Tăng cường kiểm soát nội bộ về chi phí kinh doanh tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu đà nẵng

1
M

Đ U

1. Tính c p thi t của đ tài
Thi t l p một hệ thống KSNB chặt ch hiệu qu là một trong những
yêu c u c p thi t đối với các doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt hiện nay Việt
Nam đã gia nh p T ch c Th

ng mại th giới (WTO), đòi hỏi các doanh

nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh c a mình ngay tại thị tr
cũng nh m rộng thị tr

ng nội địa,

ng xu t kh u. Muốn v y, doanh nghiệp ph i đ u t

m rộng s n xu t kinh doanh, ph i tìm cho mình một lợi th cạnh tranh nh t
định. Có doanh nghiệp chọn u th về sự khác biệt trong chăm sóc khách
hàng, có doanh nghiệp lựa chọn u th về mạng l ới phân phối, có doanh
nghiệp lựa chọn uy tín th
ph

ng hiệu làm lợi th cạnh tranh,…Nh ng dù chọn

ng án nào, các doanh nghiệp v n không tránh khỏi sự xu t hiện c a các

đối th cạnh tranh, vì họ cũng có những lợi th cạnh tranh t

ng tự. Vì v y,

một trong những biện pháp mà doanh nghiệp nào cũng ph i tính đ n là việc
kiểm soát chi phí ngày một hiệu qu h n để s n ph m, dịch v c a mình ngày
càng có ch t l ợng, giá c phù hợp h n đối với khách hàng. Kiểm soát chi phí
là một cách để doanh nghiệp có thể phát triển bền vững và đ m b o đ ợc s c
cạnh tranh c a doanh nghiệp trong bối cạnh hiện nay.
Công ty C Ph n Xu t Nh p Kh u Đà N ng (Cotimex Danang) với
nhiều năm kinh nghiệm trong ngành th ng mại: xu t kh u, nh p kh u, đ u
t liên doanh n ớc ngoài, đại lý phân phối hàng hoá trong n ớc, dịch v
khách sạn, dịch v kho bãi ch a hàng, văn phòng cho thuê… Công ty đã thi t
l p quan hệ th ng mại với nhiều quốc gia trên th giới và là Công ty có th
mạnh trong việc xu t kh u các mặt hàng nông lâm s n nh cà phê, sắn lát,
gỗ…các s n ph m ph c v nuôi tr ng thuỷ s n nh l ới, giỏ l ới, dây
rope…Công ty đã tạo đ ợc th ng hiệu có uy tín trên thị tr ng trong n ớc
và quốc t . Những năm qua Công ty luôn hoàn thành các chỉ tiêu k hoạch đề
ra, lợi nhu n cũng nh số thu thu nh p doanh nghiệp nộp vào ngân sách Nhà


2
n ớc năm sau luôn cao h n năm tr ớc. Tuy nhiên, thực trạng công tác kiểm
soát nội bộ chi phí kinh doanh Công ty còn một số hạn ch , b t c p về môi
tr ng kiểm soát, t ch c thông tin ph c v kiểm soát và các th t c kiểm
soát, ch a phát huy h t lợi ích và hiệu qu c a công tác KSNB trong tình hình
hiện nay, ch a đ m b o cung c p thông tin toàn diện cho nhà qu n lý, ch a
đáp ng yêu c u qu n lý trong tình hình mới. Do đó, nh t thi t ph i c i ti n,
tăng c ng công tác KSNB chi phí kinh doanh Công ty để qu n lý hiệu
qu chi phí kinh doanh, gi m giá bán s n ph m, m rộng thị tr ng. Vì v y,
việc nghiên c u đề tài “Tăng cường kiểm soát nội bộ về chi phí kinh doanh
tại Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Đà Nẵng” là c n thi t, giúp cho Công

ty ngăn ng a các r i ro, nâng cao năng lực cạnh tranh c a Công ty trên thị
tr ng. Đó chính là lý do tôi chọn đề tài này làm lu n văn Thạc sỹ c a mình.
2. M c đích nghiên c u của lu n vĕn
Lu n văn nghiên c u thực trạng công tác kiểm soát chi phí kinh doanh
tại Công ty C ph n Xu t nh p kh u Đà N ng, t đó đề xu t các gi i pháp
nhằm đ i mới, nâng cao ch t l ợng công tác KSNB về chi phí kinh doanh
nhằm ngăn ng a các r i ro c n tr Công ty đạt m c tiêu kinh doanh.
3. Đ i t

ng và ph m vi nghiên c u

- Đối tượng nghiên cứu: Công tác kiểm soát chi phí kinh doanh
Công ty C ph n Xu t Nh p Kh u Đà N ng bao g m: giá vốn hàng bán, chi
phí bán hàng và chi phí qu n lý doanh nghiệp (không bao g m chi phí kinh
doanh các đ n vị có tính đặc thù nh : chi phí kinh doanh khách sạn Hoa
L , dịch v chi tr kiều hối).
- Phạm vi nghiên cứu: Công ty C ph n Xu t Nh p Kh u Đà N ng,
bao g m: 05 chi nhánh, 3 trung tâm và văn phòng Công ty.
4. Ph

ng pháp nghiên c u

- Ph ng pháp ti p c n thu th p thông tin: Để nghiên c u công tác
kiểm soát chi phí kinh doanh tại Công ty C ph n Xu t Nh p Kh u Đà N ng,
ph ng pháp thực hiện là ph ng pháp phỏng v n. Đối t ợng đ ợc phỏng
v n: Giám đốc, k toán tr ng, các nhân viên k toán. Qua đó, đối chi u


3
những thông tin đã thu th p, suy lu n để phát họa công tác kiểm soát chi phí

kinh doanh tại Công ty.
- Ph

ng pháp nghiên c u và trình bày lu n văn: Trong quá trình

nghiên c u, tác gi dựa trên c s ph ng pháp lu n duy v t biện ch ng và sử
d ng các ph ng pháp: ph ng pháp thống kê, t ng hợp, phân tích, so sánh
giữa lý lu n và thực tiễn kiểm soát chi phí kinh doanh Công ty C ph n
Xu t Nh p Kh u Đà N ng.
5. K t c u lu n vĕn:
Ngoài ph n m đ u, k t lu n, lu n văn đ ợc trình bày thành 3 ch
Ch

ng:

ng 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chi phí kinh doanh và

đặc điểm kiểm soát chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp xuất nhập
khẩu.
Ch

ng 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ về chi phí kinh doanh tại

Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Đà Nẵng.
Ch

ng 3: Giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí kinh

doanh ở Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Đà Nẵng.

