Vai trò của nhà Quản trị văn phòng tại Tổng công ty xây dựng Sông Đà và một số giải pháp giúp xây dựng hình ảnh Nhà Quản trị văn phòng để đáp ứng nhu cầu trong thời kỳ hội nhập

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan bài tập này do tôi thực hiện để phục vụ cho quá trình
học tập, nghiên cứu đồng thời áp dụng vào công việc thực tiễn.
Nội dung trong đề tài là sản phẩm của quá trình tích lũy kiến thức cũng
như quá trình thu thập thông tin, tư liệu từ cơ sở thực tế và các tài liệu chính
thống.
Tôi xin chịu mọi trách nhiệm về bài tập của mình.


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
STT
01
02

Từ viết tắt
QTVP
XHCN

Tên cụm từ viết tắt
Quản trị văn phòng
Xã hội chủ nghĩa


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong một Doanh nghiệp nào muốn duy trì hoạt động được nhịp nhàng,
liên tục và thông suốt thì phải cần có bộ phận văn phòng , chính vì vậy khi nhắc
đến các cơ quan, tổ chức người ta luôn nhấn mạnh đến vai trò của bộ phận văn

phòng, văn phòng luôn được coi là bộ máy thực hiện chức năng giúp việc, phục
vụ cho cơ quan, thủ trưởng cơ quan. Nó đảm bảo cho công tác lãnh dạo và
quản lý được tập trung một cách thống nhất, hoạt động thường xuyên, liên tục và
hiệu quả.
Có thể nói bộ phận văn phòng có vai trò rất quan trọng trong hoạt động
của các cơ quan, tổ chức nói chung và doanh nghiệp nói riêng, bộ phận văn
phòng góp phần thể hiện thương hiệu, hình ảnh của cơ quan tổ chức và doanh
nghiệp. Chính vì vậy để có một bộ máy văn phòng làm việc hiệu quả, chuyên
nghiệp, thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao thì công tác tổ chức các nghiệp vụ
văn phòng hay nói cách khác là tổ chức công việc phải hợp lý, khoa học và theo
trình tự nhất định.
Để tổ chức hoạt động văn phòng hợp lý và khoa học thì Nhà quản trị văn
phòng đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định đến hiệu quả đó. Nhà
QTVP như là kim chỉ nam điều hành hoạt động văn phòng của doanh
nghiệp.Hiện nay các cơ quan hay doanh nghiệp đẫ bắt đầu chú ý và nhận thức
được tầm quan trọng củanhà Quản trị văn phòng , công tác văn phòng trong quá
trình hoạt động của bộ phận văn phòng, tuy nhiên với thực trạng hiện nay vẫn
còn một số bất cập, khó khăn còn tồn tại
Nhận thức được vai trò quan trọng đó em đã lựa chọn đề tài :”Vai trò của
nhà Quản trị văn phòng tại Tổng công ty xây dựng Sông Đà và một số giải
pháp giúp xây dựng hình ảnh Nhà Quản trị văn phòng để đáp ứng nhu cầu
trong thời kỳ hội hập”
2. Lịch sử nghiên cứu
Vấn đề vai trò của nhà Quản trị văn phòng doanh nghiệp đã có nhiều tác
giả quan tâm nghiên cứu, tiểu biểu như:
3


- Giáo trình Quản trị văn phòng của tác giả Nguyễn Hữu Tri, Nxb Khoa
học và kỹ thuật, HN

- Doanh nghiệp và nhà Quản trị văn phòng của tác giả TS Trần thị Ngân,
Nxb Thống kê, HN
- Công tác văn phòng trong doanh nghiệp hiện nay của tác giả Vũ Văn
Ninh, Nxb Thống kê, HN
- Các bài luận văn, tiểu luận của những người đi trước cũng nghiên cứu về
vấn đề này
Nhìn chung những tác gải trên đa xtrinhf bày khái quát được vai trò của
nhà quản trị văn phòng trong doanh nghiệp hiện nay và những thách thức, yêu
cầu của Nhà QTVP trong giai đoạn hộ nhập mới. Đây sẽ là nguồn căn cứ liệu
cho em nghiên cứu đề tài dưới đây.
3.Đối tượng nghiên cứu và giới hạn, phạm vi nghiên cứu của đề tài
3.1. Đối tượng nghiên cứu:
-Vai trò của nhà Quản trị văn phòng tại Tổng công ty xây dựng Sông Đà
- Hình ảnh Nhà quản trị văn phòng trong thời kỳ hội nhập.
3.2.Giới hạn và phạm vi nghiên cứu
Vai trò của nhà Quản trị văn phòng tại Tổng công ty xây dựng Sông Đà và
một số giải pháp giúp xây dựng hình ảnh Nhà Quản trị văn phòng để đáp ứng
nhu cầu trong thời kỳ hội hập”
4. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu
4.1. Mục đích nghiên cứu
Đề tài hướng tới mục tiêu:Tìm hiểu vê vai trò của nhà quản trị văn phòng
tại Tổng công ty xây dựng Sông Đà và tìm hiểu giải pháp để xây dựng hình ảnh
nhà QTVP doanh nghiệp trong tương lai
4.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
-Khảo sát được vai trò của nhà QTVP tại công ty
- Phân tích những khó khăn và thuận lợi của công ty trong công tác văn
phòng và xây dựng hình ảnh của nhà QTVP trong tương lai
- Đưa ra được những giải pháp nhằm hoàn thiện và xây dựng hình ảnh cho
4

nhà QTVP của công ty nói riêng và doanh nghiệp nói chung
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử
dụng
Trong quá trình nghiên cứu tác giả đã sử dụng các phương pháp nghiên
cứu sau:
+ Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa những thông tin, tư liệu của
người đi trước.
+ Phương pháp phân tích và tổng hợp: Là phương pháp được vận dụng
trong suốt quá trình thực hiện đề tài.
+ Phương pháp điều tra khảo sát, phỏng vấn trực tiếp với ban lãnh đạo và
cán bộ phụ trách, Với phương pháp này tác giả có các số liệu và nhận xét được
đưa ra trong đề tài có tính thực tế hơn, đồng thời tác giả thu được những thông
tin mà không thể tìm thấy trong các nguồn tư liệu
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đê tài
Đưa ra những cơ sở lý luận về tổ chức công tác văn phòng
- Đánh giá thực trạng công tác văn phòng và vai trò của nhà QTVP tại
công ty xây dựng Sông Đà, là cơ sở lý luận cho những đề tài nghiên cứu, tìm
hểu về chủ đề cùng lĩnh vực
- Đưa ra một số giải pháp góp phần tham khảo để tổ chức, quản lý, nâng
cao hiệu quả công tác văn phòng tại cơ quan đơn vị
7. Cấu trúc đề tài
Chương 1: Những lý luận chung về văn phòng doanh nghiệp và nhà
Quản trị văn phòng doanh nghiệp
Chương 2: Vai trò của Nhà QTVP tại tổng công ty xây dựng Sông Đà nói
riêng và các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay nói chung
Chương 3: Một số giải pháp xây dựng hình ảnh của nhà QTVP doanh
nghiệp trong tương lai để đáp ứng nhu cầu hội nhập.

