Khảo sát, đánh giá vai trò của Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp hiện nay và xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu trong thời kỳ hội nhập

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành bài nghiên cứu này. Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô
đã tận tình hướng dẫn, giảng dạy trong suốt quá trình học tập tại trường. Và đặc
biệt chúng em đã được tiếp cận với môn học “Quản trị văn phòng doanh nghiệp”
mà theo em là rất hữu ích và thực tế đối với sinh viên văn phòng chúng em.
Song do thời gian ngắn và do bản thân cá nhân em chưa đi làm và tiếp xúc
với môi trường doanh nghiệp và tiếp cận với thực tế cũng như hạn chế về kiến
thức và kinh nghiệm nên không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong
được sự đóng góp của quý thầy cô đề tài của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 05 tháng 05 năm 2017


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là bài nghiên cứu của của riêng em. Các số liệu sử
dụng phân tích trong bài có nguồn gốc rõ ràng. Các kết quả nghiên cứu trong bài
do em tự tìm hiểu, phân tích một cách trung thực, khách quan và phù hợp với
thực tiễn của Việt Nam.
Sinh viên thực hiện


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
PHẦN MỞ ĐẦU..................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài.......................................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu....................................................................................1
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài..................2
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu............................................................2
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp được sử dụng....................2
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài......................................................3

7. Cấu trúc của đề tài.....................................................................................3
PHẦN NỘI DUNG..............................................................................................4
CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 4
1.1. Khái quát chung về doanh nghiệp..........................................................4
1.1.1. Khái niệm về doanh nghiệp.................................................................4
1.1.2. Vai trò của doanh nghiệp.....................................................................5
1.1.3. Các loại hình doanh nghiệp.................................................................7
1.2. Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp........................................7
1.2.1. Khái niệm văn phòng doanh nghiệp....................................................7
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp............................8
1.2.3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng doanh nghiệp....................................11
1.3. Khái quát chung về Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp.................13
CHƯƠNG 2. VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH
NGHIỆP HIỆN NAY.........................................................................................15
2.1. Khái quát chung về nhà quản trị văn phòng.........................................15
2.2. Vai trò của nhà quản trị văn phòng.......................................................15
2.2.1. Nhà quản trị văn phòng có vai trò hoạch định những chiến lược kinh
doanh cho sự phát triển của doanh nghiệp..................................................15
2.2.2. Nhà quản trị văn phòng có vai trò trong việc tổ chức, duy trì các mối
quan hệ với con người.................................................................................16


2.2.3. Nhà quản trị văn phòng có vai trò trong việc tạo lập các mối quan hệ
đối ngoại......................................................................................................17
2.2.4. Nhà quản trị văn phòng có vai trò thường xuyên kiểm tra, giám sát
hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp..........................................................18
2.2.5. Nhà quản trị văn phòng có vai trò tiếp nhận và thu thập thông tin
phục vụ cho hoạt động của văn phòng doanh nghiệp..................................18
2.3. Thực trạng quản lý điều hành hoạt động văn phòng của nhà quản trị
văn phòng doanh nghiệp..............................................................................19

2.3.1. Thực trạng xây dựng kế hoạch điều hành hoạt động của văn phòng
doanh nghiệp...............................................................................................19
2.3.2. Thực trạng tổ chức xây dựng quy chế hoạt động của văn phòng
doanh nghiệp và điều hành theo quy chế....................................................19
2.3.3. Thực trạng giao quyền, ủy quyền trong điều hành hoạt động của văn
phòng doanh nghiệp....................................................................................21
2.3.4. Thực trạng tổ chức quản lý điều hành các nghiệp vụ công tác văn
phòng...........................................................................................................21
2.4. Những yêu cầu của văn phòng doanh nghiệp đối với nhà quản trị......22
2.4.1. Yêu cầu về khả năng lãnh đạo văn phòng doanh nghiệp của nhà quản
trị văn phòng................................................................................................22
2.4.2. Yêu cầu về kỹ năng lập kế hoạch của nhà quản trị văn phòng..........22
2.4.3. Yêu cầu về giao tiếp của nhà quản trị văn phòng..............................23
2.4.4. Yêu cầu về Kiến thức chuyên môn/nghề nghiệp...............................23
2.4.5. Yêu cầu về các tố chất phẩm chất.....................................................24
CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ NHÀ QUẢN TRỊ VĂN
PHÒNG TRONG THỜI KÌ HỘI NHẬP.........................................................26
3.1. Đánh giá, nhận xét về vai trò của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp
hiện nay.......................................................................................................26
3.1.1. Ưu điểm.............................................................................................26
3.1.2. Nhược điểm.......................................................................................27


3.2. Một số đề xuất giải pháp để nâng cao vai trò của nhà quản trị văn
phòng doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập................................................28
3.2.1. Giải pháp trong việc nâng cao nhận thức về vai trò của nhà quản trị
văn phòng doanh nghiệp..............................................................................28
3.2.2. Giải pháp trong việc đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ lãnh đạo....28
3.2.3. Một số giải pháp khác.......................................................................29
KẾT LUẬN........................................................................................................32

TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................33


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Thời buổi này, công ty, doanh nghiệp, tổ chức nào cũng cần sở hữu một
nhà quản trị Văn phòng tài năng, nhiệt tình, năng động và biết cảm thông.
Không như nhân viên bộ phận khác “việc ai người ấy làm”, nhà quản trị Văn
phòng gần như phải thâu tóm, nắm bắt được hết những chuyện xảy ra trong
doanh nghiệp. Đôi khi chính nhà quản trị Văn phòng phải là người đứng ra giải
quyết, cả vấn đề cá nhân lẫn vấn đề chuyên môn nghiệp vụ. Ngoài việc quản lý
giấy tờ, dữ liệu, sổ sách, vấn đề nhân sự,... nhà quản trị Văn phòng cũng cần
phải biết cách dung hoà các mối quan hệ của nhân viên, và tất cả vì lợi nhuận
của công ty, doanh nghiệp.
Bấy nhiêu thôi cũng đủ coi một nhà quản trị Văn phòng giống như người
“làm dâu trăm họ”. Bởi vậy,việc củng cố, nâng cao vai trò của nhà quản trị Văn
phòng ở nước ta càng trở nên cấp thiết.
Nhất là trong thời kỳ đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa và hội nhập
kinh tế quốc tế hiện nay, đất nước ta tiếp tục đạt những thành tựu to lớn, tốc độ
tăng trưởng kinh tế nhiều năm liên tục ở mức khá, nhiều doanh nghiệp nhà nước
đã tạo được uy tín và thương hiệu trên thị trường trong nước và nước ngoài. Bên
cạnh đó, chúng ta gặp không ít những khó khăn, thách thức lại một lần nữa nhấn
mạnh vai trò của nhà quản trị văn phòng.
Những yêu cầu trên đã thôi thúc em tìm hiểu và nghiên cứu kĩ hơn về vai
trò của Nhà quản trị văn phòng đối với doanh nghiệp hiện nay. Bởi vậy, em đã
quyết định chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá vai trò của Nhà quản trị văn phòng
doanh ngiệp hiện nay và xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng doanh
nghiệp đáp ứng yêu cầu trong thời kỳ hội nhập”.
2. Lịch sử nghiên cứu
1. Trần Thị Bé - Lớp ĐHLTQTVP K1 - Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

