Lập kế hoạch tổ chức sự kiện 1

Họ và tên: Bùi Thu Thủy
MSV: 11165126
Lớp: Truyền thông Marketing 58
Lớp tín chỉ: Tổ chức sự kiện
KIỂM TRA: MÔN TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Đề bài: Kể về một sự kiện anh chị từng tham gia, nêu những ý kiến cần thay đổi về sự
kiện đó. Những việc cần triển khai để truyền thông sau sự kiện.
BÀI LÀM

Sự kiện: Tọa đàm Hành trang sinh viên.
Phần 1: Giới thiệu:
1. Giới thiệu chung:
Sau 12 năm đèn sách , tự hào bước chân vào cánh cổng đại học, một chân trời mới,
một hành trình mới của cuộc đời được mở ra. Ai cũng có thể hiểu được rằng: Những
mục tiêu nằm trên trang giấy, những viễn cảnh cuộc đời và những trải nghiệm thực tế
nhằm hiện thực hóa ước mơ lại là HAI CHUYỆN hoàn toàn khác nhau.
Để cuộc sống đại học không trôi qua một cách vô vị, nhàm chán, và để chuẩn bị hành
trang cho tương lai , chương trình "HÀNH TRANG SINH VIÊN" do CLB Doanh
nhân tương lai - CFE tổ chức nhằm giúp đỡ những sinh viên muốn phát triển bản thân.
Chương trình sẽ cung cấp TƯ DUY, động lực mạnh mẽ trong cuộc sống và những kỹ
năng cần thiết nhất cho quãng đời sinh viên.
Đối tượng tham gia:
- Khán giả:
+ Tân sinh viên
+ Sinh viên năm năng động, có ước mơ, khao khát thay đổi và mong muốn có cuộc
sống tốt hơn
+ Sinh viên và đang cảm thấy cuộc sống khó khăn. Việc học tập trên trường nhàm
chán và không có hứng thú khi học.
+ Sinh viên chưa có định hướng rõ ràng cho tương lai.
- Diễn giả: Thạc sĩ Nguyễn Liên Hương - P. Chủ tịch CLB Doanh nhân tương lai
- ĐH Kinh tế quốc dân, Giảng viên Khoa Quản trị Kinh doanh - ĐH Kinh tế

Quốc dân
Nội dung của chương trình:
- Xây dựng lộ trình phát triển bản thân trong 4 năm đại học
- Cảnh báo những chiêu trò lừa đảo sinh viên cần tránh: đa cấp, lừa tìm việc làm,…


- Tạo lâp, phát triển và duy trì động lực mạnh mẽ cho cuộc sống sinh viên.
- Bí mật đạt điểm cao, học bổng trên trường đại học.
- Bí quyết học Tiếng anh dành cho sinh viên.
- Chuẩn bị hành trang sinh viên :khả năng ngoại ngữ, tin học và kỹ năng sống
- Gặp gỡ, giao lưu một số anh chị đạt điểm cao và học bổng trong ĐH, và một số anh
chị trong CLB CFE khởi nghiệp ngay khi đang trên ghế giảng đường ĐH.
- Thầy cô Khoa Quản trị kinh doanh giao lưu, giải đáp thắc mắc của sinh viên.
Quy mô: 200 sinh viên Kinh tế Quốc dân tham gia chương trình, là những tân sinh
viên vừa trúng tuyển vào ĐH Kinh tế Quốc dân, khóa 59.
2. Thời gian: 18h 20h30 - Chủ nhật, ngày 10 tháng 9 năm 2017.
3. Địa điểm: Gác 2, nhà 10, trường Đại học Kinh tế Quốc dân.
Phần 2: Mô tả sự kiện:
1. Trước sự kiện:
Trước khi sự kiện diễn ra, đội ngũ tổ chức sự kiện đã tuyển thêm các cộng tác viên
nhằm nâng cao nguồn nhân lực cả về mặt số lượng lẫn chất lượng. Các hoạt động chủ
yếu trước sự kiện là truyền thông cho buổi Tọa đàm Hành trang sinh viên nhằm thu
hút đông đảo các tân sinh viên quan tâm và tham gia sự kiện.
+ Truyền thông offline: Đặt bàn truyền thông tại địa điểm nhà văn hóa của trường
ĐH Kinh tế Quốc dân. Thời gian đặt bàn tại các khung giờ tân sinh viên đi học
chính trị đầu khóa. Đây là vị trí rất đắc địa cũng như khoảng thời gian rất dễ
tiếp cận đến các tân sinh viên bởi chính trị đầu khóa là bắt buộc với tất cả tân
sinh viên. Tại bàn truyền thông, các banner, poster, standee về sự kiện đều
được đặt đầy đủ. Các thành viên sẽ tổ chức các trò chơi vui nhộn và hoạt náo
nhằm lôi kéo thật nhiều tân sinh viên dừng chân tại bàn truyền thông. Sau đó

