Kế hoạch tổ chức sự kiện

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN

MÔN HỌC: QUAN HỆ CÔNG CHÚNG

KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
“AQUAFINA – NGÀY HỘI SÁNG TẠO VÌ
MÔI TRƯỜNG”
Giáo viên hướng dẫn
Nguyễn Trần Hà My
Danh sách thành viên:
1. Phạm Thái An.....................3115330004
2. Huỳnh Phương Trâm..........3115330306
3. Trần Thị Hồng Thắm..........3115330265
4. Nguyễn Thị Kim Hiền........3114330086
5. Hoàng Bích Hồng..............3115330091
6. Nguyễn Thanh Thủy……..3115330277
7. Phạm Hoài Minh Thư……3115330282

TP. HCM, tháng 4 năm 2017


Phần I:
Cơ sở lý luận
I.

Khái niệm sự kiện:

Event là những sự kiện, hoạt động diễn ra tại một thời điểm hoặc trong một
khoảng thời gian nhất định, một địa điểm cụ thể nhằm truyền đạt những thông

điệp, tạo ấn tượng và thu hút sự quan tâm, chú ý tới các đối tượng công chúng.
II.
Các loại sự kiện:
- Khai trương
- Giới thiệu sản phẩm mới
- Sự xuất hiện của người nổi tiếng
- Kỉ niệm thành lập
- Tổ chức các trò chơi, cuộc thi
III.
Vai trò của sự kiện:
- Giúp doanh nghiệp, tổ chức xác lập một thị trường mục tiêu cụ thể.
- Tăng nhận thức của công chúng về công ty
- Tăng cường hình ảnh công ty
- Thể hiện sự cam kết của thương hiệu với cộng đồng về các vấn đề xã
hội.
- Tăng cường sự trung thành của khách hàng
- Tạo cơ hội xúc tiến bán hàng
IV.
Quy trình tổ chức sự kiện:
Nhận những thông tin cơ
bản/yêu cầu từ khách hàng
hoặc ban lãnh đạo

Hình thành ý tưởng,
concept cho sự kiện

Lên kế hoạch và dự trù
chi phí

Trình bày kế hoạch với

khách hàng, ban lãnh đạo

Đánh giá, tổng kết

Tổ chức thực hiện
kế hoạch


Phần II:
KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
“AQUAFINA – NGÀY HỘI SÁNG TẠO VÌ MÔI TRƯỜNG”
TRƯỚC HỌP BÁO:
I. Họp để nắm bắt tổng quát:
1. Mục đích của sự kiện:
- Tạo dựng và duy trì thương hiệu, củng cố sự trung thành của khách hàng.
- Thể hiện sự cam kết bảo vệ môi trường.
- Tuyên truyền, nâng cao ý thức về bảo vệ môi trường.
2. Mục tiêu của sự kiện:
- Thu hút 5000 lượt khách đến tham gia ngày hội.
- Giới thiệu các sản phẩm làm từ chai nhựa.
- Quảng bá hình ảnh của công ty.
- Thu hút 3000 lượt khách truy cập vào website của ngày hội để tìm hiểu thông tin.
- Phát tờ rơi cho khoảng 5000 khách tham dự ngày hội.
3. Thời gian, địa điểm:
- 14h00 ngày 19/04/2017 tại Cung văn hóa lao động thành phố Hồ Chí Minh.
- Địa chỉ: 55B Nguyễn Thị Minh Khai, Bến Thành, Quận 1, Hồ Chí Minh
4. Tổ chức và ngân sách:
- Tập thể nhóm 3 phối hợp với vài sinh viên đến từ các trường đại học khác.
- Ngân sách:
II. Xác định thông điệp và thiết kế:

1. Thông điệp:
- Hãy bảo vệ môi trường chung bằng những hành động nhỏ nhất ngay hôm nay.
- Hành động hôm nay, làm đẹp ngày mai.
- Lựa chọn Aquafina góp phần bảo vệ môi trường.
2. Trang trí:
2.1. Cổng chào:
Cổng chào hình vòng cung với biểu tượng


