Vai trò của NQT văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành bài tập này, tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình từ giảng
viên bộ môn Kỹ năng hoạch định trong Quản trị văn phòng, cán bộ Trung tâm
thông tin thư viện trong suốt quá trình tìm hiểu bộ môn, thu thập thông tin kiến
thức chuyên sâu.
Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới Giảng viên đã hướng dẫn và
giúp đỡ tôi hoàn thành bài tập này!


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là bài tập khảo sát và nghiên cứu của tôi trong thời
gian qua. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông
tin sử dụng trong bài tập này.
Hà Nội, ngày 06 tháng 12 năm 2016


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

Chữ viết tắt
NQT
QTVP
UBND

Nghĩa
Nhà quản trị
Quản trị văn phòng
Ủy ban nhân dân


MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Với xu thế phát triển nền kinh tế tri thức, công tác QTVP ngày càng có vai
trò quan trọng trong xã hội, nó được xác định như một hoạt động nghề nghiệp phổ
biến của xã hội. Ở bất kỳ một cơ quan, một đơn vị nào cũng đều cần đến văn phòng
và công tác QTVP, văn phòng trong xã hội ngày nay được coi như trung tâm kết
nối mọi hoạt động, tương tác, quản lý điều hành giữa các cấp, bộ phận trong mỗi
một tổ chức, đơn vị đó.
NQT văn phòng là người nắm linh hồn trong hoạt động của công tác
QTVP. Họ có tinh thần thép, linh hoạt, nhạy bén, là những người có vai trò quan
trọng trong công tác QTVP. Đặc biệt NQT văn phòng có vai trò quan trọng trong
công tác hoạch định nhân sự của một cơ quan, doanh nghiệp có quy mô lớn.
Xuất phát từ nhu cầu cũng như vai trò của NQT văn phòng trong công tác
hoạch định ở bất kể một cơ quan, doanh nghiệp nào cũng cần đến thì Tổng công ty
đầu tư phát triển hạ tầng đô thị UDIC cũng sẽ không ngoại lệ. NQT văn phòng giúp
Tổng công ty không chỉ trong công tác tham mưu tổng hợp, hậu cần mà còn có vai
trò lớn trong công tác hoạch định nhân sự.
Là sinh viên chuyên ngành QTVP, tôi mạnh dạn đi sâu tìm hiểu vể vai trò
của NQT văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự.
2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài
a) Đối tượng nghiên cứu
Tổng công ty đầu tư phát triển hạ tầng đô thị UDIC
b) Mục đích nghiên cứu
Tìm hiểu vai trò của NQT văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự
Tôi sẽ tìm hiểu khái quát về quý công ty, nghiên cứu về vai trò của NQT
văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự, đồng thời đưa ra những đánh giá,
giải pháp cụ thể.
c) Nhiệm vụ nghiên cứu

Xác định vai trọng của NQT văn phòng trong việc tổ chức thu thập thông
tin làm căn cứ hoạch định và tổ chức thiết lập mục tiêu.
Xác định vai trò của NQT văn phòng trong việc tổ chức xây dựng và thực
hiện các giải pháp về hoạch định nhân sự.
Nhận xét, đánh giá ưu, nhược điểm và nguyên nhân
Đưa ra các giải pháp cụ thể để nâng cao vai trò của NQT văn phòng trong
công tác hoạch định nhân sự.
3. Cơ sở lý luận và các nghiên cứu được sử dụng
Để hoàn thành đề tài này, tôi đã sử dụng những phương pháp nghiên cứu
như:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Kế thừa những thông tin, tài liệu, những
công trình nghiên cứu đã có.
- Phương pháp phân tích và tổng hợp: Là phương pháp được chúng tôi sử
dụng trong suốt quá trình thực hiện đề tài.
4. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Qua việc tìm hiểu, khảo sát công tác hoạch định nhân sự tại Tổng công ty
Đầu tư Phát triển Hạ tầng Đô thị UDIC, tôi đã nêu khái quát về quý công ty, nêu
vai trò của NQT văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự, đưa ra những ưu
nhược điểm và giải pháp.
Đây sẽ là nguồn tài liệu tham khảo cho các sinh viên khóa sau.
5. Cấu trúc của đề tài
Chương 1: Khái quát về tổ chức và hoạt động của Tổng công ty đầu tư
phát triển hạ tầng đô thị UDIC
Chương 2: Vai trò của NQT văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự.
Chương 3: Giải pháp nâng cao vai trò của NQT văn phòng trong công tác
hoạch định nhân sự.


CHƯƠNG I

KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TỔNG CÔNG TY ĐẦU
TƯ PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG ĐÔ THỊ UDIC

1.1 Lịch sử hình thành
Tổng công ty Đầu tư phát triển hạ tầng đô thị UDIC – Công ty TNHH Một
thành viên tiền thân là Công ty San nền trực thuộc Sở Xây Dựng Hà Nội được
thành lập từ ngày 06/10/1971 theo Quyết định số 1639/QĐ-UB của UBND Thành
phố Hà Nội.
Ngày 13/04/1990 UBND Thành phố Hà Nội ban hành Quyết định số
1740/QĐ-TC, đổi tên Công ty San nền thành Công ty Xây dựng Công trình Kỹ
thuật Hạ tầng. Sau 6 năm hoạt động, công ty tiếp tục được đổi tên thành công ty
Đầu tư Phát triển Hạ tầng Đô thị.
Theo Quyết định số 111/2004/QĐ-UB ngày 20/07/2004 của UBND Thành
phố Hà Nội Tổng công ty Đầu tư Phát triển Hạ tầng Đô thị được thành lập theo mô
hình Công ty Mẹ - Công ty Con trên cơ sở tổ chức lại công ty Đầu tư Phát triển Hạ
tầng Đô thị với các thành viên (Công ty Con) là các doanh nghiệp Nhà nước, các
Công ty Cổ phần, các Công ty Liên doanh thuộc Sở Xây dựng Hà Nội, Sở Giao
thông Công chính, Sở Công nghiệp và Liên hiệp Công ty Xuất nhập Khẩu và Đầu
tư Hà Nội (UNIMEX).
Tại Quyết định Số 3462/QĐ-UBND ngày 13/07/2010 của UBND Thành phố
Hà Nội và Giấy chungs nhận đăng ký kinh doanh số 0100106323 do Sở Kế hoạch
và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp này 04/07/2011, Tổng công ty Đầu tư Phát triển
Hạ tầng Đô thị được đổi tên là: Tổng công ty Đầu tư Phát triển Hạ tầng Đô thị
UDIC – Công ty TNHH Một thành viên.
Tên giao dịch quốc tế của Tổng công ty Đầu tư Phát triển Hạ tầng Đô thị
UDIC là: URBAN INFRASTRUCTURE DEVELOPMENT INVESTMENT
CORPORATION. Tên viết tắt là UDIC.
1.2 Cơ cấu tổ chức
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY TỔNG CÔNG TY