4
CH
C

S

NG 1

LÝ LU N V KI M SOÁT N I B

CHI PHÍ KINH DOANH

VÀ Đ C ĐI M KI M SOÁT CHI PHÍ KINH DOANH TRONG
DOANH NGHI P XU T NH P KH U
1.1. M t s v n đ c b n v ki m soát n i b trong doanh nghi p
1.1.1. Khái niệm, bản chất kiểm soát nội bộ
1.1.1.1. Khái niệm kiểm soát nội bộ
Trong hoạt động s n xu t kinh doanh để đ m b o tính hữu hiệu và hiệu
qu , mỗi doanh nghiệp, mỗi t ch c đều tự kiểm tra mọi hoạt động c a mình
trong t t c các khâu: rà soát các tiềm lực, xem xét các dự báo, các m c tiêu
định m c, đối chi u và truy tìm các thông số về sự k t hợp, soát xét lại các
thông tin thực hiện để điều chỉnh kịp th i trên quan điểm đ m b o hiệu năng
c a mọi ngu n lực và hiệu qu kinh t cuối cùng c a hoạt động. Công việc tự
kiểm tra này là kiểm soát nội bộ.
Hiện nay có nhiều định nghĩa về kiểm soát nội bộ, trong phạm vi lu n
văn này, tác gi giới thiệu 02 khái niệm nh sau:
* Theo y ban c a hội đ ng quốc gia Hoa kỳ về việc chống gian l n về
báo cáo tài chính (COSO), Kiểm soát nội bộ là một quá trình do ng

i qu n

lý, hội đ ng qu n trị và các nhân viên c a đ n vị chi phối, nó đ ợc thi t l p
để cung c p một sự b o đ m hợp lý nhằm thực hiện ba m c tiêu d ới đây:
- Báo cáo tài chính đáng tin c y
- Các lu t lệ và quy định đ ợc tuân th
- Hoạt động hữu hiệu và hiệu qu .
Có thể phân tích rõ h n về định nghĩa trên quá các nội dung sau :
- Kiểm soát nội bộ là một quá trình: kiểm soát nội bộ bao g m một
chuỗi hoạt động kiểm soát hiện diện

mọi bộ ph n trong đ n vị và đ ợc k t


5
hợp với nhau thành một thể thống nh t. Quá trình kiểm soát là ph

ng tiện để

giúp cho đ n vị đạt đ ợc các m c tiêu c a mình.
- Kiểm soát nội bộ đ ợc thiết kế và vận hành bởi con ng ời: Kiểm soát
nội bộ không chỉ đ n thu n là những chính sách, th t c, biểu m u... mà ph i
bao g m c những con ng

i trong t ch c nh Hội đ ng qu n trị, Ban giám

đốc, các thành viên qu n lý... Chính con ng
ch kiểm soát

i định ra m c tiêu, thi t l p c

mọi n i và v n hành chúng.

- Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, ch không ph i
đ m b o tuyệt đối là các m c tiêu đ ợc thực hiện. Vì khi v n hành hệ thống
kiểm soát, những y u kém có thể x y ra do sai l m c a con ng

i nên d n đ n

không thực hiện đ ợc các m c tiêu. Kiểm soát nội bộ có thể ngăn chặn và
phát hiện những sai phạm, nh ng không thể đ m b o là chúng không bao gi
x y ra. H n nữa, một nguyên tắc c b n trong việc đ a ra quy t định qu n lý
là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể v ợt quá lợi ích đ ợc mong đợi
t quá trình kiểm soát đó. Do v y, ng

i qu n lý có thể nh n th c đ y đ về

các r i ro nh ng n u chi phí cho quá trình kiểm soát quá cao thì họ v n không
thể áp d ng các th t c để kiểm soát r i ro.
- Các m c tiêu c a kiểm soát nội bộ:
+ Đối với báo cáo tài chính, kiểm soát nội bộ ph i b o đ m về tính
trung thực và đáng tin c y.
+ Đối với tính tuân th , kiểm soát nội bộ tr ớc h t ph i b o đ m hợp lý
việc ch p hành lu t pháp và các qui định, bên cạnh đó kiểm soát nội bộ còn
ph i h ớng mọi thành viên trong đ n vị vào việc tuân th các chính sách, qui
định nội bộ c a đ n vị qua đó b o đ m đạt đ ợc những m c tiêu c a đ n vị.
+ Đối với m c tiêu sự hữu hiệu và hiệu qu c a các hoạt động, kiểm
soát nội bộ giúp đ n vị b o vệ và sử d ng hiệu qu các ngu n lực, b o m t

6
thông tin, nâng cao uy tín, m rộng thị ph n, thực hiện các chi n l ợc kinh
doanh c a đ n vị...
V y, các m c tiêu c a kiểm soát nội bộ r t rộng, chúng bao trùm lên
mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự t n tại và phát triển
c a đ n vị.
* Theo Liên đoàn k toán quốc t ( IFAC), kiểm soát nội bộ là một
ch c năng th

ng xuyên c a các đ n vị, t ch c và trên c s xác định r i ro

có thể x y ra trong t ng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm
thực hiện có hiệu qu t t c các m c tiêu đặt ra c a đ n vị:
- B o vệ tài s n c a đ n vị: Tài s n c a đ n vị bao g m c tài s n hữu
hình và tài s n vô hình, kể c tài s n phi v t ch t khác, chúng có thể bị đánh
cắp, lạm d ng vào những m c đích khác nhau hoặc bị h hại n u không đ ợc
b o vệ b i các hệ thống kiểm soát thích hợp.
- B o đ m độ tin c y c a các thông tin: Thông tin kinh t , tài chính do
bộ máy k toán xử lý và t ng hợp là căn c quan trọng cho việc hình thành
các quy t định c a nhà qu n lý. Vì v y thông tin cung c p ph i đ m b o tính
kịp th i, tính chính xác và tin c y về thực trạng hoạt động và ph n ánh đ y
đ , khách quan các nội dung ch y u c a mọi hoạt động kinh t tài chính.
- B o đ m việc thực hiện các ch độ pháp lý: Các quy t định và ch độ
pháp lý liên quan đ n hoạt động c a đ n vị ph i đ ợc tuân th đúng m c.
- B o đ m hiệu qu c a hoạt động và năng lực qu n lý: các quá trình
kiểm
soát trong một đ n vị đ ợc thi t k nhằm ngăn ng a sự lặp lại không c n
thi t c a các tác nghiệp, gây sự lãng phí trong hoạt động và sử d ng kém hiệu
qu các ngu n lực trong đ n vị.

7
T những quan điểm trên, có thể th y kiểm soát nội bộ là một hệ thống
g m các chính sách, th t c đ ợc thi t l p tại đ n vị nhằm đ m b o hợp lý
cho các nhà qu n lý đạt đ ợc các m c đích:
- B o vệ hữu hiệu và sử d ng hiệu qu về mọi ngu n lực, ngăn ng a và
phát hiện mọi hành vi lãng phí, gian l n, sử d ng tài s n không đúng m c
đích, hoặc v ợt quá th m quyền sử d ng;
- Cung c p những thông tin đáng tin c y;
- Định kỳ đánh giá k t qu hoạt động để nâng cao hiệu qu điều hành;
- Thúc đ y việc ch p hành các chính sách c a đ n vị.
1.1.1.2. Bản chất của kiểm soát nội bộ trong quá trình quản lý
- Qu n lý là quá trình định h ớng và t ch c thực hiện theo các h ớng
đã định trên c s những ngu n lực xác định nhằm đạt đ ợc hiệu qu cao
nh t. T c là quá trình tác động c a ch thể lên khách thể để đạt đ ợc những
m c tiêu hiệu qu .
- Để đ m b o hiệu qu hoạt động, t t y u mỗi đ n vị c s đều tự kiểm
tra mọi hoạt động c a mình trong t t c các khâu: rà soát các tiềm năng, xem
xét lại các dự báo, các m c tiêu và định m c, đối chi u và truy tìm các thông
số về sự k t hợp, soát xét lại những thông tin thực hiện để điều chỉnh kịp th i
trên quan điểm b o đ m hiệu năng c a mọi ngu n lực và hiệu qu kinh t cuối
cùng c a các hoạt động. Công việc rà soát này gọi là kiểm soát và đ ợc thực
hiện trong nội bộ đ n vị.
B n ch t c a kiểm soát nội bộ là việc thi t l p các k hoạch và xây
dựng các m c tiêu có liên quan t đó thi t k nên những hành động c thể để
đạt đ ợc m c tiêu đã xây dựng. Đ ng th i trong quá trình thực hiện các m c
tiêu c n ph i đ a ra các biện pháp và hành động ph trợ để đạt đ ợc các m c
tiêu tốt h n.