với đề tài: “Một số kĩ năng cần thiết của nhà quản trị văn phòng trong thời kì hội
nhập”. Đề tài trình bày một số kĩ năng cần có của một nhà quản trị văn phòng
tương lai.
1


2. Phan Thị Hoa - Lớp lưu trữ học và quản trị văn phòng k56 với tiểu luận:
“Mong muốn của anh/chị về Nhà quản trị của mình trong tương lai”. Bài tiểu luận
trình bày một số tiêu chuẩn của một Nhà quản trị nói chung theo góc độ chủ quan
của tác giả.
Các đề tài nghiên cứu về vai trò của các Nhà quản trị, nhưng chưa đi sâu
phân tích vai trò của các nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp. Chưa nêu ra
được những yêu cầu đặt ra của doanh nghiệp đối với nhà quản trị văn phòng và
ngược lại. Do đó, bài viết đưa ra những kế thừa và phát những khả năng tìm
hiểu, khảo sát để đánh giá tình hình vai trò của các nhà quản trị văn phòng, bên
cạnh đó làm rõ những yêu cầu của doanh nghiệp đối với nhà quản trị Văn
phòng.
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài
Về đối tượng nghiên cứu: Tập trung nghiên cứu vai trò của nhà quản trị
Văn phòng doanh nghiệp theo tình hình thực tế hoạt động của doanh nghiệp
trong thời kỳ hội nhập.
Về giới hạn và phạm vi nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu trong phạm vi các
văn phòng doanh nghiệp trong nước.
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu làm rõ:
 Vai trò của nhà quản trị Văn phòng doanh nghiệp hiện nay từ thực tế
hoạt động của các doanh nghiệp.
 Đề xuất các giải pháp chủ yếu để giúp nhà quản trị Văn phòng đáp ứng
yêu cầu trong thời kỳ hội nhập.
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp được sử dụng

Để thự hiện đề tài, bài Tiểu luận của em đã sử dụng các phương pháp
nghiên cứu khoa học chủ yếu là:
 Tiếp cận, phân tích tài liệu, thu thập thông tin từ văn bản, tập bài giảng,
tạp chí chuyên ngành và các thông tin tổng hợp tham khảo từ các trang web có
liên quan;
 Chú trọng phương pháp tổng kết, chọn lọc, phân tích thông tin từ các
nguồn tài liệu.
2


6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
 Thực hiện đề tài là điều kiện thuận lợi cho cá nhân thực hiện đề tài
nâng cao năng lực nghiên cứu, hoàn thành tốt nhiệm vụ của môn học cũng như
của bản thân;
 Góp phần nâng cao nhận thức về vai trò của Nhà quản trị văn phòng
doanh ngiệp hiện nay và xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng doanh
nghiệp đáp ứng yêu cầu trong thời kỳ hội nhập;
 Sản phẩm của đề tài là nguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho sinh viên
khi tìm hiểu về học phần “Quản trị văn phòng doanh nghiệp” và các học phần có
liên quan;
7. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết thúc và danh mục tài liệu tham khảo, đề tài được
chia làm 03 chương. Cụ thể như sau:
Chương 1. Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp
Chương 2. Vai trò của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp hiện nay
Chương 3. Giải pháp để nâng cao vai trò của nhà quản trị văn phòng
doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập

PHẦN NỘI DUNG
3

CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP
1.1. Khái quát chung về doanh nghiệp
1.1.1. Khái niệm về doanh nghiệp
Hiện nay trên phương diện lý thuyết có khá nhiều định nghĩa thế nào là
một doanh nghiệp, mỗi định nghĩa đều mang trong nó có một nội dung nhất định
với một giá trị nhất định. Điều ấy cũng là đương nhiên, vì rằng mỗi tác giả đứng
trên nhiều quan điểm khác nhau khi tiếp cận doanh nghiệp để phát biểu. Chẳng
hạn:
 Xét theo quan điểm luật pháp:
Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế có tư cách pháp nhân, có con dấu, có tài
sản, có quyền và nghĩa vụ dân sự hoạt động kinh tế theo chế độ hạch toán độc
lập, tự chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh tế trong phạm vi vốn đầu tư
do doanh nghiệp quản lý và chịu sự quản lý của nhà nước bằng các loại luật và
chính sách thực thi
 Xét theo quan điểm chức năng:
Doanh nghiệp được định nghĩa như sau: "Doanh nghiệp là một đơn vị tổ
chức sản xuất mà tại đó người ta kết hợp các yếu tố sản xuất (có sự quan tâm giá
cả của các yếu tố) khác nhau do các nhân viên của công ty thực hiện nhằm bán
ra trên thị trường những sản phẩm hàng hóa hay dịch vụ để nhận được khoản
tiền chênh lệch giữa giá bán sản phẩm với giá thành của sản phẩm ấy” M.Francois Peroux.
 Xét theo quan điểm phát triển:
“Doanh nghiệp là một cộng đồng người sản xuất ra những của cải. Nó
sinh ra, phát triển, có những thất bại, có những thành công, có lúc vượt qua
những thời kỳ nguy kịch và ngược lại có lúc phải ngừng sản xuất, đôi khi tiêu
vong do gặp phải những khó khăn không vượt qua được " - trích từ sách " kinh
tế doanh nghiệp của D.Larua.A Caillat - Nhà xuất bản Khoa Học Xã Hội 1992
 Xét theo quan điểm hệ thống:
Doanh nghiệp được các tác giả nói trên xem rằng : Doanh nghiệp bao