CÔNG TY MẸ - TỔNG CÔNG TY - UDIC
HỘI ĐỒNG
THÀNH VIÊN
TỔNG GIÁM ĐỐC
CÁC PHÓ TỔNG GĐ
KIỂM SOÁT
VIÊN
CÁC ĐƠN VỊ HẠCH TOÁN PHỤ THUỘC
1. Xí nghiệp ây dựng số 1
2. Xí nghiệp ây dựng số 2
3. Xí nghiệp ây dựng số 3
KHỐI PHÒNG BAN
4. Xí nghiệp ây dựng số 4
1. Văn phòng tổ chức hành chính
5. Xí nghiệp ây dựng số 5
2. Phòng Kế hoạch – Tổng hợp
6. Xí nghiệp ây dựng số 6
3. Phòng Đầu tư Phát triển
7. Xí nghiệp ây dựng số 8
4. Phòng Tài chính – Kế toán
8. Xí nghiệp ây dựng số 9
CÁC
DOANH
NGHIỆP
NGOÀI
5. Phòng
Kỹ thuật
– Công LIÊN
nghệ DOANH NƯỚC

9. Xí nghiệp ây dựng số 10
1.
ty TNHH
Thăng Long
6. Công
Ban Quản
lý dựPhát
án I triển khu đô thị Nam 10.
Xí nghiệp Sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng
2.
7. Công
Ban Quản
ty Phát
lý triển
dự ánHà
II Nội – Cali Hữu hạn 11. Trung tâm Tư vấn đầu tư và xây dựng số 1
8. Công
Văn phòng
Đảng
ủy triển
– Công
3.
ty TNHH
phát
Nộiđoàn
Bài
12. Trung tâm Tư vấn đầu tư và xây dựng số 2
4. Công ty TNHH Tháp Trung tâm Hà Nội 13. Trung tâm Thương mại và Hợp tác Quốc tế
CÁC DOANH NGHIỆP THÀNH VIÊN
5. Công ty CP ÁUTNAM

I – xây
Khối
ĐầuHà
tưNội
xâyBắc
lắp Kinh
II – Khối sản xuất công nghiệp và vật liệu xây dựng
6. Công ty liên doanh
dựng
1. Công ty CP Đầu tư Xây dựng dân dụng Hà Nội
1. Công ty CP Khóa Việt – Tiệp
2. Công ty CP Đầu tư Xây dựng số 1 Hà Nội
2. Công ty CP Cầu Đuống
3. Công ty CP Đầu tư Xây dựng công nghiệp
3. Công ty CP Đại La
4. Công ty CP Đầu tư Xây dựng lắp máy điện nước Hà Nội
4. Công ty CP Vật liệu và xây dựng Phúc Thịnh
5. Công ty CP Đầu tư Xây dựng và phát triển công trình hạ tầng
5. Công ty CP đầu tư và Bê tông Thịnh Liệt
6. Công ty CP Đầu tư Xây lắp giao thông công chính
6. Công ty CP Đầu tư Xây dujngwj và Bê tông Vĩnh Tuy
7. Công ty CP Đầu tư Xây lắp và kinh doanh thiết bị Hà Nội
7. Công ty CP Vật liệu xây dựng và xuất nhập khẩu
Hồng hà
8. Công ty CP Xây dựng số 5 Hà nội
8. Công ty sản xuất công nghiệp và xây lắp Hà Nội
9. Công ty CP Đầu tư và xây dựng đô thị Hà Nội
9. Công ty CP Xi măng Kiện Khê
10. Công ty CP Đầu tư và xây dựng Hà Thành – UDIC
10. Công ty CP may Đức Hạnh

11. Công ty CP xây dựng và thương mại Ngọc Minh – UDIC
12. Công ty CP Thảo Viên Xanh – UDIC
12.Công ty CP Bình Mỹ
13. Công ty CP Nam Kính
13.Công ty CP đầu tư và quản lý bất động sán UDIC
III – Khối Tư vấn thiết kế và Công nghệ
14.Công ty CP đầu tư – UDIC
1. Công ty CP Tư vấn Kiến trúc đô thị HN – UAC
15. Công ty CP Đầu tư kinh doanh Bất động sản – HBA
2. Công ty CP Tư vấn và đầu tư xây dựng CCIC – Hà
Nội
16. Công ty CP Đầu tư và Xây lắp Hưng VIệt –UDIC
3. Công ty CP Tư vấn đầu tư và xây dựng – CDCC
17. Công ty CP đầu tư và phát triển hạ tầng đô thị Hà Nam
4. Công ty CP giải pháp công nghệ UDIC
18. Công ty CP Đầu tư Phú Gia Phú Quốc
19. Công ty CP đầu tư viễn thông và hạ tầng đô thị (ITC)
20. Công ty CP đầu tư và xây dựng UDIC