5

CHƯƠNG 1: NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG DOANH
NGHIỆP VÀ NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP
1. Vài nét khái quát về văn phòng doanh nghiệp
1.1.Khái niệm
1.1.1.Khái niệm doanh nghiệp
Doanh nghiệp hay đúng ra là doanh thương là một tổ chức kinh tế, có tên
riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch ổn định, được đăng ký kinh doanh theo quy
định của pháp luật nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh].
Cũng theo Luật doanh nghiệp 2005 giải thích, Kinh doanh là việc thực
hiện liên tục một, một số hoặc tất cả các công đoạn của quá trình đầu tư, từ sản
xuất đến tiêu thụ sản phẩm hoặc cung ứng dịch vụ trên thị trường nhằm mục
đích sinh lợi. Như vậy doanh nghiệp là tổ chức kinh tế vị lợi, mặc dù thực tế một
số tổ chức doanh nghiệp có các hoạt động không hoàn toàn nhằm mục tiêu lợi
nhuận.
1.1.2.Khái niệm văn phòng doanh nghiệp
Khái niệm văn phòng
Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường theo định hướng XHCN tại Việt
Nam, có rất nhiều tổ chức đang hoạt động như các cơ quan quyền lực nhà nước;
các cơ quan hành chính nhà nước; các cơ quan tư pháp; tổ chức chính trị - xã
hội; các đơn vị sự nghiệp; cơ quan, đơn vị thuộc lực lượng vũ trang; các tổ chức
phi chính phủ; các doanh nghiệp… Trong cơ cấu của các cơ quan, tổ chức đó thì
“văn phòng” là một bộ phận không thể thiếu, thậm chí đối với các doanh nghiệp
thì văn phòng (trụ sở chính) được pháp luật quy định như là một bộ phận bắt
buộc khi tiến hành thủ tục đăng ký kinh doanh (khoản 1 điều 35 của Luật Doanh
nghiệp). Tuy nhiên, hiểu thế nào là “văn phòng” thì có nhiều cách hiểu khác
nhau do cách nhìn khác nhau của các tác giả. Đã có nhiều tài liệu, báo cáo khoa
học, giáo trình đang lưu hành hầu hết đều cố gắng đưa ra các cách hiểu về vấn
đề này nhưng thực tế chưa có một quan điểm nào được thống nhất tuyệt đối. Có

quan niệm cho rằng văn phòng là một bộ máy điều hành của cơ quan, đơn vị
6


chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện hoạt động vật chất
cần thiết cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức”. Ở quan niệm này có thể hiểu
văn phòng là một bộ phận đa nhiệm vụ với nghiệp vụ rất rộng, từ việc thực hiện
các công việc điều hành như ra quyết định, tổ chức thi hành quyết định, vấn đề
tổ chức nhân sự…. cho tới việc đảm bảo mọi điều kiện về cơ sở vật chất như
mua sắm, bảo dưỡng, thiết kế, xây dựng…. đảm bảo cho hoạt động của cơ quan,
tổ chức được thông suốt. Trên thực tế văn phòng như quan niệm này đề cập có
thường có tên gọi là “văn phòng” hoặc phòng “Hành chính – Quản trị”, hoặc
phòng “Hành chính – Tổ chức – Quản trị” hay phòng “Hành chính – Tổng hợp”.
Khái niệm văn phòng doanh nghiệp:
Văn phòng của doanh nghiệp là một đơn vị trong cơ cấu tổ chức của
doanh nghiệp, có chức năng giúp việc cho lãnh đạo doanh nghiệp cũng như hỗ
trợ cho các đơn vị chuyên môn khác. Tuy nhiên, do có nhiều loại hình doanh
nghiệp nên văn phòng của các doanh nghiệp cũng có những cách thức tổ chức
khác nhau. Với loại hình nhóm công ty (tập đoàn, tổng công ty…) thì văn phòng
được tổ chức quy mô với tên gọi là Văn phòng (như văn phòng Tổng công ty
Hàng không, văn phòng Tập đoàn Dầu khí Quốc gia…). Với công ty có quy mô
nhỏ hơn thì văn phòng được gọi là phòng Hành chính (hoặc phòng Hành chính –
Nhân sự). Bên cạnh đó, với loại hình công ty tư nhân, công ty vừa và nhỏ thì văn
phòng chỉ là một bộ phận hành chính với số lượng nhân viên rất hạn chế (thậm
chỉ chỉ có 1 người) nhưng phải thực hiện tất cả các công tác hành chính của công
ty.
1.2. Chức năng của văn phòng doanh nghiệp
Chức năng của văn phòng các doanh nghiệp là giúp việc cho hoạt động
của công ty và của lãnh đạo doanh nghiệp, thực hiện các công tác hành chính
đồng thời tham gia vào hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Để

thực hiện chức năng trên, thông thường văn phòng của doanh nghiệp nhiệm vụ
cơ bản sau:
Nghiên cứu, soạn thảo các nội quy, quy chế về tổ chức lao động trong nội
bộdoanh nghiệp. Giải quyết các thủ tục về việc hợp đồng lao động, tuyển dụng,
7


điều động,bổ nhiệm, miễn nhiệm, cho thôi việc đối với cán bộ công nhân. Phối
hợp với Ban chấp hành công đoàn, soạn thảo thỏa ước lao động tập thể.
- Tham mưu cho lãnh đạo trong việc giải quyết chính sách, chế độ đối với
ngườilao động theo quy định của Bộ luật Lao động. Theo dõi, giải quyết các chế
độ, chính sách về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, tai nạn
lao động, hưu trí, chế độ nghỉ việc do suy giảm khả năng lao động, các chế độ
chính sách khác có liên quan đến quyền lợi, nghĩa vụ cho cán bộ, công nhân.
- Nghiên cứu, đề xuất các phương án cải tiến tổ chức quản lý, sắp xếp cán
bộ, công nhân cho phù hợp với tình hình phát triển sản xuất-kinh doanh. Xây
dựng phương án về quy hoạch đội ngũ cán bộ, lực lượng công nhân kỹ thuật của
doanh nghiệp, đề xuất việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ.
Lập kế hoạch, chương trình đào tạo hàng năm và phối hợp với các phòng ban
nghiệp vụ thực hiện.Giải quyết các thủ tục chế độ chính sách khi cử người đi
học, đào tạo, bồi dưỡng kiến thức.
- Xây dựng các định mức đơn giá về lao động. Lập và quản lý quỹ lương,
các quy chế phân phối tiền lương, tiền thưởng theo các quy định của nhà nước
và hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tổng hợp báo cáo quỹ lương
doanh nghiệp.
- Là thường trực Hội đồng thi đua, khen thưởng, Hội đồng kỷ luật của
doanh
nghiệp, thực hiện công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật. Có trách nhiệm
đôn đốc, tiếp nhận thông tin, báo cáo của các đơn vị, tổng hợp báo cáo lãnh
đạo.Theo dõi, nhận x t cán bộ, công nhân để đề xuất việc x t nâng lương, thi

nâng bậc hàng năm.
- Xây dựng chương trình công tác thanh tra, kiểm tra nội bộ doanh nghiệp,
theo dõi, xử lý các đơn khiếu nại, tố cáo.
- Thực hiện các chế độ, chính sách về lao động, tiền lương… theo quy
định của pháp luật, quy chế và điều lệ doanh nghiệp.
- Tổ chức khám sức khỏe định kỳ hàng năm, thực hiện chế độ bảo hiểm
cho người lao động.
8


- Quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp theo quy định pháp luật.
Đóng dấu, vào sổ văn bản đến và đi, lưu trữ theo quy định. Chuyển phát văn bản
của doanh nghiệp đến nơi nhận, hoặc qua bưu điện đến nơi nhận. Tiếp nhận và
chuyển các văn bản đến lãnh đạo hoặc thư ký giám đốc. Chuyển các văn bản đến
các phòng ban chức năng để xử lý theo yêu cầu của lãnh đạo.
- Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc của doanh nghiệp. Lập kế
hoạch mua sắm trang thiết bị trình lãnh đạo phê duyệt. Thực hiện công tác kiểm
tra, kiểm kê tài sản, các trang thiết bị làm việc định kỳ hàng năm theo quy định.
- Quản lý và điều phối xe ô tô phục vụ lãnh đạo doanh nghiệp đi công tác.
Chuẩn bị cơ sở vật chất và tổ chức khánh tiết các ngày lễ, đại hội, hội nghị, cuộc
họp… Mua sắm văn phòng phẩm phục vụ cho công tác sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp.
- Thường trực, bảo vệ cơ quan, cơ sở vật chất, bến bãi, kho tàng, văn
phòng doanh nghiệp. Liên hệ và phối hợp với chính quyền và công an địa
phương trong công tác bảo vệ an ninh trật tự, an toàn xã hội. Đảm bảo hệ thống
điện thoại, liên lạc, cấpđiện, cấp nước phục vụ văn phòng doanh nghiệp.Theo
dõi công tác dân quân tự vệ, công tác nghĩa vụ quân sự của doanh nghiệp.ây
dựng quy định về phòng chống cháy nổ. Đảm bảo công tác an toàn phòng chống
cháy nổ, công tác huấn luyện thường xuyên, tổ chức chữa cháy kịp thời khi xảy
ra cháy nổ.

- Lập các báo cáo thống kê liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòng
theo định kỳ tháng, quý, năm gửi giám đốc theo yêu cầu.
- Soạn thảo các văn bản liên quan đến chức năng nhiệm vụ của văn
phòng.
- Lưu trữ, bảo quản hồ sơ hình thành trong quá trình thực hiện chức năng,
nhiệmvụ của phòng. Quản lý hồ sơ ngươi lao động đang công tác tại doanh
nghiệp theo quy định.

9


2. Những nét khái quát chung về quản trị và quản trị văn phòng
2.1. Quản trị
2.2.1. Khái niệm quản trị
Có nhiều cách hiểu khác nhau về quản trị. Koontz và O ’Donnell cho
rằng: “Quản trị là thiết kế và duy trì một môi trường mà trong đó các cá nhân
làm việc với nhau trong các nhóm có thể hoàn thành các nhiệm vụ cà các mục
tiêu đã định”. Hay theo Stoner và Robbins: Quản trị là một tiến trình bao gồm
việc hoạch định, tổ chức, quản trị con người và kiểm tra các hoạt động trong một
đơn vị một cách có hệ thống nhằm hoàn thành mục tiêu của các đơn vị đó”… Và
còn rất nhiều quan niệm khác về quản trị do xuất phát từ các quan điểm, lĩnh
vực hoạt động, môi trường khác nhau. Ở đây, chúng tôi lựa chọn cách hiểu
chung nhất về quản trị, phù hợp với quan điểm hiện đại trên thế giới và với điều
kiện Việt Nam là: “Quản trị là sự tác động liên tục có tổ chức, có định hướng
của chủ thể quản trị lên đối tượng bị quản trị nhằm đạt được mục tiêu chung
của tổ chức đã đề ra trong điều kiện biến động của môi trường và sự thay đổi
của các nguồn lực”
2.2.2.Chức năng của quản trị
- Chức năng hoạch định: Đây là chức năng đầu tiên trong tiến trình quản
trị, bao gồm: việc xác định mục tiêu hoạt động, xây dựng chiến lược tổng thể để

đạt mục đích, và thiết lập một hệ thống các kế hoạch để phối hợp các hoạt động.
Hoạch định liên quan đến dự báo và tiên liệu tương lai, những mục tiêu cần đạt
được và những phương thức để đạt được mục tiêu đó.Nói cách khác, hoạch định
chính là xây dựng một bản kế hoạch cụ thể để tiến hành thực hiện một công
việc, một nhiệm vụ cụ thể nào đó.Nếu không lập kế hoạch một cách chính xác
dễ dẫn đến thất bại trong quản trị.Có nhiều cơ quan, tổ chức haotj động kém
hiệu quả, khó phát triển cũng do một phần nguyên nhân là không có kế hoạch
hoặc kế hoạch không được xây dựng chính xác.
- Chức năng tổ chức: Đây là chức năng thiết kế cơ cấu bộ máy, tổ chức
công việc và tổ chức nhân sựcho một tổ chức. Công việc này bao gồm: xác định
những việc phải làm, người nào phải làm, phối hợp hoạt động ra sao, bộ phận
10


nào được hình thành, quan hệ giữa các bộ phận được thiết lập thế nào và hệ
thống quyền hành trong tổ chức đó được thiết lập ra sao? Tổ chức đúng đắn sẽ
tạo nên môi trường nội bộ thuận lợi thúc đẩy hoạt động đạt mục tiêu, tổ chức
kém thì công ty sẽ thất bại, dù hoạch định tốt.
- Chức năng lãnh đạo: Một tổ chức bao giờ cũng gồm nhiều người, mỗi
một cá nhân có cá tính riêng, hoàn cảnh riêng và vị trí khác nhau. Nhiệm vụ của
người làm quản trị là phải biết động cơ và hành vi của những người dưới quyền,
biết cách động viên, điều khiển, lãnh đạo những người khác, chọn lọc những
phong cách lãnh đạo phù hợp với những đối tượng và hoàn cảnh cùng sở trường
của người lãnh đạo, nhằm giải quyết các xung đột giữa các thành phần, thắng
được sức ỳ của các thành viên trước những thay đổi. Lãnh đạo xuất sắc có khả
năng đưa cơ quan, tổ chức, công ty đến thành công dù kế hoạch và tổ chức chưa
thật tốt, nhưng sẽ chắc chắn thất bại nếu lãnh đạo kém.
- Chức năng kiểm soát: Sau khi đã đề ra những mục tiêu, xác định những
kế hoạch, vạch rõ việc xếp đặtcơ cấu, tuyển dụng, huấn luyện và động viên nhân
sự, công việc còn lại vẫn còn có thểthất bại nếu không kiểm tra. Công tác kiểm