2.2. Khu vực xung quanh địa điểm:
- Trục đường Nguyễn Thị Minh Khai: treo các phướng (0,75x2) dọc hai bên đường về
chủ đề và thời gian, địa điểm diễn ra ngày hội.
- Phía trước cổng chính: hai bên cổng chính treo băng rôn ghi thông điệp.
2.3. Phía trong cổng chào:
Kê 2 bàn tiếp tân đón khách (khăn trải, hoa tươi): mỗi bàn 1 lễ tân nữ mặc đồng phục
màu xanh có nhiệm vụ phát tài liệu, tờ rơi và hướng dẫn khách vào khu lễ.
2.4. Khu vực chính:
- Sân khấu khung xương thép, gỗ dán trả thảm đỏ và treo phông decan hoặc in hifi vải
bạt màu ghi nội dung chương trình – có logo của công ty và tiêu đề của buổi lễ.
- Bục phát biểu: hoa tươi, micro và nước có gắn logo của công ty.
- Trong khu vực tiến hành, phía trước sân khấu: bố trí các dãy ghế, mỗi bên 200 ghế:
+Mỗi bên 15 ghế vip và bàn.
+ Phía sau là các hàng ghế cho khách mời tham dự.
III. Các hoạt động diễn ra:
- Tiết mục văn nghệ mở đầu
- MC giới thiệu sơ lược về chương trình, về tổ chức,…
- Đại diện Công ty Aquafina lên phát biểu.
- Đại diện nhóm lên giới thiệu về sản phẩm và cách làm sản phẩm.
- Trò chơi bowling.
- Đại diện các nhóm khách mời lên làm thử sản phẩm trong vòng 10phút.

IV. Bảng tổng hợp hoạt động của các nhân sự trước họp báo:
STT
1

2

3

4
5

6
7

8

9

Công việc

Kết quả mong
muốn
Họp ban tổ chức Đưa ra được
kế hoạch
cụ thể cho từng bộ
phận, cá nhân
Liên hệ với các tổ Nhận được sự hợp
chức bảo vệ môi tác từ các tổ chức, cá

trường đề xuất việc nhân trên địa bàn tổ
trao quà và khách chức
mời
Đẩy mạnh công tác Nhiều người biết đến
truyền thông.
ngày hội

Địa điểm
Phòng họp kế
hoạch của
công ty

Thời gian
Trước khi sự
kiện diễn ra 2
tháng

Hẹn trước địa điểm Trước khi sự
kiện diễn ra 2
tháng

Trên các phương
tiện truyền thông,
đặc biệt là Internet,
mạng xã hội
Chuẩn bị các sản Sản phẩm đẹp, thu
Cung văn hóa lao
phẩm cho sự kiện hút.
động
Tiến hành xây

Lên form và mô hình Cung văn hóa lao
dựng kịch bản, các tổ chức ngày hội
động
hạng mục thiết kế,
trang trí, nhân sự
Thực thi kế hoạch, Liên hệ được địa
Cung văn hóa lao
set up chương trình điểm, tập hợp vật tư,
động
thiết bị cần thiết
Chuẩn bị phát thư Xác định số lượng
Phòng họp
mời, thông cáo báo khách mời
chí cho các báo, cá
nhân, tổ chức,
chuẩn bị kĩ lưỡng
trước khi tiến hành
ngày hội
Tiến hành set up Hoàn tất công việc
Cung văn hóa lao
tại địa điểm tổ
tổ chức tại địa điểm:
động
chức, sắp xếp,
sân khấu, triển lãm
bố trí, dàn dựng
xe, nhân sự, treo
chương trình
băng rôn,…
Chạy chương trình Giám sát và quản lý,

Cung văn hóa lao
xử lý rủi ro
động

Trước khi sự
kiện diễn ra 2
tháng
6/3/20176/4/2017
6/3/20176/4/2017
6/3/20176/4/2017
6/3/20176/4/2017

6/4/201716/4/2017

19/4/2017


VI. Check list:

CHECK LIST EVENT
Chương trình: “Aquafina – Ngày hội sáng tạo vì môi trường”
Địa điểm: Cung văn hóa lao động thành phố Hồ Chí Minh
Thời gian: 14h ngày 19/04/2017
STT
I
1
II
2
3
4

