Tăng cường kiểm soát nội bộ quy trình mua hàng và thanh toán tại công ty cổ phần xây dựng công trình 525 , ĐÀ NẴNG

-1-

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Kiểm soát nội bộ là các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy
chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo tổ chức đó hoạt
động hiệu quả, đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý. Đây cũng là một yếu tố quan
trọng trong hệ thống quản lý doanh nghiệp, là công cụ hữu hiệu cho các nhà quản trị
trong việc điều hành và kiểm soát tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra.
Riêng đối với doanh nghiệp xây dựng, việc kiểm soát nội bộ trong khâu mua
hàng và thanh toán là rất cần thiết bởi nguyên vật liệu luôn chiếm tỉ trọng lớn và ảnh
hưởng mạnh đến hiệu quả hoạt động và sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, còn
khâu thanh toán thể hiện công tác quản lý nguồn lực và sự tin cậy của các đối tác với
công ty. Một hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình mua hàng và thanh toán hoàn thiện
sẽ làm tăng tính hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh và khả năng thích ứng
mạnh mẽ và uy tín của công ty trong ngành.
Công ty Cổ phần Xây dựng Công trình 525 Đà Nẵng là một doanh nghiệp hàng
đầu trong lĩnh vực xây dựng ở các tỉnh Miền Trung, việc kiểm soát nội bộ quy trình
mua hàng và thanh toán có thực hiện nhưng thường lồng ghép trong các khâu chứ chưa
tách riêng thành một hệ thống kiểm soát nội bộ độc lập vì vậy vẫn còn những bất cập
trong công tác quản lý, hiệu quả kiểm soát chưa cao. Vấn đề thu thập, xử lý thông tin
trong quy trình này còn có những điểm cần được hoàn thiện để nâng cao hiệu quả kiểm
soát quy trình.
Thực chất quá trình kiểm soát nội bộ của quy trình chỉ dừng lại ở các việc đối
chiếu các bước thực hiện công việc trong quy trình với các quy chế nội bộ như là quy
chế mua hàng, quy chế lựa chọn nhà cung cấp... chứ chưa phân rõ vai trò nhiệm vụ của
các nhân viên tham gia trong quy trình và các nút kiểm soát tương ứng của từng nhân
viên trong toàn bộ hệ thống kiểm soát nội bộ của quy trình.


-2-

Từ những nhận thức đó, tác giả nhận thấy vấn đề kiểm soát về quy trình mua
hàng và thanh toán tại công ty là cần thiết và cần được quan tâm nên đã chọn đề tài
nghiên cứu “TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH MUA HÀNG VÀ
THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH 525, ĐÀ
NẴNG”
2. Mục đích nghiên cứu
Trên cơ sở hệ thống hóa lý luận về kiểm soát nội bộ quy trình mua hàng và
thanh toán và công tác kiểm soát nội bộ quy trình mua hàng và thanh toán vận dụng
tại các công ty sản xuất, nhất là đối với các công ty thuộc lĩnh vực xây dựng công
trình, tác giả tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình mua hàng và thanh toán tại
công ty.
Việc tìm hiểu và phân tích tình tình thực tế hệ thống kiểm soát nội bộ của quy
trình là cơ sở để đánh giá những ưu điểm và hạn chế, nguyên nhân của các hạn chế
này trong hoạt động kiểm soát nội bộ quy trình tại công ty.
Từ đó, vận dụng cơ sở lý luận vào thực tiễn của công ty đề xuất những giải
pháp nhằm tăng cường hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình mua hàng và
thanh toán tại công ty.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu là quy trình mua hàng và thanh toán và hệ thống kiểm
soát nội bộ quy trình này trong các doanh nghiệp sản xuất, áp dụng cho công ty xây
dựng.
Phạm vi nghiên cứu của luận văn chỉ tập trung cho công tác tăng cường kiểm
soát nội bộ quy trình mua hàng và thanh toán trong công ty Cổ phần Xây dựng công
trình 525 Đà Nẵng. Giai đoạn nghiên cứu là từ năm 2009-2011.


-3-

4. Phương pháp nghiên cứu

Tác giả sử dụng tổng hợp các phương pháp nghiên cứu: phương pháp phân tích,
so sánh, đối chiếu, suy luận để phát hiện vấn đề và định hướng hoàn thiện KSNB.
Số liệu thu thập chủ yếu là phỏng vấn, quan sát kết hợp với việc thu thập và
nghiên cứu các tài liệu liên quan đến việc nghiên cứu quy trình tại công ty.
5. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
Luận văn xác định được vai trò, vị trí, tầm quan trọng của công tác kiểm soát nội
bộ quy trình mua hàng và thanh toán trong các doanh nghiệp sản xuất hiện nay nhất
là trong các công ty xây dựng. Thông qua việc phân tích những cơ sở lý luận cũng
như thực tiễn về kiểm soát nội bộ quy trình mua hàng và thanh toán và các nhân tố
ảnh hưởng đến việc kiểm soát quy trình, đặc biệt là các hạn chế và nguyên nhân để
từ đó đề xuất các giải pháp nhằm tăng cường hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ
quy trình này tại công ty.
6. Kết cấu của luận văn
Luận văn gồm ba chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ quy trình mua hàng và thanh
toán trong doanh nghiệp.
Chương 2: Tình hình thực tế về kiểm soát nội bộ quy trình mua hàng và
thanh toán tại công ty Cổ phần Xây dựng công trình 525 Đà Nẵng.
Chương 3: Hoàn thiện kiểm soát nội bộ quy trình mua hàng và thanh toán tại
công ty Cổ phần Xây dựng công trình 525 Đà Nẵng.