8
Hiểu nh v y, kiểm soát nội bộ bao g m c việc thi t l p các chu n
mực, các th ớc đo (kể c k hoạch, định m c, m c tiêu và các th t c (hành
động) để nắm l y và điều hành quá trình nhằm đạt m c tiêu đã định.
Thực hiện kiểm soát là việc dựa vào các định m c, các chu n mực, các
k hoạch đã định để đánh giá hiệu qu công tác qu n trị c a c p d ới và đề ra
các biện pháp qu n trị thích hợp nhắm đạt đ ợc những m c tiêu c a doanh
ngiệp.
B t kỳ một đ n vị kinh t nào thì kiểm soát nội bộ cũng bao g m: c
kiểm soát k toán và kiểm soát qu n lý; Kiểm soát k toán là các chính sách
và quá trình thực hiện nhằm đạt đ ợc hai m c tiêu đ u tiên là b o vệ tài s n
và b o đ m thông tin k toán chính xác và tin c y. Kiểm soát qu n lý là thúc
đ y hiệu qu hoạt động kinh doanh và khuy n khích sự tham gia c a công
nhân viên đối với các chính sách qu n lý.
Đ ng trên giác độ t ch c, vai trò c a kiểm soát qu n lý và kiểm soát
k toán là nh nhau. Tuy nhiên, kiểm soát qu n lý ch y u đề c p đ n các v n
đề liên quan đ n t ch c, ch tr

ng c a đ n vị, ít có quan hệ trực ti p đối

với sự hợp lý c a thông tin k toán, còn kiểm soát k toán ch y u quan tâm
đ n tính hợp lý c a thông tin k toán. Mặc d u v y, hai loại kiểm soát này có
mối quan hệ m t thi t, hỗ trợ cho nhau. Hiệu qu c a loại kiểm soát này có
một tác động đáng kể đ n tính hiệu qu c a loại kiểm soát kia.
1.1.2. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Thông th

ng hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) đ ợc c u thành t ba

bộ ph n: môi tr

ng kiểm soát, hệ thống k toán và các th t c kiểm soát.

Các bộ ph n này đ ợc thi t k nhằm đ m b o việc thực hiện các m c tiêu c a
hệ thống KSNB.


9
1.1.2.1.Môi tr ờng kiểm soát
Môi tr

ng kiểm soát bao g m toàn bộ các nhân tố (bên trong và bên

ngoài đ n vị) có nh h

ng đ n quá trình thi t k , sự v n hành và tính hữu

hiệu c a kiểm soát nội bộ. Các nhân tố chính c a môi tr

ng kiểm soát bao

g m:
a. Đặc thù về quản lý: Đặc thù về qu n lý tr ớc h t chỉ quan điểm
khác nhau c a ng

i qu n lý đối với toàn bộ hoạt động c a đ n vị. Mọi hoạt

động c a doanh nghiệp đều đ ợc đặt d ới sự điều hành c a các nhà qu n trị.
B i v y quan điểm, đ

ng lối cũng nh t cách c a họ có nh h

ng trực ti p

đ n sự hữu hiệu c a hệ thống kiểm soát nội bộ.
Tính hữu hiệu c a hệ thống kiểm soát nội bộ còn ph thuộc vào tính
chính trực và việc tôn trọng các giá trị đạo đ c c a toàn thể nhân viên trong
đ n vị. Đặc thù về qu n lý còn đ ợc thể hiện
N u quyền lực đ ợc t p trung vào ng

c c u quyền lực trong đ n vị.

i qu n lý cao nh t thì môi tr

kiểm soát ph thuộc ch y u vào quan điểm, phong cách điều hành c a ng
này; còn n u quyền lực đ ợc phân tán cho nhiều ng

ng
i

i thì v n đề kiểm tra,

giám sát việc sử d ng quyền lực đã phân quyền nhằm tránh tình trạng sử
d ng không h t quyền hạn đ ợc giao hay lạm quyền.
Đ ng th i để nâng cao tính hữu hiệu c a kiểm soát nội bộ, nhà qu n trị
c n ph i loại tr hoặc gi m thiểu những s c ép hay điều kiện có thể d n đ n
nhân viên có những hành vi thi u trung thực.
b. Cơ cấu tổ chức: C c u t ch c thực ch t là sự phân chia quyền hạn
trách nhiệm giữa các bộ ph n, giữa các thành viên trong đ n vị, nó góp ph n
r t lớn trong việc giúp đ n vị đạt đ ợc các m c tiêu c a mình. C c u phù

hợp s là c s cho việc l p k hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các
hoạt động. Một c c u t ch c hợp lý giúp cho quá trình thực hiện sự phân
công phân nhiệm, sự y quyền, quá trình xử lý nghiệp v và ghi chép s sách


10
cũng đ ợc kiểm soát t đó ngăn ng a đ ợc ph n nào các sai sót, gian l n. Để
thực hiện đ ợc điều này, c c u t ch c c a đ n vị ph i đ m b o các nguyên
tắc sau:
Thi t l p đ ợc sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động c a
đ n vị, không có ch ng chéo lên nhau giữa các bộ ph n.
Thực hiện sự phân chia ba ch c năng: xử lý nghiệp v , ghi chép s
sách và b o qu n tài s n. Nhằm tạo điều kiện kiểm soát l n nhau giữa các bộ
ph n.
B o đ m sự độc l p t

ng đối giữa các bộ ph n.

c. Chính sách nhân sự
Khía cạnh quan trọng nh t c a b t kỳ hệ thống kiểm soát nào cũng là
con ng

i. N u đ n vị có đội ngũ nhân viên có năng lực và đáng tin c y thì

nhiều quá trình kiểm soát có thể không c n thi t mà v n có các báo cáo tài
chính đáng tin c y. Ng ợc lại, con ng

i không có năng lực và không trung

thực có thể làm cho công việc tr nên hỗn độn cho dù có r t nhiều quá trình

kiểm soát hỗ trợ. Ngay c khi con ng

i có thể có năng lực và trung thực, họ

v n có những khuy t điểm b m sinh, ch ng hạn do v n đề tâm lý, s c khỏe
hay do thói quen mà có nh h

ng không tốt đ n công việc đang làm d n đ n

những sai sót trong công việc. Vì t m quan trọng đó nên công tác tuyển d ng,
đào tạo, đề bạt, khen th

ng, kỷ lu t, giám sát... đối với cán bộ công nhân

viên trong đ n vị là một v n đề h t s c quan trọng đối với b t kỳ hệ thống
kiểm soát nội bộ nào.
d. Công tác kế hoạch hóa
Công tác k hoạch hóa

đây đ ợc hiểu là việc l p các k hoạch và dự

toán, đ ng th i là việc theo dõi và kiểm tra quá trình thực hiện các k hoạch,
các dự toán đó. Việc l p và thực hiện các k hoạch đ ợc ti n hành một cách
khoa học và nghiêm túc thì nó s tr thành một công c kiểm soát r t hữu


11
hiệu. Chính vì th các nhà qu n lý ph i quan tâm xem xét việc l p k hoạch,
theo dõi, kiểm tra ti n độ thực hiện k hoạch, định kỳ so sánh giữa số liệu
thực hiện và k hoạch để phát hiện những v n đề b t th

ng và xử lý kịp th i.