tra bao gồm việc xác định thành quả, so sánh thành quả thực tế với thành quả đã
được xác định và tiến hành các biện pháp sửa chữa nếu có sai lệch, nhằm bảo
đảm tổ chức đang trên đường đi đúng hướng để hoàn thành mục tiêu. Những
chức năng trên đây là phổ biến đối với mọi hoạt động quản trị, mọi nhàquản trị
dù đó là tổng giám đốc một công ty lớn, hiệu trưởng một trường học, trưởng
phòng, hay chỉ là tổ trưởng một tổ công nhân trong xí nghiệp. Vấn đề chỉ ở chỗ
là các chức năng đó được áp dụng ở mức độ nào, phạm vi được tác động. Chẳng
hạn như một giám đốc công ty, thì chức năng quản trị mà ông ta thực hiện chính
là chức năng hoạch định, vì với cương vị của người lãnh đạo cao nhất của doanh
nghiệp thì việc định hướng phát triển, đề ra chính sách, chiến lược phát triển cho
toàn công ty là vấn đề cốt lõi cảu ông ta. Trong khi đó, một người tổ trưởng dây
chuyền sản xuất, cùng làm việc với công nhân thì chức năng chính của chị lại là
triển khai kế hoạch sản xuất do cấp trên giao, liên tục công tác kiểm tra, đôn đốc
công việc của những người công nhân trong tổ mình, đảm bảo sản phẩm được
11


làm ra đạt chất lượng cao nhất. Như vậy, mức độ áp dụng cá chức năng quản trị
sẽ khác nhau ở các cấp bận quản trị khác nhau trong cùng một tổ chức.
- Nhà quản trị, thông qua các hoạt động củhọ sẽ ảnh hưởng đến sự thành
công hay thất bại của tổ chức. Nhà quản trị làm thay đổi kết quả của tổ chức
bằng những quyết định mà họ đưa ra. Đối với huấn luyện viên một đội bóng thì
đó là quyết định tuyển mộ cầu thủ, những cầu thủ nào có mặt trong đội hình,
những lối chơi nào được áp dụng, sự thay đổi đấu pháp cho từng trận đấu.v.v..
Tương tự như vậy, các nhà quản trịdoanh nghiệp có thể khiến một doanh nghiệp
thành công hay thất bại thông qua những quyết định đúng sai của họ. Mặc dù
những kết quả của tổ chức chịu ảnh hưởng rất nhiều vào những quyết định và
hành động quản trị, nhưng chúng còn chịu ảnh hưởng của những yếu tố ngoài
tầm kiểm soát của sự quản lý. Đó là những yếu tố áp đặt từ phía bên ngoài cũng
như bên trong tổ chức mà các nhà quản trị không thể kiểm soát được. Nhà quản

trị dù giỏi mấy cũng vẫn có những yếu tố tác động như: hoạt động của các
doanhnghiệp cạnh tranh, nguồn nhân lực và các nguồn lực bên ngoài khác.
Trong một tổ chức, nhà quản trị là những người làm việc trong tổ chức, điều
khiển công việc của người khác và chịu trách nhiệm trước kết quả hoạt động của
họ. Họ là người lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhân sự, tài chính,
vật chất và thông tin một cách có hiệu quả để đạt được mục tiêu. Những hoạt
động của họ mang tính định hướng, lựa chọn, quyết định và phối hợp các công
việc, các cá nhân trong tổ chức lại với nhau để đạt mục tiêu chung của tổ chức
đó.Hoạt động quản trị cũng là một dạng hoạt động xã hội của con người vì vậy
nó cũng cần được chuyên môn hóa. Trong mỗi tổ chức các công việc về quản trị
không chỉcó tính chuyên môn hóa cao mà nó còn mang tính thứ bậc rất rõ nét.
Có thể chia các nhà quản trị thành 3 loại: nhà quản trị cao cấp, nhà quản trị cấp
trung gian và nhà quản trịcấp cơ sở. Mô hình dưới đây mô tả những đặc trưng cơ
bản của các cấp quản trị này
2.2. Quản trị văn phòng và Nhà Quản trị văn phòng
2.2.1. Khái niệm
Văn phòng của các cơ quan, doanh nghiệp cho dù ở quy mô lớn hay nhỏ,
12


được tổ chức phức tạp hay đơn giản, nhân sự nhiều hay ít thì đều là một bộ máy
với chức năng, nhiệm vụ cụ thể, tác động và ảnh hưởng tới hoạt động của toàn
cơ quan, doanh nghiệp đó. Chính vì vậy, việc ứng dụng các nguyên lý của khoa
học quản trị trong việc quản lý, điều hành văn phòng là vấn đề hết sức quan
trọng đối với mọi cơ quan, doanh nghiệp hiện nay, khi mà các nguồn lực của
chính cơ quan, tổ chức có hạn (nhất là những thách thức trong điều kiện Việt
Nam hội nhập với thế giới). Văn phòng là một bộ máy giúp việc trực tiếp của
lãnh đạo, có chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức chặt chẽ.Các công việc của
văn phòng có tính chất nghiệp vụ chuyên môn sâu, phục vụ và ảnh hưởng tới các
công việc chuyên môn của các đơn vị, phòng ban khác. Do đó, không thể không

có hoạt động quản trị tại văn phòng. Những người lãnh đạo văn phòng (như
Chánh văn phòng, Trưởng phòng Hành chính, Trưởng phòng Hành chính-Nhân
sự…) là những người đang thực hiện công tác quản trị hành chính văn phòng,
đảm bảo cho văn phòng thực hiện hiệu quả nhất chức năng, nhiệm vụ được phân
công. Chúng tôi cho rằng: “Quản trị hành chính văn phòng là hoạt động quản trị
đối với bộ máy văn phòng, bằng các phương pháp khoa học và cách thức linh
hoạt, trên cơ sở pháp luật và các quy định của tổ chức, nhằm đạt được các mục
tiêu mà văn phòng đã đã đề ra một cách hiệu quả nhất”.
Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức phối hợp tiêu
chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin.
2.2.2. Vai trò của Quản trị văn phòng và Nhà Quản trị văn phòng
Người kiểm soát văn phòng Người kiểm soát phải có thể được định nghĩa
như "Quản đốc văn phòng".Những người kiểm soát thi hành những chính sách
hoạt động trong lĩnh vực trách nhiệm và kiểm soát những nhân viên thuộc trách
nhiệm trực tiếp của mình. Quản lý con người trong văn phòng Việc phân tích
hành vi của con người tại nơi làm việc đã trở nên rất quan trọng. Những ảnh
hưởng về hành vi là những thái độ của con người đối với việc làm và những yếu
tố thúc đẩy họ. Cân nhắc tất cả các khía cạnh thúc đẩy nhân viên văn phòng của
một tổ chức đã trở nên ngày càng cần thiết.
Kiểm soát chất lượng của công việc văn phòng: Người quản lý văn phòng
13