-4-

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH
MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP
1.1 Khái niệm chung về hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1.1 Hệ thống KSNB
1.1.1.1. Khái niệm
Kiểm soát nội bộ (KSNB) là một chức năng quản lý của hệ điều hành doanh

nghiệp, được thiết lập do nhu cầu kiểm soát các hoạt động quản lý, điều hành và tác
nghiệp trong đó các phương pháp và chính sách được thiết kế để ngăn chặn gian lận,
giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động, và nhằm đạt được sự tuân thủ
các chính sách và quy trình được thiết lập.
Hệ thống KSNB bao gồm các định chế kiểm soát, các tổ chức kiểm soát, các
kiểm soát viên, sự hoạt động của KSNB trong môi trường kiểm soát nhất định. Nó
tồn tại trong suốt quy trình quy trình phát triển của doanh nghiệp và là công cụ hữu
hiệu của công tác quản lý doanh nghiệp.
1.1.1.2. Mục tiêu
Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), hệ thống KSNB là một hệ thống
chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được mục tiêu tổng quát sau:
- Mục tiêu bảo vệ tài sản và bảo đảm hiệu quả hoạt động: giúp cho việc quản
lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp hiệu quả hơn, đặc biệt là trong việc sử
dụng các tài sản và các nguồn lực khác để kinh doanh sinh lãi
- Mục tiêu bảo đảm độ tin cậy của các thông tin: Doanh nghiệp phải ghi chép
kế toán đầy đủ, chính xác và đúng theo quy định của chế độ kế toán để có một hệ
thống sổ sách, hồ sơ, báo cáo tài chính và báo cáo hoạt động đầy đủ chính xác và kịp
thời.
- Mục tiêu tuân thủ, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý: Nhằm bảo
đảm rằng các quy định của doanh nghiệp được thực hiện đúng, báo cáo tài chính


-5-

được lập đúng đầy đủ, hợp lý, hợp lệ và tuân thủ các yêu cầu của chuẩn mực..Ngăn
chặn và phát hiện các gian lận và sai phạm trong đơn vị.
1.1.2. Các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ
Ta có thể mô hình hoá các yếu tố cấu thành KSNB qua sơ đồ sau :

KIỂM SOÁT NỘI BỘ

Môi
trường
kiểm soát

Hệ thống
toán

kế

Thủ tục kiểm soát

Đặc thù quản lý

KS Quản lý

Cơ cấu tổ chức

KS vật chất

Chính sách nhân
sự

Chứng từ
kế toán

Công tác kế
hoạch và dự toán

Sổ sách Kế
toán

Bộ phận kiểm
toán nội bộ

Báo cáo kế
toán

Uỷ ban kiểm toán
Các nhân tố bên
ngoài

KS kế toán
KS trong môi
trường áp
dụng máy vi
tính

- Nguyên
tắc phân
công phân
nhiệm
- Nguyên
tắc bất
kiêm nhiệm
-Nguyên
tắc uỷ
quyền- phê
chuẩn

MỤC TIÊU TỔNG QUÁT

1.Tính có thật
6. Sự linh hoạt
2.Sự phê chuẩn 7. Chuyển sổ và tổng
3.Tính đầyđủ
hợp chính xác
4. Sự phân loại
5. Tính đúng kỳ

Sơ đồ 1.1 : Các yếu tố cấu thành KSNB trong doanh nghiệp

1.1.2.1. Môi trường kiểm soát
Bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Các nhân tố
này phụ thuộc rất lớn đến quan điểm, thái độ, nhận thức cũng như nhà quản lý doanh
nghiệp. KSNB của doanh nghiệp có hiệu quả hay không phụ thuộc nhiều vào nhà


-6-

quản lý. Nếu nhà quản lý coi trọng đến hoạt động kiểm tra, kiểm soát thì chắc chắn
KSNB sẽ vận hành hiệu quả.
Môi trường KSNB của đơn vị bao gồm: Đặc thù về quản lý, cơ cấu tổ chức,
Chính sách nhân sự, Công tác kế hoạch,Bộ phận kiểm toán nội bộ, Uỷ ban kiểm
toán, Các nhân tố bên ngoài.
1.1.2.2 Hệ thống kế toán
Là các quy định về kế toán và các thủ tục kế toán mà đơn vị áp dụng để thực
hiện ghi chép kế toán và lập báo cáo tài chính theo quy định của chế độ kế toán ban
hành. Nó bao gồm các quy định sau:
- Tổ chức bộ máy kế toán đơn vị
- Tổ chức công tác kế toán gồm: hệ thống chứng từ kế toán, tài khoản, sổ sách kế
toán và hệ thống báo cáo tài chính.

- Phân loại nghiệp vụ kinh tế và nguồn gốc chủ yếu của nó, tổ chức quy trình kế toán
các nghiệp vụ kinh tế và các sự kiện từ khi phát sinh đến khi lập và trình bày báo cáo
tài chính.
1.1.2.3 Thủ tục kiểm soát
Thủ tục kiểm soát là các quy chế và thủ tục do ban lãnh đạo đơn vị thiết lập và
chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể. Các thủ tục
kiểm soát nhằm thực hiện ba chức năng kiểm soát chính là kiểm soát quản lý, kiểm
soát vật chất, kiểm soát kế toán.
a. Kiểm soát quản lý: là các thủ tục kiểm soát do các nhà quản lý xây dựng dựa
trên ba nguyên tắc cơ bản sau:
- Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Theo nguyên tắc này trách nhiệm và công
việc cần được phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận.
Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót ít
xảy ra và khi xảy ra thì thường dễ phát hiện.


-7-

- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: là không cho phép một thành viên nào được giải
quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc.
Mục đích là để các nhân viên kiểm soát lẫn nhau, nếu có sai sót xảy ra sẽ được
phát hiện nhanh chóng, đồng thời giảm cơ hội cho bất kỳ thành viên nào trong quá
trình thực hiện nhiệm vụ có thể gây ra và giấu diếm sai phạm của mình.
Chức năng bảo
quản tài sản
ngăn chặn
thâm lạm TS

Chức năng phê
chuẩn nghiệp vụ

Chức năng kế
toán

ngăn chặn
tham ô

BẤT KIÊM NHIỆM

ngăn sự thiên
lệch thông tin

Chức năng thực
hiện nghiệp vụ

Sơ đồ 1.2: Sự tách biệt giữa các chức năng trong nguyên tắc bất kiêm nhiệm
+ Chức năng bảo quản tài sản với chức năng kế toán: Lý do là để ngăn chặn
hành vi tham ô tài sản. Nếu không nhân viên sẽ tự tiện sử dụng tài sản để phục vụ cho
lợi ích cá nhân và điều chỉnh sổ sách để che giấu sai phạm của mình.
+ Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản: Nghĩa là
người được giao nhiệm vụ phê chuẩn nghiệp vụ không được kiêm bảo quản tài sản vì
tạo khả năng thâm lạm tài sản.
+ Chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán: Nếu từng bộ phận vừa
thực hiện nghiệp vụ vừa ghi chép và báo cáo thì họ sẽ có xu hướng thổi phồng kết quả
để tăng thành tích của bộ phận hoặc khu vực của mình. Muốn không cho thông tin bị
thiên lệch như trên, quá trình ghi sổ nên giao cho một bộ phận riêng biệt thực hiện –
thường là bộ phận kế toán.
- Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Theo sự ủy quyền của các nhà quản lý, các
cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi

-8-

nhất định. Quá trình ủy quyền được tiếp tục mở rộng xuống cấp thấp hơn tạo nên một
hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của
doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụ kinh tế phải
được phê chuẩn đúng đắn. Sự phê chuẩn được thực hiện qua hai loại: phê chuẩn chung
và phê chuẩn cụ thể.
+ Phê chuẩn chung: là trường hợp người quản lý ban hành các chính sách để áp
dụng cho toàn đơn vị. Sau đó, nhân viên cấp dưới căn cứ chính sách đó để xét duyệt
các nghiệp vụ trong giới hạn mà chính sách cho phép.
+ Phê chuẩn cụ thể: là trường hợp người quản lý xét duyệt từng nghiệp vụ riêng
biệt chứ không đưa ra chính sách chung nào. Phê chuẩn cụ thể được áp dụng cho các
nghiệp vụ không thường xuyên phát sinh. Phê chuẩn cụ thể cũng được áp dụng đối với
những nghiệp vụ thường xuyên nhưng có số tiền vượt khỏi giới hạn cho phép của
chính sách chung, thí dụ các nghiệp vụ bán chịu có số tiền lớn trên một mức ấn định
nào đó. Các cá nhân hoặc bộ phận được ủy quyền để thực hiện sự phê chuẩn phải có
chức vụ tương xứng với tính chất và tầm quan trọng của nghiệp vụ. Thí dụ như quyết
định về mua sắm những tài sản có giá trị lớn từ xxx đồng trở lên phải do hội đồng quản
trị phê chuẩn.
b. Kiểm soát vật chất: Hoạt động này được thực hiện cho các loại sổ sách và tài
sản, kể cả những ấn chỉ đã được đánh số trước nhưng chưa sử dụng, cũng như cần hạn
chế sự tiếp cận với các chương trình tin học và những hồ sơ dữ liệu. Thí dụ: tài sản có
thể được kiểm soát bằng cách sử dụng tủ sắt, khóa, tường rào, lực lượng bảo vệ…và
chỉ những người được ủy quyền mới được phép tiếp cận tài sản của đơn vị.
Việc so sánh, đối chiếu giữa sổ sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế bắt
buộc phải được thực hiện định kỳ. Khi có bất kỳ chênh lệch nào cũng cần phải điều tra
và xem xét nguyên nhân, nhờ đó sẽ phát hiện được những yếu kém về các thủ tục bảo

-9-

vệ tài sản và sổ sách có liên quan. Nếu không thực hiện công việc này thì tài sản có thể
bị bỏ phế, mất mát hoặc có thể không phát hiện được những hành vi đánh cắp.
c. Kiểm soát kế toán: Để thông tin đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt
động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ các nghiệp vụ, trong đó kiểm soát
kế toán là một thành phần quan trọng, đó là việc kiểm tra chặt chẽ các chứng từ sổ sách
kế toán từ việc tính toán các con số, số liệu, xem xét các chữ ký liên quan đã đầy đủ và
chính xác chưa, đến kiểm tra việc luân chuyển chứng từ sổ sách…
Đánh số
liên tục,
đủ số liên
(2)

(3)
Đầy đủ
chữ ký của
người có
thẩm
quyên

Sổ phải
đóng, có
số trang,
được xét
duyệt

(1)

Lập ngay,
rõ ràng,
chính xác

Nguyên
tắc kiểm
soát chứng
từ kế toán

(6)

(5)
(4)
ctừ, sổ sách
đơn giản, rõ
ràng, nhiều
công dụng

luân
chuyển kịp
thời, xử lý
nhanh
chóng

Sơ đồ 1.3: Sơ đồ các nguyên tắc kiểm soát kế toán
(1) Dễ kiểm soát, tránh thất lạc và dễ truy cập khi cần thiết.
(2) Lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu, đủ
số liên quy định.
(3) Người ký tên trên chứng từ phải chịu trách nhiệm về nội dung.
(5) Chứng từ chỉ đi qua các bộ phận có liên quan đến nghiệp vụ, và phải được

xử lý nhanh chóng để chuyển cho bộ phận tiếp theo.
(6) Quy định nguyên tắc ghi chép, có chữ ký xét duyệt của người kiểm soát…


- 10 -

d. Kiểm soát trong môi trường áp dụng máy vi tính
Kiểm soát chung: là các hoạt động kiểm soát liên quan tới toàn bộ hệ thống xử
lý, và như vậy ảnh hưởng tới tất cả các hệ thống ứng dụng xử lý nghiệp vụ. Thông
thường có các nhóm thủ tục kiểm soát chung như sau:
-

Kiểm soát hoạt động của tổ chức

-

Kiểm soát chứng từ

-

Kiểm soát việc giải trình tài sản

-

Kiểm soát quá trình quản lý

-

Kiểm soát hoạt động của dữ liệu trung tâm

-

Kiểm soát sự ủy quyền

-

Kiểm soát việc đăng nhập dữ liệu
Kiểm soát ứng dụng trong hệ thống kế toán bằng máy vi tính: là kiểm soát

liên quan tới hoạt động xử lý thông tin của một ứng dụng xử lý kế toán nhất định.
Kiểm soát ứng dụng gồm ba thủ tục kiểm soát sau:
- Kiểm soát nhập liệu: Được thực hiện từ khi có nguồn dữ liệu cho đến khi
hoàn tất việc nhập liệu vào hệ thống. Do đó, cần phải kiểm soát nguồn dữ liệu và
kiểm soát quá trình nhập liệu.
+ Kiểm soát nguồn dữ liệu: nhằm đảm bảo dữ liệu nhập vào là hợp lệ. Các thủ
tục kiểm soát: Dữ liệu trước khi nhập vào hệ thống cần được chuẩn y và phê duyệt
một cách đầy đủ và hợp lý; đánh dấu đã sử dụng chứng từ sau khi nhập liệu nhằm
hạn chế việc sử dụng lại chứng từ; sử dụng các thiết bị kiểm tra chứng từ trước khi
nhập liệu; nghiệp vụ sau khi thực hiện cần nhập ngay vào hệ thống để dễ dàng kiểm
tra đối chiếu với các hoạt động liên quan và để tránh bỏ sót quên nhập nghiệp vụ; tạo
số kiểm tra…
+ Kiểm soát quá trình nhập liệu: kiểm tra tính tuần tự khi nhập liệu; kiểm tra
vùng dữ liệu; kiểm tra dấu; kiểm tra tính có thật của các nghiệp vụ; kiểm tra tính hợp