Đây cũng chính là một khía cạnh r t quan trọng c a hệ thống kiểm soát nội
bộ.
e. Bộ phận kiểm toán nội bộ
Bộ ph n kiểm toán nội bộ thực hiện giám sát và đánh giá th

ng xuyên

về toàn bộ hoạt động c a đ n vị, kể c đối với hệ thống kiểm soát nội bộ. Vì
v y kiểm toán nội bộ là một nhân tố r t quan trọng trong môi tr

ng kiểm

soát. Một đ n vị có bộ ph n kiểm toán hữu hiệu s có đ ợc những thông tin
kịp th i, chính xác về tình hình hoạt động c a đ n vị.
f. Các nhân tố bên ngoài
Ngoài các nhân tố bên trong thuộc t m kiểm soát c a đ n vị còn có một
số nhân tố khác không thuộc t m kiểm soát c a đ n vị nh ng có nh h

ng

r t lớn đ n hoạt động c a đ n vị nh hệ thống lu t pháp, đối th cạnh tranh,
các nhà đ u t , nhà cung c p...
1.1.2.2. Hệ thống kế toán
Thông qua việc ghi nh n, tính toán, phân loại, t ng hợp, k t chuyển vào
s cái và l p báo cáo, hệ thống k toán không những cung c p những thông
tin c n thi t cho quá trình qu n lý mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc
kiểm soát các mặt hoạt động c a đ n vị, nên nó là một bộ ph n quan trọng

trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Một hệ thống k toán hữu hiệu ph i đ m b o
cho các m c tiêu sau đây đ ợc thực hiện:
- Tính có thực: nghĩa là chỉ đ ợc ghi những nghiệp v kinh t có th t,
không cho ghi chép những nghiệp v gi tạo vào s sách c a đ n vị.
- Sự phê chu n: tr ớc khi thực hiện mọi hoạt động, nghiệp v đều ph i
đ m b o rằng chúng đã đ ợc phê chu n hợp lệ.


12
- Tính đ y đ : nghĩa là không đ ợc loại bỏ, gi u bớt hay để ngoài s
sách về b t kỳ nghiệp v kinh t phát sinh nào.
- Sự đánh giá: không để x y ra những sai phạm trong việc tính toán,
trong việc áp d ng các chính sách k toán.
- Sự phân loại: đ m b o số liệu đ ợc phân loại đúng theo hệ thống tài
kho n c a đ n vị và ghi nh n đúng đắn vào các s sách k toán có liên quan.
- Đúng hạn: việc ghi nh n doanh thu và chi phí ph i đúng kỳ.
- Chuyển s và t ng hợp chính xác: số liệu k toán ph i ghi vào s chi
ti t đúng đắn và t ng hợp chính xác để giúp ph n ánh trung thực tình hình tài
chính và k t qu kinh doanh c a đ n vị.
Các m c tiêu trên đ ợc v n d ng c thể trong t ng loại hoạt động, t ng
loại nghiệp v c a đ n vị.
1.1.2.3 Các thủ tục kiểm soát
Th t c kiểm soát là toàn bộ các quy trình, các chính sách do các nhà
qu n lý thi t l p nhằm m c đích giúp đ n vị kiểm soát các r i ro mà đ n vị có
thể gặp ph i. Các th t c kiểm soát này th

ng đ ợc xây dựng dựa trên ba

nguyên tắc: nguyên tắc phân công, phân nhiệm; nguyên tắc b t kiêm nhiệm;
nguyên tắc y quyền và phê chu n.

Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, công việc và
trách nhiệm c n đ ợc phân chia cho nhiều ng

i trong một bộ ph n hoặc

nhiều bộ ph n cùng thực hiện. Nhằm m c đích là không cho một cá nhân hay
một bộ ph n nào đ ợc thực hiện một nghiệp v t khâu đ u đ n khâu cuối.
C s c a nguyên tắc này là trong ch độ nhiều ng

i cùng làm việc, các sai

sót dễ bị phát hiện h n và các gian l n khó x y ra h n. Việc phân công, phân
nhiệm còn có tác d ng tạo ra sự chuyên môn hóa, giúp cho việc kiểm tra, thúc
đ y nhau trong công việc.


13
Nguyên tắc b t kiêm nhiệm: Nguyên tắc này nhằm ngăn ng a các hành
vi lạm d ng quyền hạn. C thể, không đ ợc bố trí kiêm nhiệm giữa các nhiệm
v nh phê chu n và thực hiện nghiệp v , k toán và b o qu n tài s n, hay
không thể kiêm nhiệm giữa ch c năng thực hiện và ch c năng kiểm soát.
Nguyên tắc này xu t phát t mối quan hệ đặc biệt

các nhiệm v mà n u có

sự kiêm nhiệm thì dễ dàng d n đ n sự lạm d ng, và việc ngăn ng a hay phát
hiện gian l n s r t khó khăn.
Nguyên tắc y quyền và phê chu n:

y quyền là việc nhà qu n lý giao

quyền quy t định và gi i quy t một số công việc trong một phạm vi nh t định
cho thuộc c p; Phê chu n là biểu hiện c thể c a việc ra quy t định và gi i
quy t một số công việc trong phạm vi quyền hạn đ ợc giao. Việc làm này
một mặt giúp cho các hoạt động c a đ n vị ti n triển thu n lợi, mặt khác giúp
cho nhà qu n lý v n có thể kiểm soát và hạn ch đ ợc sự tuỳ tiện khi gi i
quy t công việc.
Các thủ tục này chủ yếu bao gồm:
a. Phân chia trách nhiệm đầy đủ
Phân chia trách nhiệm là không cho phép một thành viên nào đ ợc gi i
quy t mọi mặt c a nghiệp v t khi hình thành cho đ n khi k t thúc. Ch ng
hạn, không thành viên nào đ ợc kiêm nhiệm các ch c năng phê chu n, thực
hiện, ghi chép nghiệp v và b o qu n tài s n. Nhằm để các nhân viên kiểm
soát l n nhau; n u có các sai sót x y ra s đ ợc phát hiện nhanh chóng; đ ng
th i gi m c hội cho b t kỳ thành viên nào trong quá trình thực hiện nhiệm v
có thể gây ra và gi u gi m những sai phạm c a mình.
Việc phân chia trách nhiệm đòi hỏi ph i tách biệt giữa các ch c năng
sau đây:


14
Ch c năng b o qu n tài s n với ch c năng k toán: lý do không cho
phép nhân viên b o qu n tài s n đ ợc làm nhiệm v l u giữ các s sách k
toán về tài s n đó là để ngăn chặn hành vi tham ô tài s n.
Ch c năng phê chu n nghiệp v với ch c năng b o qu n tài s n: nghĩa
là ng

i đ ợc giao nhiệm v phê chu n nghiệp v không đ ợc kiêm b o qu n

tài s n vì tạo kh năng thâm lạm tài s n.