được sự hỗ trợ bởi các giám sát viên, chịu trách nhiệm về việc kiểm soát các
công việc văn phòng.
Kiểm soát tài chính trong văn phòng: Hầu hết những người quản trị văn
phòng sẽ được yêu cầu phải có một sự hiểu biết về kiểm soát tài chính. Kiểm
soát tài chính trong văn phòng về cơ bản gồm tiền tiêu vặt trong văn phòng: Các
văn phòng thường được cấp một khoản tiền tiêu vặt để sắm các khoản nhỏ về
những vật tư cần thiết, khẩn cấp mà không có sẵn ở kho trung tâm. Hệ thống

tiền tiêu vặt của văn phòng sẽ thường là tiền ứng trước. Ở những khoảng thời
gian đã định trước, tùy theo giai đoạn kiểm soát kế toán được sử dụng trong cơ
quan số tiền tiêu vặt sẽ được cân đối.
Bảo hiểm trong văn phòng Bảo hiểm là phương tiện mà qua đó các rủi ro
được san sẻ giữa nhiều người hoặc nhiều tổ chức.Một số các cơ quan muốn bảo
vệ cho bản thân các văn phòng của họ khỏi bị phá hủy vì hỏa hoạn có thể mua
bảo hiểm để hạn chế rủi ro này. Cơ quan hoặc bên muốn mua bảo hiểm được gọi
là người được bảo hiểm.
Điều tra công việc văn phòng: Điều tra công việc văn phòng giúp đưa ra
quyết định về lịch trình công việc và đặt ra các mục tiêu cho từng cá nhân dưới
quyền mình trong mối quan hệ với chất lượng và khối lượng. Sắp xếp thời khóa
biểu trong văn phòng Một chức năng quan trọng trong công tác văn phòng là sắp
xếp công việc; việc thiết lập những tiêu chuẩn biểu hiện có thể giúp ở đây.
Kiểm soát văn phòng: Kiểm soát của ban quản trị đã trở thành một công
cụ kinh điển để xem xét bất kỳ khía cạnh công việc nào của một cơ quan. Thực
hiện kiểm soát văn phòng bao gồm ra các quyết định và chịu trách nhiệm đối với
việc hoạch định và kiểm soát công việc.Nếu các kiểm soát công việc văn phòng
được thực hiện định kỳ, chúng có thể nhận diện những lĩnh vực có thể cải tiến
được.Có hai câu hỏi chủ yếu liên quan đến kiểm công việc văn phòng đó là ai
phải thực hiện nó câu thứ hai là nó phải đươc thực hiện như thế nào.

14


Tiểu kết:
Qua chương 1 trình bày ở trên chúng ta có thể thấy những nét cơ bản về
Quản trị và quản trị văn phòng, chức năng của văn phòng, chức năng của quản
trị và quản trị văn phòng,để tìm hiểu sâu về vai trò của nhà quản trị văn phòng
trong các doanh nghiệp hiện nay Qua những gì trình bày ở chương 1 có thể thấy
rằng vai trò quan trọng của văn phòng và công tác văn phòng trong hoạt động

của các cơ quan tổ chức nói chung và doanh nghiệp nói riêng. Văn phòng là
một tổ chức gắn liền với quá trình tồn tại và phát triển của cơ quan đơn vị; văn
phòng là bộ mặt của cơ quan đơn vị, là nơi đầu tiên trực tiếp giao dịch với các
đơn vị khác; hiệu quả hoạt động của văn phòng ảnh hưởng trực tiếp đến chất
lượng, hiệu quả hoạt động chung của toàn bộ cơ quan đơn vị. Đồng thời qua
đây có thể hiểu thêm về kỹ năng tổ chức và tổ chức nghiệp vụ, công tác văn
phòng, những nguyên tắc, yêu cầu, hay quy trình, phương pháp tổ chức công
việc cũng như công tác văn phòng . Để phát huy được hiệu quả, vai trò của
công tác văn phòng đòi hỏi lãnh d dạo cơ quan phải biết tổ chức, chỉ đạo công
tác này một cách khoa học thì cần phải có kiến thức lý luận trên, nội dung trình
bày ở Chương 1chính là căn cứ luậ cho em nghiên cứu và trình bày nội dung
chương 2 dưới đây

15


Chương 2
VAI TRÒ CỦA NHÀ QTVP TẠI TỔNG CÔNG TY XD SÔNG ĐÀ NÓI
RIÊNG VÀ CÁC DOANH NGHIỆP HIỆN NAY NÓI CHUNG
1.Khái quát về công và văn phòng công ty
1.1. Những nét khái quát chung

Tổng công ty Sông Đà là một doanh nghiệp nhà nước được thành lập từ
năm 1961 (Quyết định số 214/TTg ngày 01/6/1961 của Phủ Thủ tướng về việc
thành lập Ban chỉ huy Công trường thuỷ điện Thác Bà). Công ty tập trung vào
các lĩnh vực kinh doanh chính là xây dựng các nhà máy điện, cơ sở hạ tầng, giao
thông, nhà máy công nghiệp, công trình dân dụng; chế tạo và cung cấp nguyên
vật liệu, thiết bị xây dựng; công nghệ xây dựng, kinh doanh bất động sản.
Tên gọi đầy đủ: TỔNG CÔNG TY SÔNG ĐÀ
Tên giao dịch quốc tế: SONG DA CORPORATION

Tên gọi tắt: SONGDA - Viết tắt: SDC
Địa chỉ trụ sở chính: Tòa nhà Sông Đà - đường Phạm Hùng - phường
Mỹ Đình 1 - Nam Từ Liêm - Hà Nội.
Điện thoại: (+84).04.3 8541164