5
6
8
9
10
III
11
12
13
14
15
16
17
18
IV
19
20
21
22
23
24
25
26
27
V
28
29
30
31

Nội dung
Liên hệ địa điểm
Cung văn hóa lao động
Thiết kế trang trí
In tờ rơi
Thiết kế, lên file thông điệp
Bandroll
Backdrop
Poster
Cổng chào
Sân khấu
Khu triển lãm
Vật phẩm
Quà tặng khách VIP
Bài phát biểu
Lời dẫn MC
Nước uống
Biển tên
Brochure
Trang phục
Lễ tân
Nhân sự
Quản lý chung
MC
Nhóm nhảy
Phụ trách
PG
Lễ tân
Giúp việc chung
Nhân viên bảo dưỡng

Bảo vệ
Thiết bị
Sân khấu
Khăn trải bàn
Bàn ghế
Âm thanh

Số lượng

50.000
20
8
4
30
1
3
1
20
1
1
50 thùng
50
1000
90
20
1
2
1
2
60

20
5
150
10
1
18

Ghi chú


VII. Dự toán ngân sách:

BẢNG DỰ TOÁN NGÂN SÁCH
Chương trình: “Aquafina – Ngày hội sáng tạo vì môi trường”
Địa điểm: Cung văn hóa lao động thành phố Hồ Chí Minh
Thời gian: 14h ngày 19/04/2017
Stt

Nội dung

Giấy phép tổ chức
I
Địa điểm tổ chức
1
Cung văn hóa lao động
II Thiết kế trang trí
2
In tờ rơi
3
Thiết kế, lên file thông điệp

4
Backdrop+khung+bạt
5
Poster
6
Cổng chào(Biểutượng)
7
Sân Khấu
III Vật phẩm
8
Quà tặng khách VIP
9
Quà tặng nhà báo
10 Hoa tươi
11 Nước uống
12 Bảng tên
13 Trang phục nhân viên
14 Trang phục lễ tân
IV Nhân sự
15 Quản lý chung
16 MC
17 Ca sĩ
18 Người mẫu
19 Phụ trách
20 Nhân viên kỹ thuật
21 Nhân viên hướng dẫn
22 Bảo vệ
V Thiết bị
23 Thảm đỏ đón khách
24 Bàn ghế

25 Âm thanh hội trường
26 Ánh sáng
27 Hệ thống máy chiếu
28 Hệ thống an toàn chống
cháy nổ

Số
Đơn
lượng vị
1

Giá

Thành tiền

10.000.000

10.000.000

1

70.000.000/Ngày

70.000.000
5.000.000
400.000
900.000
1.000.000
8.000.000
6.000.000

5000
20
3
10
1
1

Tờ

Cái

1.000
20.000
300.000
100.000
8.000.000
6.000.000

20
30
50
50
50
20
3

Bộ
Bộ
Bó

Thùng
Cái
Bộ
Bộ

2.500.000
1.000.000
60.000
75.000/thùng
80.000
200.000
350.000

50.000.000
30.000.000
6.000.000
3.750.000
4.000.000
4.000.000
1.150.000

3.000.000
2.000.000
12.000.000
4.000.000
1.000.000
1.000.000
1.000.000
250.000

3.000.000
4.000.000
48.000.000
80.000.000
2.000.000
5.000.000
5.000.000
2.500.000

40.000
2.000.000
2.000.000
1.000.000
5.000.000

12.000.000
2.000.000
2.000.000
1.000.000
5.000.000

Cái

1
2
4
20
2
5
5

10
100
300
1
1
1
1

M
Bộ


29
VI
30
31
31

Quay phim, chụp ảnh
Khác
Y tế
Hầm giữ xe
Chi phí phát sinh
TỔNG CỘNG

1
2
1

Bộ

1.500.000

1.500.000

750.000
3.000.000
5.000.000

1.500.000
3.000.000
5.000.000
380.700.000


VIII. Đơn xin phép tổ chức:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày… tháng ... năm 201…
ĐƠN XIN PHÉP TỔ CHỨC HỌP BÁO
Kính gửi: Sở Thông tin và Truyền thông thành phố Đà Nẵng
- Tên đơn vị tổ chức :.....................................................................................
- Số điện thoại:...............................................................................................
- Số Fax/Email:..............................................................................................
Xin phép tổ chức họp báo với các thông tin như sau:
1. Mục đích họp báo......................................................................................
2. Nội dung họp báo:.....................................................................................
3. Người chủ trì (ghi rõ họ tên, chức vụ):......................................................
4. Địa điểm tổ chức họp báo:.........................................................................
4. Thời gian họp báo:.....................................................................................