- 11 -

lý; kiểm tra giới hạn; kiểm tra tính đầy đủ; định dạng trước khi nhập liệu; sử dụng
các giá trị mặc định và tạo số tự động; thông báo lỗi đầy đủ và hướng dẫn sửa lỗi,…
- Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu: nhằm kiểm tra sự chính xác của thông tin

kế toán trong quá trình xử lý số liệu. Có các thủ tục: kiểm tra ràng buộc toàn vẹn dữ
liệu; kiểm tra dữ liệu hiện hành; kiểm soát trình tự xử lý dữ liệu; nhận biết tập tin
một cách hữu hình; kiểm tra dữ liệu phù hợp; đối chiếu với dữ liệu ngoài hệ thống;
đối chiếu số liệu giữa tổng hợp và chi tiết…
- Kiểm soát thông tin đầu ra: xem xét các kết xuất nhằm đảm bảo nội dung

thông tin cung cấp và hình thức phù hợp với nhu cầu sử dụng thông tin; đối chiếu
giữa kết xuất và dữ liệu nhập thông qua các thông số tổng kiểm soát nhằm đảm bảo
tính chính xác của thông tin; chuyển giao chính xác thông tin đến đúng người sử
dụng; quy định hủy các thông tin bí mật sau khi tạo kết xuất trên giấy than, trên các
bản in thử, các bản nháp…
1.1.3. Hạn chế tiềm tàng của kiểm soát nội bộ.
KSNB hữu hiệu chỉ có thể hạn chế tối đa các sai phạm chứ không thể đảm bảo
rủi ro, gian lận và sai sót không xảy ra. Những hạn chế vốn có của KSNB bao gồm:
- KSBN khó ngăn cản được gian lận và sai sót của người quản lý cấp cao. Các thủ
tục kiểm soát là do người quản lý đặt ra, nó chỉ kiểm tra việc gian lận và sai sót của
nhân viên. Khi người quản lý cấp cao cố tình gian lận, họ có thể tìm cách bỏ qua các
thủ tục kiểm soát cần thiết.
- Bất kì một hoạt động kiểm soát trực tiếp nào của KSNB cũng phụ thuộc vào yếu tố
con người. Con người là nhân tố gây ra sai sót từ những hạn chế xuất phát từ bản
thân như: vô ý, bất cẩn, sao lãng, đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của
cấp trên hoặc các báo cáo của cấp dưới.
- Gian lận cũng có thể xảy ra do sự thông đồng giữa các nhân viên trong tổ chức với
nhau hoặc với bên ngoài.


- 12 -

- Nhà quản lý lạm quyền: Nhà quản lý bỏ qua các quy định kiểm soát trong quá trình

thực hiện nghiệp vụ có thể dẫn đến việc không kiểm soát được các rủi ro và làm cho
môi trường kiểm soát trở nên yếu kém.
- Hoạt động kiểm soát chỉ tập trung vào các sai phạm dự kiến, do đó khi xảy ra các
sai phạm bất thường thì thủ tục kiểm soát trở nên kém hữu hiệu thậm chí vô hiệu.
- Chi phí thực hiện hoạt động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai
sót hay gian lận gây ra.
- Những thay đổi của tổ chức, thay đổi quan điểm quản lý và điều kiện hoạt động có
thể dẫn đến những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp.
1.2. Đặc điểm hoạt động mua hàng và thanh toán:
1.2.1. Đặc điểm mua hàng và thanh toán
Mua hàng và thanh toán bao gồm việc mua hàng hoá để thực hiện quá trình sản
xuất kinh doanh trong các doanh nghiệp và việc thanh toán các khoản tiền hàng đối với
người bán.
1.2.1.1 Đặc điểm quá trình mua hàng
Mua hàng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
và liên quan đến nhiều tài khoản khác, có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của hoạt
động sản xuất kinh doanh.Việc mua hàng là khâu đầu tiên nên sẽ ảnh hưởng đến các
chỉ tiêu hàng tồn kho, giá vốn hàng bán ra và có giá trị lớn trong giá trị tài sản lưu động
tại doanh nghiệp, liên quan trực tiếp đến các khoản thanh toán cho người bán.
+ Cơ sở mua hàng: Căn cứ vào kế hoạch thực hiện các công trình trong năm và
tiến độ thi công của các hạng mục công trình mà các bộ phận có nhu cầu nguyên vật
liệu hoặc các đội thi công lập phiếu đề nghị cấp vật tư/ phiếu đề nghị mua vật liệu
chính/ phiếu đề nghị mua vật liệu thiết bị dùng cho đội thi công.
+ Phương thức mua hàng:
- Mua hàng theo đơn đặt hàng và hợp đồng kinh tế: Đơn đặt hàng là yêu cầu cụ
thể về loại hàng hoá vật tư mà doanh nghiệp cần mua để phục vụ sản xuất. Mua hàng


- 13 -

theo hợp đồng giúp cho doanh nghiệp sản xuất ổn định được nguồn hàng. Theo phương
thức này, doanh nghiệp sản xuất có thể nhận hàng tại kho của bên bán hoặc bên mua
chuyển hàng đến tận kho.
- Mua hàng không theo hợp đồng (giao khoán cho các đội tự mua): thường dùng
cho việc mua các công cụ dụng cụ hay các vật liệu phụ, vật tư nhỏ lẻ. Với phương thức
mua này, đối với các vật liệu phụ, người mua phải am hiểu tính chất thương phẩm của
hàng hoá, có trình độ kỹ thuật mua bán hàng thông thạo. Khi mua phải kiểm tra kỹ số
lượng, chất lượng hàng hoá, vật tư, trong một số trường hợp phải xem xét nguồn gốc
để đảm bảo phục vụ quá trình sản xuất.
+ Đặc điểm trong khâu kiểm tra chất lượng: Đối với doanh nghiệp xây dựng, việc
kiểm tra chất lượng hàng hóa vật tư mua vào là một khâu vô cùng quan trọng vì điều
này ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hiệu quả công trình. Hàng hóa vật tư mua dùng
cho thi công phải đúng chuẩn chất lượng mà bên chủ đầu tư yêu cầu.
Có những loại vật tư đặc chủng phải tuân thủ đúng, thậm chí bên chủ đầu tư buộc
phải mua đúng theo yêu cầu họ đề ra thì mới ký kết hợp đồng giao thầu. Vì vậy, đối với
các loại hàng hóa vật tư có giá trị lớn đều phải qua khâu kiểm định chất lượng chặt chẽ
theo đúng như các điều khoản chất lượng đã được ghi rõ hợp đồng mua bán.
Đối với các loại vật tư nhỏ lẻ, số lượng không nhiều và không ảnh hưởng đáng kể
đến chất lượng công trình thì việc mua vào chỉ cần khoán cho các đội thi công mua ở
các cửa hàng nhỏ lẻ. Tuy nhiên, việc giao người mua cũng cần phải giao cho người có
kinh nghiệm và am hiểu về đặc thù vật liệu vật tư của ngành xây dựng để đảm bảo mua
đúng chất lượng.
+ Phương thức quản lý: Các loại vật tư có số lượng và giá trị lớn đều do công ty
trực tiếp quản lý mua theo đúng quy trình mua hàng nội bộ đã được công ty lập ra.
Chỉ những loại vật tư nhỏ lẻ thì mới giao cho các đội, tổ trực tiếp thi công mua ngoài.