Fax: (+84).04.3 8541161

Website: www.songda.vn

Email:
16


Tổng công ty Sông Đà là nhà thầu chính của hầu hết các dự án thủy điện
tại Việt Nam, như Thủy điện Sơn La (2.400MW) – dự án thủy điện lớn nhất
Đông Nam Á, thủy điện Hòa Bình (1.920MW) – dự án nhà máy thủy điện ngầm
của Việt Nam, thủy điện Lai Châu (1.200MW), Thủy điện Huội Quảng
(520MW)… và là nhà thầu EPC của một số dự án khác như Tuyên Quang
(324MW), Sesan 3 (260 MW)… Sông Đà chiếm tới 85% thị phần trong nước về
xây dựng thủy điện, trở thành nhà thầu lớn nhất trong lĩnh vực này tại Việt Nam.
Tổng công ty Sông Đà cũng mở rộng hoạt động của mình sang Lào với các dự
án thủy điện Xekaman 1 (322MW) bao gồm thủy điện Xekaman Sanxay,
Xekaman 3 (250MW), Xekaman 4, Namthuen… trong đó thủy điện Xekaman 1
và thủy điện Xekaman 3 đã đi vào phát điện thương mại.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty ( Phụ lục 1)
1.2. Vài nét khái quát về văn phòng công ty
1.2.1 Chức năng của văn phòng công ty
Thứ nhất: Tham mưu, đề xuất cho Ban lãnh đạo công ty về tổ chức bộ
máy hoạt động và công tác tổ chức cán bộ của công ty. Thực hiện các chế độ
chính sách cho người lao động về tiền lương, bảo hiểm, khen thưởng, kỷ luật,

công tác truyền thông, báo chí, hành chính, văn thư-lưu trữ, lễ tân khánh tiết.
Thứ hai: Là cầu nối từ Ban Giám đốc đến các bộ phận, cá nhân và ngược
lại.
Thứ ba: Là đầu mối xây dựng, ban hành, hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc
thực hiện công việc, thu thập và phản hồi thông tin một cách chính xác, kịp thời.
Thứ tư: Văn phòng có chức năng đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị
phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Thứ năm: Tham mưu cho lãnh đạo xây dựng, duy trì phát triển môi
trường làm việc văn minh, thân thiện và chuyên nghiệp.
Thứ sáu: Thu thập và tổng hợp thông tin cho Lãnh đạo.
Thứ bảy: Văn phòng có chức năng đảm bảo công tác hậu cần
1.2.2. Nhiệm vụ
Nhiệm vụ làm công tác tổ chức, cán bộ.
17


Làm đầu mối xây dựng điều lệ hoạt động của công ty, chủ trì đề xuât
phương án quy hoạch.
Chủ trì thực hiện các thủ tục cấp mới, thay đổi giấy phép đăng ký kinh
doanh và các giấy phép hoạt động khác cho công ty liên quan đến chức năng,
nhiệm vụ của văn phòng.
Nghiên cứu xây dựng kế hoạch nhân sự cho phù hợp với kế hoạch sản
xuất kinh doanh của công ty.
Tham mưu với lãnh đạo trong việc bổ nhiêm, thuyên chuyển công tác vào
các vị trí phù hợp.
Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn cho người lao
động.
Phổ biến hướng dẫn văn hóa doanh nghiêp.
Tổ chức đánh giá chất lượng nguồn nhân lực.
Tổ chức phong trào thi đua lao động sản xuất kinh doanh.

Tổng hợp thành tích thi đua khen thưởng, kỷ luật.
Tổ chức công tác an toàn lao động.
Nhiệm vụ truyền thông. Theo dõi các quy định của Nhà nước về quản lý
và sử dụng người lao động.
Thực hiện đầy đủ theo đúng quy định ký kết Hợp đồng lao động
Làm đầu mối để đánh giá nâng lương, nâng bậc.
Đề xuất giải quyết các chế độ chính sách đối với người lao động.
Công tác quản trị hành chính
Công tác hành chính: thực hiện công tác văn thư – lưu trữ, quản lý công
văn, quản lý và sử dụng con dấu đảm bảo an toàn, bảo mật. công tác lễ tân
khánh tiết.
Quản lý và sử dụng con dấu một cách an toàn, bảo mật và đúng quy định
Quản lý, lưu trữ hồ sơ pháp lý của công ty.
Theo dõi việc thực hiện nội quy, quy chế của công ty.
Công chứng hồ sơ pháp lý.
Quản lý văn phòng trang thiết bị.
18


Đối chiếu công nợ.
Công tác trợ lý- Thư ký giúp việc cho Hội đồng quản trị- GĐ
Tham mưu việc xây dựng chương trình công tác tháng, quý, năm.
Phụ trách công tác quy định về ISO.
Chuẩn bị các cuộc họp, đôn đốc các phòng ban theo ý kiến chỉ đạo
Sắp xếp cân đối lịch làm việc của Ban lãnh đạo công ty
Tiếp khách đến giao dịch với HĐQT, Giám đốc
Soạn bài phát biểu, bài diễn văn của HĐQT-GĐ
Dịch tài liệ, phiên dịch trong các cuộc họp, gặp gỡ với đối tác nước ngoài.
Phối hợp với các phòng ban để chuẩn bị tài liệu cho chuyến đi công tác.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do trực tiếp

Thực hiện công tác truyền thông nội bộ.làm công tác xây dựng các
chương trình, sự kiện có liên quan đến hoạt động sản xuất của công ty.
Thực hiện các sự kiện văn hóa và các buổi sinh hoạt tâ[j thể.
Truyền thông đối ngoại: Xây dựng hệ thống vận hành thông tin đối
Quản trị thương hiệu.xây dựng quảng bá hình ảnh, thương hiệu.
Xây dựng quản trị trang Web của công ty.
Thiết lập hồ sơ năng lực thực hiện đối nội, đối ngoại.
Nhiệm vụ đoàn thể.
Đôn đốc quần chúng thực hiện theo đúng chức năng, nhiệm vụ của mỗi
đoàn thể.
Tham gia đóng góp ý kiến xây dựng Đảng.
Tuyên truyền vận động nâng cao nhận thức, trách nhiệm của Cán bộ,
CNV về trách nhiệm và quyền lợi khi tham gia tổ chức đoàn thể
Sơ đồ cơ cấu tổ chức văn phòng (Phụ lục 2)
2. Vai trò của Nhà Quản trị Văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà nói
riêng và các doanh nghiệp hiện nay nói chung
2.1. Thực trạng quản lý, diều hành hoạt động văn phòng của Nhà
Quản trị văn phòng doanh nghiệp
Văn phòng có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động của doanh nghiệp.
19