Ch c năng thực hiện nghiệp v với ch c năng k toán: n u t ng bộ
ph n v a thực hiện nghiệp v , v a ghi chép và báo cáo thì họ s có xu h ớng
th i ph ng k t qu để tăng thành tích c a bộ ph n hoặc khu vực c a mình.
b. Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ
Để thông tin đáng tin c y c n ph i thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát
nhằm kiểm tra tính xác thực, đ y đ và việc phê chu n các nghiệp v . Khi
kiểm soát quá trình xử lý thông tin, c n đ m b o:
+ Kiểm soát chặt ch hệ thống ch ng t , s sách k toán;
+ Việc phê chu n các nghiệp v ph i đúng đắn.
c. Kiểm soát vật chất
Hoạt động này đ ợc thực hiện cho các loại s sách và tài s n, kể c
những n chỉ đã đ ợc đánh số tr ớc nh ng ch a sử d ng; cũng nh c n hạn
ch sự ti p c n với các ch

ng trình tin học và những h s dữ liệu.

Việc so sánh, đối chi u giữa s sách k toán và tài s n hiện có trên thực
t bắt buộc ph i đ ợc thực hiện định kỳ. Khi có b t kỳ chênh lệch nào, cũng
c n ph i điều tra và xem xét nguyên nhân, nh đó s phát hiện đ ợc những
y u kém về các th t c b o vệ tài s n và s sách có liên quan. N u không thực
hiện công việc này thì tài s n có thể bị bỏ ph , m t mát hoặc có thể không
phát hiện đ ợc những hành vi đánh cắp.


15
d. Kiểm tra độc lập việc thực hiện
Là việc kiểm tra đ ợc ti n hành b i các cá nhân (hoặc bộ ph n) khác
với cá nhân (hoặc bộ ph n) đang thực hiện nghiệp v . Yêu c u quan trọng đối
với những thành viên thực hiện kiểm tra là họ ph i độc l p với đối t ợng
đ ợc kiểm tra. Sự hữu hiệu c a hoạt động này s m t đi n u ng

th m tra lại là nhân viên c p d ới c a ng

i thực hiện

i đã thực hiện nghiệp v , hoặc

không độc l p vì b t kỳ lý do gì.
e. Phân tích soát xét lại việc thực hiện
Hoạt động này chính là xem xét lại những việc đã đ ợc thực hiện bằng
cách so sánh số thực t với số liệu k hoạch, dự toán, kỳ tr ớc, và các dữ liệu
khác có liên quan nh những thông tin không có tính ch t tài chính; đ ng th i
còn xem xét trong mối liên hệ với t ng thể để đánh giá quá trình thực hiện.
Soát xét lại quá trình thực hiện giúp nhà qu n lý bi t đ ợc một cách t ng quát
là mọi thành viên có theo đu i m c tiêu c a đ n vị một cách hữu hiệu và hiệu
qu . Nh th

ng xuyên nghiên c u về những v n đề b t th

ng x y ra trong

quá trình thực hiện, nhà qu n lý có thể thay đ i kịp th i chi n l ợc, k hoạch
hoặc có những điều chỉnh thích hợp.
1.2. Chi phí kinh doanh trong doanh nghi p với v n đ ki m soát
1.2.1. Khái quát về chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp
1.2.1.1. Bản chất chi phí kinh doanh
Để thực hiện hoạt động kinh doanh, đòi hỏi doanh nghiệp ph i bỏ ra
những kho n chi phí nh t định. Chi phí kinh doanh là biểu hiện bằng tiền c a
toàn bộ các hao phí về lao động sống và lao động v t hóa mà doanh nghiệp đã
bỏ ra trong quá trình hoạt động s n xu t kinh doanh trong một kỳ nh t định
(tháng, quý, năm).

Chi phí kinh doanh c a doanh nghiệp là các kho n chi phí phát sinh
liên quan đ n hoạt động kinh doanh c a doanh nghiệp về lao động, đối t ợng


16
lao động và t liệu lao động trong năm tài chính. Chi phí phát sinh trong các
hoạt động kinh doanh nhằm đ n m c tiêu cuối cùng c a doanh nghiệp: doanh
thu và lợi nhu n.
B n ch t c a chi phí chính là các phí t n tài nguyên, v t ch t, lao động
phát sinh gắn liền với m c đích s n xu t kinh doanh, đ ợc tài trợ t vốn kinh
doanh và đ ợc bù đắp t thu nh p hoạt động s n xu t kinh doanh. Với b n
ch t này giúp các nhà qu n lý phân biệt đ ợc chi phí với chi tiêu.
Khi xem xét b n ch t c a chi phí trong doanh nghiệp, c n xác định rõ
các mặt :
- Chi phí c a doanh nghiệp ph i đ ợc đo l

ng và tính toán bằng tiền

trong một kho ng th i gian xác định.
- Độ lớn c a chi phí ph thuộc vào 2 nhân tố ch y u: Khối l ợng các
y u tố s n xu t đã tiêu hao trong kỳ và giá c c a một đ n vị y u tố s n xu t
đã hao phí.
Về thực ch t, chi phí s n xu t kinh doanh là sự chuyển dịch vốn c a
doanh nghiệp vào đối t ợng tính giá nh t định, nó là vốn c a doanh nghiệp bỏ
vào quá trình s n xu t kinh doanh. Vì v y, để qu n lý có hiệu qu và kịp th i
đối với hoạt động s n xu t kinh doanh c a mình, các nhà qu n trị doanh
nghiệp luôn c n bi t số chi phí chi ra cho t ng hoạt động s n xu t kinh doanh,
t ng loại s n ph m, dịch v trong kỳ là bao nhiêu.
1.2.1.2. Phân loại chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp
Trong một doanh nghiệp, chi phí có thể đ ợc phân loại theo nhiều tiêu

th c khác nhau. Mỗi tiêu th c phân loại có ý nghĩa riêng đối với hoạt động
c a đ n vị. Phân loại chi phí là b ớc đ u để qu n lý và sử d ng chi phí một
cách hiệu qu . Có thể phân loại chi phí nh sau:
a. Căn cứ theo chức năng hoạt động: Chi phí đ ợc chia thành 02 loại:
Chi phí s n xu t và chi phí ngoài s n xu t