- 14 -

1.2.1.2 Đặc điểm quá trình thanh toán

Giá trị các khoản thanh toán của công ty xây dựng đối với các nhà cung cấp là
rất lớn do đặc điểm ngành. Vì vậy, các nhà cung cấp thường là các đối tác có uy tín,
chính sách tín dụng ưu đãi.
+ Chính sách tín dụng nhà cung cấp: có các hình thức tín dụng ưu đãi như là:
Chiết khấu thanh toán đối với số lượng, giá trị hàng mua lớn
Chiết khấu trong thời hạn thanh toán quy định
Chiết khấu ưu đãi đối với việc mua hàng vật tư ở các đơn vị chi nhánh( chi nhánh
này gần địa điểm thi công của công trình) của nhà cung cấp chính.
+ Phương thức thanh toán: Chủ yếu là chuyển khoản qua ngân hàng. Đối với các vật tư
nhỏ lẻ thì do các đội tạm ứng tiền mua vật tư, công ty thanh toán bằng tiền mặt.
1.2.2. Những vấn đề trong quản lý cần quan tâm đối với việc KSNB quy trình mua
hàng và thanh toán

Bảng 1.1: Các gian lận và sai sót thường gặp trong quy trình MH&TT
Gian lận và sai sót
Tình trạng
1. Người mua không có thẩm quyền mua vì vậy đặt
những mặt hàng không cần thiết hay số lượng lớn hơn
Thừa hàng và tăng chi phí lưu kho
so với nhu cầu.
2. Ký nhận cho những mặt hàng không được đặt
3. Không ký nhận cho những mặt hàng cần đặt.
Thiệt hại do thiếu hàng cho nhu cầu
của đơn vị.
4. Có sự gian lận, thông đồng giữa nhân viên mua và Khả năng hàng hóa, dịch vụ có chất
nhà cung cấp để nhận chiết khấu thương mại hoặc các lượng thấp hoặc giá quá cao
khoản hoa hồng .
5. Làm giả chứng từ mua hàng.
Hàng tồn kho bị khai khống, thất
thoát tiền mặt

6. Nhân viên nhận hàng có thể nhận sai, chẳng hạn Giá trị hàng tồn kho cao hơn so với
như hàng hóa sai về số lượng, chất lượng, quy cách.
thực tế
7. Bỏ sót những khoản nợ phải trả chẳng hạn như Ghi những khoản phải trả nhỏ hơn
những khoản mua NVL đột xuất.
thực tế
8. Nhà cung cấp bán những mặt hàng với giá quá cao Giá trị hàng mua tăng
(cả về đơn giá và số lượng)
9.Thiệt hại hàng hoá trong quá trình vận chuyển
Khả năng sử dụng hoặc bán những


- 15 -

hàng hóa có chất lượng thấp (nếu
những hàng hóa này không được loại
trừ)
10. Những nhà cung cấp sai sót trong việc phát hành Khả năng phải thanh toán số tiền cao
và gửi hoá đơn như ghi sai số lượng, giá trị số tiền hơn thực tế cho những hàng hóa
trên hóa đơn hoặc phát hành hóa đơn trùng.
nhận được.
11. Bỏ sót nghiệp vụ mua hàng hay trả lại hàng
Số liệu không chính xác trên các tài
khoản phải trả và các sổ cái liên
quan
12. Sai sót trong việc tính toán hay phân bổ chi phí Giá trị hàng mua và chi phí liên quan
mua hàng
không đúng
13. Không được hưởng các khoản chiết khấu do thanh
toán trễ

Chi phí mua hàng tăng
14. Sự thanh toán lại những hoá đơn đã thanh toán
15. Các khoản thanh toán tiền mặt không hợp lý, Thất thoát tiền mặt, giá trị hàng mua
không đúng người bán, hoặc người bán không có thật, tăng so với thực tế
hoặc nhiều hơn số tiền đã được ký duyệt.
16. Thanh toán cho những mặt hàng không nhận được
17. Sai lệch từ những khoản thanh toán như thanh
toán nhầm nhà cung cấp
18. Thanh toán cho nhân viên mua hàng những khoản
không được duyệt
Thất thoát tiền mặt
19. Nhân viên sữa số tiền trên séc thanh toán và chiếm
đoạt số tiền của doanh nghiệp
20.Các nhân viên thông đồng làm giả chứng từ để
chuyển tiền vào tài koản mang tên một công ty
không có thật.
21.Đề xuất thanh toán các khoản giả mạo hoặc cho Số dư tiền gửi ngân hàng khác so với
người giả mạo hoặc hoá đơn bị thanh toán hai lần thực tế, thất thoát những khoản tiền
liền.
đã được gửi.
22.Việc truy nhập vào dữ liệu liên quan đến nhà cung Làm mất hay làm giả những bản ghi
cấp bởi những người không có thẩm quyền
liên quan đến nhà cung cấp
23. Tiền, hàng tồn kho, các tài liệu theo dõi khoản nợ Tài sản bị thiệt hại hoặc mất mát,
phải trả người bán bị thất thoát do điều kiện khách bao gồm sự mất mát các dữ liệu cần
quan hay chủ ý của con người.
thiết để theo dõi quá trình thanh toán
cho nhà cung cấp trong thời gian
chiết khấu

- 16 -

1.3. KSNB quy trình mua hàng và thanh toán trong doanh nghiệp
1.3.1. Chức năng và mục tiêu KSNB quy trình mua hàng và thanh toán trong doanh
nghiệp
Mua hàng và thanh toán là quy trình bao gồm các quyết định và các quá trình
cần thiết để có hàng hóa dịch vụ cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp, thường bắt
đầu bằng sự khởi xướng của một đơn đặt mua của người có trách nhiệm cần hàng hóa
hay dịch vụ đó và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hóa hay dịch
vụ nhận được.
Sự phối kết
hợp của
các bộ
phận
Quy chế
bộ phận

