các cuộc hội họp trong ngày:
- Gửi chương trình cuộc họp cho những người có liên quan.
- Chuẩn bị các tài liệu cần thiết kèm theo chương trình như các báo cáo, tài liệu tham
khảo…
- Mở hồ sơ (1 tờ bìa, 1 bìa kẹp) dành cho mỗi cuộc họp. Tập hồ sơ phải đềy đủ các tài
liệu liên quan nội dung cuộc họp và phải được đặt trên bàn lãnh đạo vào đầu giờ làm
việc mỗi ngày.

 Thực hiện vai trò trợ lý tham gia quá trình ban hành các quyết định của lãnh đạo:
- Thư ký có trách nhiệm thu thập, xử lý, cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho lãnh
đạo, tham mưu, đưa ra nhiều giải pháp để thủ trưởng ra quyết định tối ưu. Khi có quyết
định thủ trưởng, thư ký hổ trợ việc truyền đạt , tổ chức thực hiện, lập hồ sơ theo dõi.
 Tổ chức soạn thảo văn bản: Đây là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu.
 Các tình huống đột xuất xảy ra: Là những vụ việc xảy ra ngoài dự kiến, bất thường.
VD: Máy hỏng, đình công, tai nạn lao động ...Thư ký cần xem xét vấn đề và có cách
ứng xử khéo léo. Nhanh chóng báo cáo với giám đốc vụ việc để có biện pháp xử lý kịp
thời
 Sắp xếp ưu tiên: Công việc đôi khi nhiều và vượt khỏi tầm quản lý theo lịch ngày. Vì
vậy, vấn đề sắp xếp công việc ưu tiên được đặt ra và hầu như thường xuyên phải điều
chỉnh lịch làm việc ngày sao cho phù hợp.
- Căn cứ xác định thứ tự ưu tiên: Ý kiến chỉ đạo của giám đốc. Thứ tự tham gia của kế
hoạch làm việc. Lịch ngày của chánh văn phòng.
- Thứ tự giải quyết các công việc: Xếp thứ tự ưu tiên công việc theo A, B, C. Làm xong
A rồi làm B, làm C. Nếu khi cấp trên yêu cầu một công việc gấp, theo hạn định sát nút
thì đó là ưu tiên một, cả văn phòng cần dồn sức cho kịp thời hạn quy định.
 Quản lý hồ sơ: Thư ký thực hiện tốt công tác quản lý hồ sơ tài liệu theo quy định của
công tác văn thư, lưu trữ. Sơ bộ phân loại tài liệu, vào sổ đăng ký và chuyển văn bản
đến thủ trưởng đơn vị, người có thẩm quyền xử lý văn bản để giải quyết. Đối với tài
liệu đòi hỏi giải quyết ngay thì lập thành hồ sơ “chờ giải quyết” và ghi số hồ sơ vào sổ
đăng ký hồ sơ “chờ giải quyết”.

 Tranh thủ tiết kiệm thời gian: Phải biết tranh thủ tiết kiệm thời gian sao cho dành được
từ 3-5 phút/1 giờ, khoảng 45 đến 60p/1 ngày và sử dụng khoảng thời gian đó thật có
ích. Ví dụ:

Sinh viên: Trần Thị Nhung

24

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A


Báo cáo thực tập
-

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Tìm hiểu những vấn đề của công ty, qua xem hồ sơ lưu, trao đổi với các đồng nghiệp.
Làm ngay những việc thường gây ùn tắc vào giờ cao điểm.
Tính toán sao cho công việc mình làm được nhanh hơn, hiệu quả hơn.
Thu dọn bàn làm việc của mình, chỉ để lại những thứ thật cần thiết.
Giúp đỡ các bạn đồng nghiệp đang bị “quá tải” với công việc, dù phải làmthêm ngoài

giờ.
 Trách nhiệm của người thư ký đối với những hoạt động mang tính chất xã hội của
người lãnh đạo: Lãnh đạo cơ quan đơn vị đôi khi tham gia vào các hoạt động xã hội.
Thư ký có trách nhiệm giúp lãnh đạo nhằm bảo đảm cho công việc của DN và bên
ngoài được tiến triển tốt. Hoạt động bên ngoài có thể làm thay đổi nhịp độ hoạt động
hàng ngày nhưng nó giúp cho thư ký có điều kiện mở rộng quan hệ giao tiếp, tích lũy
những kinh nghiệm bổ ích.
 Kết thúc ngày làm việc: Khi ngày làm việc sắp kết thúc, người thư ký phải tiến hành
một số các hoạt động tiếp theo như:
- Hoàn chỉnh các thư từ, kiểm tra các tài liệu kèm theo và trình lãnh đạo ký;
- Xác định độ khẩn của từng loại thư từ, yêu cầu bộ phận văn thư chuyển gấp. Gửi qua
bưu điện những thư từ cần gửi.
- Kiểm tra lại công văn, giấy tờ giải quyết ngày hôm sau để trình lãnh đạo ngay đầu giờ
- Lập danh sách các khách hẹn gặp vào ngày hôm sau, thông báo danh sách ấy đến các
nhân viên bảo vệ, nhân viên phục vụ ở phòng khách;

- Đánh máy danh mục các cuộc họp và hẹn gặp ngày hôm sau và đặt lên bàn giám đốc.
- Khi lãnh đạo có cuộc họp ở ngoài công sở vào ngày hôm sau, cần bảo đảm có đủ
những thứ cần thiết (tài liệu, các bản báo cáo, bản chỉ dẫn đường đi…).
- Tính toán sớm những công việc của ngày hôm sau như chuẩn bị hồ sơ giấy tờ, ghi ra
giấy những yêu cầu của lãnh đạo đối với các bộ phận
- Thu xếp bàn làm việc, sắp xếp ngăn nắp các hồ sơ, tài liệu, tắt đèn, tắt quạt, các thiết bị
trong phòng làm việc trước khi ra về.

2.1.2. Các công cụ hoạch định
• Các công cụ hoạch định: Các công cụ hoạch định HC-VP bao gồm các dự án lớn,
nhỏ khác nhau. Một số công cụ để lên kế hoạch và lịch công tác hàng ngày là:
- -Lịch thời gian biểu công tác (lịch làm việc);
- Sổ tay, sổ nhật ký;
- Lịch để bàn , treo tường.
Ví dụ : Bảng 2.1 Kế hoạch tuần( phụ lục 1)

2.2.

Tìm hiểu vị trí , chức năng, nhiệm vụ của thư ký văn phòng tại công ty cổ

phần vật tư giao thông Ninh Bình
2.2.1. Khái niệm về thư kí văn phòng

Sinh viên: Trần Thị Nhung

25

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A