1.3 Chức năng, nhiệm vụ


a) Chức năng của UDIC
- Đại diện chủ sở hữu vốn nhà nước của Tổng công ty và chịu trách nhiệm
trước ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội về việc bảo toàn và phát triển số vốn
được giao.
- Giữ vai trò chủ đạo tập trung, chi phối và liên kết các hoạt động của các
công ty con, công ty luên kết nhằm đạt hiệu quả sản xuất kinh doanh của UIDC.
- Kiểm tra, giám sát việc quản lý, sử dụng vốn, tài sản, chế độ chính
sách...điểu hành hoạt động sản xuất kinh doanh của các công ty thành viên theo quy

định của Pháp luật, Điều lệ tổ chức hoạt động của các công ty con và đơn vị phụ
thuộc.
- Tổ chức hoạt động sản xuất – kinh doanh đa ngành nghề, trong đó ngành
nghề chính là đầu tư phát triển đô thị, xây dụng phát triển kết cấu hạ tầng đô thị.
b) Nhiệm vụ của UDIC
- Tham gia với các cơ quan chức năng để xây dựng, quy hoạch, kế hoạch
phát triển hạ tầng đô thị theo hướng phát triển chung của Thành phố.
- Xây dựng định hướng chiến lược sản xuất kinh doanh, kế hoạch SXKD dài
hạn, ngắn hạn hằng năm về đầu tư, xâu dựng phát triển kết cấu hạ tầng đô thị, khu
đô thị mới, khu công nghiệp, khu chế xuất, Sản xuất kinh doanh các chủng loại
VLXD.
- Lập quản lý và tổ chức triển khai thực hiện các dự án đầu tư xây dựng, giao
thông, công nghiệp, nông nghiệp, dân dụng, bưu điện, thủy lợi. Khu đô thị mới,
khu công nghiệp, khu chế xuất, tư vấn đầu tư xây dựng cho các chủ đầu tư trong
nước và nước ngoài.
Tổng công ty Đầu tư Phát triển Hạ tầng Đô thị UDIC không ngừng vươn lên
trong nền kinh tế thị trường và hội nhập Quốc tê, trở thành một Tổng Công ty phát
triển ổn định, bền vững, đủ sức mạnh cạnh tranh trong nước và Quốc tế, thỏa mãn
cao nhất yêu cầu của khách hàng và thị trường. Phấn đầu để UDIC trở thành
thương hiệu phổ biến có uy tín trên thị trường đầu tư xây dựng Thủ đô và các nước.
5 ‘T’ là tôn chỉ của Tổng công ty Đầu tư Phát triển Hạ tầng Đô thị UDIC:


Tuân thủ nghiêm túc các văn bản pháp luật, các tiêu chuẩn, quy trình, quy
phạm của Nhà nước và Thành phố trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của
Tổng Công ty.
Triển khai đồng bộ, có hệ thống công tác đào tạo, tạo điều kiện tốt nhất cho
CBCNV không ngừng học tập, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, tuyển
dụng lao động đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh: Đủ về số lượng – Giỏi về
chuyên môn – Khoa học về tổ chức – Chuyên nghiệp về phong cách.

Tiếp cận, áp dụng kịp thời, có hiệu quả các tiến bộ kỹ thuật, công nghệ mới
trong mọi hoạt động của Tổng Công ty, chú trọng đầu tư chiều sâu và cải thiện môi
trường làm việc của người lao động.
Thiết lập quan hệ gắn bó với khách hàng và thị trường, chú trọng mở rộng
quan hệ với các đối tác trong và ngoài nước trên mọi lĩnh vực hoạt động sản xuất
kinh doanh của Tổng Công ty.
Thực hiện đối mới không ngừng hoạt động quản lý, đưa việc áp dụng có hiệu
quả hệ thống quản lý chất lượng quốc tế, tiên tiến (ISO 9001:2000, ISO 1400,
TMQ...) triwr thành bản thân quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, xây dựng
nền văn hóa chất lượng của Tổng Công ty.


TIỂU KẾT
Tổng công ty Đầu tư Phát triển Hạ tầng Đô thị UDIC hội tụ sức mạnh, kinh
nghiệm và uy tín từ nhiều công ty hoạt động trong ngành đầu tư, Xây dựng, Tư vấn
đầu tư xây dựng và sản xuất công nghiệp phục vụ xây dựng của Thành phố Hà Nội.
Công ty đón nhận rất nhiều phần thưởng cao quý trong suốt quá trình hoạt động đi
lên, giữ vị trí nhất định trong thị trường phát triển cả nước.
Với sự phát triển không ngừng của nền kinh tế, sản xuất công nghiệp Tổng
công ty đặc biệt chú trọng đến công tác Hoạch định nhân sự nhằm đáp ứng với nhu
cầu môi trường làm việc đòi hỏi sức mạnh về vốn, kinh nghiệm quản lý, thi công
cùng đội ngũ cán bộ quản lý, kỹ sư, cử nhân và công nhân giàu nhiệt huyết, kinh
nghiệm, có trình độ.
Như vậy đòi hỏi một vai trò rất lớn của NQT văn phòng trong công tác
hoạch định nhân sự của Tổng công ty Đầu tư Phát triển Hạ tầng Đô thị UDIC.


CHƯƠNG II
VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC
HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ

2.1 Khái quát về hoạch định, hoạch định nhân sự và tổ chức thu thập thông tin
làm căn cứ hoạch định
2.1.1 Khái quát về hoạch định, hoạch định nhân sự
a) Khái quát về hoạch định
- Khái niệm:
Hoạch định là chức năng đầu tiên và quan trọng nhất của NQT. Hoạch định
bao gồm tất cả các công việc có liên quan đến chuẩn bị cho các hoạt động của tổ
chức trong tương lại. Đóa là quá trình ấn định, kiểm soát mục tiêu và xác định
phương án tốt nhất để thực hiện mục tiêu đó trong thời gian nhất định.
- Ý nghĩa:
Hoạch định chính là nền tàng của quản lý có tư duy hệ thống, giúp nhà quản
lý tiên liệu các tình huống quản lý. Dựa trên nội dung hoạch định, NQT có cách
nhìn bao quát toàn diện, nhất quán với những mục tiêu và triển khai một hệ thống
kế hoạch thống nhất và phối hợp với các hoạt động.
Hoạch định là cơ sở để tiến hành các hoạt động kiểm tra giám sát của NQT,
đáp ứng được kết quả mong muốn.
Giúp cho NQT chủ động đối phó với mọi sự không ổn định trong tương lai
liên quan đến nội bộ cũng như ngoài môi trường, tối thiểu hóa các bất trắc của
tương lai, tập trung được hoạt động để hướng về mục tiêu, giảm thiểu chi phí để gia
tăng hiệu quả.
- Vai trò:
Hoạch định là công cụ đắc lực trong việc phối hợp nỗ lực của các thành viên;
Hoạch định cho biêt hướng đi của doanh nghiệp.
Hoạch định có tác dụng làm giảm tính bất ổn của doanh nghiệp.