Nút
KS

KS cơ chế, quy trình
nghiệp vụ
Nút
KS lớn
Quy chế
Nghiệp vụ

Nút KS
nhỏ

KS các
bộ
phận,
cá
nhân

Sự phân
công,
phân
nhiệm

Quy chế
Cá nhân

Sơ đồ 1.4: Nội dung kiểm soát quy trình mua hàng và thanh toán
1.3.1.1. Chức năng của quy trình mua hàng và thanh toán
+ Xử lý các đơn đặt hàng: Sau khi nhận được yêu cầu mua hàng của các bộ
phận trong doanh nghiệp, bộ phận mua hàng lựa chọn hoặc tìm kiếm nhà cung cấp,
đàm phán và lập đơn đặt hàng gửi cho nhà cung cấp.
+ Nhận hàng hoá hay dịch vụ: Khi nhận hàng, cần kiểm tra số lượng, chất
lượng hàng, đối chiếu với giấy gửi hàng của nhà cung cấp và đơn đặt hàng, sau đó
lập Biên bản nhận hàng. Bản sao của Biên bản nhận hàng được chuyển đến bộ phận
liên quan. Sau khi kiểm nhận, bộ phận nhận hàng lập phiếu nhập kho báo cáo về
hàng nhận và hàng được làm thủ tục nhập kho. Lúc này, thủ kho ký vào phiếu nhập
kho và trách nhiệm quản lý hàng được chuyển giao cho bộ phận kho hàng.
+ Ghi nhận các khoản nợ người bán: Khi nhận được Hoá đơn bán hàng của
nhà cung cấp, kế toán thanh toán tiến hành đối chiếu Hoá đơn bán hàng với các

- 17 -

chứng từ gốc liên quan như Đơn đặt hàng, Phiếu nhập kho. Hoá đơn và Phiếu nhập
kho là cơ sở để ghi tăng hàng hoá dịch vụ mua vào; còn Hoá đơn thì dùng để ghi vào
tài khoản phải trả người bán (nếu chưa thanh toán).
+ Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán: Đối với hầu hết các
đơn vị, các biên lai do kế toán thanh toán lưu giữ cho đến khi thanh toán. Thanh toán
thường được thực hiện bằng uỷ nhiệm chi hoặc phiếu chi làm thành nhiều bản, mà
bản gốc gửi cho người được thanh toán, một bản sao được lưu lại trong hồ sơ theo
người được thanh toán.
1.3.1.2. Vai trò của KSNB quy trình mua hàng và thanh toán trong doanh nghiệp
Vấn đề KSNB có ý nghĩa quan trọng đối với hầu hết các đơn vị. Vì vậy đòi hỏi
phải có một hệ thống KSNB hữu hiệu.
Một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích như: Giảm
bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh, chẳng hạn như sai sót vô tình gây
thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm...
Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp. Đảm
bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính. Đảm bảo mọi thành
viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức chức cũng như các quy
định của luật pháp. Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực
và đạt được mục tiêu đặt ra. Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng
lòng tin đối với họ trong các Công ty Cổ phần.
Riêng đối với công ty xây dựng: Mua hàng trong doanh nghiệp xây dựng có vai
trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh bởi đặc điểm khâu mua hàng của
doanh nghiệp xây dựng là là hết sức phức tạp, số lượng hàng mua lớn, mà công ty
không chỉ mua trong nước mà còn nhập khẩu từ nước ngoài. Chi phí trong khâu mua
hàng luôn chiếm tỉ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp.

- 18 -

Một đặc điểm khác nữa là việc thu mua nguyên liệu đầu vào của các công ty xây
dựng chịu ảnh hưởng lớn của biến động giá cả thị trường, các chi phí liên quan khác
như chi phí đặt hàng, chi phí kho bãi, chi phí quản lý NVL và tiến độ thi công công
trình xây dựng.
Hơn nữa, việc mua hàng của doanh nghiệp xây dựng không phải là để bán ra
nhưng quá trình thu mua NVL đầu vào này có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của
các công trình và hiệu quả sử dụng các công trình này. Sự quản lý chặt chẽ này là cơ
sở để đảm bảo hàng mua đạt tiêu chuẩn chất lượng đề ra, đảm bảo giá cả hợp lý để
công ty có thể cạnh tranh được về giá cả và chất lượng với các doanh nghiệp xây
dựng khác trên thị trường.
Như vậy nếu không quản lý tốt chi phí trong khâu này thì sẽ ảnh hưởng đến hiệu
quả kinh doanh trong cả đơn vị. Việc xây dựng hệ thống KSNB chu trình mua hàng
còn nhằm hạn chế các hoạt động gian lận có thể xảy ra trong khâu này và nâng cao
hiệu quả quản lý chi phí tại đơn vị.


- 19 -

1.3.1.3 Mục tiêu kiểm soát quy trình nghiệp vụ mua hàng và thanh toán với người bán
trong doanh nghiệp:
Bảng 1.2: Mục tiêu kiểm soát quy trình mua hàng và thanh toán
Quá trình KSNB mua hàng
Sự tồn tại và sự phát sinh

Quá trình KSNB thanh toán

-Sự có thật của yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng mua, báo -Xem xét việc ký duyệt trên các chứng từ
cáo nhận hàng và hoá đơn của người bán. Sự phê chuẩn liên quan đến công nợ phải trả.

các nghiệp vụ mua hàng ở đúng cấp có thẩm quyền.

- Đối chiếu danh sách các khoản phải trả

- Người ký đơn đặt hàng đối chiếu các thông tin trên đơn với các hoá đơn và các bảng kê( nếu có).
đặt hàng với yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn. Người - Lấy xác nhận các khoản phải trả, xem
nhận hàng đếm, kiểm tra và đối chiếu số lượng, quy cách, xét các khoản phải trả nhằm phát hiện
mẫu mã,…của hàng thực nhận với đơn đặt hàng và yêu những khoản bất hợp lý như không có bên
cầu mua hàng đã được phê chuẩn.

bán, các khoản phải trả có chịu lãi .

- Kế toán kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ và đối chiếu - Đối chiếu các khoản phải trả trong sổ
các thông tin trên hoá đơn mua hàng với đơn đặt hàng và hạch toán chi tiết của năm trước( theo
biên bản nhận hàng trước khi ghi sổ kế toán.

từng khách hàng) để phát hiện các biến

- Huỷ bỏ các chứng từ để phòng ngừa việc sử dụng lại.
động.
Sự đánh giá: - Đối chiếu số liệu về hàng mua vào giữa - Sự tính toán các khoản phải trả người bán
thủ kho với kế toán chi tiết, giữa kế toán chi tiết với kế toán phù hợp với hợp đồng mua bán, hóa đươn và
tổng hợp.

biên bản giao nhận.