17
+ Chi phí s n xu t: là các chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra nhằm m c
đích tạo ra thành ph m t các y u tố s n xu t. Chi phí này bao g m 03 kho n
m c chính: chi phí NVL trực ti p, chi phí nhân công trực ti p và chi phí s n
xu t chung.
+ Chi phí ngoài s n xu t: là các chi phí phát sinh ngoài quá trình s n
xu t s n ph m, ph c v cho khâu tiêu th s n ph m hoặc ph c v công tác
qu n lý chung toàn doanh nghiệp. Chi phí này bao g m: Chi phí bán hàng, chi
phí qu n lý doanh nghiệp, chi phí hoạt động tài chính và chi phí khác.
b. Căn cứ theo cách ứng xử của chi phí: Chi phí đ ợc chia thành 03
loại: Chi phí kh bi n, chi phí b t bi n, và chi phí hỗn hợp.
+ Chi phí kh bi n (Bi n phí): là các chi phí có sự thay đ i theo tỷ lệ
với m c độ hoạt động c a đ n vị. Khi m c độ hoạt động c a đ n vị tăng (hay
gi m) thì t ng số chi phí kh bi n cũng s tăng (hay gi m). Thông th

ng,

trong đ n vị s n xu t, chi phí NVL trực ti p, chi phí nhân công trực ti p là chi
phí kh bi n, một số kho n m c trong chi phí s n xu t chung (nh : Chi phí
v t liệu ph , chi phí động lực), chi phí bán hàng, chi phí qu n lý doanh nghiệp
(nh : phí hoa h ng, khuy n mãi, phí v n chuyển) có thể là chi phí kh bi n.
+ Chi phí b t bi n (Định phí): là các chi phí không có sự thay đ i theo
các m c độ hoạt động c a đ n vị. Trong các đ n vị kinh doanh, chi phí b t

bi n thông th

ng là các chi phí kh u hao TSCĐ, chi phí tiền l

ng nhân viên

qu n lý, chi phí qu ng cáo...
+ Chi phí hỗn hợp: là các chi phí mà c u thành nên nó bao g m c y u
tố chi phí kh bi n và chi phí b t bi n.

m c độ hoạt động c thể nào đó, chi

phí hỗn hợp mang đặc điểm c a chi phí b t bi n, và khi m c độ hoạt động
tăng lên, chi phí hỗn hợp s bi n đ i nh đặc điểm c a chi phí kh bi n. Hiểu
theo một cách khác, ph n b t bi n trong chi phí hỗn hợp th
ph n chi phí c b n để duy trì các hoạt động

ng là các bộ

m c độ tối thiểu, còn ph n kh


18
bi n là bộ ph n chi phí s phát sinh tỷ lệ với m c độ hoạt động tăng thêm.
Trong các đ n vị kinh doanh chi phí hỗn hợp cũng chi m tỷ lệ khá lớn.
c. Căn cứ theo phân quyền kiểm soát chi phí ở đơn vị: Chi phí đ ợc
chia thành chi phí kiểm soát đ ợc và chi phí không kiểm soát đ ợc
+ Chi phí kiểm soát đ ợc: là những chi phí mà nhà qu n lý xác định
đ ợc chính xác m c phát sinh c a nó có trong kỳ ; đ ng th i nhà qu n lý
cũng có quyền quy t định về sự phát sinh c a nó.

+ Chi phí không kiểm soát đ ợc: là những chi phí mà nhà qu n lý
không thể dự đoán chính xác m c phát sinh c a nó trong kỳ và sự phát sinh
c a nó v ợt quá t m kiểm soát, quy t định c a nhà qu n trị.
Xác định chi phí kiểm soát đ ợc và chi phí không kiểm soát đ ợc là
một v n đề quan trọng đối với nhà qu n lý, giúp nhà qu n lý hoạch định đ ợc
ngân sách chi phí chính xác cho t ng c p và làm rõ trách nhiệm qu n lý đối
với chi phí.
d. Căn cứ theo công dụng kinh tế: toàn bộ chi phí kinh doanh trong
doanh nghiệp có thể đ ợc chia thành :
+ Giá vốn hàng bán bao g m giá mua hàng và các kho n chi phí phát
sinh trong quá trình mua hàng.
+ Chi phí bán hàng bao g m các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu
th hàng hóa nh chi phí tiền l

ng, ph c p l

ng tr cho nhân viên bán

hàng, ti p thị, v n chuyển b o qu n, các chi phí kh u hao ph

ng tiện v n t i,

chi phí v t liệu, bao bì, các chi phí dịch v mua ngoài, các chi phí bằng tiền
khác nh b o hành s n ph m, qu ng cáo....
+ Chi phí qu n lý doanh nghiệp là các kho n chi phí cho bộ máy qu n
lý doanh nghiệp, các chi phí liên quan đ n hoạt động chung c a doanh nghiệp
nh kh u hao TSCĐ ph c v cho bộ máy qu n lý, chi phí công c , d ng c ,
các chi phí khác phát sinh

phạm vi toàn doanh nghiệp nh tiền l

ng và ph


19
ng tr cho Hội đ ng qu n trị, ban giám đốc, nhân viên văn phòng ban

c pl

qu n lý, chi phí v t liệu, đ dùng văn phòng, các kho n thu , phí, b o hiểm,
chi phí dịch v mua ngoài,...
+ Chi phí hoạt động tài chính bao g m các kho n chi phí phát sinh liên
quan đ n hoạt động tài chính nh lãi tiền vay, chi phí phát sinh trong hoạt
động đ u t c phi u, góp vốn liên doanh,...
1.2.2. Bản chất, mục đích và yêu cầu kiểm soát chi phí kinh doanh
1.2.2.1. Bản chất của kiểm soát trong quá trình quản lý
B n ch t c a kiểm soát là việc thi t l p các k hoạch và xây dựng các
m c tiêu có liên quan, t đó thi t k nên những hành động c thể để đạt đ ợc
m c tiêu đã xây dựng. Đ ng th i trong quá trình thực hiện các m c tiêu c n
ph i đ a ra các biên pháp và hành động ph trợ để đạt đ ợc các m c tiêu tốt
h n.
Nh v y, kiểm soát bao g m c việc thi t l p các chu n mực, các th ớc
đo (c k hoạch, định m c, m c tiêu) và các th t c để nắm l y và điều hành
quá trình hoạt động nhằm đạt m c tiêu đã định.
Thực hiện kiểm soát là việc dựa vào các định m c, các chu n mực, các
k hoạch đã định để đánh giá hiệu qu công tác qu n trị c a c p d ới và đề ra
các biện pháp qu n trị thích hợp nhằm đạt đ ợc những m c tiêu c a doanh
nghiệp.
Theo Fayol thì: « Trong ngành kinh doanh, sự kiểm soát g m có việc
kiểm ch ng xem mọi việc có đ ợc thực hiện nh k hoạch đã vạch ra với

những chỉ thị, những nguyên tắc đã đ ợc n định hay không. Nó có nhiệm v
vạch ra nững khuy t điểm và sai l m để sữa chữa, ngăn ng a sự vi phạm ».
Trong một đ n vị kinh t c thể, kiểm soát bao g m c kiểm soát t
ch c (kể c chính sách và th t c kiểm soát) và c kiểm soát k toán (qua hệ
thống ch ng t , s sách và báo cáo).