các bạn sinh viên sẽ được giới thiệu về những lợi ích khi tham dự buổi tọa đàm
và được lưu thông tin đăng ký để được nhắc nhở về lịch sự kiện trước. Ngoài ra
còn có những món quà nhỏ giúp kích thích việc ra quyết định tham dự chương
trình như: móc chìa khóa NEU - CFE, kẹo mút, sữa chưa túi…
+ Truyền thông online: Chủ yếu được thực hiện qua mạng xã hội facebook. Các
bài viết truyền thông mang tính cung cấp thông tin được lên hệ thống bài bản.
Bài viết truyền thông mag tính định hướng rõ ràng với nội dung hấp dẫn. Các
bài đăng đếm ngược đến sự kiện được đăng vào các khung giờ vàng một cách
đều đặn, khi mà có nhiều người online nhất. Seeding sự kiện được thực hiện tại
các group, diễn đàn nơi có nhiều sinh viên hay quan tâm như: Góc học tập
NEU, Góc thông tin NEU, NEU confessions, fanpage chính thức của câu lạc bộ
CFE. Link đăng ký online qua form google rất tiện lợi và dễ sử dụng đối với
người đăng ký.


Các khâu chuẩn bị cho chương trình cũng được lên kế hoạch và thực hiện nhanh
chóng từ cơ sở vật chất cho đến đội ngũ chạy sự kiện.
2. Trong sự kiện:
3. Sau sự kiện:
- Những hình ảnh được chụp trong sự kiện sẽ được đăng tải để truyền thông sau
sự kiện với hai mục đích chính:
+ Làm cơ sở dữ liệu cho những buổi tọa đàm ở những năm tiếp theo, làm
nền móng vững chắc gây dựng sự tin tưởng về mặt thời gian
+ Lưu trữ hình ảnh làm tư liệu truyền thông trước sự kiện cho những năm
tiếp theo làm sự kiện
+ Gây tiếc nuối cho những sinh viên không tham gia. Để họ thấy được
những lợi ích khi đến với buổi tọa đàm.
Phần 3: Đánh giá về sự kiện:
1. Ưu điểm:
- Thu hút được khán giả vượt mức chỉ tiêu đề ra.

- Buổi tọa đàm diễn ra rất sôi nổi, có sự tương tác trên khán đài và dưới
khán giả.
- Các tiết mục văn nghệ rất hay và xuất sắc.
- Lọc được tương đối khán giả tham gia buổi tọa đàm, các tân sinh viên
đều là những người thực sự quan tâm đến nội dung và giá trị mà buổi
tọa đàm mang lại, luôn chú ý lắng nghe và theo dõi chăm chú chương
trình.
2. Nhược điểm:
- Không kiểm soát chặt chẽ đối tượng đến tham dự dẫn đến quá tải, sinh
viên không có chỗ ngồi, phải đứng ở cuối phòng.
- Thời gian sự kiện diễn ra không chính xác, còn chậm trễ, phải để khán
giả đợi lâu.
- Lộn xộn vi nhiều khán giả đến muộn, bước vào phòng làm những người
khác mất tập trung.
- Cháy giờ do vào muộn và không kiểm soát được thời gian của chương
trình và ngừng lại các câu hỏi của sinh viên khi cần thiết.
- Chưa phân bố đều nhân sự và chưa có sự chỉ đạo về vị trí thích hợp. Bàn
check-in có quá nhiều nhân sự trong khi bên trong không có người sắp
xếp chỗ ngồi. Những thành viên có nhiệm vụ chụp ảnh lại không có sự
thống nhất về vị trí và các khung hình chụp dẫn đến việc một góc có quá
nhiều ảnh nhưng một số hình ảnh quan trọng lại bị bỏ qua không có ai
chụp lại.