gồm một tập hợp các bộ phận được tổ chức, có tác động qua lại và theo đuổi
4


cùng một mục tiêu. Các bộ phận tập hợp trong doanh nghiệp bao gồm 4 phân hệ
sau: sản xuất, thương mại, tổ chức, nhân sự.
Tuy nhiên, xét trên mọi khía cạnh, khái niệm chung nhất về doanh nghiệp
được đưa ra là: “Doanh nghiệp là một tổ chức kinh tế có tên riêng, có trụ sở giao
dịch ổn định, được đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nhằm thực
hiện ổn định các hoạt động kinh doanh”.
1.1.2. Vai trò của doanh nghiệp
1. Giải quyết việc làm, nâng cao thu nhập, cải thiện đời sống của người
lao động
Trong những năm gần đây, số doanh nghiệp tăng nhanh đã giải quyết
được nhiều việc làm với thu nhập cao hơn cho người lao động. Tại thời điểm
01/01/2000 khu vực doanh nghiệp đã thu hút 3,194 triệu lao động, đến
01/01/2002 là 3,933 triệu lao động và 01/01/2003 là 4,658 triệu lao động. Như
vậy trong 3 năm từ 2000 - 2002, khu vực doanh nghiệp đã thu hút thêm 1,464
triệu lao động, nếu kể cả số tuyển dụng để thay thế trên 650 nghìn giảm do các
nguyên nhân, thì số lao động mà khu vực doanh nghiệp tuyển vào trong 3 năm là
trên 2,1 triệu lao động, bình quân mỗi năm gần 700 nghìn lao động, là con số
đáng kể trong yêu cầu tạo ra việc làm mới cho toàn xã hội.
Lao động ở khu vực doanh nghiệp có thu nhập cao hơn nhiều so với khu
vực cá thể và hộ gia đình, năm 2002 thu nhập bình quân tháng của một lao động
gần 1,25 triệu đồng (tăng 18,5% so với năm 2000). Thu nhập bình quân 1 người
1 tháng năm 2002 của khu vực doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài đạt cao
nhất, gần 1,9 triệu đồng, tiếp đến là khu vực doanh nghiệp nhà nước gần 1,31
triệu đồng và thấp nhất là khu vực doanh nghiệp ngoài quốc doanh 0,92 triệu
đồng. Tuy có mức thu nhập bình quân thấp nhất, nhưng doanh nghiệp ngoài
quốc doanh lại là khu vực đang thu hút nhiều lao động mới và có tốc độ tăng thu

nhập nhanh nhất trong ba khu vực (năm 2002 tăng 24,3% so với năm 2000). Lao
động hiện đang làm việc trong khối doanh nghiệp năm 2000 chiếm 11,3% tổng
số lao động toàn xã hội hiện đang tham gia làm việc và tăng lên 13% trong năm
2001, dự kiến khoảng 16% năm 2003.
5


Tuy chiếm tỷ trọng không cao trong tổng lao động toàn xã hội, nhưng lao
động của khu vực doanh nghiệp lại là lực lượng chủ yếu tạo ra nguồn thu cho
ngân sách Nhà nước và đóng góp lớn cho tăng trưởng GDP. Thu nhập cao và
tăng nhanh của lao động khối doanh nghiệp góp phần cải thiện và nâng cao mức
sống chung của toàn xã hội và tham gia vào quá trình chuyển dịch cơ cấu lao
động từ nông nghiệp sang các ngành phi nông nghiệp.
2. Doanh nghiệp tăng trưởng và ổn định phát triển là yếu tố quyết định
đến tăng trưởng cao của nền kinh tế
Năm 2002 tổng doanh thu thuần của khối doanh nghiệp đạt 1212 nghìn tỷ
đồng, gấp 4,8 lần năm 1994 và gấp 1,5 lần năm 2000, trong đó khu vực doanh
nghiệp nhà nước chiếm 51,3%, khu vực ngoài quốc doanh chiếm 30,1%, khu
vực có vốn đầu tư nước ngoài chiếm 18,7%. Ngành có doanh thu lớn nhất là
thương nghiệp 515,0 nghìn tỷ đồng, chiếm 42,5%, gấp 4,3 lần năm 1994 và gấp
1,49 lần năm 2000. Ngành công nghiệp chế biến đạt 374,6 nghìn tỷ đồng, chiếm
30,9%, gấp 5,6 lần năm 1994 và gấp 1,52 lần năm 2000; ngành xây dựng đạt
86,6 nghìn tỷ đồng, chiếm 7,2%, gấp 6 lần năm 1994 và gấp 1,86 lần năm
2000,...
Doanh nghiệp phát triển nhanh những năm gần đây đã làm cho tỷ trọng
đóng góp của khu vực này vào GDP tăng nhanh, năm 1995 chiếm 45,31%, năm
2001 là 53,13% và dự kiến năm 2003 khoảng 56%.
Lợi ích cao hơn mà tăng trưởng doanh nghiệp đem lại là tạo ra khối lượng
hàng hoá và dịch vụ lớn hơn, phong phú hơn, chất lượng tốt hơn, thay thế được
nhiều mặt hàng phải nhập khẩu, góp phần quan trọng cải thiện và nâng cao mức

tiêu dùng trong nước và tăng xuất khẩu, đó cũng là yếu tố giữ cho nền kinh tế ổn
định và phát triển những năm qua.
3. Doanh nghiệp phát triển giúp giải quyết các vấn đề xã hội
Những năm gần đây, sản phẩm hàng hoá và dịch vụ do khối doanh nghiệp
tạo ra ngày càng phong phú, đa dạng về chủng loại mặt hàng, chất lượng hàng
hoá, dịch vụ được nâng lên, do đó đã giải quyết cơ bản nhu cầu tiêu dùng hàng
hoá, dịch vụ ngày càng cao của toàn xã hội, góp phần nâng cao mức sống vật
6


chất của dân cư và tăng nhanh lượng hàng hoá xuất khẩu. Nhiều sản phẩm trước
đây thường phải nhập khẩu cho tiêu dùng thì nay đã được các doanh nghiệp sản
xuất thay thế và được người tiêu dùng trong nước tín nhiệm như: Ô tô, xe máy,
phương tiện vận tải, các mặt hàng đồ điện, điện tử, may mặc, thực phẩm, đồ
uống, hoá mỹ phẩm, đồ dùng gia đình, sản phẩm phục vụ xây dựng,...
1.1.3. Các loại hình doanh nghiệp
Căn cứ vào luật doanh nghiệp năm 2015, có các loại hình doanh nghiệp
như sau:
- Công ty trách nhiệm hữu hạn (Trong đó có công ty TNHH 1 thành viên
và công ty TNHH 2 thành viên trở lên).
- Doanh nghiệp nhà nước.
- Công ty cổ phần.
- Công ty hợp danh.
- Doanh nghiệp tư nhân.
- Nhóm công ty (Trong đó có: Tập đoàn kinh tế, tổng công ty).
1.2. Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp
1.2.1. Khái niệm văn phòng doanh nghiệp
Có nhiều cách hiểu khác nhau về thuật ngữ văn phòng:
 Theo cách hiểu “tĩnh”: “văn phòng” là một địa điểm làm việc và có
một vị trí dịa lý nhất định:

 “Văn phòng” là phòng làm việc của một lãnh đạo, thủ trưởng hay của
một người “quan trọng”.
Ví dụ: văn phòng giám đốc, văn phòng nghị sĩ, văn phòng kiến trúc sư
trưởng,…
 “Văn phòng” là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, dự án, là nơi mà
các cán bộ công chức của cơ quan, đơn vị đó hàng ngày đến làm việc.
Ví dụ: văn phòng Bộ, vãn phòng UBND, vãn phòng công trường,…
 Theo cách hiểu “động”: Văn phòng là một loại hoạt động trong các tổ
chức. Hoạt động này thường được hiểu là gắn liền với các công tác văn thư như
thu nhận, bảo quản, lưu trữ thông tin.
Một cách chung nhất, có thể hiểu:
“Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức; là nơi thu
7


thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt dộng quản lý; là nơi chăm lo mọi
lĩnh vực phục vụ hậu cần đám bảo các diều kiện cần thiết cho hoạt động của
cơ quan, tổ chức đó.”
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp
 Xuất phát từ quan niệm về văn phòng và công tác văn phòng, có thể
thấy văn phòng có những chức năng sau đây:
 Chức năng tham mưu tổng hợp
Tham mưu là nhằm mục đích trợ giúp cho thủ trưởng có cơ sở để lựa
chọn quyết định quán lý tối ưu phục vự cho mục tiêu hoạt dộng của cơ quan, tổ
chức đó.
Muốn có những quyết định đúng đắn, kịp thời có cơ sở và mang tính khoa
học, người ra quyết định phải nắm được nhiều lĩnh vực, phải có mặt ở mọi lúc,
mọi nơi… Điều này vượt quá khá năng của một con người.
Do đó, đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là
công tác tham mưu tổng hợp. Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần

tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất.
Chủ thể làm công tác tham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập
thể tồn tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý.
Trong thực tế, các cơ quan, đơn vị thường đặt bộ phận tham mưu tại văn
phòng để giúp cho công tác này được thuận lợi. Để có ý kiến tham mưu, văn
phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài, phân tích, quản lý sử
dụng các thông tin đó theo những nguyên tắc trình tự nhất định. Ngoài bộ phận
tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho
lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu như công nghệ, tiếp thị, tài chính, kế
toán… Cách thức tổ chức này cho phép tận dụng khả năng của các chuyên gia ở
từng lĩnh vực chuyên môn song cũng có lúc làm tản mạn nội dung tham mưu,
gây khó khăn trong việc hình thành phương án điều hành tổng hợp. Để khắc
phục tình trạnh này, văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ
các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất trình
hoặc đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp trên cơ sở các
8


phương án riêng biệt của các bộ phận nghiệp vụ.
Như vậy văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi
thu thập tiếp nhận, tổng hợp các ý kiến của các bộ phận.
 Chức năng giúp việc theo ngành
Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của ban
lãnh đạo cơ quan đơn vị thông qua các công việc cụ thể như: Xây dựng chương
trình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiện
các kế hoạch đó. Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức các
hội nghị, các chuyến đi công tác, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn
bản…
 Chức năng hậu cần
Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất

như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ. Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố
trí, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có hiệu quả.
Đó là chức năng hậu cần của văn phòng. Quy mô và đặc điểm của các phương
tiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các
cơ quan, đơn vị. chi phí thấp nhất với hiệu quả cao nhất là phương châm hoạt
động của công tác văn phòng. Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh
đạo thông qua ba chức năng quan trọng trên đây. Các chức năng này vừa độc
lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải
tồn tại văn phòng ở mỗi cơ quan, đơn vị.hận khác cung cấp cho lãnh đạo cơ
quan, đơn vị.
 Các chức năng của văn phòng được thể hiện ớ các nhiệm vụ cụ thể
sau:
 Tổng hợp chương trình công tác cho cơ quan, đơn vị
Mỗi cơ quan, đơn vị, dự án cớ nhiều kế hoạch do các bộ phận khác xây dựng.
Song muốn dạt dược mục lieu chung thì các kế hoạch dó phái dược kết nôi
thành hệ thống ke hoạch hoàn chính, ăn khớp và hỏ trợ cho nhau. Vãn phòng là
đon vị tổng hợp ké hoạch tổng thè của cơ quan, dơn VỊ và dỏn dốc các hộ phận
9


khác tlụrc hiện.
Mặt khác, vãn phòng có nhiệm vụ trực tiếp xàv dựng chương trình, ke
hoạch cóng tác trong quý. tháng, tuần… cua han lành dạo. giúp lãnh dạo triện
khai, thực hiện các kẽ hoạch đó.
 Thu thập xử lý
Thông tin là căn cứ dê thu trướng, lãnh dao dưa ra quyết dinh kịp thời và dũng
dãn. Thong tin bao gồm nhiều loại và từ nhiều nguón khác nhau. Nhiều khi khỏi
lượng thông tin rát lớn. phức tạp. đa dạng, đa chiều. Việc thu thập và xứ lý
lượng thõng tin này cần phái có bộ phận trợ giúp, dớ chính là vãn phòng. Các
thõng tin. cõng văn. giây tờ di và đến dều dược vãn phòng thu thập, xử lý. phân

loại theo những kênh thích hợp đề’ sau đó chuyến phát di hay lưu trữ.
Văn phòng phái tuân theo những quy định nghiêm ngặt ve vãn thư. lưu trữ khi
thu nhận, xử lý. báo quán và chuyến phát thõng tin. Thõng tin dược thu thập đầy
đú, kịp thời, dược xử lý khoa học, dáp ứng yêu cầu của quán lý là cơ sở de thú
trướng, lãnh đạo lựa chọn quvết định quán lý.
 Tư vấn về văn bản
Văn bàn là phương tiện ghi tin và tru yen tin. là phương tiện lưu trữ va truyền
dạt các quyết định quán lý. Vãn phòng trự giúp chơ thú trướng về còng tác soạn
tháo vãn bán dể đám bảo cho vãn bản có dầy dú nội dung, hình thức theo yêu
cầu; đúng thẩm quvền và đúng trình tự thú tục theo quv định.
 Truyền đạt và theo dõi việc thực hiện các quyết định quản lý
Văn phòng, thông qua việc chuyển phát thông tin, truyền đạt các quyết định của
lãnh đạo. Vãn phòng cũng theo dõi việc triển khai thực hiện các quyết định đó,
tổng hợp tình hình hoạt động của các bộ phận để báo cáo lãnh đạo, đề xuất các
biện pháp phục vụ sự chi dạo, điều hành của lãnh đạo.
 Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp
Văn phòng chịu trách nhiệm trong cõng tác lễ tân như đón, tiếp khách, bố trí nơi
ăn, chốn ở, lịch làm việc với khách, tổ chức các cuộc họp, lễ nghi, khánh tiết của
cơ quan, dơn vị. Văn phòng tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại, giữ vai trò là
cầu nối liên hệ với các cơ quan cấp trên, ngang cấp, cấp dưới và với nhân dân.
10