20
Mỗi quá trình kiểm soát bao g m những công việc đ ợc thực hiện theo
trình tự sau:
B ớc 1: Xác đ nh m c tiêu ki m soát
Đây là quá trình kiểm soát xác định đích c n đạt tới, nó đ ợc xem nh
là c s thi t l p tiêu chu n kiểm soát c thể. M c tiêu này đ ợc xây dựng
ph i có tính hợp pháp, có kh năng đo l

ng đ ợc. Khi xây dựng m c tiêu

ph i quan tâm đ n các nguyên tắc chỉ đạo nội bộ s n có.
B ớc 2: Thi t l p các tiêu chu n ki m soát
Đ a ra các tiêu chu n để đánh giá quá trình thực hiện hoạt động c a
doanh nghiệp.
Các tiêu chu n này ph i phù hợp với m c tiêu đề ra và có thể định
l ợng đ ợc.
B ớc 3: Đo l
Dựa vào các ph

ng k t qu và so sánh với các tiêu chu n
ng pháp, công c để định l ợng các k t qu c a công

việc c n kiểm soát. Đây chính là c s để so sánh và phân tích k t qu đạt

đ ợc với các tiêu chu n, m c tiêu đã đề ra để có biện pháp qu n lý hợp lý.
Việc so sánh này s th y đ ợc số chênh lệch giữa tiêu chu n đã xây dựng và
k t qu thực hiện.
B ớc 4: Phân tích các nhân t , nguyên nhân và đi u ch nh các sai
l ch
Xác định nhân tố c a sai lệch để bi t đ ợc xu h ớng và m c độ nh
h

ng c a chúng cùng những nguyên nhân d n đ n chênh lệch này.

b ớc

này ph i xác định đ ợc những nguyên nhân trực ti p và những nguyên nhân
c b n, đ ng th i cũng đánh giá sự nh h

ng c a những nhân bố cá biệt đ n

k t qu c a hoạt động.
Phân tích các nhân tố và nguyên nhân gây nên sự sai lệch giúp nhà
qu n lý th y đ ợc công việc c n gi i quy t để điều chỉnh sai lệch.


21
Ki m soát chi phí kinh doanh
Kiểm soát chi phí kinh doanh là một ch c năng trong công tác qu n trị
chi phí c a doanh nghiệp, nó cũng mang tính ch t c a kiểm soát qu n lý và
kiểm soát k toán.
Kiểm soát chi phí kinh doanh còn là một ph n c a hệ thống kiểm soát
nội bộ đ ợc thực hiện thông qua việc phân công, phân nhiệm cho t ng cá
nhân, bộ ph n trong công việc thực hiện công việc để đạt đ ợc mực tiêu c a

đ n vị về qu n trị chi phí kinh doanh.
1.2.2.2. Mục đích, yêu cầu kiểm soát chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp
a. M c đích kiểm soát chi phí kinh doanh
Kiểm soát chi phí kinh doanh nhằm m c đích tăng hiệu qu hoạt động
c a doanh nghiệp, gi m thiểu chi phí không c n thi t, tăng lợi nhu n, tăng
hiệu qu trong cạnh tranh, đ m b o hoàn thành k hoạch c a đ n vị hoặc
những cam k t với khách hàng. Ngoài ra, nó còn là c s để nâng cao trách
nhiệm c a mỗi cá nhân, mỗi bộ ph n trong toàn doanh nghiệp. Do v y, kiểm
soát chi phí kinh doanh cũng là một trong những mối quan tâm hàng đ u c a
các nhà qu n trị doanh nghiệp.
T lý lu n về kiểm soát chi phí kinh doanh và để thực hiện đ ợc m c
đích c a kiểm soát chi phí kinh doanh, công tác qu n trị chi phí c a doanh
nghiệp c n thi t ph i thực hiện các hoạt động c a kiểm soát qu n lý và kiểm
soát k toán, đ ng th i ph i thực hiện các ch c năng, nhiệm v c a k toán
qu n rị nh : Nghiên c u phân loại, phân tích chi phí, l p dự toán, l p các báo
cáo chi phí ; kiểm soát sự bi n động c a chi phí và phân tích nguyên nhân
bi n động c a các loại chi phí,....
b.Yêu c u kiểm soát chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp
Chi phí c a đ n vị c n đ m b o các yêu c u sau :
- T t c các chi phí đều đ ợc ghi nh n ;


22
- T t c các chi phí đ ợc ghi nh n là đúng theo ch độ k toán ;
- Các nghiệp v chi phí phát sinh đ ợc xác định, cộng d n và hạch toán
một cách chính xác ;
- Các chi phí đã hạch toán đại diện cho các kho n chi tiêu có hiệu lực vì
m c đích SXKD ;
- Các chi phí phát sinh có thực đ ợc t p hợp đ y đ , đúng mực ;
- Các chi phí phát sinh đ m b o nguyên tắc phù hợp và nh t quán giữa

các niên độ ;
- Số liệu chi phí trên báo cáo tài chính khớp đúng số liệu trên s k
toán ;
- Chi phí đ ợc ghi nh n đúng niên độ ;
- Các chi phí đ ợc phân loại, trình bày và công bố phù hợp trong báo
cáo tài chính ;
- Đ m b o hệ thống KSNB về chi phí là hữu hiệu.
1.3. Đ c đi m ho t đ ng kinh doanh và chi phí kinh doanh trong doanh
nghi p xu t nh p kh u
1.3.1. Đặc điểm hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp xuất nhập khẩu
Hoạt động kinh doanh xu t nh p kh u là hoạt động mua bán trao đ i
hàng hóa và dịch v giữa các quốc gia với nhau thông qua hợp đ ng ngoại
th

ng. Doanh nghiệp xu t nh p kh u là đ n vị kinh t c s hạch toán kinh

t độc l p do Bộ th

ng mại qu n lý. Nhiệm v ch y u c a các doanh nghiệp

này kinh doanh mua bán hàng hóa với n ớc ngoài, thực hiện các dịch v
ngoại th

ng khác trên c s các hợp đ ng kinh t là ch y u về những mặt

hàng, dịch v đ ợc Nhà n ớc c p phép hoặc cho phép.
Ngoài ra, các doanh nghiệp xu t nh p kh u còn ph i thực hiện việc
xu t nh p kh u thông qua các Hiệp định, nghị định th do Chính ph đã ký
với n ớc ngoài, giao cho các doanh nghiệp thực hiện.

23
Đặc điểm c b n c a hoạt động kinh doanh xu t nh p kh u, bao g m:
- Kinh doanh xu t nh p kh u có thị tr
n ớc, chịu nh h
hình thị tr

ng rộng lớn c trong và ngoài

ng r t lớn c a sự phát triển s n xu t trong n ớc và tình

ng n ớc ngoài.

- Ng

i bán thuộc các quốc gia khác nhau, có trình độ

i mua và ng

qu n lý, phong t c, t p quán tiêu dùng và chính sách ngoại th

ng

mỗi

quốc gia có sự khác nhau.
- Hàng xu t nh p kh u đòi hỏi ch t l ợng cao, m u mã đẹp hợp thị hi u
tiêu dùng

t ng khu vực, t ng quốc gia trong t ng th i kỳ.