Hoạch định giảm được sự chồng chéo và những hoạt động lãng phí.
Hoạch định làm tăng hiệu quả của cá nhân và tổ chức.
Nhờ có hoạch định mà tổ chức có thể phát triển tinh thần làm việc tập thể.

Khi mỗi người trong tập thể cùng nhau hành động và đều biết rằng mình muốn đạt
cái gì, thì kết quả đạt được sẽ cao hơn.
Hoạch định giúp tổ chức có thể thích nghi được với sự thay đổi của môi
trường bên ngoài, do đó có thể định hướng được số phận của tổ chức.
Hoạch định thiết lập nên những tiêu chuẩn tạo điều kiện cho công tác kiểm
tra.
b) Khái quát về hoạch định nhân sự
- Hoạch định nhân sự là quá trình xem xét một cách có hệ thống các nhu cầu
về nguồn nhân lực để vạch ra kế hoạch làm thế nào để đảm bảo mục tiêu “đúng
người, đúng việc, đúng nó, đúng lúc”.
- Hoạch định nhân sự giúp NQT trả lời những câu hỏi như:
Doanh nghiệp cần những nhân viên như thế nào?
Khi nào doanh nghiệp cần họ:
Họ cần phải có những kỹ năng nào?
Doanh nghiệp đã có sẵn những người thích hợp chưa? Và nếu họ có tất cả
những kiến thức, thái độ và kỹ năng cần thiết hay không? Doanh nghiệp sẽ tuyển
dụng họ từ bên ngoài hay lựa chọn từ những nhân viên hiện có? Và nó được điều
chỉnh một cách linh hoạt theo tình hình hoạt động thực tế của doanh nghiệp.
2.1.2 Tổ chức thu thập thông tin làm căn cứ hoạch định
a) Căn cứ vào chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước
Chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước giúp cơ quan, tổ chức, cá
nhân tránh được những chế tài áp đặt lên lĩnh vực đó. NQT văn phòng Tổng công
ty Đầu tư Phát triển Hạ tầng Đô thị UDIC dựa vào 1 số chủ trương Đường lối về
kinh tế, chính sách pháp luật, chính sách về nhân lực...


- Tổng công ty Đầu tư Phát triển Hạ tầng Đô thị UDIC thí điểm hoạt động
theo mô hình công ty mẹ công ty con. Căn cứ vào Luật tổ chức Hội đồng Nhân dân
và Ủy ban Nhân dân, căn cứ vào Luật doanh nghiệp nhà nước ngày 12 tháng 6 năm
1999, căn cứ vào Luật doan nghiệp nhà nước ngày 26 tháng 11 năm 2003.

Căn cứ Quyết định số 86/2003/QĐ – TT ngày 07 tháng 5 năm 2003 của Thủ
Tướng Chính Phủ về việc phê duyệt tổng thể, sắp xếp đổi mới doanh nghiệp Nhà
nước trực thuộc UBND Thành phố Hà Nội.
Căn cứ Quyết định số 111/2004/QĐ 0 Ttg ngày 23 tháng 6 năm 2004 của
Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt đề án thành lập Tổng công ty Đầu tư Phát
triển Hạ tầng Đô thị thí điểm hoạt động theo mo hình công ty mẹ - công ty con.
b) Căn cứ vào chương trình, kế hoạch đầu tư, kinh doanh và xây dựng, sản xuất và
phát triển của Tổng công ty Đầu tư Phát triển Hạ tầng Đô thị UDIC
- Căn cứ phương hướng phát triển kinh tế - xã hội của Thành phố Hà Nội và
định hướng phát triển sản xuất kinh doanh của Tổng công ty Đầu tư Phát triển Hạ
tầng Đô thị UDIC, một số dự án Xây dựng và kinh doanh như:
Dự án đầu tư mở rộng đường vành đai 3 đoạn Mai Dịch – Cầu Thăng Long;
Kế hoạch mở bán các căn hộ thuộc Dự án UNIMAX TWIN TOWER; 210
Quang Trung;
Dự án tổ hợp chung cư cao tần và dịch vụ N04 (UDIC COMPLEX);
Công trình công nghiệp như: Cụm Công nghiệp – trung tâm công nghiệp
Bình Lục; khu phụ trợ cụm công nghiệp Phú Thị...
c) Căn cứ vào yêu cầu thực tế đặt ra đối với các chương trình, kế hoạch đầu tư,
kinh doanh, sản xuất và phát triển của Tổng công ty Đầu tư Phát triển Hạ tầng Đô
thị UDIC
Trên cơ sở căn cứ vào phương hướng phát triển của Tổng công ty Đầu tư
Phát triển Hạ tầng Đô thị UDIC, NQT văn phòng cần căn cứ vào nhu cầu của thực
tế để thiết lập ra những cơ sở và định hướng cho việc thực thi trong công tác hoạch
định nhân sự.
d) Căn cứ vào nguồn lực thực tế của Tổng công ty Đầu tư Phát triển Hạ tầng Đô
thị UDIC