- Kiểm tra tính toán trên chứng từ trước khi ghi sổ, hàng - Kiểm tra các phép tính nhân, cộng tổng khi
nhập kho tính theo chi phí thực tế thực hiện.

nhận được hoá đơn..Cộng tổng danh sách

- Ghi định khoản trên hoá đơn mua hàng.Kế toán trưởng ( bảng kê) các khoản phải trả.
hoặc kế toán tổng hợp kiểm tra định khoản trên hoá đơn - Đối chiếu sổ tổng cộng với sổ Cái tổng hợp.
trước khi ghi sổ.

- Đối chiếu các hoá đơn của từng người bán

- Bộ phận độc lập kiểm tra việc chuyển số liệu từ nhật ký với sổ hạch toán chi tiết nhằm kiểm tra tên
mua hàng vào sổ cái.

người bán và số tiền.


- 20 -

- Đối với hàng đã nhập kho thì phiếu nhập kho phải được
đính kèm với hoá đơn.
Sự đầy đủ: Các biên bản nhận hàng được đánh số thứ tự
trước và được đính kèm với hoá đơn tương ứng.

- Các khoản phải trả hiện có đều có trong

- Hoá đơn được sắp xếp theo số thứ tự của biên bản nhận danh sách( bảng kê) các khoản phải trả theo
hàng và ghi sổ theo trình tự này.

đúng kỳ.

- Quy định thời gian luân chuyển chứng từ mua hàng đến - Kiểm tra chi tiết các khoản nợ quá hạn.
bộ phận kế toán để ghi sổ kịp thời.
Sự phân loại: - Những hoá đơn liên quan đến hàng đã - Các khoản phải trả trong danh sách( bảng

mua (đã thuộc quyền kiểm soát của đơn vị) nhưng đang kê) được phân loại đúng đắn.
trên đường vận chuyển cần được quản lý riêng ở hồ sơ - kiểm tra sổ hạch toán chi tiết các khoản phải
hàng mua đang đi đường.
Tính thời kỳ:

trả.
- Việc phản ánh nợ phải trả được vào sổ đúng

- Doanh nghiệp có các thủ tục quy định việc ghi sổ nghiệp

kỳ.

vụ đúng kỳ kế toán.

- Xem xét hồ sơ mua hàng đi đường, đối chiếu
số liệu với chu trình hàng tồn kho và trên hoá
đơn của nhà cung cấp.

Xét duyệt NVụ mua

- Thực hiện việc kiểm tra công nợ quá hạn.
tránh
mua quá
Sự trình bày: - Lập bảng
kê các khoản chi
nợ phải trả phải được trình bày
Giá cả-Tài
hợpkhoản
lý
Bộphí được phép

nhiều
phậnquy định của đúng đắn.
tính vào giá gốc của hàngtránh
mua vào theo
mua
Chất lượng
đảmtrabảo
chuẩn mực kế toán và có sự phê chuẩn của
kế toán trưởng.
- Kiểm
các khoản phải trả để đảm bảo nợ
hàng
mua không
- Kế toán kiểm tra tínhcần
hợpthiết
pháp của chứng từ làmKhảo
cơ sở
phảicung
trả người
sát Nhà
cấp bán, nợ ngắn hạn và nợ dài hạn(
(1)xem xét
tính giá gốc của hàng mua vào.
chịu lãi) được tách riêng
Kho/

Phiếu
yêu cầu
đặt
kiếm

mua
trình mua hàng
và thanh toán qua
các bộ phận chức năng
hàngnhư sau:
(3)gửi
soát
hàng
HÀN
hàng nhập kho
G,
NC
tồn
NVL
C
hàng
nhận hàng
Kiểm tra chất lượng
chứng từ
Bộ phận
nhận hàng
Lập Biên bản nhận/ Bcáo
cáo
BP thanh
chứng từ
toán

Đơn công việc cơ bản KSNB chu
lập đã nêu, có thể (2)lập
Từ các mục tiêu

kiểm soát
khái quát những
BP


- 21 -

Sơ đồ 1.5: Sơ đồ cụ thể trong việc kiểm soát : MUA HÀNG
Giá cả

Kế
toán
công
nợ

Kiểm tra đối
chiếu chứng
từ
cuối tháng
Lưu hồ
sơ

Công
nợ NCC

so sánh
đảm bảo

Đ/C

Sổ chi
tiết

Hoá
đơn

Số lượng
Không thanh toán
vượt nợ phải trả
Đ/C

Sổ cái
Đơn đặt hàng

thông qua

Kế
toán
than
h
toán

Xét duyệt
thanh toán

tránh

Sự đầy đủ, hợp lý, hợp lệ
Tái sử dụng ctừ thanh toán lần 2

Sơ đồ 1.6: Sơ đồ cụ thể trong việc kiểm soát THANH TOÁN
1.3.2. Các yếu tố cơ bản của KSNB quy trình mua hàng và thanh toán trong doanh
nghiệp xây dựng


- 22 -

1.3.2.1.Môi trường kiểm soát trong hoạt động mua hàng và thanh toán trong doanh
nghiệp xây dựng
+ Quan điểm nhà quản trị: Các nhà quản lý đều xác định vai trò quan trọng của hoạt
động mua hàng và thanh toán trong doanh nghiệp xây dựng nên luôn khuyến khích
việc đưa ra các thủ tục nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh nói chung và
hoạt động mua hàng và thanh toán công ty. Cụ thể là đã thể chế hóa các quy chế, quy
định nội bộ trong mua hàng và thanh toán. Hơn nữa, ban lãnh đạo công ty cũng luôn
khuyến khích các nhân viên sáng tạo mạnh dạn đưa ra các đề án nhằm nâng cao hiệu
quả quản lý trong KSNB quy trình này.
+ Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức tốt phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Thiết lập được sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp,
không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận.
- Thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ và
bảo quản tài sản.
- Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận: Theo các nguyên tắc trên, trong
chu trình mua hàng và thanh toán cần chú ý đến sự tách biệt giữa các bộ phận liên quan
như bộ phận thu mua, bộ phận tiếp nhận, kho bãi, bộ phận kế toán. Việc phân chia
trách nhiệm cho các cấp quản lý trong khi phê chuẩn các đơn hàng cũng như phê duyệt
thanh toán cần được chú trọng. Bốn chức năng xử lý đơn hàng, nhận hàng, ghi nhận
nợ, xử lý ghi sổ các các khoản thanh toán phải rõ ràng, rành mạch để có sự phân chia
công việc và chịu trách nhiệm cụ thể.
+ Chính sách nhân sự: Đối với các công ty xây dựng, việc tuyển dụng các nhân viên
nhất là các nhân viên tham gia trong chu trình mua hàng và thanh toán phải tuân thủ

theo tiêu chuẩn tuyển chọn nhân sự của công ty đề ra vì con người là một nhân tố
quan trọng việc thực hiện các thủ tục kiểm soát trong chu trình này.