- Điều kiện địa lý, ph
thanh toán có nh h

ng tiện v n chuyển, điều kiện và ph

ng th c

ng không ít đ n quá trình kinh doanh, th i gian giao

hàng và thanh toán có kho ng cách khá xa.
- Quá trình l u chuyển hàng hóa xu t nh p kh u theo một vòng khép
kín ph i qua 2 giai đoạn mua và 2 giai đoạn bán hàng: Mua và bán hàng xu t
kh u, mua và bán hàng nh p kh u, vì v y th i gian l u chuyển hàng hóa xu t
nh p kh u th

ng dài h n th i gian l u chuyển hàng hóa trong n ớc.

- Hàng hóa xu t nh p kh u có thể ti n hành theo các ph

ng th c: Xu t

nh p kh u trực ti p, xu t nh p kh u y thác hoặc xu t nh p kh u hỗn hợp.
Xu t nh p kh u trực ti p là ph

ng th c mà doanh nghiệp xu t kh u đàm

phán, ký k t hợp đ ng xu t nh p kh u với th
nh p kh u y thác là ph

ng nhân n ớc ngoài. Xu t

ng th c mà đ n vị có gi y phép xu t nh p kh u

hàng hóa ti n hành y thác cho đ n vị khác có ch c năng thực hiện xu t nh p
kh u c a mìn, do đó ph i tr cho đ n vị này một kho n thù lao gọi là phí y
thác. Xu t nh p kh u hỗn hợp là sự k t hợp với 2 ph
- Trong các hợp đ ng mua bán ngoại th

ng th c trên.

ng ph i quy định rõ điều kiện

tiền tệ dùng để thanh toán. Điều kiện tiền tệ cho bi t việc sử d ng loại tiền
nào để thanh toán trong các hợp đ ng ngoại th

ng và cách xử lý khi đ ng


24
tiền đó bị bi n động. Tiền tệ tính toán là tiền tệ dùng để xác định giá trị thanh
toán trong hợp đ ng mua bán ngoại th

ng. Đ ng tiền thanh toán th

ng là

đ ng tiền c a một trong hai đối tác trong quan hệ mua bán hoặc đ ng ngoại tệ
mạnh c a một n ớc th ba. Đ ng tiền thanh toán th

ng là các ngoại tệ đ ợc

chuyển đ i tự do. Các y u tố dùng để xác định tiền tệ thanh toán th

ng là:

+ Sự so sánh lực l ợng giữa hai bên mua và bán ;
+ Vị trí c a đ ng tiền đó trên thị tr

ng quốc t ;

+ T p quán sử d ng đ ng tiền thanh toán trên th giới ;
+ Đ ng tiền đ ợc sử d ng để thanh toán thống nh t trong một số khu
vực trên th giới.
1.3.2. Đặc điểm chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp xuất nhập khẩu
Chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp xu t nh p kh u là những phí
t n về ngu n lực kinh t gắn liền với m c đích xu t nh p kh u hàng hóa c a
doanh nghiệp.
Hoạt động kinh doanh c a các doanh nghiệp xu t nh p kh u diễn ra
c phạm vi trong n ớc và n ớc ngoài.
đựng các y u tố môi tr

mỗi một phạm vi hoạt động lại ch a

ng kinh doanh, lu t pháp, kinh t , văn hóa... khác

nhau, do đó, các doanh nghiệp xu t nh p kh u không thể l y kinh nghiệm kinh
doanh nội địa để v n d ng cho kinh doanh với n ớc ngoài. Để hoạt động kinh
doanh xu t kh u có hiệu qu đòi hỏi các doanh nghiệp ph i luôn tìm ki m thị
tr

ng, phát triển các thị tr

ng mới, ph i nghiên c u, đánh giá môi tr

ng

kinh doanh; nghiên c u cách th c t ch c, hoạt động c a các thể ch kinh t
quốc t trong thị tr

ng đó; các cam k t mà Việt nam và các quốc gia đó đã

thỏa thu n v.v... t đó tạo ra sự thích ng để t n tại và phát triển trong thị
tr

ng mới. Tuy nhiên, bên cạnh đó cũng hàm ch a r t lớn các y u tố r i ro

trong quá trình kinh doanh c a các doanh nghiệp xu t nh p kh u. Cùng với quá
trình hội nh p, phát triển thị tr

ng mới là quá trình mà các doanh nghiệp xu t


25
nh p kh u Việt Nam ti p c n với các ph
tr

ng th giới. Bên cạnh ph

thị tr

ng th c giao dịch mua bán thông th

ng, trên

ng th giới còn diễn ra những giao dịch đặc biệt, đó là giao dịch mua

bán hàng hóa
th

ng th c giao dịch mua bán trên thị

thị tr

ng giá c t

ng lai. Hoạt động mua bán

thị tr

ng này

ng đ ợc các nhà XNK sử d ng nh một biện pháp kỹ thu t để chống lại sự

tác động c a r i ro do sự bi n động c a giá c hàng hóa trên thị tr
làm nh h

ng có thể

ng đ n lợi nhu n dự tính c a doanh nghiệp. Ngoài ra, quá trình hội

nh p, hợp tác kinh t toàn c u cùng với sự phát triển mạnh m c a khoa học
công nghệ thông tin, lĩnh vực th
Phạm vi hoạt động c a th

ng mại điện tử phát triển ngày một mạnh m .

ng mại điện tử d n bao quát g n nh mọi hoạt

động kinh t c a doanh nghiệp. Th

ng mại điện tử phát triển đã tạo ra cho

doanh nghiệp xu t nh p kh u một thị tr

ng không biên giới, là điều kiện để

gia tăng các đối tác kinh doanh, m rộng cung ng tiêu th hàng hóa, nâng cao
doanh số bán và lợi nhu n cho doanh nghiệp. Mặt khác, cùng với việc ti p c n
ph

ng th c giao dịch mua bán đặc biệt, việc áp d ng th

ng mại điện tử vào

quá trình kinh doanh mua bán, là sự xu t hiện c a các công c tài chính nh
hợp đ ng kỳ hạn, hợp đ ng hoán đ i, hợp đ ng quyền chọn v.v... cho phép các
doanh nghiệp xu t nh p kh u áp d ng để dự phòng r i ro hối đoái, đ m b o an
toàn cho doanh nghiệp tr ớc sự bi n động c a tỷ giá ngoại tệ.
Kinh doanh xu t nh p kh u có thị tr

ng rộng lớn, ng

i mua và ng

i

bán thuộc các quốc gia khác nhau, nên trong quá trình luân chuyển hàng hóa
s phát sinh những chi phí nh : chi phí v n t i, bốc dỡ ; b o hiểm; chi phí xin
gi y phép, kiểm định ch t l ợng và số l ợng hàng hóa xu t nh p kh u, chi phí
xin xu t x ; chi phí m L/C; phí CFS (rút hàng vào kho), phí l u bãi và l u
hàng trong container, phí nâng và hạ container, phí vệ sinh container, phí
THC (x p dỡ container), phí D/O (ch ng t báo hàng đ n); phí HF/HC (phí
làm hàng)...…Các loại phí này r t đa dạng và chi m một tỷ trọng không nhỏ