 Đảm bảo nhu cầu hậu cần, quản lý vật tư, tài sàn
Nếu không có bộ phận chuyên trách, vãn phòng là bộ phận bảo đảm các yếu tố
vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị thông qua các công việc như lập kế
hoạch nhu cấu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm, cấp phát, theo dõi sử dụng
nhằm quản lý chặt chẽ các chi phí văn phòng.
 Tổ chức công tác bảo vệ
Nếu không có bộ phận chuyên trách, văn phòng có thể có nhiệm vụ tổ chức công

tác bảo vệ trật tự, an toàn trong cơ quan, đơn vị. Ngoài ra, văn phòng có thể phối
hợp với Công đoàn chăm lo sức khỏe, đời sống vật chất, văn hóa tinh thần cho
cán bộ công nhân viên.
Trên đây là những nhiệm vụ chủ yếu của văn phòng trong một cơ quan, đơn vị
nói chung. Tùy từng điều kiện cụ thể về đặc điểm, tính chất hoạt động mà từng
cơ quan, đơn vị có thể thêm, bớt một số nhiệm vụ cho phù hợp.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng doanh nghiệp
Văn phòng

Bộ phận
tổng hợp

Bộ phận
nhân sự

Bộ phận
văn thư –
lưu trữ

Bộ phận
kế toán

Bộ phận
quản trị
thiết bị

Bộ phận
kiểm
soát

Bộ
phận IT

 Trưởng phòng Hành chính (trưởng phòng Hành chính – Nhân sự): Phụ
trách và điều hành chung các hoạt động của phòng.
 Phó phòng Hành chính (Phó phòng Hành chính – Nhân sự): giúp việc
cho trưởng phòng và phụ trách các công việc theo sự phân công, phân cấp của
trưởng phòng.
11


 Bộ phận Tổng hợp – Kế hoạch: theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động
chung trong doanh nghiệp; tiếp nhận thông tin, báo cáo của các phòng ban,
xưởng sản xuất, văn phòng đại diện, cửa hàng; thực hiện việc tổng hợp báo cáo
lãnh đạo; xây dựng nội dung chương trình-kế hoạch công tác chung của doanh
nghiệp; chuẩn bị nội dung các cuộc họp, hội nghị; rà soát, tham mưu cho lãnh
đạo về công tác ban hành văn bản; phụ trách công tác pháp lý cho hoạt động của
doanh nghiệp. Trực tiếp quan hệ và làm việc với các cơ quan bảo vệ pháp luật,
cơ quan báo chí và truyền thông trong các lĩnh vực liên quan tới hoạt động của
doanh nghiệp. Quản lý và tổ chức các sự kiện liên quan tới công tác quảng bá
hình ảnh của doanh nghiệp, công tác truyền thông, tuyên truyền, hội chợ, triển
lãm trong nước và quốc tế.
 Bộ phận Nhân sự: Nghiên cứu và tham mưu cho lãnh đạo trong việc
thực hiện các quy định của pháp luật về công tác tổ chức nhân sự của doanh
nghiệp. Trực tiếp thực hiện công tác tuyển dụng, đào tạo, kiểm tra, đánh giá, thi
đua, kỷ luật… nhân sự. Xây dựng chế độ, chính sách, quy định, kế hoạch về
nhân sự trình lãnh đạo phê duyệt. Lưu trữ hồ sơ nhân sự của doanh nghiệp. Lập
kế hoạch, kiểm tra, theo dõi, duy trì việc thực hiện chế độ bảo hộ lao động trong
toàn doanh nghiệp theo quy định. Giải quyết tranh chấp lao động.
 Bộ phận Văn thư - Lưu trữ: Thực hiện công tác văn thư; quản lý và sử

dụng con dấu; cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường; chuyển giao văn bản, tài liệu;
phân chia báo, tạp chí cho các đơn vị trong doanh nghiệp. Thực hiện các nghiệp
vụ lưu trữ như chỉnh lý, thu thập, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, khai thác sử
dụng tài liệu lưu trữ. Tham mưu cho lãnh đạo xây dựng quy chế và hướng dẫn
nghiệp vụ công tác này trong doanh nghiệp.
 Bộ phận Kế toán: thực hiện công tác tài chính - kế toán theo quy định
của pháp luật; tham mưu cho lãnh đạo trong việc xây dựng các quy chế tài
chính, các quy định liên quan tới chế độ thu nhập của người lao động trong
doanh nghiệp. Phó chánh văn phòng (Phó trƣởng phòng) Bộ phận Tổng hợp, Kế
hoạch Bộ phận Văn thư- Lưu trữ Bộ phận Nhân sự, Chính Bảo hiểm Bộ phận Kế
toán Bộ phận Kiểm soát Bộ phận Quản trị phục vụ Bộ phận IT Bộ phận Lễ tân,
12