5. Thành phần dự họp báo:............................................................................
6. Nội dung khác (nếu có) ……………………………………………......
Chúng tôi xin cam kết tổ chức sự kiện an toàn và không vi phạm Pháp luật.
Người đại diện
đơn vị
(ký, ghi rõ họ tên)


IX. Quản lý rủi ro trong sự kiện:
1. Quản lý rủi ro và phương pháp xử lý:
- Rủi ro luôn tiềm tang và xảy ra bất cứ lúc nào, khi nào. Tuy đã lên kế hoạch
và chuẩn bị kĩ lưỡng nhưng vẫn không thể sai xót và không thể tránh khỏi
những rủi ro.
- Những rủi ro có thể xảy ra:
+ Thời tiết xấu: mưa ảnh hưởng đến một phần âm thanh, ánh sáng.
+ Khách mời, khách hàng đến quá ít không thể tiến hành buổi lễ.
+ Trục trặc kĩ thuật: set up, âm thanh, ánh sáng,…
+ MC và khách mời đến muộn.
+ Nhóm nhảy không có mặt.
2. Phương pháp xử lý:
- Trước khi lên form tiến hành và trước khi sự kiện diễn ra cần chuẩn bị kĩ
lưỡng, tập dượt các hoạt động cẩn thận, chi tiết.
- Chuẩn bị, kiểm tra kĩ về mặt nhân sự: MC, Lễ tân, nhóm nhảy,…
- Thử hệ thống âm thanh, ánh sáng để tránh tình trạng không hoạt động hoặc
hoạt động sai trong lúc chạy chương trình.
- Lập kịch bản,tập dượt về mặt nhân sự: MC, nhóm nhảy,… và hợp đồng kĩ
để tránh bỏ bê,vắng mặt.
- Bố trí đủ lực lượng để xử lý khi sự cố xảy ra.
3. Tránh những lỗi trong công cuộc tổ chức:
- Quên không kiểm tra thời gian địa điểm.

- Quên đặt chỗ trước.
- Thất bại trong việc thu hút mọi người tham gia sự kiện.
- Lên kế hoạch thất bại
- Thiếu các văn bản, chứng từ cần thiết.


Phần III
Kết luận
Lập kế hoạch tổ chức sự kiện là một công việc rất quan trọng. Để có thể tổ
chức thành công một sự kiện thì người lên kế hoạch phải có kiến thức đầy đủ và có kĩ
năng lên kế hoạch và có ý tưởng sáng tạo và quan trọng phải có quyết tâm thực hiện
và theo đuổi ý tưởng.
Tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc truyền tải thông điệp của
doanh nghiệp đến với công chúng. Qua các sự kiện, danh nghiệp có thể xây dựng, duy
trì, nâng cao và phát triển hình ảnh, uy tín của mình.
Thông qua việc lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện, đặc biệt lên kế hoạch cho sự
kiện “Aquafina – ngày hội sáng tạo vì môi trường” nhận thây việc lập kế hoạch là một
hoạt động rất quan trọng trong hành trang phát triển và khẳng định chỗ đứng của
Aquafina so với các đối thủ khác,đặc biệt là Lavie.
Các kế hoạch tổ chức sự kiện được chuẩn bị tốt, tiến hành suôn sẻ, tạo được mối quan
tâm trong dư luận sẽ là một động lực thúc đẩy sự phát triển của Aquafina: tăng lượng
khách hàng, thúc đẩy các hoạt động Marketing, PR, quảng cáo,…
Tóm lại, tổ chức sự kiện sẽ thành công khi nhà tổ chức sự kiện nắm được các quy tắc
và nghệ thuật lập kế hoạch, đồng thời bố trí và sắp xếp các hạng mục logic, khoa học,
dự báo được rủi ro và quản lý tốt, xử lý nhanh nhạy các rủi ro có thể xảy ra.