Văn phòng là bộ phận trực tiếp giúp cho việc điếu hành quản lý của ban lãnh
đạo cơ quan, dơn vị. dự án thông qua các công việc cụ thể như xây dựng chương
trình, kế hoạch công tác ngày,tuần, tháng, quý… và tổ chức triển khai thực hiện
các kế hoạch đó. Văn phòng cũng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức
các cuộc họp, các hội nghị, các cuộc đàm phán, tổ chức các chuyến di công tác
của lãnh đạo, soạn thảo và quản lý các văn bản, ngoài ra văn phòng còn đảm
bảo công tác hậu cầu của doanh nghiệp
Chính vì vậy Nhà quản trị Văn phòng tại công ty phải thực hiện linh hoạt

và chủ động tất cả các công việc trên.
Hiện tại Nhà QTVP taih văn phòng công ty Sông Đà đang thực, tổ chức
và điều hành hiện những công việc như:
- xây dựng kế hoạch điều hành hoạt động của văn phòng doanh nghiệp;
- Tổ chức xây dựng quy chế hoạt động của văn phòng doanh nghiệp và
điều hành theo quy chế;
- Giao quyền và ủy quyền trong điều hành hoạt động của văn phòng
doanh nghiệp;
- Tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng;
- Xây dựng các công cụ đnahs giá lượng doanh nghiệp;
- Tổ chức, phối hợp công việc giữa các bộ phận trong văn phòng doanh
nghiệp;
- Xây dựng văn hóa trong doanh nghiệp;
- Xây dựng thương hiệu và giữ gìn bản quyền thương hiệu;
- Kiểm tra, giám sát hoạt động của doanh nghiệp;
- Tổ chức quản lý nguồn tài nguyên của doanh nghiệp;
Nhìn chung Nhà QTVP tại công ty điều hành công tác văn phòng trong
các doanh nghiệp hiện nay được tổ chức có quy củ về nghiệp vụ và công tác văn
phòng, hoạt động khá hiệu quả, phát huy được vai trò của bộ phận văn phòng.
2.2. Những yêu cầu của doanh ngiệp đối với nhà quản trị văn phòng
Quản lý là quá trình làm việc cùng với và thông qua các cá nhân, các
nhóm và các nguồn lực khác.Quản lý được thử thách và đánh giá qua việc đạt
20


được các mục tiêu thông qua sự tổ chức và thực hiện các kỹ năng khác nhau. …
Đây là yêu cầu tiên quyết vì nó gắn liền với hiệu quả của quá trình ra quyết
định.Và để trở thành một nhà quản lý tài năng thì cần phải có những kỹ năng cần
thiết. Sau đây là một số kỹ năng quan trọng mà một nhà Quản trị văn phòng mà
doanh nghiệp yêu cầu tươnglai cần phải có:

Thứ nhất: Kỹ năng lãnh đạo: Đây là một kỹ năng không thể thiếu của
một nhà QTVP. Lãnh đạo giỏi được thử thách qua sự thành công trong việc thay
đổi hệ thống và con người. Thuật ngữ “lãnh đạo” đang được sử dụng ngày càng
nhiều hơn khi nhắc đến vai trò của người quản lý vì chức năng của lãnh đạo là
xử lý thay đổi.Người quản lý cần phải lãnh đạo giỏi để thay đổi, hệ thống và con
người một cách năng động.Nhà QTVP giỏi phải là người thúc đẩy quá trình
quyết định một vấn đề và trao cho nhân viên của họ quyết định vấn đề đó.Nếu
bạn là một nhà lãnh đạo giỏi, quyền lực sẽ tự đến với bạn, nhưng bạn cũng phải
biết khai thác quyền lực của những người khác.Bạn phải thúc đẩy quá trình
quyết định và làm cho quá trình đó hoạt động. Đó là một bài toán khó.
Thứ hai: Kỹ năng lập kế hoạch: Nhà QTVP là người chịu trách nhiệm về
những công việc thuộc khối văn phòng và văn phòng sẽ hành động theo quyết
định đó. Nghĩa là quyết định của nhà QTVP ảnh hưởng rất lớn tới vận mệnh của
doanh nghiệp. Một kế hoạch sai lầm rất có thể sẽ đưa đến những hậu quả khó
lường.Vì vậy kỹ năng lập kế hoạch rất quan trọng để đảm bảo cho nhà quản lý
có thể đưa ra những kế hoạch hợp lý và hướng toàn bộ nhân viên làm việc theo
mục tiêu của kế hoạch đã định. Khi kế hoạch được hoàn thành, nhà quản lý phải
chuyển tải thông tin kế hoạch cho cấp trên và cấp dưới để tham khảo ý
kiến.Trong suốt quá trình thực hiện kế hoạch, người quản lý sẽ cần đến những
công cụ giải quyết vấn đề và khi cần thiết, phải ra và thực thi các quyết định
trong quyền hạn của mình.
Thứ ba:Kỹ năng giao tiếp tốt: Càng ngày người ta càng nhận ra sức mạnh
của các mối quan hệ, cái mà có được từ một kỹ năng giao tiếp tốt. Bạn phải
thành thạo giao tiếp bằng văn nói và cả văn viết.Bạn phải biết cách gây ấn tượng
bằng giọng nói, ngôn ngữ cơ thể, đôi mắt và cách diễn đạt dễ hiểu, thuyết
21


phục.Các bản hợp đồng ngày nay có được phụ thuộc rất nhiều vào khả năng
thương thuyết.Khả năng giao tiếp tốt cũng phát huy tác dụng trong quản lý nhân

sự. Một chuyên gia về nhân sự đã từng kết luận rằng tiền có thể mua được thời
gian chứ không mua được sự sáng tạo hay lòng say mê công việc. Mà mức độ
sáng tạo hay lòng say mê công việc lại phụ thuộc vào khả năng tạo động lực cho
nhân viên để khẳng định lòng trung thành và sự cam kết của người lao động
không thể có được bằng việc trả lương cao. Thực tế là mức lương cao và một
văn phòng đầy đủ tiện nghi chỉ là điều kiện cần chứ không phải là điều kiện đủ
để nhà quản lý có thể giữ một nhân viên tốt.
Nếu bạn là một nhà quản lý và bạn nhận ra là mình không có đầy đủ các
kỹ năng cần thiết trên thì cũng không có gì phải lo lắng.Hãy học hỏi từ những
chuyên gia cho dù bạn sẽ cảm thấy dường như vị trí của mình thay đổi từ một
nhà lãnh đạo thành một người học việc. Tóm lại, để trở nên người quản lý hiệu
quả , chúng ta cần xác định được công việc của một người quản lý phải làm để
đạt được các much tiêu của tổ chức, cùng với và thông qua các cá nhân.
Thứ tư: Kỹ năng giải quyết vấn đề: Quá trình giải quyết vần đề có thể
được tiến hành qua các bước sau: nhận diện vấn đề, tìm nguyên cớ của vấn đề,
phân loại vấn đề, tìm giải pháp và lựa chọn giải pháp tối ưu. Một nhà QTVP giỏi
sẽ tiến hành quá trình này một cách khoé léo và hiệu quả.
Thứ năm: Ngoài những điều trên thì thực tế các doanh nghiệp hiện nay
đòi hỏi nhiều hơn nữa ở những nhà QTVP tương lai như khả năng hiểu biết để tư
vấn tham mưu giúp việc cho lãnh đạo, thành thục tất cả các kỹ năng, nghiệp vụ
nghề nghiệp, từ đó hiểu rõ và tổ chức chỉ đạo bộ máy văn phòng hoạt động hiệu
quả.
Để trở thànhNhà QTVP, cần phải trải qua một thời gian dài được rèn
luyện những phẩm chất cần có và học tập kinh nghiệm từ những người đi trước.
Một Nhà QTVP mà các doanh nghiệp cần thật sự cần phải có tư thế đĩnh đạc, sự
tự tin, khả năng thuyết phục người khá và đầy đủ những yêu cầu trên.
Ngoài ra thì Nhà Quản trị vưn phòng trong tương lai cân bồi đắp thêm
những tố chất như :
22