Trên cơ sở yêu cầu thực tế đặt ra, NQT văn phòng cần căn cứ vào nguồn
nhân lực của Công ty, đây là căn cứ mang tác động trực tiếp trong quán trình điều

hành hoạt động hoạch định nhân sự dẫn đến khả năng hoàn thành của nội dung đề
ra, các NQT cần phân tích, làm rõ và đánh giá được các nguồn lực cần thiết.
Với việc quản lý và triển khai thực hiện các dự án đầu tư xây dựng; giao
thông, công nghiệp, nông nghiệp, dân dụng, bưu điện, thủy lợi; Khu đô thị mới,
khu công nghiệp, khu chế xuất, tư vấn đầu tư xây dựng cho các chủ đầu tư trong
nước và nước ngoài...và với việc phát triển đa dạng ngành nghề kinh doanh thì đội
ngũ nhân sự của Tổng công ty Đầu tư Phát triển Hạ tầng Đô thị UDIC là một đội
ngũ nhân sự đông đảo, với rất nhiều chức năng và vị trí, có đầy đủ năng lực chuyên
môn, lòng hăng say công việc. Bên cạnh đó, Công ty đòi hỏi cần chiêu mộ, tuyển
dụng hơn nữa để đáp ứng được tất cả các công việc, các vị trí, chức năng khác nhau
nhằm thỏa mãn nội dung các chiến lược mục tiêu đã đề ra của tổ chức. Vì vậy,
NQT văn phòng luôn cần phải linh hoạt trong việc đề ra kế hoạch, hoạch định nhân
sự và nắm bắt các hướng phát triển của Công ty.
e) Căn cứ vào yếu tố bên ngoài
Các NQT cần đánh giá và so sánh đến sự thay đổi có thể diễn ra trong từng
khoảng thời gian, từng biến động của các yếu tố bên ngoài như: kinh tế, văn hóa,
thị trường, giá cả, môi trường...NQT văn phòng cần tính toán thời gian hoạch định
nhân sự, mọi biến động về chủ trương nền kinh tế thay đổi để xem xét và cân nhắc.
2.2 Tổ chức thiết lập mục tiêu
- Thiết lập mục tiêu cho tổ chức, cho từng bộ phận và cá nhân một cách
thuận tiện và có hệ thống. Đòi hỏi NQT đề ra các mục tiêu về số lượng, chất lượng,
định tính, thời gian, kết quả...
Mục tiêu về số lượng: Tùy thuộc vào mỗi dự án, nội dung của mục tiêu phát
triển. Đối với việc bố trí nhân sự làm việc tại các công trình xây dựng dân dụng của
các đơn vị trực thuộc, cần phải tuyển dụng 15 kỹ sư chuyên ngành xây dựng, 1 kỹ
sư cấp thoát nước. Hay tuyển dụng 01 nhân sự vào vị trí Giám đốc Công ty cổ phần
để làm chủ đầu tư thực hiện Dự án Tổ hợp khách sạn...
Mục tiêu chất lượng đòi hỏi yêu càu đúng về chuyên ngành, kinh nghiệm,
thành thạo công việc trong các điều kiện, khả năng làm việc độc lập và chỉ đạo,
theo nhóm, trung thực, có thái độ làm việc tốt...

- Tất cả các mục tiêu về nhân sự đều phải dựa theo mục tiêu của Công ty đề
ra. Thông thường, ban lãnh đạo cùng với NQT thảo luận để thiết lập mục tiêu toàn
công ty trong năm. Mục tiêu này thường được dựa trên các cơ sở như:
Phân tích về tình hình thị trường
Phân tích về những điểm mạnh, điểm yếu trong công ty, các cơ hội và thách
thức
Các mục tiêu chiến lược đã thiết lập trước đó
Tầm nhìn và sứ mệnh của công ty đã được xác định trước đó.
Mục tiêu được thiết lập phải luôn đảm bảo tính rõ ràng, cụ thể, đo lường
được, khả thi và có thời hạn.
- Với việc thực hiện 4 chức năng và 10 nhiệm vụ được giao tại Quyết định số
111/2004/QĐ-UB của Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố về việc thành lập Tổng
Công ty đầu tư phát triển hạ tầng đô thị, Tổng công ty sẽ được phát triển theo định
hướng:
Tiếp tục đa dạng hóa nghành nghề, mở rộng quy mô và địa bàn sản xuất kinh
doanh, thực hiện chiến lược sản xuất kinh doanh đã được thị trường thử thách
những năm qua nhằm mục tiêu chuyển dần vai trò từ làm thuê sang làm chủ trên thị
trường đầu tư xây dựng cả nước với cơ cấu ngành nghề chính là Đầu tư – Xây dựng
và sản xuất công nghiệp phục vị xây dựng – Tư vấn đầu tư xây dựng trong đó
doanh thu từ đầu tư ngày càng chiếm tỉ trọng cao trong tổng doanh thu.
Ngoài những ngành nghề đã có và đang đầu tư xây dựng như khu đô thị, khu
công nghiệp, các công trình công nghiệp dân dụng, nhà ở, đường giao thông, gạch
xây, bê tông.. sẽ tham gia đầu tư các công trình hạ tầng kỹ thuật lớn như cầu – hầm
– đường bộ quốc gia, công trình cấp điện cao thế, sản xuất gốm sứ vệ sinh ốp lát
cao cấp. Bê tông nhẹ, bê tông ứng suất trước...Đưa UDIC trở thành doanh nghiệp
mạnh, chiếm thị trường phần lớn trong lĩnh vực: Đầu tư xây dựng các công trình
kết cấu hạ tầng, khu đô thị mới, khu công nghiệp, chuẩn bị quỹ đất phục vụ nhiệm
vụ xây dựng và phát triển Thủ đô.

Căn cứ theo định hướng phát triển trên của Tổng công ty Đầu tư Phát triển
Hạ tầng Đô thị UDIC, NQT văn phòng sẽ thiết lập những mục tiêu hoạch định nhân
sự phù hợp với nội dung phát triển trên.