Quan hệ khách hàng
 Bộ phận Quản trị - Phục vụ: Quản lý tài sản, thiết bị, phương tiện làm
việc; điện; nước; bảo vệ, đội xe. Thực hiện y tế, lên kế hoạch chăm sóc sức khỏe
cho người lao động. Đảm bảo công tác vệ sinh, cảnh quan môi trường, công tác
phòng cháy chữa cháy. Tổ chức nhà ăn tập thể.
 Bộ phận Kiểm soát: theo dõi, giám sát các hoạt động của doanh nghiệp
theo quy định, nội quy, quy trình… đã được đề ra. Tham gia quản lý, đôn đốc
theo dõi công nhân trong giờ lao động cùng với các quản đốc, tổ trưởng. Đảm
bảo giờ giấc giấc, an toàn lao động.
 Bộ phận IT (Information Technology): quản lý hệ thống mạng máy
tính, website và công nghệ thông tin của doanh nghiệp.
 Bộ phận Lễ tân – Chăm sóc khách hàng: thực hiện công tác lễ tân, trực
tổng đài, Đưa đón và bố trí nơi ăn nghỉ cho đối tác nước ngoài. Thực hiện công
tác tổ chức hội nghị, chuyến công tác cho lãnh đạo. Tiếp đón và hướng dẫn
khách tới làm việc, giải đáp các thắc mắc của khách hàng. Thực hiện công tác
chăm sóc khách hàng như thăm hỏi, quà tặng... Tìm kiếm, mở rộng quan hệ

khách hàng. Trên thực tế, cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp rất linh hoạt, có thể
tăng hoặc giảm số lượng bộ phận theo nhu cầu công việc hoặc theo tình hình
phát triển cụ thể của doanh nghiệp ở từng giai đoạn. Đồng thời văn phòng còn
có thể được phân công thực hiện thêm các công việc về sản xuất, kinh doanh
như giải quyết thủ tục hải quan, xây dựng kế hoạch sản xuất, tổ chức thực hiện
các dự án đầu tư.
1.3. Khái quát chung về Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp
Công việc của Nhà quản trị làm thế nào để đạt được mục tiêu của tổ chức
cân bằng và thông qua người khác. Khi các nhà quản trị khích lệ các nhân viên
cấp dưới của mình, tạo ảnh hưởng đến cá nhân hay tập thể lúc họ làm việc, lựa
chọn kênh thông tin hiệu quả nhất hay giải quyết các vấn đề liên quan đến hành
vi của nhân viên thì các nhà quản trị đang thực hiện chức năng lãnh đạo
Nhà quản trị văn phòng là người đứng đầu tổ chức, doanh nghiệp và đảm
nhận vai trò lãnh đạo văn phòng làm việc hiệu quả. Có trách nhiệm xây dựng tầm
13


nhìn của tổ chức, doanh nghiệp, tập hợp, khuyến khích mọi người làm việc có hiệu
quả, bên cạnh đó nhà quản trị văn phòng có trách nhiệm tìm kiếm và đưa ra những
phương pháp thay đổi có ý nghĩa đưa đến sức cạnh tranh cao và phát triển bền vững
cho văn phòng doanh nghiệp nói riêng và doanh nghiệp nói chung.
Nhà quản trị phải có niềm đam mê khao khát làm được điều gì đó có ích
cho tổ chức, doanh nghiệp. Nếu như không có niềm đam mê thì Nhà quản trị
văn phòng không có những quyết định táo bạo và tâm huyết. Có một điều chắc
chắn rằng Nhà quản trị văn phòng sẽ không lãnh đạo tốt công việc của mình
trong khi họ không có vốn hiểu biết về công việc thuộc lĩnh vực hoạt động của
mình, như vậy Nhà quản trị văn phòng cần có sự hiểu biết hơn ai hết.
Bên cạnh đó, phải có tầm nhìn xa trông rộng và óc sáng tạo, Nhà quản trị
phải làm sao đưa ra những ý tưởng sáng tạo , thực hiện các chiến lược phát triển
cho doanh nghiệp.

 Tiểu kết
Chương 1 đã nêu khái quát những vấn đề căn bản về văn phòng doanh
nghiệp, chức năng của văn phòng doanh nghiệp.
Bên cạnh đó tìm hiểu về Nhà quản trị văn phòng và hoạt động lãnh đạo
điều hành doanh nghiệp của Nhà quản trị.
Doanh nghiệp, văn phòng doanh nghiệp hay Nhà quản trị văn phòng
doanh nghiệp đều có những vai trò nhất định trong sự phát triển của xã hội. Đất
nước phát triển vững mạnh nhờ hoạt động của các doanh nghiệp, trong đó có sự
đóng góp to lớn của bộ phận văn phòng doanh nghiệp mà đặc biệt là sự cống
hiến của các Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp.
Trong chương 2, tôi sẽ đánh giá thực trạng để thấy rõ hơn tầm quan trọng
của Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp hiện nay.

14


CHƯƠNG 2.
VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP
HIỆN NAY
2.1. Khái quát chung về nhà quản trị văn phòng
Thời buổi này, công ty, doanh nghiệp, tổ chức nào cũng cần sở hữu một
nhà quản trị Văn phòng tài năng, nhiệt tình, năng động và biết cảm thông.
Không như nhân viên bộ phận khác “việc ai người ấy làm”, nhà quản trị Văn
phòng gần như phải thâu tóm, nắm bắt được hết những chuyện xảy ra trong
doanh nghiệp. Đôi khi chính nhà quản trị Văn phòng phải là người đứng ra giải
quyết, cả vấn đề cá nhân lẫn vấn đề chuyên môn nghiệp vụ. Ngoài việc quản lý
giấy tờ, dữ liệu, sổ sách, vấn đề nhân sự,... nhà quản trị Văn phòng cũng cần
phải biết cách dung hoà các mối quan hệ của nhân viên, và tất cả vì lợi nhuận
của công ty, doanh nghiệp.
Bấy nhiêu thôi cũng đủ coi một nhà quản trị Văn phòng giống như người

“làm dâu trăm họ”. Bởi vậy,việc củng cố, nâng cao vai trò của nhà quản trị Văn
phòng ở nước ta càng trở nên cấp thiết.
Nhất là trong thời kỳ đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa và hội nhập
kinh tế quốc tế hiện nay, đất nước ta tiếp tục đạt những thành tựu to lớn, tốc độ
tăng trưởng kinh tế nhiều năm liên tục ở mức khá, nhiều doanh nghiệp nhà nước
đã tạo được uy tín và thương hiệu trên thị trường trong nước và nước ngoài. Bên
cạnh đó, chúng ta gặp không ít những khó khăn, thách thức lại một lần nữa nhấn
mạnh vai trò của nhà quản trị văn phòng.
2.2. Vai trò của nhà quản trị văn phòng
Nhà quản trị văn phòng là người có vị trí quan trọng trong doanh nghiệp,
nên vai trò của họ có sức ảnh hưởng rất lớn tới sự phát triển của doanh nghiệp,
thể hiện:
2.2.1. Nhà quản trị văn phòng có vai trò hoạch định những chiến lược
kinh doanh cho sự phát triển của doanh nghiệp.
Hoạch định chiến lược kinh doanh có vai trò là xác lập có căn cứ,có cơ sở
những mục tiêu cho Doanh nghiệp. Chiến lựơc kinh doanh là cách thức phối hợp
mọi nguồn lực tập trung vào giải quyết một mục tiêu cụ thẻ của doanh nghiệp.
Tại sao chiến lược kinh doanh lại làm được điều đó?