+ Niềm say mê: Một nhà QTVP hiệu quả là người luôn khát khao làm
được điều gì đó đóng góp cho xã hội, hoặc chí ít là cho mình. Không có sự say
mê, thì một nhà lãnh đạo sẽ không thể có được những quyết định táo bạo và tâm
huyết.
+ Sự hiểu biết và tính ham học hỏi: Điều chắc chắn là, người lãnh đạo
không thể điều hành tốt nếu họ không hiểu biết gì về lĩnh vực hoạt động của
họ.Ngoài những kiến thức cơ bản trong lĩnh vực hoạt động của mình, nguời lãnh
đạo còn phải đọc nhiều và luôn có tinh thần học hỏi để không ngừng nâng cao
kiến thức, nhận biết và cập nhật những thông tin và tri thức mới.
+ Nhìn xa trông rộng. Tố chất này khác với niềm say mê, song ở khía
cạnh nào đó, nó lại không tách biệt khỏi niềm say mê. Nếu một người không
quan tâm đến một đối tượng, một vấn đề, một hệ thống nào đó, thì người đó sẽ
không chú tâm dành thời gian tìm hướng giải quyết. Tuy nhiên, người lãnh đạo,
ngoài niềm say mê, còn phải có tầm nhìn, cách nhìn nhận và những ý tưởng nhất
định trước những thay đổi, để từ đó vạch ra những biện pháp phù hợp.
+ Óc sáng tạo: Người lãnh đạo luôn phải suy nghĩ để làm sao đưa ra
những chiến lược thực hiện tầm nhìn một cách hiệu quả nhất. Trong bất cứ cong
việc nào, cũng cần phát huy trí sáng tạo để thực hiện công việc nhanh nhất, hiệu
quả nhất, chất lượng đảm bảo nhất.
+ Khả năng truyền đạt thông tin: Nhà QTVP phải có khả năng diễn thuyết
và truyền đạt thông tin để thuyết phục những người khác tin tưởng, nghe theo và
làm theo.
+ Khả năng lập Kế hoạch và tổ chức: Nhà QTVP là người luôn nhìn thấy
những việc cần làm và có khả năng giúp tập thể lập kế hoạch và tổ chức việc
thực hiện.
+ Khả năng làm việc theo nhóm: Nhà QTVP cần phải có khả năng hoạt
động cùng những người khác, biết lắng nghe, sống trung thực và cởi mở, biết
sắp xếp và bố trí công việc cho nhân viên một cách khoa học và hợp lý, biết
cách giải quyết và dàn xếp những mâu thuẫn nội bộ.

+ Tài xoay xở: Nhà QTVP càn có nghị lực rất lớn. Khi khó khắn, họ
23


không nản chí.Khi công việc xem ra quá khó, họ sẽ tìm cách tiếp cận khác. Họ
luôn tìm kiếm các giải pháp cho vấn đề, đẻ từ đó lựa chọn hướng đi tối ưu
+ Lòng dũng cảm: Nhà QTVP là người có một trong những công việc
khắc nghiệt nhất.Giám đốc điều hành phải luôn xác định rõ, họ là đại diện cho ai
và cần phải làm gì. Họ phải dũng cảm và cương quyết trong các vấn đề liên quan
đến sự sinh tồn và phát triển của doanh nghiệp, như việc bổ nhiệm, sa thải…
+ Sẵn sàng chấp nhận rủi ro: Nhà QTVP tài năng là người không trốn
tránh trước thực tế giảm sút, biết lường trước những kịch bản xấu nhất có thể
xảy ra với doanh nghiệp. Khi đó, họ cần có kế hoạch hỗ trợ.

24


CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM XÂY DỰNG HÌNH ẢNH NHÀ
QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG TƯƠNG LAI ĐỂ ĐÁP ỨNG NHU
CẦU HỘI NHẬP
3.1. Nhận xét đánh giá
Có thể nói rằng Nhà QTVP có là nhân tố quyết định đến hiệu quả làm
việc của cả hệ thống văn phòng của mỗi doanh nghiệp. Nhà QTVP được ví như
kim chỉ nam định hướng , chỉ đạo cho hoạt động văn phòng. Vì vậy một Nhà
QTVP giỏi thì mới lãnh đạo được một hệ thống văn phòng làm việc hiệu quả.
Đặc biệt trong thời kỳ này, xã hội đnag phát triển, hội nhập quốc tế được
mở rộng, vì vậy yêu cầu đối với những Nhà QTVP càng cao và khắt khe hơn để
phù hợp với thời cuộc
Hiện nay các doanh nghiệp cũng đã phần nào nhận thức được vai trò đó
và điều đó được thể hiện ở năng lực của những nhà QTVP trong doanh nghiệp

Các nhà QTVP hiện nay tuổ đời tương đối trẻ và năng động, hội tụ hầu
hết những phẩm chất của người lãnh đạo,
Tuy nhiên để đáp ứng nhu cầu ngày càng phát triển của nền kinh tế, và hội
nhập Quốc tế thì những điều trên chưa đủ. Do văn hóa Việt, ảnh hưởng phần nào
đến tư duy của người lao động nên một bộ phận nhỏ Nhà QTVP chưa thích nghi
với môi trường, chưa có tầm nhìn xa, cong thụ động, vì vậy gây ảnh hưởng rất
nhiều đến hiệu quả giải quyết công việc .
3.2. Những giải pháp để xây dựng hình ảnh Nhà QTVP để đáp ứng
nhu cầu hội nhập hiện nay
Xã hội ngày càng thay đổi, nên kinh tế ngày càng phát triển không ngừng,
vì vậy yêu cầu về cong người cũng khắt khe hơn để đáp ứng nhu cầu đó. Mặc dù
nhìn chung các nhà QTVP của các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay khá năng
động hội tụ khá đầy đủ những tố chất của Nhà QTVP chuẩn mực, tuy nhiên điều
đó vẫn không đủ , và cần phải hoàn thiện hơn nữa, bồi đắp và phát triển hơn nữa
. Dưới đây là một số kiến nghị, giải pháp của em để xây dựng hình ảnh một nhà
QTVP trong xã hội hiện đại và hội nhập

25