- 23 -

Ngoài trình độ năng lực chuyên môn và kinh nghiệm trong lĩnh vực xây dựng,
công ty cần những con người thẳng thắn, trung thực, năng động, sáng tạo, mạnh dạn
và thích nghi với hoàn cảnh môi trường làm việc. Công ty cũng có những chính sách
ưu đãi như phụ cấp nghề, phụ cấp trách nhiệm, đề bạt khen thưởng đối với nhân viên
cũng như đề ra chính sách kỷ luật nghiêm minh để xử lý các sai phạm.
+ Công tác kế hoạch: Bao gồm kế hoạch sản xuất, tiến độ thi công công trình, kế
hoạch cung ứng nguyên liệu vật tư, kế hoạch thanh toán các khoản nợ đến hạn...
Việc lập các kế hoạch này giúp công ty chủ động chuẩn bị nguồn lực phục vụ
sản xuất cũng như linh hoạt trong việc thanh toán cho các nhà cung cấp. Đây cũng là
yếu tố giúp các bộ phận trong công ty bám sát thực hiện nhiệm vụ.
+ Các nhân tố bên ngoài: Các nhân tố này có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong
cách điều hành của các nhà quản lý cũng như sự thiết kế và vận hành các quy chế và
thủ tục kiểm soát nội bộ. Việc mua hàng của doanh nghiệp xây dựng còn phụ thuộc
vào các nhân tố khác bao gồm: Sự kiểm soát của các cơ quan chức năng của nhà
nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất
nước…
+ Bộ phận kiểm soát nội bộ: Thực hiện chức năng giám sát, đánh giá và kiểm tra
thông tin về toàn bộ hoạt động của đơn vị. Bộ phận này trong quy trình mua hàng và
thanh toán cần hoạt động có hiệu quả thì mới cung cấp thông tin kịp thời về tình hình
hoạt động và nâng cao chất lượng công tác kiểm soát.
+ Uỷ ban kiểm toán: Bao gồm các thành viên trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của
đơn vị và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát có nhiệm vụ và quyền
hạn: Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty, Kiểm tra và giám sát công việc
của kiểm toán viên nội bộ, Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính, Dung hòa những

bất đồng giữa Ban giám đốc với các kiểm toán viên bên ngoài.
1.3.2.2 Thủ tục kiểm soát quy trình mua hàng và thanh toán trong doanh nghiệp


- 24 -

a. Thủ tục kiểm soát ngăn chặn: Phần lớn hệ thống kế toán ở các doanh nghiệp vẫn
chưa đảm bảo mục tiêu kiểm soát cao, mà chỉ dừng lại ở thủ tục kế toán đúng quy định.
Để đạt được các mục tiêu kiểm soát, cần phải có các thủ tục kiểm soát ngăn chặn cơ
bản những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện hoạt động kinh doanh.
Phân
cấp uỷ
quyền

+ Xử lý đơn đặt hàng:
Tính chất
Số lượng

Mức
chuẩn

phê
chuẩn

Giấy đề nghị
mua hàng

Giá trị
- Loại
- Số

lượng
- Thông
tin liên
quan

+ Nhận và nhập kho hàng hóa:
Mẫu mã
Số lượng
Thời gian
hàng đến

Kiểm tra

Thủ
kho

Nhập
kho
hàng
hoá
Lập BC
nhận hàng

Ghi rõ

Nhân
viên
tiếp
nhận

Gửi

Đơn
đặt
hàng

Nhà
cung
cấp

Thủ
kho
Bất
kiêm
nhiệm

KT
thanh
toán

Kế toán

+ Xử lý và ghi sổ kế toán:
So
sánh

hóa đơn
BC nhận hàng
Đơn đặt hàng

ghi

Người
nhận
NV Kế toán
hàng hóa
Kế toán
tiền mặt

Đầy đủ, rõ ràng
Có cơ sở pháp lý,
Chứng
từ, sổ
sách
Bất
kiêm
nhiệm

đúng nguyên tắc chế độ
Đúng số tiền,Kịp thời
Thủ kho
Thủ quỹ

+ Xử lý ghi sổ và các khoản chi thanh toán với người bán.
Sơ đồ 1.7: Sơ đồ thủ tục kiểm soát ngăn chặn qua 4 chức năng quy trình MH&TT
Người
đúng
trách
nhiệm

ký
Than
h toán

UN
C
Séc,
Phiế
u chi

Gửi người thanh toán
Lưu theo người
thanh toán

Người
ký chi

Bất
kiêm
nhiệ
m

Người
thanh
toán


- 25 -

Các hóa đơn và chứng từ liên quan được lưu trữ tại kế toán thanh toán cho đến hạn

thanh toán.
b. Thủ tục kiểm soát phát hiện: giúp phát hiện được sai sót và gian lận khi xảy ra
do sự cẩu thả hoặc thiếu năng lực của nhân viên. Bao gồm việc kiểm tra công việc đã
thực hiện của cá nhân và các bộ phận khác trong đơn vị. Dù phân chia trách nhiệm tạo
sự kiểm soát lẫn nhau nhưng kiểm tra độc lập vẫn còn tồn tại nhằm giảm gian lận và
sai sót.
+ Kiểm tra, soát xét và phê chuẩn chứng từ kế toán.
Quy
chế
nội
bộ

Lập
Kiểm tra

Chứn
g từ

Chỉ tiêu

Rõ ràng trung thực đầy đủ

Nghiệp vụ K tế

hợp pháp, hợp lệ, hợp lý

Số liệu
Thông tin

Xét duyệt

Chính xác

+ Kiểm soát trình tự vận động của chứng từ kế toán:
Thời gian
Trình tự
vận động

Kiểm
tra
Chứn
g từ

Lập
Lưu trữ

Kế hoạch lưu chuyển

Bộ phận liên quan

Người tham gia

Trách nhiệm vật chất

Người thực hiện
Người xác minh

Sơ đồ 1.8: Sơ đồ các thủ tục kiểm soát phát hiện
+ Kiểm tra, kiểm soát việc bảo quản tài sản và ghi sổ kế toán :