Tổng công ty Đầu tư Phát triển Hạ tầng Đô thị UDIC là Công ty có bộ máy
tổ chức lớn, nhiều thành phần, nên việc hoạch định nhân sự được NQT Văn phòng
cụ thể hóa theo từng đơn vị, gắn với chức năng và nhiệm vụ riêng: Đối với nguồn
nhân sự khối phòng, ban; Đối với các đơn vị hạch toán phụ thuộc; Các doanh
nghiệp liên doanh nước ngoài; Các doanh nghiệp thành viên
- Với đội ngũ nhân sự sẵn có, cùng với việc phát triển của rất nhiều nhân tài,
mục tiêu của NQT văn phòng đối với các nguồn nhân sự đó là:
Ưu tiên những nhân viên có vị trí then chốt, năng lực cao so với chuẩn và có
thành tích xuất sắc.
Nhân viên có mức năng lực và thành tích cao, nằm trong quy hoạch nhân sự
Các nhân viên từ các nguồn nhân sự khác đều được đánh giá, kiểm tra trình
độ chuyên môn làm việc.
Hằng năm, đưa ra các yếu tố để xác định năng lực cần thiết của nhân sự như:
yêu cầu công việc, năng lực hiện hữu của cá nhân, định hướng phát triển nghề
nghiệp, định hướng luân chuyển công việc, quy hoạch cán bộ, nguyện vọng các
nhân...
Những mục tiêu đảm bảo rõ ràng, khả thim đo lường được sẽ là tiền đề cho
các đánh giá xác thực, ý nhĩa, đem lại sự khích lệ và động viên nhân viên.
2.3 Tổ chức, xây dựng và thực hiện các giải pháp
2.3.1 Tuyển dụng nhân sự
Hình thức tuyển dụng nhân sự được thông báo trên trang web của công ty,
trên báo, trên các phương tiện truyền thông chuyên ngành...
Dựa theo những mục tiêu, dự án, hoạt động kinh doanh của từng thời kỳ,
NQT văn phòng sẽ có nhiệm vụ xem xét về nguồn nhân lực sẵn có, sử dụng hay
chiêu mộ thêm từ bên ngoài.

Ví dụ về việc thông báo tuyển dụng:
UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI
TỔNG CÔNG TY ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG ĐÔ THỊ
THÔNG BÁO TUYỂN DỤNG


Tổng công ty Đầu tư Phát triển Hạ tầng Đô thị UDIC đang cần tuyển
gấp một số nhân sự làm việc tại công trường thi công 14,5 km đường ô tô cao
tốc Hà Nội – Hải Phòng, gói thầu BHC – 03.
1. Vị trí tuyển dụng:
- 02 kỹ sư cầu đường- 02 kỹ sư công trình thủy lợi
- 02 kỹ sư trác đạc
2. Yêu cầu chung:
- Tốt nghiệp Đại học chính quy
- Có 03 năm kinh nghiệm thi công
- Sử dụng vi tính thành thạo các phần mềm xây dựng và Autocad – Văn phòng
- Ngoại ngữ: trình độ B
- Có phương tiện đi lại
3. Hồ sơ tuyển dụng
- Đơn xin việc
- Sơ yếu lý lịch có xác nhận của chính quyền địa phương
- Bản sao các văn bằng chứng chỉ có công chứng
- Giấy khám sức khỏe của bệnh viện cấp Quận, Huyện trở lên trong thời hạn 6
tháng.
4. Nơi nhận hồ sơ:
- Văn phòng tổ chức hành chính – Tầng 3, Tổng công ty Đầu tư Phát triển Hạ tầng
Đô thị, 27 Huỳnh Thúc Kháng, Đống Đa, Hà Nội.
- Thời gian nộp hồ sơ: Tháng 02 năm 2009
- Tiếp nhận hồ sơ: Giờ hành chính
Điện thoại: (84-4) 3773 15444 hoặc MR Long: 0913.211.706

Tuyển dụng nhân sự là khâu quan trọng để tìm người tài, người phù hợp với
vị trí công việc cho công ty. Vì vậy, để quá trình tuyển dụng nhân sự thành công,
mang lại kết quả, NQT Văn phòng cần chuẩn bị kỹ lưỡng trong các khâu:
- Chuẩn bị tuyển dụng
Muống tìm được ứng viên xuất sắc, phù hợp, đòi hỏi cần một kế hoạch tuyển
dụng hợp lý về thời gian, yêu cầu, nội dung thông báo...
- Thông báo tuyển dụng:
Đăng báo, web, truyền thông...nhờ đó, các ứng viên sẽ biết được công việc
đó có phù hợp với mình hay không và nộp đơn ứng tuyển.
- Thu nhận và chọn lọc hồ sơ:
NQT văn phòng sẽ lựa chọn những hồ sơ phù hợp nhất cho vị trí công việc,
sau đó lên kế hoạch phỏng vấn. Điều này giúp nhà tuyển dụng tiết kiệm được nhiều
thời gian trong quá trình tuyển dụng.
- Phỏng vấn sơ bộ:
Sau khi đã nhận và lựa chọn hồ sơ ứng viên, bước tiếp theo của là hẹn lịch
phỏng vấn, giúp xác định lại thông tin trong hồ sơ của ứng viên, đồng thời là cách
loại những ứng viên không đạt yêu cầu.
- Kiểm tra, trắc nghiệm:
Đánh giá năng lực thực tế của ứng viên về chuyên môn, ngoại ngữ,...giúp
NQT tiếp tục loại bỏ được những ứng viên không đủ tiêu chuẩn.
- Phỏng vấn tuyển chọn:
Sử dụng những phân tích phù hợp của ứng viên mới:
Bước 1: Kinh nghiệm quá khứ
Bước 2: Phong cách làm việc
Bước 3: Kịch bản công việc
- Quyết định tuyển dụng:

Sau khi tuyển dụng, công việc cuối cùng là ký hợp đồng, giải thích và trả lời
câu hỏi của ứng viên về các chế độ của công ty để ứng viên hiểu rõ.
2.3.2 Đào tạo và phát triển nhân sự
- Đào tạo là quá trình cung cấp các kỹ năng cụ thể cho các mục tiêu cụ thể.
Đào tạo là những cố gắng của tổ chức được đưa ra nhằm thay đổi hành vi và thái độ
của nhân viên để đáp ứng các yêu cầu về hiệu quả công việc. Phát triển bao gồm
các hoạt động nhằm chuẩn bị cho nhân viên theo kịp với cơ cấu tổ chức khi nó thay
đổi và phát triển.
- Vai trò:
Đào tạo và phát triển nhân sự là một trong những biện pháp tích cực tăng khả
năng thích ứng của doanh nghiệp trước sự thay đổi của môi trường.
Cung cấp cho doanh nghiệp nguồn vốn nhân sự chất lượng cao khả năng
cạnh tranh. Được coi là vũ khí chiến lược của tổ chức nhằm nâng cao khả năng
cạnh tranh trước các đối thủ.
Góp phần thực hiện tốt chiến lược chung về nhân sự của Công ty.
- Sự cần thiết:
Là một tất yếu khách quan do sự phát triển khoa học, kỹ thuật
Sự biến đổi của xã hội diễn ra nhanh chóng
Nhu cầu tồn tại và phát triển.
- Các bước thực hiện quán trình đào tạo:
Bước 1: Xác định nhu cầu đào tạo
Bước 2: Lập kế hoạch đào tạo
Bước 3: Thực hiện đào tạo
Bước 4: Đánh giá đào tạo
- Các hình thức đào tạo:
Theo định hướng nội dung đào tạo, định hướng phát triển công ty, phát triển
nguồn nhân sự theo hướng phát triển công ty.


Theo mục đích của nội dung đào tạo: hưỡng dẫn công việc, huấn luyện kỹ

năng, an toàn lao động, nâng cao trình độ chuyên môn kỹ thuật, phát triển các năng
lực quản lý.
Theo tổ chức hình thức đào tạo: chính quy, tại chức, kèm cặp, bồi dưỡng...tại
nơi làm việc hoặc khác.
Theo đối tượng nhân sự: mới, cũ.
- Thực hiện quá trình đào tạo phải tìm ra các hình thức và phương pháp thích
hợp nhằm tối ưu hóa quá trình đào tạo. Có nhiều hình thức đào tạo được phân chia
theo tiêu thức khác nhau.
-Một số phương pháp đào tạo và phát triển được sử dụng như:
Đào tạo tại nơi làm việc:
Kèm cặp tại chỗ, là phương pháp đào tạo trực tiếp, người học được học kiến
thức, kỹ năng cần thiết thông qua thực tế dưới sự hướng dẫn của người lao động
lành nghề hơn. Bằng cách kèm cặp bởi người lãnh đạo trực tiếp, bởi cố vấn, bởi
người quản lý có kinh nghiệm hơn. Ưu điểm là đơn giản, dễ tổ chức, đào tạo được
nhiều người cùng lúc, tiết kiệm chi phí, sát với thực tế và nhanh có kết quả đào tạo.
Tuy nhiên việc hướng dẫn bị cản trở bởi không bài bản, bị gián đoạn sản xuất, e
ngại...
Luân chuyển công việc: giúp học viên được đào tạo đa kỹ năng, tránh tình
trạng trì trệ, dễ dàng thích nghi với các công việc, tăng tích lũy kinh nghiệm và
giảm sự nhàm chán đối với công việc. Tuy nhiên, dễ gây xáo trộn và bất ổn tâm lý,
không hình thành được phương pháp luận thực hiện công việc, thời gian ngắn cản
trở việc tì, hiểu sâu về công việc.
Đào tạo xa nơi làm việc: là phương pháp người học được tách khỏi sự thực
hiện công việc thực tế để giành thời gian cho việc học, như: lớp bồi dưỡng, phương
pháp nghiên cứu tình huống, trò chơi quản trị.
2.3.3 Bố trí và sử dụng nhân sự
Việc doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả hay không phụ thuộc vào công tác
bố trí và sử dụng nhân sự vào đúng công việc, đúng thời điểm. Công tác bố trí và
sử dụng nhân sự liên quan đến cả đội ngũ nhân sự mới tuyển dụng cũng như đội
ngũ nhân sự đang đảm nhận công việc.

Bố trí sử dụng nhân sự là quá trình sắp đặt nhân sự vào các vị trí công việc
của tổ chức. Sử dụng nhân sự là quá trình khai thác và phát huy năng lực làm việc
của người lao động một cách tối đa, nhằm đạt hiệu quả công việc. Bố trí và sử dụng
nhân sự liên quan đến cơ cấu tổ chức doanh nghiệp và mang tính ổn định. Vậy nên,
NQT văn phòng đưa ra mục tiêu cần đạt được trong bố trí và sử dụng nhân sự là:
Đảm bảo đúng số lượng: đảm bảo đủ số lượng theo yêu cầu của hoạt động
kinh doanh của doanh nghiệp. Tránh tình trạng thừa, thiếu nhân sự.
Đảm bảo đúng người: đúng với năng lực, sở trường và nguyện vọng của
người lao động. Nhằm tạo động lực cho quá trình lao động.
Đảm bảo đúng nơi, đúng chỗ: đúng theo nhu cầu của từng bộ phận.
Đảm bảo đúng thời hạn: là đảm bảo tính mềm dẻo và linh hoạt trong sử dụng
lao động.
Các nguyên tắc bố trí và sử dụng nhân sự:
Bố trí và sử dụng nhân sự phải có trù tính trước, phải có quy hoạch cụ thể để
đảm bảo bố trí đúng người đúng việc. Đa phần tiến hành ngầm, không công khai.
NQT quy hoạch cán bộ, nhân viên phải tính toán về số lượng và chất lượng. Ngoài
năng lực chuyên môn cần coi trọng phẩm chất đạo đức, thái độ làm việc.
Bố trí và sử dụng nhân sự theo logic hiệu suất, đảm bảo tính khoa học của tổ
chức. Đảm bảo tính chuyên môn hóa, thống nhất quy trình trên toàn hệ thống; đảm
bảo hợp tác giữa cá nhân và nhóm; đảm bảo có tầm hạn quản trị phù hợp.
Bố trí và sử dụng nhân sự theo logic tâm lú xã hội hay tạo nhóm làm việc
hiệu quả. Giao cho người lao động nhiều việc phức tạp để tạo thách thức, khích lệ
nhu cầu thành đạt, luân chuyển công việc, tạo niềm vui trong công việc.
Bố trí nhân sự phải đảm bảo phát triển cho từng cá nhân và làm giàu công
việc.
2.3.4 Đãi ngộ nhân sự
Đãi ngộ nhân sự là quá trình chăm lo đời sống vật chất và tinh thần của
người lao động để họ có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và qua đó góp phần

hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp.
- Đãi ngộ nhân sự có vai trò quan trọng:


Đối với người lao động: tạo điều kiện để họ nâng cao đời sống vật chất và
tinh thần, từ đó tạo động lực kích thích người lao động làm việc hiệu quả nhất.
Đối với doanh nghiệp: là điều kiện đủ để nâng cao chất lượng và hiệu quả
hoạt động của doanh nghiệp, góp phần duy trì nguồn nhân lực ổn định, có chất
lượng cho doanh nhiệp, giúp nâng cao hiệu quả các chức năng quản trị nhân sự
khác trong doanh nghiệp.
Đối với xã hội: duy trì được nguồn nhân lực ổn định và có chất lượng xã hội.
- Các hình thức đãi ngộ nhân sự:
Đãi ngộ phi tài chính: công việc hay và phù hợp, cơ hội đảm nhận các công
việc có trọng trách, được tham gia quá trình ra quyết định, quan hệ đồng nghiệp cởi
mở...
Đãi ngộ tài chính: lương cơ bản, phụ cấp lương, phúc lợi, trợ cấp...
- Tổ chức công tác đãi ngộ nhân sự:
Đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc: tập trung dân chủ; kết hợp khoa học thực
tiễn; cân đối, hài hòa; dựa trên các căn cứ chủ yếu; các yêu cầu cơ bản với chính
sách đãi ngộ.
- Một số chính sách đãi ngộ nhân sự chủ yếu:
Chính sách tiền lương: tối thiếu dựa vào lĩnh vực, khả năng tài chính, quan
điểm NQT
Xây dựng hệ thống bảng lương: đối với NQT, nhân viên
Thiết lập quy chế trả lương: hình thức trả lương, cơ chế nâng bậc lương,...
Các chính sách khác: chính sách thưởng, phúc lợi, trợ cấp, thi đua...
- Thiết lập các quy tắc, quy định, thủ tục hỗ trợ cho việc thực hiện chính sách
đãi ngộ nhân sự.
Đối với chính sách khác: cần xác định rõ: quy định nghỉ phép, lễ, Tết, hiếu
hỷ...chế độ bảo hiểm y tế, xã hội; thủ tục thăng chức, thuyên chuyển công tác, tham

quan nghỉ mát và các chế độ phúc lợi khác.
2.3.5 Kiểm tra và đánh giá nhân sự


Kiểm tra và đánh giá nhân sự là một hệ thống chính thức được xét duyệt và
đánh giá sự hoàn thành công tác của một cá nhân theo định kỳ. Nó bao gồm cả một
tiến trình đánh giá khoa học, có tính hệ thống và phải được thực hiện theo định kỳ
tùy theo tính chất công việc và quy mô kinh doanh của doanh nghiệp.
NQT văn phòng hiểu rằng đây là công việc quan trọng trong công tác quản
trị nhân sự, giúp doanh nghiệp có cơ sở để hoạch định, tuyển chon và đào tạo phát
triển nhân sự, giúp doanh nghiệp có cơ sở để hoạch định, tuyển chọn, đào tạo và
phát triển nhân sự.
- Mục đích của việc kiểm tra và đánh giá nhân sự:
Nâng cao khả năng thực hiện công việc và cung cấp thông tin phải hồi cho
nhân viên biết mức độ thực hiện công việc, từ đó có biện pháp nâng cao và hoàn
thiện năng suất công tác.
Giúp doanh nghiệp có những dự liệu cho biết khả năng thăng tiến của nhân
viên.
Giúp nhân viên điều chỉnh, sửa chữa sai lầm quan trọng trong quá trình làm
việc, đồng thời làm cơ sở để khuyến khích, động viên.
Giúp doanh nghiệp dự báo nhân sự trong tương lai, từ đó có kế hoạch đào
tạo, bồi dưỡng phát triển nguồn nhân sự.
Điều chỉnh việc bố trí sử dụng nhân viên phù hợp với công việc, phát triển
những tiềm năng còn ẩn dáu trong nhân viên giúp họ phát triển.
- Các phương pháp đánh giá thực hiện công việc của nhân viên tùy thuộc vào
loại hình sản xuất kinh doanh, chiến lược của từng doanh nghiệp. NQT văn phòng
Tổng công ty Đầu tư Phát triển Hạ tầng Đô thị UDIC sử dụng phương pháp quản trị
theo mục tiêu (Management by Objectives – BMO):
Theo phương pháp quản trị mục tiêu, trọng tâm của việc đánh giá là:
Các đặc tính cá nhân qua sự hoàn thành công việc.

Vai trò của NQT chuyển từ vai trò của người trọng tài phân xử, cố vấn.
Nhân viên từ thụ động chuyển sang tham gia tích cực.
Chương trình đánh giá thực hiện công việc theo các vấn đề sau:


Sự phối hợp của lãnh đạo và nhân viên trong việc xếp đặt các mục tiêu cho
nhân viên trong một khoảng thời gian nhất định. Trên cơ sở đã thảo luận bản mô tả
công việc nội dung công việc, trách nhiệm báo cáo về các việc đó.
Định kỳ xem xét các kết quả đạt được.
Cấp trên và cấp dưới gặp nhau cuối giai đoạnh đánh giá để thảo luận kết quả
của cấp dưới có đạt được mục tiêu đã đề ra trước đây hay không.