15


Trước hết ta phải xem xét cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp. Về cơ
cấu tổ chức,doanh nghiệp bao gồm các bộ phận chức năng khác nhau như phòng
tổ chức,phòng hành chính, phòng tài vụ, phòng kế hoạch vật tư, phòng
marketing,…Mỗi phòng ban này sẽ đảm trách từng nhiệm vụ cụ thể mà chức
năng của nó quy định. Do sự phân chia theo chức năng như vậy nên các bộ phận
này hoạt động hoàn toàn độc lập và chịu sự quản lý của cấp cao hơn là ban giám
đốc.
Nếu chỉ hoạt động thông thường một cách riêng lẻ thì quả hoạt động đem

lại cho doanh nghiệp là không đáng kể vì các nguồn lực của bộ phận này là giới
hạn. Vậy yêu cầu đặt ra là phải có một cách thức nào đó cho phép liên kết,phối
hợp các nguồn lực riêng biệt này thành một nguồn lực tổng thể phục vụ cho mục
tiêu chung của doanh nghiệp.
Đó chính là vai trò hoạch định những chiến lược kinh doanh cho sự
phát triển của doanh nghiệp của nhà quản trị văn phòng.
Như vậy chiến lược kinh doanh sẽ khai thác được những ưu thế cạnh
tranh từ sự phối hợp giữa các nguồn lực này, đề ra được cách thức hành động
hướng mục tiêu sát thực tế hơn, hiệu quả hơn. Bởi lẽ mọi quyết định và hành
động đều dựa trên sự phân tích và đánh giá thực trạng điểm mạnh, điểm yếu của
doanh nghiệp cũng như nhưng thời cơ và đe dọa của môi trương kinh doanh. Tất
cả đều được phản ánh chính xác trong hoạch định chiến lược kinh doanh. Do
vậy, mọi hoạt động doanh nghiệp sẽ gắn chặt với thực trạng của doanh nghiệp.
Các nhà lãnh đạo biết được sẽ khai thác những ưu thế cạnh tranh nào, tận dụng
nhưng thời cơ nào.
Bên cạnh đó mục tiêu sẽ là động lực chính thúc đẩy doanh nghiệp nỗ lực
để hành động.
2.2.2. Nhà quản trị văn phòng có vai trò trong việc tổ chức, duy trì các
mối quan hệ với con người.
Tổ chức, duy trì các hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp là công việc
mà nhà quản trị văn phòng phải thực hiện. Nhất là các mối quan hệ trong nội
bộ doanh nghiệp. Họ phải gắn kết tất cả các phòng ban lại với nhau trong một
16


mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Nhà quản trị văn phòng phải duy trì hoạt động của doanh nghiệp được
đảm bảo theo đúng tiến độ, theo đúng quá trình làm việc, ổn định các công tác
hoạt động. Việc duy trì hoạt động của doanh nghiệp có vai trò quan trọng, quyết
định sự tồn tại của doanh nghiệp, vì vậy nhà quản trị văn phòng cần có những

phương pháp hiệu quả và thiết thực áp dụng vào doanh nghiệp, thay đổi phương
thức hoạt động phù hợp với thực tiễn hiện nay.
Việc đảm bảo cho hoạt động của văn phòng doanh nghiệp được trôi chảy,
thuận lợi, hiệu quả thông qua các chương trình, kế hoạch do văn phòng xây
dựng như lịch công tác hàng tuần, lịch tiếp khách, tổ chức chu đáo mỗi khi lãnh
đạo tham dự các cuộc họp, hội nghị hoặc bố trí đầy đủ, an toàn mỗi khi lãnh đạo
đi công tác…
Ngoài ra, giúp cho lãnh đạo không mất thời gian vào những công việc sự
vụ hàng ngày, đơn giản, mà tập trung vào các công việc chính, chiến lược cho sự
phát triển của cơ quan, tổ chức.
2.2.3. Nhà quản trị văn phòng có vai trò trong việc tạo lập các mối quan
hệ đối ngoại.
Nhà quản trị văn phòng đóng vai trò là cầu nối giữa các bô phận văn
phòng trong doanh nghiệp lại với nhau và giữa doanh nghiệp với hệ thống các
mối quan hệ bên ngoài.
Để làm tốt việc này họ phải tạo lập và duy trì các mối quan hệ chủ chốt
trong doanh nghiệp và các mối quan hệ đối ngoại, phải biết lắng nghe và thu
thập ý kiến và đặc biệt là có các kỹ năng cần thiết.
Hầu như các hoạt động giao tiếp chính thức của giữa cơ quan, doanh
nghiệp với công dân, đối tác, khách hàng đều được tổ chức tại văn phòng. Việc
tiếp đón trọng thị, sự ứng xử lịch thiệp trong giao tiếp của các cán bộ nhân viên,
phong cách làm việc chuyên nghiệp sẽ làm đối tác, khách hàng hài lòng vì được
tôn trọng. Thiết kế văn phòng hợp lý, khoa học, có tính thẩm mỹ cao cùng với
chế độ làm việc chặt chẽ sẽ gây ấn tượng lớn đối với khách.
Tất cả những ấn tượng tốt đẹp đó sẽ góp phần nâng cao vị thế, uy tín của
17


cơ quan, doanh nghiệp, góp phần quảnq bá thương hiệu của cơ quan, doanh
nghiệp. Chính vì thế, văn phòng còn được coi là “bộ mặt” phán ảnh cả một cơ

quan, doanh nghiệp vì vậy nhà quản trị văn phòng có vai trò trong việc tạo lập
các mối quan hệ đối ngoại.
2.2.4. Nhà quản trị văn phòng có vai trò thường xuyên kiểm tra, giám
sát hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp.
Nhà quản trị văn phòng phải sát sao kiểm tra, đánh giá các thông tin đã và
đang cũng như sẽ phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Xác
nhận và báo cáo về chất lượng và độ tin cậy của thông tin cho Đại hội đồng cổ
đông, Hội đồng quản trị hay cho chủ doanh nghiệp…
Công tác thường xuyên giám sát, kiểm tra hoạt động của doanh nghiệp là
nhiệm vụ hết sức quan trọng, nhằm đảm bảo tính ổn định phát triển kỉ cương, có
nề nếp của doanh nghiệp. Nhà quản trị phải thường xuyên kiểm tra tình hình
hoạt động của doanh nghiệp, kiểm tra các dây chuyền sản xuất.
Ngoài ra, Kiến nghị giải pháp quản lý rủi ro tiềm tàng vốn có và có thể
xảy ra trong tương lai đối với hoạt động của doanh nghiệp. Kiến nghị giải pháp
ngăn ngừa các sai phạm đã và đang xảy ra hoặc có thể sẽ xảy ra. Và giám sát
thực hiện các giải pháp để chỉnh sửa, khắc phục sai phạm, rủi ro trong mỗi bộ
phận, phòng ban, mỗi quyết định trong toàn bộ quá trình hoạt động của doanh
nghiệp.
2.2.5. Nhà quản trị văn phòng có vai trò tiếp nhận và thu thập thông tin
phục vụ cho hoạt động của văn phòng doanh nghiệp
Vai trò tiếp nhận và thu thập thông tin liên quan đến hoạt động của doanh
nghiệp. Vai trò này đòi hỏi nhà quản trị phải biết cách xây dựng hê thống thông
tin nội bộ trong văn phòng, phải thường xuyên xem xét, phân tích môi trường
nhằm xác định những cơ hội cũng như các mối đe dọa đối với doanh nghiệp.
Sau khi tiếp nhận một mối thông tin nào đó nhà quản trị cần phổ biến
thông tin đến các bộ phận, các thành viên trong văn phòng doanh nghiệp và các
cấp cao hơn.

18

2.3. Thực trạng quản lý điều hành hoạt động văn phòng của nhà quản
trị văn phòng doanh nghiệp.
2.3.1. Thực trạng xây dựng kế hoạch điều hành hoạt động của văn
phòng doanh nghiệp
Xây dựng kế hoạch là sự xác định một cách có căn cứ khoa học những
mục tiêu, chỉ tiêu, nhiệm vụ (thời hạn, tốc độ, tỉ lệ cân đối) về sự phát triển một
quá trình và định ra những phương tiện cơ bản để thực hiện có kết quả những
mục tiêu, chỉ tiêu, nhiệm vụ đó. Nói một cách đơn giản, xây dựng kế hoạch là
quyết định trước xem sẽ phải làm cái gì, làm như thế nào, khi nào làm và ai sẽ
làm cái đó. Xây dựng kế hoạch bao gồm các bước: tiền kế hoạch, chẩn đoán,
hình thành bản kế hoạch, hoàn chỉnh bản kế hoạch.
Xây dựng kế hoạch điều hành cho doanh nghiệp chính là để thực hiện tầm
nhìn, mục tiêu trong tương lai của doanh nghiệp. Vì vậy, thiếu một kế hoạch
phát triển phù hợp thì mục tiêu của doanh nghiệp rất khó thực hiện hoặc dễ bị đi
chệch hướng. Khi không có kế hoạch phát triển, doanh nghiệp cũng rất khó đánh
giá được mức độ thực thi của tầm nhìn.
Lập kế hoạch điều hành là lên danh sách cho những công việc cần thực
hiện và cách thực hiện những công việc đó. Khi không có được bản danh sách
đúng, thì chủ doanh nghiệp khó đưa ra được những quyết định, hoạt động đúng.
Họ không phân bổ được nguồn lực hợp lý cũng như không đánh giá được những
cơ hội và mức độ rủi ro trong quá trình điều hành, phát triển doanh nghiệp.
Để tồn tại và phát triển, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp cần phải xây dựng
được một kế hoạch điều hành phù hợp với doanh nghiệp của mình. Nếu không
xác định được kế hoạch điều hành đúng đắn, thì doanh nghiệp rất khó đạt được
mục tiêu đề ra, không tận dụng được nguồn lực vốn có, tận dụng được cơ hội
phát triển, và khó tránh khỏi những rủi ro.
2.3.2. Thực trạng tổ chức xây dựng quy chế hoạt động của văn phòng
doanh nghiệp và điều hành theo quy chế
Nhà quản trị văn phòng cần xây dựng Quy chế làm việc riêng của văn

phòng doanh nghiệp. Đây được coi là những quy tắc trong công tác quản lý và
19


điều hành văn phòng doanh nghiệp mà tất cả các nhân sự làm việc trong văn
phòng đều phải tuân theo. Nó là cơ sở, là thước đo cho việc xử lý công việc, giải
quyết các vấn đề mâu thuẫn phát sinh và giúp cho việc quản lý, điều hành, kiểm
tra, giám sát của nhà quản trị văn phòng được hiệu quả.
Bản Quy chế này cần xác định đầy đủ các nội dung:
1. Đối tượng, phạm vi áp dụng của Quy chế.
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng (phòng Hành chính).
3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của lãnh đạo và các đơn vị nghiệp vụ
của văn phòng.
4. Quy định về nghiệp vụ cho từng lĩnh vực/mặt hoạt động của văn phòng.
5. Mối quan hệ phối hợp trong công việc giữa các bộ phận nghiệp vụ và
với các đơn vị khác trong cơ quan, tổ chức. –
6. Các quy định về: chế độ họp; đánh giá, thi đua, khen thưởng, kỷ luật; thời
gian làm việc, nghỉ ngơi, làm ngoài giờ; quy trình giải quyết khiếu nại, thắc mắc…
7. Chính sách đối với người lao động trong văn phòng: đào tạo, lễ tết,
hiếu, hỉ...
8. Quy định về trang phục, thái độ, trách nhiệm, phẩm chất đạo đức, an
toàn vệ sinh lao động.
Khi xây dựng quy chế hoạt động làm việc của doanh nghiệp Nhà quản trị
văn phòng cần chú ý có những loại quy chế mà văn phòng phải trực tiếp thực
hiện đó là quy chế chung cho toàn doanh nghiệp và quy chế tổ chức và hoạt
động riêng cho văn phòng.
Các quy chế làm hoạt động của văn phòng doanh nghiệp được xây dựng
thông qua hệ thống văn phòng nhằm quy định cụ thể về quyền và nghĩa vụ của
cán bộ công nhân viên, quy định các mối quan hệ giữa các bộ phận trong văn
phòng doanh nghiệp, quy định cách thức phố hợp để hoạt động có hiệu quả.

Bất kỳ một doanh nghiệp nào khi bước vào hoạt động sản xuất kinh
doanh để đảm bảo được tính thống nhất thì Nhà quản trị văn phòng doanh
nghiệp cần phải xây dựng hệ thống quy chế chung.
Ngoài ra, xây dựng Quy chế làm việc trong văn phòngdoanh nghiệp phải
dựa trên cơ sở những nguyên tắc chung của pháp luật và những quy định cụ thể
trong cơ quan, tổ chức. Trong quá trình thực hiện, cũng cần có sự theo dõi, tổng
20